Já houve um tempo em que o funcionário perfeito, do ponto de vista da empresa, era aquele capaz de executar as tarefas recebidas, sem questionar nada. Bom, esse tempo acabou! Hoje, o que as empresas querem e precisam é de um funcionário empreendedor.

Neste post, você vai entender o que esse termo significa, qual é a sua relevância para um negócio e como você pode estimular sua equipe para que apresentem uma postura empreendedora no trabalho.

O que é o funcionário empreendedor

O conceito de funcionário empreendedor, ou intraempreendedor, se refere ao profissional que trabalha dentro de uma empresa e, nesse ambiente, está sempre atento a oportunidades.

Ele encara a empresa como se fosse um dos sócios, mesmo sendo um colaborador. Por esse motivo, ele está disposto a ir além das suas atribuições básicas para explorar ideias que podem beneficiar o negócio.

Por que estimular o funcionário empreendedor

Promover o diferencial competitivo

Ao contrário do que a maioria imagina, a inovação e a melhoria não surgem sempre a partir dos gestores. Muitas vezes, quem está mais próximo das operações diárias da empresa é que consegue realmente enxergar oportunidades. Estamos falando, é claro, do funcionário.

Dessa maneira, ao incentivar o funcionário empreendedor, você está também incentivando o desenvolvimento de mudanças que podem garantir ao seu negócio um diferencial no mercado. Isso representa uma vantagem frente a concorrência, especialmente se as outras empresas no seu segmento ainda não promovem o intraempreendedorismo.

Reter talentos

Os profissionais da geração Y, que representam a maioria da força de trabalho ativa, têm um perfil bastante peculiar. Gostam de ter autonomia, querem ser ouvidos e, principalmente, esperam reconhecimento por suas contribuições.

Diante desse perfil, a melhor forma de reter os profissionais em sua empresa — especialmente os mais talentosos — é incentivando o intraempreendedorismo. Ao demonstrar que você valoriza as ideias e iniciativas do funcionário empreendedor, vai oferecer aos colaboradores da sua equipe um bom motivo para permanecer na empresa.

Aumentar o engajamento da equipe

Se um colaborador não apresenta um perfil naturalmente proativo, incentivar o intraempreendedorismo pode ser uma boa forma de aumentar seu engajamento com o trabalho.

O indivíduo pode até ter um potencial oculto, que ele não descobre porque não tem o ímpeto interno de empreender. Mas, se você oferece um incentivo, ele vai descobrir que pode fazer mais. Assim, forma-se um poderoso laço (não apenas profissional, mas emocional) entre a empresa e o funcionário.

Melhorar a imagem da empresa

A imagem de uma empresa não depende apenas da qualidade de seus produtos ou do atendimento ao cliente. A maneira como trata sua comunidade interna também possui um profundo impacto — ainda mais neste mundo altamente conectado.

Pode ter certeza de que seus funcionários publicam informações sobre o dia a dia no trabalho por meio das redes sociais. Se essas informações forem positivas, elas ajudarão a construir uma imagem forte no mercado.

Você já viu que os jovens profissionais gostam de receber um incentivo ao intraempreendedorismo. Portanto, quando você estimula o funcionário empreendedor, está dando a ele mais uma razão para falar bem da empresa aos seus contatos online (e offline, também). Indiretamente, essa ação aumenta o valor percebido da sua marca.

Como estimular o funcionário empreendedor

Incentive o compartilhamento de ideias

Talvez a sua equipe não esteja apresentando um comportamento intraempreendedor simplesmente porque eles não encontram espaço ou canais para se manifestar abertamente. Portanto, a primeira dica é facilitar o trabalho de compartilhar ideias.

Existem várias estratégias que você pode implementar. Por exemplo:

• instalar na empresa um grande quadro branco de ideias, onde todos possam expressar suas sugestões de maneira criativa;
• realizar reuniões periódicas de feedback reverso, isto é, em que a equipe oferece feedback ao gestor, apresentando propostas de melhoria e mudança;
• manter uma política de portas abertas, em que qualquer colaborador pode entrar na sua sala, a qualquer momento, para discutir formas de aprimorar o desempenho da empresa.

Crie um ambiente livre de julgamentos

Mesmo quando a empresa oferece os canais necessários para que o colaborador exerça seu intraempreendedorismo, isso pode não acontecer. O segundo maior obstáculo é o medo de ser criticado pelo gestor ou pelos colegas. Portanto, fomentar um ambiente livre de julgamentos também é uma forma de estimular o funcionário empreendedor.

E não basta dizer à sua equipe que devem ser abertos às sugestões dos colegas. É importante que você, enquanto gestor, também seja capaz de aceitar as propostas dos seus funcionários.

Aliás, essa é a parte mais difícil, já que muitos gestores ainda veem as tentativas de empreendedorismo dos seus subordinados como uma forma de ameaça. Se este é o seu caso, é hora de adotar uma nova perspectiva, menos focada na hierarquia e mais colaborativa.

Estimule a competição saudável

Nada é tão bom para gerar ideias e ações quanto uma boa competição. Então, se você quiser que sua equipe apresente comportamento intraempreendedor, crie pequenas competições. Proponha desafios, coloque um limite de tempo, ofereça premiações…

Esse processo é geralmente conhecido como gamificação, ou seja, criar um jogo em torno de certa atividade para aumentar o engajamento.

Mas não deixe que esse jogo ameace a harmonia da equipe. Reconheça os esforços mesmo daqueles que não “ganharem” e evite transformar o intraempreendedorismo em uma competição que beneficia o mesmo funcionário, todas as vezes. Esse tipo de situação cria ressentimento e frustração.

Ofereça uma recompensa

Nem todo colaborador é movido simplesmente pelo desejo de receber um elogio e um tapinha nas costas. Eles também buscam formas de reconhecimento mais objetivas pelo seu esforço em colaborar com a empresa.

Que tal implementar um Programa de Participação nos Lucros e Resultados? O PLR, como é conhecido, tem tudo a ver com o intraempreendedorismo.

Se a tentativa de inovar e melhorar do funcionário der bons resultados, ela vai se refletir em um desempenho superior para todo o negócio. O efeito, direto ou indireto, será visto no lucro no final do ano. E, como recompensa, o funcionário recebe uma porcentagem desse lucro.

Quanto mais ele colaborar com o negócio, mais vai receber. É lógico que todos vão querer participar!

Neste post, você aprendeu mais sobre o funcionário empreendedor, por que ele é tão importante e como estimulá-lo em sua empresa.

Quer aprender mais sobre as melhores práticas de gestão de pessoas para sua equipe? Então, inscreva-se em nossa newsletter e receba conteúdos exclusivos da Project Builder!

Toda empresa possui projetos internos. Eles auxiliam negócios a realizar mudanças internas, buscar mais inovação, implementar novas ferramentas de gestão ou atender a demandas externas. Em todos os casos, a maneira como tais iniciativas são gerenciadas é um fator chave para garantir que nada dê errado.

Nesse sentido, a estratégia responsável por garantir o sucesso de um projeto é o investimento em políticas de gestão de projetos. Bem adotadas, elas evitam erros e tornam o fluxo de trabalho mais ágil e eficaz.

Além disso, a companhia pode contar com o apoio de ferramentas de TI. Graças a elas, gestores conseguem otimizar a sua maneira de distribuir rotinas, eliminando gargalos e problemas de comunicação.

Quer saber mais sobre o tema e como a tecnologia pode ser uma ferramenta para tornar a gestão de projetos mais eficaz? Então leia o post!

Gestão de projetos: quando fazer?

As estratégias de gestão de projetos sempre devem ser adotadas pelo negócio. Elas auxiliam o empreendimento a ter uma rotina bem definida, métodos de trabalho claros e objetivos alcançáveis. Dessa forma, todos conseguirão se manter aderentes a prazos e atingir as suas metas facilmente.

Ter uma boa rotina de gestão de projetos garante que o negócio sempre atue com o máximo de performance possível. Profissionais estarão prontos para lidar com problemas e, ao mesmo tempo, saberão o seu papel em cada etapa, maximizando as chances de o projeto atingir os seus objetivos.

Quais os passos de uma política de gestão de projetos?

Projetos corporativos possuem uma série de fases. Cada uma dessas etapas auxilia o negócio a atuar de maneira estratégica, evitando erros e atingindo os seus objetivos facilmente. Confira os principais pontos de cada uma adiante.

Início do projeto

Essa etapa é voltada para planejar e definir quais problemas serão atacados primeiro. Dados devem ser levantados para identificar como o projeto pode impactar o negócio e quais são os pontos chave da iniciativa.

Organização e preparação

Nessa etapa a companhia buscará uma metodologia a ser utilizada, assim como indicadores e estratégias para manter todos com o máximo de desempenho possível. Além disso, são orçados os custos operacionais, definidos os times e o cronograma de cada fase.

Execução

Aqui, todas as etapas planejadas são executadas. Nesse momento, grande parte dos recursos (como matéria-prima) é consumido. Nesse momento, qualquer erro pode prejudicar a entrega do que foi planejado.

Encerramento do projeto

No encerramento, a companhia não só verifica se todas as metas foram atingidas, mas também avalia erros e pontos que devem ser melhorados nas próximas iniciativas. É importante que tudo seja reavaliado, de tal forma que boas práticas possam ser mantidas e aquelas que prejudicam a performance de profissionais sejam abandonadas.

Quais são as 4 ferramentas que auxiliam na gestão de projetos corporativos?

Além de uma boa estratégia técnica, a empresa também pode contar com o auxílio de ferramentas de TI para garantir o máximo de sua capacidade de manter as políticas de gestão de projetos funcionais. Elas tornam equipes mais integradas, otimizam a maneira como processos são distribuídos e auxiliam o gestor a ter uma visão abrangente sobre o negócio. Confira 4 soluções de TI para atingir esse objetivo abaixo!

1. Trello

Baseado no sistema de gestão de projetos Kaban, criado nas fabricas da Toyota e conhecido no mundo inteiro por tornar companhias mais eficientes e inteligentes, o Trello pode ser usado vai web, aplicativos móveis ou no seu desktop. As tarefas são exibidas em cartões, tornando a visualização do progresso de cada rotina mais simples e ágil.

As tarefas podem ser distribuídas para grupos ou profissionais separadamente. Comentários, anexos e outros itens podem ser adicionados a cada cartão, tornando a gestão das tarefas mais completa e eficaz. Além disso, a ferramenta pode ser integrada a serviços como o Google Drive, ampliando as possibilidades para cada time.

2. Wunderlist

O Wunderlist é um aplicativo de distribuição de gestão de tarefas em lista. Ao contrário do Trello, que é baseado em uma metodologia japonesa, esse app utiliza uma abordagem mais simples, mas que, da mesma forma, é eficiente.

Disponível para web, desktop e mobile, o Wunderlist permite a criação de listas de tarefas simples, com anexos, sub-atividades e comentários. Cada rotina pode ser enviada por e-mail ou por um link próprio, dando mais agilidade para gestores compartilharem tudo o que deve ser executado em um projeto.

3. GitHub

O GitHub é hoje uma das principais ferramentas para gestão de repositórios do mercado. Nele, a companhia consegue armazenar e administrar todas as modificações feitas no código de um programa ou alguma de suas dependências.

Fácil de utilizar e ser instalado, o GitHub ganhou espaço no mercado por ser uma solução eficiente e leve para administrar a criação de softwares. Todas as mudanças são rastreáveis e, caso algum erro ocorra, o developer pode revertê-la rapidamente.

4. PM Canvas Web

O PM Canvas Web é uma ferramenta versátil e feita para que profissionais possam gerenciar as suas equipes via web com facilidade. Nele, gestores conseguem realizar a prototipação de cada etapa, dividir em versões o projeto e manter uma estrutura colaborativa dentro de seu time.

E por ser disponibilizado na web, o PM Canvas Web é uma ferramenta versátil e fácil de ser integrada na rotina do seu negócio. Basta ter um navegador atualizado para começar a atuar de maneira estratégica, com etapas sendo gerenciadas com alta precisão e performance. Assim, o negócio pode aproveitar-se dos benefícios dessa solução rapidamente.

As políticas de gestão de projetos corporativos já são consideradas uma das partes mais importantes dos processos de gestão de qualquer negócio. Elas representam um papel-chave em companhias que buscam novas formas de atender a demandas do mercado ou de executar iniciativas internas sem perda de performance.

Com o auxílio da tecnologia, essa rotina ganhou uma nova face. Hoje, empreendimentos podem administrar as suas iniciativas em qualquer lugar, reduzindo custos e criando ambientes conectados e colaborativos.

Dados serão trocados em prazos menores, evitando falhas e o aumento das taxas de retrabalho. E com a possibilidade de errar menos, a companhia será capaz de atingir as suas metas rapidamente.

Agora que você já conhece essas ferramentas de gestão, se aprofunde um pouco mais, baixe nosso e-book com os 7 segredos para uma gestão de projetos de alta performance!

Assim como a Tecnologia da Informação (TI) vem passando por uma constante evolução — adquirindo um elevadíssimo grau de importância no mundo corporativo atual —, as ameaças virtuais também se desenvolveram a ponto de oferecer riscos de proporção inédita. Assim, a segurança da informação deve ser levada muito a sério.

O Brasil, por exemplo, tem sido um alvo constante dos cibercriminosos. Segundo uma pesquisa feita pela PWC em 2016, os ataques cresceram em 274% — mais que sete vezes o índice global. No ano em que a pesquisa foi divulgada houve um prejuízo financeiro de US$ 10,3 bilhões no país em decorrência de cibercrimes, de acordo com a Symantec.

Considerando que esses números representam apenas a ponta do iceberg — visto que não chegamos a falar sobre a crescente onda de ataques de ransomware que vitima milhares de empresas pelo mundo —, a segurança cibernética tem sido uma das prioridades das organizações atualmente.

Portanto, para que índices assustadores como esses não reflitam nos negócios da sua empresa, elencamos, neste post, uma série de procedimentos básicos para a implantação de uma política de segurança da informação eficiente. Vamos às dicas?

Comece pelo planejamento

Encabeçando a lista de deveres temos o planejamento. Você sabe o que está envolvido no planejamento e quem deve fazê-lo? Antes de tudo, planejar a segurança da informação é uma estratégia pertinente ao gestor de TI, porém, ela deve ser feita em conjunto com os demais stakeholders.

Por que os outros departamentos devem participar? Considerando que a maioria dos departamentos, se não todos, são informatizados, é elementar que os diretores se responsabilizem por orientar e cobrar suas respectivas equipes sobre a segurança da informação.

O princípio do planejamento, no entanto, pode ser o levantamento das informações geradas por cada setor, de maneira que os envolvidos adquiram uma visão completa dos dados.

Em seguida, é preciso fazer uma análise da criticidade de cada tipo de dado para o negócio e, a partir dessa avaliação, o gestor de TI poderá determinar normas, regras e estratégias de proteção cabíveis a cada equipe.

Elabore a política de segurança da informação

Com base nas informações obtidas no planejamento, é recomendável que a TI da empresa elabore uma política de segurança da informação (PSI). Sem dúvidas, essa atitude é uma ótima prevenção a ameaças internas e externas.

Uma PSI é um conjunto de normas, orientações e regras que devem ser seguidas por todos os colaboradores que têm acesso aos dados corporativos — salientando que eles são um dos maiores patrimônios da empresa. Portanto, a participação dos stakeholders nessa etapa permanece fundamental.

Alguns pontos que são definidos na elaboração de uma PSI:

• tipos de informações a se gerenciar;
• hierarquia de acesso aos dados;
• principais riscos acerca de cada dado e as consequências do vazamento;
• ativos de TI expostos a ameaças externas;
• mecanismos e medidas para reduzir as vulnerabilidades da infraestrutura;
• regras para BYOD (Bring Your Own Device), caso a empresa tenha adotado o conceito;
• melhores práticas para o uso dos recursos de TI; entre outros.

Como podemos imaginar, existe uma extensa gama de aspectos a serem discutidos na definição das regras de PSI — o nível de complexidade do documento dependerá do porte e da infraestrutura de TI da empresa.

Assim que for confeccionado e aprovado pelo departamento de Recursos Humanos, esse documento deverá ser compartilhado entre todos os funcionários para esclarecer sobre a importância de seguir as recomendações relativas ao uso dos recursos computacionais.

Programe treinamentos para as equipes

Levando em consideração que o staff de uma empresa não se resume em especialistas de TI — ou seja, em um mesmo ambiente trabalham pessoas de diversos departamentos —, é certo que boa parte dos colaboradores pouco sabe a respeito do uso consciente dos dados.

Nesses casos, o investimento em treinamentos para os funcionários é providencial, desde que certos cuidados sejam tomados na hora de contratar uma empresa para fornecer o treinamento — que pode ser ministrado pela equipe de TI, inclusive.

As regras inseridas na política de segurança da informação devem ser claras o suficiente para que o plano de aula seja feito corretamente, evitando que os colaboradores não recebam as devidas orientações e que a medida resulte em prejuízos.

Em suma, o objetivo de manter as equipes bem treinadas é conscientizar os colaboradores sobre a importância de proteger os dados e, principalmente, enfatizar a responsabilidade de cada um para manter o ambiente seguro.

Invista no backup dos dados

O backup é um elemento essencial para a segurança da informação e não pode, em hipótese alguma, ser negligenciado ou ignorado pelas empresas. Porém, mesmo sendo tão importante, ainda é comum que existam empresas que não realizam cópias de segurança dos dados ou que utilizam métodos inadequados para tal.

Acima de tudo, o backup é a única solução que assegura a disponibilidade das informações perante desastres significativos. Os ataques de ransomware, por exemplo, consistem no sequestro de dados que nem sempre são recuperados, mesmo quando a empresa se dispõe a pagar pelo resgate.

Além disso, o ransomware pode se manifestar a qualquer instante. Portanto, os dados sequestrados podem não ter sido copiados a tempo. Nesse caso, se a empresa não faz o backup dos dados ela perderá parte das informações definitivamente — ou pagará muito caro tentando recuperá-las.

Por outro lado, se o backup não é realizado em tempo real — e na nuvem, especialmente —, ela não terá assegurado a integridade de todos os dados. Atualmente, existem meios altamente eficientes de fazer o backup dos dados, como o backup em nuvem (cloud backup) e o backup remoto (armazenamento de cópias em instalações distantes).

Insira a segurança da informação no plano de contingência

Um plano de contingência serve para garantir que a empresa reaja da melhor diante de desastres da melhor maneira possível. Ou seja, ela ter uma série de medidas bem planejadas para eliminar ou mitigar as consequências de um risco.

É possível que você já tenha ouvido falar no plano de contingência como um meio voltado para a disponibilidade dos ativos, porém, hoje a questão é ligada à segurança da informação — afinal, a maioria dos riscos de TI ameaça a integridade dos dados.

O que engloba um plano de contingência em segurança da informação? O objetivo de assegurar a aplicação da PSI em situações críticas, mantendo a comunicação entre os departamentos, de modo que cada membro esteja preparado para agir em meio a incidentes.

As nossas dicas para implantar a segurança da informação na sua empresa podem ser úteis a seus contatos? Ajude a disseminar o conteúdo clicando nos botões de compartilhamento para publicar nas suas redes sociais!

O conceito de transformação digital tem ganhado uma importância muito grande para as empresas de todos os setores no mundo. Mas o que o termo quer dizer, exatamente? Trata-se de um processo no qual a tecnologia tem um papel essencial nas organizações. Ou seja, as empresas utilizam as novas tecnologias para aumentar e melhorar tanto o desempenho quanto os resultados do negócio.

Não estamos falando de um conceito futurista, e sim de algo que é preciso fazer parte das organizações para que essas continuem no mercado. Para tanto, faz-se necessário entender o que significa a transformação digital, qual o seu impacto e como aplicá-la na empresa.

Pensando nisso, preparamos esse post com tudo o que você precisa saber e entender sobre transformação digital. Acompanhe!

O que é transformação digital?

É uma mudança na estrutura da empresa que oferece um papel essencial à tecnologia, a qual passa a ter uma função estratégica central, não sendo mais uma presença superficial.

Um processo em que a tecnologia é utilizada para dar velocidade ao negócio, melhorar o desempenho, aumentar o alcance dos resultados e fornecer atendimentos personalizados, priorizando funcionários e clientes.

Como já foi dito, é uma mudança estrutural no papel da tecnologia, portanto não é apenas uma área da empresa que recebe alguma transformação.

Não são apenas as grandes organizações ou as empresas tecnológicas que podem implantar a transformação digital. Isso porque esse processo não se resume a quem tem mais capital.

Por isso, são vários mercados que já estão investindo nessa estratégia, como as áreas de saúde, educação, além de bancos e agências, e eles vêm se transformando com essa mudança na estrutura da organização.

É fato que o perfil dos consumidores mudou e vai continuar mudando com o tempo. No entanto, é preciso ressaltar que as inovações tecnológicas aceleraram ainda mais essa mudança. Assim, empresas que querem se manter vivas e em destaque no mercado precisam ser rápidas para se adaptar e se digitalizar.

Quais são os seus impactos?

A transformação digital impacta a sociedade de maneira geral. Dito isso, pode-se imaginar o grande valor de implementar programas de transformação digital nas empresas.

Como é esse impacto, exatamente? É só parar e pensar em como a tecnologia vem transformando a vida das pessoas no dia a dia. A quantidade de informações aumentou drasticamente se comparada há alguns anos — e esse volume não para de crescer a cada dia. Tudo ficou muito mais rápido com o uso das ferramentas tecnológicas.

Com isso, as pessoas estão mais exigentes e críticas do que nunca. A primeira mudança é essa alteração de comportamento. Além disso, os serviços automatizados oferecem facilidade e comodidade, o que torna a vida “mais fácil”.

Quanto aos serviços de utilidade pública, como por exemplo, corpo de bombeiros e hospitais, esses salvam mais vidas graças aos avanços tecnológicos. No entanto, não são apenas soluções, mas também alguns problemas que precisam de determinada atenção. Existem alguns desafios como alguns transtornos relacionados ao vício em tecnologia, criminosos virtuais, entre outros.

Isso faz com que as empresas se adaptem para suprir todas as necessidades da sociedade. Assim, percebe-se que com a transformação digital implantada na empresa, é possível obter melhores resultados nessas questões, já que as possibilidades são ilimitadas.

Como fazer a transformação digital na empresa?

De fato, as inovações tecnológicas estão presentes em todos os aspectos da vida de um ser humano, promovendo mudanças significativas nos hábitos da sociedade, como a transformação digital. Não há a possibilidade de uma organização corporativa permanecer fora dessa mudança se quiser se manter viva no mercado.

Conceitos como mídias sociais, internet das coisas (IoT), informação na nuvem e outras inovações estão modificando a forma como as pessoas se relacionam com as empresas e até mesmo entre si.

A transformação digital ocorre quando as empresas utilizam a tecnologia para obter melhores resultados e inovar nas suas operações. Por esse motivo, não se trata apenas de fazer uso das novas tecnologias para ter uma transformação digital implantada nos negócios. É preciso se reinventar. As empresas, portanto, devem criar novidades com ciclos menores, e é fundamental que essas novidades sejam constantes.

É necessário que as tecnologias digitais estejam presentes em todas as etapas da cadeia produtiva da empresa, nos negócios, na administração, nas atividades administrativas e comerciais, nos processos e na administração dos colaboradores.

Essa é uma ideia nova e que inova constantemente. Dessa maneira, não existe uma receita formal para desenvolvê-la. Mas as empresas que desejam implantar esse conceito devem entender que o foco é no alcance de maior produtividade e na oferta de produtos e serviços inovadores. O objetivo maior é se destacar no mercado competitivo e oferecer uma experiência única ao cliente.

Quais são os benefícios da transformação digital?

São diversos benefícios que a transformação digital oferece às empresas, tais como:

Aumento da eficiência da equipe

Com o uso das tecnologias a eficiência da equipe aumenta significativamente. A comunicação entre os colaboradores é agilizada e a informação é democratizada, já que as documentações podem ser acessadas em qualquer lugar e a qualquer momento. Além disso, os funcionários conseguem trabalhar virtualmente, não precisando ter um espaço físico ou outros custos relacionados.

Melhoria da experiência do cliente

São diversas formas de contato entre cliente e empresa que são possibilitadas graças à tecnologia. Assim, os clientes podem se comunicar com as empresas a qualquer hora e em qualquer local, utilizando o seu smartphone.

O contato é simples e sem burocracia. Dessa maneira, as novidades conseguem chegar de forma rápida aos clientes e o feedbacks também retornam à empresa rapidamente.

Geração de vantagem competitiva

As novas tecnologias possibilitam a manutenção de indicadores da empresa e um controle maior dos processos, o que gera vantagens competitivas. Assim, além de reduzir custos e automatizar processos, elas alertam os gestores quando há um desvio dos padrões, antecipando a solução de problemas e evitando que qualquer erro chegue ao cliente.

Inovação na empresa

Todas as inovações que geram melhorias nos produtos e serviços ampliam as soluções da empresa, atendendo as expectativas dos clientes de forma mais eficiente. Sem contar que as automações dos processos possibilitam que os colaboradores desenvolvam novas fontes de receita que conquistem novos clientes.

A transformação digital envolve a absorção de uma cultura digital que objetiva gerar ganhos de produtividade, melhorando a experiência do cliente, comercializando produtos de maneira inovadora e otimizando a cadeia de processos.

Mas não basta apenas buscar novidades tecnológicas, adotando dispositivos móveis e aplicativos. A transformação digital precisa estar atrelada a um plano fundamentado e consistente, em que o digital seja um meio de melhorar a produtividade, simplificar processos e entregar mais valor ao cliente. Há muitos motivos para fazer esse investimento na sua empresa e a melhor forma de fazê-lo é seguindo o guia que preparamos para você.

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A expansão empresarial é o sonho de muitos empresários, afinal, assim é possível atender a um maior número de clientes, aumentar os lucros e a abrangência da empresa. Todavia, é preciso ter calma e planejar tudo com atenção.

Em primeiro lugar, deve-se compreender que nem toda empresa está pronta para expandir. É fundamental ter pilares muito bem instaurados, como uma equipe qualificada, produtos de qualidade e processos claros. Sem isso, o crescimento não será saudável e pode colocar a empresa no caminho para falência.

Ainda é importante considerar outros fatores, como: a concorrência, os novos hábitos de consumo e oportunidades que florescem no ambiente externo.

Pensando em tudo isso, elaboramos este artigo para você. Aqui você vai entender como planejar uma expansão empresarial saudável. Continue lendo nosso conteúdo e fique por dentro do assunto. Boa leitura!

Tenha clareza sobre o tipo de expansão

Existem muitas formas de expandir um negócio. É possível, por exemplo, que o intuito seja abrir novas unidades de negócio. Em cada modelo há desafios singulares que devem ser superados com boas estratégias.

Confira alguns tipos de expansão:

• em unidades de negócio;
• em canais de venda;
• em mix de produtos;
• em tipos de clientes atendidos.

Outro exemplo é a expansão em termos de canais de venda, objetivando deixar a empresa mais próxima dos clientes. Para isso, é preciso construir um negócio omnichannel, que integre o mundo físico e o virtual no atendimento.

Ao definir o tipo de expansão, será possível definir a tática mais eficaz, criar objetivos e metas, assim como definir os indicadores que serão usados.

Avalie as oportunidades e ameaças do mercado

Na expansão, é crucial avaliar o ambiente externo e entender suas principais oportunidades e ameaças. Dessa forma, é possível criar um plano atual e realista, capaz de aproveitar as variáveis externas em benefício da empresa.

É muito comum dividir o ambiente externo em dois grandes blocos: o ambiente-tarefa e o macroambiente. O primeiro é composto por tudo o que está perto da companhia, como os clientes ou concorrentes. O segundo diz respeito a aspectos gerais, como a economia ou tendências de mercado.

De modo geral, o indicado é expandir em momentos de “bonança”, isto é, quando existem muitas oportunidades no ambiente externo. Todavia, nada impede que a expansão seja em períodos turbulentos, como uma crise financeira, por exemplo.

Gerencie a equipe e o medo do novo

Toda expansão, seja no mix de produto ou no número de unidades de negócio, envolve as equipes de trabalho. Os profissionais são essenciais para que tudo ocorra bem, afinal, são eles que tiram o plano do papel.

Contudo, um fator deve ser considerada: o medo da mudança. É comum que em períodos de crescimento e, por consequência, reestruturação, os profissionais fiquem com medo de serem demitidos ou, de alguma outra forma, prejudicados.

Planeje, com antecedência, como a notícia da expansão será transmitida. Dê espaço para uma comunicação clara e transparente, em que os profissionais possam tirar suas dúvidas e até participar do planejamento estratégico.

Alinhe a liderança do empreendimento

Em paralelo, deve-se alinhar toda a liderança sobre os objetivos futuros. Cada líder deve se comprometer com a ideia de expansão, motivar seus liderados e entregar resultados significativos nesse mesmo sentido.

Todo plano deve, também, considerar a liderança da empresa. Eles funcionam como elo entre a alta administração e os operários, por isso devem estar bem informados e ter autoridade para tomar decisões complexas.

Avalie e melhore a lucratividade das operações

A venda de bens ou serviços de forma lucrativa é crucial para manter a empresa saudável e competitiva no curto prazo. Sem isso, nenhum plano de expansão será bem-sucedido, aliás, será difícil até mesmo manter a empresa ativa.

A análise da lucratividade deve considerar o índice de solvência da empresa, o Markup das vendas, o percentual de lucratividade e rentabilidade nas operações.

Para melhorar o resultado, é importante: construir uma cultura que se preocupe com o lucro, otimizar o preço das vendas e reduzir custos. Como a primeira e segunda mudança são complexas, foque, a princípio, na redução dos custos.

Separe os custos em duas categorias: os estratégicos (capazes de gerar novos negócios ou otimizar o desempenho) e os não estratégicos (úteis para manutenção da empresa, como água e energia). Depois, reduza os custos não estratégicos.

Conte com um software de gestão de projetos

Toda expansão é também um projeto, afinal, além de ter um objetivo claro, possui início, meio e fim. Por essa razão, é possível contar com um software específico para o gerenciamento de cada uma das suas etapas.

Um bom sistema de gestão de projetos possui diversas funcionalidades e facilita desde a etapa de inicialização (isto é, análise de viabilidade da expansão) até a execução e posterior mensuração dos resultados obtidos.

O sistema também ajuda da definir metas de curto prazo, que funcionem como um passo a passo para o alcance dos grandes objetivos. Boas metas devem ser mensuráveis, objetivas, realistas e com prazo bem definido.

Por fim, o sistema auxilia na comunicação de toda a equipe, mantendo-os conectados ao longo de cada etapa do projeto de expansão. Dessa forma, é possível eliminar o número de erros e otimizar as chances de sucesso.

Determine as métricas e os indicadores que serão usados

Para concluir o plano de expansão, é fundamental definir as métricas e os indicadores que serão usados para averiguar se está no caminho correto. Esses indicadores vão variar bastante de acordo com o tipo de expansão pretendida.

Alguns dos principais são:

• nível de satisfação e lealdade dos clientes;
• nível de produtividade diária;
• taxa de conversão de vendas;
• percentual de lucratividade por venda;
• grau de participação no mercado.

Para acompanhar esses indicadores, é preciso levantar as métricas de desempenho e inserir alguns cálculos específicos que devem ser conhecidos pelo gestor. Assim, é possível ter uma visão sistêmica do plano de expansão e mensurar seu sucesso.

Como se pode ver, planejar uma expansão saudável envolve diversas etapas, desde a análise do mercado até a implementação de tecnologias eficazes. Todavia, no final, será possível atingir o objetivo desejado com maior rapidez e qualidade.

Agora entende como planejar uma expansão empresarial saudável, certo? Aproveite para nos seguir nas redes sociais (Facebook, Twitter, LinkedIn) e ficar sempre por dentro das nossas novidades. Vamos lá!

Os relatórios gerenciais são documentos que reúnem informações de grande valor para a avaliação do desempenho da empresa, bem como para o entendimento da atual realidade vivida por ela. Cada relatório, portanto, serve de instrumento nas tomadas de decisão.

Supondo que o gestor seja responsável por uma equipe de desenvolvedores e, com isso, utilize de métodos ágeis — os quais consistem em reuniões (Sprints) —, os relatórios gerenciais podem oferecer o suporte necessário para tornar as reuniões mais rápidas e objetivas.

Esse recurso é significativamente útil em outras diversas situações, uma vez que existem diferentes tipos de relatórios direcionados a praticamente todos os fatores que influenciam o funcionamento do negócio.

Neste artigo, explicaremos como 5 desses relatórios gerenciais podem ser aplicados na gestão, além de fornecer mais 5 dicas para gerar relatórios efetivos. Confira!

5 tipos de relatórios gerenciais

Iniciaremos o conteúdo elencando 5 tipos de relatórios gerenciais capazes de auxiliar o gestor em situações distintas, ou seja, que dão uma visão abrangente da situação da empresa como um todo. Vamos a eles?

1. Controle

Um relatório gerencial de controle deve ter como propósito ajudar o gestor a verificar determinados fatores da empresa — mais precisamente internos. É muito utilizado em dois tipos de situações: controle de materiais e supervisão de desempenho. O primeiro está relacionado ao estoque e também ao desperdício de insumos.

Por exemplo, o departamento de logística de uma fábrica tem a responsabilidade de controlar o estoque de equipamentos de proteção individual e ferramentas. O relatório de controle possibilita identificar a eficácia do processo.

Já o segundo é relativo à supervisão de metas, sendo de extrema utilidade em Sprints, pois fornece ao gestor da equipe um panorama sobre o cumprimento dos objetivos propostos no projeto.

As empresas em geral costumam usar esse tipo de relatório para obter informações orçamentarias, o chamado Orçamento Empresarial. Por meio dele, o gestor fica a par das previsões, metas e budget disponível.

2. Financeiro

Sem dúvidas, esse é um dos imprescindíveis e mais utilizados relatórios gerenciais. Os relatórios financeiros trazem um balanço geral das finanças da empresa, de modo que nenhum detalhe passe em branco.

Um dos relatórios mais importantes do gênero (não por acaso) é o fluxo de caixa, pois, nele, são detalhados os valores que entram e saem em um determinado espaço de tempo. A partir dessas informações, o gestor pode criar estratégias voltadas para o crescimento.

É por meio de relatórios gerenciais financeiros que as empresas tomam conhecimento das despesas a pagar, receitas, gastos atuais, contas, inadimplência etc. Ou seja, são fundamentais para o planejamento financeiro e tornam a gestão mais transparente.

Em suma, esses relatórios merecem a devida atenção não apenas por envolverem o dinheiro da empresa, mas para que sejam tomadas decisões mais inteligentes e objetivas.

3. Satisfação

Assim como os demais relatórios gerenciais mencionados até aqui, os de satisfação têm um propósito bem claro: medir o grau de satisfação em relação à empresa. Para decidir por qual relatório de satisfação utilizar, é preciso saber primeiramente quem é o alvo. A empresa quer saber sobre a satisfação do cliente ou dos colaboradores?

Não podemos descartar também a possibilidade de se trabalhar em cima de ambos os relatórios, visto que uma possível insatisfação do cliente pode ser decorrente da insatisfação dos funcionários, visto que o bem-estar deles é crucial para que o produto e/ou serviço de qualidade seja entregue.

Acima de tudo, os relatórios de satisfação são importantíssimos para a questão do feedback, uma vez que é neles que são registradas as informações que poderão contribuir para a empresa melhorar em todos os sentidos.

4. Análise

Os relatórios analíticos, por sua vez, têm como característica a apresentação de soluções baseadas na coleta de informações e dados. Em poucas palavras, é um relatório que não apenas exibe as informações, mas fornece conclusões e alternativas acerca dos problemas identificados. De que tipo de problemas nós estamos falando? Os mais variados possíveis.

Como os relatórios gerenciais financeiros estão entre os mais comuns nas empresas, logicamente, as análises de demonstrações econômicas, financeiras e contábeis são muito frequentes.

Porém, os relatórios analíticos são aplicáveis a toda e qualquer situação no meio corporativo. Por exemplo, relatórios de análise de riscos são extremamente importantes para assegurar o controle sobre os processos de negócio.

5. Crescimento

Por fim, os relatórios gerenciais de crescimento fornecem informações pertinentes sobre o desenvolvimento dos setores da empresa e, sendo assim, permitem que se façam análises dentro de uma linha do tempo.

Comparar, por exemplo, a quantidade de produtos disponibilizados atualmente, bem como a qualidade deles com o que era oferecido há dois anos é uma excelente medida para concluir se a empresa está no caminho certo e, sobretudo, se todo o planejamento de longo prazo correspondeu às expectativas.

O mesmo pode ser feito em relação ao patrimônio, às finanças ou à própria satisfação do cliente. É preciso ter à disposição um histórico de valores, que será indispensável na criação de estratégias.

5 dicas importantes para garantir a qualidade do relatório

1. Tenha objetividade

O propósito do relatório é a primeira questão a ser trabalhada no processo de elaboração. Isto é, tenha em mente o público-alvo, como ele será utilizado e apresentado. A objetividade também entra em questão no sentido de que o documento deve ser breve e ir direto ao ponto, evitando dispersões que possam eventualmente desviar o foco e comprometer o andamento da apresentação.

2. Inclua informações realmente relevantes para a empresa

Em complemento à objetividade, temos o fator relevância. Selecionar as informações que realmente importam é essencial para a qualidade do relatório, sempre considerando os objetivos da empresa.

3. Tenha critérios apropriados para a escolha dos indicadores

A composição de um bom relatório envolve a escolha dos indicadores de desempenho usados pela empresa. Adotar critérios para essa seleção, levando em conta a abrangência, a importância, a simplicidade e outros atributos dos indicadores torna o conteúdo mais consistente e objetivo.

4. Planeje a apresentação do relatório

Após reunir os elementos acima, chegará o momento de planejar a apresentação do relatório —portanto, uma das etapas cruciais do processo. O ideal é atentar ao volume de informações contido no relatório, visto que, para ter objetividade, é preciso filtrar os dados para que somente os relevantes sejam apresentados.

É fundamental que a linguagem utilizada seja adequada ao público-alvo, ou seja, evitar termos estritamente técnicos tendo em vista a fácil compreensão das informações. Por fim, atentar ao modo como as informações serão representadas é outro ponto que merece destaque, principalmente na escolha dos gráficos.

5. Selecione os responsáveis pelos processos de produção

Tendo no papel a fórmula para a produção do relatório, chegará o momento de iniciar a produção do documento assegurando que todos os fatores de qualidade sejam inseridos.

Portanto, identificar e selecionar os responsáveis por cada processo de produção é o último e, decerto, mais decisivo passo para se chegar a um bom relatório gerencial.

Gostou deste conteúdo? Em adição a tudo que vimos sobre os relatórios gerenciais e os critérios de qualidade para a produção dos documentos, recomendamos que conheça as melhores práticas que o ajudarão a fazer seus relatórios semanais com mais agilidade.

De fato, a tecnologia de gestão de equipes facilita, e muito, aos gerentes a comunicação entre os membros de uma equipe, reduzindo o tempo e as despesas associados ao trabalho grupal.

As ferramentas de conferência, por exemplo, fornecem uma interação em tempo real entre os colegas de trabalho, em vez de usarem e-mails de ida e volta, que podem levar a confusão e frustração.

Enfim, hoje a tecnologia conecta pessoas em todo o mundo. E dá também aos proprietários de pequenas empresas a capacidade de gerenciar melhor os seus funcionários.

Por outro lado, embora seja verdade que ela é bastante poderosa, isso não significa que o gerenciamento de equipes e funcionários possa ser feito de forma simples. Na verdade, ele deve ser aprendido e bem planejado.

Diante disso, no post de hoje veremos, com mais detalhes, qual é a importância da tecnologia para a gestão de equipes, e ainda 8 tipos de ferramentas que podem auxiliar nesse processo. Continue lendo e confira!

Como a tecnologia potencializa a gestão de equipes?

De modo geral, a gestão de equipe deve ser alinhada em quatro dimensões cruciais: a cultura da empresa, a produtividade, as pessoas certas e a comunicação. Assim, com a tecnologia adequada em seu fluxo de trabalho diário, é possível manter todos os funcionários produtivos e conectados ao longo do dia.

Utilizando tecnologias corretas, é possível definir, priorizar e acompanhar tarefas e atividades, bem como gerir a equipe eliminando muitos conflitos de programação e erros de comunicação.

Em outras palavras, isso permite aos gestores comunicar mais facilmente a sua estratégia de negócios e criar metas mensuráveis para os funcionários, que suportarão os objetivos globais da empresa.

Também permite uma maior visibilidade, garantindo que os funcionários vejam todo contexto e compreendam melhor como os objetivos individuais se encaixam nos objetivos comerciais da empresa. Criando empregados energizados e envolvidos, aumenta-se a produtividade do negócio, como um todo.

As tecnologias de gestão de equipes ainda permitem que os gerentes rastreiem mais facilmente o progresso durante cada fase de conclusão de metas, e ofereçam reforço ou treinamento imediato para manter o desempenho e os prazos finais. Com recursos avançados de relatórios, pode-se definir ou redesenhar a estratégia.

Enfim, com todo o desenvolvimento tecnológico atual, caso não acompanhem as tendências as empresas podem ficar para trás e perder para a concorrência. E a única maneira de evitar isso é usar a tecnologia certa.

Vejamos agora, então, 8 tipos de tecnologias que auxiliam a gestão de equipes a otimizar a produtividade e a comunicação:

1. Mensagens instantâneas

Para que a comunicação flua, a equipe pode utilizar uma plataforma de serviço de bate-papo. Esse será um lugar para discutir assuntos comerciais sérios, mas também para interagir com os colegas de equipe.

2. Ferramentas de relatórios

As ferramentas de relatórios de status da equipe ajudam a equipe a colaborar e obter uma visão geral rápida sobre o que qualquer um está trabalhando atualmente, e o que ainda precisa ser atendido.

Além disso, elas são úteis para empresas que têm funcionários trabalhando em tempo parcial, que não estão online todos os dias da semana. Os relatórios de status lhes darão uma visão clara do que aconteceu enquanto estavam ausentes.

3. Software de Gerenciamento de Projetos

Pode-se aprimorar a capacidade da equipe de monitorar e rastrear um projeto à medida que ele avança usando o software de gerenciamento de projetos.

Dependendo do programa selecionado, é possível inserir estimativas, orçamentos, agendamentos e outros aspectos do processo. E diferentes membros da equipe podem atualizar suas áreas específicas no software, permitindo que todos vejam as mudanças que o projeto progride.

Geralmente, esses programas vêm com um componente de calendário para ajudar a manter os projetos em trilha.

4. Videoconferência

Outra ferramenta útil para reuniões em grupo é a videoconferência. Usando plataformas públicas ou privadas, ela permite que as pessoas se vejam durante uma chamada em grupo. Isso permite que um funcionário ou gestor faça apresentações visuais, compartilhe gráficos, amostras de produtos e outras informações.

A videoconferência pode economizar em custos de viagens e acomodações, bem como perda de produtividade quando os trabalhadores viajam.

5. Computação em nuvem

Grosso modo, a utilização de uma plataforma de computação em nuvem permite aos membros da equipe acessar uma central de dados e documentos de forma fácil e simples, e de qualquer lugar

As informações e dados são hospedados em uma área segura da Web — que exige uma senha para ser acessada —, podendo ser sincronizados em diferentes meios de acesso, como computador, telefone, conta online, entre outros.

6. Webinars

Outro método para realizar uma reunião em grupo é o webinar, que permite aos participantes ouvir e acompanhar uma apresentação usando o seu navegador da Internet. Alguns webinars permitem a comunicação de áudio, enquanto outros oferecem mensagens de texto em tempo real.

7. Telefones em nuvem

Por ser baseado na nuvem, esse sistema de telefonia comercial exige pouco hardware (além dos próprios telefones).

Dessa forma, não há a necessidade de se preocupar com a compra, a manutenção e a atualização de equipamentos, ou mesmo com o software (como acontece, por exemplo, com uma central telefônica PABX).

8. Compartilhamento de tela

Esta ferramenta é excelente quando se tem pessoas de diferentes escritórios que precisam colaborar em um mesmo projeto. Com o compartilhamento de tela, o usuário pode mostrar à outra parte o que está vendo e fazendo em seu monitor.

Em outras palavras, é como se uma pessoa estivesse olhando diretamente para a tela da outra, observando cada movimento. E o interessante é a possibilidade de entregar os seus controles para a outra parte, para que ela possa mostrar como algo é feito ou trabalhar em conjunto com você.

Enfim, a oportunidade de explorar um mercado global de profissionais nunca foi mais possível no mundo em que vivemos.

São mesmo várias as tecnologias à disposição, portanto, para construir um negócio bem-sucedido em uma economia de escassez de talentos, a gestão de equipes deve treinar e proporcionar as melhores ferramentas de trabalho para seus membros.

Então gostou deste post? Agora, se quiser saber como melhorar o alinhamento do seu negócio e o desempenho das pessoas para gerar resultados inovadores na sua gestão de equipes, entre em contato conosco!

A expansão de negócios é um dos principais objetivos de boa parte dos empreendimentos. Sendo concretizada, corretamente, garante mais faturamento, maior segurança e um desempenho otimizado.

Por ser tão importante, exige uma atenção ampla e que precisa ser muito bem estruturada. Nesse sentido, a gestão de projetos é de grande ajuda. Além de ser usada externamente para atender melhor aos clientes, por exemplo, ela também pode ser empregada internamente com êxito.

Para entender como ela ajuda, continue lendo e entenda o papel desse elemento no sucesso.

Afinal, para que serve a gestão de projetos?

A gestão de projetos inclui metodologias de planejamento e acompanhamento de execução de vários processos. O objetivo principal é concluir um projeto dentro do prazo e do orçamento, oferecendo qualidade e os efeitos desejados.

Ou seja, ela é uma forma de controle para gerar economia, evitar desperdícios e garantir o máximo de atenção ao que é realmente importante. Sem ela, é muito comum que o escopo passe por várias modificações e que o resultado não seja nem sequer parecido com o que era originalmente esperado.

Graças a todas essas características, a gestão gera o melhor aproveitamento de recursos técnicos, financeiros e intelectuais da equipe responsável.

Qual a relação com a expansão de negócios?

Mas o que isso tem a ver com o crescimento do seu empreendimento e a conquista de novos patamares? É simples: a ampliação é um dos maiores projetos que a empresa pode executar e, como tal, precisa do acompanhamento certo.

Imagine abrir uma filial, tornar-se uma franqueadora ou ampliar a capacidade de atendimento do negócio, sem qualquer direcionamento. As chances de essa tarefa consumir mais recursos do que o desejado sem oferecer o resultado certo são imensas.

Por outro lado, com uma boa metodologia de ação é possível garantir que todos chegarão ao efeito esperado: um estabelecimento maior, mais robusto e com capacidade aumentada. Ou seja, para ter sucesso na expansão, recorrer à gestão de projetos é especialmente importante do ponto de vista da segurança e da confiabilidade.

Quais são os principais métodos de gerenciamento?

Dependendo do tamanho, do tipo e dos objetivos do escopo, ações diferentes devem ser executadas. É nesse sentido que surgem as várias metodologias de gestão de projetos. Conhecê-las é o primeiro e mais relevante passo para selecionar a mais adequada para o empreendimento. Assim, os principais métodos utilizados incluem:

Scrum

Trata-se de uma metodologia ágil que divide o projeto em ciclos, conhecidos como Sprints. Essas tarefas menores são incrementais, ou seja, acumulam-se e são avaliadas conforme tudo ainda está acontecendo.

As reuniões são curtas e diárias, de modo a alinhar o que foi feito e o que será realizado no dia seguinte. No processo de expansão, ela pode ser executada na avaliação de riscos ou até na implementação de um novo espaço, por exemplo.

Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

Não se trata de uma metodologia consolidada mas, sim, de um conjunto de conhecimentos, práticas e padrões. Essa bibliografia forma uma espécie de manual com as ações que devem ser executadas para conseguir os resultados desejados.

É uma ótima opção para lidar com riscos, recursos humanos e comunicação, por exemplo, gerando uma visão completa sobre toda a etapa de expansão dos negócios.

Projects In a Controlled Environment (PRINCE2)

Também é um padrão de gerenciamento de projetos que é facilmente adaptável às diferentes necessidades. Especialmente útil para tratar de desvios do plano, favorece uma tomada de decisão que se adapta mais facilmente.

É muito indicado diante da necessidade de criar um canal de comunicação robusto, além de acompanhar os progressos das ações com máximo de controle e de confiabilidade.

Kanban

Essa é outra metodologia ágil e de grande visualização e acompanhamento. Entretanto, tende a funcionar melhor com etapas menores do projeto de ampliação, como a análise inicial da viabilidade ou a elaboração do planejamento estratégico para consolidar o aumento do empreendimento.

Nele, há uma divisão em colunas que indicam o status de uma tarefa. Pode ser o caso de criar colunas como “A executar”, “Sendo executadas” e “Finalizadas”. Conforme há a evolução de um processo, o cartão muda de posição entre os espaços.

Ela garante visibilidade sobre o que falta ser executado e o que está pronto, melhorando a comunicação e o acesso à informação.

Como a metodologia de gestão é implementada?

Além dessas citadas, há várias outras metodologias que podem ser aplicadas com sucesso, dependendo das características da expansão. Independentemente da escolha, a implementação precisa ser feita corretamente. Isso significa, em primeiro lugar, selecionar quem serão os responsáveis por gerenciar os processos e a forma como ocorrerá a divisão de tarefas.

Também é importante fortalecer a comunicação e garantir que todos reconheçam os objetivos e as maneiras de executar as etapas. Todos devem estar em equilíbrio com os pontos da metodologia, de modo que ela possa ser executada.

Para tornar tudo mais fácil, é altamente recomendado empregar a tecnologia. Por meio de um software de gestão de projetos, é possível garantir que a ampliação comercial aconteça de um jeito estruturado e com um excelente gerenciamento. Além disso, ela permite melhor avaliação dos riscos, o que é totalmente fundamental para evitar imprevistos catastróficos no futuro.

Todas as ações precisam ser padronizadas, gerando maior facilidade na hora de acompanhar os resultados. No caso de ser necessário tomar decisões não previstas no escopo, os critérios devem estar bem definidos. Se houver alterações, todos os envolvidos devem ser comunicados para que a metodologia não saia perdendo.

Além de tudo, é indispensável definir métricas e indicadores de desempenho. Por meio de sua medição, é viável identificar quais pontos estão divergentes em relação ao escopo, por exemplo. Ou seja, a implementação é um processo contínuo, que envolve acompanhamento e alinhamento de resultados de modo que o efeito obtido seja o de empresa expandida e robusta.

Graças a uma boa gestão de projetos, a expansão de negócios acontece da maneira certa, com os custos e prazos controlados. Assim, são duas ações que se relacionam diretamente para o sucesso do empreendimento.

Agora que você já sabe o que é importante sobre a gestão de projetos, que tal compartilhar o post e contribuir para que sua rede de contatos também fique bem-informada sobre o assunto?

As reuniões de trabalho representam uma boa oportunidade para qualquer funcionário. Você precisa demonstrar preparo, controle da situação e se portar de forma satisfatória para tornar o momento produtivo e também promover o seu desempenho.

É necessário preocupar-se com a própria aparência, com a pontualidade e saber se comunicar bem. Desse modo, vai ser mais fácil conduzir uma apresentação de resultados ou de projetos com mais segurança.

Para que a reunião seja impecável e surpreenda a todos positivamente, você precisa saber o que não deve fazer e como não se comportar.

Nesse sentido, listamos 6 erros que precisam ser evitados a todo custo, com algumas dicas que vão lhe ajudar a se esquivar de cada um deles com sucesso. Será que você comete alguma das falhas? Confira!

1. Não se preparar

Reuniões sem pautas são pouco produtivas. Compartilhe o assunto com os demais participantes antes da reunião. Tenha em mente o que será discutido e quais serão as linhas de raciocínio que objetiva alcançar nos temas propostos.

A pauta é um planejamento do conteúdo a ser tratado tópico a tópico. Ela também vai guiar você durante as abordagens, além de ajudar a gerenciar o tempo e como direcionar cada discussão.

Organize os tópicos considerando o contexto entre eles ou a ordem de importância. Elabore bem a pauta e não esqueça de citar qualquer ponto relevante que possa ser levado para a ocasião.

Isso vai permitir que você consiga conduzir ou participar de uma reunião de forma proveitosa.

2. Não manter o foco da reunião

Não permita que a reunião perca o rumo. É comum que o assunto foco se emende a outros temas diversos. Desse jeito, por mais que tudo esteja preparado, a reunião perde o sentido. A devida reflexão não é atingida. Então, evite a dispersão na equipe.

O tempo estimado para a conclusão é crucial para que o momento seja produtivo e satisfatório. É necessário otimizar as discussões, tornando-as úteis e focadas no tema previamente definido.

Tenha o controle das discussões, afinal, as pessoas pararam as suas tarefas cotidianas para discutir e refletir sobre assuntos realmente importantes.

3. Não participar efetivamente

É importante posicionar-se sobre os pontos que forem abordados. Manter-se isento das discussões importantes e da tomada de decisões pode desapontar os demais gestores ou participantes da reunião. Isso vai fazer com que você pareça desinteressado ou pouco engajado nos assuntos da empresa.

Se você se preparar para a reunião e planejar o que será apresentado, como já dissemos acima, poderá discutir com mais propriedade sobre os assuntos abordados e demonstrar-se mais contributivo ao momento.

4. Não ser receptivo

Interromper os colegas ou não permitir que eles participem por igual na reunião é uma forma de se apresentar como autoritário e intolerante à opinião alheia. As pessoas precisam sentir-se importantes e se fazerem necessárias nas discussões.

Todos fazem parte de um conjunto: a empresa. Logo, se foram convocados à reunião, têm total dever de participarem e o direito de expor opiniões.

O autoritarismo pode aparecer também se você fizer questão de impor todas as regras. Evite conduzir a reunião de forma com que o convidado ou o colega de trabalho não tenha opção de contra-argumentar.

Exponha suas sugestões e aguarde que os colegas também exponham as suas pelo próprio ponto de vista. Caso contrário, não seria necessário convocar uma reunião. Respeite o tom de cada pessoa e procure desenvolver juntos a decisão final.

5. Não se portar bem

O comportamento é o conjunto de várias ações. Algumas delas podem ser consideradas como desleixo com o trabalho. São alguns exemplos:

• atraso;
• excesso de piadas e brincadeiras;
• arrogância;
• usar o telefone;
• não respeitar a hierarquia;
• não ter materiais para anotar os tópicos definidos.

Esses exemplos de conduta indesejável comprometem a qualidade da reunião e a sua credibilidade enquanto profissional. Lembre-se de que você está em um ambiente institucional. Então, esteja atento às normas da empresa, bem como às expectativas dela sobre você.

Demonstrar mau comportamento em uma reunião empresarial expõe uma imagem de total desinteresse aos assuntos da empresa.

Seja pontual, tenha atenção ao que é dito, não contribua para a dispersão, respeite as hierarquias e demonstre compromisso ao que for tratado, contribuindo com soluções para cada problema, mesmo que posteriormente.

6. Não apresentar planos de ação

Em uma reunião, o que se espera são soluções ou meios para se chegar a elas. Por isso, ao fim da apresentação, mostre quais são os seus planos de ação para melhoria de resultados e alinhe com os demais integrantes da equipe.

Não levar uma proposta de intervenção pode dar a impressão de que você não refletiu sobre o problema, não se importa em solucionar ou não entende a situação de fato. Por isso, não deixe de apresentar soluções durante as reuniões de trabalho.

Pense sempre no que pode ser feito para que você consiga reverter possíveis resultados que precisam evoluir, como, por exemplo, os gargalos na produção.

Por que devo me preocupar tanto com esses erros?

É comum algumas pessoas não darem a devida importância aos erros mencionados. O motivo pode estar relacionado a banalização dessas falhas ou pela não consideração do que elas representam para a sua imagem.

Essa é outra falha grave. Garantir que a reunião não tenha os erros acima vai fazer com que ela seja mais produtiva, assertiva e, de fato, imprima soluções. Além disso, também apresentará você como um profissional focado, dedicado e atento às causas da empresa e à sua função enquanto colaborador.

Cuidar para que esses erros não aconteçam é uma forma sutil de demonstrar-se preparado para assumir projetos e ter ainda mais responsabilidades, acompanhadas de reconhecimento profissional.

Como deixar a minha reunião mais produtiva?

Sente-se mais preparado para começar aquela reunião para a qual você estava tão ansioso? Agora que você já sabe os 6 principais erros a serem evitados nas reuniões de trabalho, leia o nosso artigo, que vai ensinar como deixar a reunião ainda mais produtiva.

Dessa forma, você estará ainda mais preparado para conduzir e participar das tão importantes reuniões de trabalho.