As crises geralmente são vistas como sinônimos de encurtamento das rédeas do negócio, esperando até que o mercado melhore, certo? Mas muitas empresas já descobriram que existe um outro caminho a seguir: o de crescer em tempos de crise! Só entenda que crescer aqui não significa investir grandes quantias de dinheiro ou se arriscar naquilo que você não tem certeza, mas, muito pelo contrário, fazer as melhores escolhas para a empresa, priorizando os projetos certos, otimizando os recursos existentes e reduzindo custos onde for possível. Mas como exatamente fazer isso? Pois confira neste post:

CRIE UMA ESTRATÉGIA CENTRADA EM PROJETOS

A necessidade de desenvolver soluções cada vez mais inovadoras e condizentes com as exigências do mercado coloca o gerenciamento de projetos como um dos maiores aliados das empresas que desejam crescer mesmo durante a crise. Isso porque com uma estratégia centrada em projetos você passa a ter a oportunidade de perceber pontos de melhoria, desenvolver soluções e ainda acompanhar com a devida eficácia a performance do negócio no alcance de seus objetivos.

Além disso, com essa tática você mantém um controle maior sobre a manutenção da competitividade da empresa no mercado, pois sabe exatamente quando lançará um novo produto, qual é sua viabilidade econômica e qual será o retorno sobre o investimento aplicado. Assim é possível garantir uma maior rentabilidade para o negócio no longo prazo e também permite crescer em tempos de crise.

Alinhe a estratégia à gestão de portfólio

Para ter êxito com uma estratégia focada em projetos, é preciso ter em mente que os trabalhos desenvolvidos devem estar estrategicamente alinhados aos objetivos do negócio, contribuindo para a maximização dos resultados. O ideal é coordenar esses projetos de modo que o portfólio traga maior valor agregado para a empresa, ou seja, o conjunto de projetos priorizados deve satisfazer a uma necessidade maior, impactando de maneira mais significativa em conjunto do que cada trabalho isoladamente.

Você obtém esse posicionamento à medida que a alta gestão compreende a necessidade de se coordenar esforços para atingir melhores resultados, processo que pode ser facilitado com a implementação de um PMO estratégico — sobre o qual falaremos um pouco mais adiante. Além do mais, esse alinhamento estratégico vai se tornando cada vez mais sólido quando o gerenciamento de projetos passa de uma área simplesmente técnica dentro da empresa para um braço da alta gestão, que tem como missão gerar valor por meio da integração de esforços e do uso consciente de recursos.

Elabore metas claras e atingíveis

Um ambiente de incertezas exige um cuidado bem maior nos investimentos para que a empresa não perca recursos por pura falta de planejamento. Nesse sentido, para crescer em tempos de crise você deve ter objetivos bastante claros e metas atingíveis — nem subestimadas, tampouco superestimadas. Uma forma de avaliar seu poder de execução dessas metas é analisar a concorrência e verificar a viabilidade de seus projetos, medindo o impacto de cada trabalho nos demais, assim como no faturamento da empresa e no aumento da competitividade do negócio em geral.

Não se esqueça também que é vital monitorar as métricas para verificar como andam os progressos no alcance das metas. Assim você não se desvia do caminho, acabando por ver esforços desperdiçados pela falta de acompanhamento adequado. Fazer investimentos de maneira inteligente significa monitorar o potencial de retorno desse investimento e saber exatamente quando a empresa passará a ganhar de verdade sobre o projeto implantado.

Implemente uma cultura de entrega

Um projeto nada mais é que um esforço temporário que tem como objetivo produzir resultados únicos, sejam eles relacionados a produtos ou serviços. Isso quer dizer que você precisa adotar uma cultura de entrega, ou seja, estabelecer prazos para que as etapas efetivamente aconteçam. Caso contrário, você pode acabar transformando os projetos da empresa em esforços permanentes sem resultados aparentes.

Assim, em cada projeto desenvolvido é preciso ter bem claros o escopo, o tempo e o custo dos esforços para que fique mais fácil dimensionar a qualidade do produto final e manter o cliente satisfeito com os resultados. E, acredite, essa satisfação só se mantém se você comparece com entregas consistentes e permanentes, reportando o status de cada fase do projeto regularmente para manter as expectativas alinhadas e as entregas em dia.

Adote um PMO estratégico para zelar pelos resultados

Como você deve ter percebido até aqui, crescer durante a crise investindo em projetos de relevância para a empresa exige um cuidado muito maior do que um profissional sozinho ou um setor sem o devido apoio podem dar conta. É por essa razão que a implementação de um PMO estratégico pode ser exatamente a solução para ver seu negócio crescer independentemente do caos econômico e financeiro que o mercado vive.

Um PMO bem estruturado se torna o braço da gestão estratégica, estando afinado com os objetivos do negócio e entendendo a importância de se ter alinhamento de diretrizes para alcançar resultados excepcionais. Esse recurso também também facilita a visão holística necessária para reunir e coordenar esforços internos e externos para a consecução dos projetos, liderando pessoas, otimizando recursos e reduzindo custos sem impactar na qualidade da entrega final.

Com o auxílio das ferramentas certas, o PMO tem condições de priorizar os projetos mais importantes para a empresa, gerenciar projetos, programas e portfólios de maneira integrada, analisar métricas e KPIs com eficiência e direcionar as pessoas para que elas trabalhem de maneira coordenada e integrada em prol do bem maior, que é a sustentabilidade da organização ao longo do tempo.

Quem não possui uma estratégia bem definida, não sabe onde está, tampouco para onde vai. Mas quem tem objetivos bem definidos, metas claras e indicadores de desempenho que revelem com precisão o que deve ser feito para passar pela crise sem grandes tropeços não encontra entraves para driblar as dificuldades e continuar crescendo. E, nesse sentido, uma gestão baseada em projetos é a melhor maneira de colocar a empresa nos trilhos e fazê-la crescer de maneira ordenada, inteligente e com foco no futuro.

E você, como enxerga o gerenciamento de projetos na crise? Acredita que um PMO estratégico possa ser mesmo a diferença entre o sucesso e a estagnação em um momento de dificuldade? Deixe seu comentário!

Segundo a pesquisa PMI’s Pulse of the Profession, menos de 2/3 dos projetos cumprem completamente seus objetivos, sendo que 17% deles fracassam completamente. Nessa mesma direção, a cada 1 bilhão de dólares investidos em projetos, impressionantes 135 milhões são perdidos pela simples falta de gestão estratégica dos trabalhos, colocando muitas empresas em risco tanto do ponto de vista financeiro como da perspectiva da concorrência.

Para você parece ser extremamente difícil gerenciar projetos? Pois saiba que talvez não seja tão difícil quanto parece, viu? O que acaba impedindo uma empresa de chegar à gestão de projetos de alta performance pode ser a falta de compartilhamento do conhecimento sobre o que realmente funciona, assim como o foco exagerado na teoria em detrimento da prática, que é muito mais dinâmica do que os livros relatam.

Mas hoje você vai descobrir alguns segredos que podem mudar completamente esse cenário, colocando sua empresa entre aquelas que arriscam sem necessariamente perder. Gostou da ideia? Então confira as lições que separamos especialmente para você e já comece a trilhar seu caminho rumo ao sucesso:

Atente-se ao processo e à geração de valor

A academia ensina que você deve ter templates para tudo, seguir metodologias à risca e rezar a cartilha exatamente como está previsto, certo? Mas será que tudo isso realmente entrega valor para seus projetos? Já parou para pensar se todos os procedimentos que você segue são mesmo necessários?

A verdade é que, por mais que a padronização de processos ajude a entender o fluxo de atividades e informações e contribua diretamente para otimizar o trabalho da equipe e os recursos utilizados, de acordo com o PMI, menos de 23% das empresas possui processos padronizados que efetivamente contribuem para melhorar a performance de seus projetos.

Por isso, o segredo é manter o foco no processo, eliminando todo o resto que não acrescente valor ao resultado final. Ao tornar o processo mais fluido, você percebe uma melhora considerável na agilidade das ações e da tomada de decisões, além de também notar evolução no uso consciente dos recursos, tornando sua gestão de projetos mais estratégica que operacional.

Coloque a usabilidade como base de tudo

Uma vez que padronização nem sempre significa desempenho acelerado, é preciso garantir que as pessoas entendam os processos e saibam executá-los com maestria. Outra questão a ser verificada é se os processos são intuitivos, ou seja, fáceis de serem seguidos. Lembre-se de que muitos processos são burocráticos, mas relativamente fáceis de executar, enquanto outros são curtos, mas extremamente trabalhosos.

A moral da história é: quanto mais fáceis forem os processos, mais rapidamente as pessoas os adotarão. Portanto, não deixe de acompanhar a ativação desses processos, observando se eles realmente vêm sendo adequadamente cumpridos pela equipe. Se perceber alguma dificuldade, converse, identifique os problemas e reveja os processos, afinal, eles definitivamente não são permanentes.

Tenha apenas o sucesso como indicador

O foco em resultados é um dos quesitos mais importantes para você ter uma gestão de projetos de alta performance realmente bem-sucedida. Afinal, de nada adianta ter templates lindos para mostrar se não há nada de relevante neles, como indicadores concretos de que o projeto está se desenvolvendo como o esperado.

Cada indicador deve refletir em números o quanto falta para se chegar ao resultado final, se a performance da equipe está adequada, se o projeto realmente está alinhado aos objetivos estratégicos do negócio e se o projeto realmente trará o retorno financeiro esperado. Sendo assim, foque seus esforços em determinar indicadores que mostrem o valor de cada projeto ao longo do tempo e quanto falta para chegar lá. Vislumbre o fim, não os meios.

Fique de olho na jornada do usuário

A adoção de novos processos pode servir como motivação inicial para depois cair no esquecimento, seja pela correria do dia a dia, pela dificuldade em cumprir com todas as etapas dessa inovação ou até mesmo pela falsa ideia de que as pessoas estavam engajadas com a mudança. O ideal aqui é criar mecanismos para acompanhar se cada usuário está realmente utilizando os processos da forma adequada.

Mas saiba que fazer esse acompanhamento sem o auxílio de uma ferramenta de gestão de projetos pode ser um tanto quanto trabalhoso, viu? De olho na facilitação desse processo essencial, hoje em dia existem muitos softwares bastante acessíveis, que permitem um monitoramento super eficaz de todas as etapas de implantação, assim como da forma como são utilizados posteriormente.

Foque no treinamento e na produção de conteúdo

Quanto mais as pessoas conhecem determinada área, processo ou atividade, mais facilmente entendem suas responsabilidades e agem proativamente, sem esperar que alguém precise demandar ações. Além do mais, é sempre válido lembrar que não somos detentores de todo o conhecimento do mundo. Assim, por mais que você tenha uma equipe experiente, sempre é possível aprender algo a mais.

Nesse sentido, promova treinamentos constantes para seu time, detectando as dificuldades de cada colaborador de modo a oferecer conteúdo de valor, que realmente agregue conhecimento e promova o crescimento. As empresas e os profissionais falam bastante sobre a gestão de projetos, por exemplo, mas será que todos realmente entendem o conceito em sua totalidade?

O projeto de um novo parque industrial é completamente diferente de um projeto acadêmico, mas já pensou que as pessoas podem muito bem fazer esse tipo de confusão? Sendo assim, esclareça ao máximo as questões relacionadas ao setor em que trabalham, por meio da criação e da manutenção de um blog com artigos especializados, por exemplo. Você pode também compartilhar posts de outros blogs nas redes sociais, enviar um whitepaper interessante para a equipe por e-mail e fomentar o diálogo sobre esses temas sempre que possível, visando criar um entendimento comum.

Saiba a hora certa de escalar um processo

Imagine se você coloca a empresa toda de cabeça para baixo para implementar um novo processo, mas, em pouco tempo, resolve abandoná-lo simplesmente porque não entrega valor. Muitas organizações acabam passando por isso, perdendo no meio desse caminho muita credibilidade frente a seus funcionários. Isso sem contar a perda de tempo, recursos e competitividade, que consequentemente compromete a adesão a uma nova mudança.

Para evitar esse tipo de situação, o melhor a fazer é procurar implantar qualquer novo processo por departamentos, utilizando um deles como piloto para validar todas as demais mudanças. Só quando tudo estiver comprovadamente ajustado será a hora de partir para a escalabilidade, disseminando as melhores práticas para toda a empresa, sem medo de errar.

Como você pode perceber, ter uma gestão de projetos centralizada, alinhada aos objetivos estratégicos da empresa e consciente das melhores práticas é fundamental para elevar a performance da organização na execução de suas iniciativas, gerando mais valor para os negócios. Por esses motivos, cada vez mais empresas investem em um PMO que supra as necessidades de gestão estratégica sem perder de vista a parte da execução, essencial para a melhoria efetiva dos resultados.

E você, por acaso conta com um PMO que ajude a desenvolver projetos de alta performance na sua empresa? Já conseguiu identificar alguma falha importante em seus processos com nossas dicas? Deixe seu comentário e divida conosco suas impressões!

A eficiente gestão de questões em projetos está cada vez mais na mira dos gerentes que sabem que prevenir ainda é a melhor forma de evitar que problemas efetivamente aconteçam. Mas a verdade é que a ocorrência de issues é bem menos previsível do que se pode imaginar, além de suas implicações poderem impactar significativamente todo o projeto caso não sejam geridas adequadamente.

E é por isso que aqui no blog já mostramos o primeiro passo para se tornar um mestre da gestão de issues, com o post sobre como gerenciar as questões em seus projetos. Mas dar apenas o primeiro passo não basta, não concorda? É preciso ir além e realmente turbinar a eficiência da sua gestão de questões. Como? É o que vai aprender agora:

Classifique as questões por tipo

Assim como no gerenciamento de riscos, na gestão de questões também existem vários tipos diferentes de possíveis problemas. Para entendê-los com mais propriedade e preparar um plano de ação específico para cada um deles, o melhor a fazer é classificá-los por categorias, que ajudarão na rápida identificação das pessoas certas para resolvê-los.

É claro que cada empresa terá suas próprias questões, de acordo com a natureza do negócio, mas alguns tipos de issues podem ser encontrados em basicamente qualquer ambiente de projetos. É o caso dos exemplos a seguir:

Gestão

Problemas de gestão envolvem diretamente a equipe do projeto, com um funcionário insubordinado, pessoas mal preparadas, falta de pessoal para desenvolver satisfatoriamente o projeto e muito mais.

Ambiental

Issues de ordem ambiental podem se referir a licenças ambientais para a atuação em determinada área, riscos ambientais pelo uso de determinado produto ou equipamento, além, ainda, de questões de insalubridade envolvendo a equipe do projeto.

Legal

Os problemas legais podem estar ligados a disputas judiciais, alvarás, licenças e quaiquer outras questões que envolvam o setor jurídico da empresa.

Técnico

Falta de equipamentos atualizados, tecnologia adequada e acesso a recursos externos para o desenvolvimento do projeto podem ser listados como possíveis problemas técnicos.

Processual

Aqui o envolvido é o planejamento, que, quando mal feito, superestimado ou subestimado, pode impactar negativamente a performance do projeto, tornando-se facilmente um problema que deve ser contornado.

Escopo

As mudanças de escopo são frequentemente listadas como issues, devendo ser esperadas ao longo do projeto com a certeza de se ter opções de condução adequada do problema. Afinal, é preciso atender aos objetivos propostos no planejamento, mas também garantir a satisfação do cliente com o produto final.

Você também pode categorizar as questões por prioridade, variando entre baixa, média e alta, ou ainda de acordo com a urgência. Aí podem ser aplicadas as seguintes segmentações:

•     Urgente e importante;
•     Urgente e não importante;
•     Não urgente e importante;
•     Não urgente e não importante.

Perceba que a classificação das issues depende diretamente do seu sistema de controle interno e das características do projeto e da sua organização. Por isso, sinta-se à vontade para desenvolver seu próprio método, considerando o que funciona melhor para seu contexto, seja ele qual for.

Associe a questão à atividade

Cada issue acontece em determinada fase ou atividade do projeto, certo? Sendo assim, é importante manter a conexão entre atividade e problema para não perder a rastreabilidade e perceber mais facilmente o impacto causado nas demais áreas, assim como no projeto como um todo.

Se você precisa lidar com uma questão ambiental na fase de liberação de um canteiro de obras, por exemplo, precisando de uma licença do Instituto Ambiental do seu Estado que está demorando a sair, deve manter esse elo entre a atividade — liberação do canteiro de obras — ao problema — que é a liberação da licença ambiental.

Outra questão passível de acontecer está relacionada à sua equipe. Se um dos membros fica doente e se afasta de suas atividades laborais, alguém deve assumir as tarefas dessa pessoa para que o projeto não saia prejudicado. Sendo assim, você deve linkar a atividade a ser desempenhada ao problema, que é a ausência temporária do funcionário.

No Project Builder você pode fazer esse controle facilmente, pois o sistema dispõe de uma ferramenta de criação de questões a partir de um projeto, contribuindo para o controle e a rastreabilidade de todas as issues ocorridas ao longo dos trabalhos. É importante também que você tenha uma forma de listar as hipóteses de saída para o problema no mesmo controle, para utilizar esse conhecimento como lição aprendida para os próximos projetos.

Tenha alguém monitorando as questões

O monitoramento constante das questões é simplesmente imprescindível para que elas sejam resolvidas rapidamente e causando o menor impacto possível ao projeto. Por essas e outras é que o ideal é determinar uma pessoa para ficar como responsável pela realização do controle das issues, tomando as devidas providências caso as pendências não estejam sendo resolvidas a tempo.

Nesse caso, você pode ter uma única pessoa monitorando todas as issues do seu projeto ou um responsável por cada questão, distribuindo as atividades igualitariamente entre sua equipe, aproveitando o know-how de cada profissional para resolver um determinado problema. O importante é que todas as informações de monitoramento sejam consolidadas em um único local, como um bom software de gestão de projetos, para que se tenha uma visão abrangente do que vem sendo feito e dos resultados conquistados com o trabalho.

No Project Builder você consegue filtrar todas as questões sendo gerenciadas por tipo, independentemente do projeto a que estão relacionadas, o que facilita na hora de identificar coincidências, tendências e qualquer tipo de padrão. A partir desse filtro você pode inclusive otimizar o tempo da sua equipe com tarefas que sirvam para mais de um projeto.

Lembre-se de que o monitoramento das issues é a melhor forma de garantir que os impactos negativos serão minimizados, melhorando a performance do projeto e a qualidade do produto final. Utilizar uma boa ferramenta de monitoramento para dar o suporte adequado é, portanto, essencial! Quanto mais você aprende com os problemas, mais facilmente passa a lidar com eles e geri-los de forma eficaz, elevando o valor agregado a cada trabalho bem executado.

E na sua empresa, como é feita a gestão de questões em projetos? Vocês contam com uma ferramenta que permite esse controle? Se a resposta é não, que tal experimentar o Project Builder gratuitamente e ver como a gestão eficiente de issues acontece na prática?

Se tudo fosse absolutamente perfeito não precisaríamos controlar absolutamente nada em nossos projetos e ainda teríamos como resultado o melhor produto final de todos os tempos sem um pingo de estresse, não é mesmo? Mas como esse cenário idealizado não corresponde à prática, é mais que comum termos que lidar com questões na execução dos projetos, que podem ir desde um simples documento desaparecido ou um atraso na entrega, passando pela ausência eventual de um colega até chegar a um sistema que para de funcionar repentinamente. E como lidar com tudo isso sem perder os cabelos?

A verdade é que as questões na execução dos projetos, aparecem ao longo deles e  não é são tão importantes, muito menos o poder do gerente de projetos em evitar que essas questões surjam. O que realmente diferencia um bom gerente de projetos é a maneira com que ele enfrenta esses problemas, resolvendo-os e seguindo em frente sem comprometer os resultados dos trabalhos. Quer saber como alcançar essa façanha? Então confira já o guia que desenvolvemos especialmente para você, com um passo a passo completo de como gerenciar as questões dos seus projetos com a devida eficiência. Animado para solucionar todos os seus problemas? Então acompanhe:

O QUE DE FATO SÃO ESSAS QUESTÕES?

As issues ou questões do projeto nada mais são que problemas que se apresentam durante a execução dos trabalhos, podendo impactar o desempenho do projeto nos mais diferentes níveis — é até possível que cheguem a inviabilizar a sua continuidade. Contudo, diferentemente dos riscos, as questões costumam aparecer sem nenhum tipo de aviso prévio, o que definitivamente não significa que você e sua equipe não possam trabalhar com hipóteses para identificar o maior número de issues possível, criando assim um plano de contingência para cada possibilidade.

São exemplos de issues: falhas em um equipamento, bugs no sistema, falta de um membro da equipe pelos mais diversos motivos, desconhecimento sobre um determinado item do escopo, mudanças solicitadas fora de hora, perda de um fornecedor importante e muito mais! Viu como as questões podem ser de diversas naturezas? Dessa forma, você pode ter problemas tanto de ordem técnica, quanto de gestão ou de recursos, por exemplo. É uma lista bem extensa de possibilidades!

O importante é envolver todos os stakeholders possíveis na identificação de problemas no seu projeto, encorajando-os a expressarem seus medos sem receio, afinal, quanto mais preparada sua equipe estiver, mais rapidamente dará conta de eliminar esses problemas! Então mãos à obra!

Como gerenciar adequadamente sua ocorrência?

A gestão de issues deve fazer parte do monitoramento e do controle corriqueiros do projeto, integrando a documentação gerada durante todo seu desenvolvimento. O documento correto para fazer esse registro é chamado de Issues Log, no qual todas as questões são catalogadas e segmentadas por níveis de importância e impacto para o projeto, para facilitar a priorização acerca do que deve ser feito. A matriz montada para facilitar essa visualização pode seguir a seguinte gradação:

Importante e de alto impacto;

Importante e de baixo impacto;

Não importante e de alto impacto;

Não importante e de baixo impacto.

Depois do registro das issues, o gerente de projetos deve seguir um pequeno script para gerenciar cada ocorrência. Dê só uma olhada:

1. Identificar soluções: como resolver cada ocorrência de preferência sem impactar o projeto? Se não for viável, como fazer com que gere o menor impacto possível?

2. Definir a melhor solução: dentre as opções levantadas, qual é a melhor, que permita um tratamento mais rápido e com menos consequências para o projeto?

3. Criar o plano de ação: como tratar esse problema? Quais ações são necessárias? Qual o prazo para sua finalização?

4. Apontar responsáveis pelas soluções: quem pode assumir o tratamento dessas questões? Quem, dentro da equipe, tem maior know-how?

5. Monitorar as ações: acompanhar o desenvolvimento da solução e os impactos causados pelas issues ao longo do processo, bem como os respectivos resultados.

6. Atualizar o status de cada questão: a cada tratamento dado a uma questão, o Issues Log deve ser atualizado, visando manter o documento em dia e compartilhar as ações feitas para a resolução do problema.

7. Compartilhar os resultados: nivelar o conhecimento de todos os envolvidos sobre as questões e suas resoluções, alinhando expectativas e fazendo com que todos aprendam com a experiência.

Como delegar com eficiência as questões?

Encontrar a pessoa certa para gerenciar as issues e manter o controle das ações desenvolvidas nem sempre é tarefa fácil, certo? Assim, é preciso ter a confiança de que todas as questões serão tratadas de acordo com seu nível de importância, de modo que, dentro dos prazos estipulados, todos os problemas estejam devidamente solucionados.

Dessa forma, delegue o monitoramento geral das questões a quem tem uma visão mais abrangente sobre o projeto, enquanto ações específicas devem ser destinadas a pessoas com a competência e o conhecimento necessários para efetivamente solucioná-las. Assim, se você tem uma issue técnica, precisa de alguém com conhecimento técnico para resolvê-la, por exemplo. Já se tem uma questão de gestão, pode assumir para si ou delegar para alguém que tenha condições de solucionar o problema. Se a issue é relacionada a um bug de software, por sua vez, chame um desenvolvedor!

Como são muitos os pormenores envolvidos na gestão de problemas, o ideal é contar com uma ferramenta de suporte que realmente auxilie no monitoramento e no controle das ações desempenhadas. Sem um software dedicado ou mesmo um template no Excel ou no Google Drive, fica mesmo difícil acompanhar tudo simultaneamente e com o devido cuidado, avaliando se sua equipe está sabendo lidar com essas situações inesperadas.

Se você tem poucos projetos em andamento ou se são muitos, mas não muito complexos, é fácil fazer esse controle em planilhas de Excel. Já se você está gerenciando um portfólio inteiro, com projetos pra lá de complexos sob sua responsabilidade, o melhor é profissionalizar a gestão e aderir a um software de gestão de projetos que, claro, contemple a gestão de issues.

Essa certamente é a melhor maneira de manter a organização necessária para que as questões sejam gerenciadas com eficiência, já que você pode concentrar todas as informações no mesmo local, independentemente da quantidade de projetos em andamento, ainda acompanhando a evolução da equipe na resolução desses problemas.

Agora nos conte: como você faz a gestão de issues nos seus projetos hoje em dia? Já conta com um software que assegure esse controle de maneira eficaz ou ainda usa templates e planilhas eletrônicas? Deixe seu comentário e contribua compartilhando suas experiências!

Você fez absolutamente tudo o que as boas práticas mandam para contratar a solução mais adequada aos processos e às necessidades da empresa, envolveu os principais interessados, escreveu uma Request for Proposal (RFP), seguiu exatamente o processo de implantação, capacitou os envolvidos e, mesmo assim, ninguém usa o software de gp contratado? Pois não se preocupe, porque essa é uma situação mais comum do que você imagina. Independentemente do momento econômico, se existe um investimento que não gera retorno, ele certamente será questionado. De toda forma, para o bem do PMO — e do seu emprego! —, esse quadro precisa ser mudado o quanto antes. E foi pensando nisso que resolvemos separar no post de hoje 6 dicas para ajudá-lo a mudar esse cenário. Então descubra já esses segredos:

ENTENDA A FALTA DE USO COM O PDCA

O PDCA é uma ferramenta administrativa bastante eficaz quando se trata de solucionar um problema de gestão que vem bloqueando os processos em uma empresa. Então por que não utilizá-lo também nessa hora? O método consiste em quatro etapas, cada uma representada por uma letra da sigla: plan ou planejar, do ou executar, check ou verificar e act ou agir. Essa é a hora de reunir os colaboradores que aderiram ao uso do software de gestão de projetos para envolvê-los na empreitada de conscientização dos colegas por meio do PDCA. Trace um plano de ação, definindo uma meta realista mas ao mesmo tempo desafiadora, e conte com a ajuda dos colaboradores para executá-la. Verifique os resultados, observando se mais pessoas passaram a usar o software, e faça os ajustes necessários até o objetivo ser satisfatoriamente atingido.

Quebre a resistência cultural

O motivo de sua equipe ignorar o uso do software de gp pode estar em uma questão simplesmente cultural. Esse é o caso dos vícios adquiridos em outras experiências profissionais que ainda podem estar enraizados no modo de as pessoas operarem, por exemplo. Até mesmo alguma situação interna da própria empresa pode ser o gatilho para acionar esse vício, como um aumento negado, um fato desagradável com um colega ou a falta de recursos para executar o trabalho. Esse tipo de situação pode levar a uma insatisfação que resulte na indiferença em relação às orientações passadas pelos gestores. Assim, é preciso fazer uma análise crítica do cenário para identificar o que será eficiente para erradicar essas falhas, elaborando uma estratégia completa. Uma boa alternativa é estimular o grupo com metas e bonificações para aqueles que as atingirem. Dessa forma, por mais que seja aos poucos, os colaboradores perceberão o nível de otimização que o software fornece, passando a vê-lo como a melhor opção de otimização dos resultados e alcance dos bônus oferecidos.

Invista em treinamento

Já pensou que pode ser que uma parcela considerável da sua equipe não esteja utilizando o software implantado por não se sentir devidamente capacitada? Nesse caso, investir em treinamentos é uma ótima pedida. Tenha ciência de que o prejuízo causado por um time de colaboradores mal instruído pode ser bem maior do que o valor desembolsado para arcar com uma consultoria para cuidar da capacitação de todos. Os benefícios de uma série de treinamentos podem até ir além da solução no engajamento com o software, podendo também agregar valor à cartilha de vendas do seu PMO por meio de uma equipe atualizada com os melhores métodos de gestão de projetos. Mas se o gasto com treinamentos não for possível no momento, que tal procurar dentre os membros da sua própria equipe aqueles que possuem um maior domínio do software, delegando a eles a capacitação dos demais? É muito provável que, trabalhando entre colegas, o time se envolva mais a fundo no progresso, de forma que os resultados desejados sejam alcançados mais rapidamente.

Faça bom uso da técnica do aquário

Procure saber quem está utilizando o software e coloque essas pessoas em evidência, usando-as como bons exemplos. Isso pode ser feito até mesmo por meio de eventos internos — como premiações ao término do expediente para aqueles que estiverem se destacando mais —, mas, se possível, organize eventos em espaços externos também. Enfatize o bom uso do software pelos colaboradores em destaque e cogite também oferecer recompensas que não envolvam dinheiro — como um almoço especial com a alta administração para os mais produtivos. O importante é dar visibilidade a quem merece, mas deixar claro que o mérito pode ser alcançado por todos. Lembre-se sempre de que o ser humano trabalha com um senso de competitividade aguçado, o que pode despertar em muitos uma motivadora vontade de crescer para estar entre os destaques. E o que eles precisam fazer para se sobressair? Utilizar o software!

Dê visibilidade ao portfólio

Você pode fazer uso de dashboards integrados para dar acesso à diretoria ao portfólio do seu PMO. Dessa forma, com maior controle sobre quem realmente está fazendo valer o investimento da empresa ao utilizar o software de gestão de projetos implantado, os diretores podem tomar ações muito mais direcionadas para reverter o quadro. Uma conversa direta e objetiva com aqueles que ainda não se adequaram ao novo modelo de trabalho pode ser uma boa saída. O segredo é manter o controle, estratégia fundamental para qualquer momento de mudança de processos dentro do seu PMO.

Crie rituais de acompanhamento

Outra solução eficiente é a prática de reuniões periódicas com os usuários-chave para acompanhar a evolução do processo. Para tanto, converse com eles e monitore quem são os colaboradores que ainda não fazem uso do software de gestão. Jamais deixe de lado essa comunicação com o setor operacional! Use aqui novamente a técnica do bom exemplo, agrupando aqueles que já trabalham bem com o programa e oferecem maior retorno ao PMO aos que ainda oferecem uma certa resistência. Você vai ver como o bom exemplo sempre vence!

Viu só como mudar um hábito não é nada fácil, mas é totalmente possível? O importante é trabalhar sempre para criar a mudança, afinal, a inovação é o óleo que move os motores das máquinas empresariais. Então mantenha uma visão sistêmica dos processos, aplique as dicas que apresentamos aqui e se prepare para notar uma melhoria significativa no fluxo dos trabalhos. Buckminster Fuller, um visionário arquiteto e designer americano, já dizia que nunca se muda nada lutando contra a realidade já estabelecida. Para mudar alguma coisa, é preciso construir um novo modelo, tornando obsoleto o existente.

E então, as dicas de hoje foram úteis para você? Caso já tenha passado por esse problema, divida conosco as soluções que encontrou, pois elas podem ser de grande valor para os demais leitores! E não se esqueça de compartilhar este artigo com seus contatos, ok?