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7 dicas para acelerar o status report de seus projetos

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 7 dicas para acelerar o status report de seus projetos

Quanto tempo você atualmente gasta para gerar o status report de seus projetos? Todas as vezes que o perguntam sobre o assunto é um desespero total? Quanto tempo você leva, hoje, buscando informações com os membros da equipe para depois consolidá-las em planilhas para, finalmente, gerar o famoso PPT com todas as informações que seu cliente ou patrocinador deseja saber?

Na verdade, a grande questão se resume a como obter e consolidar informações de projetos mais rapidamente, sem perder tanto tempo sempre que alguém pede um relatório de status. Relatórios de projeto não têm que ser difíceis ou demorados. Inclusive já falamos no passado, aqui mesmo no blog, sobre o que é status report e qual é sua real importância. Mas hoje vamos mostrar 7 dicas essenciais para acelerar seu relatório de projeto. Então confira:

Diga não aos arquivos locais

Inexplicavelmente, muitas empresas ainda não adotaram o mindset da nuvem, insistindo em trabalhar com arquivos locais, no computador de cada membro da equipe. Nesse cenário, além de se correr o risco de uma pane em qualquer dos computadores provocar perdas de informações do projeto, ainda é preciso lidar com a ineficiência do processo como um todo, que obriga o gerente a efetivamente ir atrás da informação, desperdiçando preciosos esforços e tempo.

Ao se utilizar uma ferramenta on-line, toda a equipe passa a saber, simultaneamente, o que fazer, já que os relatórios são gerados em tempo real, consolidado as informações de cada um dos envolvidos — fazendo com que os membros da equipe economizem, em média, 20 minutos por dia e os gerentes de projetos, 10. Quer saber o quanto sua empresa está deixando na mesa ao usar planilhas e arquivos locais? Pois clique aqui e faça já o cálculo!

Estimule a elaboração do timesheet

Não tem jeito: todo membro de equipe simplesmente odeia fazer timesheet. Contudo, manter um eficiente controle de tempo é realmente crucial para otimizar a geração de relatórios. Ao atualizar o timesheet, o colaborador também informa o avanço de escopo realizado, comunica eventuais problemas e dispara atividades interdependentes, além de outras demais informações relevantes para a geração dos relatórios.

Além do mais, promover esse controle de tempo ajuda os membros da equipe a manterem o foco nas atividades que realmente são prioridades no momento. Passa a ser possível, dessa forma, que eles acompanhem sozinhos onde exatamente seu tempo vem sendo empenhado a cada nova semana. Assim, mesmo que um membro da equipe não conclua suas atividades programadas por algum imprevisto, o gestor consegue analisar os impactos desse atraso e agir preventivamente para evitar uma demora leve à outra, relatando os próximos passos a serem tomados e as ações pertinentes para evitar um atraso ainda maior.

Incentive a produção de relatórios em tempo real

Incentive sua equipe de projetos a atualizar as atividades conforme efetivamente as executa. Vale ressaltar que esse procedimento é bastante facilitado quando se opta por usar um único repositório para a lista de atividades — como uma planilha on-line, por exemplo —, o que simplifica enormemente sua alimentação. O processo também é facilitado caso o software de gerenciamento de projetos combine listas de atividades, informando quem é o responsável pela execução de cada etapa e permitindo apontar o devido avanço e o status das propostas, individualmente e em conjunto.

Com a atualização dos projetos em tempo real e a automatização dos relatórios, os gestores serão capazes de monitorar de perto suas respectivas execuções. E tudo isso economiza um significativo montante de tempo tanto para o líder como para os colaboradores, afinal de contas, não será preciso duplicar esforços, buscando informações em planilhas e arquivos espalhados dentro de um enorme e caótico emaranhado de dados.

Acompanhe o avanço de forma visual

Acompanhar realmente de perto a evolução do projeto, por meio de um cronograma ao mesmo tempo geral e minucioso, é uma excelente prática, uma vez que proporciona uma visão bem mais ampla da proposta e de sua efetiva execução, assim como mostra as interligações entre etapas e demais planos.

Para estimular que o projeto esteja atualizado a cada novo status, defina uma data e até um horário para o fechamento do relatório — informando que toda sexta-feira, ao final do expediente, por exemplo, as atualizações serão enviadas para o patrocinador. Essa simples mudança de postura certamente estimulará os membros da equipe a manterem seus cronogramas e diagnósticos devidamente atualizados.

Combine regras e defina expectativas

É extremamente importante combinar tanto com o patrocinador como com o cliente de que forma e maneira cada um será atualizado sobre o projeto. Lembre-se de que divulgar informações muito detalhadas para a alta gestão pode, além de gerar um relatório ineficiente, gerar nada mais que ruído e confusão.

Com isso em mente, pense no perfil do leitor e no nível de detalhamento de informações de que ele necessita. Para diretores, pode ser necessário apenas informar sobre o avanço do escopo e a soma dos gastos até o momento. Por outro lado, para o PMO pode ser importante informar o SPI e o CPI do projeto em questão.

Outro ponto relevante é definir a periodicidade do relatório. Para alguns envolvidos, uma atualização semanal é mais que necessária, enquanto para outros só é preciso informar sobre o progresso da proposta em andamento uma vez por mês. O importante é combinar a regra do jogo previamente, o que também ajuda a economizar muito trabalho do gestor de projetos.

Mantenha a simplicidade

Nesse contexto, manter a simplicidade é fornecer o necessário, sempre tratando para que tudo seja facilmente interpretado. Assim, evite, a princípio, muito texto e informações extremamente detalhadas sobre o projeto. Esse excesso, além de tomar muito tempo para sua construção e revisão, pode tornar o relatório cansativo e até confuso.

Portanto, faça uma análise prévia e retire quaisquer detalhes que não ajudarão seu público a realmente entender o progresso atual da proposta, além de não acrescentarem nada no processo de tomada de decisões.

Invista na otimização da tecnologia

Toda tecnologia que permite otimizar tempo é sempre muito bem-vinda, não concorda? Se você pensar em quanto custa sua hora e o tempo de sua equipe, verá que é fundamental investir em softwares e ferramentas que contribuam para o ganho geral de tempo.

O Project Builder, por exemplo, foi desenvolvido para automatizar a geração de relatórios, a fim de facilitar não só a construção relevante do relatório, como possibilitar a automatização do envio desses relatórios.

Às vezes, seus líderes de projeto precisam ter acesso a relatórios personalizados de áreas específicas de uma iniciativa, certo? Nesse momento, você pode economizar — e muito! — tempo com o Project Builder, que permite, sob demanda, criar relatórios personalizados extremamente visuais. Leve seu tablet para a próxima reunião e utilize seu dashboard em tempo real, ignorando definitivamente os atrasos causados pela impressora. Se quiser ajuda para se aprofundar em alguma das dicas, não deixe de pedir ajuda a um dos nossos consultores. E você pode ver uma demonstração completa do Project BI aqui!

Pense em todo o tempo que você poderia economizar se colocasse todas essas dicas em prática. Pois, para começar bem, que tal escolher duas ou três das sugestões listadas neste post e começar a executá-las hoje mesmo? Você só tem a ganhar!

Quais os desafios e as dificuldades de projetos de escopo fechado?

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Quais os desafios e as dificuldades de projetos de escopo fechado?

Em um universo paralelo e utópico, existente somente nos sonhos mais otimistas dos gerentes de projetos, novos empreendimentos são concluídos a todo momento dentro do escopo, do prazo e do orçamento acordados com os clientes. Mas os gestores que mantêm os pés no chão sabem que a realidade não é bem assim, não é mesmo? Na verdade, o planejamento problemático costuma ser a causa de grandes dores de cabeça na maioria dos projetos, criando um embate constante entre clientes e fornecedores sobre qual das partes deve assumir os custos resultantes de tamanha ineficiência.

E é no meio desse caos que entram os schedule-driven projects — projetos de escopo fechado —, que surgiram como uma tentativa de contornar esse obstáculo por meio da descrição de todas as funcionalidades e os requisitos necessários para o produto final, exigindo o fechamento de um preço fixo e a transferência total do risco para quem executa o projeto. Ainda que seja a alternativa ideal para o cliente, esse tipo de projeto pode resultar em grandes desafios e dificuldades para os fornecedores.

Quer saber um pouco mais sobre essa promissora possibilidade? Então confira agora mesmo nosso post:

Cumprimento de acordos

Quando um gerente se compromete a entregar um projeto dentro de determinado prazo e com um orçamento mais rígido, qualquer problema que se apresenta entre o kick-off e o deadline será de sua responsabilidade. E, cá entre nós, as mudanças e os imprevistos em projetos não são nem um pouco raras!

Nesse cenário, os projetos de escopo fechado podem exigir recursos extras — geralmente em relação às horas de trabalho extra da equipe ou à falta de materiais —, cujas despesas adicionais são totalmente absorvidas pela empresa que respectivamente os executam.

Mudança de expectativas

Ainda que clientes e fornecedores costumem passar semanas — ou até meses — desenvolvendo o escopo, é natural que alguns requisitos não consigam ser previstos, não concorda? Isso acontece porque, com o desenrolar das etapas do projeto, o cliente começa a visualizar o produto sob uma outra perspectiva, reavaliando algumas das decisões tomadas durante a fase de planejamento.

Dessa forma, para não precisar desistir do projeto, é preciso fazer a renegociação do contrato durante sua execução, o que também representa um grande desafio aos envolvidos, pois essa medida muda radicalmente as expectativas tanto de prazo como de orçamento de ambas as partes.

Desalinhamento entre equipes

Quando um projeto de escopo fechado se depara com frequentes solicitações de mudança por parte do cliente, é comum o surgimento da falta de alinhamento entre os funcionários e as equipes, o que também pode influenciar a execução das etapas do projeto dentro do prazo, uma vez que são necessárias mais reuniões para atingir o consenso, normalmente resultando no overhead.

Ainda que apresentem tantos desafios, os projetos de escopo fechado seguem como a alternativa mais atrativa para a maioria dos clientes. Porém, como contraponto existem os projetos por hora técnica, em que o cliente paga somente as horas realmente gastas pelos profissionais de execução. No entanto, esse tipo de empreendimento também apresenta seus riscos, já que se o número de horas cresce demais, fugindo ao controle, é o cliente quem deve assumir todo o custo adicional.

Nesse complexo cenário, clientes e gestores de projeto devem sempre procurar entrar em um consenso sobre modelos mais flexíveis entre os tipos de contratação, buscando fechar um escopo mínimo, mas tornando a execução um pouco mais dinâmica para evitar grandes impactos em caso de mudanças. Somente assim será possível eliminar os desgastes durante a execução do projeto e se aproximar um pouco mais daquele utópico mundo dos sonhos.

Agora comente aqui e nos conte: qual acredita ser a melhor forma de contratação de um projeto? Ficou ainda alguma dúvida? Compartilhe suas opiniões e seus questionamentos conosco!

Capacity Planning – o que é?

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Capacity Planning – o que é?

Qual é a capacidade de entrega de projetos de sua área? Quantos projetos podem ser gerenciados simultaneamentes? Quantos recursos temos disponiveis? Quando o especialista com aquele conhecimento raro poderá ser alocado em seu projeto?

Se você não consegue responder essas perguntas você não conhece a capacidade de entrega de sua empresa e provavelmente tem dificuldades de cumprir prazos e demandas.

O Capacity Planning, ou planejamento de capacidade, é o processo de definir a real capacidade de produção, o atendimento de uma organização para responder às novas demandas, tais como, desenvolvimento de um novo produto, adaptação de um software ou ampliação de uma unidade de negócio.

Muito utilizado na gestão de projetos e na gestão de ti, o planejamento de capacidade busca definir quantos projetos a empresa ou área pode gerenciar no próximo período, e é um insumo fundamental para o processo de priorização de demandas.

A capacidade efetiva é definida pela quantidade de recursos que poderão ser alocados em projetos em um determinado período. Isso acontece de uma forma muito simples, digamos que uma área de TI possui 2 gerentes de projetos, 2 analistas de negócio, 12 programadores, 4 testadores e 2 consultores de implantação. Podemos dizer que o time ideal de projeto é composto por 1 gerente de projetos, 1 analista, 6 programadores, 2 testadores e 1 consultor de implantação. Digamos que cada projeto dura em média 3 meses e que cada gerente de projetos pode gerenciar 2 projetos ao mesmo tempo, desta forma a capacidade de entrega dessa empresa é entregar 16 projetos por ano.

A diferença entre a capacidade de uma área ou organização e as demandas de seus clientes (internos ou externos), resulta na ineficiência, que consequentemente impacta em recursos humanos subutilizados, compromissos não cumpridos e clientes insatisfeitos.

O grande objetivo do Capacity Planning é minimizar, e quando possível eliminar, essa discrepância. Ferramentas de PPM como o Project Builder buscam tornar esse processo mais simples e intuitivo, com dashboards que permitam responder em pouco tempo qual é a capacidade atual de entrega.

Tela do Project BI – Pessoas

Para quem não possui recursos ou não está no momento de implantar uma ferramenta de gestão de projetos, uma forma de mensuar seu Capacity Planning é usando uma planilha que te permita calcular sua disponiblidade de recursos, suas demandas de projetos e alocação desses recursos em cada demanda. A demanda de projetos de uma organização varia de acordo com a necessidade de mudanças, tais como, lançamento de novos produtos, manutenção na operação, otimização de processos, adoção de um novo software ou ciração de um novo negócio.

Ja fez seu capacity panning desse ano? Se você ainda não faz, este artigo pode te ajudar. Depois nos conte se foi útil no facebook, linkedin ou twitter.

A arte de negociar: cronograma e orçamento

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em A arte de negociar: cronograma e orçamento

Identificamos que as questões que mais exigem negociações em projetos geralmente caem em uma das três categorias principais: escopo, cronograma ou orçamento.

Na parte 1 desta série, discutimos negociações sobre impactos de escopo no seu projeto. A menos que o gerenciamento esteja sendo microgerido pela gerência executiva ou pela diretoria, o papel do negociador – pelo menos na perspectiva do cliente – recai sobre o gerente de projetos. Na parte 2 da série, olharemos mais de perto as negociações de cronograma e orçamento e a melhor forma de lidar com o seu cliente.

NEGOCIAÇÕES DE CRONOGRAMA

As negociações sobre cronograma podem assumir muitas formas. A mais comum atualmente é o pedido de funcionalidade aparecer mais cedo do que o esperado. Se for apropriado, uma solução é fazer abordagens em fases, ou seja, é preciso negociar com o cliente para implementar um trabalho em etapas. Isso pode ser feito seguindo os passos descritos abaixo:

• Revisar a solicitação para a funcionalidade;
• Debater com os experts da equipe de entrega;
• Refazer um plano de projeto alternativo para mover a funcionalidade solicitada para o início do cronograma;
• Documentar uma narrativa para o cliente delineando os próximos passos para fazer o projeto acontecer;
• Conduzir uma reunião formal com ambas as equipes para apresentar a proposta.

Basicamente, a proposta é reestruturar prioridades e mover a funcionalidade necessária para um ponto anterior no cronograma, implementá-la e criar fases posteriores para as funcionalidades restantes. Isso poderá impactar o orçamento, mas ao mesmo tempo dará ao cliente a funcionalidade que ele precisa desesperadamente. E quando alguém precisa desesperadamente de um trabalho, provavelmente estará muito disposto para aceitar um aumento no orçamento.

NEGOCIAÇÕES DE ORÇAMENTO

As negociações de orçamento mais comuns costumam ser sobre os recursos mais caros que são necessários ou solicitados no projeto ou a necessidade de algum treinamento inesperado do cliente.

No caso dos recursos caros, se ele é garantido pelo projeto devido a algumas necessidades não documentadas por parte do cliente, então o caminho está aberto para “vender” ao cliente o recurso mais caro. Se for o contrário, ou seja, se a organização de fornecimento avaliou erradamente os recursos necessários, será preciso ter um alinhamento com a gerência sênior para fornecer ao seu projeto o recurso mais qualificado e não repassar esse custo para a conta do cliente. Como gerente de projetos, é ainda preciso explicar isso para o cliente – nunca perca uma oportunidade de ganhar uma satisfação adicional do cliente, que deve saber que você está sempre brigando por ele.

No caso de um cliente não ter percebido a necessidade de algum treinamento (geralmente devido a um problema de comunicação durante o processo de vendas), mas ainda assim é necessário, podemos trabalhar com o cliente para encontrar opções. Pode funcionar bem coordenar com o cliente o preço de uma sessão de treinamento no local do cliente ao invés de fazer o cliente enviar todos ao departamento de treinamento. Isso resulta em economias significativas de custos para o cliente enquanto traz novos fluxos de receita para os departamentos de sua própria organização.

Para a maior parte desta série, lidamos com negociações de clientes. Entretanto, a necessidade de negociar também surge regularmente em sua própria organização à medida que você trabalha para obter recursos, equipamentos, orçamento, etc. Um bom gerente de projetos utiliza a experiência de uma história de relações com clientes que lhe permitiu efetivamente negociar por objetivos no seu projeto com todos os envolvidos.

Passo a passo da proposta comercial

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas, Projetos. Nenhum comentário em Passo a passo da proposta comercial

O gerenciamento de projetos começa a partir de um contrato fechado com o cliente. Mas, com a crise, adquirir clientela nova para o seu negócio pode não ser uma tarefa muito fácil. Afinal, entre o processo de prospecção e a conclusão da compra (ou fechamento do acordo), existe uma etapa muito importante representada pela proposta comercial.

Ela traz elementos essenciais como escopo, o que será feito e o que não, qual o prazo estimado e o porte do projeto e, principalmente, qual o investimento necessário para sua implementação. Portanto, para conquistar mais compradores é preciso apresentar uma proposta comercial encantadora.

Se você pretende superar as metas da sua empresa, reavalie seu modelo de proposta e confira neste artigo um passo a passo detalhado para alavancar sua carteira comercial — e o mais importante: impressionar seus prospects. Continue a leitura!

1. Entenda a autoridade da proposta comercial

Primeiramente, é necessário entender as funções da proposta para, depois, começar a elaborá-la. Antes de fazer uma visita a um freguês em potencial, por exemplo, é recomendada a conferência dos reais objetivos dele (aqueles apurados ainda na prospecção).

Isso porque alguns aspectos podem passar despercebidos, comprometendo sua argumentação e desvalorizando uma proposta que tinha tudo para ser diferenciada e atrativa.

Portanto, se coloque no lugar do consumidor e guie-se de forma eficiente por esses padrões cruciais na elaboração do documento.

Argumentação digital

Claro que todo vendedor exemplar precisa exercitar sua argumentação pessoalmente. Mas não adianta ter boa lábia para o usuário topar fechar negócio.

É preciso saber organizar as ideias “no papel” — impresso ou enviado por e-mail —, para deixá-lo seguro de que seu negócio oferece uma oportunidade irrecusável.

Dessa forma, a proposta comercial serve para pautar a performance do consultor e vice-versa. Por isso, uma boa elaboração depende:

— Da necessidade do cliente, captada na fase da prospecção;
— De apontamentos sobre o que a empresa oferece de melhor para cada caso;
— Da personalização: para que o cliente sinta que ela se encaixa perfeitamente em seus objetivos;
— Da menção a informações decisivas dos produtos ou aos serviços que você fornece de forma didática, para que funcionem de modo atraente.
— Devido a essa importância, é fundamental saber formular um documento completo para atrair um novo comprador e até fidelizar os antigos.

2. Organize as informações

Por falar em saber organizar, antes de abrir o arquivo para montar a proposta, verifique os cálculos que você possui e possíveis documentos para anexar, colocando planilhas e cronogramas em ordem para agilizar o processo.

Afinal, no universo corporativo, tempo é dinheiro e você não precisa gastar muitas horas formulando uma proposta — até porque os programas de planilhas eletrônicas são uma “mão na roda” nesse quesito —, desde que sejam considerados atenciosamente os elementos que apontaremos adiante.

Por ora, providencie uma pasta com capa e logomarca personalizadas da sua empresa. O papel timbrado também é válido, porque confere mais autoridade e solidez à proposta.

Layout caprichado

Além da organização, outro fator que desperta a admiração do consumidor é o layout, que deve ser impecável, sobretudo se sua proposta precisa de cronogramas ou organogramas.

Analise também os tamanhos das fontes e, se houver necessidade, inclua imagens, tabelas e gráficos para facilitar o entendimento. Agora sim, vamos ao conteúdo em si:

3. Defina o escopo

É o item básico de cada projeto. Por consequência, é também o coração da proposta comercial. Este documento deve conter tudo o que for previsto para a implementação de um projeto.

Dependendo da complexidade de cada etapa, é importante ressaltar detalhes como itens de segurança, materiais específicos que serão necessários e a mão de obra especializada.

Nessa etapa, você vai:

— Definir e controlar o que ESTÁ e o que NÃO ESTÁ no projeto;
— Checar se todo o trabalho está sendo feito;
— Não aceitar adições ao escopo fora do processo de mudança;
— Garantir que as mudanças se encaixam no objetivo do projeto;
— Evitar horas extras, devido a retrabalho, ou trabalho desnecessário.

4. Destaque as vantagens do produto

Mesmo que o comprador já conheça o seu produto ou serviço por meio de reuniões com a equipe de vendas ou pesquisas que ele já realizou sobre o assunto, saiba que a proposta comercial também serve para apresentar as funcionalidades do que está sendo oferecido, enfatizando os benefícios que podem ser trazidos com a sua aquisição.

Por isso, é importante apresentar informações personalizadas, mostrando que a negociação vai de encontro às expectativas e às necessidades demandadas pelo cliente.

Mas tenha clareza durante a produção deste conteúdo e evite termos muito técnicos que podem confundir ou comprometer o acordo!

5. Seja objetivo fora do escopo

Mantendo este foco, é melhor prevenir do que remediar: para evitar que o cliente solicite algo não previsto, a proposta comercial avisa de antemão os requisitos que não estarão contemplados.

Assim, o cliente terá mais clareza sobre o que será feito ou não. O fato é que ele deve receber aquilo que solicitou — nem mais, nem menos.

6. Inclua o mapa do projeto e a avaliação de porte

Saber dos prazos e no que consistirá cada etapa é fundamental. A utilização de mapas ou diagramas pode ser uma boa opção, pois é uma forma eficiente de apresentação do projeto ao cliente.

Esse documento ajuda a esclarecer os passos da implantação. Avalie também o porte do projeto com métricas adequadas.

7. Considere o cronograma e a lista de entregáveis

Um cronograma é pré-requisito para dar a noção dos prazos, mas não precisa ser detalhado na proposta comercial. Defina apenas os marcos e as principais entregas.

A lista de entregáveis, por sua vez, deve ser bem completa. É preciso especificar para o cliente o que ele vai receber e qual é o prazo de cada tarefa.

8. Informe sobre o investimento

É o momento de dizer o investimento que deve ser feito no projeto. Não se esqueça de incluir a forma de pagamento. Uma prática corrente é condicionar pagamentos às entregas.

9. Destaque a reputação da empresa

Um cliente pode não ter conhecimento total da sua capacidade técnica. Reserve este espaço na proposta comercial para se apresentar e valorizar sua empresa.

Descreva o histórico da companhia, as certificações e os prêmios conquistados. Reforce elementos positivos, como avaliações de outros clientes e solidez financeira, que consolidam a imagem do seu trabalho.

10. Vincule somente esclarecimentos importantes

Alguns documentos só devem ser incluídos se forem realmente necessários. É o caso de plantas, gráficos, planilhas mais detalhadas, esquemas, mapas e outras informações que deixarão sua proposta mais completa, mas só devem ser utilizadas caso seja preciso explicar um item minuciosamente, para uma melhor compreensão do leitor.

11. Apresente soluções extras

Eventualmente, o cliente pode contratar um serviço com sua firma e fechar outro tipo de trabalho que vocês também oferecem com uma companhia concorrente.

Isso não significa que ele não tenha gostado da sua empresa, mas sim que ele pode não estar ciente do catálogo completo de alternativas que vocês oferecem.

Por isso, é interessante aproveitar a oportunidade da proposta comercial para apresentá-lo a outras possíveis opções que seu negócio oferece.

Nesse caso, tenha a sensibilidade de perceber se tais serviços realmente se encaixam no projeto que o cliente busca no momento atual, já que oferecer soluções que não tenham nada a ver com os objetivos prejudica drasticamente a intenção de uma proposta eficaz, minando sua intenção inicial.

12. Finalize com o CTA

Outra ferramenta importante para consultores curiosos quanto às atuais demandas do mercado, que desejam aprimorar seu poder de convencimento, é o call to action, ou CTA.

Trata-se de uma estratégia do marketing digital que estimula o comprador a realizar uma ação e, portanto, vem a calhar no momento da construção da proposta comercial, não é mesmo?

Para utilizá-la corretamente, acrescente algumas expressões chamativas como “conheça as novas promoções deste mês” ou “ligue agora para efetivar a proposta com nossos vendedores” ao final do documento.

Tenha em mente que, dentro de uma proposta bem-sucedida, simples expressões podem fazer toda a diferença. Pode apostar!

13. Revise antes de enviar

Mas tão indispensável quanto se debruçar sobre essas sugestões para a preparação de propostas comerciais é revisar todo o conteúdo antes de encaminhá-la ao prospect.

Por isso, leia atentamente todos os tópicos — deste artigo e da sua proposta —, revise gráficos e tabelas e confira a resolução das imagens.

Além disso, também é essencial corrigir a gramática e a ortografia utilizadas no documento, já que ambas são decisivas para uma proposta bem construída, organizada e sem erros ou dados incorretos, que não devem passar despercebidos aos olhos exigentes da clientela.

Dessa forma, é possível garantir a qualidade e a efetividade do documento que será encaminhado.

Sabendo quais são as estratégias mais relevantes, você já está apto para começar a traçar suas propostas com um olhar diferenciado, de quem possui capacidade de sobra para estimular o encantamento de seus fregueses e alavancar sua rentabilidade, mesmo com a crise!

Esperamos que nosso passo a passo te ajude na sua próxima proposta comercial! Compartilhe esse conteúdo nas redes sociais (Facebook, LinkedIn, Twitter e Google +) e ajude seus amigos!

5 passos para eliminar atrasos nas entregas de projetos

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas, Projetos. Nenhum comentário em 5 passos para eliminar atrasos nas entregas de projetos

O que é um projeto de sucesso? De uma forma ampla, podemos dizer que são aqueles que atendem os requisitos de escopo, prazo, custos e qualidade, e que conseguem entregar o valor esperado ou proporcionar o devido retorno do investimento. Quando começamos a analisar mais a fundo, entretanto, percebemos que todas essas características estão relacionadas. Atrasos nos projetos, por exemplo, podem não conseguir proporcionar o retorno de investimento originalmente planejado, por perder janelas de oportunidade de negócios importantes.

Dentre os diversos males que afligem a condução de projetos, percebemos que o gerenciamento do tempo é justamente um dos pontos mais críticos para o sucesso. Entretanto, sistematicamente, percebemos que um número elevado de projetos sofre atrasos, por falta de planejamento, por dificuldades de comunicação, por uma má avaliação dos riscos envolvidos e por diversos outros fatores que um bom gerenciamento de projetos pode tratar.

Os atrasos nos projetos têm sua origem no atraso de pacotes de trabalho que fazem parte do caminho crítico. Ou seja, o fluxo de execução de atividades que, por razões de interdependências, ocorrendo atraso em uma delas, cria-se um efeito dominó, fazendo com que todas as demais também sofram atrasos por iniciarem mais tarde. Isso impacta na entrega final do produto do projeto. Dessa forma, deve-se evitar a todo o custo qualquer tipo de atraso nas entregas resultantes de atividades executadas no caminho crítico do projeto.

Os motivos que levam aos atrasos são muitos, desde uma falta de visibilidade do andamento das atividades por parte do gerente do projeto, como problemas de planejamento e comunicação. Em todos os casos, a rapidez na identificação desses problemas e a agilidade na resposta é ponto chave para a garantia dos prazos planejados. E o uso das ferramentas é técnicas adequadas é instrumental para fazer isso acontecer.

Com o uso de uma ferramenta adequada é possível entregar os projetos dentro do prazo determinado. Confira abaixo:

Passo 1 – Planejamento colaborativo

O bom planejamento é um fator crítico para o sucesso de qualquer projeto. Quando esse planejamento ocorre de forma colaborativa, seus resultados são ainda mais expressivos, pois refletem de forma mais direta as percepções e experiências da equipe como um todo.

A ferramenta de gerenciamento de projetos que oferece esse tipo de recurso conta com um grande diferencial em relação às demais, na medida que os planos elaborados de forma colaborativa contribuem muito para o cumprimento dos prazos.

Passo 2 – Integração

A integração entre áreas e pessoas em um único ambiente proporciona ganhos de produtividade e um maior nível de controle. Ao adotar uma ferramenta de gerenciamento de projetos que promova essa integração, as empresas fazem com que o trabalho flua melhor entre os integrantes da equipe e exista maior visibilidade do andamento do projeto, evitando surpresas desagradáveis quanto ao verdadeiro andamento das atividades.

Passo 3 – Agilidade

A facilidade no controle e recursos que permitam uma rápida resposta e correções ágeis fazem com que o andamento do projeto seja mais suave e possa sofrer alterações sem comprometer os prazos finais. Um replanejamento complexo, sem as devidas ferramentas, pode se tornar um ônus e comprometer, por si só, prazos importantes do projeto.

Passo 4 – Metodologia

Diferentes projetos utilizam diferentes metodologias, muitas vezes baseadas em recomendações ou conjuntos de boas práticas distintas. Assim é com o PMBOK, Gerenciamento Ágil de Projetos, PM Canvas, Prince2, entre outros. A capacidade da organização de utilizar a metodologia adequada ao tipo de projeto e, principalmente, contar com ferramentas que adaptem-se a essas metodologias, é um elemento determinante no bom acompanhamento do projeto e no cumprimento dos prazos.

Passo 5 – Fácil acesso

Nas organizações vivas de hoje, a facilidade de acesso torna-se um dos principais pontos de produtividade e eficiência, traduzindo-se em bom uso do tempo e, consequentemente, em prazos cumpridos. Ferramentas que permitam o acesso remoto e fácil a partir de qualquer dispositivo e em qualquer ambiente computacional fazem uma grande diferença no tempo de resposta e em todos os passos anteriores, proporcionando fluidez no trabalho e um melhor desempenho da equipe como um todo.

Como vimos, o cumprimento de prazos é algo relativamente fácil de se obter com o uso das ferramentas adequadas. Um bom sistema de informação permite que o acompanhamento dos projetos ganhe em agilidade, conte com uma equipe mais envolvida, e proporciona um maior nível de controle. Tudo isso acaba refletindo-se em um melhor gerenciamento do tempo nos projetos, evitando que os indesejáveis atrasos ocorram.

10 passos para ser um gerente de projetos admirado

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 10 passos para ser um gerente de projetos admirado

Você tem na ponta da língua os fatores que tornam um projeto bem-sucedido: prazo cumprido, escopo entregue com qualidade, custos precisamente calculados sem sobras nem faltas. Mas esse cenário está longe de ser uma realidade, certo?

A maioria dos projetos sai do roteiro previsto inicialmente. Cabe ao gerente de projetos tomar decisões que ofereçam o melhor resultado possível ao cliente e às demais partes interessadas. Para ajudar a trilhar esse caminho das pedras, reunimos 10 passos rumo ao sucesso.

1. Estabeleça parâmetros

Você só saberá se atingiu ou não o sucesso se tiver indicadores que o comprovem. Identifique, em seu projeto, quais são as prioridades, o que não pode faltar de jeito nenhum, o que vai deixar o cliente mais satisfeito, o que vai tornar sua equipe mais produtiva e motivada. Nem tudo pode ser 100% contemplado. Estabeleça previamente o que será considerado bem-sucedido ao final do projeto e o porquê disso.

2. Seja mais correto e menos simpático

Não estamos dizendo para sair dando patadas por aí. Ao contrário, é sempre recomendável o trato gentil com sua equipe e, sobretudo, com o cliente. Mas há decisões difíceis que precisam ser tomadas. Fazer a equipe trabalhar horas extras, exigir mais recursos para a entrega de uma tarefa ou alterar o escopo não são propostas muito simpáticas. Se o resultado e a qualidade final dependerem disso, não tenha dó. Alguém tem de fazer o trabalho sujo. Nesse caso, os fins justificarão os meios.

3. Ofereça treinamento e suporte

Quando um projeto é entregue ao cliente, nem sempre ele o compreende em sua totalidade. Se for um projeto de TI, por exemplo, os usuários devem ser treinados para utilizar as soluções criadas. Existem casos em que o projeto é considerado um fracasso porque não foi explorado em sua totalidade por quem está na ponta. Capacitação nunca é demais. Além disso, durante os primeiros meses pós-implementação, vale a pena dar uma atenção ao cliente em caso de dúvidas.

4. Esclareça os papéis e as responsabilidades

Pode parecer surpreendente afirmar que é bastante comum as pessoas não saberem seus papéis nos projetos. Fica uma zona cinza de atribuições, em que não está definido até onde vai a participação de um e de outro. As responsabilidades também ficam suspensas. Se o projeto vai bem, não falta pai da criança. Quando vai mal, a culpa é sempre do estagiário.

Quando não há clareza sobre qual o papel de cada um, é difícil saber o que se espera como resultado nas entregas. Não há parâmetro de sucesso, não há uma meta. A solução é investir na comunicação facilitada e na documentação.

5. Desenhe um fluxo de trabalho

Em complemento ao passo anterior, sugerimos que deixe claro qual é o fluxo de trabalho. Uma coisa é cada um saber o seu papel individualmente e o que se espera dele. Outra coisa é todos entenderem qual o contexto em que estão inseridos, em que momento são decisivos e para qual direção caminha o resultado de seu esforço. Isso se resolve com um fluxo de trabalho transparente.

6. Saiba dizer não

Quando você entrega um projeto, quantas vezes tem de ouvir: “pode incluir só mais uma coisinha aqui ou ali?”. Mal sabe o cliente que essa “coisinha” interfere em todo um sistema por trás que não é nada simples de ser codificado. O custo dessa suposta pequena alteração poderia extrapolar absurdamente o orçamento. Pedidos de inclusões no escopo são situações comuns para gerentes de projetos. Saiba estabelecer um limite para esse tipo de alteração, com avaliação de custo, prazo e tamanho do impacto que causaria.

7. Previna-se de riscos

As crises existem. Ponto. Só não sabemos exatamente quando e como vão ocorrer. Não temos bola de cristal, mas podemos nos preparar para o pior cenário possível. Desde o início do planejamento, passando pela execução até um breve período pós-lançamento, estipule quais os possíveis riscos que o projeto corre e prepare-se para evita-los ou combatê-los.

8. Registre tudo

Seja camarada consigo mesmo e com seus colegas. Documente tudo de forma adequada e organizada. Isso evitará o retrabalho ao iniciar um próximo projeto semelhante, lhe dará a segurança de comprovar que as etapas foram cumpridas e de que maneira, tranquiliza os stakeholders no decorrer do processo, enfim, é só vantagem.

9. Teste tudo, sempre

Quando entregamos um projeto, não podemos simplesmente dizer que “la garantía soy yo”. O cliente não vai confiar em seus belos olhos. É preciso testar tudo de forma minuciosa para que ele tenha a certeza da qualidade do que está sendo entregue. O patrocinador quer ver o retorno de seu investimento. Você e sua equipe se dedicaram exaustivamente. Não estrague tudo ao entregar um projeto inacabado ou com defeito por falta de testes.

10. Deixe um legado

A melhor herança que você pode deixar é o seu exemplo. Siga o caminho correto e facilite a vida das pessoas que estão à sua volta. Ao seguir esses passos, você estará criando um modelo a ser reproduzido pelos próximos gerentes de projetos que trabalharão na sua empresa. Você só terá a ganhar como profissional, ao valorizar-se no mercado, e inspirará atitudes recomendáveis na área de gestão de projetos que está em rápido crescimento no Brasil.

Você concorda com o que falamos acima? Deixe seu comentário!

5 dicas para melhorar a produtividade da sua equipe de implantação

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em 5 dicas para melhorar a produtividade da sua equipe de implantação

Muitos acreditam que o amplo uso de tecnologias resolva todos os problemas nas empresas, sejam eles quais forem, não é verdade? Só que, na verdade, o despreparo e o aproveitamento indevido de certas ferramentas podem até agravar as dificuldades corporativas. A escassez de conhecimento dos softwares, o cálculo inadequado do tempo e do esforço de implementação e a falta de formação no gerenciamento de projetos, dentre outros casos, podem afetar negativamente a produtividade da sua equipe de implantação. Mas então quais práticas poderiam ser estimuladas para aperfeiçoar o rendimento do time que está introduzindo um novo sistema, método ou instrução em sua empresa? Pois é o que você vai aprender agora mesmo, com nossas 5 super valiosas dicas:

Faça um acompanhamento sistematizado

A implantação de um novo software, de uma técnica inovadora ou seja lá do que for carece de planejamento, a fim de que tudo ocorra gradual e adequadamente, certo? E esse programa de etapas a serem cumpridas deve ser aferido em todas as suas dimensões, a fim de reconhecer os setores que precisam de mais atenção e como tudo vem sendo exercitado. Nesse cenário, os resultados pontuais servem como parâmetros para que se saiba se tudo está tomando seu rumo.

Use o poder do Business Intelligence

Realize um processo de coleta, organização e análise das informações que giram no conjunto de seu negócio. Já com essa imensidão de dados coletados em mãos, explore-os à procura de padrões e faça a mineração das informações relevantes, criando relatórios e mapeando cenários e possibilidades. Assim você será capaz de compreender como estão operando os fluxos de trabalho e ter mais base para sua tomada de decisões. Falamos anteriormente em artigo aqui no blog sobre por que você precisa do Business Intelligence em sua gestão de projetos.

Compartilhe os projetos por etapas

Os funcionários não só podem como devem entender as metas e os objetivos da empresa. Mas pode ser interessante que o processo de implementação de uma inovação seja enfrentado por etapas dentro da organização, afinal de contas, nem sempre uma implantação será igualmente relevante para todos os envolvidos ou interessados no projeto. Assim, em vez de compartilhar com todos o que precisa ser feito para inserir totalmente a tecnologia na empresa, divida apenas os elementos relevantes do projeto. Tal iniciativa evitará discussões, equívocos e possíveis incertezas de seus funcionários, sem atrapalhar o andamento geral do processo.

Dê feedbacks como forma de reconhecimento

O reconhecimento é a maior das recompensas não financeiras para a realização dentro de um ambiente de trabalho, não concorda? Por isso, vale a pena demonstrar sua apreciação formal quando as metas forem atingidas e os resultados forem satisfatórios de acordo com o que era esperado. Dar feedbacks à sua equipe de implantação vai possibilitar o rápido ajuste de rumos equivocados e o reforço das atitudes propícias ao bom desempenho. Ainda não está convencido? Então leia o post que dedicamos à esse assunto.

Estimule a confiança da equipe

Incentive os profissionais do time, delegando a eles certas responsabilidades e se mantendo atento para que os serviços sejam bem executados. Defina o que fazer e como fazê-lo, além de dizer para a equipe, de maneira bem clara, o que realmente espera dela. Você vai ver como um simples alinhamento de expectativas já pode fazer maravilhas pelo ânimo da sua equipe!

Todos os expedientes acima são interessantes para qualquer abordagem de gerenciamento e implantação de projetos. Mesmo que não seja possível mudar por completo a forma com que uma empresa trabalha, a produtividade é uma busca constante de qualquer gestor. E nada impede que você experimente alguns artifícios e novos modos de pensar para conquistar mais desempenho dos funcionários envolvidos na dinâmica. Então mãos à obra!

E não deixe de comentar aqui e nos contar: você tem algum projeto de implantação para a sua empresa? O que tem feito para que tudo dê certo e saia conforme o esperado? Compartilhe suas experiências e expectativas conosco!

5 motivos para documentar seus processos e adotar uma ferramenta de GP

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 motivos para documentar seus processos e adotar uma ferramenta de GP

Por mais que, em teoria, a gestão de projetos tenha como premissa básica a documentação, na prática os gestores acabam não conseguindo cumprir isso à risca. Em alguns casos por não perceberem a real importância deste processo. Em outros, devido à pressão pelo cumprimento de prazos ou até mesmo por uma questão cultural da empresa.

Para esclarecer a real importância prática da documentação, elencamos aqui 5 grandes motivos que justificam a boa execução desta tarefa nos projetos adotando uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

1. Evitar atritos entre os envolvidos

De posse de tudo devidamente documentado o gestor estará evitando atritos entre os envolvidos, afinal, toda e qualquer decisão ou direcionamento definido na trajetória será endossado através do arquivamento dos documentos relativos. Ou seja, qualquer desencontro em termos de escopo, por exemplo, poderá ser resolvido com grande facilidade a partir da comprovação documental.

2. Evitar erros e retrabalho

Ao manter o histórico dos erros cometidos e também dos problemas e dificuldades enfrentados no decorrer de um projeto torna-se possível fazer com que os mesmos sejam evitados e que o retrabalhado seja minimizado. Afinal, o material necessário para evitá-los estará disponível.

3. Garantir maior eficiência operacional e gerencial

O que garante maior eficiência operacional e gerencial na gestão de um projeto é o conhecimento dos processos, dos gargalos e dificuldades, e das informações advindas de experiências anteriores. Portanto, toda esta expertise será fundamental para alcançar a tão desejada eficiência.

4. Gestão do conhecimento

Quanto mais claro, objetivo e detalhado forem os documentos relativos ao projeto melhor também para que o conhecimento seja compartilhado e bem gerenciado dentro da corporação. Afinal, os futuros gestores e envolvidos terão material de pesquisa.

5. Comprovação documental diante ao cliente

Sabemos que durante o processo de planejamento e execução de um projeto é comum que hajam alterações de escopo, atrasos justificados, alterações no planejamento de custos, além de inúmeros outros possíveis incidentes. O fato de conseguir explicar e justificar cada um destes cenários junto ao cliente passará maior credibilidade e organização junto a ele.

Os profissionais de gerenciamento de projeto são, hoje, uns dos mais cobiçados por empresas de variados portes. Isso é justificado pelo fato de que um projeto liderado por um profissional qualificado pode gerar benefícios e ganhos não só de aspectos financeiros, mas também no que diz respeito à gestão do conhecimento, definição e melhoria de processos, eficiência operacional, dentre vários outros.

Como coadjuvante, mas não menos importante, nesta função, surgem os softwares específicos para esta função: os softwares de gerenciamento de projetos. Através destas soluções é possível gerir toda a documentação envolvida em cada tarefa, atividade ou etapa, todo o planejamento cronológico, custos e requisitos. Além, é claro, de permitir a extração de relatórios comparativos entre planejado e realizado da ocupação da mão de obra por tarefa ou atividade. Algumas soluções permitem, inclusive, que os documentos sejam arquivados na nuvem com total sigilo e segurança, garantindo fácil acesso às informações independentemente do local em que o GP esteja.

E você, já coloca em prática a documentação dos processos de seus projetos? Utiliza algum software de gerenciamento de projetos como apoio? Como isto tem beneficiado a sua rotina? Compartilhe as suas experiências e dúvidas conosco através dos comentários!

A importância de um software para priorizar projetos através de dados

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em A importância de um software para priorizar projetos através de dados

Um dos principais trabalhos de um GP é saber o que deve ser priorizado em cada uma das fases do projeto. Ele não deve fazer estas escolhas através de sua intuição, mas embasado em informações. O melhor caminho para obter estes dados que serão cruciais para o processo decisório é através de um sistema de gerenciamento de projetos. Veja no post a seguir a importância de um software e como pode ajudá-lo a definir o que priorizar:

Acompanhamento em tempo real

Um software permite algo fundamental para um gerente de projetos: o acompanhamento das atividades em tempo real. Esta função permite visualizar com precisão os recursos financeiros, recursos humanos, prazos, desempenho, entre outros. A partir da visualização da situação de cada uma das atividades do projeto é possível saber quais estão atrasadas, quais dependerão de maior tempo e quais já estão concluídas. A partir daí é possível definir como realocar os recursos, priorizando as atividades que necessitam de mais atenção para serem concluídas ou estão mais próximas da conclusão do prazo.

Relatórios do projeto

Outra ferramenta muito importante que o gerente deve ter acesso para saber o que priorizar em um projeto são os relatórios. Um bom software fornece ao gerente relatórios facilmente customizáveis, com as informações que ele precisa saber para definir quais são as atividades e projetos que necessitam de mais atenção.

Identificação de gargalos

Outra grande vantagem de um bom software de gestão de projetos é a identificação de gargalos, que podem ser tanto de tempo, como de recursos físicos ou financeiros. Quando o gerente de projetos percebe, através do acompanhamento por tempo real ou dos relatórios customizáveis, que determinado processo está consumindo mais recursos do que deveria, ele deve imediatamente priorizar a eliminação do problema.

Gerenciamento de riscos

Da mesma maneira que os gargalos, um gerente deve priorizar os processos que estão consumindo mais recursos do que deveriam, ele deve identificar quais são as atividades que apresentam riscos para o projeto. O sistema pode identificar, categorizar e reportar os riscos para que eles possam ser discutidos pelo gerente e a equipe, antes que eles evoluam para problemas que tenham o potencial de prejudicar o projeto.

Priorização em projetos simultâneos

As dicas acima mostram como um software é útil para priorizar processos dentro de um mesmo projeto. Mas um bom sistema é ainda mais necessário quando o gerente e sua equipe estão lidando com vários projetos simultaneamente. É muito comum, em diversas empresas, a mesma equipe lidar com até uma dezena de projetos, o que pode se tornar um verdadeiro caos se não houver organização por parte do gerente.

Com um software é possível fazer com facilidade a alocação de horas todos os funcionários, entender como está o desempenho de cada um dos projetos e avaliar qual necessita de prioridade no momento. Ele ajuda também na fase inicial de um projeto, em seu planejamento, quando já existem outros em curso. Se o gerente já possuir uma visão precisa sobre como seus recursos estão alocados nos outros projetos, ele poderá saber quais atividades deverá priorizar no novo projeto.

Para Finalizar

Vimos como um software de gerenciamento de projetos ajuda, através das informações que fornece ao gerente, identificar o que deve ser priorizado. O acompanhamento em tempo real e os relatórios apontam a situação global do projeto e permitem enxergar quais são os processos que necessitam de mais atenção e recursos.

Da mesma maneira, a identificação de gargalos e o gerenciamento de risco podem ligar o alerta do gerente sobre onde ele deve dedicar mais tempo, para evitar perda de recursos ou problemas que possam atrapalhar o andamento do projeto. Por fim, um software de gerenciamento de projetos é ainda mais importante quando o gerente está lidando com vários projetos simultaneamente, pois ele o auxilia a saber quais atividades priorizar desde o planejamento até a execução.

E você, já escolheu um software para o gerenciamento de projetos? Escrevemos um post que fala justamente sobre como escolher um software de gerenciamentto de projetos. Não deixe de conferir!