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Tomada de decisões: 5 dicas para o seu sucesso na gestão de projetos

Escrito por Braun em 31/08/2017. Postado em Projetos. 1 comentário em Tomada de decisões: 5 dicas para o seu sucesso na gestão de projetos

Escolher qual camisa usar, o que comer no café da manhã e qual caminho para ir ao trabalho são pequenos exemplos de tomada de decisões que fazemos logo no início do nosso dia. Essas decisões, normalmente, são intuitivas e nem as percebemos. Porém, existem inúmeras situações onde devemos fazer uma escolha que impactará nas nossas atividades e no desenrolar do nosso dia a dia.

As decisões mais importantes que encontramos no âmbito empresarial exigem preparo e experiência, para que o profissional possa fazer a melhor escolha possível. Os gerentes de projetos são reconhecidos por serem grandes tomadores de decisão e devem sempre buscar potencializar as oportunidades e reduzir as ameaças.

Tomar decisões corretamente é um dos fatores primordiais para o êxito de um projeto. Portanto, aprenda neste artigo cinco dicas para obter sucesso na gestão de projetos com a tomada de decisões.

1. CONHEÇA SEU PROJETO

Para tomar a melhor decisão frente à gama de opções que se tem, é extremamente necessário conhecer seu projeto a fundo. O gerente de projetos deve compreender por completo o escopo do projeto, bem como seus custos, prazos e parâmetros de qualidade necessários.

Estar 100% inteirado do que deve ser feito e do que está acontecendo no exato momento da tomada de decisão é essencial para que o profissional obtenha um resultado positivo em suas escolhas, podendo assim fazer uma análise de causa e efeito, baseando sua decisão em dados importantes.

2. COMUNIQUE-SE BEM

De acordo com o Project Management Institute (PMI), a comunicação é um dos maiores causadores do fracasso dos projetos ao redor do mundo. O grande número de stakeholders faz com que ocorram inúmeros ruídos no processo de comunicação, distorcendo informações e atrapalhando todo o desenvolvimento das atividades.

Além da distorção da informação, muitas vezes elas chegam com pouca qualidade e baixa utilidade, deixando o gerente de projeto na mão. Dessa maneira, ele aposta na sua experiência e no seu feeling para tomar as decisões, o que pode ser demasiadamente arriscado.

Devido a isso, afirma-se que a comunicação é uma grande habilidade dos gestores de projetos de sucesso e ela deve ser considerada prioridade zero, pois é um dos principais fatores de sucesso de um projeto.

3. BASEIE-SE TANTO NAS INFORMAÇÕES QUANTO NO FEELING

Muitos profissionais experientes e com grandes vivências em projetos já detém um feeling apropriado para a tomada de decisões. Mas, apostar somente no feeling é muito arriscado e não é uma garantia de uma tomada de decisão assertiva.

Como falado, é extremamente importante que o gestor esteja bem municiado de dados sobre todos os processos que envolvam a execução das atividades do seu projeto. As informações de um projeto estão sempre disponíveis para o gestor e, com certeza, o ajudarão na tomada de decisões.

O feeling não deve ser deixado de lado. Ele é extremamente importante, uma vez que ele é a soma de todo o conhecimento e experiência do gerente de projeto e, ao ser utilizado em conjunto com uma boa análise de dados, os resultados são os melhores possíveis.

Por isso, pode-se afirmar que é extremamente importante basear a tomada de decisões tanto nas informações disponíveis, quanto no feeling do profissional.

4. CONHEÇA AS PRINCIPAIS FORMAS DE SE TOMAR UMA DECISÃO

Existem três formas de tomada de decisão que são mais usuais: decisões consensuais, por maioria e por autoridade. Um gestor de projetos eficiente sabe exatamente a hora de escolher cada uma dessas opções, buscando sempre obter o sucesso desejado.

Mas, você sabe quais as características de cada uma delas? Veja a seguir:

Decisões consensuais

As decisões consensuais são aquelas feitas quando todos os integrantes se envolvem na busca de um mesmo objetivo. Algumas vezes, essa decisão não é a favorita de todos, mas todos concordam que ela cumpre com as necessidades da situação em jogo.

Essa decisão ocorre através de uma discussão saudável (por meio de diálogos) entre os componentes de uma equipe, cada um com suas opiniões e ideias, buscando sempre a melhor escolha possível para a empresa.

Decisões por maioria

As decisões por maioria são aquelas feitas quando a maioria (50% + 1) dos integrantes é a favor de um resultado. Como ocorre no sistema eleitoral brasileiro, a decisão por maioria é conhecida por ser democrática, mas pode ocasionar alguns problemas (como fraudes e compra de votos, por exemplo).

É válido afirmar ainda que nem sempre a opção escolhida pela maioria será a melhor opção. Com o andamento das atividades, pode-se descobrir que essa não foi a melhor alternativa escolhida.

Decisões pela autoridade

Como se sabe, o gerente de projeto é o grande responsável por todo o desenvolvimento das atividades de um projeto, bem como do cumprimento dos marcos e metas estabelecidos. Sendo assim, afirma-se que ele detém grande influência e poder na tomada de decisões.

As decisões pela autoridade são conhecidas por serem feitas com base no poder de um indivíduo. As consequências dessas decisões dependem da inteligência, experiência e habilidade do gestor de projeto.

O grande problema dessa forma de tomada de decisão é que, em algumas situações, o poder pode subir à cabeça do decisor, o transformando em uma pessoa egocêntrica, impaciente e nervosa, o que impactará diretamente nas escolhas a serem realizadas.

5. BUSQUE POR MELHORIAS NA TOMADA DE DECISÕES

Você deve estar pensando: O que devo fazer para tomar decisões melhores? Existem algumas pequenas dicas que podem ser extremamente válidas na hora de se escolher uma ação, entre várias opções disponíveis.

Pode-se listar as vantagens/desvantagens de cada alternativa, analisar dados e características específicas de cada opção, buscar por situações parecidas em outros projetos (utilizando as metodologias de gestão), buscar apoio de PMOs, entre outras opções.

É válido também investir em softwares de gestão de projetos, obtendo assim melhores resultados. Existem softwares no mercado capazes de prover informações, em tempo real, da evolução das atividades e da produtividade de sua equipe, o que te auxiliará no processo de tomada de decisões.

Em momentos de crise, por exemplo, um software pode ajudar na otimização do tempo e em todo o gerenciamento de projetos. A grande vantagem do uso de tecnologia é ter todas as informações num só lugar, facilitando o acesso à informação.

A última dica para melhorar o processo de tomada de decisões é apostar na gestão de projetos. Invista no conhecimento dessa área, estudando, por exemplo, SCRUM e PMBOK. Além de agregar valor para os seus projetos, você será reconhecido pelo esforço e pelo conhecimento que terá.

Tomar decisões corretas em um projeto é crucial para o seu sucesso. Utilize as dicas desse artigo para tomar as melhores decisões possíveis e, assim, colher os frutos de uma boa gestão de projetos.

O que achou de nossas dicas? Tem alguma dúvida? Deixe sua opinião nos comentários!

Balanced Scorecard : Entenda o que é

Escrito por Braun em 31/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Balanced Scorecard : Entenda o que é

O BSC ou Balanced Scorecard é uma metodologia de gestão estratégica, desenvolvida pelos professores da Universidade de Harvard Robert Kaplan e David Norton. Ele permite que a empresa planeje e controle, com maior segurança, suas metas e estratégias, com o objetivo de medir a evolução da organização através de indicadores.

Mesmo assim, muitos gestores não compreendem a relevância desse método ou nem sequer sabem do que ele se trata. Vencer essa dúvida é o caminho para poder empregar o recurso de maneira altamente estratégica.

Preparamos este artigo para te ajudar a entender melhor essa metodologia, bem como a planejar a implantação dele dentro da sua organização no próximo exercício. Para entender melhor, continue lendo e entenda no que ele se baseia:

O que é o Balanced Scorecard?

O Balanced Scorecard foi adotado inicialmente como um modelo de avaliação e performance empresarial, porém, sua aplicação em organizações proporcionou o desenvolvimento de uma metodologia de gerenciamento de estratégia.

Os requisitos para a definição de indicadores tratam dos processos de um modelo da administração de serviços e da busca da maximização dos resultados, baseados em quatro perspectivas que refletem a visão e a estratégia empresarial.

A partir delas, são definidos os objetivos, as iniciativas e os indicadores, de modo a identificar se tudo está saindo como o desejado.

Confira quais são essas perspectivas:

Financeira

Essa abordagem compreende o desempenho econômico-financeiro do negócio em diversos sentidos. É possível verificar o nível de lucratividade ou de rentabilidade, assim como analisar a matriz de custos ou a de receitas.

Uma empresa que esteja em dificuldades financeiras pode usar a perspectiva para focar em aumento do faturamento ou diminuição dos gastos, por exemplo.

Clientes

Como o nome da perspectiva indica, ela tem a ver com o mercado consumidor e com seu comportamento. Pode se relacionar ao aumento da satisfação dos clientes, ao volume de vendas recorrentes ou à taxa de rejeição, e assim por diante.

Também pode se integrar diretamente à financeira, quando a atenção se volta para a diminuição dos custos de aquisição por cliente (CAC).

Processos internos

Em uma analogia, os processos internos de um negócio são como o funcionamento dos sistemas do corpo humano. Eles precisam ser adequados para que haja saúde, inclusive da organização.

Nesse sentido, é relevante analisar questões como cumprimento de metas — tanto em cada setor como entre áreas diferentes —, taxa de sucesso na realização de tarefas e qualidade de atendimento, por exemplo.

O objetivo é melhorar essa perspectiva, de modo a criar um efeito dominó de resultados positivos para o empreendimento.

Aprendizado e crescimento.

Mais do que ter tecnologia ou controle, um negócio deve contar com informação e com conhecimento. Esse é um elemento bastante amplo, que se manifesta de várias formas.

Pode se tratar da retenção de conhecimento por parte da própria gestão ou dos recursos humanos, que pode ser medido com índices de produtividade, retrabalho e/ou rotatividade.

Também é relevante compreender as questões da inovação e do aprendizado com os erros por parte da gestão. Análises de satisfação dos funcionários, de processos alinhados e de otimizações são ótimos indicadores desse ponto.

Quais são os elementos do BSC?

Além das perspectivas, que fundamentam o uso dessa estratégia, o Balanced Scorecard também conta com elementos que permitem a sua execução.

Ou seja, há ferramentas que precisam ser usadas para que o BSC tenha uma aplicação prática e transformadora na realidade do empreendimento.

Entre os pontos importantes, estão:

Mapa estratégico

Ele descreve a estratégia da empresa através dos objetivos relacionados entre si e distribuídos nas quatro dimensões.

O propósito do mapa estratégico é apresentar inteiramente a estratégia da companhia, e, assim, permitir tornar mais claras a ligação e a maneira como os objetivos estão associados a cada uma das perspectivas.

De certa forma, o BSC serve para “traduzir” esse mapa em ações menores e segmentadas, facilitando o cumprimento de tarefas e o alcance do que é desejado.

Objetivo estratégico

Por falar nisso, é fundamental ter atenção ao que o empreendimento deseja consolidar. Isso é o que deve ser alcançado e o que é crítico para o sucesso da organização.

Esses pontos são divididos em cada uma das perspectivas e serão importantes subsídios para o detalhamento das metas e da definição dos indicadores.

Usaremos os objetivos estratégicos também em nosso processo de priorização e de seleção de projetos, de modo a criar um workflow.

Indicador

Representa, em números, como será medido e acompanhado o sucesso do alcance do objetivo. Qualquer indicador deve cumprir os seguintes requisitos:

transmitir informação clara e confiável sobre o evento a ser analisado;
ser coerente com os fins estabelecidos, com a visão e a missão da organização, medindo e controlando os resultados alcançados;
ser adequado e oportuno, estando disponível para a tomada de decisão;
ter a sua unidade de medida corretamente identificada: números absolutos (n.º), percentagens (taxas de crescimento, pesos – %), dias, horas, valores etc.;
ter um responsável designado, capaz de atuar sobre os indicadores.

Cada perspectiva tem uma estratégia e cada destino desejado conta com um indicador. Se, na financeira, há o interesse em aumentar o faturamento (objetivo) por meio do aumento das vendas (plano de ação), é necessário definir o volume de conversões em um período como indicador.

Plano de ação

Trata-se do conjunto de ações que são necessárias para se alcançar os objetivos. É no plano de ação, ou no Projeto (no caso de organizações mais maduras) onde vamos trabalhar para atingir as metas.

Basicamente, ele define quais são as estratégias que devem ser executadas para que o objetivo da perspectiva seja atingido dentro da meta estabelecida.

Para que serve o BSC?

Uma das grandes vantagens do Balanced Scorecard é que essa é uma metodologia muito versátil. Ela pode assumir várias formas e ser usada para propósitos variados, adaptando-se aos interesses de cada negócio.

Assim sendo, não há somente um tipo de BSC. Os conceitos, perspectivas e ferramentas estão sempre lá, mas ele pode ser empregado em vários momentos e em negócios de todo o tipo.

De certa forma, cada aplicação gera um efeito diferente e há o BSC aplicado à melhoria dos resultados e à manutenção de determinados efeitos. Além disso, pode ser usado de acordo com interesses e situações variadas.

Entre as formas de uso dessa ferramenta, estão:

Crescimento do empreendimento

Quando o estabelecimento está se desenvolvendo e prestes a dar um novo passo, o BSC é bastante útil. Dentro das quatro perspectivas, ele ajuda o negócio a se consolidar e a construir um desenvolvimento sustentável.

É o caso de determinar o aumento da rentabilidade, o número de clientes fidelizados, a otimização dos processos internos e a expansão capacitada da força de vendas, por exemplo.

Retomada de resultados positivos

Já se a empresa se encontra em apuros, ela também pode utilizar o BSC justamente para contornar e sair dessa situação. A ideia é reestruturar parte do negócio de modo que ele possa trazer efeitos positivos e que garantam a recuperação no mercado.

Entre as perspectivas, os objetivos podem ser: diminuição dos desperdícios, redução do custo de aquisição de cliente (CAC), automação de processos e melhor capacitação da equipe.

Aumento da robustez

Muitas vezes, acontece de a organização crescer rapidamente e, ainda que tenha sido de forma estruturada, não ter total segurança na manutenção dos resultados. É o que ocorre com negócios perenes ou sazonais, que podem ver seus efeitos mudando a qualquer momento.

Nesse caso, o BSC pode ajudar a definir interesses como: aumento do alcance e do reconhecimento de marca, diminuição da taxa de rejeição dos clientes, melhora da logística e aumento do mix de produtos ou serviços.

Obtenção de vantagem competitiva

Mesmo quando o negócio tem ótimos números e se mostra cada vez mais promissor, ele pode usar o BSC. Nessa situação, ele é facilmente empregado para a conquista de vantagem competitiva.

Usado de um jeito estratégico, garante a obtenção de diferenciação, que leva a conquistas em relação aos concorrentes.

Entre os pontos, estão: aumentar a lucratividade, ampliar a satisfação do consumidor, fazer investimentos em processos para melhorar a qualidade e oferecer cada vez mais inovação.

Se os quatros indicadores estiverem equilibrados e aplicados de acordo com os objetivos propostos pela organização, significa que há grandes chances de conseguir evoluir a gestão, possibilitando a concepção de novas estratégias que projetem diferenciais competitivos. O BSC está relacionado à visão e à estratégia de um empreendimento, duas áreas fundamentais para que a empresa tenha sucesso.

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Como definir o Plano de Ação e a sua Importância para Projetos

Escrito por Braun em 31/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como definir o Plano de Ação e a sua Importância para Projetos

Atualmente, o plano de ação é uma ferramenta muito utilizada por apresentar elevada eficiência e ser relativamente simples de se elaborar. Basicamente, trata-se de definir as ações que devem acontecer até se atingir uma meta maior. Para isso, a data em que cada ação deve ser finalizada e quais são os responsáveis por elas são algumas das informações que o plano deve conter.

Mas, afinal, montar um plano de ação é mesmo importante? Na área da gestão, sempre que podemos aplicar melhorias, o fazemos. Então, como definir um plano que traga benefícios e deixe sua equipe mais eficiente? Isso é o que explicaremos no post de hoje. Continue lendo e confira!

O que Colocar no Plano de Ação?

O modelo mais comum de plano de ação costuma conter: a ação que será realizada, a data em que esta deve ser concluída, o responsável por executá-la e o status em que se encontra, isto é, se ela está pendente, em andamento ou concluída. Este é um exemplo de como ter uma boa visão do andamento das ações.

Contudo, vale ressaltar que existem diferentes tipos de planos de ação. Portanto, cabe ao gerente do projeto selecionar o que mais se adéqua ao projeto em questão. Nesse sentido, uma excelente alternativa para quem deseja montar um plano eficiente é o modelo japonês 5W2H, que apresenta muita clareza nos passos a serem seguidos e facilita muito o planejamento de melhorias.

Existem ainda variações, como é o caso do Kanban, que se reduz a um quadro contendo o status das tarefas — e que pode se apresentar também no modelo matricial, para controlar projetos diferentes em uma mesma tabela. Normalmente, nesse caso é utilizado um grande quadro em um lugar de destaque, visível por toda a equipe.

Qual é a Importância de cada Ação?

Basicamente, as ações devem ser bem pensadas antes de encaixadas no plano, e cada uma delas deve ter sua relevância para que se alcance o objetivo final.

Essa tarefa é realmente importante? Vai nos ajudar a chegar onde queremos? É possível realizá-la? Perguntas como estas devem ser ter respostas claras — daí vem a importância de um líder consciente, que apresente um plano de ação coerente à equipe.

Dessa forma, a reunião de apresentação do plano de ação é muito importante, pois nela será possível verificar a aceitação da equipe em relação às tarefas, às datas de entrega e a outros detalhes.

Quanto a isso, não há problemas em prorrogar uma data ou modificar o modo como uma ação deve ser concluída. O importante é que todos os responsáveis tenham conhecimento e estejam de acordo com o plano de ação. Então, depois disso, já é hora de colocar tudo em prática!

Como Elaborar um Plano Claro?

Uma das vantagens de se utilizar os planos de ação é que eles podem ser feitos por maneiras mais sofisticadas até em uma simples folha de papel. De fato, algumas empresas preferem que o planejamento seja impresso e fique pregado na parede, onde todos possam ver. Por outro lado, há quem prefira aliar-se à tecnologia e ter mais facilidade para acompanhar o andamento das tarefas do seu próprio computador, em casa.

Diante disso, alguns softwares são desenvolvidos para tornar o planejamento mais lúdico e fácil de entender, agregando micro-ações a macro-ações, montando gráficos do andamento das tarefas de cada setor e até enviando e-mails para cada executor. Assim, essas ferramentas podem ser uma boa opção para melhorar a visão geral que se tem do projeto.

Como Cobrar as Tarefas de cada um?

Uma vez montado o plano de ação, é preciso delegar, monitorar e estar preparado para cobrar o andamento. Ou seja, quando o plano é apresentado e tem boa aceitação, já é hora de ir ao trabalho. Porém, muitas vezes as ações do plano não fazem parte das atividades que os responsáveis estão acostumados a fazer no dia a dia: Nesse caso, é preciso cobrar!

Afinal, se cada pessoa aceitou a tarefa que lhe foi confiada e a data em que esta deveria ser entregue, não há problemas em monitorar, apoiar — se necessário — e cobrar que tudo esteja saindo como planejado.

E vale lembrar que o sucesso da empresa pode depender diretamente de um bom monitoramento de ações — só assim é possível chegar onde se almeja no tempo determinado.

Quais são as Etapas para se Chegar ao Sucesso?

Enfim, para seguir um plano é preciso organização e disciplina. Cada etapa de uma vez: assim, o objetivo será alcançado. Afinal, todas têm sua importância e não devem, de maneira alguma, ser ignoradas.

As etapas são, nesta ordem: início, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.

No início, um gestor eficiente deve ser capaz de realizar uma boa análise do projeto, identificar possíveis problemas que venham a aparecer durante a execução e, assim, estará apto a definir os prazos e custos para cada tarefa.

Já o planejamento é uma fase de suma importância, em que serão definidos o cronograma de andamento do projeto e a participação de cada membro envolvido. A execução é a etapa em que tudo que foi planejado será materializado. Os recursos e energias dos executores são gastos nessa etapa, e a maioria dos problemas também surge aqui. Portanto, é preciso agir com eficiência e cumprir todos os prazos.

O monitoramento também é fundamental para o sucesso de um plano de ação. Nesse sentido, deve ser definida uma estratégia para monitorar o andamento das tarefas, e devem constar no cronograma as datas em que isso será feito. Aqui, caso se identifique um problema, é possível reajustar tudo e trabalhar em uma solução.

Por fim, o encerramento é a fase em que tudo que foi feito é documentado e apresentado aos envolvidos de maneira formal.

Como vimos, o plano de ação é uma maneira muito eficaz de organizar o trabalho que será realizado por toda a equipe, desmembrando o planejamento estratégico em várias partes e etapas menores para que fique mais simples executá-lo sem tantos detalhes. Para isso, as ferramentas que você vai utilizar podem ser as mais variadas — desde post-its e planilhas no Excel a um software mais completo.

O que realmente importa é que cada um esteja ciente do plano e de suas responsabilidades. Você pode fazer um plano de ação para organizar a festa de aniversário de um funcionário ou para abrir uma nova empresa. O fato é que a criação do plano ajuda a organizar as ideias, as tarefas e a integrar as pessoas envolvidas em prol do sucesso!

E aí, gostou do post de hoje? Todas as suas dúvidas foram tiradas ou ainda sobrou alguma? Deixe o seu comentário e conte para a gente!

Como formar equipes de alta performance em projetos?

Escrito por Braun em 31/08/2017. Postado em Gestão, Pessoas. Nenhum comentário em Como formar equipes de alta performance em projetos?

O gerenciamento de projetos deve ser feito seguindo algumas boas práticas para que ele retorne os resultados desejados pelo negócio. Nesse sentido, a formação de equipes de alta performance é um dos pontos mais relevantes.

Mesmo reconhecendo essa importância e necessidade, pode ser difícil chegar a esse objetivo. Para que seu caminho até lá fique mais fácil, veja, a seguir, algumas dicas imperdíveis:

Preocupe-se com o projeto e com as pessoas

Como gestor, você tem uma responsabilidade que vai além de gerenciar e acompanhar resultados ou de pensar no sucesso do projeto, apenas. É preciso agir de forma a gerenciar as pessoas de maneira realmente efetiva, já que elas são as grandes responsáveis por conseguir transformar o projeto em um sucesso.

Não adianta selecionar as pessoas certas para a equipe e não dar estímulo para produzir de maneira adequada, por exemplo. Também não adianta criar um ambiente pouco condizente com as metas e objetivos, o que prejudica todo o andamento do projeto.

Sendo assim, o papel do gestor é, sim, se preocupar com os resultados do projeto, mas ele também deve olhar para as pessoas que compõem a equipe de execução. Ser empático e altamente inspirador funciona muito melhor para conquistar a alta performance.

Dê importância à gestão de pessoas para formar equipes de alta performance

Mais do que avaliar as capacidades e habilidades no processo de seleção para uma equipe, é fundamental saber como trabalhar e desenvolver essas habilidades em busca dos resultados.

É justamente isso o que faz a gestão de pessoas: desenvolver as capacidades dos colaboradores para que seja possível obter os resultados almejados — seja em um projeto ou na realidade da empresa como um todo.

Se esse tipo de gestão for colocada em prática do jeito certo, a equipe trabalha com sinergia e produtividade, diminuindo os erros e o tempo para conseguir chegar ao ponto de destino desejado.

Aposte na união da equipe e inove

Entendendo o papel do gestor e da gestão de pessoas, é hora de partir para a formação de uma equipe de resultados excepcionais. Para que isso seja possível, algumas recomendações incluem:

Capriche na comunicação

Não existe equipe de sucesso que não tenha a uma comunicação intensa, viva e contínua entre todos os seus integrantes. Caso os membros não troquem ideias entre si ou o próprio gestor não esteja disposta a dialogar, as chances de sucesso são mínimas.

Por isso, o ideal é criar um canal de comunicação aberto, livre e horizontal no qual a gestão pode falar com os colaboradores, os colaboradores podem falar com a gestão e os colaboradores possam dialogar entre si.

Além de estimular a criação de um ambiente colaborativo, busque também o alinhamento de expectativas desde o começo. Todos devem saber quais são os objetivos e estratégias e, conforme o projeto tenha início, como está o andamento. A transparência faz uma diferença positiva e oferece resultados diferenciados.

Delegue tarefas e dê autonomia

Como o objetivo é ter uma equipe de alta performance, o trabalho coletivo deve ganhar grande importância. Sendo assim, agir de maneira fortemente centralizadora não vai ajudar você, a equipe ou mesmo o projeto.

O ideal é delegar tarefas — apenas faça isso para as pessoas certas. Diante das necessidades específicas de cada uma dessas tarefas, encontre no grupo a pessoa ou as pessoas mais apropriadas para a sua execução. Dê orientações, treinamentos e auxílio, mas também dê autonomia.

Ao oferecer relativa liberdade, os laços de confiança se fortalecem e os resultados são obtidos mais facilmente. Apenas mantenha controle sobre os resultados e dê orientações em momentos específicos de avaliação.

Resolva conflitos internos

A busca por resultados muitas vezes se torna tão intensa que leva à geração de conflitos internos. Seja pela falha na comunicação ou pela competitividade propriamente dita, nada impede que a equipe se veja enfrentando dificuldades geradas pelos conflitos.

Embora essa situação não possa ser totalmente eliminada ou impedida, ela pode e deve ser gerenciada corretamente. Nesse caso, o gestor precisa agir como mediador, sem tomar lados e buscando a melhor solução não apenas para as pessoas, mas também para o projeto.

Quanto mais rápida for a solução, menores são os efeitos causados por esse tipo de situação. Além disso, um ambiente sem conflitos gera um clima organizacional melhor e mais adequado.

O impacto disso é o aumento da motivação e, por consequência, o aumento da produtividade. Também há uma diminuição na insatisfação e na taxa de rotatividade, deixando a equipe mais unida. Com isso, é mais fácil conquistar resultados diferenciados no projeto.

Não tenha medo de quebrar paradigmas

O objetivo não é conseguir alta performance? Então é fundamental ter em mente que nem sempre isso é obtido pelo caminho mais comum. Muitas vezes, aliás, vai ser necessário seguir por direções muito pouco usuais ou mesmo inexploradas.

Como gestor, você deve estar disposto a assumir responsabilidades e correr alguns riscos controlados, se for para o sucesso do projeto. Sendo assim, use o sucesso como seu melhor indicador e não tenha medo de quebrar alguns paradigmas.

Desde que os valores da empresa sejam respeitados e as pessoas geridas da maneira certa, o caminho para chegar até os resultados pode seguir por direções inesperadas. Tenha a mente aberta e esteja atento a todas as possibilidades, de modo a aproveitar boas oportunidades que surgirem.

Como o gestor também deve inspirar as pessoas, tomar a frente e ousar em certos pontos, funciona como uma força motriz ideal para conseguir mais engajamento e soluções que fogem do óbvio. Além de economizar tempo e dinheiro, isso também oferece mais confiança e coesão para a equipe.

A formação de equipes de alta performance em projetos é só uma das muitas atribuições que são dadas a um gestor. Usando a gestão de pessoas da forma certa — como com comunicação, delegação e resolução de conflitos e desafios — o projeto é capaz de oferecer resultados que ficam muito acima da média.

O que você tem feito para conseguir melhores resultados? Quais são seus desafios? Deixe um comentário aqui embaixo, contando pra gente!

Entenda o Papel do Líder no Gerenciamento de Projetos

Escrito por Braun em 31/08/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Entenda o Papel do Líder no Gerenciamento de Projetos

Muitos fatores podem influenciar no sucesso de um projeto. Um deles, sem dúvidas, é o líder. Um gerente de projetos pode ter formação diversa: engenharia, administração, tecnologia da informação e outras. Não existe um perfil exato de líder, mas algumas características podem contribuir para que ele execute um bom trabalho. Afinal, qual é o papel do líder no gerenciamento de projetos?

Algumas funções devem ser exercidas pelo líder para que ele tenha sucesso com sua equipe no projeto. Ao contrário do que se pensa, muitas destas características podem ser estudadas e trabalhadas e não precisam ser um dom nato da pessoa. Pensando nisso, listamos, abaixo, algumas destas habilidades para que você possa entender a importância disso para o gerenciamento de projetos!

VISÃO DE NEGÓCIO

Para gerenciar um projeto, é necessário ter uma boa visão de onde se quer chegar e como isso deve ser feito. Líderes visionários podem facilmente organizar projetos, fazer planejamentos claros e assertivos e habilitar as outras pessoas a se envolverem com o projeto.

ORGANIZAÇÃO

Desde a etapa de planejamento do projeto, quando tudo se inicia, até sua conclusão é preciso que as metas e tarefas estejam organizadas. A desorganização pode fazer com que a equipe perca o foco e o projeto caminhe para um rumo diferente do planejado. É papel do líder sempre organizar as ideias e pontos dos projetos, o andamento e os resultados dele.

Assim, todos poderão ter uma visão clara do que está acontecendo e não haverá riscos de se perder no caminho. Gráficos, tabelas, atas de reunião e outras ferramentas de gerenciamento podem ajudá-lo.

COMUNICAÇÃO CLARA

Muitas empresas têm problemas, pois o fluxo de informação não corre bem. Logo, é essencial que o líder tenha boa capacidade de comunicação. Que entenda bem tanto seus superiores quanto subordinados e faça-se compreender por todos. O líder deve ser claro ao informar, delegar e avaliar sua equipe. Os profissionais devem ter certeza do seu papel na execução do projeto. Assim, não haverá margem para confusão e desvio dos objetivos.

LIDERANÇA

Essa característica pode parecer óbvia, porém causa muita confusão. É extremamente importante diferenciar o líder de um chefe. O papel de liderança é o necessário aqui, não o de chefia.

Ser líder é acompanhar de perto o trabalho da sua equipe, dando suporte nos problemas e escolhas que surgirem. É impulsionar os demais a trabalharem sem fazer com que se sintam inferiores.

Uma boa liderança conhece sua equipe e sabe enquadrar cada um no projeto sem criar um ambiente pesado e de hostilidade.

NEGOCIAÇÃO

Essa característica não pode faltar a um líder. Ele sempre lidará com diferentes interesses e deverá encontrar uma solução satisfatória para ambos. Cobrar colaboradores, pedir mais prazo e solicitar recursos são só algumas das tarefas da liderança que provam que o líder precisa ser um bom negociador.

PENSAMENTO ESTRATÉGICO

Um bom líder deve ter firmeza e boa tomada de decisão quando os problemas surgirem. Pensamento estratégico e resolução de problemas são itens extremamente requeridos no gerenciamento de projetos.

CONTROLE

Não há razão para perder o controle. Líderes devem tomar as oportunidades como desafios e chances de se desenvolverem. Um líder calmo influencia positivamente os demais colaboradores e cria um ambiente de trabalho incentivador para todos.

Mais uma vez, aqui devemos lembrar que o papel de um líder é muito diferente do papel de um chefe. Ele deve estar no controle no sentido de canalizar as energias da equipe em função do objetivo. Além disso, é preciso também que ele tenha controle sobre os recursos do projeto e saiba aplicá-los da melhor maneira.

CAPACIDADE DE ANÁLISE

Desde o início do projeto, o líder deve acompanhar e avaliar a execução de cada tarefa. Assim, ele pode verificar o rendimento da equipe e ter noção do que já foi feito, quanto tempo foi gasto e quanto falta para a conclusão.

Na avaliação, o líder deve orientar os colaboradores para que trabalhem de acordo com o esperado, lembrando sempre a velha máxima: “Elogie em público, critique em particular”.

PERSISTÊNCIA

Não é fácil trabalhar na liderança de um ou vários projetos. Problemas surgirão a todo o momento e as cobranças podem te fazer pensar em desistir, porém, essa não é uma característica da liderança. Um líder deve saber persistir.

Mantendo a calma e usando seus conhecimentos, as soluções começarão a aparecer. Se toda vez que houver um problema, você desistir e recomeçar do zero, os objetivos ficarão cada vez mais distantes. Entenda o problema, trabalhe nele e encontre uma solução: persista!

INSPIRAÇÃO

Um bom líder é inspiração para sua equipe. Isso se trata de ser um bom exemplo. O líder não pode distribuir conselhos se ele próprio não os segue. Tenha comportamento e atitudes exemplares e mostre à sua equipe que você é digno da posição que ocupa. Assim, você motivará a todos e fará com que o trabalho flua de maneira mais agradável.

Como você pôde ver neste post, ser um bom líder não é uma tarefa fácil. Exige muitas habilidades e depende de boas escolhas nas mais diferentes situações. O papel do líder é de extrema importância para capacitar e acompanhar a equipe no desenvolvimento do projeto, garantindo que os objetivos sejam alcançados de maneira satisfatória.

É errado pensar que “ser líder” é uma característica que nasce com o ser humano. Muitos podem pensar que não possuem perfil para exercer essa profissão, porém há sempre um caminho. Qualquer pessoa pode trabalhar e desenvolver suas habilidades. Foco e estudos podem lhe garantir boas ferramentas para exercer sua liderança.

Além disso, não existe só um perfil de líder. Você deve se agarrar a uma qualidade e fazer com que ela te alavanque para tal função. Seja do tipo mais carismático, mais liberal ou mais autocrático, o importante é que você desempenhe o seu papel com excelência e alcance as suas metas.

E você, tem as características citadas acima ou precisa desenvolvê-las? Acha que seus amigos gostariam de saber o papel de um líder? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais e ajude mais pessoas se desenvolverem!

Como avaliar e acompanhar as tarefas de sua equipe de trabalho?

Escrito por Braun em 31/08/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Como avaliar e acompanhar as tarefas de sua equipe de trabalho?

Delegar tarefas à equipe de trabalho é uma das principais atitudes que um líder pode tomar para multiplicar a produtividade. Afinal, aquela ideia de um chefe centralizador que tem nas mãos todas as mínimas ações da empresa já demonstrou sua falta de eficácia e se tornou obsoleta. Mobilizar um time para alcançar um objetivo é o caminho para fazer mais, melhor e em menos tempo.

Porém, para alcançar o resultado que o líder espera, ele precisa fazer muito mais do que atribuir papeis. Delegar não significa que ele deixou de ter responsabilidade sobre o resultado — significa apenas que ele compartilhou.

Por isso, é fundamental que ele avalie e acompanhe o desenvolvimento do projeto. Só assim ele vai conseguir fornecer os recursos necessários, verificar o andamento, ajustar procedimentos, oferecer feedback e garantir que os prazos sejam cumpridos.

Além disso, sem o acompanhamento do líder existe o risco de cada um fazer sua parte de forma isolada, sem uma visão do todo e da importância de sua parte no resultado total.

O acompanhamento faz parte da gestão de equipes e promove um trabalho mais integrado e sincronizado. Isso evita que partes interdependentes do projeto fiquem paralisadas enquanto esperam que outros colegas façam a sua parte ou tomem as providências necessárias para a continuidade.

Então, de que formas um gestor de projetos pode acompanhar as tarefas de sua equipe de trabalho de forma eficiente? Que técnicas podem ser utilizadas para garantir o bom andamento e a realização das tarefas definidas?

Descobrir as respostas a essas perguntas é muito fácil! Basta você continuar a leitura deste post! Aqui você vai encontrar dicas infalíveis para acompanhar as tarefas de sua equipe de trabalho e garantir a realização do projeto!

1. Comunique com clareza

Se você vai avaliar um projeto, as tarefas ou o desempenho de cada membro da equipe, vai precisar utilizar critérios para isso. E tão importante quanto a existência desses parâmetros é que a equipe de trabalho saiba quais são eles. Para isso, o líder precisa se comunicar de forma clara.

Mas comunicação não é apenas forma, é também o conteúdo. A equipe precisa entender que as tarefas recebidas não são simplesmente uma arbitrariedade do gestor, uma obrigação de fazer, uma questão de “manda quem pode e obedece quem tem juízo”.

Para promover o engajamento, o colaborador precisa entender que suas tarefas são parte de um projeto em que cada um contribui, de forma cooperativa, para o crescimento da empresa e benefício de todos.

Além disso, as tarefas são meios para desenvolver habilidades e preparar os membros do time para assumirem futuras responsabilidades.

Com essa visão em mente, o líder precisa deixar claro alguns pontos:

o que ele espera de cada colaborador?
quais os resultados ele espera ao final da tarefa delegada?
como a realização de sua tarefas contribui para o resultado coletivo?
como sua tarefa interfere no resultado do outro, ou seja, como ele depende do seu resultado para executar a parte dele?

2. Estabeleça um período para o acompanhamento

Por mais o seu papel seja monitorar as tarefas realizadas pela equipe, ter o chefe no pé o tempo inteiro prejudica — e muito! — a produtividade do grupo. Então, é importante estabelecer períodos para que este controle aconteça.

Quando existem situações em que o resultado precisa ser visto rapidamente, pode ser necessário fazer o monitoramento diário. Mesmo com todo o planejamento possível, situações realmente urgentes acontecem eventualmente e pedem um controle ainda mais frequente.

Porém, quando se trata de um projeto de médio ou longo prazo, que está acontecendo de acordo com um cronograma definido, o monitoramento pode acontecer uma vez por semana.

O importante é definir um espaço de tempo em que esse controle não seja sufocante e prejudique o andamento do trabalho e nem tão longo que dê espaço para distorções por falta de comunicação.

3. Divida as tarefas em etapas

Simplesmente se sentar e aguardar um resultado final pode garantir surpresas desagradáveis para o gestor. Talvez ele descubra tarde demais que o projeto não tomou os rumos desejados ou simplesmente não vai sair no prazo combinado.

Então, dividir a tarefa em etapas menores é uma estratégia muito eficiente para garantir os melhores resultados.

Assim, o gestor tem uma ideia de como cada passo está sendo conduzido pelos responsáveis, pode prever possíveis atrasos e tomar medidas para acelerar o andamento dos processos.

4. Oriente cada etapa

Na avaliação periódica, o líder consegue avaliar se as etapas previstas estão sendo cumpridas e se já é possível partir para uma nova fase do projeto.

Nessas transições, é preciso dar um feedback para o colaborado, analisando com ele as ações que tiveram melhor resultado e se elas são viáveis para a próxima etapa ou não.

Também é preciso orientar o colaborador para a próxima fase do projeto, mas evitando dar respostas prontas. Pode até tomar um pouco mais de tempo, mas ajudar a refletir sobre os passos seguintes vai ajudar no desenvolvimento da competência do funcionário.

Discutir as melhores ações e os caminhos para realizar as próximas ações permite que o gestor avalie quais atividades o colaborador já tem condições para conduzir sozinho.

Assim, o liderado se sente mais seguro para executar as próximas etapas, conquista a confiança do gestor, que pode aumentar o intervalo de monitoramento até que o colaborador se torne realmente autônomo na realização das tarefas.

5. Utilize ferramentas de gestão

Com uma agenda lotada e muitas tarefas para acompanhar, a gestão de projetos eficiente precisa de ferramentas e softwares que auxiliam a organizar as datas e dados que compõem este controle.

Hoje, o mercado já disponibiliza softwares e até mesmo aplicativos que podem auxiliar nesta tarefa.

Eles enviam lembretes que alertam para as datas próximas, disponibilizam arquivos fundamentais para o trabalho de todo o grupo, compartilham todas as informações importantes em um único canal.

Através deles, também é possível ver as atividades dos membros da equipe, receber alertas sobre as atividades mais importantes, e informações sobre o que deve ser feito e qual é o prazo para realização.

Também é possível criar uma agenda inteligente, que sinaliza e até mostra em outra cor as tarefas que estão aguardando retorno mas estão dentro do prazo, as que já tiveram seu tempo esgotado e muitas outras funcionalidades.

6. Promova uma avaliação coletiva

Quando se trata de trabalho em equipe, nada melhor que discutir coletivamente os sucessos e também os pontos do projeto que precisam ser agilizados e resolvidos, certo?

Portanto, envolva os membros do time na avaliação. Esta é uma excelente maneira para que cada peça do quebra-cabeças seja analisada considerando sua integração com o todo, e como o andamento das tarefas individuais está colaborando para o resultado geral.

É importante manter um clima de cooperação durante esta avaliação. Ela não deve ser usada para culpar um membro da equipe por possíveis problemas, mas entender as interferências e, principalmente, encontrar soluções coletivas.

Entendeu como é possível monitorar as tarefas de sua equipe de trabalho para promover bons resultados? Gostou do nosso post? Então, que tal compartilhar em suas redes sociais?

Gestão de projetos: como delegar tarefas de forma eficiente?

Escrito por Braun em 31/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Gestão de projetos: como delegar tarefas de forma eficiente?

Gerenciar um projeto exige algumas habilidades e conhecimentos específicos para um profissional, e saber como delegar tarefas é uma das competências mais importantes para o sucesso.

Controlar excessivamente o desenvolvimento das atividades é um dos maiores problemas que afetam os gestores. O medo de incumbir tarefas para sua equipe pode ser prejudicial para o projeto ou para a empresa como um todo, provocando atraso no cumprimento de prazos estabelecidos, aumento do custo do projeto, falta de qualidade, entre outras complicações.

Saber como delegar tarefas eficientemente é fundamental para que você seja um gestor de sucesso. Aprenda, neste artigo, como delegar tarefas de forma eficiente e como isso pode impactar seu projeto.

Definindo o que pode ser delegado

Um gerente de projetos sabe que é necessário sim delegar tarefas, mas nem tudo deve ser delegado. Sendo assim, é preciso conhecer por completo o escopo do projeto, sabendo o que deve ser entregue em cada etapa e quais habilidades são necessárias para executar as tarefas propostas.

Além disso, é importante avaliar a abrangência da tarefa e como seu resultado afetará a vida da empresa. Fazendo isso, você tem ciência da importância dessa função e sabe se ela pode ser delegada ou não.

Conhecendo bem sua equipe

O passo seguinte para delegar tarefas com sucesso é conhecer bem sua equipe. Ao definir quais atividades podem ser delegas, é fundamental que o gestor saiba as características e habilidades específicas de cada profissional, permitindo, assim, que eles possam executar atividades com competência e qualidade.

Conhecer os pontos fortes e fracos de sua equipe permitirá que você escolha os funcionários mais capacitados e preparados para executar as tarefas propostas.

É interessante lembrar que nem sempre o conhecimento técnico é garantia de capacitação. Alguns profissionais possuem conhecimento técnico em uma área, mas desempenham outras funções com mais qualidade. Se atente à gestão de pessoas.

FIQUE DE OLHO NOS PAGAMETNOS E RECEBIMENTOS

Ficar de olho nos pagamentos e nos recebimentos tem um grande impacto no seu fluxo de caixa, principalmente quando o assunto é o prazo que você dá aos seus clientes e aquele que você tem junto aos seus fornecedores. Muitas empresas passam por dificuldades, pois demoram muito para receber e precisam de recursos para pagar os seus fornecedores.

Para evitar esses problemas, procure buscar um equilíbrio e fornecer um prazo de pagamento para os seus clientes parecido com aquele que você recebe dos fornecedores. Além disso, busque estimular os pagamentos à vista, oferecendo descontos para aqueles feitos antecipadamente.

No caso daqueles clientes que compraram a prazo e que estão com seus títulos em atraso, é necessário agir, entrar em contato e entender o porquê do atraso e como você pode ajudar na resolução desse problema. Lembre-se que o bom andamento do seu fluxo de caixa depende da disposição de recursos para arcar com as suas dívidas e que toda sobra é importante para sua empresa.

COMUNICANDO-SE BEM E DEFININDO PRAZOS

Delegar é, de acordo com o dicionário, “realizar uma transmissão, uma concessão de poderes, conferir (a alguém) poder e representatividade.” Partindo dessa definição pode-se afirmar que é fundamental comunicar-se com clareza para o sucesso das atividades.

Certificar que a informação repassada e a solicitação realizada a um profissional foi totalmente compreendida é imprescindível para que o produto final saia conforme esperado.

Comunicação empresarial é um dos problemas que impedem o sucesso dos projetos e, por isso, deve-se garantir que os profissionais entendam todas as instruções repassadas, o que se espera daquele trabalho e qual o impacto do mesmo no projeto. Dessa maneira, você garantirá que a comunicação e a delegação de tarefas ocorram perfeitamente e sem ruídos.

Analogamente, o gestor deve sempre definir prazos para a entrega das tarefas, evitando surpresas desagradáveis. Assim, você terá tempo hábil para avaliar o que foi desenvolvido e garantir que tudo seja entregue cumprindo requisitos de qualidade e funcionalidade.

ELIMINANDO AS ADVERSIDADES

Uma das principais funções do gerente de projetos é garantir que os funcionários executem um bom trabalho. Para isso, ele deve ter ciência de quais são as adversidades e dificuldades da equipe e minimizá-los. É necessário prover um ambiente onde a equipe destine 100% de seu tempo para executar as atividades que foram repassadas.

Os problemas mais comuns que devem ser solucionados pelos gestores envolvem, desde a eficiência dos equipamentos (necessitando equipamentos mais modernos), até a negociação de prazos com clientes, permitindo que a equipe tenha tempo suficiente para realizar o melhor trabalho possível.

ACOMPANHANDO E MEDINDO RESULTADOS

Após delegar as atividades, é necessário certificar-se de que elas estão sendo executadas. Não basta esperar que os profissionais levem a você o status de cada etapa. É necessário acompanhar o desenvolvimento de todas as atividades, conferindo escopo, prazo, custo e qualidade.

É válido utilizar de metodologias de gestão de projetos para determinar procedimentos de acompanhamento (como relatórios periódicos) que visam garantir o alinhamento das atividades com o projeto em si. O principal objetivo é assegurar que sua equipe tenha autonomia para realizar as atividades, mas, ao mesmo tempo, saiba que você estará acompanhando tudo de perto.

Aliado ao acompanhamento, é necessário medir também os resultados. Quando os profissionais finalizam uma atividade, deve-se ter certeza de que os resultados obtidos foram os esperados, e que os parâmetros de custo, prazo e escopo foram respeitados.

Ao medir os resultados, você conhecerá a produtividade de cada profissional, além de perceber o impacto de problemas externos dentro do seu projeto (como movimentações do mercado, crises, entre outros).

Dando autonomia

O principal objetivo que o gestor de projetos tem ao delegar funções é: ter tempo livre para focar nas responsabilidades e atribuições do seu cargo. Para que isso ocorra, é necessário que você dê autonomia suficiente para que os profissionais possam desenvolver suas tarefas e consigam solucionar possíveis interferências sem a sua intervenção.

Obviamente, é necessário que o líder acompanhe e monitore todo o processo, conforme supracitado, porém dar autonomia é fundamental. O líder dos projetos não precisa saber de todo e qualquer problema que ocorre. Alguns problemas simples podem ser solucionados pela sua equipe, de forma que você consiga se concentrar no que é realmente importante.

O ideal é ter uma equipe que realize suas atividades sem a necessidade de um líder. Ele apenas gerenciará as mudanças mais impactantes e eliminará as adversidades mais complexas.

Contudo, não se esqueça: delegar tarefas não é transferir responsabilidade! Independentemente de qual funcionário tenha realizado uma determinada tarefa, você é o responsável pelo seu resultado, uma vez que foi você quem delegou essa função. Fique atento!

Como delegar tarefas eficientemente

Além das dicas fornecidas acima, existem alguns critérios que devem ser seguidos para delegar tarefas da maneira mais eficiente possível.

É interessante investir em softwares de gerenciamento de projetos que realmente facilitem delegar funções, bem como controlar o projeto como um todo. Com essa solução, você terá todas as ferramentas de gestão em um só lugar, facilitando a redução de custos e o aumento da produtividade.

É válido, ainda, buscar por novos conhecimentos em gestão de projetos, como SCRUM e PMBoK, para lapidar cada vez mais seu processo de delegar funções. O gestor de projetos pode buscar uma certificação do PMI, se qualificando e utilizando os ensinamentos dessa metodologia para garantir o sucesso de seu projeto.

Ainda, dependendo do tamanho da sua empresa, pode se investir na implantação de um PMO, transformando-o numa central de gerenciamento dos projetos da companhia.

Delegar tarefas é uma habilidade que o gestor de projetos vai adquirindo com a experiência. Investir em softwares especializados pode fazer total diferença no gerenciamento de seu projeto, permitindo otimização de recursos como tempo, pessoas e as finanças.

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Otimização de Tempo: 7 Hábitos que Estão Atrapalhando a Sua Empresa

Escrito por Braun em 31/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Otimização de Tempo: 7 Hábitos que Estão Atrapalhando a Sua Empresa

O relógio pode, às vezes, ser o pior inimigo de uma empresa, já que sem a otimização de tempo será impossível concluir uma tarefa no prazo e com a qualidade desejada. Produtividade é a chave para o sucesso de uma empresa, mas existem dois empecilhos que podem prejudicar os negócios de qualquer organização: colaboradores que não conseguem desenvolver suas tarefas no tempo estipulado e empresas que não oferecem as condições necessárias para elevar a produtividade.

Além dos fatores que, mesmo passando despercebidos, influenciam diretamente no rendimento de cada profissional, existe também um mercado altamente competitivo e imediatista. É muito comum vermos empresas “correndo contra o tempo” sem levar em consideração novos hábitos que poderiam melhorar a produtividade e auxiliar em uma entrega final que superasse a expectativa dos seus clientes.

Diante deste cenário, cabe às empresas encontrarem a melhor alternativa para a otimização de tempo e melhoria de processos. Não sabe como encontrar esta resposta? Então confira, no artigo de hoje, quais são os hábitos que estão atrapalhando sua produtividade!

1. NÃO DELEGAR AS TAREFAS

Para obter um bom gerenciamento do tempo é necessário fazer as pazes com o relógio, ou seja, se propor a realizar somente determinadas tarefas e não sobrecarregar a sua agenda com todas as atividades da empresa.

Quando um profissional precisa fazer várias coisas ao mesmo tempo, seu rendimento e sua qualidade reduzem ao longo do dia. Para evitar este tipo de problema, delegue as tarefas de acordo com as habilidades de cada profissional.

Nessa fase, será importante selecionar quem está mais apto a entregar o resultado desejado pela empresa e pelo cliente. Com essa atitude você poderá economizar o tempo que seria gasto em retrabalhos desnecessários, além de ajudar o colaborador a vencer seus próprios desafios.

2. LIBERAR O USO DA INTERNET

Basta apenas alguns minutos nas redes sociais para que a produtividade seja comprometida durante o dia todo. A internet é uma ferramenta que nos oferece várias vantagens para o próprio trabalho, mas, além desta ajuda extra, ela também proporciona milhares de distrações que podem interromper o ritmo do profissional.

Cada momento gasto em uma rede social, ou qualquer outro site, sem dúvidas, poderia ser aproveitado de uma maneira mais eficiente e proativa. Em geral, diversas empresas bloqueiam determinadas páginas, como medida de segurança e controle do próprio serviço.

Caso você não deseje chegar a esse ponto, conscientize sua equipe sobre as consequências do uso indevido da internet em horário de trabalho, prevenindo-os sobre possíveis advertências ou medidas mais drásticas.

3. REALIZAR REUNIÕES EM EXCESSO

Já ouviu aquele termo “vamos fazer uma reunião para marcar uma reunião”? Apesar do exagero, diversas reuniões são consideradas improdutivas, já que gastam muito tempo sem, muitas vezes, um propósito claro ou sem chegar a uma decisão. Apesar de necessárias para uma empresa, as reuniões precisam ser objetivas e devem ser realizadas apenas quando forem realmente importantes.

Para controlar este hábito e diminuir o número de reuniões, determine uma quantidade fixa por mês, ou seja, ela pode ser quinzenal ou mensal. Por outro lado, caso apareça um assunto de emergência, esteja preparado para abrir uma exceção — mas não permita que este gesto se torne rotineiro novamente.

4. DIZER “SIM” PARA TUDO

Ser prestativo é uma grande qualidade. No entanto, agir assim em excesso pode atrapalhar a produtividade. Nosso tempo precisa ser organizado com as tarefas que são da nossa responsabilidade e, por esse motivo, assumir determinada tarefa ou prestação de favores, por simplesmente não saber dizer não, é um grave erro.

Isso atrapalha não somente a sua carreira, mas também todo o desenvolvimento de uma organização. Vale lembrar que certas responsabilidades podem ser superiores às nossas responsabilidades, então vale a pena equilibrar as tarefas e saber dizer “não” quando for necessário. Por outro lado, aprenda a dosar para que seu tempo seja otimizado e organizado de uma maneira melhor.

5. NÃO AUTOMATIZAR OS PROCESSOS

A tecnologia existe para contribuir para o desenvolvimento dos nossos projetos, então inseri-la no cotidiano de uma empresa é fundamental para a otimização de tempo. Além disso, ela contribui para outros fatores, como redução de recursos, melhor aproveitamento dos esforços físicos, entre outras vantagens associadas ao bem-estar de todos.

Olhando por esse ângulo, é fácil deduzir que as ferramentas tecnológicas têm um papel essencial na vida de uma organização e não pode ser deixada de lado a qualquer custo. Lembre-se ainda que, através da tecnologia, pode-se aproveitar softwares que agilizam o tempo gasto, organizam melhor a delegação de tarefas, acompanham resultados e informam mudanças necessárias.

6. NÃO FAZER CAMPANHAS DE INCENTIVO

É muito comum vermos profissionais desanimados que apenas estão interessados em cumprir o solicitado, sem superar os limites necessários. No entanto, você sabia que colaboradores motivados conseguem produzir até 50% melhor?

Isso mostra por que empresas que investem na qualidade de vida dos seus funcionários obtém resultados ainda mais satisfatórios no final do mês. De acordo com estudos, o incentivo é uma ferramenta que acelera a capacidade de produção e a satisfação no ambiente de trabalho.

Crie campanhas de incentivo, ou seja, ações que desafiam os colaboradores a determinada meta. O objetivo principal destes programas é bonificar os funcionários pelos resultados apresentados, sendo a premiação em folgas, remunerações, brindes, viagens, etc.

7. VIGIAR A CAIXA DE E-MAIL

O e-mail é importante para diversas situações de uma empresa, incluindo o fechamento de contratos, conversação entre fornecedores, compras e outros milhares de assuntos que rodeiam uma organização. Entretanto, é difícil imaginar quantos e-mails um gerente ou qualquer outro profissional pode receber por dia e, por isso, é importante não focar o tempo todo na caixa de e-mail.

Apesar da sua importância, a caixa de e-mail sempre estará lotada, com diversas novas tarefas ou atividades para cumprir. Para que você não pare o tempo todo ou atrase outras prioridades, estipule um período para ler essas informações.

E aí? Nosso artigo te ajudou a entender como aplicar a otimização de tempo em sua empresa? Então não perca mais nenhum minuto: comece agora mesmo a melhorar a produtividade da sua organização! Ficou com alguma dúvida? Deixe seu comentário abaixo que iremos te ajudar.

Veja como elaborar um plano de ação para uma equipe desmotivada

Escrito por Braun em 31/08/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Veja como elaborar um plano de ação para uma equipe desmotivada

Talento, conhecimentos e competência. Profissionais com essas qualidades sempre alcançam altos níveis de produtividade e performance, certo? Talvez não! Apesar de um time excelente, os resultados podem ser medíocres na falta de um aspecto essencial — a motivação. Como garantir que a equipe seja estimulada a produzir mais e melhor? Como um plano de ação pode alcançar esse objetivo?

Se você também tem essa dúvida e quer saber como transformar uma equipe desmotivada em um time campeão, saiba que este post é imperdível! Com ele, você vai aprender como elaborar um plano de ação infalível. Preparado?

A importância da motivação

Não é novidade que, entre os principais fatores para a produtividade de uma empresa, podemos destacar a qualidade e o desempenho dos recursos humanos. Logicamente, dependendo do setor, muitos outros aspectos podem influenciar no resultado final. Um exemplo são as indústrias que utilizam equipamentos para a fabricação de produtos.

Porém, de forma geral e na maioria dos segmentos, o grande diferencial é realmente a qualidade dos colaboradores envolvidos na produção da mercadoria ou na prestação dos serviços. Mas mesmo que a empresa tenha contratado os melhores profissionais, o fato é que, se eles estiverem desmotivados, toda a produtividade será comprometida.

Com certeza, haverá prejuízos quantitativos e qualitativos. O lucro do negócio e, pior ainda, a sua reputação no mercado poderão ser prejudicados.

Infelizmente, a desmotivação costuma ser contagiosa. Um funcionário desmotivado tem uma postura descomprometida, o que afeta seus colegas. Costuma também causar conflitos interpessoais, deixa de cumprir os prazos propostos e não se empenha em realizar seu trabalho com qualidade.

Por meio de questionamentos e reclamações, ele lança dúvidas sobre o quanto vale se empenhar para atingir os objetivos comuns. Em boa parte das vezes, consegue seguidores.

E não é só isso. Não é incomum ele tratar os clientes com descaso, deixar de atender solicitações, expressar suas frustrações diretamente ao consumidor e prestar um atendimento de baixa qualidade. Dessa forma, ele pode destruir a reputação da empresa.

Se todo esse prejuízo financeiro e corporativo pode ser causado por um funcionário desmotivado, imagine quando esse sentimento contamina toda uma equipe?

As causas da desmotivação

Não são poucas as causas que podem levar a um quadro de desmotivação dentro da empresa. Alterações no cargo ou na estrutura da companhia, insatisfação com a remuneração ou com as condições de trabalho, estresse e cansaço estão entre elas.

Porém, quando falamos de uma equipe inteira desmotivada, é possível que as causas estejam muito mais ligadas à forma como a própria empresa lida com a hierarquia, a estrutura organizacional, definição de metas, comunicação interna e reconhecimento dos resultados.

Nesse caso, a solução pode ser a elaboração de um plano de ação que consiga dar rumo e significado ao trabalho realizado pelas equipes. Você sabe como criar um?

O plano de ação e a motivação dos colaboradores

Em primeiro lugar, precisamos pensar que tipo de profissionais queremos motivar. Logicamente, quanto mais engajado for o grupo de funcionários, como um todo, melhor será o resultado da empresa.

Porém, é preciso pensar de uma forma especial naqueles que demonstram um potencial maior para produzir, liderar, ousar, promover mudanças e levar a empresa a um novo patamar de excelência. Se você conseguir motivá-los, terá a colaboração de todo o grupo.

Geralmente, esses profissionais não são estimulados apenas por um bom salário ou um pacote de benefícios. Eles costumam ser visionários — sentem-se mais motivados quando têm oportunidade de participar de uma gestão colaborativa e conseguem enxergar o significado de seu trabalho.

Então, para esse grupo, nada melhor que elaborar um plano de ação. Ao estabelecer metas desafiadoras, mas possíveis, um bom time de trabalho é capaz de se sentir estimulado a sair da zona de conforto, superar obstáculos e alcançar ótimos resultados.

Passos para elaborar um plano de ação

1. Ouça seus colaboradores

Seria muito fácil elaborar um plano de ação sozinho, mas nesse caso as chances de adesão do grupo se tornam menores. Portanto, comece ouvindo-os.

Dê oportunidades para expressarem suas necessidades, e indicarem condições que poderiam favorecer a produtividade, e ouça suas ideias sobre que medidas tornariam os processos da empresa mais ágeis e eficazes.

2. Defina objetivos para o plano

As pessoas dificilmente se comprometem com projetos que não sejam claros e que elas não sabem aonde irão levá-las.

Sem ter em mente o objetivo, os colaboradores se sentem “atirando para todos os lados”, sem saberem exatamente o alvo que devem alcançar. Definir uma meta clara ajuda as pessoas a direcionarem seus esforços, produzindo motivação.

3. Estabeleça estratégias para alcançar os objetivos

Tão importante quanto ter um objetivo, é definir as estratégias. Elas ajudam a estabelecer quais atividades serão executadas e a sequência lógica para garantir que os melhores resultados sejam obtidos em um menor tempo e com menos esforço.

Esse passo também precisa prever os papéis de cada integrante da equipe. Ou seja, cada um sabe quais as atividades que vai desempenhar e os recursos necessários para a realização das ações.

4. Proporcione feedback

Embora o projeto deva ter uma data final, é importante comunicar-se com a equipe durante todo o tempo e tornar objetivos distantes um pouco mais próximos da realidade.

A avaliação não deve ocorrer apenas ao final do processo. Definir metas intermediárias ajuda a manter a equipe motivada, pois, além de mostrar se as ações estão gerando o resultado esperado, elas podem ajudar a corrigir a rota e definir novas estratégias caso a equipe não esteja atingindo as expectativas.

Manter um quadro para expor gráficos de desempenho do time e as conquistas mais expressivas também pode ser uma excelente forma de motivação.

5. Dê o exemplo

Quer engajamento do seu time? Dê o exemplo! Como líder, seja pontual e comprometido. Cumpra o que prometer. Tenha bom humor e impulsione o crescimento por meio do reconhecimento das contribuições de cada indivíduo.

6. Recompense os resultados

Nenhuma equipe se empenhará em alcançar as metas se isso for gerar apenas mais demandas. Melhores condições de trabalho, oportunidades de novos cargos e crescimento na empresa são excelentes recompensas.

Mostre, desde o princípio, que os bons resultados trazem lucros para a empresa, mas que parte disso será revertido em benefícios para todo o grupo — seja por meio da contratação de novos funcionários, para dividir as responsabilidades, ou benefícios para os participantes.

7. Comemore o sucesso

Quando os colaboradores alcançam os resultados estabelecidos, e a empresa os trata como se não tivessem feito mais que a obrigação, eles se sentem desmotivados.

Por mais que um funcionário saiba que ele recebe o salário para produzir, o reconhecimento por parte da organização faz com que as pessoas se sintam valorizadas.

Portanto, quer seja um jantar especial, um coffee break ou mesmo um happy hour com a equipe, o sucesso precisa ser celebrado. Essa sensação de fazer parte de um time vitorioso motivará a equipe a continuar se empenhando em obter bons resultados.

Entendeu como um plano de ação pode ajudar a manter sua equipe motivada e engajada? Conhece outras dicas para estimular o time a produzir mais e melhor? Então, compartilhe sua experiência com a gente por meio dos comentários!

A importância da participação do cliente na gestão de projetos

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em A importância da participação do cliente na gestão de projetos

A eficiência no gerenciamento de projetos está diretamente ligada à satisfação e participação do cliente com os resultados. Contudo, contar com o cliente para as definições de objetivos estratégicos, prazos de entregas, reuniões de alinhamento do escopo e devidos ajustes antes mesmo de iniciar o projeto, é um fator crucial para o ganho de eficiência e suas consequências, como citamos.

Neste contexto, o cliente passa a ter uma grande importância para o sucesso do projeto como um todo, inclusive ao que tange o gerenciamento do GP. A tarefa não é fácil, porém é fundamental. Este relacionamento estreitará a confiança e firmará a participação do cliente com a sua empresa, assim como com você. Por isso, no post de hoje, você entenderá a importância desta participação conjunta para a conquista dos objetivos e, assim, para uma boa imagem de sua empresa e, claro, do responsável por ter completado a tarefa com êxito.

Você entende sobre projetos, mas é o cliente quem conhece suas dificuldades

Enquanto um Gerente de Projetos (GP), você tem conhecimento sobre a sua equipe, as habilidades de cada um dos integrantes e como alocá-los em múltiplos projetos garantindo, assim, o cumprimento dos objetivos, prazos e do sucesso da empreitada como um todo. Porém, é o seu cliente quem conhece as dificuldades do dia a dia, a necessidade de ter procurado por sua empresa para solucionar um determinado problema, o mercado ao qual está inserido, a cultura empresarial diante às mudanças, dentre vários outros fatores.

Diante a isso, é de extrema importância unir ambos os conhecimentos em busca de uma definição de escopo adequada às necessidades e expectativas do contratante. Isso implica entender quais são as dificuldades atuais, os gargalos encontrados, os processos atuais e, com o seu conhecimento, identificar a melhor oportunidade para o desenvolvimento de um projeto que de fato resolva estas questões com eficiência.

A validação do cliente resguarda a sua empresa de possíveis “imprevistos”

Desde os processos iniciais, que envolvem as conversas sobre o problema, a solução e o escopo do projeto, é fundamental envolver o cliente não apenas para obter informações mais certeiras para a obtenção de resultados, mas para obter a validação do que foi definido. Isso ajudará a sua empresa a lidar melhor com possíveis “imprevistos” como a solicitação da mudança do escopo do projeto em um momento mais avançado do projeto, questionamentos sobre a autorização de determinada ação e o respaldo de que você apenas cumpriu o acordado. Por isso, envolva seu cliente em todas as partes do processo, incluindo o envio de relatórios periódicos e reuniões para tratar sobre a evolução das atividades.

Você precisará contar com alguém para guiar você e a equipe envolvida no desenvolvimento do projeto

É possível que, em muitos casos, a sua equipe esteja alocada no próprio cliente. Por isso, precisará de um braço direito que garantirá o acesso aos recursos necessários para o desenvolvimento do projeto. Isto significa indicar os profissionais que concederão acessos, permissões, informações e o que preciso for para garantir o cumprimento dos prazos. Você, enquanto GP, terá o reporte dos seus funcionários sobre as atividades ao utilizar um software para o gerenciamento destes projetos. Contudo, é fundamental contar com um responsável interno, do cliente, para contribuir com o bom andamento das atividades in loco facilitando o seu trabalho em lidar com múltiplos projetos, equipes e clientes.

E você, já envolve os seus clientes em seus projetos? Como eles contribuem para o sucesso em sua gestão? Quais são as grandes dificuldades encontradas? Aproveite os comentários abaixo para compartilhar suas dúvidas e experiências. Vamos trocar uma ideia sobre as melhores práticas nestas situações!