A especificação de requisitos é uma tarefa extremamente importante no processo de desenvolvimento de todo e qualquer software que passa pelos processos de TI. Define-se, nessa etapa, o que exatamente o sistema deverá fazer, como ele deve funcionar e praticamente todos os seus direcionamentos básicos. Mas como essa especificação de requisitos pode ser feita de acordo com a metodologia ágil de software? Pois é exatamente sobre isso que vamos falar agora! Então confira:

MANTENHA-SE PRÓXIMO AO CLIENTE

Uma boa estratégia para uma especificação de requisitos eficaz é sempre manter a maior proximidade possível com o cliente. Além de auxiliar na qualidade do processo, o contato mais próximo faz com que a equipe de desenvolvimento e o cliente alinhem seus pensamentos em prol do desenvolvimento de um software realmente eficaz. O cliente também é capaz de informar as regras de negócio que o sistema deverá contemplar, outro ponto importantíssimo da especificação de requisitos de software.

Lembre-se de que os requisitos mudam

Na abordagem das metodologias ágeis durante os processos de TI e desenvolvimento de software é importante entender que os requisitos são elaborados durante o próprio desenrolar do sistema. Assim, não existe apenas uma fase para fazer a especificação de requisitos, como acontecia em outras metodologias, assim como não existem somente alguns requisitos fixos. Ao longo do desenvolvimento e dos feedbacks que o cliente fornece, tendo como base os releases do software que recebe, os requisitos mudam. Essa maneira mais flexível de especificar requisitos diminui a formalidade do procedimento e permite manter o foco no próprio desenvolvimento do software, de acordo com a ideologia das metodologias ágeis.

Conheça os casos de uso

Essa é uma forma de levantar requisitos baseada na interação entre os usuários e o sistema. Nesse caso, diagramas com atores e ações realizadas no sistema são elaborados, de um jeito padronizado. Essa abordagem de especificação de requisitos é muito utilizada atualmente e se mostra bastante eficaz para definir os requisitos funcionais de um sistema. Os diagramas de caso de uso são descritos em uma linguagem conhecida como Unified Modeling Language ou simplesmente UML. O resultado dessa técnica é um documento formal que deve ser devidamente validado pelo cliente para evitar dores de cabeça e eventuais problemas com o escopo do software no futuro.

Atente-se para as histórias dos usuários

Essa técnica de elaboração de requisitos é mais flexível. Por meio dela são descritas histórias sobre determinadas ações que os usuários precisam realizar no sistema, tudo de uma forma que tanto desenvolvedores como usuários entendam. Lembrando que essas histórias precisam ser feitas juntamente com o cliente. Essa técnica de especificação de requisitos dispensa documentos formais e mantém o foco na descrição das necessidades a que o sistema deverá atender.

Essas são as principais técnicas e dicas para fazer uma boa especificação de requisitos de forma ágil. É importante lembrar que, mesmo nesse tipo de metodologia, a elaboração de requisitos é importante para ajudar a definir o escopo do software e também para que seja mais fácil para os desenvolvedores saberem exatamente o que o software precisa fazer ou não. Afinal, especificar requisitos corretamente é um dos principais fatores que podem vir a impactar diretamente na qualidade do produto final desenvolvido.

Agora nos conte se ainda ficou alguma dúvida sobre a especificação de requisitos em processos de TI! Compartilhe seus questionamentos conosco e enriqueça nosso post!

A ideia de que os colaboradores são os principais ativos de uma organização é bastante difundida há algum tempo. Mas não basta que a empresa reconheça isso, é preciso que a efetivamente se estabeleça ações práticas para motivar uma equipe, ainda mais em tempos de crise.

Pense bem: um produto ou serviço, por melhor que seja, só pode ser produzido se existir um profissional competente e satisfeito por trás. Portanto, mais do que uma medida de gestão de pessoas, estar atento à motivar uma equipe é uma iniciativa que visa promover a eficiência, aumentar a rentabilidade e a capacidade de crescimento.

E isso se intensifica em momentos de crise, quando uma equipe devidamente alinhada aos objetivos da organização pode ser decisiva para a sobrevivência do negócio no mercado. Você tem dúvidas de como motivar sua equipe? Observe as dicas que separamos no post de hoje e garanta o engajamento do time, resguardando seu negócio seja qual for o cenário econômico:

Foque na comunicação interna

É bastante comum que, em momentos de incerteza, como em contextos de colapso financeiro, a empresa retenha informações sobre seu desempenho, poupando os colaboradores de más notícias. Entretanto, esse comportamento só tende a prejudicar o clima organizacional, causando ansiedade e dúvida a respeito do futuro.

Com isso em mente, a organização deve desenvolver uma comunicação transparente, independentemente de qual for o contexto.

Comentar de maneira objetiva o quadro geral da empresa, exibir números e traçar comparativos são ações extremamente importantes para que todos os colaboradores saibam o que realmente está acontecendo. Com isso, não só a confiança do time na administração se eleva, mas a própria empresa pode também passar a confiar mais na transparência da equipe.

Ofereça recompensas

Um dos principais motivos que levam à frustração do colaborador é a falta de reconhecimento por um bom trabalho realizado. Sendo assim, é crucial promover um monitoramento constante, por meio do qual o gestor acompanhe e proporcione algum tipo de recompensa aos funcionários que cumprirem suas metas. A política da meritocracia incentiva os profissionais a ultrapassarem seus limites a fim de alcançar os resultados que a empresa espera.

E por mais que cada colaborador tenha como força motriz a motivação orientada a resultados, ainda são muitas as empresas que não compreendem ou não desenvolvem a política da recompensa. De fato, todos os colaboradores querem ser reconhecidos e motivados, de forma que, para que os profissionais se mantenham engajados e aceitem novos desafios, é preciso recompensar seu esforço e os resultados entregues.

Quando uma pessoa se sente injustiçada — seja por um processo de promoção interna ou por falta de acompanhamento do seu desempenho — pode se frustrar e acabar não produzindo aquilo que se espera dela. Mas atenção: isso não quer dizer que a gestão deva prometer mundos e fundos aos funcionários, afinal, caso uma promessa não seja cumprida, o efeito da não recompensa acaba se tornando muito pior do que se nada tivesse sido acordado.

Nesse cenário, caso não seja possível proporcionar um aumento salarial, a empresa deve estudar outras formas de retribuir os esforços e resultados, oferecendo, por exemplo, uma bonificação ao fim de um projeto bem-sucedido ou mesmo um evento de confraternização em comemoração ao alcance das metas.

Procure dar feedbacks construtivos

Ao contrário do que alguns gestores podem pensar, o reconhecimento não deve ser exclusivamente financeiro, podendo se dar também por meio de simples elogios ou críticas construtivas. Caso esse aspecto seja ignorado, o funcionário pode entender que seu trabalho é indiferente ou mesmo que não está desempenhando um bom papel, prejudicando seu desempenho como um todo.

Todo membro da equipe necessita do elogio, de colocar em evidência uma ideia ou iniciativa que deu certo. Levando isso em conta, medidas como oferecer feedback, estimular que o colaborador evolua com novas competências e desafios diferenciados são, sem dúvida, maiores estímulos ao engajamento do que o salário propriamente dito.

Dê ouvidos à sua equipe, atente-se a eventuais temores, dúvidas e sempre esteja alerta também sobre possíveis inquietações do time. A postura da sinceridade, do acolhimento e a transformação do feedback em uma rotina fazem com que a equipe se aproxime, dando à empresa e a seus planos muito mais segurança.

Defina metas mensuráveis

Não basta que a gestão diga que é preciso aumentar a produção ou melhorar a qualidade do serviço prestado. Sem números e sem critérios de ponderação sobre os resultados esperados não é possível cobrar desempenho. Para tanto, uma das formas de cultivar a motivação da equipe é determinar critérios claros e realizar uma boa administração desses resultados, já que com objetivos bem definidos as pessoas são estimuladas a ir em busca das metas e, consequentemente, alcançá-las.

Seja o projeto simples ou complexo, fácil ou desafiador, ele deve contemplar intenções claras que norteiem os esforços da equipe. Essa simples medida já é capaz de tornar o time mais produtivo. Então defina as metas e os objetivos por meio de valores tangíveis, de forma que todos os envolvidos tenham em mente o propósito de suas próximas ações, possibilitando o engajamento.

Invista em treinamento

Ao contrário do que muitos podem pensar, liderança não é somente questão de vocação ou aptidão nata. A empresa precisa investir no desenvolvimento das competências necessárias para que o desempenho do profissional atenda a suas necessidades. É mais que possível formar um líder, mas além de levar um tempinho, a organização deve estar disposta a fomentar esse potencial.

Independentemente de qual for a posição do profissional, cursos, iniciativas de capacitação e treinamentos, além de contribuírem para otimizar a eficiência da organização, também funcionam para motivar uma equipe. Isso porque demonstra que a empresa realmente deposita confiança e acredita em seu time, a ponto de investir em cada um de seus membros.

Seja o exemplo

Aquele velho discurso do “faça o que digo, mas não o que faço” definitivamente não funciona como forma de motivação. Assim, quando o time reconhece que aquele que lidera ou dirige a empresa goza das competências necessárias e tem uma postura coerente entre discurso e ações, todos os que estão sob sua batuta respeitam sua gestão e passam a espelhar seu comportamento nas ações do chefe.

Isso significa que, da mesma forma que a gestão pode ser a responsável por conseguir elevar a moral da equipe, a administração também pode colocar tudo a perder por meio de maus exemplos. É preciso, portanto, inspirar para poder cobrar resultados. Sem essa conquista, o relacionamento se torna fragilizado, sem embasamento sólido para impor autoridade.

Agora que você já conhece pelo menos 6 boas maneiras de motivação de times, comente aqui e nos conte: como sua empresa trabalha a gestão de pessoas? Algumas dessas iniciativas de como motivar uma equipe é posta em prática onde você trabalha? Compartilhe suas experiências conosco!

Imagine o seguinte cenário: Você está em uma reunião, discutindo sobre a gestão da comunicação com várias pessoas e precisa que todas elas se trabalhem para alcançar um único objetivo. Porém cada pessoa é de um país, possui uma cultura diferente, valores diferentes, e nem sequer fala a mesma língua. Então, como integrar essas pessoas e fazer com que suas expectativas e esforços se direcionem para esse objetivo, sem que ele seja distorcido por convicções individuais, e para que possa corresponder às expectativas de quem o propôs?

Parece difícil ou quase impossível, não é mesmo? Pois, em termos análogos, esse é o desafio de um gestor no desenvolvimento de um projeto e, acredite, ele não é impossível de ser vencido.

Durante um projeto, o gestor precisa fazer com que equipes das mais diferentes áreas, que de certa forma também falam línguas diferentes, se entendam e trabalhem em conjunto, alinhadas para satisfazer os objetivos estabelecidos do projeto. E como ele faz isso? Através da comunicação. 

 No desenvolvimento de um projeto, a gestão da comunicação é essencial não só para manter essa sintonia entre as equipes, mas também para garantir um bom controle de todas as informações geradas e utilizadas. A comunicação é principal elo entre as pessoas, as ideias e as informações.

De acordo com o Guia PMBOK®, um bom gerenciamento da comunicação em um projeto deve garantir que as informações possam ser geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, organizadas e recuperadas de forma fácil e sem exigir grandes esforços por parte da equipe.

Em termos práticos, essa boa gestão da comunicação traz uma série de benefícios como:

– Alinhamento da equipe: Com uma comunicação clara, objetiva e aberta, você evita desentendimentos e mantém toda a equipe buscando os mesmos objetivos. 

– Ganho de tempo e produtividade: Se você tem um equipe mais alinhada, evita problemas durante o percurso e evita também que o projeto precise parar ou voltar etapas para que eles sejam resolvidos.

– Informações de qualidade: Com um bom gerenciamento da comunicação, você consegue armazenar informações importantes de forma organizada e assim, aprender com o projeto atual, gerando conhecimento para projetos futuros.

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E isso tudo garante mais qualidade e assertividade em seu resultado final.

Mais do que um mero processo, a comunicação é uma habilidade fundamental à qualquer Gestor e precisa ser constantemente trabalhada para se adequar a técnicas mais eficazes e, inclusive, a novas alternativas geradas pelo avanço da internet e das novas tecnologias.

Há muito tempo a comunicação não se resume mais somente a voz e gestos, e, com a chegada, principalmente, das redes sociais e outros mecanismos de interação online, ela vem se tornando muito mais rápida, prática e fácil, sem depender de questões como localização, espaço físico e horários marcados.

Com isso, a gestão da comunicação em gestão de projetos também está passando por mudanças e muitos gestores já estão aproveitando os recursos tecnológicos para otimizar a comunicação nos projetos e facilitar o acesso a informações, a troca de ideias e o alinhamento entre as equipes.

Você já usa algum recurso desse tipo para melhorar sua comunicação? Então fique atento, pois iremos dar 5 dicas de ferramentas valiosas para você começar a apostar nessa abordagem. É só continuar lendo!

#01 Crie um blog

Manter um blog para seu projeto pode ser extremamente eficaz e servir a diversos propósitos.

Com um blog, você pode centralizar decisões importantes, combinados, atas de reunião e ainda incentivar que seus funcionários usem a plataforma como um “diário” para registrar experiências importantes durante o projeto, processos inovadores ou como eles lidaram com situações difíceis e desafios durante o desenvolvimento.

Isso, além de fazer com que tudo fique registrado e fácil de acessar por todos, faz com que a equipe possa se expressar e ter contato com a experiência de outros colegas durante o projeto, dando sugestões ou fazendo comentários sobre processos.

Porém, como o blog irá conter informações estratégicas do projeto e dos processos da equipe, lembre-se de mantê-lo visível somente para os envolvidos neste projeto para garantir a privacidade das informações e evitar o vazamento de dados importantes. Algumas sugestões de plataformas gratuitas são o Blogger do Google e o WordPress.

#02 Use as comunidades virtuais

Apesar de ter uma estrutura bem parecida com a dos blogs, as comunidades virtuais, como grupos no Facebook por exemplo, permitem uma interação mais rápida e menos formal ou burocrática do que em um blog.

Em um grupo, você pode publicar diversos tipos de conteúdo, compartilhar links e vídeos de forma rápida ou começar um tópico de discussão, por exemplo.

Porém, principalmente no caso das redes sociais, é importante garantir que sua equipe tenha maturidade suficiente para que o uso desse tipo de recurso não acabe gerando distrações e cause perda de produtividade e agilidade dentro do projeto.

Nesse caso, novamente, é importante manter a privacidade do grupo para que somente membros do projeto tenham acesso as informações disponibilizadas e não ocorra vazamento de informações estratégicas.

#03 Use Plataformas Colaborativas

Usar plataformas colaborativas, como o Google Drive, pode ser a melhor forma de centralizar informações e fazer com que sua equipe tenha acesso a documentos e informações de todos os tipos, ao mesmo tempo, e de forma simples e fácil.

Enquanto em um servidor próprio é necessário que apenas uma pessoa edite ou abra um documento por vez, nesse tipo de plataforma, diversas pessoas podem alterar os documentos ao mesmo tempo e você ainda não corre nenhum risco de perder seu material por danos físicos nas máquinas, uma vez que fica tudo armazenado na nuvem e, o melhor, disponível para que você acesse de qualquer dispositivo e em qualquer lugar!

Ou seja, caso um funcionário precise de uma informação urgente ou precise trabalhar fora da empresa, ele não tem nenhum tipo de prejuízo relacionado a perda de informação e pode realizar suas tarefas sem outros impedimentos.

Além do mais, com essas ferramentas, é possível controlar a privacidade de cada documento e ainda fazer comentários sobre determinadas partes, anotações e marcações.

#04 Produza Vídeos

Os vídeos são uma excelente forma de compartilhar informações de forma precisa e didática com toda sua equipe.

Que tal usar um vídeo, por exemplo, para complementar as informações que o cliente forneceu sobre o que ele espera do projeto? Ou documentar um processo complicado através de um screencast? Ou mesmo tomar depoimentos da equipe ao longo do desenvolvimento do projeto e criar um case depois para ajudar a orientar em tarefas similares no futuro?

Investir nos vídeos, mais do que uma maneira fácil e didática de salvar informações, é uma forma de deixar seus colaboradores mais engajados – já que conteúdos desse tipo são mais estimulantes do que somente áudio e texto – e ainda acompanhar as tendências, que indicam, por exemplo, que o vídeo será responsável por 80% do tráfego na internet em 2019.

Entretanto, se for investir em vídeos, considere a possibilidade de investir em uma plataforma profissional, que garanta total segurança do conteúdo, assim como reprodução em qualquer dispositivo, e tenha funcionalidades que irão agregar valor a seu projeto, como a possibilidade de fazer comentários na timeline, dividir o conteúdo por capítulos e outras.

#05 Realize reuniões virtuais

Não deixe que a comunicação entre sua equipe e também com o cliente fique comprometida por motivos de distância ou dificuldade de deslocamento. Invista em reuniões online e mantenha todo mundo no mesmo ritmo.

Através de uma plataforma profissional totalmente voltada para esse objetivo, você consegue conectar-se a uma única pessoa ou a toda a sua equipe de uma vez só, com qualidade total de vídeo e áudio independentemente de onde elas estiverem.

Além do mais, investindo em uma plataforma desse tipo, você consegue compartilhar documentos e informações de vários tipos em tempo real e ainda pode gravar a reunião e disponibilizar posteriormente para todos os envolvidos, fazendo com que eles possam assistir quantas vezes quiserem e consigam entender de forma verdadeira tudo que foi acordado durante a conversa. É muito mais conforto e comodidade para todos.

Apesar do grande desafio que realizar uma boa gestão da comunicação representa, com dedicação, organização e as ferramentas certas, o processo pode ficar muito mais fácil e dinâmico.

A comunicação é que vai tomar a maior parte do tempo do gestor durante um projeto e, portanto, é necessário estar preparado da melhor forma possível para lidar com isso.

Lembre-se de ser claro, transparente e de escutar e entender todas as partes envolvidas no projeto e de estabelecer estratégias eficientes para permitir a troca e o armazenamento de mensagens e informações.

Dessa forma você evita insatisfações tanto por parte do cliente, quanto por parte de seus colaboradores, gera informações de qualidade e ai é só preparar para ter sucesso absoluto com seus projetos!

Este post foi escrito pelos nossos parceiros da Samba Tech, líder em gestão e distribuição vídeos online na América Latina e uma das empresas mais inovadoras da América Latina segundo a FastCompany.  Através do Samba Vídeos, sua Plataforma de Vídeos Online, ela oferece tecnologia para gerenciamento, distribuição, monetização e mensuração do consumo de vídeos.

Um dos maiores desafios enfrentados pelos gerentes de projetos diz respeito à velocidade de execução dos trabalhos, uma vez que atrasos e lentidões interferem diretamente no sucesso do resultado final. Somando a isso o fato de que, muitas vezes, os clientes destinatários não entendem os meandros da profissão, não conhecendo tecnicamente o andamento natural da execução de um projeto, acaba-se tendo um desalinhamento de expectativa e realidade. Mas será que é possível melhorar a velocidade de execução de projetos?

Neste post apresentaremos um pouco do universo dos métodos ágeis, que prometem dar uma mãozinha pra lá de satisfatória na execução de projetos. Curioso? Então acompanhe:

 Introduzindo os tais métodos ágeis

Os métodos ágeis oferecem um novo tipo de abordagem, envolvendo a entrega de certas partes do projeto, todas devidamente predeterminadas, para serem testadas e discutidas com o cliente, fazendo do feedback constante uma peça fundamental no sucesso do produto final. Em outras palavras, em vez de entregar o projeto todo lá na frente, são entregues partes previamente programadas, o que torna tudo mais assertivo e rápido.

O gerenciamento de projetos com métodos ágeis permite que os gerentes possam proporcionar aos executivos da empresa um status rápido e preciso do projeto, mesmo quando o produto final é um alvo em movimento. Por ter maior visibilidade e feedback contínuo, PMOs ágeis podem reagir com mais velocidade a mudanças, corrigindo em tempo hábil quaisquer gargalos que surgirem no meio do caminho. Essa estratégia evita com muita eficácia lentidões e atrasos nas entregas.

Neste artigo separamos os principais métodos ágeis do mercado, seus benefícios e características para ajudar você a decidir qual adotar.

Entendendo os benefícios dessa agilidade

Que tal conhecer agora os principais benefícios que a adoção dos métodos ágeis pode oferecer? Então confira como essas estratégias efetivamente contribuem para aumentar a velocidade de execução dos projetos:

Melhor qualidade do produto

Os métodos ágeis têm excelentes salvaguardas para se certificar de que a qualidade será tão alta quanto possível, pois permitem:
• Tomar uma abordagem proativa para evitar problemas de qualidade de produtos;
• Abraçar a excelência tecnológica, o bom design e o desenvolvimento sustentável;
• Definir e elaborar requisitos em tempo hábil para que o conhecimento das características dos produtos seja o mais relevante possível;
• Incorporar integração contínua e testes diários no processo de desenvolvimento, permitindo que a equipe do projeto trate das questões enquanto ainda estão frescas;
• Aproveitar ferramentas de teste automatizado para desenvolver durante o dia, testar durante a noite e corrigir erros na parte da manhã;
• Realizar retrospectivas de sprint, permitindo que a equipe Scrum, por exemplo, possa melhorar continuamente os processos e as atividades;
• Concluir os trabalhos usando a definição de pronto: desenvolvido, testado, integrado e documentado.

Mais satisfação do cliente

Equipes de projetos ágeis satisfazem melhor os clientes por:
• Entregarem um produto com maior valor para o cliente (é papel do Product Owner garantir isso);
• Manterem os clientes envolvidos e engajados com os projetos;
• Manterem o backlog atualizado e priorizado, a fim de responder rapidamente a mudanças;
• Demonstrarem funcionalidades trabalhando em conjunto com os clientes em cada sprint;
• Entregarem produtos ao mercado com mais rapidez e mais frequência.

Mais criatividade da equipe

Ao montar uma equipe autogerenciada, além de o gerente não ter que se preocupar tanto com aspectos operacionais, as pessoas ficam mais livres para soltarem a criatividade e serem inovadoras, podendo, por isso, ser reconhecidas por suas habilidades. Ter um Scrum Master — o profissional que repassa os valores, princípios e as práticas de Scrum —, por exemplo, remove impedimentos e protege a equipe de desenvolvimento de interferências externas.

Aumento da colaboração

A equipe de desenvolvimento, o Product Owner e o Scrum Master trabalham em conjunto em uma base diária, com reuniões que deixam a equipe de desenvolvimento focada em organizar o trabalho já concluído, assim como o trabalho futuro e possíveis bloqueios de percurso. Durante cada sprint de revisão, a equipe de desenvolvimento pode demonstrar e discutir o produto diretamente com as partes interessadas, o que gera mais colaboração e enriquece imensamente o projeto.

Maior relevância das métricas

As métricas de métodos ágeis usadas para estimar tempo, custo, desempenho do projeto e tomar decisões são, muitas vezes, mais relevantes e mais precisas do que as métricas de projetos tradicionais. Em projetos ágeis, as métricas servem para:

• Determinar os prazos e orçamentos com base no desempenho e nas capacidades reais de cada equipe de desenvolvimento;
• Oferecer à equipe de desenvolvimento estimativas de requisitos do projeto;
• Usar estimativas relativas, em vez de horas ou dias, para adequar o esforço estimado para o conhecimento e as capacidades da equipe;
• Refinar o esforço estimado, tempo e custos em uma base regular;
• Atualizar o gráfico burndown sprint todos os dias para fornecer dados precisos sobre como a equipe de desenvolvimento está realizando cada sprint.

Melhor visibilidade do desempenho

Ao aplicar um método ágil, cada membro da equipe tem a oportunidade de conhecer como está o andamento do projeto em um determinado momento. Reuniões diárias, feedbacks, comentários e gráficos de progresso visíveis oferecem meios concretos para a visualização do progresso. Ter esse panorama mais completo como guia dá toda uma nova perspectiva aos colaboradores, que se sentem muito mais motivados e inteirados.
Um gráfico de progresso visível importantíssimo ao se adotar metodologias ágeis é o kanban. Neste artigo falamos como adotar o kanban na gestão de projetos, leia e tire suas conclusões sobre os benefícios dessa técnica.

Aumento do controle

Com os métodos ágeis, as muitas oportunidades para inspecionar e se adaptar ao longo da execução de projetos, permitem que todos os membros da equipe exerçam determinados níveis de controle sobre seu andamento. A evolução do projeto também fica mais clara, principalmente quando se adota o kanban. Vale lembrar ainda que esse aumento de controle ajuda bastante a vida do gerente do projeto.

Melhor previsibilidade do projeto

A execução de projetos com métodos ágeis incorpora práticas, artefatos e instrumentos diversos para garantir assim uma melhor previsibilidade dos trabalhos. Manter tamanhos de sprint e alocação de equipe de desenvolvimento iguais durante todo o projeto permite que a equipe saiba o custo exato de cada sprint, por exemplo. Usar a velocidade da equipe de desenvolvimento individual permite que se preveja prazos e orçamentos para lançamentos, o backlog restante ou qualquer grupo de exigências. Também ao utilizar as informações de reuniões diárias, cartas de sprint burndown e placas de tarefa, é possível que a equipe do projeto preveja o desempenho de sprints individuais.

Viu como os métodos ágeis podem ajudar — e muito! — a aumentar a velocidade da execução de projetos? E você, já usa essa estratégia em seus trabalhos? Aproveite para baixar nosso e-book sobre gerenciamento ágil de projetos!

Muito se fala da metodologia ágil e nas vantagens que a sua adoção traz para empresas e clientes. Com essa estratégia, é possível fazer diversas coisas de forma mais rápida, assertiva e eficiente, afinal a gestão não é “ágil” só no nome.

Para nos aprofundarmos nas vantagens dessa metodologia, destacamos a seguir cinco ações que você consegue resultados mais rápidos ao usar um software de gestão de projetos ágil.

Controle de Riscos

A peça-chave aqui é o planejamento a cada Sprint em contraposição ao planejamento de todo o projeto. Mas antes de avançarmos, você compreende o que é um Sprint? Sprints são intervalos de tempo definidos, dentro do qual se espera que um determinado número de atividades seja realizado.

Quando se gerencia um projeto em Sprints, é mais fácil prever riscos e desenvolver formas de minimizá-los. Isso vale tanto para riscos ao projeto como para falhas no produto. Esse maior zelo em dar uma tarefa com executada ou parte de um projeto como pronto contribui para um produto final sem atrasos e um cliente satisfeito.

Priorização de tarefas

O planejamento por Sprints permite também ao gestor de projetos definir melhor a prioridade das atividades, o que impacta a rotina dos colaboradores e a qualidade do produto final. Se precisar de mais ajuda para gerenciar tarefas para criar prioridades, este artigo é para você.

Controle de Custos

Os Sprints delimitam não só quais (e quantas) tarefas serão executadas em um determinado intervalo de tempo, mas também quanto será investido em cada uma dessas etapas. Assim, além de evitar custos extras, o cliente consegue priorizar melhor seus investimentos no desenvolvimento do produto contratado.

Falando em orçamento, quer uma mãozinha para montar um PMO que seus executivos abracem? Então baixe aqui o nosso ebook.

Organizar melhor a equipe

Se tem uma coisa que uma metodologia ágil sempre traz é a melhora na interação entre os stakeholders, seja clientes ou membros da equipe. Com a gestão de projetos de forma ágil as demandas são mais objetivas, as atividades são desenvolvidas em menos tempo e o engajamento dos colaboradores é visivelmente mais forte.

Transparência (interna e externa)

Com constante contato entre o cliente e a equipe do projeto, há um ganho na compreensão das etapas do projeto e suas necessidades (feedbacks, custos e etc). Isso beneficia ambas as partes, clientes sentem que seus interesses estão bem cuidados e o serviço contratado está sendo executado de forma otimizada, e equipe tem feedbacks mais assertivos sobre o andamento do projeto.

Viu como a gestão dos seus processos tem a ganhar adotando um software de gestão de projetos ágil? Já faz um uso de uma ferramenta e deseja compartilhar mais vantagens? Se quiser saber mais sobre o impacto dessa metodologia na sua empresa, te convido a assistir o webinar “Torne-se ágil ou morra!”.  Comenta abaixo!

Além dos esforços diretamente voltados para o planejamento, é bastante comum que o gerente de projetos enfrente um outro grande desafio: organizar da melhor forma possível as informações gerenciais para a apresentação do relatório gerencial semanal de resultados. Diante disso, como fazer um bom relatório?

Afinal, informar quais foram os avanços físicos e financeiros do projeto, como andam os status das atividades, quais são as projeções de término e demais estimativas costuma se transformar em um enorme sofrimento para alguns profissionais de planejamento. Mas, definitivamente, não precisa ser assim!

Aqui, você vai saber como fazer um bom relatório em muito menos tempo. Apresentar um bom relatório gerencial semanal é plenamente factível. Para isso, basta que algumas premissas sejam observadas. Pronto para aprender a não levar 5 dias para fazer o relatório gerencial semanal? Então, fique de olho e acompanhe o artigo!

5 benefícios de um bom relatório gerencial semanal

Comece entendendo os principais motivos pelos quais um relatório gerencial semanal pode ser vantajoso para todo negócio.

1. Facilita a tomada de decisões

Os relatórios gerenciais são de extrema utilidade, pois condensam informações importantes, organizam os dados em categorias, e facilitam a análise minuciosa dos principais fatores de cada projeto. Dessa forma, a tarefa de acompanhar históricos de resultados é facilitada, bem como a de identificar se a companhia conquistou avanços ou retrocessos em áreas específicas.

Para tomar as decisões mais adequadas, especialmente, em casos delicados, ter clareza dos dados é um passo fundamental. Os riscos sempre existem, no entanto, eles podem ser consideravelmente menores se as resoluções estiverem baseadas em números que reflitam a realidade da organização.

2. Elimina gargalos de produtividade e finanças

Os gargalos são obstáculos que atrasam o desenvolvimento dos processos da empresa. Na área financeira, eles podem ser refletidos em atrasos ou falta dos pagamentos, lentidão na emissão de boletos, problemas para atualizar o sistema, dificuldades para obter informações atualizadas etc.

Já na área da produtividade, os gargalos podem estar relacionados a uma má infraestrutura e layout da companhia, fraca automação da gestão, lento fluxo de informações internas e externas, falta de treinamento das equipes, pouco ou nenhum controle de estoque em tempo real, entre outros.

Na prática, conquistar ganhos em cada uma dessas áreas que determinam a fluidez do empreendimento só é possível com a aplicação de uma gestão objetiva, enxuta e organizada.

Nesse contexto, os relatórios gerenciais se destacam por trazer à tona informações-chave de diversos setores (fiscal, financeiro, atendimento, compras, entre outros), que podem ser estratégicas e servir de amparo às equipes nas suas principais decisões cotidianas.

3. Traz segurança e crescimento para a empresa

Figurativamente falando, no contexto de um negócio, pode-se comparar a função dos relatórios gerenciais à das bússolas, uma vez que essas modernas ferramentas de gestão empresarial servem para orientar a administração a encontrar um porto seguro e próspero para a organização.

Sendo assim, se o seu objetivo é aperfeiçoar a gestão da empresa como um todo e otimizar os resultados operacionais do empreendimento, não menospreze a importância de um relatório gerencial. Trabalhe até que consiga gerar esses documentos em menos tempo e com mais qualidade.

4. Aumenta o ROI

Produzir mais em menos tempo, sem perder a qualidade e utilizando menos recursos é um dos grandes desafios de toda gerência. Essas práticas, assim como o crescimento do faturamento, estão diretamente relacionadas à elevação do ROI de uma empresa.

O ROI, ou retorno sobre o investimento, é caracterizado por um percentual obtido por uma equação que envolve os investimentos realizados no negócio e os respectivos ganhos financeiros obtidos com as suas operações comerciais.

Para levantar esse tipo de dado e tratar dos resultados com precisão, é necessária uma análise cautelosa dos relatórios gerenciais, visto que são eles que tornam a apuração dessas informações possível, confiável e transparente.

5. Melhora o controle administrativo

Relatórios personalizados (que também podem ser gerados em softwares de gestão) permitem a análise e o planejamento das demandas administrativas da empresa. Veja abaixo alguns relatórios gerenciais que podem servir ao negócio.

Relatório de fluxo de caixa

Considerado um dos mais importantes, esse relatório revela a real situação financeira da organização, considerando seu histórico de vendas e a previsão de suas despesas, receitas, reservas e investimentos. Vale ainda destacar que erros no relatório de gestão do fluxo de caixa podem impactar diretamente o ROI da empresa.

Relatório de contas a pagar e receber

Esses relatórios simplificam a gestão de dois comportamentos básicos de uma companhia: pagar e receber contas. Sem a visibilidade e detalhamento preciso dessas ações, a administração de outras atividades do empreendimento pode ficar comprometida.

Relatório de satisfação dos clientes

Entender o que os clientes precisam e o que acham da experiência que têm com cada área da companhia é tão importante quanto atendê-los da melhor forma possível. Isso porque os custos de aquisição de novos clientes são muito mais elevados do que os de retenção de consumidores.

Além disso, o prestígio e reputação do negócio tendem a crescer quando o nível de satisfação dos compradores é acompanhado de perto.

Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)

O DRE é uma visão contábil da empresa, que mostra o lucro ou o prejuízo das atividades durante um determinado período. Logo, quanto mais rigorosa for a apuração das informações que alimentam esse relatório (impostos, faturamento, custos etc.), mais precisos serão os cálculos que demonstram a verdadeira situação financeira do empreendimento.

3 impactos negativos de um relatório gerencial ruim

Apresentar relatórios gerenciais com um tempo comprometido de prazo e se valendo de ferramentas inadequadas interfere de diferentes formas na empresa. Veja 3 exemplos abaixo.

1. Conclusões equivocadas

Quando você tenta fazer um relatório gerencial sem as ferramentas corretas — como um software de gestão de projetos que integre todas as informações —, fica muito difícil conciliar os dados e, consequentemente, realizar boas análises. Nesse caso, acaba ficando fácil tirar conclusões equivocadas.

2. Perda de oportunidades

Com um volume cada vez maior de informações, a carência de uma análise adequada de dados prejudica o aprimoramento dos processos internos da empresa. Assim, a organização pode perder oportunidades de aplicar melhorias que gerariam mais faturamento ou reduções de custos, por exemplo.

3. Prejuízo financeiro

Sem o uso das tecnologias adequadas, a companhia fica com recursos mobilizados para o tratamento dos dados gerenciais. Em outras palavras, um ou mais colaboradores precisam reservar um tempo em sua agenda somente para fazer o trabalho que poderia ser realizado por um software.

Esse desperdício de mão de obra, consequentemente, onera o orçamento, já que o custo com recursos humanos é um dos mais altos dentro de uma empresa.

Como não levar 5 dias para fazer o relatório gerencial semanal

Tenha um software de gestão de projetos

Quando a empresa se vale de muitas ferramentas que não interagem entre si, qualquer tarefa que deveria ser simples acaba se tornando desnecessariamente complicada. E, apesar de parecer um conceito óbvio, infelizmente, não é nada raro que algumas organizações tenham dificuldade para compreender os ganhos que a adoção de uma única solução pode proporcionar.

Implementar um ERP, um software CRM e múltiplas planilhas eletrônicas, por exemplo, irremediavelmente, fará com que haja um desperdício de tempo muito grande para a extração de qualquer tipo de informação. Consequentemente, a agilidade (e até a confiabilidade) na consolidação dos dados fica comprometida.

Na prática, muito esforço é empreendido na geração de um relatório gerencial que traz uma infinidade de números e resultados operacionais que, na maioria das vezes, acabam não demonstrando de forma eficiente o que é efetivamente importante para a gerência.

Para evitar que o relatório gerencial se torne uma saga sem fim, o ideal é utilizar um software de gestão de projetos que integre todos os dados e ferramentas. Assim, torna-se possível automatizar inúmeros processos, prevenir perdas de informações e evitar erros.

Aposte em análises cada vez melhores

Para obter resultados satisfatórios com a geração de relatórios gerenciais, é fundamental trabalhar com soluções integradas, de forma a correlacionar melhor os dados, extrair informações mais completas e, por conseguinte, tornar todo o processo mais dinâmico. Isso ajuda tanto a poupar tempo quanto a tornar as análises muito mais valiosas.

Nesse cenário, não só a ferramenta, mas um método de análise bem definido facilitará bastante a geração dos relatórios gerenciais. Com o suporte de ambos, não será mais necessário partir do zero a cada nova apresentação, uma vez que as informações estarão estruturadas sempre da mesma forma.

É simples: com metodologia e tecnologia trabalhando de maneira sinérgica, poucos esforços serão necessários para que as informações compiladas propiciem uma boa avaliação.

Defina o que é importante planejar e monitorar

É preciso que os relatórios gerenciais exponham as informações mais importantes tanto para a equipe de projetos quanto para a diretoria. Essas métricas devem exibir o impacto do trabalho do time, bem como do planejamento exercido pela gestão, ou seja, o quanto os trabalhos estão sendo produtivos na forma de enxergar novas oportunidades e promover redução de custos e despesas, potencializando o retorno de cada investimento realizado (ROI).

Parta da visão macro para a micro

Em um primeiro momento, é importante observar os dados mais relevantes do negócio e analisar a performance no mês, compreendendo se o planejamento foi atingido e se essa realmente é a tendência. Posteriormente, deve-se fazer uma análise mais minuciosa, buscando entender cada ponto a fim de aprofundar a investigação.

Assim, se os custos do projeto foram superiores ao orçamento dimensionado, é preciso avaliar quais foram as entregas ou atividades que se mantiveram de acordo com a baseline e quais extrapolaram, se os gastos foram maiores porque houve retrabalho, ou porque o custo de produção ficou acima do planejado, e assim por diante. Essas ponderações mais precisas permitirão que os ofensores sejam identificados e, posteriormente, eliminados.

Priorize fatores comprovadamente de sucesso

Nesse quesito, é importante focar aquilo que pode gerar mais resultados com o menor esforço possível. De fato, os fatores que apresentam os piores resultados costumam ter maior potencial para melhoria. Assim, um projeto que apresenta alto índice de retrabalho pode revelar resultados simplesmente excelentes com uma reestruturação dos processos produtivos e a implantação de práticas que estejam sendo bem aplicadas em outras iniciativas.

Já os melhores resultados devem servir de boa prática para inspirar outros projetos. Um canal de comunicação que esteja se mostrando eficiente em determinados casos pode muito bem ser adotado em outros empreendimentos, por exemplo. E não se deve ignorar também a possibilidade de que algo que esteja apresentando bons resultados receba um investimento ainda maior, proporcionando ganhos ainda mais expressivos que os atuais.

Um bom relatório gerencial apresenta não só as principais métricas do negócio, como também a análise desses indicadores, as oportunidades de melhoria e a priorização das demandas. Com um software de gerenciamento de projetos integrado, somado a uma boa estrutura metodológica, torna-se possível expor os reais resultados da organização e determinar quais serão os passos seguintes.

Goza-se, assim, de mais tempo para identificar e intervir nos pontos certos, tornando o planejamento mais efetivo na empresa e conseguindo provar seu valor. Dessa maneira, os relatórios gerenciais deixam de consistir em uma atividade mecânica ou de ser vistos como um mal necessário, passando a ser importantes aliados, concentrados em inteligência e aperfeiçoamento.

Seja objetivo

Um relatório gerencial deve ser conciso e objetivo. Esse tipo de documento objetiva expor dados reais da organização e, por isso, não existem razões para a prolixidade.

Todas as informações e resultados nele contidos precisam ser de fácil entendimento, evitando a má compreensão de dados ou reuniões muito prolongadas. É claro que um relatório apresenta uma grande quantidade de elementos, mas, mesmo assim, é possível compactar dados importantes em tabelas, gráficos e outros recursos que facilitem a compreensão de todos.

Por isso, é fundamental considerar a posição do leitor ao elaborar esses documentos. Um número exagerado de informações técnicas não agrega para a assimilação e ainda pode confundir quem precisa avaliar o seu trabalho.

Conforme mencionado, o aconselhável é que a organização conte com uma solução que possibilite coletar as informações necessárias de forma dinâmica e que seja flexível para customizar a apresentação dos resultados. O ideal é que permita, por exemplo, apresentar informações de maneira macro, com representações gráficas e de fácil assimilação. Bons exemplos são os relatórios providos pelo PMO para o acompanhamento do portfólio da empresa.

Agora que você já sabe como fazer um bom relatório gerencial, pode seguir todas as dicas compartilhadas aqui para elaboração e contar com todos os benefícios dessa facilidade.

E você, quer mais eficiência no dia a dia da sua empresa, incluindo a elaboração do relatório gerencial semanal? Entre em contato conosco, converse com um de nossos consultores e descubra como podemos ajudar!

Escolher as ferramentas certas para o gerenciamento de processos é simplesmente indispensável para a otimização de qualquer projeto. Nesse cenário, planilhas de gerenciamento de projetos são ferramentas conhecidas e ainda muito utilizadas, e a cada dia que passa surgem novas opções para um gerenciamento mais efetivo delas.

Por isso vem a dúvida que não quer calar: vale mesmo a pena usar planilhas de gerenciamento de projetos? Também não tem argumentos bons o suficiente para responder a essa pergunta? Então conheça a seguir os efeitos da aplicação dessa ferramenta e decida, de uma vez por todas, se ela é ou não a melhor opção para suas demandas. Pronto?

Quais os maiores problemas das planilhas?

Ainda muito usadas — hoje em dia, por quase todos os tipos de empresas —, as planilhas de gerenciamento de projetos podem mesmo parecer ser a melhor opção em um primeiro momento. Mas não se deixe enganar por seu baixo custo e sua manipulação facilitada, viu? A verdade é que o uso de planilhas no gerenciamento de projeto traz algumas características associadas que devem ser observadas com o máximo de cuidado. Conheça algumas dessas pegadinhas desde já e aprenda o que é melhor para seu negócio:

Gerenciamento de Projetos Encadeados

Uma das maiores limitações que foi possível perceber no funcionamento das planilhas da nuvem é o fato de não serem disponibilizadas ferramentas próprias para a conexão entre as atividades da equipe.

Esse fato dificulta muito a criação de novos mecanismos de notificação pertinentes e que façam sentido com o projeto em aberto. O gerenciamento de processos encadeados está principalmente conectado ao funcionamento do projeto e as planilhas acabam não suprindo essa necessidade.

Acesso

Algumas empresas sentem uma dificuldade para manusear as planilhas, principalmente por que possuem fórmulas complexas que se assemelham ao formato do Excel mas mesmo assim, em algumas situações, não oferece os mesmos benefícios e nem as funcionalidades que o mesmo proporciona. A democratização do acesso aos dados também é comprometida quando planilhas são empregadas no gerenciamento de projetos.

Análise Comprometida a longo prazo

Para que as planilhas da nuvem sejam analisadas, é necessário uma organização maior em relação ao período de tempo utilizado para que essa junção de dados esteja certa. Esse fato poderia facilmente ser exemplificado se a empresa estivesse gerenciando controles anuais e constantemente alimentando a planilha. Em um certo momento, seriam informações em excesso e o trabalho de análise tomaria muito tempo.

Pesquisa de dados nas Planilhas

Um ponto negativo que também é importante de ser lembrado é o fato da pesquisa de informação dentro das planilhas não ser de um fácil acesso. Durante a utilização dos arquivos na nuvem, existe a necessidade de utilizar atalhos no teclado para concluir a pesquisa de dados, onde qualquer erro de digitação ou falta de atenção pode comprometer as fórmulas.

A mesma coisa ocorre nas planilhas de categoria financeira, que poderiam ficar completamente comprometidas em caso de erro de digitação, uma vez que algum erro na escrita possa alterar cálculos importantes, podendo até mesmo causar prejuízos financeiros e uma falta de organização empresarial.

Limitação

Ao passo que os projetos ficam cada vez mais complexos, as planilhas permanecem quase estáveis, não conseguindo acompanhar essa evolução. Fato é que, embora sejam ferramentas muito úteis para a geração e compilação de dados para determinados relatórios, as planilhas contam com recursos limitados, principalmente no que se refere ao cruzamento de informações mais complexas ou em grande quantidade. Com isso, o uso desse recurso fica cada vez mais restrito a projetos menores e menos complicados, o que definitivamente não é suficiente para a maioria das empresas.

Descentralização

As planilhas também promovem uma descentralização de dados, já que equipes de áreas distintas costumam ter planilhas próprias, de modo que diferentes aspectos do gerenciamento normalmente ficam restritos a documentos individuais. Com isso se cria uma dificuldade muito maior para acessar os dados necessários, uma vez que eles acabam ficando difusos. Essa descentralização de dados também dificulta a análise, pois o cruzamento de dados passa a exigir muito mais trabalho e esforço. Concorda que seria melhor se todos os dados estivessem no mesmo local?

Então não vale a pena adotar planilhas?

Quando gestores decidem usar planilhas para o gerenciamento de projetos, muitas vezes deixam de levar em consideração as adversidades do seu uso. Atraídos por uma teórica simplicidade, as planilhas acabam se tornando a opção em muitos casos. A verdade, entretanto, é que a dúvida sobre o uso desse tipo de recurso é cada vez maior, já que há novas opções no mercado prometendo ser muito mais eficientes. É o caso do leque de softwares integrados de gestão.

Por isso, é seguro dizer que o uso de planilhas para gerenciamento de projetos, na maioria dos casos, não vale a pena, uma vez que existe uma dificuldade maior associada a todo o processo. Isso sem contar os custos embutidos na dinâmica do trabalho com essa ferramenta! Dessa forma, o uso de planilhas é indicado para empresas muito específicas, que de preferencia não tenham um leque de informações muito grande.

Pois qual seria a melhor opção?

Já que usar planilhas para o gerenciamento de projetos não se mostra a melhor opção, não só para o cenário empresarial atual como também para o futuro, o melhor jeito de atuar no setor é contar com ferramentas mais avançadas — como bons softwares de gestão, por exemplo. Com isso, os dados são integrados mais facilmente e também acessados de maneira facilitada. Além disso, esses softwares normalmente são baseados na nuvem, podendo ser acessados remotamente sem maiores problemas. Dessa forma, a gestão se torna mais completa e assertiva.

Agora nos conte aqui nos comentários: ainda tem alguma dúvida sobre o uso de planilhas gerenciais? Você ainda as utiliza? Comente e participe da conversa!

Reuniões são um dos maiores gargalos de produtividade e tempo do ambiente profissional, independente do seu setor de atuação. São tantos problemas relacionados como atrasos, falta de preparo, excesso de pessoas convocadas, assuntos paralelos e discussões acaloradas que saem do âmbito profissional.

Neste artigo vamos falar sobre 3 passos para deixar de fazer reuniões e assim ganhar em organização e produtividade. Leia essas dicas:

Existem reuniões produtivas? Sim existem, mas são raras. Reuniões são verdadeiros ralos de produtividade, porque quase sempre:

• Giram em torno de ideias e suposições, e não de coisas práticas e reais.
• Passam um volume incrivelmente minúsculo de informações por minuto.
• Dão oportunidade para que assuntos que não estavam na pauta tomem muitas horas.
• Trabalham com pautas vagas que quase sempre ninguém sabe ao certo qual é o objetivo da reunião.
• Exigem uma preparação prévia, para a qual a maioria das pessoas não tem tempo.
• Se reproduzem como coelhos, ao ponto de termos reuniões para marcar reuniões.

Na conclusão de uma reunião sempre agendamos a próxima, que leva a outra e em pouco tempo tudo que fazemos são reuniões. Por mais produtiva que uma reunião possa ser, na grande maioria das vezes ela poderia ter sido substituída por um e-mail, um telefone, ou algum outro comunicado.

Outro ponto que me estimula a fugir de todas as reuniões possíveis é o seu custo. Digamos que você marque um evento com uma hora de duração e convoque 8 participantes. Isso corresponde a uma reunião de 8 horas, não de uma hora, ou seja um dia de trabalho. Você está trocando uma hora de reunião por um dia de produtividade. Aliás, provavelmente por umas 24 horas, pois há um custo mental associado a interromper o trabalho, se dirigir a outro lugar e depois retomar o que se estava fazendo antes.

O objetivo desse artigo é te ajudar a extinguir definitivamente as reuniões de sua agenda, e até mesmo a palavra reunião do seu vocabulário. Imagino que você tenha uma sua lista de atividades que você quer concluir hoje, e ainda, depois de uma série de reuniões que você teve que participar ao longo do dia, nenhuma das coisas em sua lista foi concluída.

Pense sobre as últimas reuniões que você participou – você passou cada minuto dela desejando estar em outro lugar, ou em sua conclusão você se pergunta qual foi o resultado da reunião, ou pior ainda, se sentir que a mesma coisa poderia ter sido resolvida através de um simples e-mail.

Chega de gastar horas de sua vida em reuniões, vamos falar do passo 1 para deixar de fazer reuniões. Veja como:

Passo 1 – Não tenha reuniões

Se você é o gerente de projeto, ou está no comando de agendamento de reuniões, então tem a autoridade para cancelá-las. Tente ficar um dia sem reuniões. E no lugar disso, trabalhe solucionando os mesmo problemas que seriam resolvidos na reunião através de e-mail.

Por exemplo: uma das suas reuniões frequentes é a de Status Report, onde as pessoas lhe apresentam relatórios de progresso? Peça-lhes para o mesmo seja enviado por e-mail um relatório de progresso diário, em um determinado momento do dia, alguém do seu time consolidando tudo em um único relatório diário global para você. (O Project BI pode tornar essa rotina mais fácil https://www.projectbuilder.com.br/project-bi/ )

Passo 2 – Faça seu e-mail o modo de comunicação padrão

Se alguém quiser marcar uma reunião, peça para enviar um e-mail com os problemas e dúvidas que serão tratados na reunião, assim como o exemplo do Status Report. Se você percebe que não conseguirá explicar ou resolver por e-mail, veja se será possível sanar em um telefone. Como último recurso, combine uma conversa de 5 minutos, obrigatoriamente em pé, isso impede que o encontro se prolongue.

Uma tática muito útil quando se trata de um assunto mais pessoal é substituir a reunião por um café ou almoço. Existem duas vantagem em fazer isso:

1 – Você precisa parar para almoçar, levar a reunião para esse tempo pode tornar seu almoço mais produtivo.
2 – Por mais que se estenda, não vai poder passar de uma hora.

Uma coisa que pode complicar um pouco em fugir de uma reunião é se você não é o chefe, pois assim você não pode controlar se as reuniões são realizadas ou não. Porém mesmo assim, você pode pedir para ignorá-las. Digamos que você está trabalhando em projeto prioritário próximo de seu prazo final e mesmo assim é convocado para uma reunião não será capaz de participar dela. Se o seu chefe tentar insistir que você participe, pergunte se ele ou ela gostaria de conceder um pouco mais de tempo para a conclusão do seu projeto. Foque em suas prioridades, e acredite, um reunião quase nunca entra nessa lista.

Passo 3 – Eliminar a necessidade de você estar na reunião

Uma alternativa proposta por Tim Ferriss, autor de The Workweek 4 horas, sugere que você use a técnica de vendas Puppydog para sair de reuniões. Basicamente, esta técnica foi originalmente usada por lojas de animais para fazer uma venda – se o cliente está em dúvida, ofereça a eles levar o animal para casa e fazer uma tentativa, e caso não dê certo, eles podem trazer o cachorro de volta. Muitas pessoas vão concordar com esta oferta – e eles raramente trazer o cachorro de volta. Pergunte ao seu chefe se você pode ignorar a reunião, só por hoje, para focar em algo com maior prioridade na sua lista de tarefas. Só desta vez é difícil de recusar. Eventualmente, seu chefe vai perceber que você não precisa participar de tantas reuniões e que é mais produtivo assim.

Mostre a prova! Quando o chefe sair da reunião você pulou, mostre um relatório do andamento do projeto. Comprove que você foi super produtivo sem o encontro. Faça isso várias vezes, além de impressionar seu chefe, as reuniões improdutivas serão uma memória distante.

Não tem jeito, essa reunião eu vou ter que fazer…

Eu preferiria que você não acreditasse nisso. Mas como tocou no assunto, se não tiver outra forma procure seguir estas dicas:

• Programe um despertador. Quando ele tocar, a reunião acabou. E ponto final.
• Chame o menor número possível de pessoas.
• Tenha sempre uma pauta clara.
• Inicie com um problema específico.
• Marque o encontro no local do problema ao invés de em uma sala de reuniões. Assim, vocês apontam para coisas reais e formulam mudanças reais.
• Conclua com uma solução e determine quem ficará responsável por implementá-la.

Crie regras claras para que a reunião seja realizada, como por exemplo, a reunião só será confirmada se todos aprovarem a pauta. Essas condições precisam gerar dois comportamentos nos participantes da reunião: fazer com que eles se preparem para o encontro e que seja trabalhoso realizar um próximo.

Espero que essas dicas te ajudem a para definitivamente de realizar reuniões. Com isso você verá como seu dia pode ser muito mais produtivo e como sua empresa pode economizar mudando sua maneira de trabalhar. Conte-nos o quanto você conseguiu colocar em prática do que falamos nesse artigo. Comente!

Você por acaso já se pegou imaginando como algumas empresas conseguem gerenciar projetos com mais eficiência e eficácia do que a sua? A partir daí parou para se perguntar como realmente anda sua gestão de projetos? A verdade é que gerenciar múltiplos projetos não é mesmo tarefa fácil, exigindo muita habilidade de organização e planejamento para que tudo saia como o esperado. Isso sem contar que essa gestão ainda requer uma consciência pra lá de apurada sobre os erros mais comuns cometidos nessa jornada, já que a integração de informações se torna cada vez mais complexa à medida que cresce o número de trabalhos.

Não sabe nem por onde começar? Pois no post de hoje vamos mostrar 5 dos maiores erros que você definitivamente não pode cometer ao gerenciar múltiplos projetos, assim como daremos dicas de algumas estratégias para evitar que eles efetivamente aconteçam. Vamos lá?

Falta de planejamento

Quando o assunto é gerenciamento de projetos, o planejamento é tudo. Afinal de contas, um projeto mal elaborado acaba se transformando, de uma forma ou de outra, em uma verdadeira cascata de problemas, que podem ir de cronogramas mal dimensionados, passando por prazos curtos ou extensos demais até chegar a conflitos de entendimento sobre os objetivos e as metas dos projetos. Melhor evitar esse tipo de cenário, certo?

Pense bem: reunidos, esses problemas certamente impactarão de forma direta na qualidade do produto final, no orçamento e no tempo de execução de cada projeto, o que pode acarretar ainda em outras questões, como a necessidade de contratações extras para dar conta das atividades e o aumento do estresse sobre toda a equipe. Mas então como contornar essa situação?

Pois antes de decidir partir logo para a execução, reúna-se com sua equipe, troque ideias sobre os projetos e construa o caminho crítico de cada ação, pensando no todo. Ouça o que seus colaboradores têm a dizer, compartilhe conhecimento com cada um deles e elabore o planejamento dos projetos em conjunto.

Nesse momento, utilizar uma ferramenta para gerenciar projetos que permita que você integre todas as informações do seu portfólio de projetos em um único local é mais que uma boa ideia, é praticamente vital! Isso facilitará o acompanhamento e a análise de cada uma das etapas dos projetos, mantendo gerentes, colaboradores e até clientes atentos às mudanças, além de facilitar a atualização do planejamento, revisando-o sempre que for necessário.

Decentralização da gestão

Se um controle está em uma planilha, outro no sistema de gestão de projetos, outro em documentos de texto e outros ainda perdidos em algum software que costuma dar suporte para sua equipe, você está em maus lençóis. E a situação é igualmente grave se cada pessoa possui seus próprios controles e os atualiza de maneira individual, sem compartilhar as informações com os demais colegas.

Acredite ou não, esses cenários são bastante corriqueiros em empresas que gerenciam múltiplos projetos, normalmente se transformando em uma verdadeira dor de cabeça quando é preciso encontrar uma informação, atualizar um plano de projeto ou fazer um monitoramento adequado em relação ao andamento de cada atividade.

A melhor maneira de reverter esse quadro é investir em uma ferramenta de gestão de projetos por meio da qual seja possível concentrar dados e informações de todas as iniciativas da empresa. Assim você poderá construir um plano de projeto integrado, que permita o desenvolvimento da devida gestão dos os projetos de maneira unificada.

Ao observar todas as atividades em desenvolvimento a empresa passa a ter condições de coordenar os esforços de sua equipe e otimizá-los, agrupando atividades afins, priorizando aquilo que é mais importante e acompanhando o status de cada ação com cada vez mais segurança e eficiência.

Foco na microgestão

A preocupação com tantos projetos sendo executados de uma única vez pode levar o gerente de projetos a se tornar um microgestor, ou seja, uma pessoa que não desempenha um papel de líder, mas sim o de uma verdadeira máquina de cobranças. Nesse contexto, cada atividade delegada é acompanhada em seus mínimos detalhes, forçando a equipe a reportar status diariamente — quando não várias vezes ao dia! O gerente de projetos se preocupa com tudo e, muitas vezes, até se adianta aos prazos, concluindo tarefas no lugar dos responsáveis, com medo de que algo saia errado.

Esse tipo de situação leva todo o time a um nível de estresse altíssimo, consequentemente comprometendo tanto as relações como a própria produtividade dos colaboradores. Com tanto em mente, o gerente de projetos acaba deixando de fazer o que é mais importante, como orientar a equipe e motivá-la, tornando-se, por fim, um empecilho para que as coisas aconteçam naturalmente.

Para não se tornar um microgestor, aprenda a delegar com confiança, tendo a certeza de que sua equipe sabe exatamente o que deve ser feito. Mostre a direção a ser tomada e oriente as pessoas, mas deixe que elas desempenhem suas atividades segundo suas próprias decisões. Conte com uma ferramenta de gestão de projetos que permita que o cronograma seja atualizado por qualquer membro da equipe, de preferência emitindo lembretes sempre que necessário para não haver atraso. Só entre no circuito quando for realmente necessário!

Excesso de burocracia

É mais que natural que o ser humano se ocupe com coisas pouco importantes ou dê atenção demais a situações que não necessariamente contribuem para o bom desempenho dos projetos — como reuniões, e-mails, telefonemas e preenchimento de documentos desnecessários, por exemplo. Fato é que a burocracia ajuda sim a padronizar algumas ações, fazendo com que as pessoas trabalhem no mesmo ritmo, mas quando exacerbada, pode comprometer a produtividade e a agilidade de resposta às mudanças.

Uma boa forma de não se tornar refém da burocracia é contar com uma ferramenta de gestão de projetos adequada, que envie notificações automáticas, que otimize processos e evite a paralisação em tarefas operacionais. Outra questão a ser observada diz respeito à delegação de tarefas com eficiência. Lembre-se: você não precisa estar sempre presente para distribuir as atividades entre a equipe. Com a tecnologia adequada, você pode fazê-lo de qualquer lugar, deixando claro em um dashboard de controle quais são as responsabilidades de cada um, assim como prazos de entrega e requisitos necessários.

Negligência à comunicação

Quando se tem múltiplos projetos a gerenciar, realmente fica mais difícil manter uma comunicação clara e objetiva, o que pode gerar grandes equívocos. Além do mais, a falta de comunicação impacta diretamente na compreensão de responsabilidades, levando à falta de produtividade, a resultados pouco satisfatórios e a uma equipe com falta de sinergia.

Para não cair nessa armadilha é preciso ter em mente que gerenciar projetos é gerenciar pessoas, relações. E é exatamente por essa razão que a comunicação clara, transparente e eficiente deve fazer parte do dia a dia dos gerentes de projetos. Como são muitas as informações, faz-se necessário criar fluxos comunicacionais ágeis, eficazes, que distribuam o conhecimento entre todos os envolvidos e permitam que as pessoas troquem ideias, impressões e resultados com facilidade.

Mais uma vez, a tecnologia pode ser a solução para que você não perca de vista a compreensão compartilhada sobre os projetos e mantenha sua equipe motivada para o trabalho. Ao adotar um sistema de comunicação eficiente, como um dashboard de controle compartilhado, chats e aplicativos, entre outras ferramentas, você mantém todos unidos em torno dos mesmos objetivos, estimulando a interação e o trabalho conjunto. Não parece muito melhor assim?

Mas agora nos conte: você já cometeu algum desses erros ao gerenciar projetos? Como identificou a falha e a corrigiu? Deixe seu comentário e divida suas experiências conosco!