Já ficou mais que claro que delegar atividades é essencial para o bom andamento de um projeto. No entanto a percepção que normalmente temos é que quando não estamos por pertos “as coisas não andam”. São imprevistos que acontecem, membro da equipe que se ausenta, ou incêndios que precisam ser apagados e todos se deslocam para uma demanda urgente. O resultado final é o mesmo, atividades que atrasam, marcos que não são cumpridos e clientes reclamando de entregas que não acontecem.

Ok. Até ai nenhuma novidade… Agora é possivel delegar as atividades sem correr risco?

A resposta é sim. Segue as principais dicas extraídas do dia a dia das nossas implantações, treinamentos e consultorias dadas aos clientes do Project Builder para delegar atividades com mais segurança

1 – Conheça bem os membros da equipe do projeto

O Gerente de projeto deve conhecer bem os integrantes da equipe do projeto, sabendo as capacidades que possui e também as que necessita para poder realizar as atividades com sucesso. Deve estar preparado para eventuais erros, então deverá fazer uma avaliação regular, verificando se está tudo certo, sem, no entanto, esquecer de motivar e incentivar o membro a se desenvolver.

2 – Descreva bem o que deve ser feito

É fundamental que as principais entregas da atividade estejam bem descritas no projeto (ou no dicionário da EAP), deixando claro qual será o produto a ser produzido e mais importante o que não faz parte dessa entrega, assim evitando que o membro produza algo que não foi requisitado, ou algo que o cliente não espera receber.

3 – Calcule o tempo necessário para se concluir a atividade

É fundamental saber qual é o esforço necessário para se entregar a atividade, assim calculando quantas horas de trabalho serão necessárias para se concluir o trabalho. Dependendo da complexidade e do esforço pode ser mais interessante envolver mais de uma pessoa, ou dividir a atividade em varias atividades menor. Outro ponto importante e distribuir o esforço em diferentes dias, lembrando sempre que ninguém consegue produzir 8 horas por dias. Por exemplo se atividade necessita de 10 horas para se concluída distribua o trabalho dela por 2 horas por dia durante 5 dias, por mais que ocorra um imprevisto, o membro da equipe consegue compensar trabalhando um pouco mais no dia seguinte.

4 – Veja a disponibilidade do recurso

Para quem já usa timesheet (controle de horas) fica mais fácil conseguir essa informação rapidamente, mais o ponto fundamental é saber quanto tempo o membro da equipe tem disponível no período previsto, para trabalhar nessa atividade. O importante novamente é ficar claro que do dia 15 ao dia 23 o membro terá um compromisso de 9 horas para concluir. No Project Builder você consegue facilmente levantar o mapa de alocação de um recurso e ver como está a disponibilidade dele para um determinado período, assim você planeja com segurança a execução do trabalho, alem de poder bloquear as horas dessa pessoa, evitando que ela seja envolvida em um outro projeto por um gerente desavisado.

5 – Faça Follow-up

Não tem outro jeito. Por mais que você tenha deixado claro o que deve ser feito e quanto tempo a pessoa tem para entregar a atividade é fundamental fazer uma acompanhamento. Você já ouviu falar da síndrome do estudante? (deixar o trabalho para o dia anterior ao dia de entrega) infelizmente esse é habito é mais comum do que se imagina, e só você ver como fica o site da receita federal um dia antes da entrega do imposto de renda. Então entre em contato com sua equipe, diariamente ou de dois em dois dias, você tem fazer esse acompanhamento. Se a atividade estiver fluindo bem, você pode diminuir periodicidade do acompanhamento, se atividade estiver travada, faça marcação homem a homem. O Project Builder ajuda muito nesse ponto, porque possui alerta automáticos, informando se alguma atividade do seu projeto ficou sem nenhum registro dentro de um período, alem de ser possível a qualquer momento consultar em quantos por centos está atividade e quantas horas já foram trabalhadas nele. Assim você não tem surpresa no dia da entrega.

Se você seguir esse passos temos certeza que sua equipe vai trabalhar muito bem em seus projetos e com o tempo o trabalho ira fluir muito mais facilmente. O Project Builder foi desenvolvido para estimular a colaboração entre os membros da equipe, nele você define qual é o “papel” de cada membro da equipe e deixa claro sua responsabilidade e prazo, tornando a atividade de delegar muito mais fácil e confiável. Ai é só correr para o abraço. 

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