Boas ferramentas para gerenciar projetos facilitam demais a vida de qualquer equipe. Com elas é possível automatizar processos, concentrar informações em um único lugar, gerenciar com mais qualidade, ter mais tempo para o planejamento estratégico dos trabalhos e elevar a produtividade da equipe como um todo. E olha que por mais que essas sejam as vantagens mais facilmente perceptíveis da adoção da tecnologia como sua aliada, elas definitivamente não são as únicas!

Aqui na PB não abrimos mão de usar ferramentas para gerenciar projetos que são atuais e bem estruturadas, e que realmente nos ajudem a dar a dinâmica necessária para os nossos projetos — afinal, competitividade se conquista com qualidade e agilidade no processamento de informações e no acompanhamento sistemático dos resultados, certo? Pois é exatamente por esse motivo que resolvemos compartilhar com você nossos segredos, divulgando as ferramentas que oferecem o suporte necessário às nossas atividades e garantem nosso sucesso no mercado! Ficou curioso?

Então confira:

PM Canvas

Uma metodologia focada em tornar o planejamento de projetos uma atividade dinâmica e afinada com as exigências do mercado, o PM Canvas permite que você faça o planejamento de seus projetos em apenas 13 passos, oferecendo uma visão abrangente e compartilhada por todos sobre quais são os requisitos para a execução do trabalho. Como sua estrutura é bastante visual, o PM Canvas pode ser facilmente atualizado, o que contribui para ambientes de extrema incerteza e projetos de inovação tecnológica. O aplicativo para smartphones, PM Canvas Official APP permite criar seu Canvas em tempo real, por equipes geograficamente distribuídas. Ideal para quando não é possível reunir todo seu  time em um mesmo lugar. Ele está disponível para iOS ou Android.

Typeform

Formulários inevitavelmente fazem parte do dia a dia dos times de projetos, não é verdade? Então que tal agilizar esse processo ao criar seus formulários com uma ferramenta intuitiva e de fácil manuseio? O Typeform é uma ferramenta premium que simplifica não só o desenvolvimento de formulários dos mais variados tipos e formatos como também facilita a aplicação de pesquisas com determinado público, agilizando a coleta e a análise dos dados para colocar seu projeto para funcionar o quanto antes.

Yesware

O e-mail é uma importante ferramenta de comunicação com os stakeholders de um projeto. Mas como saber se as partes interessadas estão efetivamente recebendo suas mensagens e interagindo com elas? Pois com o Yesware você tem a certeza de que seus e-mails são abertos e clicados, o que melhora as oportunidades de follow up e de controle de alterações, bem como dá a tranquilidade de que você precisa para medir a eficácia dessa ferramenta de comunicação com um recurso de analytics único.

WBS Chart Pro

A WBS é uma etapa fundamental do planejamento de qualquer projeto que pode ser otimizada com o uso da ferramenta WBS Chart Pro. Esse recurso permite que você faça a decomposição das atividades por meio de gráficos altamente visuais, criando caminhos críticos de sucesso em poucos minutos, sem precisar construir fluxos no Excel ou em qualquer outra ferramenta. Além disso, com a WBS Chart Pro você gera um Gráfico de Gantt para acompanhar a execução do seu cronograma sem erros.

XMind

Para quem trabalha com mapas mentais e brainstorming para o planejamento e a execução de projetos, o XMind cairá como uma luva, já que é uma das melhores ferramentas de construção de grandes ideias. Nele você insere insights, ideias e pensamentos, organiza, reordena e ainda exporta os resultados para vários formatos — como PDF e Excel, por exemplo —, o que permite compartilhar o conhecimento construído com qualquer pessoa.

Project Builder

Como gerenciar projetos é uma tarefa bastante complexa, é preciso contar com uma ferramenta robusta e com as funcionalidades certas para elevar a produtividade da equipe e administrar diversos projetos ao mesmo tempo. Com o Project Builder você tem um software de gerenciamento de projetos pronto para ir do planejamento à execução com sua equipe, tornando os processos mais ágeis e confiáveis. Além disso, com esse recurso você gerencia seu time, seus programas e portfólios com a mesma facilidade, contribuindo para uma gestão estratégica mais eficaz e rentável. Para comprovar o potencial da ferramenta, que tal solicitar sua versão de teste gratuitamente?

Agora que nossos segredos já foram revelados, comente aqui e nos conte se sua empresa utiliza ou já utilizou alguma dessas ferramentas no gerenciamento de seus projetos! Conhece outras opções que queira compartilhar conosco? Deixe seu comentário e participe!

Você fez absolutamente tudo o que as boas práticas mandam para contratar a solução mais adequada aos processos e às necessidades da empresa, envolveu os principais interessados, escreveu uma Request for Proposal (RFP), seguiu exatamente o processo de implantação, capacitou os envolvidos e, mesmo assim, ninguém usa o software de gp contratado? Pois não se preocupe, porque essa é uma situação mais comum do que você imagina. Independentemente do momento econômico, se existe um investimento que não gera retorno, ele certamente será questionado. De toda forma, para o bem do PMO — e do seu emprego! —, esse quadro precisa ser mudado o quanto antes. E foi pensando nisso que resolvemos separar no post de hoje 6 dicas para ajudá-lo a mudar esse cenário. Então descubra já esses segredos:

ENTENDA A FALTA DE USO COM O PDCA

O PDCA é uma ferramenta administrativa bastante eficaz quando se trata de solucionar um problema de gestão que vem bloqueando os processos em uma empresa. Então por que não utilizá-lo também nessa hora? O método consiste em quatro etapas, cada uma representada por uma letra da sigla: plan ou planejar, do ou executar, check ou verificar e act ou agir. Essa é a hora de reunir os colaboradores que aderiram ao uso do software de gestão de projetos para envolvê-los na empreitada de conscientização dos colegas por meio do PDCA. Trace um plano de ação, definindo uma meta realista mas ao mesmo tempo desafiadora, e conte com a ajuda dos colaboradores para executá-la. Verifique os resultados, observando se mais pessoas passaram a usar o software, e faça os ajustes necessários até o objetivo ser satisfatoriamente atingido.

Quebre a resistência cultural

O motivo de sua equipe ignorar o uso do software de gp pode estar em uma questão simplesmente cultural. Esse é o caso dos vícios adquiridos em outras experiências profissionais que ainda podem estar enraizados no modo de as pessoas operarem, por exemplo. Até mesmo alguma situação interna da própria empresa pode ser o gatilho para acionar esse vício, como um aumento negado, um fato desagradável com um colega ou a falta de recursos para executar o trabalho. Esse tipo de situação pode levar a uma insatisfação que resulte na indiferença em relação às orientações passadas pelos gestores. Assim, é preciso fazer uma análise crítica do cenário para identificar o que será eficiente para erradicar essas falhas, elaborando uma estratégia completa. Uma boa alternativa é estimular o grupo com metas e bonificações para aqueles que as atingirem. Dessa forma, por mais que seja aos poucos, os colaboradores perceberão o nível de otimização que o software fornece, passando a vê-lo como a melhor opção de otimização dos resultados e alcance dos bônus oferecidos.

Invista em treinamento

Já pensou que pode ser que uma parcela considerável da sua equipe não esteja utilizando o software implantado por não se sentir devidamente capacitada? Nesse caso, investir em treinamentos é uma ótima pedida. Tenha ciência de que o prejuízo causado por um time de colaboradores mal instruído pode ser bem maior do que o valor desembolsado para arcar com uma consultoria para cuidar da capacitação de todos. Os benefícios de uma série de treinamentos podem até ir além da solução no engajamento com o software, podendo também agregar valor à cartilha de vendas do seu PMO por meio de uma equipe atualizada com os melhores métodos de gestão de projetos. Mas se o gasto com treinamentos não for possível no momento, que tal procurar dentre os membros da sua própria equipe aqueles que possuem um maior domínio do software, delegando a eles a capacitação dos demais? É muito provável que, trabalhando entre colegas, o time se envolva mais a fundo no progresso, de forma que os resultados desejados sejam alcançados mais rapidamente.

Faça bom uso da técnica do aquário

Procure saber quem está utilizando o software e coloque essas pessoas em evidência, usando-as como bons exemplos. Isso pode ser feito até mesmo por meio de eventos internos — como premiações ao término do expediente para aqueles que estiverem se destacando mais —, mas, se possível, organize eventos em espaços externos também. Enfatize o bom uso do software pelos colaboradores em destaque e cogite também oferecer recompensas que não envolvam dinheiro — como um almoço especial com a alta administração para os mais produtivos. O importante é dar visibilidade a quem merece, mas deixar claro que o mérito pode ser alcançado por todos. Lembre-se sempre de que o ser humano trabalha com um senso de competitividade aguçado, o que pode despertar em muitos uma motivadora vontade de crescer para estar entre os destaques. E o que eles precisam fazer para se sobressair? Utilizar o software!

Dê visibilidade ao portfólio

Você pode fazer uso de dashboards integrados para dar acesso à diretoria ao portfólio do seu PMO. Dessa forma, com maior controle sobre quem realmente está fazendo valer o investimento da empresa ao utilizar o software de gestão de projetos implantado, os diretores podem tomar ações muito mais direcionadas para reverter o quadro. Uma conversa direta e objetiva com aqueles que ainda não se adequaram ao novo modelo de trabalho pode ser uma boa saída. O segredo é manter o controle, estratégia fundamental para qualquer momento de mudança de processos dentro do seu PMO.

Crie rituais de acompanhamento

Outra solução eficiente é a prática de reuniões periódicas com os usuários-chave para acompanhar a evolução do processo. Para tanto, converse com eles e monitore quem são os colaboradores que ainda não fazem uso do software de gestão. Jamais deixe de lado essa comunicação com o setor operacional! Use aqui novamente a técnica do bom exemplo, agrupando aqueles que já trabalham bem com o programa e oferecem maior retorno ao PMO aos que ainda oferecem uma certa resistência. Você vai ver como o bom exemplo sempre vence!

Viu só como mudar um hábito não é nada fácil, mas é totalmente possível? O importante é trabalhar sempre para criar a mudança, afinal, a inovação é o óleo que move os motores das máquinas empresariais. Então mantenha uma visão sistêmica dos processos, aplique as dicas que apresentamos aqui e se prepare para notar uma melhoria significativa no fluxo dos trabalhos. Buckminster Fuller, um visionário arquiteto e designer americano, já dizia que nunca se muda nada lutando contra a realidade já estabelecida. Para mudar alguma coisa, é preciso construir um novo modelo, tornando obsoleto o existente.

E então, as dicas de hoje foram úteis para você? Caso já tenha passado por esse problema, divida conosco as soluções que encontrou, pois elas podem ser de grande valor para os demais leitores! E não se esqueça de compartilhar este artigo com seus contatos, ok?

Se tudo fosse absolutamente perfeito não precisaríamos controlar absolutamente nada em nossos projetos e ainda teríamos como resultado o melhor produto final de todos os tempos sem um pingo de estresse, não é mesmo? Mas como esse cenário idealizado não corresponde à prática, é mais que comum termos que lidar com questões na execução dos projetos, que podem ir desde um simples documento desaparecido ou um atraso na entrega, passando pela ausência eventual de um colega até chegar a um sistema que para de funcionar repentinamente. E como lidar com tudo isso sem perder os cabelos?

A verdade é que as questões na execução dos projetos, aparecem ao longo deles e  não é são tão importantes, muito menos o poder do gerente de projetos em evitar que essas questões surjam. O que realmente diferencia um bom gerente de projetos é a maneira com que ele enfrenta esses problemas, resolvendo-os e seguindo em frente sem comprometer os resultados dos trabalhos. Quer saber como alcançar essa façanha? Então confira já o guia que desenvolvemos especialmente para você, com um passo a passo completo de como gerenciar as questões dos seus projetos com a devida eficiência. Animado para solucionar todos os seus problemas? Então acompanhe:

O QUE DE FATO SÃO ESSAS QUESTÕES?

As issues ou questões do projeto nada mais são que problemas que se apresentam durante a execução dos trabalhos, podendo impactar o desempenho do projeto nos mais diferentes níveis — é até possível que cheguem a inviabilizar a sua continuidade. Contudo, diferentemente dos riscos, as questões costumam aparecer sem nenhum tipo de aviso prévio, o que definitivamente não significa que você e sua equipe não possam trabalhar com hipóteses para identificar o maior número de issues possível, criando assim um plano de contingência para cada possibilidade.

São exemplos de issues: falhas em um equipamento, bugs no sistema, falta de um membro da equipe pelos mais diversos motivos, desconhecimento sobre um determinado item do escopo, mudanças solicitadas fora de hora, perda de um fornecedor importante e muito mais! Viu como as questões podem ser de diversas naturezas? Dessa forma, você pode ter problemas tanto de ordem técnica, quanto de gestão ou de recursos, por exemplo. É uma lista bem extensa de possibilidades!

O importante é envolver todos os stakeholders possíveis na identificação de problemas no seu projeto, encorajando-os a expressarem seus medos sem receio, afinal, quanto mais preparada sua equipe estiver, mais rapidamente dará conta de eliminar esses problemas! Então mãos à obra!

Como gerenciar adequadamente sua ocorrência?

A gestão de issues deve fazer parte do monitoramento e do controle corriqueiros do projeto, integrando a documentação gerada durante todo seu desenvolvimento. O documento correto para fazer esse registro é chamado de Issues Log, no qual todas as questões são catalogadas e segmentadas por níveis de importância e impacto para o projeto, para facilitar a priorização acerca do que deve ser feito. A matriz montada para facilitar essa visualização pode seguir a seguinte gradação:

Importante e de alto impacto;

Importante e de baixo impacto;

Não importante e de alto impacto;

Não importante e de baixo impacto.

Depois do registro das issues, o gerente de projetos deve seguir um pequeno script para gerenciar cada ocorrência. Dê só uma olhada:

1. Identificar soluções: como resolver cada ocorrência de preferência sem impactar o projeto? Se não for viável, como fazer com que gere o menor impacto possível?

2. Definir a melhor solução: dentre as opções levantadas, qual é a melhor, que permita um tratamento mais rápido e com menos consequências para o projeto?

3. Criar o plano de ação: como tratar esse problema? Quais ações são necessárias? Qual o prazo para sua finalização?

4. Apontar responsáveis pelas soluções: quem pode assumir o tratamento dessas questões? Quem, dentro da equipe, tem maior know-how?

5. Monitorar as ações: acompanhar o desenvolvimento da solução e os impactos causados pelas issues ao longo do processo, bem como os respectivos resultados.

6. Atualizar o status de cada questão: a cada tratamento dado a uma questão, o Issues Log deve ser atualizado, visando manter o documento em dia e compartilhar as ações feitas para a resolução do problema.

7. Compartilhar os resultados: nivelar o conhecimento de todos os envolvidos sobre as questões e suas resoluções, alinhando expectativas e fazendo com que todos aprendam com a experiência.

Como delegar com eficiência as questões?

Encontrar a pessoa certa para gerenciar as issues e manter o controle das ações desenvolvidas nem sempre é tarefa fácil, certo? Assim, é preciso ter a confiança de que todas as questões serão tratadas de acordo com seu nível de importância, de modo que, dentro dos prazos estipulados, todos os problemas estejam devidamente solucionados.

Dessa forma, delegue o monitoramento geral das questões a quem tem uma visão mais abrangente sobre o projeto, enquanto ações específicas devem ser destinadas a pessoas com a competência e o conhecimento necessários para efetivamente solucioná-las. Assim, se você tem uma issue técnica, precisa de alguém com conhecimento técnico para resolvê-la, por exemplo. Já se tem uma questão de gestão, pode assumir para si ou delegar para alguém que tenha condições de solucionar o problema. Se a issue é relacionada a um bug de software, por sua vez, chame um desenvolvedor!

Como são muitos os pormenores envolvidos na gestão de problemas, o ideal é contar com uma ferramenta de suporte que realmente auxilie no monitoramento e no controle das ações desempenhadas. Sem um software dedicado ou mesmo um template no Excel ou no Google Drive, fica mesmo difícil acompanhar tudo simultaneamente e com o devido cuidado, avaliando se sua equipe está sabendo lidar com essas situações inesperadas.

Se você tem poucos projetos em andamento ou se são muitos, mas não muito complexos, é fácil fazer esse controle em planilhas de Excel. Já se você está gerenciando um portfólio inteiro, com projetos pra lá de complexos sob sua responsabilidade, o melhor é profissionalizar a gestão e aderir a um software de gestão de projetos que, claro, contemple a gestão de issues.

Essa certamente é a melhor maneira de manter a organização necessária para que as questões sejam gerenciadas com eficiência, já que você pode concentrar todas as informações no mesmo local, independentemente da quantidade de projetos em andamento, ainda acompanhando a evolução da equipe na resolução desses problemas.

Agora nos conte: como você faz a gestão de issues nos seus projetos hoje em dia? Já conta com um software que assegure esse controle de maneira eficaz ou ainda usa templates e planilhas eletrônicas? Deixe seu comentário e contribua compartilhando suas experiências!

A eficiente gestão de questões em projetos está cada vez mais na mira dos gerentes que sabem que prevenir ainda é a melhor forma de evitar que problemas efetivamente aconteçam. Mas a verdade é que a ocorrência de issues é bem menos previsível do que se pode imaginar, além de suas implicações poderem impactar significativamente todo o projeto caso não sejam geridas adequadamente.

E é por isso que aqui no blog já mostramos o primeiro passo para se tornar um mestre da gestão de issues, com o post sobre como gerenciar as questões em seus projetos. Mas dar apenas o primeiro passo não basta, não concorda? É preciso ir além e realmente turbinar a eficiência da sua gestão de questões. Como? É o que vai aprender agora:

Classifique as questões por tipo

Assim como no gerenciamento de riscos, na gestão de questões também existem vários tipos diferentes de possíveis problemas. Para entendê-los com mais propriedade e preparar um plano de ação específico para cada um deles, o melhor a fazer é classificá-los por categorias, que ajudarão na rápida identificação das pessoas certas para resolvê-los.

É claro que cada empresa terá suas próprias questões, de acordo com a natureza do negócio, mas alguns tipos de issues podem ser encontrados em basicamente qualquer ambiente de projetos. É o caso dos exemplos a seguir:

Gestão

Problemas de gestão envolvem diretamente a equipe do projeto, com um funcionário insubordinado, pessoas mal preparadas, falta de pessoal para desenvolver satisfatoriamente o projeto e muito mais.

Ambiental

Issues de ordem ambiental podem se referir a licenças ambientais para a atuação em determinada área, riscos ambientais pelo uso de determinado produto ou equipamento, além, ainda, de questões de insalubridade envolvendo a equipe do projeto.

Legal

Os problemas legais podem estar ligados a disputas judiciais, alvarás, licenças e quaiquer outras questões que envolvam o setor jurídico da empresa.

Técnico

Falta de equipamentos atualizados, tecnologia adequada e acesso a recursos externos para o desenvolvimento do projeto podem ser listados como possíveis problemas técnicos.

Processual

Aqui o envolvido é o planejamento, que, quando mal feito, superestimado ou subestimado, pode impactar negativamente a performance do projeto, tornando-se facilmente um problema que deve ser contornado.

Escopo

As mudanças de escopo são frequentemente listadas como issues, devendo ser esperadas ao longo do projeto com a certeza de se ter opções de condução adequada do problema. Afinal, é preciso atender aos objetivos propostos no planejamento, mas também garantir a satisfação do cliente com o produto final.

Você também pode categorizar as questões por prioridade, variando entre baixa, média e alta, ou ainda de acordo com a urgência. Aí podem ser aplicadas as seguintes segmentações:

•     Urgente e importante;
•     Urgente e não importante;
•     Não urgente e importante;
•     Não urgente e não importante.

Perceba que a classificação das issues depende diretamente do seu sistema de controle interno e das características do projeto e da sua organização. Por isso, sinta-se à vontade para desenvolver seu próprio método, considerando o que funciona melhor para seu contexto, seja ele qual for.

Associe a questão à atividade

Cada issue acontece em determinada fase ou atividade do projeto, certo? Sendo assim, é importante manter a conexão entre atividade e problema para não perder a rastreabilidade e perceber mais facilmente o impacto causado nas demais áreas, assim como no projeto como um todo.

Se você precisa lidar com uma questão ambiental na fase de liberação de um canteiro de obras, por exemplo, precisando de uma licença do Instituto Ambiental do seu Estado que está demorando a sair, deve manter esse elo entre a atividade — liberação do canteiro de obras — ao problema — que é a liberação da licença ambiental.

Outra questão passível de acontecer está relacionada à sua equipe. Se um dos membros fica doente e se afasta de suas atividades laborais, alguém deve assumir as tarefas dessa pessoa para que o projeto não saia prejudicado. Sendo assim, você deve linkar a atividade a ser desempenhada ao problema, que é a ausência temporária do funcionário.

No Project Builder você pode fazer esse controle facilmente, pois o sistema dispõe de uma ferramenta de criação de questões a partir de um projeto, contribuindo para o controle e a rastreabilidade de todas as issues ocorridas ao longo dos trabalhos. É importante também que você tenha uma forma de listar as hipóteses de saída para o problema no mesmo controle, para utilizar esse conhecimento como lição aprendida para os próximos projetos.

Tenha alguém monitorando as questões

O monitoramento constante das questões é simplesmente imprescindível para que elas sejam resolvidas rapidamente e causando o menor impacto possível ao projeto. Por essas e outras é que o ideal é determinar uma pessoa para ficar como responsável pela realização do controle das issues, tomando as devidas providências caso as pendências não estejam sendo resolvidas a tempo.

Nesse caso, você pode ter uma única pessoa monitorando todas as issues do seu projeto ou um responsável por cada questão, distribuindo as atividades igualitariamente entre sua equipe, aproveitando o know-how de cada profissional para resolver um determinado problema. O importante é que todas as informações de monitoramento sejam consolidadas em um único local, como um bom software de gestão de projetos, para que se tenha uma visão abrangente do que vem sendo feito e dos resultados conquistados com o trabalho.

No Project Builder você consegue filtrar todas as questões sendo gerenciadas por tipo, independentemente do projeto a que estão relacionadas, o que facilita na hora de identificar coincidências, tendências e qualquer tipo de padrão. A partir desse filtro você pode inclusive otimizar o tempo da sua equipe com tarefas que sirvam para mais de um projeto.

Lembre-se de que o monitoramento das issues é a melhor forma de garantir que os impactos negativos serão minimizados, melhorando a performance do projeto e a qualidade do produto final. Utilizar uma boa ferramenta de monitoramento para dar o suporte adequado é, portanto, essencial! Quanto mais você aprende com os problemas, mais facilmente passa a lidar com eles e geri-los de forma eficaz, elevando o valor agregado a cada trabalho bem executado.

E na sua empresa, como é feita a gestão de questões em projetos? Vocês contam com uma ferramenta que permite esse controle? Se a resposta é não, que tal experimentar o Project Builder gratuitamente e ver como a gestão eficiente de issues acontece na prática?

Segundo a pesquisa PMI’s Pulse of the Profession, menos de 2/3 dos projetos cumprem completamente seus objetivos, sendo que 17% deles fracassam completamente. Nessa mesma direção, a cada 1 bilhão de dólares investidos em projetos, impressionantes 135 milhões são perdidos pela simples falta de gestão estratégica dos trabalhos, colocando muitas empresas em risco tanto do ponto de vista financeiro como da perspectiva da concorrência.

Para você parece ser extremamente difícil gerenciar projetos? Pois saiba que talvez não seja tão difícil quanto parece, viu? O que acaba impedindo uma empresa de chegar à gestão de projetos de alta performance pode ser a falta de compartilhamento do conhecimento sobre o que realmente funciona, assim como o foco exagerado na teoria em detrimento da prática, que é muito mais dinâmica do que os livros relatam.

Mas hoje você vai descobrir alguns segredos que podem mudar completamente esse cenário, colocando sua empresa entre aquelas que arriscam sem necessariamente perder. Gostou da ideia? Então confira as lições que separamos especialmente para você e já comece a trilhar seu caminho rumo ao sucesso:

Atente-se ao processo e à geração de valor

A academia ensina que você deve ter templates para tudo, seguir metodologias à risca e rezar a cartilha exatamente como está previsto, certo? Mas será que tudo isso realmente entrega valor para seus projetos? Já parou para pensar se todos os procedimentos que você segue são mesmo necessários?

A verdade é que, por mais que a padronização de processos ajude a entender o fluxo de atividades e informações e contribua diretamente para otimizar o trabalho da equipe e os recursos utilizados, de acordo com o PMI, menos de 23% das empresas possui processos padronizados que efetivamente contribuem para melhorar a performance de seus projetos.

Por isso, o segredo é manter o foco no processo, eliminando todo o resto que não acrescente valor ao resultado final. Ao tornar o processo mais fluido, você percebe uma melhora considerável na agilidade das ações e da tomada de decisões, além de também notar evolução no uso consciente dos recursos, tornando sua gestão de projetos mais estratégica que operacional.

Coloque a usabilidade como base de tudo

Uma vez que padronização nem sempre significa desempenho acelerado, é preciso garantir que as pessoas entendam os processos e saibam executá-los com maestria. Outra questão a ser verificada é se os processos são intuitivos, ou seja, fáceis de serem seguidos. Lembre-se de que muitos processos são burocráticos, mas relativamente fáceis de executar, enquanto outros são curtos, mas extremamente trabalhosos.

A moral da história é: quanto mais fáceis forem os processos, mais rapidamente as pessoas os adotarão. Portanto, não deixe de acompanhar a ativação desses processos, observando se eles realmente vêm sendo adequadamente cumpridos pela equipe. Se perceber alguma dificuldade, converse, identifique os problemas e reveja os processos, afinal, eles definitivamente não são permanentes.

Tenha apenas o sucesso como indicador

O foco em resultados é um dos quesitos mais importantes para você ter uma gestão de projetos de alta performance realmente bem-sucedida. Afinal, de nada adianta ter templates lindos para mostrar se não há nada de relevante neles, como indicadores concretos de que o projeto está se desenvolvendo como o esperado.

Cada indicador deve refletir em números o quanto falta para se chegar ao resultado final, se a performance da equipe está adequada, se o projeto realmente está alinhado aos objetivos estratégicos do negócio e se o projeto realmente trará o retorno financeiro esperado. Sendo assim, foque seus esforços em determinar indicadores que mostrem o valor de cada projeto ao longo do tempo e quanto falta para chegar lá. Vislumbre o fim, não os meios.

Fique de olho na jornada do usuário

A adoção de novos processos pode servir como motivação inicial para depois cair no esquecimento, seja pela correria do dia a dia, pela dificuldade em cumprir com todas as etapas dessa inovação ou até mesmo pela falsa ideia de que as pessoas estavam engajadas com a mudança. O ideal aqui é criar mecanismos para acompanhar se cada usuário está realmente utilizando os processos da forma adequada.

Mas saiba que fazer esse acompanhamento sem o auxílio de uma ferramenta de gestão de projetos pode ser um tanto quanto trabalhoso, viu? De olho na facilitação desse processo essencial, hoje em dia existem muitos softwares bastante acessíveis, que permitem um monitoramento super eficaz de todas as etapas de implantação, assim como da forma como são utilizados posteriormente.

Foque no treinamento e na produção de conteúdo

Quanto mais as pessoas conhecem determinada área, processo ou atividade, mais facilmente entendem suas responsabilidades e agem proativamente, sem esperar que alguém precise demandar ações. Além do mais, é sempre válido lembrar que não somos detentores de todo o conhecimento do mundo. Assim, por mais que você tenha uma equipe experiente, sempre é possível aprender algo a mais.

Nesse sentido, promova treinamentos constantes para seu time, detectando as dificuldades de cada colaborador de modo a oferecer conteúdo de valor, que realmente agregue conhecimento e promova o crescimento. As empresas e os profissionais falam bastante sobre a gestão de projetos, por exemplo, mas será que todos realmente entendem o conceito em sua totalidade?

O projeto de um novo parque industrial é completamente diferente de um projeto acadêmico, mas já pensou que as pessoas podem muito bem fazer esse tipo de confusão? Sendo assim, esclareça ao máximo as questões relacionadas ao setor em que trabalham, por meio da criação e da manutenção de um blog com artigos especializados, por exemplo. Você pode também compartilhar posts de outros blogs nas redes sociais, enviar um whitepaper interessante para a equipe por e-mail e fomentar o diálogo sobre esses temas sempre que possível, visando criar um entendimento comum.

Saiba a hora certa de escalar um processo

Imagine se você coloca a empresa toda de cabeça para baixo para implementar um novo processo, mas, em pouco tempo, resolve abandoná-lo simplesmente porque não entrega valor. Muitas organizações acabam passando por isso, perdendo no meio desse caminho muita credibilidade frente a seus funcionários. Isso sem contar a perda de tempo, recursos e competitividade, que consequentemente compromete a adesão a uma nova mudança.

Para evitar esse tipo de situação, o melhor a fazer é procurar implantar qualquer novo processo por departamentos, utilizando um deles como piloto para validar todas as demais mudanças. Só quando tudo estiver comprovadamente ajustado será a hora de partir para a escalabilidade, disseminando as melhores práticas para toda a empresa, sem medo de errar.

Como você pode perceber, ter uma gestão de projetos centralizada, alinhada aos objetivos estratégicos da empresa e consciente das melhores práticas é fundamental para elevar a performance da organização na execução de suas iniciativas, gerando mais valor para os negócios. Por esses motivos, cada vez mais empresas investem em um PMO que supra as necessidades de gestão estratégica sem perder de vista a parte da execução, essencial para a melhoria efetiva dos resultados.

E você, por acaso conta com um PMO que ajude a desenvolver projetos de alta performance na sua empresa? Já conseguiu identificar alguma falha importante em seus processos com nossas dicas? Deixe seu comentário e divida conosco suas impressões!

As crises geralmente são vistas como sinônimos de encurtamento das rédeas do negócio, esperando até que o mercado melhore, certo? Mas muitas empresas já descobriram que existe um outro caminho a seguir: o de crescer em tempos de crise! Só entenda que crescer aqui não significa investir grandes quantias de dinheiro ou se arriscar naquilo que você não tem certeza, mas, muito pelo contrário, fazer as melhores escolhas para a empresa, priorizando os projetos certos, otimizando os recursos existentes e reduzindo custos onde for possível. Mas como exatamente fazer isso? Pois confira neste post:

CRIE UMA ESTRATÉGIA CENTRADA EM PROJETOS

A necessidade de desenvolver soluções cada vez mais inovadoras e condizentes com as exigências do mercado coloca o gerenciamento de projetos como um dos maiores aliados das empresas que desejam crescer mesmo durante a crise. Isso porque com uma estratégia centrada em projetos você passa a ter a oportunidade de perceber pontos de melhoria, desenvolver soluções e ainda acompanhar com a devida eficácia a performance do negócio no alcance de seus objetivos.

Além disso, com essa tática você mantém um controle maior sobre a manutenção da competitividade da empresa no mercado, pois sabe exatamente quando lançará um novo produto, qual é sua viabilidade econômica e qual será o retorno sobre o investimento aplicado. Assim é possível garantir uma maior rentabilidade para o negócio no longo prazo e também permite crescer em tempos de crise.

Alinhe a estratégia à gestão de portfólio

Para ter êxito com uma estratégia focada em projetos, é preciso ter em mente que os trabalhos desenvolvidos devem estar estrategicamente alinhados aos objetivos do negócio, contribuindo para a maximização dos resultados. O ideal é coordenar esses projetos de modo que o portfólio traga maior valor agregado para a empresa, ou seja, o conjunto de projetos priorizados deve satisfazer a uma necessidade maior, impactando de maneira mais significativa em conjunto do que cada trabalho isoladamente.

Você obtém esse posicionamento à medida que a alta gestão compreende a necessidade de se coordenar esforços para atingir melhores resultados, processo que pode ser facilitado com a implementação de um PMO estratégico — sobre o qual falaremos um pouco mais adiante. Além do mais, esse alinhamento estratégico vai se tornando cada vez mais sólido quando o gerenciamento de projetos passa de uma área simplesmente técnica dentro da empresa para um braço da alta gestão, que tem como missão gerar valor por meio da integração de esforços e do uso consciente de recursos.

Elabore metas claras e atingíveis

Um ambiente de incertezas exige um cuidado bem maior nos investimentos para que a empresa não perca recursos por pura falta de planejamento. Nesse sentido, para crescer em tempos de crise você deve ter objetivos bastante claros e metas atingíveis — nem subestimadas, tampouco superestimadas. Uma forma de avaliar seu poder de execução dessas metas é analisar a concorrência e verificar a viabilidade de seus projetos, medindo o impacto de cada trabalho nos demais, assim como no faturamento da empresa e no aumento da competitividade do negócio em geral.

Não se esqueça também que é vital monitorar as métricas para verificar como andam os progressos no alcance das metas. Assim você não se desvia do caminho, acabando por ver esforços desperdiçados pela falta de acompanhamento adequado. Fazer investimentos de maneira inteligente significa monitorar o potencial de retorno desse investimento e saber exatamente quando a empresa passará a ganhar de verdade sobre o projeto implantado.

Implemente uma cultura de entrega

Um projeto nada mais é que um esforço temporário que tem como objetivo produzir resultados únicos, sejam eles relacionados a produtos ou serviços. Isso quer dizer que você precisa adotar uma cultura de entrega, ou seja, estabelecer prazos para que as etapas efetivamente aconteçam. Caso contrário, você pode acabar transformando os projetos da empresa em esforços permanentes sem resultados aparentes.

Assim, em cada projeto desenvolvido é preciso ter bem claros o escopo, o tempo e o custo dos esforços para que fique mais fácil dimensionar a qualidade do produto final e manter o cliente satisfeito com os resultados. E, acredite, essa satisfação só se mantém se você comparece com entregas consistentes e permanentes, reportando o status de cada fase do projeto regularmente para manter as expectativas alinhadas e as entregas em dia.

Adote um PMO estratégico para zelar pelos resultados

Como você deve ter percebido até aqui, crescer durante a crise investindo em projetos de relevância para a empresa exige um cuidado muito maior do que um profissional sozinho ou um setor sem o devido apoio podem dar conta. É por essa razão que a implementação de um PMO estratégico pode ser exatamente a solução para ver seu negócio crescer independentemente do caos econômico e financeiro que o mercado vive.

Um PMO bem estruturado se torna o braço da gestão estratégica, estando afinado com os objetivos do negócio e entendendo a importância de se ter alinhamento de diretrizes para alcançar resultados excepcionais. Esse recurso também também facilita a visão holística necessária para reunir e coordenar esforços internos e externos para a consecução dos projetos, liderando pessoas, otimizando recursos e reduzindo custos sem impactar na qualidade da entrega final.

Com o auxílio das ferramentas certas, o PMO tem condições de priorizar os projetos mais importantes para a empresa, gerenciar projetos, programas e portfólios de maneira integrada, analisar métricas e KPIs com eficiência e direcionar as pessoas para que elas trabalhem de maneira coordenada e integrada em prol do bem maior, que é a sustentabilidade da organização ao longo do tempo.

Quem não possui uma estratégia bem definida, não sabe onde está, tampouco para onde vai. Mas quem tem objetivos bem definidos, metas claras e indicadores de desempenho que revelem com precisão o que deve ser feito para passar pela crise sem grandes tropeços não encontra entraves para driblar as dificuldades e continuar crescendo. E, nesse sentido, uma gestão baseada em projetos é a melhor maneira de colocar a empresa nos trilhos e fazê-la crescer de maneira ordenada, inteligente e com foco no futuro.

E você, como enxerga o gerenciamento de projetos na crise? Acredita que um PMO estratégico possa ser mesmo a diferença entre o sucesso e a estagnação em um momento de dificuldade? Deixe seu comentário!

O constante desejo de ser reconhecido, crescer profissionalmente como gerente de projetos, aumentar o salário e até mesmo de se sentir importante dentro do contexto organizacional acaba levando muitos gerentes de projetos a se esquecerem de seus papéis como executores de uma parte importante do planejamento estratégico da empresa.

Essa postura egocentrista pode até parecer vantajosa em um primeiro momento, já que algumas atitudes podem realmente dar destaque à figura do gerente de projetos, mas as consequências logo são percebidas, com os impactos negativos dessa atitude começando a prejudicar o trabalho realizado pelo profissional. Assim ele fica inevitavelmente sobrecarregado com atribuições que não só não deveriam ser suas como tampouco deveriam figurar em sua lista de prioridades.

Nesse sentido, o gerente de projetos precisa ter bem claro para si mesmo quais são suas reais responsabilidades dentro da empresa, quais são os resultados esperados da sua equipe e como ele pode pessoalmente contribuir para levar a cabo os objetivos estratégicos do negócio.

Só nessa introdução você já conseguiu identificar alguns traços próprios ou de algum gerente da sua organização? Pois então acompanhe o post de hoje, porque vamos mostrar exatamente o que uma postura centrada na autopromoção pode gerar e como é possível trabalhar melhor sem necessariamente trabalhar mais. Interessado? Então vamos lá:

As consequências da falta de foco dos gerentes de projetos

Os projetos são partes importantíssimas do planejamento estratégico da empresa, uma vez que viabilizam a implementação do método e ajudam a atingir os objetivos do negócio. Isso significa que o papel do gerente de projetos também deve ser estratégico dentro da organização, sempre focado em objetivos, metas e resultados devidamente controlados pelo PMO.

Quando o gerente de projetos se esquece do seu papel como peça-chave para a execução da estratégia da empresa, passando a se concentrar somente em mostrar seu próprio trabalho, o quanto é atarefado e o quanto é indispensável, perde a enorme oportunidade de realmente fazer a diferença, acabando por trazer pouco ou até nenhum resultado palpável para o negócio.

Nesse contexto, além de não gerar lucros reais para a empresa, o gerente de projetos compromete sua imagem perante a equipe, desmotiva, gera estresse e insatisfação, afinal, todos deveriam trabalhar em prol dos mesmos objetivos.

Preocupado demais em mostrar serviço, esse profissional acaba microgerenciando tarefas e se esquecendo de suas funções de líder e mentor.

A mudança de postura para a obtenção de melhores resultados

Percebeu que há alguém na sua empresa agindo dessa maneira ou notou que você mesmo tem tomado algumas dessas atitudes? Então certamente chegou a hora de implementar mudanças! Separamos algumas dicas para você e sua equipe trabalharem melhor sem ser preciso trabalhar mais. Confira:

Foque em objetivos, metas e resultados

A partir do momento que o portfólio de projetos está alinhado ao planejamento estratégico da empresa, deve contar com indicadores de performance que permitam o acompanhamento sistemático dos resultados. Isso quer dizer que cada projeto contribui de alguma forma para o alcance dos objetivos de negócio e que as metas a serem atingidas ao longo do desenvolvimento devem ser acompanhadas de perto com KPIs tangíveis e relevantes.

Assim, a primeira nova preocupação do gerente de projetos deve estar em compreender completamente os impactos de cada projeto no planejamento estratégico global da empresa, pensando em como agir para fazer com que os objetivos sejam atingidos, tendo no PMO uma fonte segura de dados e informações.

Mantenha o escopo na mente dos stakeholders

O escopo é o porto seguro dos gerentes de projetos, onde estão especificados todas as funcionalidades e também os requisitos que o produto final precisa ter. É no escopo ainda que se tem listadas as premissas e restrições do projeto, assim como as responsabilidades de cada pessoa envolvida.

Mantendo o escopo vívido na mente da equipe de projetos, dos sponsors, dos clientes, dos fornecedores e de quaisquer outros envolvidos é possível executar cada projeto dentro do prazo e do orçamento previstos, garantindo assim a qualidade do produto final, a satisfação do cliente e a lucratividade da empresa, tudo sem onerar nenhuma das partes.

Monitore de pertinho o cronograma

Acompanhar adequadamente o cronograma dos projetos e fazer reuniões frequentes para atualizações, troca de informações e compartilhamento de status é fundamental para que o gerente de projetos tenha pleno controle e a devida ciência a respeito do que vem sendo executado.

Concorda que enquanto o cronograma estiver dentro do previsto, as atividades estiverem sendo executadas conforme o planejado e a equipe estiver comprometida não há por que não chegar ao sucesso e todos serem reconhecidos por sua participação? Então confie nessa tática e vá fundo!

Promova uma comunicação transparente

Uma das primeiras vertentes afetadas quando há interesses pessoais se sobrepondo aos interesses da empresa é a comunicação. Portanto, lembre-se sempre de que informação é poder, mas costuma ser também a principal causa de discórdias e conflitos quando não circula como deveria.

Sendo assim, para não ver os esforços da sua equipe se desmantelando pela falta de comunicação, certifique-se de que os fluxos de conversação estão funcionando, de preferência muito bem, com você compartilhando todas as informações pertinentes e com todos os envolvidos se entendendo.

Procure delegar tarefas

A verdade é que o microgerenciamento não leva ninguém a lugar nenhum. Com ele, quem supervisiona não tem tempo para lidar com coisas mais importantes e quem é supervisionado trabalha sob pressão sem nenhuma necessidade, acabando por atrasar os resultados. O que fazer então? Simples: delegar!

Se sua equipe é confiável, delegue atividades, inserindo as novas responsabilidades no cronograma de cada colaborador e se colocando à disposição para ajudar caso seja necessário — profissionais comprometidos sabem quais são suas limitações e não têm receio de pedir auxílio. Mas se sua equipe não é confiável, trate de fazer já algumas alterações estratégicas!

Monitore, analise e mensure

Por fim, o PMO é quem tem que ter a visão do todo, saber o que está sendo feito, por quem, quando e por que motivo. Assim, por mais que não seja ele o executor, é ele quem mantém tudo sob controle. Portanto, monitore as atividades, acompanhe o cronograma, analise os dados gerados, mensure os resultados e aja rapidamente para fazer os ajustes necessários.

Quem cuida do planejamento estratégico não pode estar envolvido diretamente no operacional, pois acaba perdendo o foco, acumulando trabalho desnecessariamente e, consequentemente, comprometendo as iniciativas da empresa para um futuro melhor.

Viu só como, se todos trabalharem em equipe, cada qual com suas funções e atividades, todos sairão ganhando? E na sua empresa, os gerentes de projetos agem estratégica ou operacionalmente? Deixe seu comentário e não se esqueça de assinar a nossa newsletter para receber os melhores materiais sobre gerenciamento de projetos diretamente no seu e-mail!

Realizar mais em menos tempo e garantir que o trabalho seja feito com a maior agilidade possível sem perder nada no quesito qualidade: que gerente de projetos em sã consciência não sonha com isso? Pois é possível, sim, elevar a produtividade da sua equipe e manter o mesmo padrão de excelência nos resultados, bastando para isso que você tome alguns cuidados no momento de colocar o projeto para funcionar. Que tal conhecer esses cuidados agora mesmo? Então aproveite já nosso guia com os 5 passos fundamentais para dobrar a produtividade da sua equipe de desenvolvimento:

1º PASSO: CONHEÇA BEM SUA EQUIPE

Por mais que o currículo de cada profissional diga muita coisa, é no momento de realmente fazer acontecer que percebemos quais são as competências de cada pessoa, as habilidades e atitudes que as fazem especiais em determinada atividade.

É o famoso CHA, de Conhecimento, Habilidade e Atitude, que torna cada profissional único. E conhecer esse triângulo comportamental de cada colaborador ajuda a distribuir as tarefas de modo estratégico, colocando a pessoa certa na atividade certa, garantindo assim uma maior produtividade.

O conhecimento pode ser adquirido por meio de treinamentos, capacitações, graduações, pós-graduações, MBAs e diversas outras formas de educação continuada. Já a habilidade consiste em saber colocar o conhecimento em prática, não ficando limitado apenas à teoria, afinal, o conhecimento tácito só é válido quando pode ser efetivamente explicitado em ações. Por fim, a atitude diz respeito à vontade de fazer, usando o conhecimento em parceria com a habilidade para transformar o ambiente e fazer de cada atividade e cada projeto um verdadeiro sucesso.

Se você conhece bem sua equipe, automaticamente consegue identificar o nível de desenvolvimento de cada uma dessas vertentes, proporcionando os meios para que o time se desenvolva até que se torne altamente competente. Um membro da equipe que acaba de se formar, por exemplo, tem o conhecimento da academia, pode ter alguma habilidade, mas não possui experiência de mercado. Mas se ele tiver atitude certamente desenvolverá bem suas atividades. Por outro lado, se não tiver motivação para ir atrás do que precisa por si mesmo, ficará dependente dos outros, podendo, assim, tornar-se um problema para a produtividade da equipe de desenvolvimento.

Garantir que todos entendam detalhada e completamente seus papéis e suas responsabilidades também contribui para que você conheça melhor cada membro da equipe e possa definir tarefas e prazos com uma maior assertividade, agilizando a execução do projeto.

2º PASSO: ADOTE UM SOFTWARE DE GESTÃO DE PROJETOS

Quanto mais informações precisam ser gerenciadas em um projeto, igualmente maior se torna a complexidade para manter tudo sob controle. Se for um programa ou portfólio então, a dificuldade aumenta exponencialmente! Por isso, a adoção de um software de gestão de projetos se torna a melhor forma de colocar o planejamento em execução sem medo de falhas, riscos, atrasos ou qualquer outro tipo de problema.

Com um software de gestão de projetos você passa a ter a capacidade de planejar com cuidado cada fase dos trabalhos, controlando o que vem sendo realizado e monitorando os resultados para que não existam discrepâncias entre o previsto e o efetivamente feito. Com a ajuda dessa ferramenta você pode ainda manter a equipe focada em suas respectivas atividades, de forma a prever a alocação de recursos com mais precisão, sem eventualmente precisar lidar com novas contratações emergenciais.

Ao acompanhar de perto o desempenho da equipe, é possível determinar o tempo médio gasto em cada atividade, monitorando assim o caminho crítico do projeto para que não aconteçam atrasos durante sua execução. Com essa tática, se houver qualquer tipo de problema com um membro da equipe — como uma ausência temporária, uma falta injustificada ou situações do tipo —, você pode rapidamente rever o planejamento de atividades a fim de priorizar aquilo que realmente é mais importante.

Com os relatórios emitidos pelo software de gestão de projetos você passa a ter todos os aspectos mais relevantes do trabalho monitorados e controlados em tempo real, podendo tomar decisões a qualquer momento para ajustar não só o planejamento como sua própria execução, de modo a não perder a produtividade que a equipe vem tendo.

Além disso, com a implementação desse recurso você pode identificar muito mais facilmente riscos que possam vir a impactar de forma negativa o projeto, além de reconhecer falhas que não foram tratadas, padronizar o timesheet para que não ocorram discordâncias e ainda avaliar os processos utilizados até o momento para otimizá-los e, assim, garantir uma maior produtividade para a equipe.

3º PASSO: DEFINA UMA METODOLOGIA DE TRABALHO

Definir uma metodologia de trabalho ajuda a criar um bom alinhamento entre os membros da equipe, colocando todos para trabalhar em conjunto pelos mesmos objetivos. Padronizar processos, documentos e fluxos de comunicação confere mais agilidade à execução das atividades, uma vez que todos passam a estar devidamente familiarizados com a rotina, deixando de gastar tempo na tentativa de desvendar o que deve ou não deve ser feito.

Adotar uma metodologia ágil — como o Scrum, por exemplo — pode ser uma boa ideia para colocar sua equipe trabalhando com foco em melhores práticas de gerenciamento de projetos. Acredite: quando todos estiverem afinados com os preceitos da metodologia ágil adotada, poderão compartilhar aprendizados, trocar percepções e, assim, construir uma maneira única de desenvolver projetos com mais agilidade.

Mas atenção: para que a metodologia de trabalho adotada funcione perfeitamente, é preciso que os fluxos de comunicação estejam bem estabelecidos e em pleno funcionamento, além de ser necessário que as pessoas saibam onde e como buscar as informações de que necessitam, podendo consultar rapidamente outros membros da equipe para sanar dúvidas e trocar ideias sempre que necessário.

Também nesse sentido um bom software de gestão de projetos pode ajudar — e muito! —, pois o recurso auxilia o compartilhamento do conhecimentos adquiridos ao longo do projeto e permite que se crie níveis diferentes de acesso para cada membro da equipe, garantindo assim a segurança da informação sem comprometer a produtividade da equipe de desenvolvimento.

4º PASSO: MEÇA A PRODUTIVIDADE SEMPRE

Para saber como anda a produtividade da sua equipe não basta simplesmente sair perguntando por aí se está tudo dentro do planejado. Para fazer tudo como manda o figurino, é preciso mensurar indicadores de produtividade diários, semanais e mensais para saber se a equipe está realmente desempenhando suas atividades dentro do esperado ou se é preciso melhorar o comprometimento para que o projeto não seja impactado. Mas como fazer isso?

A primeira etapa a ser cumprida consiste em desmembrar os objetivos da equipe em metas e indicadores de produtividade. Quando cada pessoa sabe exatamente o que é esperado dela, natural e automaticamente desenvolve um maior senso de comprometimento com suas obrigações, pois sabe direitinho das consequências de qualquer deslize de sua parte.
Os indicadores de produtividade devem dar uma visão geral não só sobre a performance de cada membro da equipe como do time como um todo, pois só assim o gerente de projetos terá condições de avaliar como anda a execução dos trabalhos. Para facilitar esse controle, é possível investir em um sistema de gestão de projetos que tenha um módulo para o monitoramento e o controle da produtividade da equipe. Assim, por meio de relatórios analíticos fica mais simples saber como cada pessoa está desempenhando suas atividades, se os objetivos serão atingidos ou se é preciso ter uma conversa com a equipe para que haja maior comprometimento.

Com essa ferramenta você ainda terá condições de saber como o tempo de cada membro da equipe vem sendo empregado, quantas horas são gastas em cada atividade e como classificar as atividades para que as mais importantes sejam executadas sempre em primeiro lugar. Isso significa nada mais nada menos que você praticamente terá a produtividade da equipe em suas mãos, podendo agir rapidamente para corrigir desvios e garantir a entrega do projeto dentro do prazo previsto.

5º PASSO: CONVERSE COM SEUS FUNCIONÁRIOS

A adequada gestão de pessoas é um dos grandes desafios do gerente de projetos. Saber lidar com motivações pessoais, objetivos próprios, dificuldades, conceitos previamente concebidos, conflitos e perfis distintos é de extrema importância para garantir a produtividade da equipe de desenvolvimento sempre em alta. Lembre-se de que quando não há harmonia entre os colaboradores fica difícil cobrar resultados, fazer com que as pessoas trabalhem em conjunto e ajudem umas às outras. Por tudo isso e muito mais, manter um diálogo constante é fundamental.

E essa dica vale não apenas para as reuniões de alinhamento sobre os projetos, mas também para momentos distintos, a fim de dar feedback sobre o trabalho de cada profissional, pedir feedback sobre seu próprio trabalho, perguntar como anda o relacionamento com os demais membros da equipe e o que pode ser melhorado. Se as pessoas percebem que têm abertura para dialogar, para levar seus problemas e dificuldades para as lideranças, sentem-se mais confiantes em desenvolver um bom trabalho, ficam mais comprometidas com suas atividades e melhoram sua produtividade sem a necessidade de cobranças constantes por resultados.

Então guarde o seguinte: conversar ainda é a melhor forma de obter a confiança das pessoas, de motivá-las a darem o melhor de si mesmas pelo projeto e estimulá-las a aprimorarem suas competências constantemente, contribuindo para a execução de trabalhos cada vez mais bem-sucedidos.

E aqui fica ainda uma dica extra super valiosa: estabelecer uma política de bônus ou comissões por produtividade também pode motivar bastante sua equipe a trabalhar com afinco pelos resultados desejados. Só não se esqueça de deixar os parâmetros para a cessão dos benefícios bem claros para todos, ok? Quando a comunicação flui em duas vias é muito mais fácil conquistar o comprometimento da equipe.

Com esses 5 passos você tem tudo para envolver sua equipe de desenvolvimento e torná-la cada vez mais produtiva. Mas não pare por aqui! No nosso blog você confere muitas outras dicas para melhorar a performance da sua equipe, bem como para garantir o sucesso de cada projeto que vocês desenvolverem juntos! Então assine nossa newsletter e saiba de tudo em primeiríssima mão!

Antes da implantação de um PMO, os projetos estão dispersos, os controles não têm conexão, os esforços precisam ser multiplicados e o orçamento costuma estar sempre prestes a estourar, comprovando com esse caos a descentralização da gestão de projetos e a dificuldade da empresa em se concentrar naquilo que realmente trará diferencial competitivo para os negócios.

Em contrapartida, depois da devida implantação de um escritório de projetos passa a ser possível aumentar a produtividade sem elevar os gastos com pessoal, gerir cada projeto com mais eficiência e alinhar a gestão de projetos ao planejamento estratégico da empresa, extraindo cada vez mais valor dessas iniciativas ao torná-las mais rentáveis para a organização.

E por mais que possa parecer fácil, essa transição definitivamente não acontece do dia para a noite, tampouco de uma semana para a outra. Essa é uma mudança cultural que exige comprometimento tanto das altas lideranças quanto dos gerentes de projetos, que devem se unir para viabilizar a implantação do PMO. Mas e depois desse primeiro movimento, o que fazer? Como colocar o PMO para funcionar? Fique de olho e se prepare:

ACABE LOGO COM O CAOS

A primeira ação a ser tomada para viabilizar a implantação de PMO é colocar a casa em ordem. É preciso fazer um levantamento minucioso dos projetos que estão em execução, o status de cada um e quem está envolvido, avaliando a viabilidade de sua continuidade (ou não). Essa análise permite que você se situe em relação ao portfólio de projetos da empresa.

Feito o levantamento, é hora de centralizar tudo sob a responsabilidade do futuro PMO, definindo respectivos papéis e responsabilidades. Não esqueça que, como as pessoas se dedicaram a esses projetos, é mais que válido não descartar ninguém até ter certeza absoluta de qual será sua necessidade de recursos.

Defina a metodologia de trabalho

Um bom PMO é aquele que segue melhores práticas de gerenciamento de projetos e estabelece processos, padrões e normas a serem seguidos, afinal, é preciso ter controle absoluto sobre o desenvolvimento de cada trabalho, a fim de se ter certeza que o resultado final será de alta qualidade.

Você pode, por exemplo, optar pela adoção de uma metodologia ágil de gerenciamento de projetos — como o Scrum —, que seja ampla e sirva a praticamente qualquer tipo de projeto, ou ainda desenvolver sua própria metodologia de trabalho. O importante é se lembrar de que todos os envolvidos precisam estar devidamente cientes sobre como atuar dali em diante.

Nessa fase, criar templates, padronizar documentos e registrar cada processo desenvolvimento ajuda — e muito! — a conscientizar as pessoas sobre como proceder. Isso sem contar que essas medidas também reduzem o tempo de treinamento de novos profissionais.

Treine os colaboradores

Uma das responsabilidades do PMO é treinar pessoas para que elas possam desenvolver projetos com absoluta excelência. E nada melhor do que começar um escritório de projetos com pessoas já qualificadas para desempenharem seus papéis, não acha?

Assim, invista em treinamentos técnicos e comportamentais adequados ao perfil dos profissionais, visando extrair o que há de melhor neles. Você certamente perceberá que, enquanto alguns são ótimos em laudos técnicos, pesquisas e cálculos, outros são altamente competentes em relacionamento interpessoal, em negociação e gestão de conflitos.

Sabendo aliar as virtudes de cada membro do time e tratar as deficiências com um plano de treinamento e desenvolvimento adequado, a implantação de PMO tem tudo para dar certo e trazer ótimos resultados em não muito tempo.

Faça o alinhamento estratégico

A função do PMO é viabilizar a estratégia da empresa por meio de projetos que tragam inovações, diferenciais de mercado e competitividade — sem falar, é claro, na rentabilidade para o negócio. Assim, antes de partir para a ação propriamente dita, avalie os objetivos da empresa a curto, médio e longo prazos, confrontando-os com os projetos que já estão em andamento.

Depois de uma seleção criteriosa, defina outros projetos que servirão como pilotos para o PMO, sempre priorizando aqueles que têm maior potencial de retorno sobre o investimento para a empresa. E pronto: agora você já tem o portfólio de projetos da empresa.

Defina a estrutura necessária

O PMO não é só uma ideia, tampouco é apenas um escritório comum. Sendo assim, precisa de uma estrutura física, de recursos administrativos, tecnológicos e de pessoal para funcionar a pleno vapor. Determinar que tipo de PMO será implantado ajuda a definir quais serão os recursos necessários para colocá-lo em funcionamento.

Adquira as ferramentas adequadas

Gerir um PMO sem o auxílio de um software de gestão de projetos completo é uma árdua tarefa, por isso, busque no mercado uma solução que atenda às necessidades específicas do seu PMO, com módulos de gestão de programas e portfólios, ferramentas para o acompanhamento da produtividade da equipe, relatórios analíticos, entre outras facilidades.

Não se esqueça de que o momento atual da economia é um tanto quanto delicado, por isso, dê preferência a uma solução nacional, que não esteja vinculada às variações do dólar, o que pode comprometer bastante o orçamento do seu PMO.

Comunique-se com eficiência

Mudanças sempre geram desconforto nas pessoas e criam situações de tensão, ainda mais quando você passa a centralizar e controlar iniciativas que antes estavam dispersas. Mas qualquer barreira emocional ou profissional pode ser derrubada com uma comunicação clara, assertiva e transparente.

Ao adotar uma postura de comunicação aberta desde o início do processo de implantação de PMO, você conquista a confiança dos colaboradores, reduz as dúvidas e incertezas, cria conexões emocionais com os envolvidos e garante, assim, que a mudança ocorrerá sem muitos contratempos.

Considere a implantação como um projeto

Eis o X da questão, não é mesmo? Já que viabilizar a implantação de um PMO também constitui um projeto, é preciso planejamento, definição de escopo, tempo e custos, aquisição de recursos, investimento, definição de objetivos, metas a serem atingidas e indicadores de performance.

Já pensou se você fracassa na implantação do seu PMO? O que será dos demais projetos da empresa? Isso significa que a viabilização do PMO tem que ser encarada como seu projeto mais importante no momento, devendo ser conduzido com cuidado, pensando em todos os pormenores possíveis.

Depois da conclusão desse primeiro projeto, não se esqueça de monitorar o desempenho do PMO para promover as melhorias necessárias, sempre pensando em como aumentar a eficácia da empresa na condução e no crescimento dos negócios.

E então, gostaria de continuar aprofundando seus conhecimentos sobre como gerir projetos com mais eficiência e eficácia? Assine nossa newsletter e receba conteúdos inéditos diretamente no seu e-mail! E que tal aproveitar para conferir nosso post com 10 materiais para torná-lo um verdadeiro expert no assunto?

Visite nossa página de PMO: https://www.projectbuilder.com.br/software-pmo/

Stakeholders são pessoas que de alguma forma impactam ou são impactadas pela iniciativa. Elas podem ser internas ou externas à organização, positivas ou negativas em relação ao projeto e ativas ou passivas em suas participações. E como tudo depende do posicionamento adotado ao se dar o primeiro passo para a implantação de um novo trabalho, conseguir o engajamento de stakeholders o mais rapidamente possível é fundamental para garantir o sucesso no desenvolvimento da empreitada.

Pensando em tudo isso, resolvemos trazer hoje para você 5 passos para melhorar o engajamento de stakeholders e transformá-los em grandes aliados. Então não perca mais tempo e confira o que é preciso fazer para se tornar um mestre em engajamento de stakeholders:

CONHEÇA MELHOR SEUS STAKEHOLDERS

Conhecer os stakeholders de um projeto não é apenas listá-los ou mencioná-los no planejamento. Para realmente conhecê-los é preciso saber quem eles são, com que se importam, como se sentem sobre o projeto e qual é o nível de influência de cada um tanto para o bem quanto para o mal da iniciativa. Assim, se você tem um diretor de finanças que não compactua com a ideia de desenvolver uma nova ferramenta de gestão financeira na empresa, pode ter que lidar com uma enorme barreira pela frente a fim de levar seu projeto a cabo. Da mesma forma, se você tem um líder governamental que não aprova o projeto de expansão da sua planta fabril em determinada área, também corre sérios riscos em relação à execução do projeto.

Em contrapartida, se a empresa está construindo uma nova unidade de negócios que vai gerar empregos em uma comunidade carente e você tem o apoio dos líderes comunitários, fica muito mais fácil conseguir concessões junto a vereadores para dar continuidade ao projeto, não concorda? Sendo assim, reúna o maior número de informações sobre seus stakeholders, converse com eles, entenda seus desejos e suas necessidades para então travar um diálogo mais aberto e voltado para soluções e benefícios mútuos.

Incentive o engajamento desde o início

Entenda de uma vez por todas que para obter o engajamento de seus stakeholders você precisa estar engajado com eles. Mas o que isso significa? Depois de conhecê-los e saber quais são seus interesses em relação ao projeto, envolva-os desde a fase de planejamento, seja com reuniões, workshops, encontros ou qualquer outro tipo de recurso. O segredo é comunicar suas reais intenções, ser honesto com cada stakeholder, dizendo quais serão os benefícios do projeto e esclarecendo possíveis impactos negativos.

Peça opiniões para essas pessoas, criando um ambiente propício à troca de ideias, e esteja aberto ao feedback, por mais que seja negativo. Lembre-se de que é possível engajar pessoas contrárias ao projeto também, bastando para isso que você as eduque para que entendam o porquê do projeto, que necessidades ele visa sanar, que tipo de benefícios e vantagens vai trazer e como cada stakeholder será impactado por ele. Desenvolva uma comunicação clara e assertiva com seus stakeholders e os mantenha devidamente informados sobre todos os passos dados rumo à sua execução. Se algo der errado, assuma o erro, desculpe-se e envolva mais uma vez seus stakeholders para encontrar a melhor solução.

Escute o que seus stakeholders têm a dizer

Outro passo importante para engajar stakeholders é saber ouvi-los atentamente. Mas atenção: não basta ouvir e não agir sobre o que está sendo dito, ok? É preciso interpretar inclusive a linguagem corporal, dar feedbacks o tempo todo para saber se está realmente compreendendo a fala do stakeholder e aproveitar seus bons conselhos para implementar no projeto.

Como ninguém nasce sabendo tudo, ouvir o que seus stakeholders têm a dizer pode se transformar em uma grande oportunidade de aprendizado, não apenas para o projeto atualmente em andamento, como para todos os demais. Aproveite o know-how de profissionais mais experientes, o impulso empreendedor dos mais jovens, o olhar crítico dos mais comedidos e avalie constantemente suas melhores práticas de projetos. Incorpore o que for pertinente ao projeto e justifique o motivo de deixar outras sugestões de fora. A honestidade é fundamental para que você conquiste a confiança das pessoas e as tenha próximas a si, como aliadas.

Mantenha uma boa comunicação

A comunicação é um caminho certeiro para o engajamento dos stakeholders. Por meio dela você se faz presente todos os dias junto aos públicos prioritários do projeto e os mantêm a par de tudo o que está acontecendo, gerando assim um clima de segurança e credibilidade.

Estabeleça um diálogo de mão dupla, de forma que todos possam trocar suas impressões sem medo. Defina também canais de comunicação de fácil acesso — como e-mail, SMS, intranet ou chats corporativos —, estimulando a participação de todos.

Compartilhe todo o conhecimento que você desenvolver ao longo do projeto, reporte novidades nos status e convide os stakeholders para opinarem sobre o andamento das atividades. Crie momentos para encontros presenciais e meça a satisfação desses públicos em relação à comunicação. Se um canal não estiver sendo utilizado, entenda o porquê e reavalie sua necessidade, sempre perguntando aos stakeholders como eles preferem se comunicar a fim de traçar um planejamento de comunicação para alinhar expectativas e criar senso de pertencimento entre os envolvidos.

Saiba cobrar o cumprimento de regras

Já que não é possível entrar em um jogo sem conhecer suas regras, deixe claro para todos os stakeholders como as coisas funcionam. Se o projeto está atrelado a leis governamentais, explique-as. Se as normas são da empresa, deixe claro. Se as exigências são mercadológicas, esclareça! Com todos sabendo exatamente como devem agir e por que agir assim, fica muito mais fácil cobrar responsabilidades, exigir determinadas posturas e estabelecer limites e controles sem criar verdadeiros embates entre os stakeholders.

Nesse contexto, também deixa de pesar sobre o gerente de projetos todos os percalços que podem ocorrer durante o projeto, indo desde o atraso de uma licença ambiental até a aquisição de uma tecnologia indispensável para a continuidade das atividades.

Engajar pessoas a projetos é uma atividade contínua, que deve ser conduzida com muito cuidado e carinho para que se atinja o sucesso desejado. Por isso, valorize seus stakeholders, conheça-os bem, desenvolva um bom relacionamento com eles e, acima de tudo, foque em manter uma comunicação clara, transparente e assertiva.
Agora nos conte: como você costuma agir para engajar seus stakeholders? Tem algum segredo que queira compartilhar conosco? Deixe seu comentário e nos ajude a reunir as melhores práticas para o engajamento de stakeholders!