Transformar os gerentes em melhores administradores de projetos é uma das principais metas da implantação do seu PMO. Já para a alta gestão o foco maior está em conseguir o melhor alinhamento entre projetos e estratégia do negócio. Quando se trata de uma implantação de um PMO dentro de uma organização, de qualquer dimensão, impõe-se o desafio de sua execução, até mesmo os mais experientes gerentes de projetos sofrem uma leve “taquicardia” ao analisar as estatísticas de sucesso de iniciativas semelhantes (veja neste artigo).

Um pequeno erro na estratégia de implantação do seu PMO, ou até a não identificação de um stakeholder de grande influência pode levar toda a empreitada ao fracasso. Por isso, sempre se pergunte: Está realmente tudo ok? Eu incluí todas as informações necessárias? A lista de stakeholders está completa? Muitas tentativas de implantação acabam dando errado porque uma lista de pequenas atividades não foram executas corretamente. Perguntas tão simples, mas que uma vez listadas poderiam evitar erros irreversíveis.

Porém, se você tiver uma lista de verificação em que se basear antes de iniciar a implantação, você não precisará se arrepender da ação com o pesadelo de ser incluído na cruel estatística de insucesso da implantação de escritórios de projetos. Esta é a ideia deste post: fornecer um checklist para você rever antes de iniciar a implantação do seu PMO. Para quem já utiliza o Project Builder ou um outro software de gestão de projetos, preparamos este modelo que pode ser utilizado como projeto dentro do seu software.

1 – Alinhamento de expectativas

Verifique quais são as expectativas da organização com a implantação do seu PMO. Segundo Relatorio PM.Survey 2013 em ¾ dos casos de implantação de escritório de projetos a alta administração ainda não está segura de quanto valor o escritório gerará para o negócio. Existe um grande desafio na implantação que é entregar aquilo que se espera, nem mais nem menos. Para o sucesso do PMO é fundamental identificar a expectava do patrocinador do projeto e definir qual será a proposta de valor do PMO.

2 – Identificação dos principais stakeholders dos projetos

Quem pode exercer influência sobre o projeto? Qual é o poder desse stakeholder? Ele é a favor ou contra a implantação do PMO? É fundamental identificar o maior número de partes interessadas e traze-las para perto do Projeto (Falamos disso nesse artigo). Tenha uma especial atenção às áreas que mais demandam projetos e as que mais competem por recursos. Se pergunte quem será impactado pelo projeto, quais áreas verão sua rotina mudar com a implantação do escritório e quem está competindo por investimento e/ ou recursos destinados ao projeto.

3 – Mapeamento e Parecer sobre os controles existentes

Você não precisa de uma auditoria feita por uma empresa de consultoria para identificar os atuais processos e controles existentes, mas no mínimo tenha o conjunto completo dos atuais controles e práticas utilizados pela companhia. Normalmente em nossas implantações encontramos planilhas, templates e algumas áreas, utilizando softwares locais como o MS Project ou soluções gratuitas. Separe o que é processo, ferramentas e modelos.

4 – Mapeamento e Parecer dos Projetos e Solicitações

A regra é a mesma da pergunta acima, mas é importante identificar como as demandas e os projetos nascem dentro da sua organização, quais áreas demandam, qual área analisa, qual área prioriza e onde os projetos são executados e concluídos. A ideia deste checklist é entender o ciclo de vida dos projetos e seu fluxo natural dentro da organização. Ao final desta identificação você deverá responder claramente onde os projetos nascem e onde eles são concluídos.

5 – Criação do Business Model Canvas do PMO

Qual é a proposta de valor do escritório de projetos e como entramos nesta proposta de valor. Nesta etapa você irá fazer um brainstorming junto à sua equipe, percorrendo os 9 Blocos do BMG. Detalhamos melhor esse processo no artigo: Como utilizar o Business Model Canvas para planejar um PMO que gere valor para a organização.

6 – Criação do Project Model Canvas do PMO

Enquanto na pergunta anterior você define o que o PMO irá fazer, nesta etapa você irá planejar como será a implantação. A construção do Canvas é obrigatoriamente colaborativa, logo será importante convidar para a dinâmica os stakeholders identificados na pergunta 2, assim como, os outros membros da equipe do projeto. Caso existam dificuldades geográficas na reunião, uma boa alternativa é usar o PM Canvas APP (IOS ou Android) Ele permite que pessoas que estão separadas geograficamente co-criem, sendo necessário apenas um canal de voz (Skype, Hangout e etc.) e uma tela para projetar o Canvas web. Para entender melhor o App veja este vídeo.

7 – Definição da metodologia / processos / métricas

Para realizar a gestão de um projeto eficiente é preciso adotar uma metodologia que padronize os processos e métodos. Nesta etapa seu desafio será refletir pensando em todos os levantamentos realizados. Não adianta construir uma metodologia completa se sua empresa está começando a gerenciar projetos, tão importante quanto adotar um método de gestão de projetos é ter um método que que combine com a sua empresa (entenda melhor neste artigo). Quanto à indicadores, nesse primeiro momento tenha em mente que eles irão possibilitar um entendimento de maneira mais rápida de como está o projeto e como ele irá evoluir, assim como, a antever crises e minimizá-las.

8 – Criação dos Modelos de forms / Templates

A utilização de templates é um passo que auxilia sua adoção na metodologia de gestão de projetos pelo fato de simplificar o sequenciamento dos principais processos da gestão de projetos. Cada metodologia irá demandar seus templates, com campos e requisitos específicos, a grande maioria utiliza estes templates que publicamos recentemente. Para quem é cliente Project Builder, esses documentos são gerados em forma de relatório naturalmente conforme seus projetos são criados e ao longo do seu ciclo de vida.

9 – Definição das ferramentas de suporte a gestão de projetos

Para aumentar a produtividade da equipe e as chances de sucesso dos projetos que conduzem, os gestores recorrem às mais variadas soluções, que prometem tornar a complexa execução das atividades em processos mais claros e controláveis. Nesse momento é que entra a definição de qual software de gestão de projetos será adotado. Para saber qual das alternativas disponíveis no mercado se adequa melhor à realidade do seu negócio e às demandas de gerenciamento de projetos, é fundamental compará-las entre si com base na contribuição que irão trazer para a empresa. Nesta etapa crie uma lista das opções e uma matriz de comparação entre as funcionalidades que sua metodologia demanda e as opções identificadas no mercado. Crie uma nota de avaliação que classifica cada opção como: muito aderente, aderente, pouco aderente e não aderente. No artigo “Como escolher um software de gestão de projetos” explicamos um pouco mais como fazer essa comparação. Dependendo da complexidade do seu processo e da sua organização pode ser necessário criar um RFP (Request for Proposal).

10 – Criação do comitê de projetos

O comitê de projetos é composto normalmente pela alta administração e sua principal função é garantir o alinhamento entre portfólio de projetos e o planejamento estratégico. Dentre suas funções estão: avaliar as propostas de projetos, selecionar as mais relevantes para a estratégia de negócio da empresa, assim como, priorizar investimentos e recursos. Um segundo nível de comitê que algumas organizações possuem é composto por executivos que têm a função de acompanhar os projetos em andamento, as solicitações de mudança e auxiliar os gerentes de projetos em problemas, além de seu escopo de atuação. Nesta etapa seu objetivo será criar um comitê coeso composto por executivos experientes e membros da alta gestão envolvidos diretamente com a visão de longo prazo da empresa.

Esperamos que você faça bom proveito deste checklist na implantação do seu escritório de projetos.
Boa sorte nas iniciativas, e não se esqueça de passar por aqui sempre que tiver alguma dúvida. Aproveite para fazer o download do checklist dinâmico, que irá te ajudar a não esquecer os pontos aqui citados e até alguns que não falamos neste post. Para quem já é cliente Project Builder separamos um modelo pronto que pode ser importado para o Project Builder.

Visite nossa página de PMO: https://www.projectbuilder.com.br/software-pmo/

Analisar a viabilidade e cuidar do gerenciamento de múltiplos projetos, negociar prazos e orçamentos, definir, distribuir e alocar recursos para cada uma das tarefas necessárias, controlar cronogramas… Estas são, certamente, atribuições que regem o trabalho de um gerente de projetos (GP).

Porém, quando se trata de um GP que gerencia múltiplos projetos, os desafios para gerir pessoas, intermediar conflitos e defender interesses para que todos eles sejam cumpridos dentro dos prazos estipulados e com a qualidade necessária para garantir a satisfação de seus clientes e, assim, obter o sucesso na tarefa, a situação pode ser ainda mais complexa. Afinal, partilhar dos mesmos recursos para alocação ideal dos profissionais, minimizando o retrabalho, o tempo gasto em cada atividade e até mesmo o desafio do ganho de produtividade para atender mais demandas sem a necessidade de investir no aumento da equipe, apesar de ser um trabalho recompensador, exige muita dedicação e jogo de cintura! Por isso, selecionamos dicas fundamentais para os GPs à frente de múltiplos projetos. Confira!

Entenda que o sucesso depende de você também, e não apenas de sua equipe

Você pode ter contratado e treinado os melhores profissionais. Contudo, se você não souber explorar e incentivar o que cada um deles tem como pontos positivos e preparar melhor os que ainda carecem de aprendizado, não conseguirá obter o sucesso almejado. Isto porque você, enquanto GP, deve conhecer e entender bem a sua equipe, cuidando para que todos tenham conhecimentos equivalentes e, assim, não depender de um funcionário-chave apenas para resolver determinada situação – o que pode deixá-lo “na mão” em situações de extrema necessidade ou mesmo com o desligamento deste funcionário.

Fácil adaptação é fundamental!

Você lidará com projetos distintos, em clientes com necessidades diferentes, mas utilizando dos mesmos recursos. Por isso, é fundamental uma fácil adaptação às especificações de cada um deles. Isto será primordial para que você consiga guiar os profissionais à frente das atividades, orientando-os quando a estas adequações.

Reúna as informações de todos os projetos em um único ambiente

Os projetos são múltiplos, mas a ferramenta de gestão deve ser uma só. Isto facilitará uma visão sistêmica das etapas de cada um dos projetos, alocação dos recursos, replanejamento das ações, dentre vários outros benefícios. Manter as informações separadas, além de demandar um maior tempo para análise, ainda propicia um ambiente mais suscetível às falhas. Por isso, se você ainda não conta com um software para o gerenciamento de projetos, esta passa a ser uma prioridade de investimento para otimização do trabalho, aumento da produtividade e até mesmo para a redução de custos internos de gestão.

A definição correta de prazos é um grande aliado, mas pode também ser o responsável pelo fracasso

Independentemente do curso que você dê nos múltiplos projetos que gerencia, o sucesso ou o fracasso de seu trabalho tem como fator decisivo a definição de prazos. As dicas em relação a isto são básicas, mas por incrível que pareça, pouco utilizada.

A primeira delas é que aceitar um projeto com curto prazo para execução para não perder o cliente pode parecer bastante interessante no primeiro momento, mas as consequências não necessariamente compensadoras. Isso porque muito do gerenciamento de múltiplos projetos aceitos desta forma não têm seus prazos cumpridos, o que estremece a confiabilidade e reputação de sua marca não apenas com este cliente, mas com os outros potenciais que ele conhece. Uma outra dica muito importante é que você nunca deve estipular um prazo sem uma margem de segurança. Imprevistos acontece e o cliente não será compreensivo em relação a isto!

Estas são apenas algumas das inúmeras dicas fundamentais para a eficiência no gerenciamento de múltiplos projetos. Se com a sua experiência você identificou outras questões que merecem atenção para o sucesso dos projetos, aproveite os comentários abaixo para compartilhá-las conosco!

Qualquer negócio que possui a gestão e execução de projetos como core business, sabe que a apresentação adequada da proposta de projeto e sobre o que a sua empresa se propõe a desenvolver é o grande diferencial entre sua aprovação ou reprovação junto aos diferentes públicos de interesse.

É aí que entra a proposta de projeto: uma ferramenta que ajuda gestores e equipe a prepararem melhor suas ideias e aumentar a produtividade da empresa para o êxito nas tarefas. Saiba o que é e qual a importância de usar o recurso em seu negócio.

O que é uma proposta de projeto

As propostas de projeto são documentos ou apresentações que explicam os pontos principais de um empreendimento para que a empresa consiga fechar um novo contrato, encontrar investidores ou fazer aprovações internas. Seu uso traz diversas vantagens às empresas, que você poderá constatar a seguir.

 1 -Apresentação eficaz sobre o que a sua empresa tem a propor

Quando uma proposta é desenvolvida de forma adequada para a situação, a fase de planejamento do projeto poderá ter início logo em seguida. Em geral, as propostas de projeto trazem informações essenciais como escopo, cronograma, prazos e investimentos.

2-Exercício mental: colaboração por novas ideias

A elaboração de uma proposta de projeto contribui para que a equipe possa desenvolver novas ideias sobre sua execução. Afinal, muitas das coisas que nos parecem simples em pensamento podem mudar de cenário quando nos aprofundamos em números e outros detalhes.

3-Alinhamento constante entre as partes envolvidas

O uso de propostas de projeto bem estruturadas também garante um maior alinhamento entre todas as partes interessadas, envolvidas na iniciativa – seja internamente na empresa ou no público externo como patrocinadores, clientes, dentre outros. Afinal, desde o início das conversas sobre o projeto, tudo aquilo que foi pensado e planejado estará documentado e aprovado em um sistema formal, evitando a perda de informação à medida que o processo evolui no dia a dia.

4 -Maior poder de convencimento sobre as ações propostas

As propostas contém informações tão importantes que costumam ser aproveitadas até mesmo no plano do projeto em um momento posterior. Com isso, quando uma empresa adota esse tipo de proposta em sua rotina, o público-alvo da proposta de projeto desenvolvida terá uma imagem muito mais positiva de como o projeto será conduzido, aumentando o poder de convencimento da equipe envolvida na execução.

5- Fugindo dos riscos

O uso de propostas de projeto em sua empresa também permitirá que investidores, gestores e equipe tenham uma visão mais abrangente e precisa dos requisitos, orçamentos, prazos, pessoas e outras questões fundamentais à execução do projeto. Com isso, a organização poderá identificar e contornar os riscos inerentes aos empreendimentos com maior facilidade, evitando que alguns obstáculos surpreendam a equipe durante seu desenvolvimento.

6- Ganho de eficiência

Uma das principais vantagens relacionadas ao uso de propostas de projetos em uma empresa é a simplificação do processo de seleção de projetos.

Quando as organizações trabalham com múltiplos projetos, o processo de aprovação e reprovação fica facilitado pela inserção de uma proposta no sistema de gerenciamento de projetos que irá, em seguida, gerar um fluxo automático de responsabilidade às pessoas envolvidas. Isso aumenta o nível de documentação do projeto como um todo, organizando o ambiente de trabalho e evitando problemas em fases posteriores.

E você, acredita que o uso de propostas de projeto pode realmente fazer diferença na hora de angariar novos trabalhos para a sua empresa? Já o utiliza em seu negócio? Compartilhe suas opiniões, experiências e dúvidas consoco através dos comentários!

Ser um profissional certificado representa um importante diferencial para sua carreira. Ter uma certificação PMP é um dos títulos mais almejados pelos gerentes de projetos. O que pode ser visto como um simples pedaço de papel pode servir como um passaporte para a categoria de profissionais certificados, estabelecendo uma maior credibilidade.

Se você ainda está na dúvida da importância desta certificação, listamos 4 motivos para você ter uma certificação PMP.

 1- Filtragem na contratação

Imagine quantos currículos são recebidos pelas empresas que procuram contratar um gerente de projetos. Com um volume grande de candidatos, é comum separar os currículos recebidos em duas partes: candidatos que buscam ter uma certificação PMP e aqueles que não a têm. Sem dúvida, há bons candidatos não-certificados, mas infelizmente eles têm mais chances de serem ignorados. Portanto, use a certificação PMP a seu favor, colocando no currículo há quanto tempo foi certificado.

2- Aumento de salário

O salário de um gerente de projetos tem sido analisado por diversos estudos. A pesquisa salarial conduzida pelo PMI.org a cada dois anos é uma das mais conceituadas. Se você possui uma certificação PMP e não ganha o salário médio para as pesquisas na sua região, é preciso agir. Você pode levar as informações divulgadas na pesquisa para o seu empregador atual e lhe mostrar os números. Ele pode fazer um ajuste salarial para mantê-lo ou então você pode decidir procurar emprego em outros lugares.

3- Credibilidade no mercado

Ter uma certificação PMP significa que você tem milhares de horas de experiência na bagagem, passou por um rigoroso exame e mantém a sua certificação atualizada a cada ano com novos e permanentes aprendizados. Se você vai ingressar em uma nova equipe, por exemplo, há uma certa credibilidade embutida. A suposição é de que você sabe o que está fazendo em oposição a uma pessoa que não tem a menor ideia. Claro que mesmo com a certificação você terá que trabalhar duro e se dedicar para que confirme essa credibilidade.

4- Aumento da sua autoconfiança

A certificação PMP traz uma confiança maior para o profissional. Com a experiência profissional, aprendemos o que “funciona” e o que “não funciona”, mas ainda sim é comum ter dúvidas se, por exemplo, haveria um outro caminho a seguir.

Com uma certificação PMP, você passa a ter como validar se o método empregado em uma área segue um padrão correto, além de ter ferramentas para descobrir melhorias em outras áreas, seu profissionalismo como gerente de projetos se torna muito mais fundamentado, e permite a você gerenciar suas equipes, projetos e resultados com uma grande dose de confiança.

Criada pelo conceituado professor e consultor José Finocchio para co-criação e co-planejamento de projetos inspirado no Business Model Canvas, a metodologia do Project Model Canvas é utilizada por grandes empresas e é fundamentada em conhecimentos da neurociência, propondo uma maneira mais amigável de conceber um plano de projetos. Separamos 5 vídeos para você virar um Jedi na metodologia PM Canvas!

 1- Afinal o que é o PM Canvas?

Neste vídeo o professor José Finocchio explica de maneira bem fácil e objetiva o que é o Project Model Canvas.

Veja aqui!

2- Como montar seu primeiro PM Canvas

No vídeo, José Finocchio apresenta rapidamente o planejamento de um projeto utilizando o Project Model Canvas.

Veja aqui!

3- Como nasceu o PM Canvas

Confira a primeira palestra que o prof. José Finocchio deu no evento PMO Summit.

Veja aqui!

4- Como usar o PM Canvas APP

Agora que você já sabe tudo sobre o Project Model Canvas, você já pode começar a co-criar seus projetos no seu iPhone ou Android.

Veja aqui!

5- Como funciona a metodologia PM Canvas na minha empresa ?

Confira um projeto conduzido pela Fabiana Bigão desde sua iniciação até encerramento. Mostra na forma de animação as principais etapas e conceitos do gerenciamento de projetos.

Veja aqui!

Agora que você já é um Jedi na metodologia PM Canvas, mãos à obra! Gostou? Então compartilhe com seus amigos!

As entregas são um fator de extrema importância para avaliar o sucesso de um projeto. Isso porque todo o escopo e o planejamento desenvolvido pelo Gerente de Projetos (GP) é elaborado em prol do cumprimento dos prazos destas entregas, garantindo a satisfação dos clientes, sejam eles internos ou externos. Mesmo porque, em alguns casos, a conclusão de uma etapa do projeto depende dessa cultura de entrega, e o não cumprimento dela resulta no atraso da conclusão dos trabalhos.

Estas entregas estão diretamente ligadas à produtividade das equipes envolvidas e do comprometimento deles em relação às tarefas, qualidade de execução e cumprimento de prazos. Contudo, para que estas entregas sejam concluídas com sucesso, é fundamental ao GP desenvolver ações motivacionais, ter pulso firme para acompanhar e cobrar prazos definidos, jogo de cintura com situações atípicas e criar uma cultura de entrega na empresa.

Dentre estas questões, todas, habitualmente, já estão na rotina deste GP. Porém, quando o assunto envolve adequar a cultura de uma organização em prol dos resultados almejados, a tarefa se torna desafiadora. Cultura não é construída do dia para a noite. Ela leva tempo, esforço, definição de processos, requer um bom fluxo de informações, alinhamento da comunicação, dentre outros fatores que, com o tempo, são absorvidos e replicados pelos integrantes das equipes envolvidas nos projetos. Para ajudá-lo a dar início à criação de uma cultura de entrega em sua empresa, selecionamos alguns pontos-chave a serem trabalhados. Confira:

Esteja aberto às mudanças e conscientize sua equipe sobre a importância desta questão

Este, talvez, seja o ponto mais crítico para a criação de uma cultura de entregas em sua empresa. Mudanças, em grande parte dos casos, geram resistência entre os colaboradores e muitas vezes até em nós mesmos. Como um GP você deve ser o primeiro a incorporar a abertura a alterações nas rotinas. Contudo, para obter o sucesso, esta questão não pode ser apenas verbal. Você precisará aplicá-la em sua rotina. Para isto, esteja mais atento às sugestões que sua equipe traz. Não será necessário aplicar todas, mas demonstrar abertura em recebê-las, bem como explicar os motivos para não incorporá-las, quando for o caso. Com atitudes como esta você sempre terá o gancho para reforçar a importância de estar aberto às mudanças.

Defina processos para incorporar as mudanças

A cultura de uma organização é absorvida aos poucos por seus funcionários. Conforme as ações são desenvolvidas, eles incorporam uma parte dos costumes. Há a necessidade de mudança nos hábitos destas equipes. Contudo, para iniciar o trabalho de mudança comportamental, alinhado à nova cultura proposta, sugere-se a definição de processos ou reestruturação dos existentes.

Realize estas mudanças de forma gradativa. Institua treinamento para a nova rotina estabelecida, acompanhe os impactos, colete feedback dos envolvidos e ajuste o modelo para que fique satisfatório aos objetivos de sua empresa, mas favorável aos funcionários. A definição destes processos contribuirá para incorporar estes novos hábitos à rotina, o que com o tempo se transformará em uma ação contínua e intrínseca à cultura da organização.

Integre ferramentas e use a tecnologia a favor de seus objetivos

Busque recursos para que o impacto causado por estas mudanças sejam minimizados. Vá em busca de ferramentas que contribuam para a otimização dos processos e, assim, auxiliem na redução dos impactos destas mudanças.

Use a tecnologia a seu favor! Um software para gerenciamento de projetos, por exemplo, é bastante considerável para as melhorias nas rotinas e, consequentemente, nas entregas. Com ele você, GP, conseguirá acompanhar melhor o andamento das atividades para traçar planos de ação, quando preciso for. Já para a sua equipe, será mais fácil acompanhar prazos, relatar empecilhos, ajustar o que preciso for e, assim, incorporar uma cultura de entregas, devido à eficiência alcançada.

Criar uma cultura de entregas exige dedicação. O resultado não é imediato e o trabalho deve ser contínuo. Recorra aos Recursos Humanos de sua empresa, peça auxílio à Comunicação Interna e, em equipe, desenvolvam ações que se destinem ao cumprimento deste objetivo. Mudanças de cultura afetam a empresa como um todo. Trabalhe por um impacto positivo, dê exemplos enquanto GP e veja como as dicas repassadas contribuirão para melhorar o dia a dia de seus projetos e do negócio.

Um gerente de projetos deve liderar diversas pessoas de especialidades diferentes e tomar variadas decisões ao longo do dia. Não seria muito mais fácil se os funcionários também enxergassem o quadro geral do projeto para que pudessem contribuir de forma ativa?

O conhecimento sobre Projetos não precisa – e nem deve -ficar restrito ao gerente de projetos. Na verdade, o seu trabalho e de todas as equipes envolvidas será muito mais eficiente se ele for compartilhado com seus funcionários. Mas você sabe como executar isto em prol do sucesso do projeto? Confira as nossas dicas e coloque em prática!

Crie processos de trabalho

O primeiro passo para que o conhecimento sobre projetos não fiquem restritos à sua sala é desenhar as rotinas de trabalho documentando os processos. Como o dia a dia pode ter muitas atividades, talvez só seja possível fazer isso com as principais tarefas – ao menos no início. Faça uma lista de quais trabalhos você considera indispensáveis (que mais impactam o resultado do projeto) e sente com sua equipe para estruturar estas rotinas.

Não faça isso por conta própria. Sempre envolva seus funcionários nesta criação, já que são eles os responsáveis por executá-las e, certamente, terão uma visão mais ampla da atividade, bem como os pontos que podem ser melhorados. Uma vez estabelecidas as rotinas, qualquer funcionário que entre no projeto e as estude poderá aplicá-las no dia a dia, o que contribui para que o seu projeto não dependa de um funcionário-chave ou mesmo para o treinamento de novos colaboradores em caso de expansão.

Treine sua equipe

Muitas vezes os funcionários têm bastante conhecimento técnico sobre o trabalho que desempenham, mas pouco conhecimento sobre o gerenciamento dos projetos. Isto é um problema, porque apesar de saberem como realizar as atividades do cotidiano, eles podem perder de vista o quadro geral da situação ou mesmo deixar de contribuir com uma ideia que poderia resultar na redução dos custos e do tempo gasto com as tarefas. Por isso, é importante que, em alguns casos, você proporcione aos seus funcionários um treinamento em gerenciamento de projetos.

Provavelmente não será possível que todos da sua equipe participem desse tipo de treinamento. Nestas situações, o ideal é escolher alguns funcionários-chave para adquirirem este conhecimento e multiplicá-lo aos demais colaboradores. Com o desenvolvimento do treinamento também é possível gerar uma documentação e compartilhar com as equipes envolvidas, contribuindo assim, para a gestão deste conhecimento.

Seja claro nas suas decisões

O dia a dia de um gerente de projetos pode ser bastante corrido, com várias decisões sendo tomadas a todo o tempo. Mas não deixe que a grande quantidade de trabalho atrapalhe o processo educativo dos seus funcionários. Sempre que tomar um decisão, seja claro sobre quais foram os motivos e os aspectos técnicos levados em consideração para a mudança dos rumos. Explique também como cada decisão afeta o projeto como um todo. Este é o ponto principal, que permitirá que seus funcionários comecem a enxergar como suas atividades impactam as outras e o resultado final do projeto. Assim, você criará uma equipe que deixará de ser reativa e dependente da sua avaliação, já que eles terão uma visão sistêmica sobre o projeto.

Não guarde conhecimento

O que faz um bom gerente de projetos não é só o conhecimento técnico ou gerencial que ele possui. Antes de tudo, o seu perfil de liderança e a capacidade de tomar várias decisões no dia a dia são atributos consideráveis para a função. Por isso, compartilhe o que você sabe!

Não pense que precisa guardar seu conhecimento para continuar sendo necessário como gerente de projetos. Na verdade, você deve pensar exatamente o contrário. Ao desenvolver uma equipe altamente capacitada tecnicamente, você poderá se focar nos aspectos decisórios e na liderança, além de assumir questões mais importantes, já que a execução de rotina será bem desenvolvida por profissionais altamente qualificados diante ao conhecimento repassado.

Crie bons processos de trabalho, invista no treinamento dos seus funcionários e explique os aspectos técnicos de cada uma das suas decisões. O que você desenvolverá com uma equipe capacitada, será o melhor que pode entregar um exímio gerente de projetos: excelentes resultados!

Você já trabalha com a multiplicação do seu conhecimento para as equipes dos projetos que gerencia? Como executa esta tarefa em sua rotina? Compartilhe conosco através dos comentários abaixo!

• O humor deixa o ambiente mais leve. Pessoas gostam de humor:  rir faz todo mundo se sentir bem. Assuntos como orçamentos, prazos e horários já são muito sérios e tensos. Não há nada como uma boa risada em uma chamada de conferência para descontrair o ambiente e liberar a pressão inerente a esses assuntos. E com uma atmosfera mais leve, fica mais fácil e prazeroso trabalhar.
• Ajuda a reconhecer as circunstâncias. Usar um pouco de humor numa conversa é a forma mais apropriada de reconhecer situações que fogem do ideal. É importante saber que nem tudo irá sair perfeitamente bem no projeto, e reconhecer com humor uma situação imperfeita permite que os funcionários sigam em frente com mais calma e consigam chegar a um plano para melhorar o quadro.
• Dá um toque de humanidade. O riso é algo natural do ser humano e é algo que frisa que o ambiente está repleto de pessoas trabalhando, e não máquinas. O simples fato de ver o sorriso no rosto de outras pessoas pode aumentar a moral e construir um verdadeiro espírito de cooperação em um projeto.

É claro que não se deve rir e brincar o dia inteiro. Por mais divertido que possa parecer, seria difícil finalizar qualquer coisa. É necessário saber os momentos certos para deixar o clima mais leve.

• Quando a situação é calamitosa. Situações de demissões não são motivos de riso.  O gerente de projeto pode aliviar a tensão e desconforto comuns nesses momentos conversando com a equipe e estando aberto a dúvidas e questionamentos. O clima leve pode amenizar o impacto negativo.
• Quando algo desastroso acontece. Sempre irão existir grandes erros em projetos. Grandes e pequenos atrasos são comuns até mesmo em projetos que se imaginava que seriam breves, e mesmo entre boas equipes com ótimas intenções. Após esses erros, longas horas de trabalhos extras podem ser necessárias, e para descontrair um pouco do ambiente tenso pode ser necessário fazer algo para que tudo volte aos trilhos incorporando o humor no gerenciamento de projetos.
• Quando o ambiente estiver muito sério. O comportamento e abordagem de um gerente de projeto devem condizer com o nível da situação. Por mais importante que os projetos sejam, é necessário cuidado para não deixar que a atmosfera fique muito séria e pesada, pois isso pode interferir diretamente no desempenho da equipe.
• Quando discussões se tornam muito acaloradas. Durante uma reunião, duas pessoas podem ter formas muito diferentes de olhar para uma situação e podem começar a argumentar sobre os seus pontos de vista aumentando o tom de tom e gesticulando muito. Nessas horas, uma boa saída pode ser adicionar um pouco de humor para amenizar os ânimos e a tensão do local. E a coisa certa para dizer nessas situações varia em cada uma de acordo com o ambiente e pessoas envolvidas.Você tem alguma dica para levar um pouco de diversão ao gerenciamento do projeto? Compartilhe com a gente nos comentários!