Project Builder

Plano de comunicação: como otimizar as reuniões da empresa e de projetos?

Escrito por Braun em 23/08/2017. Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em Plano de comunicação: como otimizar as reuniões da empresa e de projetos?

Na gestão de projetos é muito comum que os gerentes e todos os demais envolvidos estejam muito preocupados com o acompanhamento do controle financeiro, cronograma e também o atendimento ao escopo do projeto. Mas o plano de comunicação não pode ficar de fora.

Para ajudar um pouco nesse assunto, separamos algumas dicas e sugestões que podem orientar você a como cuidar melhor de uma parte importante do plano de comunicação: as reuniões.

Não subestime a importância de uma reunião

Tendo diferentes objetivos, na hora de tocar um projeto, as reuniões podem ser marcadas para resolver um problema, fazer uma apresentação de resultados, nivelar o conhecimento, atualização de status e introdução de uma nova tecnologia ou pessoas no time.

Independente de qual seja o motivo, é algo que precisa ser preparado com profissionalismo. É muito importante lembrar que, quando fazemos uma reunião, estamos gastando horas de trabalho de mais de uma pessoa. Por isso, ela precisa ser proveitosa para todos os participantes. Do contrário, será somente desperdício de tempo e dinheiro do projeto.

Escolha corretamente os participantes

Ao convocar uma reunião pense muito bem em quem deve estar presente. É necessário que estejam todas as pessoas que realmente têm uma relação relevante com o assunto. Dessa maneira, é possível alcançar o objetivo, sem ficar nenhuma pendência porque alguém, que traria alguma contribuição importante, não estava presente.

Por outro lado, chamar muita gente, geralmente, é um erro. Quanto maior o número de pessoas em um mesmo local, mais fácil é a atenção se dispersar. Sempre vai ter alguém olhando alguma coisa no telefone ou conversas paralelas.

Quanto mais pessoas, mais difícil é conseguir fazer com que todos se concentrem em um ponto ao mesmo tempo. Por isso, pense muito bem em quem deve participar.

Prepare a pauta da reunião

Outra coisa extremamente importante é ter uma pauta corretamente estruturada e comunicar a todos sobre o que e como será tratado o assunto. Envie a programação com antecedência. Assim, as pessoas envolvidas conseguem separar os materiais que possam vir a precisar para participar melhor.

Caso esteja discutindo sobre atrasos no cronograma, é importante, por exemplo, que alguém leve alguns contratos de fornecedores que poderão precisar ser revistos ou ,até mesmo, uma proposta de reforço de alocação de pessoal.

Dependendo da pauta, pode ser possível que alguém envie um substituto que esteja bem atualizado com a parte que lhe cabe.

Ainda sobre esse assunto, é importante lembrar que com a pauta bem clara para todos, fica mais fácil conduzir a reunião. Manter o foco evita que a conversa acabe indo para outros temas, sem que o ponto principal tenha sido resolvido.

Elimine as distrações

Sempre que possível, corte qualquer tipo de equipamento ou recurso que seja motivo de distração para as pessoas.

Repare que as salas de reunião normalmente têm uma decoração discreta e precisam estar sempre preparadas para conseguir fazer com que as pessoas concentrem-se no que é necessário.

Recursos como vídeos, tablets, apresentações e programas muito diferentes do que a maioria das pessoas estejam acostumada a lidar na rotina diária, tendem a distrair os participantes.

Sendo assim, tente utilizar a menor quantidade de recursos e use somente os que precisar. Qualquer problema no computador vai fazer com que o tempo de todos seja jogado fora e ainda vai tornar mais difícil retomar a atenção novamente para o ponto em que você parou.

Outra coisa que você precisa fazer é deixar o seu celular de lado e dar o exemplo para os demais. Se estiver esperando algum contato muito importante, avise a todos antes.

Conduza a reunião da maneira adequada

A diferença entre uma reunião de sucesso e uma total perda de tempo pode estar na forma com que ela é conduzida. Normalmente, quem convoca a reunião é quem irá tomar as rédeas da situação.

Mesmo que outra pessoa tenha feito a convocação, se você é o responsável pela condução, faça isso de maneira adequada. Seja rigoroso com os horários e organizado com o tempo.

Não tendo que ser muito sério ou enérgico, é preciso que você consiga passar a palavra às pessoas certas e no tempo certo. Além disso, assuntos que não estejam na pauta devem ser inibidos. Se alguma coisa for realmente importante, pode ser discutida na mesma reunião. Mas desde que o tópico principal tenha sido resolvido e que tenha sobrado tempo.

Se ficar muito difícil organizar a fala de todos, uma sugestão é utilizar um relógio para marcar a participação de cada um ou para fracionar o tempo da reunião em etapas.

Administre gargalos e faça gestão de conflitos

Um desafio grande em reuniões de gestão de projetos é conseguir harmonizar discussões entre participantes que tenham pontos de vista muito diferentes.

Essas situações exigem um nível de profissionalismo de todos, de maneira que o assunto seja discutido tecnicamente e não entre em níveis mais pessoais.

Sendo assim, foque sempre a atenção dos participantes no problema e nunca nas pessoas envolvidas.

Uma boa dica também é pedir que os participantes ajudem a dar ideias de como resolver o problema ao invés de ficarem debatendo de quem é a culpa. Uma vez identificada a forma de concertar o erro, enfatize que esse ponto foi superado e passe para a próxima parte da reunião.

Mais uma coisa: busque não tomar partido de ninguém. Avalie o problema e as sugestões de solução com uma postura técnica e não afetiva. Assim, você consegue ter mais sobriedade para ajudar a encontrar uma saída e não se envolve em brigas pessoais.

Encerre a reunião da maneira certa

Ao final de uma reunião muitos participantes podem se sentir como se ela não tivesse sido muito útil, caso não vejam alguma indicação concreta disso.

Pensando nisso, você deve fazer um fechamento da reunião com as considerações gerais do que foi feito. Caso tenham sido atribuídas tarefas para alguns dos participantes, ressalte esses pontos.

Pode ser interessante que se envie um e-mail para todos, indicando o que ficou acordado para cada um fazer e os prazos que foram firmados.

Se a reunião for para uma apresentação e não houver nenhuma atividade depois do evento, veja se há algum material que você possa enviar aos participantes e se coloque à disposição para atender dúvidas individuais, posteriormente.

Agora que você já consegue ter melhores condições de realizar reuniões com um nível de profissionalismo mais alto, vai perceber que seu plano de comunicação também se tornará mais produtivo.

Aproveite para ajudar a outros amigos e colegas a conseguirem melhores resultados na gestão de projetos com estas dicas e compartilhe nossas sugestões em suas redes sociais.

Conheça os benefícios de um software para gestão de tempo e estimativas de negócio

Escrito por Braun em 25/08/2017. Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em Conheça os benefícios de um software para gestão de tempo e estimativas de negócio

O gerenciamento de projetos possui muitas particularidades, que vão do planejamento à comunicação e à análise de resultados. Dentro do processo, há questões ligadas à gestão de tempo e às estimativas de negócio e um software de gestão pode ajudar em ambos os sentidos.

Ao adotar uma ferramenta que considere, principalmente, esses dois pontos, é possível aproveitar benefícios que se refletem de maneira intensa nos resultados. Com isso, saem ganhando a gestão, o projeto, a equipe e a empresa, por meio da geração de melhores efeitos.

Já pensou em adotar um software para gestão de tempo? Descubra quais são as vantagens de adotar um recurso desse tipo e entenda como ele pode ajudar na realização de tarefas!

Ajuda a identificar e a contornar desperdícios

O tempo gasto nas diversas tarefas de um projeto precisa ser acompanhado de perto, de modo a haver maior visibilidade sobre qual é, de fato, o uso dado para esse recurso tão importante.

Porém, somente acompanhar o prazo de entrega das tarefas não permite uma atuação dinâmica e que ajuda a evitar atrasos. Nesse contexto, um software de gestão de tempo é conveniente pois ele amplia o controle sobre o que está sendo executado e a demora para que tudo aconteça.

A partir daí, dá para identificar quais tarefas estão demorando mais do que deveriam e qual é a causa dos desperdícios. Diante do encontro dos gargalos, ela pode agir para lidar com essa questão e evitar que ela se prolongue, gerando um efeito dominó de tarefas que não são entregues no prazo.

Aumenta a eficiência do projeto

Um projeto é eficiente, dentre outros motivos, quando é executado dentro dos parâmetros do planejamento. Um desses pontos é, justamente, o prazo para a execução e a entrega do resultado desejado.

Quando um projeto cumpre o cronograma e atende às expectativas, o cliente fica satisfeito e há custos menores. Com isso, há um ganho de valor agregado por causa da qualidade obtida com a matriz de recursos inicialmente planejada.

O papel do software para gestão de tempo e estimativas de negócio é que, justamente, ele ajuda a evitar atrasos e a melhorar a utilização dos recursos, ampliando a eficiência de atuação.

Favorece a elaboração de estimativas válidas

As estimativas de negócio, dentro de um projeto, são muito importantes. Elas podem dizer respeito tanto à questão de uso de recursos como aos impactos que cada projeto possui.

Seja como for, é a partir delas que a gestão consegue ter uma ideia concreta sobre o que deve ser feito e quais serão os possíveis obstáculos encontrados. Essa é uma questão muito importante para complementar o planejamento inicial, além de ser útil para o controle de mudanças de escopo.

A partir desses trazidos pela tecnologia, as análises ficam muito mais completas e condizentes com a realidade, gerando efeitos de controle que fazem a diferença para os resultados.

Auxilia a definição de metas para a equipe

Dentro das diversas etapas, é fundamental que a gestão reconheça a importância de motivar e engajar todos os colaboradores envolvidos. Para isso, uma das questões inclui a definição de metas, que funcionam como um senso de direcionamento para a execução de tarefas de forma eficiente.

Porém, essas metas precisam ser definidas de maneira estratégica para o projeto, sendo desafiadoras e possíveis, simultaneamente. Aproveitar as oportunidades para definir metas que maximizam a utilização do tempo, por exemplo, torna tudo mais eficiente.

Nesse caso, o software de gestão é especialmente útil porque ajuda a controlar as tarefas e, ao mesmo tempo, permite que as estimativas sirvam como base de planejamento. A partir de seu uso, é possível definir metas com maior coerência e efetividade.

Contribui para a oferta de feedback

A comunicação é um dos elementos mais fundamentais para o sucesso da execução do projeto. Dentro dessa característica, está a oferta de feedback, que é fundamental para orientar a atuação da equipe de modo que todos ganhem eficiência.

Porém, um feedback pouco estruturado ou que não considera as questões realmente relevantes perde a sua utilidade. Pensando nisso, o uso de um software para gestão de tempo e estimativas de negócio é de grande ajuda.

Em primeiro lugar, o acompanhamento do tempo utilizado em cada tarefa permite que haja uma visão adequada sobre o que está sendo feito corretamente e o que não está. Já as estimativas de negócio oferecem um vislumbre do cenário ideal, de modo que seja feito um benchmarking quanto ao desempenho das funções.

A partir daí, o feedback fica embasado e completo, tornando-se ainda mais estratégico e importante.

Melhora e acelera a tomada de decisão

Na execução de um projeto, o processo de tomar decisões precisa ser executado corretamente. Imprevistos acontecem e a própria sequência quanto às tarefas previstas traz necessidades de atuação por parte do gerenciamento.

Ao mesmo tempo, para decidir qual será o próximo passo é preciso considerar uma série de fatores, tanto do presente quanto do futuro. Por isso, um software para gestão de tempo e estimativas de negócio é bastante útil, já que ele fornece o subsídio mais importante: a informação.

A partir das análises de tarefas e possíveis cenários, pode-se tomar decisões que não apenas são mais eficientes, mas que são mais rápidas. Com isso, tudo fica mais dinâmico e é mais simples se adaptar a mudanças e necessidades variadas.

Oferece escalabilidade para a gestão

Nem sempre o gerenciamento pode se dedicar a apenas um projeto por vez. As organizações possuem exigências diversas e não é incomum ver um mesmo gestor tendo que dar conta de vários projetos simultâneos.

Ao mesmo tempo, nenhum deles pode receber atenção menor, já que, se estão sendo executados, é porque há valor em sua atuação. Para resolver o impasse, o uso da tecnologia se destaca.

Graças à melhoria no nível de informação e à automação de controle, a gestão ganha escalabilidade e, com isso, consegue gerenciar mais projetos. Assim, é mais fácil atender às diversas solicitações sem que haja comprometimento de resultados.

Por meio do software de gestão voltado para a gestão de tempo e estimativas de negócio, os projetos ganham benefícios importantes. Como resultado, tudo se torna melhor, mais eficiente e com maiores chances de sucesso, oferecendo uma ajuda estratégica.

Para não perder nenhuma dica ou novidade sobre o tema, assine nossa newsletter e receba nossos conteúdos!

5 softwares de produtividade que você precisa conhecer

Escrito por Braun em 28/08/2017. Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em 5 softwares de produtividade que você precisa conhecer

Desde quando a tecnologia se integrou aos processos de trabalho nas empresas, os softwares de produtividade passaram a ser vistos como diferenciais para melhorar a performance da equipe e se destacar no competitivo mercado. E não à toa.

De fato, a produtividade também está muito relacionada com a postura dos colaboradores, o ambiente de trabalho e a organização. Ainda assim, um bom software de gestão pode ser tão influente a ponto de contribuir para todos esses fatores mencionados.

Então, para melhor compreendermos essa relação entre software e produtividade, veremos neste post quais são suas vantagens, além de uma lista com 5 ótimos programas que a sua empresa pode adquirir. Vamos começar?

Os principais benefícios trazidos pelos softwares

Ao implementar softwares de produtividade adequados aos processos do negócio, o impacto tende a ser percebido logo de início, graças às mudanças promovidas na maneira como as equipes trabalham.

O primeiro destaque vai para o uso do sistema para simplificar os processos, acrescentando agilidade e substituindo a papelada. O controle de estoque de materiais, por exemplo, pode ser automatizado, o que diminui o uso de controles manuais e reduz consideravelmente o risco de falhas.

Além disso, com um software de gestão a documentação do trabalho realizado é inserida na rotina dos colaboradores, acrescentando transparência, atualização e controle. Afinal, o gestor passa a ter um bom panorama do que acontece na empresa.

Falando em acesso a informações, aliás, a centralização de tudo que é documentado pode ser analisado pelo tomador de decisões por meio de relatórios detalhados, levando a empresa a agir com mais inteligência, agilidade e eficiência.

Por fim, os softwares de produtividade ainda podem contribuir para a redução de custos, pois esse é um investimento que influencia no crescimento da empresa e otimiza o tempo de trabalho dos empregados.

Bom, agora que você já sabe os principais motivos para investir em softwares de produtividade, que tal conhecer alguns deles, que podem fazer a diferença para sua empresa? Confira, abaixo, os 5 principais:

5 softwares de produtividade para empresas

1. Nibo

O Nibo é um software de gestão voltado para o gerenciamento do departamento financeiro em pequenas e médias empresas. Nesse sentido, suas funcionalidades se destacam pelos seguintes aspectos:

integração contábil: substituindo os trâmites de papelada entre o departamento financeiro e o contador por um sistema de consulta, torna o processo mais rápido, preciso e barato;
gestão de funcionários: auxilia no gerenciamento de informações sobre os colaboradores e documentos exigidos pelo Ministério do Trabalho, e a administração de benefícios;
gestão de documentos: elimina o acúmulo de papel com o armazenamento de documentos na nuvem, contribuindo diretamente para a organização e acesso às informações de maneira centralizada, independentemente de onde estiver — bastando uma conexão com a internet.

Resumindo em poucas palavras, trata-se de um software colaborativo que auxilia o departamento financeiro de várias formas, otimizando o tempo e o trabalho dos colaboradores.

2. @prompt Expert 8.0

Na sua empresa, se é comum ter de lidar com documentações redigidas em diferentes idiomas (manuais e relatórios, por exemplo), decerto os seus colabores podem precisar de uma ferramenta de tradução eficiente, capaz de fornecer definições e frases traduzidas de modo mais confiável do que os tradutores online.

Pois o @prompt Expert 8.0 Translator é considerado o mais completo software de produtividade voltado para traduções, suportando a 5 idiomas: inglês, russo, espanhol, alemão e francês.

E um destaque entre as suas funcionalidades é a compatibilidade com outras aplicações de texto, tais como Microsoft Office, Adobe Acrobat e SDL Trados. Com isso, é possível traduzir diretamente dos documentos cujos formatos são mais utilizados no mercado.

3. Wrike

Seguindo a linha dos softwares desenvolvidos para a gestão de projetos, o Wrike promete entregar às empresas uma estrutura eficaz e flexível para acelerar os resultados e acompanhar o progresso de trabalho em tempo real.

Um detalhe interessante é que o Wrike não é voltado para um departamento específico, mas sim para todos os tipos de equipe que têm na tecnologia uma ferramenta de trabalho, dando ênfase em otimizar a organização e a comunicação entre os seus profissionais.

O número de recursos presentes no software é vasto, englobando ciclos de feedback — simplificando a tarefa por meio de provas e aprovações —, painéis pessoais de gerenciamento, compatibilidade com dispositivos móveis, sincronização entre e-mail e calendário etc.

Em suma, um software de produtividade que visa aumentar a performance das equipes em todos os sentidos, não importando a quantidade de envolvidos.

4. Snagit

Grosso modo, o Snagit é um capturador de tela, gerenciador de imagens e filmador de atividades executadas na tela do computador — além de ter diversos recursos de edição que facilitam o compartilhamento de conteúdos relevantes.

No quesito produtividade, essa aplicação ainda se destaca por possibilitar ao colaborador perder menos tempo se comunicando para expor o seu ponto de vista. Sobretudo com relação a falhas detectadas durante um processo, respondendo com imagens marcadas e vídeos rápidos.

Assim, em vez de dedicar o seu tempo explicando, por meio de texto ou áudio, como um determinado programa deve ser utilizado ou manuseado, você pode, em poucos minutos, criar um GIF animado com um passo a passo, resultando em uma explicação muito mais didática e compreensível.

Com o seu gerenciador de imagens, todos os arquivos gerados a partir do Snagit serão armazenados, organizados e disponibilizados de modo prático, sem que os usuários se percam na busca pelos registros.

5. Trello

Para fechar com chave de ouro, temos aqui o Trello, um dos softwares de produtividade mais eficientes quando a questão é criar listas — algo essencialmente importante para um ambiente corporativo.

Com o Trello, todas as informações relativas aos registros de atividades, tais como a criação ou modificação de um documento, podem relatar até mesmo quem foi o responsável pela ação.

Fora isso, o sistema ainda fornece um panorama completo do progresso de cada atividade por meio do emprego de status, como: “por fazer”, “aprovado”, “em revisão” etc. Sem dúvidas, uma funcionalidade que otimiza muito o controle sobre os processos, trazendo maior precisão nas cobranças.

Todas as ferramentas necessárias em um só lugar

Enfim, neste artigo você conheceu os benefícios dos softwares de produtividade e uma lista com cinco ótimos produtos disponíveis no mercado. Mas você sabia que é possível encontrar tudo o que precisa em um único software de gestão?

A Project Builder oferece aos seus clientes uma completa plataforma de Gestão de Projetos, voltada para empresas de todos os portes e segmentos, e desenvolvida justamente para fornecer um serviço de excelência para a sua empresa.

Então, aproveite agora para ver uma demonstração do que temos a oferecer e solicite um teste, ou, se preferir, fale com um de nossos consultores!

Nova versão do guia elaborado pelo PMI detalha 47 processos e apresenta 12 mudanças significativas

Escrito por Braun em 31/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Nova versão do guia elaborado pelo PMI detalha 47 processos e apresenta 12 mudanças significativas

A 5ª edição do Project Management Body of Knowledge, conhecido pela sigla PMBOK, foi lançada oficialmente em 31 de dezembro de 2012 pelo Project Management Institute (PMI), a maior associação internacional para profissionais gerentes de projetos.

Trata-se de uma obra de extrema importância porque identifica e descreve processos de forma detalhada, clara e atualizada. É a base para a obtenção de certificados como o Project Management Professional (PMP) e Certified Associate Project Management (CAPM).

As mudanças nos exames serão implantadas somente a partir de 31 de julho de 2013. Mas para você ficar sabendo do que vem por aí, identificamos quais são as principais mudanças previstas no guia.

Pesquisamos em sites especializados as novidades que você deve encontrar nessa nova edição. Um deles foi o site Baguete, focado em jornalismo empresarial digital. Acompanhe a seguir:

1. Relacionamento

O relacionamento entre gerenciamento de projetos, gerenciamento das operações e estratégia operacional ganhou uma descrição mais detalhada.

2. Valor do negócio

A nova versão descreve a importância do gerenciamento de portfólio, programa e projeto na obtenção de maior valor do negócio com investimentos em projetos.

3. Habilidades do gerente de projetos

O equilíbrio entre conhecimento, postura ética e habilidade interpessoal é fundamental para o bom gerente de projetos.
No 1º capítulo, são mencionadas as habilidades pessoais importantes para um gerente de projetos: liderança, trabalho em equipe, motivação, comunicação, influência, tomada de decisão, consciência política e cultural, e negociação.
Essas habilidades estão detalhadas em um apêndice.

4. Influências organizacionais

Tratada de maneira mais abrangente, a nova edição inclui a discussão sobre a influência do estilo de comunicação de uma companhia para o sucesso do gerenciamento de projetos.

5. Governança do projeto

O texto atual do 2º capítulo traz uma descrição de definição, composição e aplicação de uma estrutura de governança para os projetos.

6. Equipe

Outra novidade: as características e a estrutura de uma equipe de projetos estão detalhadas em uma seção específica.

7. Ciclos de vida e relacionamento entre fases

Esta é apontada como uma das principais melhorias da nova versão do PMBOK, pois expande e esclarece as diferentes possibilidades de ciclo de vida e relacionamento entre as fases de um projeto. Os dois relacionamentos básicos entre fases – sequencial e sobreposto – já tinham sido abordados na 4ª edição. Porém, o novo texto detalha novos possíveis ciclos de vida: preditivo, incremental e interativo, e adaptativo (também conhecido como método ágil ou orientado a mudança). Isso prova que o PMBOK Guide não orienta a condução dos projetos em fases sequenciais ou em cascata (waterfall).

8. Processos de gerenciamento de projetos

Houve uma reformulação total no 3º capítulo, que trata dos processos. Na edição anterior do PMBOK, apresentava um padrão de gerenciamento de projetos (padrão ANSI). Esse conteúdo tornou-se um anexo. O atual capítulo 3 faz a transição entre as duas primeiras seções do PMBOK e as seções seguintes que tratam das áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos.

9. Áreas de conhecimento

O gerenciamento das partes interessadas do projeto é uma nova e importante área do conhecimento que agora está contemplada. Fica clara a importância do engajamento das partes interessadas nas principais decisões e nas atividades associadas ao projeto. Para isso, foram documentados quatro processos: identificar as partes interessadas, planejar o gerenciamento das partes interessadas, gerenciar o engajamento das partes interessadas e controlar esse engajamento.

10. Gerenciamento das comunicações

A reformulação com a inclusão de uma área específica para o gerenciamento das partes interessadas, o gerenciamento das comunicações focou mais no processo do que no resultado desejado da mensagem. Assim, a seção apresenta os seguintes processos: planejar, gerenciar e controlar as comunicações.

11. Escopo, tempo e custos do projeto

Esses três planos de gerenciamento ganharam mais destaque, com a criação de processos que explicitam a necessidade e a importância do desenvolvimento destes planos de gerenciamento.

12. Processos descritos no PMBOK Guide

Esta nova edição passa a documentar 47 processos no gerenciamento de projetos – são cinco a mais que a versão anterior, que documentava 42 processos.

A 5ª edição do PMBOK está disponível on-line para download no site do PMI.

Entenda a Importância do Gestor de Projetos durante a Crise

Escrito por Braun em 31/08/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Entenda a Importância do Gestor de Projetos durante a Crise

O cenário de crise e recessão econômica está fazendo com que as empresas se tornem mais enxutas, inclusive no que se refere ao quadro de gestão. As funções que não são indispensáveis começam a ser eliminadas ou reabsorvidas, enquanto apenas os gestores realmente essenciais para a empresa permanecem.

Esta situação revelou que o Gestor de Projetos é, sim, um profissional importante para a empresa. Essa figura, que atua no planejamento e execução de projetos, tem um papel relevante tanto no momento da crise quanto depois que a recessão acabar. Entenda melhor sobre a importância desse colaborador para as empresas no artigo de hoje!

O GESTOR DE PROJETOS E O CORTE DE GASTOS

Uma das primeiras coisas que as empresas tendem a fazer, quando surge um cenário de crise econômica, é cortar gastos. O problema é que, sem informação, a tomada de decisões pode ser feita de maneira errada.

O gestor de projetos é um profissional que não apenas planeja e executa, mas também monitora e analisa. Portanto, é importante ouvir sua opinião antes de fazer o cancelamento de um projeto.

Ele pode ter insights únicos para fazer com que um projeto se torne mais rentável e sugerir alternativas melhores ao cancelamento. Talvez alguns ajustes sejam suficientes para mudar completamente os resultados.

O GESTOR DE PROJETOS E A OTIMIZAÇÃO DE RECURSOS

O gestor de projetos tem os conhecimentos necessários para fazer mais com menos. Essa otimização dos recursos, que se converte em mais produtividade, é especialmente importante em uma época de crise. Afinal, a maioria das empresas está reduzindo o orçamento de seus projetos.

Assim, surge o desafio de obter bons resultados mesmo sofrendo um corte financeiro. Este, aliás, é o maior dilema do profissional que atua nesta área — garantir a qualidade e a entrega do projeto no prazo, dispondo de recursos limitados.

O GESTOR DE PROJETOS E A COORDENAÇÃO DO TRABALHO

Coordenar o planejamento e a execução de um projeto não é fácil. Em tempos tranquilos, delegar essa tarefa a um profissional que já tem suas próprias atribuições ainda é possível. Porém, em tempos de crise, todos os gestores já estão sobrecarregados com atividades específicas de seus respectivos departamentos.

Para coordenar o trabalho em um projeto é essencial que haja muita comunicação e sincronia entre todas as partes. Um gestor comercial, financeiro ou logístico ocupado não terá condições de fazer esta coordenação da melhor forma. Por esse motivo é tão importante ter uma figura que se dedique somente a trabalhar em projetos — e que atuará fazendo a ponte com outros gestores quando for necessário.

O GESTOR DE PROJETOS E A QUESTÃO DO TEMPO

A crise pegou muitas empresas de surpresa, e exigiu que elas fizessem alterações drásticas em sua estratégia e seu modo de operação. Essas alterações tiveram que ser implementadas rapidamente, antes que a incompatibilidade entre o cenário econômico e o trabalho da empresa trouxesse consequências mais graves ao seu desempenho.

Nesse momento, o gestor de projetos é um grande trunfo, pois ele tem os meios necessários para agilizar a execução de projetos.

O GESTOR DE PROJETOS E A PERENIDADE DO NEGÓCIO

Diante da crise, muitas empresas buscam realizar mudanças de curto prazo para resgatar sua lucratividade. No entanto, o gestor de projetos não é importante apenas para agilizar projetos imediatos. Outro papel que ele desempenha na empresa é colaborando para a perenidade do negócio — ou seja, para a sua perspectiva de sobrevivência a longo prazo.

Assim, o gestor de projetos pode fazer um trabalho visando aumentar a competitividade da empresa com foco em um momento posterior, quando a recessão acabar. Se a empresa investe nessa preparação agora mesmo, ela vai emergir mais adiante com uma grande vantagem sobre a concorrência quando o cenário econômico se recuperar.

O GESTOR DE PROJETOS E A REDUÇÃO DE RISCOS

Devido à incerteza trazida pela crise, muitas empresas assumem uma postura mais resistente ao risco. Nesta situação, o gestor de projetos tem o importante papel de assegurar que os projetos — que exigem um investimento financeiro da parte da empresa — estejam mais protegidos.

O gestor de projetos tem conhecimento de técnicas para identificar riscos ainda na fase de planejamento, e pode elaborar ações para evitar, mitigar, transferir ou simplesmente lidar com eles. Assim, a empresa como um todo (e, especialmente, os sócios e investidores) podem ter mais confiança no sucesso dos projetos e no retorno de seus investimentos.

COMO APROVEITAR O MOMENTO PARA ALAVANCAR A CARREIRA

Quando afirmamos que a crise aumentou a procura por gestores de projetos, isso não é apenas uma especulação. No final de 2014, a revista Exame realizou uma pesquisa com 18 empresas de consultoria de recrutamento profissional.

Nos resultados, “gestor de projetos” surgiu como uma das profissões mais promissoras para 2015. Antes disso, em 2013, a mesma revista Exame já havia divulgado uma reportagem afirmando que “todo mundo quer contratar gerentes de projeto”.

Para aproveitar as oportunidades que o cenário está proporcionando, é preciso estar preparado. Há cerca de 20 anos, qualificação não era tão importante porque gestor de projetos não era uma carreira ou um cargo real.

A gestão de projetos era uma tarefa absorvida por profissionais de outras áreas, e aprendida na prática. Hoje, porém, há formação específica através de especializações e MBAs.

Além disso, também é importante desenvolver algumas características que a própria natureza do trabalho vai exigir do gestor de projetos. Para desenvolver estas características, você pode participar de treinamentos e workshops. Dentre elas, podemos destacar:

Habilidade de gerir recursos;
Inovação para propor soluções;
Multidisciplinaridade e flexibilidade;
Habilidade de comunicação;
Capacidade de trabalhar de forma colaborativa;
Liderança de equipes;
Desenvoltura para lidar com mudanças e incertezas.

Vale a pena, ainda, lembrar que o gestor de projetos pode atuar em qualquer segmento: vários tipos de indústria, comércio, empresas de serviços, terceiro setor e até mesmo em órgãos públicos. Portanto, quando você estiver em uma determinada empresa, também vai precisar dedicar seu tempo a aprender mais sobre o segmento em que ela atua, a dinâmica do mercado e os processos internos.

E para você? Como o gestor de projetos pode colaborar com uma empresa frente ao cenário de crise? Deixe sua opinião nos comentários deste post!

Saiba como pensar como um Gerente de Projetos de Sucesso!

Escrito por Braun em 31/08/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Saiba como pensar como um Gerente de Projetos de Sucesso!

Gerenciar um projeto com sucesso é uma tarefa que pode se mostrar muito desafiadora. Lidar com conflitos, imprevistos e motivação não é tão simples e, por isso, um dos responsáveis mais importantes é o gerente de projetos.

Para que ele e o projeto tenham sucesso, é exigido que tenha um mindset focado em habilidades e capacidades necessárias a esse cotidiano. Quer aprender como fazer isso? Então veja a seguir como pensar como um gestor de projetos de sucesso.

AGREGUE EM VEZ DE AFASTAR

Um gerente de projetos de sucesso reconhece a importância do seu papel como um agregador de pessoas e gerador de engajamento. Por isso, é importante ter uma personalidade que seja capaz de agregar mais do que afastar.

Ser empático, mas direto e preciso, por exemplo, funciona muito bem para gerar o que é conhecido como rapport. Ao estabelecer esse tipo de relação, é mais fácil motivar a equipe para que a conclusão do projeto aconteça como dentro do esperado.

COMUNIQUE DA FORMA CORRETA

Projetos de sucesso estão diretamente relacionadas à comunicação empregada. Quanto mais clara, direta e assertiva for a comunicação, menos dúvidas, conflitos e retrabalhos acontecem. Isso torna mais fácil atingir os objetivos estabelecidos no escopo sem que haja uma fuga a respeito das métricas avaliadas.

Ao mesmo tempo, a comunicação não pode tomar mais tempo do que deveria. Reuniões demais travam o projeto e não agregam valor a muitas atividades. Em vez disso, é preciso definir uma frequência e duração adequada de reuniões e também utilizar recursos que permitam a troca de informações no cotidiano.

DELEGUE TAREFAS E ACOMPANHE APÓS DAR AUTONOMIA

Sendo um só, o gerente de projetos de sucesso sabe que não pode centralizar de maneira excessiva a execução do projeto. É preciso usar o engajamento a favor dos resultados, o que significa delegar as tarefas de maneira adequada.

Uma tarefa inadequada para a pessoa errada, entretanto, pode levar a atrasos e/ou falhas em uma etapa considerada crucial. Para que isso não aconteça, o gerente sabe identificar características necessárias de cada tarefa e distribuí-las de acordo com a sua equipe.

Após oferecer as tarefas, é necessário dar autonomia para que o time traga soluções relevantes para as metas definidas. Sem perder de vista o processo, o gerente acompanha os resultados, mas não interfere ou centraliza a ponto de travar a atuação de cada responsável.

OFEREÇA FEEDBACK ASSERTIVO

Tanto para manter a motivação quanto para empreender as correções necessárias, o feedback faz parte do mindset de qualquer gerente de sucesso. Somente por meio dessa ferramenta que é possível alinhar expectativas e atuações de modo a garantir que todos trabalhem em unidade pelo projeto.

Não é qualquer feedback, entretanto, que agrega valor à execução do projeto. Somente oferecer elogios ou críticas não é funcional e, por isso, o feedback deve ser assertivo de modo a oferecer soluções e pontos a serem trabalhados. Servindo como uma orientação, ele ajuda a garantir a conquista de resultados.

ESTEJA PREPARADO PARA IMPREVISTOS

Por mais que o escopo seja elaborado de maneira altamente relevante, dificilmente ele poderá ser seguido à risca sem ao menos alguma avaliação durante todo o processo. Isso acontece porque imprevistos surgem e problemas muitas vezes são inevitáveis.

Assim, o gerente precisa estar preparado para lidar com diversos tipos de imprevistos sem perder o foco principal do projeto. Inclusive, muitas vezes, ele é quem precisa impedir adições e modificações no escopo que não sejam absolutamente necessárias para o alcance de resultados.

Além disso, ele precisa saber lidar com a pressão, já que, muitas vezes, decisões cruciais precisam ser tomadas em um curto espaço de tempo. É nesse momento que os conhecimentos sobre o projeto, sobre a área e sobre os resultados se destacam.

CORRA RISCOS CONTROLADOS

Todo projeto tem um risco e o gerente precisa estar disposto a correr alguns deles. Porém, isso deve ser feito de maneira controlada, o que exige uma avaliação prévia dos riscos existentes. A partir dela, é possível priorizar ações a serem tomadas antes mesmo do início do projeto, de modo a diminuir as chances de algo dar errado.

Porém, o gerente precisa ter uma visão holística de todo o processo e, com isso, não pode se paralisar ou deixar que a equipe se paralise pelos riscos. Sendo o projeto viável, é fundamental estar disposto a se arriscar dentro de parâmetros controlados.

DEFINA E ACOMPANHE MÉTRICAS RELEVANTES

O projeto não é algo que acontece linearmente ou de uma só vez. São necessários processos, que muitas vezes interagem entre si, para que a construção do resultado final seja possível.

Diante desse panorama, o gerente deve ser capaz de identificar quais são os indicadores-chave de performance e que realmente refletem o andamento do projeto. A partir disso, ele tem a responsabilidade de colocar em prática a habilidade analítica.

Com isso, é possível identificar tendências, oportunidades e ameaças que vão permitir um gerenciamento ativo e dinâmico.

APRENDA COM AS LIÇÕES DE CADA PROJETO

Um projeto de sucesso não termina no momento em que ele é definitivamente finalizado. Em vez disso, um bom gerente sabe que é sempre possível utilizar a experiência, tenha sido ela positiva ou não, para cimentar as estruturas de um próximo projeto.

A partir da análise dos resultados do projeto encerrado, dá para entender o que funcionou e o que não funcionou, o que pode ser repetido, o que deve ser evitado e assim por diante. Esse tipo de análise gera um conhecimento empírico que, se for bem trabalhado, oferece uma vantagem competitiva na execução de projetos.

Assim, um bom líder entende o papel dessa análise feita posteriormente e, por isso, se preocupa com a documentação de mudanças e resultados. Daí em diante, o uso de recursos passa a ser cada vez mais otimizado.

Um gerente de projetos sabe orientar, delegar e também acompanhar resultados de maneira geral. Além disso, lida bem com a pressão envolvida em modificações de última hora e, principalmente, entende o valor de aprender com experiências passadas para gerar melhores resultados no futuro. Com esse mindset, você garante que colocará em prática as habilidades necessárias para cumprir com as responsabilidades atribuídas a esse profissional.

Como anda o seu mindset em relação à gestão de projetos? Deixe seu comentário no post e participe do debate.

Como Organizar o Fluxo de Caixa da sua Empresa de Maneira Eficiente?

Escrito por Braun em 31/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como Organizar o Fluxo de Caixa da sua Empresa de Maneira Eficiente?

O fluxo de caixa de uma empresa, independente do tamanho ou do que comercializa, é uma peça central para uma boa organização financeira e para o planejamento do negócio como um todo. Mas será que você sabe utilizar esta ferramenta?

Neste post, você vai compreender como organizar o fluxo de caixa do seu empreendimento de maneira eficiente e garantir a boa saúde financeira da sua empresa.

COMPREENDA O FLUXO DE CAIXA

O fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão financeira que, além de organizar as finanças de uma empresa, permite diferentes análises que serão essenciais no processo de tomada de decisão. A implementação pode ser feita a qualquer momento, mas quanto antes você começar, mais fácil fica para que sua empresa possa se organizar financeiramente e enfrentar os desafios empresariais.

Para sua elaboração, apesar de o nome indicar, entram não somente os valores do caixa, ou seja, dinheiro da empresa, mas, também, aqueles que estão no banco e nas aplicações de liquidez imediata. Separando os saldos iniciais de caixa e equivalentes, é preciso definir uma data de corte para o início do registro, que deverá ser feito em planilhas eletrônicas ou, preferencialmente, em um software integrado de gestão.

Esses lançamentos deverão ser comparados com as entradas relativas a recebimentos ligados a clientes e com as saídas derivadas de pagamentos a fornecedores, salários e outras contas do dia a dia da empresa.

Após essa comparação, ele apontará o valor disponível de fluxo de caixa, que são os recursos que a empresa tem a sua disposição e que podem ser utilizados para algum pagamento, compra ou investimento.

ENTENDA QUE TODOS OS VALORES SÃO IMPORTANTES

Um erro muito comum é não registrar no fluxo de caixa pequenos valores, como aqueles relacionados com a compra de material de limpeza, lanches e refeições e outros gastos que ocorrem na rotina da empresa. Porém, esse é um erro que poderá comprometer, no final do período, não só o fluxo de caixa, mas suas finanças como um todo.

Isso ocorre porque, quando somadas, essas pequenas despesas diárias passam a ser representativas e, caso você não as considere, pode ter uma noção errada de como andam os seus valores disponíveis, ou seja, livres para utilização, de acordo com as suas necessidades.

FIQUE DE OLHO NOS PAGAMETNOS E RECEBIMENTOS

Ficar de olho nos pagamentos e nos recebimentos tem um grande impacto no seu fluxo de caixa, principalmente quando o assunto é o prazo que você dá aos seus clientes e aquele que você tem junto aos seus fornecedores. Muitas empresas passam por dificuldades, pois demoram muito para receber e precisam de recursos para pagar os seus fornecedores.

Para evitar esses problemas, procure buscar um equilíbrio e fornecer um prazo de pagamento para os seus clientes parecido com aquele que você recebe dos fornecedores. Além disso, busque estimular os pagamentos à vista, oferecendo descontos para aqueles feitos antecipadamente.

No caso daqueles clientes que compraram a prazo e que estão com seus títulos em atraso, é necessário agir, entrar em contato e entender o porquê do atraso e como você pode ajudar na resolução desse problema. Lembre-se que o bom andamento do seu fluxo de caixa depende da disposição de recursos para arcar com as suas dívidas e que toda sobra é importante para sua empresa.

TENHA ALGUNS CUIDADOS

Um dos primeiros cuidados que você deve ter para o bom uso do seu fluxo de caixa é separar as suas finanças pessoais das empresariais. Assim, caso você ainda não possua, será necessário criar contas bancárias e cartão de débito e crédito para você e para sua empresa.

A conta e os cartões empresariais devem somente ser utilizados para o pagamento das despesas relativas à pessoa jurídica. Caso você precise de dinheiro para suas despesas pessoais, deverá fazer a retirada por pró-labore ou retirada de lucros, que são duas formas de remunerar o proprietário ou sócios de uma empresa.

Para que o seu fluxo de caixa seja realmente eficiente, é preciso que ele esteja sempre atualizado. Assim, inserir em sua empresa a cultura da atualização diária na movimentação do fluxo de caixa permitirá que você saiba, em tempo real, como andam as suas finanças, identificando possíveis dificuldades ou, ainda, aproveitando preços diferenciados à vista.

Outro cuidado é com o registro dos dados que, preferencialmente, devem ser acompanhados de um documento fiscal como nota, cupom fiscal ou outro que possa confirmar a veracidade da entrada ou saída. Esses lançamentos devem, também, contar com um histórico detalhado, que permitirá, se preciso, consultar o lançamento e conhecer todos os seus detalhes.

Os cheques pré-datados merecem atenção especial, tanto no caso daqueles recebidos de clientes como no caso daqueles utilizados para pagamento. Lembre-se que eles só poderão ser inseridos no fluxo de caixa no momento em que puderem ser compensados e não na data em que foram recebidos ou repassados a clientes. O mesmo vale para compras e vendas a prazo, cujo valor só deve ser considerado no momento de recebimento ou pagamento da parcela.

CONHEÇA TODAS AS VANTAGENS

Como você já viu, o fluxo de caixa organiza e permite o conhecimento em tempo real de suas finanças, porém, existem outras vantagens. É possível criar categorias tanto de despesas quanto de receitas e conhecer onde está sendo gasto o dinheiro da empresa e quem são os seus principais clientes, qual o prazo médio de pagamento, entre outros dados que podem ser utilizados no planejamento.

Aqui podem ser tomadas outras decisões, como o corte de gastos ou substituição de mão de obra ou de outros desembolsos que estejam pesando muito em seu orçamento.

O fluxo de caixa também poderá ser utilizado de maneira projetada, que é uma forma de conhecer antecipadamente como estarão os seus recursos em um período futuro. Essa visão projetada é excelente para prever eventuais faltas ou sobras de recursos e programar compras ou algum investimento para a sua empresa.

Existem inúmeras vantagens na utilização do fluxo de caixa, e ele é um dos maiores aliados no seu planejamento financeiro. Portanto, a compreensão do funcionamento do fluxo de caixa e da importância de todos os registros, independentemente do valor, é imprescindível para que se possa estar de olho, tanto nos pagamentos, quanto nos recebimentos, para que haja um equilíbrio em seu fluxo de caixa.

Também é necessário sempre estar atento à alguns cuidados, como a separação das suas contas daquelas que são da empresa e a necessidade da atualização e do controle dos cheques pré-datados.

Gostou do post? Então entenda também qual o melhor KPI a ser utilizado no seu negócio e garanta o sucesso dos seus projetos!

Líder ou chefe? Entenda como diferenciar esses dois perfis na sua equipe!

Escrito por Braun em 31/08/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Líder ou chefe? Entenda como diferenciar esses dois perfis na sua equipe!

Diferenciar os posicionamentos dos colaboradores e identificar perfis de autoridade diversificados — líder ou chefe — não é uma “caça às bruxas”, como pode parecer. Isso é uma ação estratégica.

Há alguns anos esses diferentes perfis ganharam notoriedade entre os estudiosos e interessados pelos campos de administração, gestão de pessoas e afins e, a partir de então, começou-se a difundir que ser chefe é algo ruim e ser líder é algo bom. Será mesmo? Um bom gestor sabe que essa é uma definição simplista.

Uma equipe, por menor que seja, é formada por indivíduos que possuem características diferentes. Assim, não é necessário um grande conhecimento em Kotler ou Keller para saber que pessoas diferentes são afetadas por perfis de autoridades diferentes e, portanto, precisam de figuras de autoridades diferentes.

Por que estamos falando sobre isso? Porque o artigo de hoje não tem como objetivo enaltecer um perfil em detrimento do outro, mas te auxiliar no caminho para entender e diferenciar esses dois perfis — líder e chefe — na sua equipe e, assim, gerenciar com maestria seus colaboradores.

Ficou interessado e quer aprender quais são os cuidados necessários no incentivo de um ou outro comportamento? Continue a leitura!

ENTENDA O QUE É SER LÍDER E O QUE É SER CHEFE

Desde os primeiros anos na escola é possível notar que, nas atividades em grupo, há sempre aqueles alunos que se sobressaem, que tomam à frente na hora da crise, que cuidam da divisão de tarefas e, quando necessário, chegam a exercer o papel de agentes motivadores.

Normalmente, no decorrer dos anos, esse perfil de autoridade tende a se estabelecer e passa a fazer parte da personalidade de algumas pessoas, tornando-se um traço mais evidente no ambiente profissional.

Entretanto, liderar grupos e atividades não é a única característica da personalidade humana. Existem outras que, em conjunto, transformam essas figuras em autoridades com perfis diferentes — isso tem a ver com o histórico de vida de cada um.

Um líder, por exemplo, é aquela pessoa com uma habilidade motivacional bem desenvolvida e, assim, suas ações inspiram seus colaboradores. Eles:

Orientam;
Partilham as decisões;
Motivam;
Têm como foco preparar as pessoas.

O chefe é alguém com alta capacidade de comandar, organizar, gerenciar. Suas palavras são as diretrizes para os colaboradores. Eles:

Têm tendência a mandar;
São centralizadores;
São temidos;
Tomam as decisões sozinhos;
Têm como foco o resultado.

LÍDER OU CHEFE: COMPREENDA AS DIFERENTES FORMAS DE ATUAÇÃO

Como foi possível perceber, eles só têm em comum a posição de superiores. Será que isso é ruim? Na verdade, isso significa que cada um tem uma função diferente dentro da equipe. Observá-los é a chave para diferenciá-los.

Um líder, sem dúvida, agrega valor à equipe da qual faz parte. Já o chefe terá uma função mais estratégica — não necessariamente como autoridade da equipe. Nós já falamos aqui, em outro momento, sobre a utilização da ferramenta SWOT em projetos. O que você precisa saber é que ela também serve para gerenciamento de equipes.

Pense bem, um líder motiva e toca as pessoas, ele faz com que elas passem a ter vontade de trabalhar, assumir responsabilidades e compartilhar ideias. Entretanto, muitas delas possuem dificuldades em se organizar e em cumprir prazos.

Nessas situações, firmar parcerias ou até mesmo fixar pequenos núcleos coordenados por pessoas que possuam perfil de chefe pode ser a solução. Principalmente se a empresa tiver como objetivo atingir suas metas a qualquer preço.

Os pontos fortes e fracos de cada perfil não devem ser diferenciados para que você extinga um e supervalorize o outro. Eles devem ser identificados para que você consiga tomar os cuidados necessários no incentivo de um e de outro comportamento. Isso terá um impacto direto nos resultados apresentados pela equipe.

OBSERVE OS RESULTADOS DA EQUIPE PARA DIAGNOSTICAR OS PROBLEMAS DE LIDERANÇA

Você já observou a dinâmica dos times de futebol? Quando as derrotas começam a ser constantes, o clube interfere e troca o treinador. Você já se deu conta de que esse procedimento é seguido mesmo quando apenas dois ou três jogadores apresentam problemas e não o time todo?

Sabe por que isso acontece? Porque os resultados apresentados por uma equipe são reflexo direto da liderança que ela possui. Se dois ou três jogadores não estão engajados, o treinador falhou em mostrar para eles a importância do papel deles na equipe, a importância e o sentido do que estão fazendo.

Os erros da equipe não significam que há um chefe em uma posição em que deveria haver um líder. Significa que há alguém na posição de autoridade que não soube empregar o potencial de cada participante da equipe.

Significa, também, que, ele não elegeu alguém com perfil de líder para ser capitão, tampouco usou as pessoas com perfis de chefes — que são focadas em resultados — como auxiliares nos treinos para aperfeiçoamento. Portanto, para que os resultados da equipe sejam modificados e se tornem positivos, é fundamental identificar e diferenciar os perfis dos colaboradores que a integram.

APRENDA A LIDAR COM OS DIFERENTES PERFIS DE AUTORIDADE PRESENTES NA EQUIPE

Um líder pode ser um chefe, mas um chefe não pode ser um líder. Porque? Bom, um líder consegue assumir um posicionamento mais centrado, quando necessário. O chefe, por sua vez, não consegue abrir mão de seu poder — de decisão, de escolha, de ter a última palavra — pelo bem da equipe.

Uma equipe precisa:

Compartilhar as responsabilidades;
Se sentir motivada;
Ter o foco no aperfeiçoamento do pessoal e só depois nos resultados;
Se comunicar bem.

Fica claro que esses não são pontos fortes de uma equipe que possui um chefe, mas sim um líder à sua frente. Entretanto, nada disso impede que alguém com perfil de chefe seja agregado à equipe. Basta, apenas, que ele seja alocado em parcerias que estimulem seu lado positivo e que o incentivem a mudar seus pontos negativos.

Vale lembrar que, para que o gestor escolha entre líder ou chefe e coloque cada um em uma função mais acertada, ele deverá levar em conta quais são os objetivos da empresa.

E aí, conseguiu entender a diferença? Quer saber como melhorar a performance e o relacionamento interpessoal dos seus colaboradores? Já ouviu falar em comunicação interna? Clique aqui! Temos ótimas dicas sobre isso para você.

8 dicas para um planejamento de projetos em 2017

Escrito por Braun em 31/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 8 dicas para um planejamento de projetos em 2017

A crise financeira da economia brasileira foi um grande obstáculo para o crescimento de algumas empresas no ano de 2016. Como o ano de 2017 se aproxima, todos estão ansiosos para melhorarem o desempenho de seus empreendimentos e o planejamento de projetos é essencial para obter tal resultado.

O post de hoje mostra 8 importantes dicas para fazer um bom planejamento de projetos em 2017. Prossiga com a leitura e inteire-se sobre o assunto!

1. Conheça as limitações de sua empresa

Cada empresa existente no mercado de trabalho possui características específicas que as diferenciam das demais. Um gestor de projetos deve entender e compreender como funciona a estrutura empresarial em que está inserido. Ele precisa conhecer a história, a cultura e os ideais da empresa em que trabalha.

A partir da análise desses dados, os profissionais responsáveis pelo gerenciamento de projetos conseguem entrar em sintonia com o ambiente que os cerca, podendo assim planejar suas decisões com mais coerência e facilidade. Além disso, torna-se possível identificar os fatores positivos e negativos que podem influenciar um planejamento de projetos.

2. Tenha metas bem definidas

Antes de iniciar qualquer atividade gerencial em uma empresa, é necessário estabelecer quais serão os objetivos de sua gestão. A determinação de metas é o primeiro passo que todo gestor de projetos deve realizar para nortear sua tomada de decisões. O profissional deve determinar com clareza onde sua empresa quer chegar.

Um bom gestor é aquele que define metas que todos sob sua supervisão conseguem alcançar. Não há sentido em criar um desafio impossível de ser superado, portanto, fique atento e encontre um ponto de equilíbrio entre a eficiência de seus funcionários e os objetivos de sua empresa.

Propor um desafio ou uma meta a ser superada motiva seus funcionários. Utilize um sistema para recompensá-los quando os objetivos forem atingidos. Deixe bem claro que o crescimento de sua empresa está atrelado a um bom desempenho de seus colaboradores e que todos são importantes em sua estrutura empresarial.

3. Saiba qual é o escopo do projeto

O escopo é a determinação de tudo que será utilizado — produtos e serviços — para que o seu projeto aconteça. Junto com as metas e os objetivos, o escopo é fundamental em uma cadeia produtiva, já que sua má definição põe em risco todas as etapas subsequentes de sua estrutura empresarial.

Logo, um gestor de projetos deve conhecer todos os fatores e critérios pertencentes ao escopo de sua gestão.

4. Dialogue com as partes interessadas

Um profissional de gestão de projetos é importante no desempenho de sua empresa, porém não trabalha sozinho. Para exercer sua função com máxima eficiência, é preciso conhecer investidores, gerentes e os clientes finais de sua empresa.

Sempre se comunique com essas pessoas a fim de atualizá-las quanto às suas ações e mostre como elas serão afetadas. Fique atento aos comentários que receber e busque sempre aprimorar suas ações.

5. Cumpra o cronograma

Quando se planeja um projeto, necessariamente, estipulam-se datas para a conclusão de cada etapa do processo produtivo. Estas devem ser seguidas à risca para que todo o planejamento ocorra como previsto.

Portanto, cabe a um gestor de projetos acompanhar de perto todo o funcionamento dos processos e o dia a dia de sua equipe. Esse profissional deve implementar hábitos e políticas que favorecem o aumento de produtividade, levando em consideração as necessidades de seus funcionários.

Todos devem trabalhar de acordo com o que foi planejado para que sua empresa possa ter resultados positivos em sua gestão.

6. Prepare sua equipe

De nada adianta realizar um excelente planejamento empresarial se não há em sua empresa uma equipe preparada para executá-lo corretamente. Desse modo, seus colaboradores devem receber uma atenção especial por parte de um gestor de projetos.

Conheça as qualidades e características de cada integrante de sua equipe e procure uma forma de inseri-los da melhor maneira possível em seu planejamento. Caso encontre alguma deficiência ou ausência de qualificação, realize treinamentos e palestras para adequar sua mão de obra à demanda de seu planejamento.

Promova cursos de capacitação e acompanhe cada funcionário em seu dia a dia profissional. Crie um ambiente favorável ao diálogo e deixe todos confortáveis para expressarem suas opiniões em relação ao seu trabalho.

Entenda essas críticas e elogios como uma forma de aprimorar sua gestão e lembre-se de que a solução para um problema pode surgir de uma simples conversa entre colegas de trabalho!

7. Use novas tecnologias

Vivemos em uma época em que ocorrem descobertas tecnológicas a todo momento, e a área de planejamento de projetos sempre está em constante atualização. Atualmente, existem diversas técnicas e programas que auxiliam um gestor de projetos em suas atividades.

Os softwares de gerenciamento de projetos possibilitam uma ampla visão dos processos existentes em uma empresa. Dessa forma, há uma melhoria na tomada de decisão por parte de um gestor de projetos.

Outro benefício é a possibilidade de acompanhar em tempo real tudo o que acontece em sua estrutura empresarial. Portanto, é possível identificar possíveis recursos financeiros e profissionais que estão sendo utilizados indevidamente, realocando-os em um setor em que possam ter mais utilidade.

Um gestor de projetos deve usar todas as ferramentas possíveis para auxiliar sua gestão rumo ao aumento de produtividade. Não fique para trás e encontre no mercado de trabalho um fornecedor que atenda às suas necessidades.

8. Acompanhe os resultados de seu planejamento de projetos

Durante todo o processo produtivo, analise constantemente os resultados e os relatórios obtidos e fique por dentro de tudo que acontece em sua empresa. Não espere o ano de 2017 acabar para tomar alguma decisão caso perceba que algo de errado está acontecendo. Mantenha-se atualizado e esteja pronto para inovar!

Não se preocupe caso algo não tenha ocorrido como planejado. Avalie toda a situação a fim de entender o porquê dessa ocorrência e encontre formas para solucionar tal problema. Pense também em como aprimorar os processos que deram certo com o intuito de melhorar cada vez mais seu planejamento de projetos.

Ao término da leitura do post de hoje, você descobriu 8 importantes dicas para um planejamento de projetos em 2017. Quer aprender mais sobre o assunto? Curta nossa página no Facebook e nos siga no Twitter para manter-se atualizado!

Como fazer o gerenciamento de custos ideal para um projeto?

Escrito por Braun em 31/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como fazer o gerenciamento de custos ideal para um projeto?

No mundo dos projetos, assegurar o sucesso completo é a prioridade máxima do gestor responsável pelo gerenciamento de custos. Caso ele ultrapasse excessivamente o orçamento (o que não é tão raro por aí), seu triunfo pode ser questionado, mesmo que o projeto seja entregue dentro do prazo e que atenda às necessidades dos usuários finais.

É por isso que uma parte essencial da gestão de projetos é a boa administração dos custos. Gestores precisam cuidar meticulosamente dos seus orçamentos, a fim de evitar que os gastos previstos no início do projeto saiam do controle e acabem prejudicando os resultados finais.

E, para ajudar você nisso, separamos algumas dicas sobre como fazer o gerenciamento de custos ideal e garantir seu sucesso! Acompanhe conosco!

Como funciona o gerenciamento de custos?

O gerenciamento de custos é o processo de estimar, alocar e controlar os gastos de um projeto. Ele permite às empresas projetar as despesas futuras, com o objetivo de reduzir as chances de elas ultrapassarem o budget.

Os custos do projeto são calculados durante sua fase de planejamento e devem ser aprovados antes dos trabalhos começarem. Com o plano sendo colocado em execução, todas as despesas devem ser documentadas e rastreadas, para que tudo permaneça dentro do orçamento inicial.

Quando o projeto for concluído, os custos projetados devem ser comparados com os custos reais, fornecendo um ponto de referência para futuros projetos e estimativas de budget.

O guia de conhecimento PMBOK divide o processo de gerenciamento de custos em quatro etapas, que buscam assegurar que o projeto seja concluído dentro do orçamento previsto.

Veja abaixo quais são elas, e como você deve proceder em cada uma:

1. Planejamento de recursos

Tudo começa com a elaboração do que será preciso durante o projeto. Ou seja, a quantidade de funcionários, se será preciso contratar terceiros, se os equipamentos que a empresa possuí serão suficientes ou se é preciso adquirir novos, quais materiais serão necessários etc.

O planejamento dos recursos deve ser minucioso, detalhando também a quantidade de cada item que será utilizado. Não se preocupe em pegar orçamentos nessa hora, mas foque seus esforços em programar, a partir das etapas do projeto, tudo o que será necessário para completar cada uma delas.

2. Estimativa de custos

Com o planejamento de recursos feito, passamos para a estimativa de custos. Obviamente, esse não é um valor aleatório, e deve ser determinado por meio de um estudo de quanto custará cada recurso necessário.

É aqui que você começa a ter contato com os valores envolvidos no projeto e deve aproveitar esse momento para pedir orçamentos e avaliar qual será a projeção de gastos do empreendimento.

3. Orçamento dos custos

Apesar de soar parecida com a etapa anterior, o orçamento de custos se difere das estimativas, pois é nesse momento que você conseguirá prever, com exatidão, qual será o investimento necessário para a conclusão do projeto.

Aqui, fornecedores são escolhidos, valores são fechados e você terá em mãos o valor total para realizar o projeto e levar para aprovação do cliente. É claro que pode acontecer de o orçamento variar ao longo da execução, e é por isso que a próxima etapa é tão importante.

4. Controle dos custos

O controle dos custos é o acompanhamento, ao longo da execução do projeto, dos gastos reais. É nesse momento que documentamos todas as despesas realizadas e rastreamos todos os gastos regularmente, para manter o projeto dentro do orçamento aprovado.

Você, como gestor, deve se incumbir de acompanhar pessoalmente todos os custos, desde a compra dos materiais até o pagamento de empresas terceirizadas, certificando-se de que o dinheiro realmente está sendo utilizado para a finalidade proposta e evitando que os gastos extrapolem o que foi estimado.

5. Etapa extra: estudo dos custos

O gerenciamento de custos acaba com o controle, mas após o término do projeto é muito importante fazer o estudo dos gastos dele.

Isso porque pode acontecer, por exemplo, de um projeto ficar dentro do custo estimado, porém, não em razão do gerenciamento ter sido correto, mas porque no fim das contas uma das áreas gastou mais do que o previsto, enquanto outra gastou menos.

A partir daí, é possível constatar se o gerenciamento de custos foi bem-sucedido, qual o seu nível de precisão e no que ele pode ser aprimorado para os projetos futuros.

Como otimizar os custos do seu projeto?

1. Faça revisões no orçamento

Um projeto rodando sem um gerenciamento frequente dos custos está fadado ao fracasso. Isso previne que sua estimativa fuja muito do previsto, pois um sobrecusto de 10% é mais fácil de ser corrigido do que um de 50%. Ao analisar constantemente seu limite de gastos, as chances de manter seus custos dentro do orçamento aumentam consideravelmente.

Reveja o uso de recursos: assim como o orçamento precisa sempre ser revisto, é essencial fazer o mesmo com os recursos utilizados. Reveja o número de pessoas trabalhando no projeto e as necessidades futuras dele semanalmente. Fazendo isso, você garante que está usando por completo os recursos que possui e que terá em mãos tudo o que será necessário para concluir o projeto.

2. Mantenha sua equipe informada

Sempre informe o time sobre as previsões de custos do projeto. Uma equipe informada possui maior controle das atividades e, portanto, dos gastos feitos.

3. Gerencie o escopo do projeto meticulosamente

Trabalhos não planejados podem aparecer sorrateiramente, fazendo o número de horas gastas aumentar e o orçamento sair do controle. É preciso cuidar para que as horas definidas no escopo sejam respeitadas, criando pedidos de alteração para aqueles trabalhos que não estiverem cobertos pelos requerimentos iniciais do projeto.

O gerenciamento de custos deve ser parte essencial da gestão de um projeto. Gestores que cuidam dos seus budgets com zelo conseguem manter clientes e diretoria satisfeitos e, portanto, realizar projetos e obter uma carreira de sucesso.

E, para simplificar tudo isso, vale sempre contar com a ajuda de um sistema de gestão, que torna o controle das atividades e dos gastos envolvidos muito mais ágil e prático.

E se você quer saber como melhorar ainda mais o gerenciamento de custos do seu projeto, veja nosso post com algumas dicas para gerenciar custos durante a crise!