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Você se faz presente, mesmo quando não está?

Escrito por Project Builder em . Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Você se faz presente, mesmo quando não está?

Você tem a sensação de que não pode perder uma reunião sequer com a equipe, senão o projeto desanda? Ou então que quando você está a influenciar sua equipe, ela trabalha melhor? Parece uma coisa boa perceber que o trabalho não anda sem você, mas essa dependência não é saudável para o projeto.

A seguir, confira dicas de como influenciar sua equipe, mesmo sem a sua presença física.

Sua falta é sentida?

Sua equipe sente falta do gerente de projetos quando está ausente, por alguma razão? Faça um teste simples: chegue atrasado a uma reunião semanal. Pode ser executiva, de vendas, ou apenas uma atualização de status. Quantos telefonemas, mensagens ou e-mails você recebe perguntando: “está vindo?”, “cadê você?” ou ” vai participar?”.Uns dois ou três? É sinal de que sentem sua falta. Nenhum? Você pode ter um problema.

É importante sentirem sua falta. As pessoas vão se lembrar de reunir suas visões, opiniões e pontos de vista sobre um assunto. Por exemplo, alguém pode lembrar de que você não gosta de tal coisa, de tal maneira, ou que considera importante agir de determinada forma. Você será representado, mesmo que não esteja presente.

Como se fazer presente quando não está

Para garantir que sua falta seja sentida, você precisa ser mais presente quando realmente estiver! Claro, você pode ter presença apenas o suficiente para durar uma reunião. Mas isso não é suficiente. Essa presença deve ser aproveitada intensamente até o momento em que você sair pela porta. É preciso ter uma ‘gordura extra’ de presença que possa ser reservada para os momentos em que você não puderparticipar.

Veja quatro maneiras de armazenar presença:

1. Represente algo

Seu nome deve ser uma marca, um sinônimo de uma proposta, um conceito ou uma visão de mundo.Sua bandeira pode ser a qualidade impecável. Ou ter a certeza de que os processos são seguidos. Ou,então,cuidar do cliente a qualquer custo. Seja inflexível quando se tratar de uma dessas circunstâncias. Por exemplo:você não pode ir a uma reunião semanalem que seriam tomadas decisões sobre como concluir um projeto mais rápido. Surge uma ideia que ignora uma determinada etapa que todos (exceto você) consideram menos importante. Alguém diz: “sim, podemos tentar. Mas vocês sabem como [insira seu nome aqui] pensa sobre seguir o processo que todos nós já concordamos. Acho que devemos procurar uma solução diferente. ”

Entendeu como funciona? As pessoas sabem o que você representa e lhe respeitam por essa posição. Tanto é assim que elas vão servir como representantes em seu nome quando você não é capaz de atender.

2. Conserte os erros

Uma forma de se fazer presente quando não está é consertar os erros quando, de fato, está. Como assim? Vamos dizer que alguém apresente um produto que não tinha nada a ver com o que foi solicitado. Sim, a equipe trabalhouduramente, mas perdeu alguns componentes-chave. Você pode argumentar que errar é humano e não há problema em um deslize ou outro. Mas é arriscado. Em vez disso, vale a pena insistir com o responsável para ter certeza de que seja bem feito. É fácil de fazer? Não. A equipe trabalhou duro por longos dias no desenvolvimento do produto. Todos têm planos para o fim de semana em família. Mas o produto não está correto e será entregue na segunda-feira. É precisoter uma posição firme para ter o trabalho bem feito. É uma decisão dolorosa no curto prazo. No entanto, certamente valerá a pena no futuro, quando as pessoas se perguntarem o que seria aceitável para você. Eles darão a resposta certa, mesmo sem você estar lá!

3. Seguir seus próprios padrões

Não adianta seguir o ditado “casa de ferreiro, espeto de pau”. Não dá para estabelecer padrões elevados para outras pessoas e não segui-los por si próprio. Esse tipo de comportamento é hipócrita. A atitude “faça o que eu digo, não faça o que eu faço” tem profundas consequências que vão assombrá-lo durante toda a sua carreira como gerente de projetos. Sua equipe vê o que você faz. Eles percebem se você chega cedo e fica um pouco mais tarde do que todos os outros. Eles notam se você chega uma hora atrasado ou vai embora cedo. A maioria dos profissionais é monitorada pelo desempenho ao invés do tempo de serviço. No entanto, sua equipe precisa estar ciente de sua presença e da sua seriedade no trabalho quando está lá. O efeito residual da sua presença será evidente na sua ausência.

4. Fale alto e tenha uma opinião

Todos nós já fomos a reuniões em que alguém apresenta uma nova ideia ou conceito para a equipe. Você sabe que o João, o cara do Marketing, não concorda com o conceito, porque vocês conversaram sobre isso no dia anterior. Ele acha que é uma má ideia e não vai funcionar. O apresentador, em seguida, dá a todos a oportunidade de fazer perguntas ou levantar quaisquer problemas. Você olha na direção de João para ele dizer algo. Ele está olhando para o celular, fingindo que não ouviu a pergunta. Mas ele ouviu. Você sabe.Ele não gosta de conflitos ou de assumir uma posição contrária. A reunião termina com uma confirmação do apresentador de que, como não houve dúvidas, o plano vai avançar. Reunião adiada.

João lhe chama assim que entra na sala e diz: “você sabe que nunca vai dar certo, não é?”. Por que ele não disse isso um minuto antes? Porque era muito tímido para falar e ter uma opinião.

Quer que sua presença seja sentida mesmo quando você não está? Diga alguma coisa quando estiver! Faça perguntas, obtenha esclarecimentos, concorde, discorde, acrescente, altere, exponha e pontifique. Faça alguma coisa! Participe! Deixe as pessoas saberem que você está presente e que as está representando, para que se faça presente e seja representado quando estiver ausente.

Agora que você já conheceu nossas dicas de como influenciar sua equipe, coloque em prática e compartilhe!

Não complique demais as coisas!

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O mundo está caindo na minha cabeça! Os gerentes de projeto tendem a ser meio dramáticos às vezes. Precisamos ter a certeza de que todas as nossas bases estão cobertas e que há planos de contingência para tudo. Essa mentalidade geralmente resulta em sobrecarga de pensamentos e na reação exagerada sobre as coisas. Vamos ver um exemplo do que acontece quando complicamos demais uma situação e, em seguida, as sugestões de como manter as coisas simples, sem sacrificar o planejamento ou os cronogramas.

Estávamos no meio das negociações de contrato com um de nossos clientes para um novo projeto. Tínhamos feito negócios juntos durante anos, então foi muito bom para o andamento das coisas os acordos de não divulgação, de serviços profissionais, as instruções de trabalho, as alterações de declarações de trabalho e as ordens de serviço que serviram de parâmetros legais para o relacionamento. Cada vez que um novo projeto era proposto, todos esses documentos ressurgiam e eram revistos para que tudo permanecesse satisfatório.

Essa negociação, em particular, transcorreu um pouco diferente. O cliente contratou uma nova advogada, e ela se envolveu no processo. Depois de analisar a declaração de trabalho e a ordem de serviço relacionada, ela enviou o documento a um dos funcionários do cliente, dizendo que não gostou da forma como tais itens foram colocados juntos. Ela queria algo mais ao estilo do acordo original, que havia sido montado anos antes. Uma vez que fizéssemos isso, ela iria se reunir conosco para finalizar os detalhes.

Nós nos apavoramos! Por que ela queria no estilo original? Muita coisa aconteceu desde então. Novos serviços surgiram, definições haviam mudado, e os acordos antigos não eram mais uma representação precisa da relação. O que ela estava tentando fazer?

Fizemos diversas reuniões internas para tentar descobrir o que ela queria. Será que era voltar três anos antes e perder todo o caminho que tínhamos percorrido? Quais eram suas intenções? Todo mundo tinha uma teoria. Até uma contra-teoria. Passamos horas tentando identificar o que ela quis dizer com “voltar ao estilo original”. Consultamos o nosso próprio advogado para ter certeza de que estaríamos protegidos se voltássemos a esses contratos originais.

Marcamos uma reunião com ela para rever os acordos. Estávamos todos preparados para argumentar que não seria uma boa ideia voltar aos contratos originais. Após uma breve conversa, mergulhamos no “xis” da questão. Um dos meus colegas perguntou por que ela sentiu que o acordo original era um estilo melhor para se usar.

Então ela começou. Estávamos todos prontos para dar o bote assim que ela terminasse de falar.

“Ah”, ela disse. “Eu gosto do estilo original porque em vez de ter dois documentos você tem tudo em apenas um. É possível copiar e colar o segundo documento e combiná-lo com o primeiro?”

O quê? Era isso? Ela só queria que combinássemos dois documentos em apenas um? E sobre a intriga, teorias da conspiração e subterfúgios? E quanto a ela tentar nos iludir e nos mandar de volta três anos? O fato era que essa nunca foi sua intenção. Era tudo imaginação nossa. Nós complicamos demais as coisas de um jeito maior do que o necessário. Tudo o que ela queria era simplificar as coisas.

Não complique demais as coisas!

Não complique demais as coisas. Pessoas complicam as situações por inúmeras razões, e a maioria pode ser evitada!

  • Falta de comunicação – uma pessoa da empresa do cliente que nos trouxe o contrato de volta não foi muito clara sobre o que queria dizer. Tentou comunicar suas intenções, em sua linguagem corporal, ao recordar o que tinha lido e o que havia entendido. O equívoco introduziu uma complexidade que estava claramente fora de questão. Assim, ofuscamos ainda mais a situação com base em nossa compreensão limitada e errônea.
  • É fácil – pode não fazer sentido, mas é verdade: é fácil supercomplicar as coisas. Pense nisso. É preciso esforço para pedir esclarecimentos e tentar entender alguém. Provavelmente a pessoa sentada em frente à advogada não quis dar a impressão de que não tinha entendido o que ela quis dizer. Nós todos tomamos o caminho de menor resistência, assumindo ou imaginando coisas, e aceitamos isso. Estávamos preocupados com o prazo. Precisávamos mudar o acordo rapidamente. Gastaríamos tempo e esforço para voltar e pedir esclarecimentos, e teríamos atrasado o processo. Em retrospecto, isso não era uma boa idéia, mas manteve as coisas em progresso.
  • As pessoas gostam de um drama – o drama é, muitas vezes, inevitável. Algumas pessoas acham que é difícil levar as coisas a sério. Nada pode ser fácil para elas. Há sempre uma ‘pegadinha’ ou um outro ângulo que elas precisam observar. Essas pessoas têm a tendência de transformar algo que poderia ser relativamente simples em um emaranhado de confusão. Há espaço para esse tipo de pessoa no local de trabalho, porque você não pode sempre levar tudo a sério. No entanto, se não for devidamente acompanhada, ela pode se tornar incontrolável e prejudicial ao andamento do projeto.

Como evitar o excesso de complicações

Há uma série de coisas que você pode fazer para não complicar as situações. Minhas sugestões são as seguintes:

  • Não faça escândalo – se algo não acontece ou funciona do jeito que você espera, não exagere. Exagero é uma emoção. A emoção é contagiosa e infecta outros. Um grupo de pessoas emocionalmente contaminadas tem uma tendência a não pensar de forma clara e pode até mesmo contagiar uma multidão. Um grande grupo emocionalmente carregado só pode piorar as coisas e torná-las mais complexas. Sempre que você é confrontado com informações que não são o que você espera, dê um passo para trás e processe-as. Faça essa informação ter sentido em sua própria mente antes de ficar irritado. Isso ajudará a manter uma solução simples na vanguarda.
  • Não espere o pior – nós certamente esperamos o pior da advogada. Questionamos os motivos dela e achávamos que ela queria nos fazer mal. Esse não foi o caso. Ela só queria um formato mais fácil de ler. Isso está longe de ser o pior cenário. Há dois extremos em qualquer situação: o pior e o melhor. As chances são pequenas de você encarar um ou outro. Você provavelmente vai ficar em algum ponto entre os extremos. Tenha isso em mente (enquanto você não está exagerando) e isso vai lhe ajudar a não complicar as coisas.
  • Pergunte a eles – aqui está uma maneira infalível para não complicar as coisas: perguntar! Não há nada errado em pedir esclarecimentos para se certificar de que entendeu o pedido. Fiz isso inúmeras vezes, o que ajudou a outra pessoa a simplificar o pedido. Muitas vezes, eles não tinham essa noção, e ficaram felizes pela oportunidade de falar sobre isso e chegar a uma solução mais simples.
  • Mantenha os canais de comunicação abertos – manter os canais de comunicação abertos significa que você pode fazer perguntas a qualquer momento. Manter um relacionamento saudável significa que você não vai reagir imediatamente ao assumir o pior cenário. Isso exige esforço todos os dias, mas a recompensa vale a pena.

Para finalizar a história, nós copiamos e colamos um acordo como a advogada havia solicitado. Fechamos um projeto novo e excitante para trabalhar em conjunto. Acreditem em mim, nós mantivemos as coisas simples a partir desse ponto em diante!

Aprendeu por que é negativo que você complique demais as coisas? Compartilhe!!!

Como administrar o excesso de informação

Escrito por Project Builder em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como administrar o excesso de informação

As ferramentas on-line de gerenciamento de projetos são ótimas. Você pode realizar  debates, se manter atualizado com o progresso das tarefas por meio de notas e comentários, conversar com os seus colegas por mensagens instantâneas, ver quem está on-line, fazer perguntas, compartilhar documentos, receber alertas de e-mail quando as coisas mudam e enfim, receber um excesso de informação muito grande.

A lista vai longe. Adicione a isso a necessidade de manter seus e-mails atualizados, assim como quaisquer redes sociais que você use. Essas mesmas redes que enviam alertas toda vez que um dos seus amigos faz check-in em seu restaurante favorito. Esses são alguns dos exemplos do excesso de informações com o qual temos de conviver.

Há diversas fontes de informações disponíveis e ficamos angustiados para acompanhar todas elas, para não corrermos o risco de perdermos alguma coisa. Sentimos a necessidade de estar conectados o tempo todo com o mundo exterior e de saber o que está acontecendo em nossos projetos. Muita coisa ao mesmo tempo? Sim, mas você pode controlar essa loucura. Aqui estão algumas dicas para gerenciar todas as informações e administrar um excesso de informação sem ficar maluco.

Não execute várias tarefas ao mesmo tempo

Faça uma coisa de cada vez. Quando tentamos ser multitarefas, alguma coisa sai mal feita.  Você provavelmente sabe, por experiência própria, que é difícil se manter a par do que está acontecendo com seus amigos no Facebook e, ao mesmo tempo, atualizar o dashboard do projeto com os mais recentes números do orçamento. Concentre-se em apenas uma tarefa. Sabemos que isso exige uma certa força de vontade, mas você consegue! Uma técnica útil é dividir seu dia em períodos, por exemplo, de 30 minutos, e realizar apenas uma tarefa nesse tempo. Depois, você pode se dar o luxo de conferir seus feeds de rede social.

Faça algumas pausas

Quando chegar ao fim de uma tarefa, faça uma pausa. Você pode inserir intervalos regulares ao longo do dia ou retirá-los quando precisar de tempo. O ideal é fazer algo completamente diferente durante uma pausa, como ir à academia ou sair para uma caminhada. Se você não tem muito tempo livre, pelo menos se levante e vá buscar uma bebida, ou vá conversar rapidamente com um colega – desde que isso não atrapalhe as atividades dele, claro.

Priorize seus contatos

Algumas pessoas que trabalham com você são tão importantes que merecem ser valorizadas. Sua lista de prioridades inclui, provavelmente, uma mistura de pessoas do escritório (como o chefe ou o patrocinador do projeto) e de casa (como a babá ou o professor do seu filho). Defina quem merece que você pare tudo o que está fazendo e quem pode esperar. Assim, quando alguém que não está na lista de prioridades ligar, você não vai se sentir culpado em ignorar a chamada e deixar para a caixa postal. Uma opção é configurar o telefone para ter um toque diferente ou mostrar uma imagem especial para seus contatos prioritários, o que facilita sua rápida identificação.

Durma bem

É sempre mais fácil se concentrar se você dormir bem. Faça tudo o que os médicos nos dizem há anos: evite ser muito estimulado na hora de dormir, altere o volume do celular para o modo silencioso e não o deixe ao lado da cama para não ser acordado no meio da noite. Evite a tentação de verificar suas mensagens, não coma ou beba muito nem tarde demais. Encontre uma rotina noturna que funcione para você. Pode ser tomar uma bebida láctea, relaxar com um bom livro, ouvir música ou tomar um banho. Seja o que for, valorize uma boa noite de sono. Assim, poderá encarar melhor os desafios do dia seguinte.

Gerencie as interrupções

“Você pode ver isso rapidinho?”, “Pode entrar na reunião por um momento?”, “Tem 5 minutinhos?”. Gerentes de projetos ouvem coisas assim o tempo todo. Desconfie de qualquer solicitação que inclua “rapidinho” ou “5 minutinhos”! Elas raramente significam “um breve momento”, e você fica preso nessa interrupção.
Não tenha medo de dizer não. Pode ser um tema em que você não esteja interessado, ou que não possa dar atenção na hora. Se puder ajudar mais tarde, se ofereça para fazer isso. Mas não se sinta obrigado a largar tudo e ajudar. Afinal, eles vieram pedir um favor.
Esta técnica pode parecer um pouco mesquinha, mas vai ajudá-lo a se concentrar no que está fazendo sem se sentir sobrecarregado. Mostre que valoriza seu próprio tempo e, em seguida, os outros vão valorizá-lo também.

Controle seus e-mails

Você provavelmente recebe dezenas de e-mails por dia, talvez centenas. Defina regras para seus e-mails e os encaminhe automaticamente para determinadas pastas. Não adquira o hábito de encaminhar esses e-mails para seus colegas a menos que seja realmente necessário. Peça a eles que não lhe copiem nas mensagens, a menos que seja essencial. Cancele os boletins informativos e listas de discussão. Você provavelmente não terá tempo de ler.
Uma das melhores maneiras de se desligar um pouco dos e-mails é desativar os alertas que aparecem quando chega uma nova mensagem. Faça com que seu telefone não faça zumbido ou apite quando chega um novo e-mail e altere as configurações para que não apareça um pop-up na tela. Eles são uma grande distração e fazem você se sentir constantemente interrompido.
Em vez disso, verifique seus e-mails várias vezes ao dia. Faça uma rápida triagem das mensagens. Exclua qualquer mensagem desnecessária. Use códigos de cores, classifique-os ou adicione bandeiras, o que funcionar para lhe dar alguma noção de prioridades. Então, lide com as mais importantes primeiro. Melhor ainda, mova a discussão para o seu software on-line de gerenciamento de projetos e corte completamente um pedaço enorme do seu tráfego de e-mail.

Simplesmente pare!

Enxugue os detalhes. Você não tem que ler cada atualização de status de um colega ou cada nova atualização do blog na intranet da empresa. Confie em sua equipe de projeto para avisá-lo de qualquer coisa realmente importante. Desligue os alertas automáticos do e-mail para que sua caixa de entrada não fique confusa com atualizações que você nunca terá tempo para verificar. E abandone a culpa também! Como gerente de projeto, você precisa saber o que está acontecendo no projeto, mas não tem que saber cada pequeno detalhe. Deixe isso para os seus colegas na equipe – todos são responsáveis por suas próprias tarefas e são especialistas em suas próprias áreas. Gaste seu tempo com foco em áreas em que você pode fazer a diferença.

Não é fácil largar o hábito da sobrecarga de informações, mas algumas pequenas alterações na sua rotina podem fazer você se sentir melhor organizado e mais capaz de lidar com todos os dados sobre o projeto.

Use os recursos de colaboração do Project Builder para sentir a praticidade de ter todas as informações do seu projeto armazenadas em um só lugar. Você pode carregar os documentos, verificar o status das tarefas e colaborar com seus colegas sem ter que deixar o software. Mantenha sua caixa de entrada organizada e sua mente clara!

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5 dicas para delegar atividades com segurança

Escrito por Project Builder em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 dicas para delegar atividades com segurança

Já ficou mais que claro que delegar atividades é essencial para o bom andamento de um projeto. No entanto a percepção que normalmente temos é que quando não estamos por pertos “as coisas não andam”. São imprevistos que acontecem, membro da equipe que se ausenta, ou incêndios que precisam ser apagados e todos se deslocam para uma demanda urgente. O resultado final é o mesmo, atividades que atrasam, marcos que não são cumpridos e clientes reclamando de entregas que não acontecem.

Ok. Até ai nenhuma novidade… Agora é possivel delegar as atividades sem correr risco?

A resposta é sim. Segue as principais dicas extraídas do dia a dia das nossas implantações, treinamentos e consultorias dadas aos clientes do Project Builder para delegar atividades com mais segurança

1 – Conheça bem os membros da equipe do projeto

O Gerente de projeto deve conhecer bem os integrantes da equipe do projeto, sabendo as capacidades que possui e também as que necessita para poder realizar as atividades com sucesso. Deve estar preparado para eventuais erros, então deverá fazer uma avaliação regular, verificando se está tudo certo, sem, no entanto, esquecer de motivar e incentivar o membro a se desenvolver.

2 – Descreva bem o que deve ser feito

É fundamental que as principais entregas da atividade estejam bem descritas no projeto (ou no dicionário da EAP), deixando claro qual será o produto a ser produzido e mais importante o que não faz parte dessa entrega, assim evitando que o membro produza algo que não foi requisitado, ou algo que o cliente não espera receber.

3 – Calcule o tempo necessário para se concluir a atividade

É fundamental saber qual é o esforço necessário para se entregar a atividade, assim calculando quantas horas de trabalho serão necessárias para se concluir o trabalho. Dependendo da complexidade e do esforço pode ser mais interessante envolver mais de uma pessoa, ou dividir a atividade em varias atividades menor. Outro ponto importante e distribuir o esforço em diferentes dias, lembrando sempre que ninguém consegue produzir 8 horas por dias. Por exemplo se atividade necessita de 10 horas para se concluída distribua o trabalho dela por 2 horas por dia durante 5 dias, por mais que ocorra um imprevisto, o membro da equipe consegue compensar trabalhando um pouco mais no dia seguinte.

4 – Veja a disponibilidade do recurso

Para quem já usa timesheet (controle de horas) fica mais fácil conseguir essa informação rapidamente, mais o ponto fundamental é saber quanto tempo o membro da equipe tem disponível no período previsto, para trabalhar nessa atividade. O importante novamente é ficar claro que do dia 15 ao dia 23 o membro terá um compromisso de 9 horas para concluir. No Project Builder você consegue facilmente levantar o mapa de alocação de um recurso e ver como está a disponibilidade dele para um determinado período, assim você planeja com segurança a execução do trabalho, alem de poder bloquear as horas dessa pessoa, evitando que ela seja envolvida em um outro projeto por um gerente desavisado.

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5 – Faça Follow-up

Não tem outro jeito. Por mais que você tenha deixado claro o que deve ser feito e quanto tempo a pessoa tem para entregar a atividade é fundamental fazer uma acompanhamento. Você já ouviu falar da síndrome do estudante? (deixar o trabalho para o dia anterior ao dia de entrega) infelizmente esse é habito é mais comum do que se imagina, e só você ver como fica o site da receita federal um dia antes da entrega do imposto de renda. Então entre em contato com sua equipe, diariamente ou de dois em dois dias, você tem fazer esse acompanhamento. Se a atividade estiver fluindo bem, você pode diminuir periodicidade do acompanhamento, se atividade estiver travada, faça marcação homem a homem. O Project Builder ajuda muito nesse ponto, porque possui alerta automáticos, informando se alguma atividade do seu projeto ficou sem nenhum registro dentro de um período, alem de ser possível a qualquer momento consultar em quantos por centos está atividade e quantas horas já foram trabalhadas nele. Assim você não tem surpresa no dia da entrega.

Se você seguir esse passos temos certeza que sua equipe vai trabalhar muito bem em seus projetos e com o tempo o trabalho ira fluir muito mais facilmente. O Project Builder foi desenvolvido para estimular a colaboração entre os membros da equipe, nele você define qual é o “papel” de cada membro da equipe e deixa claro sua responsabilidade e prazo, tornando a atividade de delegar muito mais fácil e confiável. Ai é só correr para o abraço. 

Gostou ? Compartilhe!!!! Temos certeza que tem um gerente de projeto amigo precisando ler sobre isso.

Bombeiro, não. Gerente de projetos, sim!

Escrito por Project Builder em . Postado em Gestão, Projetos. Nenhum comentário em Bombeiro, não. Gerente de projetos, sim!

A principal função do gerente de projetos é planejar e garantir a execução de tarefas e atividades de forma a serem realizadas dentro de prazo, custo e escopo definidos. Na prática, muitos gerentes acabam correndo atrás do prejuízo o tempo todo, minimizando problemas e entregando o “melhor resultado possível” no lugar do que seria o ideal.

Dá aquela sensação de estar sempre apagando incêndios. Mas você é bombeiro ou gerente de projetos? Afinal, porque as coisas saem do controle, e como reduzir ao máximo essa possibilidade?

Vamos por partes.

Até agora, não falamos dos chamados recursos. São as pessoas que vão tirar do papel – ou do computador – o projeto em questão. E lidar com pessoas é um tanto quanto delicado. Pessoas têm sentimentos, famílias, habilidades e dificuldades.

Mesmo que você tenha a equipe mais competente ao seu lado, pode ser que um dia algum membro tenha uma dor de cabeça que o afaste do trabalho, mesmo que de forma inconsciente. Ou então dois profissionais brigam por terem pontos de vista muito diferentes. Pessoas não são exatas como nossas planilhas nos tentam fazer crer.

Como lidar?

Pessoas têm origens e histórias diferentes, o que faz com que cada um tenha seus próprios valores e referências. O que facilita a boa integração de uma equipe é o diálogo. Se existe falha nessa comunicação, o conflito é inevitável.

Conflito é o combustível do incêndio que o gerente de projetos terá de apagar. Ele dificulta a tomada de decisões e prejudica o trabalho de todos os envolvidos. O cliente e os stakeholders não têm nada a ver com a briga entre dois profissionais da equipe e não podem ser prejudicados por isso.

Veja as principais causas de conflitos observadas pelos gerentes de projetos:

  • Referências muito diversas entre os integrantes da equipe;
  • Falta de compreensão dos objetivos do projeto;
  • Falta de comunicação e comprometimento com responsabilidades e funções;
  • Cronogramas e metas não muito claros;
  • Grupos que atuam de forma independente e distante;
  • Clientes difíceis;
  • Falta de qualidade nas entregas;
  • Recursos não disponíveis;
  • Indefinição das prioridades.

O conflito, por si só, não é negativo por definição. Ao contrário: é na crise que enxergamos as oportunidades! Isso vale também para a gestão de projetos. A forma de lidar com os problemas vai dizer se a experiência foi boa ou ruim.

Um conflito pode ter sido positivo se:

  • Gerou um debate produtivo entre a equipe para encontrar a solução;
  • Promoveu a união entre os profissionais, reforçando os laços de confiança e respeito;
  • Estimulou a criatividade e fez surgir ideias inovadoras;
  • Motivou as pessoas a pensar criticamente os detalhes do projeto.

Nem sempre as coisas dão certo. Avalie o conflito como negativo se:

  • Gerou estresse e desentendimentos entre a equipe;
  • Tornou difícil o ambiente de trabalho;
  • Atrapalhou o processo de comunicação;
  • Interferiu no trabalho da equipe;
  • Estimulou lideranças autoritárias.

Não dá para prever quando o conflito irá ocorrer. Mas dá para se preparar e evitar que o mesmo aconteça. Veja esses cenários e dicas e identifique se aplica ao seu caso.

1) Análise de riscos

No planejamento do projeto, tenha um olhar crítico sobre as possibilidades de conflitos. Estude o histórico da empresa, do cliente e da equipe. Veja as lições aprendidas.

2) Desenvolvimento de lideranças

Ter pessoas na equipe que possam tomar decisões é bastante recomendável. Treine futuros líderes, desenvolva habilidades que faltam e colha os frutos! Existem testes de personalidade que identificam características e preferências pessoais. Um deles é a ferramenta MBTI (Myers-Briggs Type Indicator) reconhecida mundialmente. Esta ferramenta foi baseada na teoria de Tipos Psicológicos do psiquiatra suíço Carl Jung.

Com essas informações, as empresas conseguem encaminhar profissionais para atividades que tenham mais a ver com seus talentos, com maior motivação e produtividade. A partir dos resultados, é possível desenvolver habilidades e competências.

3) GP Administrador

Líderes também são pessoas. Como todo mundo, são resistentes a mudanças. Uma sugestão é ter a figura do gerente de projetos administrador, que auxilia o gerente de projetos técnico. O administrador se responsabiliza pelas questões comportamentais e a comunicação, responde aos stakeholders internos, faz o levantamento de impactos e prepara treinamentos. Uma alternativa é reunir esses dois perfis numa pessoa só. A equipe, nesse caso, teria lideranças técnicas para cada área do projeto.

4) Autogestão de equipes

É uma opção ousada que conta com a maturidade profissional de toda a equipe. Tem seus prós e contras e deve ser avaliada com bastante critério. Estude não só as pessoas, mas também o cenário como um todo.

Em resumo, é importante celebrar e tolerar as diferenças! Habilidades complementares são benéficas para seus projetos.

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Não perca o rumo no triângulo das restrições

Escrito por Project Builder em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em Não perca o rumo no triângulo das restrições

O triângulo das restrições – também conhecido como triângulo de ferro – identifica as três principais variáveis de um projeto. São elas: tempo, custo e escopo. Um lado não pode ser alterado sem causar impacto na outra ponta. Se você reduzir um desses ângulos, o resultado final será o comprometimento da qualidade, considerada a “quarta parte” do triângulo.

Assim como os viajantes temem o Triângulo das Bermudas – região do Oceano Atlântico onde aviões, navios e barcos de passeio se perdem com frequência – o triângulo das restrições tira o sono dos gerentes de projetos. Afinal, qual das três áreas do conhecimento (tempo, custo e escopo) é a mais importante? Se for preciso priorizar uma delas, qual seria?

Depende. Vai da avaliação do gerente de projetos. É ele quem decide qual item é o mais importante para ser considerado bem sucedido pelo cliente.

Geralmente, há, pelo menos, uma ponta do triângulo que não pode ser alterada. Seja devido ao custo engessado por restrição orçamentária, ou ao prazo apertado por uma data de lançamento inadiável. Ou ambos! O escopo parece ser o mais maleável, mas será correto ajustá-lo?

 

Não se desespere. A graça toda é que esse triângulo de restrições é bastante dinâmico e permite ajustes necessários. Apenas deixe clara a situação para os envolvidos para depois não dizerem que você não avisou.

Priorizar custo ou prazo indica uma tendência à cultura de botar a mão na massa em oposição ao celebrado planejamento e gerenciamento. Essa cultura ainda é bastante incentivada nas organizações. Para muitos executivos, o planejamento é tido como uma atividade menos importante. Por ser “invisível”, a princípio, torna-se desvalorizada. Ganha destaque quem age rapidamente, mesmo sem saber muito bem o que está fazendo.

É aí que aparecem os problemas. Executivos pensam que ação rápida é sinônimo de produtividade. Mas se esquecem de que correr na direção errada pode gerar muito mais gastos para compensar o tempo desperdiçado. Produtividade é agir corretamente. E isso só é possível com planejamento e gerenciamento.

Das três pontas do triângulo das restrições, acreditamos que o escopo seja a mais importante. Você entregaria uma casa sem o telhado para economizar recursos? Ou lançaria um produto na data escolhida, mas sem os componentes previstos? Seria um fracasso total.

 

Escopo é o coração do projeto, é o que tem de ser feito e o que determina todas as outras áreas. Os custos são definidos a partir dos recursos estimados para as tarefas. O prazo é estimado a partir da disponibilidade dos recursos e a duração das atividades. Tudo depende do escopo. É o que determina o produto, serviço ou valor que o projeto vai entregar ao cliente.

Quando a prioridade sai do escopo e recai em custo ou prazo, é sinal de que a qualidade será comprometida e o índice de fracasso nos projetos aumenta.

Invista em um profundo levantamento de requisitos e estabeleça de forma clara os objetivos do projeto no Termo de Abertura. Faça o controle das possíveis mudanças no decorrer da execução do projeto. Tenha em mente que não adianta investir em outras áreas sem ter bem definido qual o escopo. E repita o mantra: planejamento, gerenciamento, sucesso!

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transformar ideias em Projetos

5 dicas para transformar ideias em projetos de sucesso

Escrito por Project Builder em . Postado em Dicas. 1 comentário em 5 dicas para transformar ideias em projetos de sucesso

Transformar ideias em projetos é onde tudo começa. Essa demanda pode ter nascido de uma exigência específica do cliente, de uma mudança legal ou oportunidade de mercado identificada pela diretoria.

Além disso, existem os projetos que nascem da necessidade de efetuar melhorias em um processo da organização com potencial para obtenção de uma significativa redução de custo ou aumento de produtividade.

Quando se está prestes a transformar ideias em projetos, entra rapidamente na fase de Concepção ou Iniciação, como define o PMBOK. Esse momento merece a atenção de qualquer gestor de TI, pois erros e falhas podem impedir que a empresa obtenha bons resultados a médio e longo prazo.

O grande desafio das organizações nessa etapa de um projeto é identificar como formalizá-la de maneira a não pulverizar esforços em iniciativas sem chance de sucesso. Além disso, a empresa deve avaliar como evitar que projetos sejam executados em duplicidade, eliminando o desperdício de recursos.

O gestor também precisa saber se projetos que antes foram considerados inviáveis, se tornaram, agora, viáveis e quais os fatores que levaram a esse cenário. Nesse instante, também é importante comparar diferentes projetos e saber qual é o mais relevante para a estratégia da organização nesse momento, maximizando a capacidade do negócio utilizar bem os seus recursos.

Quer saber como tudo isso pode ser possível? Então confira o post e conheça cinco dicas que vão ajudar você a transformar ideias em projetos de sucesso. Acompanhe!

1. Confira se a ideia é realmente uma oportunidade imperdível para a empresa

Transformar ideias em projeto e abrir novas possibilidades é um desafio e tanto. Isso exige muito mais do que métodos e soluções comprovadas. Para colocar uma ideia em prática, é necessário, antes de tudo, enxergar benefícios e a capacidade da organização em executar essa iniciativa. Para isso, duas perguntas precisam ser respondidas. A seguir, mostramos quais são elas!

Devemos fazê-lo?

Os benefícios que esperamos alcançar, compensam o custo que teremos de pagar? Em muitos casos, projetos podem ter a capacidade de trazer vários ganhos para o negócio. Porém, nem sempre ele será viável ao ponto dos benefícios serem maiores do que o valor necessário para o empreendimento iniciar o seu investimento.

Para auxiliar o gestor a tirar dúvidas, métricas como o ROI (sigla para Return Over Investment, ou Retorno Sobre o Investimento, em português) podem ser adotadas.

Elas oferecem mecanismos para que o gestor compreenda como um projeto afetará o dia a dia do negócio. Assim, a companhia pode identificar, com precisão, a viabilidade de cada iniciativa.

Além do ROI, podemos utilizar outros fatores para avaliar a viabilidade do projeto.

Uso de indicadores financeiros

Métricas como o custo do projeto e o prazo de retorno do investimento trazem uma visão mais abrangente sobre como a iniciativa pode beneficiar a empresa. O gestor poderá avaliar o impacto que o produto proporcionará nos lucros do negócio e, assim, identificar se é algo que compensará o valor a ser aplicado.

Em muitos casos, os benefícios financeiros de um projeto não são grandes o bastante para viabilizar a iniciativa.

Uso de indicadores mercadológicos

Conhecer fatores mercadológicos também permite ao negócio avaliar como o projeto é rentável. Levante dados sobre o tamanho do projeto, o diferencial competitivo que ele pode trazer para o negócio e a evolução da taxa de vendas em potencial a médio e longo prazo, para mensurar como a companhia será beneficiada pelo projeto.

Fatores políticos

Foi o presidente da empresa que pediu esse projeto? Quem fará parte dele? Existem conflitos internos? Muitas vezes, esses detalhes podem impedir um projeto de dar certo.

Esteja atento. Evitar conflitos é um ponto-chave para dar mais competitividade para um projeto.

Diante disso, invista em bons métodos de comunicação, trabalhando lado a lado com todos os setores para evitar desgastes e falhas na troca de dados. Assim, todos estarão comprometidos com os seus objetivos, a fim de para garantir o sucesso do seu projeto.

Fatores regulatórios

Regras de mercado, regulatórias e de compliance também impactam na forma como um projeto é executado. Esteja sempre atento a como um projeto alinha-se com esses fatores.

Isso impede que a companhia invista em uma iniciativa que terá que ser descartada após ser entregue, para evitar multas ou colocar a rotina interna desalinhada com as normas de compliance internas.

Fatores tecnológicos

Vamos desenvolver uma tecnologia patenteável ou que nos colocará à frente de nossos concorrentes? Conhecer isso também é importante.

Muitos projetos, especialmente os que envolvem o investimento em TI, auxiliam a empresa a destacar-se dos seus concorrentes. Portanto, é importante saber como um projeto auxiliará o empreendimento a atingir o seu público-alvo.

As análises de mercado serão mais precisas? A produtividade será ampliada com mecanismos mais eficazes? O ganho de performance virá por meio de mais automação?

Tenha em mão todos esses detalhes. Além de auxiliar o gestor a avaliar como a empresa será beneficiada pelo projeto, conhecer tais fatores aumenta a capacidade de “vender” o investimento para outras áreas como algo capaz de agregar valor ao negócio.

Podemos fazê-lo?

O projeto é tecnicamente viável? Os recursos necessários estão disponíveis? Para responder a essas perguntas, precisamos avaliar se a organização tem know-how suficiente para desenvolver essa iniciativa, e se os recursos que dominam a expertise necessária para o sucesso do projeto estão disponíveis durante o período estipulado.

Nesse ponto, o Project Builder pode ser utilizado para pesquisar tanto uma competência específica quanto a disponibilidade desse recurso. Para isso, basta acessar o menu:

Pessoas » Lista de Pessoas » Competências e buscar o tipo e o nível de conhecimento exigido pelo projeto.

Uma vez identificados os recursos que apresentam o conhecimento requerido, o próximo passo é ver a disponibilidade desse recurso para os próximos meses.

Para isso, é possível consultar o Relatório de Histograma, que funciona como um cronograma da disponibilidade de uma pessoa. É possível verificar se você pode contar com ela em um determinado período.

Se as respostas para ambas as perguntas forem “sim”, o projeto pode prosseguir para a fase de Planejamento, na qual um plano de projeto será desenvolvido para o seu negócio. Em alguns casos, a empresa pode buscar o apoio de um parceiro estratégico, como um serviço de consultoria.

Muito utilizada, essa estratégia traz para o ambiente corporativo um know-how especializado. A empresa não precisará passar por processos de contratação burocráticos, e um time será montado rapidamente para que a companhia possa identificar a melhor maneira de executar o projeto com qualidade e precisão.

2. Avalie se a empresa possui condições de executar o projeto

Se a resposta para uma das perguntas for um “não” definitivo, então o projeto não deve prosseguir, sob hipótese alguma. Se nada puder ser feito para torná-lo viável e desejável, ele deve ser cancelado agora. Fazer qualquer outra coisa será a garantia de recursos desperdiçados, oportunidades perdidas e equipes frustradas.

Tenha em mente que o bom uso dos recursos financeiros é crucial para que uma empresa possa manter-se competitiva e livre de problemas a médio e longo prazo. Portanto, evitar projetos que não serão bem executados é um fator chave para melhorar a rentabilidade do negócio.

Fatores como a falta de dinheiro ou de um time com capacidade podem impactar seriamente nos resultados de um projeto. Eles aumentam as chances da companhia enfrentar atrasos, ter quedas de performance e um número de gargalos operacionais maior. Portanto, sempre avalie se os profissionais serão capazes de entregar os resultados esperados.

Há também a agenda interna do empreendimento. Muitos projetos exigem que as atividades de um setor sejam interrompidas por um período, para que as adaptações possam ser feitas. Além disso, há a chance de uma área enfrentar quedas de produtividade nos períodos de adaptação e implementação de uma nova solução, por exemplo.

Avalie se isso ocorrerá na empresa. Identifique o planejamento do time e, assim, evite que o projeto cause um impacto negativo no negócio durante a sua execução.

Para não jogar fora todo o trabalho desenvolvido no estudo de viabilidade, é aconselhável incluir essa proposta de projeto em um repositório de propostas de projetos recusadas. Caso alguém na organização tenha uma ideia semelhante, pode verificar o que já foi analisado anteriormente.

No Project Builder, é possível criar propostas de projetos que podem ser convertidas em projetos, caso aprovados, ou concluídas como propostas de projeto com status específico para cada situação. Assim, sinaliza que uma determinada iniciativa não é viável nos momentos iniciais.

3. Identifique as partes interessadas

As organizações estão mudando sua estrutura e, cada vez mais, uma grande variedade de pessoas direciona a atribuição de tarefas de cada colaborador. Assim sendo, para que a sua iniciativa tenha sucesso, antes de iniciar seu projeto é fundamental você reconhecer:

  • pessoas que se interessam pelo resultado final do seu projeto (positivamente ou negativamente). Isso permitirá que o gestor saiba comunicar-se com os profissionais corretos durante as etapas de planejamento.
  • principais recursos que vão trabalhar no seu projeto. Dessa forma, a empresa evita investir em ferramentas que não serão úteis para a iniciativa, evitando o desperdício de recursos.
  • patrocinador do seu projeto. Saber quem será o responsável por liberar os recursos financeiros do projeto também é importante, pois isso dá uma visão mais precisa sobre como eles podem ser utilizados.
  • quem será responsável por gerenciar essa iniciativa, uma vez que aprovada. Assim, a empresa pode direcionar os profissionais corretos e ter uma distribuição de recursos capaz de trazer melhores resultados.

Com essa lista fechada, é importante deixá-la sempre à vista para permitir a interação com ela e motivar esses stakeholders, fator que será primordial para o sucesso da sua iniciativa. O Project Builder, por ser um software colaborativo de gestão de projetos, permite envolver pessoas com diferentes papéis em cada projeto. Assim, você sabe exatamente com quem tem que interagir e distribuir a informação.

Falando em informação, no PB é possível programar notificações que vão enviar e-mails programados para cada um dos interessados durante cada etapa do seu projeto. Isso colocará todos em dia com cada mudança, evolução ou falha que ocorrer no planejamento. Assim, as chances de conflitos aumentarem caem drasticamente.

A colaboração é um dos pontos-chave para garantir o sucesso de qualquer projeto. Quando os times atuam de maneira integrada, soluções para demandas e falhas são encontradas rapidamente. Além disso, conflitos tornam-se menos frequentes, o que impactará diretamente nas chances da inciativa atingir os objetivos esperados pelo negócio.

4. Desenvolva o termo de abertura

O Termo de Abertura do Projeto, carinhosamente chamado de TAP ou Project Charter, é o documento que autoriza formalmente o gestor a transformar ideias em projeto. Ele designa o gerente e concede a este a autoridade para utilizar os recursos da organização na execução das atividades do projeto.

O termo de abertura do projeto deve abordar, ou referenciar, as seguintes questões:

  • requisitos que satisfazem as necessidades do cliente;
  • objetivo do projeto;
  • justificativa para a necessidade do projeto;
  • stakeholders do projeto, seus papéis e responsabilidades;
  • gerente do projeto;
  • cronograma dos marcos do projeto;
  • premissas e restrições;
  • escopo preliminar do projeto.

Dentre os principais objetivos do termo de abertura estão respostas a questões como:

  • o que deve ser feito para garantir que o projeto atinja seus objetivos?
  • como devemos fazer?
  • quando deve ser feito?

Na prática, o termo de abertura funcionará como certidão de nascimento do seu projeto. A partir desse momento, o filho tem nome e sobrenome. E, o mais importante, ele tem um pai, seja feio ou não.

O Project Builder tem todos esses campos e, com ele, é possível gerar automaticamente um Termo de Abertura do Projeto personalizado com sua identidade visual. É importante que o TAP seja claro e objetivo. Isso evita que as informações não fiquem alinhadas entre setores, o que pode gerar graves problemas ao término da iniciativa.

Faça questão de divulgar o TAP para todos os profissionais envolvidos na iniciativa. Essa é uma medida simples, mas que causa um impacto real no dia a dia do projeto. Se dúvidas ou problemas ocorrerem, os profissionais envolvidos conseguirão solucioná-los rapidamente da melhor forma possível.

5. Venda a sua ideia

Com tudo isso pronto, nosso último passo é conseguir a aprovação (a famosa canetada), com a qual o patrocinador garante que o projeto tem a autorização formal da organização para nascer, e o compromisso de fornecer recursos e subsídios para o seu andamento.

Sem dúvida nenhuma, não é uma tarefa simples, principalmente, porque assim como a sua ideia, muitas outras estão tentando ser aprovadas. Nesse ponto, a sua capacidade de influenciar e de mostrar que sua ideia pode contribuir significativamente para a estratégia da organização é bastante importante.

Analisar o Planejamento Estratégico da sua empresa pode ser uma importante ferramenta para lhe ajudar no momento da venda da sua ideia.

Tente identificar objetivos estratégicos que podem ser beneficiados com o sucesso da sua iniciativa. Veja qual diretoria está responsável por essa meta. Analise outros projetos que podem ser beneficiados com o seu, isso mostrará que sua iniciativa tem sinergia com outros projetos da organização.

Essa etapa é importante para garantir que os recursos necessários estejam disponíveis, pois, uma vez que esse projeto foi visto como relevante, fica muito mais fácil negociar recursos e orçamento para sua execução.

Não deixe de usar uma boa apresentação e elementos visuais, como gráficos e análises que comprovem a viabilidade do mesmo.

Por que seu projeto precisa de uma fase de testes

Escrito por Project Builder em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Por que seu projeto precisa de uma fase de testes

Tenho certeza que você já teve uma experiência semelhante – um site que não atuou como o esperado, ou um produto que não faz o que você pensava que faria. Você não precisa de um produto para que a fase de testes seja importante, basta somente os processos. Se você já tentou fazer alguma coisa através de um governo ou órgão regulador você vai saber que muitos de seus processos não são amigáveis aos clientes, então talvez eles não obtenham o máximo de testes que as pessoas que usam gostariam.

O teste é uma parte muito importante de qualquer projeto, por isso você deve rotineiramente se certificar de que a fase de testes está incluída no plano de projeto. Aqui estão mais algumas razões pelas quais o teste deve aparecer em seu cronograma do projeto e algumas dicas sobre a melhor forma de incorporá-lo.

Testes revelam erros

Parece óbvio, mas se você não testar os resultados finais de seu projeto, você não vai saber se eles funcionam ou não! Muitas vezes tomamos como certo que o nosso projeto maravilhoso produziu algo fantástico, sem se preocupar em verificar se ele realmente funciona.

O objetivo de uma fase de testes é descobrir todos os erros e bugs. Tomar uma abordagem estruturada para o teste, significa que você pode trabalhar metodicamente através de todas as áreas do projeto garantindo que ele é tão bom quanto possível, e que o produto final será de qualidade superior.

Testes demonstram ao cliente o que eles estão recebendo

A melhor maneira de fazer testes é envolver os principais interessados. Estes são os clientes do produto final e como eles serão aqueles que utilizam o que seu projeto está entregando, eles serão os únicos que vão decidir se está adequado às suas finalidades.

Realização de testes mostra para esses usuários o que eles estarão recebendo. Esta é uma grande oportunidade para você obter algum feedback. Normalmente, quando os usuários pedem algo, como um novo site, eles não sabem exatamente o que querem que ele faça até que eles comecem a usá-lo, razão pela qual protótipos são freqüentemente utilizados nas fases iniciais de projeto do produto. No momento em que você começar os testes, você deve ter um produto perto o bastante de estar completo, mas não tão polido a ponto de você não poder fazer alterações nele. Descobrir o que os usuários querem mudar nesse ponto é muito melhor do que entregar algo completo e depois descobrir que ele não atende às suas necessidades.

Idealmente, os membros da equipe do projeto que representam os principais grupos de interessados vão ajudar com os testes, mas você pode querer envolver algumas pessoas extras em um curto prazo também.

Os testes podem ser rotineiros

Os testes podem ser trabalhosos, e é certamente um trabalho detalhado. Se você estiver testando um site, por exemplo, você vai querer verificar se cada link funciona como deveria. Toda vez que você mudar alguma coisa no site, você terá de verificar se a mudança não afetou qualquer outra coisa – e isso significa testar tudo de novo, não apenas a parte que você mudou.

Você pode tornar o teste uma rotina, tornando-o tão estruturado quanto possível. Ter “ordens permanentes” para testar na forma de listas de tarefas ou mini planos de projeto. Criar scripts de teste que você possa usar mais de uma vez. Idealmente, você quer fazer todas as suas atividades de teste o mais padrão possível de modo que você possa repetir os mesmos testes no final do projeto se você precisar.

Criar documentos e modelos padrão para tarefas de teste trarão uma economia de tempo real. Se você armazená-los em um repositório central de todos os documentos em que a equipe irá ter acesso, o que significa que todos não só serão capazes de ver os últimos resultados dos testes, mas também usá-los para realizar seus próprios testes. Faça os membros da equipe compartilharem seus documentos de teste do projeto para que os outros não tenham que criar o seu próprio.

O quão mais fácil você pode tornar a sobrecarga administrativa de testar – documentar o que é para ser feito e capturar os resultados – quão mais provável é que você vá completar mais testes de forma estruturada e quão melhor o produto no final.

Os testes podem ser contínuos

A fase de testes normalmente vem após o design e construção do produto. Neste ponto você tem algo de concreto para alguém testar. Você, então, tem um período de refinamento, correção de bugs e construção final antes que o produto esteja completo.

Infelizmente, o teste é normalmente a única coisa que é cortada se um projeto está atrasado. Se o seu dashboard mostra que você está levando mais tempo do que você esperava, você procurará fazer economia de tempo no final do projeto. As equipes de projeto muitas vezes optam por encurtar a fase de testes, pois isso pode tomar um período bastante substancial de tempo. No entanto, esta é uma economia de tempo falsa, pois se você não descobrir os erros agora terá que corrigi-los mais tarde o que provavelmente vai demorar mais tempo e custar mais.

Uma alternativa para um período fixo de tempo no cronograma do projeto para realizar os testes, é testes contínuos. Este é o lugar onde cada componente é testado conforme você vai desenvolvendo o projeto. Se você conseguir alguém da equipe do projeto dedicado a testes, então eles poderão se concentrar em testar cada área e como integrar a outras áreas, bem como a coordenação de curso das atividades de teste para os usuários. Executando testes em paralelo com outras atividades do projeto, você pode economizar tempo e ajudá-lo a identificar os erros mais cedo, por isso vale à pena considerar isso se você acha que vai se adequar ao seu projeto.

Os testes são uma parte crítica de qualquer projeto e como incorporá-lo em seu cronograma do projeto é com você. No entanto, o importante é que você faça isso! Ignorando os testes você vai colocar o sucesso de seu projeto em risco, além de acabar entregando algo que não faz o que seus stakeholders queriam que fizesse.

Programe suas atividades de teste facilmente usando o projectbuilder.com.br. Alocar tarefas de teste para os membros da equipe com apenas alguns cliques e verificar o status do seu trabalho com relatórios detalhados e em tempo real. Se você optar por integrar o teste em seu ciclo de vida do projeto inteiro ou realizar uma fase de testes dedicada, este software simples de gerenciamento de projeto irá tornar mais fácil manter o controle de seu teste.

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gerenciamento de projetos futuro

O que está mudando no Gerenciamento de Projetos Futuro?

Escrito por Project Builder em . Postado em Gestão. Nenhum comentário em O que está mudando no Gerenciamento de Projetos Futuro?

No início do projeto, o gerente de projeto se encontrará com o cliente e os stakeholders para chegar a um acordo no que constitui o sucesso de um projeto. Não poderá haver uma definição diferente de sucesso para cada projeto de implementação da estratégia. Inicialmente, muitos dos stakeholders terão a sua própria definição de sucesso, mas o gerente de projeto deverá chegar a um acordo. Mas o que de fato está mudando no gerenciamento de projetos futuro?

Key Performance Indicators (KPIs):

Uma vez que os critérios de sucesso foram acordados, o gerente do projeto irá trabalhar com os stakeholders para definir as métricas e os indicadores chave de desempenho que cada stakeholder deseja controlar. É possível que cada stakeholder tenha requisitos de KPIs diferentes para validar que o valor do negócio vai ser encontrado na conclusão do projeto e que o projeto estará alinhado aos objetivos estratégicos.

Medição:

A atualização dos painéis e os KPIs exigem medições. Esta será a parte mais difícil, porque nem todos os membros da equipe ou parceiros estratégicos podem ter a capacidade de monitorar todos os KPIs. Ao contrário das métricas tradicionais de negócios que são atualizados em gerenciamento de projetos mensalmente ou trimestralmente, as métricas deverão ser atualizadas em tempo real.

Design Dashboard:

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Uma vez que os KPIs sejam identificados, o gerente do projeto, juntamente com os membros apropriados da equipe do projeto, deverá criar um painel para cada uma das partes interessadas. Cada equipe de projeto pode ter um membro da equipe, com experiência em design do painel. Alguns dos KPIs dos painéis serão atualizados periodicamente, enquanto outros podem ser atualizados em tempo real.

Métricas normalmente nos dizem onde estamos hoje enquanto os KPIs nos dizem o que o futuro pode parecer, se as condições atuais continuarem. KPIs nos fornecem dados para a tomada de decisões sobre a possibilidade de cancelar o projeto, deixar que continue, ou fazer alterações com os requisitos.

Além das métricas “tradicionais” e KPIs, existe um terceiro tipo de métricas, ela é o Valor que essas métricas representam para o negócio, e são extremamente importantes em projetos de implementação de estratégia. A decisão de cancelar ou continuar com um projeto complexo não é necessariamente baseada no orçamento e restrições do cronograma, mas se o projeto está oferecendo o valor que a administração espera, ou não. Se o valor é evidente, a administração pode estar disposta a dar mais tempo e/ou mais dinheiro para continuar com o projeto.

Conclusões

No gerenciamento de projetos futuro será necessário encontrar melhores maneiras de gerenciar esses projetos e outros projetos complexos em vez de acreditar que podemos criar um conjunto ou requisitos perfeitos. Dado este fato, as mudanças que ocorrerão para permitir uma gestão de sucesso dos projetos são:

  • Os gerentes de projetos deverão ser melhor informados sobre o negócio.
  • Os gestores do projeto deverão participar na gestão do portfólio de projetos e incluir eles o mais cedo possível durante as atividades de planejamento estratégico.
  • A percepção de valor do cliente será mais importante do que o tempo ou o custo.
  • Os executivos deverão investir no futuro do gerenciamento de projetos em suas organizações.
  • Quanto maior a complexidade do projeto ou a importância estratégica, maior a necessidade de métricas adicionais.
  • Métricas que meçam o valor de um projeto, assumirá suma importância.

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Gerenciando seu projeto: três requisitos para o sucesso

Escrito por Project Builder em . Postado em Dicas, Projetos. Nenhum comentário em Gerenciando seu projeto: três requisitos para o sucesso

Se você está gerenciando seu projeto, seja um esforço isolado ou uma operação multi-organizacional, os três itens seguintes são essenciais para o seu sucesso:

1 – Informação: Descrições precisas e no momento certo de:

  • Planos: O que você se propõe a fazer, quando e por quanto.
  • Riscos: A probabilidade e as conseqüências das atividades não acontecerem conforme planejado.
  • Performance: Avaliação do progresso atual, do que foi executado, dos problemas encontrados e das ações corretivas.

2 – Comunicação: Compartilhamento destas informações com a equipe e com os demais públicos-alvos do projeto.

3 – Compromisso: Determinação dos indivíduos, da equipe e da organização para alcanças os resultados desejados.

A dica de hoje foi adaptada do Gerenciamento de Projetos para Leigos

 

Agora que você já está gerenciando seu projeto com organização, compartilhe!