Você ainda usa o e-mail como ferramenta de gestão dos seus projetos? Equipe, demandas, andamento de tarefas misturado com mensagens de lojas, notificações de redes sociais e em muitas vezes Spam.

Pare e pense, está usando a ferramenta de gestão certa? Você certamente já ouviu falar em gestão de projetos e em escritórios de gestão de projetos (os PMO), certo? Pois então está mais que apto a seguir em frente e dar um up em seus processos! 

 Eficiência

Sabia que enviar um e-mail nem sempre é a maneira mais eficiente de lidar com um problema? A verdade é que esse tipo de serviço serve simplesmente para comunicar algo. Nesse caso, como muitas pessoas tendem a usar o e-mail como uma espécie de lista de tarefas, acabam entendendo que subpastas, marcadores e lembretes são ótimas ferramentas para organizar um projeto, do início ao fim. E isso está longe de ser eficiente ou seguro.

Tempo

Já parou para pensar no tempo que se perde apenas organizando sua caixa de e-mails? E se nós contássemos que, em uma pesquisa feita em 2012 pela McKinsey Global Institute, descobriu-se que pessoas que trabalham em escritórios gastam, em média, 27 dias por ano só para organizar seus e-mails? Um tanto quanto assustador quando pensamos a quantidade de tarefas e projetos que poderiam ser concluídos nesse mesmo período, não é verdade?

Confusão

E quando tarefas são delegadas para outros membros da equipe sem necessidade alguma? Acha difícil até imaginar como esse tipo de confusão pode acontecer? Então observe: João envia um e-mail para Maria solicitando que lhe envie tudo o que já foi feito em relação à elaboração de um determinado contrato. Maria responde a João, que copia Cristina e pede para a nova integrante repassar a informação solicitada. Analisando a situação de fora, podemos nos perguntar: se foi Maria quem fez o contrato, por que inserir mais uma pessoa no diálogo? Percebe a perda de foco e o retrabalho causado?

Perda

E se João enviasse outro e-mail para Maria pedindo um feedback do tal do e-mail sobre o contrato e, juntamente com esse pedido, perguntasse onde ela gostaria de almoçar? A chance de a conversa sobre o almoço render e o pobre do contrato ser esquecido aumenta a cada réplica. Nisso, o documento corre sérios riscos de se perder em meio ao desejo de comer um rodízio de japonês ou uma feijoada! E se João mantivesse Cristina na cópia? Ela estaria ou não convidada para o almoço? Viu como cada coisa tem que ter seu lugar?

Atualização

Arquivos anexados para lá e para cá, em meio aos mais diversos assuntos, com apenas um ou vários remetentes, há 2 dias ou 2 anos: como saber, dentro de uma troca infindável de e-mails, qual o anexo mais atualizado? Como você, gerente, consegue mensurar quem já fez sua tarefa e quem ainda está com pendências?

Pesquisa

Fato é que sua caixa de e-mail funciona o tempo inteiro, sem direito a fim de expediente ou feriado, mas nem sempre as informações recebidas são necessárias para que um projeto específico ande. Percebe que quando usamos o e-mail como troca de conteúdo sobre um projeto acabamos nos perdendo diante de tantas informações?

É claro que existe a função de localização de palavras-chave, mas e se as palavras-chave não forem exatamente as que você supunha lembrar? Acredite: você vai demorar um tempo considerável tentando achar informações que nem sabe se ainda são válidas. E se por acaso você acabou sendo acidentalmente excluído da resposta no e-mail seguinte? Sentiu o gargalo?

Urgência

Se qualquer remetente deixa de entender a importância do contexto e de um bom título, toda a comunicação pode desandar. Quantas vezes não conseguimos identificar a urgência de uma determinada tarefa simplesmente porque o e-mail foi mal explicado ou o título não chamou a atenção merecida? Melhor não correr esse risco!

Evolua a sua gestão de projetos

Acabamos nos esquecemos que, muito além do e-mail, há métodos muito mais eficientes para se gerenciar um projeto. É aí que entram os softwares produzidos exatamente de acordo com as métricas necessárias, com uma interface específica, comunicação clara, sistema de avisos e diversas outras funcionalidades que só têm a acrescentar ao trabalho como um todo. O que ainda está esperando para ver isso na prática?

Mas atenção: não estamos afirmando que você deve abolir o uso do e-mail! Afinal, quem nunca se perguntou como conseguia trabalhar antes da invenção desse incrível meio de comunicação? O importante é focar exatamente nisso: ele é um meio de comunicação e ponto, já que mesmo com todos os seus lembretes, suas bandeiras coloridas, seus calendários e encaminhamentos automáticos para pastas, um e-mail continua sendo apenas um e-mail.

Hoje em dia existem diversos softwares que facilitam infinitamente a vida do gerente de projetos, digitalizando com facilidade um Diagrama de Gantt, por exemplo. Não dá para controlar isso por e-mail, não concorda? Assim, o que um gerente de projetos precisa ter é uma ferramenta de gerenciamento em que todos os participantes consigam visualizar e editar os arquivos, acompanhar as tarefas e as informações que circulam em tempo real, de forma otimizada. Já pensou em como suas tarefas ficariam mais organizadas em um ambiente único e exclusivo para seu projeto?

Com esse novo cenário o gerente de projetos conseguiria aumentar a produtividade do time, analisar a eficiência de cada um dos envolvidos, melhorar a eficiência da própria empresa, tendo espaço para novos projetos, além de delegar de maneira otimizada e entender os atrasos e avanços das tarefas. Nesse cenário, o crescimento é praticamente certo!
Viu só como o foco correto pode levá-lo muito além? Ficou ainda com alguma dúvida ou tem sugestões a dar? Comente aqui e nos conte! Participe!

Que tal garantir, não só o nível de qualidade do produto final da sua empresa, mas também custos menores, mais eficiência e uma boa relação tanto com clientes quanto com fornecedores e funcionários? Então você definitivamente precisa da ajuda da gestão da qualidade!

Confira agora mesmo quais são os 8 princípios dessa gestão e saiba o que realmente é preciso fazer para implementá-los na sua empresa. Acompanhe:

Foco no cliente

Para começo de conversa, o cliente deve ser o ponto central do negócio. E por mais óbvia que a afirmação possa parecer, a verdade é que muitas empresas ainda deixam essa questão em segundo plano. Na prática, o ideal é que a empresa se esforce ao máximo para não só atender, mas superar as expectativas dos clientes. O primeiro passo é relativamente fácil, podendo ser alcançado simplesmente ao ouvir o cliente e descobrir quais são suas reais necessidades.

Já o segundo degrau é um pouco mais complexo, porque exige que a empresa se antecipe, prevendo necessidades que nem mesmo o cliente chegou a detectar. Afinal, é por meio da identificação de tendências que o negócio conseguirá se colocar à frente dos concorrentes, conquistando a fidelização dos clientes.

Papel da liderança

Entenda desde já que o líder desempenha um papel fundamental na gestão da qualidade. É ele que comunicará, da forma mais eficiente possível, os objetivos e as metas da organização para a equipe, acompanhará como esses objetivos estão se desenvolvendo e identificará como cada um dos membros do time pode atingir o máximo do seu potencial no dia a dia da empresa. Ele tem ainda a função de manter um bom ambiente de trabalho, com funcionários motivados a dar seu máximo, sabendo delegar, acompanhar os resultados e se adaptar constantemente ao mercado. Para isso, é fundamental que deixe de lado o papel centralizador muito comumente encontrado no mundo corporativo por aí.

Envolvimento das pessoas

É fato: os recursos humanos são o ativo mais valioso dentro da empresa. Afinal, serão as pessoas, por meio do seu trabalho, que permitirão que o negócio atinja suas metas, cresça e saiba responder às flutuações do mercado. É necessário, portanto, envolver os colaboradores no processo, de modo que se sintam motivados, capacitados e estimulados a trazer contribuições para o todo.

Para alcançar esse objetivo, o gestor deve ficar atento a duas frentes. Na primeira, precisará buscar formas de motivar os funcionários, fazendo com que participem do processo decisório e dando espaço para que tragam novas ideias e soluções. Na outra frente está a capacitação. Para atingir o máximo de seu potencial, os colaboradores precisam receber treinamentos constantes, que os mantenham atualizados em relação às práticas mais eficientes e que forneçam ferramentas para melhorar os processos de trabalho. A capacitação ainda valoriza o funcionário, trazendo maior comprometimento com a empresa e aumentando a motivação.

Abordagem por processo

Uma empresa é muito mais eficiente quando aborda o uso de seus recursos e suas atividades do dia a dia como processos bem definidos, levando em conta tanto o ambiente externo como o interno. Assim, é possível compreender como cada área se inter-relaciona e quais exatamente são os papéis dos membros da equipe na busca pelo alcance dos objetivos. A abordagem por processo demanda a identificação dos responsáveis por cada atividade, a entrada e a saída de recursos e, claro, a definição do objetivo. Dessa forma, é possível reduzir drasticamente não só o retrabalho como prevenir erros e obter uma previsibilidade maior, o que aumenta a velocidade de produção e reduz os custos.

Sistematização da gestão

Para adotar uma abordagem sistêmica da gestão é necessário, primeiramente, entender como os processos se relacionam. Tais processos geram uma determinada demanda, serviço ou produto que, por sua vez, também se relacionarão com outros procedimentos da empresa. Quando esse sistema é compreendido em profundidade, passa a ser possível identificar formas de reduzir os custos do produto final, resolver eventuais problemas e criar ações de melhoria.

Melhoria contínua

O princípio da melhoria contínua é um dos mais importantes na gestão da qualidade, porque contribuirá diretamente para a competitividade da empresa no mercado. A ideia é simples: nunca acreditar que atingiu um patamar máximo. Com isso, busca-se sempre aprimorar processos, produtos e serviços. Essa melhoria constante permite que o negócio identifique preventivamente erros nos processos, reduza os custos de produção e possa oferecer ao cliente sempre o melhor produto final possível. Pense bem: o mercado é extremamente competitivo e está o tempo inteiro se reinventando, certo? Justamente por isso é tão importante seguir esse princípio!

Tomada de decisões

A tomada de decisões deve sempre ser feita a partir da análise cuidadosa de dados e informações e não pela simples impulsividade. Para aplicar esse princípio na empresa, é preciso, antes de mais nada, criar processos eficientes e confiáveis para a coleta de dados (tanto no ambiente interno da empresa como no mercado). Em segundo lugar, é necessário pensar em meios de transformar esses dados em informações rápidas e simples de acessar para aqueles que participam do processo decisório. Aí se terá um verdadeiro tesouro em mãos, pronto para apontar a direção correta rumo ao sucesso.

Relação com fornecedores

A palavra-chave para entender esse princípio é confiabilidade. Uma boa relação com os fornecedores não precisa ser benéfica apenas para a empresa. Muito pelo contrário, o ideal é que ela seja igualmente boa para o fornecedor. Assim, sendo ambas as partes beneficiadas, inevitavelmente surgirá uma parceria sólida. A construção dessa relação garante um fornecimento mais barato, dentro do prazo e com maior comprometimento dos envolvidos. Só um detalhe: para alcançar esse objetivo, deve-se realizar uma prospecção eficiente dos fornecedores e trabalhar constantemente para o estreitamento da relação.

Seguir esses princípios da gestão da qualidade é firmar um compromisso com a eficiência. E isso representa, como várias empresas de sucesso demonstram, ter processos otimizados, contar com um menor custo de produção e muito mais competitividade no mercado. Para que a implementação desses princípios seja bem-sucedida, porém, é fundamental que haja comprometimento de todos, desde a gestão até o colaborador lá da pontinha do processo.

Agora só não deixe de comentar aqui para nos contar se ainda ficou com alguma dúvida ou se tem uma experiência relacionada ao assunto que queira compartilhar! Participe!

Empresários e gestores reconhecem a necessidade de buscar diferenciais competitivos em suas gestões, de modo a conquistar maior produtividade e melhores resultados, e assim, manter a competitividade das empresas diante de uma concorrência cada vez mais acirrada. E, neste sentido, a qualidade da comunicação interna é, sem dúvida, um destes diferenciais. Afinal, a comunicação interna serve para informar e, principalmente, engajar os colaboradores, equipes e setores, aos objetivos corporativos.

Um sistema de comunicação interna eficiente e organizado pode influenciar positivamente diversos elementos desta gestão, como nos índices de produtividade, no desempenho individual e coletivo, nos níveis de motivação e comprometimento, na retenção de talentos, nas taxas de rotatividade, no desenvolvimento dos profissionais e na formação de times mais fortes e competentes. Por isso, é fundamental administrar todo o fluxo de informações, de modo a criar condições favoráveis para uma gestão transparente e assertiva.

O papel dos gestores na comunicação interna

É preciso lembrar ainda que os gestores têm papel importante no processo de comunicação interna, sendo responsáveis por implementar uma gestão mais próxima e humanizada — em que a colaboração, a participação e a troca de ideias sejam sempre incentivadas. Neste caso, é necessário frisar que a extroversão, a simplicidade, a humildade e o interesse pelo diálogo são características marcantes dos líderes genuínos.

Na verdade, os gestores devem ser também bons comunicadores. Dessa forma, cabe às empresas a identificação e a preparação de suas lideranças. O coaching e o mentoring são boas alternativas para o desenvolvimento de competências essenciais à comunicação interpessoal, como a empatia, a escuta ativa, a persuasão e a capacidade de argumentação.

Além disso, existem alguns treinamentos específicos, direcionados à oratória, à apresentação e à interpretação de linguagem corporal que podem favorecer as mudanças no desempenho dos líderes, junto às suas equipes.

No entanto, é fundamental que os gestores invistam no aprimoramento contínuo para que o aprendizado passe a ser uma iniciativa pessoal e não apenas uma obrigação corporativa.

As fraquezas de um sistema de comunicação interna

Quando a comunicação interna não é eficiente, vários problemas surgem, ameaçando os negócios. E o primeiro sinal é uma queda significativa no rendimento das equipes. Conheça agora as principais fraquezas de um sistema de comunicação e como evitá-las.

Avaliação da abrangência dos canais internos de comunicação

A qualidade da comunicação interna depende muito da abrangência dos canais utilizados, que devem atingir a todos os colaboradores, transmitindo as informações com clareza e com agilidade.

Assim, é importante avaliar e aperfeiçoar os meios atuais, apostando também nas soluções tecnológicas já disponíveis. Além de newsletters, e-mails oficiais, jornais, intranet e até mesmo o tradicional mural de avisos, é possível adotar uma rede social colaborativa, chats e aplicativos, centralizados em uma única plataforma.

Porém, esse sistema deve considerar o tamanho e a localização das equipes de trabalho para que os aportes sejam proporcionais ao retorno esperado.

Adequação da linguagem e do conteúdo

Outro ponto a ser analisado é a correta adequação da linguagem para cada público-alvo, garantindo que a mensagem seja compreendida claramente e respeitando a sigilosidade e confidencialidade dos dados.

O conteúdo também precisa ser útil e de fácil absorção. Além disso, a frequência, o formato e o objetivo de cada divulgação devem ser observados, evitando o trânsito de informações dispensáveis.

Desvinculação da estratégia corporativa

Algumas empresas ainda falham ao comunicar a sua estratégia corporativa. Assim, há uma ruptura na gestão e um desperdício do capital humano. Por isso, é essencial criar um fluxo de informações eficaz, capaz de transmitir com clareza quais são os objetivos macro e evidenciar o desdobramento destes objetivos em metas.

Dessa forma, gestores e equipes podem entender o que deve ser feito, por meio da definição de prioridades e da condução de novos projetos alinhados às reais demandas da empresa.

Subutilização do sistema de comunicação interna

O sistema de comunicação interna também precisa ser bem explorado — inclusive, para complementar os programas de treinamento e desenvolvimento dos colaboradores. Por meio da distribuição de notícias, artigos, e-books, cursos e palestras online, é possível incentivar o aprendizado, a criatividade, a inventividade e a busca por novas oportunidades para o negócio.

Virtualização da gestão de pessoas

A comunicação interna é uma ferramenta indispensável para a gestão de pessoas, mas não pode estar baseada exclusivamente em um sistema virtual de transmissão de dados. Neste ponto, o feedback precisa fazer parte do dia a dia das empresas.

Por meio de conversas estruturadas, o gestor pode elogiar o desempenho, reconhecer o talento e também corrigir comportamentos e performances insuficientes. Essa mesma preocupação deve cercar as reuniões gerenciais, já que os encontros com o time são momentos ideais para reforçar os entendimentos, esclarecer dúvidas, ouvir sugestões e direcionar os trabalhos.

Influência no clima organizacional

Outro aspecto a ser tratado é a influência positiva da comunicação no clima organizacional. O compartilhamento de informações sobre a situação da empresa, a concorrência, as novas tecnologias, as oportunidades de mercado e, em especial, os desafios a serem superados fortalece a relação de confiança entre líderes e liderados. Além disso, a comunicação interna é imprescindível para um ambiente mais integrado e produtivo.

A comunicação interna na gestão das equipes

Analisando todos esses efeitos, é fácil perceber a importância de uma comunicação interna dinâmica, planejada para eliminar barreiras, conectar colaboradores, suportar a estratégia corporativa e apoiar a conquista dos principais objetivos.

Além disso, a comunicação interna é fundamental para uma gestão ativa — direcionada à atração, à retenção de talentos e ao aumento da produtividade —, pois, por meio de um sistema eficiente, é possível divulgar metas e acompanhar indicadores, monitorar pendências, garantir a compreensão de todos sobre os objetivos corporativos, capacitar e atualizar as equipes, direcionar o os recursos humanos, minimizar os impactos negativos das crises e ainda construir equipes multidisciplinares e motivadas.

De fato, todos esses fatores são determinantes para a manutenção da competitividade e para a expansão dos negócios. Por isso, é preciso garantir condições adequadas para que a comunicação interna flua sem obstáculos em tempo real e atinja a todos os colaboradores.

Neste ponto, além da presença constante do líder, é importante contar com soluções tecnológicas para agilizar os contatos e facilitar a disseminação das informações. Deste modo, é mais fácil assegurar a interação entre os profissionais, a eficiência dos processos e a agilidade na tomada de decisões.

Esse tipo de gestão é capaz de fomentar uma cultura corporativa com foco em colaboração e resultados por meio de profissionais mais comprometidos e engajados. Assim, descubra como melhorar a comunicação na equipe em 5 dicas!

Das empresas que adotam metodologias bem definidas de gerenciamento de projetos, 68% alegam cumprir todos os requisitos da qualidade para oferecer entregas de valor a seus clientes. Já das que não possuem um método, são 60%. Mas apenas 15% consideram a entrega de produtos de qualidade como um fator de êxito para seus projetos? O saldo dessa conta parece não bater, não é mesmo? Os dados são da Wrike e revelam mais do que poderíamos imaginar sobre como as empresas têm levado em consideração a qualidade de projetos.

Mas a verdade é que a qualidade de projetos deveria estar presente em tudo, desde o primeiro contato com o cliente até o momento derradeiro, com a entrega do produto ou serviço contratado. Afinal, por meio das melhores práticas de gestão da qualidade é que se pode garantir a plena satisfação dos stakeholders envolvidos. Assim, se você realmente quer desenvolver um projeto de sucesso, precisa entender que esse fator nunca é negociável. Entenda mais sobre o assunto agora mesmo:

Necessidades do cliente

De acordo com o PMBOK, o objetivo da gestão da qualidade de projetos é garantir que os requisitos tanto do projeto quanto do produto sejam atendidos em toda sua plenitude. E os requisitos do projeto nada mais são que o reflexo das necessidades do cliente! Assim, se você não garante qualidade durante todo o desenvolvimento dos trabalhos, significa que não está atendendo adequadamente a suas demandas. Nesse cenário, você pode inclusive prejudicá-lo, com prazos e custos maiores que o ideal e com o emprego de recursos desnecessários.

Por tudo isso e muito mais é que a qualidade de projetos não pode ser vista apenas como mais uma área passível de ser negociada. Escopo, tempo e até custos permitem essa flexibilidade, mas a qualidade deve ser intrínseca a seus projetos, demonstrando sua preocupação em satisfazer integralmente o cliente ao realizar entregas do mais alto valor agregado.

Inegociabilidade da qualidade

É simples: por mais que o cliente peça, você não deve sequer mexer na qualidade do projeto. Lembre-se, afinal de contas, de que esse fator também é responsável por sua reputação como profissional de projetos! É fundamental, portanto, fazer com que o cliente entenda a importância de um produto ou serviço completo. Assim o desenvolvimento da iniciativa será muito mais tranquilo.

Em vez de prejudicar a qualidade do projeto em nome de uma redução de custos ou para apressar prazos, por exemplo, sugira uma mudança de escopo, entregando um produto funcional e bem feito e elaborando uma segunda etapa, com melhorias. Imagine que você está desenvolvendo um software de gestão empresarial. Que tal entregar as funcionalidades em perfeito estado, deixando o design para um segundo momento, por exemplo? Outra alternativa é buscar soluções mais sustentáveis, que reduzirão os custos e tornarão o projeto viável sem impactar na qualidade das entregas.

Como gerente de projetos, você tem a responsabilidade de buscar opções viáveis para o cliente, colocando sua equipe para inovar e criar novas formas de fazer sempre mais com menos. Deve também prover seu time com os recursos adequados para que desenvolva um bom trabalho e, assim, atinja as expectativas do cliente.

Além do mais, a gestão da qualidade de projetos também ajuda na redução de riscos, uma vez que sua equipe passa a atuar preventivamente, identificando problemas com antecedência e promovendo os ajustes necessários antes que qualquer falha impacte o andamento do trabalho. Se você abre mão da qualidade, consequentemente abre também espaço para que falhas aconteçam e sua equipe não esteja preparada para enfrentar os desafios que aparecerem.

Influência no projeto

Fato é que a qualidade influencia na eficiência e na produtividade da equipe, nos processos envolvidos no desenvolvimento do projeto, nos custos, no prazo, na viabilidade, nas contratações e no relacionamento com stakeholders. Tem um dedinho da qualidade em absolutamente tudo! Por isso, ao deixar de investir nesse fator, seu projeto inteiro pode correr grandes riscos.

Quando implementada desde o início, a gestão da qualidade estabelece os parâmetros que determinam se o projeto vem tendo êxito ou não. Com o auxílio da gestão da qualidade é possível definir métricas e indicadores de desempenho tanto para sua equipe quanto para o produto ou serviço sendo desenvolvido. Também são criados mecanismos de verificação que permitem ter um maior controle sobre os trabalhos (como testes, revisões em pares e auditorias), mantendo toda a equipe focada em oferecer sempre o melhor para o cliente. Com isso, tem-se processos mais consistentes, organizados e seguros, o que garante mais efetividade em cada atividade realizada.

A qualidade também está no atendimento aos stakeholders, na comunicação e na disseminação das informações mais importantes a respeito do projeto. Portanto, se você não conta com padrões de qualidade devidamente estabelecidos, esse contato fica prejudicado e o cliente, insatisfeito. Nesse cenário, seu projeto jamais será concluído com 100% de êxito.

Um bom profissional de projetos deve saber negociar muito bem. Sabe, assim, que não tem problema, por exemplo, negociar o escopo (inclusive várias vezes, se for preciso). Os prazos também costumam ser negociados e os custos, em algumas oportunidades. Mas quando parte para a qualidade do projeto, lembra que ali está envolvido o sucesso da sua iniciativa. E ninguém quer ter um projeto fracassado depois de tanto esforço, não concorda?

Por isso, estabeleça os critérios de qualidade do seu projeto logo no início dos trabalhos e trate de segui-los à risca. Seja irredutível a esse respeito para que, ao final, o cliente não possa dizer que você não fez o bastante ou que a qualidade do produto entregue não era a esperada. Caso encontre dificuldades, use a gestão da qualidade como aliada para encontrar soluções. O que acha de testar um diagrama de causa raiz, por exemplo?

Viu como a gestão da qualidade existe para dar suporte a suas ações e encontrar formas de melhorar continuamente seus projetos? Pois se você ainda não faz esse investimento na sua empresa, está na hora de repensar. Aqui na Project Builder estamos sempre pensando sobre como oferecer um suporte que atenda às expectativas de nossos clientes, por isso produzimos uma quantidade enorme de conteúdos que certamente o ajudarão.

De certo modo, tentar definir a liderança situacional é até um paradoxo, uma vez que a mudança e a adaptabilidade estão no centro dessa modalidade de gestão. Assim, para começar a realmente entender o tema, é preciso imaginar o líder situacional como uma figura fluida, sempre capaz de adquirir a forma que se revele mais útil e apropriada a um determinado momento vivido pela organização.

Especialmente válido para contextos de incerteza, esse modelo de liderança é o farol capaz de manter o negócio e os colaboradores no rumo certo mesmo em meio a tempestades econômicas, crises de mercado, turbulências políticas ou transformações culturais.

Partindo do pressuposto de que o líder deve se adaptar e priorizar os atributos que melhor poderão servir aos desafios mais imediatos da organização, a liderança situacional é capaz de resolver com sabedoria diversos conflitos e adversidades. Pronto para saber mais e preservar tanto o presente como o futuro do negócio? Então fique de olho:

O que é a teoria da liderança situacional?

A liderança situacional é um modelo de liderança que foi desenvolvido por Paul Hersey e Ken Blanchard no final da década de 1960, enquanto escreviam o livro “Gerenciamento do Comportamento Organizacional”. Inicialmente, era conhecida como teoria do ciclo de vida da liderança.

Entre as décadas de 1970 e 1980, Hersey e Blanchard seguiram caminhos diferentes: cada um desenvolveu seu próprio modelo, usando a teoria da liderança situacional.

A teoria pode ser aplicada de duas formas diferentes. Uma delas é para o desenvolvimento de um indivíduo. Neste caso, o líder terá uma relação de longo prazo com a pessoa sendo liderada; o objetivo é levá-la a um nível de desenvolvimento em que seja altamente capaz e motivado.

A outra forma é para o desenvolvimento de um projeto. A relação é de curto prazo e seu objetivo é completar o projeto no período definido e com alta qualidade.

A grande vantagem é que ela evita os problemas da “superliderança” e da “subliderança”. Em outras palavras, quando a atuação do líder é excessiva, os colaboradores sentem-se limitados e acreditam que não existe confiança no seu trabalho. Em contrapartida, quando esta atuação é insuficiente, os colaboradores sentem-se abandonados e inseguros.

Por meio da liderança situacional, é possível ajustar a atuação do líder na exata medida das necessidades da equipe.

O conceito de “prontidão”

O ponto fundamental do modelo de liderança situacional é que não existe um único estilo de liderança que seja o melhor. Ao contrário, a liderança efetiva é voltada para a tarefa a ser desenvolvida. Assim, o líder de maior sucesso é aquele que consegue adaptar seu próprio estilo à maturidade, ou prontidão, dos colaboradores com quem trabalha.

Prontidão, neste caso, tem um sentido especial. Pode ser compreendido como a combinação de suas características: vontade e capacidade de assumir responsabilidade por seu próprio comportamento. Em outras palavras, há duas questões essenciais que a liderança situacional propõe:

• Os colaboradores estão dispostos a, proativamente, assumir o controle do seu próprio trabalho?
• Os colaboradores estão preparados para, proativamente, assumir o controle do seu próprio trabalho?

Baseando-se nas respostas obtidas, então, chegamos a quatro estágios de prontidão:

• P1: baixa vontade e baixa capacidade. Nota-se baixa autoconfiança nesse estágio.
• P2: alta vontade e baixa capacidade. Existe motivação, mas é preciso o apoio do líder.
• P3: baixa vontade e alta capacidade. Existe conhecimento técnico, mas o colaborador demonstra-se desmotivado.
• P4: alta vontade e alta capacidade.

Os estilos gerais de liderança situacional

Qual é a relação dos quatro estágios de prontidão com a liderança situacional? Basicamente, o líder deve adaptar-se ao estágio em que sua equipe se encontra no momento presente, adotando posturas diferentes frente a cada um deles. Dessa forma, existem também quatro estilos gerais. São eles:

• Direção: o líder adota um comportamento de alto grau de direção e baixo grau de apoio.
• Orientação: o líder adota um comportamento de alto grau de direção e alto grau de apoio.
• Apoio: o líder adota um comportamento de baixo grau de direção e alto grau de apoio.
• Delegação: o líder adota um comportamento de baixo grau de direção e baixo grau de apoio.

Vale a pena destacar que “direção”, “direcionamento” ou ainda “comportamento diretivo” é a comunicação de mão única, do líder para o colaborador. Neste caso, o líder vai instruir o colaborador sobre como exercer seu trabalho, de um ponto de vista técnico. Segundo Ken Blanchard, as três palavras-chaves neste comportamento são: estrutura, controle e supervisão.

Enquanto isso, “apoio” ou “comportamento de apoio” é a comunicação de duas vias entre líder e colaborador. Ou seja, o líder ouve ativamente o que seu colaborador tem a dizer, oferece encorajamento e inclui a equipe no processo de tomada de decisão. As palavras-chaves são: elogiar, ouvir e facilitar.

O desenvolvimento dos colaboradores

Outro elemento importante da teoria da liderança situacional é o desenvolvimento de competência e comprometimento dos colaboradores. Assim, eles terão uma força motora interna, em vez de depender dos outros para receber apoio e direcionamento.

Em outras palavras, o líder situacional adapta-se ao estágio de maturidade atual da equipe. Entretanto, ao mesmo tempo, ele também ajuda seus colaboradores a atingir um estágio mais avançado.

Em relação a este elemento, também é possível identificar quatro diferentes níveis de desenvolvimento:

• D1: baixo nível de desenvolvimento, caracterizado por baixa competência e baixo comprometimento.
• D2: baixo a moderado nível de desenvolvimento, caracterizado por baixa competência e alto comprometimento.
• D3: moderado a alto nível de desenvolvimento, caracterizado por alta competência e comprometimento variável.
• D4: alto nível de desenvolvimento, caracterizado por alta competência e alto comprometimento.

De acordo com Paul Hersey, uma expectativa alta (e realista) da parte do líder provoca alta performance dos colaboradores. Da mesma maneira, uma expectativa baixa provoca baixa performance. Assim, é mantendo expectativas desafiadoras em relação a sua equipe que o líder poderá desafiá-la a atingir um maior nível de desenvolvimento.

As práticas centrais

Para concluir esta apresentação da teoria da liderança situacional, vamos abordar suas práticas centrais. Assim como todos os outros itens anteriores, este também se divide em quatro elementos. Eles são: diagnosticar, adaptar, comunicar e avançar.

Diagnosticar é desenvolver um entendimento da situação atual da sua equipe, a qual você tentará influenciar. É impossível exercer a liderança situacional sem conhecer muito bem seus colaboradores.

Adaptar, como já apontado várias vezes, é fazer um ajuste consciente no seu próprio comportamento, em resposta às contingências de cada situação.

Comunicar é interagir com seus colaboradores de uma maneira que eles possam entender e aceitar. Quer o comportamento do líder seja diretivo, quer seja de apoio, ele deve ser capaz de transmitir sua mensagem adequadamente para, de fato, impactar a equipe.

Avançar, a última prática, é gerenciar o desenvolvimento dos colaboradores. Com isso, fecha-se o ciclo da liderança situacional.

Como age um líder situacional?

De acordo com teoria formulada por Kenneth Blanchard e Paul Hersey, o líder situacional sabe que precisa extrair o melhor do material humano que tem nas mãos hoje e não do que pode vir a ter amanhã. É fundamental, portanto, que entenda profundamente sua equipe. Assim pode motivar os colaboradores de modo a fazer com que cada um eleve seu potencial ao máximo, independentemente das próprias limitações.

No dia a dia, o líder situacional não se concentra nos pontos fracos. Muito pelo contrário, ele vislumbra os objetivos que podem ser alcançados exatamente a partir das virtudes e das competências disponíveis em cada setor. Esse gestor atua, então, no sentido de tornar a equipe mais forte, instigando o foco e a confiança dos funcionários para que ultrapassem quaisquer desafios que estejam enfrentando.

Quais são suas principais qualidades?

Por tudo isso e muito mais, é recomendável que o gestor abra mão de posturas e medidas autocráticas, com o propósito de garantir o apoio irrestrito de seus colaboradores. O carisma e a capacidade de aglutinação serão fundamentais nesse processo. Quer saber quais são as principais qualidades do líder situacional? Veja só:

Flexibilidade

Um bom líder situacional sabe ouvir seus comandados, identificando os focos de conflito, entendendo o motivo das queixas e estudando a viabilidade das alternativas propostas por quem conhece bem o dia a dia da empresa. Mas atenção: ser flexível, entretanto, não significa ser permissivo. E para não cruzar essa linha, é fundamental se posicionar, evitando interpretações dúbias por parte dos outros gestores.

Comunicação

É importante que o líder situacional saiba traduzir sua visão a todos os demais gestores e, obviamente, aos funcionários. Acredite: quanto mais claro e objetivo for, mais inspirador será. É simples: ao adotar uma linguagem franca e de fácil compreensão, o líder consegue amenizar a sensação de confusão dos momentos de crise, proporcionando a tranquilidade necessária para a superação dos obstáculos.

Relacionamento

Arrogância e autoritarismo nunca abrem caminhos na busca por soluções. Com isso em mente, o líder situacional deve se esforçar para construir e fortalecer laços, tornando as equipes mais coesas e em sintonia com as necessidades da organização.

Resiliência

Poucos conseguem manter o planejamento e o foco enquanto são bombardeados por todos os lados, não é verdade? Pois essa é exatamente uma das principais virtudes da liderança situacional: ater-se aos objetivos traçados e suportar a conjuntura ruim, até que as condições se tornem mais favoráveis. Resiliência é a chave.

Delegação

Enquanto a centralização excessiva atrasa o aprimoramento dos processos e o aprendizado dos colaboradores, a delegação de tarefas investe em autonomia, a fim de que novas lideranças e talentos possam surgir. Esse aspecto está relacionado à prática do empoderamento, que tem como objetivo dar liberdade (com responsabilidade) para que os funcionários assumam papéis relevantes, tornando-se mais confiantes e conscientes de suas próprias qualidades e competências.

Abordagem

Um verdadeiro líder situacional consegue enxergar o todo, agindo em várias frentes e corrigindo o maior número possível de falhas, onde quer que elas se encontrem. Muitas vezes, por mais que os gargalos de uma organização estejam interligados, a linha que os une é invisível (pelo menos à primeira vista). É incumbência do gestor desvendar essas conexões e atuar em todas elas.

Como essa liderança se dá na prática?

A melhor forma de entender o poder da liderança situacional é observando os resultados alcançados em cases reais. Um dos melhores exemplos é a recuperação da ALCOA.

Na segunda metade dos anos 1980, a gigante do setor de metalurgia e embalagens Aluminium Company of America (ALCOA) havia chegado a um impasse. Depois de praticamente inventar o processo de fundição de alumínio e reinar durante quase um século no segmento, o negócio se encontrava em baixa na bolsa de valores, com indicadores ruins, investidores descrentes e risco de demissões em massa. A saída natural era encontrar um novo líder, alguém que pudesse inspirar confiança e colocar a organização nos trilhos novamente.

O escolhido foi um ex-funcionário do governo norte-americano chamado Paul O’Neill. Experiência prévia no ramo da ALCOA? Nenhuma. Por isso, muitos questionaram a decisão. No discurso de posse de O’Neill, o novo comandante subiu ao palco e disse que queria falar sobre segurança no trabalho. Lembrou que na ALCOA os acidentes eram frequentes, afastando funcionários e gerando prejuízos, e que ele pretendia fazer da companhia a mais segura dos Estados Unidos. Foi um desastre.

A empresa estava prestes a ruir financeiramente e o sujeito resolve falar sobre acidentes de trabalho? Os acionistas entraram em pânico, tanto que vários decidiram que era hora de se livrar das ações da ALCOA, pois o navio afundaria de vez. Péssima decisão a desses acionistas! Em menos de um ano, O’Neill praticamente zerou as ocorrências de acidentes e fez da segurança uma filosofia aceita por todos, do chão de fábrica ao alto escalão. E isso gerou reações em cadeia, tornando a companhia mais eficiente em todos os setores.

Assim, o desperdício e os custos despencaram, com os lucros voltando depressa. A nova gestão recuperou completamente a ALCOA, inserindo-a em outro ciclo virtuoso por vários anos. Viu como Paul O’Neill foi o líder situacional de que a organização precisava naquele momento? Manteve-se firme em suas convicções e atacou um problema que poucos conseguiam enxergar.

Acima de tudo, a liderança situacional tem a ver com essa capacidade de abraçar o contexto que a organização vive em vez de cegamente negá-lo. Assim como aconteceu com a ALCOA, identificar que é possível melhorar processos partindo do que já se tem em mãos para mudar hábitos nocivos e promover mudanças de postura pode revolucionar qualquer empreendimento.

E então, ficou ainda com alguma dúvida sobre o assunto? Que lições conseguiu tirar desse modelo de liderança?

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Qualquer negócio que queira se destacar no mercado precisa contar com uma boa equipe, formada por colaboradores que realmente se esforcem para alcançar resultados e se preocupem com o sucesso global da empresa. Mas, para tanto, simplesmente contratar funcionários capacitados não é suficiente.

Um time de qualidade precisa de um gestor igualmente qualificado, que seja inspirador e crie as condições necessárias para que cada funcionário desenvolva seu potencial ao máximo. Por isso, é necessário entender como ser um bom líder de equipe.

Nesse caso, tampouco basta ser um profissional acima da média. É preciso aprender as habilidades específicas de um grande gestor, ser humilde e entender a importância do seu papel para o sucesso da empresa. Quer aprender como? Então, veja agora mesmo como ser um bom líder de equipe e evolua como gestor!

Aprenda a delegar tarefas

Um enorme desafio frequentemente relatado pelos funcionários em relação a seus gestores envolve a centralização, que acontece quando o chefe não confia plenamente na capacidade do time ou quando está inseguro sobre suas habilidades, tomando para si grande parte do trabalho.

O resultado são processos lentos, que constantemente precisam do aval do gestor para avançar. Por tornar o trabalho demasiadamente engessado, essa postura não só inibe a inovação como também desmotiva a equipe.

A solução para esse cenário consiste em aprender a delegar tarefas e confiar na sua boa realização por parte da equipe. Com a ajuda de um bom sistema, que interligue com precisão os processos de trabalho, é preciso criar responsabilidades e formas de acompanhamento das metas.

Assim, o gestor se manterá como uma figura central, mas sem paralisar a evolução da empresa. Entretanto, vale ter atenção para um detalhe: delegar uma tarefa não significa simplesmente jogar a bomba no colo dos funcionários e ver no que vai dar, viu?

É preciso ficar de olho em seu desenvolvimento, cobrar o alcance de metas intermediárias e saber que a responsabilidade final pelos resultados será sempre do líder, sejam eles positivos, sejam negativos.

Seja consistente e resiliente

Consistência na atitude e resiliência devem ser características bem desenvolvidas em quem está à frente de equipes de trabalho. Trata-se da capacidade que o líder deve ter de saber lidar com contratempos e de superá-los.

Da prática da vida pessoal à empresa, o gestor precisa saber como ser resiliente e enfrentar as dificuldades e os obstáculos que, com certeza, vão aparecer.

Crises, prejuízos e transformações são eventualidades inevitáveis no mundo corporativo. Quem consegue se adaptar a novos contextos e incentiva todos para que também possam agir em prol da superação está no caminho certo.

Agora, vale lembrar que ser resiliente não significa nunca fracassar. Pelo contrário, é saber abraçar as falhas para aprender, crescer e prosperar. Profissionais evoluem incontáveis degraus quando aprendem a encarar o risco como um bom amigo, entendendo que isso não significa ser negligente ou desejar falhar, mas estar disposto a tirar das quedas as melhores lições.

Deixe as portas abertas

Um grande líder precisa se manter disponível para que sua equipe tire dúvidas e apresente a ele quaisquer dificuldades antes que efetivamente virem problemas. Oferecer soluções inovadoras também costuma fazer parte desse pacote.

Para isso, é preciso, em primeiro lugar, estar sempre presente. Nesse sentido, nada de esperar que as demandas cheguem a você. Pelo contrário, pergunte e ouça sempre com muita atenção.

Em segundo lugar, é fundamental que sua porta esteja sempre aberta. Isso porque, quando o acesso ao líder é difícil, burocrático ou lento demais, a equipe automaticamente se vê desencorajada a procurá-lo.

Para tanto, você não precisará realizar longas e sistemáticas reuniões ou gastar horas do seu dia ouvindo detalhes sobre o trabalho de cada funcionário. Só é essencial que responda com rapidez à necessidade da equipe em buscar conselhos, tirar dúvidas ou dar sugestões. Não é tão complicado assim, concorda?

Além de estar presente e ter as portas abertas, é importante também que você realmente ouça os funcionários e demonstre que está atento às suas demandas.

Se apresentarem, por exemplo, um pedido por um insumo específico, compartilhe, dentro do possível, por que é ou não factível, apresentando a pesquisa de preços, os estudos de viabilidade e o andamento da compra.

Conheça sua equipe a fundo

É absolutamente impossível ser um bom líder sem conhecer detalhadamente cada um dos funcionários que trabalham para você. E por mais que as qualificações técnicas sejam muito importantes, esse conhecimento deve ir além, chegando às características psicológicas dos membros da equipe.

Por mais qualificados que sejam, alguns colaboradores podem ter dificuldade em desenvolver determinado trabalho em um tempo muito curto, por exemplo. Mas isso não necessariamente significa que deva ser descartado.

Talvez seja o caso de direcioná-lo para tarefas de longo prazo, enquanto escolhe outra pessoa do time para processos que exijam mais velocidade.

Lembrando que conhecer a equipe também consiste em saber como os funcionários trabalham entre si. É comum, por exemplo, que um colaborador não trabalhe tão bem com determinado membro da equipe, enquanto complementa perfeitamente as habilidades de outro.

Isso pode ser devido exclusivamente a questões de perfil. Saber quais são as melhores combinações dentro da equipe é ter a possibilidade de alcançar os melhores resultados possíveis para a empresa.

Seja claro sobre suas prioridades

Se a sua habilidade em se comunicar ajudou você em sua carreira, agora ela deve ser mais importante do que nunca. Seja consistente com seu propósito e suas prioridades.

Nas reuniões, demonstre clareza a respeito de suas principais metas e pergunte-se sempre: essa reunião tem o intuito de informar, coletar sugestões ou obter aprovação? Com a resposta definida, será mais fácil desenvolver um entendimento geral do que está sendo proposto.

Sempre que possível, aproveite as reuniões e fóruns para esclarecer seu maior objetivo, evidenciando qual das suas principais prioridades é essencial para cumprir essa finalidade.

Conforme grandes CEOs de empresas costumam indicar, busque não ter mais de cinco prioridades. Sendo assim, desenvolva as primeiras com sua equipe e, só depois de conseguir excluir pelo menos uma da lista, adicione novas.

Lembre-se de que conhecer o talento da equipe é um ponto principal. Um líder nato sabe como aproveitar os talentos, distribuindo as tarefas prioritárias de acordo com as habilidades únicas de cada funcionário.

Simplifique sua vida

Para ser um gestor incrível, você não precisa carregar seu celular, tablet, laptop e uma pilha de papéis em suas reuniões. Se vai ter uma conversa rápida com seu superior, não precisa da sua mochila, calculadora financeira e garrafas de água.

Saiba que aquilo que você carrega diz muito sobre você e faz com que as pessoas reflitam sobre seu comportamento. Já parou para pensar que a pessoa mais importante do escritório costuma ter a menor quantidade de gadgets e a maior organização? Esse é o perfil nas maiores corporações, e esse cuidado vale para o carro, a sala e até mesmo o corpo.

Quem tem menos gadgets para gerenciar consegue ser mais produtivo e eficiente, garantindo maior controle sobre o próprio tempo. O ideal é que você seja visto como alguém que é produtivo, que sabe o quer e o que precisa para chegar lá. Portanto, preze pela sua aparência e fuja da desorganização e das práticas que só atrapalham.

Garanta boas condições de trabalho

Saber criar um bom ambiente de trabalho, que seja positivo e que dê segurança para toda a equipe, é essencial. Para isso, diversos fatores devem ser considerados.

Em primeiro lugar, é importante se esforçar ao máximo para que os funcionários tenham acesso a equipamentos, tempo e dados necessários para o adequado desenvolvimento do seu trabalho.

Tudo bem que nem sempre será possível oferecer tudo o que os funcionários pedem, mas é nesses casos que entra o poder de negociação e do diálogo — explique à equipe quais são as dificuldades e limitações da empresa.

Também é papel do líder se dedicar a criar um cenário positivo e leve, o que demanda um espaço físico acolhedor e um ambiente que, mesmo nos maiores momentos de pressão, seja tranquilo e seguro para o time desempenhar seu trabalho.

O gerenciamento de conflitos entre os colaboradores também é muito importante, porque evita que se crie um ambiente de disputas e desconfiança mútua, sempre extremamente prejudicial à produtividade.

Aprenda a lidar com a vulnerabilidade

Com todos os conselhos relacionados à força e ao posicionamento que o líder deve ter, é de se esperar que ele precise lidar com pressões e vulnerabilidades. Não há como evitar que uma parte do empreendedorismo, da liderança e da gestão esteja em se sentir dividido entre vulnerabilidade e convicção.

Quer saber como ser um bom líder? O segredo é aceitar que nenhum de nós consegue ter sempre a certeza de estar 100% no caminho certo. Ao mesmo tempo, desde as primeiras horas do dia de trabalho o líder já é convocado a inspirar confiança nos outros.

Uma forma de perder o medo na tomada de decisões é compreender que a vulnerabilidade está presente em todos os setores possíveis e que ela tem o poder de desenvolver potencial para mudanças positivas. Para evoluir como gestores, os novos líderes precisam aprender a reconhecer que ninguém é invencível (nem eles mesmos).

Mostre que, no fim das contas, a abordagem mais estratégica tem a base mais forte. Dê aos membros da equipe a segurança de que as escolhas estão sendo tomadas de forma equilibrada e ponderada.

Lembre-se de que negócios e gestão não se diferem da vida no sentido de que você só consegue controlar aquilo que pode ser controlado. Há processos que não estão sob a sua tutela e não serão domados pela sua iniciativa.

Se você não puder aceitar que a liderança pode ser solitária e duvidosa em boa parte do tempo, isso pode significar que você não está pronto para ser um líder. Independentemente disso, abrace sua vulnerabilidade e comemore, pois, se você não puder senti-la, é sinal de que está em um caminho muito mais frágil do que imagina.

Lidere para deixar um legado

Aquele que lidera para deixar um legado está liderando pelas motivações certas. Um bom gestor sabe que o sucesso é maior para quem está cercado de pessoas que desejam ver a continuidade desse sucesso. O famoso “olho gordo” não faz bem.

Ter prazer em compartilhar os segredos de seu sucesso não é para qualquer um. No entanto, os líderes são grandes mestres e os melhores mentores. Deseje que as pessoas carreguem suas lições para sempre.

Esforce-se para desenvolver uma liderança colaborativa, registrando e armazenando as informações de maneira que a empresa tenha um legado assinado pela sua gestão. Para além disso, líderes incríveis conseguem criar momentos especiais, eternizando-os na história da instituição.

Se você quer ser um bom líder de equipe, diga que sabe de alguma coisa apenas quando, de fato, souber. Além disso, faça questão de se manter sintonizado às necessidades de seus colaboradores, à cultura e ao tom da organização. Busque estar conectado aos pontos principais da empresa, reconhecendo as políticas internas e externas e os pontos de tensão.

Não é preciso criar alarde. Apenas abra as portas para que esses momentos especiais inspirem e informem à organização que ações espontâneas podem amenizar o clima e potencializar resultados. Para tal, você precisará estar 100% atento ao que a sua equipe quer dizer, mesmo quando não consegue verbalizar. Sensibilidade e empatia devem fazer parte da vida do bom gestor.

Motive os trabalhadores

A motivação dos funcionários talvez seja a questão mais importante para o líder, mas é preciso lembrar que essa também é uma tarefa muito complexa. Isso porque a motivação não é uma ciência exata, de forma que o que estimula determinado funcionário pode simplesmente não funcionar para outro.

Para alguns, um salário maior pode ser suficiente, enquanto outros precisam de desafios e maiores responsabilidades para dar seu máximo.

Dessa forma, é fundamental entender o que funciona para cada um dos colaboradores, mantendo-se sempre atento quando o desempenho de algum membro da equipe se mostrar abaixo do esperado.

Observe bastante e aprenda a ser rápido ao dar respostas para eventuais problemas pelos quais os funcionários estejam passando. Apesar de o quesito motivação variar de pessoa para pessoa, um ponto é universal: qualquer trabalho bem executado deve ser reconhecido.

Afinal, nada é mais frustrante para um funcionário que um líder que não sabe reconhecer seus esforços. Por isso, se possível, adote inclusive uma política de premiação para resultados acima da média, especialmente se trouxer melhorias ou lucros inesperados para a empresa.

Não se esqueça de que a principal diferença entre um chefe e um líder é a forma como os funcionários o enxergam. Nesse sentido, um grande líder é aquele que consegue guiar sua equipe, dando boas condições de trabalho, inspirando os funcionários e oferecendo a cada membro do time a possibilidade de desenvolver seu potencial ao máximo.

Esse tipo de líder motiva os colaboradores, fazendo com que vistam a camisa da empresa e se esforcem para atingir os melhores resultados possíveis. Não parece o cenário ideal?

Agora que você já sabe mais sobre como ser um bom líder de equipe, que tal aproveitar para compartilhar este artigo com os seus amigos nas redes sociais ou então, se inscrever em nossa newsletter e seja sempre o primeiro a receber conteúdos desse tipo? Sucesso e até a próxima!

A Gestão da Mudança (GM) refere-se a qualquer abordagem para gerenciar a transição de um negócio diante de decisões de grande impacto, como a reorientação da utilização de recursos estratégicos, elaboração de novos processos operacionais, modificação das dotações orçamentárias e tantas outras decisões.

A GM busca trabalhar com todos os níveis da empresa para adaptá-los à mudança. Desde o indivíduo, até a organização como um todo, passando por equipes, gerência e diretoria executiva.

Por isso, trata-se de uma abordagem única! Frequentemente, a gestão de mudança não é utilizada adequadamente dentro do ambiente empresarial, que a trata como sinônimo de gestão de projetos ou como gestão de inovação radical, cujo objetivo é mudar drasticamente determinada cultura empresarial. No entanto, se os gestores querem mudanças que realmente deem certo, eles deverão procurar as características trazidas pela GM.

Uma das principais características, por exemplo, está centrada na forma como as pessoas e as equipes são afetadas por uma transição organizacional. Trata-se, portanto, de uma abordagem multi e interdisciplinar, na qual se cruzam os saberes das ciências comportamentais e sociais, da tecnologia da informação e das soluções para negócios.

Confira essa e outras características e entenda por que a gestão de mudança importa para o seu negócio!

As funções da gestão de mudança dentro de uma empresa

• Patrocínio: garantir que exista patrocínio ativo para a mudança na alta hierarquia de uma organização e engajá-la para alcançar os resultados desejados.
• Buy-in: o buy-in é o que cada um abre mão inicialmente para entrar em um jogo. A GM buscará conquistar o máximo de recursos iniciais possíveis de todos aqueles envolvidos, direta e indiretamente.
• Envolvimento: envolver as pessoas certas na concepção e implementação de mudanças, para garantir que as mudanças certas sejam feitas.
• Impacto: avaliar como as mudanças vão afetar as pessoas.
• Comunicação: dizer a todos quem será afetado pelas mudanças.
• Prontidão: deixar as pessoas prontas para se adaptarem às mudanças, assegurando que elas tenham a informação correta, formação e ajuda.

As principais tarefas da gestão da mudança para garantir o cumprimento de seus objetivos

• Garantir que haja uma comunicação clara e objetiva das razões para a mudança.
• Identificar todos os “agentes de mudança” e todas as outras pessoas que precisam estar envolvidas em atividades de mudança específicas, tais como o setor de design, a equipe de testes e o time de resolução de problemas. Eles agirão como embaixadores da mudança.
• Avaliar todas as partes interessadas e definir a natureza do patrocínio, do envolvimento de cada ator e da comunicação que será utilizada.
• Planejar o envolvimento e as atividades dos patrocinadores da mudança.
• Planejar como e quando as mudanças serão comunicadas, além de organizar e/ou entregar as mensagens de comunicação.
• Avaliar o impacto das mudanças sobre as pessoas e a estrutura da organização e quais atividades de planejamento são necessárias para enfrentar os impactos da mudança.
• Assegurar que as pessoas envolvidas e afetadas pela mudança compreendem o processo.
• Certificar-se de que pessoas envolvidas ou afetadas tenham ajuda e apoio durante tempos de incerteza e turbulência.
• Identificar e definir os indicadores de sucesso para a mudança e garantir que eles sejam regularmente medidos e relatados.

Os impactos da gestão de mudança

Segurança na organização

Qualquer transformação irá gerar “questões pessoais”, pois novos líderes serão convidados para o jogo, as funções de algumas equipes e funcionários serão alteradas, novas habilidades e capacidades deverão ser desenvolvidas, e, certamente, os funcionários ficarão incertos e resistentes.

Lidar com estas questões de forma reativa — ou seja, à medida que os problemas surgem — é um risco muito grande. Assim, é necessária a abordagem formal da gestão da mudança, começando com as equipes de chefia e, em seguida, envolvendo os principais interessados e líderes. Tudo isso deve ser resolvido muito cedo, já no planejamento.

Portanto, exigirá a coleta de muitos dados, análises e planejamento para executar o redesenho de suas estratégias, sistemas ou processos. A abordagem de gerenciamento de mudanças deve ser integrada à concepção dos seus programas internos e das estratégias de tomada de decisão. Além disso, não deverá basear-se numa avaliação realista da história da organização, tendo em vista critérios como a prontidão e a capacidade de mudar.

Melhora na comunicação

Comunicar a mensagem. Muitas vezes, os líderes da mudança cometem o erro de acreditar que os outros estão em sua cabeça e sentem como eles a necessidade de mudar. Os melhores programas de mudança não tomam nada como garantido e, assim, reforçam desde as mensagens principais, até o aconselhamento  regular a respeito de questões simples.

Um aspecto que sua empresa certamente perceberá é: a comunicação flui de cima para baixo. Assim, a direção toma as decisões, comunica à gerência e as informações são direcionadas no momento certo. Muitas vezes, isso exigirá um grande esquema de comunicação que utilizará diversos canais e que, frequentemente, transmitirá dados redundantes.

Representação nos vários níveis da empresa

Os programas de mudança bem-sucedidos ganham velocidade e intensidade, à medida que vai atingindo novos setores da empresa. Por essa razão, é extremamente importante que os líderes entendam e representem a cultura e os comportamentos de cada nível da organização.

As empresas, muitas vezes, cometem o erro de avaliar a cultura quando é tarde demais. No entanto, diagnósticos culturais completos são essenciais, pois podem avaliar a prontidão organizacional de mudar, trazer grandes problemas à superfície, identificar os conflitos e definir fatores que podem gerar resistência.

Esses diagnósticos identificam os valores fundamentais, as crenças, os comportamentos e as percepções que devem ser levadas em conta para a mudança de sucesso. Eles servem como linha de base comum para a criação de elementos de mudança essenciais, tais como uma nova visão corporativa, a construção de uma nova infraestrutura e a criação de programas necessários para impulsionar a mudança.

Gerenciamento de risco

No programa de mudança, nada estará completamente de acordo com o plano. As pessoas reagem de maneiras inesperadas, o mercado muda constantemente e alguns fatores extrínsecos à sua empresa podem gerar resistência.

Portanto, efetivamente, gerir a mudança exige reavaliação contínua do seu impacto, das suas vontades e capacidade para lidar com as consequências de cada etapa da mudança. Somente com uma visão realista, apoiada em dados de campo e informações corretas, você poderá garantir que os ajustes sejam feitos de forma eficaz.

Assim, as mudanças significativas de uma empresa devem ser geridas de forma específica, avaliando os seus verdadeiros impactos. Tratá-la como um projeto ou como uma inovação radical não conseguirá lidar com os aspectos emocionais e comportamentais criados em seus colaboradores durante o processo. Já a gestão de mudança trará todas as ferramentas necessárias para que sua empresa seja capaz de planejar cada ação de forma global.

Compreendeu a importância da gestão de mudança dentro de sua empresa? Quer aprender como gerir melhor seu negócio? Então, leia o nosso artigo a seguir: Como fazer um plano de ação e qual a sua importância para uma empresa?

Modelos e metodologias de gestão são constantemente reinventados e propagados no ambiente corporativo. A grande questão é que sua utilização não deve ser engessada, se atendo a cada detalhe, com o gestor se desdobrando para se adaptar a cada nova metodologia de gestão, mas sim o contrário. Metodologias vem e vão, e, na maioria das vezes, são inspiradas em concepções já existentes.

Ou seja, as tendências podem mudar e isso não deve significar a completa reestruturação da administração da empresa, mas sim uma adaptação aos novos conceitos.

Dito isso, ainda que a cada vez mais acirrada competitividade faça nascer formas mais eficientes de gestão, por outro lado, conceitos antigos também se mantém firmes ao longo dos anos.

Pensando nisso, listamos algumas ferramentas que podem fazer toda a diferença no seu negócio!

PDCA

O ciclo PDCA recebe esse nome, pois, em inglês, se refere à inicial de cada uma das etapas que o constituem:

• P: de planejar (Plan);
• D: de fazer ou executar (Do);
• C: checar, analisar ou verificar (Check);
• A: agir de maneira a corrigir possíveis erros ou falhas (Action).

O PDCA é muito utilizado por organizações que se empenham em melhorar seu nível de gestão por meio do controle eficiente de processos, parametrizando informações e reduzindo os erros na tomada de decisões importantes.

Para melhor entender do que se trata o ciclo PDCA, veja um breve detalhamento de cada estágio:

Planejamento

Esforços bem planejados são primordiais para o ciclo PDCA, pois impedem erros futuros e se convertem em ganho de tempo. O planejamento deve ter como foco a missão, visão e os valores da empresa, definindo metas e objetivos e o melhor modo de atingi-los.

EXECUÇÃO

Após um planejamento cauteloso, as ações devem ser postas em prática à risca, ou seja, não se deve atropelar etapas, muito menos improvisar, o que frustraria todo o ciclo PDCA. Basicamente, a fase da execução é delimitada em outras três: capacitação das equipes e gestores, coleta de dados e, posteriormente, avaliação.

Checagem

Essa é a etapa na qual são identificados eventuais erros no projeto. Os resultados obtidos são medidos por meio da coleta e do mapeamento de processos ao término da execução. A verificação deve ser realizada de duas formas: em paralelo à execução, de modo a se assegurar que o trabalho está sendo feito da melhor maneira, e ao final dela, para uma análise mais criteriosa, que possibilite os ajustes necessários.

Ação

A ação é a etapa em que são colocadas em prática as ações corretivas, atentando para o aperfeiçoando do projeto continuamente. É, ao mesmo tempo, fim e começo, afinal, depois de uma minuciosa apuração do que tenha causado falhas anteriores, todo o ciclo PDCA é recomeçado com novas diretrizes e parâmetros.

BSC

O BSC, ou Balanced Scorecard, é uma ferramenta de planejamento estratégico que consiste na definição muito clara das metas e estratégias da entidade, visando aferir o desempenho empresarial por meio de indicadores quantificáveis e verificáveis.

Basicamente, o método se fundamenta em determinar, de modo equilibrado, as relações de causa/efeito entre quatro indicadores de avaliação das empresas:

• Financeiro: criar novos indicadores de desempenho para que os investidores possam potencializar a rentabilidade de seus investimentos;
• Clientes: conhecer o índice de satisfação dos clientes em relação à empresa;
• Processos internos: a corporação deve se empenhar na identificação de produtos problemáticos, se foram entregues no tempo previsto e investir na inovação.
• Aprendizado e crescimento: corresponde à competência de motivação do pessoal e a uma melhora estrutural da informação na empresa.

O BSC prevê que os quatro indicadores estejam aplicados de acordo com os objetivos propostos pela empresa, quer dizer, estando equilibrados (balanceados), a organização conseguirá um melhor desempenho, viabilizando a concepção de novas estratégias.

GDP

A metodologia do GPD (Gerenciamento pelas Diretrizes) é usada para garantir a consistência e suficiência das ações ao longo do desenvolvimento das metas, assegurando que haja coerência entre os indicadores utilizados durante a avaliação da implantação das estratégias e aqueles usados na averiguação do desempenho dos processos.

O processo começa com um quadro de resumo de metas, que, depois de validado pelo superior imediato, é compartilhado no Workshop Contrato de Gestão, cujo intuito é também disseminar e alinhar as metas entre os gestores dos diferentes setores. Nesse workshop, também devem estar os diretores, sendo que a condução do Workshop é de responsabilidade do presidente da empresa.

Feito isso, começa a segmentação dos itens de controle com base no documento Plano de Medidas. Nesse é verificada a demanda por ações extras na rotina, que proporcionarão o alcance de determinada meta.

O próximo passo é o preenchimento dos Planos de Ação. É também oportunidade de avaliar a necessidade de interfuncionalidades, por meio do preenchimento do formulário Matriz de Interfuncionalidade, exigindo uma negociação com os departamentos envolvidos sobre as condições e prazos para alcançar as metas. É um processo sucessivo, aplicado até o último nível gerencial.

Depois de finalizada essa etapa, todos os níveis hierárquicos precisam executar e atualizar os seus planos de ação e, na ocorrência de qualquer desvio, o superior deve ser comunicado imediatamente, para que realize uma análise das causas e gere um relatório de reflexão para cada meta.

Finalmente, o calendário anual de reuniões é cumprido, no qual os eventos são definidos e realizados regularmente, nos diversos patamares gerenciais, iniciando sempre do nível mais baixo para o mais alto. Nesses encontros são monitorados os Itens de Controle, de Verificação, o avanço dos Planos de Ação e os Relatórios de Reflexão do mês anterior, eventos nos quais é anotado em uma Ata de Reunião tudo o que foi discutido e acordado, distribuindo o documento entre aos participantes e partes envolvidas.

A integração das metodologias de gestão

É necessário, sobretudo, verificar as particularidades de cada empresa. De todo modo, não são metodologias necessariamente excludentes, podem sim ser aplicadas em conjunto, tendo uma ou outra característica de maior enfoque, a depender do segmento em que for implementada.

Por exemplo, o BSC pode definir estratégias utilizadas pela técnica GDP em seu desdobramento, desde o topo da empresa até a menor unidade de negócios. O GDP também pode ser utilizado conjuntamente com o PDCA, de forma que as ações empreendidas garantam os resultados pretendidos por meio de indicadores específicos.

De todo modo, não basta conhecer as melhores metodologias de gestão, sem que seja exercida uma boa liderança, conquistando o engajamento das equipes e da alta gestão. Caso você queira desenvolver essa habilidade, leia o nosso artigo: “Como ser um bom líder: aprenda a evoluir como gestor”.

A inovação é tratada, frequentemente, de forma superficial dentro de algumas empresas. Isso ocorre, na medida em que a inovação, nos modelos mentais cotidianos, é sempre relacionada à introdução de tecnologias de última geração, que revolucionam a produção dentro de uma empresa. Mas a gestão da inovação que irei abordar aqui, ocorre de forma completamente diferente!

Ela representa um modelo empresarial que busca incrementos constantes na competitividade, utilizando desde ações bem simples e pontuais até mudanças radicais nos rumos de uma empresa.

Assim, por não se tratar de introduções pontuais de tecnologia, é essencial a gestão de inovação, pois ela se enquadrará em uma estratégia de constante nutrição, em que novas medidas são tomadas continuamente na empresa. Ela se contrapõe, portanto, ao modelo tradicional de inovação, constituído de atos isolados sem coerência e integração.

Por isso, confira a seguir como a gestão da inovação afeta a competitividade da sua empresa!

Por que a gestão da inovação tende a melhorar a competitividade de sua empresa?

Não há empresário, hoje em dia, que discorde do valor agregado pelas práticas inovadoras: já é um lugar-comum. Dizer que sua empresa precisa inovar é o mesmo que dizer que um ser vivo precisa de respirar.

Porém, o que muitas empresas ignoram é como a gestão de inovação pode mudar completamente a competitividade de uma empresa. Como há vários modelos de práticas inovadoras, com a gestão de inovação, será possível empregar cada uma no momento certo, com as ações corretas, divulgação adequada, etc.

Primeiramente, você deverá compreender que nem toda a inovação revoluciona os seus processos internos e seus produtos. Há inovações que agem minimamente, mas que, em conjunto, otimizam a competitividade de sua empresa no mercado. São pequenos ganhos em produtividade e em redução de custos que, ao final, fazem toda a diferença.

Outro aspecto essencial se deve ao fato de os consumidores atuais, esperarem sempre alguma novidade. Assim, sua empresa também deverá planejar ações que promovam grandes mudanças visíveis para o seu consumidor, afinal, a inovação tornou-se um fator importante na determinação da longevidade e do sucesso das empresas modernas, sendo necessário sempre uma reformulação das ações de inovação.

Há dois tipos de inovação quanto ao seu escopo, e é fundamental compreender ambas para manter a competitividade. Os clientes não querem mais só melhores serviços, querem novos melhores serviços. Portanto, sua empresa deve ter sempre um planejamento sobre quando e como executar pequenas e grandes inovações.

O que é e quando implementar a inovação incremental?

A inovação incremental é composta por uma série de pequenas melhorias ou upgrades feitos em produtos, serviços, processos ou em métodos já existentes dentro da carteira de uma empresa. As mudanças implementadas por meio de inovações incrementais são, geralmente, focadas em melhorar a eficiência do desenvolvimento de um produto já existente, da produtividade e da diferenciação competitiva.

Muitas empresas usam a inovação incremental para ajudar a manter ou melhorar a posição no mercado de um produto. Em muitos mercados, um programa de inovação incremental constante é essencial para a manutenção de uma marca. Ou seja, não provoca crescimento algum, mas, se não inovar, os consumidores não mais se identificarão com o produto.

Por isso, a inovação incremental se tornou uma tática comum na indústria para conquistar novos mercados! Quer um exemplo do cotidiano? O iPhone. Os usuários não esperam mais somente uma melhoria no desempenho e nas funções do aparelho. Como essa marca cresceu trazendo como característica a inovação, os clientes esperam funções inéditas e um design completamente novo, mas que ainda mantenham a identidade do produto original.

E quando ocorre a inovação radical?

O oposto da inovação incremental é a inovação radical ou disruptiva. A inovação radical ocorre quando um novo produto, serviço, processo ou estratégia é introduzido no mercado, mas é projetado para ter um impacto significativo, substituindo completamente tecnologias e métodos existentes. A inovação radical exige, portanto, um investimento significativo de tempo e recursos, ao contrário da incremental que é muito mais segura.

Embora a inovação incremental seja mais comum, as empresas, muitas vezes, utilizam ambas as estratégias de inovação. Por exemplo, uma inovação radical pode ser utilizada para introduzir um produto no mercado e, se for bem-sucedida, a empresa utilizará a inovação incremental para melhorar o produto constantemente e mantê-lo sempre competitivo.

Como fazer a gestão da inovação em mercados competitivos?

Um negócio não precisa fazer mudanças radicais o tempo todo! Pelo contrário, se o seu produto muda constantemente, seu consumidor rapidamente perderá a identidade que criou e migrará para seu concorrente.

Portanto, o primeiro passo para gerir a inovação de sua empresa é conhecer bem seus consumidores e entender o ciclo de consumo deles, pensando na seguinte pergunta: quando eles começam a desejar uma inovação radical?

Utilizando o exemplo da Apple, a cada ano, eles desejam uma mudança radical no iPhone. Nesse meio tempo, no entanto, eles continuam a esperar pequenos e grandes incrementos seja nas atualizações ou nos modelos intermediários.

Você, certamente, já deve ter presenciado um amigo reclamando que faz tempo que não há uma atualização para o iOS ou, então, que um novo modelo de iPhone ainda não é lançado. A nova estratégia do capitalismo é justamente esta: manter os consumidores viciados em inovação de maneira que o consumo permaneça sempre aquecido e mantenha o crescimento do mercado!

Mas atenção, por essas razões e a crescente competitividade no mercado, o ciclo de vida dos produtos está ficando cada vez mais curto. Isso vem obrigando as empresas a reduzir o tempo de mercado. Os gestores da inovação devem, portanto, estar sempre prontos para diminuir o tempo de desenvolvimento, sem sacrificar a qualidade ou a satisfação do seu mercado consumidor.

Atualmente, as empresas enfrentam um desafio: elaborar um cronograma de inovações que mantenha o consumidor sempre muito motivado, antes que o concorrente o faça! Ou seja, suas equipes deverão planejar, simultaneamente, mudanças radicais, ao mesmo tempo em que trabalham com a incrementação dos produtos de sua carteira. É um desafio e tanto!

Quer saber, agora, como fazer a gestão da inovação, mantendo a qualidade dos seus projetos e a competitividade? Leia o nosso artigo: A importância da gestão da qualidade em projetos!