Ao chegar às etapas finais de um projeto, tenha ele sido bem-sucedido ou não, não é raro vermos gestores ignorarem o momento de documentar as lições aprendidas por o considerarem desnecessário. Esse péssimo hábito pode ser um verdadeiro “tiro no pé” das organizações que estão em busca de melhorar os resultados para os projetos seguintes.

As lições aprendidas jamais podem ser negligenciadas pelos gerentes de projetos bem-sucedidos. Não sabe o motivo? Confira e mude agora mesmo a forma como você encerra esta etapa:

Evite os erros do passado

O motivo mais claro e conhecido por qualquer profissional da área é que a forma correta de documentar as lições aprendidas serve para que a empresa não cometa os mesmos erros do passado ou então possa repetir seus acertos.

Com a documentação adequada, os gestores podem identificar as causas fundamentais dos sucessos e fracassos em todos os projetos, aumentando as chances de que a empresa entregue os próximos no prazo acordado, dentro do orçamento e alinhado com os requisitos.

Previna riscos diagnosticados em outras situações

Os projetos são, por sua natureza, realizados de forma única para criar produtos, serviços e outros resultados que, por sua vez, também são únicos. Em função disso, muitos gestores acreditam que documentar as lições aprendidas no passado, nos ensina a não aplicá-las no futuro.

Apesar dessa constatação, é preciso lembrar que todos os projetos possuem elementos em comum que devem ser considerados na fase de documentação. Agindo assim, ainda que a empresa não consiga eliminar todos os riscos em um novo projeto, ela poderá ao menos mitigá-los ou saber como contorná-los com a devida antecedência.

Gestão do conhecimento a partir da construção de um consenso sobre práticas gerais

Muitos projetos passam por momentos difíceis em que a decisão de como proceder envolve discussões e discordância entre clientes, patrocinadores, gestores e equipe.

Após a conclusão do projeto ou de uma etapa específica, verifica-se então o resultado da decisão tomada e, quando a lição aprendida é documentada, cria-se um consenso sobre qual caminho era o mais correto a ser seguido, evitando que a organização se esforce no futuro para encontrar as soluções para os mesmos problemas.

Aumento da competência dos gerentes de projeto

As soluções de gerenciamento de projeto também funcionam como verdadeiras ferramentas para a gestão do conhecimento. As lições aprendidas, em especial, servem para que qualquer gestor da organização seja capaz, a qualquer momento, de estudar como os projetos já finalizados ou em andamento encontraram soluções para os obstáculos encontrados e apliquem isso no trabalho do dia a dia.

Isso gera benefícios incríveis não somente para o desenvolvimento profissional dos gestores, mas também significa economia de tempo e esforço para a organização.

Repensando a estratégia

As lições aprendidas podem, ainda, trazem vantagens que superam a execução de cada um dos projetos de forma individual. Algumas podem servir para que a empresa reavalie a forma como mantém seu portfólio de projetos e até mesmo a sua estrutura organizacional atual para que eles sejam gerenciados e executados com sucesso.

Com tudo isso, não fica difícil perceber que as lições aprendidas não são apenas mais um formulário a ser preenchido, mas sim verdadeiras oportunidades de crescimento para a organização interessada em alavancar os seus negócios de forma sustentável, economizando tempo e dinheiro!

E você, como vem documentando as lições aprendidas nos projetos conduzidos na sua empresa? Quais os benefícios adquiridos com essa prática? Compartilhe suas experiências através dos comentários!

O planejamento e a execução de projetos são tarefas cada vez mais desafiadoras em mercados com crescentes níveis de incertezas e competitividade.

Para aumentar a produtividade da equipe e as chances de sucesso dos projetos que conduzem, os gestores recorrem às mais variadas soluções que prometem tornar a complexa execução das atividades em processos mais claros e controláveis.

Uma das ferramentas que mais contribui para isso é o software de gerenciamento de projetos, que funciona como uma verdadeira central de informações para a tomada de decisão, indispensável para os GPs (gerentes de projetos).

Saiba como um software de gerenciamento de projetos ajuda sua empresa a manter os processos mais claros:

Visualização do andamento das atividades do projeto

Todos os projetos passam, obrigatoriamente, pelas fases de iniciação, planejamento, execução, controle e monitoramento, além das entregas, que é a conclusão.

Com um software de gerenciamento, o gerente pode acompanhar o andamento de cada uma dessas fases, de forma mais abrangente ou detalhada, e garantir que elas só aconteçam quando as antecessoras forem devidamente concluídas.

Durante a execução, o sistema também facilita a visualização das etapas que só acontecem sequencialmente e as que podem ocorrer paralelamente, evitando desperdícios de recursos e garantindo que todos compreendam a importância de cumprir suas tarefas dentro do prazo e qualidade esperados.

Aumento da transparência para o bom gerenciamento

O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta altamente colaborativa que pode ser acessada por mais de um membro da equipe, cliente e até mesmo por seus patrocinadores de forma simultânea, conforme as permissões definidas nas configurações, contemplando documentos e informações que vão desde o escopo inicial até os requisitos para a conclusão.

Dessa forma, o andamento das etapas pode ser consultado pela equipe a todo o momento, permitindo que todos saibam como estão as entregas e evitando que o projeto fique obscuro e confuso para alguns membros.

Clareza sobre os impactos no orçamento

Grandes eventos, como a Copa do Mundo e as Olimpíadas, por exemplo, servem para nos mostrar que alguns projetos que tinham tudo para atrasar conseguem ser concluídos no prazo devido ao aumento substancial no orçamento inicial.

O uso de um software de gestão de projetos também deixa os gastos mais evidentes, permitindo que todos da equipe, ou quem possui permissão para acessar estas informações, vejam como está a utilização dos recursos, aumentando a responsabilidade de cada um sobre as despesas.

Acompanhamento de métricas através de relatórios altamente eficiente

Uma das grandes vantagens do software de gerenciamento de projetos é a possibilidade de acompanhar a execução por meio de relatórios resumidos que reúnem as principais informações referentes a prazos, metas e orçamentos.
Dessa forma, a qualquer momento, o gestor ou outros membros da equipe podem ver se suas atividades estão trazendo os resultados esperados para que o projeto seja entregue dentro dos requisitos.

Essa característica é vantajosa não somente para a equipe do projeto, mas para deixar seus processos mais claros também para seus clientes, patrocinadores e outros possíveis stakeholders.

A utilização de softwares de gerenciamento de projetos é indispensável para que qualquer gestor consiga transformar a alta complexidade da execução de um projeto em algo mais controlado e acessível para todos.

E você, já utiliza um software de gerenciamento de projetos para manter os processos claros e um maior controle do portfólio? Compartilhe sua experiência conosco!

Como é frustrante participar de uma reunião de status onde o seu cronograma indica que você deveria ter concluído o projeto ontem! O que aconteceu com o seu planejamento? Por pior que seja, essa situação é muito comum. Um cronograma realista é uma das ferramentas mais importante que um gerente de projetos pode ter. Ele fornece informações essenciais sobre o status do projeto, evolução das fases, marcos importantes, caminho crítico do projeto e ajuda a antever crises e atuar corretivamente para que elas aconteçam.

Algumas vezes me impressiona a relutância de alguns gerentes de projetos em criar e manter um cronograma de projetos. Com o uso de técnicas e ferramentas de planejamento de tempo inadequadas, alguns gerentes de projetos simplesmente assumem como verdade que é impossível prever a data de conclusão do projeto, logo dedicam pouca atenção ao processo de concepção de cronograma e aceitam qualquer data sugerida sem o mínimo de questionamento ou reflexão, adotando o fim previsto do projeto como um evento “provável” no lugar de realista.

Para todos que desprezam o desenvolvimento de um cronograma realista, posso assegurar que ele é um ingrediente chave para uma gestão eficaz de projeto. Algumas pessoas alegam não ter tempo para dar atenção ao planejamento, mas sem dúvida perderão tempo apagando incêndios e crises, uma vez que, na crise, “dar atenção” não será opcional.

Se você ainda não está convencido, aqui vão algumas razões para você dar mais atenção à concepção de um cronograma realista no seu próximo projeto:

•    A programação do projeto requer que você identifique as tarefas e sua relação entre elas, que é importante para o gerenciamento de riscos, recursos humanos, e sequenciamento das atividades.
•    O cronograma fornece a única imagem do que aconteceu (real) e que agora está sendo planejado. (Assumindo que eles são atualizados com precisão)
•    Um cronograma realista te ajuda a identificar sua necessidade de recursos de forma temporal, fornecendo uma representação visual de dependências de tarefas, que te ajudará: 1 – otimizar sua necessidade de recursos; 2- defender essa necessidade de recursos dentro da sua organização.  
•    A programação do projeto indica o momento certo para mobilizar a equipe e liberar os recursos para outros projetos, evitando perda de dinheiro com profissionais alocados desnecessariamente, quando já deveriam ter sido liberados.  
•    A programação do projeto ajuda você a manter o controle de realizações, necessidades e conformidade com os requisitos. 
•    A programação do projeto lhe permite identificar quais serão os impacto das mudanças e criar estratégias de contingencias para minimizá-las.
•    O cronograma atualizado lhe permite identificar a evolução das entregas e medir a velocidade da equipe, conseqüentemente permite a concepção de estratégias para acelerar o projeto e evitar atraso.

Os cronogramas na sua empresa são realistas? Deixe seus comentários!

O sucesso de um projeto está diretamente relacionado ao alcance dos resultados esperados, entregues dentro do prazo e com o orçamento previamente estipulado. No entanto, nem sempre isso acontece. Uma má definição do escopo do projeto, cálculos e previsões mal feitos, falta de infraestrutura para a gestão, dentre outros fatores, podem colocar tudo isso em risco e acabar por fazer com que você entre um projeto bomba!

Para evitar esse tipo de situação, é preciso analisar cautelosamente as questões que podem gerar resultados insatisfatórios, por mais competente que você seja. Por isso, selecionamos alguns fatores que podem indicar quando um projeto está fadado ao fracasso. Analise-os e leve-os sempre em consideração ao definir se vale ou não a pena esta oportunidade!

1. Projetos com objetivos indefinidos

Definir os objetivos de um projeto é um dos passos mais importantes. É a partir destes objetivos que será possível avaliar os indicadores de performance e determinar se o andamento dele está dentro do esperado, atrasado ou adiantado.

2. Responsabilidades e funções mal distribuídas

Quem vai fazer o que, quando, como e onde? Os recursos humanos são um dos principais responsáveis pela excelência na execução de um projeto. No entanto, se as funções e responsabilidades estão mal distribuídas ou pouco claras entre os envolvidos, tenha a certeza de que as chances de sucesso são quase nulas.

3. Cronograma fora da realidade

Em muitos casos, a ansiedade fala alto na definição do cronograma e isso possivelmente levará à frustração. Um cronograma definido de forma aleatória, sem utilização de parâmetros embasados (preferencialmente com base em experiências anteriores) e desprezando as interdependências de tarefas vai levar o projeto, no mínimo, a um grande atraso na entrega final. Consequentemente, uma grande frustração e, provavelmente, maiores custos serão envolvidos.

4. Falhas na previsão de alocação de recursos

Toda tarefa e atividade precisa de recursos para ser executada, seja ele de ordem humana, financeira ou mesmo de máquinas. Portanto, se os mesmos não estão elencados junto a cada uma delas, no momento da execução haverá um grande problema: atraso ou improviso. Logo, insucesso!

5. Definições na base do “boca a boca”

Toda e qualquer decisão ou alteração de escopo deve estar documentada por escrito. Caso contrário, uma coisa é certa: as falhas e até mesmo os atritos estarão garantidos. Por isso, antes de assumir o gerenciamento de um projeto, avalie como é o processo e até mesmo as ferramentas utilizadas para essas definições.

6. Planejamento de riscos precários

Quais os riscos internos e externos envolvidos no projeto? Qual o plano de ação para cada um deles? Se a identificação dos riscos não for feita em conjunto com o planejamento do projeto, não haverá margem alguma de contingenciamento e, consequentemente, alguma tarefa ou atividade corre o risco de não ser executada, ser adiada ou má executada.

7. Líder que não sabe liderar

Um projeto para ter sucesso depende de um bom líder. Um gerente que não seja transparente, claro, objetivo e motivador não conseguirá sustentar a produtividade da equipe e colocará a execução do projeto em sérios riscos. Por isso, se você não tiver a autonomia necessária para a tomada de decisões, talvez seja melhor nem integrar essa equipe e gerenciar as atividades.

Se o seu projeto sofre de um ou mais destes fatores, cuidado! Procure os envolvidos, coloque os pontos em pauta e tente reverter a situação de modo a minimizar as chances de insucesso. Tão importante quanto esta medida é buscar absorver toda a experiência adquirida neste projeto e aplicá-la no seu próximo desafio evitando, assim, frustrações!

E você, já esteve ou se deparou com um projeto bomba? Como lidou com a situação? Compartilhe suas experiências conosco através dos comentários!

À medida que as metodologias de gerenciamento de projetos são difundidas nas empresas e buscam cada vez mais, bons resultados, é normal que os gestores passem a compreender melhor as razões para o fracasso ou o sucesso de seu portfólio.

Mesmo com todas as ferramentas disponíveis para esse fim, muitas empresas ainda não conseguem cumprir prazos de entrega, orçamento e requisitos combinados. Uma das causas para esse problema pode ser a falta de integração entre os recursos que a empresa possui para executar os projetos.

Em cenários com elevados números de projetos e de alta complexidade, é preciso que as empresas descubram novas formas de alinhar processos, tecnologia e negócios para alcançar bons resultados. Mas você sabe como alinhar estas três variáveis?

 A importância dos processos

Até mesmo as empresas orientadas a projetos, como aquelas que desenvolvem softwares, precisam contar com processos bem mapeados, padronizados e controlados para que suas atividades sejam desenvolvidas de forma produtiva.

A definição clara de fluxos de trabalho , atrelando responsabilidade de cada uma das equipes e seus integrantes é fundamental para que os gestores do projeto consigam utilizar os recursos de forma otimizada para atender aos requisitos estabelecidos. Isso é especialmente importante nas empresas com estrutura matricial, em que um mesmo profissional responde ao gestor de uma área específica, mas também é alocado em projetos conduzidos por outros setores ou pelo escritório de projetos. Afinal, pessoas envolvidas nos processos e projetos precisam saber exatamente qual o seu papel em cada iniciativa, bem como quanto tempo e o esforço que devem dedicar em cada um deles para que possam realizar suas tarefas.

Usando a tecnologia como apoio no gerenciamento

Se a empresa já possui processos bem definidos e conta com pessoas bem informadas, ela ainda precisará garantir as tecnologias para que esses profissionais possam gerenciar todo o trabalho de forma mais eficaz, dedicando menos tempo e esforço para cada uma das atividades necessárias.

Com tantos projetos a serem executados de forma simultânea, um dos maiores desafios das empresas é controlar as informações geradas em cada um dos projetos, distribuí-las às pessoas certas e disponibilizar relatórios confiáveis para a tomada de decisão. Esses objetivos podem ser alcançados com o uso de um software de gerenciamento de projetos.

Além de aumentar a produtividade do trabalho em um projeto específico, o sistema também é capaz de otimizar as tarefas quando a empresa possui múltiplos projetos, facilitando a distribuição de recursos para as iniciativas prioritárias e evitando decisões subjetivas cujos impactos não são claros.

Alinhando a estrutura ao negócio, em prol de resultados

É preciso lembrar que o mapeamento e o controle dos processos, assim como a implantação de tecnologias para gerenciamento dos projetos, precisam ser feitos de forma alinhada aos objetivos do negócio.

Essas iniciativas devem ser analisadas do ponto de vista da redução dos custos e aumento da produtividade nos setores para que a empresa compreenda que retornos irá obter sobre o investimento recebido e realizado. É indiscutível que, agindo assim, a empresa conseguirá otimizar a alocação de recursos para cada um dos projetos, aumentando as chances de que os resultados sejam alcançados no menor tempo e com o menor custo possível.

O gerenciamento de múltiplos projetos ou de um extenso portfólio é uma atividade naturalmente complexa, mas pode se tornar muito mais eficiente quando você alia tecnologia e processo ao negócio. Dessa forma, os gerentes de projetos conseguem avaliar como priorizar suas iniciativas em busca de melhores resultados não só para as atividades, mas para a empresa como um todo.

E você, como alia esses 3 pilares em função dos resultados em sua empresa? Comente suas experiências. Vamos trocar ideias!

Ainda que não saibam, os gerentes que lidam com muitos projetos simultaneamente, seja através da gestão de um portfólio ou de múltiplos projetos, acabam priorizando projetos ou iniciativas que possam realmente gerar valor para a organização.

Ainda que o mercado conte, cada vez mais, com profissionais com conhecimento e habilidades no gerenciamento de projetos, não é raro que as empresas não consigam organizá-los e alinhá-los à estratégia para que possam trazer os retornos esperados. Por isso, é preciso saber ir priorizando projetos sob várias perspectivas, sejam elas técnicas ou em relação ao contexto vivido pela empresa e pelo mercado.

Imediatismo

Quando os clientes se tornam mais informados e exigentes sobre os produtos e serviços que consomem, as empresas são pressionadas a agir com maior agilidade para que possam se manter competitivas. Em função disso, acabam priorizando projetos que atendem a necessidades de mercado específicas e imediatas.

Não é raro também que cada setor da empresa gerencie seu próprio portfólio de forma separada, alcançando objetivos específicos sem se alinhar com o restante da organização. Mesmo que um projeto apresente um bom cenário no que se refere aos retornos imediatos, ele pode não contribuir para a estratégia global da organização que, invariavelmente, envolve a garantia da competitividade no futuro para atingir o crescimento sustentável.

Foco no longo prazo

Para preencher essa lacuna, a gestão de portfólios permite que a organização gerencie diversos projetos ao mesmo tempo e consiga avaliá-los sob a perspectiva da estratégia e dos objetivos de longo prazo.

Com isso, é possível selecionar os projetos que devem ser iniciados antes de qualquer outro, a alocação de recursos para determinadas iniciativas, a definição de responsabilidades na equipe e até mesmo a reprovação de alguns empreendimentos.

Análise financeira

Nas empresas em que um grande número de projetos é executado, é comum que a priorização envolva diversos critérios e métricas a serem avaliados individualmente e, em seguida, comparados com os das demais iniciativas.

Em alguns casos, esses critérios são definidos em normas da empresa ou até mesmo estabelecidos em marcos regulatórios. Entretanto, a análise financeira do retorno de um projeto geralmente é feita usando indicadores como Payback, VPL, TIR, entre outros.

O Payback avalia o tempo necessário para que a empresa alcance o retorno sobre o investimento em um determinado projeto. Para isso, divide-se o valor do retorno esperado pelo investimento realizado.

Já o Valor Presente Líquido, uma fórmula mais complexa, leva em consideração o valor do dinheiro no tempo e, portanto, é adequado para que avaliar projetos cujo retorno é previsto no longo prazo.

Outros indicadores, como a Taxa Interna de Retorno (TIR) e a Taxa Mínima de Atratividade (TMA) também ajudam os gestores a definir quais projetos são prioritários em um determinado momento.

Critérios subjetivos

Apesar de a análise financeira ser indispensável para a avaliação de projetos, é preciso ressaltar que o processo de priorização também deve passar por critérios mais subjetivos, como o alinhamento à estratégia, a possibilidade de criar diferenciação no mercado, o senso de urgência, a fidelização de clientes, entre outros.

Não se esqueça, ainda, que todo o esforço de gerenciamento e análise de projetos, programas e portfólios se torna bem mais fácil quando sua organização conta com um sistema capaz de atender às necessidades de armazenamento, organização e distribuição de informações.

E você, como prioriza os projetos que gerencia? Quais ferramentas de gestão utiliza para angariar dados para a tomada de decisões? Compartilhe suas dúvidas e dores através dos comentários! Podemos ajudá-lo a com dicas valiosas para esta definição.

Os projetos de sua empresa, quando bem delineados, têm seu prazo de conclusão definido logo no desenvolvimento do escopo. Contudo, quando analisamos a realidade, é comum nos depararmos com muitos projetos que nunca acabam. Os motivos para isso são diversos: má definição dos objetivos, mudanças de mercado durante o desenvolvimento, um novo posicionamento estratégico pela empresa, falta de recursos, dentre vários outros fatores.

Se identificou com esta realidade e não sabe como resolver este problema? Então você não pode perder este post com 5 dicas para encerrar aqueles projetos que nunca acabam!

1) Redefina um prazo final conforme as variáveis necessárias para a conclusão

Existem dois tipos de projetos: os de prazo determinado e os de caráter contínuo. Os do segundo tipo são mais raros. Por isso, para a maioria dos projetos é necessário definir uma data para que ele se encerre. Caso os objetivos não tenham sido alcançados, reavalie, faça modificações e crie um novo prazo, levando em consideração os fatores que impediram a conclusão com sucesso. Para isso, evite manter tarefas abertas por “tempo indeterminado”. O prazo permite planejar os recursos que serão investidos e as prioridades da empresa.

2) Estabeleça metas intermediárias

Mesmo definindo um prazo final para o seu projeto, a equipe pode acabar se perdendo no meio do caminho. É isto o que, geralmente, acontece quando há constante revisões de prazos. Neste caso, o prazo não vale de nada porque não é cumprido. Para evitar este problema, defina metas intermediárias e também dê prazos para a conclusão delas.

Com esta definição você consegue saber exatamente em que ponto está o projeto, onde serão necessários ajustes e o que precisa ser feito para que ele seja concluído dentro do prazo estimado. Se a equipe conseguir cumprir todas as metas intermediárias, você saberá que o objetivo final será cumprido dentro do prazo estabelecido. Na situação inversa, você visualizará uma oportunidade para a definição de um plano de ação que contribua para reverter o caso.

3) Crie maneiras de medir o desempenho

Além de criar as metas intermediárias, é preciso também desenvolver maneiras de medir o desempenho de sua equipe no projeto. Quantas horas estão sendo gastas em cada atividade por cada um dos funcionários? Elas estão de acordo com o planejado? Quantos recursos estão sendo investidos em cada parte do projeto? Ele está sendo suficiente para a conclusão dos objetivos?

A partir destes e de outros dados você conseguirá realocar os recursos sempre visando o cumprimento das metas intermediárias e do prazo final. Nesta questão, um software para o gerenciamento dos projetos é a melhor ferramenta para fazer essas medições de forma rápida e integrada com outros processos.

4) Mantenha vivo os canais de comunicação

A falta de comunicação é uma das principais raízes de problemas de todos os tipos nas empresas. Não seria diferente em relação aos projetos que nunca acabam. Um gerente de projetos deve favorecer ativamente os canais de comunicação entre os funcionários e com ele próprio, para que a equipe possa apresentar suas dificuldades e cooperar para buscar soluções para os problemas. Trabalhar de forma colaborativa é uma excelente estratégia para manter o time mais envolvido e comprometido com as entregas!

5) Reavalie as necessidades

Muitas vezes o problema de projetos que nunca acabam é de solução bastante fácil: simplesmente termine-o. Alguns projetos, especialmente os de caráter contínuo, vivem indefinidamente quando não há sequer necessidade que eles existam. Por isso, é preciso fazer uma avaliação contínua sobre a real função de cada um dos projetos abertos para os objetivos da empresa.

Mesmo que um projeto não tenha cumprido seus objetivos originais, muitas vezes a melhor solução é simplesmente encerrá-lo ou mesmo considerar a reavaliação de necessidade e prioridades. A economia de tempo, dinheiro e a possibilidade de focar no que realmente importa são compensadoras.

Como vimos, com exceção dos que possuem caráter contínuo, todos os projetos devem ter um fim. Caso contrário, serão consumidos muitos recursos e o objetivo não será alcançado de maneira satisfatória. Para evitar este problema, sempre estabeleça um prazo final e metas intermediárias. Também tenha maneiras de avaliar o desempenho e recursos gastos em cada etapa do projeto, além de manter vivo seus canais de comunicação. Por fim, sempre esteja aberto para encerrar projetos que já se estenderam por tempo demais, mesmo que eles não tenham cumprido seus objetivos ou rever todas as questões que os envolvem, visando maneiras de concluí-los com excelência.

E você, já se deparou com este tipo de situação? O que fez para resolver estas questões? Complemente nossas dicas através dos comentários abaixo!

Um projeto de implantação de software é uma engrenagem complexa e qualquer questão que o tire dos trilhos pode fazer com que o prazo estoure. Estas questões são os chamados gargalos, que fazem o tempo escapar das mãos do gerente de projetos e tornar o calendário uma verdadeira dor de cabeça. Como evitá-los?

Aprenda quais são os três principais gargalos que consomem tempo nos projetos de implantação de softwares e saiba como fugir deles.

1) Orçamento

O problema do orçamento atinge diversos projetos e é algo que não deveria acontecer. É preocupadoramente comum a quantidade de vezes que o orçamento do projeto de implementação de um software estoura, deixando a equipe com dificuldades de seguir e a fazendo solicitar um aumento de recursos, atrasando diversas fases do projeto.

O motivo disto acontecer pode estar numa definição ruim do orçamento na fase de planejamento. Caso seja este o problema, faça uma pesquisa mais ampla e reúna-se com os membros da equipe para entender exatamente a quantidade de recursos que cada um dos processos consome.

Outra razão para o orçamento estourar é que o cliente pode estar pedindo adicionais já na fase de desenvolvimento do projeto.

Para evitar este tipo de cenário, defina com clareza quais são todas as necessidades na fase inicial e inclua cláusulas no contrato caso o cliente deseje adicionais.

2) Processos de trabalho

Processos de trabalho mal desenhados podem ser um terrível gargalo de tempo e recursos no seu projeto. Para um projeto funcionar bem é necessário definir os processos de maneira a otimizar o calendário de cada um dos seus funcionários, caso contrário haverá grande desperdício de tempo.

Defina a alocação de tempo de cada um dos membros da equipe de maneira que eles possam realizar tarefas enquanto outras estão sendo finalizadas por outros membros. Não permita que os processos criem aquele cenário em que alguém da equipe fica esperando outro funcionário terminar determinado trabalho para começar o seu.

3) Recursos humanos

Este é possivelmente o maior gargalo que pode surgir na maior parte dos projetos de implantação de software. A alocação incorreta dos seus recursos humanos pode gerar atrasos em todas as fases do calendário do seu projeto, por isso este deve ser o problema número 1 a ser resolvido.

Os motivos para problemas de recursos humanos são de várias naturezas. Pode ser um funcionário específico que tem dificuldades com os prazos, o número inadequado de pessoas para cumprir um projeto, a falta de enumeração de prioridades ou a falta de clareza sobre quem se reporta a quem.

Para evitar este gargalo, já tenha a certeza na fase de planejamento que está designando o número (e o perfil) correto de pessoas para o projeto. Também estabeleça com clareza as prioridades e a hierarquia. Outra questão importante é manter reuniões frequentes (de preferência curtas, no formato stand-up meeting) para entender as dificuldades da equipe e buscar soluções rápidas.

Vimos que a principal razão para os prazos dos projetos estourarem são os chamados gargalos, erros no planejamento ou desenvolvimento do projeto que consomem tempo e recursos. Os três principais são um orçamento mal definido, processos de trabalho desenhados de forma inadequada e uma alocação errada de recursos humanos. Evitando-os, você fica muito próximo de cumprir com tranquilidade o calendário do projeto.

Você conhece mais algum gargalo de tempo nos projetos de implantação de software? Gostaria de dividir a sua experiência? Deixe seu comentário!

Um grande desafio para a maioria dos gerentes de projetos é conseguir estabelecer o gerenciamento de projetos nas férias. E o descanso é muito importante, afinal, sabemos muito bem como a rotina intensa demanda desses profissionais durante o período de trabalho. Mas como cada profissional pode planejar o gerenciamento dos projetos que coordena durante as tão merecidas férias?

Para atender as principais dúvidas sobre o tema, preparamos alguns pontos importantes para se levar em conta na hora do planejamento e gerenciamento de projetos nas férias. Vamos conferir?

Por que um gerente de projetos deve tirar férias?

Diversos estudos comprovam que o controle de projetos fica melhor depois que o gerente consegue descansar por alguns dias, pois a resolução de problemas ocorre de forma ainda mais assertiva após a volta do recesso. Além disso, a equipe do gerente tem a oportunidade de aprender a ser mais independente e perceber que deve tomar algumas decisões sozinha.

Preparação para as férias

Em caso de viagem, deve-se pensar no local e na quantidade de dias que você vai ficar fora para que seu projeto não sofra com sua ausência prolongada – especialmente se estivermos falando de consultorias, que demandam atendimento às eventuais dúvidas do cliente. Porém, de nada adianta levar o celular e atender a mensagens o tempo todo, pois isso não dará nenhum descanso para você. Priorize as atividades e divida as responsabilidades do gerenciador de projetos entre sua equipe.

Prepare sua equipe para buscar esta independência antes do seu período de férias. Instrua todos a fazerem relatórios diários de todos os processos para que, quando este período acabar, você possa estar a par do que aconteceu na sua ausência.

Além disso, estipule um calendário deixando claro todas as tarefas que deverão ser executadas e finalizadas no período que você estiver fora. Assim, cada membro da equipe saberá o que deve fazer neste período, com maior propriedade. Isso esclarecerá as coisas e poupará preocupações durante seu descanso.

Período de férias

Depois de preparar sua equipe, o jeito é relaxar e ter em mente que você deixou seu projeto nas mão de pessoas preparadas e de sua confiança. Não se esqueça, também, de alinhar o cronograma com seus superiores ou clientes para que você possa aproveitar melhor sua folga. Por mais que as preocupações surjam, busque contatar o menos possível sua equipe para saber como anda o projeto, afinal, você está de férias.

Retorno das férias

Lógico que, ao voltar, algumas decisões ainda dependerão de você, já muitas deliberações exigem maior responsabilidade. Por isso, você deve fazer uma reunião para se inteirar dos acontecimentos e, só assim, retomar suas atividades. É provável que você perceba que sua equipe aprendeu bastante nesse período e que, além disso, você voltará bem mais disposto e descansado para o trabalho.

Você tem outras dicas para melhor gerenciar seus projetos no período de férias? Compartilhe com a gente nos comentários abaixo!