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Gerente de projetos – não trabalhe mais, trabalhe melhor!

O constante desejo de ser reconhecido, crescer profissionalmente como gerente de projetos, aumentar o salário e até mesmo de se sentir importante dentro do contexto organizacional acaba levando muitos gerentes de projetos a se esquecerem de seus papéis como executores de uma parte importante do planejamento estratégico da empresa.

Essa postura egocentrista pode até parecer vantajosa em um primeiro momento, já que algumas atitudes podem realmente dar destaque à figura do gerente de projetos, mas as consequências logo são percebidas, com os impactos negativos dessa atitude começando a prejudicar o trabalho realizado pelo profissional. Assim ele fica inevitavelmente sobrecarregado com atribuições que não só não deveriam ser suas como tampouco deveriam figurar em sua lista de prioridades.

Nesse sentido, o gerente de projetos precisa ter bem claro para si mesmo quais são suas reais responsabilidades dentro da empresa, quais são os resultados esperados da sua equipe e como ele pode pessoalmente contribuir para levar a cabo os objetivos estratégicos do negócio.

Só nessa introdução você já conseguiu identificar alguns traços próprios ou de algum gerente da sua organização? Pois então acompanhe o post de hoje, porque vamos mostrar exatamente o que uma postura centrada na autopromoção pode gerar e como é possível trabalhar melhor sem necessariamente trabalhar mais. Interessado? Então vamos lá:

As consequências da falta de foco dos gerentes de projetos

Os projetos são partes importantíssimas do planejamento estratégico da empresa, uma vez que viabilizam a implementação do método e ajudam a atingir os objetivos do negócio. Isso significa que o papel do gerente de projetos também deve ser estratégico dentro da organização, sempre focado em objetivos, metas e resultados devidamente controlados pelo PMO.

Quando o gerente de projetos se esquece do seu papel como peça-chave para a execução da estratégia da empresa, passando a se concentrar somente em mostrar seu próprio trabalho, o quanto é atarefado e o quanto é indispensável, perde a enorme oportunidade de realmente fazer a diferença, acabando por trazer pouco ou até nenhum resultado palpável para o negócio.

Nesse contexto, além de não gerar lucros reais para a empresa, o gerente de projetos compromete sua imagem perante a equipe, desmotiva, gera estresse e insatisfação, afinal, todos deveriam trabalhar em prol dos mesmos objetivos.

Preocupado demais em mostrar serviço, esse profissional acaba microgerenciando tarefas e se esquecendo de suas funções de líder e mentor.

A mudança de postura para a obtenção de melhores resultados

Percebeu que há alguém na sua empresa agindo dessa maneira ou notou que você mesmo tem tomado algumas dessas atitudes? Então certamente chegou a hora de implementar mudanças! Separamos algumas dicas para você e sua equipe trabalharem melhor sem ser preciso trabalhar mais. Confira:

Foque em objetivos, metas e resultados

A partir do momento que o portfólio de projetos está alinhado ao planejamento estratégico da empresa, deve contar com indicadores de performance que permitam o acompanhamento sistemático dos resultados. Isso quer dizer que cada projeto contribui de alguma forma para o alcance dos objetivos de negócio e que as metas a serem atingidas ao longo do desenvolvimento devem ser acompanhadas de perto com KPIs tangíveis e relevantes.

Assim, a primeira nova preocupação do gerente de projetos deve estar em compreender completamente os impactos de cada projeto no planejamento estratégico global da empresa, pensando em como agir para fazer com que os objetivos sejam atingidos, tendo no PMO uma fonte segura de dados e informações.

Mantenha o escopo na mente dos stakeholders

O escopo é o porto seguro dos gerentes de projetos, onde estão especificados todas as funcionalidades e também os requisitos que o produto final precisa ter. É no escopo ainda que se tem listadas as premissas e restrições do projeto, assim como as responsabilidades de cada pessoa envolvida.

Mantendo o escopo vívido na mente da equipe de projetos, dos sponsors, dos clientes, dos fornecedores e de quaisquer outros envolvidos é possível executar cada projeto dentro do prazo e do orçamento previstos, garantindo assim a qualidade do produto final, a satisfação do cliente e a lucratividade da empresa, tudo sem onerar nenhuma das partes.

Monitore de pertinho o cronograma

Acompanhar adequadamente o cronograma dos projetos e fazer reuniões frequentes para atualizações, troca de informações e compartilhamento de status é fundamental para que o gerente de projetos tenha pleno controle e a devida ciência a respeito do que vem sendo executado.

Concorda que enquanto o cronograma estiver dentro do previsto, as atividades estiverem sendo executadas conforme o planejado e a equipe estiver comprometida não há por que não chegar ao sucesso e todos serem reconhecidos por sua participação? Então confie nessa tática e vá fundo!

Promova uma comunicação transparente

Uma das primeiras vertentes afetadas quando há interesses pessoais se sobrepondo aos interesses da empresa é a comunicação. Portanto, lembre-se sempre de que informação é poder, mas costuma ser também a principal causa de discórdias e conflitos quando não circula como deveria.

Sendo assim, para não ver os esforços da sua equipe se desmantelando pela falta de comunicação, certifique-se de que os fluxos de conversação estão funcionando, de preferência muito bem, com você compartilhando todas as informações pertinentes e com todos os envolvidos se entendendo.

Procure delegar tarefas

A verdade é que o microgerenciamento não leva ninguém a lugar nenhum. Com ele, quem supervisiona não tem tempo para lidar com coisas mais importantes e quem é supervisionado trabalha sob pressão sem nenhuma necessidade, acabando por atrasar os resultados. O que fazer então? Simples: delegar!

Se sua equipe é confiável, delegue atividades, inserindo as novas responsabilidades no cronograma de cada colaborador e se colocando à disposição para ajudar caso seja necessário — profissionais comprometidos sabem quais são suas limitações e não têm receio de pedir auxílio. Mas se sua equipe não é confiável, trate de fazer já algumas alterações estratégicas!

Monitore, analise e mensure

Por fim, o PMO é quem tem que ter a visão do todo, saber o que está sendo feito, por quem, quando e por que motivo. Assim, por mais que não seja ele o executor, é ele quem mantém tudo sob controle. Portanto, monitore as atividades, acompanhe o cronograma, analise os dados gerados, mensure os resultados e aja rapidamente para fazer os ajustes necessários.

Quem cuida do planejamento estratégico não pode estar envolvido diretamente no operacional, pois acaba perdendo o foco, acumulando trabalho desnecessariamente e, consequentemente, comprometendo as iniciativas da empresa para um futuro melhor.

Viu só como, se todos trabalharem em equipe, cada qual com suas funções e atividades, todos sairão ganhando? E na sua empresa, os gerentes de projetos agem estratégica ou operacionalmente? Deixe seu comentário e não se esqueça de assinar a nossa newsletter para receber os melhores materiais sobre gerenciamento de projetos diretamente no seu e-mail!

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