Ainda que não saibam, os gerentes que lidam com muitos projetos simultaneamente, seja através da gestão de um portfólio ou de múltiplos projetos, acabam priorizando projetos ou iniciativas que possam realmente gerar valor para a organização.

Ainda que o mercado conte, cada vez mais, com profissionais com conhecimento e habilidades no gerenciamento de projetos, não é raro que as empresas não consigam organizá-los e alinhá-los à estratégia para que possam trazer os retornos esperados. Por isso, é preciso saber ir priorizando projetos sob várias perspectivas, sejam elas técnicas ou em relação ao contexto vivido pela empresa e pelo mercado.

Imediatismo

Quando os clientes se tornam mais informados e exigentes sobre os produtos e serviços que consomem, as empresas são pressionadas a agir com maior agilidade para que possam se manter competitivas. Em função disso, acabam priorizando projetos que atendem a necessidades de mercado específicas e imediatas.

Não é raro também que cada setor da empresa gerencie seu próprio portfólio de forma separada, alcançando objetivos específicos sem se alinhar com o restante da organização. Mesmo que um projeto apresente um bom cenário no que se refere aos retornos imediatos, ele pode não contribuir para a estratégia global da organização que, invariavelmente, envolve a garantia da competitividade no futuro para atingir o crescimento sustentável.

Foco no longo prazo

Para preencher essa lacuna, a gestão de portfólios permite que a organização gerencie diversos projetos ao mesmo tempo e consiga avaliá-los sob a perspectiva da estratégia e dos objetivos de longo prazo.

Com isso, é possível selecionar os projetos que devem ser iniciados antes de qualquer outro, a alocação de recursos para determinadas iniciativas, a definição de responsabilidades na equipe e até mesmo a reprovação de alguns empreendimentos.

Análise financeira

Nas empresas em que um grande número de projetos é executado, é comum que a priorização envolva diversos critérios e métricas a serem avaliados individualmente e, em seguida, comparados com os das demais iniciativas.

Em alguns casos, esses critérios são definidos em normas da empresa ou até mesmo estabelecidos em marcos regulatórios. Entretanto, a análise financeira do retorno de um projeto geralmente é feita usando indicadores como Payback, VPL, TIR, entre outros.

O Payback avalia o tempo necessário para que a empresa alcance o retorno sobre o investimento em um determinado projeto. Para isso, divide-se o valor do retorno esperado pelo investimento realizado.

Já o Valor Presente Líquido, uma fórmula mais complexa, leva em consideração o valor do dinheiro no tempo e, portanto, é adequado para que avaliar projetos cujo retorno é previsto no longo prazo.

Outros indicadores, como a Taxa Interna de Retorno (TIR) e a Taxa Mínima de Atratividade (TMA) também ajudam os gestores a definir quais projetos são prioritários em um determinado momento.

Critérios subjetivos

Apesar de a análise financeira ser indispensável para a avaliação de projetos, é preciso ressaltar que o processo de priorização também deve passar por critérios mais subjetivos, como o alinhamento à estratégia, a possibilidade de criar diferenciação no mercado, o senso de urgência, a fidelização de clientes, entre outros.

Não se esqueça, ainda, que todo o esforço de gerenciamento e análise de projetos, programas e portfólios se torna bem mais fácil quando sua organização conta com um sistema capaz de atender às necessidades de armazenamento, organização e distribuição de informações.

E você, como prioriza os projetos que gerencia? Quais ferramentas de gestão utiliza para angariar dados para a tomada de decisões? Compartilhe suas dúvidas e dores através dos comentários! Podemos ajudá-lo a com dicas valiosas para esta definição.

Os projetos de sua empresa, quando bem delineados, têm seu prazo de conclusão definido logo no desenvolvimento do escopo. Contudo, quando analisamos a realidade, é comum nos depararmos com muitos projetos que nunca acabam. Os motivos para isso são diversos: má definição dos objetivos, mudanças de mercado durante o desenvolvimento, um novo posicionamento estratégico pela empresa, falta de recursos, dentre vários outros fatores.

Se identificou com esta realidade e não sabe como resolver este problema? Então você não pode perder este post com 5 dicas para encerrar aqueles projetos que nunca acabam!

1) Redefina um prazo final conforme as variáveis necessárias para a conclusão

Existem dois tipos de projetos: os de prazo determinado e os de caráter contínuo. Os do segundo tipo são mais raros. Por isso, para a maioria dos projetos é necessário definir uma data para que ele se encerre. Caso os objetivos não tenham sido alcançados, reavalie, faça modificações e crie um novo prazo, levando em consideração os fatores que impediram a conclusão com sucesso. Para isso, evite manter tarefas abertas por “tempo indeterminado”. O prazo permite planejar os recursos que serão investidos e as prioridades da empresa.

2) Estabeleça metas intermediárias

Mesmo definindo um prazo final para o seu projeto, a equipe pode acabar se perdendo no meio do caminho. É isto o que, geralmente, acontece quando há constante revisões de prazos. Neste caso, o prazo não vale de nada porque não é cumprido. Para evitar este problema, defina metas intermediárias e também dê prazos para a conclusão delas.

Com esta definição você consegue saber exatamente em que ponto está o projeto, onde serão necessários ajustes e o que precisa ser feito para que ele seja concluído dentro do prazo estimado. Se a equipe conseguir cumprir todas as metas intermediárias, você saberá que o objetivo final será cumprido dentro do prazo estabelecido. Na situação inversa, você visualizará uma oportunidade para a definição de um plano de ação que contribua para reverter o caso.

3) Crie maneiras de medir o desempenho

Além de criar as metas intermediárias, é preciso também desenvolver maneiras de medir o desempenho de sua equipe no projeto. Quantas horas estão sendo gastas em cada atividade por cada um dos funcionários? Elas estão de acordo com o planejado? Quantos recursos estão sendo investidos em cada parte do projeto? Ele está sendo suficiente para a conclusão dos objetivos?

A partir destes e de outros dados você conseguirá realocar os recursos sempre visando o cumprimento das metas intermediárias e do prazo final. Nesta questão, um software para o gerenciamento dos projetos é a melhor ferramenta para fazer essas medições de forma rápida e integrada com outros processos.

4) Mantenha vivo os canais de comunicação

A falta de comunicação é uma das principais raízes de problemas de todos os tipos nas empresas. Não seria diferente em relação aos projetos que nunca acabam. Um gerente de projetos deve favorecer ativamente os canais de comunicação entre os funcionários e com ele próprio, para que a equipe possa apresentar suas dificuldades e cooperar para buscar soluções para os problemas. Trabalhar de forma colaborativa é uma excelente estratégia para manter o time mais envolvido e comprometido com as entregas!

5) Reavalie as necessidades

Muitas vezes o problema de projetos que nunca acabam é de solução bastante fácil: simplesmente termine-o. Alguns projetos, especialmente os de caráter contínuo, vivem indefinidamente quando não há sequer necessidade que eles existam. Por isso, é preciso fazer uma avaliação contínua sobre a real função de cada um dos projetos abertos para os objetivos da empresa.

Mesmo que um projeto não tenha cumprido seus objetivos originais, muitas vezes a melhor solução é simplesmente encerrá-lo ou mesmo considerar a reavaliação de necessidade e prioridades. A economia de tempo, dinheiro e a possibilidade de focar no que realmente importa são compensadoras.

Como vimos, com exceção dos que possuem caráter contínuo, todos os projetos devem ter um fim. Caso contrário, serão consumidos muitos recursos e o objetivo não será alcançado de maneira satisfatória. Para evitar este problema, sempre estabeleça um prazo final e metas intermediárias. Também tenha maneiras de avaliar o desempenho e recursos gastos em cada etapa do projeto, além de manter vivo seus canais de comunicação. Por fim, sempre esteja aberto para encerrar projetos que já se estenderam por tempo demais, mesmo que eles não tenham cumprido seus objetivos ou rever todas as questões que os envolvem, visando maneiras de concluí-los com excelência.

E você, já se deparou com este tipo de situação? O que fez para resolver estas questões? Complemente nossas dicas através dos comentários abaixo!

Um projeto de implantação de software é uma engrenagem complexa e qualquer questão que o tire dos trilhos pode fazer com que o prazo estoure. Estas questões são os chamados gargalos, que fazem o tempo escapar das mãos do gerente de projetos e tornar o calendário uma verdadeira dor de cabeça. Como evitá-los?

Aprenda quais são os três principais gargalos que consomem tempo nos projetos de implantação de softwares e saiba como fugir deles.

1) Orçamento

O problema do orçamento atinge diversos projetos e é algo que não deveria acontecer. É preocupadoramente comum a quantidade de vezes que o orçamento do projeto de implementação de um software estoura, deixando a equipe com dificuldades de seguir e a fazendo solicitar um aumento de recursos, atrasando diversas fases do projeto.

O motivo disto acontecer pode estar numa definição ruim do orçamento na fase de planejamento. Caso seja este o problema, faça uma pesquisa mais ampla e reúna-se com os membros da equipe para entender exatamente a quantidade de recursos que cada um dos processos consome.

Outra razão para o orçamento estourar é que o cliente pode estar pedindo adicionais já na fase de desenvolvimento do projeto.

Para evitar este tipo de cenário, defina com clareza quais são todas as necessidades na fase inicial e inclua cláusulas no contrato caso o cliente deseje adicionais.

2) Processos de trabalho

Processos de trabalho mal desenhados podem ser um terrível gargalo de tempo e recursos no seu projeto. Para um projeto funcionar bem é necessário definir os processos de maneira a otimizar o calendário de cada um dos seus funcionários, caso contrário haverá grande desperdício de tempo.

Defina a alocação de tempo de cada um dos membros da equipe de maneira que eles possam realizar tarefas enquanto outras estão sendo finalizadas por outros membros. Não permita que os processos criem aquele cenário em que alguém da equipe fica esperando outro funcionário terminar determinado trabalho para começar o seu.

3) Recursos humanos

Este é possivelmente o maior gargalo que pode surgir na maior parte dos projetos de implantação de software. A alocação incorreta dos seus recursos humanos pode gerar atrasos em todas as fases do calendário do seu projeto, por isso este deve ser o problema número 1 a ser resolvido.

Os motivos para problemas de recursos humanos são de várias naturezas. Pode ser um funcionário específico que tem dificuldades com os prazos, o número inadequado de pessoas para cumprir um projeto, a falta de enumeração de prioridades ou a falta de clareza sobre quem se reporta a quem.

Para evitar este gargalo, já tenha a certeza na fase de planejamento que está designando o número (e o perfil) correto de pessoas para o projeto. Também estabeleça com clareza as prioridades e a hierarquia. Outra questão importante é manter reuniões frequentes (de preferência curtas, no formato stand-up meeting) para entender as dificuldades da equipe e buscar soluções rápidas.

Vimos que a principal razão para os prazos dos projetos estourarem são os chamados gargalos, erros no planejamento ou desenvolvimento do projeto que consomem tempo e recursos. Os três principais são um orçamento mal definido, processos de trabalho desenhados de forma inadequada e uma alocação errada de recursos humanos. Evitando-os, você fica muito próximo de cumprir com tranquilidade o calendário do projeto.

Você conhece mais algum gargalo de tempo nos projetos de implantação de software? Gostaria de dividir a sua experiência? Deixe seu comentário!

Um grande desafio para a maioria dos gerentes de projetos é conseguir estabelecer o gerenciamento de projetos nas férias. E o descanso é muito importante, afinal, sabemos muito bem como a rotina intensa demanda desses profissionais durante o período de trabalho. Mas como cada profissional pode planejar o gerenciamento dos projetos que coordena durante as tão merecidas férias?

Para atender as principais dúvidas sobre o tema, preparamos alguns pontos importantes para se levar em conta na hora do planejamento e gerenciamento de projetos nas férias. Vamos conferir?

Por que um gerente de projetos deve tirar férias?

Diversos estudos comprovam que o controle de projetos fica melhor depois que o gerente consegue descansar por alguns dias, pois a resolução de problemas ocorre de forma ainda mais assertiva após a volta do recesso. Além disso, a equipe do gerente tem a oportunidade de aprender a ser mais independente e perceber que deve tomar algumas decisões sozinha.

Preparação para as férias

Em caso de viagem, deve-se pensar no local e na quantidade de dias que você vai ficar fora para que seu projeto não sofra com sua ausência prolongada – especialmente se estivermos falando de consultorias, que demandam atendimento às eventuais dúvidas do cliente. Porém, de nada adianta levar o celular e atender a mensagens o tempo todo, pois isso não dará nenhum descanso para você. Priorize as atividades e divida as responsabilidades do gerenciador de projetos entre sua equipe.

Prepare sua equipe para buscar esta independência antes do seu período de férias. Instrua todos a fazerem relatórios diários de todos os processos para que, quando este período acabar, você possa estar a par do que aconteceu na sua ausência.

Além disso, estipule um calendário deixando claro todas as tarefas que deverão ser executadas e finalizadas no período que você estiver fora. Assim, cada membro da equipe saberá o que deve fazer neste período, com maior propriedade. Isso esclarecerá as coisas e poupará preocupações durante seu descanso.

Período de férias

Depois de preparar sua equipe, o jeito é relaxar e ter em mente que você deixou seu projeto nas mão de pessoas preparadas e de sua confiança. Não se esqueça, também, de alinhar o cronograma com seus superiores ou clientes para que você possa aproveitar melhor sua folga. Por mais que as preocupações surjam, busque contatar o menos possível sua equipe para saber como anda o projeto, afinal, você está de férias.

Retorno das férias

Lógico que, ao voltar, algumas decisões ainda dependerão de você, já muitas deliberações exigem maior responsabilidade. Por isso, você deve fazer uma reunião para se inteirar dos acontecimentos e, só assim, retomar suas atividades. É provável que você perceba que sua equipe aprendeu bastante nesse período e que, além disso, você voltará bem mais disposto e descansado para o trabalho.

Você tem outras dicas para melhor gerenciar seus projetos no período de férias? Compartilhe com a gente nos comentários abaixo!