Project Builder

O Project Business Intelligence, a ferramenta de análise do Project Builder, vence o Analytics Challenge powered by GoodData.

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em O Project Business Intelligence, a ferramenta de análise do Project Builder, vence o Analytics Challenge powered by GoodData.

Após cinco semanas de consultoria e apoio técnico de profissionais da TOTVS, o Project Business Intelligence (Project BI) foi a solução vencedora do Analytics Challenge powered by GoodData. A escolha foi baseada em quatro quesitos – aplicação de negócio, usabilidade, potencial de mercado e utilização da tecnologia.

“A escolha pela Project Builder vem reforçar o valor que um produto baseado em Big Data pode gerar aos negócios dos nossos clientes”. Marilia Rocca – vice-presidente de negócios, nuvem e serviços de infraestrutura da TOTVS. Leia a matéria da Canaltech Corporate.

Com o Project BI você poderá mostrar o real impacto da Gestão de Projetos no seu negócio. Ele mostra quais são os projetos que realmente trazem retorno para o negócio, permitindo assim investir nos objetivos certos.

“Não é raro ver casos de gestores de projetos que gastam muito tempo para organizar informações, restando pouco para realizar ações efetivas. Por isso, desenvolvemos o Project Business Intelligence, que consolida e analisa os dados mais relevantes. Com isso, os gestores otimizam o seu tempo para colocar em prática as iniciativas mais importantes para o negócio”. Thiago Reis – Diretor de Sucesso do Cliente da Project Builder.

Você pode conhecer melhor os benefícios que uma solução focada em BI pode trazer para o seu negócio no e-book gratuito “Business Intelligence: Guia para dobrar sua inteligência em negócios”, que lançamos em parceria com a TOTVS e GoodData. Nele você também verá o que é necessário para usar dados de sua companhia para alavancar sua inteligência competitiva, usando o Business Intelligence a favor da sua empresa, e como explorar 100% do potencial do seu negócio para se destacar em seu mercado e tornar sua concorrência irrelevante.

Como otimizar os custos de gestão de projetos durante a crise?

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como otimizar os custos de gestão de projetos durante a crise?

Como crises sempre vêm e vão, o importante é saber lidar com esses períodos de maior sufoco para que os projetos não sejam diretamente afetados — nem no quesito qualidade nem no prazo de entrega. O bom é sempre trabalhar com uma certa folga de cronograma, mas não é só isso que conta na hora de apertar o cinto para passar pela crise sem muito estresse. A otimização de custos de gestão de projetos é um assunto ainda mais importante, quando imerso na crise.

A otimização de recursos é essencial para que se tenha projetos bem desenvolvidos sem causar peso desnecessário no caixa da empresa. E é nessa lista que entram os recursos humanos. Aumentar a produtividade da equipe significa otimizar vários outros recursos, impactando, assim, em todas as etapas do projeto.

Quer saber exatamente como a otimização de custos de gestão de projetos pode ajudar durante a crise? Então confira agora mesmo nosso post:

Selecione a equipe certa

Por convenção, chama-se a força trabalhadora da empresa de recursos humanos, mas a verdade é que são pessoas, cada uma com sua história de vida, suas expectativas, sua visão de mundo e, obviamente, suas dificuldades. E para otimizar os recursos humanos na gestão de projetos durante uma crise, é essencial que você coloque a pessoa certa na atividade adequada.

Respeitar respectivos limites e habilidades é uma premissa básica para que você delegue atividades condizentes com o perfil de cada profissional, podendo, assim, obter o máximo de produtividade de cada um. Nesse cenário, a otimização de recursos virá do comprometimento e da motivação da equipe com o projeto, com as atividades delegadas e com o gerente do setor, o líder da equipe.

Otimize os custos com inteligência

Muitos gestores de projetos, durante uma crise, acabam economizando onde não é preciso, deixando custos que poderiam ser cortados correndo soltos. Mas atenção: não retire nenhum benefício que mantenha os trabalhadores motivados, pois isso pode simplesmente acabar com o comprometimento dos recursos humanos com o projeto em andamento.

Nesse caso, avalie as despesas do projeto para saber quais são os custos que mais comprometem o orçamento e verifique se há como fazer uma otimização desses itens, trocando de fornecedor, fazendo uma negociação ou, ainda, adquirindo uma nova ferramenta para promover maior produtividade ao longo do projeto. Vale a pena o esforço.

Ganhe tempo aumentando a produtividade

Em tempos de crise, é preciso ser criativo e utilizar todos os recursos disponíveis para melhorar a produtividade da sua equipe. Softwares gratuitos, ferramentas de analytics disponíveis na internet e uma boa dose de planejamento podem contribuir para a otimização dos custos de gestão de projetos a qualquer tempo.

Mas fica um alerta: nunca comprometa a qualidade do seu projeto para reduzir custos e aumentar a produtividade dos recursos humanos, pois isso impacta diretamente na satisfação do cliente e no resultado global do projeto. Lembre-se que são a sua imagem e a imagem da empresa que estão em jogo!

Mantenha os recursos humanos como foco

A crise deixa qualquer um apreensivo, já que podem ser realizados cortes de pessoal, os projetos podem parar de aparecer e os clientes podem desistir, tudo isso deixando a equipe com os nervos à flor da pele. Para que não se tome nenhuma decisão precipitada, mantenha os recursos humanos no foco das atenções, procurando saber, inclusive, se existe algum boato ou comentário depreciativo sobre o momento que possa comprometer a produtividade da equipe.

Busque estar sempre acessível para seus liderados, criando uma cultura de feedback — de duas vias, obviamente. Dessa forma, assim como você dá feedback para a sua equipe, ela também pode querer dar um feedback para você. Portanto, esteja preparado para receber críticas e sugestões que fujam do seu ponto de vista, lembrando-se sempre que todo diálogo é válido quando bem recebido, processado e analisado.

Fortaleça a comunicação interna

Para evitar perda de profissionais e precisar arcar com os custos de novas contratações e novos treinamentos, mantenha a comunicação interna fortalecida. As pessoas querem, sim, saber sobre o que está ocorrendo, quais são os planos para o futuro e qual é sua situação dentro do contexto da crise. Ser o mais claro possível e não mentir em hipótese alguma vai proporcionar credibilidade de sobra para que a equipe trabalhe com maior produtividade e tenha comprometimento com a otimização de recursos na execução dos projetos.

Lembre-se de que a comunicação interna é a grande responsável por um ambiente de trabalho harmônico, sem fofocas venenosas e com a saúde necessária para que o setor de recursos humanos da empresa não precise ser acionado para demitir um ou outro. E é exatamente nesse quesito que a maioria das empresas acaba pecando. Não seja mais um em meio à multidão!

Foque no que é realmente importante

A crise pode desestabilizar qualquer um, inclusive, claro, o gerente de projetos. O importante aqui é manter a calma e focar naquilo que é realmente importante para a conclusão dos projetos dentro dos parâmetros estabelecidos. Se for preciso mudar o escopo ou fazer qualquer alteração no planejamento, certifique-se de que a alteração é realmente necessária e que vai contribuir para gerar resultados mais efetivos.

Para não perder o foco, estabeleça também prazos reais e factíveis, sem pressionar sua equipe para realizar horas extras, trabalhar aos finais de semana ou perder as férias para mostrar que está otimizando recursos. Como já falamos, seus recursos humanos são as pessoas, pessoas essas que precisam de descanso, lazer e qualidade de vida para trabalharem com vontade e gerarem resultados.

Tenha um plano de gerenciamento de crises

Todo projeto começa com um bom planejamento, certo? E um bom planejamento contém a descrição de todos os riscos a que o trabalho está sujeito, com sua respectiva classificação de acordo com a probabilidade de ocorrência e do perigo representado para sua conclusão.

Ao definir um plano de gerenciamento de crises, a equipe se antecipa a qualquer problema que possa vir a ocorrer no percurso normal de suas ações, podendo, assim, criar mecanismos para não permitir que os impactos sejam significativos, interrompendo ou prejudicando o trabalho como um todo.

Estudar as lições aprendidas com projetos semelhantes pode dar diversos insights para que se comece um novo projeto otimizando recursos e aumentando a produtividade da equipe. E isso significa que, mesmo em uma crise, os recursos humanos não serão atingidos com tanta força. Parece promissor, não concorda?

A otimização de custos na gestão de projetos durante uma crise requer agilidade de pensamento por parte do gerente e uma equipe devidamente comprometida com seu trabalho. Ao se construir um relacionamento de qualidade com a equipe do projeto e a direcionando para ações cada vez mais estratégicas, é possível trabalhar com menos recursos humanos e mais produtividade, bastando, para isso, adotar uma ferramenta de gestão de projetos que automatize os processos mais demorados e permita uma gestão de projetos mais enxuta.

Agora comente aqui e nos conte como otimiza os custos de gestão de projetos durante a crise! Já automatiza sua gestão de projetos? Qual das vantagens proporcionadas por essa automatização é mais benéfica para sua empresa? Compartilhe suas experiências e impressões conosco e participe da conversa!

5 séries que todo gerente de projetos deve assistir

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 séries que todo gerente de projetos deve assistir

As séries de TV, após se tornarem um grande sucesso de audiência nos EUA, vêm conquistando cada vez mais os brasileiros. A imagem audiovisual, constitui o objeto que suporta a atenção, a reflexão e a memória. Sem preconceitos, podemos extrair o melhor que algumas dessas séries têm a nos oferecer. Abaixo, listamos 4 que acompanhamos e que ensinam, através da trama, grandes lições a gerentes de projetos.

Game of Thrones

Game of Thrones se passa nos Sete Reinos de Westeros, onde os personagens disputam o controle do Trono de Ferro. Baseada na série de livros escritos por George R. R. Martin, a série foi criada por David Benioff e D. B. Weiss para a HBO, Game of Thrones é uma série quase que obrigatória para os gerentes que querem aprender mais sobre estratégia e liderança.

House of Cards

Produzida pela Netflix, House of Cards foi criada por Beau Willimon e narra a trajetória de Frank Underwood (Kevin Spacey), um deputado que resolve sabotar a gestão do presidente eleito dos Estados Unidos após não ser nomeado Secretário de Estado. A série, que possui duas temporadas, mostra uma visão peculiar sobre a relação entre política e liderança.House of Cards foi aclamada pela crítica e se tornou um enorme sucesso.

30 Rock

30 Rock é assinada por Tina Fey, que também é uma das protagonistas da série. Tina Fey é Liz Lemon, responsável pela redação do programa de TV de ficção The Girlie Show. Apesar do trabalho aparentemente dos sonhos, Liz quase enlouquece com as duas estrelas do show. Além de encarar Jack, o novo e exigente chefe desta atração, vivido por Alec Baldwin. Liz precisa de muito “jeitinho” para manter a sanidade e o emprego, gerenciando egos, exigências e neuroses de toda a equipe, além de precisar gerenciar prazos, custos, sem deixar de lado as risadas que seu programa deve provocar.

Scandal

A gestão de crise é o tema desta série. A série se passa em Washington, D.C e tem como protagonista Kerry Washington, que interpreta Olivia Pope, uma ex-funcionária da Casa Branca responsável pela criação da Pope & Associates, uma empresa de gestão de crises. A personagem é inspirada na ex-assessora de imprensa do governo de George H. W. Bush, Judy Smith.

Uma curiosidade: A Sony, após o ataque de hackers e ameaça terrorista que fizeram com que o estúdio desistisse de lançar a comédia sobre assassinato de líder norte-coreano, contratou Judy Smith. O objetivo do estúdio foi controlar os estragos deixados pelo ataque.

Breaking Bad

A incrível e aclamada série que conta a história de um professor de química, que ao descobrir um câncer incurável decidi ir até as últimas consequências para deixar a sua família bem amparada. Walter White se transforma no alter ego Heisenberg, um “poderoso chefão” do universo da metanfetamina. Além dos conflitos familiares e internos do personagem, e claro o submundo das drogas, a série tem muito de gestão. Walter é acima de tudo um homem de negócios. Poderia listas várias lições que esta série dá sobre gestão, mas teria que dedicar um post só para elas! Então vou citar algumas e se você ainda não assitiu Breaking Bad recomendo muitíssimo! Aí vão elas:

- Um time competente faz toda a diferença;
- Amar o que você faz é o segredo para ter sucesso;
- Qualidade é fundamental (não importa se o que você oferece é um produto ou um serviço);
- Tenha uma meta (não a metanfetamina, por favor! rsrs);
- Imagem é tudo sim! (ou pelo menos quase tudo quando se é um gestor).

Como o Big Data pode contribuir para a gestão de projetos

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Como o Big Data pode contribuir para a gestão de projetos

A análise de dados é parte integrada da rotina da gestão de projetos, já que são essas as informações que permitem conhecer melhor o mercado, o objetivo da proposta, sua condução, as melhores práticas para seu desenvolvimento e muito mais. Determinantes para um resultado positivo ao final do projeto, esses dados não podem, de maneira alguma, ser dispensados, mas podem, sim, ser melhor trabalhados para maximizar os esforços e tornar a gestão de projetos muito mais fácil, ágil e eficaz.

Apesar dessa otimização ainda não ser uma realidade para a maioria das empresas, essa transformação vem se desenhando aos poucos e trazendo consigo oportunidades únicas de melhoria que não poderiam ser realizadas de outra maneira — afinal, processar e analisar a fundo terabytes e petabytes de informações é, infelizmente, humanamente impossível. E é aí que entra o Big Data!

Essa solução praticamente mágica surgiu para reunir o maior número de dados possível sobre a gestão de vários projetos e analisar diversos pontos de vista ao mesmo tempo, detectando tendências e identificando padrões que possam contribuir para o desenvolvimento de projetos mais ágeis e com uma qualidade cada vez melhor. Mas o que será que o Big Data pode fazer especificamente pela gestão de projetos? Pois é o que você vai ver agora mesmo, conferindo nosso post:

Otimização do caminho crítico das atividades

Uma das maiores dificuldades na gestão de projetos é determinar o caminho crítico, ou seja, a sequência de atividades a serem desenvolvidas de tal forma que sejam encadeadas da melhor maneira possível, visando otimizar o tempo e os recursos da equipe.

Sendo o tempo um dos três pilares da gestão de projetos, com o auxílio do Big Data é possível determinar os pontos mais flexíveis, em que se pode permitir determinados atrasos, e os pontos em que simplesmente não é possível errar.

Certamente é um estudo aprofundado e depende muito da experiência do gerente de projetos, mas a tecnologia do Big Data está aí para que se calcule esse trajeto com a maior precisão possível, baseando-se em dados coletados de propostas anteriores, projetos da concorrência e relatos de lições aprendidas, por exemplo.

Análise eficiente de vulnerabilidades

Analisar as vulnerabilidades do projeto também requer uma boa base de experiência, que nem sempre pode — ou deve — estar unicamente baseada na memória do gerente de projetos ou de um membro da equipe.

Nesse cenário, o Big Data pode fornecer informações relevantes sobre pontos de vulnerabilidade no projeto apenas confrontando dados estruturados e não estruturados advindos de fontes diversas, criando, assim, padrões e detectando tendências, conexões que dificilmente a mente humana consegue fazer com a mesma precisão ou a devida agilidade.

Melhoria geral da qualidade do projeto

Saber exatamente em que ponto um problema ocorreu, quando ele foi detectado, em que momento foi solucionado e quanto do orçamento do projeto a solução consumiu é um conjunto de informações extremamente importantes para manter a qualidade do projeto.

Como a gestão de projetos deve estar sempre baseada na eficiência, ou seja, na melhor utilização de recursos ao longo de todo o desenvolvimento das atividades, é preciso sempre buscar a otimização do processo. Com o Big Data, detectar antecipadamente eventuais falhas no projeto e determinar melhores práticas para o desenvolvimento de novas propostas se tornam procedimentos bem mais simples. Isso tudo sem mencionar a garantia da produtividade da equipe!

À medida que a utilização do Big Data for sendo colocada à prova na gestão de projetos, muitos outros benefícios virão à tona e poderão compor até mesmo uma solução personalizada de análise de dados. Basta confiar no potencial da ferramenta e trabalhá-la a seu favor!

Agora comente aqui e nos conte se ainda ficou alguma dúvida sobre a contribuição do Big Data para a gestão de projetos! Compartilhe seus questionamentos conosco e participe da conversa!

A arte de negociar o escopo

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em A arte de negociar o escopo

Negociar o escopo parte do papel de um gerente de projetos? Eu diria que sem dúvida é. De fato, sem perceber, o ato de negociar provavelmente vai permear cada parte do processo, mas é na função de gerente de projetos que essa tarefa tem um peso maior.

Há várias razões para que uma negociação seja necessária. Vamos dar uma olhada no que pode surgir em um projeto de TI, por exemplo.

Trabalho fora do escopo que precisa ser incluído no cronograma atual;
Solicitação do cliente para um recurso diferente ou para um conjunto de habilidades;
Treinamento do cliente;
Problemas de orçamento que chocam com problemas no cronograma;
Funcionalidades necessárias antes do esperado;
Problemas de gestão de dados.

Se você já passou por um projeto como esse, sabe que essa lista pode ser bem maior.

As questões normalmente se encaixam em três diferentes categorias: escopo, cronograma ou orçamento. Todas as situações listadas acima, se analisadas em detalhe, podem ser inseridas em uma dessas três categorias. Neste post, vamos olhar de perto as formas de negociar o escopo e a melhor forma de tratá-las juntamente com o seu cliente.

Negociações de escopo

Todos sabemos que problemas de escopo podem surgir em qualquer projeto – especialmente se algumas pontas soltas não foram devidamente presas durante o processo de vendas. Honestamente, em qualquer projeto sempre haverá problemas de escopo.

Quando o cliente diz: “mas eu pensei que estava incluído”, você tem de olhar tanto do ponto de vista dele quanto do seu. Investigue. Talvez o setor de vendas tenha dito que algum benefício estava incluído. Talvez tenha ocorrido alguma falha na comunicação. Ou de repente você possa ter percebido um trabalho maior surgindo no projeto, e então será a hora de negociar.

De qualquer forma, ao negociar é preciso adotar a reciprocidade – siim, a negociação é um via de mão dupla. Para a maioria dos problemas de escopo, você vai elaborar um pedido de alteração, identificar os acertos do orçamento e do cronograma e apresentar ao cliente o quanto vai custar um escopo adicional. Se o cliente recusar, pode haver alguma margem para negociação – por exemplo; precifique a implementação da nova funcionalidade, mas ofereça o treinamento gratuitamente. É claro, você pode precisar da aprovação da gerência sênior para isso e, nesse caso, será outra forma de negociação. Explique a necessidade de satisfação e retenção do cliente ou possivelmente a oportunidade para algum grande trabalho complementar em um futuro próximo.

Outro problema que pode exigir a necessidade de negociar é a ausência de processos de negócios de clientes que estavam previamente definidos. Se a Fase de Exploração estiver em curso, esse problema realmente poderá vir à tona. Como gerente de projetos, é preciso olhar para a oportunidade de negociar com o cliente em termos de criação de receita adicional. É importante estar atento para a organização da entrega, quando há um pedido de alteração.

É óbvio que, nesses casos, uma Exploração de duas semanas poderá não cobrir tudo que é necessário. Explique ao cliente que documentar corretamente os requisitos e criar um significativo Documento de Requisitos de Negócio, um Documento de Concepção Funcional e finalmente um Documento de Concepção Técnico exigirá mais tempo e esforço, resultando em horas e orçamentos adicionais sob a forma de uma ordem de mudança. Explique que o maior esforço acrescentado agora, ajudando o cliente a definir seus processos e requisitos de negócios, resultará em uma solução mais sólida sendo implantada para o cliente no final do projeto.

Seguindo esses passos, não deverá ficar difícil “vender”. Muitos escolhem a área de gerenciamento de projetos sem saber que precisarão negociar. Se você ainda não tinha pensado nisso, agora já sabe, que como um gerente de projetos você precisa – e deve – ser um bom negociador.

Série Dicas para cada etapa do projeto: 7 dicas para o encerramento do projeto

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Série Dicas para cada etapa do projeto: 7 dicas para o encerramento do projeto

O projeto foi perfeito, deu tudo certo na execução e o planejamento funcionou brilhantemente. Porém, bem no final, a equipe se esquece de fazer os testes, o cliente não recebe nenhuma comunicação de encerramento e fica tudo meio subentendido. Será que isso passa o profissionalismo que sua empresa merece?

O encerramento do projeto é tão importante quanto as demais etapas, pois é ele que deve encerrar com chave de ouro o vínculo entre a equipe do projeto e o cliente, determinando os resultados e liberando os envolvidos para se dedicarem a outras atividades. Sendo assim, acompanhe agora mesmo nossas dicas e feche seus projetos como manda o figurino:

Dedique um tempo aos testes

É essencial testar a solução desenvolvida para que, ao entregá-la ao cliente, você tenha a mais plena certeza de que nada de errado acontecerá. Mas atenção: só um ou dois dias nem sempre são suficientes para a realização dos testes! Portanto, faça uma varredura total em tudo o que foi desenvolvido, liste os erros que poderiam acontecer e faça uma bateria de exames minuciosos para saber se está tudo funcionando perfeitamente, afinal, você não vai querer o cliente ligando alguns dias depois da entrega para dizer que está com problemas, não é mesmo?

Invista no treinamento dos usuários

Os usuários devem ser amplamente treinados para usarem os recursos desenvolvidos em sua plenitude. Por isso, destine um prazo moderado para que todos se ambientem com a nova solução e possam tirar suas dúvidas antes de qualquer problema efetivamente aparecer. Muitos gerentes de projetos culpam os usuários pela má utilização dos recursos, contudo, poucos realmente se empenham em treiná-los para que se sintam seguros o suficiente para operacionalizar um sistema, por exemplo.

Formalize o fechamento do projeto

Marcar uma reunião de fechamento, em que todos os envolvidos assinam um documento concordando com a conclusão do projeto é uma providencial medida cautelosa, que faz com que se tenha reclamações posteriores. Aproveite para repassar todos os pontos do projeto, todas as realizações, os custos, as pessoas envolvidas e o que foi entregue, não se esquecendo de agradecer pela oportunidade de ter trabalhado com o cliente.

Avalie o planejado contra o executado

Com o resultado do projeto em mãos, finalmente chega a hora de refletir sobre o que foi planejado e o que foi efetivamente executado. Será que o planejamento estava correto? Faltou alguma coisa que tenha prejudicado o andamento do projeto? Essa comparação serve para que você avalie o desempenho da sua equipe, assim como sua própria desenvoltura, levando como aprendizado tudo o que pode ser melhorado para os projetos futuros.

Realoque sua equipe

Se sua equipe precisa voltar para outros postos de trabalho ou precisa ser redirecionada para outros projetos, este é o momento! Lembre-se de ter um momento a sós com os membros do time para agradecer pelo empenho, o comprometimento e a dedicação. Ressaltando que manter o bom relacionamento com todos pode trazer outras oportunidades de trabalho no futuro.

Encerre os contratos

Se você utilizou serviços terceirizados, reveja todos os contratos e faça os encerramentos devidos para que não haja nenhum prejuízo para a empresa. Mantenha os dados dos fornecedores no seu ERP para futuras oportunidades e contatos estratégicos. Um bom networking faz toda a diferença!

Arquive a documentação

Com todas as questões de encerramento devidamente solucionadas, passe para o arquivamento da documentação do projeto, de maneira a poder recuperá-la facilmente em caso de eventual necessidade. Não se esqueça de enviar uma cópia para o cliente, para que ele tenha seu próprio arquivo.

Agora comente aqui e nos conte como você costuma fazer o encerramento dos seus projetos. Que passos segue? Compartilhe suas experiências e dicas conosco e enriqueça nosso post!

4 motivos para medir o ROI de seus projetos

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em 4 motivos para medir o ROI de seus projetos

Comecemos pelo começo: projetos são grandes investimentos que devem trazer algum tipo de retorno para a empresa. Certo? Certíssimo! E mesmo que o objetivo do projeto seja voltado para o social — como, por exemplo, melhorar o relacionamento com o cliente —, essas metas devem ser quantificáveis a ponto de se conseguir determinar seu retorno sobre o investimento, o famoso ROI.

Medir o ROI significa mostrar o valor real do projeto para a empresa, demonstrando quanto ele trará de benefícios, além de provar, por A + B, que o projeto é viável — afinal, muitos projetos nascem de uma ideia pouco factível e acabam levando embora investimentos preciosos sem trazer o retorno adequado. Melhor se prevenir, não concorda?

Então fica a pergunta: por que medir o ROI? Quais as vantagens de ter um indicador desses para a gestão de projetos? Pois é o que vamos ensinar agora mesmo. Então confira nosso post:

O ROI mostra como o projeto impacta no financeiro da empresa

O ROI é um poderoso aliado na busca de patrocinadores para seu projeto. Mesmo que seja uma previsão de resultados, esse indicador se torna a principal arma de convencimento dos parceiros, pois demonstra o retorno financeiro que se receberá ao fim de determinado projeto, quando os resultados começarem a aparecer.

Dessa forma, se ao medir o ROI, for atrativo e a análise de viabilidade do projeto estiver na mais perfeita ordem, não há por que os patrocinadores declinarem sua proposta, não concorda? Ou seja, ponto para você!

O ROI serve como fator de priorização na gestão de projetos

Quando se tem pela frente uma série de projetos a serem desenvolvidos, sem saber ao certo por qual começar, o ROI funciona como fator crucial de desempate. O projeto que tiver o ROI maior e trouxer os melhores benefícios para a empresa fatalmente entrará como prioridade, já que trará maior retorno financeiro para a organização.

Perceba que, muitas vezes, a empresa acaba optando por um projeto que não tem o ROI tão atrativo por uma necessidade imediata — como no caso da modernização de um maquinário ou da atenção a uma legislação nova, por exemplo. Mas se a escolha for livre, o ROI será determinante para priorizar adequadamente seus objetivos.

O ROI mede a eficiência do projeto como um todo

A fórmula para o cálculo do ROI é relativamente simples. Basta pegar o retorno financeiro, diminuir dele o custo, multiplicar por 100 e dividir tudo pelo custo total (retorno – custo x 100 / custo).

E aí a lógica é igualmente simples: quanto mais eficiente for o projeto, maior será também o ROI, pois o custo será menor e o retorno financeiro maior. Portanto, esse indicador é uma maneira extremamente confiável de se mensurar o desempenho do projeto em todo o seu decurso.

O ROI demonstra como o projeto influencia o sucesso do negócio

De nada adianta desenvolver um projeto formidável se ele não traz nenhum impacto positivo para a empresa, não é verdade? Tampouco adianta investir em gestão de projetos se ela não traz resultados positivos para a estratégia organizacional.

Nesse âmbito, o ROI é responsável por demonstrar a efetividade do projeto, apontando como ele influencia nos processos da organização e como contribui para o alcance das metas e dos objetivos destacados no planejamento estratégico da empresa.

Agora que você já conhece a importância do ROI para a gestão de projetos, convidamos você à utilizar a ferramenta que lançamos recentemente, a Calculadora de ROI, e descobrir como uma gestão de projetos eficaz pode levar sua empresa para um novo patamar.

E não se esqueça de comentar aqui para nos contar o que o cálculo do ROI tem feito pelos resutados da sua companhia! Ficou ainda alguma dúvida ou tem sugestões a dar? Deixe seu comentário e compartilhe-as conosco!

Entenda por que momentos de crise podem ser a maior oportunidade para seu negócio crescer

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Entenda por que momentos de crise podem ser a maior oportunidade para seu negócio crescer

Apesar de alguns ainda nem acreditarem, os momentos de crise se instalaram de vez e sua empresa precisa encará-los de frente, querendo ou não. E o que importa é a maneira como você percebe a crise, pois sempre existem dois lados de uma mesma situação. Assim, você pode tentar se esconder e se proteger ou pode olhar o horizonte e ver que, bem lá na frente, existe uma centena de oportunidades, mesmo em meio a esse turbilhão de problemas.

Momentos de crise são feitos para se repensar o negócio, avaliar o caminho percorrido até o momento e buscar novas formas de fazer sua empresa crescer. Então nada de lamentações pelo que você não pode influenciar. Trate de colocar a criatividade para funcionar! Quer entender melhor por que a crise pode ser uma grande oportunidade para seu negócio crescer? Então acompanhe:

A concorrência vai se esconder e estagnar

Durante a crise investimentos são cortados, projetos são paralisados e a expectativa do que está por vir simplesmente congela a maioria das empresas. Se você se recusar a agir dessa forma, já será um diferencial e tanto para sua organização! Se você chegar com tudo e mostrar para o mercado que está com ânimo e fôlego intactos para inovar e criar soluções para os problemas, estará completamente na dianteira.

Os negócios não param, só se transformam

Neste momento, os pequenos clientes realmente não têm muita opção a não ser reduzir gastos e tentar equilibrar as finanças. Mas os clientes mais rentáveis, aqueles que costumam gastar mais, mantêm suas operações e realmente gastam menos, mas não deixam de gastar. Pois é neles que você deve focar, a fim de manter seu fluxo de caixa em dia e passar pela crise sem maiores apertos.

A crise traz novas necessidades

O mercado está em retração, mas as pessoas não podem simplesmente parar de viver, assim como as empresas não podem parar de produzir. Nesse cenário, novas necessidades sempre surgem, talvez um pouco mais modestas, mas que podem se transformar no seu carro-chefe se você souber aproveitar as oportunidades. Muitos negócios lucrativos são descobertos durante as crises, por isso, mantenha-se atento ao comportamento de seus clientes e às novas necessidades que eles demonstrarem ter.

As falhas do mercado se tornam mais aparentes

Quando a crise se instala, os defeitos das empresas começam a aparecer com mais frequência e força — como um atendimento deficiente, a falta de produtos no mercado, a qualidade nada satisfatória das mercadorias e assim por diante. Se você souber detectar esses gaps, pode aproveitá-los para melhorar seu negócio e ainda estimular as vendas com inovações que sua concorrência sequer tinha sonhado em inventar.

Durante a crise, procure melhorar a eficiência do seu negócio, repense processos, analise seu financeiro e reduza custos onde seu negócio não seja direta e significativamente impactado. Sabendo exatamente onde e quando mudar, você não terá problemas para passar por mais essa barreira!

Agora comente aqui e nos conte como sua companhia encara os problemas trazidos pela crise: ela agarra com unhas e dentes ou acaba perdendo oportunidades? Compartilhe suas experiências e impressões conosco!

Série: Desenvolvimento de liderança para gestor de projetos: Liderando a organização

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Série: Desenvolvimento de liderança para gestor de projetos: Liderando a organização

Desenvolvimento de Liderança. O termo que, aparentemente, possui um significado simples, é facilmente empregado de forma equivocada entre os gestores das organizações. A confusão começa no momento em que começamos confundir chefia com um líder, quando, na verdade, nem sempre essas duas palavras possuem significados sinônimos. Enquanto que, no primeiro caso, estamos nos referindo a um cargo formal na empresa, no segundo, nos referimos a capacidade de guiar, orientar e educar funcionários.

A liderança é, portanto, uma peça-chave dentro da organização, e só pode ser legitimada pelo reconhecimento do próprio grupo de colaboradores, que irá identificar, nas ações do gestor, a figura do líder. No entanto, quais devem ser as principais iniciativas de um verdadeiro líder? Como começar o desenvolvimento de liderança? O que ele deve fazer para ser reconhecido e, acima de tudo, aumentar a produtividade e o foco da sua equipe? Enfim, quais são as suas competências? Nesse post, pretendemos responder todas essas perguntas. Confira!

Resiliência e otimismo: sua postura pode contagiar a equipe

Sim, um líder deve sempre estabelecer planos de ação realistas, que possam ser executados dentro das limitações da empresa e do grupo, além de oferecer orientações claras aos seus colaboradores. No entanto, diante de qualquer dificuldade, a liderança deve mostrar resiliência e otimismo para seguir em frente e não desestimular sua equipe. Muitas vezes, as atitudes do líder são determinantes para definir a postura do grupo, portanto, não deixe as adversidades contaminem negativamente o trabalho que está sendo feito.

Gestão e autogestão: a nova dinâmica empresarial

Grande parte das empresas realizam uma gestão excessivamente centralizada, onde toda e qualquer decisão deve partir dos gestores do empreendimento ou dos profissionais de nível tático (gerentes, por exemplo). A grande questão é que, atualmente, esse tipo de gestão tem se mostrado falho, principalmente no caso das startups. Apesar de ser importante manter controle de todas as atividades organizacionais, é fundamental transmitir a cultura de autogestão na sua empresa, de modo que todos os colaboradores possam tomar decisões de acordo com as suas funções e cargos. Essa é uma forma de dinamizar o processo produtivo e, na maioria dos casos, pode trazer excelentes resultados.

Habilidades técnicas: educando e guiando sua equipe

É claro que, na maioria dos casos, é impossível que um gestor, gerente ou supervisor, saiba executar todas as tarefas delegadas à equipe. No entanto, como líder, ele deve ser capaz de compreender cada uma delas, para guiar seus funcionários da melhor maneira possível. Aprendizado e aprimoramento devem ser o foco de quem ocupa cargos superiores e, ao mesmo tempo, quer exercer uma postura de liderança efetiva. Afinal de contas, para ter empatia com os funcionários e realizar planejamentos e planos de ações coerentes, é fundamental saber exatamente como funcionam todos os processos.

Flexibilidade e sensibilidade: humanizando as relações

Por fim, apesar de a resiliência ser uma das principais capacidades de um líder, a flexibilidade e a sensibilidade é fundamental para humanizar as relações com a equipe e, ao mesmo tempo, atender seus objetivos. Apesar de manter o equilíbrio diante das situações difíceis, o líder deve reconhecer quando os pedidos, reclamações e sugestões dos seus colaboradores realmente são oportunos, e reorientar equipes ou profissionais de forma individualizada.

Pronto para aplicar essas dicas? Não se esqueça de acompanhar nosso blog para ficar por dentro de mais novidades!

Como já dizia meu avô, tempo é dinheiro!

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em Como já dizia meu avô, tempo é dinheiro!

É engraçado como no mundo corporativo sempre nos preocupamos com duas coisas: Possibilidades de redução de custo para poder aumentar a margem de lucro e oportunidade para aumentar vendas.

Seguindo um padrão, a grande maioria das empresas está muito mais focada nesses dois aspectos. Mas e a produtividade? O tempo gasto de forma ineficiente e o retrabalho demandando por tarefas mal executados?

Bom, se você trabalha com projetos externos (projetos para clientes) o tempo dos seus recursos dentro de um cliente é igual a dinheiro e se bem trabalhado, pode ser alavancando.

Por que tempo é dinheiro?

No mundo da gestão dos projetos externos, também conhecido como múltiplos projetos, o volume de horas improdutivas ou paradas dentro de um projeto é igual a perda de dinheiro.

Se o valor comercializado de homem/hora pela sua empresa for de R$ 150,00 e seu custo é de R$ 75,00, imagine que por dificuldades de execução esse mesmo recurso perde 10 minutos toda vez que vai iniciar a executar uma atividade.

Por dia ele faz 4 intervalos, o que eleva a perda diária para 40 minutos. Por semana essa perda se transforma em 200 minutos, o que no final do ano se transforma em 9.600 minutos, que em reais equivale a 32 mil reais em receita perdidos ou em custo 12 mil reais improdutivos.

Lembre-se que estamos falando apenas de um único recurso, se pensarmos que um time médio de projetos é composto por 5 pessoas e se por ano sua empresa executa 10 projetos estamos falando de uma perda de faturamento aproximada de 1,6 milhões e uma possibilidade de redução de custo de R$ 600 mil.

Otimização dos recursos é a solução

Em qual outra área da empresa ou iniciativa em andamento proporciona esse ganho de faturamento ou essa redução de custos? Lembre-se que estamos falando de apenas 40 minutos diários, que podem ser otimizados facilmente com a melhoria de um processo, a alteração de um equipamento (como aquele computador lento) ou a adoção de um software de gestão de projetos. Quanto tempo seu time tem perdido alimentando aquele “planilhão”, procurando informação ou mandado emails sobre o projeto?

Gerenciar é trabalhar o aproveitamento real de todo e qualquer recurso disponível. Aumentar a produtividade na execução de serviços te possibilita não apenas ganhar tempo como também ganhar mais dinheiro.

Otimizar a disponibilidade dos recursos humanos é outro ponto negligenciado, afinal quanto tempo seus consultores ficam ociosos na “entresafra” de projetos? A única maneira de evitar essa perda de horas é acompanhar com segurança quantas horas sua empresa tem capacidade de prestar, quanto dessa capacidade está comprometida e quando os recursos começam a ficar ociosos. Neste caso é provável que exista mais dinheiro para ser liberado dentro da sua organização.

Como já dizia meu avô, tempo é dinheiro. E aumento da eficiência dos seus recursos para poder pegar mais projetos é uma oportunidade real de alavancar faturamento.

Coloque em prática

Agora que você conhece seus gargalos, mãos a obra, crie um bom plano de ação e invista rapidamente em ferramentas e processos que possibilitem esse ganho de produtividade.

Se quiser saber melhor o quanto você consegue economizar com a otimização da sua gestão de projetos veja qual retorno sua empresa pode conqusitar nessa ferramenta. Se ficou com alguma dúvida deixe seus comentários!