A importância de inovar para se manter competitivo levou à necessidade de implementação de técnicas de gestão da inovação, que vão mudar a cultura de sua empresa.

Criar produtos, serviços e encontrar novas oportunidades de negócio não é só questão de pesquisa e muitas horas de trabalho. A cultura empresarial, sua equipe e o modo como os gestores posicionam a importância de fazer diferente é fundamental para que ela funcione e dê resultados.

Muitos gestores cometem o erro de se preocuparem apenas com operações em curto e médio prazo, perdendo a oportunidade de detectar o que o negócio pode fazer além dos concorrentes. A disciplina de gestão da inovação surge como uma maneira de guiar esses marinheiros de primeira viagem na condução de iniciativas que tornarão sua empresa um celeiro de ideias, oferecendo a oportunidade para que seus colaboradores integrem esse processo de maneira ativa.

Outros conhecem a necessidade de inovar para se manterem atuantes, mas conduzem o processo de forma pouco produtiva e não aproveitam tudo o que a inovação pode fazer por suas companhias.

Horas de brainstorming, equipes isoladas e projetos descontinuados lhe parecem familiares? Aprenda como aprimorar tais instrumentos e obter mais do processo de inovação com a ajuda deste artigo!

Planejamento, definição de metas e estruturação do processo inovativo

Um dos erros mais comuns é a definição de como inovar. A busca por atividades que conduzem a soluções criativas pode ser um grande desafio, levando a horas de trabalho desperdiçadas e poucos resultados. Para evitar isso, é preciso ter um plano de ação e saber o que seu empreendimento pretende obter do processo inovativo.

Mas como criar algo novo de forma direcionada, se não sabemos quais serão as soluções e propostas adequadas ao problema que temos em mãos?

Limitar o escopo da inovação não é exatamente sinônimo de direcioná-lo, o que deve ser prioridade aqui. Ao dar início a uma busca por soluções, temos algumas variáveis conhecidas: a sua área de atuação, as especialidades de seu time e o problema em questão.

Fazer com que essas variáveis funcionem de maneira harmoniosa é o desafio, que passa pela definição de quem participará do processo e de um orçamento para a geração de resultado, o que direciona os esforços de sua equipe de forma clara. Quando falamos em definir metas, essa deve ser a prioridade de gestores ao pensar em inovação.

Configurando equipes eficientes para a gestão da inovação

Multidisciplinaridade deve ser palavra de ordem na hora de escolher quem vai compor seu time de inovação e é um dever dos gestores conhecer bem o bastante seus negócios para que isso não seja um desafio. A composição deve ser feita com pelo menos um profissional de cada uma das suas áreas de atuação e priorizar os mais dinâmicos. Busque quem sabe trabalhar em equipe e consegue ouvir as ideias dos outros, construindo parcerias fortes entre profissionais de nichos distintos. É essa comunicação integrada entre eles que vai oferecer espaço para descoberta. E garantir que ela aconteça de forma harmoniosa, é parte de uma boa gestão da inovação.

Integrando equipes e combinando ideias

Combinar ideias e construir conhecimento novo só será possível se esse processo tiver alguém para conduzí-lo, mantendo em mente aquele planejamento que foi feito na primeira etapa. Sua empresa pode se beneficiar também do uso de ferramentas colaborativas que vão encurtar distâncias e diminuir os custos nessa inovação, como o Google Docs e OneDrive.

Misturar ideias para chegar a novas conclusões é a forma mais fácil de dar início a este processo. Com um problema em mãos é hora de fazer uma reunião entre os departamentos e um brainstorming com sugestões, críticas e comentários da equipe designada. Muitas vezes o erro é investir demais numa solução que só tem aspectos de uma natureza, como uma nova estratégia de marketing que não leva em consideração as capacidades logísticas do seu empreendimento. Para fugir desse tipo de problema tente misturar um pouco as coisas, combinar insights de múltiplos profissionais e construir a partir daí uma solução única e com a sua marca.

É isso que vai garantir que estamos realmente trabalhando com inovação e não apenas aperfeiçoando aquilo que já fazemos. Comunicação, integração e troca de aprendizados são essenciais para uma boa gestão da inovação.

Avaliação contínua

O que torna o processo de gestão da inovação eficiente para seu negócio é a avaliação contínua de como esse processo está sendo realizado. É preciso reavaliar durante todo o tempo como as soluções criadas se diferenciam do que já existe, se elas funcionam do ponto de vista do custo-benefício e qual o potencial na criação de novas oportunidades de negócio para sua empresa que pode advir delas.

Avaliar a qualidade da geração de ideias e das ideias em si é o que diferencia um processo inovativo de sucesso, e deve ser feito ao longo de todas as etapas. Isso garante que sua empresa não vai investir errado em soluções que não são tão viáveis tecnicamente ou podem custar mais caro que as já atualmente implementadas.

Senso crítico será essencial durante todo o processo, da geração de ideias até a prototipagem.

Implementar uma boa gestão da inovação vai garantir que sua empresa esteja na frente dos concorrentes, gere conhecimento e construa para si um futuro. Processos e operações estão em constante evolução, mas também negócios. Entender que eles devem se adaptar e ampliar seus escopos para que estejam prontos para o futuro é parte do processo inovativo, que não funciona apenas na hora de diferenciar o que você faz dos concorrentes.

Para inovar, será preciso estabelecer uma liderança clara, criar equipes capazes e perder a vaidade, aprendendo a ouvir as ideias de todos ao seu redor e retirar delas o que tem maior potencial para impactar seu negócio.

E aí, gostou desse conteúdo? Agora recomendo que você conheça os benefícios da liderança situacional e aprenda por que a figura do gestor será tão importante nesse processo.

Em outras palavras, é necessário ir além de uma estratégia de trabalho inteligente. O negócio não pode se permitir executar pequenos erros que atrasem a produtividade e diminuam a eficiência do seu negócio. Ao mesmo tempo, o planejamento deve ser voltado para as necessidades do mercado, estruturando atividades focadas nos consumidores e parceiros comerciais.

A análise de dados fornece um ótimo suporte nessas questões. Um bom processo de avaliação de indicadores facilita a tomada de decisões, assim como também permite ao gestor conhecer novas oportunidades para melhorar a sua empresa. Dessa forma, toda a cadeia operacional ganhará performance e capacidade de atuar do modo mais competitivo possível.

Pensando nisso, preparamos este post para que você saiba, exatamente, como fazer uma análise de dados efetiva! Continue a leitura e confira!

O que é a análise de dados?

Análise é o método de distinção das frações de um todo, com o foco de entendê-lo melhor. Ou seja, o estudo pode ser determinado como o exame detalhado de alguma questão.

Partindo desse entendimento, é possível dizer que a análise de dados é uma técnica minuciosa que se traduz na obtenção de grande volume de dados sobre algum tópico para um estudo posterior, a fim de conseguir soluções ou respostas para demandas internas.

Esse procedimento é bastante utilizado, sendo fundamental nas mais variadas áreas, como Saúde, Ciências Sociais e Negócios. Hoje, para atender a novas demandas, a análise de dados integra várias técnicas e tem diferentes tipos de abordagem. Elas tornaram a análise mais abrangente e eficaz, unificando informações em tempo real para criar insights mais inovadores e precisos.

Qual o papel da tecnologia na análise de dados moderna?

Atualmente, os meios tecnológicos têm oferecido um excelente suporte a essa análise. Isso acontece em função de existirem softwares preparados para interpretar grande volume de dados, inserindo operações como a identificação de padrões ou de divergências — método conhecido como mineração de dados.

Nesse sentido, o Big Data é uma das principais soluções de TI. Essa tecnologia surgiu nos últimos anos apoiada com a computação na nuvem e permite que computadores processem um grande número de registros de forma segura e rápida. Isso ocorre a partir dos seguintes princípios:

• volume — as informações são geradas em grande volume, não raramente passando da casa dos terabytes;
• velocidade — todos os dados são analisados com alta velocidade, principalmente nos cenários em que os registros são criados em tempo real;
• variedade — a análise do Big Data conta com informações estruturadas e não estruturadas, ou seja, vídeos, tweets, posts em redes sociais, dados de pesquisas ou, até mesmo, planilhas internas;
• veracidade — é necessário filtrar a informação para garantir que apenas os registros realmente úteis e confiáveis sejam utilizados no processo de análise;
• valor — toda análise de dados tem, como foco, agregar valor ao negócio e aos seus serviços.

O Big Data se tornou crucial para uma análise de dados eficaz. Hoje, graças a fatores como os smartphones, as redes sociais, a computação na nuvem e a Internet das Coisas, o número de registros disponíveis para uso corporativo atingiu um nível nunca antes visto. Portanto, é preciso adotar soluções capazes de lidar com o novo volume de dados de uma maneira inteligente e segura.

O Big Data é utilizado com o apoio do aprendizado de máquina. Essa tecnologia, também conhecida como Machine Learning, identifica padrões do usuário para definir regras de funcionamento de softwares e sistemas automaticamente. Dessa forma, as aplicações se tornam mais inteligentes e eficazes.

Uma aplicação comum dessas duas tecnologias está nas ferramentas que realizam filtros de conteúdos para os usuários automaticamente, como é o caso da Netflix. Avaliando o comportamento de milhões de pessoas simultaneamente (com o Big Data) o software terá mais facilidade para identificar padrões de uso. Assim, mudanças são aplicadas e avaliadas (com o Machine Learning) e, conforme as respostas obtidas, o serviço pode ser otimizado e criar valor automaticamente.

Além disso, a tecnologia também ajuda a facilitar o armazenamento estruturado de arquivos, criando grandes bancos de dados. Eles são responsáveis por melhorar e permitir maior eficiência em análises ou pesquisas.

Os bancos de dados modernos se utilizam da computação na nuvem para ganhar mais escalabilidade e segurança. O Cloud Computing fornece o ambiente ideal para o negócio salvar arquivos em grandes quantidades, sem comprometer a sua segurança ou performance.

A infraestrutura é mais escalável, o que impede a existência de gargalos ao abrir um banco de dados ou inserir novas informações. Ao mesmo tempo, a gestão de segurança é feita de modo centralizado, facilitando a busca por brechas e vulnerabilidades.

Como fazer análise de dados eficiente?

No setor profissional, o estudo de dados é cada vez mais importante. O uso da Tecnologia da Informação para identificar regras, tendências e padrões que têm o poder de auxiliar na tomada de decisões corretas coloca o negócio em uma boa posição de mercado, auxiliando na busca por novos clientes ou na melhoria de seus produtos.

Portanto, saber realizar uma boa análise é crucial. Confira alguns passos para atingir esse objetivo abaixo!

Tenha um bom objetivo

É interessante lembrar que nenhuma análise de dados precisa ser feita em vão. Seu foco deve estar definido. Ou seja, toda análise necessita de uma pergunta a ser respondida. Dessa forma, o direcionamento é feito com mais precisão, desperdícios são evitados e os recursos terão um melhor aproveitamento.

Portanto, tenha um objetivo que seja mensurável, relevante e claro. Elabore-o para que ele possa ajudar realmente na tomada de decisões, na solução de problemas ou na exploração de oportunidades.

Para que isso seja possível, converse com líderes, identifique demandas, metas de longo prazo e problemas existentes. Dessa forma, será mais fácil priorizar a sua análise de dados, evitando pontos que não agreguem valor ao negócio e garantindo que a companhia possa melhorar os pontos mais relevantes para o seu funcionamento.

Crie um bom conjunto de indicadores

Você também deve definir métricas. Um processo de análise de dados consegue assumir várias abordagens de acordo com o objetivo e o tema estudado. Utilizando indicadores, o analista terá a certeza que a qualidade dos seus insights sempre será superior.

Um indicador é um meio mais objetivo de identificar fatores que contribuem (positivamente ou negativamente) para o sucesso da empresa. Eles devem estar definidos conforme o perfil da empresa e da análise de dados a ser executada. Assim, a companhia pode avaliar com mais precisão diferentes fatores e, com isso, ter uma visão ampla do estado do negócio.

Diferencie a análise de informações qualitativa e quantitativa

Existem dois métodos de análise. A qualitativa e a quantitativa. Compreender a diferença entre os dois melhora a qualidade da análise de dados, uma vez que o analista estará com uma orientação mais precisa.

Na análise qualitativa, o resultado é numérico. Ou seja, ela tem um caráter mais objetivo e racional.

Já na análise quantitativa, são priorizadas características mais particulares do objeto de estudo. Por isso, ela é vista como um método mais complexo para obter conhecimento sobre algo, uma vez que múltiplas variáveis são colocadas em jogo.

Tabule resultados

A tabulação de resultados é uma parte tão importante quanto a atividade de organizar e ler as informações. Esse processo dá, ao analista, uma maior capacidade de identificar tendências, avaliar fatores e conseguir obter respostas para as suas perguntas.

Normalmente, os dados quantitativos são tabulados utilizando tabelas dinâmicas. Elas devem conter os campos de frequência (número de respostas de uma mesma alternativa) e porcentagem (relação entre as frequências).

Em relação aos dados qualitativos, é necessário uniformizar as respostas em categoria. Também é necessário fazer o mesmo método de análise para informações quantitativas, incluindo frequência e porcentagem.

Escolha boas fontes de dados

A qualidade da informação é crucial para uma boa análise de dados. Portanto, sempre opte pelos meios certos para capturar registros para o seu estudo.

Determinados dados podem ser coletados por meio de fontes que estão disponíveis publicamente (como bancos de dados públicos e APIs de redes sociais), o que aumenta a velocidade nos processos e reduz prazos. Além disso, não deixe de utilizar as informações internas já existentes, como os históricos de vendas. Quanto mais atualizado o registro, melhor.

Integre times

A integração é uma peça chave para melhorar as atividades de qualquer empresa. Independentemente do setor em que essa estratégia for aplicada, as chances de ganhos de performance, custos e produtividade são altas. Portanto, não deixe de integrar pessoas durante a análise de dados.

Escolha um sistema de colaboração entre todas as pessoas envolvidas, a fim de evitar possíveis retrabalhosna coleta de informações. Um registro compartilhado que tem as datas referentes à coleta e fontes de origem de dados auxiliará, consideravelmente, a validar as conclusões alcançadas.

Essa ferramenta evitará a coleta do mesmo registro duas vezes. Além disso, as chances de um profissional identificar um problema de integridade será muito maior, uma vez que mais pessoas utilizarão os mesmos dados. Dessa forma, a empresa consegue otimizar a sua análise continuamente.

Tenha as soluções adequadas

Por fim, adote ferramentas de análise que sejam eficientes na hora de interpretar dados. Elas devem ser escaláveis, capazes de lidar com um grande volume de registros e evitarem problemas de integridade. Dessa forma, os resultados obtidos com o estudo do analista serão mais robustos e confiáveis.

Como apresentar o material na empresa?

A apresentação dos resultados da análise de dados é um dos momentos mais importantes do processo. Ela vai muito além de apenas demonstrar o que foi obtido com o processo: também faz parte desse momento a busca por uma nova conclusão sobre o estudo, a avaliação dos resultados, a realização de feedbacks e definição de novas etapas de análise.

Nesse momento, todas as etapas anteriores entrarão em conjunto para entregar o melhor resultado possível. A tabulação dos dados reunidos é um exemplo, já que ela permite a visualização eficiente dos dados e, consequentemente, melhora a orientação do trabalho.

Para apresentar os resultados, busque múltiplos mecanismos. Adote quadros, tabelas ou mesmo gráficos conforme o tipo de análise e demandas. Também crie um relatório, facilitando a leitura da análise e de seus resultados após a apresentação.

Também, é necessário debater esses resultados.

• Por qual motivo os resultados foram esses?
• Isso pode ser considerado um contratempo?
• O que eles significam?
• Como resolvê-los?
• Isso simboliza uma oportunidade?
• Como explorá-los?

A fim de que os resultados dessa análise de dados sejam argumentos fortes e coerentes, a recomendação é discuti-los com foco na literatura da área, confrontando ideias de outros profissionais e pesquisadores.

Podemos citar com um exemplo sobre a importância da análise de dados a pesquisa da CDW Healthcare realizada com 150 instituições de saúde. Os encarregados pelas decisões das entidades responderam a perguntas em relação à forma de efetuação de uma operação de análise de dados nos hospitais. Um dos resultados constatados no estudo foi sobre as principais questões para essa implementação.

Quando foram organizados os resultados por ordem decrescente, constatou-se, como principal motivador, os crescentes custos na área da saúde, com 59% das entidades tendo apontado esse quesito; em seguida, o estímulo à adoção, com 44%; em terceiro, o cuidador responsável, com 41%; a lei de proteção ao paciente, com 36%; e, finalizando, com 31%, o sistema de pagamento “pago por desempenho”.

Essas notícias podem ser mostradas em um gráfico de barras. No tocante à discussão, esses dados disponibilizam um importante panorama da situação no setor da saúde no país, mostrando em que lugar devem ser concentrados os investimentos.

A análise de dados permite maior probabilidade de acertos nas tomadas de decisão. Reagir rápida e corretamente às alterações do mercado é essencial para conseguir destaque diante da concorrência.

É preciso escolher a mais eficiente metodologia para conseguir as respostas mais pertinentes ao seu negócio e, assim, transformar esses dados em estratégia. Aposte na tecnologia como companheira para mostrar resultados mais claros e objetivos em sua área! Dessa forma, a análise de dados poderá ser uma ferramenta estratégica para o negócio, evitando erros e tornando toda a companhia mais competitiva.

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O que foi visto na partida da última terça-feira no Mineirão, entre Brasil e Alemanha, certamente ainda assombra muitos brasileiros que só querem esquecer o que aconteceu. Mas, curiosamente, são nas crises que surgem as oportunidades. É, você deve estar se perguntado agora: “Que aprendizados sobre gestão pode haver num jogo de futebol, onde o Brasil foi humilhado pela estratégica Alemanha?”

O doído 7 x 1 da Alemanha nos ensina mais do que simplesmente futebol. A derrota faz parte da vida e do esporte, o que nos resta é aprender com ela e tirar a melhor lição que podemos.

Separamos 5 pontos que merecem atenção por serem aprendizados sobre gestão que podem ser aplicados na rotina de uma empresa.

1 – Foque no resultado de longo prazo

Os alemães sabem muito bem como é perder uma semifinal em casa, em 2006 a seleção alemã foi derrotada em seu próprio país pelos italianos. A seleção tri campeã se planejava há 8 anos para o feito que culminou no vexame verde e amarelo. Estruturou um time e seguiu com ele até aqui, finalista em 2002, terceiro lugar em 2006, terceiro lugar em 2010 e, agora, finalista em 2014. Isto demonstra visão de longo prazo e foco em resultado, em 2010 eles sabiam que não seriam campeões e encararam aquela copa como uma preparação para o mundial de 2014.

Na sua estratégia pense também em quais ações podem construir resultados duradouros e não espere resultados “da noite para dia”, foque no seu alvo e saiba que a “vitória” vem com preparação, determinação e visão de longo prazo.

2 – Conheça o adversário e identifique onde você se diferencia

Estudiosos, analíticos e extremamente focados, eles souberam aproveitar o momento de fragilidade do adversário, o Brasil, para continuar marcando gols. A tricampeã se beneficiou de estudos acadêmicos para montar seu esquema. Na pesquisa realizada por 50 estudantes da cidade de Colônia, os jogadores brasileiros foram analisados minuciosamente. 

Quais são os pontos de diferenciação da sua empresa? O que deve ser explorado para apresentar um diferencial competitivo. É importante analisar também quais aspectos o seu adversário obtém vantagem sobre a sua empresa.

3 – Saia da sua zona de conforto

Os treinos dos alemães eram realizados de 12h às 14h – quando o sol é mais forte. Desta forma eles se adaptam e se preparam para o pior cenário, ou seja, saindo da zona de conforto. Nas organizações a maioria das pessoas preferem permanecer na sua zona de conforto, gostam de estar confortáveis na maioria dos aspectos dos negócios, processos e maneira como conduzem suas iniciativas. Tentar algo novo permite que você tenha a oportunidade de experimentar novos desafios, expande seu campo de visão e abre as portas para as habilidades que você não sabia que possuía.

4 – O coletivo é mais importante que o individual

Não adianta contar com uma grande estrela para o sucesso. Ao invés disso, pense no desenvolvimento do espirito de equipe e na capacidade de gerar sinergia, ou seja, o todo supera a soma das partes. Vimos nos jogadores da Alemanha uma grande harmonia entre todos os membros da equipe e grandes resultados gerados pela união das forças, sem ninguém buscando o estrelato separadamente. A estratégia de uma empresa não pode ser diferente, não podemos depender da habilidade isolada de um membro do time e sim contar com a cooperação de todos.

5 – Pense no todo e sua ligação entre as partes

Além de toda a estratégia e a preparação a Alemanha, ela estudou todos os elementos e fez uma estratégia que combinasse a preparação dos jogadores, o local onde eles ficaram, construído e preparado por eles, o uniforme (semelhante ao time mais popular do Brasil, o Flamengo), aulas de português para os jogadores, friesa em campo, para não ser impactado pela torcida e campanhas publicitarias a fim de conquistar a simpatia da torcida na final. Seja na implantação da gestão de projetos ou em um plano estratégico, tenha sempre o foco no todo e a ligação entre cada elemento.

Sim, vai ser difícil esquecer uma goleada como a que vimos nesta semifinal, o brasileiro é apaixonado pelo futebol e perder em casa tem um sabor especialmente amargo. Mas, como disse no início deste artigo, precisamos aprender com a crise. O Brasil ainda tem a melhor qualidade para gerar jogadores, mas ainda está longe de ser o que melhor trabalha. Já a Alemanha, formada por uma excelente geração, trabalhou praticamente uma década para conquistar o objetivo que conseguiu alcançar no fatídico dia 8 de julho no Mineirão: decidir uma Copa do Mundo.

Entrevistamos José Finocchio Júnior, um dos gurus do gerenciamento de projetos do Brasil, e perguntamos a respeito de uma importante questão no gerenciamento de projetos: O nivelamento de recursos dos projetos.

Finocchio tem mais que credenciais para falar do assunto, é professor da disciplina de gerenciamento de cronograma, tanto na FGV como na FIA-USP, fez sua dissertação de mestrado na Escola Politécnica, baseado no tema de restrições de recursos em programação de projetos, foi o primeiro profissional do mundo a obter a certificação PMI SP especializada em cronogramas e também é detentor da certificação TOC- Critical Chain Project Management, na qual o nivelamento de recursos é um tema central.

Confira a entrevista que ele nos concedeu:

Professor, qual a importância do nivelamento de recursos numa ferramenta de gestão de projetos?

– O nivelamento de projetos é um mito e na maioria das vezes dá uma informação errada ao gestor. O motivo é que modelamos a realidade em ferramentas estáticas e um projeto é um sistema complexo que apresentas filas, estoques, loopings, e retrabalho, e ainda assim apresenta interdependências que não são imediatas, mas com efeito retardado. Isso tudo é muito difícil , para não dizer impossível, de modelar num gráfico de Gantt estático.

Então o Sr. está afirmando que um gerente de projeto não deve nivelar os recursos de seu projeto?

– Ao contrário, conhecer a restrições de recursos de um projeto é algo muito importante, pois estas vão ditar o ritmo do projeto. O gerente deve identificar e estabilizar o gargalo e subordinar o dimensionamento dos recursos não gargalo a ele. Apenas afirmo que é muito difícil enxergar isso num gráfico de gantt estático. Para encontrar o recurso gargalo na prática, por meio de cálculos deveríamos considerar que muitos deliverables voltam, são retrabalhados, o cliente muda de ideia e pede coisas novas e isso muda radicalmente a carga nos recursos, jogando no lixo aquele cronograma feito perfeitinho, sem contar que para achar o recurso crítico teríamos que mapear todos os projetos do portfolio, e suas modificações ao longo do tempo. A cada dia que passa novos projetos são lançados e existem demandas de trabalho que surgem fora dos projetos, como por exemplo, o suporte ou a parte administrativa das operações do dia-a-dia.

Mas, as modernas ferramentas PPM do mercado não se propõem a fazer isso?

– Não é bem assim. Hoje sabemos que o foco deve ser dado no controle de fluxo do projeto. O fluxo não pode parar. O principal instrumento de controle de recursos é a administração do volume do Work in process, quanto maior o WIP, maior será o aumento do lead time (prazo) dos projetos.

E as ferramentas tradicionais não fazem isso?

– Nenhuma das tradicionais ferramentas de gráfico de gantt do mercado faz isso, pelo menos as mais conhecidas na minha opinião não fazem.

Qual ferramenta o gerente deve buscar?

– Eu prefiro não colocar o foco nas ferramentas, mas em princípios de gestão, como O Lean Manufacturing- a teoria das restrições e a dinâmica de sistemas.
Instrumentos que melhor se adequam a essas teorias são tambor-pulmão-corda (DBR), o Kanban e o Scrum, ou qualquer ferramenta que trabalhe os pacotes de trabalho em modo pull e não push. Eu mesmo estou desenvolvendo uma maneira de controlar os projetos, que tornarei pública como parte do desdobramento da metodologia Project Model Canvas, desta vez para gestão de fluxo do projeto e controle da execução. Estou finalizando um livro sobre isto e ele deve ser lançado em setembro de 2014.

Proposta mal elaborada? Qual impacto isso causa ao meu projeto?

Indicado a cinco estatuetas no Oscar 2014, incluindo a de melhor filme, “O Lobo de Wall Street” atraiu a atenção do público apaixonado pelo mundo dos negócios. Aqueles que assistiram ao filme puderam conhecer a história real de Jordan Belfort (interpretado por Leonardo DiCaprio), um corretor da bolsa de valores norte-americana que chegou a acumular uma fortuna de 8 bilhões de dólares. Quando tinha apenas 26 anos, Belfort ganhava 1 milhão de dólares por semana e, durante o auge, chegou a faturar 12,5 milhões a cada três minutos.

Esse mundo fantasioso de riqueza, no entanto, veio abaixo quando o sistema financeiro descobriu que as conquistas do “Lobo” aconteceram às custas de diversas fraudes, que lhe renderam quatro anos de prisão. O corretor não agiu de forma ética para aumentar seus ganhos e pouco se preocupou com os impactos de seus planos táticos sobre o mercado ou as economias pessoais dos investidores: alguns chegaram a perder centenas de milhares de dólares com seus esquemas fraudulentos de promessas que jamais seriam cumpridas.

Para a gestão de projetos

A realidade dos gestores de projetos, ainda que diferente do mercado de capitais, também pode proporcionar situações dramáticas quando a ânsia por dividendos supera a prudência na execução. Determinadas a fechar mais negócios, as áreas comerciais de muitas empresas podem se sentir tentadas a fazer promessas de prazos, orçamento e escopo totalmente inviáveis, que terão grande impacto sobre a rentabilidade do projeto e até mesmo sobre o futuro da organização.

Cenário preocupante

Alguns estudos mostram como essa forma de lidar com projetos vem proporcionando fracassos globalmente. O relatório Chaos Report, do Standish Group, realizado a partir de uma pesquisa com companhias e departamentos de TI nos Estados Unidos, mostra que apenas 9% dos projetos são concluídos com sucesso nas grandes empresas, enquanto nas médias e pequenas organizações essa taxa chega a alcançar apenas 16,2% e 28%, respectivamente.
O Gartner Group, empresa de pesquisa e consultoria em TI, também desenvolveu um estudo que revela que 75% dos projetos do setor não são concluídos com sucesso, de acordo com os entrevistados. O que ambos deles apontam é que, em grandes parte dos casos, apesar de os projetos serem bem executados, há grandes falhas na elaboração das propostas, o que gera insatisfações similares ao outro cenário.

Projetos públicos: o dinheiro do povo em planejamentos mal elaborados

Os projetos realizados pelo poder público não fogem a essa dura realidade. Em levantamento recente do Ministério do Planejamento, por exemplo, somente as obras das rodovias do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) apresentam um atraso médio de quatro anos. Já nas ferrovias Norte-Sul e Leste-Oeste, falhas de projetos e erros em obras não só provocam atrasos como aumentam os custos de implantação em até R$ 1 bilhão.

A transposição do Rio São Francisco e o Complexo Petroquímico do Estado do Rio de Janeiro (Comperj) são outros exemplos de obras bilionárias que estão atrasadas há anos e, a cada dia, ultrapassam o orçamento previsto inicialmente exigindo que mais recursos públicos, que poderiam ser utilizados para suprir diversas outras necessidades da população, sejam injetados para sanar estes equívocos.

No setor de energia a realidade é equivalente: mais de 70% dos projetos para novas usinas eólicas, que envolvem investimentos de mais de R$ 20 bilhões, também estão atrasados.

Onde está o problema?

Mas afinal, onde está a causa de tantos atrasos e falhas? Apesar de muitos procurarem a justificativa em problemas na execução, a concepção pode ser a resposta certa, já que é comum que  estas falhas nasçam logo na proposta de projeto. Não podemos negar que, para conseguir competir no mercado, as áreas comerciais precisam oferecer propostas de valor para seus clientes. O time-to-market é fundamental para que a empresa consiga ser competitiva e rentável. No entanto, algumas vezes as empresas também precisam se posicionar sobre a impossibilidade de executar alguns projetos dentro das condições exigidas pelo cliente e sugerir outras formas de atuar. Embora isso possa implicar na renúncia de resultados imediatos, os ganhos no longo prazo serão maiores e mais duradouros caso seja estabelecida uma relação de confiança entre as partes.

Além disso, é preciso que órgãos públicos se conscientizem de que as licitações não podem levar em conta somente o preço, mas também a realidade do mercado em que as empresas participantes atuam, dando chances para que o projeto seja viável, para que favoreça a sociedade como um todo e não prejudique os agentes econômicos.

Em busca de um novo panorama

Em vez de esperar que o cenário mude, as empresas também podem atuar no seu dia a dia para aumentar o sucesso na gestão de projetos. Uma das melhores formas para fazer isso é tornar a sua concepção um processo mais colaborativo, envolvendo não somente os clientes e patrocinadores do projeto, mas também aqueles que irão executá-lo.

O Project Model Canvas é uma metodologia que, por meio de um aplicativo na web ou no celular, permite a elaboração de projetos robustos de forma abrangente e colaborativa. Os softwares de gestão de projetos também são ferramentas extremamente úteis que garantem  a preservação de um histórico de informações, a agilidade para o preenchimento de dados, facilidade no acompanhamento do projeto, na geração e análise de relatórios. Esses sitemas permitem, ainda, a criação de fluxos de aprovação para que as áreas técnicas e de negócio estejam mais integradas em busca de melhores resultados.

É preciso também lembrar que os projetos de sucesso geram resultados positivos não somente para o cliente final, mas também para a empresa executora, que deve realizar as entregas extraindo o melhor de sua equipe e aproveitando os recursos de forma otimizada e sem desperdícios.

Atualmente, o corretor ganancioso que inspirou o personagem vivido por DiCaprio nas telas vive sozinho em uma modesta casa de um bairro de Los Angeles. Apesar de ter visto sua história contada em livros e no cinema, Belfort ainda paga pelos erros cometidos durante sua carreira.

Para que você seus funcionários não atuem como lobos de Wall Street no dia a dia dos negócios, o ideal é que a busca do sucesso leve em conta a colaboração. Projetos de sucesso geram resultados positivos para todos: o cliente fica satisfeito e cria uma relação de longo prazo com a sua empresa, aumentando a lucratividade para ambos os lados, incluindo a comissão dos vendedores e a bonificação do gerente de projetos pelos bons resultados alcançados com o gerenciamento. Vamos co-criar?

No mundo dos sonhos de qualquer gerente de projeto, a alta direção da empresa em que trabalha, bem como o cliente, passam por um processo decisório criterioso antes da aprovação do escopo para dar início à execução dos trabalho.

Já no mundo real, sabemos que o momento de fechar um contrato está bem distante deste cenário ideal. Muitas vezes, as empresas fazem promessas irreais aos clientes para conseguir fechar negócio e, no fim das contas, as responsabilidades pelos fracassos são atribuídas àqueles que estão na linha de frente: os gerentes de projetos.

Para evitar que projetos bomba caiam sobre seu colo, selecionamos algumas situações cotidianas neste ambiente para que você consiga identificar quando algo pode não sair tão adequado quanto o esperado:

Negócio fechado!

A gênese dos projetos bombas costuma ocorrer na mesa de negociação entre a empresa e o cliente: para atingir as metas de vendas, alguns executivos acabam sacrificando a equipe e a infraestrutura da empresa em que trabalham. Tudo isso sem qualquer diálogo com a equipe responsável, que poderia ajudar a definir prazos e orçamentos mais realistas.

Na hora da execução, essas decisões são traduzidas em entregas que não correspondem às expectativas do cliente, em danos permanentes à reputação da empresa ou mesmo ao GP responsável, que acaba arcando com esta questão.

Pacto frágil

Quando os projetos bomba são fechados, os executivos responsáveis pelas vendas também não hesitam em fazer promessas fora da realidade para conseguir angariar profissionais dispostos a assumir estas missões.

Isso torna o gerente de projetos a parte mais vulnerável de todo o processo, pois ao primeiro sinal de problema, será ele o culpado pela ineficiência no gerenciamento, e não o executivo.

Se vira nos 30!

Outro problema comum é quando os contratos são fechados com prazos que não podem ser ultrapassados sob qualquer hipótese. Na prática, isso significa que o gerente de projetos precisará se submeter a todo tipo de artifício para que as tarefas sejam concluídas no prazo esperado, fazendo com que normas, procedimentos e padrões sejam descumpridos a todo o momento. O problema maior é que, para fechar o projeto, estes executivos acabam acatando ao prazo determinado pelo cliente, desconsiderando em muitos casos a realidade do negócio.

Escopo misterioso

Começar um projeto sem o escopo claramente definido é uma verdadeira dor de cabeça para qualquer gerente de projeto: as “aberrações” que podem surgir da falta de entendimento entre as partes são praticamente infinitas nesse cenário.

Ainda assim, não é raro que estes executivos vendam projetos com base em informações preliminares e, somente após fechar o negócio, começam a avaliar a viabilidade do negócio.Isso é um equívoco duplo: para a reputação da empresa e para os gerentes de projeto, que terão que arcar com responsabilidades inviáveis.

Cliente totalitário

“Sou eu quem está pagando, então faça o que eu digo.” Ainda que essa frase raramente seja pronunciada durante a execução de um projeto, muitas vezes é exatamente isso que o cliente quis dizer, usando outras palavras.

Ignorado documentos, contratos e acordos realizados inicialmente, o cliente decide fazer mudanças nas especificações no meio da execução do projeto, gerando problemas sem precedentes para o gerente.

Ainda que alguns projetos sejam executados em cenários bem menos catastróficos do que o apresentado, sabemos que qualquer gerente já enfrentou situações similares no dia a dia.

Isso prejudica não somente a empresa, que coloca em risco sua reputação, mas também a carreira do gerente, que se sacrifica diariamente para que os projetos sejam concluídos dentro das expectativas dos públicos de interesse.

E você? Já lidou com algum destes problemas em sua carreira? Como conseguiram resolver estas questões entre os executivos de vendas e a operação? Compartilhe sua experiência conosco! Vamos trocar informações para fazer dos nossos projetos cada vez mais bem sucedidos.

A eficiência no gerenciamento de projetos está diretamente ligada à satisfação e participação do cliente com os resultados. Contudo, contar com o cliente para as definições de objetivos estratégicos, prazos de entregas, reuniões de alinhamento do escopo e devidos ajustes antes mesmo de iniciar o projeto, é um fator crucial para o ganho de eficiência e suas consequências, como citamos.

Neste contexto, o cliente passa a ter uma grande importância para o sucesso do projeto como um todo, inclusive ao que tange o gerenciamento do GP. A tarefa não é fácil, porém é fundamental. Este relacionamento estreitará a confiança e firmará a participação do cliente com a sua empresa, assim como com você. Por isso, no post de hoje, você entenderá a importância desta participação conjunta para a conquista dos objetivos e, assim, para uma boa imagem de sua empresa e, claro, do responsável por ter completado a tarefa com êxito.

Você entende sobre projetos, mas é o cliente quem conhece suas dificuldades

Enquanto um Gerente de Projetos (GP), você tem conhecimento sobre a sua equipe, as habilidades de cada um dos integrantes e como alocá-los em múltiplos projetos garantindo, assim, o cumprimento dos objetivos, prazos e do sucesso da empreitada como um todo. Porém, é o seu cliente quem conhece as dificuldades do dia a dia, a necessidade de ter procurado por sua empresa para solucionar um determinado problema, o mercado ao qual está inserido, a cultura empresarial diante às mudanças, dentre vários outros fatores.

Diante a isso, é de extrema importância unir ambos os conhecimentos em busca de uma definição de escopo adequada às necessidades e expectativas do contratante. Isso implica entender quais são as dificuldades atuais, os gargalos encontrados, os processos atuais e, com o seu conhecimento, identificar a melhor oportunidade para o desenvolvimento de um projeto que de fato resolva estas questões com eficiência.

A validação do cliente resguarda a sua empresa de possíveis “imprevistos”

Desde os processos iniciais, que envolvem as conversas sobre o problema, a solução e o escopo do projeto, é fundamental envolver o cliente não apenas para obter informações mais certeiras para a obtenção de resultados, mas para obter a validação do que foi definido. Isso ajudará a sua empresa a lidar melhor com possíveis “imprevistos” como a solicitação da mudança do escopo do projeto em um momento mais avançado do projeto, questionamentos sobre a autorização de determinada ação e o respaldo de que você apenas cumpriu o acordado. Por isso, envolva seu cliente em todas as partes do processo, incluindo o envio de relatórios periódicos e reuniões para tratar sobre a evolução das atividades.

Você precisará contar com alguém para guiar você e a equipe envolvida no desenvolvimento do projeto

É possível que, em muitos casos, a sua equipe esteja alocada no próprio cliente. Por isso, precisará de um braço direito que garantirá o acesso aos recursos necessários para o desenvolvimento do projeto. Isto significa indicar os profissionais que concederão acessos, permissões, informações e o que preciso for para garantir o cumprimento dos prazos. Você, enquanto GP, terá o reporte dos seus funcionários sobre as atividades ao utilizar um software para o gerenciamento destes projetos. Contudo, é fundamental contar com um responsável interno, do cliente, para contribuir com o bom andamento das atividades in loco facilitando o seu trabalho em lidar com múltiplos projetos, equipes e clientes.

E você, já envolve os seus clientes em seus projetos? Como eles contribuem para o sucesso em sua gestão? Quais são as grandes dificuldades encontradas? Aproveite os comentários abaixo para compartilhar suas dúvidas e experiências. Vamos trocar uma ideia sobre as melhores práticas nestas situações!

Os tempos estão bons para novos projetos. Apesar dos engasgos que alguns países estão tendo, gerando desemprego e falta de crédito, o Brasil consegue manter a economia aquecida. Impulsionados pela Copa do Mundo, muitos setores têm investido em novas contratações, ampliações e reestrutura. Isso significa que todos os dias novos desafios são criados e é papel do gerente de projeto encará-los.

Da criação de um novo software para a gestão de um hotel até a expansão da indústria aeronáutica, todos os setores dependem de gerentes de projeto para o planejamento, execução e coordenação do time. Isso gerou uma grande demanda por profissionais da área e, segundo levantamento do Project Management Institute (PMI), elevou o salário médio para este cargo para 12 mil reais.

Ainda assim, muitos empresários não estão seguros sobre a importância desse profissional na sua empresa e, por não tê-los, acabam não alcançando os objetivos determinados.

A importância de um gerente de projetos

O gerente de projetos é fundamental em todas as fases, do planejamento às medições de resultado. Ele é um dos poucos agentes envolvidos que terá visão do todo e será capaz de coordenar o time em busca dos melhores resultados dentro do investimento e do cronograma utilizados.

Dessa forma, é preciso contratar alguém que tenha conhecimento do mercado e do produto ou serviço oferecido pela empresa. Quanto mais experiente o gerente, mais caro ele se torna, mas melhores podem ser os resultados, afinal, nada melhor do que alguém que conhece os imprevistos e os principais desafios de um projeto. Mesmo  projetos complexos são conduzidos por gestores que têm a responsabilidade de mantê-los dentro do cronograma. Será o gerente também que irá reportar os resultados e os problemas para os diretores da companhia.

Muitas vezes será necessário que sua empresa assuma projetos que fogem do conhecimento do seu time, nesses casos é ainda mais essencial a figura do gerente e do seu conhecimento.

Características de um bom gerente de projetos

O sucesso de um projeto pode ser determinado pela qualidade do seu gerente. É grande a importância de se escolher um bom profissional para o cargo. Conhecer sua experiência na área, projetos que deram certo, que deram errado e os motivos disso são apenas as primeiras dicas para a contratação.

Como o gestor será constantemente pressionado por resultados, é preciso saber como ele lida com essa ação. Muitas pessoas podem não se dar bem com prazos apertados ou mesmo cobranças em público, tornando insustentável para todo o time a tarefa de entregar o projeto. Junto disso, é fundamental que o gerente saiba delegar tarefas e lidar com pessoas. Afinal, projetos são entregues por um time, não apenas pelo gestor.

Por último, tenha certeza que o candidato à gerente conhece as principais metodologias de gestão. Atualmente, a grande maioria das empresas prefere métodos ágeis no desenvolvimento dos seus projetos. Isso significa que já há uma preocupação maior pelo uso otimizado dos recursos do negócio e o gestor precisa estar alinhado à essa nova gestão.

Contratar um bom gerente de projeto irá elevar sua empresa e seus projetos a um novo nível de profissionalização. Além de melhores resultados, você estará criando um novo diferencial competitivo.

Alguma dúvida sobre a importância de um gerente de projeto? Aproveite os comentários abaixo para entrar em contato.

Muitas pessoas preferem passar grande parte de seu tempo na zona de conforto, ou seja, vivendo situações familiares, agindo como sempre agiram e evitando grandes transformações, do que abraçar a mudança. Esse hábito é verdadeiro não somente na forma como escolhemos utilizar nosso tempo no dia a dia, mas também no ambiente de trabalho.

Ao contrário de algumas décadas atrás, em que era comum trabalhadores seguirem carreiras estáveis e previsíveis, atualmente a mudança está bem mais frequente. Isso porque um novo perfil profissional está melhor associado às demandas atuais: os colaboradores estão em em busca de crescimento profissional e novos desafios. Não aceitam qualquer trabalho, salário ou uma oportunidade que não esteja alinhada aos seus objetivos e valores pessoais.

Ao gerenciar um projeto, a capacidade de abraçar a mudança surge durante a execução pode ser um dos grandes diferenciais para que a equipe trabalhe com motivação e alcance melhores resultados.

Saiba porque abraçar a mudança é importante para a cultura da sua empresa e como fazer isso:

Mesmo que você não queira, as mudanças ocorrerão

Mesmo quando as pessoas resistem às mudanças, é preciso reconhecer que algumas delas irão ocorrer mesmo contra a nossa vontade. Dessa forma, é possível se antecipar às transformações e lidar com elas de forma mais positiva: iniciando a mudança por conta própria ou fazendo planos para recebê-la com mais preparo e atitude.

Agir assim faz com que as mudanças não sejam sempre surpresas desagradáveis que nos desmotivam, mas sim variações de cenários que podem ser previstas e contornadas.

Diversidade

Em regra, qualquer mudança pode parecer desgradável em um primeiro momento, tendo em vista que aquilo que está funcionando deveria permanecer da mesma forma. No entanto, à medida que os profissionais de um projeto começam a se acostumar com as mudanças, passam a perceber imediatamente seus benefícios.

As mudanças tornam as pessoas mais flexíveis e propensas a abrir a cabeça para diferenças culturas e novidades, capacidades fundamentais para as empresas que buscam sempre inovar e oferecer produtos e serviços exclusivos a seus consumidores.

Aprendizado

Ambientes previsíveis e controlados exigem pouco das pessoas que ali estão e promovem poucas oportunidades de aprendizado.

Já as mudanças, mesmo com seus aspectos negativos, podem trazer conhecimento de novas fontes e múltiplas experiências para as pessoas que as abraçam. Além disso, tornam os profissionais mais flexíveis ao lidar com pessoas de diferentes formações e capacidades.

Dessa forma, a equipe da empresa ganhará novas ferramentas para contornar os obstáculos que se apresentam nos projetos e se relacionar melhor com os colegas de trabalho.

Oportunidades

Em alguns projetos e processos, é comum que as pessoas esperem alcançar somente os resultados que foram propostos durante o planejamento. No entanto, às vezes podemos nos surpreender com o que uma mudança inesperada pode trazer.

As transformações que ocorrem ao longo da execução podem oferecer oportunidades para que a sua empresa avalie a forma como está atuando sobre um determinado problema e vislumbrar novas chances de transformar o negócio.

Colocando em prática

Alguns passos simples podem fazer com que as mudanças tragam mais vantagens que desvantagens.
Esqueça os velhos hábitos e crenças, mesmo que por alguns momentos, para conseguir ver os problemas sob novas perspectivas. Faça testes e experiências, sempre medindo os resultados que podem ser obtidos.

Crie um ambiente adequado para que os funcionários não tenham medo de errar. Dessa forma, eles se sentirão sempre desafiados a contornar os problemas de formas inovadoras.

Você tem alguma dica sobre como implementar mudanças na cultura da empresa minimizando impactos negativos? Compartilhe-a conosco através dos comentários!