Um grande desafio para a maioria dos gerentes de projetos é conseguir estabelecer o gerenciamento de projetos nas férias. E o descanso é muito importante, afinal, sabemos muito bem como a rotina intensa demanda desses profissionais durante o período de trabalho. Mas como cada profissional pode planejar o gerenciamento dos projetos que coordena durante as tão merecidas férias?

Para atender as principais dúvidas sobre o tema, preparamos alguns pontos importantes para se levar em conta na hora do planejamento e gerenciamento de projetos nas férias. Vamos conferir?

Por que um gerente de projetos deve tirar férias?

Diversos estudos comprovam que o controle de projetos fica melhor depois que o gerente consegue descansar por alguns dias, pois a resolução de problemas ocorre de forma ainda mais assertiva após a volta do recesso. Além disso, a equipe do gerente tem a oportunidade de aprender a ser mais independente e perceber que deve tomar algumas decisões sozinha.

Preparação para as férias

Em caso de viagem, deve-se pensar no local e na quantidade de dias que você vai ficar fora para que seu projeto não sofra com sua ausência prolongada – especialmente se estivermos falando de consultorias, que demandam atendimento às eventuais dúvidas do cliente. Porém, de nada adianta levar o celular e atender a mensagens o tempo todo, pois isso não dará nenhum descanso para você. Priorize as atividades e divida as responsabilidades do gerenciador de projetos entre sua equipe.

Prepare sua equipe para buscar esta independência antes do seu período de férias. Instrua todos a fazerem relatórios diários de todos os processos para que, quando este período acabar, você possa estar a par do que aconteceu na sua ausência.

Além disso, estipule um calendário deixando claro todas as tarefas que deverão ser executadas e finalizadas no período que você estiver fora. Assim, cada membro da equipe saberá o que deve fazer neste período, com maior propriedade. Isso esclarecerá as coisas e poupará preocupações durante seu descanso.

Período de férias

Depois de preparar sua equipe, o jeito é relaxar e ter em mente que você deixou seu projeto nas mão de pessoas preparadas e de sua confiança. Não se esqueça, também, de alinhar o cronograma com seus superiores ou clientes para que você possa aproveitar melhor sua folga. Por mais que as preocupações surjam, busque contatar o menos possível sua equipe para saber como anda o projeto, afinal, você está de férias.

Retorno das férias

Lógico que, ao voltar, algumas decisões ainda dependerão de você, já muitas deliberações exigem maior responsabilidade. Por isso, você deve fazer uma reunião para se inteirar dos acontecimentos e, só assim, retomar suas atividades. É provável que você perceba que sua equipe aprendeu bastante nesse período e que, além disso, você voltará bem mais disposto e descansado para o trabalho.

Você tem outras dicas para melhor gerenciar seus projetos no período de férias? Compartilhe com a gente nos comentários abaixo!

No mundo dos negócios, a métrica de retorno de investimento (ROI) mensura, em um determinado período, as taxas de ganho sobre um capital aplicado na empresa. Portanto, esse indicador pode ser utilizado em diversas áreas, como nos treinamentos de funcionários, na especulação com papéis capital aberto e em infraestrutura.

Com isso, ele é o melhor índice para decidir se sua empresa deve ou não realizar um investimento. Além disso, ele também é usado como métrica para comparar diferentes investimentos de projeto dentro de uma carteira de projetos. Desse modo, os projetos com melhores ROIs são sempre priorizados.

A noção de ROI é tão inteligente, que, mesmo entes governamentais estão começando a empregá-la. O conceito também foi aplicado a órgãos de financiamento científico americanos para decidir em quais projetos de pesquisa o governo deveria investir.

Quer saber mais sobre retorno de investimento? Confira o nosso post de hoje!

Como calcular o ROI?

A fórmula do ROI é bem simples e pode ser obtida por meio dos dados do orçamento mensal ou anual da empresa. O primeiro passo é verificar quanto o investimento aumentou a lucratividade do negócio — para isso, você deve estimar o quanto de lucro sua empresa teria com o investimento e, então, calcular o quanto ele agregou.

O custo do investimento é todo aquele capital que foi aplicado — direta ou indiretamente — no projeto. Para saber disso, você deve manter um registro detalhado do que você gastou em cada etapa do investimento. Não se esqueça de incluir as horas de trabalho do pessoal destacado, o gasto com os insumos já presentes na empresa e outros investimentos.

Caso essas estimativas não sejam feitas com muito cuidado, você corre o risco de subestimar ou de superestimar o investimento. Se deixar de considerar um custo importante, você pode ser levado a acreditar que um investimento teve um impacto positivo quando, na verdade, ele levou a um prejuízo.

A fórmula para calcular o ROI é simples:

ROI = (lucro do investimento – custo do investimento) / custo do investimento.

Como melhorar o ROI da sua empresa?

De acordo com a fórmula citada acima, há duas formas principais de aumentar o ROI: diminuir os custos da empresa ou aumentar os ganhos. Na verdade, a medida ideal deve atacar em ambas as frentes.

O primeiro passo para melhorar seu retorno sobre um investimento é definir claramente o seu retorno potencial máximo. Afinal, você precisa desenhar em sua mente como determinado investimento vai impactar sua empresa — tanto em termos operacionais quanto financeiros.

Assim, você deve pensar em resultados, como:

• vendas mais elevadas;
• receitas aumentadas;
• lucros maiores;
• despesas gerais ou custos de produção reduzidos;
• retenção mais elevada de empregados;
• melhor satisfação do cliente;
• preferência aumentada da marca.

Se possível, defina vários benchmarks com seus objetivos de retorno em vez de ações excessivamente específicas, como lançar canais de vendas para um público muito específico em um território muito específico.

Conheça, nos tópicos a seguir, outras estratégias para melhorar o seu ROI:

Calcule seu retorno atual

Para melhorar o retorno de seus investimentos você deve saber o retorno que obtém atualmente com a venda um produto ou de um serviço dadas as suas condições atuais de maquinário, infraestrutura e pessoal.

Só assim você terá uma boa base de comparação para saber se um investimento será lucrativo. Você pode, por exemplo, produzir 1.000 unidades de seu produto por dia usando sua força de trabalho atual, com um custo de mão de obra de R$ 2 por unidade.

Se você está pensando em um programa de treinamento ou na contratação de mais trabalhadores, agora você tem um ponto de referência a partir do qual você poderá perceber a viabilidade do investimento.

Aumente sua receita

Uma maneira de aumentar seu retorno sobre os investimentos é gerar mais vendas e receitas por meio do aumento dos seus preços. Assim, se você aumentar as receitas sem aumentar seus custos na mesma proporção, você melhora seu retorno.

No entanto, atenção: você só pode aumentar seus preços até certo ponto ou isso pode corroer o seu volume de vendas. Por isso, usando o cálculo do seu retorno atual, procure maneiras de melhorar suas vendas e receitas de maneira que isso lhe proporcione um lucro maior do que suas práticas atuais.

Analise os custos e trabalhe para reduzi-los

Criar um mapa financeiro detalhando em que sua empresa gasta o seu dinheiro é essencial para o desenvolvimento de uma estratégia de aumentar o ROI. Afinal, realizar essa tarefa requer os números financeiros para o orçamento operacional anual da sua empresa, bem como a receita total para o mesmo período de tempo.

Outra maneira de melhorar seu retorno é reduzir suas despesas. Dessa forma, você não terá de trabalhar para aumentar suas vendas ou aumentar os seus preços para melhorar o retorno de seu investimento.

Para isso, divida suas despesas em despesas indiretas e em despesas de produção para encontrar melhores oportunidades de redução de gastos. Os custos indiretos são despesas não relacionadas à produção, como aluguel, seguro e telefonia.

Já os custos de produção são as despesas que você ter para fazer uma unidade de seu produto, tais como materiais e mão de obra. O ideal é cortar ao máximo as despesas indiretas e só cortar o que for extremamente necessário nos custos de produção. Afinal, você não pode sacrificar a qualidade de seu produto, certo?

Portanto, o retorno sobre o investimento é uma excelente forma de mensurar a qualidade dos seus investimentos. Afinal, essa é uma métrica simples, obtida com dados disponíveis na sua empresa. Além disso, o ROI fornece um panorama do impacto financeiro que o investimento teve dentro do seu negócio.

Os outros modos de obter essas informações podem ser muito dispendiosos e drenar muito tempo. Muitas vezes, sua empresa precisa de atitudes que deem resultado rápido, o que faz com que a taxa de retorno de investimento seja o dado ideal. Por isso, não deixe a simplicidade da métrica subestimar a sua importância.

Percebeu como o cálculo do ROI pode ser uma ferramenta essencial da sua empresa? Quer ter acesso a mais dicas interessantes para que seu negócio seja elevado a outro patamar? Siga nossas páginas nas redes sociais — Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+ e Youtube — e fique sempre por dentro!

Durante toda a minha experiência profissional, tenho me deparado com diversos líderes de projetos. Há tanto os novatos, em desenvolvimento, quanto aqueles com maior experiência e grandes dificuldades para elaborar a sua Estrutura Analítica de Projeto (EAP) — ou Work Breakdown Structure (WBS), em inglês.

O que percebo é que as dificuldades, em sua maioria, vêm do fato de essas pessoas não terem conhecimento básico sobre ferramentas e técnicas para o desenvolvimento da EAP. Assim, elas acabam cometendo desvios em sua construção sem, muitas vezes, se darem conta disso.

Todos nós sabemos que a EAP é a entrada para muitos processos. Isso ocorre principalmente com relação ao desenvolvimento de custos dos projetos, ocasionando sérios problemas acerca do desenrolar referente ao planejamento.

No artigo de hoje, vamos abordar algumas dicas para ajudar você e todos os que precisam desenvolver sua Estrutura Analítica de Projeto (EAP), mas estão com dificuldades. Acompanhe!

Conceitos iniciais

Conforme preconiza o PMI, 2013, a Estrutura Analítica de Projeto (EAP) é uma representação gráfica de todo o trabalho essencial para a entrega do escopo do produto do projeto. A EAP deve representar todo e qualquer trabalho necessário até que seja feita a entrega do produto em si.

Pelo seu formato gráfico, ela representa uma excelente ferramenta para a comunicação com as diversas partes interessadas no projeto. Isso ocorre porque todo o trabalho está ali representado, o que torna bem mais fácil visualizar a amplitude do projeto.

Além disso, ela é estabelecida com a ajuda de algumas cores e símbolos, o que pode representar a situação de desenvolvimento de cada uma das partes do trabalho e agilizar a transmissão de informações.

Uma das principais técnicas adotadas para a construção da EAP é a decomposição do escopo (PMI, 2013). Essa metodologia consiste em dividir o escopo do trabalho do projeto, iniciando do mais alto nível, com as partes menores e mais facilmente gerenciáveis.

Após isso, chega-se até um patamar que seja suficiente para que o controle do projeto e das demais estimativas possa ser realizado, o que minimiza diversos problemas possíveis. Uma boa estratégia para a elaboração da EAP da maioria dos projetos poderia ser (SOTILLE, 2009):

1. Coloque o nome do projeto na linha.
2. Insira, logo abaixo, a fases do ciclo de vida do projeto, considerando inclusive a etapa de gerenciar sua implementação.
3. Decomponha as fases em entregas que serão feitas aos clientes.
4. Se for necessário, decomponha-o em níveis (pacotes de trabalho) novamente, para melhorar suas estimativas e seus planejamentos.

As figuras 1, 2 e 3 abaixo representam as dicas da estratégia abordada acima.

(INSERIR AS IMAGENS DO POST ORIGINAL)

Mas o que é fase? Trata-se de uma etapa ligada à construção do produto final do projeto. Ela representa uma base para o modelo do ciclo de vida (ou de desenvolvimento) de um produto.

Para o desenvolvimento de um software, por exemplo, poderíamos ter como fases: especificação, homologação e implantação. Já para a engenharia civil, seria possível haver: projeto básico, projeto detalhado, construção e entrega ao cliente. E, se pensarmos pela metodologia FEL, haverá: FEL0, FEL1 etc.

E o que é entrega ou produto? Trata-se de um produto ou subproduto a ser devidamente entregue por uma fase. Ele poderá ser facilmente verificado e analisado pelo cliente que o estiver recebendo.

No desenvolvimento de um software, por exemplo, poderíamos ter o documento de requisitos funcionais e o planejamento dos testes na fase de especificação. Em Engenharia Civil, uma possibilidade seria incluir as plantas elétricas e hidráulicas, além do licenciamento etc.

E então, o que é o Pacote de Trabalho? É o menor nível da EAP que representa uma parte de um produto ou subproduto a ser entregue ao cliente. Esse tipo de recurso nos ajuda a estimar e a controlar o projeto.

A contratação de um fornecedor para o desenvolvimento do projeto, por exemplo, poderia passar por: Especificação Técnica, Tomada de Preço e Contratação.

Dicas para o desenvolvimento de uma Estrutura Analítica de Projeto

Agora que já definimos o termo, vamos a algumas dicas úteis para apoiar o processo de desenvolvimento da sua EAP:

1. Reúna especialistas do produto do projeto

Nenhum gerente de projetos deve montar a sua EAP sem ter, junto a ele, os especialistas técnicos que podem responder pelos produtos. São eles que vão ajudar a identificar o que será entregue ou não ao cliente — validando, dessa forma, a declaração do escopo. Eles também são os que vão apresentar o melhor conhecimento, a fim de ajudar a definir a decomposição de uma entrega em menores pacotes de trabalho.

2. Busque EAP’s de projetos anteriores da sua organização ou de um produto similar

Se a sua empresa elabora projetos similares com frequência, uma boa tática é buscar a EAP de trabalhos anteriores para usar como referência. Mas, se a sua companhia não desenvolve projetos com alguma regularidade, você pode se basear em uma EAP de um produto similar ao seu.

Lembre-se, porém, de tomar o cuidado de avaliar se as fases e os produtos a serem entregues realmente são equivalentes ao seu processo de produção. Nunca se exima de pensar! É bem provável que você vá encontrar muitas lições aprendidas na construção dessas outras EAP’s.

Isso, de fato, vai ajudá-lo a não cometer novamente os mesmos erros, principalmente no que diz respeito à falta de escopo. É provável que equipes mais experientes já tenham passado por muitas das dúvidas e dificuldades que você terá de enfrentar e, por isso, precisaram descobrir saídas, planos de contingência e soluções para a maior parte desses desafios.

3. Avalie a estrutura da sua EAP

Ao concluir o processo, verifique, em seguida, se a sua EAP está realmente dividida em Fases, Produtos e Pacotes de Trabalho. A indicação de proceder dessa forma se dá por conta de, no processo de construção, ser comum que o conceito se perca, principalmente se o projeto for muito grande ou precisar se basear em muitas áreas de conhecimento.

Confira também se, por acaso, você colocou verbos na EAP, pois eles designam atividades que não são demonstradas em uma estrutura do tipo. Não se esqueça de que o processo é de decomposição.

Sendo assim, se for preciso dividir um pacote de trabalho, distribua-o em pelo menos 2 outros pacotes. Se houver apenas 1 pacote resultante da “decomposição”, pode-se dizer que ele é o “produto” em si — ao menos em termos de trabalho.

4. Saiba que gerenciar também é trabalho

Como ocorre com todos os projetos, o seu também precisa ser gerenciado. Portanto, é necessária uma fase específica que contemple o trabalho da equipe de gerenciamento do projeto, as suas entregas e os pacotes de trabalho.

Negligenciar esse importante estágio em prol apenas de fases operacionais pode resultar em perda de foco para o projeto, dificuldade de integração e subprodutos que não agregam valor entre si.

Lembre-se: ambas as frentes de atuação — gerencial e operacional — são úteis, necessárias e muito importantes. Você precisa encontrar uma forma de equilibrar os dois lados para que o produto final seja condizente com a expectativa do cliente e com o escopo original.

5. Simplifique

Muitos líderes de projetos acham que, quanto mais complicado, melhor parece o trabalho que foi realizado. O que ocorre, na realidade, é que essa premissa não é verdadeira. Trabalhar com uma estrutura de EAP muito complexa serve apenas para dificultar a orientação dos colaboradores e atrasar a entrega de resultados concretos.

Dessa forma, opte por manter a sua EAP mais simples e compacta, e não por transformá-la em algo muito complexo. Projetos de pequeno porte — e até alguns de estrutura média — suportam de 3 a 5 níveis de EAP com grande maestria.

É claro que isso não significa que seja necessário retirar trabalho do projeto ou, muito menos, deixar de incluir as atividades necessárias. Não se esqueça de que é possível utilizar outros mecanismos de controle, tais como atividades, marco de datas e relatórios. Não vamos empregar apenas uma ferramenta para tudo.

6. Em caso de erro, reestruture

Nenhum projeto (ou gestor) está isento de erros, independentemente do estágio em que se encontra seu andamento ou do setor a que lhe diz respeito. A cada fase finalizada, quanto mais uma equipe nega suas próprias falhas com relação ao planejamento original, mais está comprometendo suas chances de entregar o produto final para o cliente com a qualidade esperada.

Por isso, a sua Estrutura Analítica de Projeto deve ser sinal de uma boa gestão — e não um atestado de falhas da equipe. Da mesma forma, um time eficiente e eficaz não superestima suas capacidades de previsão.

O ideal é que, após o planejamento e o estabelecimento de um prazo mínimo, ele seja estendido entre 30% e 70%. Isso porque essa é a média de desvio que qualquer projeto tem de sua estimativa original.

E, quanto mais longo for o prazo, maior é a chance de que algo aconteça durante o processo. Negar que possa ocorrer imprevistos é um erro grave em qualquer planejamento de projeto.

Os 10 Mandamentos

Compartilho com vocês o brinde que Xavier (2009) nos deu com os 10 mandamentos para a construção de uma EAP:

1. Cobiçarás a EAP (Estrutura Analítica de Projeto) do próximo.
2. Explicitarás todos os subprodutos, inclusive os necessários ao gerenciamento do projeto.
3. Não usarás os nomes em vão.
4. Guardarás a descrição dos pacotes de trabalho no Dicionário da EAP.
5. Decomporás até o nível de detalhe (pacote de trabalho) que permita o planejamento e o controle do trabalho necessário para a entrega do subproduto.
6. Não decomporás em demasia, de forma que o custo/tempo de planejamento e controle não traga o benefício correspondente.
7. Honrarás o pai.
8. Decomporás de forma que a soma dos subprodutos dos elementos componentes (filhos) corresponda ao subproduto do elemento pai (Mandamento dos 100%).
9. Não decomporás em somente um subproduto.
10. Não repetirás o mesmo elemento como componente de mais de um subproduto.

De posse dessas informações, mãos à obra na construção de sua boa Estrutura Analítica de Projeto!

Conclusões

Como a EAP é a base para o planejamento de todas as áreas de conhecimento, cometer falhas em sua construção — ou até mesmo ter uma estrutura mal construída — é o caminho para a implementação de um projeto frágil e sujeito a muitas intempéries ocasionadas pelo seu mau planejamento.

Neste post, portanto, conseguimos visualizar a importância de uma Estrutura Analítica de Projeto em toda a sua amplitude. Vimos, entre as diversas informações:

• os conceitos necessários para conseguir elaborar uma EAP eficiente;
• a necessidade de reunir os especialistas e engajá-los em prol da construção de uma EAP eficaz;
• a importância de avaliar a estrutura em todas as fases para fazer uma Estrutura Analítica que possa minimizar falhas e, por consequência, diminuir o retrabalho;
• a verificação do papel do gerenciamento em todo o processo, desde o planejamento, passando pela execução e chegando à entrega do produto final, incluindo a avaliação, também após a entrega, do que pode ser melhorado nos próximos projetos;
• formas de simplificar a EAP, a fim de que o entendimento possa ser fácil e acessível, acelerando todo o processo e facilitando a comunicação dos líderes de projeto com os seus subordinados e, também, entre departamentos e membros das equipes entre si;
• as vantagens de se flexibilizar sempre que necessário, para poder dar conta de qualquer reestruturação necessária quando ocorrem os erros;
• os benefícios de se utilizar projetos anteriores ou, ainda, de poder se inspirar em Estruturas Analíticas de outros trabalhos, a fim de verificar tanto a forma de montar uma estrutura quanto de verificar, pela experiência com outras metodologias, o que foi erro e o que foi acerto, minimizando a chance de haver problemas.

No mais, houve diversos detalhamentos capazes de auxiliar o planejamento e a formulação da Estrutura Analítica de Projeto. Também é importante ressaltar o papel do gestor e da perfeita comunicação entre todos os envolvidos, o que inclui otimizar os processos por meio de ferramentas que possam facilitar o dia a dia de trabalho.

Após acompanhar este post, você conseguirá criar sua Estrutura Analítica de Projeto sem problemas, conseguindo aliar agilidade, facilidade de comunicação e todos os dados necessários para uma execução com o mínimo de retrabalho na entrega de um produto de qualidade.

Quer discutir mais algum ponto sobre a EAP? Ou, ainda, deseja esclarecer alguma dúvida? Deixe um comentário!

No cotidiano de uma empresa, a tomada de decisões é um dos aspectos que mais exigem atenção e minúcia por parte dos funcionários e, sobretudo, do gestor. E em uma realidade onde as atividades tornam-se cada vez mais tecnológicas, a gestão de TI torna-se parte fundamental para o sucesso de todas as outras áreas de um empreendimento. Apenas garantindo um maior número de acertos na gestão da informação é que os riscos operacionais podem ser minimizados e, logo, os resultados melhorados.

Nesse contexto, surge o COBIT — acrônimo para Control Objectives for Information and related Technology. Trata-se de um framework focado na governança de TI, que é mantido pelo ISACA, um instituto de atuação internacional formado por diversas empresas de TI ao redor do globo e que gere certificações de segurança, auditoria, governança e risco internacionalmente reconhecidas.

Na sequência, explicaremos com mais detalhes o que é COBIT, como ele funciona e apresentaremos as diversas aplicações desse conjunto de ferramentas para a sua gestão de TI. Continue acompanhando e confira!

O framework COBIT

O COBIT é formado por um conjunto de boas práticas e recomendações de governança de Tecnologia da Informação mundialmente reconhecido. Atualmente, o framework está em sua quinta versão, contando com uma arquitetura formada por quatro domínios fundamentais: planejar e organizar, adquirir e implementar, entregar e suportar, monitorar e avaliar. Essa organização, extremamente eficiente e funcional, ainda possui 34 processos e 210 pontos de controle.

O COBIT foi idealizado conforme às exigências do “Committe of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission’s Internal Control – Integrated Framework” (COSO). O COSO é um padrão de controles internos que é adotado e aceito como modelo de gerenciamento e gestão de riscos empresariais no mundo inteiro.

Alguma dúvida de que tudo isso vai ajudar — e muito! — no controle do departamento de TI em sua empresa? Prossiga a leitura e descubra mais vantagens!

Qual o foco do COBIT no negócio?

O COBIT é realmente focado no negócio da empresa, diferentemente de outras metodologias que são direcionadas apenas aos serviços de TI. Ao manter a atenção no negócio em si, as orientações do framework auxiliarão na melhoria da governança de Tecnologia da Informação, com base em princípios e recomendações que ajudarão a alinhar os processos e serviços de TI ao negócio da empresa.

Como é o seu funcionamento?

É importante entender que, sozinho, o COBIT não é capaz de implantar ou gerenciar a governança de TI da sua empresa. Por isso, simplesmente implantar as práticas do COBIT não solucionará os problemas existentes se, concomitantemente, não houver o engajamento dos funcionários.

Além disso, para que seja possível adotar o COBIT na sua empresa, é necessário que seja realizado um estudo prévio, a fim de definir problemas e conseguir adaptar as práticas do framework à realidade da empresa.

Dito isso, podemos resumir a atuação do COBIT da seguinte maneira: inicialmente, o framework aplica uma série de práticas envolvendo etapas do planejamento ao monitoramento dos resultados e métricas. A partir da avaliação dessas etapas, o COBIT começa a detectar e estabelecer quais são as práticas mais adequadas em governança de TI que trabalhem em consonância com a realidade e objetivos da empresa.

Em seguida, são descritos os processos e definidos os objetivos de controle específicos, pertinentes à realidade e necessidades do empreendimento. A avaliação das etapas e processos funcionará, ainda, como um auxílio na correção de não-conformidades. Isto ajudará na divisão e delegação de tarefas e na avaliação do nível de interação entre os processos.

Qual é a relação entre o COBIT e a governança de TI?

A governança de TI é incumbida de administrar as informações da empresa, controlar os serviços de TI e garantir que a Tecnologia da Informação seja uma aliada para os colaboradores.

Nesse contexto, o framework COBIT é capaz de ajudar a empresa a estabelecer seus processos de segurança da informação, de administração de dados, de gerenciamento de problemas, da própria gestão da TI e assim por diante. Vale ressaltar que dentro de cada domínio existem processos específicos para esses e outros itens pertinentes à governança de TI de uma empresa.

Quais são as principais vantagens do COBIT?

Embora a governança de TI seja o principal foco do COBIT, suas vantagens são muito mais amplas e essenciais para garantir um maior foco para o negócio. Confira os principais benefícios do COBIT:

Otimiza investimentos

Como o COBIT expande exponencialmente a visão dos gerentes em relação ao impacto da tecnologia da informação em uma organização, tais profissionais tornam-se aptos para avaliarem o setor de TI com mais precisão e, desse modo, identificarem todas as possibilidades de melhorias, além das lacunas e deficiências a serem corrigidas.

Cria uma linguagem comum

Outro setor que ganha muito com a implementação do framework COBIT é a comunicação, uma vez que é estabelecida uma linguagem comum para trabalho e diálogo entre executivos, profissionais de TI e gerentes. Consequentemente, reuniões, audições e avaliação de resultados passam a ser realizados com mais facilidade e eficiência.

Aumenta a segurança da informação

Com o COBIT, a segurança da informação também é aprimorada, a partir do aumento dos métodos de controle e difusão de boas práticas. Dessa maneira, por exemplo, são menores os riscos e problemas relacionados ao comprometimento de dados.

Maior eficiência em TI

Como o COBIT trabalha sistematicamente no alinhamento das necessidades de uma empresa, todas as modificações necessárias para a otimização dos processos e resultados são constantemente aplicadas e monitoradas. Ou seja: todas as práticas e investimentos que deixam de trazer bons resultados para a empresa são modificados, substituídos ou, até mesmo, excluídos.

O que é o COBIT 5?

O COBIT 5 é a versão mais utilizada do framework, pois é a que melhor traduz a teoria e as propostas das ferramentas na prática. Trata-se de uma plataforma sustentável de ações que garante a máxima eficiência, entre todas as versões, na governança da tecnologia da informação. A manutenção do sistema do COBIT 5 também apresenta altos índices de satisfação e eficiência, além de diminuir riscos na implementação de TI.

Além disso, tal versão melhora a utilização dos recursos das ferramentas. O COBIT 5 possui a mais eficiente aplicação das tecnologias nas melhorias dos processos e, consequentemente, na tomada de decisões.

Qual é a relevância do COBIT para a atualidade?

Como vivemos em uma realidade cada vez mais vinculada — e até mesmo dependente — a produtos e ferramentas eletrônicas, a preocupação com a segurança da informação é cada vez maior, tanto entre usuários quanto em organizações.

Todo empreendimento deve manter uma preocupação constante em monitorar o desempenho global (e específico) de todo projeto ao qual se propõe. Afinal, apenas a partir de tais avaliações é possível mensurar o progresso da empresa.

Por isso, a implementação de ferramentas que permitem uma boa governança de TI é requisito básico para a competitividade empresarial. E é exatamente nessas frentes que o COBIT atua — segurança da informação, monitoramento de desempenho, progresso de projetos e competitividade da organização.

As boas práticas e recomendações propostas pelo gerenciamento do COBIT — desenvolvidas baseadas nas mais avançadas tecnologias e práticas empresariais — funcionam como verdadeiras parceiras para gerentes e gestores de TI no cumprimento de metas e sincronização às propostas gerais do empreendimento, respondendo aos requisitos do negócio e das legislações pertinentes.

O que é o COBIT Foundation Exam?

A certificação COBIT Foundation — fornecida pela ISACA – Information Systems Audit and Control Association ou Associação de Auditoria e Controle de Sistemas de Informação — funciona como uma maneira de profissionais comprovarem seus conhecimentos e capacidade de trabalhar com o vocabulário básico (syllabus) do framework.

A prova exigida para a certificação é realizada pela internet, no próprio site da associação, e é composta por quarenta questões de múltipla escolha, que são divididas da seguinte maneira:

• Desafios de TI (15%);
• Estrutura do COBIT (30%);
• O que o Cobit provê (30%);
• Aplicando o COBIT (10%);
• Produtos do COBIT e suporte da ISACA (15%)

Para a aprovação, o índice mínimo de acertos é de 70% (28 questões). A duração da prova é de 60 minutos. Logo após a conclusão da prova, já é possível saber o resultado obtido e, em caso de aprovação, a impressão do certificado. O valor cobrado para realização da prova é de U$ 150,00 (cento e cinquenta dólares) e o pagamento deve ser efetuado por meio de qualquer cartão de crédito internacional.

O exame testa conhecimentos gerais e básicos do candidato em governança de TI com a utilização do framework COBIT. São questões diretas e sucintas, sem “pegadinhas”. Para um bom desempenho, além do conhecimento nos temas cobrados, é preciso um com raciocínio lógico e familiaridade com termos técnicos. Simulados e leitura de provas sobre o assunto na internet também podem ser de grande ajuda, para que não se corra o risco de ter que realizar a prova outra vez.

Baseado nas práticas que já funcionam no mundo todo, o framework COBIT pode ser considerado como um manual que possui os melhores procedimentos de governança de TI existentes no mundo corporativo atual. Assim, ele deverá ser usado para servir de referência a gestores, administradores e funcionários da Tecnologia da Informação para alinhar princípios e processos à realidade da empresa.

Dessa forma a governança de TI será melhor estruturada, possibilitando resultados positivos para toda a organização e não só para os funcionários do departamento de TI, já que os demais também serão atendidos de forma cada vez mais eficaz.

E então, conseguiu entender melhor o que é COBIT? Animado com os vários benefícios propiciados por esse incrível framework para a governança de TI da sua empresa? Deixe suas impressões, dúvidas ou opiniões nos comentários abaixo!

O mundo empresarial tem passado, nos últimos anos, por várias transformações decorrentes de movimentos naturais dos ciclos econômicos, como novos segmentos de mercado, novos modelos de negócio (basta ver o exemplo das startups) e avanço tecnológico ao alcance de todos.

Alguns fatores são, portanto, o caminho para que um negócio prospere nesse cenário: capacidade de se adaptar, agilidade, planejamento voltado para tendências e estratégias de gestão de projetos para viabilizar as metas estipuladas.

Diante dessa realidade, aumenta a cada dia a importância da eficácia dos projetos e, na mesma proporção, a disseminação de conhecimentos que envolvem o gerenciamento de projetos em resposta às exigências do mercado.

Com isso, as empresas já perceberam que é preciso desenvolver um conjunto de habilidades e ferramentas para lidar de forma positiva com as mudanças e a melhor solução para essa necessidade tem sido gerir projetos de forma assertiva.

Uma das ferramentas mais adotadas em todo o mundo quando o assunto é gestão de projetos é o guia PMBoK (Project Management Body of Knowledge), que define que o gerenciamento de projetos nada mais é do que a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para projetar atividades que visem atingir as expectativas das partes envolvidas em um projeto.

Conheça mais sobre o assunto no artigo de hoje!

O guia PMBoK prega organização dos processos que envolvem a gestão de projetos

O PMBoK não deve ser considerado exatamente um framework, mas ele traz as principais linhas mestras para que uma empresa implemente, de forma produtiva, fluxos para condução de projetos.

A forma de organização proposta pelo guia propõe a integração de dez processos que controlam, de forma sistêmica, todo o ciclo de vida de um projeto, definindo que deve haver papéis e responsabilidades bem claros, limites de atuação de cada interveniente e transparência nas comunicações de toda a evolução do projeto aos interessados, os chamados stakeholders.

Em linhas gerais, os dez processos que são a base da gestão proposta pelo PMBoK são:

Integração

Prevê a articulação de elementos do gerenciamento de projetos, que serão identificados e coordenados durante o ciclo de vida do projeto.

Escopo

É o levantamento de todo o trabalho que será necessário para que o projeto seja concluído com sucesso. Deixar claro o limite entre o que será feito e o que não será feito também é fundamental para a concentração adequada de esforços.

Tempo

Organiza datas de início e de fim entre as atividades necessárias à conclusão do projeto, sendo que muitas delas terão interdependência. Ou seja, só serão iniciadas quando outras forem encerradas.

Custo

Refere-se ao controle e à orçamentação dos valores que envolverão a realização do projeto.

Qualidade

Contempla processos que conduzirão o projeto por um caminho que obedeça a padrões e normas de qualidade desejados.

Recursos humanos

Disciplina que organiza e gerencia a equipe do projeto, definindo os perfis dos profissionais, a hierarquia entre eles e o responsável por cada parte do projeto. Também contempla o treinamento da equipe e a geração e disseminação de conhecimento.

Comunicações

Refere-se à geração, coleta, armazenamento, destinação e disseminação das informações do projeto. Um ponto importante é que elas ocorram tempestivamente, de forma oportuna e direcionada a cada público do projeto

Riscos

Todo projeto possui riscos inerentes e essa disciplina os identifica e determina quais representam impactos negativos ao projeto, definindo a forma de tratá-los.

Aquisições

É o mapeamento do que será necessário para o bom andamento do projeto e como será feito o gerenciamento de contratos de aquisição.

Partes interessadas

Gerencia as pessoas envolvidas com o projeto, promovendo o envolvimento desses atores nas atividades e tomadas de decisão do projeto.

Embora bem difundido e aplicado em escala mundial, o guia vem sofrendo um pouco com a evolução do cenário empresarial. Esse avanço forçou uma visão mais crítica sobre os métodos que o mercado vinha adotando, especialmente acerca do tradicional PMBoK, com foco na adequação de iniciativas a tendências irreversíveis na economia, como o avanço da era digital.

Com isso, outras metodologias vêm ganhando força visando a agilização e a flexibilização de projetos, de forma que se tornem mais aderentes à nova realidade. Foi então que o termo “metodologias ágeis” ganhou força e, hoje, o framework mais expressivo e adotado é o Scrum.

O “agile” é mais que uma metodologia, é uma filosofia de trabalho

O chamado “Manifesto Ágil” é uma compilação da essência que se deseja de métodos ágeis, especialmente voltados para o desenvolvimento de softwares, mas totalmente adaptáveis e aplicáveis a projetos de qualquer natureza.

Na atualidade, a concretização dessa visão de métodos ágeis está muito presente nas empresas, na forma do framework Scrum. Conheça um pouco mais sobre esse modelo agora.

O que é o Scrum

A mais simples definição de Scrum resume bem a contribuição que ele pode trazer a uma empresa: trata-se de uma metodologia ágil para que equipes trabalhem juntas para atingir um objetivo comum. A forma de materializar essa proposta é considerando que pequenas entregas de valor individual agregam valor ao objetivo coletivo. Mas como isso se dá na prática?

Para que o objetivo comum seja alcançado, o framework propõe que as equipes evoluam para uma autogestão, de forma que cada colaborador tenha responsabilidade pelas ações sob sua condução e empenhe os recursos necessários para viabilizá-las proativa e autonomamente.

Para favorecer esse tipo de atitude, o método prevê que seja dada visibilidade a todas as atividades em andamento ou já mapeadas no planejamento para estimular o engajamento dos envolvidos e o acompanhamento por parte de toda equipe, não só do gerente.

Isso se dá com o uso de quadros, no qual está explícito o andamento das atividades, o que já está pronto e o que ainda falta ser feito. É o famoso Kanban, que anda colorindo os espaços onde são realizadas reuniões rápidas, realizadas diariamente, para não perder de vista cada detalhe que poderá ser fator de risco no projeto.

Uma outra premissa relevante do Scrum é o estabelecimento de prazos curtos e plausíveis, de forma que semanalmente (se possível) entregas sejam concluídas e comunicadas para a equipe, como se todos trabalhassem na mentalidade de “um passo de cada vez”.

A flexibilidade é outra característica de destaque, com a teoria de que é fundamental se adaptar permanentemente às mudanças. Assim, no Scrum os planejamentos são menos engessados e mais aderentes à realidade em constante mutação dos projetos empresariais.

Existem diferenças entre ágil e tradicional, mas o foco de otimizar projetos as une

Em métodos tradicionais de gestão, entende-se que o produto só faz sentido quando é entregue em sua totalidade, ou seja, apenas com 100% do projeto cumprido é que o cliente perceberá algum valor.

Por outro lado, métodos ágeis podem ser usados em projetos que permitem que um conjunto mínimo de funcionalidades já servirá para solucionar parte da necessidade do cliente e, ao ser entregue em parte, já representa uma diferença valorosa para ele.

Outro ponto importante entre os dois métodos é que, no ágil, quando combinado que o projeto irá entregar as funcionalidades mínimas, o cliente nem sempre tem noção do custo total do produto. Já nos métodos tradicionais, o valor é fechado junto com o escopo, o que sugere que não estão previstas alterações significativas nesse quesito durante o andamento das ações.

Em termos de fluxo de processos há uma distinção importante entre os dois modelos. Os ágeis descartam a estrutura em silos prevista nos tradicionais, da mesma forma em que reduz as passagens de mão e o foco no gerenciamento de orçamento e tempo em detrimento do acompanhamento de perto da entrega em si.

Essa questão da esteira de trabalho se reflete nas estruturas que suportam cada tipo de método de gestão de projetos nas empresas. No tradicional, conforme previsto nas premissas do PMBoK, são implementadas estruturas formais para guardar os padrões de gerenciamento de projetos na empresa, atuando como agente de governança, e também orquestrando as ações para que as fases do projeto sejam cumpridas dentro do planejado — são os chamados Project Management Office (PMO).

Já nos modelos ágeis, as equipes são enxutas, multidisciplinares e atuam de forma autogerida. Assim, cada colaborador se sente um gerente responsável pelas ações a ele delegadas, mesmo havendo definição de papéis específicos na metodologia.

Cada membro da equipe torna-se capaz de aumentar o valor do produto, assume decisões de como fazer o trabalho e não pensa mais que “aquela parte não faz parte do meu trabalho” — afinal, todas as partes são igualmente importantes para o resultado.

Uma forma de resumir alguns pontos de diferenciação entre a gestão de projetos tradicional e a voltada para métodos ágeis é:

• Mais do que ferramentas e processos, a interação entre os colaboradores é o que faz a roda de projetos girar.
• Documentação é importante, mas o primordial é o pleno funcionamento do software ou de qualquer tipo de entrega prevista no projeto.
• Contratos formalizam os acordos, mas o que garante bom andamento do previsto e o ajuste de caminhos quando necessário é a colaboração com o cliente.
• Planejamentos organizam as ações, mas responder rapidamente às mudanças é prioritário.

A escolha entre modo tradicional e ágil não precisa ser um conflito

Não existe uma máxima que defina que uma empresa precisa adotar um ou outro modelo de gestão de projetos. É preciso entender a diferença entre eles e analisar o projeto que será iniciado para enquadrar a metodologia que melhor atenderá aos seus objetivos.

Vejamos o exemplo: para o atendimento de um edital de licitação, no qual há um escopo muito bem definido em entregas da primeira versão de um software, pode não ser adequado adotar um método que não enxerga a entrega em sua totalidade. Com isso, escopo e cronograma correm mais riscos, além de que aumentam as chances de surgirem custos imprevistos.

Outro ponto a ser considerado quando está se decidindo por métodos tradicionais ou ágeis é a cultura da empresa. Muitas vezes, mesmo quando cabe no projeto um gerenciamento ágil, não será possível porque os agentes envolvidos não estão acostumados com essa forma de trabalho de entregas rápidas e percepção de valor antes do produto final. E realmente não há problema nisso.

Quando o Scrum não se aplica por se tratar de projetos que não se adequam em sua totalidade à metodologia de entregas contínuas, incrementais e frequentes, e a expectativa do cliente seja de uma entrega completa de uma só vez ao final do cronograma, aí cabe focar nos processos sugeridos pelo PMBoK.

Da mesma forma, quando o cliente declara que tem menos tempo para a entrega do que seu próprio planejamento exigiria, não seria o caso de seguir à risca o fluxo complexo de gestão de projetos tradicional e o ideal seria partir para as possibilidades oferecidas por métodos ágeis.

Assim, o importante é estabelecer uma forma na qual as duas características sejam aliadas, valorizando as especificidades de cada uma. Seria um raciocínio no qual se teria à disposição da empresa toda a organização do PMBoK, em termos de processos, técnicas e ferramentas, atuando em conjunto com a simplificação do método ágil (o Scrum, por exemplo).

A expressão “o que abunda não prejudica” cabe bem quando a dúvida é sobre a necessidade de optar por uma ou outra metodologia. O que precisa ser considerado é a adoção complementar delas, já que cada método agrega valor à sua maneira.

O cuidado que se deve tomar é apenas o de não tentar transformar uma metodologia na outra, trazendo burocratização ao Scrum ou simplismo ao PMBoK. O respeito às premissas de cada modelo é importante, assim como saber escolher a dedo o que cada uma pode agregar aos objetivos de cada projeto.

Como sugere o e-book “Gerenciamento Ágil de Projetos com Scrum + PMBOK“, as duas metodologias podem andar lado a lado, de forma que uma apoie a outra. Por exemplo, o Guia PMBoK sugere tudo que pode ser realizado para gerenciar um projeto do início ao fim, mas não diz como isso pode ser feito. Para apoiar esse ponto fraco do Guia PMBoK é sugerido o Scrum.

Ambas abordagens são excelentes, mas não perfeitas, e possuem fraquezas em áreas específicas ou em determinados tipos de aplicações em projetos distintos. No entanto, quando aplicadas em conjunto, podem fortalecer uma a outra.

Analise os pontos positivos e negativos desses métodos de gestão de projetos e reconheça em quais projetos ele se aplica e quais projetos deverão ser conduzidos em um método ou em outro. O que importa é que a qualidade do projeto nunca seja deixada de lado!

Sua empresa tem conseguido aliar os dois métodos? Comente aqui e ajude-nos a ampliar a discussão sobre essa que pode ser a nova tendência no gerenciamento de projetos!