As entregas são um fator de extrema importância para avaliar o sucesso de um projeto. Isso porque todo o escopo e o planejamento desenvolvido pelo Gerente de Projetos (GP) é elaborado em prol do cumprimento dos prazos destas entregas, garantindo a satisfação dos clientes, sejam eles internos ou externos. Mesmo porque, em alguns casos, a conclusão de uma etapa do projeto depende dessa cultura de entrega, e o não cumprimento dela resulta no atraso da conclusão dos trabalhos.

Estas entregas estão diretamente ligadas à produtividade das equipes envolvidas e do comprometimento deles em relação às tarefas, qualidade de execução e cumprimento de prazos. Contudo, para que estas entregas sejam concluídas com sucesso, é fundamental ao GP desenvolver ações motivacionais, ter pulso firme para acompanhar e cobrar prazos definidos, jogo de cintura com situações atípicas e criar uma cultura de entrega na empresa.

Dentre estas questões, todas, habitualmente, já estão na rotina deste GP. Porém, quando o assunto envolve adequar a cultura de uma organização em prol dos resultados almejados, a tarefa se torna desafiadora. Cultura não é construída do dia para a noite. Ela leva tempo, esforço, definição de processos, requer um bom fluxo de informações, alinhamento da comunicação, dentre outros fatores que, com o tempo, são absorvidos e replicados pelos integrantes das equipes envolvidas nos projetos. Para ajudá-lo a dar início à criação de uma cultura de entrega em sua empresa, selecionamos alguns pontos-chave a serem trabalhados. Confira:

Esteja aberto às mudanças e conscientize sua equipe sobre a importância desta questão

Este, talvez, seja o ponto mais crítico para a criação de uma cultura de entregas em sua empresa. Mudanças, em grande parte dos casos, geram resistência entre os colaboradores e muitas vezes até em nós mesmos. Como um GP você deve ser o primeiro a incorporar a abertura a alterações nas rotinas. Contudo, para obter o sucesso, esta questão não pode ser apenas verbal. Você precisará aplicá-la em sua rotina. Para isto, esteja mais atento às sugestões que sua equipe traz. Não será necessário aplicar todas, mas demonstrar abertura em recebê-las, bem como explicar os motivos para não incorporá-las, quando for o caso. Com atitudes como esta você sempre terá o gancho para reforçar a importância de estar aberto às mudanças.

Defina processos para incorporar as mudanças

A cultura de uma organização é absorvida aos poucos por seus funcionários. Conforme as ações são desenvolvidas, eles incorporam uma parte dos costumes. Há a necessidade de mudança nos hábitos destas equipes. Contudo, para iniciar o trabalho de mudança comportamental, alinhado à nova cultura proposta, sugere-se a definição de processos ou reestruturação dos existentes.

Realize estas mudanças de forma gradativa. Institua treinamento para a nova rotina estabelecida, acompanhe os impactos, colete feedback dos envolvidos e ajuste o modelo para que fique satisfatório aos objetivos de sua empresa, mas favorável aos funcionários. A definição destes processos contribuirá para incorporar estes novos hábitos à rotina, o que com o tempo se transformará em uma ação contínua e intrínseca à cultura da organização.

Integre ferramentas e use a tecnologia a favor de seus objetivos

Busque recursos para que o impacto causado por estas mudanças sejam minimizados. Vá em busca de ferramentas que contribuam para a otimização dos processos e, assim, auxiliem na redução dos impactos destas mudanças.

Use a tecnologia a seu favor! Um software para gerenciamento de projetos, por exemplo, é bastante considerável para as melhorias nas rotinas e, consequentemente, nas entregas. Com ele você, GP, conseguirá acompanhar melhor o andamento das atividades para traçar planos de ação, quando preciso for. Já para a sua equipe, será mais fácil acompanhar prazos, relatar empecilhos, ajustar o que preciso for e, assim, incorporar uma cultura de entregas, devido à eficiência alcançada.

Criar uma cultura de entregas exige dedicação. O resultado não é imediato e o trabalho deve ser contínuo. Recorra aos Recursos Humanos de sua empresa, peça auxílio à Comunicação Interna e, em equipe, desenvolvam ações que se destinem ao cumprimento deste objetivo. Mudanças de cultura afetam a empresa como um todo. Trabalhe por um impacto positivo, dê exemplos enquanto GP e veja como as dicas repassadas contribuirão para melhorar o dia a dia de seus projetos e do negócio.

Diante da grande importância de um gerenciamento eficaz de projetos, a opção de investir e escolher um software de gestão de projetos na área se insere como a alternativa mais viável e vantajosa para otimizar o processo e garantir os resultados. A partir daí, sua empresa só tem a ganhar: os benefícios em eficiência e produtividade são enormes e irão gerar mais lucros para seus negócios. No entanto, antes de usufruir de tantas vantagens, uma questão se faz necessária: com tantas opções no mercado, como fazer a escolha do melhor sistema?

 De fato, existem algumas características e funcionalidades essenciais que não podem faltar em um bom software de gestão de projetos. Confira quais são elas a seguir e certifique-se de seguir o checklist na hora de eleger um sistema confiável e de qualidade para sua empresa e descubra como escolher um software de gestão de projetos!

Opte por um sistema de armazenamento em nuvem e ganhe mobilidade

Hoje, não há razão para você optar por um sistema instalado internamente, a menos que a sua empresa seja de grande porte e/ou necessite de uma solução muito específica para a realização dos processos. Neste sentido, um software que funcione e armazene os dados em nuvem trará uma série de vantagens para sua empresa.

Em primeiro lugar, você não precisará investir em hardware e em uma equipe de TI para a manutenção dos seus servidores e do sistema, o que implica em uma redução substancial dos custos, principalmente no que diz respeito às suas despesas iniciais. Quando feita internamente, a instalação deste tipo de software é cansativa e muito cara. Em segundo lugar, ao optar por um sistema em nuvem, será possível adequar a capacidade do software às necessidades do negócio: assim, se você precisa de poucos recursos, pode investir menos,  aumentando o investimento de acordo com as demandas da sua empresa.

E, por último, assinalamos aquela que é uma das principais vantagens de um sistema em nuvem: a mobilidade. Bons sistemas instalados remotamente permitem que você tenha acesso aos dados de qualquer dispositivo móvel (PC, notebook, tablet, smartphone, dentre outros), mantendo a gestão de projetos ao alcance a todo o tempo. Com este recurso, você conseguirá obter informações importantes em situações adversas como uma viagem ou reunião de negócios, ganhando muito em agilidade e eficiência.

Dê preferência a softwares de uso simples e intuitivo

Não se engane: a simplicidade é a chave para um bom sistema de gestão de projetos. Assim, é importante buscar por um software que forneça todas as soluções que você precisa da forma mais simples e intuitiva possível. Tenha em mente que você e os outros membros da equipe não podem ficar presos a um sistema complexo, que oferece uma série de soluções mas demanda um vasto conhecimento técnico para ser operado.

Porém, fique atento: simplicidade não é o mesmo que falta de recursos. Os bons sistemas trazem diversas soluções de gerenciamento para os seus projetos, mas também agregam funcionalidade e design simples para poderem ser facilmente operados por você e seus colaboradores. O sistema ideal é aquele que facilita e otimiza os processos, e não um que consuma tempo e esforços mentais!

Valorize o controle da produtividade

Nem todos os softwares da área possuem um bom controle de produtividade, mas esta é uma função indispensável que distingue os sistemas de qualidade – e faz toda a diferença para uma gestão eficiente. Um bom software deve mostrar, de maneira simples e precisa, como estão sendo gastos seus recursos em cada uma das atividades que sua empresa está desenvolvendo no momento.

Estes recursos incluem os gastos financeiros (diretos e indiretos), horas trabalhadas de cada um dos funcionários, horas extras e gastos de insumos. Ao obter um resumo geral das atividades do seu negócio, será possível saber como alocar seus recursos com mais eficiência, além de cortar gastos e aumentar a produtividade.

Prefira um sistema que permita a redução de custos

Um bom software de gestão de projetos contribui, automaticamente, para uma redução significativa dos seus gastos. Como reforçamos, um sistema eficiente será aquele que não demandará despesas desnecessárias com licenças de software, hardware, mão de obra técnica especializada e manutenção de servidores. Neste tópico, vale também ressaltar a importância de um software que traga resultados imediatos para a gestão de projetos da sua empresa – fuja das soluções complexas, caras e que exijam um longo tempo para serem implementadas!

Qualidade não é sinônimo de preço alto

Recapitulando, o ideal é priorizar um software de gestão de projetos que favoreça a mobilidade, seja simples e eficiente e habilite o controle da produtividade dos seus negócios. Um sistema que reúne estas características trará, com absoluta certeza, ganhos importantes para a sua empresa a médio e longo prazo. Mas talvez você se pergunte: um sistema deste tipo – inteligente e eficiente – custa muito caro? Não necessariamente!

Não confunda preço alto com qualidade. É possível buscar excelentes softwares, de empresas com tradição e nome no mercado, que não demandam um alto investimento. Busque soluções que simplifiquem o processo de instalação e manutenção, que é a etapa que consome mais recursos. Lembre-se: um bom software de gestão deve ser um que atenda às suas necessidades sem exigir gastos exorbitantes!

E você, está mais preparado para escolher um bom sistema a partir das nossas orientações?

Sua empresa chegou naquele momento em que a equipe atual parece ter atingido o limite de sua capacidade para continuar executando os projetos? Antes de sair contratando novos profissionais para fazer parte do time, é fundamental seguir alguns passos para saber se é possível melhorar a produtividade dos atuais e vender mais projetos, evitando gastos desnecessários e aumentando a rentabilidade do negócio.

Confira 6 dicas para vender mais projetos sem precisar necessariamente crescer a equipe:

#1 Acompanhe o desempenho da equipe atual para ver o que pode ser otimizado

Como saber se sua equipe precisa de mais pessoas se você não sabe o que esperar delas? Por isso, é fundamental acompanhar o desempenho de cada um dos profissionais por meio de indicadores de desempenho como entregas realizadas ou tempo dedicado às diversas tarefas. Neste contexto, um software para o gerenciamento de projetos torna-se uma ferramenta indispensável, pois permite que a sua empresa saiba como estão os níveis de produtividade e o que pode ser feito para melhorá-los ou mantê-los em níveis adequados.

#2 Planejamento é fundamental: esteja sempre de olho nos próximos passos

Quando a oportunidade de vender um novo projeto se apresenta, a empresa precisa entender imediatamente qual impacto o início da execução terá sobre a equipe atual. Por isso, é sempre bom que os vendedores estejam alinhados aos Gerentes de Projetos.

Para dar mais autonomia aos vendedores, sem prejudicar o projeto por falta de horas disponíveis para alocação de profissionais, um software de gerenciamento de projetos que possui uma versão mobile é uma excelente alternativa. Desta forma, seus vendedores conseguirão identificar a disponibilidade dos recursos e a capacidade de que as entregas sejam feitas durante a negociação, evitando contratações desnecessárias quando a equipe atual ainda consegue dar conta do recado.

#3 Flexibilidade é importante

Quando a empresa tem um retorno sobre a disponibilidade dos recursos humanos para um novo projeto e o resultado não é bom, uma boa dica é avaliar o status e a flexibilidade de outros projetos antes de tomar a decisão de contratação.

Dessa forma, antes mesmo de vender o projeto e prometê-lo para o cliente, os gerentes já podem estar em campo negociando com recursos de outros gerentes ou revendo as prioridades com a gestão da empresa.

#4 Aproveite melhor os funcionários com mais experiência e eficiência em performance para projetos mais críticos

Quando sua empresa aloca os recursos de forma aleatória, perde a chance de aproveitar as melhores pessoas nas funções mais cruciais para as entregas.

Por isso, outra dica é atribuir as tarefas mais desafiadoras às pessoas mais preparadas, analisando suas habilidades, experiência no tema e localização atual.

#5 Estimule a cooperação

Muitas empresas ainda insistem em cobrar apenas o desempenho individual das pessoas, mesmo sabendo que o trabalho em equipe é capaz de trazer melhores resultados.

Por isso, estimule o trabalho em conjunto, com o compartilhamento de conhecimento e lições aprendidas a cada etapa e promovendo a discussão de ideias. Isso aumenta as chances de solução de problemas de forma mais rápida, a proposta de iniciativas para redução de custos e uma melhoria da produtividade.

#6 É preciso priorizar conforme um critério de relevância para a sua empresa

Lembre-se que nenhuma empresa jamais terá todos os recursos que gostaria para conseguir executar seus projetos e processos: cada vez mais é preciso fazer “mais com menos” para se manter competitivo no mercado.

Em um cenário em que você precisa vender mais projetos sem aumentar a equipe, também é preciso priorizar. Identifique as tarefas mais importantes para a entrega dos projetos dentro do prazo e na qualidade esperada pelo cliente, deixando em segundo plano aquelas que podem ser resolvidas um pouco mais adiante.

Lembre-se que o desafio de aumentar a produtividade da equipe atual exige ferramentas que ajudem os gerentes de projeto a visualizar a equipe atual e suas habilidades e alocá-los da melhor forma possível nas iniciativas em busca de melhores resultados.

Você já conta com um software para o gerenciamento de projetos que ajude a vender mais, alocando melhor a sua equipe atual? Compartilhe suas dúvidas e experiências nesta área: vamos trocar ideia sobre as melhores práticas!

Descobrir que está na profissão errada e que quer mudar de emprego depois dos 30 anos pode ser frustrante porque, apesar de todo o esforço, o estudo, o investimento financeiro e a capacitação pessoal e profissional feitos em prol de sua antiga carreira, você se vê novamente em um ponto de partida. Ao mesmo tempo, a expectativa de começar do zero em uma nova profissão que você considera muito mais apaixonante e com a qual se identifica só faz aumentar a motivação e a vontade de aprender. Nessas horas, nada melhor do que voltar algumas casas no jogo do mercado de trabalho e reassumir o papel de um estagiário.

Você também está considerando voltar algumas casas no jogo do mercado de trabalho, mudar de emprego e recomeçar a carreira como estagiário? Confira então algumas dicas que podem ajudar!

A vida (profissional) começa depois dos 30

Existem vários casos de pessoas que mudaram de profissão, após um bom tempo de trabalho, em busca do sucesso. Antes de construir seu reinado, Walt Disney trabalhou como editor de um jornal e foi demitido porque, segundo seu patrão, não tinha imaginação nem boas ideias. Outro exemplo é Sylvester Stallone. Antes de se tornar um fenômeno, o ator ganhava menos de 1 dólar por hora limpando jaulas de leões no Central Park, em Nova York.

Mas quem disse que são só os famosos que mudam de ideia e se arriscam em novas carreiras? “Comprometimento com o trabalho”: esta é a dica da professora Eloyr Faedo Scandolara, que após os 30 anos conseguiu estágio de licenciatura em uma escola rural no interior do Paraná. Sua história foi destaque na imprensa de sua região. Em entrevista a um jornal local, ela disse que se sente completamente realizada, apesar de ter descoberto sua vocação somente agora.

Exemplos nas telonas

Recentemente foi lançado o filme “Os estagiários”, com Vince Vaughn e Owen Wilson, que retrata o drama de mudar de carreira depois dos 30. Na história, os atores representam dois funcionários demitidos de uma indústria de relógios falida. Com quase 40 anos de idade, eles precisam mudar de ramo por força das circunstâncias e acabam entrando para um programa de estágios do Google. Com isso, precisam reaprender tudo sobre o mundo corporativo e as novas tecnologias. A empreitada não é fácil, mas eles conseguem se adaptar e dar a volta por cima.

O que fazer quando é preciso mudar de carreira?

Os exemplos da ficção e os reais mostram que nunca é tarde para mudar e aprender. Ser estagiário depois dos 30 não significa regredir. Demonstra coragem de assumir um novo caminho e dar o primeiro passo. Mas, para isso, você deve ser flexível, procurar adaptar-se a situações novas e arriscar-se mais. Estudar é sempre fundamental. Tenha fé, determinação e disposição, afinal, você está correndo atrás do seu sonho!

Você tem outras dicas para aqueles que querem mudar de emprego após os 30? Compartilhe suas ideias com a gente nos comentários abaixo!