Categoria: Projetos

O projeto atrasou. Como resolver?

Escrito por Braun em 29/06/2017. Postado em Dicas, Projetos. Nenhum comentário em O projeto atrasou. Como resolver?

Todo projeto está sujeito a imprevistos que podem causar atrasos. Além disso, em um mundo dinâmico como o atual, dificilmente o que foi definido inicialmente em um plano de projeto será exatamente executado ao seu final. Se o projeto atrasou, a alternativa é lidar com estes fatores de forma consciente e objetiva.

Alguns motivos que levam um projeto a ter seu cronograma prejudicado são a mudança de especificação ou de equipe, mas isso também pode acontecer por falta de recursos ou até mesmo um erro durante o planejamento na estimativa do tempo e tarefas. Um projeto pode atrasar também devido a fatores externos que não são controlados pela empresa. O importante para lidar com estas incertezas é acompanhar e monitorar o desenvolvimento do projeto visando identificar o quanto antes eventuais atrasos.

Mas se foi realmente apontado que ocorrerá um atraso no projeto, ou quando se deu contra, o projeto atrasou, como fazer para resolver este problema? Confira a seguir algumas formas de realizar os ajustes necessários.

Remanejamento interno

Se durante o monitoramento do projeto foi reconhecido um erro na estimativa do tempo para execução das atividades será preciso realizar ajustes. O primeiro passo que um gerente de projetos deve tomar quando identifica o atraso é tentar conter o problema internamente. Para tanto, precisa identificar folgas no cronograma com foco nas atividades que são mais críticas. Existem membros da equipe desempenhando funções que não são essenciais para o projeto naquele momento? Caso sim, é o caso de deslocá-los para atividades mais críticas de forma a conter o atraso. Se estas medidas não funcionarem o gerente deverá rever o escopo do projeto.

Redefinição do escopo

Se o problema do atraso não foi resolvido internamente é hora de conversar com o cliente para pensar sobre o escopo do projeto. É preciso negociar com ele para tentar conseguir mais tempo ou diminuir o escopo, apresentando que a duração das atividades conforme previsto no cronograma inicial não irá atender a demanda de entrega no prazo estabelecido. Por isso, o escopo do projeto deverá ser revisto. Mas antes disso é preciso saber se existem recursos financeiros adicionais que podem ir para o projeto.

Novo planejamento de custos

O projeto está atrasado pois as atividades planejadas não são executadas com a duração prevista. Para sanar este problema é preciso estender o cronograma ou adquirir recursos adicionais para dar conta das atividades. Ambas as saídas envolvem um ajuste nos custos do projeto.

Para garantir a saúde financeira do projeto o gerente deve analisar sua viabilidade dentro do novo orçamento feito com base nos ajustes realizados no escopo. Seria possível buscar mais recursos, sejam eles internos ou externos? É preciso rever os custos do projeto com base na nova realidade e garantir que estes ajustes não precisarão ser feitos novamente.

Plano de ação

Feito isso, será necessário rever o plano de projeto e criar um plano de ação que descreva como o problema do atraso será resolvido. Este plano deve destacar como será aproveitada a oportunidade de ajuste, seja com mais tempo ou com mais recursos.

O novo cronograma precisará conter a redefinição dos marcos de tempo que representam as entregas previstas, assim como a identificação da equipe responsável pelas atividades.

Com estas iniciativas é possível conter o atraso de um projeto de forma a não danificar a imagem da empresa com o cliente. O importante desta experiência é aprender com o erro e não repeti-lo!

Case de Sucesso: ARTSOFT

Escrito por Braun em 29/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Case de Sucesso: ARTSOFT

Em um projeto de consultoria existem vários percalços, com desafios que variam conforme ele vai sendo executado. Não dá para prever tudo, é claro, mas tendo as ferramentas necessárias em mãos e um bom sistema de gerenciamento de projetos é possível conseguir sucesso na implementação de soluções simples, mas que disponibilizam uma gama fantástica de possibilidades para o gerenciador. Há diversos casos dignos de serem compartilhados e o case de sucesso ARTSOFT é um deles.

A ARTSOFT lida com a gestão empresarial de mais de 6.500 empresas. Com esse número grande de clientes, é grande a preocupação com dados e informações, principalmente na implementação de sistemas que serão o cérebro de toda a movimentação de informações dessas empresas. Quem trabalha com gerenciamento de projetos sabe como é difícil ter a leitura rápida e pormenorizada de um empreendimento. A ARTSOFT, já há algum tempo, não tem mais dificuldades nessa questão.Vamos conferir como eles superaram esses desafios?

Do Excel à excelência

A empresa está com 100 projetos sob seus cuidados atualmente, sendo que há algum tempo precisava lidar com esse fluxo sem dispor de uma ferramenta adequada. O cronograma e o tempo de resposta de cada processo costumava ser deficiente, tendo um sistema caseiro como apoio, mas que não abrangia as necessidades. Tudo era baseado em planilhas do Excel e ferramentas complementares, demandando maior energia na visualização e controle, sem harmonização de procedimentos. “A gente se perdia muito”, relata o superintendente de Implantação ARTSOFT SISTEMAS, Renato Santos.

Essa situação começou a mudar quando a empresa passou a fazer uso do Project Builder, software de gerenciamento de projetos que une todas as principais informações e entrega dados de forma clara e completa.

“Tenho uma equipe de oito consultores e cada consultor tem aproximadamente dez projetos. E eu gerencio esses projetos utilizando o Project Builder, verificando as atividades diárias e as fases que são concluídas no projeto”, diz Juliana Volotao, coordenadora de implantação do FENICIA ERP.

Sistema de implantação simples

O superintendente de Implantação ARTSOFT SISTEMAS Renato Santos conta que a implantação do Project Builder na empresa foi bem simples. O fornecedor do software possibilitou até uma parceria harmonizada com o sistema caseiro da empresa, através da importação de informações de um para o outro.

O Project Builder possibilita colocar em seu sistema os cronogramas do projeto, suas fasese suas respectivas atividades. A cada fase terminada, basta apontar no sistema e o cliente pode acompanhar o projeto de onde estiver e auxilia no desenvolvimento.

“A gente consegue mostrar para o cliente a evolução de um projeto no qual estamos realizando uma implantação”, diz Renato Santos. Com o novo sistema, a empresa pode tomar decisões com maior índice de acerto e em menor tempo, o que é muito útil para qualquer projeto.

Atualmente a ARTSOFT SISTEMAS tem crescimento de 30% ao ano, com mais de 35.000 licenças de uso e aproximadamente 10.000 pontos de venda do FENICIA PAF. Surpreendente, não?

Você tem alguma dúvida sobre o software usado pela ARTSOFT? Acesse a página do Project Buider e saiba mais

Diferenciais Reais do Project Model Canvas

Escrito por Braun em 29/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Diferenciais Reais do Project Model Canvas

Seria o Project Model Canvas um mero termo de abertura no padrão do Windows 8? Mais um modismo? Quais são os diferenciais reais do Project Model Canvas?

Confira a seguir.

Planejamento N:N

Ao invés do gerente de projeto realizar o planejamento isoladamente em seu computador e depois enviar o plano para equipe, (relacionamento 1:N) , No Project Model Canvas o planejamento é desenvolvido em equipe (N:N).

Mais Visual

Por colocar todos os principais conceitos do planejamento num único plano, e de maneira visual, o método permite o pronto relacionamento e integração dos conceitos. Por esse motivo, pode ser associado a um processo de facilitação gráfica do planejamento ou adaptado a metodologias de criação e inovação como o Design Thinking, por exemplo.

Ênfase na lógica

No Project Model Canvas busca-se a alma do projeto, a síntese da sua lógica fundamental, a concisão de sua representação, os conceitos e a relação entre os conceitos são reforçados por meio de um protocolo de integração explícito. As perguntas fundamentais são claramente respondidas: Por quê, O que, Quem, Como, Quando e Quanto.

Gerenciamento de projeto bacana: Ele faz o gerenciamento de projeto ser mais amigável e ser encarado pelos stakeholders de maneira mais positiva ao invés de pura burocracia, melhorando a adoção.

Quer ler mais sobre o Project Model Canvas? Confira outros artigos sobre o tema:

– Tudo o que você precisa saber sobre o PMCANVAS

– PM CANVAS: O plano de projeto morreu?

– A Diferença entre o Plano de Projeto e o Project Model Canvas

Case de Sucesso: iPlanRio

Escrito por Braun em 29/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Case de Sucesso: iPlanRio

Como já se sabe, hoje em dia, informação é vital. Por isso, é muito importante garantir a prestação de serviços de órgãos públicos, como a Prefeitura, em qualquer local, a qualquer hora, de acordo com as necessidades dos cidadãos, dos visitantes, das empresas da administração pública e dos servidores em geral. Entre os mais famosos do segmento, temos o case de sucesso iPlanRio, que cumpre essa função, junto à Secretaria Municipal da Casa Civil.

Os desafios da iPlanRio não são poucos. Ela tem a função de desenvolver planejamento estratégico de TIC da Prefeitura do Rio de Janeiro, bem como de todas as Secretarias; desenvolver a arquitetura da informação, desenhar e implementar soluções de TIC; manter a operação de TIC; guardar as informações da prefeitura; prestar suporte técnico ao usuário de todas as Secretarias e demais órgãos municipais do Rio de Janeiro; viabilizar aquisições e contratações corporativas de TIC.

Com todo esse escopo de atuação, a partir do ano de 2007 a iPlanRio começou a sentir a necessidade de evoluir sua estratégia de gestão de projetos, ao mesmo tempo em que cuidava de processos de gerenciamento. É neste momento que a Project Builder entra em ação e começa a trabalhar junto com a iPlanRio. O resultado dessa história? Vejamos a seguir.

Suprir carências

Nesse contexto, o grande obstáculo enfrentado pela empresa era justamente o fato da não existência de uma cultura de gestão de projetos. Ou seja, não havia qualquer tipo de metodologia para dar orientações sobre o melhor tratamento a ser dado em cada projeto. Desse modo, os gestores também se sentiam inseguros sobre qual caminho seguir e, pior ainda, não sabiam exatamente quantos eram os projetos em andamento e tampouco os que continham alguma eventualidade ou problema.
Resposta

O Assessor-Chefe do Escritório de Projetos da iPlanRio começou, portanto, a buscar uma solução em matéria de gestão de projetos, com a finalidade de empreender um trabalho colaborativo entre todas as áreas da empresa e as entidades e órgãos da municipalidade.

Tendo em mente esse objetivo, Carlos Henrique Santos da Silva, que já tinha recebido comentários positivos a respeito do Project Builder – software utilizado pela Secretaria Especial dos Jogos Pan-Americanos (SERIO 2007), no gerenciamento dos projetos dos Jogos Pan-Americanos do Rio, realizados no ano de 2007– decidiu entrar em contato com a gente.

Resultados

Felizmente, o processo de implantação foi um sucesso absoluto e nosso software passou a ser aplicado no gerenciamento de planejamento estratégico de órgãos municipais, para todos os setores envolvidos com a iPlanRio e demais órgãos da administração municipal.

Ano após ano, a empresa gerencia mais de uma centena de projetos, se valendo da expertise oferecida pelo Project Builder. Desse montante, cerca de 30 contribuem para o Acordo de Resultados/Contrato de Gestão – mecanismo de bonificação de servidores utilizado pela Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro.

Novos desafios

Com todo esse crescimento exponencial, houve novas questões, como, por exemplo, a forma de gerenciar essa imensa massa de projetos e ainda garantir apoio a seus líderes e atender às novas demandas. Mais uma vez, a solução foi dada pelo Project Builder, que foi responsável pelo auxílio na criação de visões de gerência e de painéis de controle de todos esses processos. De forma específica, a solução apontada foi o PB-BI, desenvolvida a partir da tecnologia QlikView.

Atualmente, a iPlanRio apresenta, com sucesso, a solução corporativa de gestão de projetos, promovendo, desse modo, uma autêntica perpetuação de uma cultura de gestão de projetos. Além disso, as informações estratégicas são fornecidas em tempo real, acompanhando a evolução dos projetos. Houve, ainda, uma redução no número de projetos cancelados, que caiu, consideravelmente, de 39% para 13% em 4 anos de operação, representando uma melhora significativa na comunicação em todos os projetos. Ou seja, a iPlanRio mostra que só tem a crescer e que seus resultados mostram que sua trajetória é absolutamente promissora para o futuro, na área de Project management.

Está interessado no trabalho da iPlanRio? É só clicar aqui e fique sabendo mais sobre a empresa!

Passo a passo para ter reuniões de gerenciamento de projeto super produtivas

Escrito por Braun em 29/06/2017. Postado em Dicas, Projetos. Nenhum comentário em Passo a passo para ter reuniões de gerenciamento de projeto super produtivas

Reuniões de gerenciamento de projeto são eventos indispensáveis para qualquer gestão que se pretenda profissional e eficiente. Entretanto, são eventos absolutamente imprevisíveis e que, se não forem bem pensados e planejados, tomarão muito mais tempo que o previsto e não serão finalizadas com o sucesso esperado. Para ajudar você, apresentamos uma lista de passo a passo para organizar uma reunião de gerenciamento de projetos super produtiva.

1. Presença

Em geral, logo nos primeiros minutos de qualquer reunião, observa-se quem está presente e quem se ausentou. Em relação ao segundo caso, temos de levar em conta suas justificativas e se o setor se faz representado na reunião mesmo com a ausência de um membro. Caso seja enviada outra pessoa para substituir o ausente, deve-se ter a delicadeza de passar alguns detalhes importantes do projeto para a pessoa, de modo a inteirá-la e permitir sua participação ativa no processo de Project management.

2. Revisão da última reunião

Passado o primeiro estágio, é importante que essas reuniões de gerenciamento de projeto tenham o espírito de continuidade no processo de construção de um projeto. Para tal, uma pergunta é essencial: “O que concordamos em fazer no último encontro?” Mais alguns minutos serão dedicados às respostas e observações da equipe e, em seguida, serão discutidas e apresentadas as ações para cada aspecto envolvido no processo.

Em alguns casos, é possível fazer esse tipo de recapitulação através de softwares de gerenciamento de projetos, como o da Project Builder, fazendo com que todos ganhem mais tempo. Caso haja itens não conclusivos, ou ainda pendentes, estes deverão ser novamente contemplados na reunião seguinte para que o projeto possa ter continuidade como um todo.

3. Atualização de status

Esta é a fase que tomará mais tempo. Cada área irá fornecer uma atualização de seus feitos no projeto e quais progressos foram atingidos até o momento. Para otimizar esse momento, o ideal é sempre focar no período entre a última reunião e a atual, analisando as possibilidades de trabalho para a próxima semana – ou próximo encontro, dependendo do caso.

Contudo, é exatamente por essa razão que se faz importante acontecer encontros semanais com os envolvidos no projeto, para que sempre possa haver correções de rota para se adequar a necessidades que, eventualmente, surjam. É essencial que as pessoas tenham a noção de que, nesses encontros, apenas o essencial é importante ser dito, ou seja, cada equipe precisa limitar seu tempo de fala para que todos consigam expressar suas ideias. Caso isso não seja possível, pode ser necessário o uso de um timer, com 5 minutos programados para cada explicação. Isso pode parecer frio, mas, em certos grupos, é o único modo de se respeitar a igualdade de direitos dos participantes.

4. Análise de riscos e danos

É imprescindível que se possa analisar os riscos do projeto regularmente. Além disso, reservar um tempo para esse tipo de estudo, em cada encontro, permite a outros membros da equipe sinalizar eventuais perspectivas de risco, em cada setor. Ressaltamos essa questão, porque, em geral, as reuniões são focadas nos danos efetivos – ou seja, problemas que estão ocorrendo atualmente com o projeto. Fazer uso de um trabalho em equipe para a prevenir, solucionar e categorizar problemas é a melhor atitude.

5. Revisão de orçamento

Nem toda reunião será sobre orçamento, é claro. Entretanto, é muito importante que se reserve um tempo para uma espécie de “prestação de contas”, que terá a finalidade de apontar se o orçamento está sendo adequado e se todo o projeto está caminhando da forma planejada, em termos de recursos.

6. Any Other Business

Como é quase impossível cobrir todos os pontos das agendas de cada profissional, deve-se ter um momento aberto para que os profissionais coloquem seus pontos mais particulares, fazer perguntas e compartilhar informações a que tenham tido acesso em suas atividades. Todos devem ter oportunidade – ou chance – de falar. Ao gestor do projeto cabe a distribuição de foco pelas várias demandas, sem que seja dada demasiada importância a apenas uma colocação – uma vez que as outras pessoas podem se sentir desprestigiadas.

7. Programar a próxima reunião

Embora, na maioria dos casos, as reuniões de gerenciamento de projeto já venham programadas em calendário oficial, é sempre bom lembrar qual a data e horário do próximo encontro. A importância desse lembrete é que, muita vezes, as pessoas podem esquecer ou se depararem com algum eventual compromisso, e esse será o momento em que se deve reforçar a importância da presença na próxima reunião.

Você conhece outras dicas para ter reuniões de gerenciamento de projeto super produtivas? Compartilhe-as com a gente nos comentários abaixo!

Como se preparar para uma consultoria ou para a implantação de um software de gestão de projetos

Escrito por Braun em 29/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como se preparar para uma consultoria ou para a implantação de um software de gestão de projetos

A melhor forma de preparar sua empresa para receber uma consultoria ou para implantar um software de gestão de projetos, é deixar muito claro seus objetivos e entender quais etapas necessitam maior atenção. Prioridade é tudo, logo é muito importante que ela seja definida desde o início.

Não concentre sua atenção em metodologias, práticas ou nomenclaturas. Seu foco está na geração de valor, ou seja, em como você atingirá suas metas e gerará melhores resultados para o seu negócio.

Quando se trata de implantar um software de gestão de projetos ou até mesmo um PMO é muito importante se concentrar em que etapa do seu “Funil de Valor” ou, como costumamos chamar aqui na PB, “Funil da gestão de projetos”, precisa ser priorizada. Onde está sua maior “dor”? Na identificação de oportunidades, na criação de propostas, na priorização e seleção de projetos ou na geração de valor?

Assista o vídeo e conheça melhor o Funil da gestão de projetos.

Keep It Simple, Stupid: Porquê é importante manter a simplicidade na hora de definir o escopo do projeto

Escrito por Braun em 29/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Keep It Simple, Stupid: Porquê é importante manter a simplicidade na hora de definir o escopo do projeto

Definir o escopo do projeto é um dos momentos mais importantes em qualquer projeto, mas também um dos mais propícios ao surgimento de problemas. Durante essa fase, é comum que os gerentes e profissionais envolvidos nele compliquem algumas questões que poderiam ser tratadas de forma mais simples e clara, aumentando as chances de a execução exigir mais recursos e tempo que o planejamento inicial.

Para contornar esses obstáculos, manter a simplicidade em foco na hora de redigir o escopo pode ser o grande diferencial entre o sucesso ou o fracasso de um projeto. Entenda porque a simplicidade é importante na hora de definir o escopo do projeto:

Keep it Simple, Stupid

O termo KISS (sigla em inglês para “Keep it Simple, Stupid”), que no português pode ser traduzido como “Mantenha isso simples, estúpido”, é um princípio cunhado por um engenheiro norte-americano na década de 60. Ao criar a expressão, o profissional tentava demonstrar à sua equipe que o projeto de um avião de guerra deveria ser tão simples que pudesse ser reparado por um mecânico qualquer no campo de combate.

A partir daí, o termo foi adaptado e utilizado em diversas áreas, especialmente no desenvolvimento de softwares e de outros projetos mais complexos, para que o sistema seja concebido de forma simples para beneficiar tanto programadores quanto usuários.

Aplicado à gestão de projetos, o princípio KISS pressupõe que o escopo deve ser definido de forma simples para que a sua execução e o produto final sejam bem-sucedidos.

Apesar de conter a palavra “estúpido”, o princípio não remete que os projetos sejam desenvolvidas para usuários ou por programadores alinhados ao termo em questão. No KISS, projetos inteligentes pressupõem simplicidade com o objetivo de evitar excessos e problemas de funcionamento.

Evitando o scope creep

Quando o escopo é planejado de forma simples, a empresa consegue evitar o chamado “scope creep”, termo em inglês para representar aquelas mudanças ou incrementos nos requisitos do projeto que acontecem de forma totalmente descontrolada.

Para que isso possa ser alcançado, os gerentes do projeto devem se fazer duas perguntas antes da definição do escopo: “O que o projeto deve entregar?” e “O que o projeto não deve entregar?”.

As respostas às duas questões são igualmente importantes. Na primeira, a empresa irá fazer um exercício para definir o que realmente é esperado do projeto, evitando a inclusão de requisitos desnecessários que dificilmente serão cumpridos. Na segunda, atuará de forma preventiva, evitando que, durante a execução, mudanças e incrementos no escopo atrapalhem as atividades.

Melhoria na comunicação entre os envolvidos

A definição do escopo de forma simples também facilita a comunicação entre as partes envolvidas no projeto, sejam gerentes, gestores, equipe, clientes ou patrocinadores.

A linguagem não pode ser excessivamente rebuscada, possibilitando que qualquer um dos profissionais atrelados ao desenvolvimento do projeto seja capaz de entender o que está escrito com apenas uma leitura. Além disso, é importante evitar ambiguidades, garantindo que o escopo não gere dúvidas mais adiante.

Essas medidas também são úteis em casos de mudanças na equipe do projeto. Quando o escopo é simples, o novo membro poderá ter um entedimento rápido dos objetivos, bem como o que é possível fazer para contribuir com ele, reduzindo o período de aprendizado e agilizando sua participação na execução.

E você, já utiliza o KISS no desenvolvimento dos projetos que gerencia? Tem alguma experiência ou dica para simplificar o escopo? Compartilhe conosco através dos comentários!

Projeto Titanic: Pequenos furos no gerenciamento que podem fazer seu navio afundar

Escrito por Braun em 29/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Projeto Titanic: Pequenos furos no gerenciamento que podem fazer seu navio afundar

Normalmente, pequenos erros na gestão empresarial e furos administrativos são os grandes vilões que fazem muitas empresas encontrarem dificuldades em seu caminho. Para evitar que isso aconteça, é preciso prestar atenção a alguns fatores determinantes e, dessa forma, reduzir os riscos. Pensando nisso, preparamos uma lista com 5 pontos importantes para evitar furos no gerenciamento de sua empresa. Vamos conferir?

1. Gerenciamento de projetos

Não elaborar nem controlar uma boa gestão de projetos poderá causar danos irreversíveis à saúde financeira da empresa e do próprio projeto. Tudo isso porque o planejamento ficará comprometido e, como consequência, questões financeiras e administrativas serão afetadas.

2. Utilização da tecnologia

A tecnologia é uma via de mão dupla. Não utilizar nenhum software de gerenciamento de projetos pode causar erros comprometedores para a empresa. No entanto, utilizar programas e aplicativos sem o conhecimento necessário poderá trazer dificuldades ainda maiores e os famosos furos no gerenciamento. O ideal é aprender sobre o programa antes mesmo de começar a utilizar. O erro por incompetência e imperícia é tão ou mais grave do que não usar nenhum programa específico.

3. Desempenho abaixo do programado

O desempenho e o cumprimento de prazos é muito importante. Talvez até mais do que os recursos envolvidos no projeto. Por isso que existe uma gestão de projetos, exatamente para adequar cada etapa do trabalho, tendo os prazos como principio fundamental para o sucesso e, assim, evitando os furos no gerenciamento e o baixo desempenho da equipe.

4. Distribuir tarefas

Querer centralizar todas as tarefas em uma única pessoa, seja em um gerente ou em gestor, é totalmente inviável. Delegar tarefas e distribuir a responsabilidade do projeto pode ser uma boa alternativa para cumprir os prazos e utilizar o recursos adequadamente.

5. Falta de conhecimento

A falta de conhecimento, especialmente sobre o guia PMBOk, por exemplo, pode fazer com que o projeto seja um fracasso. Além de procurar sempre se informar sobre a área em que você atua, contratar uma empresa que elabore um projeto de consultoria individualizada ou que proporcione um software de gerenciamento de projetos é uma ótima alternativa.

Tomando cuidado pra não cometer esses deslizes, você terá mais segurança de que seu projeto não está indo para o caminho errado. Se você conhece outros erros que podem levar sua empresa a afundar, compartilhe-os com a gente nos comentários abaixo!

Project Builder e José Finocchio lançam aplicativo gratuito para co-criação e co-planejamento de projetos

Escrito por Braun em 29/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Project Builder e José Finocchio lançam aplicativo gratuito para co-criação e co-planejamento de projetos

O aplicativo instrumentaliza a metodologia Project Model Canvas, facilitando sua implementação em larga escala

O Project Model Canvas é uma metodologia criada pelo conceituado professor e consultor José Finocchio para co-criação e co-planejamento de projetos inspirado no Business Model Canvas.

Utilizando conhecimentos da neurociência, aliados à experiência do autor, a metodologia propõe uma maneira mais amigável de conceber um plano de projetos, que traz rapidamente à tona o modelo mental que temos dele. Seus componentes estão agrupados em perguntas fundamentais (Por quê, O quê, Quem, Como, Quando e Quanto), estabelecendo um protocolo de integração que leva em conta a teoria de gerenciamento de projetos.

Essa nova metodologia está fazendo um grande sucesso, e não é à toa que as palestras do José Finocchio lotam salas por todo Brasil.

A Project Builder, em parceria com o José Finocchio, desenvolveu o aplicativo Project Model Canvas App. Com ele, o usuário poderá organizar seu canvas como se fosse um WhatsApp (aplicativo de troca de mensagens entre smartphones), de modo participativo. Os usuários poderão compartilhar seus argumentos e, juntos, vão escolher quais entram ou não no Canvas

O APP é gratuito e está disponível na APPSTORE e na Google Play. O aplicativo é 100% integrado com o Project Builder, facilitando ainda mais o gerenciamento de projetos. A Project Builder acredita que o P.M Canvas será um divisor de águas no modo como as pessoas planejam seus projetos.

Planejamento simplificado de projetos

Escrito por Braun em 28/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Planejamento simplificado de projetos

O planejamento é uma etapa fundamental de qualquer empreendimento. Quando falamos de gestão de projetos, o planejamento simplificado estratégico representa a missão, a visão e os valores de uma empresa com o intuito de construir seus objetivos e metas, levando em conta as condições internas e externas do negócio.

Entretanto, nem sempre as empresas possuem tempo suficiente para cumprir com todas as etapas do planejamento. Por isso, diante de um contexto de urgência, em que há a necessidade de uma rapidez que garanta também a eficiência, surge o planejamento simplificado. Neste plano trabalha-se com os processos fundamentais referentes às principais áreas de conhecimento estruturadas no PMBOK de forma simplificada. A 5ª edição do PMBOK traz de volta os processos de planejamento, que haviam sido extintos na 4ª edição.

Cenários específicos requerem um processo de gestão mais assertivo, em que a elaboração do plano de projeto é acelerada, mesmo que isso gere um grau de tolerância aos riscos maior do que em um planejamento tradicional. Diante disso, qual é a melhor forma de fazer um planejamento simplificado para sua empresa?

Prioridade dos processos

Para um planejamento estratégico simplificado ser eficaz é preciso identificar quais são os processos indispensáveis para o funcionamento de seu negócio. Ao dar agilidade a documentos críticos necessários para garantir que o propósito, o escopo, os prazos e o orçamento sejam respeitados, é possível focar em outros processos considerados cruciais e que precisam da máxima prioridade.

Confira a seguir um guia de como fazer um planejamento de projetos simplificado de acordo com os principais processos destacados no PMBOK.

Escopo

No planejamento simplificado dê prioridade para o estabelecimento das premissas do projeto e para a identificação das partes interessadas, os stakeholders.

Em seguida, defina o objetivo a ser atingido, contexto e estratégia do projeto. Para tanto é necessário elaborar a Estrutura Analítica de Projeto (EAP). Por fim, não deixe de ter em mente se há algum escopo não incluído no projeto que precisa ser definido.

Tempo

Desenvolva o cronograma do projeto com a descrição das principais entregas, critérios de aceitação e marcos. É importante também definir o controle das mudanças de escopo e cronograma. Para tanto, descreva como será o processo de controle do escopo, principalmente a respeito das mudanças aprovadas ou reprovadas.

Custos e Aquisições

Com base no escopo do projeto estipule os principais requisitos necessários para o cumprimento das metas e objetivos. Faça uma estimativa do orçamento dando destaque ao limite máximo autorizado de gastos com o projeto.

Riscos

Identifique os riscos envolvidos no projeto e possíveis impactos organizacionais que sua execução possa vir a gerar. Para tanto, estabeleça as restrições inerentes ao projeto, destacando principalmente custo, prazo e condução.

Não deixe de desenvolver um Plano Básico de Riscos (PBR). Este documento deve focar nas ameaças ao projeto, planejando respostas aos riscos mais significativos e analisando qualitativamente o desenvolvimento do projeto.

Recursos humanos e qualidade

Por fim, não deixe de indicar o gerente do projeto e qual será sua equipe. Elabore a matriz de responsabilidades dos envolvidos no projeto, sejam eles funcionários internos ou consultores externos.

Seu planejamento estratégico simplificado também deve ter um documento em que os requisitos e métricas de qualidade estejam definidos. planejamento estratégico simplificado não tem grandes mistérios e pode ser aplicado a negócios emergentes ou projetos internos de uma companhia. Trabalhando a partir dos principais processos de um plano estratégico como escopo, tempo, custos, riscos, recursos humanos e qualidade é possível elaborar um planejamento simplificado que seja também eficiente!

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