Você, como profissional de consultoria e controle de projetos, vive analisando elementos que causam problemas no projeto e procurando soluções para eles. Mas você já parou para pensar qual deveria ser o foco real para assegurar que seu projeto tenha melhores chances de sucesso? Bem, é claro que não podemos garantir que seu projeto terá êxito, mas você pode começar muito bem ao se assegurar que, de fato, identificou alguns sinais que podem determinar um bom desenvolvimento para seu negócio. A seguir apresentamos 7 sinais que podem indicar que seu projeto será um sucesso.

1. Ter um plano de gerenciamento de projetos

Qualquer projeto de consultoria tem início com uma lista completa de tarefas. Com isso em mãos, você já tem meio caminho para o sucesso de um empreendimento. Afinal, sem planejamento, você não sabe para onde ir, quais metas atingir e como expandir seu negócio.

2. Colaborar com sua equipe

Como qualquer gerenciador de projetos sabe, equipes são a mola mestra de qualquer empreendimento. Portanto, se não houver interação e/ou colaboração entre os diversos profissionais envolvidos, a chance de que o negócio obtenha êxito é mínima.

3. Você controla o orçamento do projeto

Apesar do grande número de ferramentas e instrumentos que ajudam o gestor a acompanhar os gastos de seu projeto, muitos falham no acompanhamento. Estes, portanto, devem aprender a usar essas ferramentas tão úteis. Mas não hesite em manter sempre próximo as notas fiscais, recibos e outros comprovantes de capital. No fim das contas, se o seu orçamento prospectado se igualar ao volume gasto, então seu negócio está saudável financeiramente.

4. Contar com um sistema de proteção contra riscos

Um negócio com boas perspectivas de sucesso deve saber lidar com todo aspecto – seja ele positivo ou negativo – que possa impactar seu negócio. Então, a qualquer risco que surja, o gestor deve se reunir com sua equipe para que, rapidamente, sejam desenvolvidos processos para direcionar soluções práticas. Divida esse planejamento em pequenas tarefas para cada setor e estipule alguém para controlar o andamento desse processo.

5. Atentar para mudanças

Mudança é tudo o que altera o escopo, a qualidade, o orçamento ou os requisitos do projeto. Mas nem toda mudança é ruim. Você pode, por exemplo, se deparar com uma ajuda advinda de captação de recursos oferecida no andamento do projeto. Portanto, como esses aspectos afetam diversas áreas do negócio, tais modificações devem ser implementadas de forma sensível e cautelosa, com ações contínuas de análise de desdobramentos e impactos consequentes da mudança.

6. Lidar com o público de modo efetivo

Seu público-alvo se interessa por aquilo o que configura o projeto ou, sobretudo, no que o projeto resultará concretamente. Por isso devem ser desenvolvidas diversas estratégias para ampliar a gestão de valor agregado ao negócio, por meio de ações de marketing, investimentos na relação mais próxima ao cliente e prospecção de audiência nova. Tudo isso gerará mais interesse sobre o projeto e converterá em mais vendas.

7. Dispor de armazenamento centralizado de arquivos

Uma boa gestão de projetos é aquela que está apta a dispor de qualquer documento e/ou arquivo em poucos segundos. É grande a necessidade de centralizar informações, o que pode ser facilmente solucionado utilizando um software de gerenciamento que organize todo documento necessário para seu projeto.

Você conhece outros sinais que possam apontar que seu projeto será um sucesso? Compartilhe-os com a gente nos comentários abaixo!

Você provavelmente já se pegou desejando que o dia tivesse 30 horas para dar conta de todas as suas atividades profissionais, além da atenção a vida pessoal. É bastante comum observar pessoas reclamando que falta tempo para isso ou aquilo. Não adianta brigar com o relógio, ele não vai andar mais devagar. O que dá pra fazer é se organizar e otimizar seu dia da melhor forma possível.

Tempo é dinheiro, mas não é só isso. Tempo é vida, e não volta atrás. É tão valioso otimizar seu dia que não merece nem um pouco ser desperdiçado. Pense nas reclamações de altos executivos lamentando que não viram os filhos crescer, ou que se divorciaram por não dar atenção à família e focar demais no trabalho. É disso que estamos falando.

Para que você seja altamente competitivo, com um bom desempenho profissional e, ao mesmo tempo, tenha qualidade de vida, em harmonia com amigos e família, reunimos 6 dicas para você administrar melhor o seu tempo e otimizar seu dia melhor.

1) Selecione o que é mais importante

Da sua extensa lista de atividades, sempre tem um ou outro item mais urgente. Estabeleça prioridades, se dedique ao que for mais importante. Determine um prazo para as entregas e se organize para cumpri-lo. Uma dica é começar pelas tarefas mais complicadas. Cuidado com as emergências inventadas. Saiba identificar o que é realmente urgente e o que pode esperar. Se possível, delegue atividades a outras pessoas.

2) Concentre-se

Se estiver no computador, abra o mínimo de abas necessárias para sua atividade. Evite ficar ligado nas redes sociais, em blogs ou portais de notícias enquanto realiza uma tarefa. Dedique sua atenção de forma completa e exclusiva. Cuidado com aquele colega que gosta de puxar uma conversa à toa. Se você se distrai por 5 minutos, pode levar até 15 para recuperar o fio da meada.

3) Tenha um ambiente de trabalho organizado

Independentemente de trabalhar em casa ou no escritório, tenha um local de trabalho organizado. Arrume sua mesa, tenha à mão o que for preciso. Não perca tempo procurando pastas ou documentos necessários à sua atividade. A regra também vale para seu computador pessoal. Tenha arquivos salvos de forma fácil de encontrar, com nomes que incluem palavras chave referentes ao projeto em que está trabalhando.

4) Anote suas tarefas

Fazer uma pequena lista de atividades diárias facilita a visualização e a lembrança do que tem de ser realizado. Você pode usar uma agenda física, daquelas tradicionais, ou as agendas dos smartphones, que ocupam menos espaço na sua pasta, mochila ou bolsa tiracolo. Registre ligações, pagamento de contas, compra de presentes para família, compromissos médicos, etc.

5) Use a tecnologia a seu favor

Débito automático, aplicativos de bancos ou leitores de códigos de barras são algumas das opções que lhe facilitam a vida. Evitar deslocamentos é imprescindível em ambientes urbanos com trânsito que tiram a paciência até da pessoa mais calma do mundo. Em vez de levar uma hora de carro até o banco, faça poucos cliques e resolva o que for possível pela internet em menos de 10 minutos.

6) Reserve períodos de lazer

Não se sinta culpado: você merece um descanso. Guarde na agenda um horário para relaxar, brincar com os filhos, dar atenção à esposa ou marido, sair com amigos, praticar exercícios, ler um livro ou, simplesmente, contemplar a paisagem. Sua mente precisa desse sossego para poder retomar a dedicação ao trabalho com gás total. Durma bem, alimente-se de forma saudável, cuide-se. Daqui a alguns anos, você agradecerá a si mesmo.

Sem mais delongas, para você não perder seu tempo: essas dicas são importantes para sua vida profissional e pessoal. Por mais que você seja um gerente de projetos polivalente, com alto desempenho, é preciso dar atenção a si mesmo e se organizar para ter uma vida mais feliz e satisfeita, tanto na profissão quanto no seu lar.

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Nos últimos dias, você deve ter percebido que muitos dos seus amigos trocaram as fotos do perfil no Facebook pela imagem de uma girafa. Trata-se de um desafio, que é muito simples, todos podem brincar e tem um interação com gestores de projetos! Começa assim: o usuário tem que responder uma charada e, se não acertar, deve mudar a imagem do perfil por três dias. Ao que parece, muitas pessoas não conseguiram desvendar o mistério.

Explicada a proliferação das girafas no Facebook, a pergunta que não quer calar é: como isso pode ajudar gestores de projetos? Ao longo do tempo, medalhas, recompensas e distintivos sempre foram reservados aos conquistadores de façanhas humanas, como vencedores de grandes batalhas e recordistas em modalidades desportivas. A aplicação dessas técnicas tem ganhado força nas empresas e é chamada de gamification ou gamificação (em uma adaptação ao português), que é o uso de técnicas lúdicas como a mecânica dos jogos e o pensamento orientado a jogos para enriquecer contextos diversos, normalmente não relacionados a jogos propriamente ditos. Tipicamente, o gamification é usado em processos e aplicações, com o objetivo de incentivar as pessoas a adotá-los ou para influenciar a maneira como são usados.

Dentre as funções do gamification, podemos destacar: tornar um produto ou tecnologia mais atraente, estimular os usuários a ter comportamentos desejados, mostrar um caminho para o domínio e autonomia, ajudar a resolver problemas sem ser uma distração, e tirar vantagem da predisposição psicológica humana de se engajar em jogos.

Essa técnica pode encorajar as pessoas a realizar tarefas que normalmente considerariam chatas, como completar questionários, fazer compras, preencher formulários de impostos ou fazer a leitura de sites. Dados disponíveis de sites, aplicações e processos gamificados indicam potenciais melhoras em áreas como envolvimento dos usuários, retorno sobre investimento, qualidade de dados, prazos ou aprendizagem.

Na gestão de projetos, uma sugestão de gamificação seria oferecer uma medalha de pontualidade para quem monta projetos no prazo, outra medalha de xerife para quem entrega os relatórios corretamente, uma medalha de chato para quem sai da pauta da reunião, e um troféu de “the best” a quem entrega o projeto dentro do escopo, qualidade e cronograma.

Essa premiação pode ser refletida em resultados financeiros (em modelo de meritocracia) ou em algum prêmio, como um fim de semana em um lugar legal ou ingressos para o cinema.

Utilizar mecanismos de recompensação e lúdicos é muito benéfico para a gestão de equipe e pode fazer grande diferença no gerenciamento do seu projeto. Assim como a girafa virou uma febre no Facebook, a pontualidade e a melhoria da evolução das entregas de projetos também podem ocorrer. Para isso, basta apenas um pouco de criatividade e incentivo para sua equipe se comportar de maneira diferente.

Já aplicou algum mecanismo de gamificação? Por favor, nos conte sua experiência.

A resposta tanto para o desafio quanto para a melhora na gestão de projetos é abrir os olhos para as novidades e para a gamificação.

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Fim de ano é sempre um momento de reflexão sobre o que foi feito durante os últimos 12 meses. E como o mundo não acaba, também é hora de olhar para frente e se preparar para saber quais serão as novidades que devem estar presentes na nossa área e começar a refletir sobre o que esperar de 2013, ou seja, no gerenciamento de projetos.

O Project Management Institute (PMI) listou algumas tendências referentes ao gerenciamento de projetos. Vamos acompanhar abaixo o que a maior associação de gerenciamento de projetos espera do próximo ano.

1.    Gerenciamento do portfólio

Em tempo de crise mundial, não há espaço para erros. Por isso, há tendência em investir apenas em projetos que tragam resultado. Isso significa que investidores estarão cada vez mais exigentes para buscar projetos com bom retorno.

2.    Mais interatividade

Quanto mais completo for um software, melhor aceitação ele terá. As companhias exigem uma rede de comunicação avançada, que garanta agilidade no desenvolvimento dos projetos.

3.    Agilidade nas mudanças

Quando uma mudança de escopo for necessária, os processos precisam ser feitos de maneira rápida e eficaz. É um ponto bem delicado, pois processos demorados podem travar mudanças e mudanças mal elaboradas podem deixar o projeto sem controle.

4.    Prevenção dos riscos

A melhor maneira de reduzir problemas em um projeto é prevenir. Assim, é preciso que as equipes estejam cientes de atuar na gestão de riscos. Há muitas técnicas sendo desenvolvidas, por isso é preciso avaliar cuidadosamente qual procedimento adotar.

5.    Novos talentos

A renovação de uma equipe é essencial. Isso não quer dizer apenas contratar jovens talentos, mas também desenvolver talentos entre os próprios colaboradores. Eles precisam estar sempre motivados para desenvolverem também projetos pessoais.

6.    Entrega de benefícios

Mensurar e gerenciar quais são os benefícios entregues a um cliente são um dos principais desafios para o futuro no gerenciamento de projetos. Essa tarefa, cada vez mais exigente, deve contar com um bom estudo em Retorno do Investimento.

7.    Centro de Excelência

Com o aumento de mais agências de gerenciamento de projetos, adotar as tendências acima será um diferencial para ter o reconhecimento de um centro de excelência, garantindo projetos de forma adequada e com uma boa gestão das carreiras dos gerentes.

E para você, já sabe o que esperar de 2013?

A quinta edição do PMBOK, formalmente conhecido como Project Management Body of Knowledge, foi lançada oficialmente em 31 de dezembro de 2012 pelo Project Management Institute (PMI), a maior associação internacional para profissionais gerentes de projetos.

Trata-se de uma obra de extrema importância porque identifica e descreve processos de forma detalhada, clara e atualizada. É a base para a obtenção de certificados como o Project Management Professional (PMP) e Certified Associate Project Management (CAPM).

A quinta edição do PMBOK será implantada somente a partir de 31 de julho de 2013. Mas para você ficar sabendo do que vem por aí, identificamos quais são as principais mudanças previstas no guia.

Pesquisamos em sites especializados as novidades que você deve encontrar nessa nova edição. Um deles foi o site Baguete, focado em jornalismo empresarial digital. Acompanhe a seguir:

1.    Relacionamento

O relacionamento entre gerenciamento de projetos, gerenciamento das operações e estratégia operacional ganhou uma descrição mais detalhada.

2.    Valor do negócio

A nova versão descreve a importância do gerenciamento de portfólio, programa e projeto na obtenção de maior valor do negócio com investimentos em projetos.

3.    Habilidades do gerente de projetos

O equilíbrio entre conhecimento, postura ética e habilidade interpessoal é fundamental para o bom gerente de projetos.
No 1º capítulo, são mencionadas as habilidades pessoais importantes para um gerente de projetos: liderança, trabalho em equipe, motivação, comunicação, influência, tomada de decisão, consciência política e cultural, e negociação.
Essas habilidades estão detalhadas em um apêndice.

4.    Influências organizacionais

Tratada de maneira mais abrangente, a nova edição inclui a discussão sobre a influência do estilo de comunicação de uma companhia para o sucesso do gerenciamento de projetos.

5.    Governança do projeto

O texto atual do 2º capítulo traz uma descrição de definição, composição e aplicação de uma estrutura de governança para os projetos.

6.    Equipe

Outra novidade: as características e a estrutura de uma equipe de projetos estão detalhadas em uma seção específica.

7.    Ciclos de vida e relacionamento entre fases

Esta é apontada como uma das principais melhorias da nova versão do PMBOK, pois expande e esclarece as diferentes possibilidades de ciclo de vida e relacionamento entre as fases de um projeto. Os dois relacionamentos básicos entre fases – sequencial e sobreposto – já tinham sido abordados na 4ª edição. Porém, o novo texto detalha novos possíveis ciclos de vida: preditivo, incremental e interativo, e adaptativo (também conhecido como método ágil ou orientado a mudança). Isso prova que o PMBOK Guide não orienta a condução dos projetos em fases sequenciais ou em cascata (waterfall).

8.    Processos de gerenciamento de projetos

Houve uma reformulação total no 3º capítulo, que trata dos processos. Na edição anterior do PMBOK, apresentava um padrão de gerenciamento de projetos (padrão ANSI). Esse conteúdo tornou-se um anexo. O atual capítulo 3 faz a transição entre as duas primeiras seções do PMBOK e as seções seguintes que tratam das áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos.

9.    Áreas de conhecimento

O gerenciamento das partes interessadas do projeto é uma nova e importante área do conhecimento que agora está contemplada. Fica clara a importância do engajamento das partes interessadas nas principais decisões e nas atividades associadas ao projeto. Para isso, foram documentados quatro processos: identificar as partes interessadas, planejar o gerenciamento das partes interessadas, gerenciar o engajamento das partes interessadas e controlar esse engajamento.

10.    Gerenciamento das comunicações

A reformulação com a inclusão de uma área específica para o gerenciamento das partes interessadas, o gerenciamento das comunicações focou mais no processo do que no resultado desejado da mensagem. Assim, a seção apresenta os seguintes processos: planejar, gerenciar e controlar as comunicações.

11.    Escopo, tempo e custos do projeto

Esses três planos de gerenciamento ganharam mais destaque, com a criação de processos que explicitam a necessidade e a importância do desenvolvimento destes planos de gerenciamento.

12.    Processos descritos no PMBOK Guide

Esta nova edição passa a documentar 47 processos no gerenciamento de projetos – são cinco a mais que a versão anterior, que documentava 42 processos.

A quinta edição do PMBOK está disponível on-line para download no site do PMI.