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Série Desafios Comuns da Gestão de Projetos – Desafio 1: Objetivos e metas

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Série Desafios Comuns da Gestão de Projetos – Desafio 1: Objetivos e metas

Um projeto de sucesso deve estar baseado nos três pilares do gerenciamento de projetos: escopo, tempo e qualidade. É claro que os demais requisitos são importantes, mas o que guia de fato um projeto são esses três elementos.

Na liderança não há como não estar o gerenciamento de escopo, responsável pela determinação das metas, objetivos e requisitos do projeto, dando aos envolvidos o direcionamento correto a se seguir para, ao final, ter-se um produto de qualidade, no prazo determinado, sem extrapolar o orçamento.

Mas os objetivos e metas do projeto nem sempre são tão fáceis de se estabelecer, constituindo-se em um desafio a ser superado pela equipe do projeto e em especial pelo gerente de projetos, que é quem lidera todos até o sucesso.

Nosso post de hoje trata exatamente disso, o desafio de se estabelecer objetivos e metas claros para a equipe de projetos, evitando mudanças de escopo ao longo do desenvolvimento do projeto e impactos em outras áreas que podem ser determinantes para a conclusão do projeto, como por exemplo, o custo.

Saber o resultado que se espera ao final é fundamental

Para estabelecer objetivos e metas claros, é preciso que a equipe do projeto saiba de antemão qual é o produto final e seus requisitos, suas especificações técnicas e sua finalidade. Para que esse escopo seja bem definido, é preciso contar com o cliente, que irá relatar à equipe do projeto o porquê dessa necessidade, a importância do produto final para o contexto da empresa e o que ele espera ganhar com essa nova solução.

Sabendo exatamente aonde deve chegar, a equipe do projeto será capaz de detalhar o escopo a ponto de construir uma EAP – Estrutura Analítica do Projeto, onde serão segmentadas todas as entregas do projeto, criando-se etapas de execução e prazos para as atividades.

É preciso deixar claro o que está no escopo do projeto — e o que não está

Um dos erros comuns na determinação de objetivos e metas de projetos é a falta da indicação do que não será contemplado naquele escopo. Ao deixar o tema aberto a interpretações, o cliente pode imaginar que está subentendido determinada solução quando na verdade o projeto não contempla tal requisito.

Essa negociação deve ser realizada antes do início do projeto e todas as partes devem estar de acordo em relação ao escopo do projeto, sob pena de que haja tantas alterações no decorrer do projeto que este se torne inviável.

O cliente deve estar ciente dos impactos que qualquer alteração no projeto possa acarretar, responsabilizando-se por extensão de prazos, aumento de custos ou ainda perda da qualidade do que está sendo desenvolvido.

Resultados insatisfatórios podem ser fruto de objetivos mal interpretados ou mal definidos

Por fim, é preciso saber que o fracasso de um projeto está intimamente ligado com a má determinação dos objetivos e metas no escopo, e por isso essa é a fase inicial e principal do projeto. Quando não se tem ideia do todo, não é possível mensurar com certeza todos os recursos necessários, assim como o tempo que se leva para desenvolver a solução.

Nesse sentido, o gerente de projetos deve ser o elo entre o cliente e a equipe de projetos, compreendendo a demanda do cliente e repassando à equipe do projeto os dados e informações necessários para o desenvolvimento da solução adequada. Ainda tem dúvidas sobre a importância da boa definição de metas e objetivos? Tem alguma dica a compartilhar? Deixe um comentário!

Quando o projeto será concluído e quanto custará? Veja como o PM Canvas pode te ajudar a responder essa pergunta.

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Quando o projeto será concluído e quanto custará? Veja como o PM Canvas pode te ajudar a responder essa pergunta.

Todo projeto é o mesmo dilema. As duas primeiras perguntas do cliente ou do patrocinador são: “Quando?” e “Quanto?”. Nesse ponto utilizar a metodologia do PM Canvas pode ajudar muito a não responder essa pergunta, pelo menos não de imediato. No Canvas elas são propositadamente deixadas por último, pois só podem ser respondidas corretamente após ter chegado a outras definições.

Uma gestão eficaz prevê custo e estima um cronograma somente depois de ter clareza sobre a causa que o projeto defende, sobre o produto que será gerado, as pessoas que serão alocadas para o trabalho, como serão feitas as entregas, etc

Outra dificuldade existente em revelar o tempo e custo é que, em termos de gestão, eles não podem ser dissociados. Não existe lógica em fazer o acompanhamento financeiro do projeto sem o acompanhamento físico, um perde o significado sem o outro. Cronograma e custo compartilham uma estrutura comum baseada nas entregas. Então, temos uma linha do tempo orientada por entregas e, da mesma forma, um orçamento decomposto em entregas. Ambos também compartilharão uma certa dose de incertezas.

O Project Model Canvas apresenta uma abordagem bastante simplificada do cronograma e do orçamento do projeto. Praticamente no Canvas são apresentadas a ordem de grandeza da duração e do custo do projeto, apenas o suficiente para que possamos validar e integrar os elementos do plano. A equipe que elabora o Canvas não deve se deter diante do desafio e deve enfrentar com coragem e ousadia a tarefa de estipular durações, prazos iniciais e intervalo de valor para a estimativa de custo do projeto.

Fica a dica, da próxima vez que o patrocinador lhe perguntar “Quando?” e “Quanto?” convide-o a participar do planejamento e descobrir junto a equipe essa resposta.

Para quem ainda não conhece o aplicativo mobile que permite co-criar os seus projetos – PM Canvas Official APP – faça o download do aplicativo gratuitamente na App Store ou na Google Play. Com ele, basta uma boa sala de reunião, um projetor – onde será apresentado o link do Canvas na web – e, claro os membros do planejamento, que usarão o aplicativo nos seus respectivos smartphones para participar.

Após usar o App, convidamos você a compartilhar essa experiência conosco através dos comentários.

5 filmes para inspirar liderança

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 filmes para inspirar liderança

(Cena do filme “A Onda”)

Se tornar um grande líder e inspirar liderança não acontece como num passe de mágica. É preciso trabalhar para desenvolver esse potencial. Sim, existem aquelas pessoas que – como costuma-se dizer por aí – “são lideres natos”, mas ainda nesses casos é preciso exercitar a liderança.

Em um artigo publicado pela Harvard Business Review, “Crucibles of Leadership”, os autores Warren Bennis e Robert J. Thomas afirmam que se tornar um grande líder tem a ver com a forma como as pessoas lidam com a adversidade. A pesquisa dos autores sugere que um dos indicadores mais fiáveis e os preditores da verdadeira liderança é a capacidade de aprender com as experiências mais negativas.

Não por acaso, os filmes que você verá em nosso post contam estórias de personagens que driblaram as adversidades conseguiram inspirar liderança de forma brilhante. Confira agora:

Coach Carter – Treino para a vida

O filme conta a história do treinador Ken Carter e o time de basquete da escola Richmond. Logo no início, ele se depara com alunos de personalidades variadas e, para que ele tenha o respeito de todos, impõe um rígido regime, em que os alunos tinham de ter um comportamento respeitoso, vestimentas adequadas e boas notas em todas as matérias. Depois disso, os jogadores passam a enxergar a possibilidade de construir um futuro melhor e a trabalhar em equipe.

Sociedade dos poetas mortos

O filme conta a história de um professor de poesia nada ortodoxo que trabalha em uma escola preparatória para jovens onde predominam valores tradicionais e conservadores (tradição, honra, disciplina e excelência). Com talento e sabedoria, o professor, interpretado por Robin Williams, inspira seus alunos a perseguir suas paixões individuais e tornar suas vidas extraordinárias. Tem excelentes lições tanto para líderes quanto para liderados.

O sorriso de Monalisa

A liberal professora de história da arte Katherine Ann Watson (Júlia Roberts) aceita o desafio de ensinar na conservativa Wellesley College. No primeiro dia de aula, sua aula fracassa devido à liderança da arrogante Betty Warren, vivida por Kirsten Dunst, e de suas amigas Joan Brandwyn (Julia Stiles) e Giselle Levy (Maggie Gyllenhaal), mas Katherine é aconselhada por suas colegas a não sentir medo dos estudantes. “O Sorriso de Mona Lisa” é um bom filme sobre uma mulher à frente de seu tempo que luta contra o status-quo em um ambiente extremamente conservador. Katherine vai de uma professora recém-chegada e intimidada pelas alunas a líder amada.

Conduzindo Miss Daisy

O filho de Jessica Tandy contrata o motorista Hoke Colburn para a sua mãe. O motorista tenta de várias maneiras se aproximar da senhora. Primeiro, tenta fazer trabalhos domésticos, sendo dispensado. Em seguida, tenta aparar a grama, e a senhora manda que ele não toque no jardim. Após diversas negativas, o motorista consegue dobrá-la e acaba conquistado sua confiança.

Esse filme mostra como a ação do líder tem um impacto em toda a organização. O motorista do filme tenta confrontar a senhora para motivar algum tipo de ação, de mudança. Primeiro, oferece ajuda, mesmo não sendo solicitado. Depois, ao não obter êxito com a primeira ação, cobra racionalidade, perguntando por que foi contratado.

A onda

Rainer Wegner, vivido por Jürgen Vogel, professor de ensino médio, deve ensinar seus alunos sobre autocracia. Devido ao desinteresse deles, propõe um experimento que explique na prática os mecanismos do fascismo e do poder. Wegner se denomina o líder daquele grupo, escolhe o lema “força pela disciplina” e dá ao movimento o nome de A Onda. Em pouco tempo, os alunos começam a propagar o poder da unidade e ameaçar os outros. Quando o jogo fica sério, Wegner decide interrompê-lo. Mas é tarde demais, e A Onda já saiu de seu controle.

O que achou da nossa lista? Incluiria mais algum filme que sabe inspirar liderança a ela? Deixe seu comentário!

Referência:

Harvard Business Review.

5 razões para falhas em projetos

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em 5 razões para falhas em projetos

Se o fim de um projeto é prematuro, seja por motivo de cancelamento ou por não ter atingido os objetivos contratados inicialmente, podemos considerar que ele não foi bem-sucedido, ou seja, um fracasso. Esta pode até parecer uma palavra forte, mas não podemos nos deixar impressionar ou ficar “chorando pelo leite derramado”. Uma vez reconhecido o fracasso do projeto, a solução é analisar os motivos, identificar as falhas e trabalhar para não voltar a cometê-las.

E quais são as principais falhas em projetos? Ouvimos e acompanhamos relatos de clientes gerentes de projetos e percebemos que as razões para o fracasso são, geralmente, muito parecidas. Fizemos uma lista e compartilhamos com vocês.

1) Otimismo exagerado

Os pessimistas dizem que são, na verdade, realistas. Não precisa chegar ao ponto de esperar sempre o pior, mas criar expectativas falsas também não ajuda. Uma grande sacada que ajuda muito na gestão de projetos é saber equilibrar as expectativas, tanto as da sua equipe quanto as dos stakeholders e do patrocinador. Para ter uma base de comparação, converse com colegas mais tarimbados e obtenha parâmetros de resultados esperados para determinado fim. Ser otimista demais pode atrapalhar e distorcer seu planejamento. Se você parte de premissas incorretas ou superestimadas – como prazos impossíveis de entregas de fornecedores, por exemplo – dificilmente cumprirá suas metas. Tenha o pé no chão e faça a gestão de riscos ao identificar os fatores mais relevantes para o projeto e a magnitude do impacto no resultado final.

2) Liderança inexperiente

A maioria dos gerentes de projetos já exerceu funções operacionais e ao passar para o lado de lá – o da liderança – nem sempre acerta o passo logo de primeira. É bastante comum haver falhas, como a não identificação de possíveis conflitos entre colegas de equipe, falta de controle de qualidade sobre as atividades de cada um, ou falta de pulso na cobrança de entregas. O líder deve promover o exemplo e inspirar pessoas. Gerar motivação com ofertas de bônus por determinados resultados é uma opção, desde que sejam cumpridas. Conquiste a confiança de sua equipe.

3) Equipe inadequada

Pode ser que sejam profissionais dedicados ou experientes, mas simplesmente não são adequados para determinada função. Em alguns casos o problema pode ser o gerente de projetos, que não sabe extrair o melhor potencial de sua equipe. Mas o mais comum é a contratação de técnicos que não sabem fazer exatamente o que foi solicitado na descrição da vaga. Nesse cenário, a solução é capacitar a pessoa rapidamente ou buscar outro profissional. O importante aqui é tomar uma decisão o mais rápido possível para não estourar no prazo ou no orçamento – se é que isso já não ocorreu a essa altura. Pense na política de redução de danos.

4) Relatórios insuficientes

Fazer um relatório por mês pode não ser suficiente para acompanhar o desempenho da equipe do projeto. Os interessados e o cliente não querem receber uma notícia ruim de repente. O gerente de projetos deve acompanhar mais de perto os índices para não deixar a bomba estourar. A equipe vai se sentir mais responsável ao ser monitorada constantemente. Mensurar o desempenho nem sempre é simples. É preciso estabelecer algumas métricas, sejam de tamanho, volume ou qualidade.

5) Falta de apoio e de recursos

O gerente de projetos tem um razoável nível de poder e autonomia, mas só até a página 2. Quem decide mesmo são os membros da diretoria, do conselho e demais executivos da empresa na qual está inserido. Se esses não comprarem a ideia do projeto, não apostarem nele e não oferecerem os recursos necessários para seu desenvolvimento, ficará difícil este ser bem-sucedido. Uma sugestão é que o GP fique atento aos interesses dessas pessoas, saiba negociar e conquistá-las para o propósito do projeto. O gerente de projetos deve mostrar por que acredita no projeto, apresentar números que façam os olhos dessas pessoas brilharem. E pense: ao conhecê-los melhor e entender suas necessidades, você pode prever cenários e antecipar possíveis crises, por exemplo.

O que considerar na hora de escolher seu software de gestão de projetos?

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em O que considerar na hora de escolher seu software de gestão de projetos?

A empresa cresceu e, com isso, as demandas não param de chegar. O que antes era possível ser feito com uma pequena equipe, agora requer uma grande mão-de-obra e processos mais dinâmicos e complexos, para que um atendimento em larga escala seja possível. Recorrer a automatização parece ser a saída inevitável para o problema, afinal de contas, o monitoramento de todas essas atividades é fundamental para a melhoria do desempenho, correções de rota e identificação de problemas estruturais. Isso não é diferente na gestão de projeto.

No entanto, como fazer a escolha do melhor software? Diante de um enorme leque de programas disponíveis no mercado, o empreendedor deve fazer a escolha mais apropriada para a sua realidade.

Acontece que, como sabemos, o cenário pode mudar, e novas necessidades podem surgir, algumas impostas pelo mercado, outras pela própria estrutura da empresa – como quando há crescimento. Por isso, listamos abaixo as principais características de um bom software de gestão de projetos. Confira!

Gerenciamento de recursos

Todo projeto começa no planejamento, e uma das principais dificuldades do empreendedor é saber exatamente quais são os recursos disponíveis para realizar os planos de ação definidos pela organização. Acontece que, atualmente, existem vários softwares que permitem a organização e disponibilização dessas informações em tempo real, o que pode agilizar a fase de planejamento e permitir que este seja elaborado de forma mais acurada, com base em dados relevantes e seguros.
Indicadores de performance e gráficos

Não existe monitoramento sem informação, portanto, quanto mais dados obtiver da sua equipe e do desenvolvimento dos seus projetos, maior será a possibilidade de sucesso. Outro ponto a ser identificado em um software de gestão de projetos é a quantidade de relatórios, gráficos e indicadores de performance disponíveis para a tomada de decisão. Essa é uma ótima forma para acompanhar a produtividade da sua equipe, etapa fundamental para a correção de problemas e alterações de rota, quanto isso for necessário.

Quer exemplo de indicadores importantes? Observe a presença de alguns destes: Total estimado de custo x total realizado de custo; cronograma previsto x cronograma realizado; consumo de recursos escassos, dentre outros.

Interface intuitiva e acessível

Não adianta contar com um software cheio de opções e soluções, caso a interface do mesmo seja confusa. A melhor opção é aquela que pode ser usada por qualquer um, o que permitirá que todos os envolvidos no projeto tenham acesso às informações, ajudem na solução dos problemas e acompanhem o andamento das metas. Design não é uma simples questão estética, mas principalmente funcional, portanto escolha o software de gestão de projetos com a melhor interface possível.

Flexibilidade e dinamismo

Por fim, e não menos importante, o empreendedor deve verificar se o software escolhido é flexível e proporciona um maior dinamismo nas atividades. Para isso, as informações devem ser fornecidas em tempo real, permitindo, ainda, a criação de listas de tarefas prioritárias, por exemplo. Além disso, é fundamental que o seu software seja compatível com outros programas, o que pode proporcionar a impressão de relatórios e o envio para outras pessoas através do e-mail. Todos esses pontos ajudam a tornar todo o processo mais dinâmico e, consequentemente, mais produtivo.

Você já utiliza um software de gestão de projetos? Não perca mais tempo! Acesse o nosso site econheça as nossas soluções!

5 segredos e boas práticas de gestores

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Dicas. 1 comentário em 5 segredos e boas práticas de gestores

As tarefas, as responsabilidades e boas práticas de gestores nunca param de aumentar. Um bom gestor tem de saber delegar tarefas, dar constantes feedbacks à sua equipe; promover um ambiente saudável de trabalho e incentivar a cooperação entre seus colaboradores, dentre outras coisas. Foi-se o tempo em que um bom líder era considerado o cara mais autoritário, rígido e inatingível, ta aí o exemplo do inesquecível Steve Jobs. Mas o que fazer para ser um grande gestor? Quais seriam os segredos de caras como Jobs, por exemplo? Separamos 5 deles para que você possa se tornar um gestor ainda melhor. Confira:

1- Construa uma boa reputação

Boas práticas de gestores consistem principalmente em ser um bom líder, mas isso não significa apenas tomar as decisões certas e saber delegar funções. Um bom líder tem de dar o exemplo, ou seja; ter um comportamento adequado em todas as situações. Esqueça de uma vez por todas aquela velha frase, que você provavelmente ouviu muitas vezes quando ainda era uma criança: “Faça o que eu digo, mas não faça o que eu faço”. Manter vigilância sobre seus atos e palavras é uma das coisas mais importantes quando se está na posição de líder, mas isso não quer dizer que você não tenha que ser autentico, só tome cuidado porque você sempre servirá de exemplo.

2- Aprenda com o fracasso

Se você nunca fracassou preocupe-se! Você deve estar tentando pouco e inovando quase nada. Não tenha medo de falhar. O importante é nunca desistir perante um obstáculo ou um fracasso. Um dos segredos do sucesso dos bons gestores está em tentar e voltar até alcançar o sucesso, sempre aprendendo com isso.

3- Monte a equipe certa

O que leva um time de futebol, por exemplo, a ganhar vários jogos e por fim um campeonato? Certamente não é apenas um fator, mas o mais importante deles é sem dúvida a equipe. Combinar competências complementares é fundamental para o sucesso do seu time. E como acontece no futebol, saiba escolher o capitão, ou seja; o líder da equipe.

4- Sinta paixão pelo que faz

“Descubra aquilo que realmente o apaixona. Nos dias mais difíceis, paro para pensar e é a paixão que me mantém motivado para seguir em frente”. (Mark Zuckerberg, co-fundador e CEO do Facebook). Se você não sentir prazer no que faz dificilmente conseguirá alcançar o sucesso, como falamos no primeiro segredo, ser líder é servir de exemplo e se você não sentir paixão pelo que faz dificilmente conseguirá passar isso para os seus colaboradores, que por sua vez não se sentirão tão motivados a buscar sucesso com você.

5- Pense diferente

“As pessoas que são loucas o suficiente para achar que podem mudar o mundo, são aquelas que o fazem.” (Steve Jobs). O gênio visionário e extremamente criativo, que levou a Apple a empresa mais valiosa do mundo deixou algumas lições de boa liderança, mas esse pensamento em especial é o que considero um dos mais importantes para quem deseja se destacar, não só como um bom gestor mas, em qualquer campo da vida. Lembre-se que mudar o mundo está nas escolhas que você faz, todos os dias.

Como estruturar um fluxo de trabalho eficiente?

Escrito por Braun em 11/08/2017. Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em Como estruturar um fluxo de trabalho eficiente?

Quem trabalha como gestor sabe das dificuldades em administrar toda uma equipe. Só a quantidade de tarefas a ser realizada diariamente pode ser suficiente para ocupar todo o seu tempo. E isso só se agrava em um projeto de médio ou longo prazo. Para evitar esse tipo de problema, o ideal é ter um fluxo de trabalho bem estruturado e eficiente.

Também chamado de workflow, esse é um conceito muito presente em qualquer organização. Trata-se de um tipo de mapa onde são listados todos os processos de trabalho em ordem de ocorrência e prioridade. Além disso, ele também busca sintonizar as diferentes áreas que atuam na empresa, reduzindo o tempo ocioso entre uma tarefa e outra. Se você conseguir planejar adequadamente esse fluxo, pode aumentar bastante o rendimento de todas as suas tarefas.

Quais são os benefícios de um fluxo de trabalho eficiente?

1. Menor taxa de erros

O seu primeiro objetivo ao desenvolver um workflow para sua empresa ou para sua equipe é garantir que todos cometam o menor número possível de erros. Talvez você não tenha notado ainda, mas boa parte dos problemas de um projeto ocorre quando parte da equipe não atua em sintonia. Enquanto um trabalha para alcançar o objetivo A, o outro busca o objetivo B, mas nenhum dos dois se complementam.

Mesmo que o fluxo que você planejou não seja lá muito bem feito, ele ainda é melhor do que não ter guia nenhum. Não é necessário planejar cada pausa para o café. Basta que todos tenham uma noção do que deveriam fazer a cada dia.

2. Aumento da qualidade do produto final

Um bom fluxo de trabalho também tem impacto no serviço prestado para o cliente final. Com menor taxa de erros e redução do índice de retrabalho, é possível entregar serviços e produtos mais rapidamente e sem atrasos. Se você possui um bom controle de qualidade atrelado ao seu workflow, não deve ser difícil entregar bons resultados. Com clientes mais satisfeitos e fiéis, você poderá obter mais lucro ao longo do tempo.

3. Máximo aproveitamento dos recursos

Um problema recorrente em muitas empresas é o desperdício de recursos em algumas tarefas. É normal que ocorram pequenas perdas, mas estas devem sempre ser controladas e minimizadas. Dinheiro não deve ser jogado fora, afinal.

Um bom workflow também contribui para isso. Com todos os processos e tarefas em vista, você pode planejar adequadamente cada projeto para que ele consuma apenas os recursos necessários, desde mão de obra até capital. Sem mencionar que seus gastos também serão menores com o índice de retrabalho reduzido e entregas mais rápidas.

Como desenvolver seu fluxo de trabalho?

1. Faça um inventário dos recursos disponíveis

A primeira tarefa antes de planejar absolutamente qualquer coisa na sua empresa é ver quais recursos estão disponíveis para uso e quantos deles serão necessários. Você não vai querer começar um investimento sem capital suficiente, por exemplo.

Alguns dos recursos que você deve considerar são:

Tempo: qual é o prazo da tarefa? Quais outras tarefas estão em curso no momento? Há uma janela de tempo específica para a entrega?
Recursos humanos: quantos profissionais estão disponíveis? Quais especialidades se encontram na equipe? Eles já estão ocupados com outros projetos? Vão estar ocupados no futuro?
Material: quais equipamentos estão disponíveis? Quais softwares estão disponíveis? É necessário algum material bruto? É preciso garantir um influxo de novos materiais durante o período do projeto?
Capital: quanto dinheiro pode ser investido? Há um caixa reserva para emergências? Qual é o retorno esperado para o investimento inicial?

2. Documente todos os processos e suas interdependências

Com os recursos já anotados, é hora de documentar todos os estágios do seu fluxo de trabalho. Pense na sua empresa como um tipo de “linha de montagem”, liste todos os passos da sua produção e coloque-os em ordem cronológica. Também é muito importante verificar quanto de cada recurso aquele projeto consome ao longo do tempo. Foi para isso que você seguiu o passo 1.

Lembre-se de verificar tudo mais de uma vez para evitar erros. Você não vai querer chegar ao final de um grande projeto e descobrir que não teve lucro nenhum! Por fim, você deve listar quais tarefas dependem de outras. Por exemplo, para poder encher uma bola de futebol, é preciso que a fabricação da bola tenha sido bem-sucedida.

3. Crie um mapa para guiar estes processos

Você tem os recursos e tem as tarefas, mas ainda não tem o fluxo de trabalho propriamente dito. Ao menos, não um que possa ser facilmente visto e compreendido. Agora é o momento de organizar tudo em um mapa, algo que sua equipe pode seguir quando precisar de orientação.

Comece com o passo mais básico, como o pedido de materiais. Coloque as tarefas em ordem de execução e quais recursos estão alocados em cada uma. Se você fez as documentações que mencionamos acima, não deve ser difícil.

4. Use ferramentas adequadas para facilitar o trabalho

Falando desse jeito, pode parecer que tudo é muito “fácil”. Não é isso que queremos dizer. Na verdade, o ideal é que você tenha ferramentas e tecnologias para te auxiliar na criação do seu fluxo de trabalho. Um bom exemplo são os softwares de gestão de projetos. Eles servem para estruturar o workflow da empresa mais rapidamente, gerar agendas e ainda assumem certas tarefas monótonas que seriam muito demoradas nas mãos de um ser humano.

5. Avalie os resultados e se adapte sempre que necessário

O mundo não vai deixar de evoluir só por que você encontrou um workflow perfeito para o seu momento. Nenhum método funciona de forma adequada para sempre. Por isso você deve ter processos flexíveis e versáteis para aplicar no seu negócio.

Verifique seu desempenho regularmente e veja se ele está melhorando ou diminuindo. Se você constatar alguma queda de performance, é hora de olhar a situação mais de perto e buscar novas formas de atuar.

Agora que você já entende um pouco mais sobre como criar um fluxo de trabalho eficiente, é hora de promover essas mudanças na sua empresa. Acha que essas dicas podem ajudar mais pessoas? Então compartilhe este artigo em suas redes sociais e mostre como é possível criar um workflow mais produtivo.

Como organizar sua agenda de uma vez por todas? Descubra aqui!

Escrito por Braun em 16/08/2017. Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em Como organizar sua agenda de uma vez por todas? Descubra aqui!

Tem dias que parece que o relógio está trabalhando contra nós. O problema é quando isso acontece todos os dias.

Conseguir manter um bom nível de produtividade em uma rotina que não deixa muito fôlego para tudo que é preciso fazer torna a vida muito corrida, cansativa e pouco agradável.

Se você anda se perdendo em meio a muitas reuniões, e-mails, telefonemas, apresentações, seu dashboard, documentos e compromissos de toda ordem, provavelmente precisa melhorar a gestão do seu tempo e é por isso que separamos algumas dicas. Confira!

1. Use a tecnologia a seu favor

Embora você possa querer fazer exercícios para o cérebro tentando memorizar tudo que há de importante na sua semana, esta prática não vai garantir que você efetivamente consiga cumprir todas as suas tarefas.

A primeira coisa a se fazer para gerenciar é saber planejar e registrar o que precisa ser feito. Sendo assim, adote uma agenda ou qualquer outra plataforma que ajude a registrar e, de preferência, lembrar dos seus compromissos com alertas programados.

Qualquer que seja a ferramenta utilizada, garanta que ela vai ser de fácil acesso e que todos os seus compromissos estejam registrados (e atualizados) lá. Usar uma agenda para os compromissos pessoais e outra para profissionais pode ser meio confuso de se administrar, mas a escolha é sua.

2. Descubra quais são os seus períodos de maior produtividade

Cada um de nós tem um ritmo diferente, com horários distintos e um ritmo de trabalho que varia durante o dia. Enquanto tem gente que acorda cedo e já começa o dia no 220, mas termina também bem cedo o período de trabalho, tem gente que precisa ir mais devagar e só esquenta os motores pela hora do almoço.

Sendo assim, é muito importante que você consiga identificar quais os melhores horários para cada tipo de atividade. Provavelmente vai reparar que o seu rendimento varia também durante os dias da semana.

Entendida qual é a sua dinâmica, tente ajustar seus compromissos de maneira a aproveitar melhor o seu ritmo com o tipo de atividade em cada ocasião.

3. Trabalhe em ciclos

É muito difícil alguém conseguir ter uma boa produtividade trabalhando em somente uma tarefa ininterruptamente por um longo período. Ao fazer a mesma coisa por muito tempo, acabamos ficando cansados física e mentalmente, e isso faz com que nosso rendimento naturalmente vá reduzindo.

Por isso, é importante que se estabeleçam algumas pausas. Para evitar quebrar muito o raciocínio na hora em que estamos a todo vapor, podemos considerar um tempo contínuo de até 1h30. Passado este tempo, provavelmente a curva de rendimento já está baixando.

Faça uma pausa para relaxar. Movimente-se: vá ao banheiro, tome água. Um breve momento de relaxamento ajuda a aliviar a tensão e faz com que fique mais fácil voltar ao trabalho com a cabeça mais leve.

4. Estabeleça limites

Pessoas muito detalhistas ou profissionais que tenham altos níveis de cobrança sobre si mesmos têm uma grande tendência em serem centralizadores e não quererem “jogar a toalha”, mesmo quando não tem mais jeito. Isso pode desorganizar agendas e gerar fadiga desnecessária.

Seu dia tem 24h como o de todas as outras pessoas e saber organizar sua agenda significa, dentre outras coisas, saber priorizar tarefas e também a hora de descansar.

Uma pessoa muito cansada não consegue manter um ritmo de trabalho produtivo. É melhor dedicar poucas horas em algumas atividades, mas com a cabeça e o corpo nas melhores condições para o serviço, do que ficar muito mais tempo se arrastando sem efetivamente conseguir resultados significativos em troca de uma qualidade de vida pior e menos tempo para fazer outras coisas importantes.

5. Saiba delegar

Não, você não tem que cuidar de tudo. Mesmo que você saiba como resolver cada um dos problemas que apareçam pelo caminho e, ainda que consiga fazer melhor que as outras pessoas, não vai dar para você assumir as responsabilidades que apareçam pelo caminho sozinho.

Se a sua empresa paga um salário para que você cuide de alguns projetos e responsabilidades, usar a sua hora de trabalho para fazer coisas que outras pessoas poderiam fazer, mesmo com uma qualidade um pouco inferior, é desperdício do seu temo e também de dinheiro.

Caso possa delegar algumas atividades que não sejam o seu principal objetivo, faça isso. Lembre-se de que o seu tempo deve ser utilizado para o que é realmente relevante.

Quanto às tarefas que forem repassadas a outras pessoas, garanta um acompanhamento para que tudo seja feito da melhor maneira e dê as orientações devidas, mas dê também um voto de confiança para essas pessoas e deixe que elas façam acontecer.

6. Divirta-se

Nada mais produtivo do que fazer as nossas tarefas do jeito que queremos. Se você achava que o Google inovou com escritórios divertidos onde você pode ficar à vontade de verdade, usar as roupas que quiser e decorar tudo da sua maneira só para chamar a atenção da mídia mundial, está enganado.

Respeitando o tipo de negócio, a linha de conduta da empresa e também os clientes, tornar o ambiente de trabalho em um local personalizado e mais agradável é algo extremamente produtivo. Lógico, se você estiver conseguindo concentrar no que precisa.

Sem ficar procrastinando, trabalhar ouvindo música, sentado em uma poltrona mais confortável ou fazer uma reunião ao ar livre são boas ideias para deixar a rotina mais leve.

Principalmente se você trabalha sob muita pressão, buscar formas de manter um clima agradável e descontraído vai fazer com que o seu rendimento aumente e você consiga produzir mais mesmo tendo uma agenda bem apertada.

O grande segredo para organizar a agenda é conseguir buscar o equilíbrio entre todas as atividades que precisam ser feitas (aquelas realmente importantes) e a melhor forma de distribuí-las no período que você tem disponível respeitando períodos de descanso e aproveitando a sue energia da melhor forma possível.

Encontrando uma forma que favoreça essa dinâmica de maneira adequada, você vai ver que suas reuniões vão ficar mais objetivas, o número de e-mails e ligações tenderá a diminuir um pouco, vari ficar mais tranquilo acompanhar o seu dashboard, apresentações vão se tornar algo menos cansativo e, mesmo tendo reduzido algumas horas de atividade, você vai sentir que está dando conta de mais compromissos.

Se ainda assim, depois de aplicar bem todas estas dicas, você estiver sentindo que seus projetos não estão cabendo dentro da sua agenda, talvez seja necessário reavaliar como anda a gestão e as ferramentas utilizadas. Entre em contato conosco e, juntos, vamos ver como podemos te ajudar!

Como fazer uma avaliação de progresso com stage-gates?

Escrito por Braun em 18/08/2017. Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em Como fazer uma avaliação de progresso com stage-gates?

Os projetos fazem parte da rotina da maioria das empresas. Eles são os responsáveis por inovações, produtos diferenciados e novas áreas de atuação para os negócios.

Entretanto, quando não executados de forma organizada, podem trazer prejuízo e perda de tempo para a empresa. É nesse cenário que o stage-gate se torna uma ferramenta eficiente de avaliação dos projetos.

Robert Cooper, criador da metodologia stage-gate, conta que, quando criou a metodologia, tentava entender o que diferenciava um projeto vencedor de um problemático. Então, percebeu que era preciso definir pontos de avaliação que deixassem nítida a viabilidade de cada proposta, em um processo de evolução predefinido.

A metodologia stage-gate

Pense no stage-gate como uma técnica de gestão cujo principal foco é evitar desperdícios. Então, nesse caso, os diversos projetos são divididos em estágios de produção, ou seja, stages. Cada um deles é seguido por pontos de reflexão e decisão, chamados de gates.

Ao chegar a um gate, o administrador deve avaliar se vale a pena prosseguir com o projeto ou se ainda são necessários ajustes. Em alguns casos, pode ser necessário suspender o empreendimento como um todo, pois fica provado que ele não é viável.

Cada gate possui uma lista de fatores que devem ser analisados para que a decisão seja tomada de forma embasada. Entre eles está a perspectiva de quanto capital ainda deve ser investido para que o projeto seja finalizado.

Por isso, o stage-gate é uma ferramenta importantíssima para empresas que estão com o orçamento limitado. Nem todo mundo gosta de perder o dinheiro investido em um projeto, porém, em alguns casos, insistir em uma ideia que é difícil de tirar do papel pode representar um prejuízo maior ainda.

Os estágios padrões

Não existe um modelo único de stage-gate, já que o correto é que ele seja adaptado conforme as necessidades do empreendimento. Contudo, um formato definido por especialistas é bastante usado, contando com seis estágios e cinco gates.

Os seis estágios em questão são:

geração de ideias;
escopo do projeto;
plano de negócio;
desenvolvimento;
teste e validação;
lançamento.

Essas seis etapas são uma forma válida de garantir que um projeto vai passar por análises, pesquisas e uma produção organizada. Todavia, elas não devem ser levadas como uma lei universal, pois ideias mais simples nem sempre precisam passar por todas essas fases.

Além disso, como ao fim de cada uma delas é necessário reunir uma comissão para avaliar o andamento do projeto, eliminar as fases que não são cruciais também melhora a gestão de tempo no negócio.

O gate eficiente

Como já afirmamos, gate é o nome dado, nessa metodologia, à reunião em que o responsável por um stage apresenta a evolução do projeto. Então, uma comissão avaliadora decide se ele pode prosseguir ou não, com base em critérios predefinidos.

Tendo isso em mente, podemos destacar dois pontos importantes:

a comissão deve ser variada: é comum que as empresas reúnam somente profissionais que estejam relacionados aos projetos para a comissão avaliadora, mas a probabilidade de esses funcionários terem um apego pessoal ao empreendimento é muito maior. Por isso, o ideal é selecionar indivíduos com diferentes backgrounds, que consigam analisar cada projeto sob um ponto de vista diferente;
os critérios devem ser detalhados: deve ficar bem claro para todos os envolvidos quais entregáveis precisam estar bem delineados no momento da reunião e os critérios que serão usados para avaliá-los. Isso também permite uma preparação prévia de materiais, como orçamentos, que podem ser importantes na tomada de decisão.

Como exemplo, podemos tomar a etapa 4, de desenvolvimento. Ela é crucial para um projeto dar certo, por isso não podem restar dúvidas aos avaliadores.

Então, as perguntas que precisam estar respondidas ao fim da etapa são:

Todas as tarefas da etapa estão completas?
O sistema (ou produto) está funcionando como desejado?
Há questões que ainda não foram resolvidas no desenvolvimento? Como elas serão solucionadas?
O projeto está pronto para a próxima fase?

Essas informações servem como base de decisão para o andamento do projeto, que pode variar, como veremos a seguir.

A avaliação da continuidade do projeto

Basicamente, após a avaliação das variáveis apresentadas na reunião de gate, a comissão terá que decidir se o projeto merece ou não continuar em andamento. Para isso, ele deve ser classificado em uma das categorias a seguir:

Go

A palavra em inglês significa “vá”, e deixa claro que o projeto atingiu todos os objetivos das etapas anteriores. Finanças, mercado e clientes também estão colaborando para a continuidade.

Recycle

Aqui, é preciso “reciclar” alguns itens da etapa atual, pois ainda falta atingir algumas metas, porém a avaliação do projeto é positiva, e ele é considerado de alta prioridade.

Hold

Um projeto deve ser colocado “em espera” quando não há mais necessidade de desenvolvê-lo no momento. No entanto, caso o mercado sinalize alguma melhora que restitua a sua demanda, ele pode ser recuperado.

Kill

Na metodologia stage-gate, um projeto pode ser “morto” quando a sua realização não é mais justificável. Algumas causas podem ser a ausência de demanda, a tecnologia ultrapassada ou mesmo o retorno sobre o investimento muito baixo.

Os principais resultados e benefícios

Uma das maiores vantagens da metodologia stage-gate é que ela cria ordem nos processos de inovação, que antes dela costumavam tender para o caos.

No entanto, ela não é considerada unanimidade: alguns críticos acreditam que ela é muito linear e burocrática, e que precisaria de mais flexibilidade e agilidade para se adaptar a processos modernos.

No entanto, quando as etapas e os gates são pensados de forma personalizada para cada projeto, é difícil que fatores negativos atrapalhem a sua eficiência. Com isso, a empresa obtém diversos benefícios, como:

reduzir o número de projetos com baixo valor agregado na empresa;
alocação gradual de recursos, reduzindo o risco associado a cada empreendimento;
critérios de sucesso predefinidos, orientando o desenvolvimento de novos projetos;
facilidade de comunicação entre os envolvidos, já que se torna claro quando a reunião de gate será necessária;
previsibilidade do tempo necessário para projetos inovadores.

Apesar das críticas, o stage-gate é uma ferramenta poderosíssima de gestão de projetos e uma das únicas que se preocupa em mensurar de forma eficiente o progresso do empreendimento, focando todas as variáveis que possam interferir na sua continuidade.

Por isso, essa metodologia é perfeita para todas as empresas que se preocupam em ter projetos eficazes e organizados.

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Descubra a metodologia da técnica Pomodoro e saiba gerenciar o seu tempo

Escrito por Braun em 21/08/2017. Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em Descubra a metodologia da técnica Pomodoro e saiba gerenciar o seu tempo

Tomar as rédeas de muitas tarefas e responsabilidades ao mesmo tempo faz com que o dia passe voando. Muitas vezes, chega a hora de ir embora para casa e, ainda que saibamos que trabalhamos muito, fica uma sensação de que não terminamos nada direito.

Para ajudar nesse tipo de situação, várias metodologias de aumento de produtividade foram desenvolvidas, mas talvez nenhuma tão prática e como a técnica Pomodoro.

Descubra!

A rotina da gestão de projetos

Ao trabalhar com gestão de projetos, estamos expostos a um número muito grande de variáveis, como pessoas, recursos, relatórios, números, controle de prazo, qualidade e escopo, e tudo precisa andar junto.

Isso faz com que acabemos trabalhando em todas essas frentes ao mesmo tempo, e aí fica mais difícil conseguir encerrar algumas tarefas devidamente. Sempre tem algo no meio do caminho que pede atenção imediata, e acabamos pulando de uma coisa para a outra.

Como vamos ver, a técnica Pomodoro é a ideal para nosso meio de trabalho. Isso porque ela consegue aliar dedicação objetiva a algumas tarefas, mas sem nos deixar muito tempo presos a um único foco.

A técnica Pomodoro

Molho pomodoro, como você deve saber, é um molho de tomate. Pode ser meio estranho, mas pomodoro, em português, é realmente tomate.

A ideia do nome veio daqueles relógios de cozinha, um timer comum em formato de tomate. Ele serve basicamente para marcar o tempo de modo que uma receita não desande, um bolo não murche, um prato não queime.

O funcionamento da técnica é basicamente este: marcar um tempo curto para que se possa concentrar em alguma coisa. Sendo assim, nada mais fácil do que utilizar um despertador para que possamos “acordar” de cada tarefa.

Fatiando o tempo

Deixando o simplismo um pouco de lado, vejamos como, exatamente, tudo deve funcionar.

A primeira coisa que precisa ser entendida é que vamos organizar nosso dia em períodos de tempo. Esses intervalos não podem ser muito longos ao ponto de nos absorver demais e evitar que tenhamos condições de concentrar em outras questões que podem exigir nossa atenção durante o decorrer do dia, algo muito comum na gestão de projetos. Mas também não podem ser curtos demais, de forma a não permitir um bom nível de aprofundamento e concentração.

Sendo assim, o valor utilizado pela técnica Pomodoro é de 25 minutos. Essa é a marcação que deve ser feita em seu pomodoro, timer, celular ou qualquer tipo de utensílio que vá utilizar para te avisar que o tempo dessa tarefa foi encerrado.

A organização do tempo

Sendo assim, precisamos montar uma rotina que funcionará da seguinte maneira:

Trabalho concentrado em uma única atividade por 25 minutos.
Descanso de 5 minutos até a próxima tarefa.
Depois do descanso de 5 minutos, mais uma sessão de 25 minutos de pura imersão.
A cada 4 rodadas de tarefas, um descanso de 30 minutos, em vez de 5.

Dessa maneira, você consegue manter um excelente nível de concentração sem se preocupar em perder a hora e utilizar o tempo de outra atividade porque alguma coisa acabou te sugando por um pouco mais de tempo.

Também vai garantir que não vai perder o ritmo pela fadiga de ficar focado em uma só coisa por horas seguidas.

A organização das tarefas

Agora que já sabemos como a mecânica da técnica funciona, precisamos discutir sobre a sua programação. Somente assim terá condições de conseguir fazer com que a técnica Pomodoro funcione bem no seu dia a dia.

O segredo está na montagem da sua programação de tarefas. Para isso, vamos começar fazendo uma lista do que há pela frente. É sempre importante lembrar que você delegue tarefas que possam ser feitas por outras pessoas e mantenha um bom controle sobre cada uma delas.

Em algum lugar de fácil acesso, pontue as coisas que você precisa fazer no dia. Não precisa fazer uma lista muito longa, porque é provável que, antes de você chegar à metade dela, as coisas tenham mudado e as prioridades sejam outras. Afinal, gestão de projetos é assim mesmo.

Depois que já tiver em mãos os as próximas coisas que precisam ser feitas, veja qual a melhor ordem para começar a executá-las.

À medida que for finalizando cada uma, vá riscando e passe para a próxima depois que o intervalo acabar.

Se uma atividade exigir mais tempo do que os 25 minutos, quebre em mais de uma parte. Dependendo do caso, você até pode intercalar com outras tarefas para garantir que vai ficar menos cansado.

Gerenciando as interrupções

Durante a realização dos itens da sua lista, podem aparecer algumas coisas que chamem a sua atenção imediata. Se possível, o melhor mesmo é deixar para depois e evitar perder a sua linha de raciocínio.

Se não for possível, pause a atividade sem riscá-la, para que possa retomar do mesmo ponto em que parou. Pode fazer algum tipo de marcação como um asterisco, usar um marca-texto ou algo parecido para garantir que você vai voltar diretamente ao que precisa.

As interrupções podem ser provocadas por fatores internos ou externos. No caso dos internos, como a lembrança de alguma coisa que você tinha ter feito, um e-mail que precisa ser enviado ou mesmo fome, o ideal é tentar se organizar para diminuí-las o quanto for possível.

Uma boa ideia é reservar um horário somente para ligações que você precisa fazer ou conferir e-mails. Se puder, deixe sua caixa de e-mail fechada por alguns momentos, para evitar distrações.

Quanto aos casos de interrupções externas, pode ser um pouco mais delicado, mas, mesmo assim, algumas atitudes podem ser tomadas. A primeira coisa a fazer é entender a urgência da situação. Se for algo que possa ser tratado em outro momento, ótimo.

Caso contrário, vai ser necessário realmente pausar a sua atividade em curso e atender a quem tenha te solicitado atenção. Nesse caso, tente resolver objetivamente a questão para evitar que a situação se fragmente em várias futuras interrupções.

O melhor mesmo é tentar separar um momento posterior para conseguir dar a devida atenção. Talvez seja o caso de separar um período de 25 minutos para essa nova tarefa.

Ao final, é possível ver como uma boa gestão de tempo faz com que o dia a dia da gestão de projetos consiga ganhar um nível mais alto de produtividade.

Teste por um dia técnica Pomodoro e vai ver como, ao encerrar o seu expediente, se sentirá muito melhor e terá conseguido finalizar mais tarefas sem se sentir perdido ou pouco produtivo.

Aproveite também para ajudar seus amigos e colegas compartilhando esta metodologia tão objetiva em suas redes sociais!