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Como extrair o máximo de um curso de gerenciamento de projetos

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como extrair o máximo de um curso de gerenciamento de projetos

Com um pouco de dedicação extra e foco, é possível potencializar o aprendizado adquirido em um curso de gerenciamento de projetos.

Vamos imaginar duas situações. Se você se encaixar em alguma delas, então preste atenção neste artigo.

Você é um gerente de projetos que está ativamente envolvido em um projeto

Isso não significa que você, necessariamente, tenha um certificado PMP, e sim que você gerencia projetos com uma certa regularidade.

Você não é um caçador de PDU

Um caçador de PDU é alguém que não se importa muito com o curso que está sendo oferecido, desde que venha acompanhado de alguns PDU’s. Conheço uma pessoa tem uma empresa de treinamento em gestão de projetos. Ela diz que uma das primeiras perguntas que os interessados nos cursos fazem é “quantos PDUs o curso oferece”? Para esse perfil de pessoa não importa o conteúdo oferecido, quem é o professor ou o que ela será capaz de fazer após concluir o curso, mas sim quantos PDUs ela terá ao completá-lo.

Se você é um gerente de projetos ou tem interesse em se capacitar na área – e não é um caçador de PDU – confira agora esses 6 passos e comece a tirar o máximo proveito de qualquer curso de gerenciamento de projetos que você se proponha a fazer:

1) Escolha um tema em que queira se aprofundar

Parece óbvio, mas, como disse anteriormente, existem muitos gerentes de projetos interessados apenas nos PDUs que vão receber. Para tirar o máximo proveito de qualquer curso de gerenciamento de projetos, escolha um que seja de grande interesse para você. Pode ser um curso que apresente soluções a desafios relacionados ao seu dia a dia. Ou então uma nova área para a qual você queira direcionar sua equipe, como uma nova metodologia de gerenciamento de projetos ou um novo processo que reduza o tempo para completar projetos. O objetivo é estudar algo que realmente queira saber e, claro, que seja aplicável a realidade do seu trabalho.

2) Escolha o formato que você tenha mais facilidade para aprender

Há diversos formatos de cursos de gerenciamento de projetos. Existe o curso presencial, com um instrutor que conduz a classe, e a troca que surge do trabalho em grupo. Outro formato é o mais individual, em que você pode baixar o curso, no desktop, tablet ou smartphone, e aprender no seu próprio ritmo, no conforto do lar ou, se a sua empresa permitir, até no seu ambiente de trabalho. Uma terceira opção é um curso on-line, como um webinar, com interação em tempo real e a possibilidade de fazer perguntas ao vivo. Na Academia Project Builder, nossa plataforma educacional, você encontra diversos webinars gratuitos sobre temas diversos, dentro do universo de gestão de projetos.

3) Escute para aprender, não só para ganhar

Ganhar PDUs é um requisito muito importante para manter atualizada sua certificação como gerente de projetos. No entanto, isso não deve ser sua prioridade. Existem duas experiências de aprendizagem muito diferentes. Quem quer aprender vai com calma, faz perguntas, ouve uma vez, duas, e contesta as afirmações que são feitas. Quem está preocupado em ganhar PDUs fica mexendo no celular, faz outras coisas ao mesmo tempo e, no final, pergunta o que precisa fazer para pegar os tão desejados PDUs. Se você quer tirar o máximo proveito do seu curso de gerenciamento de projetos, encare-o como fonte de aprendizado. Os PDUs são apenas uma consequência.

4) Pergunte como usar o conhecimento na prática

Ao longo do curso, sempre pergunte como aplicar a informação aprendida. Se você seguiu o passo 1, e escolheu um tema que realmente te interessa e que pode ser aplicado no seu dia a dia de trabalho, aqui você não pode perder a oportunidade de saber como colocar o aprendizado em prática. Pergunte como a informação nova resolve um problema para que você possa testar, ou pergunte como a novidade pode tornar um processo mais suave, mais fácil ou mais rápido, e como isso pode ser implementado em sua empresa.

5) Implemente imediatamente

Como você se sente depois de ter feito um curso de gestão de projetos tão interessante? Empolgado? Otimista? Pronto para começar? Aproveite imediatamente esse impulso antes que ele vá embora. Por que iria? Porque as pressões, as rotinas, o estresse e o volume de trabalho podem rapidamente acabar com a empolgação. Nesse momento, você deve ter um plano para aplicar o conhecimento do curso em seu departamento ou empresa. É a hora de fazer algumas mudanças e melhorias.

6) Compartilhe o conhecimento com os membros da sua equipe

Na grande maioria das vezes, especialmente se o curso for pago pela sua empresa, provavelmente não será possível que todos da equipe participem. Tome o cuidado de anotar as informações principais que deseja compartilhar para que todos possam ver o benefício de aplicar na empresa o que você aprendeu. Essa pode ser uma ótima maneira de qualificar seu departamento inteiro. Uma dica interessante é montar em uma apresentação tudo que você aprendeu, isso o ajudará a compartilhar o conhecimento de forma mais clara.

É preciso esforço para tirar o máximo proveito de um curso de gerenciamento de projetos? Sim. Mas a recompensa supera de longe o esforço investido no curso. Seu trabalho como gerente de projetos se tornará mais fácil à medida que as melhores práticas sejam implantadas na sua empresa.

O que você faz para extrair e aplicar o conhecimento obtido num curso de gerenciamento de projetos? Acrescentaria mais um passo nessa lista? Deixe seu comentário!

Status report: como esse relatório pode beneficiar o meu projeto?

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Status report: como esse relatório pode beneficiar o meu projeto?

Um gerente de projetos, assim como qualquer outro gestor, precisa monitorar e controlar as atividades que estão sob sua responsabilidade. Afinal, como bem diz o jargão, só se gerencia aquilo que se controla, certo?

Nesse cenário, os indicadores são a forma mais eficaz de demonstrar, por meio de gráficos e números, como realmente está o andamento do projeto e como a equipe vem desempenhando seu papel. E um indicador bastante eficaz para realizar esse controle é o relatório de status — ou status report.

Mostrar que o projeto está dentro do prazo e do custo planejado, além de estar cumprindo com o escopo previamente acertado, é uma forma de engajar positivamente o cliente, fazendo com que ele esteja sempre disposto a ajudar o empreendimento a seguir adiante.

Oferecer uma visão real comparada com o que foi planejado passa confiança e transparência. É claro que, se o real for muito discrepante do planejado, é preciso apontar o que levou o empreendimento a esse cenário e quais são as medidas que serão adotadas a fim de reverter o quadro atual. O objetivo não é ser 100% fiel ao que foi programado, mas é preciso que haja uma grande similaridade com a execução real.

Para podermos acompanhar o andamento real do projeto, vamos abordar o status report, definir o que é e quais são seus benefícios para o acompanhamento de qualquer projeto. Ficou curioso? Então confira!

O que é esse tal de status report?

Enviados com uma determinada frequência — a ser definida pela equipe do projeto, junto com as partes interessadas —, esses relatórios atualizam os envolvidos no trabalho em relação ao andamento das atividades e ao devido cumprimento do cronograma previamente definido. Essa é uma ótima maneira de formalizar a condução do projeto.

O diagnóstico final normalmente é apresentado em reunião com as partes interessadas, a fim de que todas as eventuais dúvidas possam ser prontamente esclarecidas.

O status report ajuda o gerente de projetos e sua equipe a verem, de forma clara, como a execução do empreendimento está se saindo, na prática. É possível ver se o planejamento elaborado está sendo seguido e quais serão as dificuldades que podem aparecer durante o percurso que ainda precisa ser trilhado.

É importante lembrar que o planejamento elaborado precisa ser factível com a realidade da empresa. É preciso trabalhar com os recursos disponíveis e não contar com algo que pode acontecer. Caso contrário, a execução não sairá aderente ao que foi programado, causando frustração com a equipe executora e principalmente com o cliente.

Quais informações são relevantes?

Incluir informações em excesso ou deixar de acrescentar dados importantes pode afetar a credibilidade que os stakeholders têm em relação ao projeto. Lembre-se: é preciso munir as partes interessadas das informações que elas precisam, para engajá-las positivamente no sucesso do projeto.

A fim de evitar esse risco, o gerente de projetos precisa definir meticulosamente com os envolvidos quais serão as questões abordadas. Apresentar um quadro com um resumo executivo, por exemplo, ajuda a concentrar as informações mais importantes em um só lugar, de uma forma clara e objetiva.

Os dados que aparecem com mais frequência são relacionados a cronograma, escopo, custo e riscos, devidamente acompanhados de algum indicador para demonstrar como está o desempenho real desses aspectos. Veja a seguir o que deve mostrado.

Cronograma

Representa quais marcos do planejamento já foram alcançados e quão distante o empreendimento está de chegar ao próximo. É preciso observar o quanto de aderência há entre o prazo planejado e o executado.

Os desvios precisam ser explicados e as ações para reduzir os possíveis atrasos precisam estar explícitas. Lembre-se sempre que um aumento de prazo gera inevitavelmente um aumento de custo. É preciso estar sempre atento!

Escopo

Quais entregas já foram realizadas e quais são as próximas. Deve mostrar que o trabalho que está sendo realizado está de acordo com o escopo contratado e sendo entregue com a qualidade desejada.

Custo

Há aderência entre a curva S planejada e a executada? É preciso mostrar que não está havendo gastos desnecessários. Se o desembolso planejado estiver equivalente ao de execução, isso mostra que os recursos do projeto estão bem alocados e não há perda de capital com procrastinação ou materiais parados.

Mantenha-se atento ao monitoramento e controle da tríade: escopo — prazo — custo. Qualquer alteração em uma delas alterará as duas outras proporcionalmente, podendo levar o projeto ao insucesso.

Riscos

Mostra quais os riscos negativos e positivos poderão acontecer durante os próximos passos do projeto e foca nas ações para reduzi-los ou maximizá-los. Um bom planejamento de riscos ajudará o relatório a ser mais completo, evitando possíveis surpresas para a contratante e a contratada, durante a execução.

Como elaborar este relatório?

Há vários templates de relatórios de status espalhados pela internet. Quanto mais simples e direto, melhor. Para o sucesso da informação, é fundamental observar qual será mais proveitoso tanto para a equipe de execução quanto para o cliente.

Uma forma de elaborar é utilizando a Estrutura Analítica do Projeto. Na EAP, os pacotes de trabalho são desmembrados em entregas necessárias para se chegar ao produto final.

Cada entrega é essencial para se cumprir todo o escopo do projeto contratado. É possível, então, utilizar essa ferramenta para montar o status report. Se o projeto for muito grande, com vários pacotes de trabalho e esses com muitos filhos, procure agrupar os principais e mostrar o andamento físico e financeiro dos grandes grupos.

Outra maneira é utilizar gráficos a fim de mostrar o progresso de cada grande marco e o quanto foi consumido para se alcançar aquele objetivo. Como às vezes os gráficos ficam muito elaborados, pode ser que muitas pessoas tenham dificuldade na sua interpretação. Para que isso não ocorra, sempre que achar necessário, insira legendas e pequenos textos explicativos.

Percebe-se que a melhor maneira de se elaborar um bom status report é entendendo o que a equipe precisa e o que o cliente quer receber de informação. Pode ser necessário elaborar um relatório interno e outro externo, ambos com a mesma função e alimentados com os mesmos dados, mas visualmente diferentes.

O sucesso do relatório de andamento depende do seu entendimento por todos os envolvidos e de que seu uso seja feito de forma a melhorar continuamente o processo de execução. É preciso que todos entendam a importância dessa ferramenta a fim de evitar que os problemas que surgem durante a execução se acumulem, podendo levar o projeto ao colapso.

Quem vai atualizar o relatório?

A informação para a execução do relatório de status precisa ser atual, precisa e correta. Usa-se congelar uma data no mês e atualizar o andamento das atividades até aquele dia.

A equipe de execução precisa estar ciente da data acertada e trabalhar para o progresso do empreendimento de acordo com o planejamento preestabelecido. Cabe ao gestor monitorar e controlar a execução do escopo do projeto e receber da equipe o status de andamento das tarefas realizadas.

Munido dessas informações, o gerente do projeto alimentará o status report já definido, podendo, assim, observar qual o andamento real do empreendimento. Espera-se que tudo esteja ocorrendo dentro do que foi planejado inicialmente, evitando aumento de custos por atrasos, falta de recursos ou escopo mal definido.

Caso o relatório mostre que há uma discrepância muito grande entre o que foi planejado e o que está sendo executado, é necessário que se tome ações imediatas a fim de restabelecer o cronograma inicial e evitar perdas ainda maiores.

Quais os benefícios para o projeto?

O principal benefício do relatório de status é justamente apresentar todas as informações que são relevantes para o acompanhamento do projeto, mas de uma forma resumida, uma vez que CEO, diretores e gerentes de programas não possuem tempo disponível para analisar todos os pormenores envolvidos nos múltiplos projetos que coordenam. Isso sem contar que todas as decisões tomadas são devidamente registradas e formalizadas.

Os benefícios se estendem também à equipe. Por meio do acompanhamento periódico proporcionado pelo status report, é possível perceber quais são os pontos merecedores de atenção — riscos, atrasos, aumento de custos etc. —, o que permite traçar um plano de ação detalhado para cada circunstância. Essa é uma ótima forma de melhorar os indicadores e o resultado que a equipe apresenta.

Com isso, os riscos negativos são minimizados e os positivos são maximizados, uma vez que, observando o andamento real do projeto, é possível gerenciá-los de forma mais segura e assertiva. Isso faz com que os riscos que possuem impacto negativo no empreendimento sejam reduzidos, pois haverá tempo hábil a fim de se tomar a ação necessária para que isso ocorra. Assim como as oportunidades serão trabalhadas a fim de trazer um maior retorno para o projeto.

Uma boa alocação da equipe e um bom planejamento trarão retorno positivo ao empreendimento e isso refletirá no status report. O contrário, também.

Como você pode ver, o relatório de status é a melhor maneira de demonstrar como está o andamento do projeto e, com isso, apresentar os principais problemas e riscos para os stakeholders. Ele pode ser tanto uma forma de alertar para a necessidade de ajuda quanto para garantir que as atividades estão completamente sob controle.

Se você gostou desse texto sobre status report, baixe agora nosso e-book sobre a importância do planejamento para o sucesso da execução dos projetos e aprenda mais!

4 dicas para organizar uma implantação de forma rápida e eficiente

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 4 dicas para organizar uma implantação de forma rápida e eficiente

O projeto foi entregue dentro do escopo, do prazo e do orçamento? Ótimo! Mas isso definitivamente ainda não é garantia de que ele tenha sido um verdadeiro sucesso. Basta pensar que organizar uma implantação pode exigir de seus colaboradores e fornecedores que empreendimentos sejam entregues dentro das condições acordadas com o cliente. Assim fica mais fácil perceber que o sucesso nos projetos passa por diversos outros fatores que não somente sua efetiva entrega final.

Portanto, para garantir que uma implantação aconteça de forma rápida e eficiente, mas sem colocar em risco a saúde tanto dos funcionários como do negócio em si, é fundamental se preocupar com a forma com que ele é entregue. Quer saber mais? Então confira agora mesmo 4 valiosas dicas para tentar alcançar esse objetivo: organizar uma implantação de forma rápida e eficiente!

Centralize as informações

É verdade que algumas organizações conseguem executar projetos incríveis usando somente planilhas de Excel preenchidas manualmente. No entanto, o uso de um software específico para esse fim leva a organização do trabalho a um nível totalmente diferente, centralizando a inserção das informações, controlando alterações, permitindo a geração de relatórios e também o compartilhamento entre os membros da equipe.

Com isso, a empresa garante que os principais esforços do projeto ocorrerão em um ambiente único e integrado, minimizando significativamente as chances de erros e retrabalhos — que costumam ocorrer quando se usa arquivos isolados, como as tais planilhas e documentos de texto. Você pode entender um pouco melhor este ponto, especificamente, em um artigo que escrevemos há um tempo atrás. Leia aqui.

Use ferramentas inteligentes

Ao aplicar o conceito de Business Intelligence ao gerenciamento de projetos, sua empresa também pode tornar a implantação mais rápida e eficiente, já que será possível fazer análises cada vez mais ricas sobre a situação de cada empreendimento. Com esse tipo de ferramenta passa a ser possível compreender melhor o impacto das decisões sobre o ROI do projeto, sobre o faturamento e a redução de custos, por exemplo.

Além disso, que tal otimizar a gestão dos recursos do projeto? Não parece promissor? Imagine uma ferramenta que possibilite uma consulta completa sobre as fases dos projetos já concluídos, identificando em que etapa a empresa costuma se atrasar. Ao fazer essa avaliação, é possível prever tendências futuras e direcionar mais tempo e esforço a essas etapas problemáticas, prevenindo atrasos que podem ter impactos durante a execução como um todo.

Cheque o desempenho da equipe

Mesmo que sua empresa conte com a mais alta tecnologia do mercado, pouco será realmente alcançado caso não se dê a devida atenção à gestão de pessoas nos projetos. Para garantir uma implantação rápida e eficiente, é fundamental acompanhar a alocação dos profissionais e monitorar de perto o desempenho de cada um deles.

Listar competências, habilidades e atitudes de cada funcionário, por exemplo, ajuda a escolher as pessoas ideais para os cargos. Com uma solução para registrar e gerenciar esses atributos, o gestor pode fazer substituições na equipe com mais facilidade, conseguindo aproveitar as melhores práticas dos membros mais produtivos para o restante da equipe. Além disso, reduz-se os atritos entre projetos que competem por recursos.

Dê força às interfaces

Um dos grandes problemas relacionados à rapidez e à eficiência na gestão de projetos está na geralmente precária comunicação entre as partes envolvidas. Por isso, uma última dica — mas não menos importante — é realmente caprichar na definição das interfaces com fornecedores, parceiros e clientes, em todos os níveis hierárquicos, deixando-as bem claras desde o planejamento e as revisitando sempre que necessário durante a execução.

Apesar de não existir nenhuma receita pronta para uma implantação rápida e eficiente de projetos, com essas dicas já é possível dar um kick-off com chances bem maiores de sucesso. Então o que ainda está esperando para colocá-las em prática?

Agora que você já sabe pelo menos por onde começar, comente aqui e nos conte sobre suas maiores dificuldades nesse processo! Compartilhe suas experiências conosco e participe da conversa!

7 personalidades da gestão de projetos para você seguir no Twitter

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 7 personalidades da gestão de projetos para você seguir no Twitter

Hoje, apesar da informação está ao nosso alcance 24h por dia, muitas vezes não temos tempo de parar e ler tudo que precisamos. Porém, é fundamental nos mantermos atualizados –especialmente em nossa área de atuação. Nesse ponto, o Twitter pode ser de grande utilidade, pois mesmo na correria do dia a dia, entre uma reunião e outra, conseguimos dar aquela conferida rápida nas novidades e seguir personalidades da gestão de projetos!

Existem alguns profissionais de gerenciamento de projetos que compartilham diversas informações relevantes e conteúdos super úteis da área. Confira alguns perfis e comece a segui-los!

Américo Pinto

Especialista em Gerenciamento de Projetos, Portfólio e PMO. Atua como consultor, professor, autor e pesquisador, com larga experiência em grandes projetos no Brasil, EUA e Europa. Possui mais de 20 anos de experiência em Gerenciamento de Projetos.

Twitter l @americopintoamericopinto

José Finocchio

Reconhecido consultor especialista no tema gerenciamento de projetos, defendendo os princípios da simplicidade, da agilidade e da desburocratização. Autor do Project Model Canvas, um dos livros de gerenciamento de projetos mais lidos da atualidade. Junto com a Project Builder desenvolveu o PM Canvas App.

Twitter l @finocc

Ricardo Vargas

Especialista em gerenciamento de projetos, riscos e portfólio. Ricardo Vargas é também autor de quatorze livros em português, inglês e espanhol.

Twitter l @rvvargasrvvargas

Fábio Cruz

Especialista em Gerenciamento de Projetos, Professor, Palestrante, Escritor e Blogueiro. Tudo isso com pitadas de Ágil, PMP, EXIN ASF, CSM, ITIL e boas práticas em GP. É também autor do livro “Scrum e PMBOK unidos no Gerenciamento de Projetos”. Lançamos anteriormente um e-book em parceria com o Fábio Cruz sobre Scrum + PMBOK. Você pode baixar gratuitamente aqui.

Twitter l @fabiocruz

Farhad

Farhad possui mais de 30 anos de experiência profissional em empresas de porte em diversas funções gerenciais. É Project Management Practice Advisor de UNOPS e pesquisador, professor e consultor em gestão de projetos. É também autor e tradutor de livros e artigos sobre gerenciamento de projetos.

Twitter l @farhadak

Mario Henrique Trentim

Professor, consultor e autor de livros em gestão de projetos, estratégia empresarial e inovação, possui mais de 10 anos de experiência em grandes projetos nas áreas de Infra-estrutura, Telecomunicações, PD&I, TI e Aeroespaciais.

Twitter l @mariotrentim

Vitor Massari

Autor do primeiro livro em português de preparação para a certificação PMI-ACP.

Vitor possui grande experiência em especificações técnicas, desenvolvimento de soluções Oracle, metodologias ágeis como Scrum e as melhores práticas de gerenciamento de projetos do PMI.

Vitor já escreveu um artigo para o nosso blog, que você pode conferir aqui.

Twitter l @AgileCoachSP

O que você achou da lista? Você concorda? Incluiria mais alguém? Não deixe de compartilhar sua opinião conosco!

5 dicas incríveis para quem precisa gerenciar múltiplos projetos

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 dicas incríveis para quem precisa gerenciar múltiplos projetos

É bastante comum que um gerente de projetos acabe se embolando ao coordenar múltiplos projetos simultaneamente, não é verdade? Afinal de contas, gerenciar muitos trabalhos, recursos, escopos e cronogramas de uma só vez exige muita habilidade!

Um gerente de múltiplos projetos deve, por exemplo, ter a capacidade de se adaptar às diversas equipes sob seu comando, que variam de um projeto para outro, além de ser capaz de se comunicar bem, conseguir absorver e assimilar as informações relacionadas aos detalhes dos projetos e saber delegar tarefas aos respectivos responsáveis por cada equipe.

E foi pensando nas possíveis dificuldades e dúvidas que um gerente de projetos pode vir a ter nesse malabarismo de controle de vários projetos simultaneamente que resolvemos elaborar este post. Então confira agora mesmo nossas valiosas dicas:

Delegue tarefas

Quando um gerente precisa controlar vários projetos ao mesmo tempo, dificilmente terá condições para lidar com todas as mínimas questões sob sua responsabilidade, certo? E é por isso que delegar algumas tarefas — aquelas que não possuem um nível tão estratégico, por exemplo — para um membro mais qualificado da equipe pode dar o conforto e a segurança necessários para permitir que o gerente direcione seu foco para assuntos mais relevantes, uma vez que terá a certeza de que a atividade será bem executada.

Aloque recursos com antecedência

Muitas empresas têm como exigência manter as equipes com estruturas enxutas, sempre com o propósito de reduzir os custos e manter a competitividade perante o mercado. E isso se aplica, também, às equipes de projetos. É necessário, portanto, que o gerente de projeto consiga efetuar um planejamento a respeito dos recursos necessários com a devida antecedência. Assim, tanto a equipe como os gestores terão ciência da previsão dos gastos e do tempo em que estarão alocados no projeto.

Priorize os projetos

Elabore uma lista de prioridades para cada projeto. Assim, projetos com atividades mais críticas e com prazos menores devem ter uma atenção especial. Se possível, nomeie um líder qualificado para ser o responsável — pelo menos temporariamente — por um projeto que está caminhando bem em termos de cronograma e riscos. Dessa forma é possível focar no mais grave até a poeira baixar. Aproveite e veja neste texto algumas opções para criar seus relatórios de desempenho. Uma boa dica é ler o post que escrevemos sobre como definir prioridades em um ambiente de múltiplos projetos, ele certamente pode te ajudar.

Utilize um software de apoio

Outra boa opção para manter a organização dos projetos em pleno andamento é investir em um software de apoio à gestão. Dê preferência a uma ferramenta que ofereça funcionalidades de atualização automática sobre o andamento das atividades, que seja flexível e adequada a seu método de gestão. Se a tecnologia está aí para facilitar e otimizar os serviços, por que não usá-la a seu favor? Se você tem dúvidas sobre qual software escolher, leia esse post.

Controle sua agenda

Uma gestão de tempo eficaz é simplesmente imprescindível para que o gerente consiga dar a atenção que cada projeto requer. Nesse caso, manter a agenda sempre atualizada ajuda a monitorar o trabalho das equipes envolvidas e evita a perda de tempo com tarefas desnecessárias ou que não agreguem muito valor.

Essas dicas definitivamente não são a solução para todos os problemas que o gerente de projetos enfrenta, mas podem ajudar — e muito! — a coordenar as atividades para aliviar a correria do dia a dia, evitando sofrer com atrasos nos projetos. Mas cabe a você, gestor, a responsabilidade de sinalizar a seus superiores quando se sentir sobrecarregado com a quantidade de projetos que está gerenciando ao mesmo tempo, viu? Melhor garantir a qualidade do que equilibrar perigosamente riscos.

Agora comente aqui e nos conte o que achou das nossas dicas! Tem alguma outra sugestão que também possa auxiliar o gerente de projetos a lidar com a gestão de múltiplos trabalhos? Compartilhe suas dicas e experiências conosco!

Como comparar softwares de gestão de projetos

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como comparar softwares de gestão de projetos

O momento em que uma empresa decide adquirir um software de gestão de projetos é crucial para o seu sucesso no futuro. Afinal, é com essa ferramenta que os gestores irão administrar as iniciativas da organização dali em diante.

Para saber qual das alternativas disponíveis no mercado se adequa melhor à realidade do seu negócio e às demandas de gerenciamento de projetos, é fundamental compará-las entre si com base na contribuição que irão trazer para a empresa.

Para ajudar nesse momento de decisão, confira o guia que preparamos para comparar os softwares de gestão de projetos e escolher a melhor opção para o seu negócio:

Verifique as funcionalidades

O primeiro passo, e também um dos mais importantes, é saber se o software possui as funcionalidades que você precisa para gerenciar os projetos.

As funcionalidades fundamentais são o planejamento de prazos e tarefas a serem executadas e a possibilidade de organização das tarefas prioritárias e aquelas que possuem algum grau de dependência entre si.

No entanto, as ferramentas mais avançadas também permitem que sua empresa gerencie portfólios e programas, facilitando a tomada de decisão sobre a priorização de investimentos, por exemplo.

Analise o planejamento de recursos

Outra funcionalidade importante para um software é a possibilidade de gerenciar a equipe envolvida no projeto.

Não é raro que muitos projetos estejam competindo pelos mesmos recursos em uma empresa, por isso essa funcionalidade ajuda a planejar os recursos e evitar que os projetos prioritários fiquem sem profissionais capacitados em momentos cruciais da execução.

Outra vantagem é que os profissionais podem ser alocados de acordo com seus conhecimentos e habilidades, aumentando sua produtividade em função do projeto em que estão trabalhando.

Conheça a interface

Um aspecto fundamental a ser avaliado e comparado é a interface do sistema, ou seja, a forma como o usuário irá visualizar e interagir com o software.

Alguns produtos no mercado possuem uma experiência pouco amigável para o usuário final, o que pode prejudicar sua aceitação entre os funcionários.

Por isso, é fundamental pesquisar qual software oferece uma interface que, ainda que simples e amigável, seja capaz de executar todas as funções necessárias para o negócio.

De olho na nuvem

Os softwares que permitem o gerenciamento de projetos na nuvem também trazem grandes benefícios para as empresas, pois reduzem o custo inicial necessário para a implantação e o tempo para entrega da solução. Além disso, esse tipo de sistema pode ser utilizado a partir de dispositivos móveis, o que favorece o aumento da produtividade e a tomada de decisão onde quer que o gestor esteja.

Avalie a relação custo-benefício

Mesmo com tantas comparações de desempenho, o custo ainda é um dos critérios mais relevantes para as empresas que estão comparando softwares.

Para as empresas que querem custos reduzidos de implantação, os programas que funcionam na nuvem são uma boa opção, pois oferecem planos flexíveis adequados para a necessidade da empresa, otimizando o valor investido.

Além disso, em função do custo inicial reduzido, esse tipo de solução pode ser aproveitado por um tempo mais curto para que a empresa avalie a eficácia.

Pense no futuro!

Muitos softwares no mercado focam suas funcionalidades somente na parte tática e operacional do gerenciamento de projetos. Dessa forma, quando chega o momento de tomar uma decisão importante, a direção da empresa precisa avaliar cenários levantados por cada um de seus gerentes.

Por isso, outra questão a ser avaliada durante uma comparação é a possibilidade do software gerar relatórios que possam embasar a tomada de decisão em um nível mais estratégico, pois isso evita decisões subjetivas e otimiza o trabalho para organizar as informações.

E você, que aspectos leva em consideração ao comprar uma ferramenta de gerenciamento de projetos?

Novo Editar EAP: gráfico de gantt, caminho crítico e planejamento facilitado no Project Builder

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Novo Editar EAP: gráfico de gantt, caminho crítico e planejamento facilitado no Project Builder

Agora é real: acabamos de lançar uma importante funcionalidade que mudará definitivamente como nossos clientes lidam com a estrutura analítica de projetos e com os cronogramas em si. A partir de agora, com o novo Editar EAP, será possível, em uma única página, realizar todas as operações de edição de EAP e de componentes. Essa facilidade permitirá uma experiência completamente nova para o planejamento — e o replanejamento — de projetos, em um formato muito semelhante ao Project da Microsoft (MS Project), mas com a diferença de ser feito diretamente no navegador. Essa é uma importante virada tecnológica do Project Builder, que abre um amplo e promissor caminho para a evolução da plataforma como um todo.

E para apresentá-lo adequadamente a essa novidade, separamos aqui, neste post, os principais pontos que essa evolução trará, como um guia rápido para explorar o máximo desse novo componente. Então vamos lá?

Acesso ao grid de planejamento

Para ter acesso a essa funcionalidade, basta acessar a página dos detalhes do projeto e clicar no ícone calendário, chamado Editar EAP.

Feito isso, sua próxima tela será o novo Editar EAP.

O menu do recurso está estruturado da seguinte forma:

: permitem navegar no gráfico de gantt, indo para a esquerda ou para a direita;

: permitem comprimir ou expandir as atividades em fases ou vice-versa;

: permitem dar zoom in ou zoom out no gantt;

: permite dar o zoom necessário para adequar o tamanho da visualização à tela;

: as setas na diagonal permitem colocar no modo tela cheia;

: evidencia o caminho crítico no gráfico de gantt;

:permite criar um novo componente;

: remove o componente selecionado;

: permitem indentar ou recuar um nível de atividade.

Decomposição da EAP

Para iniciar a criação de uma EAP completamente do zero, comece clicando no ícone “+”. Quando pelo menos um componente já existir na EAP, você poderá selecioná-lo com o botão direito para acessar os detalhes e, caso seja necessário, alterar nome, datas previstas, duração, calendário, predecessores e descrição. Nesse momento, pode-se também adicionar um componente no mesmo nível ou abaixo e até remover totalmente tal componente. Além disso, é possível alterar todas essas informações diretamente no próprio grid, utilizando a célula correspondente.

Modificação

Com o novo Editar EAP será possível decompor a estrutura analítica de projetos, definir datas das atividades e criar dependências, tudo na mesma tela. Essa possibilidade de modificação torna o planejamento das atividades muito mais ágil, assim como o replanejamento, se for o caso.

Confirmação

Outra importante evolução trazida pela ferramenta é a não necessidade de confirmação de alterações. Assim, ao sair do campo, a atividade já é automaticamente salva no PB, impedindo que a informação se perca ou exigindo a espera de qualquer tipo de processamento para dar continuidade aos trabalhos.

Dependência

Com essas novas funcionalidades, a criação de dependência também se torna muito mais simples, sendo necessário apenas editar a coluna dos predecessores informando o ID da atividade sucessora e o tipo da dependência — FI: Fim para Início; II: Início para Início; FF: Fim para Fim; IF: Início para Fim —, utilizando as mesmas siglas já usadas no MS Project, além de + ou – para definir lag positivo ou negativo. Assim que a dependência é definida, já fica visível no gráfico de gantt.

Outra opção para a definição de dependência é simplesmente clicar sobre o componente com o botão direito e acessar a opção para sua definição. Aí é só delimitar as dependências e seus respectivos tipos.

Visualização e caminho crítico

Toda modificação feita nos componentes da estrutura analítica fica visível do lado direito, onde se vê o gráfico de gantt sendo efetivamente montado. Nessa fase, a função “ajustar para caber” ajusta o zoom para mostrar todo o cronograma na mesma tela, enquanto o opção de “mostrar caminho crítico” evidencia em vermelho as atividades que fazem parte do caminho crítico.

No gráfico de gantt também é possível editar facilmente a duração das atividades, apenas arrastando a barra correspondente à operação.

Simplificação do replanejamento

Um dos grandes focos do componente é facilitar o replanejamento dos projetos, concentrando, em uma única tela, operações que antes exigiam mais de um plano de visualização. Juntou-se, dessa forma, a experiência relacionada ao replanejamento do cronograma, a dependência e a duração em um único espaço, com a colaboração que só uma aplicação web permite.

O Editar EAP foi criado baseando-se nas necessidades dos nossos clientes, que sabem muito bem que, à medida que a gestão de projetos evolui dentro da companhia, cresce também a necessidade de torná-la mais dinâmica e ágil. Assim, é preciso garantir que as datas, as informações e os efetivos resultados sejam entregues para as pessoas certas da melhor maneira possível.

Estamos à disposição para receber feedbacks e deixar essa ferramenta — assim como todas as demais funcionalidades do Project Builder — ainda mais adequada para as necessidades dos nossos clientes. Então aproveite para nos contar agora mesmo o que você achou do Novo Editar EAP! Clique aqui e nos envie suas opiniões! Participe!

Seu projeto atrasou? Saiba como minimizar danos e reorganizar datas

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Seu projeto atrasou? Saiba como minimizar danos e reorganizar datas

A partir do momento em que qualquer projeto é iniciado, a contagem regressiva começa a correr, e um atraso no projeto é uma situação que pode acontecer. Não há nada de incomum nisso, certo? Seja pelo acúmulo de tarefas por parte da equipe, por algum gerenciamento inadequado do cronograma ou pelos sempre possíveis imprevistos, atrasos são um risco constante para todo planejamento.

Nesse cenário, o ideal é que o gerente de projetos, ao elaborar previamente seu cronograma, trabalhe com prazos realistas, sem nenhum tipo de megalomania. Mas e quando, mesmo assim, um prazo é perdido? Nosso post de hoje lista algumas dicas que podem ajudar a minimizar os danos decorrentes desse empecilho. Então confira agora mesmo!

Reconheça a falha

Primeiramente, ao menor sinal de algum possível problema, analise a situação e crie um plano de ação para evitar os atrasos. Porém, caso os atrasos sejam simplesmente inevitáveis, o importante é agir rapidamente para controlar as consequências, não permitindo que tudo se transforme em uma bola de neve. Nessa hora, aceite que o prazo foi perdido, tome o controle da situação e esteja pronto para agir, criando planos de contenção para os danos.

Reúna recursos

Ao se deparar com um atraso no projeto, reúna todos os recursos necessários para analisar o problema e, só aí, tomar as decisões mais adequadas de acordo com a situação. Dependendo da natureza do atraso, esses recursos podem consistir no patrocínio do projeto, em especialistas técnicos, em vendedores, clientes, stakeholders e outros demais tomadores de decisão relevantes para o desenvolvimento da proposta.

Pondere as consequências

Os atrasos até podem ser aceitos à medida que o valor do projeto exceda as consequências do prazo perdido. Nesse caso, deve-se avaliar o todo, incluindo aí outros projetos que compartilhem dos mesmos recursos. Independentemente da natureza da proposta, fato é que certas consequências são bem mais prováveis de surgir, como o impacto nos custos e na disponibilidade dos recursos orçados, além do abalo no cronograma geral. Em alguns casos, pode também haver consequências no relacionamento com o cliente, situação que deve ser tratada com ainda mais cuidado.

Avalie as alternativas

Uma vez que as consequências já foram analisadas, o próximo passo é buscar soluções efetivas. A essa altura do campeonato, todas as alternativas devem ser muito bem examinadas e devidamente filtradas, a fim de que sejam colocadas em prática apenas aquelas que melhor se adequam ao projeto em questão. Em alguns casos, múltiplas soluções são possíveis, incluindo a prorrogação de prazos, a modificação das entregas, a obtenção de recursos adicionais ou até mesmo algumas mudanças no escopo da proposta.

Comunique as alterações

Uma vez que as soluções foram identificadas, deve logo haver uma aprovação por parte dos stakeholders. Para garantir esse consentimento, o ideal é que se apresente um plano de projeto devidamente revisado, informando as alterações de cronograma e todas as contingências relacionadas ao atraso. Além disso, esse atraso deve ser registrado informando as causas, as consequências e as alternativas de solução propostas. Dessa forma é possível manter a confiança tanto na equipe como no projeto em si.

Mesmo com todas as dificuldades e tentativas de acerto, as consequências geradas pelos atrasos também podem ser vistas de forma positiva, como sendo oportunidades de analisar exatamente que decisões levaram à falha para evitá-las no futuro e, possivelmente, melhorar as entregas!

Agora comente aqui e nos conte se já passou por alguma situação parecida! Como lidou com as consequências do atraso? Compartilhe suas experiências conosco e participe da discussão!

5 dicas para manter o cronograma de seus projetos atualizado

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 dicas para manter o cronograma de seus projetos atualizado

Uma das tarefas mais importantes do gerente de projetos é acompanhar constantemente a quantas anda a execução do projeto, se as atividades estão sendo cumpridas de acordo com o cronograma e se estão dentro do prazo acordado. Afinal de contas, quando se gerencia uma proposta executada por um time inteiro, com várias tarefas sendo realizadas simultaneamente, é importante manter o cronograma de projetos atualizado, de modo que todos consigam acompanhar as etapas sem se perder.

E foi exatamente pensando em ajudá-lo nessa difícil tarefa de manter o cronograma de projetos atualizado é que resolvemos listar aqui 5 dicas que podem ser muito úteis! Quer saber mais? Então acompanhe:

Use gráficos de acompanhamento

Os gráficos para acompanhamento de projetos permitem que se visualize um panorama geral sobre seu progresso, devidamente comparado com o cronograma previamente definido. Por meio desses gráficos é possível analisar os detalhes e identificar se determinada tarefa está sendo executada dentro do prazo, se possui algum problema ou até se já foi encerrada.

Esse monitoramento por meio de gráficos ainda permite que o gerente do projeto e a equipe percebam quando alguma atividade não foi atualizada de acordo com os prazos estabelecidos, solicitando, assim, a revisão para o respectivo responsável pela tarefa. Assim fica muito menos estressante liderar um grande empreendimento, não concorda?

Atualize os status on-line

Hoje em dia já existem ferramentas com interfaces on-line, acessadas de outras formas que não apenas pelo aplicativo instalado no computador, tornando possível atualizar seu cronograma de qualquer lugar e a qualquer momento. Devido a essa facilidade, que tal reunir a equipe toda e incentivar seus colaboradores a realizarem as atualizações assim que elas são efetivamente feitas — ou, claro, o mais rapidamente possível?

Esse procedimento super simples já ajuda — e muito! — a evitar dúvidas com relação às atividades que já foram devidamente executadas, além de manter toda a equipe atualizada sobre o real andamento de cada uma das etapas do projeto.

Aproveite o potencial dos dashboards

O dashboard — ou painel de controle, em português — é uma ferramenta que possibilita a sumarização das informações disponíveis de uma forma extremamente clara e objetiva. É uma forma resumida e eficiente de acompanhar as atividades do projeto a fim de saber se tudo está caminhando de acordo com o cronograma, se as etapas já foram encerradas ou até mesmo se precisam ser atualizadas. Imagine como essa visão geral facilita a vida do gerente! Falamos aqui no blog há um tempo atrás sobre por que usar dashboards em projetos. Também lançamos anteriormente um e-book sobre dashboards estratégicos em parceria com a Toccato. Baixe o material aqui.

Informe sobre solicitações de mudança

Fato é que qualquer mudança, por menor que seja, pode ter um impacto significativo sobre o andamento do projeto. Assim, toda vez que uma nova alteração for solicitada, atualize o cronograma e inclua essas novidades. Analise todos os aspectos dessa alteração e esteja atento aos riscos que ela pode trazer à conclusão satisfatória da proposta. Dessa forma, toda a equipe do projeto consegue acompanhar as atualizações e quais serão seus possíveis impactos.

Atualize o cronograma periodicamente

Essa dica parece óbvia até demais, mas, em meio a tantas atividades acontecendo ao mesmo tempo, com diversas tarefas e obrigações a serem cumpridas, algumas vezes as pessoas acabam por se esquecer da atualização do projeto ou até preferem deixar para fazê-las de uma só vez, correndo o sempre existente risco do esquecimento.

Para evitar problemas futuros, programe-se para fazer suas atualizações o mais frequentemente possível, de preferência diariamente. Assim, além de manter seu cronograma sempre atualizado, você oferece aos envolvidos uma visão constantemente atualizada sobre o andamento do projeto.

Vale lembrar que atualmente existem softwares de gerenciamento de projetos exatamente para auxiliar na gestão cada vez mais prática e eficiente. E isso inclui o recebimento, em tempo real, da evolução das atividades do time envolvido. Não parece ser uma mão na roda? Se você pensa em implantar um software de gestão de projetos na sua empresa, mas não sabe quanto vai gastar ou o quanto pode economizar com isso, escrevemos um post sobre como calcular o ROI de um software de gestão de projetos.

Agora comente aqui e nos conte se tem mais alguma dica para ajudar os gestores a manterem seus cronogramas sempre atualizados! Que tal contar sua experiência com a gestão do tempo em um projeto? Compartilhe suas histórias e sugestões conosco!

12 maneiras de alavancar a sua carreira de gerente de projetos

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 12 maneiras de alavancar a sua carreira de gerente de projetos

Algumas pessoas já me perguntaram, inclusive leitores do blog, o que fazer para se tornar um gerente de projetos. Bem, existem alguns caminhos para isso, mas o melhor a fazer é encontrar uma abordagem que funcione para você.

Aqui estão 12 maneiras para você construir a sua experiência como gerente de projetos, aumentar a sua formação e tornar -se um candidato fantástico que qualquer empregador teria a sorte de contratar!

1 . Vídeos de treinamento

Muitas empresas , fornecem vídeos de treinamento de gerenciamento de projetos. O melhor de tudo é que você pode aprender no seu próprio tempo , em qualquer dispositivo capaz de reproduzir vídeo. Muitos dos vídeos disponíveis são extremamente curtos, o que os tornam adequados para assistir em qualquer lugar. Se você é do tipo de pessoa que prefere aprender sobre programação de projetos vendo alguém fazer na prática do que através da leitura de um livro, então vídeos podem ser uma ótima ferramenta para você.Em nosso canal no YouTube você pode encontrar o vídeo de Introdução ao Gerenciamento de Projetos e ver outros videos na Academia Project Builder.

2 . Twitter

Existem muitos líderes da gestão de projetos, assim como empresas de gerenciamento de projetos, que compartilham idéias interessantes e excelentes links no Twitter . Você não precisa ter uma conta no Twitter para ver o que está sendo compartilhado publicamente , para que possa começar de imediato sem uma senha, comece procurando por gerenciamento de projetos no Twitter , você encontrará assuntos relevantes sobre gerenciamento de projetos. Em um post anterior listamos alguns perfis de personalidades da gestão de projetos para seguir, veja aqui.

3 . Livros de Gestão de Projetos

Digite “gerenciamento de projetos ” no site da BRASPORT e você vai ver que existem vários deles . Nesse post listamos 6 livros que consideramos obrigatórios para gerentes de projetos. Os livros são um grande recurso na carreira, eles podem se tornar uma referência para o modo de gerenciar seus projetos. Percorrendo as livrarias (online ou na vida real ) você pode encontrar alguns que julgue mais adequados para a sua carreira.

4 . Palestras e workshops

Se a sua empresa vai pagar para você ir a eventos de gerenciamento de projetos, então vá! Estes podem ser ótimos lugares para ouvir oradores interessantes e também para fazer networking – fantástico para quem está a procura de um novo emprego.

5 . Revistas

Há uma seleção de revistas da indústria destinadas a todos os setores, e gerenciamento de projetos não é exceção. É imporatnte que você se mantenha atualizado com o que está acontecendo no mundo do gerenciamento de projetos.

6. Seu Mentor

Seu mentor pode ser um grande recurso na sua carreira , especialmente porque ele pode ter conhecimentos específicos sobre o que as empresas estão buscando. Ele pode te ajudar a manter-se atento às novas oportunidades de emprego e também ajudá-lo na prática, por exemplo , revendo seu currículo.

7 . Blogs

Há também milhares de blogs que você pode recorrer . O melhor lugar para começar é encontrar blogs escritos por seus autores favoritos de gerenciamento de projetos ou por empresas que você respeita. Muitos são atualizados diariamente, e neles você pode encontrar uma grande variedade de recursos disponíveis. Os blogs são uma fonte inesgotável de artigos instigantes . Busque um ou dois que você goste e que atendam às suas necessidades de carreira. Em nosso Blog você pode assinar os posts, assim não correrá o risco de perder um artigo que possa ser interessante para a sua carreira.

8 . eBooks

Muitas empresas têm e-books gratuitos para você baixar. Eles são interessantes, pois abordam assuntos bem específicos e possuem uma linguagem fácil, fazendo com que o conteúdo possa ser melhor assimilado. A Project Builder possui eBooks gratuitos que abordam temas importantes sobre gerenciamento de projetos, como por exemplo, 7 segredos para uma gestão de projetos de alta performance.

9 . A Biblioteca PMO

Se você não quer investir em livros, pergunte o que está disponível para pegar emprestado na sua biblioteca de PMO. Se o seu PMO não tem uma biblioteca, talvez seja a hora de começar a ter! Manter um estoque de textos fundamentais para gerentes de projetos na empresa é fundamental para agregar conhecimento aos seus colaboradores.

10 . O seu Gestor

Seu gerente é fundamental para seu plano de carreira , uma vez que será ele a pessoa a escrever -lhe uma referência para o seu próximo trabalho. Converse com seu gestor sobre suas aspirações de carreira e onde você quer chegar no futuro. Você pode se surpreender!

11. Webinars

Webinars são outra ótima maneira de começar o treinamento , e muitos webinars são gratuitos. Isso é ótimo se sua empresa não pode se dar ao luxo de enviar-lhe para cursos ou se você não tem tempo suficiente para passar fora dela. Aproveite ao máximo os webinars de gerenciamento de projetos gratuitos disponíveis. Na Academia Project Builder você encontra webinars sobre assuntos super relevantes sobre gerenciamento de projetos, palestrados por profissionais renomados como, Prof. José Finocchio, Maria Angélica Castellani, dentre outros.

12. Certificação PMP

PMP é a certificação do PMI para gerentes de projeto, reconhecida mundialmente. Se você quer alavancar a sua carreira como gerente de projetos, essa certificação é obrigatória. A certificação PMP atesta sua competência em liderar e dirigir equipes de projetos. Se você ainda tem alguma dúvida sobre o porquê deve obter essa certificação, leia o post que dedicamos a esse assunto.

Você conhece alguma outra dica? Compartilhe com a gente através de comentários!