Quando o assunto é software de gerenciamento de projetos, há muitos fatores em jogo. Desde o orçamento até o planejamento do tempo, gerentes de projetos precisam ter a segurança de que tudo está correndo da melhor forma possível.

O software de gerenciamento de projetos (GP) pode ajudar as pessoas e as empresas a controlarem suas responsabilidades. Por outro lado, o programa pode não ser a melhor ideia para todos. Antes de você decidir fazer um investimento, considere os pontos positivos e negativos de um software de gerenciamento de projetos. 

Vantagens

Muita gente tem achado que o software certo pode ser uma ferramenta útil no gerenciamento de projetos. Para uma comunicação mais efetiva e para definir melhor o escopo de um projeto, assim como acompanhá-lo, gerentes que estão pensando em investir no software devem, antes,  considerar os seguintes benefícios:

•    Transparência: toda ação relacionada ao projeto fica gravada no sistema do software. Isso proporciona uma visão geral objetiva do escopo do projeto, desde o lançamento, passando pela execução, até a conclusão.

•    Comunicação: o software certo vai facilitar a comunicação entre os envolvidos, independentemente da localização geográfica dos membros da equipe e dos colaboradores. As pessoas que estiverem trabalhando no projeto podem acessar o sistema para conversarem sobre atualizações, tarefas cumpridas e desafios.

•    Orçamento: o software consegue monitorar a utilização de recursos, tornando os membros da equipe mais responsáveis com os gastos. A ferramenta de monitoramento, comum ao software de GP, permite a todos os envolvidos rastrear o progresso, metas, prazos e custos. Eles também podem fazer ajustes no projeto quando necessário.    

Em um levantamento de uma universidade francesa sobre gerenciamento de projetos , realizado em 2008, mais de 60% dos gerentes de projeto consultados responderam que os principais requisitos de um software devem ser: a capacidade de planejar e ordenar atividades usando CPM/PDM/PERT ou métodos gráficos Gantt, bem como construir uma tabela de prioridades. Se você está pensando em adquirir um software de GP, assegure-se de que conhece todos os itens obrigatórios do programa antes de comprá-lo.

Desvantagens

Há alguns inconvenientes em implementar um software de gerenciamento de projetos, começando pelo custo até o treinamento necessário para extrair o máximo da ferramenta. Um programa como esse pode não ser a melhor solução para todos. Se você prefere trabalhar com um cronograma escrito, ou simplesmente não tem o conhecimento suficiente para aproveitar ao máximo o seu investimento, fique com os recursos aos quais está mais familiarizado.  

•    Custo: a compra, a implementação e a manutenção do software podem custar caro. Alguns produtos vêm acompanhados de módulos diferentes, e você deve pagar um preço mais elevando por eles do que havia previsto.

•    Complexidade: novos gerentes de projetos ou aqueles que gostam de uma gestão minuciosa vão ter a tendência de fazer planejamentos muito complexos, com muitas tarefas por projeto. A dica serve principalmente para novos gerentes, que buscam detalhar ao máximo o projeto.

•    Satisfação do cliente: às vezes, a interface do usuário é muito complicada ou o suporte ao cliente, inacessível. Analise sempre a experiência dos usuários e confira qual é o suporte disponível. Se o software for muito difícil de trabalhar e, além disso, não contar com um suporte ao cliente, você terá dores de cabeça.

•    Treinamento: treinamento é importantíssimo e a maioria das pessoas que usam um software de gerenciamento de projetos acredita que pode se beneficiar de mais treinamento formal sobre os pacotes que utilizam. Para que uma empresa realmente aproveite as vantagens de um software, o treinamento da equipe precisa ser aprofundado. Os gerentes de projetos, então, conseguem ir além do que está facilmente disponível no programa.

No mesmo estudo da universidade francesa, 42,6% dos entrevistados constataram que o software de gerenciamento de projetos era um auxílio na execução completa das suas responsabilidades. Mas, cabe a você decidir se o programa é ou não uma boa opção para os seus negócios e projetos.

O que usuários do Project Builder dizem sobre o nosso software? Eles dizem coisas como “é simples”, “muito impressionante” e “ótimo para o gerenciamento de recursos”. Descubra porque nossos clientes têm opiniões semelhantes. Conheça o Project Builder! Estamos prontos para suas necessidades.

O trabalho à distância vem apresentando um grande aumento nos últimos anos. Com a tecnologia de comunicação cada vez mais avançada, o gerenciamento de projetos online é algo cada vez mais popular.

Estudos recentes nos EUA mostram que aproximadamente 25% dos norte-americanos gastam parte da sua jornada de trabalho cumprindo tarefas longe do escritório. Essa tendência está se espalhando por todo o mundo. Por isso, cada vez mais empresas e gerentes se preocupam em como conseguir ótimos resultados na gestão de um projeto de gestão à distância.

Em cidades grandes, trabalhadores que vivem longe do local de trabalho precisam utilizar uma enorme parte de tempo para seus deslocamentos. Essa é uma das principais razões por que empregados e empregadores estão adotando o trabalho em casa com mais frequência. Supondo que um trabalhador precise de 2 horas e 25 minutos para ir e voltar ao trabalho diariamente, isso resulta em 11 horas por semana.

Com o mundo mais conectado pela internet, o gerenciamento de projetos online é um desafio crescente. Para estar preparado para o gerenciamento à distância, deixamos algumas dicas importantes.

1)    Diferentes horários

Tendo colaboradores vivendo em outros países, com fusos horários diferentes, agendar reuniões é um grande desafio. Quando as equipes não estão acostumadas a trabalhar dessa maneira, muito tempo pode ser gasto para todos se conhecerem. É preciso evitar informações confusas e deixar claro qual será o horário da reunião e em que fuso horário, para evitar que uma parte esteja conectada e outra, não.

2)    Multitarefa

Pode ser o grande problema de qualquer exercício de gerenciamento on-line. Enquanto participa de uma reunião, um colaborador pode também navegar na internet, ouvir música, checar e-mail, ou seja, utilizar alguma multitarefa no computador. Uma solução para fazer com que todos estejam atentos à reunião é fazer com que todos executem uma parte da reunião. Isto fará, no mínimo, eles se manterem engajados na tarefa e terem a sensação de como se sentem quando os outros podem não estar prestando atenção.

3)    Conexões ruins

Essa é uma desculpa que não deve ser dada por ninguém. É essencial que todos tenham uma boa conexão com a internet. As ligações telefônicas precisam ser impecáveis. Ou seja, não pode haver obstáculos tecnológicos para se realizar o trabalho. Seu escritório doméstico precisa ser um lugar calmo, privado e, acima de tudo, profissional.

Gostou do artigo? então compartilhe!

O mundo profissional hoje pede atualizações constantes. Estudamos, lemos, fazemos cursos, participamos de seminários, ouvimos podcasts, dentre outros. O esforço é para nos tornarmos melhores em nossa área. Ironicamente, algumas vezes esse desejo de aprender nos distancia dos fundamentos. Buscamos inovação, as últimas tendências e talvez até as últimas modas para melhorar nosso trabalho. Em alguns casos, corremos o risco de adotar sofisticadas técnicas sem garantir que o básico do gerenciamento de projetos tenham sido devidamente implantado

É comum ler em revistas ou jornais o relato de grandes figuras do esporte e da música enfatizando a importância dos fundamentos para o sucesso. Como gerentes de projetos, temos de enfatizar o básico de nossa profissão. É mais do que recomendável verificar o quão bem foram implementados os fundamentos antes de adotarmos qualquer inovação. Qual a vantagem de se implementar as mais recentes técnicas em um projeto em que as disciplinas rudimentares não estão bem estabelecidas, e não identificamos corretamente os riscos básicos?

Em várias situações, nosso sucesso depende de quão bem foram implementados os processos de gerenciamento. Coisas dão errado e planos mudam – ainda que muitas vezes sigamos em frente sem planejar e nos preparar para essa realidade. Nossa intuição diz que isso é verdade e nossa experiência valida nossa intuição. No entanto, ainda é comum perdemos de vista o fato óbvio de que o básico importa, e muito.

Para não renunciar à nossa convicção, um bom passo é conferir o 2012 – Pulse of the Profession (pulso da profissão, em inglês), uma pesquisa global feita pelo Project Management Institute (PMI). O relatório da pesquisa aponta que, além das mudanças, os passos básicos estão entre os mais críticos fatores de sucesso nos projetos.

É importante ter em mente que novas e sofisticadas técnicas têm seu lugar, mas a melhor coisa a se fazer em qualquer profissão é sempre estar atento ao básico. Não deixe o fascínio pelo sofisticado distrair do valor dos fundamentos.

Gostou? Compartilhe!

A conquista da Certificação PMP não cai do céu. É preciso muita luta e coragem para sair vencedor desse desafio. Pense no lutador de MMA Anderson Silva se preparando para levar o UFC. É por aí.

O lutador tem que praticar todo dia, suar muito, estudar os adversários, desenvolver suas habilidades e técnicas perfeitas. Chegar ao UFC (Ultimate Fighting Championship) não é para amadores. Se o cara chegou lá, é porque deu e levou muita porrada por aí, sem desistir. Anderson Silva treinou, perdeu, ganhou muitas vezes até conseguir suas 15 vitórias consecutivas desde 2006.

O desafio é similar ao do gerente de projetos que quer ter sua Certificação PMP (Project Management Professional). Exige um alto nível de dedicação, concentração e entrega para atingir sua meta. Só para ter o direito de fazer a prova, é necessário ter um curso de quatro anos e 4,5 mil horas dedicadas à liderança ou à direção de projetos, ou então 7,5 mil horas, se não tiver o curso. É muito tempo! São mais de 10 meses seguidos, sem descanso. Haja projeto para se dedicar!

Então, para não perder essa luta, acompanhe algumas dicas e conquiste sua Certificação PMP:

1)    Ler o PMBOK

Lamentamos informá-lo que não há como fugir do Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Sabemos que o texto é árduo e duro, sem comparativos com exemplos práticos. Mas a prova está baseada nas informações contidas no livro, então o jeito é se encher de coragem e encarar o adversário sem medo.

Ao ler o guia, você talvez estranhe o fato de nunca ter vivenciado nenhuma das situações explicitadas. Não se preocupe: provavelmente é verdade. É que o PMBOK apresenta um mundo ideal, com o melhor cenário possível. Nós, reles mortais, vivemos num mundo imperfeito. O jeito é desligar-se um pouco da realidade e seguir o que o guia diz para conseguir sua Certificação PMP. As questões do exame estão baseadas no guia, e não em sua experiência profissional.

2)    Usar outras fontes de informação

Faz parte da preparação para o exame realizar leituras complementares. Existem diversos materiais que poderão lhe ajudar a estudar, muito além do PMBOK, o que é um alívio. São de extrema utilidade, porque trazem os preceitos do guia para o mundo real, o que facilita bastante o entendimento. Além de tornar o PMBOK mais plausível, esses materiais oferecem técnicas de memorização e “notas mentais” que ajudam a lembrar das principais fórmulas, processos, técnicas, entradas e saídas.

3)    Estudar em grupo

Estudar com outras pessoas que estão buscando a Certificação PMP tem algumas vantagens. Entre elas está o volume de recursos materiais que cada um acumulou durante os anos de experiência no gerenciamento de projetos. Compartilhar esses materiais pode lhe ajudar a economizar uns bons trocados e enriquecer o conhecimento de todos. Outra vantagem é o compromisso. É como treinar: se você vai com um amigo, fica mais motivado. O grupo favorece a disciplina, e os colegas não vão deixar ninguém para trás. Mas onde encontrar essas pessoas? Numa academia de MMA é meio difícil. Então procure no capítulo PMI mais próximo de você. Certamente haverá outras pessoas na mesma situação.

4)    Fazer simulados

Realizar provas similares às reais ajuda bastante nos estudos para a Certificação PMP. Assim, você fica sabendo como é o estilo das perguntas logo no início da sua preparação. É de praxe dos exames oferecer nas questões informações demais, que não têm necessariamente a ver com a resposta que esperam de você. Saber separar o joio do trigo é de suma importância para ganhar tempo e assertividade. Um detalhe pode fazer toda a diferença entre uma questão correta e incorreta. Faça muitos simulados. Tenha o cuidado de usar perguntas diversas para não decorar as respostas, sem querer. O objetivo dessas provas prévias é lhe ajudar a entender como o exame está estruturado e melhorar suas chances de acerto nas respostas. Se conseguir uma pontuação entre 85% a 90% nos simulados, estará bastante tranquilo para realizar a prova de verdade.
 
5)    Estudar em cursos de áudio

Existem cursos de áudio que preparam para a Certificação PMP. São bastante úteis porque economizam seu tempo. Você pode ouvir quando está no trânsito, em viagens, esperando ser atendido no consultório, ou até antes daquela reunião com o cliente que está atrasada. Há cursos que separam os capítulos do guia PMBOK, com exemplos de como as perguntas aparecem no exame. Você vai se surpreender com o quanto poderá absorver dos conteúdos enquanto escuta os cursos.

6)    Treinar múltiplas escolhas

Lembre-se das provas que você fazia na escola e como você se preparava para realizá-las. Eliminar alternativas em testes de múltipla escolha ajuda no seu exame PMP tanto quanto ajudava no colégio. Uma ou duas respostas são obviamente erradas. Isso facilita a escolha da alternativa correta entre as restantes. Além disso, a sua primeira resposta geralmente é a certa. Não tente adivinhar. E, se ficar preso em uma questão, siga em frente e retorne mais tarde. Não arrisque o resto do seu exame empacado em uma única resposta.

Uma dica bastante útil para o exame de Certificação PMP é memorizar as fórmulas. Escreva num papel tão logo você se prepare para a prova. É uma preocupação a menos, e assim você consegue se concentrar melhor no exame.

A preparação para a Certificação PMP exige bastante trabalho. Requer esforço, persistência e dedicação. Mas você verá que o resultado valerá a pena, ao passo que atingirá níveis de excelência em sua carreira. Você validará o que já sabe, aprenderá novas habilidades e, de quebra, ganhará mais dinheiro ao desenvolver-se em sua trajetória profissional.