A Metodologia FEL – Front End Loading, não pode ser traduzida ao pé da letra, ou seu significado não faria muito sentido, de fato ela quer dizer: Validar ou Autorizar por partes. O FEL foi idealizado pelo IPA (Independent Project Analysis), empresa de consultoria fundada em 1987, cujo portfólio de serviços atendem megaprojetos, de alta complexidade e orçamento elevado. Esse enorme banco de dados de projetos motivou a criação de um sistema que pudesse trazer confiabilidade e assertividade na aprovação ou rejeição de projetos, evitando assim, gastos desnecessários ainda na fase de iniciação. Veja o que costuma acontecer quando a metodologia FEL não é aplicada:

•  Planejamento incorreto e custos altos provocados por contínuos replanejamentos. Lembre-se que nessa fase, já há um bom número de recursos alocados que eleva bastante o custo;
• Paralisações recorrentes durante a fase de execução, devido a um estudo de viabilidade falho e simplista;
• Atrasos exagerados e, de uma certa maneira, inimagináveis na entrega do produto final; e
• Cancelamento do projeto durante a execução, pela percepção, tardia e inequívoca dos custos reais para sua execuçã.

Portanto, a metodologia FEL procura evitar que um projeto siga em frente sem a certeza e garantia de que seus objetivos serão atingidos, principalmente em relação às finanças, o que é avaliado pelo ROI – Return on Investment (Retorno sobre o Investimento).

É sempre importante recordar o significado da figura abaixo, que explica a motivação para aplicação dessa metodologia de aprovação segmentada, ainda na dase de iniciação do projeto.

Na prática, a figura acima mostra que quanto mais avançado estiver um projeto, maior será o custo da mudança, que no mundo privado significa grandes prejuízos, às vezes inviabilizando todo o projeto. No setor público, os prejuízos são repassados para os cidadãos pagadores de impostos, o que explica o descontrole e a ineficiência dos projetos tocados com orçamento público.

Como Funciona?

Para que as empresas tenham um nível de assertividade elevado na análise e aprovação de megaprojetos, a maioria das empresas que possui boa cultura organizacional em gerenciamento de projetos, utiliza o método de aprovação dos portões ou a metodologia FEL.

Nesse sistema, são estabelecidas três etapas consecutivas:

• FEL 1
• FEL 2
• FEL 3

Onde ao final de cada uma delas, é exigido uma APROVAÇÃO formal da alta gerência, do PMO estratégico ou da diretoria, representada aqui por um PORTÃO ou GATE. Nesse momento, o conselho avalia as entregáveis da etapa em questão. A principal entregável e grande diferencial da metodologia, diz respeito à qualidade e estreita margem de erro do orçamento final em relação ao custo real do projeto.

A cada fase de validação – representado pelos portões (gates), o parecer do conselho permite apenas três resultados:

1. Aprovado para continuar seu caminho à etapa seguinte (permissão para atravessar o portão);
2. Abortar o projeto; ou
3. Reavaliar o empreendimento.

Somente após o projeto ter passado pelos três portões, e ter tido sua aprovação final, ele estará pronto para entrar na fase de execução e operação.

Se quiser saber mais sobre a aplicação desta metodologia, clique aqui.

Implantar um PMO é um importante passo que a organização dá em direção a uma gestão de projetos de alta performance. Assim, ter um escritório de projetos devidamente implantando significa que a gestão da organização em relação a esses trabalhos é trabalhada como parte estratégica do todo, além de implicar na padronização e no desenvolvimento das competências gerenciais e no alinhamento das três camadas organizacionais — estratégica, tática e operacional — por intermédio da combinação da gestão de portfólio, programas e projetos.

Dentre os principais benefícios gerados por um PMO podemos listar:

• Promover um ambiente em que a tomada de decisão colaborativa é mais fácil e mais frutífera;
• Minimizar os riscos para projetos individuais em termos de impactos nos negócios;
• Certificar-se de que os recursos humanos são focados no controle e na eficiência;
• Provar o valor do PMO para as respectivas partes interessadas importantes;
• Comprovar que o sucesso não acontece somente hoje, mas é mais provável com iniciativas futuras do projeto.

Assim, não apenas para quem está no processo de tentativa de implantação do PMO, na fase de convencimento do board da companhia, mas até mesmo para quem tem que se convencer sobre o valor que o PMO gera, vamos explorar cada um dos benefícios proporcionados por essa gestão em maiores detalhes no post de hoje. Para o PMO que ainda não usufrui desses beneficios, a dica é ter esta lista sempre em mãos, como um guia de sua reimplantação. Então vamos lá:

#1: Melhor tomada de decisão

Esse benefício gerado pelo PMO diz respeito à sua capacidade de conduzir melhores decisões de negócio. A verdade é que, para se tomar boas decisões, é preciso ter acesso a bons dados, certo? E é por isso que a visibilidade é tão crucial, tanto de uma perspectiva estratégica, de cima para baixo, como de uma perspectiva tática, de baixo para cima.

Quando se tem um bom controle sobre métricas do projeto passado, por exemplo, torna-se muito mais fácil prever futuros fatores — como os relacionados à adequada utilização de recursos. E quando se tem um bom controle sobre o que está acontecendo em sua carteira de projetos atual, é possível descobrir quais trabalhos não estão contribuindo satisfatoriamente para o alcance dos objetivos corporativos. Como parte da equipe de gerenciamento de portfólio de projetos, é melhor que você descubra esse tipo de situação por si mesmo do que ouvir a respeito pela linha de gerentes de negócios ou, pior ainda, pela suíte executiva.

Na área de utilização de recursos, uma boa estratégia PMO o ajudará a compreender como e o que mudar em um projeto para impactar ou não a entrega de outros trabalhos. O PMO também o ajudará a voltar a priorizar e realocar conforme seja necessário. E, finalmente, uma boa estratégia PMO, apoiada por tecnologia sólida, permitirá que você modele múltiplos cenários para garantir que os projetos adicionados realmente contribuirão para os objetivos corporativos, não atolando outros projetos.

#2: Minimização de riscos

PMO Benefícios Bucket é a capacidade de evitar ou reduzir sua exposição a riscos. Se você assistiu ao primeiro webinar da nossa série sobre PMO — intitulado A perturbadora realidade de hoje do PMO —, já ouviu falar sobre como essa gestão pode erroneamente ser considerada um prejuízo para as organizações, de muitas maneiras diferentes. E esse definitivamente não é um lugar agradável para se estar, não concorda?

A verdade é que existem várias categorias de riscos, incluindo os financeiros, de governança, da má utilização de recursos e dos esforços mal direcionados. No lado financeiro, boas políticas de PMO o ajudarão a calcular os benefícios em relação aos custos de cancelamento de um projeto de baixo desempenho, bem como a identificar projetos que não estão contribuindo para o alcance dos objetivos corporativos. Assim, quanto mais cedo esses projetos rebeldes forem identificados, igualmente mais cedo os riscos serão reduzidos. Quanto à diminuição do risco de governança, o objetivo é construir uma estrutura de responsabilização que garanta que o nível adequado de conformidade é seguido em cada ciclo de vida do projeto.

#3 Maximização de recursos

O terceiro grande benefício de um PMO está em sua capacidade de maximizar os recursos. O maior grau de visibilidade que mencionamos anteriormente — tanto no nível macro como no micro — faz com que seja possível ganhar um tipo de controle sobre seus projetos que não é praticável em um ambiente fora do PMO. Uma abordagem centralizada também permite a redução dos custos do projeto, principalmente com a diminuição ou até mesmo a eliminação de esforço duplicado.

Como os recursos humanos constituem, de longe, o maior custo de implementação de qualquer projeto, esse pode ser um benefício substancial. Afinal de contas, nada aumenta mais a frustração e os gastos com um projeto do que a escassez de competências, especialmente durante períodos de pico de demanda. Com uma boa ferramenta de planejamento, você pode ver a procura global e específica do projeto e reimplantar seus recursos de acordo. Com um banco de dados, você será capaz de encontrar rapidamente o recurso certo para cada trabalho, mantendo as competências até a data em questão e gerenciando recursos de demandas, alocações e capacidades.

#4 Comprovação de valor aos stakeholders

Se há um fator que separa o super sucesso do PMO do resto é a capacidade de provar seu valor para as partes interessadas — e por partes interessadas queremos dizer qualquer um que tenha um real interesse no PMO ou em projetos individuais. Esse grupo inclui a linha de gerentes de negócio, gerentes de projeto, analistas financeiros e da equipe executiva.

Lembre-se de que não se trata apenas do valor real do que você está fazendo e do que você quer realizar, já que, na verdade, é a percepção de valor que conta. E quando você é capaz de deixar tanto a realidade como a percepção sobre um PMO bem vistosa e funcional, muitos benefícios são gerados. Assim você consegue ampliar enormemente tanto moral externa como a interna, além de reduzir o tempo que leva para produzir relatórios de altíssimo nível.

Estratégias de PMO e PPM eficazes também permitem que as partes interessadas tenham acesso ao status do projeto e às informações dos resultados de que necessitam, sem atolá-los com pilhas de dados irrelevantes e confusos. O resultado líquido desse maior grau de transparência se revela pelas partes interessadas obterem um nível muito maior de conforto e apreço pelo que você faz, em termos de execução do projeto e resultados.

#5: Ativação do sucesso repetitivo

Nós já mencionamos o quanto o PMO é importante para provar seu valor para todas as partes interessadas, certo? Pois uma das melhores maneiras de se fazer isso é demonstrando como o PMO cria um ambiente que leva ao sucesso repetitivo e previsível do projeto. Embora não ignore as habilidades de liderança, a essência de um PMO eficiente se resume a fornecer estrutura e tecnologia de processos que permitam atender continuamente a seus objetivos de negócio.

O sucesso repetitivo é adquirido por meio do estabelecimento de melhores práticas e metodologias comprovadas de gerenciamento de projetos, fazendo cumprir sua utilização em toda a organização. Você precisa ser capaz de alavancar os processos e as lições aprendidas a partir de projetos anteriores, capturando esses dados no repositório do projeto. Isso permite que você use não só dados do passado, mas também dados em tempo real, a fim de melhorar continuamente suas operações e os resultados do trabalho. Dessa forma, sua organização será vista não como um negócio reativo, como outro qualquer, mas, sim, como proativo.

Finalmente, você precisa garantir uma versão única da verdade para impor a coerência na avaliação de projetos anteriores e orientar a respeito da priorização e da execução de projetos futuros.

Tem-se, aí, os maiores benefícios da adoção de uma iniciativa de gestão de portfólio e projetos eficaz! Pronto para a implementação?

O planejamento do projeto significa definir as etapas necessárias para se chegar a um objetivo e contribui para criar um caminho, um direcionamento para a equipe, que deve estar ciente dos pressupostos básicos do planejamento para que este se realize.

No gerenciamento de projetos, o planejamento é crucial para que haja consonância nas expectativas de todos os envolvidos com o projeto, desde o sponsor até sua equipe, dos fornecedores aos patrocinadores. É através do planejamento que se constrói uma linha de conduta acordada com todos e que se estabelece as regras do jogo. Portanto, sem planejamento fica quase impossível levar um projeto adiante e garantir a satisfação de todos até o final.

Para a execução do planejamento do projeto, o gestor pode seguir um roteiro básico de ações visando garantir as boas práticas do gerenciamento de projetos e equilibrar os riscos inerentes a ele. Apresentamos a seguir algumas dessas ações. Acompanhe:

Lembre-se de que o projeto deve ser visto como um veículo de comunicação

Mais do que um conceito, o planejamento do projeto é o que dá corpo à ideia, influenciando os envolvidos positivamente em relação à execução do mesmo. Ao entrar em contato com fornecedores e patrocinadores, é o plano do projeto que vai estimular o investimento no seu negócio. Assim, cabe ao gestor a criação de um planejamento claro, conciso e convincente, dando todas as diretrizes.

Prepare-se para os ajustes em seu planejamento

Todo e qualquer planejamento está sujeito às nuances do mercado, do cliente, do consumidor e de toda a cadeia que envolve o projeto. Ou seja, uma hora ou outra, será necessário mudar alguma coisa no seu planejamento. Mas não se assuste, isso é natural. Quando você está preparado para as mudanças, fica mais fácil mensurar os impactos positivos e negativos e criar mecanismos de garantia de execução do projeto mesmo com estes desvios.

Divida o planejamento em fases

Para facilitar a compreensão do seu projeto, divida seu planejamento em fases, criando pequenos entregáveis ao longo do projeto. Além de tornar o seu trabalho mais fácil, as pessoas conseguem vislumbrar com maior clareza aonde você pretende chegar. Outra questão que fica mais visível com a segmentação por fases é o papel de cada membro da equipe, os cronogramas e as responsabilidades.

Foque no necessário

Um bom planejamento precisa ser claro e objetivo, não se preocupe com a extensão. Quanto mais conciso for o seu planejamento, menor a possibilidade de falhas de interpretação. Uma medida que pode ser adotada é detalhar cada fase do planejamento de acordo com a sua execução, poupando as pessoas de ler extensas descrições sem necessidade.

Tenha um cronograma de execução

O cronograma serve para colocar a sua equipe a par da execução do projeto e dos prazos para realização dos entregáveis. É uma maneira de controlar se as atividades inerentes ao planejamento estão sendo executadas conforme o planejado e cobrar o desempenho da equipe. Ele também serve para que você demonstre ao sponsor e aos patrocinadores o desenvolvimento do projeto e se ele está dentro do prazo acordado para entrega.

E você? Como você faz o seu planejamento? Você considera alguma outra etapa? Conte pra gente!

Gerir projetos é lidar constantemente com um enorme volume de dados e informações durante um certo período de tempo. É preciso, a cada conclusão de projeto, ficar sempre a certeza de se ter feito o melhor, mas sabendo-se que é possível ir bem mais além a partir dos aprendizados com a experiência.

Com a implementação de um sistema de Business Intelligence na gestão de projetos, se torna mais eficaz na medida em que os dados e as informações gerados se transformam em um grande repositório de conhecimento de valor para toda a equipe, o qual pode ser consultado a qualquer momento a fim de servir de base para a tomada de decisões estratégicas durante a execução dos projetos.

Que tal saber um pouco mais sobre a poderosíssima ferramenta Business Inteligence na gestão de projetos? Então confira agora mesmo nosso post e fique por dentro dessa inovação:

Afinal de contas, o que é o Business Intelligence?

Essa ferramenta é constituída por um conjunto de recursos, metodologias e técnicas que visam a coleta, a análise, o processamento e o compartilhamento de informações obtidas por meio de dados desestruturados inseridos em sistemas CRM, ERP, Data Warehouse e Data Mining, por exemplo.

A partir da reunião de todos os dados em um único repositório, passa-se ao confrontamento dessas informações para que se possa extrair avaliações estratégicas para a efetiva gestão dos projetos, otimizando o trabalho da equipe e aumentando a eficácia das atividades desenvolvidas.

Por que usar o Business Intelligence na gestão de projetos?

Unificação das informações

A gestão de projetos se torna muito mais fácil e rápida quando toda a equipe possui um único local de referência para consultas a dados e informações importantes. E é exatamente isso que o Business Intelligence proporciona, convergindo todas as informações geradas ao longo do projeto com o objetivo de favorecer cada vez mais a eficiência da equipe.

Facilidade de compartilhamento

Os dados levantados por meio do Business Intelligence podem ser facilmente compartilhados com todos os envolvidos no projeto, desde os clientes, passando pelos fornecedores e chegando, claro, à equipe. Dessa forma todos ficam cientes de suas respectivas responsabilidades e do encaminhamento das ações, melhorando a comunicação e o desempenho do processo como um todo.

Desenvolvimento de melhorias

O Business Intelligence fornece um panorama geral da execução do projeto, podendo prever tendências e padrões onde olhos um pouco distraídos não enxergam nada além do óbvio. A partir disso, passa a ser possível ter excelentes insights para desenvolver melhorias em algum projeto específico ou até mesmo no processo de gestão de projetos como um todo.

Qualidade dos dados

A gestão de projetos baseada em planilhas de controle pode, sim, ser bastante útil, mas ao se trabalhar com um sistema de Business Intelligence, percebe-se a melhoria da qualidade dos dados a partir da fidelidade dos mesmos, o que nem sempre se consegue com planilhas avulsas e controles dispersos.

Apoio à decisão

Tomar decisões em gestão de projetos sempre requer uma boa avaliação por parte do gerente de processos a fim de que não haja nenhum impacto negativo na execução como um todo. Com base nas informações extraídas do sistema de Business Intelligence, o gerente de projetos passa a contar com dados e informações relevantes e imediatos para poder tomar as decisões mais acertadas.

Segurança dos dados

Planilhas podem ser de domínio de muitos, sendo facilmente corrompidas por erros ou, ainda, por invasões de hackers, o que pode comprometer todo o projeto. Ao adotar um sistema de Business Intelligence para a gestão de suas ações, você passa a contar com dados armazenados na mais adequada segurança e backups constantes de tudo o que vem sendo feito.

Acessibilidade da informação

A leitura de dados, de gráficos e tabelas nem sempre é compreendida por todos, certo? E essa falta de entendimento pleno pode comprometer o desenvolvimento da equipe e até mesmo dos clientes a respeito das fases do projeto, dos recursos utilizados e das previsões sobre cada etapa. Os relatórios emitidos pelo Business Intelligence tornam as informações mais fáceis de serem digeridas, melhorando, dessa forma, o desempenho e a comunicação do time.

Cumprimento de prazos

Com critérios bem estabelecidos sobre os prazos para os projetos em andamento, a equipe tem acesso a curvas de tendências, podendo prever quais são os pontos passíveis de atraso, trabalhando mais fortemente em determinados períodos para que as entregas sejam realizadas dentro do previsto.

Previsão de recursos extras

Como o planejamento do projeto nem sempre contempla todos os mínimos requisitos para seu completo desenvolvimento, alguns detalhes podem passar despercebidos. Nesse cenário, mais tarde podem surgir necessidades de contratação de recursos extras. Sempre que o Business Intelligence for alimentado com os dados adequados, será possível analisar tendências e verificar previamente se haverá mesmo essa necessidade, já eliminando riscos de imediato.

Eficiência na gestão de projetos

O Business Intelligence contribui consideravelmente para que a gestão de projetos se torne o mais eficiente possível em todas as suas fases, organizando os dados e os transformando em munição para que tanto o gerente de projetos quanto sua equipe possam desempenhar suas funções com maior agilidade e evitando desperdícios.

Informações privilegiadas

A análise de dados feita manualmente, por pessoas, não consegue mais abarcar todos os dados gerados na gestão de projetos, já que são várias as nuances a serem verificadas. Por essa razão, a adoção de um sistema de Business Intelligence na gestão de projetos deve ser seriamente considerada. A partir do confronto de dados inicialmente desestruturados, a ferramenta pode fornecer informações privilegiadas para a equipe, melhorando sua execução não só pontual, mas global.

Análise e mensuração de resultados

Todo projeto deve ter indicadores de desempenho, os famosos KPIs, para demonstrar os resultados efetivos que o projeto vem trazendo para o cliente, mostrando a performance da equipe em sua execução. Como poderosa ferramenta de processamento de dados e informações, o Business Intelligence permite acompanhar diariamente os indicadores de desempenho do projeto, bem como analisá-los de maneira que eles se tornem insumos importantes para novas iniciativas.

A gestão de projetos está cada vez mais profissional, não havendo como suprimir a presença de tecnologias cada vez mais avançadas para dar suporte aos gerentes de projetos e suas equipes. Quanto mais preparadas as empresas estiverem para gerir seus projetos de maneira integrada a esses sistemas, melhores resultados serão colhidos ao longo do tempo.

É preciso lembrar, ainda, que tudo o que é feito hoje pode servir como base para projetos futuros. E é aí que o Business Intelligence entra, como um poderoso aliado que reúne uma quantidade gigantesca de dados em um único lugar, mantendo todo o conhecimento gerado ao longo de anos de projetos desenvolvidos à disposição das novas gerações de profissionais da área. Assim é que se contribui para a excelência na gestão de projetos!

O Project BI, nova funcionalidade do Project Builder, permite que você coloque tudo isso em prática. Mais do que uma ferramenta de análise, o Project BI é um framework poderoso de análise e demonstração de resultados, que irá lhe permitir descobrir e mostrar os verdadeiros resultados do seu time de Projetos.

Agora comente aqui e nos conte suas impressões sobre esse valioso recurso! Qual das vantagens por ele proporcionadas chamou mais sua atenção? Compartilhe suas opiniões conosco!

O que caracteriza os projetos, como surgiu essa abordagem nas empresas e quais as oportunidades para profissionais da área. O que é gestão de projetos?

O mercado de trabalho para o gerente de projetos não para de crescer. Basta ver os anúncios de emprego na área de administração. As empresas estão se dando conta da importância desse profissional em suas equipes para obter melhores resultados. O ambiente competitivo dos negócios, acelerado pela constante busca pela inovação, faz com que cada detalhe faça a diferença.

Mas, afinal, o que é gestão de projetos, como surgiu, quem é o profissional que deve assumir essa responsabilidade e quais as oportunidades no mercado? Vamos responder a essas questões, passo a passo. A começar do começo:

1) Definição de Projetos

“Projeto” é uma palavra amplamente usada em diversas áreas do conhecimento. Existem projetos de lei, projetos gráficos, projetos paisagísticos, projetos de vida, entre outros. Quando falamos em projetos nas empresas, nos referimos a uma ideia para se executar ou realizar algo, no futuro, dentro de um plano definido.

Projeto é uma atividade organizada para resolver um problema específico. É formado por uma sequência de eventos, tem começo e tem fim, o que o diferencia de operações contínuas. O objetivo do projeto é alcançar uma meta predefinida. Gera um único produto ou serviço final, e os resultados podem ser tangíveis ou intangíveis.

2) Origens da Gestão de Projetos

É possível afirmar que a gestão de projetos acompanha a humanidade desde as primeiras civilizações da Antiguidade. Tome como exemplos a construção dos templos gregos,as pirâmides do Egito, a Muralha da China e o Coliseu em Roma, são todas obras que provavelmente exigiram coordenação de recursos, prazos, escopo e qualidade para agradar clientes poderosos.

No entanto, a gestão de projetos como a conhecemos hoje, enquanto uma disciplina específica, surgiu no século 20. Os programas de defesa criados após a Segunda Guerra Mundial foram os primeiros a usar esse termo, a partir dos anos 1950. Com o tempo, a gestão de projetos extrapolou a área militar. A prática é usada em áreas diversas como engenharia, indústrias em geral, tecnologia da informação, comunicação, saúde, educação, administração pública, entre outras.

A instituição referência em gerenciamento de projetos foi criada em 1969. O Project Management Institute (PMI) é uma associação de profissionais da área que desenvolve pesquisas, capacita pessoas, documenta conceitos e promove acesso a informações e recursos. Com sede em Atlanta (EUA), o PMI está presente em mais de 160 países e tem acima de 240 mil associados.

3) O que é Gestão de Projetos

Gerir é administrar. O que difere a gestão de projetos de outros tipos de gestão é o tempo definido de início e fim. Exige ações específicas e envolve administração, manutenção, integração, prazo, custo, qualidade, recursos, comunicação, riscos e aquisições.

Criado pelo PMI, o Guia PMBOK – Projetc Management Body of Knowledge – assim define a gestão de projetos: é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas com o objetivo de atingir ou superar as expectativas dos clientes e stakeholders (as partes interessadas) sobre metas pré-definidas.

Perceba que a gestão de projetos envolve diversas disciplinas da administração. Cada projeto tem seus próprios desafios, como falta de recursos, prazo apertado, escopo indefinido. Quanto mais organização e documentação de cada entrega e cada marco do projeto, melhor aproveitamento o gerente de projetos terá.

4) O papel das empresas

Como já dissemos no início, as empresas estão acordando para a importância de um gerente de projetos em suas equipes. As oportunidades não param de crescer.

O que motiva essa situação é a alta velocidade da evolução da tecnologia. Quem não correr atrás de ideias inovadoras, ficará para trás no mercado. O consumidor está mais exigente por qualidade e atualidade, e produtos tornam-se rapidamente obsoletos. Para suportar esse ambiente de mudanças rápidas, as empresas precisam se organizar e se antecipar às tendências. O ambiente de trabalho está se voltando para projetos para acompanhar essa evolução.

5) Mercado de trabalho

Quem está no mercado como gerente de projetos tem grandes chances de evoluir na carreira, seja na sua própria empresa ou não. A disputa pelo know-how desses profissionais está acirrada. Mas o que é preciso para ser um bom gerente? Em primeiro lugar, deve ter competência técnica e conhecer a fundo o negócio em que atua, os produtos e serviços que sua empresa entrega. Além disso, deve entender de gestão de pessoas para envolver e motivar sua equipe na execução de suas tarefas, conquistando a confiança de todos. Entender de conceitos de administração, negócios, marketing e finanças também são características desejáveis. Saber se comunicar e ser organizado são fundamentais.

A formação desses profissionais é a mais diversa. Existem cursos que seguem os princípios do Guia PMBOK espalhados por todo o país. Os melhores estão concentrados em São Paulo e no Rio de Janeiro. Recomenda-se buscar os Chapters do PMI para ter referências de bons cursos.

6) Ferramentas de trabalho

Existem normas que norteiam a gestão de projetos, como o Guia PMBOK. O conceito é uma importante ferramenta de trabalho. Claro que podem e devem ser feitas adaptações conforme o projeto.

Algumas empresas criam seus próprios programas de gestão de projetos. Mas é possível encontrar softwares pagos e gratuitos disponíveis na internet. A complexidade do software varia conforme a necessidade dos projetos da empresa.

7) Oportunidades futuras

O horizonte para o gerente de projetos é bastante promissor. Projetos podem ser considerados como mudanças nas organizações. O gerente de projetos é um agente dessas mudanças e, portanto, tornou-se indispensável. É ele quem vai planejar os passos das empresas em direção às ações de curto, médio e longo prazos, com metas definidas de sucesso.

Como partes interessadas nesse processo, as organizações têm promovido cursos de capacitação para seus profissionais. Aproveite essas oportunidades para se desenvolver e retornar à empresa o investimento feito em você. A recompensa virá.

Mantenha suas certificações atualizadas, estude sempre e tenha contato com outros gerentes de projetos para trocar ideias, referências e experiências. Filiar-se a uma instituição é recomendável nesse sentido.

O que achou? Gostou? Então compartilhe

Nunca houve um consenso muito claro acerca da combinação entre o Scrum e PMBOK. Isso porque muitos gestores acreditam que devem, necessariamente, optar por um dos dois. É justamente aqui que começa o engano, pois apesar da natureza distinta de ambos, eles não são excludentes e podem ser perfeitamente combinados.

Em síntese, enquanto o PMBOK consiste num guia das melhores práticas de gerenciamento de projetos, dividido em grupos e processos, o Scrum se trata de um framework (estrutura) com eventos, artefatos e funções bem definidas. Os projetos de software, cuja principal característica é o dinamismo, costumam ser geridos por métodos ágeis, como o Scrum. Já os projetos tradicionais, com menor complexidade, são normalmente orientados às boas práticas do Guia PMBOK.

Ainda que exista essa aplicação, é plenamente possível combinar Scrum e PMBOK. Saiba mais sobre o assunto no artigo de hoje!

Principais características do PMBOK e do Scrum

Por se tratar de uma estrutura, o Scrum viabiliza adições e exclusões, desde que essas não causem impactos em seus três princípios, que são: transparência, inspeção e adaptação. Com isso, é possível afirmar que, tecnicamente, é plenamente possível adicionar processos adaptados do PMBOK ao Scrum.

O Scrum se encaixa melhor em projetos cujo escopo é incremental e/ou parcialmente desconhecido. No PMBOK, desconhecer o escopo não só enfraquece, como também inviabiliza o planejamento e, consequentemente, a execução do projeto. O Scrum tolera bem incertezas, atua com priorizações e ciclos curtos de entregas. Já o PMBOK trabalha, sobretudo, com riscos, admite a priorização de entregas e a realização de ciclos de entregas (planejamento em ondas sucessivas).

PMBOK X Scrum

O Scrum pode ser mais recomendado para projetos complexos, porque não há determinação exaustiva de processos a serem seguidos para que a equipe possa chegar aos objetivos do projeto. Ou seja, o Scrum propõe apenas algumas etapas que fornecem uma base para que outros processos sejam realizados, fazendo com que o projeto tenha sucesso para a organização e agregando valor de negócio.

Resumindo, projetos não tão simples, envolvendo processos empíricos são um ambiente ideal para a experimentação e adaptação de processos no Scrum — assim os objetivos do projeto, mesmo que definidos de maneira incremental, são atingidos.

Por outro lado, o PMBOK é mais apropriado para projetos com um menor nível de complexidade. Isso porque, basicamente, ele consiste numa série de práticas que têm funcionado bem para aqueles projetos cujos requisitos e tecnologia são bem conhecidos desde o início dos trabalhos. Predominantemente, são processos que tratam da gestão do escopo, de custo, do tempo, etc.

Dessa forma, para projetos que não apresentam muitas variáveis envolvidas, as boas práticas distribuídas no PMBOK apresentam os processos que devem ser seguidos para que se alcance o sucesso.

Grau de complexidade dos projetos

É bom que se diga que a distinção citada acima é um tanto subjetiva, afinal, a diferença entre projetos simples e complexos nem sempre é tão bem definida. Mas é, de certa forma, fácil determinar se um projeto tende mais para complexo ou mais para simples.

Para concluir, deve-se avaliar o projeto em relação à sua complexidade, em termos de domínio dos seus requisitos e tecnologia, e identificar se esse conhecimento traz o projeto mais próximo da zona dos projetos simples, ou se o leva para a área dos complexos. Se ele for para a primeira opção, PMBOK deve ser a técnica de gestão mais indicada, no caso da segunda, é melhor aplicar o framework do Scrum.

Combinando PMBOK e Scrum

Conforme reza o PMBOK, todo projeto tem cinco grupos de processos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. Em relação ao Scrum, é possível traçar um paralelo a esses processos. Veja:

Iniciação

Todo projeto, sem exceção, deve ter um objetivo e uma justificativa que motive a sua realização. Enquanto o PMBOK chama isso de Business Case e Project Charter, o Scrum conceitua como Visão do Produto.

Planejamento

O PMBOK preza que todo projeto tenha escopo, tempo e custo planejados. No Agile (Scrum), esse planejamento do escopo do produto é feito por meio do Product Backlog, já o escopo de cada Sprint é realizado por meio do Sprint Backlog. No que tange à estimativa de prazo, essa é determinada através do Release Plan (Planning Poker ou Ideal Days). E, finalmente, o custo é calculado em decorrência do escopo x prazo x recursos.

Execução

O PMBOK estabelece que é preciso identificar e gerenciar as expectativas das partes interessadas, gerenciar os recursos humanos do projeto, assegurar a qualidade e compartilhar as informações do projeto. O Agile tem os Product Owner como “representantes do cliente”, sensibilizando-se com as necessidades e expectativas dos stakeholders, o Scrum Master como o grande líder servidor e coach do time, a qualidade sendo validada através do Daily Scrum e a tramitação de informação do projeto sempre disponível através dos relatórios BurnUp/BurnDown.

Monitoramento e Controle

O PMBOK cita o monitoramento do escopo, tempo, custos, qualidade e riscos. No Scrum, há a figura do Product Owner revisando sempre o Product Backlog (Product Backlog Refinement ou “Grooming”), monitorando e revisando o prazo no Release Plan, por meio do Release Burndown, qualidade e riscos identificados sempre por intermédio das cerimônias diárias (Daily Scrum), de demonstração (Sprint Review) e de lições aprendidas (Sprint Retrospective). O PMBOK afirma que o escopo precisa ser validado, no Scrum isso é realizado na Sprint Review.

Encerramento

Enquanto no PMBOK o grande enfoque do encerramento é, sobretudo, nas lições aprendidas, no Scrum isso está presente na retrospectiva da iteração (Sprint Retrospective). O Scrum que, tradicionalmente, era exclusivo da área de desenvolvimento de software, atualmente, tem sido aproveitado nos mais variados segmentos.

Isso porque, assim como citado anteriormente, PMBOK e Scrum não possuem filosofias de gestão excludentes, podem trabalhar mutuamente. Basta que sejam aplicadas as peculiaridades pertinentes de uma e que sejam agregados os processos mais apropriados de outra, tornando a gestão melhor adaptada às especificações de cada projeto.

Nesse post você deve ter se deparado com alguns termos característicos do Scrum. Mas não se preocupe! Para que não fique nenhuma dúvida, preparamos para você um artigo dedicado ao glossário Scrum. Confira!

Atualmente, com o intuito de tornar os processos mais simples e dinâmicos, muito se discute sobre a implantação de métodos ágeis em ambientes corporativos. Contudo, antes que os trabalhos possam ser implementados, é essencial refletir sobre alguns desafios que, com certeza, serão enfrentados ao longo desse processo.

Os métodos tradicionais se concentram em seguir o plano inicial, elaborar uma documentação minuciosa, valorizar, sobretudo, as ferramentas e processos, bem como a etapa de negociação de contratos. Em contrapartida, os métodos ágeis prezam pela adaptação rápida às mudanças, interface constante com o cliente, além de valorizar os indivíduos e suas interações.

Diante desse contexto, pode-se afirmar que os métodos ágeis enfrentam diferentes barreiras para conquistar ambientes tradicionais. Enfim, provavelmente esse seja o maior desafio: a mudança cultural!

O paradoxo do trabalho supervisionado

Ao longo de nossa existência, fomos orientados a manter o controle sobre absolutamente tudo. Pois esta é a maneira de garantir que as coisas funcionem: são necessários os papéis de controlador e controlado, chefe e empregado. É por essa razão que se propaga a crença de que as pessoas precisam de um mestre para monitorar de perto as atividades, sem acreditar, de forma alguma, que elas seriam realizadas de modo satisfatório sem tal supervisão.

Logo, a principal grande dificuldade para implementação das metodologias ágeis é a resistência natural das pessoas às mudanças!

A forma de implementar a metodologia

Após isso, vale discutir o modo como as mudanças são colocadas em prática. Mudança efetuada de maneira imposta nada mais é que uma postura de “chefe e empregado”. Quando existe alguém responsável por pensar em todos os detalhes, oferecendo a solução pronta, a relação de dependência somente aumenta, pois os liderados não se sentem confortáveis para fazer as atividades com autonomia: experimentar, cometer erros, aprender com esses erros e se aprimorar de modo contínuo.

Existe também uma espécie de tendência a buscar a metodologia perfeita, como se houvesse uma única forma, uma estrutura milagrosa, superior a todas as outras.

Caso você seja um daqueles que acredita existir apenas uma única resposta para toda questão, você precisa trabalhar melhor essa “verdade”. Cada indivíduo interage em um espaço complexo único, dotado de um conjunto de pontos positivos e negativos, os quais requerem análise e adaptabilidade. Isto é, não existe verdade absoluta, mas sim adaptação.

Quanto maior for o ambiente, mais complicada é a adaptação. Por isso, é justo ressaltar que não adianta se dirigir ao cliente externo e dizer que ele se chama “product owner”, que precisará redigir certas coisas que se chamam de “user stories” e que ele terá que dedicar mais tempo interagindo com o projeto. Afinal, a pessoa do outro lado lida com diretrizes da sua própria cultura.

Aculturação Organizacional

É importante deixar claro que a mudança da cultura organizacional é fator chave para que a adoção das metodologias ágeis tenha sucesso. Não faz sentido conceituar os recursos do seu projeto como “time ágil”, se os mesmos são microgerenciados. O mesmo vale para dizer que seus times são “empoderados”, se eles mal podem experimentar por conta própria ou errar um mínimo aceitável.

Metodologias ágeis estão em voga, sendo o que há de mais novo em gerenciamento. Mas não é por isso que deve ser implementada, de imediato, no maior projeto da corporação, aquele para o qual todos os olhares estão voltados. Tenha em mente que você está experimentando, logo, talvez seja mais apropriado assim o fazer em algo não tão grande assim. O tamanho ou mesmo a dificuldade do projeto piloto deve ser tratada com cuidado.

Formação da equipe ágil

A definição do time também deve ser levada muito a sério. Equipes multidisciplinares não são tão simples de montar, mas quanto mais próximo do ideal for conquistado, maiores serão as chances de sucesso do projeto. Vale lembrar que, quanto maior for o engajamento do time, quanto mais ele for autossuficiente, melhor.

Finalmente, não se deve cobrar ou fornecer prazos e expectativas irreais, tanto para o time, como para o cliente. É possível que o projeto não termine em menos tempo; pode ser que custe mais do que o previsto; coisas podem dar errado. Logo, lembre-se de experimentar, inspecionar e melhorar continuamente.

Autoconhecimento organizacional

É essencial que se conheça bem o ambiente que sofrerá as mudanças e saber com clareza quais são as intenções dessa transformação cultural. A mudança exige não só aprender, como também desaprender valores, premissas e posturas antigas de trabalho, antes que se possa agregar novos comportamentos. Os elementos primordiais dessa mudança cultural são: apoio da alta gestão e treinamento.

A liderança pelo exemplo

Ainda que seja difícil obter o apoio da alta direção da organização, é fundamental mover esforços na conquista desse engajamento. São os executivos que devem “tomar a rédeas” da transformação pela mudança de suas próprias atitudes e assim inspirar os times.

A gestão de pessoas, assunto muito estudado nos dias de hoje, também é considerado uma grande barreira. Consiste no trabalho mais difícil e complexo de se realizar nesse processo. É consenso que as pessoas representam uma grande fonte de problemas. Diante desse contexto, deve-se sobressair a figura do líder agregador e conciliador, capaz de motivar e inspirar seus liderados, sendo construtor de equipes homogêneas, com um objetivo comum bem definido.

Interação entre setores

Uma boa interface entre todos os departamentos da empresa é essencial, mas também outra tarefa complicada. Por isso, a mudança cultural respaldada pela alta gestão é tão importante.

Desenvolver uma boa comunicação e atitudes comuns que sejam bem aceitas e compreendidas por todos, simplifica as interações entre indivíduos de naturezas distintas. Isso contribui para a criação de um clima de harmonia e apoio mútuo, fortalecendo ações em prol de um mesmo objetivo definido no planejamento estratégico da empresa.

Interação com os clientes

Conforme já foi citado, os clientes externos devem interagir ativamente no processo de desenvolvimento de produtos, serviços ou resultados, mantendo comunicação constante. E da mesma forma como no relacionamento com os times internos, as interfaces devem ser de apoio e cooperação no sentido de oferecer os resultados desejados. Evitar a todo custo conflitos e procurar soluções em conjunto são aspectos importantes dessa relação.

Por fim, é bom que seja dito que essas são as principais – mas não as únicas – dificuldades que os métodos ágeis enfrentam ao longo de sua implementação. Dessa forma, os que desejam aplicar esses métodos em seu ambiente de trabalho devem estar preparados para os diferentes contextos conflituosos que surgirão durante essa transição, buscando ser persistente e determinado.