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Precisamos conversar sobre o futuro do gerenciamento de projetos

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Projetos. 1 comentário em Precisamos conversar sobre o futuro do gerenciamento de projetos

Fazer um gerenciamento de projetos bem feito demanda tempo e dedicação por parte do gerente de projetos. Entretanto, hoje já existem soluções gratuitas e online para tornar a vida dos GPs mais fácil e dinâmica. Algumas ferramentas são mais genéricas, outras especificas para quem trabalha com gestão de projetos ou lidera um PMO (Escritório de projetos), mas todas podem ajudar os gerentes de projetos a ganhar tempo, eficiência no controle de seus projetos e na evolução da maturidade da organização. Pois então, aqui vão 8 ferramentas que usamos e indicamos para todo gerenciamento de projetos:

1- PMSURVEY.ORG: O PM Survey (entenda melhor neste vídeo) é uma pesquisa anual realizada pelo PMI – Project Management Institute. Ela reúne organizações de diferentes partes do mundo que respondem a questões relacionadas ao gerenciamento de projetos em seu ambiente de trabalho, possibilitando identificar o seu benchmarking e utilizá-lo na sua estratégia de evolução. Benchmarking é um método sistemático de procura por melhores processos, ideias inovadoras e procedimentos de operação mais eficazes que conduzam a um desempenho superior. PM Survey é gratuito é irá te ajudar a identificar as principais práticas adotas, assim como, comparar sua organização com outras empresas do seu setor.

2- Dropbox: Dropbox é um serviço para armazenamento e compartilhamento de arquivos. É baseado no conceito de “computação em nuvem” (“cloud computing”). Nele, é possível criar uma pasta virtual no seu computador que ficará armazenada na nuvem.

A beleza disso é que você pode trabalhar com ela como se fosse uma pasta normal sabendo que todos seus arquivos estão protegidos na nuvem caso algo aconteça com seu computador. Fora isso, você pode também compartilhar documentos, templates e arquivos do seu projeto com membros da equipe, patrocinadores, clientes e etc. Como a sincronização e automatização acabamos com aquela história de com quem está a última versão do plano de projetos (para quem ainda não trabalha com um software colaborativo de projetos).

3- Xmind: XMind é uma ferramenta de código aberto para a elaboração de mapas mentais, uma espécie de diagrama usado para representar e relacionar aspectos distintos de uma ideia ou projeto a ser executado. Dessa forma, fica mais fácil visualizar o “problema” ou memorizar algum conteúdo. É claro que com caneta e papel você também pode construir um mapa mental, mas com a ajuda de um XMind fica muito mais simples editar os diferentes elementos que o formam. Além disso, o XMind facilitará também o compartilhamento do mapa com outras pessoas, possibilitando até mesmo a exportação do trabalho para formatos populares, como PDF, Word e PowerPoint.

4- Prezi – O Power Point está constantemente presente nas reuniões de projetos, do kickoff, passando pelas reuniões de status report até a tão esperada reunião de encerramento do projeto. Mas, com a evolução da maneira de navegar na Internet, já estava na hora de trazer mais dinamismo para as palestras. Prezi é uma ferramenta online gratuita totalmente diferente dos programas para a criação de apresentações em slide, a começar pelo simples fato de que o aplicativo não se limita ao espaço retangular dos slides.

5- PM Canvas (IOS ou Android)- A época em que se criava solitariamente planos de projetos com múltiplas páginas para depois enviá-lo aos demais stakeholders passou. Com ele, o usuário poderá organizar seu Canvas como se fosse um WhatsApp, de modo participativo. Os usuários poderão compartilhar seus argumentos e juntos escolher quais entram ou não no Canvas. Disponível para os sistemas operacionais IOS e Andorid, o app pode ser baixado gratuitamente na APPSTORE ou na Google Play.

6- PMO MATURITY CUBE: O PMO MATURITY CUBE® é um modelo inédito, especialmente desenvolvido para avaliar a maturidade de PMOs. O PMO MATURITY CUBE® é a principal referência mundial hoje no tema maturidade para PMOs .

7- Calculadora de ROI: Diante de todos os desafios que esse ano promete precisamos, mais do que nunca, defender muito bem todo dinheiro investido. Pensando nisso, a Project Builder criou uma ferramenta gratuita que te ajuda a calcular quanto sua empresa pode economizar ao implantar uma gestão de projetos profissional. Com essa ferramenta você consegue saber quantas horas é possível salvar da equipe e do gestor de projetos automatizando a gestão de projetos e quanto dos custos dos projetos podem ser reduzidos com uma gestão de projetos profissional, por exemplo.

8- PMO MIX MANAGER: O PMO MIX MANAGER® é um modelo inovador, que tem como objetivo identificar quais funções seriam recomendadas para um PMO, com base nos benefícios esperados por seus clientes e na experiência de líderes de PMOs com um alto nível de maturidade.

E aí, o que achou da nossa lista? Você conhece mais alguma ferramenta que pode ser útil para gestão de projeto? Compartilhe com a gente nos comentários!

TI segue forte no Brasil, apesar da alta do dólar

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em TI segue forte no Brasil, apesar da alta do dólar

O Brasil vive um momento absolutamente sem precedentes em relação aos contextos econômico e político, com arrochos salariais e aumento de impostos que impactam diretamente o PMO das empresas. Contudo, mesmo diante de uma crise sem data prevista para acabar, a melhor saída para dar continuidade aos negócios é identificar oportunidades no mercado. E é nesse sentido que o investimento em tecnologias que otimizem recursos e esforços a fim de manter a competitividade dos negócios entra em cena.

O panorama da TI no Brasil

O mercado de TI demonstra força ao continuar a se desenvolver aceleradamente, apresentando a incrível previsão de terminar 2015 com 7,3% de crescimento e um investimento superior aos 60 bilhões de dólares investidos em 2014! Esses dados vêm de uma pesquisa realizada pela IDC e divulgada durante um seminário sobre o governo e o setor de TI, que teve o apoio da Associação Brasileira de Empresas de Software (ABES).

Vale ressaltar que, segundo coletânea de dados feita pelo site Convergência Digital, o Brasil é responsável por 46% de todos os investimentos em TI na América Latina e ocupa a sétima posição entre os países que mais investem nesse mercado. Das empresas que atuam diretamente com softwares, sistemas e serviços em TI, 94,64% são micro e pequenos negócios, os quais têm maiores dificuldades em se manter ilesos durante uma crise financeira.

O crescimento empresarial

Definitivamente não é à toa que o mercado de Tecnologia da Informação está tão aquecido por aqui, uma vez que, em tempos de crise, é preciso encontrar novas formas de inovar, fazer mais com menos e ainda estabelecer padrões de qualidade que atendam às exigências dos clientes.

Nesse sentido, as empresas têm investido em tecnologia para otimizar processos, reduzir custos e aumentar a produtividade para se manterem competitivas, pautando-se em sistemas e softwares que automatizam controles e permitem uma gestão de projetos mais eficaz, com o uso consciente dos recursos disponíveis e um controle centralizado na figura do PMO.

Além do mais, o investimento em TI não só contribui para acelerar o crescimento da empresa como também promove uma verdadeira transformação cultural na organização, levando todos a trabalharem por resultados quantificáveis, que contribuam efetivamente para os resultados financeiros do negócio.

A evolução do mercado de trabalho

Como era de se esperar, o crescimento de um setor tão importante quanto o de Tecnologia da Informação tem demandado mão de obra especializada. E mesmo assim as contratações não param! Segundo matéria do jornal Bom Dia Brasil, somente no primeiro semestre de 2015 foram abertos 41 mil postos de trabalho relacionados ao mercado de TI, um aumento de 44% em comparação ao mesmo período de 2014.

Esse cenário demonstra que as oportunidades para profissionais autônomos e liberais, bem como para pequenos empreendedores na prestação de serviços, estão cada dia mais atrativas — e os salários acompanham essa evolução. Assim, para quem quiser aproveitar o momento, basta investir nas ferramentas certas para promover um bom atendimento aos clientes e passar pela crise sem tantas barreiras.

Lembrando que, para fugir dos altos custos em TI para seu PMO, o melhor é buscar soluções nacionais, cujos contratos sejam fechados em reais, não em dólar. Com essa medida simples você consegue investir em tecnologia e colocar sua empresa para crescer sem se preocupar com as flutuações do mercado, consequentemente melhorando seu planejamento estratégico.

Quer saber mais sobre como alavancar os negócios apesar da crise? Continue acompanhando nosso blog e tenha acesso a conteúdos completos e sempre muito atuais! Que tal já aproveitar para aprender a gerenciar melhor sua equipe de TI?

Detalhamento: o segredo para um planejamento bem-sucedido

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Detalhamento: o segredo para um planejamento bem-sucedido

Um planejamento bem-sucedido é essencial para o PMO, assim como o controle sobre basicamente tudo o que estiver relacionado aos projetos da empresa. Mas existe um limite entre o microgerenciamento de atividades e a gestão focada em objetivos e metas, assim como também há um enorme vão entre delegar e deixar tudo correr solto, como se não houvesse uma gestão centralizada. Esse limite é imposto pelo nível de detalhamento do seu planejamento, que não pode ser minimalista, com apenas uma lista das funcionalidades a serem desenvolvidas, tampouco exagerado em controles, burocracias e reuniões, a fim de não barrar a agilidade da equipe no desenvolvimento da solução.

O que fazer então para garantir um planejamento bem-sucedido? Como exatamente encontrar esse equilíbrio? Confira os próximos tópicos e descubra agora mesmo as respostas para essas questões:

Interdependência entre atividades

A ordem na qual as subpartes de uma atividade são executadas permite que você estruture os fluxos de trabalho de maneira mais detalhada, garantindo o entendimento da equipe sobre o que é preciso fazer, mas sem entrar em pormenores desnecessários. Assim, se você está desenvolvendo um software de automação de marketing em que a atividade principal é a funcionalidade criar e-mail marketing, pode subdividi-la em outros itens, como layout, edição de texto e inserção de imagens, por exemplo. Dessa forma, qualquer pessoa que esteja envolvida com o projeto entenderá o que é preciso fazer sem que você tenha que entrar em detalhes mínimos.

Disponibilidade dos colaboradores

Se você está trabalhando em diferentes projetos e com uma equipe mais compacta, que ainda tem outros afazeres dentro da empresa, a melhor forma de detalhar o tempo disponível de cada colaborador é criar uma agenda. Nesse calendário, permita que cada um bloqueie determinados horários para se dedicar aos projetos em andamento. Com um dashboard de controle, você vê com facilidade quem está disponível, quando e por quanto tempo, podendo planejar com maior eficácia as próximas fases dos projetos e aproveitar ao máximo os recursos disponíveis.

Delegação responsável de tarefas

Por mais que delegar atividades seja mais que comum em qualquer projeto, é preciso tomar um certo cuidado para delegá-las sempre com responsabilidade. E para isso é preciso conhecer bem os membros do time, saber quais são suas competências, como lidam com pressão, prazos, metas e resultados. Lembre-se de que apenas repassar uma atividade não implica em uma execução de qualidade, cumprindo os requisitos necessários para o bom andamento dos trabalhos. Assim, tenha a certeza de que cada pessoa entende bem seu papel, conhece suas responsabilidades, sabe executar a tarefa e tem jogo de cintura para pedir ajuda se for preciso, sem que você tenha que cobrar o tempo todo.

Para fechar uma espécie de contrato social com todos, liste no cronograma de atividades quem é responsável por que parte, deixando claro também quais atividades são interdependentes, de forma que assim todos saibam que uns dependem dos outros para desenvolver seu trabalho com excelência.

Infraestrutura necessária aos projetos

Obviamente o PMO é de suma importância para a empresa, mas precisa compartilhar diversos recursos com outras unidades do negócio, incluindo aí salas de reuniões, projetores multimídia, materiais de escritório, entre outros. Sendo assim, para garantir que você terá todos os recursos físicos disponíveis para a execução de cada projeto, quando eles forem necessários, não deixe de reservá-los com a devida antecedência.

Para os recursos que precisarem ser adquiridos, insira os valores correspondentes no orçamento do projeto, assim como quando será preciso liberar a verba para comprá-los e quem será o responsável por garantir que tudo se mantenha dentro do esperado. Desde a locação de um equipamento até a compra de um software, tudo deve estar especificado no planejamento para que não haja surpresas no caminho — como a falta de recursos financeiros para dar continuidade ao trabalho, por exemplo.

Riscos inerentes a cada trabalho

Outra questão que deve ser detalhada ao máximo são os riscos inerentes a cada projeto. Sabendo de antemão o que pode acontecer de errado fica muito mais fácil se precaver, pensar em alternativas e mitigar os riscos sem maiores impactos para o PMO ou para a estratégia geral da empresa. Riscos ligados a prazos extrapolados, falta de recursos humanos, físicos ou financeiros, documentos essenciais que não são providenciados a tempo, questões climáticas, econômicas ou sociais: tudo isso deve ser relacionado de forma a cercar cada projeto com o máximo de cuidado, visando sempre garantir sua execução dentro do previsto.

Definição de metas diárias

Prazos muito longos podem deixar a equipe à vontade demais, sem o compromisso de fazer entregas constantes. Para evitar que os esforços sejam desperdiçados, defina metas diárias para cada envolvido. Em um primeiro momento, os colaboradores podem até pensar que isso é microgerenciamento, mas se você adotar uma metodologia ágil — como o Scrum, por exemplo —, todos perceberão a importância de ter um trabalho segmentado e contínuo.

Além disso, assim fica mais fácil identificar pequenos problemas que podem surgir ao longo do desenvolvimento do projeto, o que ajuda a controlar com mais qualidade o andamento das atividades e, consequentemente, garantir a entrega de um produto final que não só atinja como supere as expectativas do cliente.

Pontos de parada na execução do projeto

Por mais que você tenha tudo planejado, imprevistos acontecem. Alguém pode ficar doente, uma atividade pode atrasar ou um equipamento indispensável pode demorar mais do que o esperado para chegar, por exemplo. Para evitar que isso afete significativamente os trabalhos, defina pontos de parada ao longo do projeto — dias em que não há atividade alguma planejada. Dessa forma, além de ter uma folga para todos respirarem, é possível colocar a casa em ordem, avaliar o desempenho do PMO até o momento ou ainda usar o tempo disponível para executar atividades prejudicadas por atrasos ou quaisquer outros acontecimentos.

Ter prazos apertados para a entrega de seus projetos pode, a princípio, pode parecer um método eficiente de mostrar retorno para a empresa, mas como projetos são desenvolvidos em ambientes de extrema inconstância, o mais recomendado é prevenir do que ter que correr atrás do prejuízo depois.

Com essas dicas você terá um planejamento bem-sucedido no seu PMO, sem precisar se demorar em planos, documentos, planilhas, reuniões e processos sem sentido, que só ocupam o tempo e nada trazem de resultado efetivo! Pronto para revolucionar seu negócio?

Agora nos conte o que achou deste post! Gostaria de acrescentar algum item à nossa lista? Deixe seu comentário! E não se esqueça de assinar nossa newsletter para se manter a par de tudo o que permeia o gerenciamento de projetos e um PMO de qualidade

Por que integrar o planejamento estratégico à gestão de portfólio

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Por que integrar o planejamento estratégico à gestão de portfólio

Quando há a devida integração entre planejamento estratégico e gestão de portfólio, logo se percebe uma redução considerável no número de projetos desenvolvidos pela empresa. Contudo, para compensar essa diminuição de volume, os resultados obtidos acabam se mostrando bastante superiores. Essa transformação se deve principalmente à mudança de perspectiva da organização, que deixa de dispensar energia naquilo que só toma tempo e recursos, trazendo poucos resultados, passando a trabalhar focada em objetivos e projetos realmente estratégicos.

No post de hoje você vai entender por que integrar o planejamento estratégico à gestão de portfólio é tão importante para sua empresa e que tipo de resultados essa integração pode trazer para seu negócio. Pronto?

Breve revisão de conceitos

Antes de irmos aos motivos para a integração, é preciso definirmos com uma maior precisão o que são exatamente o planejamento estratégico e a gestão de portfólio de projetos. Então vamos por partes.

Por planejamento estratégico se deve entender a definição da missão da empresa, de seus objetivos de negócio e das estratégias que a permitem atingir crescimento no curto, médio e longo prazos. A gestão de portfólio, por sua vez, nada mais é que a coleção de projetos que tem como função fazer cumprir os objetivos definidos no planejamento estratégico da empresa.

Trocando em miúdos, é seguro dizermos que o portfólio de projetos é o veículo que permite que a organização coloque seu planejamento estratégico em funcionamento e efetivamente atinja os objetivos previamente traçados.

Aliança entre planejamento e gestão

Para promover a integração entre o planejamento estratégico e a gestão de portfólio, deve-se primeiramente considerar o portfólio de projetos como um reflexo das metas da empresa para a conquista de seus objetivos.

Assim, se o negócio tem como objetivo estratégico ampliar a produção em 20%, uma possibilidade seria investir em um projeto de expansão da planta fabril para chegar a esse resultado, bem como um outro projeto para a otimização do processo de produção. Esses dois projetos, somados a quaisquer outros que visem o alcance do mesmo objetivo, formam o portfólio de projetos, que, quando bem alinhado ao planejamento, dá o suporte necessário para que a empresa cresça de maneira ordenada e sustentável.

Motivos para a integração

Você já relembrou o que são planejamento estratégico e gestão de portfólio e já sabe também como promover a integração entre essas duas atividades, certo? Então agora finalmente chegou a hora de saber por que você não pode deixar de manter esse alinhamento. Veja só:
Redução quantitativa de projetos

À medida que você promove o alinhamento entre planejamento estratégico e gestão do portfólio de projetos, verifica uma considerável redução no número de trabalhos desenvolvidos pela empresa, o que se deve à maior assertividade na escolha de projetos que realmente façam sentido para o crescimento do negócio.

Constantes priorização e avaliação

Com a gestão de portfólio de projetos você concentra todas as iniciativas sob a mesma supervisão, o que permite avaliar constantemente o impacto de cada trabalho na estratégia empresarial. Um projeto que era importante no início do ano pode não ser mais dali a seis meses, por exemplo, seja pela mudança do ambiente econômico, pela entrada de um projeto mais relevante ou ainda por alguma alteração de estratégia da empresa.

Melhor alocação de recursos

Contar com recursos de qualidade para o desenvolvimento de todos os projetos prioritários da empresa nem sempre é possível, mas com a gestão de portfólio você pode prever com uma boa antecedência quando terá recursos disponíveis a fim de manter todos trabalhando integralmente em prol dos objetivos organizacionais, sem perda de tempo. Isso gera uma maior agilidade no desenvolvimento de projetos, produtividade acelerada e resultados mais próximos do que com o gerenciamento individual de cada projeto.

Redução de possíveis riscos

Quando há um alinhamento entre planejamento estratégico e portfólio de projetos, a identificação de riscos inerentes ao negócio é facilitada, uma vez que já na análise de viabilidade econômico-financeira de cada trabalho é possível detectar até que nível de risco a empresa está apta a aceitar para o desenvolvimento do projeto.
Nesse processo, é possível então incluir ou excluir projetos do portfólio sem comprometer esforços ou recursos orçamentais.

Otimização do orçamento

Outro ponto que pode ser solucionado com a integração entre planejamento estratégico e gestão de portfólio de projetos é a otimização do orçamento. Como se passa a ter uma visão muito mais global dos objetivos da empresa e de como cada projeto contribuirá para o atingimento dessas metas, é possível mensurar com maior segurança o custo total de cada iniciativa.

Retorno sobre o investimento

A gestão de portfólio, quando integrada ao planejamento estratégico da empresa, também tem o poder de maximizar o retorno sobre o investimento, uma vez que prioriza aqueles projetos de maior rentabilidade para o negócio e coordena as iniciativas para que cada novo trabalho agregue mais valor para a empresa, somando inovações e aumentando o potencial de geração de oportunidades ao longo do tempo.

Direcionamento da empresa

Quando integrados, gestão de portfólio e planejamento estratégico reduzem os esforços da empresa no desenvolvimento de novas oportunidades de negócio e consequentemente maximizam os resultados. Dessa forma, o negócio caminha totalmente na mesma direção, concentrando investimentos, recursos e esforços para o alcance dos mesmos objetivos.

Em contrapartida, quando divergentes, com o planejamento estratégico apontando para um lado e a gestão de portfólio para outro, entra em cena a competição por recursos, investimentos e atenção da alta direção, levando a empresa a desperdiçar muita energia para nem sequer sair do lugar.

Percebeu como é importante manter a gestão de portfólio integrada ao planejamento estratégico da empresa? Pois para não perder tempo com essa integração, conte com uma ferramenta de gestão de projetos que contemple a gestão de portfólio, permitindo que você acompanhe os resultados de cada iniciativa com bastante cuidado — afinal, o planejamento estratégico da empresa não é estático, assim como o portfólio de projetos.

A verdade é que mudanças acontecem a todo momento e você precisa estar preparado para adequar o rumo da empresa. Por isso, investir em um PMO estratégico, totalmente alinhado aos objetivos do negócio, é sempre uma boa ideia!

E para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de gerenciamento de projetos assine nossa newsletter!

[MATERIAL GRATUITO] Checklist do Projeto

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em [MATERIAL GRATUITO] Checklist do Projeto

Não é preciso uma pesquisa aprofundada para saber que boa parte dos projetos falham. Se você é gerente de projetos ou faz parte de uma equipe de projetos, certamente sabe do que eu estou falando. Porém, para comprovar a afirmativa acima, a pesquisa The CHAOS Manifesto 2013: Think Big, Act Smallrealizada pelo Standish Group, revela que 18% dos projetos falham. Por isso o Checklist do Projeto é tão importante.

Mas como minimizar as chances de fracasso de um projeto? Uma vez identificado o fracasso, você pode analisar os motivos para não cometer mais os mesmos erros. Contudo, mais do que olhar para trás, é preciso criar condições para que seus projetos sejam bem sucedidos. Uma forma de fazer isso é se certificar que as boas práticas estão sendo cumpridas em cada etapa, ou seja, um checklist do projeto.

Para te ajudar nessa tarefa criamos um checklist para verificar todas as etapas, do planejamento à execução.

Baixe o Checklist do Projeto e garanta a efetividade dos seus projetos.

5 passos para dobrar a produtividade da minha equipe de desenvolvimento

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 passos para dobrar a produtividade da minha equipe de desenvolvimento

Realizar mais em menos tempo e garantir que o trabalho seja feito com a maior agilidade possível sem perder nada no quesito qualidade: que gerente de projetos em sã consciência não sonha com isso? Pois é possível, sim, elevar a produtividade da sua equipe e manter o mesmo padrão de excelência nos resultados, bastando para isso que você tome alguns cuidados no momento de colocar o projeto para funcionar. Que tal conhecer esses cuidados agora mesmo? Então aproveite já nosso guia com os 5 passos fundamentais para dobrar a produtividade da sua equipe de desenvolvimento:

1º PASSO: CONHEÇA BEM SUA EQUIPE

Por mais que o currículo de cada profissional diga muita coisa, é no momento de realmente fazer acontecer que percebemos quais são as competências de cada pessoa, as habilidades e atitudes que as fazem especiais em determinada atividade.

É o famoso CHA, de Conhecimento, Habilidade e Atitude, que torna cada profissional único. E conhecer esse triângulo comportamental de cada colaborador ajuda a distribuir as tarefas de modo estratégico, colocando a pessoa certa na atividade certa, garantindo assim uma maior produtividade.

O conhecimento pode ser adquirido por meio de treinamentos, capacitações, graduações, pós-graduações, MBAs e diversas outras formas de educação continuada. Já a habilidade consiste em saber colocar o conhecimento em prática, não ficando limitado apenas à teoria, afinal, o conhecimento tácito só é válido quando pode ser efetivamente explicitado em ações. Por fim, a atitude diz respeito à vontade de fazer, usando o conhecimento em parceria com a habilidade para transformar o ambiente e fazer de cada atividade e cada projeto um verdadeiro sucesso.

Se você conhece bem sua equipe, automaticamente consegue identificar o nível de desenvolvimento de cada uma dessas vertentes, proporcionando os meios para que o time se desenvolva até que se torne altamente competente. Um membro da equipe que acaba de se formar, por exemplo, tem o conhecimento da academia, pode ter alguma habilidade, mas não possui experiência de mercado. Mas se ele tiver atitude certamente desenvolverá bem suas atividades. Por outro lado, se não tiver motivação para ir atrás do que precisa por si mesmo, ficará dependente dos outros, podendo, assim, tornar-se um problema para a produtividade da equipe de desenvolvimento.

Garantir que todos entendam detalhada e completamente seus papéis e suas responsabilidades também contribui para que você conheça melhor cada membro da equipe e possa definir tarefas e prazos com uma maior assertividade, agilizando a execução do projeto.

2º PASSO: ADOTE UM SOFTWARE DE GESTÃO DE PROJETOS

Quanto mais informações precisam ser gerenciadas em um projeto, igualmente maior se torna a complexidade para manter tudo sob controle. Se for um programa ou portfólio então, a dificuldade aumenta exponencialmente! Por isso, a adoção de um software de gestão de projetos se torna a melhor forma de colocar o planejamento em execução sem medo de falhas, riscos, atrasos ou qualquer outro tipo de problema.

Com um software de gestão de projetos você passa a ter a capacidade de planejar com cuidado cada fase dos trabalhos, controlando o que vem sendo realizado e monitorando os resultados para que não existam discrepâncias entre o previsto e o efetivamente feito. Com a ajuda dessa ferramenta você pode ainda manter a equipe focada em suas respectivas atividades, de forma a prever a alocação de recursos com mais precisão, sem eventualmente precisar lidar com novas contratações emergenciais.

Ao acompanhar de perto o desempenho da equipe, é possível determinar o tempo médio gasto em cada atividade, monitorando assim o caminho crítico do projeto para que não aconteçam atrasos durante sua execução. Com essa tática, se houver qualquer tipo de problema com um membro da equipe — como uma ausência temporária, uma falta injustificada ou situações do tipo —, você pode rapidamente rever o planejamento de atividades a fim de priorizar aquilo que realmente é mais importante.

Com os relatórios emitidos pelo software de gestão de projetos você passa a ter todos os aspectos mais relevantes do trabalho monitorados e controlados em tempo real, podendo tomar decisões a qualquer momento para ajustar não só o planejamento como sua própria execução, de modo a não perder a produtividade que a equipe vem tendo.

Além disso, com a implementação desse recurso você pode identificar muito mais facilmente riscos que possam vir a impactar de forma negativa o projeto, além de reconhecer falhas que não foram tratadas, padronizar o timesheet para que não ocorram discordâncias e ainda avaliar os processos utilizados até o momento para otimizá-los e, assim, garantir uma maior produtividade para a equipe.

3º PASSO: DEFINA UMA METODOLOGIA DE TRABALHO

Definir uma metodologia de trabalho ajuda a criar um bom alinhamento entre os membros da equipe, colocando todos para trabalhar em conjunto pelos mesmos objetivos. Padronizar processos, documentos e fluxos de comunicação confere mais agilidade à execução das atividades, uma vez que todos passam a estar devidamente familiarizados com a rotina, deixando de gastar tempo na tentativa de desvendar o que deve ou não deve ser feito.

Adotar uma metodologia ágil — como o Scrum, por exemplo — pode ser uma boa ideia para colocar sua equipe trabalhando com foco em melhores práticas de gerenciamento de projetos. Acredite: quando todos estiverem afinados com os preceitos da metodologia ágil adotada, poderão compartilhar aprendizados, trocar percepções e, assim, construir uma maneira única de desenvolver projetos com mais agilidade.

Mas atenção: para que a metodologia de trabalho adotada funcione perfeitamente, é preciso que os fluxos de comunicação estejam bem estabelecidos e em pleno funcionamento, além de ser necessário que as pessoas saibam onde e como buscar as informações de que necessitam, podendo consultar rapidamente outros membros da equipe para sanar dúvidas e trocar ideias sempre que necessário.

Também nesse sentido um bom software de gestão de projetos pode ajudar — e muito! —, pois o recurso auxilia o compartilhamento do conhecimentos adquiridos ao longo do projeto e permite que se crie níveis diferentes de acesso para cada membro da equipe, garantindo assim a segurança da informação sem comprometer a produtividade da equipe de desenvolvimento.

4º PASSO: MEÇA A PRODUTIVIDADE SEMPRE

Para saber como anda a produtividade da sua equipe não basta simplesmente sair perguntando por aí se está tudo dentro do planejado. Para fazer tudo como manda o figurino, é preciso mensurar indicadores de produtividade diários, semanais e mensais para saber se a equipe está realmente desempenhando suas atividades dentro do esperado ou se é preciso melhorar o comprometimento para que o projeto não seja impactado. Mas como fazer isso?

A primeira etapa a ser cumprida consiste em desmembrar os objetivos da equipe em metas e indicadores de produtividade. Quando cada pessoa sabe exatamente o que é esperado dela, natural e automaticamente desenvolve um maior senso de comprometimento com suas obrigações, pois sabe direitinho das consequências de qualquer deslize de sua parte.
Os indicadores de produtividade devem dar uma visão geral não só sobre a performance de cada membro da equipe como do time como um todo, pois só assim o gerente de projetos terá condições de avaliar como anda a execução dos trabalhos. Para facilitar esse controle, é possível investir em um sistema de gestão de projetos que tenha um módulo para o monitoramento e o controle da produtividade da equipe. Assim, por meio de relatórios analíticos fica mais simples saber como cada pessoa está desempenhando suas atividades, se os objetivos serão atingidos ou se é preciso ter uma conversa com a equipe para que haja maior comprometimento.

Com essa ferramenta você ainda terá condições de saber como o tempo de cada membro da equipe vem sendo empregado, quantas horas são gastas em cada atividade e como classificar as atividades para que as mais importantes sejam executadas sempre em primeiro lugar. Isso significa nada mais nada menos que você praticamente terá a produtividade da equipe em suas mãos, podendo agir rapidamente para corrigir desvios e garantir a entrega do projeto dentro do prazo previsto.

5º PASSO: CONVERSE COM SEUS FUNCIONÁRIOS

A adequada gestão de pessoas é um dos grandes desafios do gerente de projetos. Saber lidar com motivações pessoais, objetivos próprios, dificuldades, conceitos previamente concebidos, conflitos e perfis distintos é de extrema importância para garantir a produtividade da equipe de desenvolvimento sempre em alta. Lembre-se de que quando não há harmonia entre os colaboradores fica difícil cobrar resultados, fazer com que as pessoas trabalhem em conjunto e ajudem umas às outras. Por tudo isso e muito mais, manter um diálogo constante é fundamental.

E essa dica vale não apenas para as reuniões de alinhamento sobre os projetos, mas também para momentos distintos, a fim de dar feedback sobre o trabalho de cada profissional, pedir feedback sobre seu próprio trabalho, perguntar como anda o relacionamento com os demais membros da equipe e o que pode ser melhorado. Se as pessoas percebem que têm abertura para dialogar, para levar seus problemas e dificuldades para as lideranças, sentem-se mais confiantes em desenvolver um bom trabalho, ficam mais comprometidas com suas atividades e melhoram sua produtividade sem a necessidade de cobranças constantes por resultados.

Então guarde o seguinte: conversar ainda é a melhor forma de obter a confiança das pessoas, de motivá-las a darem o melhor de si mesmas pelo projeto e estimulá-las a aprimorarem suas competências constantemente, contribuindo para a execução de trabalhos cada vez mais bem-sucedidos.

E aqui fica ainda uma dica extra super valiosa: estabelecer uma política de bônus ou comissões por produtividade também pode motivar bastante sua equipe a trabalhar com afinco pelos resultados desejados. Só não se esqueça de deixar os parâmetros para a cessão dos benefícios bem claros para todos, ok? Quando a comunicação flui em duas vias é muito mais fácil conquistar o comprometimento da equipe.

Com esses 5 passos você tem tudo para envolver sua equipe de desenvolvimento e torná-la cada vez mais produtiva. Mas não pare por aqui! No nosso blog você confere muitas outras dicas para melhorar a performance da sua equipe, bem como para garantir o sucesso de cada projeto que vocês desenvolverem juntos! Então assine nossa newsletter e saiba de tudo em primeiríssima mão!

Gerente de projetos – não trabalhe mais, trabalhe melhor!

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Gerente de projetos – não trabalhe mais, trabalhe melhor!

O constante desejo de ser reconhecido, crescer profissionalmente como gerente de projetos, aumentar o salário e até mesmo de se sentir importante dentro do contexto organizacional acaba levando muitos gerentes de projetos a se esquecerem de seus papéis como executores de uma parte importante do planejamento estratégico da empresa.

Essa postura egocentrista pode até parecer vantajosa em um primeiro momento, já que algumas atitudes podem realmente dar destaque à figura do gerente de projetos, mas as consequências logo são percebidas, com os impactos negativos dessa atitude começando a prejudicar o trabalho realizado pelo profissional. Assim ele fica inevitavelmente sobrecarregado com atribuições que não só não deveriam ser suas como tampouco deveriam figurar em sua lista de prioridades.

Nesse sentido, o gerente de projetos precisa ter bem claro para si mesmo quais são suas reais responsabilidades dentro da empresa, quais são os resultados esperados da sua equipe e como ele pode pessoalmente contribuir para levar a cabo os objetivos estratégicos do negócio.

Só nessa introdução você já conseguiu identificar alguns traços próprios ou de algum gerente da sua organização? Pois então acompanhe o post de hoje, porque vamos mostrar exatamente o que uma postura centrada na autopromoção pode gerar e como é possível trabalhar melhor sem necessariamente trabalhar mais. Interessado? Então vamos lá:

As consequências da falta de foco dos gerentes de projetos

Os projetos são partes importantíssimas do planejamento estratégico da empresa, uma vez que viabilizam a implementação do método e ajudam a atingir os objetivos do negócio. Isso significa que o papel do gerente de projetos também deve ser estratégico dentro da organização, sempre focado em objetivos, metas e resultados devidamente controlados pelo PMO.

Quando o gerente de projetos se esquece do seu papel como peça-chave para a execução da estratégia da empresa, passando a se concentrar somente em mostrar seu próprio trabalho, o quanto é atarefado e o quanto é indispensável, perde a enorme oportunidade de realmente fazer a diferença, acabando por trazer pouco ou até nenhum resultado palpável para o negócio.

Nesse contexto, além de não gerar lucros reais para a empresa, o gerente de projetos compromete sua imagem perante a equipe, desmotiva, gera estresse e insatisfação, afinal, todos deveriam trabalhar em prol dos mesmos objetivos.

Preocupado demais em mostrar serviço, esse profissional acaba microgerenciando tarefas e se esquecendo de suas funções de líder e mentor.

A mudança de postura para a obtenção de melhores resultados

Percebeu que há alguém na sua empresa agindo dessa maneira ou notou que você mesmo tem tomado algumas dessas atitudes? Então certamente chegou a hora de implementar mudanças! Separamos algumas dicas para você e sua equipe trabalharem melhor sem ser preciso trabalhar mais. Confira:

Foque em objetivos, metas e resultados

A partir do momento que o portfólio de projetos está alinhado ao planejamento estratégico da empresa, deve contar com indicadores de performance que permitam o acompanhamento sistemático dos resultados. Isso quer dizer que cada projeto contribui de alguma forma para o alcance dos objetivos de negócio e que as metas a serem atingidas ao longo do desenvolvimento devem ser acompanhadas de perto com KPIs tangíveis e relevantes.

Assim, a primeira nova preocupação do gerente de projetos deve estar em compreender completamente os impactos de cada projeto no planejamento estratégico global da empresa, pensando em como agir para fazer com que os objetivos sejam atingidos, tendo no PMO uma fonte segura de dados e informações.

Mantenha o escopo na mente dos stakeholders

O escopo é o porto seguro dos gerentes de projetos, onde estão especificados todas as funcionalidades e também os requisitos que o produto final precisa ter. É no escopo ainda que se tem listadas as premissas e restrições do projeto, assim como as responsabilidades de cada pessoa envolvida.

Mantendo o escopo vívido na mente da equipe de projetos, dos sponsors, dos clientes, dos fornecedores e de quaisquer outros envolvidos é possível executar cada projeto dentro do prazo e do orçamento previstos, garantindo assim a qualidade do produto final, a satisfação do cliente e a lucratividade da empresa, tudo sem onerar nenhuma das partes.

Monitore de pertinho o cronograma

Acompanhar adequadamente o cronograma dos projetos e fazer reuniões frequentes para atualizações, troca de informações e compartilhamento de status é fundamental para que o gerente de projetos tenha pleno controle e a devida ciência a respeito do que vem sendo executado.

Concorda que enquanto o cronograma estiver dentro do previsto, as atividades estiverem sendo executadas conforme o planejado e a equipe estiver comprometida não há por que não chegar ao sucesso e todos serem reconhecidos por sua participação? Então confie nessa tática e vá fundo!

Promova uma comunicação transparente

Uma das primeiras vertentes afetadas quando há interesses pessoais se sobrepondo aos interesses da empresa é a comunicação. Portanto, lembre-se sempre de que informação é poder, mas costuma ser também a principal causa de discórdias e conflitos quando não circula como deveria.

Sendo assim, para não ver os esforços da sua equipe se desmantelando pela falta de comunicação, certifique-se de que os fluxos de conversação estão funcionando, de preferência muito bem, com você compartilhando todas as informações pertinentes e com todos os envolvidos se entendendo.

Procure delegar tarefas

A verdade é que o microgerenciamento não leva ninguém a lugar nenhum. Com ele, quem supervisiona não tem tempo para lidar com coisas mais importantes e quem é supervisionado trabalha sob pressão sem nenhuma necessidade, acabando por atrasar os resultados. O que fazer então? Simples: delegar!

Se sua equipe é confiável, delegue atividades, inserindo as novas responsabilidades no cronograma de cada colaborador e se colocando à disposição para ajudar caso seja necessário — profissionais comprometidos sabem quais são suas limitações e não têm receio de pedir auxílio. Mas se sua equipe não é confiável, trate de fazer já algumas alterações estratégicas!

Monitore, analise e mensure

Por fim, o PMO é quem tem que ter a visão do todo, saber o que está sendo feito, por quem, quando e por que motivo. Assim, por mais que não seja ele o executor, é ele quem mantém tudo sob controle. Portanto, monitore as atividades, acompanhe o cronograma, analise os dados gerados, mensure os resultados e aja rapidamente para fazer os ajustes necessários.

Quem cuida do planejamento estratégico não pode estar envolvido diretamente no operacional, pois acaba perdendo o foco, acumulando trabalho desnecessariamente e, consequentemente, comprometendo as iniciativas da empresa para um futuro melhor.

Viu só como, se todos trabalharem em equipe, cada qual com suas funções e atividades, todos sairão ganhando? E na sua empresa, os gerentes de projetos agem estratégica ou operacionalmente? Deixe seu comentário e não se esqueça de assinar a nossa newsletter para receber os melhores materiais sobre gerenciamento de projetos diretamente no seu e-mail!

Indicadores que sua empresa precisa acompanhar de perto

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Indicadores que sua empresa precisa acompanhar de perto

Você certamente já ouviu falar em indicadores de performance ou Key Performance Indicators (KPIs), que servem para mensurar o desempenho da empresa nas mais diversas frentes, desde a estratégica, passando pela financeira até chegar à operacional. Conforme a gestão estratégica se fortalece na empresa, objetivos são traçados com o intuito de gerar benefícios a curto, médio e longo prazos. Esses objetivos, por sua vez, são desdobrados em metas, tornando os indicadores imprescindíveis no direcionamento das ações para efetivamente atingir essas metas, contribuindo assim para a competitividade do negócio.

Neste post você vai descobrir por que os KPIs são tão importantes e quais deles sua empresa deve acompanhar realmente de perto. Pronto? Então confira:

ESTRATÉGIA E PRODUTIVIDADE

Os medidores estratégicos revelam a aderência dos projetos aos objetivos da empresa, fornecendo comparativos entre cenários — ou seja, esclarecendo o antes e o depois ou ainda o planejado versus o realizado. São exemplos de indicadores estratégicos o retorno sobre o investimento, a lucratividade, a rentabilidade, a receita por produto ou unidade de negócio e muito mais.

Já os KPIs de produtividade servem para acompanhar o desempenho da equipe nos projetos desenvolvidos, contribuindo para avaliar a necessidade de contratações ou dispensas, alocação de recursos, compra de equipamentos e assim por diante. Essas métricas podem trazer informações relativas a custo por hora, nível de serviço, absenteísmo, entre outros.

Disponibilidade de serviço

Esse índice mede o tempo de preparo do PMO para dar o pontapé inicial de um projeto, o que significa capacidade de mobilizar recursos para começar com a operação toda, desde infraestrutura física e tecnológica até o âmbito de recursos humanos. Lembre-se de que quanto menor for o índice de disponibilidade de serviço mais eficiente será seu PMO.

Utilização de serviço

A utilização de serviço equivale à razão entre as horas contratadas e as horas efetivamente trabalhadas em um projeto, estando intrinsecamente ligada ao indicador de produtividade para trazer à tona a capacidade do PMO de coordenar os esforços e otimizar tarefas, posicionando sempre a pessoa certa no lugar certo.

Índice de qualidade

Na verdade, a qualidade é afetada por diversos outros KPIs, como produtividade, disponibilidade e utilização de serviço. Esse indicador reflete a aderência do produto final às especificações do escopo, o que, por sua vez, impacta diretamente na satisfação do cliente.

Ticket médio

O ticket médio é a razão entre o total de vendas e o número de clientes, que permite conhecer direitinho a performance do time de vendas, bem como identificar os clientes que mais compram da empresa e os períodos em que há aumento ou queda das vendas. Com esses dados em mãos, a organização pode passar a planejar melhor seus investimentos, fazer provisões e criar ações de marketing para fomentar as vendas, dentre outras estratégias.

Satisfação do cliente

O nível de satisfação do cliente final sempre é uma das maiores preocupações das empresas, sendo, por isso, um indicador de performance a ser acompanhado com muito cuidado. Mesmo que o cliente seja interno, é preciso mensurar o feedback para avaliar a performance da empresa em atender a suas próprias necessidades. Esse indicador é impactado por praticamente todos os demais sobre os quais falamos anteriormente, ou seja, a satisfação do cliente é resultado da união de esforços e de uma gestão estratégica realmente centrada no consumidor.

Taxa de turnover

Saber exatamente qual é a taxa de rotatividade de pessoal na empresa é uma fonte importantíssima de informações para promover ações de retenção de talentos, redução de absenteísmo e promoção do clima organizacional. Mas como esse indicador, por si só, não pode fazer muita coisa, é preciso aliá-lo a pesquisas de clima organizacional para verificar os motivos do turnover, agindo sobre as causas e não os efeitos.

Indicador de projetos

Esse KPI avalia a performance geral de cada projeto, considerando escopo, tempo, custos e qualidade. Com esse indicador é possível identificar desvios, melhorias e riscos, o que contribui para que o gerente de projetos aja rapidamente, evitando desperdícios e preservando os resultados inicialmente almejados. Com o indicador de projetos você pode conferir a relação entre tempo por atividade, custo por atividade, custo por homem ou por hora, entre outros.

Parâmetro de programas

Esse indicador de performance mostra a efetividade dos projetos que compõem um programa, quais são suas respectivas parcelas de contribuição para a rentabilidade da empresa, a aderência aos objetivos de negócio e a consequente geração de valor.

Métrica de portfólio

Por último, mas definitivamente não menos importante, temos o KPI de portfólio, que permite avaliar a performance do portfólio de projetos da empresa, identificando eventuais desvios, o cumprimento de cronogramas, o uso de recursos e o orçamento empregado.

Vale ressaltar que a gestão focada em resultados é cada vez mais utilizada nas empresas por permitir que se avance com maior agilidade nos negócios, pautando as decisões em fatos e dados pra lá de comprovados, sem deixar margem para feelings que podem comprometer toda uma estratégia pela simples e pura falta de embasamento.

Quando se tem em mãos dados que podem nortear solidamente as ações da empresa, consequentemente passa a ser possível ter uma maior assertividade nas decisões, acompanhando a agilidade do mercado, bem como se torna mais seguro validar ações e estratégias que estejam trazendo resultados efetivos para o negócio. Isso sem contar que, ao mesmo tempo, é possível perceber, com a análise dos indicadores da empresa, onde é necessário melhorar, investir, inovar e vencer obstáculos.

Se pararmos por alguns minutinhos para avaliar, perceberemos que, como o PMO é um braço da gestão estratégica, deve também focar seus esforços em resultados que gerem valor para empresa, garantindo a maximização do retorno sobre o investimento feito em todos os projetos. Nesse sentido, nada mais lógico que ficar atento a alguns indicadores-chave!

Cada vez que você olha para um dashboard de controle e sabe quais são as metas e os indicadores, fica muito mais fácil compartilhar percepções, unir forças e buscar os resultados almejados pela empresa. E é por esse motivo que contar com uma boa ferramenta de gestão de projetos, que dê o devido suporte ao controle desses indicadores, é indispensável. Não se esqueça que o PMO precisa de agilidade no momento de detectar desvios e colocar os projetos novamente na rota do sucesso!
E a sua empresa, por acaso tem uma gestão estratégica voltada para os resultados? Que indicadores você não perde de vista de maneira alguma? Deixe seu comentário, divida suas experiências conosco e aproveite para assinar nossa newsletter e continuar acompanhando nosso blog!

Como otimizar a alocação de recursos em projetos

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Como otimizar a alocação de recursos em projetos

Os recursos humanos são sempre os maiores custos das operações durante o desenvolvimento de qualquer projeto, afinal, é preciso contar com mão de obra qualificada — cujas horas de trabalho naturalmente têm um custo mais elevado —, assim como há a necessidade de um número considerável de colaboradores para agirem em momentos diferentes — o que gera um trabalho de recrutamento e seleção enorme —, normalmente dividindo esses profissionais com outros projetos ou iniciativas da empresa — o que encurta o tempo disponível —, além de gerenciar diversos projetos ao mesmo tempo. E esse pacote todo vai, de pouquinho em pouquinho, comprometendo seus recursos disponíveis. Otimizar esses recursos é parte da alocação de recursos, é fazer mais com menos e consequentemente melhorar seus resultados.

Mas como evitar a sobrecarga da sua equipe e, ao mesmo tempo, realizar mais com menos? Simples: usando o capacity planning e organizando seus projetos com um PPM! Confira agora o passo a passo:

ANALISE QUANTAS HORAS O RECURSO TRABALHA NOS PROJETOS

Nem sempre temos recursos ilimitados e inteiramente à nossa disposição, certo? Para sermos bem realistas, isso quase nunca acontece. Então liste quem está à sua disposição, quando e por quanto tempo. Por exemplo, Fábio, engenheiro de obras, dedica 20 horas semanais para o projeto X. Verifique ainda se essas horas são distribuídas ao longo dos 5 dias úteis ou se podem estar concentradas em dois dias e meio, por exemplo.

Esse tipo de planejamento permite que você saiba exatamente quando e por quanto tempo pode contar com cada membro da equipe e se em algum momento será preciso solicitar reforços, a fim de evitar atrasos nas entregas. No caso de concentrar todas as horas em um único dia, lembre-se de que pessoas cansadas e sob pressão estão mais suscetíveis a falhas, falta de atenção e queda em sua produtividade, portanto, cuide para que seu time de projetos trabalhe com tranquilidade.

Defina o tempo necessário de cada recurso para a conclusão

Uma vez definida a dedicação de cada pessoa ao projeto, faça o caminho crítico, que mostra qual é o tempo necessário para a conclusão das atividades. Assim você pode confrontar o tempo à disposição de cada recurso com o tempo necessário para a conclusão da atividade. Continuando com nosso exemplo, se o engenheiro Fábio tem 20 horas semanais disponíveis, mas uma atividade necessita de 30 horas para ser concluída e deve estar pronta em uma semana, o que é melhor: aumentar o prazo de entrega da atividade ou substituir o recurso na execução dessa tarefa?

O aumento do prazo de entrega da atividade pode acarretar em atraso no projeto. Por isso, se for uma atividade vital, que tem sequenciamento, o cenário fica um pouco mais complicado. O melhor então seria substituir o profissional, não concorda? E esse tipo de análise leva a duas reflexões:

É preciso deixar uma margem de segurança, um respiro entre cada atividade, a fim de lidar com esses contratempos;
O ideal é contar com profissionais de backup para esse tipo de situação.

Levando tudo isso em conta você fica preparado para enfrentar quaisquer percalços relacionados à falta de recursos!

Estabeleça quantos dias o recurso tem para entregar a tarefa

Além do tempo que cada tarefa naturalmente leva para ser feita, você ainda deve dimensionar quanto tempo cada recurso tem para entregá-la. Isso permite que você gerencie com tranquilidade o projeto e possa, se necessário, fazer qualquer tipo de ajuste em tempo hábil.

Nosso amigo Fábio não pôde pegar a tarefa que devia ser entregue em uma semana, mas assumiu outra compatível com sua dedicação ao projeto e tem que se dedicar durante 10 horas para concluí-la, devendo ser entregue em no máximo 4 dias. Ele pode se organizar e dedicar 2 hora e meia por dia, pode deixar para fazer tudo nos dois primeiros dias ou nos dois últimos dias. Isso pouco importa. O que importa realmente é fazer a entrega no prazo.

Acompanhe o mapa de alocação para nunca superalocar

Tudo o que você fez até o momento foi mapear as atividades, os prazos e os recursos disponíveis. Agora o que você não pode perder de vista são os imprevistos e as novas atividades que ingressarem, para evitar a superalocação de recursos.
Acompanhando o mapa de alocação você sabe exatamente quem estará disponível, quando e por quanto tempo, o que permitirá otimizar seus recursos nas próximas fases ou nos projetos seguintes sem comprometer a qualidade do que já está em andamento.

Lembre-se de que nas metodologias ágeis — como o Scrum — não é recomendado colocar sua equipe para trabalhar além da jornada regular, pois isso gera cansaço, estresse e perda de produtividade, comprometendo os resultados do projeto. Se uma atividade for mal dimensionada, uma dessas 3 vertentes será impactada: custos, tempo ou qualidade. Melhor não arriscar, não acha?

Controle tanto a entrega como a execução

Por fim, controle a execução de todas as atividades e garanta que as entregas sejam feitas dentro do estipulado no capacity planning. É claro que a gerência de um processo como esse é bastante complexa sem o auxílio de ferramentas, por isso, ter um bom PPM pode ser a melhor solução.

Com um PPM de qualidade você tem esse monitoramento feito por meio de dashboards intuitivos, que mostram sua capacidade de alocação de recursos em apenas poucos segundos, evitando a superalocação e também a pressão sobre a equipe em fazer mais com menos sem o suporte adequado.

Como você deve ter percebido, a adequada alocação de recursos é fundamental para uma gestão de portfólio eficiente, pois evita muitas dores de cabeça. Sem ter um mapeamento de alocação de recursos adequada, é como se você começasse uma viagem sem a certeza de ter combustível suficiente para chegar ao destino.
Nada prático! Nesse contexto, a falta de uma boa ferramenta de suporte é como se você se aventurasse pela estrada com um carro velho, que até pode chegar lá, mas o deixará com muito medo durante todo o trajeto.

Sendo assim, na hora de montar seu portfólio de projetos e colocar sua equipe para trabalhar, não deixe de contar com os recursos e as ferramentas certos para atingir os objetivos iniciais! Tenha um PPM que realmente entregue valor para a empresa e faça toda a diferença na sua gestão de portfólio de projetos!

E então, gostou do nosso post? Quer aprender ainda mais sobre a gestão de projetos eficiente? Assine nossa newsletter e receba conteúdo atual e relevante diretamente no seu e-mail!

As melhores práticas Request for Proposal para contratar um PPM

Escrito por Braun em 03/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em As melhores práticas Request for Proposal para contratar um PPM

O gerenciamento de aquisições em projetos envolve a compra de produtos, serviços e outros recursos externos necessários para a realização do trabalho, incluindo aí processos de planejamento, condução, administração e encerramento de todas as aquisições realizadas ao longo do percurso. Embutida nesses processos está a busca por fornecedores de qualidade, que tenham todos os requisitos básicos para oferecer a solução ideal para a empresa. Essa busca pode se dar de diversas maneiras, sendo uma delas por meio de concorrências e licitações, processo em que vários fornecedores recebem um Request for Proposal (RFP), documento responsável pelo pontapé inicial de uma jornada super promissora.

Nosso objetivo hoje é trazer para você as melhores práticas de Request for Proposal (RFP) para contratar um Project Portfolio Management (PPM), uma solução que incrementa o trabalho do PMO e torna o gerenciamento de projetos muito mais ágil e eficaz na empresa. Então sigamos em frente:

DETALHANDO A SOLICITAÇÃO

A solicitação de propostas é uma ferramenta de gerenciamento de fornecedores que permite extrair um maior valor nos processos de negociação em projetos de alta complexidade, que exijam vários requisitos e o envolvimento de muitos players para sua execução. Essa ferramenta tem como objetivo estabelecer as condições para uma concorrência, sendo usada para fazer cotações mais precisas sobre a aquisição de produtos e serviços, aumentando assim o poder de negociação das partes e melhorando o orçamento do projeto. Além disso, a RFP permite que tanto os riscos como os benefícios da contratação de determinado fornecedor sejam vistos com maior clareza pela equipe do projeto, o que contribui para elevar seu desempenho ao longo da execução.

Por tudo isso e muito mais, para ser eficaz em seu propósito, a Request for Proposal (RFP) deve seguir algumas melhores práticas, visando trazer clareza ao procedimento de concorrência e maior segurança para os fornecedores que participarão desses trâmites. Portanto vamos ao que interessa?

Alinhando condições

Como a RFP surge como reflexo de uma necessidade do projeto, que já deve estar alinhado aos objetivos estratégicos do negócio, é preciso verificar entre os fornecedores de PPM disponíveis quais deles estão afinados com as melhores práticas do mercado em termos de ferramentas e funcionalidades para que você obtenha o maior êxito possível em suas ações com a contratação.

As capacidades técnica e financeira dos fornecedores que serão consultados também devem ser verificadas em uma seleção prévia, como forma de evitar que apareçam muitos pretendentes sem os devidos recursos para atender à proposta da empresa. Após essa verificação já é viável fazer o convite oficial para a participação na concorrência.

Incluindo transparência

Se você deseja uma ferramenta de PPM única, que realmente contribua para otimizar o trabalho da sua equipe e tornar o PMO da empresa um verdadeiro braço estratégico para os negócios, precisa desenvolver sua RFP do modo mais transparente possível, indicando todos os requisitos necessários para a contratação da solução, assim como os critérios que serão avaliados no momento da análise das propostas. Deixe todo o processo claro!

Também é de vital importância que você logo dê todas as informações relevantes para o andamento do procedimento, como quem contatar para esclarecer dúvidas, como entrar em contato com a empresa, para onde enviar as propostas, quando será divulgado o resultado e o prazo para possíveis recursos.

Esclarecendo expectativas

Outro fator que precisa ser levado em conta no momento de desenvolver sua Request for Proposal para contratar um PPM é o conjunto de expectativas que se forma em torno de uma concorrência ou licitação. Nesse cenário, diversos fornecedores se sentem realmente capazes de suprir as necessidades da sua empresa, mas nem todos efetivamente atendem aos requisitos exigidos. É essencial, portanto, nunca deixar de mostrar o motivo pelo qual cada exigência é feita.

Além disso, deixe claro qual será o retorno que o fornecedor escolhido terá, como o pagamento será feito, que tipo de contrato se espera e como se dará o relacionamento entre a empresa contratante e a empresa fornecedora da solução. Lembre-se de nunca prometer mais do que está disposto a conceder, caso contrário poderá ter problemas no futuro.

Formatando adequadamente

Disponibilizar as informações da RFP de modo a facilitar a leitura e o encontro de itens específicos é a melhor forma de garantir que os fornecedores de PPM terão certeza do que você precisa e do que eles têm a oferecer. Sendo assim, preze por inserir uma capa e um sumário na sua RFP, além de procurar descrever o escopo com atenção, levando em consideração até as exclusões.

Ter um número de controle interno para sua RFP pode ajudar no momento de resgatar qualquer informação, além de passar mais credibilidade para aqueles que estão interessados na sua chamada para propostas.

Abrindo a comunicação

Por mais que sua RFP esteja bastante completa, dúvidas sempre surgirão, com questionamentos sendo levantados pelos concorrentes. Nesse contexto, você pode acabar comprometendo a seriedade do processo de seleção se não estiver pronto para responder agilmente a qualquer dessas dúvidas.

Para não incorrer nesse erro, abra um canal de comunicação direta com sua empresa para que os interessados com dúvidas a esclarecer sejam prontamente atendidos. Pode ser um e-mail, um número de telefone, um chat, um blog ou até mesmo uma rede social — como o Twitter, que funciona bem como SAC 2.0. O importante é sempre ter alguém disponível para responder no menor tempo possível e com todas as informações pertinentes.

Criando um comitê avaliador

Por mais que se busque a transparência em todo o processo, ainda não é nada impossível se deparar com decisões tendenciosas, mesmo que inconscientes, por parte de determinadas pessoas. Assim, aquele fornecedor com o qual você tem um melhor relacionamento ou aquele que lembrou da sua equipe no final do ano passado, enviando um brinde de Natal, podem ser favorecidos, comprometendo sua credibilidade.

Mas evitar essa situação é fácil: basta que você crie um comitê de avaliação para as propostas, composto não só pela própria equipe do projeto, mas também por outros colaboradores que não estejam diretamente envolvidos, conseguindo avaliar os critérios de seleção com total isonomia. Dessa forma, além de garantir a idoneidade de todo o processo, você coloca sua RFP à prova, avaliando se está realmente condizente com o necessário para contratar seu novo PPM.

Com uma RFP bem elaborada, você só tem a ganhar durante o processo de seleção de fornecedores para seu PPM. Além do mais, esse documento não serve apenas para comprar seu novo PPM, mas para todos os demais processos de aquisição de alta complexidade. Por isso, exercite essas melhores práticas desenvolvendo suas próximas RFPs e não se esqueça de voltar aqui para nos contar sobre sua experiência!