A adoção de planilha de gestão de projetos é uma prática bastante comum para aqueles que estão começando a implantar a gestão de projetos. Em um primeiro momento, e em projetos simples, uma planilha pode ser o suficiente para monitorar o desempenho do projeto. No entanto, conforme a maturidade da empresa aumenta, e o número de projetos e a complexidade da operação crescem, a planilha pode ser uma grande furada.

Se hoje você gerencia sua empresa com planilha de gestão de projetos com a ajuda do Excel, separamos alguns pontos de atenção que você precisa analisar e rever se não é o momento de adotar uma gestão de projetos mais profissional.

1. Controle de versão

Quando a planilha foi atualizada pela última vez? Qual é a versão mais recente?
Estes são dilemas comuns de quem utiliza planilhas para controle dos projetos. Como os projetos são muito dinâmicos fica difícil gerenciar se os dados contidos na planilha estão atualizados. Mesmo para quem utiliza soluções como Google Drive, o controle de acesso é feito de forma ainda um tanto arcaica, um usuário desinformado pode sobrescrever informações e criar um grande confusão.

2. Monitorar para agir

Em um ambiente de projetos, agir antes de um crise acontecer é fundamental para o sucesso do projeto, e a velocidade da ação é proporcional as chances de sucesso. Quando a gestão de projetos é feita através de planilhas, os dados nunca estão atualizados em tempo real e ficam sujeitos a erros de alimentação. Quando adotamos uma solução colaborativa, os dados do projeto são atualizado em tempo real, sendo muito mais rápido o tempo de resposta.

3. Governança é essencial

Em um projeto, existem informações públicas, restritas e sigilosas, que o controle de acesso as mesmas impactará diretamente no projeto. Em uma planilha não conseguimos controlar quais informações podem ser visitar pelos membros da equipe e quais não podem. É nesse momento que ocorre um grande perigo. Se mantivermos a planilha em segredo, corremos o risco da equipe se perder em meio as atividades do projeto. Se abrirmos a planilha para os envolvidos, temos um risco de perder a confidencialidade do projeto. Impactos negativos são – principalmente – causados pela não governança e pela comunicação ineficiente dentro dos projetos.

4. Mobilidade gera mais produtividade

Os projetos dificilmente ocorrem em um unico lugar. Hoje temos Smartphones, Tablets e Smart TVs com acesso a internet. Ao adotar uma planilha, perdemos todos os beneficios que a mobilidade gera e ficamos sempre presos a ter que ter um computador para poder consultar como está o andamento do projeto. Permita-se acessar seus projeto de qualquer lugar e tomar decisões mais bem informadas a qualquer momento.

5. Gestão de projetos não precisa ser estressante

Executar seus projetos de forma mais inteligente pode eliminar as horas extras e fazer com que você trabalhe melhor em menos tempo. Otimizar o gerenciamento de projetos trará benefícios não só para você e seus colaboradores, mas principalmente para a empresa – que irá lucrar mais a partir do momento que comece a trabalhar nos projetos certos – e, no caso das empresas que trabalham com projetos externos, para os clientes que terão seus projetos entregues dentro do prazo.

A 3M, nossa cliente, tinha o desafio de gerenciar um grande número de projetos, acompanhar o trabalho de diversos fornecedores e a evolução dos projetos. Até a adoção da ferramenta, tudo era feito através de planilhas eletrônicas, o que gerava grande ruído na comunicação entre as equipes, sem falar na manutenção do status correto. A empresa conseguiu superar todos os desafios e hoje os seus relatórios são gerados automaticamente, sem ruídos ou desvio de informação. Conheça melhor o caso.

É comum ter a sensação de que faltam horas no dia, não é mesmo? Fala-se em gestão do tempo como se, de alguma forma, pudéssemos controlá-lo, mas a realidade é dura: o tempo não para. Porém, existe uma alternativa. Você pode gerenciar a si mesmo para tirar o melhor proveito do tempo disponível – um grande desafio para muitos gerentes de projeto.

Preencher as fichas de controle de horas trabalhadas – os timesheets – dos funcionários parece ser mais uma tarefa para encaixar em seu dia bastante atribulado. Parece, mas não é. O timesheet pode ser uma ferramenta valiosa para o máximo aproveitamento do tempo de trabalho. Timesheets ajudam a identificar em que seu tempo está sendo gasto e, com um pouco de análise, fornece os dados para descobrir como dividir suas horas de trabalho de forma mais eficaz.

Se você ainda não está convencido que os timesheets são tarefas administrativas indispensáveis, listamos abaixo algumas razões para você acreditar que o timesheet on-line contribui para melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo. Aproveite as dicas sobre como usá-lo de forma eficaz.

 #1 Timesheets mostram por onde o tempo escapa

Existem inúmeras técnicas para melhorar seu gerenciamento de tempo. Cada pessoa deve escolher o software e as ferramentas que sejam mais adequados às suas necessidades. Um ponto em que a maioria das abordagens estruturadas para gerenciamento de tempo converge é: comece sabendo em que você gasta seu tempo. Timesheets podem ajudar nisso, pois mostram tudo o que você faz no trabalho.

Você vai se surpreender com os resultados. Basta meia hora para concluir um template de abertura do projeto, não é mesmo? Quando você identificar as interrupções ao pegar um café, atender ao telefone ou corrigir falhas no computador, provavelmente vai achar que completar essa tarefa leva muito mais tempo.

Peça aos membros de sua equipe para compartilhar seus timesheets ou configurar o software de gerenciamento de projeto on-line de modo que todos tenham acesso aos timesheets uns dos outros. Assim, você poderá identificar as atividades do grupo que ocupam muito tempo, como os workshops. Você poderá comparar a quantidade de tempo que as pessoas gastam em tarefas. Por exemplo, um indivíduo pode completar um trabalho do projeto em um tempo muito mais curto do que o colega. As duas pessoas podem se reunir e discutir essa tarefa: o mais lento pode aprender como fazer de forma mais rápida, ou o mais rápido pode aprender a fazer melhor de forma mais lenta, porém com mais qualidade. A proposta é nivelar a equipe.

#2 Timesheets ajudam a eliminar atividades desnecessárias

Agora que você sabe como gasta seu tempo, pode começar a identificar o tempo improdutivo. Tempo não produtivo é o que você gasta no trabalho sem estar trabalhando de verdade, como nas pausas. É surpreendente a quantidade de tempo improdutivo num dia normal de trabalho.

Sabe-se que não dá para evitar pausas para ir ao banheiro, tomar um café ou conversar com colegas sobre o fim de semana. No entanto, a identificação do tempo improdutivo pode mostrar se os seus 15 minutos de pausa para o chá se transformaram em meia hora no Facebook regularmente. Essa é uma atividade que você pode cortar para liberar mais tempo para outra coisa.

Outro lugar para procurar o tempo improdutivo é nas viagens. Calcule quantas horas são gastas na estrada ou em deslocamento entre escritórios. O que você pode fazer com o tempo de viagem para torná-lo mais produtivo? Se estiver viajando de avião ou ônibus, talvez possa adiantar algum trabalho no caminho. Se estiver dirigindo, fica mais difícil, mas ainda dá para fazer umas ligações, caso esteja em um engarrafamento. Independente do meio de viagem, se optar por trabalhar, o faça de forma segura. O carro não é o melhor lugar para ter uma conversa difícil com seu patrocinador do projeto sobre por que está acima do orçamento. O ônibus não é o melhor lugar para falar com os seus colegas de informações sigilosas sobre uma nova iniciativa. E se estiver trabalhando com documentos confidenciais, tenha cuidado sobre quem pode olhar por cima do seu ombro.

Participe de videoconferências, use espaços de trabalho colaborativos, mensagens instantâneas e outras ferramentas on-line para ajudá-lo a evitar deslocamentos, a menos que uma viagem seja realmente necessária.

#3 Timesheets ajudam a planejar as próximas semanas

Alguma vez você prometeu completar uma tarefa e percebeu que seria um desafio fazê-la dentro do prazo, porque tem uma oficina ou um evento na escola do seu filho? A maioria dos pacotes de software de gerenciamento de projetos com a funcionalidade de timesheet permite inserir os dados com antecedência. Você pode programar um tempo para férias e outros compromissos antes que aconteçam, para que seu timesheet efetivamente mostre quando estará disponível para outros trabalhos.

Compartilhe seus timesheets com os membros da equipe do projeto para que todos saibam quando as pessoas estão disponíveis para reuniões. Não preencha previamente os timesheets com as tarefas do projeto, a menos que seja um compromisso de um dia todo, como um treinamento.

Tentar preencher algumas horas aqui e ali, com base na previsão do que vai fazer no futuro é muito difícil e provavelmente dará errado. Se você inserir informações em seu timesheet para os dias que ainda não aconteceram, certifique-se de verificá-las antes de finalmente executá-las. Caso contrário, você vai acabar reservando tempo para uma oficina que foi cancelada ou um feriado que não aconteceu, no último minuto.

#4 Timesheets ajudam a melhorar o equilíbrio na vida profissional

A vantagem de ser bom em gestão do tempo é ter mais tempo disponível durante o dia. Você não tem que usar o tempo todo para trabalhar. Chegar ao final do dia de trabalho e ir para casa na hora, em vez de ficar até mais tarde, é o ideal. Se entender em que seu tempo está sendo gasto, corte (ou diminua) o tempo improdutivo, planeje suas semanas com antecedência. Você estará muito melhor posicionado para usar seu tempo de forma eficaz e organizar melhor seu dia de trabalho. Claro, você pode optar por passar esse tempo no trabalho – mas você não precisa!

Conclusão

Sim, completar os timesheets é outra coisa para a sua lista de afazeres. É uma tarefa adicional para se completar durante o dia. Você pode minimizar o esforço envolvido. Separe alguns minutos para mantê-lo atualizado e verá que não leva muito tempo. Vale a pena para obter as informações para que você possa avaliar adequadamente como está gastando seu tempo e tomar decisões informadas sobre como pretende gastá-lo daqui para frente.

Você fez todo o planejamento do projeto, tratou de distribuí-lo para os membros do seu time, definiu os marcos, alinhou os planos com seu patrocinador e fez uma bela reunião de kick-off para marcar o fim do planejamento e o pontapé inicial da execução. O projeto segue como o planejado até que chega ao fim o período previsto para sua conclusão e nada de término. Seu cliente reclama e você analisa o escopo já entregue, notando que está em 99%. É a famosa síndrome dos 99%. Um pouco mais aliviado, você informa ao cliente que está muito perto de concluir os trabalhos, faltando realmente muito pouco para sua finalização. Nesse momento você analisa sua curva S para entender como tem sido a evolução do seu time e tem a triste surpresa de descobrir que o projeto está há 6 longuíssimos e inexplicáveis meses nesses mesmos 99%.

Se você já vivenciou esse cenário, não se preocupe, porque ele é bem mais comum do que você imagina. Também conhecido como projeto Jason — porque, por mais que você tente, ele não só não morre como, na verdade, está sempre a um passo de te matar — a síndrome dos 99% ocorre quando o gerente de projeto não tem uma visão clara sobre qual parcela do projeto realmente foi entregue ao cliente e quanto tempo será necessário para efetivamente concluí-lo.

Preparamos este artigo para eliminar de uma vez por todas esse mal da sua vida de gerente de projetos, com algumas dicas simples sobre como extingui-lo da sua empresa ou do seu PMO. Ficou curioso? Então acompanhe:

Por que acontece?

Quando o escopo de uma atividade como um todo ou de uma de suas fases não é diluído a um nível em que a equipe consiga compreender detalhadamente, atualizando-se sobre as entregas necessárias para sua conclusão, a informação de avanço de escopo se torna muito subjetiva.

Imagine-se na seguinte situação: você recebeu do seu GP a missão de preparar um treinamento. No dicionario da EAP existe uma descrição bem superficial de que serão 4 turmas até julho do mesmo ano. Não está claro quais são os produtos dessa atividade, o que o cliente espera receber e quantas pessoas serão capacitadas, assim como fica impossível ter certeza sobre o nível do treinamento, certo? Assim, na sua perspectiva, é preciso apenas criar uma apresentação com treinamento. Como você tem 4 semanas para concluir a atividade, toda semana entra no sistema e fala que avançou 25%. Nesse ritmo, ao final da 4ª semana você está nos 99% de progresso, mas, no slide de número 50 da apresentação, ainda sequer tem uma ideia exata sobre em que ponto concluirá o trabalho. O circo está armado.

É claro que esse mesmo resultado se repetirá nas demais atividades do projeto. Nesse caos, ao tentar apresentar o quanto o projeto está concluído para o cliente, você percebe que não existe um produto claro. Qual a consequência disso tudo? Cliente insatisfeito, horas extras para tentar entregar o que deveria ter sido pedido desde o início, com margem do projeto sendo corroída, equipe desmotivada e um esforço enorme para entregar algo relativamente simples.

Como resolver?

Em primeiro lugar, é importante basear a decomposição do escopo do projeto em um processo. Já demos dicas aqui no blog para facilitar a criação de uma EAP, que, por mais simples que possa parecer, pode resolver muitos problemas ao deixar mais claro tanto para a equipe como para o GP o que deverá ser feito. Com a EAP destrinchada, o próximo passo é criar o dicionário da EAP, deixando claro o que exatamente é a atividade, o que deve ser desenvolvido e como a entrega será validada.

Com um melhor entendimento do trabalho que envolve o projeto, o próximo passo é planejar o esforço necessário e a disponibilidade dos recursos que serão alocados nessa empreitada. Com essas informações já é possível saber quanto tempo será gasto para concluir a atividade. Para preparar o tal treinamento, por exemplo, serão necessárias 40 horas de dedicação e quem desenvolverá esse trabalho será o José das Coves. O José, por sua vez, só tem 4 horas diárias disponíveis para trabalhar na atividade, ou seja, serão necessários 10 dias úteis de esforços. Com essa orientação, fica super claro que se trata de duas semanas de trabalho, sendo que, a cada dia útil, 10% do escopo deve ser concluído.

Nesse ponto, uma ferramenta colaborativa de gestão de projetos será extremamente eficaz no controle do avanço do escopo, especialmente se usada em conjunto com o timesheet programado. Cabe ao gerente do projeto monitorar sua execução e acompanhar de pertinho se os deadlines serão respeitados. Um software eficiente automatizará a comunicação, avisando tanto ao recurso quanto ao gerente se o prazo e o avanço estão sendo devidamente cumpridos.

Quem resolveu?

Se seu cliente e sua empresa andam precisando dessa mudança de postura, quer dizer que chegou a hora de fugir dessa síndrome de uma vez por todas! A Artsoft Sistemas, em seus projetos de implantação de ERP, tinha o desafio de controlar bem o escopo de um projeto complexo e conseguir identificar com facilidade o status em que os múltiplos trabalhos desse cliente se encontravam. Acessando o case da empresa, você vai conhecer um pouco mais sobre os resultados que ela obteve implantando uma gestão de projetos de alta performance para clientes de todos os portes — inclusive empresas multinacionais.

Pronto para conhecer esse trabalho mais de perto? Quem sabe essa não é exatamente a solução de que sua empresa precisa?

É muito comum empresas se questionarem ao final, qual foi o retorno do projeto em relação a tudo que foi investido. Por mais elementar que seja essa pergunta, sua resposta não é fácil. Métricas, indicadores e benefícios gerados, por mais quantitativos que sejam, não são fáceis de serem medidos quando o projeto é concluído.

Mesmo métricas financeiras, como ROI (Retornos sobre o investimento), TIR (Taxa interna de retorno e VPL (Valor presente líquido) não são indicadores que conseguimos comparar assim que o projeto chega ao fim e entender o retorno do projeto, sendo necessário um tempo até a sua efetiva realização.

Pensado em ajudar o gerente de projetos a apresentar melhor o retorno conquistado por seus projetos, separamos algumas práticas que nós, e também alguns de nossos clientes, utilizamos em nossos projetos.

Benefícios Diretos

Todo investimento empresarial busca melhorar algum ponto da empresa e, por mais intangível que seja a meta do projeto, ele sempre irá gerar algum benefício direto. Pode ser redução de custo, otimização da rotina com foco em ganhar produtividade ou até mesmo a ampliação da capacidade comercial da empresa. É muito importante definir quais benefícios o projeto irá gerar. Uma vez identificado os benefícios, o próximo passo será definir as métricas e a periodicidade da medição.

Com os benefícios e as métricas, que serão medidas e definidas, o próximo passo será definir o intervalo de medição que o gerente irá monitorar.

No Project Builder utilizamos a funcionalidade ‘Qualidade’ para definir quando será o intervalo de medição e as metas definidas.

Benefícios de Curto Prazo

Os benefícios de curto prazo são as conquistas alcançadas quase que imediatamente ao termino do projeto. Uma descontinuidade de uma unidade de negócio deficitária elimina imediatamente uma despesa desnecessária. A mudança de uma tecnologia, como um CRM ou um ERP, gera ganhos que podem ser percebidos logo após sua implementação.

É muito importante criar marcos de medição – acompanhando-os no período determinado – para saber quanto foi o valor gerado neste período. Mesmo que a redução de custo seja muito mais perceptível, a geração de receita é um benefício com um potencial de geração de valor muito grande para qualquer negócio.

Benefícios de Médio / longo prazo

Infelizmente, a grande maioria das organizações focam muito mais nos objetivos imediatos do que na geração de resultado a médio e longo prazo. No entanto, ao longo da trajetória da Project Builder percebemos que clientes que desenvolvem estratégias mais perenes conquistam resultados 4 vezes mais relevantes do que os que criam estratégias imediatas.

Benefícios de médio prazo podem ser, por exemplo, a ampliação geográfica de atuação, a geração de receita com novos produtos, pesquisa e desenvolvimento, entre outros.

É muito comum empresas de sucesso combinarem benefícios de curto e de médio prazo de forma a decompor um grande benefício fracionado em marcos intermediários onde parte dos objetivos já foram conquistados.

Tão importante quanto analisar o retorno de um projeto é identificar o retorno de um portfólio. Pense que um projeto te conduz até um objetivo. O portfólio te conduz até a realização de uma estratégia. Empresas de sucesso focam seus esforços em fazer com que o planejamento estratégico aconteça conectado a estratégia e a operação por intermédio de projetos.

Os custos com a execução do projeto devem ser superados pelos valores gerados pelo projeto, seja a curto, médio ou longo prazo, o importante sempre será fazer a ‘conta fechar’.

E o papel do gerente de projeto não é apenas garantir que o escopo do projeto seja entregue, ele precisa garantir que o valor do projeto seja realizado. Adotar uma ferramenta que apoie essa medição ajuda a empresa tanto a focar mais na geração de valor e automatizar etapas mais manuais e burocráticas que tomam tempo do gerente e não ajuda no atingimento de seus objetivos.

A Drive Consultoria – que hoje está entre as PMEs que mais crescem no Brasil –, um de nossos clientes, é um exemplo disso. Eles são uma empresa de consultoria de TI, e tinham dificuldade de acompanhar a rentabilidade dos projetos, o que impactava diretamente no crescimento ordenado da empresa. Hoje, com o planejamento apoiado pelo software, eles conseguem mensurar o orçamento planejado X realizado, dentre outros.

O uso de metodologia de projetos tem facilitado o desenvolvimento de novos produtos, ferramentas e serviços. A necessidade de se otimizar recursos, tanto materiais, humanos quanto de tempo, além de manter a equipe organizada e motivada para alcançar os objetivos, tem feito com que as empresas, mesmo as de pequeno porte, adotem metodologias em seus projetos.

Por outro lado, esse crescimento no uso das metodologias fez também com que muitos erros fossem cometidos durante todo o processo. As falhas podem prejudicar os resultados de um projeto, atrasá-lo ou até mesmo levá-lo ao fracasso. E nenhum gestor quer colocar tudo a perder! Nesse ponto, verifica-se a importância de saber implantar uma metodologia adequada às especificidades do projeto.

Abaixo listamos quatro erros comuns na implantação de uma metodologia de projetos. Aprenda com eles e evite-os.

1. Tentar adaptar a metodologia à empresa

Muitos gestores acreditam que o legado da empresa é imutável. E que, graças a isso, toda nova metodologia precisa se adaptar a ela. Mesmo que esse não seja um erro tão impactante, é muito importante entender que as adaptações na metodologia não devem fazê-la perder o sentido. Por exemplo, se a intenção é usar métodos ágeis, não elimine as interações de software apenas porque seus desenvolvedores não conseguem cumprir prazos.

Muitas metodologias quando adaptadas perdem a essência do controle da gestão, tornando-se ineficazes.

2. O gestor não conhece ou não acompanha a metodologia

Adotar uma metodologia para gerir um projeto significa implementar novas formas de trabalho, de métricas e de apresentação de resultados. Mesmo com todo o conhecimento disponível e com a crescente necessidade desse tipo de padrão, ainda há gestores que desconhecem metodologias mais recentes. Dessa forma, antes de escolher sua metodologia, converse com seu time e descubra se todos estão familiarizados com o modelo. Caso não estejam, é o momento de treinar os funcionários.

Destacar um gestor para trabalhar com uma metodologia que ele não conhece pode gerar atrasos de cronograma e até desvio dos objetivos principais, trazendo prejuízos para a empresa.

3. Acreditar na metodologia como salvação

Há um ponto em que metodologia alguma deve ser implementada: quando o projeto não dá certo. Aplicar uma metodologia no andamento do projeto obrigará seu time a redesenhar toda a estratégia e refazer grande parte da execução. Esse tempo perdido só é justificável quando os objetivos precisam cumprir um cronograma muito rígido. Do contrário, o indicado é que se recomece o projeto adotando a metodologia desde o início.

Muitos gestores apostam em metodologias como a salvação de projetos que não tiveram uma boa base de planejamento e execução. Nesses casos, a metodologia apenas tornará o processo mais árduo para o time.

4. Falta de métricas definidas

Toda metodologia é baseada em métricas definidas de resultado. Seja o número de linhas de código escritas ou unidades de um novo produto fabricado. Sem essas métricas é impossível entender para onde o projeto se encaminha. Algumas empresas focam apenas no objetivo final do projeto e se esquecem que quebrar esse objetivo em metas menores e acompanhar de perto sua evolução aumentará as chances de sucesso.

Assim, procure estabelecer desde o primeiro dia as principais métricas do seu projeto e como a metodologia irá auxiliá-lo para alcançá-las.
Ficou alguma dúvida sobre o assunto? Aproveite os comentários abaixo para entrar em contato.

Um dos principais objetivos de um gestor com relação ao trabalho da sua equipe é conseguir mais organização e máxima eficiência, certo? Pois uma das principais formas de organizar melhor a rotina de trabalho é utilizando listas de tarefas e as organizando por prioridades. Mas o que fazer quando uma outra atividade que não estava contemplada na lista surge e precisa ser desenvolvida? No post de hoje vamos falar sobre como a gestão de demandas pode ajudar o gestor a organizar melhor a rotina do seu time e obter cada vez mais eficiência e melhores resultados. Então acompanhe:

 O que é a gestão de demandas?

Como se pode definir como demanda tudo aquilo que surge com a necessidade de ser realizado, a gestão de demandas nada mais é do que prever, identificar, planejar e gerir, de forma sistêmica, toda necessidade de trabalho que venha a surgir tanto para a empresa como um todo como especificamente para seus setores. Se você ainda ficou com dúvidas sobre o que é gestão de demandas, leia esse post.

Como ela pode ser feita?

Normalmente a gestão de demandas é feita utilizando dados históricos da empresa, bem como sua frequência de ocorrência. Mas vale lembrar que a gestão de demandas não se restringe somente à identificação das necessidades, sendo necessário saber gerenciá-las também. Que tal algumas dicas mais práticas? Dê só uma olhadinha:

Padrões de necessidade

Para se gerir devidamente as demandas, sejam elas de consumo interno ou externo, é preciso, em primeiro lugar, identificar padrões. Assim, como dissemos anteriormente, é necessário utilizar os dados históricos para entender como essas necessidades surgem e qual exatamente é sua frequência.

Para exemplificar melhor, podemos utilizar a previsão de vendas como gestão de demandas. Se os gestores identificam que, em determinado período do ano, as vendas aumentam, o que se repete sistematicamente, então a empresa deve se preparar para um aumento nas vendas nesse mesmo período, sabendo que seu faturamento será mais alto.

Trazendo isso para o contexto interno, vamos utilizar como exemplo o resultados dos custos do setor. Suponhamos que mensalmente o gestor precise reportar à área financeira os custos de seu departamento nesse período. Então o gestor, juntamente com sua equipe, deve compreender esse padrão e entender que todo mês existirá a demanda para envio desse relatório. Simples assim!

Planejamento da rotina

Agora que os padrões foram identificados, é possível que gestores e membros da equipe consigam planejar melhor o que deve ser feito. Quando a identificação das necessidades é realizada e bem planejada, é possível controlar melhor a rotina e lidar mais adequadamente com problemas inesperados, sem que essas demandas de última hora perturbem desnecessariamente a rotina do setor.

Gestão das demandas

Com a identificação das necessidades e o planejamento sendo realizados adequadamente, resta realizar a gestão propriamente dita de todas as demandas. Isso inclui planejar uma programação para o desenvolvimento de todas as atividades que já foram levantadas e, ainda, continuar com a identificação de futuras demandas, bem como com o planejamento de cada uma delas.

Viu como fazer a gestão das demandas é uma atividade cíclica, que busca se antecipar às necessidades e se programar para cada uma delas, de forma que a rotina do time seja bem mais organizada e produtiva? A partir daí os problemas e as atividades que eventualmente surgem de última hora podem ser encaixados sem desestabilizar a estrutura de todo o setor.

Agora nos conte aqui nos comentários se esse processo de gestão de demandas existe em sua empresa! Como essa administração é feita? Compartilhe suas experiências conosco e participe da conversa!

A gestão de demandas é um processo estratégico desenvolvido no intuito de direcionar as decisões do presente com vistas a se antecipar ao futuro. É, em meio às incertezas do mundo globalizado, trabalhar com precisão a análise de variáveis atuais para entender os movimentos que estão por vir, reduzindo perdas, desperdícios e o sempre perigoso improviso, que pode afetar o atendimento de demandas futuras e comprometer todo o gerenciamento das atividades de TI. Não parece promissor? Então acompanhe nosso post e saiba mais sobre o assunto!

Análise preditiva

Aprender a realizar uma análise preditiva com relação às possíveis demandas futuras significa encontrar respostas para o cotidiano corporativo sobre o que, quando, em que medida, em qual prazo, qual é o nível de esforço necessário e assim por diante. E isso implica em melhorias significativas no processo gerencial de toda a empresa, não somente da área de tecnologia.

Gestão de demandas

Segundo o dicionário técnico APICS, ligado especificamente à área de gestão empresarial e ao controle da cadeia de suprimentos, a gestão de demandas é um processo vinculado ao reconhecimento de todas as demandas de mercadorias e serviços necessários para atender ao mercado. Impõe a necessidade de estabelecer uma hierarquização dos pedidos a serem atendidos quando o suprimento está reduzido, condição imprescindível para a obtenção de resultados rentáveis do negócio, a redução de custos e o aumento da produtividade em todos os âmbitos da organização.

Fatores críticos

Muitos profissionais de TI relatam, apavorados, sobre os infortúnios de serem pegos de surpresa com demandas de momento, tendo que se virar para atendê-las, na base do susto, da improvisação e do consumo de tempo não previsto. Assim acabam deixando de lado outras atividades que já estavam na fila de espera para atendimento, formando uma bola de neve. Entretanto, será que esses profissionais têm o hábito de analisar os fatores críticos inerentes à área, a seus clientes, à frequência e aos problemas mais comuns, dando um pouco mais de obviedade às demandas futuras a serem contempladas?

O conflito entre demanda e suprimento pode ser absolutamente harmonizado com um ensinamento básico da área de marketing: conheça seu consumidor e aprenda, então, a atender suas necessidades com excelência. Esse é o mantra da gestão de demandas, o caminho para otimizar o nível de serviço e melhorar a imagem de sua área diante da direção estratégica da companhia.

Consequências da falta de gerenciamento

• Sensação constante de catástrofe iminente provocada pela falta de capacidade de previsão;
• Insegurança na relação entre cliente e usuário — e aqui estamos falando tanto dos clientes internos quanto dos externos;
• Altos custos com retrabalhos frutos de improvisos que não dão certo, estresse da equipe e consequente redução da produtividade global;
• Desvalorização da TI aos olhos dos gestores estratégicos da empresa, já que uma TI insegura, que não consegue se antecipar a certos movimentos, gera a sensação de alienação da área em relação aos problemas globais da companhia;
• Aumento dos conflitos entre a área de negócios e o setor de TI.

Implementação da gestão de demandas

• Aprender a conhecer profundamente a necessidade de seus clientes;
• Elaborar trabalhos estatísticos, como séries históricas, modelos de previsão de média móvel e métodos de determinação de períodos de sazonalidade, por exemplo;
• Separar as diversas demandas de acordo com os serviços oferecidos;
• Avaliar a natureza e os condicionantes do comportamento da demanda.

E então, está pronto para mudar a forma de gerenciar os projetos de TI da sua empresa? Ficou ainda alguma dúvida ou tem sugestões a fazer? Comente aqui e compartilhe suas impressões conosco!