Como parte integrante das metodologias ágeis, a análise de requisitos é uma verdadeira revolução no que diz respeito a dois importantes aspectos organizacionais da empresa: a produtividade na execução do projeto e a maneira como a equipe colabora e se organiza.

O relatório “Pulse of the Profession”, do PMI, examina o impacto da implementação do gerenciamento de projetos, programas e portfolios. A pesquisa anual mostra que as organizações devem estabelecer um foco estratégico na gestão de pessoas, processos e nos resultados, mantendo-se assim competitivas.

A consultoria Deloitte, que está entre as quatro maiores empresas contábeis especializadas em auditoria e consultoria do mundo, as chamadas Big Four, também publica alguns estudos importantes para a área de gerenciamento de projetos. Além do PMI e da Deloitte, a PwC, um network global de firmas separadas e independentes que trabalham de forma integrada na prestação de serviços de Assessoria Tributária e Empresarial e de Auditoria, dá a sua contribuíção com estudos, análises e pesquisas, sendo alguns sobre gestão de projetos.

Dentre todos os estudos publicados, separamos 5 que consideramos relevantes.

Navegando a complexidade

As organizações que empreendem programas e projetos ambiciosos sempre encontraram o imprevisível, o inesperado e o complicado. Entretanto, o mundo atual da globalização em expansão, ritmo de mudança rápido, competição intensa e inovação contínua em um ambiente de mercado do tipo “faça mais com menos” está forçando as organizações a reconhecerem que suas estratégias — e os projetos executados para implementá-las — estão se tornando cada vez mais complexos. Continue lendo.

O impacto dos PMOs na Implementação da Estratégia

Tipicamente responsáveis pelo gerenciamento da entrega de projetos e programas e centralizados dentro da organização, os PMOs estão bem posicionados para serem o canal responsável por executar o portfólio de projetos e iniciativas estratégicas de uma organização.Continue lendo.

O Alto Custo do Baixo Desempenho

Embora os executivos saibam o que devem fazer – 88 por cento dizem que
a implementação de estratégia é importante para suas organizações – 61 por cento reconhece que suas firmas frequentemente lutam para cobrir a lacuna entre a formulação da estratégia e sua implementação no dia a dia. Continue lendo.

O estágio atual da gestão de riscos Estratégias e ações para o crescimento sustentável

A gestão de riscos é algo que já faz parte da realidade das empresas brasileiras – especialmente as que participam de setores regulados ou têm ações negociadas em bolsa. Continue lendo.

Ideias e tendências: Práticas atuais de gestão de projetos, portfólios e programas

Em tempos econômicos difíceis, como o atual, as organizações enfrentam constantemente os desafios de ambientes extremamente competitivos
e em constante transformação, resultantes de alterações regulatórias e de reestruturação organizacional. Continue lendo.

Game of Thrones é uma série da HBO baseada nos livros de George R. R. Martin, que mostra a disputa pela coroa dos sete reinos. Uma história em meio a muitas intrigas, ao cantar das espadas e ao barulho metálico das armaduras. Não muito diferente da vida dos gerentes de projetos, que precisa enfrentar todo tipo de obstáculo para levar os seus projetos até os seus objetivos.

Adaptando as lições de Game of Thrones ao dia a dia do gerente de projetos, compartilhamos o que de melhor pode ser extraído da série para ajudar a vida do nosso herói, o gerente de projetos. Confira agora 6 frases que contém ensinamentos valiosos! Mas, atenção! Se você ainda não assistiu a primeira temporada, esse post contém spoiler!

1. “O homem que passa a sentença deve balançar a espada.” – Eddard Stark.

Em todo projeto existe uma decisão difícil que precisa ser tomada, e você não pode fugir dela. Um pequeno problema negligenciado no início do projeto pode originar uma grande crise que poderia ter sido evitada com pouco esforço. Ned Stark nos lembra: “Aquele que se esconde atrás de carrascos logo se esquece de que é a morte.” Os gerentes de projeto não podem delegar todas as suas responsabilidades e devem ter a coragem de fazer o certo mesmo quando se trata de uma decisão difícil.

2. “Um Lannister sempre paga suas dívidas.” – Tyrion Lannister

A credibilidade é uma ferramenta primordial para todo gerente de projetos e a maneira mais rápida de perder o respeito, e poder, é prometer coisas que você não pode entregar. Por outro lado, durante todo o projeto precisamos lidar com diferentes partes interessadas e diferentes interesses, e cabe ao gerente de projetos negociar e gerenciar conflitos, sem prometer o que não pode cumprir. Já com a equipe de projetos, é fundamental criar esse relacionamento de confiança e respeito. O melhor caminho para levar as pessoas a fazer coisas para você é seguir o ditado da família Lannister. Lembre-se: em sua próxima reunião, quando prometer algo, cumpra.

3. “Qualquer homem que precisa dizer, eu sou o rei, não é um verdadeiro rei.” – Tywin Lannister

A verdadeira autoridade não é dada, é conquistada, logo, é um processo que precisa ser construído, seja você o gerente do projeto ou o diretor da empresa. As pessoas te seguirão não pelo que você diz que deve ser feito, mas pelo exemplo e pela inspiração que suas ações demonstram. Os melhores líderes são seguidos com base na vontade coletiva, não porque eles dizem: “Eu sou o chefe.” Poder e influência muitas vezes vêm de lugares inesperados.

4. “Eu avisei para não confiar em mim.” – Mindinho

A habilidade de gestão matou Ned Stark. Ele negligenciou a cultura da empresa, acreditando que poderia transferir a cultura da sua empresa anterior (Winterfell) para a atual (Porto Real). Ele exige que os outros mudem, para se ajustarem a sua visão de como um país deve ser governado. É muito comum profissionais de projetos tomarem essa postura acreditando que será mais fácil implementar a mudança tendo como base sua experiência anterior. Assim como na série, a realidade é muito cruel, e a negligência pode custar milhões para a empresa e até a sua ‘cabeça’. Por isso, não tenha medo de ser flexível. Use o conhecimento da cultura da empresa em sessões de planejamento do projeto.

5. “O inverno está chegando.” – Casa Stark

Gerenciar projetos é permanecer vigilante. Os projetos assim como o mundo são incertos. Sempre inovar, manter-se forte, e planejar o futuro é o que diferencia os amadores dos gerentes de projetos profissionais. Está preparado para o inesperado é essencial. Gerenciar projetos e tomar decisões focando onde se pretende chegar. Gerentes de projetos que buscam conquistar grandes resultados devem estar preparados para os obstáculos futuros e planejar sua superação. Abrace o inverno, especialmente quando todo mundo está distraído e aquecendo-se ao sol.

6. “O caos não é um pit. O caos é uma escada.” – Mindinho

Os tempos caóticos revelam a força de um líder, seja uma dificuldade econômica ou uma mudança tecnológica, saiba que se está difícil para você, também está difícil para o seu concorrente. Quando os tempos são bons, é fácil gerenciar projetos. Somente quando reina o caos é que se destacam os melhores gerentes de projetos. Os GPs eficazes não são frustrados por desafios, eles usam os desafios como catapulta para atingir um novo patamar. Como Littefinger, destaca: “Muitos que tentam escalar falham e nunca chegam a tentar novamente. A queda quebra-os”. O sucesso acontece para aqueles que não se dão ao luxo de cair, não desistem e continuam a subir.

Game of Thrones é uma série enorme e com certeza muitas outras lições virão. E você, aprendeu mais alguma lição em Game of Thrones que não citamos neste post? Adicione-as nos comentários abaixo, mas certifique-se de avisar sobre spoilers!

Referência: http://www.quora.com/What-are-the-best-leadership-lessons-to-learn-from-Game-of-Thrones

A gestão da equipe de TI é um fator decisório entre o sucesso e o fracasso de muitos projetos nas empresas, não é mesmo? Nesse cenário, os gestores acabam sendo responsáveis por controlar a execução das tarefas, manter uma boa comunicação entre toda a equipe, garantir que os prazos serão respeitados e, além de tudo isso, ainda motivar os profissionais com quem trabalha. Muitas atribuições para uma pessoa só? Pois confira nossas dicas e conheça alguns passos que podem facilitar esse trabalho! Acompanhe:

Comunicar-se bem

Como a comunicação é um ponto muito importante na gestão de qualquer equipe, sua falta ou sua falha pode gerar sérios problemas. Se a equipe de TI trabalha alinhada em projetos e outros serviços da empresa, por exemplo, é preciso que não só o setor como todo o time se comunique muito bem. Essa sintonia certamente facilitará bastante o dia a dia de todos. Quando a equipe se comunica adequadamente, com um sabendo direitinho o que o outro está fazendo, todos conseguem ver como está o andamento dos projetos, quais serviços estão sendo realizados na empresa e até o que ainda está por vir. E esse alinhamento de expectativas, de processos e de incumbências deve ser providenciado, pelo menos a princípio, pelo gestor.

Alinhar os objetivos

É essencial que os objetivos estejam alinhados dentro da própria equipe a fim de que os resultados esperados sejam alcançados. Nesse sentido, a equipe precisa conhecer os escopos de projetos em andamento, além de saber detalhadamente a respeito de todas as etapas dos processos dos quais participam para que seus membros sejam capazes de entender a importância do trabalho desenvolvido. E todas essas informações são devidamente disponibilizadas pelo gestor do time.

Ter atenção aos prazos

Cumprir prazos é tarefa fundamental para as equipes de TI, mas sabe-se que esse é um requisito normalmente bastante problemático para o setor. Muitas vezes a dificuldade está em um planejamento não tão minucioso ou até na alocação inadequada de pessoas. Pois é o gestor de TI quem possui conhecimento para dimensionar com a devida qualidade os prazos e a alocação de seus funcionários, além de supervisionar planejamentos e acompanhar o dia a dia de todo o trabalho sendo desenvolvido no departamento. Assim, é ele também o responsável por implementar mudanças em tempo hábil a fim de que tudo saia como manda o figurino.

Motivar a equipe

Quando muitas pessoas trabalham juntas, cabe ao gestor controlar o nível de motivação e o clima positivo entre os membros da equipe. Promover ações motivacionais, fazer elogios, saber a maneira certa de apontar erros e sempre tratar os colaboradores com respeito ajuda a manter o estímulo, o que leva a uma equipe muito mais produtiva. E produtividade cumpre prazos, que acompanham expectativas, que geram satisfação, que, por sua vez, motivam! É um ciclo de positividade!

Agir como líder

Um gestor de TI não deve agir como chefe, apenas delegando funções, apontando erros e criticando o trabalho da equipe. O bom gestor de TI deve agir como um verdadeiro líder, mostrando-se disponível para ajudar seus colaboradores, incentivando as pessoas a conseguirem concluir suas tarefas no prazo e demonstrando confiança na equipe. Essa postura fará com que o time o respeite mais, acredite mais em sua gestão e, ainda, ajude a manter um ótimo clima no espaço de trabalho.

E então, pronto para melhorar de uma vez por todas seu ambiente de trabalho? Conseguiu se reconhecer nessas dicas? Comente aqui e compartilhe suas impressões e experiências conosco!

Um problema mais do que comum nas empresas é a dificuldade de comunicação na equipe: entre gerentes de projeto e demais funcionários. Acredita-se até que uma grande parte dos documentos que são enviados pelos gerentes aos interessados se quer são lidos. Se você tem esta dificuldade em sua empresa, com certeza irá gostar deste post. E então, vamos conferir?

1. Use painéis informativos

Esse tipo de ferramenta é bastante útil porque concentram em apenas um lugar todas as informações de determinado projeto e, ainda por cima, são facilmente encontradas em ferramentas para gerenciamento de projeto. Os interessados podem visualizar o painel de informações com os dados apresentados sob medida para o seu entendimento.

2. Crie uma agenda de comunicação

Funcionários e demais interessados podem ficar confusos se receberem informações com muita frequência. Para resolver este problema, estabeleça datas em que novas informações serão divulgadas. Deixe de lado a confusão de uma maneira simples, assim os próprios interessados procurarão as informações nas datas corretas.

3. Utilize vídeos

Muitas vezes, apenas palavras não são suficientes. Se sua empresa pretende construir um novo escritório ou outro espaço físico, use vídeos que mostrem o progresso da construção para a equipe. Isso pode servir para qualquer outro projeto que esteja em andamento e requer atenção de todos. Assim, os membros da equipe ficarão bem mais curiosos sobre o assunto e terão mais disposição para conversar sobre o projeto.

4. Explique tudo

Muitas vezes a equipe perde o interesse em um projeto simplesmente por não saber do que se trata. Sabe-se bem que em uma empresa, ou em um negócio, é inevitável a criação de palavras que explicitam de maneira mais específica uma determinada função.

Tente deixar tudo muito claro para os membros de sua equipe na hora de colocar em prática seu projeto. Lembre-se que as informações devem ser apresentadas de tal forma que mesmo pessoas não envolvidas entendam o projeto e suas especificidades.

5. Reuniões

Para conversar com os membros de sua equipe, nada melhor do que marcar reuniões semanais ou mensais para discutir os principais pontos de um projeto. Assim, todos terão um momento específico para se atualizar e, além de tudo, construir táticas para melhorar a comunicação entre a equipe. Além disso, é importante que sejam estipuladas as datas e eventos importantes do projeto para que, conforme a proximidade destas, o time possa se organizar para que a comunicação se dê de maneira mais eficiente e prática.

Colando em prática

Como você pôde perceber, não é tão difícil melhorar a comunicação na equipe. Colocando em prática esses simples 5 passos você já conseguirá alcançar um bom resultado. Sua equipe e empresa agradecem!

Empresas dos mais variados setores, indo de bens de consumo à tecnologia da informação, têm cadeias de produção cada vez mais complexas e extensas, com uma segmentação de mercado sofisticada e consumidores altamente capacitados. Nesse cenário, torna-se um verdadeiro desafio equilibrar oferta e demanda, não é mesmo? Pois algumas empresas não só conseguem fazê-lo, como o conseguem de modo exemplar. Mas qual será o segredo das práticas da gestão de demandas?

A gestão de demandas é um processo que apoia integralmente os objetivos da empresa ao direcionar as decisões tomadas no presente visando o futuro, tudo devidamente previsto por meio de pesquisas de inventário, ciclos de demandas e assim por diante. Como prover um nível de serviço altamente eficiente para o cliente é fundamental, com um perfil de gestão proativo em vez de reativo é possível aumentar a produtividade dos projetos, reduzindo erros, prevendo resultados e ajustando a capacidade de recursos alocados para a execução de tais demandas. Nesse post damos dicas de como fazer uma gestão de demandas campeã.

Que tal conhecer algumas dicas sobre as melhores práticas da gestão de demandas e agilizar o processo da sua empresa como um todo a partir de hoje? Então confira nosso post e saiba por onde começar:

Conhecer os clientes e suas necessidades

Quando você conhece e entende as reais dificuldades do cliente, pode decidir sobre quais mecanismos são os mais apropriados no gerenciamento da demanda de seus serviços. Uma empresa de tecnologia, por exemplo, pode separar suas necessidades de demanda em três tipos de serviços diferentes: demandas de manutenção evolutivas, corretivas e novos sistemas. A partir daí fica muito mais fácil estudar o histórico dos requerimentos e determinar quanto de cada serviço geralmente é necessário, possibilitando, assim, uma previsão mais precisa de demandas futuras.

É importante observar, contudo, que há muito por trás do comportamento das demandas, devendo-se prestar atenção às condições e à natureza a partir das quais elas surgem, pois alguns desses condicionantes podem ter frequência regular e previsível.

Manter a consistência dos processos

Implementar uma forma padronizada para atender às solicitações de demandas influencia em seu modo de gerenciamento. Quando há essa preocupação, a empresa adapta seus processos internos a fim de criar um fluxo de demandas mais eficiente, a comunicação entre os departamentos envolvidos afeta diretamente o andamento dos processos internos e os indicadores finais criam um histórico consistente — que, depois, informa futuras previsões e correções de fluxo com mais precisão. Tudo isso evita análises com base em exceções inconsistentes, o que assegura um padrão de qualidade insubstituível.

Revisar procedimentos regularmente

Um dos elementos principais para o sucesso da gestão de demandas está em revisar os procedimentos com frequência, no mínimo uma vez por ano. Ao se fazer isso, é essencial ter claramente em mente o desejo de aumentar a precisão do inventário e das previsões, elevar o rendimento dos serviços e aumentar a eficiência dos processos. No fim das contas, estar disposto a fazer os ajustes necessários, mesmo que drásticos ou arriscados, é o que pode dar vantagem a seu negócio, já que a capacidade de mudar e se adaptar de acordo com os desafios dos clientes é o que torna sua empresa mais preparada para lidar com erros e mais apta a conquistar novos objetivos.

Como por trás da demanda há sempre um cliente ansioso por ser ouvido e atendido, para agilizar o procedimento, mais e mais empresas buscam por ferramentas que facilitam a gestão de requerimentos nas empresas, afinal, a gestão antecede a produção e é onde qualquer desperdício de tempo tem o potencial de afetar muito mais partes do processo.

Você está procurando as melhores soluções para a gestão de demandas? Tem mais dicas ou sugestões para tornar essa gestão mais eficiente? Compartilhe suas ideias conosco nos comentários e participe da conversa!

Dependendo da área de atuação e do nível de qualificação do profissional, a possibilidade de estabelecer uma consultoria autônoma pode até ser mais atrativa do que se manter vinculado a uma empresa já estabelecida. Na área de gestão de projetos, por exemplo, atuar por conta própria pode significar mais chances de trabalho, já que o consultor passa a se dedicar a atender vários clientes, o que consequentemente gera mais ganhos, tanto financeiros como profissionais.

Se essa ideia já passou por sua cabeça, mas você ainda não se dispôs a arriscar, confira nosso artigo de hoje e analise as possibilidades. Você vai ver como se tornar um consultor autônomo pode significar uma guinada — para muito melhor! — em sua carreira! Confira:

Ser seu próprio chefe

Tomar as próprias decisões profissionais: essa é uma das maiores vantagens de se trabalhar como autônomo, o que faz os olhos de muita gente brilhar. Afinal, quem nunca teve que lidar com um chefe que, por ser extremamente fechado a novas ideias, acabava barrando o crescimento dos funcionários e da própria empresa, não é mesmo? Trabalhando por conta própria, as decisões sobre quem e como atender, de que forma realizar o trabalho e quais são as metas a serem alcançadas são todas suas! Nesse contexto a responsabilidade aumenta, é claro, mas a liberdade também!

Controlar melhor sua rotina

Atender clientes à tarde, planejar projetos e responder e-mails à noite e deixar a manhã para organizar a casa e ficar com os filhos: esse cronograma passa a ser possível quando se trabalha por conta própria. É claro que há um limite, afinal, o horário comercial continua sendo o momento em que você terá as reuniões e os encontros com os clientes, mas já fica mais fácil organizar aquela ida ao banco e a saída para comparecer à reunião de pais do colégio, por exemplo. Não que você vá trabalhar menos — talvez, no início, você até mesmo trabalhe mais! —, mas a questão aqui é de organização do tempo. Como autônomo você não terá que se restringir aos horários impostos por ninguém. Assim quem sabe você até consegue voltar a frequentar a academia?

Faturar cada vez mais

Dependendo da empresa onde você trabalha, faturar mais ou menos — para a empresa, é claro — não significa muita coisa, já que seu salário continuará igual. Nesse caso pode até existir algum tipo de bônus, mas essa compensação sempre é limitada, com o ganho maior continuando em poder da organização. Já como autônomo, suas possibilidades se ampliam, uma vez que é você quem coloca o preço no seu trabalho. E não se esqueça de que quanto mais seu trabalho vai sendo reconhecido pelo mercado, mais possibilidades de ganho se abrem!

Continuar evoluindo na carreira

Nem sempre é fácil ascender na carreira trabalhando dentro de uma empresa, por maior que ela seja, não é verdade? Muitas vezes, por mais esforçado que seja, o funcionário esbarra em protecionismos, processos burocráticos e chefes pouco afeitos a inovações, o que pode significar muitos anos realizando o mesmo trabalho, sem nenhum tipo de reconhecimento. Como consultor autônomo, por outro lado, é você quem decide se vai ficar parado ou se quer continuar crescendo! Para tanto, invista em formação, em novos contatos e novas parcerias e veja como as possibilidades sempre têm para onde se ampliar!

Atuando por conta própria, com organização e disciplina, sua carreira só tende a evoluir!

O gerenciamento de projetos online do mundo digital mudou o nosso comportamento de compra. Até bem pouco tempo, quando queríamos comprar um produto, íamos até uma loja, e se ela tivesse o que procurávamos, efetuávamos a compra e pronto. A pesquisa de preço, por exemplo, ficava restrita a duas ou três lojas.

No entanto, sabemos que a internet mudou todas as regras desse jogo. Hoje, entramos em uma loja com um smartphone, e com esse simples aparelho conectado à internet, pesquisamos o produto que queremos e imediatamente temos uma variedade de informações na ponta dos dedos sem precisar fazer qualquer esforço. Com alguns cliques podemos ter acesso aos melhores preços do mercado e qualquer item na nossa porta no dia seguinte.

Os princípios de como avaliar um produto com informações encontradas na internet também valem para a compra de um software para gerenciamento de projetos online. Pesquisar a ferramenta que melhor atenda às necessidades do seu negócio pode ser mais simples do que você possa imaginar, e dentre tantas opções no mercado montamos um checklist com itens que vão te ajudar a escolher a melhor opção para você e sua empresa.

#1 SAIBA O QUE VOCÊ QUER

A primeira coisa que você precisa ter é uma noção sobre gerenciamento de projetos em geral. Será difícil tomar uma boa decisão se este for o seu primeiro dia de trabalho como um gerente de projetos. Você precisa ter alguma experiência para entender os prós e os contras desse trabalho, tendo uma ideia clara na cabeça do que procura alcançar dentro de determinada empresa. Não se aflija se você for novo em gerenciamento de projetos. É possível acelerar o processo de aprendizagem e alavancar a sua carreira sem a necessidade de alto investimento financeiro. Além disso, o conhecimento que você adquire com outros profissionais irá provar-se precioso em seu processo de seleção da ferramenta.

#2 CONHEÇA SUA EMPRESA

Independentemente da qualidade e da quantidade de recursos e funcionalidades de um software de gestão de projetos, uma empresa não melhorará seu desempenho nos projetos caso não possua maturidade em gerenciamento de projetos e não esteja disposta a evoluir nesse sentido. Se essa é a realidade da sua empresa, você precisará – juntamente com a ferramenta – implantar uma metodologia de gestão de projetos.

Já se a sua empresa possui uma cultura de gerenciamento de projetos, faça uma pesquisa e veja o que os outros departamentos estão usando como programa de gerenciamento de projetos on-line. Em muitas companhias, dois setores podem trabalhar com programas diferentes, de maneiras independentes. Você pode encontrar dentro da própria empresa um programa já utilizado em alguma área que satisfaça as suas necessidades. Se esse for o seu caso, converse com seus colegas que já fazem uso da ferramenta e veja o quanto ela pode ser aderente à sua área. Se você trabalha em uma grande empresa é bem possível que haja mais de uma, neste caso compare as soluções existentes e faça aquela que se adequa melhor à realidade do seu setor e às demandas de gerenciamento de projetos.

#3 DESCUBRA O QUE OS USUÁRIOS DA FERRAMENTA PENSAM

É importante ressaltar que quando você está pesquisando uma ferramenta de gerenciamento de projetos, as empresas de software de gestão de projetos tentarão convencê-lo do quão revolucionário é o seu produto. É realmente difícil saber como um produto irá funcionar quando todos os pacotes parecem tão profissionais e atraentes. Por isso, é tão importante a opinião de outros usuários. Comece perguntando aos seus colegas sobre suas experiências com programas dessa natureza. Em seguida, amplie sua busca e veja o que um grupo maior de usuários está dizendo sobre os produtos. Comentários de clientes são uma ótima maneira de avaliação. Quem melhor para falar sobre um produto se não quem faz uso dele diariamente?

#4 FAÇA UM TEST DRIVE

Não adianta ser impulsivo na hora de fazer uma compra como essa. Há pessoas que saem comprando toda e qualquer coisa disponível no mercado sem pensar nas consequências.

Após algumas semanas, não é raro ver que muitas dessas compras acabam “empilhadas em algum armário”, ou seja; sem nenhuma utilidade ou valor. Antes de investir, é recomendável ir devagar. O que isso significa? Significa que primeiro é preciso avaliar pessoalmente as opções. A maioria das empresas de software para gerencia de projetos oferece gratuitamente um período de teste. Forme um pequeno grupo para avaliar a ferramenta, acompanhe o processo que ela desenvolve. Isso quer dizer que você deve utilizar o programa de gerenciamento de projetos on-line antes de decidir comprá-lo.

#5 TREINAMENTO ADICIONAL

Depois de ter cumprido os quatro itens anteriores, você está pronto para fazer a compra de um programa. No entanto, dependendo da complexidade da ferramenta, pode haver um conjunto enorme de funcionalidades. Muitas pessoas confundem treinamento com implantação e vice-versa. É preciso enfatizar que existem grandes diferenças entre eles. O treinamento tem como objetivo transferir conhecimento, habilidades e competências específicas. Ele oferece aos seus colaboradores uma possibilidade de ampliarem seus conhecimentos e técnicas. Para isso, primeiro, é preciso determinar o que cada um precisa realizar e então buscar um treinamento compatível com as necessidades de cada equipe de usuários.

Contratar um programa de gerenciamento de projetos on-line é como realizar qualquer outra compra. Como disse no início do artigo, é precisamos entender nossas necessidades, fazer uma boa pesquisa e só então tomar a decisão. Uma vez que passamos por esse processo, e a nossa escolha é feita de forma consciente, teremos uma experiência de usuário muito melhor, colhendo todos os benefícios oferecidos pelo programa escolhido. E pense que uma escolha equivocada não impactará somente no seu trabalho, mas de toda a sua equipe e, por consequência na sua empresa.

Espero que esse checklist tenha seja útil para você. E qualquer dúvida que tenha sobre esse tema não deixe de comentar!

Um PMO bem estruturado tem a missão de elevar a eficiência da empresa por meio de projetos bem coordenados, otimizando custos, tempo e recursos para gerar vantagens competitivas no mercado. Contudo, segundo estudos do Project Management Institute (PMI), grande parte das empresas que possuem um, criam rapidamente estratégias para reduzir o custo do seu PMO – ainda mais em tempos de crise econômica, quando a redução de gastos se faz necessária para manter a empresa sustentável.

E é aí que entramos nós, trazendo este post que tem como objetivo mostrar como é possível reduzir o custo do seu PMO sem reduzir sua eficiência, contribuindo, assim, para que a empresa mantenha os investimentos em projetos de qualidade. Afinal de contas, essa estratégia aumentará a rentabilidade do negócio, ajudando-o a superar a crise com muito mais facilidade. Então vamos lá?

Automatize processos manuais

A automatização de processos tem como objetivo aumentar a produtividade da equipe com a adoção de ferramentas que agilizem o trabalho e contribuam para a minimização de erros de lançamento, reduzindo o retrabalho e criando, assim, um repositório de informações altamente qualificadas para que decisões sejam tomadas com muito mais precisão. Com todos os dados concentrados em um único local, passa-se a ter os projetos sob maior controle, podendo acompanhá-los com mais cuidado, evitando desperdícios de recursos e perda de prazos por pura e simples falta de organização.

Além disso, ao automatizar atividades manuais você garante a padronização dos processos do seu PMO, aumentando a fidelidade de dados, relatórios e indicadores que norteiem o trabalho da equipe rumo aos objetivos definidos para cada projeto. Com a gestão facilitada, é possível verificar mais envolvimento das pessoas, assim como um fluxo de comunicação mais eficaz, o que garante o alinhamento necessário para que a equipe trabalhe em sinergia. A automatização de processos também contribui diretamente para a redução da quantidade de profissionais no time, já que, a partir daí, tarefas não estratégicas passam a ser executadas por sistemas informatizados especialmente desenvolvidos para a função.

Elimine projetos não prioritários

O cenário econômico e financeiro impacta diretamente na escolha de projetos que devem ser mantidos e dos que não só podem como devem ser pausados ou até mesmo eliminados, afinal, o que conta para a empresa são os resultados de curto, médio e longo prazos. Nesse caso, é preciso saber eliminar aqueles projetos que não são prioritários para focar seus esforços e recursos naqueles que, por sua vez, podem contribuir com maior peso para a manutenção dos negócios durante o período de crise.

Uma das maneiras de fazer essa priorização é avaliar o valor estratégico e o valor imediato de qualquer que seja o projeto em questão. Outra questão que deve ser levada em consideração diz respeito à análise de viabilidade do projeto, utilizando-a como critério de seleção a partir de indicadores como VPL, TIR e Payback, entre outros. Tendo essas informações em mãos, você saberá exatamente quais projetos têm futuro e quais não fazem mais sentido para a empresa, elencando direitinho o que é urgente e o que é importante.

Identifique desperdício e ociosidade

Combater a crise é uma ótima maneira de reavaliar sua estrutura, assim como de colocar a criatividade para funcionar, identificando possibilidades. Nesse caso, comece analisando a infraestrutura do seu PMO, verificando se há como realizar cortes de gastos com estrutura física, equipamentos alugados, aluguéis de salas, terceirização de profissionais, entre outros. Reveja também seus processos internos e identifique possíveis pontos de melhoria, de forma que tudo se torne mais fluido e ágil, dispensando materiais de expediente, móveis e tempo da equipe.

Se você já conta com um software de gestão de projetos cujo valor pago é em dólar, eis um ponto que requer muita atenção, afinal, em pouco tempo a moeda simplesmente triplicou de valor. Assim, na atual conjuntura, você pode estar consumindo recursos importantes apenas para mantê-lo em funcionamento. Uma boa opção, nesse caso, é avaliar softwares de gestão de projetos nacionais, reduzindo consideravelmente os gastos do seu PMO.

Gere valor para a alta administração

Se os resultados estão custando a aparecer é porque provavelmente chegou a hora de rever os objetivos estratégicos do negócio e avaliar se os projetos em execução estão realmente alinhados com essas metas, contribuindo efetivamente para atingir o que foi previamente estabelecido pela alta administração. A verdade é que o foco nos resultados deve ser o eixo norteador do PMO, uma vez que a empresa espera ter um retorno satisfatório sobre o investimento.

Assim, além de cuidar para que os projetos tenham alinhamento estratégico com o negócio, reforce a comunicação com a alta administração por meio de dashboards de controle, que indiquem o status dos projetos, o valor agregado, quanto já foi investido, qual o retorno esperado, entre outras informações que possam servir para validar o trabalho do PMO e criar um clima de confiança internamente.

Saiba que sempre é possível reduzir

Muitas vezes ficamos tão presos à rotina que não conseguimos visualizar maneiras diferentes de fazer as mesmas atividades com menos recursos, não é mesmo? Mas a verdade é que é, sim, sempre possível otimizar recursos e tornar os processos mais eficientes para que se tenha uma gestão realmente afinada com a realidade econômica que vivemos.

É atribuído a Silvio Meira, um dos grandes gurus da tecnologia da atualidade, um pensamento que muito tem a ver com essa política, comparando despesas às unhas, que como estão sempre crescendo, precisam, periodicamente, ser aparadas. Com isso em mente, procure sempre ter um olhar crítico sobre o seu PMO, buscando novas formas de realizar o trabalho com maior eficiência e produtividade sem onerar a empresa mais que o estritamente necessário.

E não esqueça de que é imprescindível conscientizar sua equipe sobre a importância da redução de custos, afinal, todos são responsáveis pela sustentabilidade da organização e pelos resultados obtidos em cada projeto. Se todos se unem para tornar a empresa uma unidade mais eficiente e focada em resultados, a crise passará com muito mais tranquilidade e os impactos serão minimizados. Não é uma boa promessa?

A Project Builder ajudou diversas empresas a se tornarem mais econômicas, mais ágeis e mais eficientes, sempre gerando muito valor e com o melhor custo-benefício do mercado. Com sua ajuda é possível gerenciar projetos, programas e portfólios com a certeza da geração de valor para o negócio, pois seu sistema conta com funcionalidades que permitem fazer a adequada priorização de projetos segundo critérios previamente estabelecidos, agilizando a aprovação de trabalhos com fluxos simplificados e ainda acompanhando sua performance com relatórios e indicadores de fácil visualização. Vale a pena testar!

E então, nosso artigo ajudou? Então não se esqueça de compartilhá-lo e de deixar aqui seu comentário! Participe!

Visite nossa página de PMO: https://www.projectbuilder.com.br/software-pmo/

O PMO (Project Management Office ou Escritório de Projetos, em português), segundo o Guia PMBOK, é “um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio”.

Um Project Management Office (PMO) pode gerar e evidenciar valor dentro da sua organização, simplificando processos e alavancando sua capacidade de gerar resultados. Ele fornece informações precisas, confiáveis e de valor para apoiar a tomada de decisão sobre os projetos e/ou programas, identificando os que trazem mais resultados, dentre outras coisas.

O aumento dos escritórios de projetos se deve à busca por eficiência e eficácia nas empresas. Segundo o The State of the Project Management Office (PMO), 84% das empresas já possuem um PMO, sendo que metade das que ainda não o implementaram têm essa melhoria em seus planos.

Um PMO por si só não gera resultados extraordinários no curto prazo, mas a cultura voltada para projetos e a organização que se estabelece com a implementação de um PMO são essenciais para que a empresa integre esforços, adotando boas práticas e estruturas para, assim, atingir seus objetivos estratégicos com mais facilidade.

O Escritório de Projetos deve ser acima de tudo os olhos do gerente de projeto o melhor amigo dos executivos da empresa, não só garantindo que o trabalho seja desenvolvido da melhor forma possível como também que a estratégia seja executada com maestria. Só desta forma ele conseguirá provar o seu valor.

A seguir, separamos 10 materiais esclarecedores sobre o assunto, que vão te contar tudo que você precisa saber sobre PMO.

#1 Whitepaper: Implantação do PMO: Da teoria à prática

Acabamos de lançar este material que mostra desde conceitos e boas práticas, até como implantar na prática um PMO, apoiado em um caso real de sucesso. Nele você vai poder entender como uma teoria/metodologia se aplica de forma mais específica para o seu negócio. Baixe gratuitamente

#2 Ebook: 7 Segredos para uma gestão de projetos de alta performance

Confira o nosso ebook para saber como chegar ao chamado “estado da arte” na gestão de projetos, com as melhores práticas e ferramentas para o planejamento, execução e monitoramento. Aproveite também para aprender a como conduzir projetos em posição de destaque e liderança no mercado, tanto no planejamento quanto na execução dos mesmos. Além de ficar por dentro dos 4 pilares para atingir a alta performance de projetos. Baixe gratuitamente

#3 Ebook: Business Intelligence

A partir do nosso ebook, te explicaremos como o BI pode ajudar as organizações a implementar uma nova forma de trabalho centrada na identificação de novas oportunidades e na implantação de uma estratégia eficaz. A sua gestão de projetos pode se tornar ainda mais eficiente e profissional quando for baseada nas informações de um único local de referência, que servirá de consultas a dados e informações importantes. Baixe gratuitamente

#4 Ebook: Como implementar um PMO que seus executivos abracem

O nosso ebook sobre a implementação de um PMO saudável e bem-sucedido te ensina princípios que não devem ser ignorados e sobre como posicionar de forma que o PMO ganhe o devido apoio dos executivos da organização. Você encontrará um manual com um atalho para implementá-lo que não exigirá um alto investimento e ficará por dentro cada fase que irá colaborar para o sucesso da implantação. Baixe gratuitamente

#5 Ebook: Gerenciamento de Riscos

O Gerenciamento de riscos em projetos é gerenciamento de incertezas, de coisas que podem ou não ocorrer. Quanto mais preparado você estiver para lidar com estas incertezas, maior segurança sua equipe terá para desenvolver projetos de alta qualidade. A fim de obter mais conhecimento sobre esse tipo de gerenciamento, nós lançamos esse ebook com conceitos, dicas e exemplos de como o Gerenciamento de Riscos é imprescindível para você, seus projetos e sua empresa! Baixe gratuitamente

#6 Ebook: 7 segredos matadores para a criação e dashboards estratégicos

Aprenda como construir seu dashboard e tornar acessível os dados que realmente importam, especificados para quem precisa deles. Entenda como deve ser estruturado e veja as características de um dashboard estratégico. E para finalizar, receba dicas e coloque em prática os segredos seguindo algumas etapas. Baixe gratuitamente

#7 Ebook: Análise SWOT em gestão de projetos

Nosso ebook sobre análise SWOT foi produzido pensando na sua luta diária de controlar orçamentos, pessoas e atividades. É um guia bem funcional para que você consiga melhorar o seu nível de gerenciamento de projetos, reduzir custos, evitar ou mitigar alguns riscos, potencializar os ganhos e outros objetivos importantes. Baixe gratuitamente

#8 Ebook: Gerenciando custos em um projeto

Gerenciar custos em projetos é racionalizar recursos. Quanto mais preparado você estiver para controlar os custos de seu projeto, melhores serão as condições para que sua empresa possa definir orçamentos, investimentos, estratégias internas e metas. Para te trazer mais conhecimento sobre esse tipo de gerenciamento, a Project Builder, junto com o IBEC, lançou esse ebook com conceitos, dicas e exemplos de como o gerenciamento de custos é imprescindível para você, seus projetos e sua empresa! Baixe gratuitamente

#9 Ebook: Capacity Planning na Prática

Entenda de forma simples como o capacity planning pode ajudá-lo a executar com sucesso um grande número de projetos enquanto utiliza um número limitado de recursos para atender às demandas da organização, além de entender a proposta estratégica dele na gestão de projetos e quais pontos precisam ser levantados para sua implementação. Saiba como identificar a disponibilidade dos seus recursos, a complexidade dos seus projetos, definir o esforço necessário, fazer a seleção de projetos e gerenciar a fila de demandas. Baixe gratuitamente

#10 Ebook: Como aumentar a produtividade da equipe de projetos

Esse ebook é um guia do Gerente de Projetos com o objetivo de orientar os urusários do Project Builder a como realizar as principais operações previstas para esta categoria. Com esse manual, você vai ficar por dentro do passo a passo de todas as funcionalidades dentro do software da Project Builder e como executar cada ação. Destaque para as principais atividades como: inserir um projeto, consultar cronogramas, analisar riscos e definir metas. Baixe gratuitamente