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Saiba como ser um bom analista de negócio em 9 passos

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Saiba como ser um bom analista de negócio em 9 passos

Em meio ao crescimento da competitividade e a um mercado cada dia mais dinâmico e mutável, a presença do analista de negócio se faz mais e mais necessária para identificar oportunidades de melhoria e propor soluções inovadoras para as empresas. É neste profissional que muitas organizações apostam para desvendar as tendências de mercado, otimizar seus esforços e, com isso, alcançar suas metas. Mas, afinal, o que efetivamente faz um analista de negócio e quais são as habilidades mais importantes para que ele se torne um profissional completo?

Já adiantando, o analista de negócio é o profissional responsável por conhecer os processos da empresa, entendendo sua estrutura organizacional e política, a fim de dar o suporte necessário para que o negócio atinja seus objetivos. Para tanto, o profissional deve ter uma visão holística da empresa, atuar como um agente integrador dos diversos públicos que com ela se relacionam e buscar constantemente oportunidades de melhoria, criando soluções inovadoras que aumentem a competitividade da organização.

O papel do analista de negócio vai muito além da análise de dados. Suas funções passam, em grande parte, a coordenação de esforços e o relacionamento interpessoal, visando integrar os diversos setores da empresa. Por essa razão, suas habilidades e competências estão diretamente relacionadas a seu comportamento. Na sequência você vai conhecer quais dessas competências você precisa desenvolver para ser um bom analista de negócios! Curioso? Então confira:

Seja antenado

Uma das primeiras coisas que um bom analista de negócio deve fazer é aprofundar seus conhecimentos sobre o mercado no qual está inserido. Quando se conhece a fundo os negócios da empresa passa a ser possível fazer análises mais precisas sobre o contexto organizacional e, com isso, identificar mais oportunidades de melhoria. Lembre-se: também é com conhecimento de mercado que você conseguirá convencer a alta direção a fazer as mudanças necessárias para atingir com maior eficiência os objetivos da organização, pautando suas ideias e sugestões em dados reais e quantificáveis.

Seja organizado

A organização é fundamental no trabalho no analista de negócio, que assim tem acesso a uma quantidade enorme de informações e documentos vitais para a empresa, que serão necessários o tempo todo. Para fazer a gestão desse conhecimento é preciso desfrutar de um ambiente de trabalho organizado, com um método de separação dessas informações e também acesso a tecnologias que deem o suporte necessário para o resgate de quaisquer dados a qualquer momento, sem demora, otimizando assim seu desempenho.

Seja observador

Observar os diversos stakeholders da empresa, os clientes, os gerentes de projetos e as situações do dia a dia ajuda o profissional a desenvolver um senso analítico mais apurado, possibilitando uma melhor leitura das entrelinhas. Com isso fica automaticamente mais fácil identificar oportunidades de melhoria. Em uma reunião de negócios, por exemplo, como observador, você pode identificar requisitos que o próprio cliente ainda não se deu conta de que necessita, demonstrando o cuidado da empresa em oferecer sempre a melhor solução.

Seja bom ouvinte

Além de observar as entrelinhas, um analista de negócio também deve ser um bom ouvinte, mantendo o foco no que o cliente diz, além de dar e receber feedback o tempo todo. Assim não restarão dúvidas sobre o entendimento de suas necessidades. Saber ouvir evita retrabalhos, permite que se aproveite melhor cada reunião e desenvolva suas atividades com mais segurança, tendo a certeza de que está cumprindo exatamente aquilo que foi combinado.

Seja questionador

Mas atenção: ser observador e bom ouvinte não significa que você não deva se manifestar. Só tome o cuidado de, quando for falar, fazer as perguntas certas. O segredo está em manter o foco na solução que o cliente precisa, nos requisitos de cada projeto, nos detalhes e nas ações que devem ser colocadas em prática após cada conversa. Evite desviar do assunto para não perder o foco e, com isso, acabar comprometendo seu entendimento sobre o que deve ser feito em seguida.

Seja fluente

O analista de negócio é um profissional que está em constante contato com diversos perfis de públicos. Por isso, para ter êxito em suas ações, ele deve se expressar com facilidade, comunicar-se com primazia e garantir que as pessoas entendam sua mensagem, seja ela qual for. Então leia jornais, livros e revistas, faça um curso de oratória, pratique suas apresentações em frente ao espelho e esteja sempre atento à sua fluência verbal e escrita. Dominar o português — e de preferência o inglês — também é fundamental para que você se destaque nessa carreira.

Seja criativo

O analista de negócio deve ser uma pessoa que pensa fora da caixa, por essa razão, estimule sua criatividade, fuja dos padrões e busque soluções diferenciadas. Inovações são sempre bem-vindas, ainda mais quando poupam investimentos, tempo da equipe e recursos. Proponha soluções criativas na empresa e esteja sempre aberto a novas ideias.

Seja um facilitador

Ser um facilitador também é uma das competências a serem desenvolvidas por quem deseja ser um bom analista de negócio. Como esse profissional está em contato constante com pessoas e tem como missão integrar os setores da empresa, precisa também de uma boa dose de jogo de cintura para fazer com que os colaboradores trabalhem bem juntos. Promova reuniões, encontros, workshops e confraternizações para que as pessoas se conheçam e troquem ideias. Quando surgir um conflito, aja como mediador, buscando sempre uma solução plausível e sem apontar culpados. Ajude as pessoas a desempenharem suas atividades e esteja sempre à disposição.

Seja tecnológico

Já que é o responsável por otimizar as atividades da empresa, com foco em melhorar sua performance e competitividade, o analista de negócio não pode viver isolado. E a tecnologia é fundamental para isso. Então, esteja a par das inovações tecnológicas que possam impactar o negócio da empresa, facilitando o dia a dia das pessoas e aumentando a produtividade da equipe. O profissional não precisa ser um especialista em cada nova tecnologia que surgir, mas sim ter uma visão abrangente das potencialidades que cada uma delas tem para ajudar a desenvolver um bom trabalho.
E aí, está ou não preparado para ser um bom analista de negócio? Quais dessas competências você acredita que ainda precisa desenvolver mais? Comente aqui e nos conte!

6 dicas de como motivar uma equipe e ter sucesso em tempos de crise

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 6 dicas de como motivar uma equipe e ter sucesso em tempos de crise

A ideia de que os colaboradores são os principais ativos de uma organização é bastante difundida há algum tempo. Mas não basta que a empresa reconheça isso, é preciso que a efetivamente se estabeleça ações práticas para motivar uma equipe, ainda mais em tempos de crise.

Pense bem: um produto ou serviço, por melhor que seja, só pode ser produzido se existir um profissional competente e satisfeito por trás. Portanto, mais do que uma medida de gestão de pessoas, estar atento à motivar uma equipe é uma iniciativa que visa promover a eficiência, aumentar a rentabilidade e a capacidade de crescimento.

E isso se intensifica em momentos de crise, quando uma equipe devidamente alinhada aos objetivos da organização pode ser decisiva para a sobrevivência do negócio no mercado. Você tem dúvidas de como motivar sua equipe? Observe as dicas que separamos no post de hoje e garanta o engajamento do time, resguardando seu negócio seja qual for o cenário econômico:

Foque na comunicação interna

É bastante comum que, em momentos de incerteza, como em contextos de colapso financeiro, a empresa retenha informações sobre seu desempenho, poupando os colaboradores de más notícias. Entretanto, esse comportamento só tende a prejudicar o clima organizacional, causando ansiedade e dúvida a respeito do futuro.

Com isso em mente, a organização deve desenvolver uma comunicação transparente, independentemente de qual for o contexto.

Comentar de maneira objetiva o quadro geral da empresa, exibir números e traçar comparativos são ações extremamente importantes para que todos os colaboradores saibam o que realmente está acontecendo. Com isso, não só a confiança do time na administração se eleva, mas a própria empresa pode também passar a confiar mais na transparência da equipe.

Ofereça recompensas

Um dos principais motivos que levam à frustração do colaborador é a falta de reconhecimento por um bom trabalho realizado. Sendo assim, é crucial promover um monitoramento constante, por meio do qual o gestor acompanhe e proporcione algum tipo de recompensa aos funcionários que cumprirem suas metas. A política da meritocracia incentiva os profissionais a ultrapassarem seus limites a fim de alcançar os resultados que a empresa espera.

E por mais que cada colaborador tenha como força motriz a motivação orientada a resultados, ainda são muitas as empresas que não compreendem ou não desenvolvem a política da recompensa. De fato, todos os colaboradores querem ser reconhecidos e motivados, de forma que, para que os profissionais se mantenham engajados e aceitem novos desafios, é preciso recompensar seu esforço e os resultados entregues.

Quando uma pessoa se sente injustiçada — seja por um processo de promoção interna ou por falta de acompanhamento do seu desempenho — pode se frustrar e acabar não produzindo aquilo que se espera dela. Mas atenção: isso não quer dizer que a gestão deva prometer mundos e fundos aos funcionários, afinal, caso uma promessa não seja cumprida, o efeito da não recompensa acaba se tornando muito pior do que se nada tivesse sido acordado.

Nesse cenário, caso não seja possível proporcionar um aumento salarial, a empresa deve estudar outras formas de retribuir os esforços e resultados, oferecendo, por exemplo, uma bonificação ao fim de um projeto bem-sucedido ou mesmo um evento de confraternização em comemoração ao alcance das metas.

Procure dar feedbacks construtivos

Ao contrário do que alguns gestores podem pensar, o reconhecimento não deve ser exclusivamente financeiro, podendo se dar também por meio de simples elogios ou críticas construtivas. Caso esse aspecto seja ignorado, o funcionário pode entender que seu trabalho é indiferente ou mesmo que não está desempenhando um bom papel, prejudicando seu desempenho como um todo.

Todo membro da equipe necessita do elogio, de colocar em evidência uma ideia ou iniciativa que deu certo. Levando isso em conta, medidas como oferecer feedback, estimular que o colaborador evolua com novas competências e desafios diferenciados são, sem dúvida, maiores estímulos ao engajamento do que o salário propriamente dito.

Dê ouvidos à sua equipe, atente-se a eventuais temores, dúvidas e sempre esteja alerta também sobre possíveis inquietações do time. A postura da sinceridade, do acolhimento e a transformação do feedback em uma rotina fazem com que a equipe se aproxime, dando à empresa e a seus planos muito mais segurança.

Defina metas mensuráveis

Não basta que a gestão diga que é preciso aumentar a produção ou melhorar a qualidade do serviço prestado. Sem números e sem critérios de ponderação sobre os resultados esperados não é possível cobrar desempenho. Para tanto, uma das formas de cultivar a motivação da equipe é determinar critérios claros e realizar uma boa administração desses resultados, já que com objetivos bem definidos as pessoas são estimuladas a ir em busca das metas e, consequentemente, alcançá-las.

Seja o projeto simples ou complexo, fácil ou desafiador, ele deve contemplar intenções claras que norteiem os esforços da equipe. Essa simples medida já é capaz de tornar o time mais produtivo. Então defina as metas e os objetivos por meio de valores tangíveis, de forma que todos os envolvidos tenham em mente o propósito de suas próximas ações, possibilitando o engajamento.

Invista em treinamento

Ao contrário do que muitos podem pensar, liderança não é somente questão de vocação ou aptidão nata. A empresa precisa investir no desenvolvimento das competências necessárias para que o desempenho do profissional atenda a suas necessidades. É mais que possível formar um líder, mas além de levar um tempinho, a organização deve estar disposta a fomentar esse potencial.

Independentemente de qual for a posição do profissional, cursos, iniciativas de capacitação e treinamentos, além de contribuírem para otimizar a eficiência da organização, também funcionam para motivar uma equipe. Isso porque demonstra que a empresa realmente deposita confiança e acredita em seu time, a ponto de investir em cada um de seus membros.

Seja o exemplo

Aquele velho discurso do “faça o que digo, mas não o que faço” definitivamente não funciona como forma de motivação. Assim, quando o time reconhece que aquele que lidera ou dirige a empresa goza das competências necessárias e tem uma postura coerente entre discurso e ações, todos os que estão sob sua batuta respeitam sua gestão e passam a espelhar seu comportamento nas ações do chefe.

Isso significa que, da mesma forma que a gestão pode ser a responsável por conseguir elevar a moral da equipe, a administração também pode colocar tudo a perder por meio de maus exemplos. É preciso, portanto, inspirar para poder cobrar resultados. Sem essa conquista, o relacionamento se torna fragilizado, sem embasamento sólido para impor autoridade.

Agora que você já conhece pelo menos 6 boas maneiras de motivação de times, comente aqui e nos conte: como sua empresa trabalha a gestão de pessoas? Algumas dessas iniciativas de como motivar uma equipe é posta em prática onde você trabalha? Compartilhe suas experiências conosco!

Project Builder entra para a Cubo, novo centro de empreendedorismo brasileiro

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Project Builder entra para a Cubo, novo centro de empreendedorismo brasileiro

A Project Builder, empresa de software de planejamento de projetos, foi aprovada em outubro para fazer parte da Cubo, novo centro de empreendedorismo brasileiro, lançado pelo Banco Itaú em parceria com a Red Point eVentures. O espaço promove networking entre empreendedores, mentores, investidores, universidades e corporações para que negócios, ideias e iniciativas possam surgir e prosperar, além de revelar uma nova geração de empreendedores e startups.

“A inovação está no DNA da PB e participar de um ecossistema como esse repleto de startups interessantes e com grande potencial de crescimento reforça nossa estratégia de conquistar a liderança do mercado de tecnologia no país. A troca entre diferentes atores que um espaço como esse proporciona será importantíssimo para nosso crescimento e consolidação”, afirma o Diretor de Sucesso do Cliente da Project Builder, Thiago Reis.

A Project Builder passou por um processo que avaliou, entre os critérios, o potencial de crescimento das empresas postulantes. Além do uso do espaço pela equipe do escritório de São Paulo, a PB pretende realizar encontros periódicos com seus clientes no Cubo.

Com mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de diversos portes a entender e aproveitar os benefícios da Gestão de Projetos. Sua plataforma de alta performance em projetos e ganho de eficiência foi testada e aprovada por milhares de gerentes de projetos.

Lançado em 2015, a missão do Cubo é inspirar, educar e conectar pessoas para fomentar o empreendedorismo digital no Brasil com objetivo de ser referência no país e na América Latina em negócios, startups e tecnologia. O espaço Cubo Networking, sede física da Cubo conta com ambientes de coworking, salas de reunião e um auditório para eventos, além de lounges e rooftops. Ao todo, o espaço localizada na zona sul de São Paulo tem capacidade para receber mais de 250 empreendedores e 50 startups.

Como especificar requisitos de forma ágil em processos de TI

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como especificar requisitos de forma ágil em processos de TI

A especificação de requisitos é uma tarefa extremamente importante no processo de desenvolvimento de todo e qualquer software que passa pelos processos de TI. Define-se, nessa etapa, o que exatamente o sistema deverá fazer, como ele deve funcionar e praticamente todos os seus direcionamentos básicos. Mas como essa especificação de requisitos pode ser feita de acordo com a metodologia ágil de software? Pois é exatamente sobre isso que vamos falar agora! Então confira:

MANTENHA-SE PRÓXIMO AO CLIENTE

Uma boa estratégia para uma especificação de requisitos eficaz é sempre manter a maior proximidade possível com o cliente. Além de auxiliar na qualidade do processo, o contato mais próximo faz com que a equipe de desenvolvimento e o cliente alinhem seus pensamentos em prol do desenvolvimento de um software realmente eficaz. O cliente também é capaz de informar as regras de negócio que o sistema deverá contemplar, outro ponto importantíssimo da especificação de requisitos de software.

Lembre-se de que os requisitos mudam

Na abordagem das metodologias ágeis durante os processos de TI e desenvolvimento de software é importante entender que os requisitos são elaborados durante o próprio desenrolar do sistema. Assim, não existe apenas uma fase para fazer a especificação de requisitos, como acontecia em outras metodologias, assim como não existem somente alguns requisitos fixos. Ao longo do desenvolvimento e dos feedbacks que o cliente fornece, tendo como base os releases do software que recebe, os requisitos mudam. Essa maneira mais flexível de especificar requisitos diminui a formalidade do procedimento e permite manter o foco no próprio desenvolvimento do software, de acordo com a ideologia das metodologias ágeis.

Conheça os casos de uso

Essa é uma forma de levantar requisitos baseada na interação entre os usuários e o sistema. Nesse caso, diagramas com atores e ações realizadas no sistema são elaborados, de um jeito padronizado. Essa abordagem de especificação de requisitos é muito utilizada atualmente e se mostra bastante eficaz para definir os requisitos funcionais de um sistema. Os diagramas de caso de uso são descritos em uma linguagem conhecida como Unified Modeling Language ou simplesmente UML. O resultado dessa técnica é um documento formal que deve ser devidamente validado pelo cliente para evitar dores de cabeça e eventuais problemas com o escopo do software no futuro.

Atente-se para as histórias dos usuários

Essa técnica de elaboração de requisitos é mais flexível. Por meio dela são descritas histórias sobre determinadas ações que os usuários precisam realizar no sistema, tudo de uma forma que tanto desenvolvedores como usuários entendam. Lembrando que essas histórias precisam ser feitas juntamente com o cliente. Essa técnica de especificação de requisitos dispensa documentos formais e mantém o foco na descrição das necessidades a que o sistema deverá atender.

Essas são as principais técnicas e dicas para fazer uma boa especificação de requisitos de forma ágil. É importante lembrar que, mesmo nesse tipo de metodologia, a elaboração de requisitos é importante para ajudar a definir o escopo do software e também para que seja mais fácil para os desenvolvedores saberem exatamente o que o software precisa fazer ou não. Afinal, especificar requisitos corretamente é um dos principais fatores que podem vir a impactar diretamente na qualidade do produto final desenvolvido.

Agora nos conte se ainda ficou alguma dúvida sobre a especificação de requisitos em processos de TI! Compartilhe seus questionamentos conosco e enriqueça nosso post!

Quais as funções de um analista de negócios?

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Quais as funções de um analista de negócios?

A evolução dos meios tecnológicos tornou o mundo dos negócios cada vez mais complexo, consequentemente fazendo com que as empresas precisassem otimizar seus serviços e produtos a fim de manter a competitividade e aprimorar a eficiência. E nesse mundo em que a Tecnologia da Informação adquiriu um espaço imenso, configurando-se como uma ferramenta extremamente importante para qualquer empresa, acabou se tornando necessário contar com profissionais que traduzam as necessidades gerenciais para o que a TI precisa desenvolver. Esses são os analistas de negócios.

Mas muito mais que tradutores, esses profissionais devem estar sempre atentos às diversas áreas da empresa, procurando constantemente por melhorias na gestão organizacional. O analista de negócios se insere em uma categoria profissional híbrida, especialmente desde o advento da tecnologia informacional em larga escala. Esse é o profissional responsável pela melhoria nos processos de eficiência, especialmente em relação ao diálogo entre a área de tecnologia e a área de gestão.

No post de hoje vamos falar sobre a formação do analista de negócios, sua atuação e as vantagens que traz para a empresa. Curioso? Então não perca:

O que é preciso para ser um analista de negócios?

A área de um analista de negócios requer formação e especialização de desenvolvimento multidisciplinar estratégico. Assim, é imprescindível que esse profissional tenha conhecimentos aprofundados de administração (incluindo marketing, teoria administrativa geral e até recursos humanos), tecnologia (desde processos, passando por programação e chegando a desenvolvimento de softwares), além de um conhecimento básico de comunicação (especialmente nas teorias organizacionais).

Embora o conhecimento de tecnologia seja essencial, não é prioritário a esse profissional. De fato, esse conhecimento precisa ser profundo o bastante para que ele compreenda e se faça compreender pelos profissionais da TI — carreiras usualmente técnicas dentro das organizações —, mas não há necessidade de ele mesmo ser capaz de desenvolver os sistemas. Na verdade, sua especialização no campo da tecnologia servirá para montar o contexto ideal e padronizar a comunicação, de modo que esse profissional passe a falar a mesma língua dos profissionais de TI, conhecendo a área e, com isso, ajudando a desenvolver conceitos de sistemas melhores.

Sendo sua principal função identificar soluções que aumentem a eficiência e a efetividade das relações laborativas da empresa, facilitando e otimizando os trabalhos das demais áreas com recursos tecnológicos que se provem viáveis, aí entra o desenvolvimento de processos de gestão e ferramentas de trabalho para a otimização dos recursos disponíveis. Portanto, a formação de base que melhor atende ao perfil do analista de negócios é em administração ou, explorando novos cursos, o de comunicador organizacional. Essas carreiras proporcionam os instrumentos certos para permitir que o analista de negócios lide com as diversas situações dentro da empresa e transite bem entre os setores, identificando possíveis oportunidades de melhoria.

Por ser um profissional que atua em todas as áreas da empresa, exige-se do analista de negócios habilidades interpessoais avançadas, capacidade de clareza na comunicação e habilidade para lidar com os mais diversos níveis hierárquicos. Esse colaborador deve, também, ser uma pessoa antenada com as novidades do mercado em termos de tecnologia, procurando sempre se manter a par dos desenvolvimentos tecnológicos e dos impactos que eles podem causar nos processos funcionais da empresa. É, basicamente, um perfil dinâmico, diligente e moderno.

Como atua um analista de negócios?

Como já dissemos mais rapidamente no tópico anterior, a função de um analista de negócios é identificar oportunidades de melhorias nos sistemas, desenvolver conceitos que façam com que as ferramentas tecnológicas otimizem os trabalhos realizados pela empresa, trabalhando conjuntamente com a TI para o desenvolvimento desses recursos. Como último passo, esse profissional precisa auxiliar a implementação e o treinamento de pessoal no uso das novas ferramentas tecnológicas.

Ou seja, a função primordial de um analista de negócios se resume ao planejamento interno dos processos de gestão para a realização de planos de implementação e intermediação entre a gestão administrativa e a área de Tecnologia da Informação. Vale lembrar que é possível usar, para exercer adequadamente a função do analista de negócios, a teoria das organizações, que divide o planejamento em 5 etapas:

O planejamento antecipado de como e do que deve ser feito, que implica na identificação das oportunidades de melhoria nos sistemas de gestão;

A organização dos trabalhos, determinando-se a aplicabilidade e a gestão dos recursos — especialmente os humanos — disponíveis em relação ao planejamento, no desenvolvimento do conceito e de sua viabilidade juntamente com a TI;

O direcionamento dos trabalhos, por parte do analista de negócios, atuando como mediador — e por vezes até como liderança — no processo de criação dos novos sistemas, iniciando a execução do planejamento, lidando com o controle de crises e imprevistos, além de com o manejamento das situações fora do planejamento e a reavaliação das diretrizes e metas;

A implementação das novas ferramentas de sistema, nos setores da empresa que dele farão uso, organizando o treinamento de pessoal, explicando as facilidades e a otimização que trarão em relação ao serviço e facilitando a transição.

A função de um analista de negócios se baseia, portanto, nos processos de gestão de organizações, destacando os quatro pontos fundamentais de uma organização gestacional: planejamento, organização, direção e controle. É preciso planejar as linhas de ação, organizar os trabalhos de forma viável, direcionar os esforços e os recursos de maneira otimizada e manter o controle, tanto para evitar crises como para lidar adequadamente com elas. Assim, sua atuação deve priorizar o fortalecimento da inteligência estratégica empresarial e a adoção de novas práticas de interlocução e participação.

Além disso, é preciso lembrar que o analista de negócios atua em todas as esferas hierárquicas de uma empresa, uma vez que sua função demanda que esteja sempre a par do que está acontecendo, dos problemas existentes, das avaliações de eficiência das ferramentas utilizadas e da identificação de problemas, especialmente antes mesmo que eles surjam. É um profissional de meio, que trabalha essencialmente como a ligação e a tradução entre a área de gestão e a área de tecnologia. Sua função é estratégica, crucial para o desenvolvimento de uma empresa.

Que vantagens um analista de negócios traz?

Toda empresa procura por mais eficiência no uso de seus recursos, assim como a otimização de suas forças de trabalho e aumento da produtividade, certo? E uma das formas modernas de se alcançar tudo isso é melhorando os instrumentos tecnológicos disponíveis. Aí surge o analista de negócios.

Esse profissional torna o trabalho mais eficiente, eficaz e produtivo, uma vez que melhores sistemas reduzem os custos, aumentam a produção e facilitam o trabalho. E esse pacote de boas novas ainda aumenta a motivação dos funcionários, essencial em um mercado competitivo e rotativo como o de hoje. A função do analista de negócios é estratégica, resolvendo, em grande medida, os problemas de comunicação organizacional existentes entre as áreas de gestão e de tecnologia de uma empresa.

Como você pode ver, para empresas complexas, de grande porte e que buscam sempre se manter em alta perante a competitividade do mercado, estando à frente em termos de produtividade e evolução, o analista de negócios é um profissional-chave!

E então, ficou ainda alguma dúvida? Já conseguiu identificar se sua empresa presica contar com um profissional com essas habilidades em seu quadro de pessoal? Comente aqui e divida suas impressões conosco!

Conquiste stakeholders em 3 passos

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Conquiste stakeholders em 3 passos

As partes interessadas no projeto que você gerencia devem ser foco de sua atenção e dedicação contínuas. A rotina do gerente de projetos envolve muita argumentação e conciliação de interesses diversos. Você fica nesse meio de campo e precisa ter jogo de cintura para equilibrar esse jogo e encaminhar seu time para a vitória, e essa jornada inclui conquistar stakeholders.

Para isso, é preciso convencer as pessoas diretamente interessadas no projeto que você gerencia: os stakeholders. Mais especificamente, é preciso conquistar stakeholders. São eles que vão patrocinar, apoiar ou dar os subsídios necessários para a realização do projeto. Então, é claro que você deve manter um bom relacionamento com essas pessoas. Como agradá-las? Qual a melhor estratégia para lidar com elas? Reunimos 3 passos para lhe ajudar a cumprir essa tarefa.

1. Converse pessoalmente com o stakeholder

Gerentes de projetos e stakeholders costumam ser pessoas bastante ocupadas. Mas nada pode substituir uma conversa franca, olho no olho, quando se trata de convencer alguém. Então, realizar encontros presenciais é indispensável. Comece com dados qualitativos, identifique desejos, ideias, críticas, sugestões. Peça por um feedback. Nessa etapa, vale muito mais a emoção do que a razão dos números e gráficos, porque o projeto ainda está em fase de adaptação e ajustes.

2. Faça abordagem individual

Cada stakeholder tem interesses próprios, rotinas e horários diferentes. São eles que vão patrocinar seu projeto, então é você quem tem de se adaptar. Se Maomé não vai à montanha, a montanha tem de ir à Maomé. Vá ao encontro de cada uma das partes interessadas, faça com que se sintam à vontade em sua presença. Prepare-se com argumentos, se coloque no lugar deles e bote para funcionar toda sua habilidade interpessoal. Quanto mais pessoas influentes estiverem ao seu lado, melhor para o desenvolvimento de seu projeto e a evolução de sua equipe.

3. Encante os stakeholders

Quem não gosta de ser bem atendido? Stakeholders estão acostumados a tratamento vip, então, não seja diferente. Sempre responda e-mails de forma rápida e objetiva, telefone se for o caso, envie relatórios para acompanhamento, tome a iniciativa. Ofereça alguns mimos, faça agrados, cumprimente pelo aniversário. Mantenha essas pessoas no seu radar. Quem não é visto, não é lembrado. Mostre resultados, comprove que sua atuação faz a diferença no negócio. Os interessados no projeto são pessoas que podem lhe trazer novas oportunidades de trabalho no futuro.

Gostou? Então compartilhe!

Dinheiro ou felicidade: o que é mais importante para trabalhar com tecnologia?

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Dinheiro ou felicidade: o que é mais importante para trabalhar com tecnologia?

O dilema não é nada novo: dinheiro ou felicidade? Para alguns, essa é uma equação que simplesmente não fecha, só sendo possível escolher um em detrimento do outro. Imagina-se, por exemplo, que uma carreira promissora que precisa trabalhar com tecnologia certamente envolverá sacrifícios que comprometerão significativamente sua qualidade de vida. Por outro lado, escolher o caminho da felicidade resultará no enfrentamento de situações de perrengue pelo resto da vida. Você por acaso acredita nisso?

Para desmitificar esses pontos, confira nosso texto de hoje e tire suas próprias conclusões sobre se é possível ou não conciliar os ganhos financeiros com a satisfação pessoal ao trabalhar com tecnologia. Pronto? Então acompanhe:

Faça aquilo que realmente ama

Essa espécie de conselho até parece um clichê barato, não é mesmo? Mas você também não acredita que conseguirá ser feliz fazendo exatamente o contrário, certo? Partindo do pressuposto que você muito provavelmente já adquiriu bagagem suficiente para saber quais são seus talentos e suas afinidades, mesmo que não tenha muito bem definida a atividade que o inspira, você certamente tem alguma simpatia por determinada tarefa. Pois invista nelas!

Especialmente quando o assunto é trabalhar com tecnologia, que é muito variado e engloba desde aplicativos para finanças, jogos e redes sociais, é preciso que você saiba que há um leque praticamente ilimitado de opções. Então o segredo está em conhecer as possibilidades que o mercado oferece e compará-las com sua personalidade, seus objetivos e, claro, suas aptidões.

Defina seu estilo de vida ideal

Você pode até dizer que mesmo tendo escolhido uma atividade ou área com a qual se identifica, ainda não se sinta feliz. Isso realmente faz sentido quando o estilo de vida que se deseja ter é incompatível com a vida se que leva. Assim, se você deseja viajar, conhecer diferentes lugares, idiomas, pessoas e culturas ou se apenas quer se ver livre da rotina pesada de deslocamento diário ao escritório, os trabalhos com tecnologia podem ser exatamente a solução para seus problemas.

Lembre-se de que, nesse segmento, trabalhar remotamente é uma realidade bastante frequente, já existindo inclusive um estilo denominado nômade digital para denominar aquelas pessoas que exercem suas atividades profissionais sem vínculo geográfico, podendo trabalhar de suas casas ou mesmo viajando ao redor do mundo. Que tal?

Estabeleça metas para sua carreira

Finalmente, agora que você já trabalha com aquilo com que mais se identifica e conhece bem o estilo de vida que se encaixa a seus padrões de felicidade, basta determinar até onde você pretende evoluir profissional e financeiramente. A partir desse ponto, trace metas definindo quais são as responsabilidades que você deseja exercer na empresa e qual seria o salário suficiente para manter esse estilo de vida. Com base nesses parâmetros será possível traçar os planos que o levarão a alcançar seus objetivos.

A chave está em não adotar uma postura radical de escolha sumária entre dinheiro ou felicidade. Lembre-se de que quando o coração anda junto com a razão você está optando pelo equilíbrio, fator fundamental tanto na carreira como na vida pessoal.

Mas e aí, acha que é possível conciliar o sucesso profissional com uma vida feliz e abundante ao se trabalhar com tecnologia? Chegou a alguma conclusão sobre o assunto? Deixe aqui seu comentário e participe da discussão!

Como iniciar um projeto com qualidade e eficiência?

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como iniciar um projeto com qualidade e eficiência?

Já parou para pensar sobre como os projetos começam? Já percebeu que alguns deles sequer passam por uma fase de planejamento, simplesmente tomando forma? Outros, por sua vez, até contam com um certo detalhamento prévio, mas no meio do caminho se descobre que nem era exatamente aquilo que o cliente queria. Mas, afinal de contas, como iniciar um projeto com a devida qualidade? Que passos devem ser dados para manter o controle absoluto sobre o que se está prestes a desenvolver?

Pois a primeira constatação a que você deve chegar é que simplesmente não dá para partir direto para a ação! Fato é que esse tipo de comportamento afobado pode, sim, levar o projeto ao fracasso em um piscar de olhos. Portanto, respire fundo, acalme-se e comece devagar, sempre se lembrando de que a fase inicial do projeto é o que determinará o sucesso da sua iniciativa. Então nada de se deixar levar pela ansiedade! Siga os seguintes passos:

Anote tudo o que for relevante no primeiro contato

Imagine se os projetos nascessem de um simples e-mail do cliente pedindo “um software para gestão da minha cadeia de suprimentos”. Mas quais são as reais necessidades do cliente? Qual seria a finalidade prática do software? Quais funcionalidades ele deve ter? As respostas para essas e tantas outras perguntas são absolutamente cruciais para que você já inicie o projeto sabendo exatamente o que deve ser feito.

Então marque uma reunião presencial com o cliente e explore suas necessidades fazendo perguntas e anotando as respostas. Se tiver a chance, elabore um script antes de se reunir com o cliente, elencando as perguntas básicas a que ele deve responder. Mas também não se limite a elas, ok?

Conforme a conversa se desenrolar, faça novas perguntas e procure repetir o que o cliente disse com outras palavras, para ver se você realmente entendeu o que ele quer. O importante é não deixar espaço para mal-entendidos!

Registre e valide os fatos após a reunião

Infelizmente, o mundo está repleto de clientes que dizem uma coisa e depois mudam de ideia, muitas vezes até causando prejuízos e frustrações no meio desse caminho. Por isso, é extremamente importante que você registre tudo o que foi dito na reunião e envie um documento para todos os que estavam presentes validarem.

Nesse momento, aproveite para pontuar as ações que serão realizadas, assim como para apresentar seus respectivos responsáveis, demarcando direitinho o que é de responsabilidade do cliente e o que é de responsabilidade da sua equipe. Deixe claro que o que foi conversado durante a reunião servirá de base para o termo oficial de abertura do projeto e também para a declaração de escopo, pedindo, assim, a validação dessas informações por e-mail.

Defina com cuidado sua equipe de trabalho

Uma vez que você já esclareceu do que se trata o projeto, chegou o momento de se cercar das pessoas certas para colocá-lo em ação. Se não houver recursos disponíveis na empresa, pergunte ao cliente se ele tem indicações de pessoas que possam compor a equipe ou vá para o mercado em busca de profissionais especializados.

Com a equipe montada, apresente os membros uns aos outros e ofereça oportunidades de entrosamento. Também apresente a equipe ao cliente, afinal, ele também precisa saber quem conduzirá a operação toda. Essa é a hora de deixar claras quais são as competências de cada membro da equipe e quais serão as responsabilidades de cada um, de forma a tranquilizar o cliente e mostrar que você selecionou profissionais realmente competentes para o projeto.

Identifique os stakeholders do projeto

Como stakeholders são todas as pessoas que, de uma forma ou de outra, impactam ou são impactadas pelo projeto, esquecer de uma dessas partes pode se mostrar simplesmente fatal para a conclusão da iniciativa. Faça, portanto, um trabalho minucioso de identificação dos stakeholders, de preferência envolvendo também o cliente.

Como iniciar um projeto envolve uma série de ações, pensar que você pode ficar fora do olhar de um stakeholder complicado é enganar a si mesmo. Assim, se perceber que há uma parte interessada que pode causar problemas, invista logo no diálogo aberto, alinhando expectativas, estabelecendo uma relação de confiança, mostrando os benefícios do projeto e lidando com os conflitos da melhor maneira possível.

Assuma a responsabilidade logo de primeira

Se você é o gerente de projetos, não tem saída: qualquer problema, falha ou deslize durante o desenvolvimento dos trabalhos será responsabilidade sua — e de mais ninguém. Assim, falar para o cliente que a culpa foi de um analista, do fornecedor, da chuva ou do sol não fará diferença, pois quem está no comando é você. O que fazer então? Assuma a responsabilidade! Mas busque soluções antes de apresentar o problema, colocando sua equipe para pensar em como contornar a situação e chegando, o mais rapidamente possível, já com um plano de ação para evitar impactos maiores.

O segredo? Não se deixar abater por um problema que não havia sido considerado desde o início. É preciso entender que imprevistos podem sim acontecer, sendo que a diferença entre um bom e um mau gerente de projetos está relacionada a como é seu posicionamento diante das dificuldades.

Lembre-se da análise de viabilidade

A análise de viabilidade é um estudo financeiro feito para saber se determinado projeto pode ser executado, trazendo retorno para o cliente. Quando essa análise é deixada de lado, muitas surpresas desagradáveis podem surgir ao longo do caminho. O gerente pode, por exemplo, descobrir que o projeto é um poço sem fundo de consumo de recursos e que os resultados que ele trará não cobrirão tantas despesas. Cenário nada ideal, não é mesmo?

Sendo assim, por mais que o próprio cliente insista que não é necessário, faça a análise de viabilidade, registrando valores e riscos envolvidos, além de pedir para que o cliente assine o documento, afirmando que está de acordo com o projeto e tudo o que ele envolve.

Agende uma reunião de kickoff

A reunião de kickoff serve para dar o pontapé inicial no projeto, configurando-se como uma ótima oportunidade para unir tanto sua equipe quanto o cliente e outros stakeholders que estejam envolvidos no processo. Nessa ocasião, apresente um resumo de todo o projeto, defina as responsabilidades de cada parte e alinhe expectativas.

Diga o que faz parte e o que não faz parte do projeto, como os trabalhos serão desenvolvidos, qual é o cronograma e quais recursos serão necessários. É preciso dar um panorama geral para os envolvidos e, mais uma vez, pedir a validação das informações a todos os presentes. Lembre-se de que evitar qualquer tipo de conflito de entendimentos é a melhor forma de começar um projeto com tranquilidade.

Prepare o termo de abertura oficial do projeto

O termo de abertura nada mais é que a validação de tudo o que já foi apresentado na reunião de kickoff. A partir dele você poderá desenvolver uma declaração de escopo e os demais tópicos relativos ao planejamento do projeto, com a certeza de que aquilo que foi discutido e combinado é o que realmente deve ser feito. Sem mais preocupações, coloque seu time para trabalhar rumo ao sucesso!

Percebeu como iniciar um projeto com qualidade e eficiência pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso da sua iniciativa? Agora nos conte: de acordo com sua experiência, você acrescentaria mais algum passo a essa lista? Deixe seu comentário e enriqueça nosso post! E aproveite para conferir este outro post que traz 3 dicas valiosas para o início de qualquer projeto!

5 passos para conquistar o engajamento de stakeholders

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 passos para conquistar o engajamento de stakeholders

Stakeholders são pessoas que de alguma forma impactam ou são impactadas pela iniciativa. Elas podem ser internas ou externas à organização, positivas ou negativas em relação ao projeto e ativas ou passivas em suas participações. E como tudo depende do posicionamento adotado ao se dar o primeiro passo para a implantação de um novo trabalho, conseguir o engajamento de stakeholders o mais rapidamente possível é fundamental para garantir o sucesso no desenvolvimento da empreitada.

Pensando em tudo isso, resolvemos trazer hoje para você 5 passos para melhorar o engajamento de stakeholders e transformá-los em grandes aliados. Então não perca mais tempo e confira o que é preciso fazer para se tornar um mestre em engajamento de stakeholders:

CONHEÇA MELHOR SEUS STAKEHOLDERS

Conhecer os stakeholders de um projeto não é apenas listá-los ou mencioná-los no planejamento. Para realmente conhecê-los é preciso saber quem eles são, com que se importam, como se sentem sobre o projeto e qual é o nível de influência de cada um tanto para o bem quanto para o mal da iniciativa. Assim, se você tem um diretor de finanças que não compactua com a ideia de desenvolver uma nova ferramenta de gestão financeira na empresa, pode ter que lidar com uma enorme barreira pela frente a fim de levar seu projeto a cabo. Da mesma forma, se você tem um líder governamental que não aprova o projeto de expansão da sua planta fabril em determinada área, também corre sérios riscos em relação à execução do projeto.

Em contrapartida, se a empresa está construindo uma nova unidade de negócios que vai gerar empregos em uma comunidade carente e você tem o apoio dos líderes comunitários, fica muito mais fácil conseguir concessões junto a vereadores para dar continuidade ao projeto, não concorda? Sendo assim, reúna o maior número de informações sobre seus stakeholders, converse com eles, entenda seus desejos e suas necessidades para então travar um diálogo mais aberto e voltado para soluções e benefícios mútuos.

Incentive o engajamento desde o início

Entenda de uma vez por todas que para obter o engajamento de seus stakeholders você precisa estar engajado com eles. Mas o que isso significa? Depois de conhecê-los e saber quais são seus interesses em relação ao projeto, envolva-os desde a fase de planejamento, seja com reuniões, workshops, encontros ou qualquer outro tipo de recurso. O segredo é comunicar suas reais intenções, ser honesto com cada stakeholder, dizendo quais serão os benefícios do projeto e esclarecendo possíveis impactos negativos.

Peça opiniões para essas pessoas, criando um ambiente propício à troca de ideias, e esteja aberto ao feedback, por mais que seja negativo. Lembre-se de que é possível engajar pessoas contrárias ao projeto também, bastando para isso que você as eduque para que entendam o porquê do projeto, que necessidades ele visa sanar, que tipo de benefícios e vantagens vai trazer e como cada stakeholder será impactado por ele. Desenvolva uma comunicação clara e assertiva com seus stakeholders e os mantenha devidamente informados sobre todos os passos dados rumo à sua execução. Se algo der errado, assuma o erro, desculpe-se e envolva mais uma vez seus stakeholders para encontrar a melhor solução.

Escute o que seus stakeholders têm a dizer

Outro passo importante para engajar stakeholders é saber ouvi-los atentamente. Mas atenção: não basta ouvir e não agir sobre o que está sendo dito, ok? É preciso interpretar inclusive a linguagem corporal, dar feedbacks o tempo todo para saber se está realmente compreendendo a fala do stakeholder e aproveitar seus bons conselhos para implementar no projeto.

Como ninguém nasce sabendo tudo, ouvir o que seus stakeholders têm a dizer pode se transformar em uma grande oportunidade de aprendizado, não apenas para o projeto atualmente em andamento, como para todos os demais. Aproveite o know-how de profissionais mais experientes, o impulso empreendedor dos mais jovens, o olhar crítico dos mais comedidos e avalie constantemente suas melhores práticas de projetos. Incorpore o que for pertinente ao projeto e justifique o motivo de deixar outras sugestões de fora. A honestidade é fundamental para que você conquiste a confiança das pessoas e as tenha próximas a si, como aliadas.

Mantenha uma boa comunicação

A comunicação é um caminho certeiro para o engajamento dos stakeholders. Por meio dela você se faz presente todos os dias junto aos públicos prioritários do projeto e os mantêm a par de tudo o que está acontecendo, gerando assim um clima de segurança e credibilidade.

Estabeleça um diálogo de mão dupla, de forma que todos possam trocar suas impressões sem medo. Defina também canais de comunicação de fácil acesso — como e-mail, SMS, intranet ou chats corporativos —, estimulando a participação de todos.

Compartilhe todo o conhecimento que você desenvolver ao longo do projeto, reporte novidades nos status e convide os stakeholders para opinarem sobre o andamento das atividades. Crie momentos para encontros presenciais e meça a satisfação desses públicos em relação à comunicação. Se um canal não estiver sendo utilizado, entenda o porquê e reavalie sua necessidade, sempre perguntando aos stakeholders como eles preferem se comunicar a fim de traçar um planejamento de comunicação para alinhar expectativas e criar senso de pertencimento entre os envolvidos.

Saiba cobrar o cumprimento de regras

Já que não é possível entrar em um jogo sem conhecer suas regras, deixe claro para todos os stakeholders como as coisas funcionam. Se o projeto está atrelado a leis governamentais, explique-as. Se as normas são da empresa, deixe claro. Se as exigências são mercadológicas, esclareça! Com todos sabendo exatamente como devem agir e por que agir assim, fica muito mais fácil cobrar responsabilidades, exigir determinadas posturas e estabelecer limites e controles sem criar verdadeiros embates entre os stakeholders.

Nesse contexto, também deixa de pesar sobre o gerente de projetos todos os percalços que podem ocorrer durante o projeto, indo desde o atraso de uma licença ambiental até a aquisição de uma tecnologia indispensável para a continuidade das atividades.

Engajar pessoas a projetos é uma atividade contínua, que deve ser conduzida com muito cuidado e carinho para que se atinja o sucesso desejado. Por isso, valorize seus stakeholders, conheça-os bem, desenvolva um bom relacionamento com eles e, acima de tudo, foque em manter uma comunicação clara, transparente e assertiva.
Agora nos conte: como você costuma agir para engajar seus stakeholders? Tem algum segredo que queira compartilhar conosco? Deixe seu comentário e nos ajude a reunir as melhores práticas para o engajamento de stakeholders!

Você sabe o que é PDCA?

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Você sabe o que é PDCA?

Em uma empresa, é preciso saber o que é PDCA para garantir uma maior qualidade, tanto em relação a produtos como no que diz respeito a processos e atendimento, é fundamental para elevar a competitividade perante o mercado — especialmente diante do fato de que a competição mercadológica está cada vez mais acirrada.

Para tanto, é possível lançar mão de diversas ferramentas e metodologias e, dentre elas, destaca-se o famoso Ciclo PDCA. Mas você por acaso sabe o que é PDCA e como utilizá-lo para promover uma melhoria contínua nas atividades da sua empresa? No artigo de hoje, realizamos um apanhado completo sobre o tema e buscamos solucionar todas as suas dúvidas. Preparado? Então continue a leitura!

O que é PDCA?

Usado com bastante frequência em sistemas de gestão da qualidade, o PDCA — Plan, Do, Check, Act e também denominado Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming — é um processo de melhoria contínua mundialmente reconhecido e utilizado. Ele tem como base quatro fases, rodadas sempre em sequência: planejamento, execução, análise e ação.

O foco principal do PDCA é a agilização dos processos de gestão, tornando-os mais claros, objetivos e eficazes. Quando a última fase termina, reinicia-se o ciclo para identificar novas oportunidades de melhoria e, assim, manter a empresa constantemente em busca de inovação, profissionalismo, agilidade e competitividade.

Para que ele serve?

A aplicabilidade do PDCA é vasta, mas como nosso foco aqui é o gerenciamento de projetos, focaremos em como ele pode ajudar a melhorar sua gestão. Imagine que você está desenvolvendo um software de CRM para sua empresa. Nesse caso, o software é um produto e o processo de desenvolvimento desse software envolve várias atividades, pessoas e recursos.

Se há um atraso no cronograma de desenvolvimento do software, por exemplo, você tem um problema que deve ser sanado, caso contrário, sentirá os impactos, tanto no prazo quanto no custo final do projeto. Sendo assim, você pode aplicar o Ciclo PDCA para identificar a raiz do problema e agir proativamente, a fim de tornar o trabalho de todos mais ágil, mantendo níveis elevados de qualidade.

Quais são suas fases?

Como falamos no início, o PDCA é composto por quatro fases encadeadas que formam um ciclo contínuo, uma vez que sempre é possível melhorar qualquer processo. Conhecendo como cada fase se dá, consequentemente se tem a capacidade de identificar tanto riscos como novas oportunidades para o projeto.

A partir do PDCA, o gestor torna-se, então, capaz de implementar ações para correções de falhas que são detectadas nos produtos ou em alguma das fases do processo. Confira detalhadamente cada uma dessas etapas:

Planejamento

O objetivo do planejamento é despertar uma maior consciência sobre o momento atual em que o projeto e a equipe se encontram, identificando um ou mais problemas que possam comprometer a eficácia dos trabalhos. Na sequência, deve-se também listar possíveis soluções, elencando as mais factíveis para que possam ser aplicadas na fase seguinte.

Para facilitar o entendimento e a condução dessa fase de planejamento, elaboramos aqui um passo a passo:

Reúna uma equipe qualificada para avaliar as oportunidades de melhoria;
Mapeie os processos de modo a identificar potenciais problemas ou oportunidades — para tanto, você pode usar ferramentas como o Drill Down, o 5W2H ou o Diagrama de Ishikawa;
Reúna dados para entender o problema mais a fundo e identifique todas as possíveis causas desse problema;
Foque na raiz do problema, ou seja, no que realmente o desencadeia;
Identifique soluções usando mapas mentais, brainstorming, workshops e outras ferramentas para listar o maior número de alternativas possível;
Defina a melhor solução para o momento;
Crie um plano de ação para promover a melhoria em questão;
Defina indicadores de performance para saber se as ações realmente estão surtindo os efeitos desejados.

Execução

Depois de tudo planejado, chegou o momento de colocar o plano de ação para rodar. Então implemente a solução mantendo uma comunicação clara e assertiva com todos os envolvidos para que haja um maior comprometimento no que se refere ao sucesso da metodologia.

Contar com um cronograma de implantação ajuda a manter todos focados no que deve ser feito, a fim de se obter os resultados desejados no tempo certo. Por isso, é essencial estar sempre atento à relação entre previsto versus realizado, verificando se o planejamento está mesmo sendo executado com qualidade e o devido alinhamento de expectativas.

Análise

Apesar de ser apresentada como a terceira fase do ciclo, a análise acontece concomitantemente ao processo de execução, servindo de base para que se avalie se os resultados almejados estão mesmo sendo obtidos.

Os indicadores de performance devem ser monitorados dia a dia e, em caso de algum desvio, não deixe para depois! Aja imediatamente para corrigir os rumos do processo de melhoria e documente os aprendizados que a equipe teve durante essa fase, compartilhando o andamento dos trabalhos com os stakeholders impactados pela mudança.

Ação

O PDCA é ilustrado como um ciclo porque a melhoria contínua é um processo ininterrupto. Assim, por mais que esteja caminhando tudo bem, é possível tornar os processos mais ágeis e eficazes, aumentando a produtividade da equipe e extraindo melhores resultados das atividades desenvolvidas ao longo do projeto.

Por essa razão, a fase de ação tem como principal objetivo identificar ações corretivas, novas oportunidades de melhoria ou até mesmo novos problemas que tenham surgido ao longo da primeira avaliação. Vale lembrar que para não dispersar os esforços da equipe, mesmo que novos problemas sejam identificados ao longo do PDCA, conclua um ciclo para então iniciar outro, tratando um problema de cada vez.

Um ponto importante a ser ressaltado é que o PDCA é, de fato, um ciclo e, portanto, ele necessita permanecer em constante execução — não há um momento específico ou obrigatório para encerramento do processo de melhoria. Afinal, uma empresa de sucesso está sempre focada no seu auto aprimoramento, certo?

O ideal é que, após concluídas as ações corretivas pertinentes ao primeiro ciclo, o processo do PDCA seja reiniciado para correção e melhoria de procedimentos específicos. É exatamente esse caráter cíclico que o torna tão eficiente.

E suas vantagens?

Agora que você já sabe o que é PDCA, para que ele serve e como aplicá-lo, vamos destacar algumas das vantagens de se investir nessa metodologia de melhoria contínua em seus projetos. Então vamos lá?

Eficiência nos processos

Ao mapear seus processos e identificar gaps que comprometem a agilidade, a produtividade e o uso de recursos, você pode promover melhorias de forma a, então, tornar os trabalhos mais eficientes. Como consequência, se tem processos mais rentáveis para a empresa.

Além disso, após o primeiro mapeamento completo, os seguintes se tornarão progressivamente mais fáceis de serem executados, uma vez que os funcionários estarão mais familiarizados com as etapas do processo.

Redução de custos

Processos mal elaborados ou ineficientes oneram a empresa e comprometem a produtividade dos funcionários. Usando o PDCA como ferramenta de melhoria contínua, você reduz essas falhas e eleva a produtividade, reduzindo custos e aumentando a lucratividade da empresa.

Otimização do tempo

Processos mais ágeis tornam o negócio mais competitivo, haja vista que permitem uma maior produtividade em um espaço de tempo reduzido. Quando você usa o PDCA para avaliar continuamente seus processos, é possível identificar onde cada minutinho de tempo é desperdiçado para, com esses dados, desenvolver melhores soluções para otimizar a jornada.

Comprometimento das equipes

O PDCA basicamente envolve todas as pessoas impactadas pelas mudanças, criando um senso mais apurado de responsabilidade sobre processos e resultados. Nesse sentido, é possível verificar um maior comprometimento por parte das equipes, que passam a se sentir mais valorizadas e participantes do processo de transformação.

Quais devem ser seus cuidados em relação ao PDCA.

Alguns erros comuns relacionados à implementação do ciclo PDCA podem comprometer sua eficácia. Dessa forma, é essencial que o gestor se certifique de garantir alguns cuidados na aplicação da ferramenta, além de, preferencialmente, aliá-la a outras estratégias de gestão, como é o caso na análise SWOT. Veja quais são os principais erros no ciclo PDCA, para que os devidos cuidados sejam tomados:

Pular ou negligenciar qualquer uma das fases do ciclo PDCA;

Implementar sem um planejamento prévio bastante detalhado e preciso;

Definir apenas metas e deixar de estabelecer os objetivos necessários para o cumprimento de cada uma;

Não checar os resultados e métricas de cada etapa;

Detectar alguma deficiência ou falha operacional e não a corrigir efetivamente;

Delegar tarefas importantes para profissionais despreparados ou sem qualquer tipo de familiaridade com as ações do ciclo;

Não estudar bem cada fase do ciclo antes de colocá-las em ação;

Não observar desvios em relação aos objetivos iniciais;

Parar para analisar o ciclo completo antes de pular para a próxima etapa.

Outro aspecto de suma relevância com relação ao ciclo PDCA é que ele pode ser de extrema valia para se fazer estimativa de custos de determinado produto ou projeto. A estimativa poderá ser realizada por meio de ferramentas de qualidade, como é o caso do histograma, gráfico de pareto, comparações e definições de lacunas na estratégia e análises históricas.

E então, pronto para extrair ainda mais valor dos processos desencadeados pela gestão de projetos em sua empresa? Agora nos conte: depois de saber o que é PDCA e como aplicá-lo, o que mais chamou sua atenção nessa metodologia? Você já conhecia todas as potencialidades do PDCA ou está descobrindo novas vantagens agora? Deixe seu comentário e compartilhe suas impressões!