A 5ª edição do Project Management Body of Knowledge, conhecido pela sigla PMBOK, foi lançada oficialmente em 31 de dezembro de 2012 pelo Project Management Institute (PMI), a maior associação internacional para profissionais gerentes de projetos.

Trata-se de uma obra de extrema importância porque identifica e descreve processos de forma detalhada, clara e atualizada. É a base para a obtenção de certificados como o Project Management Professional (PMP) e Certified Associate Project Management (CAPM).

As mudanças nos exames serão implantadas somente a partir de 31 de julho de 2013. Mas para você ficar sabendo do que vem por aí, identificamos quais são as principais mudanças previstas no guia.

Pesquisamos em sites especializados as novidades que você deve encontrar nessa nova edição. Um deles foi o site Baguete, focado em jornalismo empresarial digital. Acompanhe a seguir:

1.    Relacionamento

O relacionamento entre gerenciamento de projetos, gerenciamento das operações e estratégia operacional ganhou uma descrição mais detalhada.

2.    Valor do negócio

A nova versão descreve a importância do gerenciamento de portfólio, programa e projeto na obtenção de maior valor do negócio com investimentos em projetos.

3.    Habilidades do gerente de projetos

O equilíbrio entre conhecimento, postura ética e habilidade interpessoal é fundamental para o bom gerente de projetos.
No 1º capítulo, são mencionadas as habilidades pessoais importantes para um gerente de projetos: liderança, trabalho em equipe, motivação, comunicação, influência, tomada de decisão, consciência política e cultural, e negociação.
Essas habilidades estão detalhadas em um apêndice.

4.    Influências organizacionais

Tratada de maneira mais abrangente, a nova edição inclui a discussão sobre a influência do estilo de comunicação de uma companhia para o sucesso do gerenciamento de projetos.

5.    Governança do projeto

O texto atual do 2º capítulo traz uma descrição de definição, composição e aplicação de uma estrutura de governança para os projetos.

6.    Equipe

Outra novidade: as características e a estrutura de uma equipe de projetos estão detalhadas em uma seção específica.

7.    Ciclos de vida e relacionamento entre fases

Esta é apontada como uma das principais melhorias da nova versão do PMBOK, pois expande e esclarece as diferentes possibilidades de ciclo de vida e relacionamento entre as fases de um projeto. Os dois relacionamentos básicos entre fases – sequencial e sobreposto – já tinham sido abordados na 4ª edição. Porém, o novo texto detalha novos possíveis ciclos de vida: preditivo, incremental e interativo, e adaptativo (também conhecido como método ágil ou orientado a mudança). Isso prova que o PMBOK Guide não orienta a condução dos projetos em fases sequenciais ou em cascata (waterfall).

8.    Processos de gerenciamento de projetos

Houve uma reformulação total no 3º capítulo, que trata dos processos. Na edição anterior do PMBOK, apresentava um padrão de gerenciamento de projetos (padrão ANSI). Esse conteúdo tornou-se um anexo. O atual capítulo 3 faz a transição entre as duas primeiras seções do PMBOK e as seções seguintes que tratam das áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos.

9.    Áreas de conhecimento

O gerenciamento das partes interessadas do projeto é uma nova e importante área do conhecimento que agora está contemplada. Fica clara a importância do engajamento das partes interessadas nas principais decisões e nas atividades associadas ao projeto. Para isso, foram documentados quatro processos: identificar as partes interessadas, planejar o gerenciamento das partes interessadas, gerenciar o engajamento das partes interessadas e controlar esse engajamento.

10.    Gerenciamento das comunicações

A reformulação com a inclusão de uma área específica para o gerenciamento das partes interessadas, o gerenciamento das comunicações focou mais no processo do que no resultado desejado da mensagem. Assim, a seção apresenta os seguintes processos: planejar, gerenciar e controlar as comunicações.

11.    Escopo, tempo e custos do projeto

Esses três planos de gerenciamento ganharam mais destaque, com a criação de processos que explicitam a necessidade e a importância do desenvolvimento destes planos de gerenciamento.

12.    Processos descritos no PMBOK Guide

Esta nova edição passa a documentar 47 processos no gerenciamento de projetos – são cinco a mais que a versão anterior, que documentava 42 processos.

A 5ª edição do PMBOK está disponível on-line para download no site do PMI.

As tarefas, as responsabilidades e boas práticas de gestores nunca param de aumentar. Um bom gestor tem de saber delegar tarefas, dar constantes feedbacks à sua equipe; promover um ambiente saudável de trabalho e incentivar a cooperação entre seus colaboradores, dentre outras coisas. Foi-se o tempo em que um bom líder era considerado o cara mais autoritário, rígido e inatingível, ta aí o exemplo do inesquecível Steve Jobs. Mas o que fazer para ser um grande gestor? Quais seriam os segredos de caras como Jobs, por exemplo? Separamos 5 deles para que você possa se tornar um gestor ainda melhor. Confira:

1- Construa uma boa reputação

Boas práticas de gestores consistem principalmente em ser um bom líder, mas isso não significa apenas tomar as decisões certas e saber delegar funções. Um bom líder tem de dar o exemplo, ou seja; ter um comportamento adequado em todas as situações. Esqueça de uma vez por todas aquela velha frase, que você provavelmente ouviu muitas vezes quando ainda era uma criança: “Faça o que eu digo, mas não faça o que eu faço”. Manter vigilância sobre seus atos e palavras é uma das coisas mais importantes quando se está na posição de líder, mas isso não quer dizer que você não tenha que ser autentico, só tome cuidado porque você sempre servirá de exemplo.

2- Aprenda com o fracasso

Se você nunca fracassou preocupe-se! Você deve estar tentando pouco e inovando quase nada. Não tenha medo de falhar. O importante é nunca desistir perante um obstáculo ou um fracasso. Um dos segredos do sucesso dos bons gestores está em tentar e voltar até alcançar o sucesso, sempre aprendendo com isso.

3- Monte a equipe certa

O que leva um time de futebol, por exemplo, a ganhar vários jogos e por fim um campeonato? Certamente não é apenas um fator, mas o mais importante deles é sem dúvida a equipe. Combinar competências complementares é fundamental para o sucesso do seu time. E como acontece no futebol, saiba escolher o capitão, ou seja; o líder da equipe.

4- Sinta paixão pelo que faz

“Descubra aquilo que realmente o apaixona. Nos dias mais difíceis, paro para pensar e é a paixão que me mantém motivado para seguir em frente”. (Mark Zuckerberg, co-fundador e CEO do Facebook). Se você não sentir prazer no que faz dificilmente conseguirá alcançar o sucesso, como falamos no primeiro segredo, ser líder é servir de exemplo e se você não sentir paixão pelo que faz dificilmente conseguirá passar isso para os seus colaboradores, que por sua vez não se sentirão tão motivados a buscar sucesso com você.

5- Pense diferente

“As pessoas que são loucas o suficiente para achar que podem mudar o mundo, são aquelas que o fazem.” (Steve Jobs). O gênio visionário e extremamente criativo, que levou a Apple a empresa mais valiosa do mundo deixou algumas lições de boa liderança, mas esse pensamento em especial é o que considero um dos mais importantes para quem deseja se destacar, não só como um bom gestor mas, em qualquer campo da vida. Lembre-se que mudar o mundo está nas escolhas que você faz, todos os dias.

Se tornar um grande líder e inspirar liderança não acontece como num passe de mágica. É preciso trabalhar para desenvolver esse potencial. Sim, existem aquelas pessoas que – como costuma-se dizer por aí – “são lideres natos”, mas ainda nesses casos é preciso exercitar a liderança.

Em um artigo publicado pela Harvard Business Review, “Crucibles of Leadership”, os autores Warren Bennis e Robert J. Thomas afirmam que se tornar um grande líder tem a ver com a forma como as pessoas lidam com a adversidade. A pesquisa dos autores sugere que um dos indicadores mais fiáveis e os preditores da verdadeira liderança é a capacidade de aprender com as experiências mais negativas.

Não por acaso, os filmes que você verá em nosso post contam estórias de personagens que driblaram as adversidades conseguiram inspirar liderança de forma brilhante. Confira agora:

Coach Carter – Treino para a vida

O filme conta a história do treinador Ken Carter e o time de basquete da escola Richmond. Logo no início, ele se depara com alunos de personalidades variadas e, para que ele tenha o respeito de todos, impõe um rígido regime, em que os alunos tinham de ter um comportamento respeitoso, vestimentas adequadas e boas notas em todas as matérias. Depois disso, os jogadores passam a enxergar a possibilidade de construir um futuro melhor e a trabalhar em equipe.

Sociedade dos poetas mortos

O filme conta a história de um professor de poesia nada ortodoxo que trabalha em uma escola preparatória para jovens onde predominam valores tradicionais e conservadores (tradição, honra, disciplina e excelência). Com talento e sabedoria, o professor, interpretado por Robin Williams, inspira seus alunos a perseguir suas paixões individuais e tornar suas vidas extraordinárias. Tem excelentes lições tanto para líderes quanto para liderados.

O sorriso de Monalisa

A liberal professora de história da arte Katherine Ann Watson (Júlia Roberts) aceita o desafio de ensinar na conservativa Wellesley College. No primeiro dia de aula, sua aula fracassa devido à liderança da arrogante Betty Warren, vivida por Kirsten Dunst, e de suas amigas Joan Brandwyn (Julia Stiles) e Giselle Levy (Maggie Gyllenhaal), mas Katherine é aconselhada por suas colegas a não sentir medo dos estudantes. “O Sorriso de Mona Lisa” é um bom filme sobre uma mulher à frente de seu tempo que luta contra o status-quo em um ambiente extremamente conservador. Katherine vai de uma professora recém-chegada e intimidada pelas alunas a líder amada.

Conduzindo Miss Daisy

O filho de Jessica Tandy contrata o motorista Hoke Colburn para a sua mãe. O motorista tenta de várias maneiras se aproximar da senhora. Primeiro, tenta fazer trabalhos domésticos, sendo dispensado. Em seguida, tenta aparar a grama, e a senhora manda que ele não toque no jardim. Após diversas negativas, o motorista consegue dobrá-la e acaba conquistado sua confiança.

Esse filme mostra como a ação do líder tem um impacto em toda a organização. O motorista do filme tenta confrontar a senhora para motivar algum tipo de ação, de mudança. Primeiro, oferece ajuda, mesmo não sendo solicitado. Depois, ao não obter êxito com a primeira ação, cobra racionalidade, perguntando por que foi contratado.

A onda

Rainer Wegner, vivido por Jürgen Vogel, professor de ensino médio, deve ensinar seus alunos sobre autocracia. Devido ao desinteresse deles, propõe um experimento que explique na prática os mecanismos do fascismo e do poder. Wegner se denomina o líder daquele grupo, escolhe o lema “força pela disciplina” e dá ao movimento o nome de A Onda. Em pouco tempo, os alunos começam a propagar o poder da unidade e ameaçar os outros. Quando o jogo fica sério, Wegner decide interrompê-lo. Mas é tarde demais, e A Onda já saiu de seu controle.

O que achou da nossa lista? Incluiria mais algum filme que sabe inspirar liderança a ela? Deixe seu comentário!

Referência:

Harvard Business Review. 

No gerenciamento de projetos é muito comum nos depararmos com situações que possam causar atraso no cronograma do projeto, o que acaba gerando retrabalho, custos adicionais, insatisfação dos clientes e frustração para os profissionais envolvidos nele. Tem coisa pior do que projeto atrasado?

Cerca de 78% das organizações, públicas e privadas, declaram ter problemas no cumprimento de prazos em seus projetos. Os motivos para que isso aconteça são variados. Porém, as principais causas alegadas para atrasos são fruto de problemas no gerenciamento e execução, o que significa que somente a equipe envolvida pode ser capaz de evitar esses atrasos.

O vídeo do Porta dos Fundos mostra de forma humorada aquele problema clássico que acontece quando você precisa tocar uma obra na sua casa. E você como um gerente de projetos – com toda certeza – já passou por uma situação semelhante ao liderar um projeto.

Confira o vídeo e divirta-se com a semelhança:

Tão importante quanto planejar é manter o planejamento em andamento, sem surpresas. Ou seja, monitorar e controlar o projeto realmente de perto, cuidando para que ele seja executado assim como está no plano original.

Sem o monitoramento adequado o projeto pode se desviar dos objetivos originais e acabar consumindo mais tempo e recursos do que o previsto, bem como terminar com uma qualidade superior ou inferior ao que estava planejado. Sendo assim, cabe ao gerente de projetos manter o monitoramento e controle sob sua responsabilidade, primando pelo bom funcionamento da equipe e pela aplicação correta dos recursos.

É por essa razão que hoje trazemos para você 4 dicas para monitorar e controlar os seus projetos com maior eficácia. Esperamos contribuir, mais uma vez, para que seus projetos se desenvolvam de maneira tranquila e bem organizada. Boa leitura!

 Segmente as fases do projeto adequadamente

Se você já tem certa experiência com projetos de mesmo teor, consegue prever com melhor precisão as fases e atividades envolvidas, o que lhe dá uma vantagem na hora de monitorar e controlar o projeto. Mas fique sempre atento a possíveis mudanças, verifique sempre as próximas atividades e etapas e mantenha-se fiel ao planejamento.

Em contrapartida, se você está assumindo um novo desafio e ainda não desenvolveu nenhum projeto na área em que está alocado, talvez seja interessante pensar a próxima fase assim que a anterior estiver concluída. Agindo desta forma você evita mudanças bruscas no planejamento e se mantém fiel ao que está sendo proposto no projeto.

Fique de olho nestes 4 itens

O plano do projeto está lá, servindo de orientação para toda a equipe, mas vale lembrar que durante o monitoramento e controle do projeto existem 4 pontos críticos a serem acompanhados: cronograma, orçamento, escopo e qualidade.

Caso haja algum descontrole, fatalmente essas quatro áreas serão atingidas, podendo impactar de tal forma que o projeto se torne inviável. Sem falar que o prazo de entrega também pode se ver afetado pela falta de monitoramento e controle, portanto, cuidado!

Finalize o projeto o quanto antes

Se você está seguindo o escopo à risca, não há por que fazer alterações no meio do projeto, a não ser que seja uma exigência do cliente ou uma necessidade urgente. Upgrades e melhorias podem ser deixados para um segundo momento, com mais tranquilidade e com outros entregáveis, facilitando a gestão do projeto como um todo.

Segure a empolgação das pessoas quando surgirem ideias inovadoras que possam atrasar a entrega e que não precisem ser adicionadas imediatamente, assim você garante que o seu projeto será entregue com qualidade e no tempo previsto.

Aprenda com o projeto

Cada projeto é um aprendizado para a equipe e se torna referência para outras iniciativas. Uma boa maneira de manter esse conhecimento fresco é sempre realizar o relatório de lições aprendidas, em que você relata tudo o que ocorreu no projeto, os problemas e as soluções. Esse pequeno manual pode servir de referência para outras pessoas e até para você mesmo, já que a memória não consegue armazenar tudo.

Como você faz o monitoramento e controle dos seus projetos? Acredita que essas dicas podem te ajudar a melhorar esse processo? Deixe um comentário e participe da conversa!

Apesar de alguns ainda nem acreditarem, os momentos de crise se instalaram de vez e sua empresa precisa encará-los de frente, querendo ou não. E o que importa é a maneira como você percebe a crise, pois sempre existem dois lados de uma mesma situação. Assim, você pode tentar se esconder e se proteger ou pode olhar o horizonte e ver que, bem lá na frente, existe uma centena de oportunidades, mesmo em meio a esse turbilhão de problemas.

Momentos de crise são feitos para se repensar o negócio, avaliar o caminho percorrido até o momento e buscar novas formas de fazer sua empresa crescer. Então nada de lamentações pelo que você não pode influenciar. Trate de colocar a criatividade para funcionar! Quer entender melhor por que a crise pode ser uma grande oportunidade para seu negócio crescer? Então acompanhe:

 A concorrência vai se esconder e estagnar

Durante a crise investimentos são cortados, projetos são paralisados e a expectativa do que está por vir simplesmente congela a maioria das empresas. Se você se recusar a agir dessa forma, já será um diferencial e tanto para sua organização! Se você chegar com tudo e mostrar para o mercado que está com ânimo e fôlego intactos para inovar e criar soluções para os problemas, estará completamente na dianteira.

Os negócios não param, só se transformam

Neste momento, os pequenos clientes realmente não têm muita opção a não ser reduzir gastos e tentar equilibrar as finanças. Mas os clientes mais rentáveis, aqueles que costumam gastar mais, mantêm suas operações e realmente gastam menos, mas não deixam de gastar. Pois é neles que você deve focar, a fim de manter seu fluxo de caixa em dia e passar pela crise sem maiores apertos.

A crise traz novas necessidades

O mercado está em retração, mas as pessoas não podem simplesmente parar de viver, assim como as empresas não podem parar de produzir. Nesse cenário, novas necessidades sempre surgem, talvez um pouco mais modestas, mas que podem se transformar no seu carro-chefe se você souber aproveitar as oportunidades. Muitos negócios lucrativos são descobertos durante as crises, por isso, mantenha-se atento ao comportamento de seus clientes e às novas necessidades que eles demonstrarem ter.

As falhas do mercado se tornam mais aparentes

Quando a crise se instala, os defeitos das empresas começam a aparecer com mais frequência e força — como um atendimento deficiente, a falta de produtos no mercado, a qualidade nada satisfatória das mercadorias e assim por diante. Se você souber detectar esses gaps, pode aproveitá-los para melhorar seu negócio e ainda estimular as vendas com inovações que sua concorrência sequer tinha sonhado em inventar.

Durante a crise, procure melhorar a eficiência do seu negócio, repense processos, analise seu financeiro e reduza custos onde seu negócio não seja direta e significativamente impactado. Sabendo exatamente onde e quando mudar, você não terá problemas para passar por mais essa barreira!

Agora comente aqui e nos conte como sua companhia encara os problemas trazidos pela crise: ela agarra com unhas e dentes ou acaba perdendo oportunidades? Compartilhe suas experiências e impressões conosco!

As séries de TV, após se tornarem um grande sucesso de audiência nos EUA, vêm conquistando cada vez mais os brasileiros. A imagem audiovisual, constitui o objeto que suporta a atenção, a reflexão e a memória. Sem preconceitos, podemos extrair o melhor que algumas dessas séries têm a nos oferecer. Abaixo, listamos 4 que acompanhamos e que ensinam, através da trama, grandes lições a gerentes de projetos.

Game of Thrones

Game of Thrones se passa nos Sete Reinos de Westeros, onde os personagens disputam o controle do Trono de Ferro. Baseada na série de livros escritos por George R. R. Martin, a série foi criada por David Benioff e D. B. Weiss para a HBO, Game of Thrones é uma série quase que obrigatória para os gerentes que querem aprender mais sobre estratégia e liderança.

House of Cards

Produzida pela Netflix, House of Cards foi criada por Beau Willimon e narra a trajetória de Frank Underwood (Kevin Spacey), um deputado que resolve sabotar a gestão do presidente eleito dos Estados Unidos após não ser nomeado Secretário de Estado. A série, que possui duas temporadas, mostra uma visão peculiar sobre a relação entre política e liderança.House of Cards foi aclamada pela crítica e se tornou um enorme sucesso.

 30 Rock

30 Rock é assinada por Tina Fey, que também é uma das protagonistas da série. Tina Fey é Liz Lemon, responsável pela redação do programa de TV de ficção The Girlie Show. Apesar do trabalho aparentemente dos sonhos, Liz quase enlouquece com as duas estrelas do show. Além de encarar Jack, o novo e exigente chefe desta atração, vivido por Alec Baldwin. Liz precisa de muito “jeitinho” para manter a sanidade e o emprego, gerenciando egos, exigências e neuroses de toda a equipe, além de precisar gerenciar prazos, custos, sem deixar de lado as risadas que seu programa deve provocar.

Scandal

A gestão de crise é o tema desta série. A série se passa em Washington, D.C e tem como protagonista Kerry Washington, que interpreta Olivia Pope, uma ex-funcionária da Casa Branca responsável pela criação da Pope & Associates, uma empresa de gestão de crises. A personagem é inspirada na ex-assessora de imprensa do governo de George H. W. Bush, Judy Smith.

Uma curiosidade: A Sony, após o ataque de hackers e ameaça terrorista que fizeram com que o estúdio desistisse de lançar a comédia sobre assassinato de líder norte-coreano, contratou Judy Smith. O objetivo do estúdio foi controlar os estragos deixados pelo ataque.

Breaking Bad

A incrível e aclamada série que conta a história de um professor de química, que ao descobrir um câncer incurável decidi ir até as últimas consequências para deixar a sua família bem amparada. Walter White se transforma no alter ego Heisenberg, um “poderoso chefão” do universo da metanfetamina. Além dos conflitos familiares e internos do personagem, e claro o submundo das drogas, a série tem muito de gestão. Walter é acima de tudo um homem de negócios. Poderia listas várias lições que esta série dá sobre gestão, mas teria que dedicar um post só para elas! Então vou citar algumas e se você ainda não assitiu Breaking Bad recomendo muitíssimo! Aí vão elas:

• • Um time competente faz toda a diferença;
  • Amar o que você faz é o segredo para ter sucesso;
  • Qualidade é fundamental (não importa se o que você oferece é um produto ou um serviço);
  • Tenha uma meta (não a metanfetamina, por favor! rsrs);
  • Imagem é tudo sim! (ou pelo menos quase tudo quando se é um gestor).

Como crises sempre vêm e vão, o importante é saber lidar com esses períodos de maior sufoco para que os projetos não sejam diretamente afetados — nem no quesito qualidade nem no prazo de entrega. O bom é sempre trabalhar com uma certa folga de cronograma, mas não é só isso que conta na hora de apertar o cinto para passar pela crise sem muito estresse. A otimização de custos de gestão de projetos é um assunto ainda mais importante, quando imerso na crise.

A otimização de recursos é essencial para que se tenha projetos bem desenvolvidos sem causar peso desnecessário no caixa da empresa. E é nessa lista que entram os recursos humanos. Aumentar a produtividade da equipe significa otimizar vários outros recursos, impactando, assim, em todas as etapas do projeto.

Quer saber exatamente como a otimização de custos de gestão de projetos pode ajudar durante a crise? Então confira agora mesmo nosso post:

 Selecione a equipe certa

Por convenção, chama-se a força trabalhadora da empresa de recursos humanos, mas a verdade é que são pessoas, cada uma com sua história de vida, suas expectativas, sua visão de mundo e, obviamente, suas dificuldades. E para otimizar os recursos humanos na gestão de projetos durante uma crise, é essencial que você coloque a pessoa certa na atividade adequada.

Respeitar respectivos limites e habilidades é uma premissa básica para que você delegue atividades condizentes com o perfil de cada profissional, podendo, assim, obter o máximo de produtividade de cada um. Nesse cenário, a otimização de recursos virá do comprometimento e da motivação da equipe com o projeto, com as atividades delegadas e com o gerente do setor, o líder da equipe.

Otimize os custos com inteligência

Muitos gestores de projetos, durante uma crise, acabam economizando onde não é preciso, deixando custos que poderiam ser cortados correndo soltos. Mas atenção: não retire nenhum benefício que mantenha os trabalhadores motivados, pois isso pode simplesmente acabar com o comprometimento dos recursos humanos com o projeto em andamento.

Nesse caso, avalie as despesas do projeto para saber quais são os custos que mais comprometem o orçamento e verifique se há como fazer uma otimização desses itens, trocando de fornecedor, fazendo uma negociação ou, ainda, adquirindo uma nova ferramenta para promover maior produtividade ao longo do projeto. Vale a pena o esforço.

Ganhe tempo aumentando a produtividade

Em tempos de crise, é preciso ser criativo e utilizar todos os recursos disponíveis para melhorar a produtividade da sua equipe. Softwares gratuitos, ferramentas de analytics disponíveis na internet e uma boa dose de planejamento podem contribuir para a otimização dos custos de gestão de projetos a qualquer tempo.

Mas fica um alerta: nunca comprometa a qualidade do seu projeto para reduzir custos e aumentar a produtividade dos recursos humanos, pois isso impacta diretamente na satisfação do cliente e no resultado global do projeto. Lembre-se que são a sua imagem e a imagem da empresa que estão em jogo!

Mantenha os recursos humanos como foco

A crise deixa qualquer um apreensivo, já que podem ser realizados cortes de pessoal, os projetos podem parar de aparecer e os clientes podem desistir, tudo isso deixando a equipe com os nervos à flor da pele. Para que não se tome nenhuma decisão precipitada, mantenha os recursos humanos no foco das atenções, procurando saber, inclusive, se existe algum boato ou comentário depreciativo sobre o momento que possa comprometer a produtividade da equipe.

Busque estar sempre acessível para seus liderados, criando uma cultura de feedback — de duas vias, obviamente. Dessa forma, assim como você dá feedback para a sua equipe, ela também pode querer dar um feedback para você. Portanto, esteja preparado para receber críticas e sugestões que fujam do seu ponto de vista, lembrando-se sempre que todo diálogo é válido quando bem recebido, processado e analisado.

Fortaleça a comunicação interna

Para evitar perda de profissionais e precisar arcar com os custos de novas contratações e novos treinamentos, mantenha a comunicação interna fortalecida. As pessoas querem, sim, saber sobre o que está ocorrendo, quais são os planos para o futuro e qual é sua situação dentro do contexto da crise. Ser o mais claro possível e não mentir em hipótese alguma vai proporcionar credibilidade de sobra para que a equipe trabalhe com maior produtividade e tenha comprometimento com a otimização de recursos na execução dos projetos.

Lembre-se de que a comunicação interna é a grande responsável por um ambiente de trabalho harmônico, sem fofocas venenosas e com a saúde necessária para que o setor de recursos humanos da empresa não precise ser acionado para demitir um ou outro. E é exatamente nesse quesito que a maioria das empresas acaba pecando. Não seja mais um em meio à multidão!

Foque no que é realmente importante

A crise pode desestabilizar qualquer um, inclusive, claro, o gerente de projetos. O importante aqui é manter a calma e focar naquilo que é realmente importante para a conclusão dos projetos dentro dos parâmetros estabelecidos. Se for preciso mudar o escopo ou fazer qualquer alteração no planejamento, certifique-se de que a alteração é realmente necessária e que vai contribuir para gerar resultados mais efetivos.

Para não perder o foco, estabeleça também prazos reais e factíveis, sem pressionar sua equipe para realizar horas extras, trabalhar aos finais de semana ou perder as férias para mostrar que está otimizando recursos. Como já falamos, seus recursos humanos são as pessoas, pessoas essas que precisam de descanso, lazer e qualidade de vida para trabalharem com vontade e gerarem resultados.

Tenha um plano de gerenciamento de crises

Todo projeto começa com um bom planejamento, certo? E um bom planejamento contém a descrição de todos os riscos a que o trabalho está sujeito, com sua respectiva classificação de acordo com a probabilidade de ocorrência e do perigo representado para sua conclusão.

Ao definir um plano de gerenciamento de crises, a equipe se antecipa a qualquer problema que possa vir a ocorrer no percurso normal de suas ações, podendo, assim, criar mecanismos para não permitir que os impactos sejam significativos, interrompendo ou prejudicando o trabalho como um todo.

Estudar as lições aprendidas com projetos semelhantes pode dar diversos insights para que se comece um novo projeto otimizando recursos e aumentando a produtividade da equipe. E isso significa que, mesmo em uma crise, os recursos humanos não serão atingidos com tanta força. Parece promissor, não concorda?

A otimização de custos na gestão de projetos durante uma crise requer agilidade de pensamento por parte do gerente e uma equipe devidamente comprometida com seu trabalho. Ao se construir um relacionamento de qualidade com a equipe do projeto e a direcionando para ações cada vez mais estratégicas, é possível trabalhar com menos recursos humanos e mais produtividade, bastando, para isso, adotar uma ferramenta de gestão de projetos que automatize os processos mais demorados e permita uma gestão de projetos mais enxuta.

Agora comente aqui e nos conte como otimiza os custos de gestão de projetos durante a crise! Já automatiza sua gestão de projetos? Qual das vantagens proporcionadas por essa automatização é mais benéfica para sua empresa? Compartilhe suas experiências e impressões conosco e participe da conversa!

Por mais que, em teoria, a gestão de projetos tenha como premissa básica a documentação, na prática os gestores acabam não conseguindo cumprir isso à risca. Em alguns casos por não perceberem a real importância deste processo. Em outros, devido à pressão pelo cumprimento de prazos ou até mesmo por uma questão cultural da empresa.

Para esclarecer a real importância prática da documentação, elencamos aqui 5 grandes motivos que justificam a boa execução desta tarefa nos projetos adotando uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

1. Evitar atritos entre os envolvidos

De posse de tudo devidamente documentado o gestor estará evitando atritos entre os envolvidos, afinal, toda e qualquer decisão ou direcionamento definido na trajetória será endossado através do arquivamento dos documentos relativos. Ou seja, qualquer desencontro em termos de escopo, por exemplo, poderá ser resolvido com grande facilidade a partir da comprovação documental.

2. Evitar erros e retrabalho

Ao manter o histórico dos erros cometidos e também dos problemas e dificuldades enfrentados no decorrer de um projeto torna-se possível fazer com que os mesmos sejam evitados e que o retrabalhado seja minimizado. Afinal, o material necessário para evitá-los estará disponível.

3. Garantir maior eficiência operacional e gerencial

O que garante maior eficiência operacional e gerencial na gestão de um projeto é o conhecimento dos processos, dos gargalos e dificuldades, e das informações advindas de experiências anteriores. Portanto, toda esta expertise será fundamental para alcançar a tão desejada eficiência.

4. Gestão do conhecimento

Quanto mais claro, objetivo e detalhado forem os documentos relativos ao projeto melhor também para que o conhecimento seja compartilhado e bem gerenciado dentro da corporação. Afinal, os futuros gestores e envolvidos terão material de pesquisa.

5. Comprovação documental diante ao cliente

Sabemos que durante o processo de planejamento e execução de um projeto é comum que hajam alterações de escopo, atrasos justificados, alterações no planejamento de custos, além de inúmeros outros possíveis incidentes. O fato de conseguir explicar e justificar cada um destes cenários junto ao cliente passará maior credibilidade e organização junto a ele.

Os profissionais de gerenciamento de projeto são, hoje, uns dos mais cobiçados por empresas de variados portes. Isso é justificado pelo fato de que um projeto liderado por um profissional qualificado pode gerar benefícios e ganhos não só de aspectos financeiros, mas também no que diz respeito à gestão do conhecimento, definição e melhoria de processos, eficiência operacional, dentre vários outros.

Como coadjuvante, mas não menos importante, nesta função, surgem os softwares específicos para esta função: os softwares de gerenciamento de projetos. Através destas soluções é possível gerir toda a documentação envolvida em cada tarefa, atividade ou etapa, todo o planejamento cronológico, custos e requisitos. Além, é claro, de permitir a extração de relatórios comparativos entre planejado e realizado da ocupação da mão de obra por tarefa ou atividade. Algumas soluções permitem, inclusive, que os documentos sejam arquivados na nuvem com total sigilo e segurança, garantindo fácil acesso às informações independentemente do local em que o GP esteja.

E você, já coloca em prática a documentação dos processos de seus projetos? Utiliza algum software de gerenciamento de projetos como apoio? Como isto tem beneficiado a sua rotina? Compartilhe as suas experiências e dúvidas conosco através dos comentários!

Você tem na ponta da língua os fatores que tornam um projeto bem-sucedido: prazo cumprido, escopo entregue com qualidade, custos precisamente calculados sem sobras nem faltas. Mas esse cenário está longe de ser uma realidade, certo?

A maioria dos projetos sai do roteiro previsto inicialmente. Cabe ao gerente de projetos tomar decisões que ofereçam o melhor resultado possível ao cliente e às demais partes interessadas. Para ajudar a trilhar esse caminho das pedras, reunimos 10 passos rumo ao sucesso.

1. Estabeleça parâmetros

Você só saberá se atingiu ou não o sucesso se tiver indicadores que o comprovem. Identifique, em seu projeto, quais são as prioridades, o que não pode faltar de jeito nenhum, o que vai deixar o cliente mais satisfeito, o que vai tornar sua equipe mais produtiva e motivada. Nem tudo pode ser 100% contemplado. Estabeleça previamente o que será considerado bem-sucedido ao final do projeto e o porquê disso.

2. Seja mais correto e menos simpático

Não estamos dizendo para sair dando patadas por aí. Ao contrário, é sempre recomendável o trato gentil com sua equipe e, sobretudo, com o cliente. Mas há decisões difíceis que precisam ser tomadas. Fazer a equipe trabalhar horas extras, exigir mais recursos para a entrega de uma tarefa ou alterar o escopo não são propostas muito simpáticas. Se o resultado e a qualidade final dependerem disso, não tenha dó. Alguém tem de fazer o trabalho sujo. Nesse caso, os fins justificarão os meios.

3. Ofereça treinamento e suporte

Quando um projeto é entregue ao cliente, nem sempre ele o compreende em sua totalidade. Se for um projeto de TI, por exemplo, os usuários devem ser treinados para utilizar as soluções criadas. Existem casos em que o projeto é considerado um fracasso porque não foi explorado em sua totalidade por quem está na ponta. Capacitação nunca é demais. Além disso, durante os primeiros meses pós-implementação, vale a pena dar uma atenção ao cliente em caso de dúvidas.

4. Esclareça os papéis e as responsabilidades

Pode parecer surpreendente afirmar que é bastante comum as pessoas não saberem seus papéis nos projetos. Fica uma zona cinza de atribuições, em que não está definido até onde vai a participação de um e de outro. As responsabilidades também ficam suspensas. Se o projeto vai bem, não falta pai da criança. Quando vai mal, a culpa é sempre do estagiário.

Quando não há clareza sobre qual o papel de cada um, é difícil saber o que se espera como resultado nas entregas. Não há parâmetro de sucesso, não há uma meta. A solução é investir na comunicação facilitada e na documentação.

5. Desenhe um fluxo de trabalho

Em complemento ao passo anterior, sugerimos que deixe claro qual é o fluxo de trabalho. Uma coisa é cada um saber o seu papel individualmente e o que se espera dele. Outra coisa é todos entenderem qual o contexto em que estão inseridos, em que momento são decisivos e para qual direção caminha o resultado de seu esforço. Isso se resolve com um fluxo de trabalho transparente.

6. Saiba dizer não

Quando você entrega um projeto, quantas vezes tem de ouvir: “pode incluir só mais uma coisinha aqui ou ali?”. Mal sabe o cliente que essa “coisinha” interfere em todo um sistema por trás que não é nada simples de ser codificado. O custo dessa suposta pequena alteração poderia extrapolar absurdamente o orçamento. Pedidos de inclusões no escopo são situações comuns para gerentes de projetos. Saiba estabelecer um limite para esse tipo de alteração, com avaliação de custo, prazo e tamanho do impacto que causaria.

7. Previna-se de riscos

As crises existem. Ponto. Só não sabemos exatamente quando e como vão ocorrer. Não temos bola de cristal, mas podemos nos preparar para o pior cenário possível. Desde o início do planejamento, passando pela execução até um breve período pós-lançamento, estipule quais os possíveis riscos que o projeto corre e prepare-se para evita-los ou combatê-los.

8. Registre tudo

Seja camarada consigo mesmo e com seus colegas. Documente tudo de forma adequada e organizada. Isso evitará o retrabalho ao iniciar um próximo projeto semelhante, lhe dará a segurança de comprovar que as etapas foram cumpridas e de que maneira, tranquiliza os stakeholders no decorrer do processo, enfim, é só vantagem.

9. Teste tudo, sempre

Quando entregamos um projeto, não podemos simplesmente dizer que “la garantía soy yo”. O cliente não vai confiar em seus belos olhos. É preciso testar tudo de forma minuciosa para que ele tenha a certeza da qualidade do que está sendo entregue. O patrocinador quer ver o retorno de seu investimento. Você e sua equipe se dedicaram exaustivamente. Não estrague tudo ao entregar um projeto inacabado ou com defeito por falta de testes.

10. Deixe um legado

A melhor herança que você pode deixar é o seu exemplo. Siga o caminho correto e facilite a vida das pessoas que estão à sua volta. Ao seguir esses passos, você estará criando um modelo a ser reproduzido pelos próximos gerentes de projetos que trabalharão na sua empresa. Você só terá a ganhar como profissional, ao valorizar-se no mercado, e inspirará atitudes recomendáveis na área de gestão de projetos que está em rápido crescimento no Brasil.

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