O que determina o sucesso ou o fracasso de um projeto? Equipe despreparada, prazos apertados, escassez de recursos, análise de riscos equivocada? Os motivos são tantos que às vezes é impossível precisar apenas uma causa para os bons ou maus resultados de um empreendimento.

Um dos fatores que podem influenciar profundamente o produto final é a metodologia de gerenciamento utilizada durante a execução do projeto. Afinal, essa geralmente é a fase em que todos os esforços podem ser desperdiçados caso existam falhas de comunicação, atrasos, aumento de custos, entre outros problemas.

As discussões sobre as melhores metodologias para o gerenciamento de projetos podem gerar debates acalorados, mas a verdade é que todas elas possuem prós e contras e podem ser aplicadas com resultados positivos.

A seguir, você confere um guia sobre a gestão de projetos apresentando a metodologia Waterfall. E você? Já conhece esse método?

Como funciona

A metodologia Waterfall, palavra em inglês que significa cascata, é considerada a forma mais tradicional de gerenciar projetos.
Nessa abordagem, todas as etapas são seguidas de forma sequencial. As fases básicas geralmente são de definição de requisitos, planejamento, execução e validação, podendo variar dependendo do tipo de iniciativa.

O modelo em cascata só permite que o projeto avance quando uma fase está inteiramente completa. Voltar algumas etapas, dar saltos para frente ou sobrepor atividades não é permitido. Além disso, no Waterfall os requisitos são totalmente definidos no início do projeto e geralmente sofrem pouca ou nenhuma alteração durante sua execução.

Vantagens

O método Waterfall recebe muitas críticas por sua rigidez. Ainda sim, seus benefícios existem e podem trazer excelentes resultados para alguns tipos de projeto. Uma de suas principais vantagens é que, para que o planejamento seja feito, é necessário avaliar e estruturar as etapas com antecedência e prever cenários variados. Esse trabalho minucioso de desenhar a execução permite que os prazos e custos sejam mais previsíveis. Além disso, o projeto se torna mais fácil de ser gerenciado, já que suas fases estão bem arquitetadas.

Com etapas tão bem definidas, claras e sequenciais, os projetos em cascata ficam mais simples de serem compreendidos pela equipe e o fluxo das atividades é mais organizado.

Desvantagens

Apesar dos benefícios acima, a metodologia Waterfall impõe grande rigidez à execução do projeto. Quando uma etapa foi inteiramente concluída, a opção de voltar atrás e refazer parte do trabalho implica em custos elevados. É como se o morador de uma casa decidisse mudar toda a planta já na fase de acabamento.

Além disso, os projetos gerenciados em cascata geralmente apresentam resultados somente após sua conclusão. Imagine a pressão para uma equipe desenvolvendo um software, que só consegue mostrar o produto depois do fim do projeto, apesar de o cliente querer versões preliminares do programa desde o início das atividades.

Outro problema do Waterfall é a dificuldade em determinar, em um estágio tão inicial, todos os requisitos necessários para o projeto. Muitas vezes, com o desenrolar das atividades, o cliente e os executores percebem que poderiam ter feito escolhas melhores na fase inicial, mas com a rigidez imposta pelo método fica muito difícil contornar esse problema.

Quando usar

A metodologia Waterfall pode não trazer bons resultados quando o projeto é muito complexo ou de longa duração. Caso se perceba que a probabilidade dos requisitos mudarem é média ou grande, o ideal é adotar métodos mais flexíveis de gerenciamento, que permitam mudanças a cada etapa sem grandes impactos no custo, prazo e qualidade.

No entanto, os projetos em que os requisitos são muito claros e que dificilmente serão alterados no tempo podem fazer um bom uso da metodologia. Essa prática é comum em empreendimentos da indústria e da construção civil, quando os ambientes são altamente controlados e estruturados e as mudanças após as entregas do projeto serão muito caras ou impossíveis.

Já utilizou esta metodologia para gerenciar um projeto? Quais os benefícios e dificuldades encontrou?

Gostou? Compartilhe!

Ser gerente de projetos envolve o controle de uma série de fatores. São recursos, prazos, materiais, profissionais, qualidade, entre outros. É como um líder espiritual que deve encaminhar seus seguidores para o caminho do bem, apesar das adversidades. No nosso caso, o objetivo é entregar um projeto bem sucedido para nós e os stakeholders. Em diversas religiões, são mencionadas leis que guiam o comportamento de seus fiéis para atingir a felicidade. No caso do gerente de projetos, também podemos apontar regras que facilitam o desempenho das tarefas ao oferecer uma metodologia de trabalho. Acompanhe, a seguir, os 5 mandamentos da gestão de projetos:

1 – Cumprirás o prazo estabelecido

Esse é um dos mandamentos da gestão de projetos mais óbvio e, ao mesmo tempo, mais difícil de ser cumprido. Por isso, começamos com ele. Sabemos que nem sempre a responsabilidade pelo atraso está diretamente ligada ao gerente de projetos. São mudanças de escopo, de requisitos e de interesses que atrapalham o planejamento inicial e bagunçam o cronograma. Há formas de tentar inibir isso. O primeiro passo é estabelecer um limite de alterações possíveis de escopo logo no início. Assim, todos ficam sabendo o que é possível mexer e o que inviabiliza a entrega. Faça registros de tudo, especialmente do progresso das atividades conforme o planejado inicialmente. Identifique possíveis distorções e corrija o quanto antes.

2 – Não estourarás o orçamento

Mudanças no prazo geralmente implicam em alterações de custos. Mais uma vez, a dica é se preparar antecipadamente. Ao estabelecer um orçamento, discrimine todos os custos possíveis do projeto, inclusive os que podem vir a ocorrer no futuro. Deixe uma reserva para imprevistos, assim como fazemos com o orçamento doméstico. É mais regra que exceção haver gastos inesperados no meio do caminho. Faça o controle minucioso do que entra e do que sai, e apresente relatórios aos envolvidos para que todos estejam a par da situação. Se for necessário gastar mais em equipamentos, materiais, fornecedores ou pessoas, é preciso saber de onde retirar esse custo extra para garantir o equilíbrio das contas. Transparência é a chave.

3 – Saberás quais são os requisitos

Independente de qual seja o propósito do projeto, ele deve atender exatamente o que foi solicitado no início. O levantamento de requisitos deve ser feito de forma bastante detalhada para garantir que a entrega vai ao encontro da expectativa de quem contratou o projeto. Não hesite em tirar dúvidas e esteja seguro de que todos os envolvidos compreenderam a finalidade daquilo que estão projetando. Um pequeno detalhe pode fazer toda a diferença na entrega final.

4 – Deixarás os clientes satisfeitos

Não adianta cumprir à risca o prazo e manter o orçamento sob controle se o cliente final não estiver satisfeito com o resultado do projeto. Essa situação pode ocorrer se, no meio do caminho, existir mudanças de expectativas que não foram suficientemente compreendidas e introduzidas. O primeiro passo para assegurar a satisfação de todos os envolvidos é deixar clara a comunicação do status de cada etapa do projeto. É importante que se possa acompanhar o andamento da situação, antes que algum problema saia de controle. O segundo passo é incentivar que as pessoas participem, ofereçam opiniões e troquem ideias com frequência. Se houver algum risco de estouro no prazo ou nos recursos, avise tão logo seja possível. Ao permitir o cliente participar da situação, você garante sua satisfação.

5 – Manterás sua equipe feliz

Trabalhar com uma dose equilibrada de estresse e compensações ajuda a manter a equipe motivada. Pessoas que trabalham satisfeitas entregam resultados melhores do que aquelas que estão infelizes no ambiente profissional. Ofereça feedbacks periódicos, dê orientações, reconheça o esforço do seu time, premie boas atuações. Não deixe a cobrança leve nem pesada demais. Saiba dosar as exigências, orientar nas falhas e reconhecer as vitórias. Identifique as potencialidades de cada integrante do grupo e ganhe a confiança da equipe. O resultado será alcançar a satisfação que você, sua equipe e seu cliente tanto desejam.

Já dominou os mandamentos da gestão de projetos? Compartilhe!

Existem várias formas de medir se o projeto foi um sucesso. Acompanhar o escopo, se manter dentro do custo e cumprir o prazo de entrega são as formas mais tradicionais para as empresas. Porém, talvez isso não reflita completamente os resultados que a empresa ou que o cliente estava esperando.

Dessa forma, é fundamental que o gestor tenha em mente que algumas outras métricas são tão importantes quanto um escopo em dia e que esse tipo de acompanhamento pode favorecer não apenas o projeto em si, mas o desempenho de todos os agentes que participaram dele.

Mas como saber se o resultado final saiu como esperado? Para ajudá-lo, listamos abaixo algumas dicas para você descobrir se o projeto foi um sucesso ou um fracasso.

Novas formas de medir

Basicamente, todo projeto é baseado na premissa de que o investimento deve retornar para a empresa ou para o contratante. Esse retorno pode ser medido na forma financeira, que é o meio mais tradicional, ou considerando os benefícios gerados.

O problema de se medir o sucesso de um projeto através dos benefícios gerados por ele é o fato de que essa métrica muitas vezes é baseada em resultados subjetivos. Um novo software, por exemplo, que facilite a comunicação entre os funcionários pode agilizar a forma como a empresa troca informações, mas não necessariamente irá incrementar de imediato o faturamento. De qualquer forma, o projeto alcançou o objetivo e deve ser encarado como um sucesso.

Esse tipo de métrica precisa considerar os benefícios trazidos pelo projeto em relação ao contexto da empresa. De nada adianta criar um projeto dentro do custo e do prazo que não será útil em algum ponto, financeiramente ou em outros setores do negócio.

Os agentes envolvidos no sucesso

Grande parte da responsabilidade do sucesso ou fracasso de um projeto é do gestor. A ideia é de que nenhum gestor inicie um projeto pensando em não cumprir a tríade de tempo, escopo e custo, mas também se espera dos gestores que haja outras métricas além dessas para se entender o sucesso do projeto.

Um bom exemplo dessa responsabilidade ocorre entre empresas digitais. Esse tipo de empresa, em geral, experimenta uma fase de comprovação de hipóteses onde não se espera retorno financeiro dos projetos desenvolvidos. Muitos deles, inclusive, somam mais à empresa quando fracassam, deixando como legado o aprendizado necessário. Cabe aos agentes envolvidos, principalmente ao gestor, entender que mesmo que o projeto tenha falhado, a experiência ainda foi válida.

É claro que medir o sucesso de um projeto baseado nos benefícios que ele trará para a empresa ou até no aprendizado dos erros e falhas pode ser uma maneira arriscada de se propor. Certamente é uma metodologia que não funciona com todas as empresas e pode não ser bem encarada por diretores mais ortodoxos, que limitam o sucesso de um projeto ao seu retorno financeiro.

De qualquer forma, estar aberto a essas novas formas pode trazer benefícios não apenas para os próximos projetos, mas para as pessoas envolvidas na sua execução, que se sentirão mais livres para desenvolver o projeto de uma forma mais flexível e aberta.

Alguma dúvida? Aproveite os comentários abaixo para entrar em contato.

Já sabe identificar se o projeto foi um sucesso? Compartilhe!

A administração centralizada de processos, métodos e tecnologias utilizadas por gestores para analisar e manejar coletivamente um conjunto de projetos é conhecido como gestão de portfólio.

Esta maneira de sistematização das informações interliga os objetivos estratégicos da empresa, como as principais características de cada um de seus projetos.

A relevância da gestão de portfólio se dá exatamente por possibilitar aos gestores enxergar e analisar os projetos como um todo, visando a controlá-los para que continuem como exemplo de boas práticas de administração.

De acordo com o Project Managment Institute (PMI), 62% dos projetos das organizações que se descrevem altamente eficientes na gestão de portfólio de projetos alcançam, ou até ultrapassam, o retorno do investimento (ROI) almejado.

Neste post vamos discutir por que é tão importante analisar os projetos globalmente e explicar como um software de gestão de projetos possui um diferencial para alavancar os negócios. Acompanhe o texto.

Apoio à tomada de decisões

Uma das principais vantagens em se utilizar a gestão de portfólio no dia a dia das empresas é o acesso mais amplo às informações.

Em vez de ter dados sobre cada projeto, individualmente, você terá acesso às referências de todos os projetos que a empresa já desenvolveu ou que estão em andamento. Com um software, você ainda consegue acessar rapidamente essas informações e convertê-las em relatórios gerenciais de fácil compreensão.

Não precisamos gastar muito tempo explicando como a informação é uma aliada poderosa para minimizar as incertezas e sistematizar as decisões. O exemplo da maneira como certa situação foi conduzida no passado, e a experiência do resultado dessa conduta, serve de apoio para que boas práticas sejam mantidas e erros minimizados.

Otimização do processo de tomada de decisões

No item anterior, já explicamos sobre a tomada de decisões. Falamos sobre como o acesso às informações, obtidas por meio da gestão de portfólio, facilita essa atividade típica dos gestores. Mas essa não é a única relação entre os dois!

Quando você não realiza a gestão de portfólio de projetos, tende a pensar em cada projeto individualmente. Porém, essa falta de associação é que essa dinâmica existe apenas na sua cabeça. Na vida real, é lógico que os projetos estão relacionados — afinal, o que é feito em um deles afeta os demais.

É por isso que podemos dizer que a gestão de portfólio ajuda a otimizar a tomada de decisões e, claro, alcançar resultados mais satisfatórios. Você vai buscar a melhor alternativa para o cenário geral, mesmo que não seja a mais indicada para um projeto em particular.

Alinhamento estratégico

Podemos dizer, então, que a gestão de portfólio de projetos consegue unir a gestão de projetos e o planejamento estratégico. E o software completa essa relação, fornecendo dados em tempo real sobre o desempenho de seus projetos — isso permite avaliar o impacto que o portfólio terá sobre o progresso da organização em relação a suas metas.

Mas atenção! Isso não se trata de focar nas prioridades imediatas do negócio, como a determinação de onde alocar recursos no próximo mês. Pelo contrário, a gestão de portfólio visa ao alinhamento com o planejamento estratégico das empresas — que, por definição, está relacionado aos objetivos de longo prazo.

Gestão do crescimento

As organizações praticam a gestão de portfólio, principalmente, porque traz benefícios como a satisfação do cliente, a redução de custos e o aumento na receita. Isso possibilita acelerar o crescimento e projetar o futuro da companhia, elevando sua proposta de valor.

O diferencial dos softwares de acompanhamento de projetos que trabalham com a gestão de portfólios é que eles realizam medidas sobre o progresso da empresa de acordo com seus objetivos estratégicos.

Essa ferramenta é ideal, portanto, para que o gestor de projetos entenda como a totalidade do seu trabalho está contribuindo para o crescimento do negócio. Lembre-se que o impacto de um único projeto não se compara ao impacto de todo o portfólio.

Ferramentas de medição

Uma das principais formas usadas para determinar os índices da gestão de portfólio é o valor comercial esperado (VCE). Este método determina o valor comercial de cada projeto considerando questões como restrição financeira a partir da comparação entre as probabilidades e os riscos.

Seu cálculo se dá a partir de uma equação que envolve o valor presente líquido (VPN), o custo de comercialização e de desenvolvimento relacionados a probabilidade de sucesso técnico e comercial.

Outra forma de verificação da gestão de portfólios é o modelo de notas em que os projetos são pontuados de acordo com critérios pré-definidos, que se baseiam nas melhores práticas da organização. Alguns dos fundamentos analisados são:

• o alinhamento com a estratégia;
• a vantagem associada ao produto;
• a demanda do mercado;
• a capacidade de oferecer competências essenciais;
• a facilidade técnica;
• e a equação entre retorno e risco.

Com base nesses determinantes, a gestão de portfólio pode classificar a execução do projeto.

A importância de utilizar a gestão de portfólios para acompanhar o processo como um todo se baseia em três benefícios essenciais para o sucesso da empresa: base para a tomada de decisões, suporte ao crescimento e verificação da eficiência do projeto. Assim, notamos que obter uma solução PPM para a gestão de portfólio faz a diferença em seu negócio.

Criação de propostas de projetos coerentes

Um gestor de projetos passa boa parte do seu tempo analisando propostas. A questão é que ele precisa identificar quais delas são coerentes com a visão estratégica da empresa e quais não são.

Tenha em mente que, assim como acontece com o portfólio de produtos, o portfólio de projetos também precisa ter um direcionamento. Você não acrescenta novos itens simplesmente porque eles parecem interessantes; eles devem fazer sentido em relação ao conjunto.

Sabendo disso, fica fácil entender como o trabalho do gestor de projetos poderia ser mais simples por meio da gestão de portfólio. Havendo uma consistência no portfólio, novas propostas terão mais chances de ser coerentes em seu escopo. Isso significa que o gestor não vai precisar gastar tanto tempo avaliando propostas e poderá se dedicar a outras atividades.

Gerenciamento dos riscos

A gestão de portfólio de projetos ainda traz vantagens para o gerenciamento dos riscos. Para entender melhor, vamos ver o que acontece com uma empresa que não adota a gestão de portfólio de projetos.

Surge uma proposta de projeto. Como a empresa não faz gestão de portfólio, ela não tem um software adequado que permita colocar essa proposta lado a lado com outros projetos para comparação. Nesse caso, só há duas opções:

• fazer essa comparação manualmente, desde que a empresa tenha bons registros dos projetos anteriores;
• fazer a análise de riscos sem qualquer base de comparação, simplesmente a partir de pressuposições e estimativas.

A primeira opção é muito trabalhosa. A segunda, imprecisa. Nenhuma delas oferece uma solução ideal.

Por outro lado, imagine uma empresa que faz a gestão de portfólio e adota o software adequado para isso. Ela consegue facilmente realizar uma comparação de novas propostas com os projetos que a empresa já executa ou executou no passado. Assim, é possível prever quais serão os riscos e as recompensas envolvidos a partir de algo mais sólido: a experiência.

Nesse cenário, a empresa tem uma melhor chance de apostar nos projetos que apresentam baixo risco e alto potencial de retorno. Além disso, o fato de ter uma noção clara dos riscos envolvidos permite que seja traçado um planejamento mais eficiente para lidar com eles, seja eliminando, mitigando ou transferindo a terceiros.

Maximização de recursos

Imagine que você está liderando o desenvolvimento de cinco diferentes projetos — algo nada incomum para um gestor. Cada um deles demanda certos recursos. Em alguns casos, dois ou mais precisam do mesmo recurso para avançar.

Por meio da gestão de portfólio de projetos, e especialmente com um software voltado para essa atividade, é fácil perceber imediatamente essa sobreposição. Também é simples de perceber quando o recurso usado em um projeto pode ser redirecionado ou reaproveitado em outro.

Dessa maneira, a empresa consegue aproveitar ao máximo os recursos. É possível, até mesmo, reduzir custos. E o resultado, obviamente, é uma margem líquida de retorno maior sobre cada projeto executado.

Maximização do tempo

Recursos são importantes, sem dúvida. Mas existe algo ainda mais precioso — o tempo. E o motivo é simples: ele não pode ser multiplicado. No mundo dos projetos, então, ele é ainda mais crucial, pois todo projeto deve ter uma data para começar e terminar. Quando esse prazo não é respeitado, pode-se dizer que houve uma falha na execução do projeto.

É aí que entra a gestão de portfólio de projetos. Ela permite entender qual é o status de progresso de cada projeto da empresa, a qualquer momento. Dessa forma, é possível identificar maneiras de maximizar o tempo disponível, para avançar mais rapidamente.

Ficou confuso? Que tal um exemplo?

O projeto X está parado, aguardando a chegada de certo material, sem o qual não é possível dar andamento ao trabalho. Por meio da gestão de portfólio (e com a ajuda de um software), o gestor pode observar essa situação e deslocar a equipe para ajudar no projeto Y, que também está em andamento e pode ser acelerado com a ajuda de mais pessoas.

Assim, é possível concluir o projeto Y em menos tempo, sem prejudicar o projeto X.

Como ficou claro ao longo deste post, existem vários motivos para adotar a prática da gestão de portfólio de projetos em sua empresa. E, com o uso de um bom software, fica muito mais fácil realizar essa atividade.

Este conteúdo foi útil para você? Então, lembre-se de seguir a Project Builder nas redes sociais — Facebook, Twitter e LinkedIn — para acompanhar todos os novos posts sobre gestão de projetos!