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Categoria: Dicas

deixar um emprego

Mudança de carreira: manual para dar tchau e deixar as portas abertas na empresa

Deixar um emprego não é uma tarefa fácil. Além dos vínculos profissionais presentes em qualquer trabalho, há também as ligações afetivas, as trocas de confiança e as boas relações entre os funcionários. Muitas vezes, porém, é chegada a hora e é preciso buscar outras oportunidades. Esse é o momento de manter a integridade profissional para deixar o emprego de cabeça erguida.

Confira 5 dicas para deixar um emprego e, mesmo assim, manter as portas abertas para uma possível nova relação. Afinal, ninguém sabe o que o futuro pode reservar, não é mesmo?

1. Comunique seu chefe ou supervisor com antecedência

O primeiro passo para partir e ainda continuar com uma boa relação na empresa é manter a consideração por seu chefe e supervisor. Desse modo, ele deve ser o primeiro a ser comunicado sobre sua decisão. Não deixe que a notícia se espalhe pelos corredores, isso não é nada profissional. Em vez disso, tenha uma conversa franca, aberta e sincera com seu supervisor. Se for o caso, agradeça pela oportunidade e pelos anos de crescimento dentro da empresa. Mantenha sempre a cordialidade.

2. Cumpra seu contrato até o último dia de trabalho

É importante que você esteja comprometido até o último dia com seu emprego. Estar prestes a sair de determinado trabalho não significa que você pode relaxar ou não oferecer o seu melhor. Além de demonstrar extremo profissionalismo, seus colegas e chefes perceberão o quão competente você é enquanto profissional.

3. Sessões de treinamento

Fique à disposição de seus empregadores para eventualmente treinar outros funcionários. Muitas vezes, especialmente em funções muito específicas, sua experiência pode ajudar seus sucessores a realizar tarefas de um modo mais econômico e eficiente.

4. Estabeleça metas

Depois de comunicar sua decisão de sair da empresa, combine com seu chefe algumas metas possíveis e viáveis para seus últimos dias. Trabalhe com mais afinco nos momentos de transição e, sobretudo, cumpra todas as metas estabelecidas. Dessa forma, toda a empresa vai lembrar de você como um profissional extremamente competente.

5. Evite comentários maliciosos

Evite falar mal da empresa onde trabalhou. Mesmo que você ainda tenha ressentimentos com alguns profissionais do local, procure deixar os comentários negativos na esfera privada. Jamais compartilhe comentários maliciosos em redes sociais, especialmente no Twitter e no Facebook. Comentários desfavoráveis sobre os locais onde você trabalhou sempre são vistos com maus olhos no ambiente profissional.

Esses cinco passos somados ao seu histórico de funcionário super eficiente, é bastante provável que as portas das empresas por onde você tenha passado fiquem sempre abertas e à disposição. Afinal de contas, todos gostam de um profissional competente, esforçado e confiável.

Você tem outras dicas para manter uma boa relação quando deixar um emprego com sua empresa mesmo após sua saída? Compartilhe com a gente nos comentários abaixo.

reduzir o tempo gasto

Como reduzir o tempo gasto em seus projetos

Gerenciar o tempo para realizar atividades profissionais é uma tarefa que pode ser bastante desafiadora. Para tirar proveito do tempo e alavancar seus projetos, é preciso otimizar ao máximo as horas dedicadas ao trabalho. Mas perceba que otimizar é diferente de aumentar. Confira 4 passos simples e eficientes que vão auxiliar na hora de reduzir o tempo gasto com projetos e, ao mesmo tempo, ajudar você a se organizar melhor.

1. Diminua reuniões

Apesar de serem necessárias no ambiente profissional, você já parou para pensar quanto tempo passamos dentro de reuniões intermináveis e pouco produtivas? Uma forma de otimizar o tempo disponível e dedicá-lo mais a seus projetos é diminuir a quantidade de reuniões. Se necessário, utilize as redes sociais para fazer reuniões com grupos pequenos de sua empresa ou startup. Assim, é possível tomar decisões importantes de forma rápida e economizar tempo.

2. Corte elementos que roubam seu tempo

Durante o trabalho, reduza ao máximo os elementos externos que roubam seu tempo. Chats na Internet, redes sociais como Twitter, Instagram e Facebook, e messengers são campeões no quesito. Além disso, são elementos que desviam a atenção e tiram o foco. Durante o trabalho, desconecte-se das redes que não auxiliam no seu serviço. Se for necessário, reserve um tempo específico para atividades essenciais, como administrar e-mails, mas volte para o trabalho assim que possível.

3. Utilize ferramentas online

Utilize ferramentas online à disposição para economizar tempo. Muitas delas são gratuitas. Planilhas eletrônicas online, por exemplo, conseguem salvar um arquivo em tempo real, conectando vários usuários simultaneamente. Outra dica é utilizar templates de apresentação já prontos e apenas adaptá-los ao projeto em que estiver trabalhando.

4. Divida o trabalho em função do tempo

Dividir o trabalho em blocos de tempo é uma boa pedida para concentrar os esforços em finalizar uma tarefa. Estabeleça blocos de 25, 30 ou 40 minutos, como preferir. Durante esse tempo, é preciso se desligar do mundo e focar apenas na tarefa a ser desenvolvida. Entre cada bloco de trabalho, tire alguns minutos para descansar, ir ao banheiro e tomar água. Depois, volte com força total para seu projeto.

Esses são apenas alguns passos necessários para ajudar o profissional empreendedor a lidar com seu tempo e focar os esforços para terminar os projetos em desenvolvimento. Mas nada impede que você crie seu próprio método. Pense sobre o assunto e otimize seu trabalho!

Você tem outras dicas para reduzir o tempo gasto em seus projetos? Compartilhe-as com a gente nos comentários abaixo!

Se você gostou deste artigo, vai gostar de ler 6 passos para otimizar seu dia.

super gerente de projetos

Manual do super gerente de projetos

Compreender o processo de gerenciamento de um projeto tem se transformado em algo vital para as empresas que geram cada vez mais negócios e, dessa forma, precisam de um profissional que muitas vezes não é encontrado dentro da própria companhia.

Muitas delas procuram profissionais que conseguem atuar em vários setores ou projetos ao mesmo. Por isso, preparamos este post sobre o Super Gerente de Projetos, que cada vez mais vem sendo valorizado dentro das empresas. Está interessado? Então confira!

O Super Gerente

O super gerente de projetos é o profissional que consegue lidar com os mais variados tipos de situações, projetos e compromissos dentro da empresa. A necessidade deste profissional vem se tornando cada vez mais essencial, já que o mesmo pode realizar tarefas que antes seriam de responsabilidade de várias pessoas.

Em épocas de crise, em que cortes são necessários, profissionais que tenham um abrangência de funções maior raramente são dispensados. Como este profissional está habituado a lidar com as mais diversas situações em seu dia a dia de trabalho, o mesmo consegue lidar com vários casos e resolver os problemas que podem surgir no decorrer do caminho, sempre alinhando diversos projetos ao mesmo tempo.

Alinhando Vários Projetos

Vale citar que um projeto é um empreendimento temporário, o que quer dizer que tem data de início e fim, com o objetivo de criar e assim aperfeiçoar um serviço ou produto. O gerenciamento de um projeto exige a conquista dos objetivos propostos dentro de um prazo e de um parâmetro de qualidade determinados, sempre cumprindo um cronograma e um orçamento.

O gerente de projetos precisa ter em mente que os trabalhos dentro da empresa exigem dedicação, cuidado, planejamento e o principal: muita organização. Somente com muita organização que um gerente normal se diferencia de um super gerente. Mas se você acha complicada esta tarefa, saiba que é claramente possível alinhar projetos simultâneos dentro de um prazo estabelecido pela empresa. Tendo dedicação, atenção, planejamento e organização, você pode dar conta de vários projetos e finalizá-los com sucesso. Um gerente de projetos somente é um super gerente se souber como se organizar durante todo o cronograma, para dessa forma cumprir os prazos sem maiores problemas no decorrer do processo.

Você tem alguma outra dica para quem também quer se tornar um super gerente de projetos? Compartilhe suas ideias com a gente nos comentários abaixo!

Se você gostou desse artigo também vai gostar de ler: A importância do gerente de projetos.

sucesso no gerenciamento de projetos

Por que ficou mais difícil ter sucesso no gerenciamento de projetos?

O sucesso no gerenciamento de projetos tradicional funciona bem quando o rumo do projeto é claramente entendido, o escopo é bem definido, todos os stakeholders concordam com os objetivos e expectativas, os riscos foram avaliados e são bem compreendidos e a probabilidade de sucesso é considerada muito alta.

Entretanto para empresas que desejam ser inovadoras e se tornar lideres de mercado e não apenas imitadoras, os tipos de projetos aprovados podem basear-se em objetivos “vagos”, no otimismo e na disposição de assumir riscos, não obedecendo muitas vezes a um conjunto de critérios de seleção especifico.

Atualmente, um número cada vez maior de projetos amplia sua complexidade e pode exigir um grande avanço técnico para alcançar o sucesso no gerenciamento de projetos. Assim como a demanda das diferentes unidades de negócio exigem respostas,  além disso, os riscos associados à consecução de tal avanço podem ser significativos, não havendo qualquer garantia de que o projeto será bem-sucedidos e de que, uma vez concluído, proporcionará o valor esperado.

Quando se almeja uma posição de liderança no mercado, o planejamento e a execução do projeto são ainda mais complicados pela concorrência e pela necessidade de cumprir o cronograma para introdução antecipada no mercado.
O velho jeito de gerenciar dizia que bom projeto era aquele que atendia as exigências de tempo, custo e desempenho. Mas o cliente e o patrocinador do projeto dizem hoje que se não entregar o valor prometido, o projeto é um fracasso. Ou seja, o gerente tem hoje que concluir o projeto atendendo as especificações e também criando valor.

Você também vive esse desafio? Nos conte um pouco sobre os maiores obstáculos da gestão de projetos.

reuniões de gerenciamento de projeto

Passo a passo para ter reuniões de gerenciamento de projeto super produtivas

Reuniões de gerenciamento de projeto são eventos indispensáveis para qualquer gestão que se pretenda profissional e eficiente. Entretanto, são eventos absolutamente imprevisíveis e que, se não forem bem pensados e planejados, tomarão muito mais tempo que o previsto e não serão finalizadas com o sucesso esperado. Para ajudar você, apresentamos uma lista de passo a passo para organizar uma reunião de gerenciamento de projetos super produtiva.

1. Presença

Em geral, logo nos primeiros minutos de qualquer reunião, observa-se quem está presente e quem se ausentou. Em relação ao segundo caso, temos de levar em conta suas justificativas e se o setor se faz representado na reunião mesmo com a ausência de um membro. Caso seja enviada outra pessoa para substituir o ausente, deve-se ter a delicadeza de passar alguns detalhes importantes do projeto para a pessoa, de modo a inteirá-la e permitir sua participação ativa no processo de Project management.

2. Revisão da última reunião

Passado o primeiro estágio, é importante que essas reuniões de gerenciamento de projeto tenham o espírito de continuidade no processo de construção de um projeto. Para tal, uma pergunta é essencial: “O que concordamos em fazer no último encontro?” Mais alguns minutos serão dedicados às respostas e observações da equipe e, em seguida, serão discutidas e apresentadas as ações para cada aspecto envolvido no processo.

Em alguns casos, é possível fazer esse tipo de recapitulação através de softwares de gerenciamento de projetos, como o da Project Builder, fazendo com que todos ganhem mais tempo. Caso haja itens não conclusivos, ou ainda pendentes, estes deverão ser novamente contemplados na reunião seguinte para que o projeto possa ter continuidade como um todo.

3. Atualização de status

Esta é a fase que tomará mais tempo. Cada área irá fornecer uma atualização de seus feitos no projeto e quais progressos foram atingidos até o momento. Para otimizar esse momento, o ideal é sempre focar no período entre a última reunião e a atual, analisando as possibilidades de trabalho para a próxima semana – ou próximo encontro, dependendo do caso.

Contudo, é exatamente por essa razão que se faz importante acontecer encontros semanais com os envolvidos no projeto, para que sempre possa haver correções de rota para se adequar a necessidades que, eventualmente, surjam. É essencial que as pessoas tenham a noção de que, nesses encontros, apenas o essencial é importante ser dito, ou seja, cada equipe precisa limitar seu tempo de fala para que todos consigam expressar suas ideias. Caso isso não seja possível, pode ser necessário o uso de um timer, com 5 minutos programados para cada explicação. Isso pode parecer frio, mas, em certos grupos, é o único modo de se respeitar a igualdade de direitos dos participantes.

4. Análise de riscos e danos

É imprescindível que se possa analisar os riscos do projeto regularmente. Além disso, reservar um tempo para esse tipo de estudo, em cada encontro, permite a outros membros da equipe sinalizar eventuais perspectivas de risco, em cada setor. Ressaltamos essa questão, porque, em geral, as reuniões são focadas nos danos efetivos – ou seja, problemas que estão ocorrendo atualmente com o projeto. Fazer uso de um trabalho em equipe para a prevenir, solucionar e categorizar problemas é a melhor atitude.

5. Revisão de orçamento

Nem toda reunião será sobre orçamento, é claro. Entretanto, é muito importante que se reserve um tempo para uma espécie de “prestação de contas”, que terá a finalidade de apontar se o orçamento está sendo adequado e se todo o projeto está caminhando da forma planejada, em termos de recursos.

6. Any Other Business

Como é quase impossível cobrir todos os pontos das agendas de cada profissional, deve-se ter um momento aberto para que os profissionais coloquem seus pontos mais particulares, fazer perguntas e compartilhar informações a que tenham tido acesso em suas atividades. Todos devem ter oportunidade – ou chance – de falar. Ao gestor do projeto cabe a distribuição de foco pelas várias demandas, sem que seja dada demasiada importância a apenas uma colocação – uma vez que as outras pessoas podem se sentir desprestigiadas.

7. Programar a próxima reunião

Embora, na maioria dos casos, as reuniões de gerenciamento de projeto já venham programadas em calendário oficial, é sempre bom lembrar qual a data e horário do próximo encontro. A importância desse lembrete é que, muita vezes, as pessoas podem esquecer ou se depararem com algum eventual compromisso, e esse será o momento em que se deve reforçar a importância da presença na próxima reunião.

Você conhece outras dicas para ter reuniões de gerenciamento de projeto super produtivas? Compartilhe-as com a gente nos comentários abaixo!

projeto será um sucesso

7 sinais de que seu projeto será um grande sucesso!

Você, como profissional de consultoria e controle de projetos, vive analisando elementos que causam problemas no projeto e procurando soluções para eles. Mas você já parou para pensar qual deveria ser o foco real para assegurar que seu projeto tenha melhores chances de sucesso? Bem, é claro que não podemos garantir que seu projeto terá êxito, mas você pode começar muito bem ao se assegurar que, de fato, identificou alguns sinais que podem determinar um bom desenvolvimento para seu negócio. A seguir apresentamos 7 sinais que podem indicar que seu projeto será um sucesso.

1. Ter um plano de gerenciamento de projetos

Qualquer projeto de consultoria tem início com uma lista completa de tarefas. Com isso em mãos, você já tem meio caminho para o sucesso de um empreendimento. Afinal, sem planejamento, você não sabe para onde ir, quais metas atingir e como expandir seu negócio.

2. Colaborar com sua equipe

Como qualquer gerenciador de projetos sabe, equipes são a mola mestra de qualquer empreendimento. Portanto, se não houver interação e/ou colaboração entre os diversos profissionais envolvidos, a chance de que o negócio obtenha êxito é mínima.

3. Você controla o orçamento do projeto

Apesar do grande número de ferramentas e instrumentos que ajudam o gestor a acompanhar os gastos de seu projeto, muitos falham no acompanhamento. Estes, portanto, devem aprender a usar essas ferramentas tão úteis. Mas não hesite em manter sempre próximo as notas fiscais, recibos e outros comprovantes de capital. No fim das contas, se o seu orçamento prospectado se igualar ao volume gasto, então seu negócio está saudável financeiramente.

4. Contar com um sistema de proteção contra riscos

Um negócio com boas perspectivas de sucesso deve saber lidar com todo aspecto – seja ele positivo ou negativo – que possa impactar seu negócio. Então, a qualquer risco que surja, o gestor deve se reunir com sua equipe para que, rapidamente, sejam desenvolvidos processos para direcionar soluções práticas. Divida esse planejamento em pequenas tarefas para cada setor e estipule alguém para controlar o andamento desse processo.

5. Atentar para mudanças

Mudança é tudo o que altera o escopo, a qualidade, o orçamento ou os requisitos do projeto. Mas nem toda mudança é ruim. Você pode, por exemplo, se deparar com uma ajuda advinda de captação de recursos oferecida no andamento do projeto. Portanto, como esses aspectos afetam diversas áreas do negócio, tais modificações devem ser implementadas de forma sensível e cautelosa, com ações contínuas de análise de desdobramentos e impactos consequentes da mudança.

6. Lidar com o público de modo efetivo

Seu público-alvo se interessa por aquilo o que configura o projeto ou, sobretudo, no que o projeto resultará concretamente. Por isso devem ser desenvolvidas diversas estratégias para ampliar a gestão de valor agregado ao negócio, por meio de ações de marketing, investimentos na relação mais próxima ao cliente e prospecção de audiência nova. Tudo isso gerará mais interesse sobre o projeto e converterá em mais vendas.

7. Dispor de armazenamento centralizado de arquivos

Uma boa gestão de projetos é aquela que está apta a dispor de qualquer documento e/ou arquivo em poucos segundos. É grande a necessidade de centralizar informações, o que pode ser facilmente solucionado utilizando um software de gerenciamento que organize todo documento necessário para seu projeto.

Você conhece outros sinais que possam apontar que seu projeto será um sucesso? Compartilhe-os com a gente nos comentários abaixo!

categorizar os riscos

Conheça um jeito prático de categorizar os riscos dos seus projetos

Projetos quase sempre envolvem os mais diversos tipos de riscos. Isso porque riscos são condições não planejadas e podem ter efeitos decisivos em seu trabalho. Por isso, é sempre necessário um bom planejamento e priorizar tentativas de categorizar esses fatores para evitar posteriores problemas com seus projetos.

Categorizando riscos

Para categorizar os riscos dos seus projetos, é preciso analisar alguns fatores como o próprio planejamento de riscos, identificá-los e realizar análises de qualidade e quantidade. Além disso, planejar as respostas a estes riscos, monitorar e controlá-los são de fundamental importância.

No começo da criação de seu plano, saiba que é preciso alinhar seus objetivos e, dessa maneira, colocar em mente todos os riscos que podem aparecer e como eles serão identificados, monitorados e por fim respondidos. É muito importante que nessa fase sejam documentadas as informações de gerenciamento de risco, para que assim qualquer problema que surgir seja rapidamente solucionado.

Tipos

É de vital importância que se categorize e classifique os riscos para que você consiga melhor trabalhar com eles. Existem, por exemplo, os Ricos Políticos, que dizem respeito às políticas e normas de seu país. Há ainda os Riscos Econômicos, que se referem a questões envolvendo capital. Os Riscos Sociais englobam a cultura, o trabalho em equipe e a maneira como a empresa atua.

Os Riscos Tecnológicos são aqueles relacionados a problemas técnicos e operacionais. Os Legais dizem respeito às leis que sua empresa está subordinada. Já os Riscos Ambientais são aqueles que envolvem desastres naturais e mudanças relacionadas ao clima, por exemplo.

Resultados

Com uma boa metodologia para gerenciar riscos, os problemas serão resolvidos de forma mais simples. Portanto, o jeito mais prático e fácil de categorizar os riscos dos seus projetos é documentar e elencar as características dos riscos, para que quando eles surgirem no decorrer do processo, eles sejam respondidos e assim solucionados. Assim, não se coloca em perigo nenhuma parte do projeto e as chances de finalizá-lo são maiores. E com isso, seja qual for o problema que surgir, você sempre terá um plano de ação pronto para ser colocado em prática.

Tendo em mente o fato que problemas são inevitáveis porém solucionáveis, a palavra de ordem neste caso é “organização”. Qualquer projeto, antes de entrar em ação, precisa ser pensado e planejado, prevendo posteriores e possíveis problemas no percurso. É importante que já se tenha respostas e medidas prontas para determinado problema, a fim de minimizar seus efeitos.

Você conhece outras maneiras práticas de categorizar e se preparar para os riscos dos seus projetos? Compartilhe suas ideias com a gente nos comentários abaixo!

PM Survey 2013

Conheça os resultados da PM Survey 2013

A PM Survey é uma pesquisa anual que começou em 2003 e é organizada de forma voluntária por Chapters do PMI – Project Management Institute. Ela reúne organizações de diferentes partes do mundo que respondem a questões relacionadas ao gerenciamento de projetos em seu ambiente de trabalho. A parceria entre Project Builder e PM Survey se deu para auxiliar o grupo de pesquisa na organização dos dados obtidos, além da elaboração de técnicas que ajudassem a melhor gerir e desenvolver o projeto.

As empresas que se dispuseram a fazer parte da PM Survey 2013 perceberam a diferença na forma que se deu a pesquisa em relação ao ano anterior. Antes, o processo era quase artesanal, utilizando planilhas complexas e fazendo uso de uma organização não muito efetiva.  Com a entrada da Project Builder como parceira do projeto, foi possível uma melhoria tecnológica, tornando a pesquisa mais ágil e segura.

Que tal conferir os resultados dessa parceria? Leia nosso post e saiba mais!

Números e o Crescimento do PM SURVEY

Em 2013, os balanços da economia mundial mostraram que quem foi mais ousado, mas sem dispensar a disciplina nos projetos, teve maior chance de se dar bem em épocas de crise. Investir em informação não é garantia de proteção contra épocas difíceis, mas pode implicar em uma certa estabilidade.

Os resultados da parceria entre PM Survey e Project Builder já começam a ser colhidos. Com uma plataforma bem mais robusta, além de o número de empresas envolvidas na pesquisa ter aumentado, hoje ela também congrega nomes de peso, dando ao gerenciador de projetos um painel para consulta bem mais abrangente.

2013 ficou caracterizado pela alta participação de empresas do ramo de Tecnologia da Informação na pesquisa. Esta área soma 26% da participação, seguida por empresas de Consultoria, com 15%, e de Serviços com 10%. Os gerentes de projeto somaram a maioria dos participantes, seguidos pelos executivos e coordenadores.
Percebeu-se também nos dados de 2013 que ainda existe resistência por parte das empresas em realizar gerenciamentos de projetos. 38% das organizações ainda têm um grau médio de resistência. Entretanto, um total de 49% dos entrevistados entende como fundamental a participação engajada de profissionais nos projetos.

Um fator de alerta é a constatação de que nem todos os projetos estão alinhados com as estratégias, com um preocupante número de 39% de entrevistados afirmando que não há constância de alinhamento.  Também 10% disseram não haver alinhamento nenhum e outros 10% respondendo que não há sequer projeto sendo realizado.
A comunicação surgiu como o principal problema na organização de projetos, com 66,3% dos entrevistados respondendo que esse é o principal agravante. Escopo definido inadequadamente fica em segundo lugar, com o percentual de 59,2%. Mas a boa notícia é que os dados mostram que a maioria das empresas utiliza softwares de gerenciamento de projetos para os cronogramas.

Um chamado aos empreendedores

Com os resultados da PM Survey 2013, todos os interessados podem ter acesso a informações reais do que está acontecendo no mercado, aumentando o apetite de empreendedorismo e consolidando ações mais assertivas nas estratégias empresariais.

Para quem está cansado de estimativas vagas sobre o mercado e quer realmente se interar sobre o mundo dos negócios, aqui está a oportunidade. 2014 pode ser um ano especial para sua empresa e seu projeto de gestão. Informar-se sobre as tendências, dificuldades e êxitos apontados pelas principais empresas do mercado é essencial para uma melhoria contínua do seu negócio. Conte com um exército de mais de 700,000 membros e voluntários, e saia na frente.

produtividade para gerentes de projetos

Dicas de produtividade para Gerentes de Projetos

A vida de um Gerente de Projetos (GP) é sempre bastante atarefada. Conciliar a gestão da equipe e suas respectivas atividades, em meio a projetos diversos toma bastante tempo. Isso porque a tarefa envolve não apenas as questões de rotina, mas também criar produtividade para gerentes de projetos, a tomada de decisão e o desenvolvimento de estratégias que otimizem o trabalho dos colaboradores que precisam ser constantemente motivados.

Diante a isso, é fundamental utilizar técnicas e incorporar alguns hábitos a fim de melhores resultados. Para ajudá-lo nessa empreitada, selecionamos algumas dicas de produtividade para gerentes de projetos. Confira e coloque-as em prática hoje mesmo!

Planeje a sua semana estabelecendo prioridades

Para aumentar a produtividade é fundamental organizar sua rotina de trabalho. Por isso, nas segundas-feiras, logo pela manhã, reserve uma parte do seu tempo para avaliar os e-mails pendentes, as novas demandas recebidas, sua agenda e as pendências da semana. Liste as tarefas que precisam ser feitas e, em seguida, estabeleça as prioridades.

Estabeleça horários para checar e-mails

Os e-mails nunca param de chegar. Por isso, é fundamental estabelecer em sua rotina os horários que eles serão checados. Uma boa dica é fazê-lo logo ao chegar na empresa, após retornar do horário de almoço e verificá-lo novamente na última hora do dia. Dessa forma você não perde tempo passando todo o dia respondendo e-mails sem conseguir concluir as demais atividades.

Já ouviu falar na técnica Pomodoro?

A técnica Pomodoro consiste na premissa de que pausas frequentes auxiliam no aumento da produtividade mental. Ela é extremamente simples e, para executá-la, basta um cronômetro. Defina a atividade que será desenvolvida e ajuste o alarme do seu celular ou aplicativo na web para tocar em 25 minutos. Durante este período, você deve se concentrar único e exclusivamente em executar a tarefa escolhida. Não leia e-mails, converse, atenda telefone ou nada do tipo.

Caso durante o período você consiga concluir a atividade definida, passe para a próxima de sua lista, sem parar, até que o alarme desperte. A cada Pomodoro (ciclo de 25 minutos), faça uma pausa entre 3 a 5 minutos. Aproveite este momento para buscar o café, ir ao banheiro ou retornar uma ligação. A cada 4 Pomodoros, realize uma pausa mais demorada, entre 15 e 30 minutos.

Inbox 0: a certeza de que nada ficou pendente

A inbox 0 é uma técnica que consiste em manter a sua caixa de entrada sempre vazia. O conceito prega que sempre que você acessar os seus e-mail, deve deixar a inbox zerada. A ideia é que assuntos que já foram visualizados sejam resolvidos ou transformados em tarefas. Isso poque a cada vez que os e-mails são acessados e um volume de mensagens estão marcadas como não lidas, você tende a relembrar todas as pendências novamente. Em um volume maior de mensagens, isto atrapalhará consideravelmente a sua produtividade, visto que refletirá diversas vezes ao dia tudo o que precisa ser realizado, foi demandado ou deverá ser resolvido.

Otimize as reuniões

Antes de encontrar a sua equipe para uma reunião, levante todos os pontos-chave que deverão ser abordados. Se possível estabeleça, inclusive, destrinche cada um deles evitando que a conversa tome um rumo inverso ao esperado. Também é uma excelente tática estipular o tempo de cada um dos assuntos abordados, bem como a ordem de pronunciamento dos participantes – ou uma forma de eles demonstrarem interesse em palpitar sobre eles. Considere deixar as discussões mais densas para a próxima reunião. Levante a pauta e deixe como “tarefa” para os participantes trazerem propostas no próximo encontro. Desta forma você conseguirá otimizar não apenas o seu tempo e de sua equipe, mas também deixar o encontro mais produtivo.

2 minute rule: o que pode ser feito agora, não deve ser deixado para depois!

A “regra dos 2 minutos” consiste em fazer tudo o que pode ser resolvido de imediato, no momento da atividade e passar uma orientação são alguns dos exemplos que se encaixam perfeitamente a isso. Desta forma você reduzirá a sua lista de pendências realizando tarefas simples de realizar.

Use a tecnologia a seu favor

Sejam apps no celular ou ferramentas de gestão, utilize sempre a tecnologia disponível a seu favor. Verifique qual o maior problema que atrapalha a sua produtividade e pesquise com amigos, colegas de trabalho e até mesmo na internet algumas tecnologias que possam ser úteis para sanar estas questões.

Você já utiliza alguma destas dicas de produtividade para gerentes de projetos? Qual delas traz melhores resultados em sua rotina? Conhece alguma outra diferente das que indicamos? Compartilhe suas experiências conosco através dos comentários!

empresa que cresce mais rápido

O que faz uma empresa que cresce mais rápido

O sonho de todo empreendedor é iniciar uma empresa que cresce mais rápido, atraindo cada vez mais clientes e gerando lucro. Infelizmente, a maioria acaba falhando. Uns por falta de experiência, outros por problemas no produto, serviço, atendimento e até mesmo preço.

Por outro lado, entre as empresas que alcançam o sucesso, há alguns fatores em comum que podem servir de ajuda para empresários iniciantes. A maneira como essas empresas lidam com seu planejamento, com seus projetos e sua gestão levaram elas a experimentar o crescimento de hoje.

Apesar de não ser uma fórmula aplicável a todos os tipos de negócio, construir uma empresa que cresce mais rápido, somada a essas estratégias que alavacam o mesmo crescimento, são lições preciosas para serem adaptadas à sua empresa. Confira:

Forte planejamento estratégico

É comum ouvir que planejamento é tão ou mais importante do que execução de uma atividade. Isso acontece porque é nessa fase que se define o escopo, prazos e custos de novos projetos. A falta de atenção ou algum grande erro pode gerar significativas perdas financeiras para as empresas. Dessa forma, não se adiante com a execução de projetos e foque em ter certeza de que está cobrindo todos os aspectos do trabalho.

Através de um forte planejamento estratégico, também é possível prever o caminho para o qual a empresa está indo. A partir disso é possível avaliar a necessidade de se fazer mudanças no curso ou até mesmo uma reestruturação total. O planejamento também facilita a comunicação de valor com os colaboradores, já que todos tem uma visão clara de quê e por que estão trabalhando.

O planejamento estratégico forte é fundamental se você quer uma empresa que cresce mais rápido, implicando diretamente nas suas aquisições de novos clientes, margens de lucro e expansão.

Ligação com projetos

Uma ação unânime entre as empresas com crescimento rápido é a sua ligação com novos projetos. Um grande erro de empreendedores iniciantes é tentar cumprir os mais variados projetos, acreditando que o ideal é acumular clientes e faturamento. Apesar de tentadora, essa estratégia costuma dar errado para a maioria das empresas.

O ideal é buscar por projetos que estejam de acordo com o conhecimento da empresa, criando assim um core business que sirva de referência para o mercado. Essa ligação, mesmo que seja lenta no começo, será responsável pela maioria dos grandes projetos no futuro e por acelerar, exponencialmente, o crescimento do negócio.

Gestão orientada a resultados

A gestão de uma empresa precisa caminhar lado a lado com o seu planejamento, servindo de métrica para validá-lo. A partir de uma boa gestão se faz possível construir um negócio preparado para o sucesso. De nada adianta focar na aquisição de clientes se você não está preparado para gerir seu time e entregar, com sucesso, cada projeto.

Definir sua gestão e orientá-la para a busca de resultados é uma das boas maneiras de manter seu time unido e focado no objetivo de fazer sua empresa crescer rápido. Mais do que isso, apenas com uma boa gestão será possível buscar a escalabilidade do negócio, que é quando o faturamento aumenta sem alterar significativamente os custos.

Essas dicas são úteis para você encontrar o melhor caminho para o sucesso e, também, para descobrir que mesmo as grandes empresas, um dia, passaram pelos mesmos desafios.

Alguma dúvida? Aproveite os comentários abaixo para entrar em contato.

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