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Como preparar e apresentar os cases de sucesso de seus projetos

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como preparar e apresentar os cases de sucesso de seus projetos

Ter um case de sucesso para seus projetos é uma medida inteligente para oferecer serviços, vender a marca e, acima de tudo, fechar novos negócios e alavancar o crescimento de sua empresa ou startup. Basicamente, um case de sucesso deve engajar os potenciais patrocinadores, investidores e clientes. Eles devem sentir uma grande necessidade em fazer negócios com sua empresa. Pensando nisso, preparamos 4 dicas para ajudar você a apresentar e preparar os cases de sucesso de seus projetos.

1. Contar uma boa história

Já está provado que a mente humana guarda mais informações quando elas integram uma história interessante com começo, meio e fim. Na hora de preparar os cases de sucesso de sua empresa, comece separando o material bruto, ou seja, dados, datas, informações quantitativas e qualitativas, gráficos e tudo aquilo que é importante que as pessoas saibam. Guarde esses dados e não caia na tentação de amontoá-los todos em um arquivo powerpoint que pode soar monótono e frio.

Em vez disso, reflita sobre como apresentar os dados brutos em uma história. Pode ser uma narrativa envolvendo o líder da empresa e como foi difícil fechar aquele acordo específico, por exemplo. O importante aqui é contar uma história com um protagonista, um objetivo e os obstáculos que dificultaram a jornada do personagem. Aí sim, no meio dessa narrativa, insira os dados brutos da empresa. No final, as pessoas estarão completamente interessadas na sua história e na sua empresa.

2. Revele parte das estratégias

Faça com que as pessoas sintam-se parte da empresa. Para isso, revele pontos da estratégia utilizada no projeto para finalizar alguns dos negócios mais bem sucedidos da história da companhia. Mostre como a empresa superou eventuais dificuldades e como foi a volta por cima. Aqui, é preciso fornecer dados consistentes e valorizar as estratégias positivas, o planejamento e a execução utilizada para fazer com que o caso fosse um sucesso. Aproveite para mostrar que a empresa domina o setor em que ela atua.

3. Apresente com emoção

Durante a apresentação dos cases, saiba utilizar adequadamente os dois lados do cérebro: a razão e a emoção. A razão representa os dados brutos, informações quantitativas de crescimento e expansão e as estratégias utilizadas. Mas é no lado da emoção que os potenciais clientes, investidores e patrocinadores serão realmente fisgados. Para isso, venda a ideia de sua empresa sem ser um vendedor chato. Engaje. Fale com propriedade e mostre para as pessoas que, além de serem especializados no assunto em questão, os funcionários da empresa são apaixonados pelo que fazem. Seja verdadeiro, positivo e transmita sempre uma sensação de segurança.

4. Encontre a apresentação mais apropriada

A forma como o case deve ser apresentado varia de empresa para empresa e de projeto para projeto. A regra aqui é ser criativo. É possível utilizar qualquer meio que apresente o case de forma interessante. Pode ser uma apresentação direta, folders, vídeos corporativos, jingles de áudio ou qualquer outra forma de apresentação relacionada com a área de atuação da empresa. Se você tem conteúdo e boas histórias para contar, a apresentação de seu case será um sucesso.

Você tem outras dicas na hora de preparar e apresentar os cases de sucesso de seus projetos? Compartilhe suas ideias com a gente nos comentários abaixo.

Controle de projetos: o que é e como fazer

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Controle de projetos: o que é e como fazer

No universo da gestão de projetos, não é nenhuma novidade que só é possível gerenciar aquilo que se mede, certo? Apesar disso, ainda é bastante comum encontrarmos por aí um controle de projetos frágeis ou até mesmo que demonstrem ausência total de mecanismos de monitoramento. E esses indícios só demonstram que é preciso entender, de uma vez por todas, que a necessidade de exercer controle sobre o projeto é tão essencial quanto a própria necessidade de planejar!

Enquanto na fase de elaboração do plano a preocupação é resumida a se antecipar aos erros, estudar os cenários possíveis e traçar rotas que levarão o projeto ao destino certo, é somente no exercício do controle que se poderá, de fato, garantir que não será preciso lidar com desvios — ou, mesmo que aconteçam, dessa forma o gerente de projetos poderá intervir em tempo hábil. Assim parece bem melhor, não concorda?

Mas se você por acaso ainda se vê cercado de dúvidas sobre como implementar adequadamente o controle de projetos em sua empresa, não se desespere, porque as dicas que trouxemos no post de hoje certamente o ajudarão. Pronto para aprender identificar os status das atividades e acompanhar seus projetos adequadamente? Então confira:

Acompanhamento do projeto

Para que o controle aconteça de maneira eficiente, é necessário que seja executado de forma consistente e com a devida regularidade. Assim, o ideal é determinar uma periodicidade de execução e segui-la estritamente — quer seja semanal, quinzenal ou mensal, por exemplo. O dimensionamento do intervalo de execução desses controles deve ter como objetivo se manter dentro do tempo necessário para a correção dos desvios e a possibilidade de antecipação a novas falhas.

É durante esse acompanhamento que são coletadas e consolidadas as informações que dizem respeito à execução de uma dada atividade, realizando o contraste entre aquilo que foi previsto com o que foi efetivamente realizado. Promova o arquivamento desses registros do modo mais simples possível, mas preserve um histórico dos acompanhamentos realizados, da evolução das entregas e dos custos. Lembre-se de que essas são informações úteis não só para o projeto em questão, mas para servirem de dados no registro de lições aprendidas.

Levantamento de dados

Em um momento posterior, localize as razões dos desvios ou das eventuais tendências a fim de rastrear os motivos por trás das falhas e, ao mesmo tempo, chegar a soluções definitivas. Pare e pense por um minutinho: é melhor corrigir logo um defeito ou encontrar sua causa para que não ocorra uma segunda vez? Pois na verdade você deve tomar essas atitudes em conjunto! Mas para que possa atacar o defeito de forma categórica, eliminando ocorrências futuras, deve mesmo se concentrar na causas.

Nesse contexto, o Diagrama de Ishikawa pode ser uma boa ferramenta. Esse método consiste no desenho de uma flecha — ou espinha de peixe — que aponte para o problema ou o desvio. Com a base pronta, organize na parte superior as potenciais causas e suas ramificações, enquanto faz o mesmo na parte inferior, mas com categorias opostas.

Imagine, por exemplo, que o desvio seja relativo à baixa produtividade da equipe de projetos em 3D. Assim, seria traçada uma seta na vertical apontando para a baixa produtividade no processamento de dados, com as potenciais causas sendo divididas entre software, na parte superior, e hardware, na parte inferior. A partir daí é possível ramificar essas possíveis causas em outras mais específicas e assim sucessivamente, até que o problema raiz fosse devidamente identificado.

Intervenção de correção

Tendo como premissa que as razões para o desvio foram devidamente identificadas, basta agora estudar qual é a melhor ação para eliminar essas causas. Trata-se, portanto, de uma intervenção em forma de ação corretiva para trazer o projeto de volta aos trilhos. Nesse momento, deve-se agir tão logo quanto for possível, porque por mais que se tenha feito algo a respeito do problema, enquanto a causa não for eliminada por completo, o efeito persistirá.

E tão importante quanto implementar a correção é instituir mecanismos que possam comprovar a assertividade da ação. Caso os desvios sejam corrigidos, o caso está encerrado. Até aí tudo bem. Mas pode ocorrer exatamente o contrário, e, nesse caso, os esforços devem retornar à análise das informações.

Definição de etapas

Quando as etapas não estão suficientemente bem definidas, o controle se torna muito mais complexo e sujeito a erros. Afinal de contas, se a delimitação daquela atividade não é precisa, os limites de controle também não o serão. E assim como não é possível gerenciar aquilo que não se mede, tampouco é possível medir o que não se conhece.

Definir bem uma etapa significa ter uma demanda compreensível, inteligível e gerenciável. A prática de estabelecer marcos abstratos, que contêm inúmeras possibilidades de interpretação ou mesmo diferentes tarefas só compromete o exercício do controle. Projetos que não possuem etapas bem definidas resultam em controles extremamente frágeis, difíceis de implementar e pouco confiáveis. Assim, ter o cuidado de definir bem as etapas do projeto é simplesmente essencial.

Software de gerenciamento

Infelizmente, usar uma ferramenta para o gerenciamento de projetos ainda é considerado um luxo e não uma necessidade para algumas empresas. Mas a verdade é que a tecnologia está aí justamente para ser uma aliada. Nesse cenário, contar com um software de gerenciamento de projetos ajuda a, dentre outras coisas, melhorar o controle dos projetos na medida em que a organização da gestão se torna sistemática, estruturada e consistente.

Quando se pode contar com um programa de gerenciamento de projetos, promover o monitoramento se torna uma tarefa extremamente simples, uma vez que todo o ciclo de vida do projeto está inserido no aplicativo. Aí basta basicamente seguir o roteiro! Esse é, sem dúvida, um dos maiores investimentos que a empresa pode fazer a fim de melhorar o monitoramento e o controle de seus projetos.

Como no ambiente do gerenciamento de projetos é praticamente impossível que as coisas saiam exatamente da forma como foram planejadas, cabe ao controle a tarefa de subsidiar a intervenção do gerente de projetos. Imprevistos, falhas e desvios fazem sim parte do dia a dia dos trabalhos de gestão, mas não se trata somente de eliminar esses problemas, mas também de encontrar meios que permitam prevê-los ou identificá-los, a fim de minimizar os efeitos sobre as restrições de prazo, custo e qualidade.

Sendo cíclico, o controle de projetos visa tanto oferecer meios para que as ações se mantenham como alternativas para que retornem ao rumo certo, representando uma postura proativa e evidenciando o aspecto dinâmico que deve permear a cultura de planejamento da organização.

Então agora nos conte: como sua empresa exerce o controle sobre os próprios projetos? Deixe seu comentário e compartilhe suas experiências conosco!

O que é KPI?

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Projetos. 2 comentários em O que é KPI?

Os indicadores de desempenho estão cada dia mais presentes nas empresas porque refletem o desejo de gerenciar, controlar e alcançar os objetivos da própria organização ou de uma proposta específica. Os KPIs medem o desempenho de um projeto visando verificar se as metas determinadas no planejamento estão sendo devidamente cumpridas. Assim, para que sejam reais e possam realmente contribuir com a equipe, os KPIs devem ser mensuráveis. Quer saber um pouco mais sobre esses indicadores? Então acompanhe:

Qual a diferença entre KPI e métrica?

A sigla KPI vem do inglês e significa Key Performance Indicator, ou seja, indicador-chave de performance. E enquanto o KPI é um indicador primordial que mede o desempenho da empresa, a métrica até é também um indicador, mas não necessariamente essencial para a avaliar a eficiência da organização. Por isso, pode-se dizer que todo KPI é uma métrica, mas nem toda métrica é um KPI. De maneira bem sucinta e clara, a diferença entre KPI e métrica está na importância que o indicador representa frente aos objetivos estratégicos da empresa.

Uma empresa que realiza consultoria em gestão pode ter como indicador-chave de desempenho o número de clientes por região, por exemplo. Esse número é um KPI porque exprime o alcance do negócio, a conquista ou a perda de mercado e o grau de participação no segmento, oferecendo informações essenciais para que a empresa altere ou mantenha sua estratégia.

Essa mesma companhia pode ter como métrica, por exemplo, o gasto mensal de combustível de seus consultores ou representantes, dado que serve apenas para o monitoramento dos custos da empresa, mas que não é um valor que serve de parâmetro para aferição de performance. Logo, o custo total dos combustíveis não passa de uma métrica. Pense bem: um gasto mensal de 1.000 ou de 10.000 reais não tem vínculo direto com o desempenho da organização.

Como definir os KPIs de um projeto?

A definição dos KPIs começa pela demarcação do próprio objetivo do projeto. Tendo esse objetivo claro, é possível passar, então, para as metas, que são os desmembramentos desses objetivos em etapas menores, mais práticas e facilmente compreensíveis, a fim de que a equipe saiba exatamente o que deve ser feito.
Com as metas definidas e devidamente esclarecidas, são demarcados os meios a serem empregados para que as metas sejam cumpridas e, consequentemente, os objetivos. Chega-se, por fim, aos indicadores de desempenho, que devem refletir o sucesso — ou o fracasso — do caminho percorrido até o alcance do objetivo final.

Quantos KPIs são precisos para determinar o desempenho?

O número de KPIs necessários varia de empresa para empresa, de projeto para projeto, bem como de objetivo para objetivo. Projetos mais complexos tendem a ter mais KPIs, contudo, nem sempre uma quantidade maior de KPIs contribui para uma análise e um controle adequados.

O importante é que os KPIs sejam em número suficiente para que a equipe consiga visualizar todo o desempenho do projeto, podendo avaliar mudanças, tendências e novas ações necessárias para chegar ao objetivo do projeto no tempo acordado e com a qualidade desejada.

Lembrando que os KPIs podem ser divididos em duas vertentes: KPIs globais do projeto e KPIs por setor ou por equipe, que auxiliarão os profissionais envolvidos a compreenderem com maior clareza seus papéis e suas atribuições.

E como escolher os KPIs certos?

Já que não é possível gerenciar aquilo que não se mede, daí surge a importância do correto estabelecimento dos KPIs. Contudo, o gestor não pode simplesmente sair criando indicadores-chave de desempenho de maneira indiscriminada em todos os setores da empresa. Para isso, é preciso fazer uma análise criteriosa sobre os fatores diretamente ligados à performance do negócio e, mais que isso, saber direitinho como fazer a medição.

Um supermercado, por exemplo, não tem por que estabelecer um KPI referente ao número de vendas por gênero (masculino ou feminino). Isso não faria qualquer sentido, pois o segmento e os tipos de produto comercializados não recebem influência por serem consumidos por homens ou mulheres.

O mesmo definitivamente não acontece com uma rede de academias ou com uma franquia de salão de beleza, por exemplo. Para esses nichos de mercado, ter indicadores-chave de desempenho atrelados ao gênero dos consumidores é interessante sim, afinal, essas informações são cruciais para elaborar campanhas focadas em um público ou outro.
Assim, escolher os KPIs certos requer dos gestores um bom estudo, respondendo a questões do tipo: como o ambiente externo mostra sinais de que está aceitando o produto comercializado pela empresa e como o sucesso ou o fracasso do negócio pode ser efetivamente medido? Já facilita, não concorda?

Quais os benefícios de se determinar KPIs para um projeto?

Os indicadores de desempenho podem se apresentar, por exemplo, na forma de dashboard ou graficamente em relatórios de gestão, que auxiliem tanto a equipe como o gerente de projetos a conduzir a execução da proposta com mais eficácia. Assim passa a ser possível agir proativamente a fim de que os resultados almejados sejam obtidos conforme o planejado.

Além de constituírem um direcionamento a ser seguido, os KPIs auxiliam na tomada de decisões, pois refletem todo o andamento do projeto de maneira simples e direta, com chances reduzidas de falhas. O acompanhamento constante desses índices acelera o processo decisório, permitindo que as ações corretivas sejam realizadas com maior rapidez, de forma a otimizar tanto tempo como recursos.

Com toda a equipe focada nos KPIs há maior envolvimento por parte dos profissionais, que se sentem motivados a superar desafios no cotidiano, criando significado para sua atuação junto ao projeto. Trabalhando com uma equipe engajada, o gerente de projetos consegue otimizar o tempo de execução e os recursos, liderando com maior tranquilidade, certo de que todos sabem exatamente o que, como e quando fazer.

Como monitorar os KPIs de um projeto?

O monitoramento dos KPIs pode ser feito por meio de ferramentas de Business Intelligence, planilhas eletrônicas ou, ainda, de softwares de gerenciamento de projetos preparados especificamente para ofertar uma série de ferramentas para os gestores, facilitando, dessa forma, o trabalho de toda a equipe.
Monitorar constantemente os KPIs de um projeto é o que dá a segurança necessária para se tomar decisões mais acertadas e manter todos os processos, as metas e ações dentro do planejado. O segredo mora em estipular e monitorar!

Agora que já tem informações suficientes sobre o assunto, compartilhe conosco o que achou! Sua empresa tem KPIs bem-estabelecidos? Ela exerce o monitoramento adequado desses indicadores? Deixe seu comentário e contribua com o post!

Plano de gerenciamento de cronograma: como fazer?

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Plano de gerenciamento de cronograma: como fazer?

Muito se fala sobre como o gerenciamento de cronograma implica no êxito de determinados projetos. É fundamental ter um bom controle do tempo de dada campanha, para que ela de fato seja elaborada e funcione apropriadamente. Mas o que significa, exatamente, ter um plano de gerenciamento de cronograma? Em quais áreas da empresa isso influencia?

Confira aqui os pontos mais importantes para conhecer sobre o tema!

O conceito de plano de gerenciamento de cronograma

O plano de gerenciamento de cronograma diz respeito, basicamente, ao tempo que levará para que todas as etapas de determinado projeto sejam concluídas. Neste sentido, este plano lida diretamente com a criação e a execução de projetos. Por isso, o conceito pode influenciar muito no sucesso de um negócio. Como efeito, ele também influencia diretamente na satisfação que o cliente tem com a sua empresa, uma vez que se entrega o serviço dentro dos prazos estipulados e com uma boa qualidade.

Hoje em dia, há profissionais que trabalham diretamente com tais fatores, os chamados gestores de projeto. Eles trabalham no planejamento, coordenação, execução, análise de projetos, o que consiste em uma boa saída para empresas que precisam colocar seu cronograma em ordem.

O DESENVOLVIMENTO DO CRONOGRAMA

Agora que você já sabe da importância do plano de gerenciamento de cronograma, resta a seguinte questão: como fazê-lo? Existem alguns aspectos a serem levados em conta na hora de fazer este planejamento.

Defina o projeto

Para se criar um plano de gerenciamento de cronograma, obviamente é imprescindível ter uma noção clara da atividade proposta e como alcançá-la com sucesso.

Crie uma planilha

Produzir uma planilha é o primeiro passo para ter um controle de prazos mais eficaz. Anote todas as informações relativas ao projeto — como nome, os objetivos, a descrição e preços.

Depois, faça uma exposição detalhada de todas as etapas que precisam ser feitas para que a campanha em questão seja concluída. Neste ínterim, pode-se pensar em modelos como o planejamento de marketing, um plano financeiro, modelo de negócios e plano estratégico. Desta maneira, fica mais fácil a visualização do projeto, tanto para a empresa quanto para o cliente.

Não se esqueça dos recursos utilizados

Na hora de pensar em datas de entregas realistas para a atividade, é importante ter em mente o tempo hábil para que se tenha acesso aos recursos utilizados. Isto é, a quantidade de material que terá que ser usado (e quanto tempo ele demora a ser entregue), a equipe envolvida no projeto e os equipamentos que serão utilizados para realizá-lo.

Estabeleça prazos

Depois de ter todas estas informações coletadas, é hora de decidir quais são os prazos viáveis para a conclusão de cada uma. Considere projetos antigos da empresa, o ritmo dos funcionários e, claro, a expectativa do cliente.

Como gerenciar seu cronograma?

Alguns macetes podem facilitar a vida de quem está melhorando o plano de gerenciamento de cronograma de uma empresa. Atualmente, com a atitude da equipe e o uso da tecnologia, se tornou mais simples melhorar seu controle de tempo!

Controle os prazos

As datas estipuladas foram criadas para serem cumpridas, certo? Uma vez que tenha certeza que os prazos eram realistas, não tenha medo de cobrar sua equipe por resultados. Na planilha de controle de cronograma, deixe uma aba a ser preenchida sobre o status da tarefa. Assim, você poderá ter uma ideia melhor de qual porcentagem da atividade já foi concluída.

Saiba lidar com atrasos

Apesar de ter um planejamento de cronograma eficaz e uma boa equipe, é inevitável que alguns atrasos aconteçam eventualmente. Como lidar com eles?

O primeiro passo é entender se este atraso aconteceu por causa de uma falha interna do negócio ou externa (o cliente). Depois de feita esta averiguação, parta para a solução do problema: caso o erro tenha acontecido dentro da equipe, procure reelaborar as etapas do projeto, envolvendo todos os profissionais ligados a ele e, se necessário, contrate terceiros para suprir a demanda do cliente. Caso o erro tenha acontecido por fatores externos, o ideal a se fazer é conversar com o cliente de forma clara para que, juntos, estipulem novas datas e expectativas reais.

Use a tecnologia

Todos nós sabemos que a tecnologia veio para ficar, certo? O lado bom disso é que ela, cada vez mais, está facilitando a vida das empresas.
Nos dias de hoje, há softwares reservados aos planos de gerenciamento de cronograma, que podem economizar tempo de seus funcionários, além de darem mais segurança para a empresa.

Estes sistemas podem ser acessados em sua grande maioria por qualquer smartphone ou notebook, o que permite um maior controle da equipe sobre os dados. Além disso, uma vez preenchido, tais programas fazem análises de desempenho daquelas informações. Por isso, estão sendo usados cada vez mais. Não se esqueça de conjecturar sobre a opção quando estiver elaborando seu plano!

Preze pela qualidade de seu serviço

Além de entregar um projeto no prazo determinado, logicamente, é importante garantir a sua qualidade. De nada adianta entregar um produto ruim no prazo correto, não é verdade?

Garanta que a empresa tenha tempo hábil para entregar um serviço satisfatório ao cliente, que supra as suas expectativas. O planejamento de gerenciamento de tempo pode ser um grande aliado neste quesito, já que ele torna muito mais claro quais as etapas a serem feitas para atingir seus objetivos. Assim, a companhia garante a satisfação do cliente, o que pode resultar na sua fidelização e no marketing espontâneo.

Atente-se à burocracia

Existe uma linha muito tênue entre o excesso e a falta de burocracia. Se, por um lado, a falta dela pode ser fatal para a realização dos projetos, muita burocracia também se mostra como um grande empecilho na hora de completá-los.

O ideal é usar experiências anteriores da empresa para montar um planejamento realista, que contenha dados relevantes, mas não etapas, aprovações e autorizações em excesso. Não esqueça que isto pode atrasar (e muito) a realização do projeto, inclusive influenciando no ritmo de sua equipe. É essencial que o plano de gerenciamento de cronograma não se torne maçante para todos os envolvidos — do contrário, pode atrapalhar a performance da empresa.

Os planos de gerenciamento de tempo são muito importantes para a conclusão eficaz das atividades da empresa. Ele pode significar o êxito dela no mercado ou sua estagnação. Mas precisam ser bem pensados e elaborados para que ampliem o potencial do negócio. Gostou do texto? Como você monta seu plano de gerenciamento de cronograma? Conte no blog e deixe seu comentário! Queremos ouvir o que tem a dizer.

6 livros obrigatórios para gerentes de projetos

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 6 livros obrigatórios para gerentes de projetos

Livros ainda são uma das principais fontes de conhecimento. Em papel ou – seguindo a evolução digital – em iPad, PC e moblie, o livro continua cumprindo seu papel de registrar a história e compartilhar um conhecimento específico de alguém com outras tantas pessoas.

Por esses motivos – que depois de escrevermos artigos com dicas de filmes, cursos online e até palestras obrigatórias – listamos 6 livros para gerentes de projetos.

1- A Estratégia do Oceano Azul

O livro mostra uma nova maneira de pensar sobre estratégia. Os autores analisam as experiências de empresas em áreas diversas para chamar a atenção para o desenvolvimento de estratégias de negócios. A Estratégia do Oceano Azul é um guia prático e uma inspiração para novos horizontes. Saiba como explorar o inexplorado!

2- Business Model Generation – Inovação em Modelos de Negócios.

O Business Model Generation ensinará a você técnicas de inovação poderosas e práticas utilizadas hoje pelas empresas líderes no mundo. O livro – que prega a cocriação – foi cocriado por 470 praticantes estratégicos. Se você está pronto para abandonar aquele velho pensamento e abraçar modelos modernos e inovadores de criação de valor, este livro irá ajudá-lo e muito!

3- Gerenciamento de Projetos Orientado por Valor

Não adianta administrar corretamente as restrições de tempo, custo e desempenho, se a carteira de projetos está cheia de iniciativas que não oferecem valor para o negócio. Partindo dos princípios expostos por Kezner em livros anteriores, este livro é um guia prático de fácil leitura que revolucionará a forma como você enxerga e pratica o gerenciamento de projetos.

4- Desenhando Negócios

Este best-seller mostra como um simples desenho em uma folha de guardanapo pode ser mais poderoso que a mais sofisticada apresentação em Power-Point. Ele irá te ensinar um novo modo de pensar. Segundo o autor, Dam Roam, todos nós nascemos com talento para o pensamento visual, mesmo aqueles que juram não saber desenhar. Junte-se aos gerentes de projetos que descobriram o poder da resolução de problemas com imagens.

5- A arte do começo – O guia definitivo para iniciar o seu projeto.

Michael Moritz, do Sequoia Capital, fundo de capital de risco, disse: “Um empreendedor bem-sucedido precisa de três itens: uma garagem, uma ideia e este livro…”

Em A arte do começo, Guy Kawasaki apresenta um guia indispensável para quem está começando qualquer negócio, não importa se é uma multinacional ou uma empresa sem fins lucrativos, este livro é para quem deseja mudar o mundo.

6- Project Model Canvas

Esqueça as planilhas do Excel e os documentos extensos que, aliás, não são lidos por ninguém! José Finocchio, especialista em gerenciamento de projetos, apresenta um modelo totalmente inovador adaptável à realidade das empresas que priorizam a criatividade e o dinamismo. Com apenas uma folha e alguns post-its, diferentes pessoas podem criar em conjunto um plano de projeto. Um método colaborativo, no qual todos os stakeholders do projeto participam, deixando a burocracia e o excessivo preenchimento de documentos desnecessários de lado.

Algum dos livros para gerentes de projetos apresentados neste artigo já estão na sua mesa de cabeceira?

5 Filmes para inspirar gerentes de projetos

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 Filmes para inspirar gerentes de projetos

Gerenciar projetos é um desafio, alguns podem até dizer que é praticamente uma arte! Separamos 5 filmes, que com suas histórias e personagens, vão inspirar gerentes de projetos, como você!

1- MoneyBall- O homem que mudou o jogo

Billy Beane (Brad Pitt) é o gerente do time de baseball Oakland Athletics. Com pouco dinheiro em caixa e com a ajuda de Peter Brand (Jonah Hill), ele desenvolveu um sofisticado programa de estatísticas para o clube, que fez com que ficasse entre as principais equipes do esporte nos anos 80.

2- Jobs

O filme que conta a história do líder de uma das maiores empresas do mundo tem muito a inspirar gerentes de projetos. Jobs era um homem que sabia como ninguém vender as coisas. Um gerente de projetos muitas vezes precisa “vender” seu projeto, seja para um cliente ou para a alta administração.

3- Asterix & Obelix – Missão Cleópatra

Para provar que o povo egípcio ainda é superior ao romano, apesar de o tempo dos faraós ter passado, a rainha Cleópatra (Mônica Bellucci) aceitou o desafio do imperador Julio César (Alain Chabat) de construir um suntuoso palácio no deserto em apenas três meses. Cleópatra convoca o atrapalhado arquiteto Numerobis (Jamel Debbouze) para comandar a missão e avisa: se ele conseguir o feito, será coberto de ouro. Do contrário, será lançado aos crocodilos.

( Sim, eu sei, lhe parece bem familiar!)

4- 11 Homens e um Segredo

Neste filme você vai ver a história de Danny Ocean, que 24 horas após de sair da prisão tem um plano em mente: assaltar três cassinos de Las Vegas, isso em apenas uma noite. Para colocar esse plano, um tanto quanto ousado, em prática , uma equipe é formada.

5- Pentagon Wars

Por mais de 17 anos First soldier in Bradley investiu tempo, energia e muito dinheiro para criar um veículo de combate, o problema é que ele não funciona. A supervisão da invenção é confiada ao coronel Burton, que descobre provas falsas e manipuladas que podem destruir a carreira de alguns militares importantes.

E você? Conhece mais algum filme que sirva como inspiração para gerentes de projetos? Conte para a gente nos comentários!

palestras do ted para gerentes de projetos

7 palestras do TED obrigatórias para todo gerente de projetos

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 7 palestras do TED obrigatórias para todo gerente de projetos

Mundialmente conhecido por suas palestras fantásticas, os eventos do TED, alem de serem sem fins lucrativos possuem um importante objetivo: disseminar ideias. Desde ciência e tecnologia até as artes, são raros os temas que ainda não foram abordados em suas palestras – todas fornecidas gratuitamente em vídeo no próprio site.

O universo do gerenciamento de projetos não fica de fora. Personalidades como Malcolm Gladwell, Dan Pink, Seth Godin já passaram pelos palcos do TED para trazer inspirações para pessoas e organizações de todo o mundo.

Veja a seguir 7 vídeos com insights valorosos de administração, liderança e motiva para quem está na linha de frente das empresas, buscando formas de conduzir melhor os seus times e projetos.

1 – As tribos que lideramos – Seth Godin

Seth Godin argumenta que a Internet acabou com o marketing de massa e ressuscitou uma unidade social do passado distante: a tribo. Fundada sob ideias e valores partilhados, as tribos dão poderes às pessoas comuns para liderar e provocar grandes mudanças. Ele nos encoraja a fazer o mesmo.

2 – Lidere como os grandes maestros – Itay Talgam

Um maestro encara um desafio de liderança: criar harmonia perfeita sem dizer uma única palavra. Nesta palestra encantadora, Itay Talgam demonstra o estilo único de seis grandes maestros do Século XX, ilustrando lições cruciais para todos os líderes.

3- Uma vitória improvável – A história desconhecida de Davi e Golias- Malcolm Gladwell

É um conto clássico de um azarão: Davi, um jovem pastor, munido somente de sua funda derrota e Golias, o guerreiro poderoso. A história já transcendeu suas origens bíblicas e se tornou uma metáfora comum para uma vitória improvável. Mas, pergunta Malcolm Gladwell:
– “Será que é disso mesmo que se trata a história de Davi e Golias?”

4 – O que nos motiva a trabalhar? – Dan Ariely

Ao contrário da sabedoria convencional, não é apenas dinheiro. Mas também não é somente a satisfação. Parece que a maioria de nós prospera ao fazer progressos constantes e ao sentir um senso de propósito. O economista comportamental Dan Ariely apresenta duas experiências esclarecedoras que revelam nossas atitudes inesperadas e cheias de nuance em relação ao significado em nosso trabalho. (Filmado em TEDxRiodelaPlata.)

5 – Quebra-cabeça da motivação – Dan Pink

Analista de carreira Dan Pink examina o quebra-cabeça da motivação, começando pelo fato que cientistas sociais sabem, mas a maioria dos gerentes não: recompensas tradicionais não são tão eficientes quanto pensamos. Escute histórias iluminadoras — e talvez, um caminho a trilhar.

6 – Os 8 segredos do sucesso – Richard Saint John

Por que as pessoas obtém sucesso? Por serem espertas? Por sorte? Não. O analista Richard Saint John condensa anos de entrevistas em uma imperdível apresentação de 3 minutos sobre os verdadeiros segredos do sucesso.

7 – Como grandes líderes inspiram ação – Simon Sinek

O círculo dourado de Simon Sinek é um poderoso modelo para uma liderança no mínimo inspiradora.
“Cada pessoa sabe o que faz, algumas sabem como eles fazem isso. Muito poucas pessoas e organizações sabem porque eles fazem isso”, diz.

Por que dashboards ajudam a atingir mais resultados nos projetos?

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Por que dashboards ajudam a atingir mais resultados nos projetos?

O uso de dashboards para atingir mais resultados nos projetos é uma prática cuja adoção vem crescendo entre os tomadores de decisão, sobretudo nas empresas que reconhecem a importância dos dados para o êxito em diversos tipos de tarefas.

Considerando o princípio da administração de que não podemos gerenciar o que não mensuramos, os dashboards abrem um adendo: segundo o CEO Shadan Malik, você não gerencia com eficiência o que não se pode monitorar.

Hoje, as informações seguem um fluxo muito mais amplo, em uma velocidade que transformou a dinâmica entre as companhias e seus colaboradores, bem como os seus clientes e parceiros.

Consequentemente, surgiram ferramentas direcionadas aos processos de coleta, análise e monitoramento de dados, como Big Data, Business Intelligence e Analytics, e, junto a isso, a necessidade de tornar esses dados bem organizados, acessíveis e, acima de tudo, inteligíveis.

Nesse contexto, o dashboard se consolidou como uma ferramenta essencial, graças aos seus recursos, que permitem a visualização dos dados em gráficos a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, de maneira segura e em tempo real.

Quer saber mais a respeito? Acompanhe o conteúdo a seguir e saiba tudo o que precisa sobre os dashboards e seus benefícios para os negócios!

O que são dashboards?

Você já imaginou como seria dirigir um automóvel ou pilotar um avião sem o auxílio de um painel de controle? O condutor ou piloto não saberia precisamente a velocidade na qual o veículo está percorrendo, nem a quantidade de combustível, a temperatura, pressão do óleo, entre outros aspectos essenciais.

Além das próprias informações e indicadores fornecidos pelo painel, vale destacar o seu lado intuitivo, representado pelo posicionamento estratégico de elementos, como medidores, odômetros e luzes de diferentes cores. Tudo para que o condutor esteja inteirado das condições do veículo e, com isso, não perca o foco da direção.

Guardadas as devidas proporções, as empresas que vislumbram o crescimento no mercado necessitam que seus gestores tenham as informações relevantes (acerca de processos, clientes, índices, planejamento etc.) disponibilizadas intuitivamente para atingir seus objetivos.

Logo, definimos os dashboards como painéis de controle orientados à gestão empresarial, desenvolvidos para disponibilizar aos tomadores de decisão dados pertinentes compartilháveis e fáceis de interpretar — devido aos seus recursos visuais.

Quais os tipos de dashboards?

Vale salientar que um dashboard pode ser desenvolvido especificamente, a partir de uma categoria, podendo ser mais voltado para análises ou operações, conforme veremos adiante:

Dashboards analíticos

São aqueles que apresentam dados de determinado período e visam proporcionar uma análise mais aprofundada sobre tendências e padrões.

Ao ter acesso a um conteúdo visual bem distribuído e baseado em históricos, a equipe pode compreender melhor os processos, identificar oportunidades e riscos para o projeto, bem como ter insights que podem ajudar a melhorar os resultados.

Dashboards operacionais

São aqueles que apresentam métricas e KPIs, tendo o objetivo de manter o controle sobre metas e objetivos. Eles facilitam a tomada de decisão e tornam o acompanhamento do desempenho do projeto mais fácil e dinâmico, sem a necessidade das planilhas e relatórios.

Seja operacional ou analítica, a contribuição dos dashboards para a gestão de projetos ainda traz outros benefícios para a gestão de projetos e para a mensuração de resultados.

Como os dashboards ajudam a atingir mais resultados nos projetos?

Para compreender como os dashboards ajudam a atingir mais resultados nos projetos, vejamos, a seguir, algumas das principais vantagens desse recurso:

Economia de tempo e recursos

Em vez de manter pessoas focadas no lançamento de dados em planilhas e análise de dados, os dashboards dão uma visão ampla sobre toda a execução do projeto em tempo real, contribuindo em termos de economia — tanto de tempo quanto de recursos despendidos para manter controles manuais, complexos e mais passíveis de falhas humanas.

Outro fator que contribui para a economia de tempo é a acessibilidade dos dashboards. Imaginemos, por exemplo, os colaboradores que passam grande parte da jornada de trabalho mensal distantes da sede da empresa, ou seja, que sempre estão fazendo viagens e participando de reuniões.

Esse tipo de funcionário necessita de uma atenção especial por parte da empresa em fornecer as informações que ele necessita. Por outro lado, os dashboards permitem que ele tenha autonomia para acessar os dados de onde ele estiver, usando apenas um dispositivo conectado à internet e com um browser instalado.

Alinhamento de informações e estratégias

O uso de dashboards é fundamental quando o assunto é eficiência no planejamento do projeto. Por exemplo: cada equipe se encarregará por determinadas contribuições, bem como os respectivos colaboradores são escalados para realizar atividades pertinentes ao cargo.

Em uma situação sem dashboard, não é simples fazer com que cada um dos responsáveis fique ciente das tarefas que deve realizar, obtendo informações em tempo real acerca do progresso e dos prazos. A situação é ainda mais difícil quando se tem uma grande quantidade de funcionários.

Quando se pode alinhar todas as informações a respeito do planejamento (atribuições, metas, prazos, prioridades etc.) ao dashboard, ao mesmo tempo em que a empresa adquire mais controle e noção de como o projeto está se encaminhando, os riscos dos colaboradores perderem o foco são consideravelmente reduzidos.

Visão abrangente acerca de cada departamento

Não é qualquer solução que consegue colocar o gestor diante de informações geradas a partir de todos os setores, bastando alguns poucos cliques para obtê-las instantaneamente na tela do computador, seja no formato de relatório, seja por meio de gráficos.

Os dashboards, embora sejam conceitualmente simples, concedem esse poder aos gestores, permitindo que eles se mantenham inteirados sobre o rendimento de cada departamento. Ou seja, os dados, por si só, pontuam os setores que não estão apresentando os resultados conforme as expectativas, ligando o sinal de alerta para que soluções sejam propostas.

Tendo em mãos esse mapeamento, é certo que a empresa terá conhecimento dos riscos antes que eles se desenvolvam e comprometam o negócio em diversos aspectos, sobretudo financeiros.

Cultura focada no desempenho

Ter uma equipe de gestão de projetos altamente produtiva reflete totalmente nos resultados, logicamente. Nesse sentido, o dashboard é um excelente recurso para construir uma cultura orientada ao desempenho do seu time.

Mas como os dashboards melhoram a produtividade? Bom, considerando que a motivação do colaborador passa diretamente pela percepção do quanto ele é importante para o projeto, é natural que o seu comprometimento e envolvimento seja consideravelmente maior.

Com os dashboards, os funcionários passam a ter mais noção de suas parcelas de contribuição no projeto e, ao mesmo tempo, é otimizada a comunicação interna entre os envolvidos.

Geração de relatórios ricos em dados

Todo o processo de formular planilhas e produzir relatórios manualmente é substituído pela integração automatizada de informações a partir de fontes diversas (sistema ERP e CRM, por exemplo), rapidamente adicionadas ao banco de dados e convertidas em relatórios analíticos.

Esses relatórios têm como vantagem não apenas o conteúdo, mas, também, recursos específicos, como a visualização do histórico de dados e comparativos, possibilitando que uma vasta gama de métricas seja estabelecida para tornar a avaliação mais consistente e precisa.

Destacamos como exemplo de situação prática a integração de um software ERP com os dashboards, cujo resultado é que todas as informações relevantes geradas em cada departamento sejam indexadas ao painel e, por conseguinte, disponibilizadas somente aos colaboradores autorizados — que, por sua vez, podem compartilhá-las sempre que acharem pertinente.

Segurança e aprimoramento na comunicação

A vantagem mencionada anteriormente nos dá, inclusive, noções de como os dashboards contribuem para a segurança dos dados e, ao mesmo tempo, estabelecem um ótimo canal de compartilhamento.

O fator segurança está relacionado ao processo que separa o usuário do banco de dados: a autenticação. A hierarquia de acesso é facilmente implementada, tendo em vista que cada funcionário possuirá sua respectiva chave e um perfil próprio.

Isso significa, na prática, que cada colaborador terá permissões para visualizar os dados que a empresa entende como suficientes e adequados para suas atribuições, impondo restrições essenciais para a segurança.

Ao mesmo tempo em que os dashboards oferecem segurança, afinal, além do controle de acesso, as ações são registradas — o que é fundamental para realizar auditorias —, os usuários contam com a comodidade de compartilhar as informações de maneira ágil, mesmo que os destinatários trabalhem em diferentes unidades da empresa.

Decisões mais rápidas e inteligentes

Os dados dispostos adequadamente nos dashboards dão um panorama geral de toda a execução do projeto e, de quebra, permitem o aprofundamento em determinados pontos para que alguns contextos, antes ocultos, possam ser compreendidos.

Navegando pelo dashboard com poucos cliques, o gerente de projetos torna-se ciente de tudo o que está em jogo e toma decisões mais conscientes — pois elas são determinadas com base em dados e não somente na intuição, embora ela não perca a sua importância —, e rápidas, visto que elas são integradas rapidamente ao painel de controle.

Contudo, como ressaltamos há pouco, o fator intuição não é substituído pela interpretação de dados, desconsiderando por completo as razões pelas quais o gestor ou diretor está à frente das decisões estratégicas do negócio, e, sim, complementado pela disponibilidade de informações relevantes, que passam a influenciar nas escolhas, ajudando a atingir mais resultados nos projetos.

O que achou das vantagens proporcionadas pelo uso de dashboards? Agora que você já sabe como eles podem colaborar para melhorar os resultados nos negócios, que tal começar a utilizá-los? Nós oferecemos uma das mais bem-sucedidas soluções do mercado! Solicite um teste gratuito ou, se preferir, fale com um de nossos consultores!

Saiba como implementar um Sistema Kanban na sua empresa

Escrito por Braun em 07/06/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Saiba como implementar um Sistema Kanban na sua empresa

A procura por inovações e recursos que otimizem o funcionamento das empresas aumenta cada vez mais, acompanhando o mercado, que se torna mais competitivo, e a tecnologia, que não para de crescer. Nesse sentido, surgiram conceitos como o da produção enxuta, sistemas ERPs e curvas ABC.

Outro importante conceito que se desenvolveu foi o do Sistema Kanban. Ele vem sendo usado por diferentes empresas há muitos anos e acompanhou o desenvolvimento tecnológico e as várias melhorias de muitas organizações.

Conheça mais sobre esse sistema, seus princípios e vantagens, e a forma de implantá-lo em sua empresa!

ORIGEM E FUNCIONAMENTO

O Sistema Kanban surgiu no Japão, após a Segunda Guerra Mundial, como resultado da necessidade de melhorar o nível de produtividade da economia do país. O nome significa “cartão visual”, mas também pode ser chamado ainda de gestão visual, registro, placa visível.

Trata-se de um quadro, pode ser uma folha de papel ou um software, em que se organizam cartões. Estes representam as atividades, sempre correspondendo a um fluxo predefinido de etapas. Na medida em que o trabalho vai se desenvolvendo, os cartões vão mudando de estágio. A cada novo trabalho, um novo cartão é criado.

PRINCÍPIOS DO SISTEMA KANBAN

Como todo sistema de trabalho, o Kanban segue certos princípios. São eles:

Visualização da Cadeia de Valor: acontece através da visualização das etapas do trabalho, seja por um quadro, por um software ou por outro meio (a ciência já comprovou que o cérebro processa uma informação visual 60 vezes mais rápido que um texto);
Desenvolvimento Por Estágios ou Adaptativo: é um processo de gestão de mudanças, no qual ocorrem adaptações, sempre priorizando a entrega do que é mais importante;
Caráter Restritivo: tudo se desenvolve em torno de etapas, facilitando o controle, a medição e o aperfeiçoamento do processo.

VANTAGENS DO SISTEMA

Quais seriam as vantagens desse sistema para a empresa?

Desburocratização dos processos, já que dispensa os documentos formais de controle;
Tempos menores de ciclos, favorecendo a agilidade na entrega de materiais e produção dos itens;
Visibilidade otimizada dos projetos;
Redução de custos e desperdícios, incluindo os gastos com implantação e fabricação, e a redução de itens no estoque;
Motivação da equipe, valorizando a função do colaborador;
Não exige tanta organização;
A produção controla o processo (maior objetividade e eficiência, bem como o aumento da qualidade do produto final).

TIPOS DE SISTEMA

O tipo mais comum é o de Produção, cartão que autoriza a confecção de uma quantidade específica de itens da linha de produção. Nesse tipo, os cartões se deslocam entre o departamento de fornecimento e a produção, sendo colocados ao lado dos itens assim que eles são produzidos e sendo removidos quando os itens saem para o estoque ou cliente.

O Kanban de Requisição especifica a quantidade que o próximo processo deve retirar do armazém, para a confecção dos itens. Já o Kanban de Transporte autoriza o deslocamento dos itens entre fornecedor e cliente. Geralmente, é fixado no produto (substituindo o cartão de Produção), sendo retirado no processo subsequente, de onde retorna ao estágio inicial.

PREPARAÇÃO DA EQUIPE

Para instituir o sistema no seu negócio, é fundamental que a equipe tenha um preparo prévio para recebê-lo. Invista em treinamento, apresentando os conceitos relacionados ao cartão, os princípios do sistema, as vantagens que trará, um exemplo de sucesso no uso dele.

Assim conseguirá vencer possíveis resistências e preparar o ambiente para a implantação do sistema. Uma equipe aberta às novidades, e bem capacitada, vai ajudar bastante para que o sistema dê certo.

ETAPAS DE TRABALHO

Outro ponto a se observar na instauração do sistema é a identificação das etapas de trabalho que a equipe segue para produzir um item, para concluir um serviço ou projeto.

Em geral, o processo começa em “TO DO” (Fazer) e é concluído em “DONE” (Feito). No meio do processo, a etapa se define como WIP, sigla para “Working In Progress” (Trabalho Em Progresso). Porém, o sistema pode ser facilmente ajustável às necessidades da empresa.

Outra identificação necessária são as classes de trabalho, pois elas ajudam a organizar com mais eficiência o quadro, categorizando as funções. Como exemplos, temos as classes:

User Story (História do Usuário): corresponde à descrição sucinta de um recurso;
Tasks (Tarefas);
Epics (Épicos): corresponde a uma estória maior (caso uma requisição seja muito extensa, será necessário quebrá-la em partes menores, chamadas de estórias, para manter a agilidade do processo);
Bug (Erro).

E assim por diante. Nada impede que você use categorias definidas em português mesmo, como: defeito; requisito; testes; melhorias.

NECESSIDADE DE PRIORIZAÇÃO

A atividade que deve ser feita logo deve se situar na parte superior do quadro. A divisão em categorias pode permanecer, mas deve existir uma ordem de colocação (estrutura de priorização). Dessa forma, será possível entregar valor em tempo hábil (o valor equivale ao produto que vai ser vendido ou ao item que será utilizado de alguma outra forma).

Uma boa dica é usar cores ou figuras geométricas para destacar as prioridades. Por exemplo, usar a cor vermelha para destacar, circular as atividades principais, indicá-las com uma seta ou número e outras formas de destaque.

A priorização exige um controle apurado que identifique as necessidades de alterações na ordem ou a adição de novos cartões. Assim, reduzirá custos e potencializará a qualidade total, evitando atividades desnecessárias.

Estabelecendo priorização no Sistema Kanban, você não correrá riscos como: entregar produtos atrasados ou sem eficiência (inclusive softwares); não cumprir as metas definidas; não conseguir realocar seus times de trabalho; deixar o cliente insatisfeito e, consequentemente, perdê-lo.

MEDIÇÃO DE DESEMPENHO E DOS RESULTADOS

Medir o fluxo de trabalho é uma forma de avaliar o sucesso ou as limitações do sistema. Você poderá usar o sistema de medição que melhor se adapte ao perfil da sua empresa, como gráfico de consumo, lead-time (tempo necessário para que um item comece e conclua seu fluxo de valor), curva ABC, indicadores de produtividade e assim por diante.

Realize o gerenciamento de riscos, fazendo simulações e identificando gargalos. Dessa forma, você poderá agir de forma preventiva, evitando perigos desnecessários e falhas graves. Hoje, já é possível realizar essas simulações com ferramentas automáticas.

Nunca se esqueça de que sempre é possível melhorar. Aproveite as oportunidades para aprimorar o desempenho do sistema, reduzindo ou ampliando a quantidade de etapas, priorizando as atividades que geram mais valor, informatizando o sistema.

O Sistema Kanban pode ser um grande aliado para o bom funcionamento da sua empresa, para a gestão de projetos, de clientes e da sua equipe. Ele pode colaborar para que seus resultados sejam visualizados de uma maneira mais clara e direta, além de ser um aliado da produtividade, ajudando a otimizar o tempo.

6 Erros Comuns na Gestão Financeira que Você Precisa Evitar

Escrito por Braun em 07/06/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 6 Erros Comuns na Gestão Financeira que Você Precisa Evitar

A gestão financeira de uma empresa exige conhecimento e atenção. Sem o conhecimento suficiente e a atenção necessária, o gestor acabar cometendo falhas que, dependendo de sua gravidade, podem acarretar grandes prejuízos para o negócio. E além de conhecimento e cuidados especiais, o gestor deve contar com um bom software para facilitar seu trabalho.

O fato de serem automáticos e programáveis confere aos softwares uma grande vantagem sobre outros recursos de gestão — uma das características de um bom software é justamente a possibilidade muito reduzida de cometer erros.

Neste post, listamos seis dos erros mais comuns na gestão financeira que você deve evitar ao máximo. Continue lendo e confira!

NÃO REGISTRAR VENDAS

As vendas representam uma das operações mais importantes da sua empresa, e seu impacto sobre o fluxo de caixa é determinante — geralmente, poucas vendas significam um fluxo de caixa deficiente. Por isso, é importante registrar todas as suas vendas, independentemente do produto vendido ser de alto, médio ou baixo preço.

O gestor que não se importa em conferir e registrar as vendas está agindo displicentemente, e pode comprometer as finanças da empresa. Recomenda-se, inclusive, separar as vendas efetuadas a prazo daquelas que são efetuadas à vista, já que estas últimas representam dinheiro vivo, enquanto as outras representam financiamento de clientes (promessa de dinheiro para o futuro).

NÃO CONTROLAR O ESTOQUE

Esse é um erro muito comum. É muito importante saber a quantidade exata dos itens de cada categoria que compõe o estoque, registrando devidamente sua saída para as prateleiras e comparando com o registro de vendas.

Os produtos podem ter prazo de validade curto, médio, longo ou indeterminado. Conferir os prazos de validade é necessário para evitar estocagem excessiva de mercadorias e desperdícios desnecessários. O importante é manter o estoque equilibrado, com produtos suficientes para suprir a demanda: nem superlotado, nem escasso.

Algumas empresas usam a estratégia de entregar o controle de estoque a cargo dos fornecedores de modo a evitar faltas ou excessos. A economia enxuta, por sua vez, defende a aquisição de mercadorias somente no momento preciso em que são necessárias (essa técnica exige um gerenciamento mais preciso e bem calculado).

DESCONSIDERAR TODOS OS CUSTOS E DESPESAS

Um dos objetivos de toda empresa é reduzir gastos. Contudo, não é possível realizar essa redução se o gestor não estiver a par de todos os custos e despesas da empresa. Há gestores que cometem o erro de ignorar pequenos gastos, considerando que são de pouca ou nenhuma importância para a saúde do fluxo de caixa.

Custos e despesas podem ser diferenciados da seguinte forma:

custos: gastos para a produção, como matéria-prima, mão de obra direta, compra de outros produtos usados na produção das mercadorias etc;
despesas: gastos administrativos, de vendas, e destinados à manutenção das atividades na empresa.

Na verdade, todos os gastos (custos/despesas)da gestão financeira devem ser categorizados e registrados para garantir um controle financeiro eficiente. Existem gastos:

fixos: que têm valor fixo, alterando-se em períodos específicos (como serviços de água, luz, telefone, internet, gás, aluguel, pagamento dos funcionários, e outros);
variáveis: que oscilam conforme a produção/venda das mercadorias (compras com fornecedores, comissões por vendas, transporte para entrega, energia e água usada na produção, e assim por diante).

Nem sempre é fácil distinguir os gastos fixos dos variáveis, mas é fundamental fazer uma estimativa razoável.

CONFUNDIR CONTAS PESSOAIS COM AS DA EMPRESA

Esse é outro erro comum nas empresas. O gestor, que muitas vezes é o próprio dono, costuma misturar as contas que ele e outros membros de sua família fazem como pessoas físicas com as contas da pessoa jurídica (que é a empresa). Essa atitude onera bastante o fluxo de caixa, e não é raro algumas empresas fecharem por conta desse problema.

O ideal é estabelecer sua remuneração (pró-labore ou distribuição de lucros) e respeitar os limites de seus ganhos. Tirar dinheiro aleatoriamente do caixa para pagar dívidas pessoais vai prejudicar o capital de giro e, quando a empresa precisar de dinheiro para suprir as necessidades do ciclo operacional, terá que recorrer a empréstimos — que também são outra falha comumente cometida pelos gestores.

PEDIR EMPRÉSTIMOS (SEM ORIENTAÇÃO OU ANÁLISE)

Fazer empréstimos a bancos ou agiotas é outra razão frequente pela qual muitas empresas fecham as portas. O grande problema são os juros, geralmente muito elevados, e que não são considerados pelo gestor na hora em que ele contrata o empréstimo. Quanto maior o prazo para quitar a dívida, maiores serão os juros incidentes. Além disso, muitas instituições costumam cobrar juros abusivos.

Considere também que existem multas para o caso de atrasos, que podem ser muito pesadas, e até ilegais em certos casos. Portanto, o hábito de pedir empréstimos deve ser evitado por sua própria natureza nociva.

Lembre-se de que se seu negócio só cresce a partir de empréstimos, ele não está crescendo com seu próprio dinheiro, e isso terá um alto custo: afinal de contas, você está comprometido a devolver com juros tudo o que tomou emprestado. Antes de recorrer aos empréstimos bancários, avalie outras possibilidades, como pedir empréstimo a um parente ou adiar o que está planejando para outra ocasião.

PRECIFICAÇÃO ERRADA

Na hora de precificar produtos ou serviços, é necessário calcular os lucros e os gastos. Cobrar um preço muito baixo, na maioria das vezes, não compensa — você poderá cobrar até um preço inferior ao da concorrência (o que lhe dará maior potencial competitivo), mas apenas se não tiver prejuízos ou se conseguir vender um volume muito grande de itens.

Lembre-se de que o preço do produto devem embutir os gastos da empresa (funcionários, serviços públicos, fornecedores, aluguel) e ainda oferecer um lucro satisfatório. Se esses critérios não forem considerados, você só terá prejuízos.

Outro erro comum é definir um preço elevado demais (acima da média) e não oferecer um serviço especial ou outra explicação que justifique essa precificação. Os clientes modernos estão mais esclarecidos e, caso possam comprar um produto de mesma marca (ou com marca diferente, mas com boa qualidade) em outra loja, por um preço inferior, certamente farão isso. O ideal é definir uma margem de lucro razoável, e calcular conscientemente os gastos relacionados ao produto.

E então, você comete algum desses erros na gestão financeira de sua empresa? O fluxo de caixa dela está saudável ou passa por dificuldades? Deixe seu comentário! E aproveite para obter ainda mais informações lendo também sobre como ser um bom líder e aprender a evoluir como gestor!