A vida de um Gerente de Projetos (GP) é sempre bastante atarefada. Conciliar a gestão da equipe e suas respectivas atividades, em meio a projetos diversos toma bastante tempo. Isso porque a tarefa envolve não apenas as questões de rotina, mas também criar produtividade para gerentes de projetos, a tomada de decisão e o desenvolvimento de estratégias que otimizem o trabalho dos colaboradores que precisam ser constantemente motivados.

Diante a isso, é fundamental utilizar técnicas e incorporar alguns hábitos a fim de melhores resultados. Para ajudá-lo nessa empreitada, selecionamos algumas dicas de produtividade para gerentes de projetos. Confira e coloque-as em prática hoje mesmo!

Planeje a sua semana estabelecendo prioridades

Para aumentar a produtividade é fundamental organizar sua rotina de trabalho. Por isso, nas segundas-feiras, logo pela manhã, reserve uma parte do seu tempo para avaliar os e-mails pendentes, as novas demandas recebidas, sua agenda e as pendências da semana. Liste as tarefas que precisam ser feitas e, em seguida, estabeleça as prioridades.

Estabeleça horários para checar e-mails

Os e-mails nunca param de chegar. Por isso, é fundamental estabelecer em sua rotina os horários que eles serão checados. Uma boa dica é fazê-lo logo ao chegar na empresa, após retornar do horário de almoço e verificá-lo novamente na última hora do dia. Dessa forma você não perde tempo passando todo o dia respondendo e-mails sem conseguir concluir as demais atividades.

Já ouviu falar na técnica Pomodoro?

A técnica Pomodoro consiste na premissa de que pausas frequentes auxiliam no aumento da produtividade mental. Ela é extremamente simples e, para executá-la, basta um cronômetro. Defina a atividade que será desenvolvida e ajuste o alarme do seu celular ou aplicativo na web para tocar em 25 minutos. Durante este período, você deve se concentrar único e exclusivamente em executar a tarefa escolhida. Não leia e-mails, converse, atenda telefone ou nada do tipo.

Caso durante o período você consiga concluir a atividade definida, passe para a próxima de sua lista, sem parar, até que o alarme desperte. A cada Pomodoro (ciclo de 25 minutos), faça uma pausa entre 3 a 5 minutos. Aproveite este momento para buscar o café, ir ao banheiro ou retornar uma ligação. A cada 4 Pomodoros, realize uma pausa mais demorada, entre 15 e 30 minutos.

Inbox 0: a certeza de que nada ficou pendente

A inbox 0 é uma técnica que consiste em manter a sua caixa de entrada sempre vazia. O conceito prega que sempre que você acessar os seus e-mail, deve deixar a inbox zerada. A ideia é que assuntos que já foram visualizados sejam resolvidos ou transformados em tarefas. Isso poque a cada vez que os e-mails são acessados e um volume de mensagens estão marcadas como não lidas, você tende a relembrar todas as pendências novamente. Em um volume maior de mensagens, isto atrapalhará consideravelmente a sua produtividade, visto que refletirá diversas vezes ao dia tudo o que precisa ser realizado, foi demandado ou deverá ser resolvido.

Otimize as reuniões

Antes de encontrar a sua equipe para uma reunião, levante todos os pontos-chave que deverão ser abordados. Se possível estabeleça, inclusive, destrinche cada um deles evitando que a conversa tome um rumo inverso ao esperado. Também é uma excelente tática estipular o tempo de cada um dos assuntos abordados, bem como a ordem de pronunciamento dos participantes – ou uma forma de eles demonstrarem interesse em palpitar sobre eles. Considere deixar as discussões mais densas para a próxima reunião. Levante a pauta e deixe como “tarefa” para os participantes trazerem propostas no próximo encontro. Desta forma você conseguirá otimizar não apenas o seu tempo e de sua equipe, mas também deixar o encontro mais produtivo.

2 minute rule: o que pode ser feito agora, não deve ser deixado para depois!

A “regra dos 2 minutos” consiste em fazer tudo o que pode ser resolvido de imediato, no momento da atividade e passar uma orientação são alguns dos exemplos que se encaixam perfeitamente a isso. Desta forma você reduzirá a sua lista de pendências realizando tarefas simples de realizar.

Use a tecnologia a seu favor

Sejam apps no celular ou ferramentas de gestão, utilize sempre a tecnologia disponível a seu favor. Verifique qual o maior problema que atrapalha a sua produtividade e pesquise com amigos, colegas de trabalho e até mesmo na internet algumas tecnologias que possam ser úteis para sanar estas questões.

Você já utiliza alguma destas dicas de produtividade para gerentes de projetos? Qual delas traz melhores resultados em sua rotina? Conhece alguma outra diferente das que indicamos? Compartilhe suas experiências conosco através dos comentários!

A PM Survey é uma pesquisa anual que começou em 2003 e é organizada de forma voluntária por Chapters do PMI – Project Management Institute. Ela reúne organizações de diferentes partes do mundo que respondem a questões relacionadas ao gerenciamento de projetos em seu ambiente de trabalho. A parceria entre Project Builder e PM Survey se deu para auxiliar o grupo de pesquisa na organização dos dados obtidos, além da elaboração de técnicas que ajudassem a melhor gerir e desenvolver o projeto.

As empresas que se dispuseram a fazer parte da PM Survey 2013 perceberam a diferença na forma que se deu a pesquisa em relação ao ano anterior. Antes, o processo era quase artesanal, utilizando planilhas complexas e fazendo uso de uma organização não muito efetiva.  Com a entrada da Project Builder como parceira do projeto, foi possível uma melhoria tecnológica, tornando a pesquisa mais ágil e segura.

Que tal conferir os resultados dessa parceria? Leia nosso post e saiba mais!

Números e o Crescimento do PM SURVEY

Em 2013, os balanços da economia mundial mostraram que quem foi mais ousado, mas sem dispensar a disciplina nos projetos, teve maior chance de se dar bem em épocas de crise. Investir em informação não é garantia de proteção contra épocas difíceis, mas pode implicar em uma certa estabilidade.

Os resultados da parceria entre PM Survey e Project Builder já começam a ser colhidos. Com uma plataforma bem mais robusta, além de o número de empresas envolvidas na pesquisa ter aumentado, hoje ela também congrega nomes de peso, dando ao gerenciador de projetos um painel para consulta bem mais abrangente.

2013 ficou caracterizado pela alta participação de empresas do ramo de Tecnologia da Informação na pesquisa. Esta área soma 26% da participação, seguida por empresas de Consultoria, com 15%, e de Serviços com 10%. Os gerentes de projeto somaram a maioria dos participantes, seguidos pelos executivos e coordenadores.
Percebeu-se também nos dados de 2013 que ainda existe resistência por parte das empresas em realizar gerenciamentos de projetos. 38% das organizações ainda têm um grau médio de resistência. Entretanto, um total de 49% dos entrevistados entende como fundamental a participação engajada de profissionais nos projetos.

Um fator de alerta é a constatação de que nem todos os projetos estão alinhados com as estratégias, com um preocupante número de 39% de entrevistados afirmando que não há constância de alinhamento.  Também 10% disseram não haver alinhamento nenhum e outros 10% respondendo que não há sequer projeto sendo realizado.
A comunicação surgiu como o principal problema na organização de projetos, com 66,3% dos entrevistados respondendo que esse é o principal agravante. Escopo definido inadequadamente fica em segundo lugar, com o percentual de 59,2%. Mas a boa notícia é que os dados mostram que a maioria das empresas utiliza softwares de gerenciamento de projetos para os cronogramas.

Um chamado aos empreendedores

Com os resultados da PM Survey 2013, todos os interessados podem ter acesso a informações reais do que está acontecendo no mercado, aumentando o apetite de empreendedorismo e consolidando ações mais assertivas nas estratégias empresariais.

Para quem está cansado de estimativas vagas sobre o mercado e quer realmente se interar sobre o mundo dos negócios, aqui está a oportunidade. 2014 pode ser um ano especial para sua empresa e seu projeto de gestão. Informar-se sobre as tendências, dificuldades e êxitos apontados pelas principais empresas do mercado é essencial para uma melhoria contínua do seu negócio. Conte com um exército de mais de 700,000 membros e voluntários, e saia na frente.

Projetos quase sempre envolvem os mais diversos tipos de riscos. Isso porque riscos são condições não planejadas e podem ter efeitos decisivos em seu trabalho. Por isso, é sempre necessário um bom planejamento e priorizar tentativas de categorizar esses fatores para evitar posteriores problemas com seus projetos.

Categorizando riscos

Para categorizar os riscos dos seus projetos, é preciso analisar alguns fatores como o próprio planejamento de riscos, identificá-los e realizar análises de qualidade e quantidade. Além disso, planejar as respostas a estes riscos, monitorar e controlá-los são de fundamental importância.

No começo da criação de seu plano, saiba que é preciso alinhar seus objetivos e, dessa maneira, colocar em mente todos os riscos que podem aparecer e como eles serão identificados, monitorados e por fim respondidos. É muito importante que nessa fase sejam documentadas as informações de gerenciamento de risco, para que assim qualquer problema que surgir seja rapidamente solucionado.

Tipos

É de vital importância que se categorize e classifique os riscos para que você consiga melhor trabalhar com eles. Existem, por exemplo, os Ricos Políticos, que dizem respeito às políticas e normas de seu país. Há ainda os Riscos Econômicos, que se referem a questões envolvendo capital. Os Riscos Sociais englobam a cultura, o trabalho em equipe e a maneira como a empresa atua.

Os Riscos Tecnológicos são aqueles relacionados a problemas técnicos e operacionais. Os Legais dizem respeito às leis que sua empresa está subordinada. Já os Riscos Ambientais são aqueles que envolvem desastres naturais e mudanças relacionadas ao clima, por exemplo.

Resultados

Com uma boa metodologia para gerenciar riscos, os problemas serão resolvidos de forma mais simples. Portanto, o jeito mais prático e fácil de categorizar os riscos dos seus projetos é documentar e elencar as características dos riscos, para que quando eles surgirem no decorrer do processo, eles sejam respondidos e assim solucionados. Assim, não se coloca em perigo nenhuma parte do projeto e as chances de finalizá-lo são maiores. E com isso, seja qual for o problema que surgir, você sempre terá um plano de ação pronto para ser colocado em prática.

Tendo em mente o fato que problemas são inevitáveis porém solucionáveis, a palavra de ordem neste caso é “organização”. Qualquer projeto, antes de entrar em ação, precisa ser pensado e planejado, prevendo posteriores e possíveis problemas no percurso. É importante que já se tenha respostas e medidas prontas para determinado problema, a fim de minimizar seus efeitos.

Você conhece outras maneiras práticas de categorizar e se preparar para os riscos dos seus projetos? Compartilhe suas ideias com a gente nos comentários abaixo!

O sucesso no gerenciamento de projetos tradicional funciona bem quando o rumo do projeto é claramente entendido, o escopo é bem definido, todos os stakeholders concordam com os objetivos e expectativas, os riscos foram avaliados e são bem compreendidos e a probabilidade de sucesso é considerada muito alta.

Entretanto para empresas que desejam ser inovadoras e se tornar lideres de mercado e não apenas imitadoras, os tipos de projetos aprovados podem basear-se em objetivos “vagos”, no otimismo e na disposição de assumir riscos, não obedecendo muitas vezes a um conjunto de critérios de seleção especifico.

Atualmente, um número cada vez maior de projetos amplia sua complexidade e pode exigir um grande avanço técnico para alcançar o sucesso no gerenciamento de projetos. Assim como a demanda das diferentes unidades de negócio exigem respostas,  além disso, os riscos associados à consecução de tal avanço podem ser significativos, não havendo qualquer garantia de que o projeto será bem-sucedidos e de que, uma vez concluído, proporcionará o valor esperado.

Quando se almeja uma posição de liderança no mercado, o planejamento e a execução do projeto são ainda mais complicados pela concorrência e pela necessidade de cumprir o cronograma para introdução antecipada no mercado.
O velho jeito de gerenciar dizia que bom projeto era aquele que atendia as exigências de tempo, custo e desempenho. Mas o cliente e o patrocinador do projeto dizem hoje que se não entregar o valor prometido, o projeto é um fracasso. Ou seja, o gerente tem hoje que concluir o projeto atendendo as especificações e também criando valor.

Você também vive esse desafio? Nos conte um pouco sobre os maiores obstáculos da gestão de projetos.

Compreender o processo de gerenciamento de um projeto tem se transformado em algo vital para as empresas que geram cada vez mais negócios e, dessa forma, precisam de um profissional que muitas vezes não é encontrado dentro da própria companhia.

Muitas delas procuram profissionais que conseguem atuar em vários setores ou projetos ao mesmo. Por isso, preparamos este post sobre o Super Gerente de Projetos, que cada vez mais vem sendo valorizado dentro das empresas. Está interessado? Então confira!

O Super Gerente

O super gerente de projetos é o profissional que consegue lidar com os mais variados tipos de situações, projetos e compromissos dentro da empresa. A necessidade deste profissional vem se tornando cada vez mais essencial, já que o mesmo pode realizar tarefas que antes seriam de responsabilidade de várias pessoas.

Em épocas de crise, em que cortes são necessários, profissionais que tenham um abrangência de funções maior raramente são dispensados. Como este profissional está habituado a lidar com as mais diversas situações em seu dia a dia de trabalho, o mesmo consegue lidar com vários casos e resolver os problemas que podem surgir no decorrer do caminho, sempre alinhando diversos projetos ao mesmo tempo.

Alinhando Vários Projetos

Vale citar que um projeto é um empreendimento temporário, o que quer dizer que tem data de início e fim, com o objetivo de criar e assim aperfeiçoar um serviço ou produto. O gerenciamento de um projeto exige a conquista dos objetivos propostos dentro de um prazo e de um parâmetro de qualidade determinados, sempre cumprindo um cronograma e um orçamento.

O gerente de projetos precisa ter em mente que os trabalhos dentro da empresa exigem dedicação, cuidado, planejamento e o principal: muita organização. Somente com muita organização que um gerente normal se diferencia de um super gerente. Mas se você acha complicada esta tarefa, saiba que é claramente possível alinhar projetos simultâneos dentro de um prazo estabelecido pela empresa. Tendo dedicação, atenção, planejamento e organização, você pode dar conta de vários projetos e finalizá-los com sucesso. Um gerente de projetos somente é um super gerente se souber como se organizar durante todo o cronograma, para dessa forma cumprir os prazos sem maiores problemas no decorrer do processo.

Você tem alguma outra dica para quem também quer se tornar um super gerente de projetos? Compartilhe suas ideias com a gente nos comentários abaixo!

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Gerenciar o tempo para realizar atividades profissionais é uma tarefa que pode ser bastante desafiadora. Para tirar proveito do tempo e alavancar seus projetos, é preciso otimizar ao máximo as horas dedicadas ao trabalho. Mas perceba que otimizar é diferente de aumentar. Confira 4 passos simples e eficientes que vão auxiliar na hora de reduzir o tempo gasto com projetos e, ao mesmo tempo, ajudar você a se organizar melhor.

1. Diminua reuniões

Apesar de serem necessárias no ambiente profissional, você já parou para pensar quanto tempo passamos dentro de reuniões intermináveis e pouco produtivas? Uma forma de otimizar o tempo disponível e dedicá-lo mais a seus projetos é diminuir a quantidade de reuniões. Se necessário, utilize as redes sociais para fazer reuniões com grupos pequenos de sua empresa ou startup. Assim, é possível tomar decisões importantes de forma rápida e economizar tempo.

2. Corte elementos que roubam seu tempo

Durante o trabalho, reduza ao máximo os elementos externos que roubam seu tempo. Chats na Internet, redes sociais como Twitter, Instagram e Facebook, e messengers são campeões no quesito. Além disso, são elementos que desviam a atenção e tiram o foco. Durante o trabalho, desconecte-se das redes que não auxiliam no seu serviço. Se for necessário, reserve um tempo específico para atividades essenciais, como administrar e-mails, mas volte para o trabalho assim que possível.

3. Utilize ferramentas online

Utilize ferramentas online à disposição para economizar tempo. Muitas delas são gratuitas. Planilhas eletrônicas online, por exemplo, conseguem salvar um arquivo em tempo real, conectando vários usuários simultaneamente. Outra dica é utilizar templates de apresentação já prontos e apenas adaptá-los ao projeto em que estiver trabalhando.

4. Divida o trabalho em função do tempo

Dividir o trabalho em blocos de tempo é uma boa pedida para concentrar os esforços em finalizar uma tarefa. Estabeleça blocos de 25, 30 ou 40 minutos, como preferir. Durante esse tempo, é preciso se desligar do mundo e focar apenas na tarefa a ser desenvolvida. Entre cada bloco de trabalho, tire alguns minutos para descansar, ir ao banheiro e tomar água. Depois, volte com força total para seu projeto.

Esses são apenas alguns passos necessários para ajudar o profissional empreendedor a lidar com seu tempo e focar os esforços para terminar os projetos em desenvolvimento. Mas nada impede que você crie seu próprio método. Pense sobre o assunto e otimize seu trabalho!

Você tem outras dicas para reduzir o tempo gasto em seus projetos? Compartilhe-as com a gente nos comentários abaixo!

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