Tudo bem que todo projeto nasce de uma ideia incrível, mas se você não souber expô-la da forma adequada, de nada adianta. Nesse cenário, você provavelmente falará por horas e horas sem que ninguém entenda os resultados de projetos que está comunicando ou entregará um relatório enorme fundamentado com dados e fatos que ninguém lerá.

Melhor aprender como fazer apresentações altamente convincentes, que atraiam a atenção da sua audiência e façam com que ela compre sua ideia de imediato, não concorda? Por isso é que trouxemos para você algumas dicas para que passe a fazer apresentações de resultados de projetos simplesmente incríveis. Confira: 

Resgate objetivos e metas

Antes de partir efetivamente para os resultados, faça um resgate de quais eram os objetivos e as metas iniciais, se eles foram atingidos, se houve modificações ao longo do projeto e como essas mudanças impactaram nos resultados que serão apresentados. Esse momento serve para que todos os envolvidos relembrem o que havia sido acordado e fiquem mais atentos aos resultados que serão destrinchados na sequência.

Levante os dados

Quer causar uma boa impressão na sua audiência? Então guarde desde já que planejamento nunca é demais. Com isso em mente, faça um levantamento dos dados que serão discutidos durante a reunião e tenha todo o material organizado de maneira cronológica e de fácil compreensão. Assim, no momento de realmente criar a apresentação, você já estará com o encadeamento das ideias delineado.

Pense no público-alvo

Quem assistirá à apresentação? Clientes, colaboradores, diretores, comunidade? Saber qual exatamente será sua audiência o ajudará desde a adotar a linguagem certa até a preparar a apresentação de uma maneira compreensível para todos. Além do mais, ter essa noção o deixará mais tranquilo na fase de preparação, tanto no que se refere à vestimenta escolhida como em relação à forma de abordagem.

Capriche no design

Já parou para pensar que a imagem que sua apresentação transmite fala muito sobre você, sua equipe e o desenvolvimento do projeto em si? Se o layout parece amador, com as informações sendo lançadas sobre slides em branco, sem nenhum tipo de trabalho visual, as pessoas pensarão que o projeto foi desenvolvido da mesma forma, com um certo desleixo. Em contrapartida, se você optar por um layout profissional, transmitirá credibilidade e confiança, estabelecendo um elo mais forte com o público. Acha que não dará conta de desenvolver esses detalhes? Peça ajuda a um designer! Assim você garantirá sucesso total.

Distribua bem as informações

Evite encher cada lâmina com uma quantidade grande de informações. O ideal é que cada slide tenha uma única informação de apoio, visualmente atrativa e de forte impacto. Dessa forma, as pessoas conseguem se concentrar no tópico abordado. Só não se esqueça de que, nesse caso, você deverá estar ainda mais preparado para detalhar cada resultado e responder às perguntas da sua plateia.

Use imagens inspiradoras

Quando apresentamos resultados de projetos, é comum usarmos gráficos, tabelas, prints de telas e outras imagens que não são visualmente tão atrativas. Que tal transformar essas informações em algo realmente interessante, com movimento, cores contrastantes e imagens inspiradoras? Um homem escalando uma montanha chama mais a atenção para resultados do que uma tabela cheia de números, por exemplo. Faça o teste na próxima oportunidade que tiver e avalie o nível de engajamento e atenção do público!
Evite apresentações automáticas

A quantidade de recursos tecnológicos de que dispomos atualmente para aprender como fazer apresentações é enorme. E por mais que essa evolução seja extremamente benéfica, também envolve um risco: exagero. Evite utilizar todos os recursos e funcionalidades em uma única apresentação! Mantenha um padrão na transição dos slides e tome cuidado com as entradas e saídas de elementos de cada página. Imagine se você demora um pouco mais na fala e a apresentação anda sozinha! Você ficará perdido nos dados a apresentar, passando uma imagem nada positiva para os ouvintes.

Escolha fontes legíveis

Fontes divertidas, sérias, rebuscadas: as opções são muitas. Mas prefira sempre fontes facilmente legíveis, que favoreçam o entendimento das informações. Dispense as alternativas serifadas e não se agarre a fontes muito quadradas, pois elas dificultam a leitura. Evite também o uso de palavras em negrito ou itálico, que acabam entrando em conflito com o restante do conteúdo e não são atraentes a distância.

Cite as referências

Se você escolhe utilizar dados de pesquisas ou outras fontes de informações, lembre-se de citá-las. Isso não só demonstra que você fez sua lição de casa como dá maior credibilidade à sua fala. Quando não for possível comprovar de onde os dados surgiram, evite sequer mencioná-los.

Revise a escrita

Depois de concluir a apresentação, peça a alguém para revisá-la. Muitas vezes estamos tão absortos no conteúdo que não percebemos erros gramaticais, de concordância, coerência ou até mesmo de digitação. E chegar ao grande momento com um erro (por mais bobo que seja) pode comprometer a credibilidade dos resultados de projetos que você está apresentando.

Prepare-se para a explanação

Material visual pronto e revisado, é hora de você se preparar para expor as ideias. Estude sua apresentação, faça simulações, reveja os dados várias vezes e mantenha sempre cartões com as informações principais. Assim você tem onde se apoiar em um momento de esquecimento. Certamente você já viu vários apresentadores de TV utilizando esse recurso, não é mesmo? Pois é exatamente porque é simples e eficaz.

Cuide do visual

Saber quem é seu público o ajudará inclusive a escolher a melhor vestimenta para a apresentação. Se você vai conversar com clientes ou diretores da empresa, vale a pena se apresentar de terno. Se o público é o pessoal da fábrica, por exemplo, você pode se vestir de maneira mais descontraída, visando gerar empatia no público, e assim por diante.

Abra espaço para perguntas

Por mais que as pessoas se sintam impelidas a perguntar durante sua fala, pode ser que você prefira responder a todas as perguntas ao final da explanação. Deixe isso claro desde o início! Afinal, é você quem dá ritmo à reunião. Só tome cuidado para não deixar todos enfadados com horas e horas de fala ininterrupta, ok?

Agradeça pela presença

Depois que todos estiverem satisfeitos com os dados e resultados informados, agradeça pela atenção e se coloque à disposição para dirimir dúvidas que surjam depois do encontro. Deixe seu e-mail e telefone de contato e, se tiver um tempinho, dê atenção aos presentes conversando sobre qualquer tema da atualidade. Essa abertura ajuda a estabelecer conexões emocionais com sua audiência, transformando-a em aliada.

Com essa checklist pra lá de completa, você não precisa de mais nada para aprender como fazer apresentações! Mas ainda precisa saber como defender a execução do seu projeto, não é verdade? É por isso que você não pode perder este post!

Como o próprio nome já sugere, a avaliação de desempenho é um recurso usado para analisar o desenvolvimento profissional dos colaboradores de uma organização. É comumente adotada por gerentes de projetos e pelo departamento de RH para aferir a performance e promover o aprimoramento dos funcionários dentro de sua área. Assim a liderança consegue tirar o melhor do seu time!

Exatamente por ser uma forma de garantir o sucesso do processo como um todo é que se torna essencial saber como realizar a avaliação de desempenho corretamente. Mas, na prática, isso nem sempre acontece. Que tal conhecer alguns erros que podem prejudicar essa avaliação a fim de saber como evitá-los caso cruzem seu caminho? Então acompanhe:

Negligência

É impressionante a quantidade de chefes (pois não é possível chamar um gestor desses de líder) que sequer se dão ao trabalho de fazer a avaliação de desempenho. Mesmo que exista um processo formalizado pelo RH, muitos chefes simplesmente não dão o valor necessário ou mesmo nunca reúnem a equipe para discutir sua performance. É possível que isso seja devido à falta de conhecimento ou de tempo. De toda forma, a familiaridade pode resolver.

Efeitos

Aqui vamos falar sobre duas possíveis situações: estender uma avaliação positiva (efeito de halo) ou negativa (efeito de horn) do avaliado. Acontecem quando o avaliador mantém um mesmo raciocínio durante toda a análise, quer seja avaliando positivamente ou negativamente o colaborador. Esse erro costuma acontecer pela não separação dos itens a serem avaliados, o que faz com que todos os elementos sejam analisados de forma igual, sem uma interpretação individual adequada. Nesse caso, o avaliador tende a pensar que, se o colaborador desempenha bem determinada tarefa, automaticamente o fará em relação às demais (ou o contrário).

Centralização

O erro da tendência central é mais frequente do que se imagina, ocorrendo quando o avaliador opta por não atribuir notas muito extremas aos avaliados (ou seja, nem muito altas, nem muito baixas). Seja por medo, insegurança ou mesmo preguiça de avaliar corretamente seus colaboradores. O avaliador atribui notas medianas (como 5 ou 6), a fim de não prejudicar demais os funcionários ou, ainda, não ter que justificar notas muito altas ou baixas no futuro. Convenhamos que esse tipo de avaliação não beneficia nem a empresa nem os avaliados, não concorda?

Memória

A falha da memória se refere ao fato de o avaliador se valer apenas de suas lembranças recentes para atribuir as notas. Essa modalidade de falha é extremamente prejudicial, principalmente para aqueles colaboradores que sofreram com algum problema de desempenho nos últimos tempos. Por outro lado, tal falha tende a ser mais benéfica para os avaliados que demonstraram bons resultados no período da realização da avaliação, mesmo que antes não tivessem bom rendimento. O pior é que esse problema na avaliação pode acabar incentivando desvios de comportamento, como avaliados que dissimulam uma determinada postura durante determinado tempo com foco apenas na análise de desempenho quando periódica.

Rigor

Por mais que existam critérios especialmente desenvolvidos para as avaliações de desempenho, é comum que um ou outro responsável por sua aplicação insista em empregar um processo particular. Com isso, enquanto um avaliador pode parecer mais flexível, o outro pode ter perfil mais rígido. E é claro que esse tipo de erro é danoso para todo o processo de avaliação, uma vez que considera diferentes critérios para as análises. Para corrigir a falha, é preciso definir métricas de avaliação iguais para todos os avaliadores, eliminando assim a possibilidade de análises subjetivas.

Impressão

O erro de primeira impressão é praticamente autoexplicativo. E, por incrível que pareça, é bastante comum que avaliadores contem com a primeira impressão transparecida pelo colaborador para avaliar seu desempenho em determinado período. Assim, o avaliador acaba não ponderando sobre as efetivas realizações ao longo do tempo para medir desempenhos.

Identificação

Infelizmente, não é raro que os avaliadores analisem de forma mais positiva aquelas pessoas com quem mais se identificam, que mais se parecem com eles, que possuem os mesmos gostos, a mesma formação profissional e assim por diante. Com isso, a avaliação acaba bastante prejudicada, afinal, levou-se em consideração fatores outros que não aqueles previamente definidos e que estruturam todo o processo de análise e avaliação de desempenho.

Fadiga

Em organizações com um número muito grande de colaboradores, é natural que a quantidade de avaliações seja elevada. Logo, os responsáveis por esses pareceres terminam o dia muito cansados. Após concluírem inúmeras avaliações, os critérios de análise tendem a ser esquecidos ou afrouxados, dando lugar a falhas por fadiga. Por isso, é importante que as avaliações não sejam feitas uma logo após a outra, mas sim com pausas, intervalos para descanso. Isso evita que o desgaste físico e mental abata a equipe de avaliação, provocando prejuízos nos julgamentos.

Perfeição

Outra falha passível de acontecer diz respeito à incapacidade dos chefes de darem feedbacks negativos. Nesse caso, segundo as análises, os desempenhos se mostram simplesmente perfeitos, de modo que os colaboradores aparentemente não têm nada a aprimorar (até que sejam desligados por falta de performance). Daí a importância de que a avaliação seja verdadeira e honesta. Para verificar se esse erro ocorre, é válido se atentar para as pessoas que são demitidas: elas se sentem surpresas com a notícia? Esse é um sinal claro de que a avaliação de desempenho não foi bem realizada.

Indicadores

É importante dizer que a avaliação de desempenho não é uma ficha que deve ser apenas guardada na gaveta, mas sim uma ferramenta essencial para que o gestor e sua equipe se mantenham alinhados, orientados para um objetivo em comum, sempre em busca de produtividade. Para tanto, é necessário que a empresa mova esforços na definição de indicadores, métricas e critérios que possam tornar o processo de avaliação de desempenho dinâmico e eficaz. Afinal, a referida avaliação tem relação direta com os resultados da empresa. Logo, é preciso que lhe seja dada a merecida atenção.

Aqui foram listados os principais erros, mas não deixe de se aprofundar mais no tema! Aprenda como a avaliação de desempenho se relaciona com a meritocracia, política de ascensão profissional que incentiva fortemente a melhoria contínua do desempenho dos colaboradores. Clique aqui e saiba mais!

Startups são empresas que normalmente nascem em ambientes de incerteza, cenários em que é preciso ousar para alcançar o sucesso. Suas grandes armas contra a competitividade acirrada são o crescimento rápido e escalável, a replicação do modelo de negócio sem perder no quesito qualidade do que é oferecido e uma grande capacidade de inovação. Mas a verdade é que, mesmo com essas características, é preciso saber como planejar o empreendimento para que ele cresça ordenadamente. Caso contrário, o caos pode tomar conta.

Na prática, a falta de planejamento se mostra como uma das maiores responsáveis pela mortalidade das startups pelo mundo afora. No Brasil, segundo pesquisa da Fundação Dom Cabral, 25% morrem em menos de um ano. 50% fracassam em menos de quatro anos. E dentre os fatores que contribuem para esse alto nível de mortalidade estão a quantidade de fundadores (quanto maior, menos chances de sobrevivência), o capital investido para manter a operação e o local onde essas empresas são instaladas.
O site CB Insights elaborou um R.I.P. Report mostrando os motivos que geralmente levam as startups ao fracasso. Nesse levantamento, 79% das empresas que deixaram de existir eram ligadas ao setor de internet, enquanto 15% envolviam as áreas mobile e telecom. Ou seja, mesmo com toda a tecnologia do mundo, sua iniciativa pode sim falhar sem o devido planejamento. E como erros acontecem, estamos aqui para ajudá-lo a entender como planejar uma startup de sucesso e fugir desses números aterrorizantes. Quem sabe sua ideia não se transforma na próxima revolução tecnológica? Confira:

STARTUPS: DO NASCIMENTO AO CRESCIMENTO

Uma das principais características definidoras das startups é sua escalabilidade, ou seja, sua ilimitada capacidade de replicar produtos ou serviços. Para entender melhor o conceito, pense em como o Facebook se expandiu rapidamente pelos Estados Unidos e depois para diversos outros países. Não há limites para o número de usuários de uma rede social como essa. Em contrapartida, um negócio local (como um restaurante) não possui essa capacidade, apresentando limitações que impedem seu crescimento escalável.

E para crescer tão rapidamente, uma startup não pode seguir os mesmos mecanismos que qualquer outro tipo de empresa. Nesse caso, criar um plano de negócios, fazer intermináveis pesquisas de mercado e buscar investidores para, só então, colocar o negócio em funcionamento não é uma alternativa. Uma startup nasce trabalhando, validando seu modelo de negócio na prática.

Para tanto, utiliza-se o Business Model Canvas a fim de entender a cadeia de valor da startup e saber como chegar aos clientes oferecendo algo inovador e interessante. Esse documento conta com apenas uma página, na qual é possível visualizar toda a operação da empresa em um encadeamento de ações bastante simples. A validação da ideia de negócio é feita diretamente com os consumidores, mas não com pesquisas, com a aplicação de uma versão beta daquilo que será ofertado. Essa versão beta é criada a partir de um Minimum Viable Product (MVP) ou produto mínimo viável.

Na área de tecnologia, é bastante comum vermos softwares em versões beta, isto é, em teste, para validar funcionalidades e aprimorar a solução. Em uma startup, essa validação ocorre no mercado, com a oferta do produto ou serviço mesmo antes de ele ter sido finalizado.

Lean startup: planejamento de modo ágil

Para quem está acostumado ao modelo tradicional de desenvolvimento de empreendimentos, com planos de negócio sendo o foco das atenções durante meses, o processo de criação de uma startup pode parecer uma verdadeira loucura. E na verdade é mesmo, já que startups nascem de grandes ideias e precisam aproveitar o time to market para gerar receita e se manter firmes no mercado. E uma das estratégias utilizadas para planejar é a metodologia lean startup, baseada no lean manufacturing (ou produção enxuta).

Na metodologia lean startup, tem-se um tripé que sustenta todas as ações de planejamento, execução e controle do processo:

• Desenvolvimento ágil: uso de metodologias ágeis de gerenciamento de projetos (como Scrum ou XP) para realizar o planejamento de forma iterativa e incremental, reduzindo o número de atividades de cada sprint (funcionalidade) para chegar a um produto perfeito, aceito pelo mercado.
• Customer Development: processo de validação do produto ou serviço junto ao mercado-alvo, que acontece por meio da oferta de uma versão beta para uso dos consumidores e da respectiva coleta de feedbacks.
• Tecnologia como canal de comercialização: como é no uso adequado da tecnologia que as startups ganham escalabilidade, a internet se tornou seu principal canal de comercialização.

O desenvolvimento incremental e iterativo proporcionado pelo uso de metodologias ágeis é o grande diferencial que faz com que as startups organizem seu processo evolutivo e consigam chegar à maturidade do negócio.

Desenvolvimento ágil: por que startups devem investir

Ambientes complexos exigem respostas rápidas à dinâmica do mercado, caso contrário, seu negócio corre o risco de falhar. Pegando como exemplo uma das startups de maior sucesso de todo o mundo (o Facebook), já reparou quantas alterações são realizadas na plataforma regularmente para otimizar a experiência dos usuários? Caso a empresa (que hoje já não é mais uma startup) levasse meses ou, quem sabe, anos para desenvolver as mudanças necessárias, já teria perdido uma boa fatia de mercado para outras redes sociais menores, com maior capacidade de flexibilização e personalização da experiência do cliente.

Outro exemplo marcante no mundo da tecnologia é o da Kodak, que não agiu rapidamente para se adaptar ao mercado que estava mudando para câmeras digitais. Por isso, perdeu de vez seu marketshare, tendo sido há anos líder no segmento de câmeras fotográficas. A lição a tirar desses dois exemplos é de que a metodologia lean startup permite que você responda rapidamente às demandas do mercado consumidor, aprimorando produtos e serviços constantemente e mantendo sua startup em crescimento contínuo. E mesmo depois que deixar de ser uma startup, você ainda pode manter o espírito de desenvolvimento ágil na empresa, ganhando competitividade e poder de inovação.

Existem várias metodologias ágeis que podem ser aplicadas no desenvolvimento de startups, basta você conhecer suas opções e aprender como se planejar com cada uma delas. Já aproveitamos para sugerir que conheça o que é scrum e como ele pode ajudá-lo nessa empreitada!

Desde a abertura da empresa até a decisão de vendê-la, expandi-la ou mesmo fechá-la, as escolhas estão por toda parte no mundo corporativo. Por isso, é simplesmente impossível fugir da tomada de decisões. Mas sabia que há maneiras de fazer isso com mais segurança? Assim você garante que sua empresa não perderá dinheiro ou deixará alguma oportunidade promissora escapar.

A verdade é que muitos empresários apostam no mais puro feeling, somando conhecimento e experiência de mercado para tomar as decisões mais importantes na condução de seus negócios. E, de fato, grandes impérios corporativos foram construídos nessa base. Mas o que diriam Asa Griggs Candler, da Coca-Cola, Walt Disney e Warren Buffet se tivessem tanta informação à disposição naquela época? Será que não teriam tomado escolhas mais acertadas e gerado ainda mais lucro para suas empresas? Provavelmente sim. Veja como e por quê:

O que não é medido não pode ser gerenciado

Essa frase já virou até clichê no mundo corporativo, muitas vezes sendo atribuída a Deming, a Kotler ou a Norton e Kaplan. Pensadores à parte, fato é que tal afirmação é uma verdade absoluta no atual contexto das empresas. Afinal, a competitividade só cresce e se acirra. Pense bem: se você não tem noção de como seu negócio vem se desenvolvendo, fica bem difícil saber o que fazer para melhorar os resultados, elevando-o a um novo patamar.

Imagine que você deseja emagrecer 10 quilos em 10 semanas. Isso significa que você precisa perder 1 quilo por semana, certo? Mas como você saberá se está dentro, abaixo ou acima da meta? Só medindo seu desempenho, pesando-se semanalmente e tirando suas medidas. Pois o mesmo acontece em uma empresa. Se você quer reduzir custos, deve ter metas consistentes e mensuráveis, que permitam avaliar se seus objetivos serão atingidos dentro do prazo proposto. No caso, é impossível usar o feeling. Está economizando? Mas quanto e em quanto tempo? Essa economia é real ou aparente? Quanto ela está contribuindo para melhorar os resultados do negócio?

O feeling pode ser ótimo para inovar e lançar novos produtos e serviços no mercado, mas quando se trata de conduzir os negócios, de fazer com que a empresa gere lucros e dividendos, fica muito mais difícil apostar pura e simplesmente naquilo em que se acredita. Pelo contrário, é preciso ter dados mensuráveis, que realmente certifiquem que determinada situação de fato está evoluindo ou ao menos tem capacidade para efetivamente acontecer.

O que não é previsto não pode ser aproveitado

Outra questão que deve ser levada em consideração na tomada de decisões empresariais é que, atualmente, sai na frente quem consegue prever o futuro. Mas atenção: essa previsão não pode se fundamentar em feelings. É preciso ser certeiro. Caso contrário, acaba-se perdendo espaço para a concorrência.

Até aí tudo bem. Mas como prever situações que possam vir a ocorrer no mercado? Simples: fazendo uma cuidadosa leitura dos dados disponíveis. Informações econômicas, do setor em que se atua, da concorrência e da própria empresa: toda essa riqueza de dados pode trazer importantes insights para que o empresário aproveite as oportunidades de negócio e melhore ainda mais sua performance. Sem isso, fica-se preso ao feeling, o que pode trazer riscos para qualquer empresa.

Você pode estar se perguntando nesse momento como então os grandes empresários de antigamente conseguiam guiar seus negócios sem esse tipo de informação e, ainda assim, obter sucesso, não é mesmo? Obviamente, muitos deles tinham um talento especial para a gestão, com um olhar apuradíssimo para as oportunidades de mercado. Mas também é preciso observar que o ambiente corporativo era bem menos complexo, com menos concorrência e diferentes perfis de consumidores.

A chegada triunfal do feeling com base em dados

Ao mesmo tempo em que o recomendado é não se pautar apenas no feeling para a tomada de decisões na empresa, também não se pode ficar preso somente a dados. Afinal, muitas vezes, eles sequer existem. Como Mark Zuckerberg saberia que o Facebook cresceria tanto em tão pouco tempo se não existia um histórico consistente sobre o sucesso das redes sociais no mundo, por exemplo? Isso sem contar que ele tampouco teve acesso a dados financeiros, tecnológicos ou de mercado. A verdade é que ele baseou suas decisões no feeling.

Em contrapartida, enquanto o Facebook crescia, Zuckerberg coletava dados dos usuários, fazia análise das funcionalidades mais utilizadas e verificava até o que estava sendo dito. E todas essas informações passaram a ser cruciais para a melhoria da plataforma, que se reinventa periodicamente para manter os usuários interessados e engajados. Em algum momento, portanto, ele passou a confrontar seu feeling com os dados disponíveis a fim de obter um melhor desempenho para a plataforma que se desenhava.

Como você pode perceber, o feeling na verdade não deve ser excluído do processo de tomada de decisões, afinal de contas, ele é formado pela somatória de conhecimento e experiência de mercado. Assim, quando aliado a uma boa análise de dados, é capaz de direcionar corretamente as ações, reduzir os riscos de cada decisão e encurtar o caminho entre o investimento e o respectivo retorno financeiro.

Não tem mistério: informações são indispensáveis para a tomada de decisões em qualquer empresa. E por que dispensar algo que está disponível e que pode ajudar sua empresa a se sair melhor no mercado? O importante é não esquecer que a análise de dados traz informações específicas e seguras, tornando a tomada de decisões bem mais assertiva. Até porque o feeling pode falhar, mas a análise de dados, quando feita da maneira correta, não dá margem a interpretações equivocadas.

Ao fazer uma análise de dados atenta, passa a ser possível decidir com mais agilidade sobre uma determinada situação, evitando aquelas intermináveis conversas intrapessoais pra lá de improdutivas. Se os dados estão aí e dizem que o mais prudente é reduzir custos, aumentar vendas, rever gastos ou basicamente reestruturar o negócio para manter a competitividade, seria totalmente contraproducente caminhar no sentido contrário só porque o feeling mandou, não concorda?

E na sua empresa, como é feita a tomada de decisões? Com base no feeling ou em informações? Deixe seu comentário e participe da conversa!

A comunicação é um processo intrínseco ao ser humano. Se não podemos nos comunicar, não nos relacionamos com as pessoas, não somos entendidos, não repassamos nossa mensagem. Na administração de projetos, este é um dos processos mais importantes para o sucesso de qualquer iniciativa, já que é por meio da comunicação que o gestor mantém sua equipe em sintonia e também se relaciona com os demais stakeholders.

Mesmo sendo de grande importância, a comunicação não é perfeita. As teorias mudam a todo o momento, justamente, para dar conta das diversas variáveis que a afetam: o emissor, o canal, o contexto, o receptor, as interferências do ambiente e por aí em diante. Por esta razão, a comunicação na administração de projetos, é um processo que necessita de melhorias constantes. Confira a seguir algumas dicas estratégicas que podem te ajudar neste processo!

 Conheça seus stakeholders

Traçar o plano de comunicação começa em uma etapa anterior, quando você identifica os stakeholders do seu projeto. Ao definir quem são as pessoas que estarão envolvidas com o desenvolvimento do produto ou serviço, você já pode começar a pensar em que tipo de informação elas necessitam para se manterem atualizadas, tranquilas e seguras com a iniciativa.

Parece meio óbvio, mas muitos profissionais de projetos optam por criar canais globais de comunicação, informando tudo a todos, da mesma maneira, sem levar em consideração as características de cada público.

Se você pensar em um projeto interno da sua empresa, faria a mesma comunicação tanto para os funcionários da fábrica quanto para os gerentes e diretores? As informações seriam as mesmas, a linguagem uma só? Dificilmente, não é mesmo? Então o melhor é conhecer cada um e seguir para a próxima etapa.

Segmente a comunicação

Seguindo no mesmo exemplo de um projeto interno, imagine que você tem como públicos envolvidos no projeto: gerentes e diretores, coordenadores e supervisores, demais funcionários e fornecedores. Para cada um destes públicos, você terá que identificar que tipo de informação enviará, em que formato, com qual periodicidade. Isso se chama segmentar a comunicação.

Você segmenta a comunicação por diversos motivos: porque há informações sigilosas; porque as pessoas não entenderiam determinadas informações; porque não compete a determinado público saber uma informação e assim por adiante. Além de manter a segurança da informação da empresa (e do cliente, no caso de projetos externos), você facilitará a vida das pessoas, levando informações realmente relevantes para elas.

Identifique os canais adequados

Se para o pessoal da fábrica é mais fácil consumir informação na hora do almoço, por meio da TV corporativa, para os diretores e gerentes pode ser um e-mail com um relatório analítico ou ainda um dashboard de controle. Enquanto para os fornecedores pode ser um informativo e para um órgão governamental um ofício.

Saber identificar a melhor forma de levar as informações para cada público é fundamental para que você não erre na comunicação. A distância, a linguagem e o contexto em que uma informação é divulgada podem ser fatores de impacto negativo na administração de projetos, pois podem levar a más interpretações daquilo que você está dizendo.

Use a tecnologia a seu favor

A comunicação na administração de projetos deve ser ágil e assertiva, sem margem para erros. Para tanto, você pode dispor da tecnologia para assegurar que a informação flua para os locais certos e provoque as reações esperadas. Para equipes que trabalham a distância, uma ferramenta de videoconferência pode fazer toda a diferença na comunicação, colocando todos os envolvidos em pé de igualdade quanto ao recebimento das informações. Assim ninguém poderá dizer que não estava presente ou não foi informado.

O mesmo acontece para clientes, diretores, acionistas, investidores. Se você identificar os canais de maneira adequada e usar a tecnologia para acelerar o envio de informações e o feedback, seu processo de comunicação terá muito mais chances de não incorrer em falhas básicas, devido à distância.

Defina a periodicidade da comunicação

Um projeto estratégico para um cliente requer um cuidado maior com a comunicação, mantendo-a constante para que ele possa acompanhar a evolução do seu investimento. Já um projeto desenvolvido internamente, em que as pessoas estão participando, não necessita de tanta frequência no fluxo de informações.

O que queremos dizer com isso é que você precisa encontrar um equilíbrio, que permita que as pessoas envolvidas com cada projeto saibam o que está acontecendo. Sem que você fique enviando informações não tão importantes a todo o momento.

Uma boa forma de acertar na medida e não se tornar a pessoa que lota a caixa de entrada de e-mail dos outros, é perguntar aos seus stakeholders com que frequência e nível de profundidade eles querem ser informados a respeito do projeto. Para os públicos prioritários, dar acesso à sua ferramenta de gestão de projetos também é uma maneira de deixá-los tranquilos para consultarem as informações quando quiserem.

Registre a comunicação

Toda comunicação que se refere ao projeto deve ser registrada e arquivada, para que você possa resgatá-la sempre que necessário. Um stakeholder pode se sentir prejudicado por não receber determinada comunicação e isso pode impactar negativamente o projeto. No entanto, se você tiver o registro do envio, poderá comprovar que não foi desleixo da sua equipe, mas sim um problema de tecnologia (melhor não colocar a culpa na desatenção do cliente, não é?).

Além disso, manter um registro de todas as comunicações é mais uma forma de controlar o projeto, de saber como cada pessoa está envolvida, quais informações estão sendo distribuídas e para quem. Numa situação de fuga de informação sigilosa, por exemplo, você terá que saber quem recebeu a informação, concorda?

Obtenha feedback sempre

Mais do que distribuir um monte de informações, o papel da comunicação em projetos é certificar-se de que o receptor da mensagem entendeu o conteúdo e está apto a tomar as ações necessárias para dar continuidade ao projeto. Neste sentido, você deve buscar coletar o máximo de feedbacks possíveis.

Por exemplo, se você envia um e-mail para sua equipe, peça que ela faça algo na sequência, como confirmar o recebimento ou dar seguimento a uma atividade. Sempre que houver uma ação sequencial, você terá certeza de que a pessoa entendeu a sua mensagem. Outra forma de fazer isso é reunindo seus stakeholders com certa frequência e repassar os pontos acordados anteriormente, como um checklist.

Comunicação é algo sério na administração de projetos, por isso, faz parte do roll dos primeiros processos a serem estruturados em qualquer iniciativa, interna ou externa à sua empresa. Se você quer ir mais adiante e compreender melhor como ela funciona, leia o nosso artigo Desafios Comuns da Gestão de Projetos – Desafio 4: Comunicação.

Dentro de uma empresa que trabalhe no mercado B2B – e principalmente se esta empresa atua com a implementação de soluções, ou seja, trabalha através de projetos – o desenvolvimento ágil já se tornou uma metodologia consolidada. Ele traz excelentes resultados em produtividade e está bem alinhado com a filosofia lean, de redução do desperdício. Porém, para que o desenvolvimento ágil seja bem-sucedido, ele depende exclusivamente da performance da equipe em cumprir cada etapa. Por isso, a gestão de pessoas passa a desempenhar um papel importante dentro desta dinâmica de trabalho.

1- Entenda seu papel

Em primeiro lugar, o gestor precisa entender que uma equipe trabalhando com projetos ágeis tem necessidades diferenciadas. Estes profissionais não precisam do gestor que cobra, que pergunta em que parte do trabalho eles estão, que exige relatórios adicionais, que marca reuniões a todo momento.

O que este tipo de equipe precisa, no que se refere a gestão de pessoas, é de um facilitador. O gestor, portanto, deve se concentrar em avaliar a saúde da equipe; remover obstáculos organizacionais; deixar espaço para que os profissionais errem e fazer um trabalho de incentivo e motivação.

2- Deixe claro para a equipe que você precisa de feedback

Geralmente dizemos que a gestão de pessoas, no desenvolvimento ágil, assume a forma bottom-up, em outras palavras, de baixo para cima. Isto significa que, embora você deva estar atento à sua equipe, não cabe a você definir o que ela precisa.

A própria equipe precisa trazer para você suas demandas, conforme o que é prioritário para o avanço do trabalho. Para que este modelo funcione, você deve deixar claro que o canal de comunicação estará sempre aberto e que, como vimos na primeira dica, eles devem pensar em você como um facilitador.

3- Fique atento aos conflitos

Conforme o gestor dá um passo atrás, dando mais espaço para a equipe trabalhar, aumenta a presença do fator humano. Em outras palavras, os profissionais sentem essa liberdade e tendem a se comportar de maneira mais natural. Por consequência, é comum que surjam conflitos mais intensos do que vemos quando o gestor assume mais controle.

Você deve estar atento a esses conflitos. Seu papel deve ser de mediador e, portanto, imparcial e justo. Ajude seus funcionários a chegarem a um consenso, para que possam seguir trabalhando juntos de maneira harmônica.

A gestão de conflito pode ser integrada com um treinamento pessoal. O treinamento age como uma medida preventiva, auxiliando os funcionários a desenvolver habilidades que ajudarão a resolver suas diferenças de maneira saudável. Entre os temas que podem ser abordados em um treinamento pessoal, temos a inteligência emocional, a comunicação e até mesmo a postura corporal. Todos estes elementos influenciam no relacionamento entre os colaboradores.

4- Adeque a cultura dos funcionários através de feedback

Alguns dos seus funcionários podem não estar acostumados aos modelos de projetos ágeis. Eles precisarão passar por um processo de adequação da cultura. Uma parte desse processo está ligada ao feedback.

Enquanto o funcionário aprende como esse modelo funciona e se integra à equipe no desenvolvimento dos projetos, você deve estar atento à sua performance. Então, use sua análise para derivar críticas e recomendações úteis que você possa oferecer a esse funcionário. Faça desse feedback uma interação constante. Assim, o funcionário tem uma referência sólida sobre seu progresso e sobre aspectos que ainda precisam de melhoria, até que ele esteja totalmente alinhado à equipe e ao modelo ágil.

5- Deixe que seus melhores funcionários sejam instrutores

Você é o gestor porque, obviamente, possui um conjunto de habilidades de liderança. Porém, você não precisa concentrar também a função de instrutor técnico. Em vez disso, deixe que os melhores membros da equipe ocupem essa função. Eles poderão ajudar os colegas, ensinando a partir de sua própria experiência. Tenha em mente que, ao fazer isso, você ganha duas vezes.

Em primeiro lugar, porque você consegue fortalecer o relacionamento entre seus funcionários. Dessa maneira, eles terão mais sincronia e alinhamento, o clima organizacional vai melhorar e a equipe será mais produtiva. Os resultados do projeto ágil, é claro, também serão beneficiados.

Em segundo lugar, porque essa é uma oportunidade valiosa de desenvolvimento profissional para os funcionários que se tornam referência. Eles ganham destaque, reforçam seus conhecimentos e passam a ocupar uma posição estratégica. Com o tempo, eles podem usar esta oportunidade como uma ponte para um cargo mais alto e novos desafios.

6- Foque no desenvolvimento

E isso vale tanto para o desenvolvimento do projeto quanto o desenvolvimento profissional da equipe. Essa é uma oportunidade única que o modelo ágil oferece: ele permite que o foco seja sempre no progresso, e não apenas nos resultados. Essa é a mentalidade que você deve manter com relação à gestão de pessoas.

A cada etapa do desenvolvimento do projeto, avalie sua equipe. Identifique se eles inovaram; se pensaram “fora da caixa”; se saíram de sua zona de conforto; se tentaram fazer mais do que foi pedido; se demonstraram integração e generosidade. Todos esses fatores devem formar uma tendência crescente. A cada nova etapa o objetivo é que sua equipe chegue um pouco mais longe. Se seus funcionários estiverem sempre se desenvolvendo, eventualmente atingirão a meta que você estabeleceu para eles.

7- Lembre-se destes quatro parâmetros básicos

Um bom gestor de projetos precisa também ser hábil na gestão de pessoas. O sucesso do projeto depende, de forma direta, do bom desempenho dos profissionais envolvidos. E esse desempenho está vinculado a quatro parâmetros básicos: alinhamento, satisfação, motivação e crescimento profissional. Direcione suas ações para atender a esses quatro parâmetros, e você não errará.

E não se esqueça de que, neste processo, você ainda pode contar com o apoio dos gestores de Recursos Humanos. Estes profissionais contam com ferramentas e recursos específicos para desenvolver e gerir equipes.

Estas foram as sete dicas da Project Builder para uma gestão de pessoas mais eficaz, especificamente no âmbito do desenvolvimento de projetos ágeis. Aproveite e leia também nosso outro artigo, “Gestão de projetos: afinal, o que é agilidade?”, onde você poderá encontrar informações mais detalhadas sobre este modelo.

A tecnologia é um recurso que vem influenciando o modo de executar diversos processos internos. Descartando a tradicional folha de papel, gestores de ramos distintos veem nos sistemas — softwares e aplicativos — algumas funções vantajosas para os negócios.

Com eles, é possível controlar e melhorar diversas etapas de trabalho, bem como alcançar uma boa administração financeira. Quer se beneficiar também? Então confira a nossa lista de ferramentas e faça sua escolha!

9 ferramentas eficientes para a administração financeira

A necessidade de melhorias dentro de uma empresa sempre exige mudanças operacionais. Nessa situação, cabe ao gestor buscar e conhecer novas ferramentas para otimizar os resultados e facilitar o trabalho de seus colaboradores.

Abaixo, você vai conferir uma lista de aplicativos que podem se tornar solução valiosa — seja para substituição de uma ferramenta ineficaz ou inclusão de um novo sistema — na sua administração financeira:

Bills

O Bills é um software para organização de contas e controle de despesas. Com essa ferramenta, você categoriza e observa as despesas a serem pagas em cada período do mês. Para não esquecer de nenhum detalhe, o Bills permite que o usuário acompanhe o status de cada atividade registrada, assim, é possível saber se uma conta já foi paga, se está agendada ou se ainda será inclusa na lista.

Também podem ser cadastrados os pagamentos de impostos na plataforma digital do Bills, tornando este atrativo para indústrias, importadoras e exportadoras. A vantagem para empresas e escritórios está na possibilidade de usar a ferramenta tanto no smartphone quanto no tablet, o que facilita e otimiza a acessibilidade por gestores e seus colaboradores.

Conta Azul

É um aplicativo criado para auxiliar no controle financeiro de empresas e escritórios. Hoje, todos os usuários da Conta Azul podem navegar na plataforma ao mesmo tempo, e sem se preocupar com a sobreposição de informações. Entre as funções de destaque estão o gerenciamento de estoque, elaboração de relatórios financeiros e fluxo de caixa.

Para as empresas que atuam com comércio eletrônico ou que compartilham dados com clientes e fornecedores, o app Conta Azul é o mais indicado porque gera notas fiscais eletrônicas e as envia para qualquer contato cadastrado no sistema.

Órama

Com este app para investimentos financeiros, o usuário pode além de controlar e organizar suas atividades,  ficar por dentro de notícias e novidades do mercado. Pode ser utilizado em sistema operacional Android e Iphone, sendo que as funções de maior destaque são: checagem de dados e rentabilidade, análise de risco e taxas, bem como comparação de fundos para que você escolha a melhor opção para seus investimentos.

GestãoClick

Especialmente desenvolvido para a gestão empresarial, o Gestão Click é um software 100% online e adaptado para computadores, notebooks, tablets e celulares. A segurança dos dados garantida pelo uso da tecnologia SSL é um dos diferenciais desse sistema.

Com a ferramenta, você organiza e controla atividades do setor de compra, venda, estoque e de finanças da empresa. As operações de finanças são acompanhadas através de um controle simultâneo das entradas e saídas de recursos, o que facilita a observação do gestor e garante mais economia de tempo em funções diárias.

Gestão Já

O Gestão Já é um software online de controle de finanças e compatível com diversos arquivos externos, como o da Receita Federal. A ferramenta permite o cadastro de contatos diversos — clientes, fornecedores e parceiros — e mostra o status do pagamento de cada negociação.

Com todas as funções sendo realizadas online, os próprios clientes podem acessar sua conta e imprimir boletos, bem como avaliar a credibilidade das ações realizadas pela empresa.

GuiaBolso

Disponível para Android e Iphone, o aplicativo Guia Bolso permite ao usuário organizar seus dados de finanças em tempo recorde: aproximadamente dois minutos.

Diferente de um preenchimento de planilha que exige a inserção de inúmeras informações no sistema, esta ferramenta é capaz de categorizar as suas listas de maneira rápida e automática. Além de atualizar o saldo constantemente, o GuiaBolso também pode ser programado para dar avisos sobre gastos excessivos e estouros na conta cadastrada.

Mobills

O Mobills é um aplicativo para gerenciamento de dinheiro que pode ser utilizado tanto para organização pessoal, quanto para processos em empresas. Pode ser manipulado no computador, tablet ou smartphone, o que amplia as possibilidades para seu negócio.

Com a ferramenta, você acompanha a evolução das despesas ao longo do mês, analisa dados por meio de relatórios e gráficos e ainda recebe lembretes/notificações sobre as contas a vencer. Para acompanhar de perto cada transação, você confere através do recurso de status todas as despesas fixas e os pagamentos efetuados ou pendentes.

Tiny

O Tiny é um software de funcionamento totalmente online, o que o torna uma ferramenta valiosa para empreendedores que precisam acompanhar seus negócios e operações a distância e com flexibilidade de horário. Na plataforma do sistema, você gerencia todas as compras e vendas e também controla seu estoque.

Com o Tiny, os dados financeiros da empresa são organizados e concentrados em um só lugar, facilitando o acompanhamento de contas a pagar e receber, orçamentos de diferentes fornecedores, propostas comerciais e também fluxo de caixa. A possibilidade de manipular dados em tempo real também traz vantagens para empresas que possuem filiais ou departamentos administrativos descentralizados.

ZeroPaper

Considerado um aplicativo de controle financeiro bastante simples, o Zero Paper é especialmente destinado para profissionais liberais, autônomos, MEI’s e empresas de pequeno porte. Com ele, você analisa diversas operações financeiras e ainda recebe indicações e soluções para otimizar o orçamento disponível.

Além de funções administrativas, o Zero Paper conta com base para cadastro de fornecedores e associados, bem como fotos de comprovantes de pagamento. O app está disponível para uso nos sistemas operacionais iOS e Android.

Embora a tecnologia seja hoje um recurso indispensável nos negócios, é importante lembrar que suas ferramentas, sozinhas, não são capazes de resolver todos os problemas de uma empresa ou escritório. Assim, garanta sempre que essas sejam acompanhadas de boas práticas de gestão para uma administração financeira eficiente.

Aproveitando o assunto de organização de recursos e finanças, confira também as formas de controlar os gastos do seu projeto!

Um dos grandes segredos para uma corporação se desenvolver é montar uma equipe interna eficiente. Colaboradores em sinergia e que funcionam bem no trabalho conjunto são capazes de levar os projetos para frente e conquistar ótimos resultados! Mas um grupo de trabalho efetivo não ocorre por acaso. Ele é resultado do esforço conjunto entre gestores e funcionários.

Para conseguir formar times altamente produtivos, você pode aplicar diversas estratégias. Nesse post, vamos apresentar várias dicas para o sucesso nessa importante tarefa em sua corporação! Ficou interessado? Continue acompanhando o artigo e tire todas as suas dúvidas!

Abra espaço para sua equipe compartilhar ideias e experiências

Quando os colaboradores se sentem à vontade para trazer experiências, dar sugestões e compartilhar ideias com a equipe, o trabalho flui muito melhor. Assim, os colaboradores têm a chance de ter mais contato uns com os outros — algo capaz de gerar vivências únicas.

É fundamental orientar o time para que haja receptividade, mesmo quando uma ideia dada não é muito viável nem conveniente. Nesse caso, vale oferecer uma boa justificativa para quem deu as sugestões. Afinal, diplomacia e capacidade de argumentar são habilidades importantes que todos no grupo devem treinar.

Ouvir e proporcionar um clima de abertura pode ajudar com que os profissionais se sintam bem no local do trabalho. Isso traz motivação, engajamento e responsabilidade — tanto para cada membro do time, quanto para o grupo, como uma unidade mais ampla.

Fique atento ao seu papel como líder

O líder é uma figura central para o grupo. Além de ser uma referência de como agir e enfrentar as dificuldades, ele é também um membro motivador.

As equipes eficientes, em geral, têm um bom nível de autonomia, mas mesmo os profissionais de melhor performance buscam alguém para se espelharem. Procure ser uma boa referência para os colaboradores e perceba o quanto isso é importante para o engajamento nas atividades.

O líder também pode ser um impulsionador para o grupo. Ele convida todos a participarem, mostrando os resultados positivos que podem ser alcançados com um bom cumprimento das tarefas. Além disso, quando o gestor mostra que acredita nas capacidades do time, os efeitos são muito positivos.

Aposte em boas ferramentas de comunicação

Quando a equipe se comunica bem, ela trabalha melhor e com mais facilidade. Se o colaborador tem recursos de qualidade para manusear os dados, fica muito mais fácil desenvolver bons projetos e serviços em conjunto.

Atualmente, não faltam recursos para otimizar o compartilhamento de informação nas empresas. Aposte nos recursos virtuais, e-mails, murais e informativos. Há também plataformas para construção de projetos que permitem planejar, executar tarefas e estabelecer uma comunicação sólida entre os profissionais.

Por fim, não se esqueça de investir nas reuniões da equipe. Esses momentos são preciosos para a realização de trabalhos efetivos e construtivos.

Faça uma boa mediação dos conflitos

Ao montar uma equipe, a diversidade é um fator importante para a boa performance. Nesse contexto, eventualmente, podem surgir conflitos, o que não deve ser visto como um problema. As divergências são oportunidades excelentes de aprendizagem, e se você souber explorar essas possibilidades, vocês podem ter bastante sucesso nas tarefas.

Para isso, procure ouvir as partes que estão em conflito, escutando os argumentos de cada uma e as questões que estão mobilizando os profissionais. A partir das ideias que eles trazem, procure ajudá-los na busca de soluções, dialogando e aproveitando o potencial de novas ideias.

Existem situações em que o conflito ocorre entre poucas pessoas do time, e buscar ideias com outros membros da equipe pode ser bem efetivo.  Porém fique atento, pois essa medida é mais bem aplicada em conflitos ligados às tarefas. Divergências pessoais demandam um tratamento diferenciado.

Dê feedbacks

Nenhum profissional gosta de realizar uma tarefa e não ter retorno sobre ela. O feedback é fundamental para que o colaborador tenha consciência de seus pontos de sucesso, bem como dos aspectos que precisam de melhoria.

Em equipes eficientes, o mesmo não ocorre de forma diferente. Ao desenvolver um projeto ou outra atividade, o grupo precisa de uma avaliação e de um retorno.

O feedback negativo é feito a partir de uma crítica construtiva, objetiva e que define exatamente onde está o problema, sendo descrita de forma bastante cordial. Ele é fundamental para abrir as oportunidades de correção das falhas e de aprimoramento do trabalho.

Por outra análise, quando a equipe recebe feedbacks positivos, estamos falando de motivação, pois cada profissional se sente reconhecido. Da mesma forma, eles devem ser pontuais e claros, pois também possuem um papel construtivo.

Fortaleça a identidade de grupo para montar uma equipe forte

O sentimento de identidade de grupo é primordial para que uma equipe funcione bem. Para isso, é importante que todos se sintam unidos, envolvidos no time e ligados aos gestores. Uma boa dica é apostar nos símbolos para formar a noção de unidade, como mascotes, lemas, camisetas e logomarcas.

Além disso, incentive a inclusão de todos os membros, respeitando as particularidades de cada um e valorizando os traços individuais. Essa diversidade enriquece o coletivo e faz com que o trabalho seja rico e original. Montar uma equipe com a cultura de valorizar esses fatores certamente agrega excelentes resultados.

Promova confraternizações

Os momentos de lazer e descontração são fundamentais para vocês manterem uma boa performance. Realizar confraternizações permite que haja descanso, relaxamento e oportunidade de interagir com o foco em algo que seja diferente do trabalho.

Essa medida permite a formação de laços — os colaboradores podem descobrir afinidades, fortalecer vínculos e compartilhar experiências uns com os outros. Esses momentos trazem melhorias para as relações interpessoais e permitem que o grupo possa se sentir renovado e com mais energia.

Montar uma equipe interna eficiente é um desafio, mas também um passo básico para alcançar sucesso no negócio. Não basta selecionar os profissionais certos, é necessário escolher as melhores atitudes para engajar o time e abrir espaço para que haja uma boa performance do grupo.

Para isso, é importante incentivar o compartilhamento de ideias/experiências, ser um bom líder, mediar bem os conflitos e apostar em bons recursos para a comunicação. É importante, também, dar feedbacks sobre o trabalho, fortalecer a identidade de grupo e promover confraternizações para que os colaboradores possam relaxar e ter a possibilidade de fortalecer os laços entre si.

E então, leitor? Gostou de nossas dicas para montar um time efetivo? Aproveite e compartilhe esse conteúdo com seus colegas nas redes sociais!

Em 12 de maio de 2017, o mundo viu o maior ataque virtual na história da Internet: um ransomware chamado WannaCry invadiu a web e teve o seu epicentro de danos na Europa. Ao todo, o ransomware atingiu cerca de 200 mil organizações em 150 países.

Neste post, vamos explicar o que é o ataque ransomware, como ele pode te afetar e o que pode ser feito para evitar que isso aconteça. Confira:

O que é o ataque ransomware e como ele atua?

O ransomware é um código malicioso usado por cibercriminosos para iniciar sequestros de dados e ataques de bloqueio.

O motivo dos ataques de ransomware é monetário e, ao contrário de outros tipos de golpes, a vítima geralmente é notificada sobre o ocorrido e recebe instruções sobre como se recuperar.

O acesso só é liberado sob o pagamento de um “resgate”.

Quando um computador está infectado, o ransomware normalmente entra em contato com um servidor central para as informações que precisa ativar e, em seguida, começa a criptografar arquivos no computador infectado com essa informação.

Uma vez que todos os arquivos são criptografados, ele publica uma mensagem solicitando o pagamento para descriptografar os arquivos e ameaça destruir as informações se não for pago (muitas vezes, com um temporizador conectado para acelerar a pressão).

Qual é o preço do resgate?

Os preços do resgate variam de acordo com a versão do ransomware e com o preço ou com a taxa de câmbio das moedas digitais.

Graças ao anonimato oferecido por criptografia, os operadores de ransomware geralmente especificam pagamentos de resgate em bitcoins. Algumas variantes recentes do ataque ransomware também listaram opções de pagamento alternativas, como cartões de presente iTunes e Amazon.

Às vezes, o pagamento do resgate pode funcionar, mas às vezes não. Não há garantia de que o pagamento funcione, porque os cibercriminosos não são exatamente o grupo mais confiável de pessoas.

Há também uma coleção de vírus que se desviam para se parecer com o ransomware — como o Cryptolocker —, mas que não vão entregar os dados se as vítimas pagarem. Além disso, há a questão ética: pagar o resgate financia mais crime.

Quando os ataques começaram?

Casos de infecção ransomware foram vistos pela 1ª vez na Rússia, entre 2005 e 2006.

A empresa de segurança Trend Micro publicou um relatório sobre um caso em 2006 que envolveu uma variante ransomware, detectada como “TROJ_CRYZIP.A”, que fechou certos tipos de arquivos antes de substituir os arquivos originais, deixando apenas arquivos .zip protegidos por senha no sistema do usuário.

Ele também criou um arquivo de texto que atuou como a nota de resgate informando os usuários que os arquivos poderiam ser recuperados em troca de 300 dólares.

Em 2012, outro relatório notável envolveu um tipo de ransomware que infectou o Master Boot Record (MBR) de um sistema vulnerável, impedindo o sistema operacional de carregar.

Para fazer isso, o malware copia o MBR original e o substitui por código malicioso. Isso força o sistema a reiniciar para que a infecção entre em vigor e exiba a notificação quando o sistema for reiniciado.

As infecções Ransomware foram inicialmente limitadas à Rússia, mas a sua popularidade e o seu modelo de negócios lucrativo logo encontrou o seu caminho para outros países da Europa.

O malware WannaCry — que afetou a Telefónica, na Espanha, e o Serviço Nacional de Saúde na Grã-Bretanha — também é um ransomware: uma peça de resgate foi publicada pela 1ª vez pelos pesquisadores de segurança MalwareHunterTeam, às 9h45 do dia 12 de maio de 2017.

Menos de 4 horas depois, o Ransomware infectou e se espalhou por toda a rede interna do NHS. Também é chamado WanaCrypt0r 2.0, Wanna Decryptor 2.0, WCry 2, WannaCry 2 e Wanna Decryptor 2.

Como se proteger de um ataque ransomware?

Faça backup dos seus arquivos

O maior dano que as pessoas sofrem com um ataque ransomware é a perda de arquivos, incluindo fotos e documentos.

A melhor proteção contra o ransomware é fazer backup de todas as informações e arquivos de seus dispositivos em um sistema completamente separado.

Um bom lugar para fazer isso é em um disco rígido externo que não está conectado à internet. Isso significa que, se você sofrer um ataque, não perderá qualquer informação.

Empresas geralmente guardam cópias dos seus dados em servidores externos que não serão afetados se a sua rede principal for atacada.

Desconfie de e-mails, sites e aplicativos

Para o ransomware funcionar, os hackers precisam baixar um software malicioso para o computador das vítimas. Isso é usado para iniciar o ataque e para criptografar arquivos.

As formas mais comuns para o software ser instalado no dispositivo de uma vítima são através de e-mails de phishing, de anúncios maliciosos em sites e de aplicativos e programas questionáveis.

As pessoas sempre devem ter cuidado ao abrir e-mails não solicitados ou visitar sites com os quais não estão familiarizados. Nunca baixe um aplicativo que não tenha sido verificado por uma loja oficial e leia avaliações antes de instalar programas.

Use um programa antivírus

Uma dica de segurança de computador antiquíssima: programas antivírus podem impedir que o ransomware seja baixado e possibilitam encontrá-lo casoesteja presente na sua máquina.

A maioria dos programas antivírus pode verificar arquivos para ver se eles contêm o ransomware antes de baixá-los. Eles podem bloquear instalações secretas de anúncios maliciosos quando você está navegando na web e procurar malware que já esteja em um computador ou dispositivo.

Instale sempre as atualizações

As empresas muitas vezes liberam atualizações de software para corrigir vulnerabilidades que podem ser exploradas para instalar o ransomware. Portanto, é aconselhável baixar sempre a versão mais recente de um software assim que estiver disponível.

Nunca pague o resgate

As vítimas de ataques de ransomware são aconselhadas a nunca pagar o resgate, pois incentiva hackers e não significa que os arquivos serão, necessariamente, recuperados. Existem alguns programas que podem ajudar a descriptografar arquivos. Ou, se você tiver uma cópia de segurança, você pode restaurar o seu dispositivo a partir disso.

Gostou deste post? Então, compartilhe-o com os seus amigos nas suas redes sociais!

O setor da construção civil sofre constantemente com atividades finalizadas fora do prazo, acima do custo ou sem cumprir todo o escopo acordado. Isso sem falar da qualidade do produto final. Por que tamanha dificuldade na gestão de projetos de engenharia?

As empreitadas não seguem “receitas de bolo”, pois os obstáculos enfrentados variam tanto no planejamento quanto na execução das tarefas. Contudo, existem diretrizes capazes de manter engenheiros e construtoras no controle da atividade desempenhada, ao amenizar riscos de atraso nos projetos e permitir rotinas laborais mais eficientes.

Quer aprender a organizar, executar, monitorar e readequar seus projetos de engenharia? Siga a leitura deste post para conferir como isso pode ser feito e os benefícios de adotar a estratégia!

1. Tenha um bom planejamento físico-financeiro

Foque a elaboração desse documento após definir o escopo juntamente com a parte contratante. É nele que se estabelecem os pacotes de trabalho necessários, o cronograma das tarefas e as expectativas de andamento dos processos.

Com o papel em mãos, você pode acompanhar o avanço físico da empreitada e os gastos despendidos até o momento. Tendo como base a construção de uma residência familiar, a elaboração do planejamento em questão envolve as seguintes etapas:

1. Identificar as atividades: por exemplo, fazer as vedações;
2. Determinar as durações: tempo necessário para instalar os pilares e subir as paredes;
3. Definir a precedência: as vedações só podem ser feitas após a estruturação da casa;
4. Montar o diagrama de rede: concretar pilares, executar a laje e, na sequência, fazer as instalações elétricas;
5. Identificar o caminho crítico: a partir das estimativas, estabelecer quanto o atraso na etapa de vedação impacta o prazo de entrega da obra;
6. Fazer o cronograma e calcular as folgas: determinar prazo inicial e fatal de cada fase, concedendo (ou não) dias a mais para a execução de certas tarefas.

O exemplo é simplista, afinal, esquadrias, revestimentos, instalações hidrossanitárias e acabamentos ainda são etapas típicas de uma empreitada como essa. Ainda assim, demonstra a importância do planejamento físico-financeiro.

Você ainda precisa discriminar os custos necessários à realização de cada tarefa, forma de controlar os gastos e detectar falhas no andamento da obra. O documento deve ser de livre acesso em todos os setores e para todos os obreiros, admitindo consulta sempre que necessário.

Obviamente, é imprescindível atualizar o planejamento físico-financeiro periodicamente para manter o escopo e orçamento, bem como não estourar o prazo. Com isso, será mais fácil gerenciar o tempo disponível no projeto e metas, além de estabelecer e cobrar os responsáveis.

2. Invista em uma comunicação eficiente

A questão é especialmente sensível no caso de obras grandes por questões lógicas: reformar um cômodo de 50 m² requer menos envolvidos do que o necessário para construir do zero uma casa de 400 m².

A gestão de projetos de engenharia é feita de forma muito mais eficaz quando a comunicação é sólida e clara, evitando erros e retrabalhos motivados por falhas e gargalos na troca de informações. O canal deve ser estabelecido não apenas entre gestor e encarregado, mas com toda a equipe conectada.

Assim, o pintor pode se comunicar com o responsável pela parte elétrica (etapa anterior) e com quem instalará os móveis planejados (fase seguinte à pintura). Havendo problemas, a solução já pode ser proposta e acertada entre os próprios titulares diretos da responsabilidade.

Isso alivia a lista do gestor de projetos de engenharia, já lotada de atribuições como:

• integrar arquitetos, paisagistas e técnicos em segurança do trabalho;
• cuidar dos trâmites e autorizações na prefeitura;
• distribuir responsabilidades;
• fazer reuniões com obreiros, clientes e fornecedores.

Crie um plano de comunicação, certifique-se de que a informação foi transmitida claramente e obtenha feedback do receptor para checar sua completa assimilação. Regras quanto ao meio de contato (mensagem no celular, ligação ou e-mail) são extremamente válidas e ajudam a manter a comunicação e a obra nos trilhos.

3. Faça atualizações em tempo real

O sucesso dos projetos de engenharia depende da forma como os dados são administrados, pois os processos são otimizados quando uma etapa é realizada e imediatamente dada como cumprida no sistema.

Não basta ter a informação: ela precisa fluir, com uma transmissão clara e ágil. Suas chances de cumprir o prazo final para entrega da obra são maiores quando o programa de controle utilizado admite atualizações constantes.

Por exemplo, gerar relatórios em tempo real ajuda na avaliação e interpretação dos dados, monitoramento das atividades, adoção de novas estratégias, análise do workflow e do avanço das etapas.

Porém, a disponibilidade desse sistema não é suficiente, sendo imprescindível educar os responsáveis para eles informarem no software a realidade de sua situação. Assim, a força de trabalho atua integradamente, a ociosidade é evitada e o gerenciamento de recursos melhora.

4. Realize uma análise de riscos

Quais são as principais ameaças passíveis de impactar o projeto? O estudo sana a dúvida, minimiza impactos e prepara a equipe para agir rápida e efetivamente caso haja obstáculos.

Segundo o PMBOK, a avaliação segue as seguintes etapas: registro de riscos, análise qualitativa, quantitativa (normalmente não desenvolvida quando o escopo é pequeno, porque requer alto investimento) e planejamento das respostas.

Mensurar a exposição ao evento (como um longo período de chuvas capaz de paralisar a empreitada), considerar seu impacto e probabilidade de acontecer evita surpresas e atrasos na entrega da obra, além de possibilitar um melhor gerenciamento das tarefas.

A matriz de riscos pode ser desenvolvida com ferramentas como a análise SWOT, capaz de elencar forças (Strengths), fraquezas (Weaknesses), oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats), ou seja, fatores internos e externos passíveis de interferir nos projetos de engenharia.

Os dados devem ser revisados constantemente, pois a ordem de prioridade e a possibilidade de ocorrência de um evento podem se alterar facilmente, levando a uma interferência grande no cronograma.

5. Monitore os materiais

É uma maneira de garantir que projetos de engenharia cumpram com os principais marcos e prazos estabelecidos, evitando estimativas fora da realidade, gastos desnecessários e compras emergenciais. A lista de materiais na construção civil é longa:

• armações e estruturas metálicas;
• portas e janelas;
• tijolos, areia, cimento e pedras;
• pisos;
• tubos e conexões hidráulicas;
• tintas;
• argamassa e concreto;
• telhas;
• cabos e aços para instalações elétricas etc.

Inspecioná-los antes da obra, cuidar de seu correto armazenamento em locais cobertos, sobre plataformas, tablados ou utilizando lonas, seguir as orientações do fabricante e fazer o controle inteligente de estoque evita desperdícios — um dos principais problemas da construção civil, juntamente com a geração de grandes quantidades de resíduos.

Discrimine e categorize os materiais disponíveis, quanto você já tem e quanto é necessário. O planejamento de uma empreitada envolve estimativas, e tudo bem se elas não forem precisas, mas não é motivo para você cometer excessos e estourar o orçamento.

Os insumos e bens precisam ser monitorados desde as solicitações de compra até o envio ao campo, condicionando a liberação de novo lote apenas mediante consumo integral do anterior, uma das razões pelas quais o gerenciamento de aquisições é imprescindível.

6. Controle a qualidade

Como o nível de exigência dos clientes vem aumentando, é necessário garantir que os projetos de engenharia sejam realizados com primor, até porque o aspecto estético é essencial. Além disso, há a questão da segurança: ninguém quer frequentar um espaço cuja estrutura esteja comprometida, com as paredes se desfazendo ou fundações que afundam e em iminente risco de desabamento.

Um bom relacionamento com os fornecedores garante a procedência de bons materiais a serem entregues. A obediência às normas da ABNT (NBR 15.575, por exemplo) assegura a padronização, correta condução dos processos, resistência da construção e utilização dos insumos adequados.

Como a qualidade está relacionada à expectativa do cliente, considere essa exigência na hora de escolher sua equipe e contratar terceirizados. Você pode utilizar uma ficha de acompanhamento de serviço, por exemplo.

A metodologia é amplamente aplicada em inúmeras construtoras, para mostrar aos gestores o desempenho dos colaboradores e como o projeto é construído. O documento deve ser de fácil preenchimento e evidenciar somente os pontos importantes do processo construtivo.

7. Conheça sua equipe

O gerenciamento de pessoas é uma questão-chave, pois a obra é realizada pela união de esforços dos funcionários, que são imprescindíveis à qualidade, prazo, custo e cumprimento do escopo contratado.

A melhor maneira de garantir a máxima produtividade e uma equipe que atue em prol de objetivos predeterminados é compreender os pontos fracos e fortes de cada integrante, além de conhecer as suas características e aptidões.

A ISO 9001:2015 orienta o gerenciamento de trabalho na obra ao dispor sobre questões importantes à qualidade dos projetos de engenharia, destacando o engajamento das pessoas e a liderança como princípios essenciais ao planejamento e execução das medidas.

Conheça bem sua equipe e delegue funções com mais efetividade. Consolide a comunicação clara e eficaz com seus colaboradores, invista em uma relação transparente e ateste a importância das aptidões de cada um no cumprimento do escopo.

8. Escolha os KPIs

Existe um longo caminho a ser percorrido do planejamento à entrega da obra, razão pela qual o gestor deve ter meios de avaliar se o projeto segue o fluxo esperado, se o termo de encerramento vai acontecer dentro do prazo e atender aos requisitos do contratante.

KPIs (Key Performance Indicators) são indicadores-chave normalmente centrados nos seguintes itens da construção civil: segurança, custo, qualidade, prazo e meio ambiente. Uma empreitada de baixo impacto terá pouca geração de resíduos, alto aproveitamento de materiais e pouco desperdício.

Assim, o número de acidentes de trabalho é um ótimo parâmetro, pois afastamentos e licenças custam caro para a empresa, atrasam e encarecem o projeto, prejudicando também o colaborador.

Rastrear a demora de certas atividades em dias e analisar o percentual de reciclagem na obra para diminuir impactos ambientais também são indicadores de extrema importância. Inclusive, o gestor pode mensurar o índice de desperdício de materiais — estimado em torno de 8% pela Escola Politécnica da USP.

O cálculo correto dos custos permite avaliar se os gastos com a empreitada estão dentro do orçamento inicial ou se há alguma distorção. Por meio de medidas de racionalização de gastos, melhor gerenciamento de estoques e automatização de processos, é possível reduzir despesas e aumentar o lucro.

9. Fomente uma base de dados

As informações geradas em projetos de engenharia não são úteis apenas enquanto a obra é feita, pois também orientam o gestor no planejamento, execução e controle de trabalhos futuros.

Os registros e documentos gerados servem de base para a tomada de decisão e ajudam a mitigar riscos em outras empreitadas, porque promovem a gestão do conhecimento. Suas experiências ficarão armazenadas e você poderá consultá-las para sanar dúvidas e ter maior segurança em suas escolhas.

A reunião de dados em um único repositório ainda favorece o uso do Business Intelligence, ferramenta capaz de confrontá-los e extrair dali informações preciosas ao gestor de projetos de engenharia. Isso permite prever recursos extras, mostrar à equipe as curvas de tendências, evitar desperdícios e otimizar a gestão do tempo, ao estabelecer as prioridades certas e prevenir o desvio do escopo.

10. Use e abuse da tecnologia

Vivemos na era digital, com forte presença e tendência de desenvolvimento tecnológico: hoje, é possível realizar diversas tarefas por meio de dispositivos móveis, de qualquer localidade e ao alcance das mãos.

Já existem softwares que oferecem todas as ferramentas de gestão de projetos e colaboração em um único lugar, sendo fáceis de operar e capazes de aumentar a produtividade. A automação gera informações valiosas e passíveis de utilização em diferentes processos do dia a dia no canteiro de obras.

Ademais, o programa otimiza o tempo do gestor, o que permite ter foco nas operações e prazo suficiente para analisar os dados sem perda de tempo para reuni-los. Por último, mas não menos importante, o software é fundamental ao processo de delegação de tarefas: nenhum colaborador fica sobrecarregado ou completamente ocioso, aumentando os níveis de performance da equipe.

11. Aproveite os benefícios da gestão de projetos de engenharia

Planejar não é suficiente, afinal, a execução tem seus percalços, especialmente, na construção civil, que conta com inúmeras etapas profundamente dependentes umas das outras, que demandam organização:

• manter o escopo;
• assegurar a qualidade dos projetos de engenharia;
• estabelecer meios de comunicação eficientes;
• gerir a informação com rapidez, clareza e precisão;
• analisar riscos;
• controlar materiais;
• escolher indicadores-chave;
• analisar os resultados para orientar obras futuras.

O gestor ainda precisa ter capacidade analítica e pulso firme para coordenar a equipe enquanto gera motivação, lidera e atende às expectativas do cliente. A gestão de projetos de engenharia assegura o cumprimento simultâneo de todas essas funções, evidencia prioridades e aponta oportunidades e falhas nos processos.

Os dados gerados e o acompanhamento feito aumentam as chances de satisfazer as expectativas do contratante, além de inúmeros benefícios, como a correta alocação de recursos e contribuições significativas ao workflow.

A produtividade cresce, os desperdícios são reduzidos, os relatórios de desempenho evidenciam pontos de melhoria, orientam a atuação preventiva, mitigam riscos e asseguram o cumprimento do cronograma.

A gestão de projetos de engenharia é promessa de bons resultados e aprimora o gestor constantemente. Esse recurso otimiza o controle dos processos, contribui para sua formação como líder e evidencia sua excelente atuação no mercado de trabalho.

Quer saber mais sobre gerenciamento? Atualize-se constantemente com conteúdo de alta qualidade: assine a nossa newsletter!