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Afinal, o que é PDU e por que não posso ignorá-lo?

Escrito por rockcontent em . Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em Afinal, o que é PDU e por que não posso ignorá-lo?

O que é PDU? Embora muitos possam pensar que a sigla tenha relação com ações voltadas para o desenvolvimento urbano, ela se refere na verdade a uma unidade de medida, responsável por verificar como um profissional de gerenciamento de projetos está adquirindo conhecimento relacionado à certificação obtida.

Criada pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI), a PDU tem como meta fazer com que os profissionais certificados tenham como foco a atualização constante. Assim, a medida faz com que que novas ideias sejam desenvolvidas para que os projetos sejam mais bem administrados, o que é positivo para as empresas, o setor público e a sociedade.

Neste post, você vai entender como essa unidade de medida é fundamental para os profissionais que possuem certificações no setor gerenciamento de projetos. Confira!

Entenda como é importante saber o que é PDU

Não é fácil passar numa prova de certificação. É necessário muito estudo, planejamento e dedicação. Porém, isso é apenas o início do caminho para o profissional de gerenciamento de projetos ser reconhecido no mercado.

Ou seja, ao obter algum certificado (PMP, PMI-SP, PMI-RMP etc.), o trabalho para adquirir conhecimento não pode parar. Afinal, as certificações só são mantidas caso haja muito esforço e foco. Isso porque o processo de renovação somente é validado quando é obtido um determinado número de PDUs durante um período de três anos.

No caso de um gerente de projetos, é preciso acumular no mínimo 60 PDUs. Tendo isso em mente, o profissional deve estar atento à forma de conquistar os pontos necessários. Do contrário, terá sérias dificuldades de renovar a certificação.

Conheça as principais categorias para acumular pontos

Para aqueles que desejam continuar com o status de profissionais qualificados na área de gerenciamento de projetos, a dica é ficar atento às 6 categorias que oferecem boas oportunidades de obter a pontuação estipulada em cada tipo de certificado.

Categoria A: capítulos, comunidades do PMI e cursos

Quando um profissional participa de um curso, workshop, palestra ou seminário sobre gestão de projetos, é possível conquistar PDUs, desde que a instituição responsável pela atividade seja reconhecida pelo PMI.

Em geral, cada uma hora de curso equivale a 1 PDU. No caso das palestras, é permitido o fracionamento dos pontos. Nesse sentido:

  • 15 minutos correspondem a 0,25 PDU;
  • 30 minutos vale 0,5 PDU; e
  • 45 minutos são iguais a 0,75 PDU.

Ademais, há capacitações pagas e também gratuitas que podem ser exploradas. Nessa categoria, é possível chegar a 60 PDUs para completar o ciclo, não havendo limitação de pontos.

Categoria B: educação de caráter contínuo

Matérias voltadas para gerenciamento de projetos no curso superior, eventos (seminários, palestras, webinars etc.) promovidos sobre esse tema são exemplos de atividades que podem gerar PDUs.

Se houver alguma atividade no local de trabalho relacionada com gerenciamento de risco, maturidade ao planejar projetos, lições aprendidas ou qualquer outro tópico relacionado com a gestão de projetos, é possível também converter as horas em pontos.

Um aspecto bastante positivo dessa categoria é que não há limite de PDUs, o que estimula a troca de ideias entre os profissionais do setor.

Categoria C: estudar por conta própria

Buscar o autodesenvolvimento é uma excelente iniciativa para alcançar os pontos necessários para renovar a certificação. Por isso, faça atividades voltadas para obter mais conhecimento em gerenciamento de projetos, como:

  • ler artigos, papers e livros;
  • assistir a um vídeo ou DVD; e
  • ouvir um podcast.

O profissional deve converter o tempo gasto com essas ações para marcar os pontos. Nessa categoria, é possível atingir no máximo 30 PDUs num ciclo de três anos.

Categoria D: gerar conhecimento sobre gerenciamento de projetos

Produzir textos, redigir artigos, escrever livros e elaborar periódicos sobre gestão de projetos também são possibilidades de alcançar uma boa pontuação. O mesmo acontece quando você é o responsável por apresentar o conteúdo de ações como:

  • cursos;
  • palestras;
  • webinars; e
  • podcats.

O esforço em divulgar o conhecimento é recompensado com a chance de acumular 45 PDUs, em três anos. Contudo, essa pontuação abrange a soma dos pontos nas categorias D, E e F.

Categoria E: Trabalho Voluntário

O serviço voluntário pode contribuir bastante para renovar as certificações. A atividade deve estar relacionada com o gerenciamento de projetos e pode ser exercida das seguintes maneiras:

  • participação no capítulo do PMI na cidade onde reside;
  • colaboração nos trabalhos de tradução de periódicos;
  • organização de palestras;
  • contribuição nas ações para a realização de congressos; e
  • prestação de serviços para grupos comunitários.

Categoria F: experiência como gerente de projetos

Profissionais que assumem a responsabilidade pela gerência de projetos têm a oportunidade de aproveitar o período no cargo para acumular pontos importantes, que podem ser usados para renovar a certificação.

Nessa categoria, no entanto, é possível totalizar no máximo 15 PDUs durante um ciclo de três anos. Dessa forma, o profissional tem que trabalhar no mínimo seis meses durante um ano na função para conquistar 5 PDUs.

Fique atento à forma de informar as atividades

O ciclo de três anos começa quando o candidato é aprovado no exame de certificação. Caso o número de 60 PDUs não seja obtido e/ou se a taxa de renovação não for paga, ao chegar no final do período, a credencial fica inválida temporariamente.

O prazo para regularizar a situação é de um ano. Se os requisitos continuarem não sendo atendidos, a credencial não terá mais valor. Além disso, será necessário fazer a prova novamente para ser um profissional certificado.

À medida que os PDUs são conquistados, é preciso inseri-los no Continuing Certification Requirements System. Nele, devem ser informados o nome do usuário e a senha para visualizar um histórico da pontuação.

Para incentivar a busca pelo conhecimento, os profissionais de gerenciamento de projetos podem aproveitar até 20 PDUs para o próximo ciclo. Isso contempla somente as pessoas que conseguem um número superior de pontos aos necessários para a renovação.

Conheça opções de cursos de TI que garantem PDUs

Os profissionais de tecnologia da informação obtêm pontos para renovar a certificação quando participam de treinamentos com foco em ITIL, COBIT e Scrum. As horas das capacitações são contabilizadas como PDUs, porque permitem mais conhecimentos relacionados a atividades como:

  • gerenciar projetos de gestão em TI
  • estruturar treinamentos para gestores de tecnologia da informação; e
  • governança de TI.

Gostou do artigo? Se quiser entender melhor o que é PDU e aproveitar as oportunidades de ganhar pontos importantes para manter os certificados na área de gerenciamento de projetos, uma boa dica é nos seguir nas redes sociais. Estamos no Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+ e YouTube.

 

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Aprenda como evitar o ataque ransomware, o famoso sequestro digital

Escrito por Project Builder em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em Aprenda como evitar o ataque ransomware, o famoso sequestro digital

Em 12 de maio de 2017, o mundo viu o maior ataque virtual na história da Internet: um ransomware chamado WannaCry invadiu a web e teve o seu epicentro de danos na Europa. Ao todo, o ransomware atingiu cerca de 200 mil organizações em 150 países.

Neste post, vamos explicar o que é o ataque ransomware, como ele pode te afetar e o que pode ser feito para evitar que isso aconteça. Confira:

O que é o ataque ransomware e como ele atua?

O ransomware é um código malicioso usado por cibercriminosos para iniciar sequestros de dados e ataques de bloqueio.

O motivo dos ataques de ransomware é monetário e, ao contrário de outros tipos de golpes, a vítima geralmente é notificada sobre o ocorrido e recebe instruções sobre como se recuperar.

O acesso só é liberado sob o pagamento de um “resgate”.

Quando um computador está infectado, o ransomware normalmente entra em contato com um servidor central para as informações que precisa ativar e, em seguida, começa a criptografar arquivos no computador infectado com essa informação.

Uma vez que todos os arquivos são criptografados, ele publica uma mensagem solicitando o pagamento para descriptografar os arquivos e ameaça destruir as informações se não for pago (muitas vezes, com um temporizador conectado para acelerar a pressão).

Qual é o preço do resgate?

Os preços do resgate variam de acordo com a versão do ransomware e com o preço ou com a taxa de câmbio das moedas digitais.

Graças ao anonimato oferecido por criptografia, os operadores de ransomware geralmente especificam pagamentos de resgate em bitcoins. Algumas variantes recentes do ataque ransomware também listaram opções de pagamento alternativas, como cartões de presente iTunes e Amazon.

Às vezes, o pagamento do resgate pode funcionar, mas às vezes não. Não há garantia de que o pagamento funcione, porque os cibercriminosos não são exatamente o grupo mais confiável de pessoas.

Há também uma coleção de vírus que se desviam para se parecer com o ransomware — como o Cryptolocker —, mas que não vão entregar os dados se as vítimas pagarem. Além disso, há a questão ética: pagar o resgate financia mais crime.

Quando os ataques começaram?

Casos de infecção ransomware foram vistos pela 1ª vez na Rússia, entre 2005 e 2006.

A empresa de segurança Trend Micro publicou um relatório sobre um caso em 2006 que envolveu uma variante ransomware, detectada como “TROJ_CRYZIP.A”, que fechou certos tipos de arquivos antes de substituir os arquivos originais, deixando apenas arquivos .zip protegidos por senha no sistema do usuário.

Ele também criou um arquivo de texto que atuou como a nota de resgate informando os usuários que os arquivos poderiam ser recuperados em troca de 300 dólares.

Em 2012, outro relatório notável envolveu um tipo de ransomware que infectou o Master Boot Record (MBR) de um sistema vulnerável, impedindo o sistema operacional de carregar.

Para fazer isso, o malware copia o MBR original e o substitui por código malicioso. Isso força o sistema a reiniciar para que a infecção entre em vigor e exiba a notificação quando o sistema for reiniciado.

As infecções Ransomware foram inicialmente limitadas à Rússia, mas a sua popularidade e o seu modelo de negócios lucrativo logo encontrou o seu caminho para outros países da Europa.

O malware WannaCry — que afetou a Telefónica, na Espanha, e o Serviço Nacional de Saúde na Grã-Bretanha — também é um ransomware: uma peça de resgate foi publicada pela 1ª vez pelos pesquisadores de segurança MalwareHunterTeam, às 9h45 do dia 12 de maio de 2017.

Menos de 4 horas depois, o Ransomware infectou e se espalhou por toda a rede interna do NHS. Também é chamado WanaCrypt0r 2.0, Wanna Decryptor 2.0, WCry 2, WannaCry 2 e Wanna Decryptor 2.

Como se proteger de um ataque ransomware?

Faça backup dos seus arquivos

O maior dano que as pessoas sofrem com um ataque ransomware é a perda de arquivos, incluindo fotos e documentos.

A melhor proteção contra o ransomware é fazer backup de todas as informações e arquivos de seus dispositivos em um sistema completamente separado.

Um bom lugar para fazer isso é em um disco rígido externo que não está conectado à internet. Isso significa que, se você sofrer um ataque, não perderá qualquer informação.

Empresas geralmente guardam cópias dos seus dados em servidores externos que não serão afetados se a sua rede principal for atacada.

Desconfie de e-mails, sites e aplicativos

Para o ransomware funcionar, os hackers precisam baixar um software malicioso para o computador das vítimas. Isso é usado para iniciar o ataque e para criptografar arquivos.

As formas mais comuns para o software ser instalado no dispositivo de uma vítima são através de e-mails de phishing, de anúncios maliciosos em sites e de aplicativos e programas questionáveis.

As pessoas sempre devem ter cuidado ao abrir e-mails não solicitados ou visitar sites com os quais não estão familiarizados. Nunca baixe um aplicativo que não tenha sido verificado por uma loja oficial e leia avaliações antes de instalar programas.

Use um programa antivírus

Uma dica de segurança de computador antiquíssima: programas antivírus podem impedir que o ransomware seja baixado e possibilitam encontrá-lo casoesteja presente na sua máquina.

A maioria dos programas antivírus pode verificar arquivos para ver se eles contêm o ransomware antes de baixá-los. Eles podem bloquear instalações secretas de anúncios maliciosos quando você está navegando na web e procurar malware que já esteja em um computador ou dispositivo.

Instale sempre as atualizações

As empresas muitas vezes liberam atualizações de software para corrigir vulnerabilidades que podem ser exploradas para instalar o ransomware. Portanto, é aconselhável baixar sempre a versão mais recente de um software assim que estiver disponível.

Nunca pague o resgate

As vítimas de ataques de ransomware são aconselhadas a nunca pagar o resgate, pois incentiva hackers e não significa que os arquivos serão, necessariamente, recuperados. Existem alguns programas que podem ajudar a descriptografar arquivos. Ou, se você tiver uma cópia de segurança, você pode restaurar o seu dispositivo a partir disso.

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11 dicas incríveis de gestão de projetos na engenharia

Escrito por Project Builder em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em 11 dicas incríveis de gestão de projetos na engenharia

O setor da construção civil sofre constantemente com atividades finalizadas fora do prazo, acima do custo ou sem cumprir todo o escopo acordado. Isso sem falar da qualidade do produto final. Por que tamanha dificuldade na gestão de projetos de engenharia?

As empreitadas não seguem “receitas de bolo”, pois os obstáculos enfrentados variam tanto no planejamento quanto na execução das tarefas. Contudo, existem diretrizes capazes de manter engenheiros e construtoras no controle da atividade desempenhada, ao amenizar riscos de atraso nos projetos e permitir rotinas laborais mais eficientes.

Quer aprender a organizar, executar, monitorar e readequar seus projetos de engenharia? Siga a leitura deste post para conferir como isso pode ser feito e os benefícios de adotar a estratégia!

1. Tenha um bom planejamento físico-financeiro

Foque a elaboração desse documento após definir o escopo juntamente com a parte contratante. É nele que se estabelecem os pacotes de trabalho necessários, o cronograma das tarefas e as expectativas de andamento dos processos.

Com o papel em mãos, você pode acompanhar o avanço físico da empreitada e os gastos despendidos até o momento. Tendo como base a construção de uma residência familiar, a elaboração do planejamento em questão envolve as seguintes etapas:

  1. Identificar as atividades: por exemplo, fazer as vedações;
  2. Determinar as durações: tempo necessário para instalar os pilares e subir as paredes;
  3. Definir a precedência: as vedações só podem ser feitas após a estruturação da casa;
  4. Montar o diagrama de rede: concretar pilares, executar a laje e, na sequência, fazer as instalações elétricas;
  5. Identificar o caminho crítico: a partir das estimativas, estabelecer quanto o atraso na etapa de vedação impacta o prazo de entrega da obra;
  6. Fazer o cronograma e calcular as folgas: determinar prazo inicial e fatal de cada fase, concedendo (ou não) dias a mais para a execução de certas tarefas.

O exemplo é simplista, afinal, esquadrias, revestimentos, instalações hidrossanitárias e acabamentos ainda são etapas típicas de uma empreitada como essa. Ainda assim, demonstra a importância do planejamento físico-financeiro.

Você ainda precisa discriminar os custos necessários à realização de cada tarefa, forma de controlar os gastos e detectar falhas no andamento da obra. O documento deve ser de livre acesso em todos os setores e para todos os obreiros, admitindo consulta sempre que necessário.

Obviamente, é imprescindível atualizar o planejamento físico-financeiro periodicamente para manter o escopo e orçamento, bem como não estourar o prazo. Com isso, será mais fácil gerenciar o tempo disponível no projeto e metas, além de estabelecer e cobrar os responsáveis.

2. Invista em uma comunicação eficiente

A questão é especialmente sensível no caso de obras grandes por questões lógicas: reformar um cômodo de 50 m² requer menos envolvidos do que o necessário para construir do zero uma casa de 400 m².

A gestão de projetos de engenharia é feita de forma muito mais eficaz quando a comunicação é sólida e clara, evitando erros e retrabalhos motivados por falhas e gargalos na troca de informações. O canal deve ser estabelecido não apenas entre gestor e encarregado, mas com toda a equipe conectada.

Assim, o pintor pode se comunicar com o responsável pela parte elétrica (etapa anterior) e com quem instalará os móveis planejados (fase seguinte à pintura). Havendo problemas, a solução já pode ser proposta e acertada entre os próprios titulares diretos da responsabilidade.

Isso alivia a lista do gestor de projetos de engenharia, já lotada de atribuições como:

  • integrar arquitetos, paisagistas e técnicos em segurança do trabalho;
  • cuidar dos trâmites e autorizações na prefeitura;
  • distribuir responsabilidades;
  • fazer reuniões com obreiros, clientes e fornecedores.

Crie um plano de comunicação, certifique-se de que a informação foi transmitida claramente e obtenha feedback do receptor para checar sua completa assimilação. Regras quanto ao meio de contato (mensagem no celular, ligação ou e-mail) são extremamente válidas e ajudam a manter a comunicação e a obra nos trilhos.

3. Faça atualizações em tempo real

O sucesso dos projetos de engenharia depende da forma como os dados são administrados, pois os processos são otimizados quando uma etapa é realizada e imediatamente dada como cumprida no sistema.

Não basta ter a informação: ela precisa fluir, com uma transmissão clara e ágil. Suas chances de cumprir o prazo final para entrega da obra são maiores quando o programa de controle utilizado admite atualizações constantes.

Por exemplo, gerar relatórios em tempo real ajuda na avaliação e interpretação dos dados, monitoramento das atividades, adoção de novas estratégias, análise do workflow e do avanço das etapas.

Porém, a disponibilidade desse sistema não é suficiente, sendo imprescindível educar os responsáveis para eles informarem no software a realidade de sua situação. Assim, a força de trabalho atua integradamente, a ociosidade é evitada e o gerenciamento de recursos melhora.

4. Realize uma análise de riscos

Quais são as principais ameaças passíveis de impactar o projeto? O estudo sana a dúvida, minimiza impactos e prepara a equipe para agir rápida e efetivamente caso haja obstáculos.

Segundo o PMBOK, a avaliação segue as seguintes etapas: registro de riscos, análise qualitativa, quantitativa (normalmente não desenvolvida quando o escopo é pequeno, porque requer alto investimento) e planejamento das respostas.

Mensurar a exposição ao evento (como um longo período de chuvas capaz de paralisar a empreitada), considerar seu impacto e probabilidade de acontecer evita surpresas e atrasos na entrega da obra, além de possibilitar um melhor gerenciamento das tarefas.

A matriz de riscos pode ser desenvolvida com ferramentas como a análise SWOT, capaz de elencar forças (Strengths), fraquezas (Weaknesses), oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats), ou seja, fatores internos e externos passíveis de interferir nos projetos de engenharia.

Os dados devem ser revisados constantemente, pois a ordem de prioridade e a possibilidade de ocorrência de um evento podem se alterar facilmente, levando a uma interferência grande no cronograma.

5. Monitore os materiais

É uma maneira de garantir que projetos de engenharia cumpram com os principais marcos e prazos estabelecidos, evitando estimativas fora da realidade, gastos desnecessários e compras emergenciais. A lista de materiais na construção civil é longa:

  • armações e estruturas metálicas;
  • portas e janelas;
  • tijolos, areia, cimento e pedras;
  • pisos;
  • tubos e conexões hidráulicas;
  • tintas;
  • argamassa e concreto;
  • telhas;
  • cabos e aços para instalações elétricas etc.

Inspecioná-los antes da obra, cuidar de seu correto armazenamento em locais cobertos, sobre plataformas, tablados ou utilizando lonas, seguir as orientações do fabricante e fazer o controle inteligente de estoque evita desperdícios — um dos principais problemas da construção civil, juntamente com a geração de grandes quantidades de resíduos.

Discrimine e categorize os materiais disponíveis, quanto você já tem e quanto é necessário. O planejamento de uma empreitada envolve estimativas, e tudo bem se elas não forem precisas, mas não é motivo para você cometer excessos e estourar o orçamento.

Os insumos e bens precisam ser monitorados desde as solicitações de compra até o envio ao campo, condicionando a liberação de novo lote apenas mediante consumo integral do anterior, uma das razões pelas quais o gerenciamento de aquisições é imprescindível.

6. Controle a qualidade

Como o nível de exigência dos clientes vem aumentando, é necessário garantir que os projetos de engenharia sejam realizados com primor, até porque o aspecto estético é essencial. Além disso, há a questão da segurança: ninguém quer frequentar um espaço cuja estrutura esteja comprometida, com as paredes se desfazendo ou fundações que afundam e em iminente risco de desabamento.

Um bom relacionamento com os fornecedores garante a procedência de bons materiais a serem entregues. A obediência às normas da ABNT (NBR 15.575, por exemplo) assegura a padronização, correta condução dos processos, resistência da construção e utilização dos insumos adequados.

Como a qualidade está relacionada à expectativa do cliente, considere essa exigência na hora de escolher sua equipe e contratar terceirizados. Você pode utilizar uma ficha de acompanhamento de serviço, por exemplo.

A metodologia é amplamente aplicada em inúmeras construtoras, para mostrar aos gestores o desempenho dos colaboradores e como o projeto é construído. O documento deve ser de fácil preenchimento e evidenciar somente os pontos importantes do processo construtivo.

7. Conheça sua equipe

O gerenciamento de pessoas é uma questão-chave, pois a obra é realizada pela união de esforços dos funcionários, que são imprescindíveis à qualidade, prazo, custo e cumprimento do escopo contratado.

A melhor maneira de garantir a máxima produtividade e uma equipe que atue em prol de objetivos predeterminados é compreender os pontos fracos e fortes de cada integrante, além de conhecer as suas características e aptidões.

A ISO 9001:2015 orienta o gerenciamento de trabalho na obra ao dispor sobre questões importantes à qualidade dos projetos de engenharia, destacando o engajamento das pessoas e a liderança como princípios essenciais ao planejamento e execução das medidas.

Conheça bem sua equipe e delegue funções com mais efetividade. Consolide a comunicação clara e eficaz com seus colaboradores, invista em uma relação transparente e ateste a importância das aptidões de cada um no cumprimento do escopo.

8. Escolha os KPIs

Existe um longo caminho a ser percorrido do planejamento à entrega da obra, razão pela qual o gestor deve ter meios de avaliar se o projeto segue o fluxo esperado, se o termo de encerramento vai acontecer dentro do prazo e atender aos requisitos do contratante.

KPIs (Key Performance Indicators) são indicadores-chave normalmente centrados nos seguintes itens da construção civil: segurança, custo, qualidade, prazo e meio ambiente. Uma empreitada de baixo impacto terá pouca geração de resíduos, alto aproveitamento de materiais e pouco desperdício.

Assim, o número de acidentes de trabalho é um ótimo parâmetro, pois afastamentos e licenças custam caro para a empresa, atrasam e encarecem o projeto, prejudicando também o colaborador.

Rastrear a demora de certas atividades em dias e analisar o percentual de reciclagem na obra para diminuir impactos ambientais também são indicadores de extrema importância. Inclusive, o gestor pode mensurar o índice de desperdício de materiais — estimado em torno de 8% pela Escola Politécnica da USP.

O cálculo correto dos custos permite avaliar se os gastos com a empreitada estão dentro do orçamento inicial ou se há alguma distorção. Por meio de medidas de racionalização de gastos, melhor gerenciamento de estoques e automatização de processos, é possível reduzir despesas e aumentar o lucro.

9. Fomente uma base de dados

As informações geradas em projetos de engenharia não são úteis apenas enquanto a obra é feita, pois também orientam o gestor no planejamento, execução e controle de trabalhos futuros.

Os registros e documentos gerados servem de base para a tomada de decisão e ajudam a mitigar riscos em outras empreitadas, porque promovem a gestão do conhecimento. Suas experiências ficarão armazenadas e você poderá consultá-las para sanar dúvidas e ter maior segurança em suas escolhas.

A reunião de dados em um único repositório ainda favorece o uso do Business Intelligence, ferramenta capaz de confrontá-los e extrair dali informações preciosas ao gestor de projetos de engenharia. Isso permite prever recursos extras, mostrar à equipe as curvas de tendências, evitar desperdícios e otimizar a gestão do tempo, ao estabelecer as prioridades certas e prevenir o desvio do escopo.

10. Use e abuse da tecnologia

Vivemos na era digital, com forte presença e tendência de desenvolvimento tecnológico: hoje, é possível realizar diversas tarefas por meio de dispositivos móveis, de qualquer localidade e ao alcance das mãos.

Já existem softwares que oferecem todas as ferramentas de gestão de projetos e colaboração em um único lugar, sendo fáceis de operar e capazes de aumentar a produtividade. A automação gera informações valiosas e passíveis de utilização em diferentes processos do dia a dia no canteiro de obras.

Ademais, o programa otimiza o tempo do gestor, o que permite ter foco nas operações e prazo suficiente para analisar os dados sem perda de tempo para reuni-los. Por último, mas não menos importante, o software é fundamental ao processo de delegação de tarefas: nenhum colaborador fica sobrecarregado ou completamente ocioso, aumentando os níveis de performance da equipe.

11. Aproveite os benefícios da gestão de projetos de engenharia

Planejar não é suficiente, afinal, a execução tem seus percalços, especialmente, na construção civil, que conta com inúmeras etapas profundamente dependentes umas das outras, que demandam organização:

  • manter o escopo;
  • assegurar a qualidade dos projetos de engenharia;
  • estabelecer meios de comunicação eficientes;
  • gerir a informação com rapidez, clareza e precisão;
  • analisar riscos;
  • controlar materiais;
  • escolher indicadores-chave;
  • analisar os resultados para orientar obras futuras.

O gestor ainda precisa ter capacidade analítica e pulso firme para coordenar a equipe enquanto gera motivação, lidera e atende às expectativas do cliente. A gestão de projetos de engenharia assegura o cumprimento simultâneo de todas essas funções, evidencia prioridades e aponta oportunidades e falhas nos processos.

Os dados gerados e o acompanhamento feito aumentam as chances de satisfazer as expectativas do contratante, além de inúmeros benefícios, como a correta alocação de recursos e contribuições significativas ao workflow.

A produtividade cresce, os desperdícios são reduzidos, os relatórios de desempenho evidenciam pontos de melhoria, orientam a atuação preventiva, mitigam riscos e asseguram o cumprimento do cronograma.

A gestão de projetos de engenharia é promessa de bons resultados e aprimora o gestor constantemente. Esse recurso otimiza o controle dos processos, contribui para sua formação como líder e evidencia sua excelente atuação no mercado de trabalho.

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dashboard dashboard

Passo a passo: aprenda como criar um dashboard executivo

Escrito por Project Builder em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Passo a passo: aprenda como criar um dashboard executivo

Dashboard é um painel de indicadores, que também é conhecido como painel de bordo ou de controle. Ele resume tudo que há de mais importante a ser monitorado em somente uma tela. Se você quer ter certeza de que conseguirá montar um que te ajude de verdade e que seja bastante profissional, precisa tomar alguns cuidados.

Para garantir que você consiga criar o seu dashboard da melhor maneira possível e tomando todos esses cuidados, montamos um passo a passo que te ajudará bastante. Vamos lá!

1. Selecione os dados a serem apresentados

Ao montar um dashboard de respeito, você precisa, antes de qualquer outra coisa, saber o que será apresentado nele.

Provavelmente, você já tem uma base de dados bem atualizada, o mais automatizada possível, e que consegue oferecer informações já qualificadas sobre o assunto em questão.

Olhe para todo esse material que tem em mãos e veja o que é realmente relevante a ser acompanhando durante todo o tempo. A partir daí, faça uma lista de prioridades, conseguindo equilibrar bem o que será mostrado, quanto aos seus indicadores, números e gráficos.

Informações repetidas são terminantemente proibidas, assim como qualquer outra que não seja essencial.

Coloque na sua cabeça que um dashboard bem feito não é aquele cheio de itens, complexo demais, com vários gráficos e indicadores que só nos fazem ficar perdidos. O bom mesmo é aquele que mostra de forma objetiva o que precisamos acompanhar e só.

2. Corte as imagens desnecessárias

Além de gráficos e números que não dizem muita coisa, tem pessoas que insistem em sair incluindo imagens dentro do dashboard.

Essa não é uma boa prática, pois as imagens geralmente prejudicam o dashboard de duas formas ao mesmo tempo. Elas “carregam” a tela com muita informação visual, que pode distrair a atenção, e também ocupam um grande espaço, que poderia ser utilizado com outras informações.

É natural querermos incluir algumas imagens para tentar deixar alguns conceitos mais fáceis de serem entendidos, e, assim, favorecer o raciocínio na hora de fazer algum tipo de interpretação de informações. Contudo, você perceberá que, naturalmente, algumas dessas imagens vão deixando de ser necessárias, porque você vai ganhando uma visão mais analítica do seu dashboard.

3. Respeite o limite da tela

Para fazer uma boa gestão, principalmente se você se preocupa com o gerenciamento ágil em projetos, informação é fundamental. Se você chegou ao ponto de precisar de um dashboard, é porque tem muitos dados e tem que filtrar o que há de mais crucial para ser acompanhado.

Sendo assim, não sabote seu dashboard, incluindo mais coisas do que cabe na sua tela.

Se colocar números e gráficos demais, ao ponto de precisar ficar rolando a tela ou abrindo outras divisões, significa que você ainda não conseguiu evoluir seu dashboard. Nesse caso, será necessário que você corte algumas informações que estão sobrando ou fazer uma melhor adequação dos itens selecionados.

Se estiver com muitas informações, a ponto de extrapolar a área da tela, veja se é possível unificar algumas delas, por meio da criação de novos indicadores. Fique atento ao fazer isso, para não perder o contexto e ter sempre uma boa referência para que nada fique sem sentido.

4. Escolha bem as cores

Seu dashboard não é uma árvore de natal, mas, sim, uma ferramenta de trabalho. Por isso, você deve ser muito criterioso ao definir as cores que utilizará nele. Lembre-se que passará muito tempo olhando para ele, e isso não pode ser um problema.

Cores fortes demais acabam nos cansando e também gerando estresse. Isso faz com que acabemos por perder energia de trabalho ou, despercebidamente, largando um pouco o dashboard de lado.

O melhor a fazer é encontrar tonalidades que não sejam muito agressivas, mas que tenham um bom contraste. Assim, você consegue ver bem o limite de cada informação dos gráficos, ao mesmo tempo em que não se perde em meio a um carnaval de tons berrantes.

Invista um tempo em calibrar tudo da melhor forma possível. Esse tempo é um investimento que vale a pena. Se quiser, pode até adotar um padrão para cada tipo de assunto ou área. Assim, temas correlacionados ficam mais fáceis de serem agrupados e interpretados.

5. Utilize os gráficos mais adequados

Cada tipo de análise requer um modelo de gráfico. Claro que é possível analisar a mesma situação de várias formas diferentes, mas o que queremos dizer aqui é que a forma com que você representa um contexto interfere diretamente na maneira que o interpretará.

Avalie quais assuntos e dados devem ter o mesmo tipo de apresentação, para que possam ser comparados diretamente, e os casos em que é necessário trabalhar de formas distintas.

Se você estiver comparando dois indicadores que precisam ser interpretados com base no seu histórico, por exemplo, talvez seja melhor utilizar barras e linhas, ao invés de um gráfico de pizza comum.

Entenda qual o aspecto da informação é o mais importante e aí, sim, defina qual gráfico utilizará.

6. Inclua alertas (moderadamente)

Ao encarar o seu dashboard, você precisa conseguir entender rapidamente todo o contexto que está ali representado. O dashboard serve para isso.

Contudo, algumas situações merecem uma atenção maior. Para esses casos, existem os alertas.

Configure o seu dashboard para que ele te sinalize objetiva e rapidamente, caso algum indicador esteja em um nível muito fora do padrão ou atingir uma meta.

Normalmente, esse tipo de alerta é utilizado para mostrar que houve algum problema no meio do caminho, ou que está indo nessa direção. Nesses casos totalmente atípicos é que você deve utilizar artifícios visuais que sejam mais incisivos.

Programe para que a área ou informação correspondente seja destacada com algum tipo de efeito ou cor que realmente chame a atenção, para garantir que você não deixe passar batido algo tão importante. Isso garantirá que, se alguma coisa acontecer, mesmo que você esteja menos atento, seu dashboard sinalizará a necessidade de uma atitude mais emergencial.

Seguindo todos esses passos de maneira correta, na hora de criar o seu dashboard, você terá as melhores condições de montar uma ferramenta de gestão que realmente funcione.

Para garantir que você esteja bem atualizado com o que há de mais recente na gestão, e conheça as tendências e boas práticas do mercado, siga-nos em nossas redes sociais: Facebook, Twitter, LinkdeIn, Google+ e YouTube. Temos sempre conteúdos muito bons a sua espera!

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Como fazer contratações temporárias para projetos?

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Às vezes, a demanda é mais alta do que o esperado, certo? Diante desse cenário, fazer contratações temporárias é uma boa ideia. Tais profissionais serão capazes de agilizar o processo, realizando o trabalho em tempo hábil.

Porém, antes de optar por essa estratégia, o empresário deve saber bem as particularidades que envolvem o emprego temporário, evitando erros no processo.

Não são raras, por exemplo, as seguintes dúvidas: “em que situações são permitidas a contratação de temporários?” e “quais os direitos que eles têm?”.

Para esclarecer tudo sobre o assunto, elaboramos um post especial. Confira o conteúdo abaixo e fique por dentro das questões legais e trabalhistas!

Quando posso contratar funcionários temporários?

De acordo com a legislação trabalhista, o empresário pode recorrer à contratação temporária em duas hipóteses. A primeira é quando ocorre um aumento expressivo de trabalho, no qual a equipe interna não está conseguindo suprir as demandas.

Quer uma situação mais clara? É fácil: no varejo, por exemplo, o movimento de vendas cresce significativamente em datas comemorativas, como Dia dos Namorados, Dia dos Pais, Dia das Mães e Natal. Assim, faz-se praticamente vital a contratação de uma equipe extra.

A outra situação permitida é quando um funcionário será afastado. Isso vale desde um atestado médico por um período prolongado ou, ainda, férias e licença maternidade. Nesse contexto, a empresa pode substituí-lo por meio da contratação temporária.

Vale destacar que, na segunda opção, o empresário pode contratar o colaborador antes mesmo de o funcionário deixar a empresa pelo período estipulado. Afinal, é preciso que o novo colaborador se inteire dos procedimentos e do trabalho como um todo.

Nesse caso, a lei permite também que ele permaneça no emprego após o retorno do funcionário efetivo, com o intuito de atualizá-lo.

Importante frisar que a contratação de um temporário não pode ter o intuito de substituir funcionários que estão em greve, salvo algumas exceções previstas em lei. Então, tenha cuidado com esse aspecto.

Existe um prazo específico para contratos de trabalho temporários?

Lembra que há uns dias só se falava sobre a lei da terceirização irrestrita, que foi sancionada pelo presidente Michel Temer no final do mês de março? Nesse momento, também foram modificadas as normas relacionados ao trabalho temporário.

Agora, a nova regra diz que as empresas podem ter funcionários temporários no período de 180 dias, o que corresponde a 6 meses. Além disso, caso tenha necessidade, é possível estender o contrato por mais 3 meses. Isso é, um colaborador temporário pode permanecer na empresa por até 270 dias.

É importante ressaltar que, ao atingir esse período máximo de 9 meses, a empresa só terá permissão de solicitar novamente o serviço do mesmo funcionário temporário após 3 meses do final do contrato. Caso contrário, pode ser caracterizado vínculo empregatício.

Quais são as obrigações da empresa nas contratações temporárias?

Assim como os colaboradores efetivos, o funcionário temporário também tem direitos. Pagamento de horas extras, 13º salário proporcional ao tempo de serviço, adicional por trabalho insalubre, vale-transporte, descanso semanal remunerado e auxílio-doença são alguns dos benefícios garantidos por lei.

Em relação às férias, ele não vai tirá-la porque, como já citado, ele não completará um ano de trabalho. Entretanto, isso não significa que o temporário não receberá por elas. Nesse caso, é pago um valor proporcional, de acordo com o período trabalhado, além de ter um acréscimo de 1/3 sobre o valor.

Não se esqueça, ainda, de que o salário proposto para tal colaborador deve ser compatível com a remuneração fornecida aos demais empregados que atuam na mesma área.

Outro ponto que merece atenção é que o temporário tem direito de receber 8% em cima dos rendimentos, valor relacionado ao FGTS.

Existe a possibilidade de efetivar um funcionário temporário?

Essa questão é fácil, né? Desde que haja interesse de ambas as partes, o diretor pode, sim, contratar o temporário. Inclusive, essa é uma prática recorrente no mundo corporativo.

O motivo é simples. É muito mais viável e fácil efetivar alguém que já está familiarizado com o serviço de modo geral — que compartilha os valores da empresa e está alinhado aos processos organizacionais — do que começar o treinamento com um novo funcionário.

Portanto, ao notar um desempenho de destaque de um temporário, comece a pensar na possibilidade de reaproveitar essa mão de obra, dando uma turbinada na sua equipe de projetos.

O que acontece se o contrato for rompido?

Para começar, saiba de antemão que, se o funcionário temporário quiser romper o contrato antes do prazo estipulado, ele não terá que arcar com nenhum tipo de multa e, muito menos, terá que pagar algo à empresa.

Uma diferença expressiva entre funcionários efetivos e temporários, contudo, é que se o alto escalão administrativo decidir rescindir o contrato, o segundo não tem direito à multa de 40% do FGTS.

Outra questão que merece destaque é que, no formato de trabalho temporário, a empresa não precisa pagar o aviso prévio. Entretanto, existe um ponto que ainda não existe um consenso jurídico, que é o possível pagamento de uma multa ao empregado.

Em alguns casos, a justiça teve um posicionamento favorável ao trabalhador, exigindo uma espécie de indenização.

Nessas situações, a empresa teve que desembolsar 50% do valor total que o temporário receberia até a finalização do contrato. Porém, também houve episódios no qual a Justiça optou por exonerar a empresa de tal ação.

O mais indicado é tentar manter o compromisso firmado, deixando que o temporário exerça a função até o término do contrato.

Fato é que fazer contratações temporárias pode ser a alternativa mais sábia para os diretores e gestores que buscam solucionar uma demanda interna, sem abrir mão da qualidade. Afinal, ao optar por essa opção, eles terão acesso a profissionais qualificados e competentes para executar o trabalho.

Vale ressaltar que é fundamental seguir a lei à risca para realizar a contratação, evitando contratempos ou mal entendidos, que podem resultar em multas e processos trabalhistas.

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Sinergia empresarial: 6 passos para deixar tudo em ordem

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A sinergia empresarial é um importante elemento para a gestão dos projetos, especialmente os mais complexos. Para ficar mais claro, a sinergia representa a união de diversas partes (áreas ou pessoas), com o objetivo de alcançar um resultado em comum.

Imagine um time de futebol. Todos os jogadores precisam compreender seus papéis, entender que dependem mutuamente uns dos outros e que jogam com um único objetivo: fazer o gol. Isso é sinergia, a união de todos, com respeito e empenho, em busca de um resultado.

Quando a empesa consegue desenvolver a sinergia no ambiente interno, é muito provável que todos os projetos sejam executados com mais excelência e agilidade. Isso porque os próprios colaboradores vão compreender e se comprometer mais com as tarefas.

Sabemos da importância desse assunto e queremos te ajudar. Hoje, vamos falar sobre a sinergia empresarial e te dar algumas dicas para otimizá-la em sua empresa. Continue lendo e fique por dentro do assunto!

1. Crie um propósito inspirador

Imagine grandes companhias mundiais, como a Natura. Seu propósito é levar o bem-estar para as pessoas, fazendo com que elas se sintam belas, enquanto cuida da natureza e respeita a biodiversidade. Isso é um ótimo exemplo de propósito.

Qual o propósito dos diversos projetos que são executados em sua companhia? Em muitos casos, o único objetivo é obter lucro, certo? Mas isso não inspira ou engaja as pessoas; então, é preciso criar um propósito transformador massivo.

Esse conceito é abreviado para a sigla MTP (do inglês, Massive Transformative Purpose). É como se fosse um grande sonho, que norteia e dá sentido aos projetos realizados pela companhia. Compreenda melhor o conceito de MTP:

  • Maciço: é algo grande e capaz de inspirar as pessoas;
  • Transformador: é algo que, de alguma forma, pode impactar a vida das pessoas;
  • Propósito: existe um “por que isso deve ser feito” muito bem estabelecido.

Os projetos do Google são executados com o propósito de organizar as informações do mundo. E em sua empresa? Essa resposta será essencial para otimizar a sinergia interna, afinal todos vão se sentir parte de algo realmente grande.

2. Melhore o fluxo de comunicação

Atualmente, muitas empresas investem dezenas de milhares de reais na comunicação com seus clientes externos, mas se esquecem dos seus colaboradores (os clientes internos). Isso é um erro grave. Veja os principais benefícios de uma boa comunicação:

  • melhora a sensação de transparência e credibilidade interna;
  • reduz o número de conflitos internos;
  • otimiza o clima organizacional, tornando-o mais agradável;
  • contribui para que os colaboradores fiquem mais alinhados.

Todos os pontos mencionados têm um efeito direto sobre a sinergia empresarial. Quando existe transparência, alinhamento, menos conflitos e um clima adequado, é muito mais provável que a equipe coopere, com respeito e empenho, no trabalho.

Para melhorar o diálogo interno, primeiro, é importante persuadir toda a liderança da empresa sobre esse assunto; todos devem se comprometer. Depois, é fundamental adquirir ferramentas que facilitem a comunicação e execução dos projetos, como modernos softwares.

3. Torne o ambiente mais inovador e descontraído

O ambiente de trabalho não deve ser apenas um lugar de cobranças, mas também de bem-estar e estímulo à criatividade dos colaboradores. Isso é bom para a empresa e seus funcionários, aumentando assim a percepção de pertencimento e participação.

Existem muitas ferramentas que podem ser utilizadas para isso, como as reuniões de brainstorming ou a caixa de sugestões. Assim, todos os colaboradores poderão opinar e contribuir para a solução dos problemas que existem.

Por outro lado, para tornar o ambiente de trabalho mais descontraído, é possível investir na comemoração de datas especiais (como aniversários, natal, dia da mulher etc.), criar um momento para o café e até investir no happy hour após o trabalho.

4. Ofereça constantes feedbacks

Muitos gestores associam o feedback com algo negativo, que só deve ser feito quando alguma coisa está incorreta e deve ser corrigida. Entretanto, isso é um equívoco; o feedback deve acontecer de forma contínua, objetivando promover melhores comportamentos.

Quando um profissional recebe um feedback bem estruturado, pode identificar e eliminar seus pontos fracos, tornando-se mais produtivo. Deixar de oferecer esse retorno de informação é castigar sua equipe com a indiferença, e você não quer isso!

Um dos modelos de feedback mais utilizados é o PNP, o qual se baseia em três momentos. O indicado é que se inicie a conversa falando sobre um ponto positivo do funcionário, depois introduza a crítica (ponto negativo) e finalize com um novo ponto positivo.

Além disso, algumas dicas podem te ajudar a oferecer um bom feedback. Veja:

  • planeje bastante o que vai dizer, buscando exemplos práticos;
  • agende local e horário adequados;
  • sempre que possível, realize o feedback de forma individual;
  • saiba ouvir o que seu subordinado tem a dizer.

5. Invista em treinamentos colaborativos

Manter o time de trabalho treinado é uma atividade básica, pois assim os funcionários podem realizar suas tarefas com maestria. Mas nem sempre é possível trazer treinadores para dentro da empresa, especialmente pelo alto custo envolvido.

Uma solução para isso é o treinamento colaborativo, que não possui nenhum custo direto e aumenta a participação dos próprios funcionários. Para ficar mais claro, esse treinamento consiste em escolher alguém da própria equipe para compartilhar seu conhecimento.

Imagine que seu analista de mercado crie um treinamento sobre as mudanças do ambiente externo e sobre como a empresa está se preparando para isso. Ou que o analista de marketing digital crie um treinamento sobre gestão das redes sociais.

Mas é preciso arquitetar um ambiente propício para isso. Permita que o colaborador invista parte do seu tempo na empresa para pesquisar e estruturar as informações que serão utilizadas na apresentação. Os resultados tendem a ser ótimos!

6. Recompense a equipe pelos resultados

Outra importante dica para otimizar a sinergia empresarial é investir em recompensas para a equipe, e não apenas para um funcionário. Isso será essencial para que todos trabalhem em conjunto, objetivando alcançar os resultados desejados para o empreendimento.

Para estabelecer uma boa recompensa, é importante avaliar o que é realmente desejado pelo time de trabalho. Além disso, a recompensa deve ser justa (de acordo com a complexidade de cada tarefa) e compatível com o orçamento da companhia.

Veja, todas essas dicas podem ser implementadas em sua empresa. Assim, você terá uma equipe muito mais alinhada, competente e comprometida. Isso, claro, resultará na correta execução dos projetos e crescimento da companhia em geral.

Agora que você já entende o que é sinergia empresarial e como isso pode ser organizado em seu ambiente de trabalho, aproveite para continuar aprendendo. Baixe nosso e-book: Gerenciamento Ágil de Projetos com Scrum + PMBOK.

 

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Como escolher uma consultoria em gestão de projetos?

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A gestão de projetos é crucial para o sucesso. Se ela for bem feita, ajudará na economia de recursos e na consolidação de resultados adequados. Mas nem sempre é possível otimizá-la por conta própria e, por isso, contratar uma consultoria em gestão de projetos pode ser a melhor saída.

Com a ajuda de uma equipe capacitada e multidisciplinar, fica mais fácil compreender quais pontos precisam ser trabalhados, eliminados ou mantidos. Ao final, sobrevém uma atuação focada na estratégia e na eficiência.

Mas vale dizer que nada disso é possível ao contratar a consultoria errada. Para que você não cometa esse erro, veja a seguir como fazer para escolher a melhor possibilidade para o seu negócio!

Priorize o que é realmente importante

Uma consultoria em gestão de projetos deve ajudar o seu negócio a conseguir resultados satisfatórios e rentáveis.

Para que isso seja viável, ela deve estar alinhada aos objetivos estratégicos, ter os recursos técnicos adequados e possuir uma atuação muito bem estruturada.

Todos esses elementos correspondem ao que, de fato, é importante e fará diferença. O preço, por outro lado, é um fator a ser considerado, mas que não deve ser decisivo ou prioritário: ao contratar a consultoria que é simplesmente a mais barata, há riscos para a consolidação de efeitos desejados.

Sendo assim, é fundamental que a gestão entenda a importância de priorizar as coisas certas.

Como a consultoria precisa oferecer efeitos diferenciados, é importante priorizar aquilo que permitirá que tudo isso seja alcançado — em vez de levar apenas o preço em consideração.

Avalie experiências e certificações

Uma das questões importantes para que a consultoria atue da maneira esperada é a experiência que ela possui. A fórmula é simples: quanto maior for o número de projetos com o qual a equipe já lidou, maior a experiência.

Eventualmente, isso faz com que seja mais fácil identificar falhas e gargalos e selecionar as soluções adequadas.

O ideal é que a consultoria tenha experiências de sucesso. Procure conhecer o que a equipe já gerou para antigos clientes, como diminuição nos custos ou aumento na assertividade das decisões. Isso demonstrará que os profissionais são capazes de atender a expectativas e necessidades dos negócios.

Olhe, também, para as certificações. Elas garantem uma atuação padronizada e altamente eficaz, além de transmitir maior segurança. Uma consultoria amplamente certificada, em geral, é capaz de oferecer uma atuação melhor.

Conheça as ferramentas disponíveis

Outro elemento que não pode ser desconsiderado é o conjunto de ferramentas utilizado pela consultoria para que cada cliente atinja os efeitos desejados. Um dos pontos, nesse sentido, diz respeito à tecnologia.

Se a equipe utiliza boas ferramentas para a gestão de projetos, como sistemas robustos, os resultados são dinâmicos, seguros e efetivos. Por outro lado, uma empresa que falha em dar esse apoio aos clientes provavelmente não será a melhor escolha.

As ferramentas ainda incluem os métodos de observação e avaliação, de implantação de mudanças, e assim por diante. Um conjunto completo e, principalmente, adequado à realidade do seu negócio é especialmente destacável.

Entenda como ocorre a gestão do conhecimento

De certo modo, a consultoria corresponde a um negócio externo que olha para o seu empreendimento, encontra falhas e possibilidades de otimização e atua sobre esses pontos. Tudo isso melhora as saídas de processo e ajuda a atingir os objetivos.

Porém, essa transformação não pode ser apenas pontual. Não adianta ter uma boa gestão de projetos graças à consultoria e, com futuras mudanças, já não ser capaz de manter tudo otimizado.

Por isso, o ideal é que a consultoria estabeleça uma transmissão de conhecimento. Não apenas ela dirá o que fazer, mas ajudará a sua organização a descobrir como identificar e resolver problemas daqui em diante.

Sendo assim, não deixe de compreender como é a gestão de conhecimento e quais os esforços que a equipe realiza nesse sentido. Quanto melhor for essa etapa, melhores serão os resultados em longo prazo.

Busque a opinião de outros clientes

Além de olhar para todos esses pontos, é fundamental não deixar um aspecto de lado na hora da decisão: a opinião dos outros clientes. Conversar com quem já contratou os serviços da consultoria em gestão de projetos dará uma visão bastante clara de sua atuação, o que oferece maior segurança.

Procure clientes e ex-clientes e pergunte a eles sobre a satisfação com a contratação, os resultados obtidos e outras curiosidades sobre o trato com a empresa. Dessa maneira, é possível ter uma ideia bastante concreta de como o negócio age.

Aproveite e verifique, também, os comentários e as opiniões em redes sociais. Caso elas sejam majoritariamente positivas, é possível continuar com o processo de avaliação.

Realize entrevistas com os consultores

Depois de passar por todas essas etapas de avaliação, é chegada a hora de falar diretamente com os consultores. Fazer essa avaliação prévia ajuda na triagem e a entrevista é indispensável para formar uma opinião adequada.

Prepare-se para essa reunião e pense quais são as perguntas relevantes para fazer sobre a atuação da empresa. Isso tornará o encontro muito mais produtivo e colaborará para a tomada de decisão.

Nesse momento, avalie questões como a postura dos consultores, o conhecimento sobre as suas necessidades e a atuação de mercado e assim por diante. Entenda se a solução se encaixa no seu negócio e se a sua gestão de projetos será, realmente, favorecida.

Desconfie de soluções pouco realistas

As entrevistas com os consultores são determinantes para a tomada de decisão, mas não é improvável que eles façam promessas em busca de fechar negócio. Isso é completamente normal e esperado, mas é preciso tomar cuidado com aquelas que parecem boas demais.

Se o consultor prometer soluções mágicas — como as muito rápidas ou com garantia total de sucesso completo — é melhor desconfiar. Nenhuma empresa poderá garantir nenhum efeito para seu negócio até que avalie a fundo seus processos, então leve isso sempre em consideração.

Desconsiderar essas soluções pouco realistas ajuda no alinhamento de expectativas e, principalmente, auxilia na contratação de uma equipe comprometida.

Levando todos esses pontos em conta, ficará simples escolher a melhor consultoria em gestão de projetos. Como consequência, sua organização vai se beneficiar de processos melhores e estruturados, gerando efeitos positivos para todo o negócio.

Quer melhorar sua atuação e ter uma consultoria de ponta? Entre em contato com a Project Builder e descubra como podemos ajudar!

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Quando contratar? Qual a alocação ideal dos meus funcionários em múltiplos projetos?

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A necessidade de mão de obra para múltiplos projetos pode representar um custo elevado para muitas empresas de diferentes setores. Em função disso, a gestão adequada dos recursos humanos envolvidos nessas iniciativas é fundamental para que a empresa consiga fechar contratos vantajosos para seus clientes e que, ao mesmo tempo, não comprometam a rentabilidade da empresa.

Quando um negócio lida com múltiplos projetos, a contratação de novos membros para a equipe é um desafio ainda maior a ser vencido. Por isso, saiba qual é a alocação ideal de funcionários em múltiplos projetos para evitar gastos desnecessários:

Alocação ideal

Identificar o momento exato de contratar novas pessoas para a equipe pode parecer uma missão impossível para muitos gestores.

No entanto, uma regra ajuda nessa tarefa: o ideal é que a equipe atual esteja com 80% de alocação em todos os projetos que estão sendo executados. Esse indicador significa que a produtividade da equipe atual é plena, mas está praticamente no limite de sua capacidade.

Como agir

Quando sua empresa está na fase de negociação ou fechamento de um novo contrato para a execução de um projeto, será necessário avaliar se, com o início das atividades, a alocação da equipe continuará próxima aos 80%.

Caso o número encontrado ultrapasse esse valor, é chegada a hora de buscar novos membros para a equipe para não comprometer os projetos que já estão sendo desenvolvidos.

Oportunismo

Ainda que o mercado esteja cada vez mais dinâmico e acelerado, alguns processos, como o recrutamento e seleção de pessoal, ainda levam certo tempo para serem concluídos com qualidade e eficácia.

Por isso, o ideal é que a empresa conheça a alocação da equipe com antecedência para evitar que, após o fechamento de um contrato, comece uma corrida desenfreada para conseguir novos membros para o time.

Caso o processo de recrutamento e seleção seja acelerado, poderá implicar na escolha de pessoas inadequadas para a função. Além disso, caso esta urgência não propicie que os novos colaboradores sejam contratadas a tempo, será necessário aproveitar recursos de outros projetos. Isso significa horas extras com custo elevado ou atraso e falta de qualidade nas entregas de alguns dos projetos, algo inaceitável para gerentes que buscam sempre melhorar o desempenho das equipes.

Vale ressaltar que além do processo seletivo há ainda a fase de treinamento, que pode não ser curta a depender da complexidade do trabalho. Por isso, caso a curva de aprendizado de seu produto ou serviço seja longa, é fundamental ao Gerente de Projetos uma atenção ainda maior sobre o timing de contratações.
Identificando tendências

Uma boa forma de evitar esse tipo de problema é analisar se as contratações a serem feitas devem ser definitivas ou temporárias. Para isso, é preciso que a empresa conheça a previsão dos negócios a serem fechados no futuro próximo, evitando sobrecarga da equipe atual ou corridas apressadas em busca de novos profissionais.

Aproveitando a tecnologia

Para conseguir entender a alocação da equipe de forma mais precisa, também é indispensável contar com uma solução para gerenciamento de projetos que ofereça um retrato preciso e atualizado da realidade. Dessa forma, será possível planejar a alocação de pessoas com maior antecedência e tomar decisões mais assertivas sobre recursos humanos para cada um dos projetos.

Lembre-se de que, ao usar uma ferramenta como essa, sua empresa pode descobrir que, em vez de contratar novas pessoas, o que ela precisava era conhecer melhor a capacidade de execução da equipe atual.

E você, como controla a alocação dos recursos humanos de sua equipe em múltiplos projetos? Quais as grandes dificuldades encontradas?Compartilhe-as conosco através dos comentários. Podemos auxiliá-lo com dicas valiosas para o ganho de produtividade e melhor gerenciamento de recursos para os projetos em sua empresa.

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7 Templates gratuitos para quem está Implantando um Escritório de Projetos (PMO)

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Uma importante decisão quando uma organização busca elevar a maturidade em gestão de projetos é quando se está implantando um Escritório de Projetos, ou em inglês, Project Management Office (PMO). O PMO pode se adequar de forma a abranger a carteira de projetos, programas e portfólios, de acordo com o porte dos projetos que a organização necessita administrar, assim como sua atual maturidade.

De acordo com a necessidade de serviços a serem prestados (falamos sobre isso nesse artigo) e com a disponibilidade de recursos para investir enquanto se está implantando um escritório de projetos, a empresa irá estruturar o Objetivo S.M.A.R.T do PMO e os benefícios que se espera conquistar após sua implantação (falamos disso nesse artigo). Para organizações mais maduras, o objetivo do escritório de projetos poderá ser: alinhar a estratégia às iniciativas em andamento na busca do crescimento sustentável. Já em empresas com baixa maturidade o foco maior do PMO poderá ser: apoiar aos gerentes de projetos em suas atividades por meio do desenvolvimento de treinamentos, metodologias e ferramentas que usam as melhores práticas da própria organização e do mercado, aumentando assim, as chances de sucesso dos projetos.

Na definição de uma metodologia de gestão de projetos (falamos disso nesse artigo) um passo que auxilia sua adoção é a utilização de templates, que em um primeiro momento pode estar em uma planilha ou documento, mas que no médio prazo demandará um software que facilite sua atualização e seu compartilhamento.

Dentre os diversos modelos existentes, identificamos 7 que são essenciais para todos os escritórios de projetos e que vão te ajudar.

1. Termo de Abertura

Este documento tem como objetivo autorizar formalmente o início de um projeto e contém informações necessárias para o entendimento do projeto, fornecendo uma visão macro do produto a ser desenvolvido.

2. Plano de Projeto

O objetivo do plano de projeto é apresentar como o fluxo de interações irá prosseguir durante a criação do projeto de maneira completa e clara. Este documento servirá de referência básica para o decorrer da criação do produto, na qual, todo o projeto está relacionado.

2.1 Linha do tempo do Projeto

Cronograma Resumido do Projeto

3. Status Report

Este documento tem como objetivo informar aos envolvidos a evolução do projeto e suas ocorrências.

4. Ata de Reunião

Tem como objetivo registrar todos os assuntos tratados em uma reunião. Dessa forma, os assuntos abordados durante este evento não serão esquecidos e poderão ser retomados, se necessário.

5. Lista de Ocorrências

Este documento tem como objetivo listar todos os problemas ou situações não previstas enfrentados durante o projeto e como foram solucionadas.

6. Aceite da Entrega

Este documento tem como objetivo formalizar o aceite do Projeto, considerando-o entregue integralmente.

7. Lições Aprendidas

Documentar as lições aprendidas de modo a aperfeiçoar os envolvidos e os processos de gerenciamento de projetos.

Estes templates são a espinha dorsal de uma metodologia de gestão de projetos. Para quem utiliza um software corporativo de gestão de Projetos, como o Project Builder, essas informações são geradas automaticamente ao logo do projeto. Para quem ainda não utiliza um software de gestão de projetos e está começando a implementar o PMO, separamos templates profissionais que vão ajudar muito nesse momento; mas, conforme a metodologia cresça em toda empresa, ficará difícil atualizar esses documentos de acordo com o número de projetos e envolvidos.

Visite nossa página de PMO: https://www.projectbuilder.com.br/software-pmo/

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Como alinhar o time de vendas e a equipe de implantação de sua empresa para facilitar a gestão de múltiplos projetos

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O foco da equipe de vendas de qualquer empresa é sempre vender mais em busca do crescimento da organização. O problema é que, quando se trata de empresas que lidam com múltiplos projetos, como as software houses, por exemplo, nem sempre os recursos estão disponíveis para entregar cada vez mais demandas, conforme é negociado pelos vendedores. Neste caso, o cenário pode ser bastante desfavorável, gerando conflitos entre quem gerencia as equipes de implantação (GP) e os que vendem. Como o gerente de projetos deve resolver este impasse, sem ter que contratar sempre mais funcionários ou colocar a reputação da empresa em “xeque” pela falta de disponibilidade no cumprimento dos prazos definidos?

Entenda no post a seguir, o que o gerente de projetos deve fazer para alinhar a equipe de vendas com a equipe de implantação de projetos para obter melhores resultados em múltiplos projetos:

Promova a comunicação e a cooperação entre as áreas

A equipe de vendas precisa de autonomia, mas ao mesmo tempo, não pode ser uma área que trabalha de forma individual, ignorando o escopo do restante da empresa. Este problema pode acontecer principalmente quando os vendedores ficam obcecados apenas com os próprios números e metas, tentando a todo custo, sem se importarem com a infraestrutura atual da equipe, vender mais! Por isso, é importante a participação dos vendedores nas reuniões de projetos e a criação de um espírito de equipe em toda a empresa – principalmente quando se trata da visualização da alocação dos recursos humanos atuais para conciliar os projetos atuais e os novos.

Com isso, cria-se também uma cultura da cooperação, do compartilhamento de conhecimentos e experiências no ambiente empresarial. A equipe de vendas terá a dimensão do trabalho de quem implementa e vice-versa. Mais importante do que vender uma série de projetos, é ter a certeza de que eles serão entregues com qualidade e dentro do prazo, o que aumenta a credibilidade da empresa e, consequentemente, as suas vendas.

Muna os vendedores com informações sobre a realidade atual da infraestrutura

Além das reuniões, o ideal é que a sua equipe de vendas tenha sempre acesso à informações sobre a disponibilidade de recursos para a negociação de novos projetos. Além das reuniões e canais de comunicação que destacamos anteriormente, é importante que os vendedores consigam visualizar as possibilidades de prazo pra atendimento ao novo cliente bem como as limitações da equipe.

Isto pode ser feito com o auxílio de um software de gerenciamento de projetos que possibilite o acesso a estes dados através de um dispositivo móvel. Desta maneira, o vendedor saberá, em tempo real, as possibilidades para negociar novos projetos sem prejudicar clientes, equipes ou mesmo a sua empresa.

A importância da flexibilidade

Quando ambas as equipes estão trabalhando em sincronia, é possível adotar práticas mais flexíveis. Dessa forma, o gerente de projetos entenderá que talvez precise priorizar certas tarefas quando estiver prestes a ser realizada uma venda importante para a empresa. Da mesma maneira, os vendedores saberão quando será necessário negociar um prazo maior ou sugerir mudanças no projeto ainda na fase das negociações para as vendas.

Adote a gestão de múltiplos projetos

Para alinhar as equipes de vendas com a de implantação, é fundamental que se tenha uma dimensão de todos os projetos que estão sendo tocados simultaneamente na empresa. Esta é a única forma para o gerente de projetos saber exatamente como estão disponibilizados seus recursos humanos e quais são as possibilidades para executar novos projetos sem a necessidade de contratar novos profissionais – ou, mesmo que haja esta necessidade, ele conseguirá identificar previamente o momento ideal da contratação para treinamento e outros fins que assegurem a qualidade da execução da atividade.

Neste contexto, um software para a gestão de múltiplos projetos torna-se fundamental. Isto porque, com o auxílio da ferramenta, o gerente pode alocar adequadamente seus consultores de acordo com as atividades ou fases de implantação do software em cada um dos projetos, assim como suas especificidades e prazos de entrega. Dessa forma é possível otimizar o uso dos recursos disponíveis ao criar um planejamento de acordo com as habilidades de cada um dos funcionários ou necessidades do projeto em questão.

A partir de indicadores, é possível também saber antecipadamente como evitar problemas como gargalos de tempo e recursos, bem como priorizar as atividades essenciais.

O ponto-chave para alinhar as equipes de vendas com a de implantação é a informação. Ambas as equipes precisam compreender os respectivos trabalhos e suas dificuldades, o que é conseguido através da criação de uma cultura da cooperação e da adoção da gestão de múltiplos projetos. Assim, o gerente de projetos saberá como alocar seus recursos humanos, terá sempre a dimensão real das possibilidades e limitações para novas vendas.

Você já adota um software para a gestão de múltiplos projetos na sua empresa? O que faz para que a equipe de vendas esteja alinhada à de implantação? Quais as grandes dificuldades encontradas e conflitos gerados? Compartilhe suas experiências e dúvidas conosco através dos comentários. Podemos auxiliá-lo a encontrar a melhor opção para mediar estes problemas!