Projetos são gerenciados com maior efetividade quando boas práticas comprovadamente eficazes são implementadas. Entre as metodologias que surgiram de tal constatação, está o Prince2. Já ouviu falar dele?

Esse método estruturado é útil a gerentes das mais variadas áreas – da construção civil ao desenvolvimento de sistemas –, promove a governança corporativa e gera economia de tempo e recursos, entre outros benefícios.

Quer saber mais sobre a metodologia? Confira, na sequência, seu conceito, sua utilidade, seus princípios, suas vantagens e dicas de aplicação.

O que é o Prince2?

Esse método foi desenvolvido no Reino Unido, em 1989, como solução para o gerenciamento de projetos em tecnologia da informação, sendo hoje amplamente utilizado nas mais variadas áreas. A nomenclatura vem de “Projects In Controlled Environments”, o que pode ser feito com base em 7 princípios, 7 temas e 7 processos.

Princípios

São orientações a serem tomadas para o projeto estar de acordo com o Prince2, com as tarefas sendo desempenhadas sempre conforme as seguintes bases.

1. Justificativa contínua do negócio: recursos e esforços precisam estar amparados em uma necessidade dele;
2. Aprender com a experiência: afinal, ela permite a visualização de gargalos, o reparo de falhas e o aproveitamento de oportunidades;
3. Papéis e responsabilidades bem-definidos: a fim de não comprometer o andamento das tarefas por causa de atribuições cruzadas;
4. Gerenciar por estágios: assim como uma empresa é dividida em departamentos, “fracionar” as etapas admite uma melhor gestão;
5. Gerenciar por exceção: delegar tarefas entre níveis para que o gerente superior não precise lidar com cada empecilho ou desvio no planejamento;
6. Foco em produtos: assim, as ações passam a ser orientadas para o resultado e não para as atividades;
7. Adequar ao ambiente do projeto: afinal, o Prince2 pode ser desenvolvido em canteiros de obras, laboratórios, empresas alimentícias, têxteis ou de qualquer outro segmento.

Temas

São aspectos que devem reger sempre o planejamento e a execução das tarefas de um projeto, necessidades a serem averiguadas reiterada e integradamente, sendo elas:

1. Business Case: envolve a razão da tarefa ou do processo, como investir no conserto de bugs em um software para melhorar a satisfação do usuário e, assim, gerar menos custo com manutenção do sistema;
2. Organização: estruturar o projeto para a atribuição de responsabilidades e prestação de contas, afinal, cada valor despendido pelo cliente tem uma destinação específica;
3. Qualidade: parâmetros sobre o nível do produto para atender às solicitações de quem solicitou o projeto;
4. Planos: onde, como, por quem e quando a demanda será entregue;
5. Risco: identificar, analisar e controlar as incertezas analiticamente;
6. Mudança: identificar, analisar e controlar as alterações na linha de base;
7. Progresso: avaliar se a execução acompanha o planejamento e gerenciar desvios.

Processos

Compreendem o ciclo de vida do projeto desde o seu início até o fechamento, fases entre as quais estão as de: direção, iniciação, controle de etapa, gerenciamento de entrega de produto e de limite de estágio — sendo essa a responsável pela revisão do estágio atual, redefinição do próximo e conferência do business case.

Quais são as vantagens do Prince2?

Com princípios, temas e processos bem-definidos, fica mais fácil estruturar um projeto do início ao fim, assim como lidar com as variações na execução em comparação com o planejamento. Veja outras benesses dessa metodologia globalmente reconhecida e adotada.

Otimização na gestão do tempo

Lembra-se do gerenciamento por exceção, um dos princípios do Prince2? Então, ele parte do pressuposto de que existe uma tolerância em escopo, qualidade, risco, prazo, custo e benefício, que pode ser suportada pelo gerente da área sem necessidade de que o superior hierárquico precise intervir para resolver a situação.

Por exemplo: se os gastos com alvenaria em um canteiro de obras forem superar em 10% a expectativa inicial, o responsável pelo setor pode lidar ele mesmo com a questão porque o valor previsto admitia extrapolação em até 15%. Isso evita que qualquer desvio na execução atrapalhe o planejamento e requeira a atenção do líder.

Melhoria na tomada de decisão

Com pontos flexíveis, o gestor consegue controlar sozinho as alterações na linha de base, além de se eximir de processos demorados e burocráticos, como reuniões com os superiores para reportar problemas e encontrar soluções. Essa autonomia é capaz de evitar atrasos ainda maiores no cronograma e o agravamento de conflitos.

Fortalecimento da governança corporativa

Estamos falando de um sistema replicável, útil a qualquer tipo de projeto, que segue os mesmos procedimentos e produz documentação igual. Além de ser mais fácil reafirmar a cultura organizacional utilizando um método de gestão de projetos estruturado, o Prince2 também facilita o trabalho da auditoria.

Consideração dos stakeholders

Os interessados no projeto (clientes, acionistas, sociedade, fornecedores e outros parceiros comerciais) são levados em conta em todos os níveis. Esse aspecto facilita o planejamento, integra a equipe, assegura o cumprimento do escopo e integra todos em um sistema de trabalho fluído.

Entender as necessidades dos stakeholders, seu papel e seus interesses admite a execução da tarefa em conformidade com o estabelecido e lhe dá propósito. Ainda, as partes entram no processo no momento certo e desempenham sua função com primazia.

Como aplicar o Prince2 na sua empresa?

Vale ressaltar que não é necessário ter certificação para utilizar o recurso em suas atividades organizacionais. Ainda, ela pode ser empregada em metodologias ágeis, com o Scrum, otimizando o desenvolvimento de produtos.

Suponha que o objetivo da sua empresa seja construir um condomínio fechado na região. Defina o business case e as responsabilidades, estabeleça limites de tolerância para gastos com acabamentos, por exemplo, a fim de não extrapolar em mais de 20% o orçamento total inicialmente previsto.

Avalie os riscos, como os acidentes de trabalho aos quais os pedreiros estão sujeitos, e as mudanças, como a necessidade de instalação elétrica em outro lugar por causa de uma viga, o que reflete no projeto de iluminação do imóvel.

A importância de contar com empresa especializada

O Prince2 tem aplicação específica conforme o projeto, sendo realizado com efetividade ainda maior quando a organização dispõe de um software de gestão de projetos de alta qualidade.

Contar com o amparo de uma empresa especializada como a Project Builder ajuda o gestor a planejar, executar e controlar seus processos de forma organizada. A informação fica armazenada, disponível de onde você estiver, e os dados obtidos são cruzados, gerando relatórios atualizados para amparar a tomada de decisão.

De tal forma, cronograma e recursos (como os financeiros) são melhores administrados enquanto você acompanha em tempo real o desempenho de cada colaborador e o avanço das tarefas. Os indicadores ajudam na análise e no controle, garantindo o cumprimento do escopo e evitando empecilhos.

O gerenciamento de projetos fica bem mais fácil quando você utiliza métodos comprovadamente eficientes, como o Prince2. Otimize sua gestão com softwares capazes de melhorar processos, metodologias laborais e a rotina de trabalho.

Gostou do assunto? Entre em contato com a Project Builder e veja as soluções que temos para a sua empresa.

Você sabe o que é a metodologia SCRUM? O nome vem de uma formação ou jogada do esporte rugby, em que oito jogadores de cada time se encaixam para compor uma espécie de muralha humana. Atualmente, a palavra é utilizada para descrever um framework para gerenciamento ágil de projetos de software.

Uma das coisas mais interessantes nessa metodologia é que ela não se aplica somente a softwares, podendo ser empregada nos mais diversos tipos de projetos. Mesmo que ainda existam muitos mitos sobre a sua implementação, o SCRUM está, aos poucos, ganhando seu espaço nas empresas que fazem uso das boas práticas de gerenciamento de projetos.

Quer entender melhor o que é o SCRUM e como ele pode ser utilizado na sua rotina organizacional? Então, continue lendo este post!

O que é exatamente a metodologia SCRUM?

Criada pelos desenvolvedores Ken Schwaber e Jeff Sutherland, SCRUM é uma metodologia de gerenciamento de projetos ágeis. Ela tem como base as equipes pequenas e multidisciplinares, os feedbacks constantes e a colaboração dos envolvidos.

O SCRUM deve ser visto como uma forma de orientar o trabalho de equipes com foco em resultados inteligentes e alinhados com as demandas existentes. Ele coloca a empresa preparada para entregar novidades continuamente. Além disso, amplia o alinhamento de expectativas entre os participantes no projeto, evitando baixa insatisfação.

Qual é a importância da metodologia SCRUM?

Nos dias atuais, praticamente todas as organizações buscam melhorar a eficiência de suas equipes e reduzir desperdícios de tempo e de recursos. Saber entregar produtos e serviços de melhor qualidade para encantar seus clientes é algo básico para quem pretende se manter competitivo.

Porém, isso não é tudo. Uma das principais características da época em que vivemos é a necessidade de agilizar os processos de trabalho, já que o mercado funciona em um ritmo realmente acelerado. Com a metodologia SCRUM, as empresas conseguem identificar oportunidades e desenvolver soluções em um curto espaço de tempo, adquirindo vantagem competitiva.

Todos os times terão a base necessária para serem mais eficazes e produtivos. Isso vale mesmo para os cenários em que há mudança de necessidades: os times podem avaliar rapidamente o que deve ser feito para se adaptarem ao novo cenário e, com isso, diminuir o impacto das alterações no fluxo de trabalho.

A metodologia SCRUM, em outras palavras, atua no gerenciamento de projetos, auxiliando no alcance de todos esses objetivos definidos durante as etapas de planejamento. Com o maior alinhamento entre os times, torna-se mais fácil avaliar o que deve ser feito para evitar desperdícios e melhorar o resultado final. Ou seja, a metodologia SCRUM amplia a habilidade de profissionais de gestão para entregarem os resultados esperados pelo cliente.

Como a dinâmica do SCRUM funciona?

Como mencionado, o SCRUM é amplamente usado no desenvolvimento de software, mas pode ser aplicado em qualquer outro segmento profissional ou, até mesmo, em projetos pessoais. Isso porque o método conta com princípios importantes que fazem com que o trabalho flua de maneira facilitada. Veja, a seguir, quais são essas bases.

Autogerenciamento

O SCRUM conta com papéis e responsabilidades bem-definidos. Cada membro da equipe conhece sua função no time, facilitando muito o andamento dos projetos. Quando cada profissional sabe exatamente quais são suas tarefas e obrigações, a equipe gerencia a si mesma naturalmente, sem precisar de cobranças externas constantes.

Dentro de uma equipe de projeto que atua no ambiente SCRUM, há vários papéis. Eles são formulados para orientar o fluxo de trabalho e garantir que cada um esteja pronto para atuar de modo autônomo. Confira a seguir os papéis desse ambiente!

Product owner ou dono do produto

Essa atribuição é dada para os stakeholders do negócio. Pode funcionar de forma semelhante a um profissional de atendimento ou gestor de sucesso do cliente.

Devteam ou equipe de desenvolvimento

São os membros da equipe, que devem ter características multidisciplinares. Ou seja, aqueles que fazem as rotinas definidas no planejamento do projeto e em cada etapa.

SCRUM master

Esse é o gerente de projeto, responsável por dirigir a equipe para que os objetivos e metas sejam atingidos. O SCRUM master garante que todo o processo seja seguido. Também participa das reuniões diárias, da revisão de Sprint e do planejamento.

Agilidade

Por ser um tipo de metodologia ágil, é de se esperar que o SCRUM foque em velocidade, ao mesmo tempo em que atende às necessidades do cliente. Inclusive, o livro sobre a abordagem se chama “SCRUM: A arte de fazer o dobro na metade do tempo“. A obra foi escrita pelo próprio Jeff Sutherland, que é o fundador do SCRUM.

Essa agilidade só é possível porque os objetivos maiores são quebrados em diversas etapas. O trabalho é dividido em iterações, que são chamadas de sprints. Um sprint pode durar um dia ou até algumas semanas, por exemplo.

O ideal é que cada Sprint tenha um tempo fixo (preferencialmente abaixo de um mês). Assim os times podem se organizar melhor e ter um fluxo de trabalho mais eficiente. Ao mesmo tempo, conseguem entregar mais resultados e manter um alinhamento contínuo de expectativas.

Foco no essencial

O SCRUM busca priorizar os pontos fundamentais do projeto, isto é, aquelas características que geram mais valor ao cliente. Segundo estudos, no desenvolvimento de um software, 80% do valor da solução se encontra em 20% das funcionalidades.

Para comprovar a estatística, basta observarmos aplicativos usados diariamente, como Word e Excel. Neles, há inúmeras capacidades complexas que praticamente nunca são usadas. Já as funções básicas, normalmente, são o verdadeiro motivo pelo qual compramos a solução.

Dessa maneira, a metodologia SCRUM defende que a empresa foque na implementação dos atributos mais importantes do software ou produto. Essas funcionalidades são mantidas em uma lista que é conhecida como product backlog.

Reuniões de alinhamento

A rotina de reuniões faz parte da filosofia de agilidade e de feedbacks constantes do SCRUM, permitindo que os membros da equipe compartilhem o andamento de suas tarefas. Assim, se houver algo travado, o problema pode ser rapidamente resolvido, evitando o atraso nas entregas e o descumprimento dos prazos combinados.

Entre as empresas que utilizam a metodologia, é comum fazer sprints curtos e reuniões diárias de, no máximo, 15 minutos, também chamadas de daily SCRUM. Esse é o momento em que, assim como no rugby, os jogadores buscam “encaixar as peças”.

Nessa reunião, o product owner prioriza os itens do product backlog, e a equipe seleciona as atividades que será capaz de implementar durante o período que se inicia.

Estrutura enxuta

Assim como ocorre no SCRUM do rugby, a abordagem do SCRUM empresarial utiliza um número limitado de participantes por projeto. Cada equipe de projeto é formada por cerca de sete pessoas.

Colaboração

No SCRUM, é comum que os clientes se tornem parte da equipe de desenvolvimento, desde que estejam verdadeiramente interessados em colaborar e gerar o melhor resultado. Com esse modo de atuar, o retrabalho da equipe diminui consideravelmente, já que os principais interessados no produto estão acompanhando sua criação de perto.

Transparência

Em muitas organizações, os colaboradores têm medo de reconhecer um erro ou mesmo de apontar um problema que poderia ter sido encontrado anteriormente. Isso porque muitos modelos de gestão optam por penalizações ou repressões.

Na metodologia SCRUM, todos os participantes são incentivados a cultivar a transparência, compartilhando seus problemas e dificuldades com a equipe. Dessa maneira, as questões podem ser resolvidas com mais agilidade e menos estresse, evitando que falhas maiores sejam geradas no futuro.

Adaptabilidade

Uma das características mais interessantes é a capacidade de adaptação que a metodologia proporciona. Ao iniciar um novo projeto ou identificar uma oportunidade de mercado, a equipe não precisa — e nem deve — se apegar à ideia de obter respostas definitivas.

No SCRUM, as hipóteses (possíveis soluções para o desenvolvimento de um produto ou para o problema de um cliente) são desenvolvidas e testadas rapidamente com o objetivo de colher feedback. A partir daí, a equipe descobre se vale a pena investir mais tempo e energia naquele projeto, se é preciso recomeçar do zero, ou se é necessário fazer adaptações.

Como aplicar o SCRUM na sua empresa?

Para aplicar o SCRUM no seu dia a dia, alguns passos devem ser tomados. Eles auxiliam os times a terem mais agilidade para incorporar a cultura SCRUM no seu dia a dia. Além disso, aumentam a habilidade das empresas em aproveitarem os benefícios desse meio de trabalho.

Confira a seguir alguns passos que precisam ser empregados para executar o SCRUM na sua rotina!

Designe cargos

Esse é o primeiro passo a ser tomado. Os cargos devem ser definidos de modo claro para o fluxo de trabalho do SCRUM funcionar na sua empresa. Afinal de contas, a divisão clara de funcionalidades é uma das bases dessa metodologia.

Para que isso dê certo, a empresa precisa avaliar o perfil da equipe e do projeto. É importante identificar quem poderá ser útil para cada papel a partir das suas habilidades e do seu potencial de impacto. Assim, você poderá formular equipes multidisciplinares e capazes de trabalhar conforme bons padrões de qualidade.

Liste prioridades

A priorização de demandas e objetivos é um passo crítico para que qualquer projeto possa dar certo. Essa estratégia auxilia na organização de rotinas e no posicionamento da empresa. Afinal, as coisas mais importantes para cada etapa receberão mais atenção, o que aumenta as chances de elas serem feitas de acordo com o esperado.

Por isso faça uma comunicação ativa com os envolvidos no projeto para entender as suas demandas e necessidades. Avalie o que deve ser priorizado e como entregar esses resultados. Assim você poderá ter mais foco no que é urgente para cada etapa de seus projetos.

Planeje sprints

A partir da priorização, comece o planejamento de cada Sprint. Defina um prazo para a sua execução, os envolvidos e as suas responsabilidades. Também avalie as ferramentas que são necessárias e como elas devem ser integradas ao dia a dia de cada pessoa.

Não se esqueça de avaliar o que foi entregue ao final de cada Sprint. O Sprint Review permite ao gestor avaliar o que deu errado e que boas práticas devem ser replicadas. Isso torna o seu projeto um constante fluxo de aprendizagem, em que as práticas são melhoradas sempre.

Faça reuniões regulares

As reuniões, como apontamos, são uma das bases do SCRUM. Elas permitem aos times alinharem expectativas e avaliarem o que deu certo. Ao mesmo tempo, facilita a correção de rumos e a correção de más práticas.

Por isso as reuniões devem ser uma parte muito importante do ambiente SCRUM. Com elas, você pode manter todos no mesmo caminho e com foco semelhante. Ou seja, todo mundo trabalhará em busca de metas parecidas, mesmo que tenham alta autonomia.

Garanta uma boa base para os seus times trabalharem

Se a sua empresa pretende adotar o SCRUM, não basta apenas incorporar as bases dessa filosofia no seu dia a dia. Também é necessário dar as ferramentas para que os times possam trabalhar com qualidade. Ao mesmo tempo, a cultura de trabalho deve ser moldada para esse ambiente.

Isso envolve o investimento em boas ferramentas tecnológicas. Um sistema de gestão de projetos robusto facilita a avaliação de resultados e a organização do cronograma de trabalho. Desse modo, os times podem atuar de modo sustentável e garantir que o uso de recursos seja o melhor possível.

Também é importante dar autonomia para as equipes. Essa medida evita atrasos e garante que os times possam atuar com agilidade quando for necessário. Não há como garantir que o gestor será capaz de definir qual o melhor caminho a se tomar sempre, portanto, dê às suas equipes os fundamentos para que elas possam atender a chamados com facilidade, quando necessário.

Quais são os termos mais utilizados e seus significados?

Além dos pontos listados acima, existem alguns cuidados que devem ser tomados para entender como levar o SCRUM ao seu dia a dia. Esses são alguns dos principais termos empregados nessa metodologia:

• o burndown chart — um gráfico do restante de trabalho a ser feito que auxilia na organização do trabalho das equipes;
• o daily SCRUM — uma reunião rápida diária com a participação de todos os integrantes da equipe para definir as atividades do dia e alinhar metas;
• o impediments (ou impedimentos) — obstáculos que a equipe encontra e não são descobertos durante a reunião daily SCRUM. O SCRUM master é responsável por garantir que essas dificuldades sejam resolvidas da melhor forma possível;
• as metas do Sprint — as expectativas e objetivos para o Sprint. Cada meta ajuda a trazer foco para os times e melhorar as decisões diárias tomadas;
• o Product Backlog — uma lista (organizada por prioridades) com as funcionalidades desejadas no produto. Ele deve ser atualizado continuamente conforme a evolução do projeto e das expectativas;
• o Sprint planning — reunião de planejamento que ocorre no início de um Sprint para facilitar a definição de prioridades e evitar que pontos importantes não sejam executados;
• o Sprint — uma sequência de atividades com prazo definido. Durante esse tempo, alguma funcionalidade do produto deve ser implementada;
• a tarefa sprint — a menor porção de trabalho de um projeto, referindo-se a uma atividade que geralmente dura até 16 horas.

Esses termos precisam ser entendidos pelo time e, principalmente, por quem for organizar o fluxo de trabalho do projeto. Afinal de contas, eles fazem parte dos fundamentos do SCRUM e de como ele é aplicado no seu dia a dia. Por isso, sempre fique atento para evitar erros que possam comprometer a comunicação e a compreensão de cada ponto.

O que podemos concluir sobre o SCRUM?

A metodologia SCRUM é uma maneira de trazer mais agilidade, eficiência e qualidade aos projetos de qualquer organização. A abordagem evidencia problemas que ocorrem no desenvolvimento de projetos de software, fornecendo meios para que a equipe solucione as questões necessárias.

Além disso, a satisfação dos colaboradores de empresas que utilizam o SCRUM também costuma aumentar. Afinal, a metodologia permite que as equipes desenvolvam autonomia e colham aprendizados constantes, trazendo um senso de pertencimento e de evolução.

Por fim, é possível perceber que a gestão ágil de projetos é cada vez mais adotada no mercado de tecnologia, principalmente na área de desenvolvimento de software, na qual sua aceitação cresce dia após dia.

Quer saber se é mais interessante aplicar o Kanban ou o SCRUM no seu dia a dia? Então confira o nosso comparativo sobre essas duas metodologias ágeis e faça uma escolha bem-estruturada!

Em uma empresa, é preciso saber o que é PDCA para garantir uma maior qualidade, tanto em relação a produtos como no que diz respeito a processos e atendimento, é fundamental para elevar a competitividade perante o mercado — especialmente diante do fato de que a competição mercadológica está cada vez mais acirrada.

Para tanto, é possível lançar mão de diversas ferramentas e metodologias e, dentre elas, destaca-se o famoso Ciclo PDCA. Mas você por acaso sabe o que é PDCA e como utilizá-lo para promover uma melhoria contínua nas atividades da sua empresa? No artigo de hoje, realizamos um apanhado completo sobre o tema e buscamos solucionar todas as suas dúvidas. Preparado? Então continue a leitura!

O que é PDCA?

Usado com bastante frequência em sistemas de gestão da qualidade, o PDCA — Plan, Do, Check, Act e também denominado Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming — é um processo de melhoria contínua mundialmente reconhecido e utilizado. Ele tem como base quatro fases, rodadas sempre em sequência: planejamento, execução, análise e ação.

O foco principal do PDCA é a agilização dos processos de gestão, tornando-os mais claros, objetivos e eficazes. Quando a última fase termina, reinicia-se o ciclo para identificar novas oportunidades de melhoria e, assim, manter a empresa constantemente em busca de inovação, profissionalismo, agilidade e competitividade.

Para que ele serve?

A aplicabilidade do PDCA é vasta, mas como nosso foco aqui é o gerenciamento de projetos, focaremos em como ele pode ajudar a melhorar sua gestão. Imagine que você está desenvolvendo um software de CRM para sua empresa. Nesse caso, o software é um produto e o processo de desenvolvimento desse software envolve várias atividades, pessoas e recursos.

Se há um atraso no cronograma de desenvolvimento do software, por exemplo, você tem um problema que deve ser sanado, caso contrário, sentirá os impactos, tanto no prazo quanto no custo final do projeto. Sendo assim, você pode aplicar o Ciclo PDCA para identificar a raiz do problema e agir proativamente, a fim de tornar o trabalho de todos mais ágil, mantendo níveis elevados de qualidade.

Quais são suas fases?

Como falamos no início, o PDCA é composto por quatro fases encadeadas que formam um ciclo contínuo, uma vez que sempre é possível melhorar qualquer processo. Conhecendo como cada fase se dá, consequentemente se tem a capacidade de identificar tanto riscos como novas oportunidades para o projeto.

A partir do PDCA, o gestor torna-se, então, capaz de implementar ações para correções de falhas que são detectadas nos produtos ou em alguma das fases do processo. Confira detalhadamente cada uma dessas etapas:

Planejamento

O objetivo do planejamento é despertar uma maior consciência sobre o momento atual em que o projeto e a equipe se encontram, identificando um ou mais problemas que possam comprometer a eficácia dos trabalhos. Na sequência, deve-se também listar possíveis soluções, elencando as mais factíveis para que possam ser aplicadas na fase seguinte.

Para facilitar o entendimento e a condução dessa fase de planejamento, elaboramos aqui um passo a passo:

1. Reúna uma equipe qualificada para avaliar as oportunidades de melhoria;
2. Mapeie os processos de modo a identificar potenciais problemas ou oportunidades — para tanto, você pode usar ferramentas como o Drill Down, o 5W2H ou o Diagrama de Ishikawa;
3. Reúna dados para entender o problema mais a fundo e identifique todas as possíveis causas desse problema;
4. Foque na raiz do problema, ou seja, no que realmente o desencadeia;
5. Identifique soluções usando mapas mentais, brainstorming, workshops e outras ferramentas para listar o maior número de alternativas possível;
6. Defina a melhor solução para o momento;
7. Crie um plano de ação para promover a melhoria em questão;
8. Defina indicadores de performance para saber se as ações realmente estão surtindo os efeitos desejados.

Execução

Depois de tudo planejado, chegou o momento de colocar o plano de ação para rodar. Então implemente a solução mantendo uma comunicação clara e assertiva com todos os envolvidos para que haja um maior comprometimento no que se refere ao sucesso da metodologia.

Contar com um cronograma de implantação ajuda a manter todos focados no que deve ser feito, a fim de se obter os resultados desejados no tempo certo. Por isso, é essencial estar sempre atento à relação entre previsto versus realizado, verificando se o planejamento está mesmo sendo executado com qualidade e o devido alinhamento de expectativas.

Análise

Apesar de ser apresentada como a terceira fase do ciclo, a análise acontece concomitantemente ao processo de execução, servindo de base para que se avalie se os resultados almejados estão mesmo sendo obtidos.

Os indicadores de performance devem ser monitorados dia a dia e, em caso de algum desvio, não deixe para depois! Aja imediatamente para corrigir os rumos do processo de melhoria e documente os aprendizados que a equipe teve durante essa fase, compartilhando o andamento dos trabalhos com os stakeholders impactados pela mudança.

Ação

O PDCA é ilustrado como um ciclo porque a melhoria contínua é um processo ininterrupto. Assim, por mais que esteja caminhando tudo bem, é possível tornar os processos mais ágeis e eficazes, aumentando a produtividade da equipe e extraindo melhores resultados das atividades desenvolvidas ao longo do projeto.

Por essa razão, a fase de ação tem como principal objetivo identificar ações corretivas, novas oportunidades de melhoria ou até mesmo novos problemas que tenham surgido ao longo da primeira avaliação. Vale lembrar que para não dispersar os esforços da equipe, mesmo que novos problemas sejam identificados ao longo do PDCA, conclua um ciclo para então iniciar outro, tratando um problema de cada vez.

Um ponto importante a ser ressaltado é que o PDCA é, de fato, um ciclo e, portanto, ele necessita permanecer em constante execução — não há um momento específico ou obrigatório para encerramento do processo de melhoria. Afinal, uma empresa de sucesso está sempre focada no seu auto aprimoramento, certo?

O ideal é que, após concluídas as ações corretivas pertinentes ao primeiro ciclo, o processo do PDCA seja reiniciado para correção e melhoria de procedimentos específicos. É exatamente esse caráter cíclico que o torna tão eficiente.

E suas vantagens?

Agora que você já sabe o que é PDCA, para que ele serve e como aplicá-lo, vamos destacar algumas das vantagens de se investir nessa metodologia de melhoria contínua em seus projetos. Então vamos lá?

Eficiência nos processos

Ao mapear seus processos e identificar gaps que comprometem a agilidade, a produtividade e o uso de recursos, você pode promover melhorias de forma a, então, tornar os trabalhos mais eficientes. Como consequência, se tem processos mais rentáveis para a empresa.

Além disso, após o primeiro mapeamento completo, os seguintes se tornarão progressivamente mais fáceis de serem executados, uma vez que os funcionários estarão mais familiarizados com as etapas do processo.

Redução de custos

Processos mal elaborados ou ineficientes oneram a empresa e comprometem a produtividade dos funcionários. Usando o PDCA como ferramenta de melhoria contínua, você reduz essas falhas e eleva a produtividade, reduzindo custos e aumentando a lucratividade da empresa.

Otimização do tempo

Processos mais ágeis tornam o negócio mais competitivo, haja vista que permitem uma maior produtividade em um espaço de tempo reduzido. Quando você usa o PDCA para avaliar continuamente seus processos, é possível identificar onde cada minutinho de tempo é desperdiçado para, com esses dados, desenvolver melhores soluções para otimizar a jornada.

Comprometimento das equipes

O PDCA basicamente envolve todas as pessoas impactadas pelas mudanças, criando um senso mais apurado de responsabilidade sobre processos e resultados. Nesse sentido, é possível verificar um maior comprometimento por parte das equipes, que passam a se sentir mais valorizadas e participantes do processo de transformação.

Quais devem ser seus cuidados em relação ao PDCA.

Alguns erros comuns relacionados à implementação do ciclo PDCA podem comprometer sua eficácia. Dessa forma, é essencial que o gestor se certifique de garantir alguns cuidados na aplicação da ferramenta, além de, preferencialmente, aliá-la a outras estratégias de gestão, como é o caso na análise SWOT. Veja quais são os principais erros no ciclo PDCA, para que os devidos cuidados sejam tomados:

Pular ou negligenciar qualquer uma das fases do ciclo PDCA;

Implementar sem um planejamento prévio bastante detalhado e preciso;

Definir apenas metas e deixar de estabelecer os objetivos necessários para o cumprimento de cada uma;

Não checar os resultados e métricas de cada etapa;

Detectar alguma deficiência ou falha operacional e não a corrigir efetivamente;

Delegar tarefas importantes para profissionais despreparados ou sem qualquer tipo de familiaridade com as ações do ciclo;

Não estudar bem cada fase do ciclo antes de colocá-las em ação;

Não observar desvios em relação aos objetivos iniciais;

Parar para analisar o ciclo completo antes de pular para a próxima etapa.

Outro aspecto de suma relevância com relação ao ciclo PDCA é que ele pode ser de extrema valia para se fazer estimativa de custos de determinado produto ou projeto. A estimativa poderá ser realizada por meio de ferramentas de qualidade, como é o caso do histograma, gráfico de pareto, comparações e definições de lacunas na estratégia e análises históricas.

E então, pronto para extrair ainda mais valor dos processos desencadeados pela gestão de projetos em sua empresa? Agora nos conte: depois de saber o que é PDCA e como aplicá-lo, o que mais chamou sua atenção nessa metodologia? Você já conhecia todas as potencialidades do PDCA ou está descobrindo novas vantagens agora? Deixe seu comentário e compartilhe suas impressões!