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Case de sucesso: veja como a Valid obteve sucesso com a Project Builder

Escrito por Braun em . Postado em Gestão. Nenhum comentário em Case de sucesso: veja como a Valid obteve sucesso com a Project Builder

A gestão de projetos é uma tarefa complexa e exige a administração de várias etapas. Por isso, é preciso contar com uma parceria de sucesso, ou seja, uma empresa que ofereça um software de gerenciamento de projetos, programas e portfólios, como a Project Builder (PB).

Foi assim que a Valid melhorou seus resultados. Por trabalhar com soluções de segurança e sistemas associados — como certificados digitais, SSL e de uso específicos, além de assinaturas e credenciais —, a empresa precisava aprimorar os processos internos.

Para isso, a companhia optou pela ferramenta de gerência de projetos da PB. O objetivo foi implementar um programa de melhoria contínua, com a consequente monitoração dos projetos de desenvolvimento de software na Valid.

Para entender melhor esse contexto, neste post apresentamos como funciona essa parceria, que começou há um ano e trouxe bons resultados. Acompanhe!

 

Como a Valid encontrou a Project Builder?

Os gestores da Valid sentiam a necessidade de iniciar um processo de melhoria do ciclo de desenvolvimento e, por isso, contrataram uma consultoria. Durante a análise, foi apresentada a necessidade de implementar uma ferramenta de gestão de projetos. Daí surgiu a indicação da PB e de suas soluções.

É importante mencionar que a consultoria já havia sido contratada com a finalidade de buscar uma ferramenta apropriada, que se ajustasse às necessidades e aos desafios enfrentados pela Valid. Os especialistas, então, recomendaram a PB, que já era conhecida pelo Supervisor de Desenvolvimento, Christiano da Silva Sá.

Assim, a recomendação apenas reforçou a ideia, que já estava estruturada. Afinal, era necessário trazer eficiência e agilidade aos procedimentos internos, bem como garantir que os clientes se sentissem satisfeitos.

No processo de implementação, houve inicialmente uma capacitação dos líderes da Valid, que tinham a responsabilidade de disseminar a ferramenta dentro da companhia. O planejamento traçado foi gradativo e executado por área.

Como algumas pessoas já conheciam a solução da PB, o treinamento teve a função de nivelar o conhecimento, a fim de que todos ficassem a par das novas funcionalidades e dos recursos mais modernos, como a possibilidade de integração. Ao mesmo tempo, a equipe de suporte e o gerente da conta acompanharam periodicamente o uso do software com o cliente e a atualização de releases.

Quais eram os problemas enfrentados pela Valid?

O sistema de gerenciamento de projetos foi aplicado na área de desenvolvimento de software. Por isso, sempre que existia uma demanda de modificação nesse quesito, a alta direção passava para a equipe um contexto, que detalhava o que deveria ser feito em um edital ou documento mais formal.

Os colaboradores trabalhavam em cima do escopo e de acordo com os prazos estipulados. No entanto, inexistia qualquer controle sobre as entregas e a evolução do desenvolvimento do software.

Esse era o principal obstáculo, que foi eliminado com o uso da ferramenta da Project Builder. A partir dela, a gerência passou a ter visibilidade do andamento do projeto a cada etapa, o que trouxe eficácia ao processo de controle. Da mesma forma, foi possível melhorar a precisão e a acuracidade nas etapas de desenvolvimento, que implicou garantia de qualidade.

Além disso, havia outras práticas de gestão não integradas. Com a adoção da ferramenta de gerenciamento de projetos, foi possível melhorar o planejamento pela integração dos colaboradores e captação do esforço individual. Isso ocorreu devido ao preenchimento do timesheet de cada um, que consegue informar, por exemplo, que o trabalho em determinada atividade seguirá das 9h às 11h.

A integração também foi ampliada com outras soluções da Valid, como ferramentas de abertura de chamados e de gestão de conhecimento. Essa medida é possível porque o Project Builder funciona como uma cadeia produtiva. Assim, se alguém abre um chamado no estado do Amazonas, a equipe de software cria um projeto no sistema e o líder é acionado para fazer a análise inicial. Em outras palavras, há mais agilidade para solucionar a questão.

Em suma, todo o controle das demandas foi aprimorado. A ferramenta apoiou esse processo e permitiu um ganho ao nível de controle de qualidade nas entregas. No contexto do processo, o uso de metodologias aplicadas junto à solução trouxe para a Valid um monitoramento maior, com testes que comprovaram sua qualidade.

Quais eram os objetivos a serem alcançados?

Além de ultrapassar os desafios citados, o propósito da Valid era automatizar o processo e garantir a satisfação dos clientes. Essa meta foi conquistada pela implementação do sistema e integração proporcionada.

A oferta de subsídios para coleta de indicadores também foi um resultado positivo, especialmente porque tudo fica registrado. A partir disso, foi possível criar relatórios gerenciais, que apoiam as tomadas de decisão.

Perceba que a equipe da PB atuou na parametrização inicial, na facilitação do uso da solução e no suporte. O fato de alguns colaboradores também conhecerem a ferramenta foi outro aspecto a favor, já que permitiu uma mudança em prazo razoável (oito meses) e com a continuidade das entregas para os clientes.

Vale a pena destacar que também foram feitas customizações na própria ferramenta para moldar os modelos e transmitir à equipe da Valid um maior grau de detalhe sobre o sistema. Em questão de suporte, a existência de um canal direto para abertura de tickets é essencial. Assim, os atendimentos são realizados tranquilamente e com bom atendimento.

Como a Project Builder foi importante para melhorar os resultados e conquistar o sucesso?

A Valid continua em melhoria constante, especialmente em relação à coleta de indicadores. Atualmente, a solução atua de forma integrada a outras ferramentas, inclusive para fazer uma gestão de incidentes mais apropriada. Porém, isso acontece por meio de APIs da própria Project Builder.

Devido à grande quantidade de características e benefícios fornecidos pela ferramenta, nem todos são utilizados, porque as mudanças ocorrem em conjunto e extraem informações valiosas que são adotadas para as tomadas de decisão. Contudo, já está em processo a automatização das ferramentas para que as soluções internas se integrem de maneira efetiva à PB.

Dessa forma, fica claro que o software de gerenciamento de projetos tem um grande potencial e pode ser utilizado de maneira ampla. Na Valid, ele permitiu integrar os serviços prestados desde a ponta até a entrega. As evidências são registradas e demonstradas, o que aumentou o controle e a possibilidade de expor as informações em um processo de auditoria.

Mais que isso, a solução permitiu que a Valid ficasse em conformidade com as normas ISO. Após auditoria, a empresa foi aprovada e a PB facilitou essa conquista devido ao seu conjunto de funcionalidades. O resultado foi um processo de qualidade e que segue as exigências ou requisitos da ISO 27001.

Assim, fica evidente que a Project Builder trouxe vários retornos positivos para a Valid. Essa parceria de sucesso, que começou há mais de um ano, ainda está em andamento e deve trazer muitos outros benefícios.

E você, quer conferir como seu negócio pode melhorar? Entre em contato conosco e veja como nossa solução de gerenciamento de projetos pode eliminar gargalos e aprimorar os processos da sua companhia.

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Como aumentar a velocidade de execução de projetos da empresa com métodos ágeis?

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Um dos maiores desafios enfrentados pelos gerentes de projetos diz respeito à velocidade de execução dos trabalhos, uma vez que atrasos e lentidões interferem diretamente no sucesso do resultado final. Somando a isso o fato de que, muitas vezes, os clientes destinatários não entendem os meandros da profissão, não conhecendo tecnicamente o andamento natural da execução de um projeto, acaba-se tendo um desalinhamento de expectativa e realidade. Mas será que é possível melhorar a velocidade de execução de projetos?

Neste post apresentaremos um pouco do universo dos métodos ágeis, que prometem dar uma mãozinha pra lá de satisfatória na execução de projetos. Curioso? Então acompanhe:

 Introduzindo os tais métodos ágeis

Os métodos ágeis oferecem um novo tipo de abordagem, envolvendo a entrega de certas partes do projeto, todas devidamente predeterminadas, para serem testadas e discutidas com o cliente, fazendo do feedback constante uma peça fundamental no sucesso do produto final. Em outras palavras, em vez de entregar o projeto todo lá na frente, são entregues partes previamente programadas, o que torna tudo mais assertivo e rápido.

O gerenciamento de projetos com métodos ágeis permite que os gerentes possam proporcionar aos executivos da empresa um status rápido e preciso do projeto, mesmo quando o produto final é um alvo em movimento. Por ter maior visibilidade e feedback contínuo, PMOs ágeis podem reagir com mais velocidade a mudanças, corrigindo em tempo hábil quaisquer gargalos que surgirem no meio do caminho. Essa estratégia evita com muita eficácia lentidões e atrasos nas entregas.

Neste artigo separamos os principais métodos ágeis do mercado, seus benefícios e características para ajudar você a decidir qual adotar.

Entendendo os benefícios dessa agilidade

Que tal conhecer agora os principais benefícios que a adoção dos métodos ágeis pode oferecer? Então confira como essas estratégias efetivamente contribuem para aumentar a velocidade de execução dos projetos:

Melhor qualidade do produto

Os métodos ágeis têm excelentes salvaguardas para se certificar de que a qualidade será tão alta quanto possível, pois permitem:
• Tomar uma abordagem proativa para evitar problemas de qualidade de produtos;
• Abraçar a excelência tecnológica, o bom design e o desenvolvimento sustentável;
• Definir e elaborar requisitos em tempo hábil para que o conhecimento das características dos produtos seja o mais relevante possível;
• Incorporar integração contínua e testes diários no processo de desenvolvimento, permitindo que a equipe do projeto trate das questões enquanto ainda estão frescas;
• Aproveitar ferramentas de teste automatizado para desenvolver durante o dia, testar durante a noite e corrigir erros na parte da manhã;
• Realizar retrospectivas de sprint, permitindo que a equipe Scrum, por exemplo, possa melhorar continuamente os processos e as atividades;
• Concluir os trabalhos usando a definição de pronto: desenvolvido, testado, integrado e documentado.

Mais satisfação do cliente

Equipes de projetos ágeis satisfazem melhor os clientes por:
• Entregarem um produto com maior valor para o cliente (é papel do Product Owner garantir isso);
• Manterem os clientes envolvidos e engajados com os projetos;
• Manterem o backlog atualizado e priorizado, a fim de responder rapidamente a mudanças;
• Demonstrarem funcionalidades trabalhando em conjunto com os clientes em cada sprint;
• Entregarem produtos ao mercado com mais rapidez e mais frequência.

Mais criatividade da equipe

Ao montar uma equipe autogerenciada, além de o gerente não ter que se preocupar tanto com aspectos operacionais, as pessoas ficam mais livres para soltarem a criatividade e serem inovadoras, podendo, por isso, ser reconhecidas por suas habilidades. Ter um Scrum Master — o profissional que repassa os valores, princípios e as práticas de Scrum —, por exemplo, remove impedimentos e protege a equipe de desenvolvimento de interferências externas.

Aumento da colaboração

A equipe de desenvolvimento, o Product Owner e o Scrum Master trabalham em conjunto em uma base diária, com reuniões que deixam a equipe de desenvolvimento focada em organizar o trabalho já concluído, assim como o trabalho futuro e possíveis bloqueios de percurso. Durante cada sprint de revisão, a equipe de desenvolvimento pode demonstrar e discutir o produto diretamente com as partes interessadas, o que gera mais colaboração e enriquece imensamente o projeto.

Maior relevância das métricas

As métricas de métodos ágeis usadas para estimar tempo, custo, desempenho do projeto e tomar decisões são, muitas vezes, mais relevantes e mais precisas do que as métricas de projetos tradicionais. Em projetos ágeis, as métricas servem para:

• Determinar os prazos e orçamentos com base no desempenho e nas capacidades reais de cada equipe de desenvolvimento;
• Oferecer à equipe de desenvolvimento estimativas de requisitos do projeto;
• Usar estimativas relativas, em vez de horas ou dias, para adequar o esforço estimado para o conhecimento e as capacidades da equipe;
• Refinar o esforço estimado, tempo e custos em uma base regular;
• Atualizar o gráfico burndown sprint todos os dias para fornecer dados precisos sobre como a equipe de desenvolvimento está realizando cada sprint.

Melhor visibilidade do desempenho

Ao aplicar um método ágil, cada membro da equipe tem a oportunidade de conhecer como está o andamento do projeto em um determinado momento. Reuniões diárias, feedbacks, comentários e gráficos de progresso visíveis oferecem meios concretos para a visualização do progresso. Ter esse panorama mais completo como guia dá toda uma nova perspectiva aos colaboradores, que se sentem muito mais motivados e inteirados.
Um gráfico de progresso visível importantíssimo ao se adotar metodologias ágeis é o kanban. Neste artigo falamos como adotar o kanban na gestão de projetos, leia e tire suas conclusões sobre os benefícios dessa técnica.

Aumento do controle

Com os métodos ágeis, as muitas oportunidades para inspecionar e se adaptar ao longo da execução de projetos, permitem que todos os membros da equipe exerçam determinados níveis de controle sobre seu andamento. A evolução do projeto também fica mais clara, principalmente quando se adota o kanban. Vale lembrar ainda que esse aumento de controle ajuda bastante a vida do gerente do projeto.

Melhor previsibilidade do projeto

A execução de projetos com métodos ágeis incorpora práticas, artefatos e instrumentos diversos para garantir assim uma melhor previsibilidade dos trabalhos. Manter tamanhos de sprint e alocação de equipe de desenvolvimento iguais durante todo o projeto permite que a equipe saiba o custo exato de cada sprint, por exemplo. Usar a velocidade da equipe de desenvolvimento individual permite que se preveja prazos e orçamentos para lançamentos, o backlog restante ou qualquer grupo de exigências. Também ao utilizar as informações de reuniões diárias, cartas de sprint burndown e placas de tarefa, é possível que a equipe do projeto preveja o desempenho de sprints individuais.

Viu como os métodos ágeis podem ajudar — e muito! — a aumentar a velocidade da execução de projetos? E você, já usa essa estratégia em seus trabalhos? Aproveite para baixar nosso e-book sobre gerenciamento ágil de projetos!

kanban

É possível usar um Kanban para gerenciar projetos?

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em É possível usar um Kanban para gerenciar projetos?

É cada vez mais comum observarmos o uso de ferramentas para agilizar o gerenciamento de projetos. E essa tendência vem da necessidade de acompanhar o mercado e oferecer soluções no time to market do cliente. Mas atenção: isso não significa que você precise de grandes tecnologias para oferecer um serviço de qualidade, viu? Basta ter as ferramentas certas. E é aí que entra o Kanban!

Fácil tanto de implementar como de manusear em qualquer tipo de projeto, o Kanban ajuda na gestão de suas iniciativas, proporcionando muito mais dinamismo e interação no time. Não parece a combinação ideal? Então, para saber mais sobre esse método, continue acompanhando o post de hoje!

Afinal, o que é um Kanban?

O método Kanban — palavra japonesa que significa quadro, placa ou registro — foi criado especificamente para controlar os fluxos de processos na indústria japonesa, visando a dar o máximo de agilidade à produção.

O modelo deu tão certo que, hoje, é um dos mais usados em gerenciamento de projetos ágeis, permitindo que a equipe desmembre as funcionalidades a serem desenvolvidas em partes menores, que passam a ser geridas a partir de um dashboard de controle bastante simples e intuitivo.

A configuração original do Kanban leva em conta três fases: to do (a fazer), doing (fazendo) e done (feito). Separando essas fases em um quadro, têm-se aí as atividades circulando entre as divisões. Assim, quando um cartão chega ao item done, significa que a tarefa foi concluída, podendo-se, então, iniciar uma próxima.

A distribuição de cartões no quadro de planejamento também pode ajudar a definir quais são as ações mais prioritárias. Assim, dá para conhecer quais são os prazos mais urgentes ou quais tarefas devem ser feitas primeiro, de acordo com a posição mais alta ou mais baixa dos cartões.

E, além de sinalizar a finalização da tarefa, seu time pode inserir outros dados. Tempo de execução, orçamento consumido, dificuldades enfrentadas ao longo da atividade — entre diversos outros detalhes que possam impactar as próximas fases do projeto, ou ainda servir de insumo para futuros trabalhos.

Quais as funcionalidades do Kanban?

Devido à forma como identifica as tarefas, o Kanban tem algumas funcionalidades dignas de nota, como a de garantir um acompanhamento em tempo real das tarefas. Tão logo uma tarefa seja concluída, é possível ver o seu status mudar com a mudança para a coluna correspondente.

E ele também serve para amplificar a visualização de dados. Assim, é possível entender completamente qual é o status de cada tarefa, qual estado tem mais tarefas acumuladas e qual é o seu desempenho, de uma maneira geral.

Então, ao cruzar esses dados com o escopo do projeto e suas métricas, o gerenciamento fica bem mais fácil.

Imagine, por exemplo, que um projeto tem 10 etapas para serem realizadas em 3 meses. Ao final do primeiro mês, vê que apenas 2 tarefas estão na coluna das realizadas, indicando uma taxa de conclusão de 20%.

Seguindo esse ritmo, então, o tempo precisará ser elevado em 40% para que o projeto seja concluído. Isso dispara ações do gerente de projeto, de modo que ele possa avaliar melhor as suas condições e identificar, afinal, quais motivos estão atrasando o projeto de certa maneira.

Trata-se de um método que serve para acompanhar e também para apoiar ou motivar decisões que melhorem ou alinhem a performance do projeto. Assim, é possível afirmar que essa metodologia pode ser aplicada no gerenciamento de projetos, desde que tudo seja feito de maneira estruturada e de acordo com os resultados esperados.

Por que usá-la no gerenciamento de projetos?

A implementação de metodologias ágeis no gerenciamento de projetos tem como grande objetivo oferecer um produto final melhor para o cliente, e em menos tempo.

Partindo da premissa que o cliente também se envolve com todo o planejamento, a geração contínua de feedback oferece orientação para a conquista de resultados melhores. E, nesse sentido, o Kanban tem muito a contribuir, pois oferece:

Flexibilidade de planejamento

Assim como o Scrum, e outras tantas metodologias ágeis, o Kanban é realizado por iterações, ou seja, fases que têm como objetivo concluir o desenvolvimento de uma — e apenas uma — funcionalidade por vez.

Essa prática permite que o gerente de projetos priorize as funcionalidades que têm maior potencial de retorno para o cliente, e faça alterações sempre que necessário, fornecendo à equipe informações precisas sobre o que deve ser desenvolvido.

Além disso, é possível acrescentar facilmente novas tarefas que surjam. E, como não é incomum que um cliente sinta a necessidade de fazer uma modificação na elaboração do projeto quando ele já está em curso, o método facilita essas modificações.

Ciclos de desenvolvimento ágeis

Quando o projeto é desmembrado em atividades menores, permite-se também um maior foco por parte da equipe, assim como revisões mais rápidas e eficazes.

Dessa forma, riscos e outros problemas que possam surgir ao longo de cada iteração ficam mais previsíveis e oferecem um menor impacto, contribuindo para que o time conclua suas tarefas em menos tempo.

E isso também diminui as chances de erros o que, por consequência, reduz a quantidade de retrabalhos que são necessários para se chegar à conclusão do projeto.

Entregas contínuas e incrementais

Outro fator de destaque do Kanban, e que atrai os adeptos das metodologias ágeis, são as entregas contínuas e incrementais.

Basicamente, isso garante que o cliente tenha um software — ou qualquer outra solução — em pleno funcionamento a cada fase finalizada. O que significa que o projeto não começa a gerar valor apenas quando está finalizado, mas desde o princípio do seu desenvolvimento.

Para o desenvolvimento em si isso é especialmente útil, já que a opinião continuada do cliente permite um ajuste de modo a criar uma solução de valor. Além disso, o Kanban é eficiente para metodologias ágeis porque evita confusões sobre quais tarefas foram concluídas e quais ainda precisam ser feitas.

Eficiência no desenvolvimento

Um dos grandes diferenciais do Kanban é a melhoria contínua. Como os processos podem ser avaliados e reavaliados constantemente, é possível aprimorá-los a cada dia, ganhando eficiência no desenvolvimento de qualquer projeto.

Além disso, como a própria equipe está atenta ao seu desempenho, é possível analisar como tornar os processos ainda mais ágeis e eficazes, aprimorando sua performance ao longo do tempo.

E essa análise visual permite também identificar gargalos e companheiros de equipe em dificuldade com alguma tarefa.

Então, se uma determinada equipe estiver com problemas ao mudar uma tarefa para a área das realizadas, por exemplo, o gerente de projetos pode agir de modo a favorecer a atuação.

Comunicação favorecida

Sabemos que, no gerenciamento de projetos, a comunicação é um fator indispensável. Afinal, todos precisam saber não apenas aonde ir, mas também onde estão. Nesse sentido, o Kanban é especialmente útil, porque colabora para a visualização de dados de maneira prática.

Como o conteúdo visual é processado 60 mil vezes mais rapidamente do que textos, a simples disposição do Kanban já faz com que a comunicação se torne mais facilitada. Ao notar que as tarefas estão se acumulando nas colunas de a fazer e de execução, por exemplo, é possível notar que há algum tipo de problema na conclusão.

Além disso, dá para identificar o progresso de cada etapa pela quantidade de tarefas concluídas e que ainda precisam ser realizadas.

Definição de prioridades

Como dito, o Kanban permite a definição das tarefas que são prioridade: a partir da disposição dos cartões, é mais fácil identificar logo de cara o que deve ser feito em seguida.

Isso evita alguns problemas, como perda de tempo na avaliação do que deve ser feito em seguida. Além disso, evita que tarefas mais importantes sejam deixadas de lado, o que comprometeria o prazo do projeto.

E, mais do que isso, a definição de prioridades por meio desse método é totalmente desburocratizada. Basta mudar a tarefa de posição para elevá-la ou rebaixá-la, por exemplo, com resposta quase que imediata de toda a equipe.

Assim, alinham-se as atuações, de modo que todos façam um esforço coletivo em busca dos resultados que são considerados mais importantes.

Uso simplificado

Para colocar um Kanban em prática no gerenciamento de projetos, não é preciso mais do que um quadro com boa visualização e os cartões que serão colocados por lá. Não é necessário fazer investimentos tecnológicos ou mesmo treinar os funcionários para o seu uso.

Assim, a partir da atualização correta da situação de cada tarefa, trata-se de um método muito simples e prático de ser utilizado, evitando desperdícios de tempo e de recursos.

Redução de custos

Se for utilizado de modo a atender às necessidades específicas do projeto, esse tipo de metodologia ainda gera uma redução de custos por dois motivos: diminui os desperdícios e aumenta a eficiência e a produtividade.

Assim, como o projeto consegue ser realizado de maneira mais rápida e mais correta, é preciso consumir menos horas e, efetivamente, menos dinheiro para chegar à conclusão. E para as métricas isso é especialmente útil, já que altera, de modo positivo, métricas como o custo do projeto por tempo decorrido, por exemplo.

E como aplicá-la efetivamente?

Agora que você já sabe, basicamente, como funciona o Kanban e qual é sua importância para o gerenciamento de projetos, vamos à parte prática: como usá-la de fato? Veja só:

Divida o time em equipes menores

Por mais que cada projeto tenha seu nível de complexidade, o fato é que cada pessoa ou pequeno grupo ficará responsável por desenvolver uma tarefa alocada no backlog.

Sendo assim, divida sua equipe em equipes menores, que ficarão responsáveis pelo desenvolvimento de tarefas únicas, podendo realmente focar no que sabem fazer de melhor.

Crie sua planilha Kanban

Quais fases são mais interessantes para monitorar o projeto em questão? Você pode seguir à risca a proposta do Kanban, separando em to do, doing e done, ou ampliar essas fases para fazer um gerenciamento mais detalhado.

Separe essas etapas em um quadro — seja ele on-line ou físico — desde que fique disponível para toda a equipe. E tenha a mais absoluta certeza de que todos os grupos podem editar suas tarefas e acompanhar o andamento das demais.

Nesse momento, entretanto, é muito importante não complicar demais a planilha. Ela precisa ter divisões simples e objetivas, porque opções mais detalhadas podem travar a análise.

Envolva a equipe no planejamento

Cada equipe deve receber a sua tarefa da vez e fazer um pequeno planejamento sobre ela, estimando o tempo de desenvolvimento, o que efetivamente será desenvolvido e quem ficará responsável por cada atividade. Basicamente, esse é o cartão que circulará pelas demais fases até sua conclusão.

Sendo assim, nada mais natural que a equipe esteja engajada, porque ninguém é melhor do que ela para saber o que será feito e como será feito. Isso garante que os cartões correspondam exatamente à realidade do que está sendo executado.

Incentive constantes atualizações

Conforme o trabalho é desenvolvido, as equipes vão atualizando a planilha Kanban até chegar à finalização da tarefa. Nesse momento, informam a data e a hora de conclusão, assim como o tempo consumido na tarefa. Essa é uma ótima forma de fazer a comparação entre o previsto e o planejado.

E essa atitude deve ser incentivada, já que uma das grandes características da metodologia é a atualização em tempo real.

Uma equipe que não atualiza corretamente suas tarefas prejudica a avaliação dos demais e dificulta a comunicação. Ao mesmo tempo, uma tarefa só deve mudar de etapa quando ela for efetivamente iniciada ou concluída, especialmente em métodos ágeis de desenvolvimento.

Registre cada passo

Todos os dados levantados ao longo do desenvolvimento do projeto devem ser registrados em uma planilha, a fim de servirem de insumo para que a equipe melhore sua performance não só nesse como em quaisquer outros projetos.

Assim, tempos de conclusão, taxa de sucesso nas atualizações e impressões gerais sobre a eficácia do método contam a favor para que essa metodologia seja aplicada da melhor maneira possível.

Enfim, como você deve ter notado, a planilha Kanban pode ser usada em qualquer tipo de projeto. E esse é um dos motivos pelos quais ela vem sendo amplamente adotada.

Você pode aplicar a planilha Kanban para um projeto de reestruturação interna da empresa, para a implementação de um novo setor, para o desenvolvimento de inovações, projetos de meio ambiente e dezenas de outros segmentos. Então, pronto para fazer o teste?

E aí, também achou esse método supersimples e fácil de aplicar? Ficou com alguma dúvida em relação ao uso de uma planilha Kanban no gerenciamento de projetos? Deixe um comentário e conte para nós!

metodologias ágeis

Torne-se ágil ou morra: por que investir em metodologias ágeis?

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Torne-se ágil ou morra: por que investir em metodologias ágeis?

As metodologias ágeis em gerenciamento de projetos estão simplesmente dominando as empresas. De acordo com a State of Agile Survey de 2015, da empresa VersionOne, 94% das empresas que trabalham com gerenciamento de projetos já adotam essas metodologias para acelerar seu crescimento com mais rapidez, mas sem perder nada no quesito qualidade.

E ao contrário do que muitos possam pensar, não é apenas a indústria de tecnologia que se vale das metodologias ágeis para escalar seus negócios, viu? Dentre as empresas pesquisadas para o State of Agile Survey, por exemplo, encontram-se organizações das áreas financeira, educacional, de consultoria, telecomunicações, mídia e entretenimento, entre muitas outras.

Ainda não entende por que essa tendência se tornou tão forte? Quer saber quais são os motivos que levam cada vez mais e mais empresas a adotarem metodologias ágeis no gerenciamento de seus projetos? Curioso para conhecer os benefícios que elas podem trazer especificamente para o seu negócio? Então continue acompanhando nosso post de hoje e descubra:

 O que são essas metodologias ágeis?

Se você ainda não está tão familiarizado com o termo, não se preocupe, porque vamos explicar o que são as metodologias ágeis em gerenciamento de projetos agora mesmo! Pense por um minuto: quantas vezes você já viu um projeto entregue que não atendia às expectativas do cliente? E projetos que se viram simplesmente abandonados porque não foram dimensionados da maneira adequada? Pois essas e tantas outras situações que colocam em xeque a eficiência do gerenciamento de projetos geralmente são fruto do método tradicional de gestão, ou seja, em cascata.

O método em cascata é aquele por meio do qual se faz o planejamento do projeto do início ao fim, tudo de uma única vez, prevendo recursos, atividades e até orçamento antes de começar qualquer trabalho. Mas por mais que não seja errado fazer o gerenciamento de projeto dessa forma, (tanto que debatemos neste artigo quais projetos devemos adotar metodologias ágeis e quis devemos manter a gestão de projetos tradicional) com o mercado cada vez mais dinâmico e volátil acaba ficando difícil lidar com as mudanças se você tem seu planejamento escrito sobre pedra, não concorda?

Para solucionar esse problema que se pensou nas metodologias ágeis de gerenciamento de projetos, que são baseadas no desenvolvimento iterativo, isto é, por fases. Com a adoção dessas metodologias, as entregas ao cliente passam a ser frequentes e incrementais, ou seja, o cliente tem acesso a uma solução em perfeito funcionamento a cada fase concluída, até que, no fim das contas, receba o que foi contratado de forma completa e acabada.

Por que investir nas metodologias ágeis?

São diversos os benefícios gerados pela adoção das metodologias ágeis em qualquer empresa. Aqui vamos listar 7 deles para que você entenda como pode ser vantajoso apostar nessa prática — os demais você pode conferir ao continuar acompanhando nosso blog, que está repleto de conhecimento valioso sobre o assunto e vai receber outros artigos sobre o tema nos meses de janeiro e fevereiro! Vamos lá?

Produtividade da equipe

As metodologias ágeis trabalham com equipes autogerenciáveis, dispensando assim a supervisão imediata de um gerente de projetos. No caso, os próprios membros da equipe fazem a distribuição de tarefas entre si e, durante o desenvolvimento dos trabalhos, vão se cobrando a respeito dos prazos de entrega. Para tanto, é preciso ter um time que trabalhe integrado e em sinergia, com profissionais especialistas em sua área de atuação e que possuam conhecimentos complementares.

Qualidade do produto final

Como dissemos no início do post, metodologias ágeis são baseadas no desenvolvimento iterativo e incremental, prática que pressupõe revisões constantes sobre o que já foi feito e a aplicação de testes de usabilidade, visando validar as funcionalidades desenvolvidas e os requisitos exigidos pelo cliente. Esse processo de melhoria contínua durante o desenvolvimento do projeto garante um produto final de qualidade superior, completamente afinado com as necessidades de cliente e usuários e pronto para ser usado.

Priorização de funcionalidades

Uma das premissas das metodologias ágeis é a entrega de valor constante para o cliente, que é viabilizada pela priorização de funcionalidades. Assim, em vez de seguir um caminho previamente estabelecido para o desenvolvimento do projeto, entregando todas as funcionalidades de uma única vez, a equipe identifica quais etapas podem trazer retorno sobre o investimento primeiro, desenvolvendo-as antes das demais. Essa simples mudança de olhar sobre o projeto permite que o cliente desfrute dos resultados do seu investimento desde o início, podendo, em um momento de escassez de recursos, selecionar as funcionalidades mais importantes para aquele momento e deixar as demais para serem desenvolvidas mais tarde, em outro sprint.

Controle de custos

Justamente por existir essa possibilidade de priorizar melhor as funcionalidades, o cliente pode avaliar sua capacidade de investimento a cada nova fase do projeto, destinando recursos segundo seus próprios critérios financeiros. Dessa forma, uma funcionalidade que exija um investimento maior pode ser deixada por último ou até mesmo priorizada, caso o retorno sobre o investimento seja compensador. O importante é entender que as metodologias ágeis permitem um maior controle orçamentário, evitando aquele velho problema de projetos parados por pura falta de recursos.

Redução de riscos

No desenvolvimento de projetos pelo método cascata, os riscos são dimensionados no início dos trabalhos, com as respectivas ações preventivas tendo sido pensadas segundo o contexto em que a empresa estava inserida naquele momento. Por essa razão, é comum ter que lidar com imprevistos ao longo de toda a execução do projeto, exigindo da equipe um esforço para contornar essas situações.

Já no desenvolvimento de projetos ágeis, a identificação de riscos acontece por fases, assim como o planejamento. Nesse caso, as experiências anteriores da equipe acabam ajudando a compreender melhor o ambiente de negócio e a lidar com as situações inusitadas com mais tranquilidade, já que mudanças são sempre esperadas. Dessa forma, os riscos acabam não sendo tão impactantes para o projeto, pois são divididos em fases, facilitando sua gestão e contribuindo para o sucesso da iniciativa.

Mensuração de resultados

Mais uma vez, o desenvolvimento iterativo e incremental é o grande diferencial. Com o projeto segmentado em fases, a equipe se ocupa de um objetivo por vez, isto é, na funcionalidade que deve ser entregue. Dessa forma, torna-se muito mais fácil mensurar os resultados, como cumprimentos de prazo, qualidade do produto e performance da equipe.

Satisfação do cliente

Outra premissa das metodologias ágeis envolve a participação ativa do cliente durante todo o processo de desenvolvimento do projeto. Nessa estratégia, o cliente é visto não só como parte da equipe, mas como o principal agente para a validação dos requisitos do projeto. Sendo assim, tem-se a garantia de que o produto final realmente atenderá às necessidades do contratante, cumprindo os requisitos iniciais listados no backlog. Ou seja: cliente satisfeito e serviço bem prestado.

Entendeu por que você deve abraçar as metodologias ágeis o quanto antes? Afinal de contas, quanto mais ágil sua empresa for, mais rapidamente crescerá, atendendo às demandas do mercado e elevando seus resultados. Aprofunde seus conhecimentos sobre as metodologias ágeis e comece essa nova fase com muito mais segurança!

gestão de serviços

Por que a gestão de serviços precisa de ferramentas de gerenciamento de projetos?

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A implementação de sistemas de automação de serviços profissionais – também conhecidos como PSAs (Professional Services Automation) – nas empresas voltadas à gestão de serviços é uma tendência. E a razão é muito simples: essas soluções contribuem para a interligar o gerenciamento de projetos com as mais demais áreas. Quer dizer, um único sistema para vendas, contratos, faturamento, recursos humanos e para a gestão de projetos em si.

Além da gestão integrada dos departamentos proporcionar maior agilidade e consistência de informação, poupa a necessidade de pessoas para prover, individualmente, informação de cada operação, e, é claro, otimiza o tempo.

Tudo que faltava, afinal, qual projeto não seria beneficiado por essa consolidação de dados, corte de custos e redução de atrasos? Confira abaixo algumas da razões que tornam a implantação de um PSA a solução ideal para a gestão de serviços de sua empresa!

 Planejamento e execução mais simples

Um bom PSA tem como premissa ser mais eficiente, tanto na gestão de serviços, como na execução dos projetos. Com base na integração dos setores, proporciona à empresa uma visão geral, macro sobre todos os seus projetos, simplificando o trabalho da gestão. Os executivos podem, facilmente, identificar os projetos que estão em andamento e se antecipar às necessidades de recursos.

Com um PSA, os gerentes de projeto têm capacidade de desenvolver planos detalhados, atribuir as pessoas certas aos projetos/atividades corretos, e ter toda a informação sobre o caminho crítico ao alcance das mãos, graças à gestão interligada.

Além de prestar suporte ao planejamento, um PSA oferece também uma melhor comunicação em toda a empresa, servindo como uma plataforma de tramitação de informação entre os recursos, gestores e toda a equipe envolvida no projeto. Afinal, permite que os recursos interajam rapidamente — entre eles e com os gestores — proporcionando ao gerente uma avaliação mais dinâmica sobre os impactos no cronograma e orçamento do projeto, logo que um problema é comunicado.

Mensuração mais precisa

Tendo em vista que o software de automação de serviços também atua na contabilidade, ele apresenta recursos para gerenciar a área financeira do projeto. Os custos relacionadas às horas de trabalho podem ser rastreados com facilidade, e quaisquer outras despesas acessórias, como gastos em viagem ou com subcontratados, podem ser computadas para dar uma representação integral do investimento do projeto.

Esta característica pode se tornar ainda mais valiosa quando se tratam de empreendimentos com restrições de orçamento. A gestão tem como realizar o planejamento com alto nível de detalhe, conhecendo exatamente onde está sendo consumido o investimento.
Sabendo que todas as informações estão em um único núcleo, os gerentes de projeto têm potencial para analisar informações pontuais de produtividade de seus recursos, a fim de assegurar a contribuição maximizada de cada membro.

Ciclo de Vida do Projeto

Os PSA têm a capacidade de gerenciar todas as fases do ciclo de vida dos projetos. Dessa forma, estrutura as organizações de serviços para se concentrarem no que é, de fato, importante. Quer dizer, atentar para as necessidades dos clientes, ao invés de comprometer tempo e recursos em tarefas administrativas irrelevantes.

Essa concentração de esforços na eficiência pode ser notada rapidamente a considerar o tempo gasto em horas produtivas, com efeito direto sobre a qualidade do produto entregue.

A maior parte das soluções de automação de serviços profissionais permite a integração com sistemas de CRM (Customer Relationship Managment) ou qualquer outro pacote de contabilidade. A ideia é reduzir, ou mesmo eliminar, a necessidade de qualquer configuração no sistema.

Produtividade dos recursos

Muitas soluções de PSA também contam com avançadas ferramentas para o cronograma de recursos, auxiliando as empresas a equilibrarem a oferta e a demanda de sua força de trabalho.

Ter a visão clara e em tempo real de quando os recursos com qualificações-chave estão disponíveis traz efeitos visíveis na produtividade da equipe.
Além de tornar a execução dos projetos mais eficiente, a alocação precisa de pessoal e também oferece os subsídios necessários para garantir o equilíbrio adequado da carga de trabalho, sem esgotamento ou ociosidade dos profissionais.

Tomada de decisão

Uma vez que proporciona uma visão geral consolidada, se mostra essencial na tomada de decisões. Afinal, toda a informação que a empresa precisa para deliberar sobre os projetos está centralizada no seu software de PSA.

Essas ferramentas tendem a substituir controles desgastados e imprecisos que, muitas vezes, são utilizados sem a devida atualização.

Quando utilizados de maneira inteligente, mais do que uma solução integrante da infraestrutura de sistemas, os sistemas de PSA tendem a ser uma vantagem estratégica importante para a gestão de serviços, pois tende a melhorar a produtividade, melhorando a rentabilidade e o crescimento a longo prazo.

Centralização dos projetos e serviços

É até comum que organizações centralizadas em projeto, quando buscam por soluções para ajudar no gerenciamento de suas cargas de trabalho, optem por ferramentas diferentes de um PSA, acreditando que seja um sistema muito além de suas necessidades. Entretanto, a empresa deve ter em mente que a automação de serviços profissionais é uma plataforma projetada para impulsionar os resultados de qualquer equipe de projeto.

Finalmente, o software PSA é desenvolvido com o objetivo de ser decisivo para o sucesso do projeto, sendo muito mais do que uma ferramenta de gerenciamento autônomo, mais contemplando todas as variáveis envolvidas em um projeto, desde a gestão de recursos humanos, o acompanhamento dos orçamentos do projeto e cronograma, a comunicação, como a análise de desempenho.

Seja qual for o ramo de atuação, é interessante analisar como uma ferramenta de PSA pode ajudar sua organização. Inevitavelmente, essa avaliação irá mostrar todo o valor agregado das funcionalidades, todo o controle e monitoramento proporcionado, tornando possível que os esforços passem a ser concentrados no que realmente importa. Ou seja, foco em resultados, potencializando a realização de projetos bem-sucedidos.

Um dos cases de sucesso é a Artsoft Sistemas, consultoria que lida com a gestão empresarial de mais de 6.500 empresas e depois de pesquisar adotou a da Project Builder para ser sua solução de PSA. Assim, a Artsoft substituiu infinitas planilhas de Excel pela excelência que um sistema integrado como um PSA traz para a gestão e gerenciamento de projetos.

Sua empresa adota uma solução de PSA? Quais os ganhos que têm sido observados? Deixe seu comentário!

gerenciamento de tarefas

Como utilizar o gerenciamento de tarefas para criar prioridades?

Escrito por Braun em . Postado em Gestão. Nenhum comentário em Como utilizar o gerenciamento de tarefas para criar prioridades?

A rotina de um projeto normalmente se desenrola em um ambiente frenético, em que a preocupação com resultados é latente e todos parecem lutar contra o relógio. Ter que lidar, constantemente com atividades atrasadas, sem saber por onde começar. Ou talvez consiga cumprir a maior parte dos prazos, mas sente que está sempre “apagando um incêndio” atrás do outro. Estou certo? Nesse caso, o gerenciamento de tarefas voltado para a criação de prioridades pode resolver o problema.

Sem que haja um trabalho que atribua níveis de importância e urgência para as demandas, a equipe fica desorientada, correndo o risco de atender a uma necessidade pouco relevante em detrimento de uma entrega indispensável. Essa indefinição pode paralisar os trabalhos, fazendo com que a presença do gerente de projetos seja requisitada a todo instante, para julgar o que é prioritário ou não.

Mas não se preocupe! Seja qual for o contexto, ao término desta leitura, você se sentirá muito mais preparado para promover a priorização das tarefas, melhorando o desempenho da equipe e, consequentemente, os resultados do projeto. Continue conosco e confira!

Por onde começar?

Para começar a priorização é necessário que haja uma lista de atividades para elencar. Apesar desse levantamento parecer simples, não é bem assim, afinal, há alguns cuidados a serem observados na criação desse roteiro de tarefas. A premissa é que uma EAP (Estrutura Analítica de Projeto) tenha sido criada. Depois disso, é possível promover a organização na forma de pacotes de trabalhos em nível superior — e as tarefas ou atividades em nível inferior. Quer dizer, a EAP nada mais é do que uma ferramenta que possibilita a melhor estruturação das entregas do projeto.

O foco aqui é cuidar para que não existam atividades pequenas demais sendo administradas individualmente, desperdiçando esforços de planejamento. Por outro lado, também é necessário garantir que não existam atividades muito grandes sendo gerenciadas com uma única, que poderia ser dividida em duas ou mais tarefas, tornado o gerenciamento muito mais simples e inteligível.

Elimine o desnecessário

Por melhor definido que seja o escopo do projeto, é possível enxugá-lo, removendo aquilo que não é requisito fundamental. É claro, não se trata de eliminar sumariamente e de modo unilateral parte do escopo. Lembre-se, estamos tratando do gerenciamento de tarefas para criar prioridades, ou seja, o intuito é concentrar as atenções naquilo que é crucial para o projeto.

O objetivo é criar uma segunda lista de atividades, obviamente menor, que contenha apenas as que forem essenciais. Tendo essa listagem, basta sinalizar quais são as mais importantes. Ou seja, dar início ao processo de priorização propriamente dito utilizando a sugestão de classificação abaixo: urgente, importante e simples.

Urgente

Essa classificação deve ser destinada para as demandas que não permitem adiamento. As tarefas urgentes são aquelas que não podem ser postergadas, mesmo que completadas antes da data final do projeto, pois devem ser executadas em janelas de tempo/clima específico, dependem de sazonalidade ou que, por qualquer motivo, se concluídas em outra data inviabilizam ou oneram a tarefa.

São as atividades mais importantes porque, além da data específica para a entrega, normalmente, não possuem margem para falha, quer dizer, é impossível entregar uma correção ou revisão futuramente sem que haja algum tipo de prejuízo.

Aquelas atividades pertencentes ao caminho crítico do projeto são bons exemplos, afinal, se atrasarem, vão adiar outras atividades que possuem vínculos de dependência e, consequentemente, o projeto como um todo.

Importante

Essa classificação é adequada para aquelas atividades tão importantes quanto as urgentes, mas que possuem flexibilidade no que diz respeito a data de finalização. Tratam-se de itens que precisam ser feitos, mas que podem ser acomodados no prazo do projeto com certa liberdade.

Elaborar novos procedimentos, promover a revisão nos processos ou realizar treinamentos de modo a aumentar a eficiência da equipe, por exemplo, são ações importantes e que não podem ser descartadas. Contudo, não impactam diretamente no ciclo de vida do projeto e, pelo menos por algum tempo, podem ser deixadas de lado.

No entanto, deve ser dada atenção especial ao monitoramento dessas prioridades. Afinal, o que agora possui classificação importante, amanhã poderá se transformar em tarefa urgente. Logo, o cuidado para que a procrastinação de prioridades não comprometa o gerenciamento de tarefas deve ser constante.

Tarefas simples

Todo projeto possui aquelas tarefas que podem ser finalizadas em um único dia e que, não necessariamente dependem da conclusão de alguma outra para que possam ser iniciadas. Tarefas que, apesar de simples, impactam no avanço do projeto. Você deve estar se perguntando: mas se são simples, por que devem ser priorizadas? Essa questão bem que poderia ser respondida com uma outra pergunta: se são simples, por que estão sendo adiadas?

Fato é que, com o mapeamento dessas tarefas, fica fácil direcionar os esforços em momentos de ociosidade que inevitavelmente acontecem, seja por problema em alguma máquina ou equipamento, atraso no recebimento de matéria-prima etc.

Em circunstâncias normais, esses fatores deixariam parte da equipe inativa, mas com essa classificação em mãos o gerente de projetos pode transformar essas ocorrências em produtividade, atualizando o cronograma no final do dia com avanços — e não somente com atrasos.

O gerenciamento de tarefas e a criação de prioridades

É importante lembrar que o gestor deve estabelecer uma boa comunicação com todos os stakeholders, não importa se patrocinadores, clientes ou a equipe. Outra coisa que se deve ter em mente, é que prioridades podem sofrer influência das diferentes partes envolvidas. De todo modo, a categorização durante o planejamento poupa — e muito! — os esforços do GP na fase de execução.

Imagine um cenário em que os membros da equipe estão em constante debate com o gestor sobre as prioridades. Ou, ainda, que se abstenham da orientação e priorizem as atividades por conta própria. Isso seria desastroso! Essa falta de organização é um dos fatores que contribuem para o estresse e improdutividade no ambiente de projetos, mas que pode ser facilmente resolvida com uma boa sistemática. Nesse sentido, a implementação do gerenciamento de tarefas, alinhado às prioridades, mobiliza e direciona corretamente as ações de toda a equipe.

Você realiza a classificação das atividades do seu projeto conforme a prioridade? Deixe um comentário e compartilhe conosco suas experiências!

preparar sua gestão de projetos

Como preparar sua gestão de projetos para um ano de incerteza

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como preparar sua gestão de projetos para um ano de incerteza

Preparar sua gestão de projetos e torná-la eficiente e profissional está normalmente relacionada aos de desenvolvimento e investimentos. O que acontece, é que desde a década de 30 nossa economia não experimenta dois anos consecutivos de queda do PIB, o que acarreta em um momento complicado para as empresas brasileiras. Pensando nisso preparei esse artigo com alguns pontos importante para o seu escritório de projetos, lembrando que em um cenário como esse a prioridade da empresa é sobreviver.

Não significa que o fim da sua área de projetos está decretado, muito pelo contrário, mas do que nunca mudanças serão necessárias e consequentemente projetos precisaram ser gerenciados. Isso significa que chegou o momento de apertar o cinto, preparar sua gestão de projetos e entregar mais gastando menos. Vamos lá:

QUEDA DO CONSUMO

Se você está em uma empresa que busca preparar sua gestão de projetos lidando com varejo ou que o resultado das vendas no varejo impacta no seu negócio então é um momento muito delicado e de atenção. Se os cortes ainda não começaram logo serão necessários e com a demanda caindo será preciso realizar ajustes nos custos (principalmente nos fixos) e no volume de produção.

Neste momento existem duas áreas que necessitaram muito de projetos: o Recursos Humanos e a Operação. O RH precisará reajustar o quadro de funcionários e sua estrutura de custos, o que impacta o setor de Operações radicalmente também. Essa mudança demanda a elaboração de um projeto para essa adequação, pois ajudará a organização a passar por isso com o menor impacto o possível.

É claro que nenhuma empresa ou colaborador quer passar por isso, mas é importante ficar claro que essa é uma medida para garantir a sobrevivência da companhia e assim que o cenário mudar, tudo voltará ao seu antigo patamar.

Redução de custos

Na operação será um momento de corte de produção e de custos. Será necessário preparar a sua gestão de projetos com uma análise das diferentes oportunidades com objetivo de reduzir a produção para se adequar ao consumo, otimizar a logística, buscar reduções de custos e se desfazer dos fixos tais como alugueis, serviços que não sejam essenciais e eliminar tudo que não for core business.

É muito provável que todo projeto de investimento que não seja essencial para o negócio precise ser desacelerado ou parado. Nesse momento é importante guardar o histórico de maneira a permitir uma retomada assim que o cenário melhore.

Otimização de rotinas

Mais do que nunca precisamos achar “gorduras” a serem cortadas. Seja um simples processo de impressão ou até uma revisão na logística de distribuição da empresa, seus projetos precisam ter baixa necessidade de investimento e grande capacidade de geração de ROI. Se existe uma perspectiva que precisará ser bem pontuada em seu processo de avaliação de proposta de projetos é a de redução de custos.

Redução dos custos do PMO

Já falamos sobre isso de forma mais detalhada neste artigo, mas vale ressaltar que se o portfólio de projetos foi reduzido pode existir uma necessidade de readequar o quadro de colaboradores do PMO.

É importante pensar que o escritório de projetos não parar, logo neste momento ficamos mais enxutos, mas em um futuro próximo voltamos com força total. Neste momento é muito importante estar próximo da alta administração, demonstrar a capacidade do PMO de entregar valor e deixar claro que um legado adquirido precisa ser mantido.

Outros custos fixos precisam ser revistos tais como: software pagos em dólar (existe uma estimativa da moeda chegar a R$ 4,30), serviços de terceiros contratados, além de viagens e outros custos que podem ser otimizado. O que é importante para manter a capacidade do PMO entregar ROI, logo seu orçamento precisará ser ajustado ao CAPEX, silha em inglês para investimentos em bens de capital, atual e do investimento no portfólio de projetos.

Neste Kit, formado por e-book e planilha, você encontra mais dicas de como planejar seu orçamento de TI de forma eficiente.

REVISÃO DO PORTFÓLIO DE PROJETOS

É muito importante separar o joio do trigo. Projetos voltados para ampliação da capacidade, que possuem custos em dólar e outros investimentos relacionados ao crescimento de demanda precisarão ser revisados. Existem mercados que não estão sendo afetados pela crise, se esse é seu cenário essa orientação não se aplica.

É interessante também revisitar as propostas de projetos recusadas e analisar sua priorização frente ao novo cenário. Projetos que buscam receita em dólar, ataque a mercados não afetados pela crise e iniciativas de redução de custos são muito bem vindas e podem fazer a diferença para a empresa.

Deve-se buscar identificar oportunidades, vale lembrar que todo o mercado está fragilizado e que empresas que possuem caixa e fôlego financeiro podem ter excelentes chances de expandir sua atuação, comprar concorrentes e de se beneficiar com outras oportunidades geradas pela crise. Vale ressaltar que o Brasil está mais barato para investidores internacionais e esse pode ser um excelente momento para uma captação com estes players.

REDUÇÃO DE CUSTOS estar pronto para a retomada

As crises não duram para sempre e o seu planejamento precisa contemplar uma mudança neste cenário. Se a visão dos economistas estiver correta o prazo de recuperação da economia é de seis meses a um ano com um futuro aumento da demanda neste período. Quem estiver melhor preparado para essa retomada terá um importante diferencial competitivo e mais do que nunca é hora de se preparar.

Preparar sua gestão de projetos requer planejamento, que se aplica sobre ações presente com impacto futuro, logo seus projetos devem contemplar reajustar a organização para esse momento pós-crise. Nesta etapa sua empresa irá precisar acelerar o escritório de projetos, preparar um portfólio de projetos para retornar a estrutura da empresa ao patamar anterior à crise.

Quando uma organização atravessa uma crise, ela chega mais forte no final. Poucas organizações no mundo não tiveram sua continuidade desafiada por um abalo na economia. Olhar para este momento com essa a ótica de buscar seu fortalecimento irá ajudar tanto o PMO quanto a Organização a enfrentá-lo de forma mais otimista. E como tudo na vida, precisamos ter a convicção que estamos em um momento passageiro e que em breve retomamos com força total.

O que achou das dicas no post? Gostaria de acrescentar alguma para ajudar a todos no próximo ano? Comente!

gerente de projetos

10 características de um péssimo gerente de projetos

Escrito por Braun em . Postado em Gestão. Nenhum comentário em 10 características de um péssimo gerente de projetos

Provavelmente você deve conhecer as habilidades essenciais de um gerente de projetos. Se ainda não conhece, dê uma olhada nesse artigo. Acontece que a carreira no gerenciamento de projetos não é para todos. Enquanto alguns profissionais podem demonstrar inclinação para serem excelentes gestores, outros simplesmente não tem fit para a posição.

Portanto, é importante conhecer as características que denotam um péssimo gerente de projetos, tanto para que recrutadores possam fazer uma seleção assertivo de um GP, quanto o profissional se auto avaliar: se está ocupando o cargo certo, se deve direcionar sua carreira para outra área ou mesmo se buscar desenvolver outras habilidades.

O que não dá é ficar empurrando a sujeira para debaixo do tapete ignorando as deficiências e cruzando os dedos torcendo para que o projeto dê certo. Confira abaixo as top 10 características de um péssimo gerente de projetos!

 Comunicação deficiente

Uma das virtudes mais importantes de um gerente de projetos é a comunicação. Seja para apresentar o status de um projeto, dar feedback a equipe, conduzir uma negociação junto ao cliente, cobrar por resultados, etc.

O universo do gerenciamento de projetos é muito dinâmico e, muitas vezes, não há margem de tempo para corrigir uma tramitação de informação ineficiente ou, até mesmo, inexistente. Por isso o gestor deve ser um excelente comunicador.

Estima-se que mais de 50% dos esforços de um gerente de projetos são consumidos por algum aspecto da comunicação. Isso inclui não somente a participação em reuniões, o trato com a equipe e telefonemas, mas também a elaboração de relatórios de status, e-mails e desenvolvimento de documentos de planejamento.

Alguns estudos, inclusive, têm demonstrado que a comunicação verbal e escrita ocupa 80% do trabalho. Quer dizer, caso você não seja um comunicador eficaz – e não pretenda desenvolver essa habilidade – prefira seguir por outro caminho.

Relacionamento interpessoal ruim

A posição de gerência requer contato a todo momento com Stakeholders, seja com os membros da equipe, com os clientes, acionistas, fornecedores ou mesmo com a direção da empresa.

Essa necessidade de interação requer o mínimo de simpatia para que o gestor promova um relacionamento harmonioso com as partes envolvidas no projeto.
Caso você tenha uma personalidade introspectiva, tenha dificuldade de trabalhar em conjunto com pessoas, prefira ficar isolado em sua mesa ou escritório e se concentrar em suas próprias atividades, você demonstra que não possui a capacidade colaborativa necessária para um gestor de projetos.

Extremamente detalhista

Sim, é necessário que existam pessoas atentas aos detalhes, profissionais responsáveis pela finalização e pela qualidade ao nível de acabamento, mas essas pessoas devem integrar a equipe do projeto e não a posição de gestão.

Quando se é o gerente de projetos, o foco deve ser a entrega de resultados acima de tudo, a preocupação deve estar no nível macro, sendo as minúcias de responsabilidade da equipe.

Para tanto, o gestor deve confiar na competência dos membros do time e em sua capacidade de gerenciar os esforços daqueles que estão sob sua coordenação. Ou seja, como não poderia deixar de ser, o gerente de projetos deve gerir, enquanto a equipe deve executar.

Personalidade afável

A postura esperada de um gerente de projetos é de equilíbrio e temperança. Quer dizer, quando há uma demanda qualquer, o gestor não deve concentrar esforços no intuito de agradar a todos, mas sim analisar com serenidade qual a necessidade da solicitação e se deve ou não ser implementada.

Isso significa que o gerente de projetos não deve atuar como uma espécie de “servo do cliente”, atendendo todas as suas reivindicações. Do mesmo modo, não pode dizer sim a todos os pedidos que venham da direção, ou mesmo da equipe com o intuito de melhorar sua popularidade.

O comportamento crítico do gerente é o que justifica a sua contratação para conduzir o projeto conforme sua experiência, conhecimentos e habilidades.

Dificuldade em seguir processos

Os processos estão um nível abaixo do gerenciamento de projetos. Mas se engana quem acredita que isso torna os processos inferiores à gestão de projetos, muito pelo contrário, os processos são a base e devem ser respeitados, sob o prejuízo de comprometer toda a organização da empresa.

Por essa razão, é fundamental que o gerente de projetos não só siga os processos, como também seja o embaixador dos mesmos.

Se o próprio gestor não atende os processos de trabalho, a cultura de toda a empresa sofre prejuízo, pois é o exemplo do líder que norteia as ações da equipe.

Desorganização

Claro, não é necessário ser um profissional extremamente metódico, mas é preciso gozar de organização para proporcionar agilidade, padronização e, é claro, qualidade. Praticamente, todo o ciclo de vida do projeto está envolto de documentação, logo, é preciso estabelecer mecanismos de controle de versões, locais de armazenamento e compartilhamento, etc.

A desorganização do gerente de projetos pode pôr todo o trabalho a perder, na medida em que a equipe pode deixar de conhecer alterações importantes no escopo que não foram registradas, prioridades que deveriam ter sido conhecidas e compartilhadas, ou novos prazos acordados, por exemplo.

Um software de gestão de projetos pode ajudar muito na organização desse profissional e no projeto como um todo. Mas atenção, não adianta adquirir o software e não alimentá-lo com as informações necessárias.

Perfil executor

A partir do acolhimento de uma nova demanda, a primeira iniciativa esperada de um gerente de projetos é de que avalie se compreendeu bem os objetivos, que estude as alternativas para a realização, dimensione o tempo, que estime os recursos, que avalie os riscos, entre outras ações de planejamento.
Caso essa não seja a sua atitude inicial, mas sim a de começar a realizar o que foi solicitado, é evidente que a posição de gestor não combina com você.

Dificuldade em delegar tarefas

É até comum que ao atribuir as atividades alguns profissionais se sintam incomodados por não quererem parecer “mandões” ou algo assim.

Um bom gerente de projetos consegue delegar as tarefas com naturalidade, tendo como critérios as habilidades e a identificação de cada membro com as demandas, sem se preocupar ou proporcionar constrangimento.

Caso haja dificuldade para distribuir o escopo entre os integrantes do time, gerando sofrimento ou falta de espontaneidade para lidar com essa simples atribuição, o gerente de projetos deve repensar a posição que ocupa.

Insegurança

Mais do que confiar em si mesmo, o gerente deve saber transmitir essa confiança àqueles que estão sob sua subordinação.

Diante de um problema, ou mesmo no dia a dia, o gerente de projetos deve esboçar segurança em suas decisões e que confia nas habilidades da equipe. Passar insegurança numa posição de liderança tende a abalar a equipe, fazendo ruir todo o trabalho que o gerente de projetos tenha construído ou tente construir.

Aparente inexperiência

Fato é que ninguém gosta de estar subordinado a alguém que parece não ter as competências necessárias para o cargo que ocupa e no gerenciamento de projetos não é diferente. Quando a equipe reconhece que está sendo coordenada por alguém que possui as credenciais necessárias, a resistência para o cumprimento de delegações e orientações do gerente de projetos passa a diminuir, ou mesmo a não existir.

Ou seja, a experiência do gestor é extremamente relevante não só para auxiliar em suas próprias decisões, como para contar com o apoio de todo o time envolvido.

Se identifica com alguma dessas características? Deixe seu comentário, saiba que você pode desenvolver essas habilidades, ou mesmo decidir sobre uma atuação mais brilhante em outra área.

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Como se tornar um gerente de projetos?

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como se tornar um gerente de projetos?

A carreira de gerente de projetos chama muito a atenção e por diversos fatores, seja pelo status que a posição apresenta, pelo salário, ou mesmo pela atuação macro, possibilitando a visão do todo que só o gestor possui. Independentemente de quais sejam as razões, fato é que é uma posição muito cobiçada tanto por profissionais experientes, como por recém-formados.

Mas não importa qual seja o seu perfil, saiba que com os esforços alinhados na direção correta, tornar-se um gerente de projetos é possível e as dicas abaixo revelarão os passos necessários para quem deseja se tornar um. Confira!

 Capacitação

Caso você nunca tenha trabalhado com a gestão de projetos, uma das melhores formas de agregar conhecimento sobre o tema é realizando cursos de capacitação. Não importa se online ou ministrados presencialmente. Qualquer conhecimento oriundo de um treinamento tenderá a esclarecer muitos conceitos básicos de gerenciamento de projetos e que serão fundamentais para o aprofundamento do aprendizado, posteriormente.

A propósito, para saber mais sobre esse assunto, confira aqui 5 cursos online gratuitos essenciais para todo gerente de projetos.

A consulta de livros, como por exemplo, Fundamentos do Gerenciamento de Projetos da editora FGV, também pode ajudar muito no sentido de expandir os horizontes sobre os aspectos principais da gestão de projetos.

Colocar em prática o conhecimento

Com base nos conhecimentos obtidos em cursos de capacitação, ou mesmo obtidos em bibliografia introdutória, exercite o gerenciamento de projetos na prática.
De posse de conhecimentos fundamentais, já é possível estabelecer esforços de gestão, administrar tudo como um projeto. Por exemplo, a festa de aniversário de um amigo, as operações de mudança de residência, o planejamento de uma viagem de férias. Iniciativas como essas transformarão os conhecimentos em algo latente, presente no seu dia a dia e muito mais simples de aplicar em um contexto profissional.

Na empresa, tente entender como ocorre a sua interação como o recurso de um projeto e não hesite em ser proativo colocando em prática todo o aprendizado obtido.

Ter em mente o seu papel de recurso humano, compreendendo essa relação com as variações de prazo, custo, atrasos, folgas, etc, é essencial para adquirir uma visão sistêmica para a ocupação de uma posição de gestão.

Outra grande oportunidade para aplicar o conhecimento é por meio de ações de voluntariado. Buscar esse tipo de atuação, além de valorizar o currículo, permite praticar o gerenciamento. Ou seja, preste auxílio a um gerente de projetos mais experiente, tome a iniciativa de transformar demandas do seu departamento em projetos, seja voluntário do PMI, de sua comunidade ou de alguma instituição, por exemplo. Ações como essas irão proporcionar experiência prática, além do impacto positivo na comunidade que o voluntariado em si vai trazer.

Somente na fase em que se sentir confiante, passe a ser responsável pelo gerenciamento de projetos “oficiais”. Não se preocupe com quanto tempo vai levar até que se sinta seguro, é importante que você tenha plena consciência do que está fazendo.

Tenha em mente que a figura do gerente de projetos representa a organização junto aos clientes, é um cargo que exige responsabilidade, maturidade, experiência, conhecimentos e habilidades, a fim de proporcionar bons resultados à empresa.

Especialização

Existem diversos cursos de pós-graduação em gerenciamento de projetos, ou mesmo MBAs na área. Depois de formado, investir em uma especialização tende a turbinar o currículo, além do networking que, invariavelmente, ocorre durante a formação.

Durante o curso, não se detenha somente aos conhecimentos transmitidos em nível acadêmico, compartilhe e agregue conhecimentos dos seus colegas de curso.

Certificação

Atualmente, possuir uma certificação tem muito a contribuir com a carreira no universo do gerenciamento de projetos. Uma das certificações mais conhecidas e também a mais aceita é a certificação PMP.

A sigla PMP quer dizer Project Management Professional. Corresponde a um certificado emitido pelo PMI (Project Management Institute) e evidencia a proficiência como Gerente de Projetos. Basicamente, é uma prova que avalia conhecimentos teóricos na área de gerenciamento de projetos, desde que o candidato comprove que possui experiência prática, seja como gerente ou membro de uma equipe de projetos.

A principal razão que justifica a candidatura ao exame é o fato da credencial ser muito valorizada no mercado, nacional e internacional. Demanda alguns meses de preparação e anos de trabalho em projetos.

Apesar de existirem controvérsias do tipo: “Existem profissionais certificados que não sabem muito e outros que não possuem a certificação e são muito bons”, fato é que uma certificação em gerenciamento de projetos – como a PMP – é de valorizar muito o currículo, resumindo, é muito melhor ter do que não ter.
Uma outra certificação de relevância é a CAPM, também oferecido pelo PMI, voltada a profissionais com menor experiência no ambiente de gestão de projetos, e que a cada dia mais vem conquistado espaço no mercado.

Experiência

Com certificação ou não, é essencial que o profissional busque obter experiências que engrandeçam seus conhecimentos e habilidades. Afinal, um curso ou certificação, apesar de oferecer destaque em um primeiro momento, não garante plenamente a competência do profissional, isso só pode mesmo ser evidenciado por meio da atuação prática no exercício das atividades de gestão.

Por isso, o profissional deve evitar ao máximo posições confortáveis, atuando em áreas que já domina e que já não tem mais conhecimento a obter. No mundo da gestão de projetos a acomodação tende a frustrar completamente a carreira, pois sempre estão surgindo novas tendências, tecnologias, metodologias, ferramentas e os profissionais da área devem acompanhar esse compasso de constante evolução.

Finalmente, se tratando da intenção de atuar no gerenciamento de projetos, além de dominar técnicas e possuir formação, ou mesmo as mais expressivas certificações, é de fundamental importância compreender outras habilidades relativas ao perfil que se espera de um gerente, por exemplo: Ter personalidade de liderança, gozar de facilidade para se relacionar com as pessoas, exercer uma boa comunicação, lidar bem com os trabalhos de negociação, ser flexível, organizado, etc. Caso você possua as características citadas acima, e se o tema gestão te estimula, tem um grande potencial.

Como anda a sua jornada para se tornar um gerente de projetos? Tem alguma sugestão que queira acrescentar? Compartilhe suas experiência deixando um comentário.

hub do empreendedor

Hub do Empreendedor: Tudo o que você precisa para o seu negócio decolar em um só lugar

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. 1 comentário em Hub do Empreendedor: Tudo o que você precisa para o seu negócio decolar em um só lugar

Se a crise econômica e política que atinge o país afeta gravemente os empresários, imagina o impacto para aqueles que querem empreender? Neste cenário em que todos ficam extremamente receosos (e com razão) tirar projetos do papel parece até um sonho impossível. Mas para espantar esse pessimismo e fomentar a economia do país neste momento difícil é que surge o Hub do Empreendedor, da qual a Project Builder tem muito orgulho de fazer parte.

Acreditamos que é a hora para se destacar e crescer, já fizemos materiais sobre como crescer na crise, como enxergar a crise como oportunidade de crescimento e como manter sua equipe motivada nesse cenário, e agora é hora de botar a mão na massa com outras empresas gigantes da tecnologia, nacionais e internacionais.

Este grupo de 13 empresas (outras organizações são mais que bem-vindas para participar) se uniram para formar um agregador de serviços complementares que oferecem descontos e conteúdos relevantes para PMEs, que somados chegam a R$ 50 mil.

No Hub do Empreendedor, você pode encontrar soluções em design, contabilidade, marketing, atendimento ao cliente, e várias outras opções, com as melhores ferramentas do mercado nacional e internacional.

E nada melhor do que a Black Friday para deixar os descontos oferecidos ainda atraentes. Então não baixe a cabeça em meio à crise e comece seu negócio economizando!

E como funciona o Hub do Empreendedor?

Acesse o site http://www.hubdoempreendedor.com.br/ e confira as promoções que as empresas participantes estão oferecendo, por tempo LIMITADO, aos empreendedores que desejam fazer acontecer.

Conheça as empresas participantes da 1ª ação do Hub do Empreendedor

● We Do Logos: crie sua marca, cartões, websites e outros itens com qualidade máxima, através de uma plataforma de concorrência criativa onde você recebe diversas opções antes de escolher a que mais lhe agrada;

● Project Builder: A Project Builder desenvolveu um software WEB, voltado para o gerenciamento de projetos, programas e portfólios de uma organização. Com a PB, você consegue gerenciar seu planejamento em nível estratégico, tático e operacional.

● Conube: contabilidade online e eficiente para você abrir sua empresa e não se perder em meio à bagunça contábil que o governo impõe;

● Outbound Marketing: consultoria que vai te ajudar (através de três etapas simples: diagnóstico, implementação e acompanhamento) a integrar os setores de marketing e vendas, analisar o panorama atual, traçar uma metodologia e aplicá-la para que sua empresa consiga ter um modelo de receita recorrente e alcançar a escala que você tanto sonha!

● Rock Content: empresa líder em marketing de conteúdo no mercado brasileiro. Eles ajudam marcas a se conectarem com seus clientes através de conteúdo adequados e blogs corporativos. Através do serviço de consultoria montam estratégias de conteúdo para os clientes que são executadas por um time de milhares de escritores freelances profissionais.

● Zendesk: A Zendesk fornece um software em nuvem para atendimento das solicitações do consumidor e gerenciamento de chamados com o objetivo de aproximar organizações e clientes. Com mais de 60 mil empresas no portfólio, seus produtos são utilizados por organizações em mais de 150 países para fornecer suporte em mais de 40 idiomas.

● Xtech Commerce: É uma plataforma que oferece preços acessíveis, integração com ERPs para uma gestão otimizada e parcerias com os maiores players da internet, como Mercado Livre, Walmart e Extra.com, por exemplo.

● Agendor: um aplicativo para web e mobile, que ajuda milhares de equipes a organizar e aumentar as vendas diariamente. Com o agendor você consegue extrair relatórios, fazer atualizações no sistema de maneira online e off-line, melhorar seu funil de vendas, aperfeiçoar sua interação com o cliente e muito mais.

● Moip: uma solução de pagamentos ideal para e-commerces, marketplaces, pagamentos recorrentes e vendas presenciais. É uma solução inovadora que oferece flexibilidade, com mais de 15 meios de pagamento possíveis, ferramentas de gestão de risco e uma adesão simplificada.

● Nibo: Por meio de uma plataforma simples e intuitiva, o Nibo facilita a gestão financeira, proporciona a integração com a contabilidade e simplifica os processos manuais. Além disso, você consegue ter uma projeção do seu fluxo de caixa, emitir nota fiscal e também boletos bancários!

● Hubspot: Da atração de visitantes à aquisição de clientes, a HubSpot consolida todo o seu funil de marketing em apenas uma ferramenta completa.

● Social Miner: plataforma de People Marketing do E-Commerce Brasil transforma visitantes em uma base de leads e automatiza campanhas ultra-personalizadas. Eles são pioneiros em canais inovadores como notificações no Facebook.

A missão do Hub do Empreendedor é ambiciosa: ajudar pelo menos 20 milhões de empresas até o final de 2016. Por isso, contamos com seu apoio para divulgar o Hub e revolucionarmos juntos o ecossistema empreendedor no Brasil!