Ser bom em gerenciamento de projetos não significa ser especialista em apenas uma função. O sucesso de seus projetos depende da sua capacidade de entender as coisas da forma mais ampla possível, preenchendo assim as lacunas de conhecimento. Para isso, esteja atento aos demais papéis envolvidos nas tarefas que você acompanha e se interesse pelo máximo de áreas do conhecimento possível.

Claro que você faz o que gosta, e entende muito do assunto, mas não deve deixar de lado as tarefas que têm de ser feitas. Apesar de essas tarefas serem importantes para o sucesso global do projeto, nós gerentes de projetos sempre preferimos fazer o trabalho ao qual estamos mais acostumados ou sabemos realizar bem.

Mesmo que você seja excelente em algumas tarefas, provavelmente não reúne todas as habilidades necessárias ao sucesso do projeto. Sugerimos preencher suas lacunas de conhecimento a partir da troca de experiências com seus colegas de equipe. O segredo de um bom gerente de projetos é que ele sempre está cercado de profissionais capazes e bem treinados.

Em vez de tentar saber tudo e ser a única referência de conhecimentos para a equipe, vale a pena aceitar que nem sempre sabemos cada detalhe envolvido no trabalho. Incentive a participação da equipe com frequência. Isso faz com as pessoas se sintam importantes e valorizadas por suas contribuições, além de tornar mais eficiente a execução do projeto.

E você? Faz apenas as tarefas nas quais se sai bem em vez do trabalho que precisa ser feito ou segue a vida preenchendo suas lacunas de conhecimento?

Como você equilibra sua própria experiência com a de seus colegas de equipe?

Você é muito bom naquilo que faz. Poderia estar nas áreas de marketing, finanças, operações, ou até mesmo vendas. Seus colegas reconhecem e apreciam sua contribuição à equipe. Você se entende com eles, é um especialista em áreas que poucos conhecem e ama se aprofundar nos detalhes, mas você quer agir como um gerente de projetos.

Mantém a equipe motivada, compila um relatório do projeto quando solicitado, é um ouvinte atento das pessoas que precisam conversar, e garante que as melhores ideias não sejam ignoradas, mas implementadas no departamento. Seus colegas dizem que é um grande gerente de projetos. Só tem um problema: você não é um gerente de projetos!

É isso mesmo… não é o seu trabalho. Você entrou na empresa como um CEO guru, ou um especialista em contas a receber, ou um gerente de treinamento ou um coordenador de pré-vendas. Mas não sabe nada sobre estruturas de divisão de trabalho, metas, resultados, pacotes de trabalho, software de relatórios de projeto, falhas no projeto, distribuição de recursos, ou estouros de orçamento. Ao mesmo tempo, você tem a habilidade e o dom inato de manter as pessoas organizadas para que o trabalho seja feito e entregue.

O que fazer? Embora seja uma atividade extra, você gosta de manter as pessoas organizadas. E, verdade seja dita, isso torna a sua vida um pouco mais fácil também. Convivemos com tipos caóticos que, podemos dizer, não são tão sobrecarregados de habilidades organizacionais como você. Gente que nunca leu um relatório gerado por qualquer software. Mantê-los nos trilhos facilita sua vida, pois você depende que terminem seus trabalhos antes que você comece o seu.

Se aprecia esse tipo de trabalho, não se importa em gastar um pouco de tempo extra, e até considera uma mudança para um posição de gerente de projetos, então as próximas 6 dicas vão ajudá-lo a agir como um gerente de projetos mesmo sem o ser.

1 – Receba sugestão de todos

Uma lição que gerentes de projetos aprendem cedo é que se não incluírem as ideias, opiniões, gostos e desgostos de todos os stakeholders, seu projeto terá tempos difíceis.

A primeira vez que um projeto sai dos trilhos e atrapalha um grupo ou outro, alguém diz: “eles nunca me perguntaram”, “eu sabia que havia um problema, mas nunca tive a oportunidade de dizer”, ou “é a primeira vez que ouço falar disso”. Isso é geralmente acompanhado da vontade de não querer resolver o problema. Tenha certeza de sempre perguntar a todos se têm alguma ideia sobre o projeto que está para começar. Mesmo que a resposta seja “não”, eles devem ter a capacidade de dar sua opinião.

2 – Comece monitorando com uma planilha

Se você não é um aficionado pelo MS Project ou um expert em outro software de gerenciamento de projeto, então fazer o papel de um gerente de projetos pode começar simplesmente acompanhando as tarefas em uma planilha, do passo 1 em diante.

Isso pode ser um sacrilégio para alguns gerentes de projeto. Não estamos falando em usar uma planilha perpetuamente. Entretanto, uma planilha é um bom lugar para começar a compilar e atualizar uma lista de tarefas, proprietários, datas de vencimento, status e riscos associados. Este pode então ser usado como uma base para um relatório de projeto básico, assim como servir como fonte da atividade que poderá alimentar um sistema de gerenciamento de projetos completo.

3 – Compilar e trabalhar a partir de sua lista diária de afazeres

Depois de receber a sugestão de todos, e ter a visão do todo registrada em uma planilha, pode começar a colocar a sua lista de afazeres diária para funcionar.

Você sabe que precisa acompanhar uma parte específica do projeto para hoje, tem um relatório para apresentar ao dono da empresa, e uma reunião agendada para obter a aprovação de uma nova tecnologia que está sendo implementada. Nem todas essas atividades serão definidas no plano básico da planilha de monitoramento da etapa 2, mas esse plano é o que alimenta a sua lista diária de afazeres. Isso vai ajudar a manter você e sua equipe no rumo certo.

4 – Use uma apresentação clássica como relatório de projetos simples

Embora o PowerPoint possa ter seu lado negativo, com muitas apresentações lidas palavra por palavra, também tem seus aspectos positivos.

O 4-blocos clássico é um desses. Trata-se de um slide do PowerPoint dividido em quatro partes. São dois blocos no topo e dois na base. Esse é um ótimo formato para usar no seu relatório de projeto.

O bloco superior esquerdo é chamado de ‘realizações da semana’ e fala dos itens que foram concluídos na semana passada. O bloco superior direito é chamado de ‘próximos passos’ e é um plano cronológico de alto nível dos próximos passos imediatos (aproximadamente quatro semanas à frente) juntamente com uma breve descrição. Isso pode ser retirado diretamente da planilha de acompanhamento de projeto citada no passo 2 acima.

O bloco inferior esquerdo é chamado de ‘riscos’ e ressalta qualquer problema que tenha o potencial de interferir no avanço do projeto. O bloco inferior direito é chamado ‘para discussão/temas’ e gera oportunidades para qualquer tópico que precise ser discutido ou temas que tenham surgido que são problemáticos para o projeto.

Isso é tudo. Esse relatório básico fornece um vislumbre do passado recente, mostra o que vem a seguir, responde às questões do que pode vir a dar errado (e o que fazer quando isso acontece) e permite a discussão geral. Uma boa e simples ferramenta para ser usada como base em um relatório semanal de projeto.

5 – Alterações de documento

Esta é uma área que novos gerentes de projeto não percebem que é crítica até que tenham se queimado uma ou duas vezes. Documentos são alterados! Não importa se são grandes ou pequenos, apenas mantenha um registro de quem, o quê, por quê, onde, e quando, no que se refere à alteração.

Quem pediu a alteração? Qual é a alteração? Porque há uma razão para a alteração? Onde a alteração será feita (em que parte do projeto), e quando ou por quanto tempo essa alteração vai levar. Esse poderoso “treinamento de memória” vai poupar muitas discussões e eliminar mal entendidos que possam surgir a partir da dúvida de um membro da equipe sobre se outra pessoa (ou até ele mesmo) alterou o projeto.

6 – Reconhecer e celebrar o sucesso

Mesmo que você não possa ser um gerente de projetos em tempo integral, essa é uma área que muitas vezes fica esquecida. Você não quer dar como certo que a equipe realmente se esforçou para fazer as coisas acontecerem. Dê crédito onde o crédito for devido. Deixe que todos saibam que alguém foi acima e além. Faça um grande negócio fora da equipe atingindo um objetivo para o seu gerente e reconheça que os compromissos assumidos foram cumpridos.

O reconhecimento pode variar de um e-mail para todos com detalhes sobre o sucesso do projeto, um bom jantar, cartões de presente, ou até mesmo alguma coisa divertida, como levar toda a equipe para o boliche depois do trabalho. Não precisa ser caro, e cabe perfeitamente na categoria de “é a intenção que vale.” Sua equipe vai apreciar sua delicadeza e atenção com eles.

Se você foi levado a fazer o papel de um gerente de projetos, então faça o seu melhor. Seus colegas de trabalho reconhecem o fato de que você é organizado, detalhista e pode manter qualquer um nos trilhos. Siga os seis princípios acima e você logo descobrirá seu jeito de fazer uma diferença ainda mais positiva para sua equipe e sua empresa.

Pronto para ir além de monitorar a atividade de projeto usando uma planilha? Tente aqui e veja como é fácil planejar, controlar e reportar os resultados usando nosso software de gerenciamento de projeto.

Gostou do artigo? então compartilhe!

O que está faltando?

Provavelmente é uma das três alternativas: conhecimento, experiência ou entendimento sobre os projetos.

Existem determinados momentos em que um gerente de projetos ou um membro da equipe não tem certeza do que fazer. Quando isso acontece, provavelmente é porque falta alguma coisa. No nosso dia a dia, o que está faltando são todas ou algumas dessas áreas fundamentais: conhecimento, experiência e os benefícios que se esperam dos projetos.

Tome um projeto de TI, por exemplo. Digamos que você esteja no comando da implantação de novos computadores e tem de reorganizar todas as estações de trabalho. Em primeiro lugar, precisará ter a clareza das suas necessidades e avaliar se o orçamento é suficiente para os recursos necessários e as atividades que serão executadas. É o seu conhecimento e a sua experiência em gerenciamento de projetos que vão ajudá-lo a completar suas tarefas de forma correta.

Na sua trajetória, provavelmente você teve experiências em que acreditou ter clareza das metas e direções do projeto. No entanto, dependendo de sua fonte de informação ou da falta de conhecimento sobre o funcionamento de determinada organização, poderia ter ido para a direção incorreta.

Independentemente do seu conhecimento ou experiência em gerenciamento de projetos, cada stakeholder (as partes interessadas) e líder de projeto tem peculiaridades que você precisa entender em profundidade, para não correr o risco de falhar ou sofrer um impacto negativo no negócio.

Pode parecer óbvio, mas percebemos que muitas pessoas procuram por soluções criativas e avançadas para coisas que são simples. Gastam uma grande dose de energia e tempo para chegar a uma alternativa complexa, em vez de enxergar o mais simples.
O que falta são conhecimentos, experiências ou o entendimento dos objetivos e direções do projeto.

Compare com sua vida pessoal para comprovar essa afirmação. Pense em alguma situação que esteja problemática ou em algo que não funcione muito bem. Provavelmente falta conhecimento, experiência ou compreensão sobre o assunto, admita isso ou não.

Alguma vez você já se sentiu inseguro sobre o que fazer em um projeto?

Percebeu que estava faltando alguma coisa nessas áreas fundamentais?

(Adaptado do site: http://blogs.pmi.org/blog/voices_on_project_management/2012/10/whats-missing.html )

“Os planos fracassam quando não há comunicação”. Apesar de antigo, esse provérbio descreve uma realidade — a falta de diálogo pode causar grandes transtornos. Para evitar isso, as empresas precisam estruturar a comunicação na gestão de projetos.

Mas como um administrador pode melhorar a troca de ideias em sua empresa? Quais são as maneiras de fomentar a comunicação de sua equipe durante um projeto? Neste artigo, listaremos sete sugestões eficazes!

1. Integre os setores

O alinhamento dos setores envolvidos em um projeto é fundamental para a boa comunicação. Por exemplo, talvez o objetivo de um gestor seja desenvolver uma campanha de marketing digital para um cliente.

Nesse projeto, pelo menos dois setores estarão envolvidos: marketing e publicidade. O que acontecerá se uma área realizar suas tarefas sem levar em conta os serviços da outra? A eficácia do processo ficará comprometida.

Para evitar isso, muitas empresas optam por implantar um software de gestão de projetos. Dessa forma, conseguem unificar de maneira inteligente os diversos departamentos da empresa.

Pois, por meio desse sistema, toda a equipe recebe informações em tempo real da evolução das atividades do projeto.

Para uma integração mais eficiente, é importante que toda a empresa use um vocabulário fácil de entender na sua comunicação. Os profissionais devem evitar usar palavras conhecidas somente por pessoas da área em que atuam.

Do contrário, haverá sempre uma barreira na comunicação, e o andamento dos processos ficará estagnado.

2. Distribua as responsabilidades

Outra prática indispensável para o sucesso da comunicação na gestão de projetos é a divisão correta de responsabilidades. Portanto, defina imediatamente a função de cada membro da equipe. Dessa forma, a qualidade da atividade não será comprometida.

Como exemplo, voltemos à situação criada no item anterior. Imagine que o cliente entre em contato com a empresa que está desenvolvendo a campanha de marketing digital de sua companhia e fale sobre um detalhe de que não gostou.

Ele diz que as técnicas de SEO (Search Engine Optimization) não estão sendo utilizadas. E agora, quem da equipe de marketing está responsável pelo SEO da campanha de marketing digital desse cliente? O gestor não sabe.

Embora essa situação pareça absurda, é muito fácil isso acontecer quando as funções não são definidas corretamente.

Pode ocorrer que várias pessoas operem o mesmo processo — nesse caso o SEO —, as formas de trabalho se confundam e, no fim, ninguém sabe quem realizou a tarefa. Dessa forma, o nível de qualidade do projeto fica insatisfatório.

Quando isso acontece, a reputação da empresa é afetada, e o cliente logo percebe a falta de especialização por parte dos gestores.

3. Dê feedbacks

Após integrar os setores e definir as funções de cada equipe, o gestor precisa estar atento ao desenvolvimento do projeto para que ajustes possam ser feitos. Caso isso seja necessário, os feedbacks do gestor serão indispensáveis.

Porque essas sugestões são importantes? A revista Exame entrevistou Sulivan França — presidente da sociedade latino-americana de coaching — que ressaltou a importância de um bom feedback para assegurar o sucesso da equipe.

Ele ainda citou que essa comunicação entre gestor e membros da equipe direciona os projetos, motiva os colaboradores e gera um ambiente de respeito e troca de experiências.

Os profissionais esperam, pelo menos, uma sugestão ou direcionamento de suas atividades por parte dos gestores. E, quando a empresa possui em sua cultura interna o hábito de dar feedbacks aos colaboradores, geralmente conseguem reter e atrair profissionais talentosos.

4. Ouça a opinião dos colaboradores

De nada adianta sugerir excelentes ideias se o gestor não está aberto às opiniões de seus colaboradores. Se isso acontecer, a empresa perderá um rico acervo de sugestões e fechará as portas da comunicação.

Em um artigo da revista Época Negócios, Tom Peters — especialista em gestão e autor do best-seller Reimagine! Excelência nos Negócios numa Era de Desordem — sublinhou que as companhias vão mal porque deixam de ouvir seus colaboradores.

Nesse mesmo artigo, Tom Peters falou que, quando o gestor faz uma simples pergunta, como “O que você acha?”, e ele ouve atentamente, os membros da equipe se sentem valorizados e desenvolvem melhor o seu trabalho.

Sendo assim, estimule sua equipe a falar sobre o que acham do projeto em que estão trabalhando, que sugestões têm e o que pode ser aprimorado.  Dessa forma, você perceberá como o diálogo em sua empresa irá melhorar.

5. Abra as linhas externas de comunicação

Outra prática muito importante para uma abertura ampla da comunicação na gestão de projetos é escutar as sugestões externas. Como assim? O gestor precisa estar atento ao que os clientes, fornecedores e parceiros têm a dizer.

Para isso, é necessário criar canais de comunicação que permitam a interação do público externo com a companhia. Por exemplo, existem plataformas em que o cliente pode fazer comentários sobre o que acha a respeito de um produto lançado por uma empresa.

Outras instituições promovem os chamados hackathons — uma maratona da inovação — e convidam profissionais externos para ajudar a aprimorar um produto ou criar uma solução para a empresa anfitriã.

Ainda outras companhias optam por uma plataforma de crowdsourcing, que abre para fornecedores, parceiros e outros profissionais a oportunidade de participar de projetos criativos da empresa.

Sendo assim, traga para sua companhia as joias inovadoras que o público externo pode oferecer para sua gestão de projetos e perceberá que sua empresa prosperará ainda mais.

6. Faça reuniões

As reuniões são oportunidades valiosas para promover a comunicação nos projetos, pois é nesse momento que a alta administração conversa sobre o desempenho da equipe no decorrer dos processos, traça metas e estrutura estratégias.

Por isso, programe encontros regulares com outros gestores para que, durante a reunião, o diálogo seja aberto e espontâneo. Promova um clima de descontração. Além disso, o gestor deve ficar atento à duração das reuniões, se forem breves, os envolvidos ficarão mais à vontade.

7. Crie uma agenda de comunicação

Após implantar todas as sugestões anteriores, você notará que toda a empresa começará a participar de forma ativa dos processos da companhia, e no meio de tanta interação é fácil perder o foco do objetivo. Então, o que fazer?

Organize uma agenda de comunicação, ou seja, defina horários estipulados para a troca de ideias durante o andamento dos projetos. Se não fizer isso, você e sua equipe serão bombardeadas por inúmeras mensagens.

Deixe bem claro quais tipos de mensagens poderão ser enviados fora dos horários estipulados, e aproveite para incluir na agenda da comunicação encontros com a equipe para discutir sobre o projeto.

Enfim, neste artigo você pode perceber que um bom gestor é aquele que sabe administrar bem seus recursos humanos. Além disso, a comunicação é a melhor ferramenta que uma empresa pode utilizar para ter uma boa gestão de projetos.

O que achou de nosso artigo? Ele ajudou você a entender como otimizar a comunicação na gestão de projetos? Então compartilhe nas redes sociais essa valiosa informação!