A relação entre estabelecer as reuniões e fazer com que elas agreguem valor ao negócio é um desafio ainda contemporâneo, ou seja, mesmo se tratando de uma prática antiga, a reunião produtiva não é uma realidade unânime entre as organizações.
Os motivos para que se tenha produtividade nas reuniões são muitos. Por exemplo, as horas trabalhadas de gestores e executivos, até pela relevância dos cargos e seus respectivos honorários, são valiosas nas empresas — logo, é imprescindível que sejam bem aproveitadas.
Para assegurar que façam parte da reunião alguns elementos essenciais à produtividade de toda a empresa, listamos neste post 6 dicas reflexivas que o ajudarão a planejar ótimas reuniões daqui para frente. Mas, antes disso, vamos entender o que, de fato, caracteriza uma reunião produtiva e satisfatória para as equipes.
O que caracteriza uma reunião produtiva?
Bom, já sabemos que deslocar os colaboradores de suas atividades por razões dispensáveis gera impactos negativos. Indo mais além, reuniões improdutivas são prejudiciais aos planos da empresa, haja vista que o futuro não é debatido com clareza e objetividade.
Conforme nos aprofundamos nos malefícios das reuniões improdutivas, mais evidentes ficam os seus altos custos e impactos depreciativos — os participantes, desmotivados, deixam de levar as reuniões suficientemente a sério.
Mas, perante a situação, de que maneira se classifica uma reunião como produtiva? É preciso avaliar determinados aspectos que caracterizam as boas reuniões, como:
- rentabilidade: os minutos dedicados devem gerar bônus, em vez de ônus;
- aproveitamento do tempo: nenhum colaborador deve sair da reunião mais confuso ou igualmente desinformado em relação a quando nela entrou;
- foco: reduzir (ou eliminar, preferencialmente) a dispersão, mantendo os envolvidos engajados e interessados na pauta;
- planejamento: quem tem a voz não pode se perder, portanto, antes de agendar a reunião, ter ciência do que vai dizer é fundamental;
- atratividade: em vez de ser vista com chateação, a reunião tem de ser encarada pelos envolvidos como um momento oportuno para fazer a diferença, influenciando nos planos do negócio.
Como fazer uma reunião produtiva?
Para que uma reunião mostre bons resultados, você deve se questionar sobre os seguintes pontos:
1. A reunião se faz necessária?
Não há como haver uma reunião produtiva quando o tema em questão pouco requer para ser resolvido, ou seja, se dar ao trabalho de deslocar um grupo de funcionários-chave para tratar de assuntos que podem ser esclarecidos em breve conversa.
O mesmo vale para as reuniões inconvenientes, nas quais a pauta é inapropriada para aquele momento, seja pelas circunstâncias — em meio a momentos de turbulência, por exemplo —, seja pela falta de relevância, seja pelas consequências.
Tal problema é recorrente em empresas que fizeram das reuniões um hábito, algo a se realizar semanalmente. Todos os colaboradores permanecem cientes de que ela acontecerá, sem quaisquer questionamentos acerca da necessidade.
Dentre os maiores problemas trazidos pelas reuniões desnecessárias destaca-se a perda de tempo — que pode se prolongar devido a discussões inapropriadas. É como dar voz àquele que nunca teve algo a dizer senão apedrejar, dando origem a atritos e divergências.
Portanto, antes de tudo, busque a reflexão sobre os objetivos da reunião para que esta seja produtiva.
A finalidade é informar? Questionar pertinentemente? Solucionar problemas? Ouvir diferentes pontos de vista? Engajar / conquistar a equipe? Traçar metas? Algo precisa se concretizar por meio da reunião.
2. Quem serão os convocados da vez?
Quanto maior o número de convocados, maiores são as chances de que a pauta saia de foco; é muito importante frisar isso. A reunião produtiva requer objetividade, sendo ela possível de alcançar somente quando o grupo é formado por stakeholders.
É natural que o participante, ao ver que não tem nada a acrescentar no debate, para fazer valer a presença (ou por ego, propriamente), tente levar a conversa para outra direção. Quase ninguém gosta de ser coadjuvante em ocasiões assim.
Você consegue imaginar, por exemplo, uma reunião entre representantes dos setores de TI, Administração, Contabilidade, Jurídico, Produção e Recursos Humanos, para falar de algo que impactará somente uma das áreas?
Ilustrando mais claramente a questão, o Japão não vai se interessar em saber como estão os conflitos entre Croácia e Sérvia, a menos que os entraves afetem seus interesses. Não haveria opção aos japoneses a não ser se manterem distantes ou, na pior das hipóteses, fazerem comentários fora de contexto.
Considerando esses fatores, procure convidar as figuras mais representativas e envolvidas com determinado projeto, isto é, as pessoas-chave. É importante que cada participante tenha uma função, tendo em vista contribuir efetivamente.
Além dos participantes em si, é importante contar com a assistência de outros elementos, como o organizador, o controlador de tempo, o facilitador e a equipe técnica, para que se tenha uma reunião produtiva.
Observação: para manter demais indivíduos informados ou abrir para opiniões de terceiros, basta que, posteriormente, apresente a pauta e a ata.
3. Qual é o ambiente mais apropriado?
É muito comum que as empresas tenham uma sala inteiramente dedicada a reuniões (vulgo “sala de reunião”), mas não estamos nos referindo necessariamente ao local, e sim ao tipo de ambiente que tornará a reunião produtiva.
O modo como a sala é organizada sempre dependerá do propósito da reunião. Seria inadequado, por exemplo, equipar o ambiente para apresentações da mesma maneira que se faria para uma reunião criativa ou brainstorm.
Junto a isso há o fator “número de participantes”. Nesse ponto, a problemática é mais óbvia, afinal, a sala deve comportar suficientemente a quantidade de pessoas que marcará presença no local.
Tendo ambas as questões definidas, resta saber quão propício é o local em termos de conforto, acessibilidade e qualidade — no sentido de não haver adversidade que comprometa o progresso da reunião. Por exemplo:
- há disponibilidade de ventilação / ar-condicionado?
- trata-se de um ambiente fora do convencional? Se sim, é de fácil acesso?
- os itens e equipamentos que serão utilizados estão bem posicionados?
- locais imprescindíveis, como banheiros, ambulatório e saída de emergência, se encontram nas proximidades?
- o ambiente é imune a barulhos e ruídos que possam atrapalhar a reunião?
Esses bastidores são muito importantes para assegurar a produtividade de uma reunião, tanto em termos de proporcionar qualidade, quanto de oferecer aos envolvidos uma experiência agradável.
4. Já definiu uma pauta para tornar a reunião produtiva?
A pauta é, praticamente, a razão pela qual a reunião existe. Não há o que se extrair de uma reunião caso não haja precisão acerca do que será discutido, tampouco haverá o que se dizer.
Por essas e outras que a definição da pauta é um item crucial para a produtividade; sendo assim, essa tarefa não deve ser feita superficialmente, como se bastasse anotar no papel uma pequena lista de assuntos. Lembre-se: rentabilidade e aproveitamento do tempo são características indispensáveis para a reunião produtiva.
O que fazer para definir a pauta corretamente? Primeiramente, evitar que sejam elencados temas irrelevantes / vagos. Em segundo lugar, certifique-se de que os temas sejam relacionados com os propósitos da reunião.
Por fim, estabeleça as prioridades — considere a parcela de tempo, a urgência, a ligação com o tema seguinte para manter o dinamismo etc. O ideal é que tudo esteja bem encaixado na programação.
No mais, escolha os tópicos que serão abordados, registre de forma resumida e divulgue aos participantes. Não precisa fazer um documento formal, mas facilita bastante se abranger os seguintes itens:
- tema da reunião;
- justificativa;
- data, horário, duração e local;
- responsável (se houver) e participantes;
- tópicos em ordem de prioridade.
5. A equipe está bem preparada?
Ao agendar a reunião, informe os participantes sobre o tema e quem mais estará presente. Para que todos possam reunir subsídios e contribuir com ideias, marque com antecedência.
O prazo varia conforme o assunto e o contexto. O que não funciona é chamar todo mundo de última hora, haja vista que, além de serem pegos de surpresa, os envolvidos podem estar passando por momentos de estresse ou preocupação.
Quando isso acontece, é certo que as declarações dos participantes não serão das mais interessantes ou conclusivas, bem como as decisões tomadas a partir destas, dificilmente, serão eficientes ou dentro das expectativas.
Portanto, sempre que possível, procure planejar a reunião com plena antecedência, de modo a permitir que os envolvidos tenham tempo hábil para analisar o tema, fazer estudos e projetar seus argumentos para que, de fato, eles tenham algo de relevância para acrescentar à reunião.
6. Já se certificou de que as reuniões serão bem documentadas?
Por último e não menos importante está a documentação de tudo o que foi discutido no encontro, ou seja, as chamadas atas de reunião.
Esse documento tem muita importância para as decisões que serão tomadas futuramente, portanto, o primeiro cuidado a se tomar é: evitar que a ata se perca em meio aos documentos menos importantes.
Como nós estamos batendo na tecla de que a reunião produtiva está diretamente atrelada ao bom planejamento, é preciso considerar que a ordem cronológica das atas deve ser respeitada e, acima de tudo, os arquivos devem ser bem documentados, haja vista que são importantes objetos de análise para a equipe responsável.
Gostou das nossas dicas para fazer uma reunião produtiva? Esperamos que o artigo tenha sido útil e esclarecedor para você e sua empresa. Caso ache pertinente, compartilhe o conteúdo também com seus amigos nas redes sociais. Informações importantes devem sempre ser passadas adiante. Até a próxima!
