Projetos do Brasil

A Drive Consultoria é focada em TI e dedica-se exclusivamente a fornecer Soluções em Sistemas para o Mercado Financeiro na área de investimentos. A empresa surgiu dentro de uma corretora de valores e suas primeiras atividades ocorreram em junho de 1983, contando apenas com o sócio e um estagiário.

Ao longo dos anos, a Drive Consultoria aumentou a sua participação de mercado, e passou a ter o desafio de gerenciar de maneira eficaz os projetos, de forma consolidada, em uma única ferramenta. Os executivos também necessitavam de uma visão global de todos os projetos da empresa, acompanhando os prazos e rentabilidade de cada projeto.

A Drive Consultoria obteve uma grande expansão nos últimos anos, com a contribuição da Project Builder. Atualmente,  conta com mais de 100 colaboradores e  atende a clientes de várias regiões do Brasil.

Escolhendo o parceiro ideal

Em 2004, a Drive possuía o desafio de estruturar seus projetos, alocar as pessoas e registrar as horas gastas nos projetos em apenas um software, de forma centralizada. Os gestores da empresa não conseguiam acompanhar a rentabilidade dos projetos ou ter visibilidade sobre os prazos de alocação de recursos. Tudo isso dificultava o crescimento   ordenado da empresa.

A Drive decidiu buscar uma solução no mercado e escolheu a Project  Builder, devido às funcionalidades únicas da plataforma. Atualmente, a Project Builder é a ferramenta base de todos os colaboradores da empresa. Tudo é planejado e registrado no software, sendo possível mensurar:

• Orçamento Planejado X Realizado;
• Alocação e disponibilidae dos recursos;
• Total de horas gastas em cada atividade;
• Atividades Pendentes ou em Atraso.

A Certificação MPS.BR

A Drive busca continuamente a melhoria de seus processos e com isso buscou um 2007 modelo de qualidade reconhecido pelo mercado para colocar em prática esse objetivo e assim procurou a certificação do MPS.BR (Melhoria de Processos do Software Brasileiro).

Seguindo as normas do MPS.BR,  a Drive foi reavaliada em 2010 e manteve a aprovação para a nova versão do Nível F (Gerenciado), onde foram avaliadas as práticas relativas à Gerência de Projetos, Gerência de   Requisitos, Garantia de Qualidade, Gerência de Configuração, Medição e Análise.

“Para a obtenção e manutençõ da certificação MPS.BR, o Project Builder gerou as evidências necessárias para os auditores da certificação. Tudo isso sem necessitar alocar recursos adicionais na documentação dos processos“.
Kleber Fonseca
Analista de Processos

Resultados Alcançados

Após a implementação do Project Builder a Drive obteve as seguintes melhorias em seu processo:

• Aumento da rentabilidade, devido ao melhor controle na alocação de recursos e prazos dos projetos;
• Fidelização de clientes.  A melhoria no controle dos prazos de projetos trouxe uma diminuição nos atrasos e maior satisfação dos clientes com a equipe da Drive;
• Expansão das receitas. Novos clientes passaram a contratar a Drive devido ao feedback positivo de sua base de clientes e casos de sucesso dos projetos anteriormente desenvolvidos;
• Redução de Custos. O melhor controle dos projetos executados diminui os atrasos e retrabalho em projetos, diminuindo o volume de horas para a execução dos projetos e os “estouros” nos orçamentos, que antes eram mais frequentes.

Confirmando a aderência do software Project Builder as mais diversas metodologias de gerenciamento de projetos, o livro Metodologia de Gerenciamento de Projetos – Methodware traz um guia prático de como implementar a metodologia utilizando o Project Builder.

Sinopse do Livro

A grande maioria dos livros de gerenciamento de projetos existentes no mercado apresenta “o que” é necessário para o gerenciamento de projetos, sem entrar no mérito de “como” esses processos devem ser realizados e em que seqüência. Este livro é direcionado para empresas e profissionais que precisam aumentar a chance de sucesso de seus projetos, através do estabelecimento de métodos para iniciar, planejar, executar, controlar e fechar projetos.

A metodologia apresentada mostra aos leitores como implementar as boas práticas sugeridas pelo PMBOK 3a edição. O livro é voltado para a prática e, por isso, utiliza o projeto de um treinamento para exemplificar os procedimentos de cada processo da metodologia. Como apêndices ao livro podem ser encontrados:

• um exemplo de Plano de Gerenciamento de Projeto
• trinta e seis (36) modelos (templates) de documentos citados na metodologia
• guias práticos de como implementar a metodologia em dois softwares de gerenciamento de projetos do mercado: Microsoft Project e Project Builder

A metodologia apresentada foi elaborada em 2003 e desde então tem sido implantada em diversas organizações. Apresenta um capítulo em que é sugerido como a metodologia deve ser implantada, sob a forma de projeto, e inserida em um contexto mais amplo de melhoria da maturidade em gerenciamento de projetos da empresa.

Ficha Técnica

Editora: BRASPORT
ISBN: 8574522228
Número de páginas: 336
Lançamento: 22/6/2005
Mais informações: http://www.brasport.com.br/index.php?Escolha=8&Livro=L00154

Confirmando a efetividade do Project Builder, o livro Gestão de Programas e Múltiplos Projetos apresenta conceito e prática através de um estudo de caso com o apoio do software.

Resenha do Livro

A necessidade por informações em gerenciamento de Programas torna-se muito mais premente agora do que antes. As empresas dependem desse tipo de iniciativa para alcançar suas metas e objetivos ligados a um planejamento estratégico cada vez mais agressivo.

Uma vez que existem poucas publicações disponíveis no mercado sobre esse assunto tão complexo, as empresas vêm utilizando o padrão para Gerenciamento de Programas publicado pelo PMI (Project Management Institute) como fonte de consulta. Infelizmente, esse padrão não é suficiente para cobrir as necessidades dos gestores, pois não descreve a utilização desses conceitos dentro do ambiente organizacional.

O gerente de programas busca preencher essa lacuna entre conceitual-prático através de exemplos, estudos de caso e modelos que possam ser aplicados nos seus processos organizacionais ligados à gestão de grandes empreendimentos.

Desta forma, este livro visa cobrir essa lacuna, desmistificando a utilização do padrão do PMI e trazendo ao gerente de programas todo o conteúdo conceitual e sua aplicação através de um estudo de caso.

Principais assuntos tratados no livro

• alinhamento com o padrão para gestão de Programas do PMI®
• monitoramento de benefícios, governança, gestão de stakeholders e portões de decisão
• ciclo de vida de um programa através de um estudo de caso
• diversos modelos de documentos para planejamento, monitoramento e controle, execução e encerramento.

Ficha Técnica

Editora: BRASPORT
ISBN: 9788574523651
Número de páginas: 352
Lançamento: 03/09/2008
Mais informações: http://www.brasport.com.br/index.php?Escolha=8&Livro=L00293

Em livro lançado recentemente, Peter Pfeiffer aborda o tema de Gerenciamento de Projetos de Desenvolvimento e mostra como a a utilização do Project Builder, através do eGAU, o ajudou em seus projetos na GTZ – Agência Alemã de Cooperação Técnica

Sinopse do Livro

Gerenciamento de Projetos de Desenvolvimento são dois termos muito usados. Projeto, porque é uma forma de organizar e realizar trabalhos dos mais diversos tipos, formas e tamanhos cada vez mais utilizada. Já faz tempo que o conceito saiu da esfera tradicional da construção civil e passou para todos os ramos de atividades, inclusive para as áreas governamental e social. O seu grande potencial está na possibilidade de racionalizar os escassos recursos e de gerenciar os processos com maior flexibilidade.

O termo desenvolvimento é geralmente associado ao progresso econômico e social de um país ou uma sociedade. Ele diz respeito a transformações e mudanças que vão além do crescimento econômico ou da simples construção de infra-estrutura, passando necessariamente pela cultura, hábitos, costumes e comportamento das pessoas. Entretanto, à diferença do projeto, que tem por definição um fim estabelecido, desenvolvimento é um processo permanente e infinito.

Assim, falar em Projeto de Desenvolvimento pode parecer uma contradição. Mas o livro visa mostrar que projetos, mesmo com as suas limitações de recursos e tempo, podem contribuir para o desenvolvimento. Para que isso seja possível, é necessário levar em consideração uma série de condições e características que se distinguem dos ambientes empresariais para os quais a maioria das publicações sobre gerenciamento de projetos está voltada.

Este livro apresenta as duas principais fontes teórico-conceituais que embasam o método GPD, através de uma série de conceitos, definições e instrumentos que levam a um marco referencial para um sistema de gerenciamento. Ele pretende ser uma contribuição prática e aplicável para que organizações públicas e privadas que lidam com projetos de cunho social consigam aprimorar a sua eficiência e assim aumentem a eficácia nas suas intervenções em prol do desenvolvimento.

Ficha Técnica

Editora: BRASPORT
ISBN: 8574522104
Número de páginas: 184
Lançamento: 15/3/2005
Mais informações: http://www.brasport.com.br/livro.asp?Cod=85-7452-210-4

Grosso modo, considera-se um gargalo qualquer obstáculo que possa influenciar negativamente no fluxo operacional da empresa, tornando a entrega de resultados mais demorada e custosa. Logo, em qualquer empreendimento, os gargalos de produção devem ser identificados e eliminados de forma contínua.

Em outras palavras, para garantir a competitividade do negócio, é preciso investir em diversas estratégias. Elas vão desde o mapeamento dos processos existentes (identificando as entradas e saídas) até a implementação de modernos softwares de controle do fluxo de trabalho. Assim, é possível otimizar os fluxos operacionais da companhia ao máximo.

Para ajudar, neste post veremos justamente como identificar e eliminar os gargalos de produção, tornando o seu negócio mais eficiente e próspero. Interessado? Então, continue lendo e fique por dentro do assunto!

Qual a importância de avaliar os gargalos de produção existentes?

Entre os vários problemas que um negócio pode enfrentar, os gargalos de produção estão entre os mais impactantes. Mantidos em caráter contínuo, esse tipo de falha pode influenciar diretamente no resultado do negócio.

Aqui, é válido frisar que os gargalos de produção comprometem o funcionamento de toda a empresa. A companhia amplia os seus atrasos, perde produtividade e reduz a qualidade do uso dos recursos disponíveis. Assim, a qualidade dos serviços cai drasticamente, abrindo espaço para a concorrência no setor de atuação da empresa.

Como trabalhar corretamente com gargalos de produção?

O primeiro passo para combater os gargalos de produção é conseguir identificar a existência de tais problemas. O empreendimento que tem um time capacitado para avaliar a existência de problemas no seu ambiente de trabalho que comprometem a sua competitividade tem mais chances de atuar rapidamente e, assim, impedir que esse tipo de fator se perpetue.

Entre as estratégias que podem ser empregadas para avaliar quais são os problemas existentes, nós podemos apontar:

Avalie os resultados de cada etapa dos processos internos

O monitoramento da qualidade dos processos internos é algo que deve ser feito continuamente. Dessa forma, o gestor precisa aplicar mecanismos para garantir que nenhuma falha ou erro deixe de ser identificado e, assim, evitar que elas se perpetuem.

Uma das formas de avaliar se há problemas é identificando os resultados de cada etapa ou processo. Para isso, monitore se os inputs de uma rotina foram processados da maneira correta, levando o profissional a atingir o resultado esperado para aquela atividade.

Faça isso por toda a cadeia operacional do negócio. Em projetos, por exemplo, isso é feito ao final de cada etapa: o gestor deve avaliar se a etapa atingiu os resultados esperados pelo time de planejamento, quais pontos não foram alcançados e o que levou a tal situação.

Já na gestão da infraestrutura de TI, isso pode ser feito com o apoio de ferramentas de monitoramento de hardware. Elas indicam rapidamente e de modo abrangente se há algum equipamento não apresentando a performance esperada e, assim, dando ao profissional do setor a capacidade de mitigar o problema rapidamente.

Implemente indicadores

Os indicadores de performance são um importante mecanismo de gestão. As métricas auxiliam a empresa a avaliar de modo preciso (e com relativa abrangência) como está a performance de profissionais, times e equipamentos continuamente e em tempo real.

Além disso, elas ampliam o conhecimento sobre o negócio. A médio e longo prazo, os indicadores auxiliam na criação de uma base de dados sobre como a companhia funciona em diferentes situações. Dessa forma, é possível avaliar se o time está mesmo passando por dificuldades ou a variação de um determinado indicador está dentro do previsto para aquele momento do mercado.

Portanto, faça o uso extenso dos indicadores de performance. Aplique-os principalmente nas atividades críticas, ou seja, aquelas que estão diretamente ligadas ao core business da empresa.

Um bom indicador é aquele que está projetado conforme o perfil da companhia. Ou seja, é importante que a métrica seja projetada conforme o perfil do negócio.

Se um indicador tem como base um nível de performance muito acima do que pode ser atingido pelos times da empresa, por exemplo, os profissionais terão uma sobrecarga de trabalho que leva a mais erros. Caso a situação oposta ocorra, e o negócio tenha um indicador abaixo do seu potencial, o profissional de gestão não poderá avaliar se existem gargalos de produção.

Monitore o resultado das mudanças

Das nossas dicas, essa auxilia o gestor a avaliar se os gargalos de gestão continuam na cadeia operacional da empresa mesmo após uma falha ocorrer. Assim, fica mais fácil para o negócio identificar se o gargalo de produção foi mesmo eliminado e se as modificações no fluxo de trabalho não criaram novos problemas.

Portanto, sempre identifique o nível de performance do negócio, defina as suas soluções para os problemas e avalie o resultado obtido com as correções. Esse processo evitará que novos problemas não sejam avaliados e, por fim, garantirá que a qualidade das atividades sempre seja a maior possível.

Avalie se existe muita burocracia internamente

A burocracia pode ser um dos fatores que mais contribuem para a criação de gargalos de produção. Quando o negócio tem uma rotina com várias etapas, autorizações e pontos que interferem na fluidez das atividades, as aberturas para erros e problemas de qualidade se ampliam.

Diante disso, sempre avalie se existem atividades com excesso de burocracia. Um exemplo que podemos apontar está na gestão de projetos: o gestor necessita de muitas etapas para aprovar o seu planejamento? A companhia precisa de muitos profissionais envolvidos para avaliar se cada etapa é viável?

Se esse for o seu caso, há uma grande chance da companhia estar excessivamente burocratizada. Tenha em mente que, apesar de ser normalmente associada com algo ruim, a burocracia pode ser um mecanismo importante para impedir que o negócio tome decisões precipitadas, seja por utilizar poucos dados ou por não ter métodos de compliance eficientes.

Portanto, sempre veja a burocracia como algo que deve ser aplicado na medida certa. Ela não deve impedir o negócio de ser funcional, mas precisa ser aplicada na medida certa para a empresa não ter erros e gargalos de produção recorrentes.

Como eliminar os gargalos de produção?

O processo produtivo é composto por diversas etapas, as quais precisam ser realizadas com o máximo de perfeição. Ele pode variar bastante de acordo com cada empresa, mas, em todas, é preciso conhecer com clareza cada passo produtivo, os seus objetivos e padrões de qualidade. Só assim é possível identificar quais etapas estão travando e eliminá-las ou consertá-las, de acordo com o necessário.

Para mapear a produção é necessário analisá-la minuciosamente. Então, identifique as entradas (insumos), as saídas (entregas no final de cada processo), os fornecedores e os componentes do processo (máquinas, pessoas etc.). Isso dará uma visão holística de todo o processo.

Entre as medidas que um negócio tem a mão para otimizar as suas atividades, podemos apontar:

Desenhe o fluxograma do trabalho

A eliminação dos gargalos passa pelo conhecimento de como os processos devem ser executados. Portanto, para otimizar seu mapeamento e torná-lo ainda mais compreensivo, é indicado que se crie um fluxograma das atividades.

Basicamente, um fluxograma é uma representação visual do processo, em que cada etapa é ilustrada com símbolos geométricos, linhas e palavras. Nesse sentido, existem alguns tipos mais comuns de fluxogramas:

• diagrama de blocos: é o fluxograma mais simples, que fornece uma visão rápida e simplificada da produção. Nele, utiliza-se apenas retângulos (que indicam as atividades) e linhas (que indicam o sentido do fluxo);
• fluxograma padrão: é o mais utilizado, e fornece uma visão mais detalhada do processo. Aqui, cada ação é definida com uma figura geométrica (retângulo, bola, triângulo etc.);
• fluxograma funcional: esse é o mais detalhado dos três. Além de representar as ações com símbolos geométricos, mostra os departamentos ou seções pelos quais o trabalho flui. Assim, permite conclusões mais minuciosas.

Assim, defina qual deles melhor se adéqua à sua produção — o que pode variar de acordo com a extensão e a complexidade do seu trabalho. De toda forma, quanto mais claro for o fluxograma, mais fácil será para ajustar as rotinas de trabalho da empresa para o padrão esperado de qualidade.

Identifique as causas e sub-causas dos problemas

Após mapear e desenhar o processo de produção, fica muito mais fácil identificar como os gargalos surgem. Contudo, como saber quais são suas causas e sub-causas? Para responder essa pergunta, utilizamos o diagrama de Ishikawa.

Também conhecido como Espinha de Peixe ou causa-efeito, esse diagrama é bastante utilizado no controle da qualidade. Seu objetivo é identificar as principais causas para os problemas que existem, seja no processo de produção ou em qualquer outra atividade.

Para isso, ele se baseia em seis principais itens que podem resultar nos efeitos negativos, os 6Ms:

• mão de obra: refere-se aos colaboradores (ex.: desmotivação, desqualificação etc.);
• material: refere-se aos insumos utilizados no processo de produção;
• meio ambiente: pode ser considerado como o ambiente interno ou externo da companhia. (ex.: falta de espaço, poeira, calor etc.);
• método: refere-se às práticas e procedimentos utilizados na execução das atividades;
• máquina: os instrumentos usados no processo de produção;
• medida: as métricas ou indicadores-chave de desempenho.

É possível responder ao diagrama de Ishikawa em uma reunião de brainstorming, com 6 ou 8 integrantes. Afinal, muitas cabeças pensam melhor do que apenas uma — outras pessoas podem identificar sub-causas que você nem mesmo imaginava. Portanto, não deixe de utilizar essa estratégia para avaliar o que está causando a existência de gargalos de produção na sua companhia.

Mantenha os colaboradores treinados

As pessoas têm um importante papel na execução das atividades, e por isso é necessário mantê-las sempre competentes e centradas nos resultados desejados. Quando a equipe é desqualificada, é provável que o número de erros cresça drasticamente.

Se os colaboradores não conhecem como os processos internos são executados, a qualidade dos serviços cairá drasticamente. Além disso, cada time executará as suas tarefas de uma forma, reduzindo o nível de padronização interna e criando um ambiente mais propício a gargalos de produção.

Para manter os funcionários treinados, primeiro, é importante saber o que precisa ser desenvolvido. Para isso, realize uma avaliação de desempenho em 360 graus, buscando identificar os conhecimentos, habilidades e atitudes que devem ser otimizados.

Depois, basta definir qual modelo de treinamento utilizar. Nesse caso, o treinamento online tem crescido bastante nas últimas décadas, especialmente por sua facilidade e flexibilidade. Vale a pena considerá-lo para ter uma equipe bem treinada e capaz de otimizar a produção.

Conte com o auxílio de modernos softwares

De fato, é importante contar com o auxílio da tecnologia para eliminar os gargalos da produção. Hoje, existem modernos softwares de gestão de projetos capazes de facilitar a condução dos diversos recursos (humanos, materiais e financeiros) envolvidos.

Desse modo, um bom software contribui para tornar a produção muito mais eficaz. Com ele, é possível ter um maior controle das tarefas, tomar decisões mais acertadas, eliminar ruídos da comunicação e monitorar continuamente os resultados obtidos.

É crucial, entretanto, saber escolher um sistema realmente funcional, que se adéque ao tamanho e ao segmento do seu empreendimento. Para isso, escolha um fornecedor de tecnologia que já tenha bastante experiência e ofereça um suporte adequado.

Crie um bom plano de ação

Ter um plano de ação também norteará o gestor na eliminação dos gargalos encontrados, identificando com clareza o que deve ser feito. Para isso, a ferramenta mais utilizada é o 5W2H — a qual estabelece sete perguntas-chave (em inglês) que devem ser respondidas. Entenda:

• 5W: What (o que será feito?), Where (onde será feito?), When (quando será feito), Why (por que será feito?) e Who (por quem será feito);
• 2H: How much (quanto vai custar?) e How (como será feito?).

Ao responder essas questões, você conseguirá um plano realmente eficiente para eliminar os gargalos de produção. Contudo, ainda é importante garantir que esse plano seja bem executo — caso contrário, os efeitos desejados nunca serão atingidos.

Enfim, todas essas são dicas relativamente simples, e podem ser aplicadas em sua companhia. Fazendo isso, você conseguirá melhorar toda a sua produção e arquitetar um empreendimento bem-sucedido, rentável e diferenciado em seu segmento de atuação!

Lembre-se que a existência dos gargalos de produção deve ser monitorada continuamente. Se o negócio não conta com mecanismos para avaliar de modo inteligente a sua existência, a competitividade da companhia cairá drasticamente, levando a um cenário em que o negócio perde vendas e lucratividade.

E então, gostou do post? Agora que está por dentro do assunto e sabe como eliminar os gargalos de produção, que tal continuar aprendendo? Assine já a nossa newsletter e receba as dicas do blog em primeira mão!

Ao gerenciar um projeto, é essencial conseguir visualizar os relacionamentos entre seus requisitos, outros artefatos e objetos. Eles orientam o caminho do desenvolvimento do produto para satisfazer as necessidades das partes interessadas. Nesse cenário, saber elaborar uma matriz de rastreabilidade de requisitos é fundamental.

A matriz de rastreabilidade de requisitos é o modelo utilizado para visualizar a evolução de diferentes requisitos e seus pontos de interseção. Como é comum haver alteração nesses itens durante a execução do projeto, fica mais fácil enxergar onde será necessário promover mudanças sem deixar passar nenhum item importante.

Para que seja efetiva, a matriz de rastreabilidade deve ser feita após a determinação desses itens. É natural que haja um refinamento dessas necessidades, porém a matriz não deixa a origem e o motivo do requisito se perderem. Assim, há a garantia de que os objetivos do projeto e do negócio estarão alinhados no momento da entrega. Para saber mais, continue a leitura!

Importância de ter requisitos bem limitados

Os requisitos são uma das bases do planejamento de qualquer projeto. Eles auxiliam o líder a ter uma visão completa sobre os objetivos do negócio, dos clientes e de cada um envolvido nas tarefas diárias do projeto.

Eles também permitem melhor distribuição de recursos e a definição inteligente das estratégias que serão tomadas para manter o trabalho com alto nível de qualidade. Em outras palavras, quando bem limitados, os requisitos orientam os times e garantem que o resultado corresponderá aos desejos e expectativas dos stakeholders.

Como identificar os requisitos que o projeto deve apresentar

A identificação dos requisitos passa, principalmente, pela avaliação entre todos os que estão envolvidos no projeto. Sem que o planejamento seja feito por uma equipe de líderes bem integrada serão altas as chances de as expectativas não serem alinhadas e o resultado não ser bem avaliado.

Para começar a definir os requisitos do projeto, é importante conhecer os tipos existentes. Eles são:

• os requisitos funcionais, que estão relacionados com o comportamento de um projeto ou do resultado de um projeto;
• os requisitos não funcionais, que estão direcionados às propriedades do produto.

Se o projeto envolve a criação de um sistema, por exemplo, a necessidade de a ferramenta apresentar uma mensagem de erro sempre que alguma falha ocorrer é um requisito funcional. Já a obrigação de esse alerta ser acompanhado de um som é um requisito de projeto não funcional.

Indo além da troca de informações contínua entre os envolvidos, o levantamento e o registro dos requisitos do projeto podem adotar algumas estratégias. Elas tornam as informações mais precisas e melhoram a qualidade das práticas de gestão de projetos implementadas. Podemos apontar como as principais abordagens:

• análise do perfil do negócio;
• documentação de todos os requisitos;
• classificação dos requisitos em níveis de prioridade.

Esses três pontos são abordados pela matriz de rastreabilidade dos requisitos do projeto. Apesar de cada item ser executável com outras ferramentas, como apontaremos adiante, ela é um dos métodos mais inteligentes que o negócio pode adotar para acompanhar os objetivos de cada etapa.

Entendimento da importância da rastreabilidade

Mais do que ser uma simples tabela, a matriz de rastreabilidade tem funções cruciais na otimização de gerenciamento de projetos, sejam externos, sejam internos. Confira as principais a seguir e compreenda a importância desse documento!

Acompanhamento do escopo

Todo bom gestor de projetos sabe que, em um cenário ideal, o escopo é definido na etapa do planejamento e não mais modificado. Isso ocorre porque, quando os limites do projeto estão bem definidos, é mais fácil realizar a previsão de recursos, estruturar um orçamento compacto, identificar riscos e direcionar o trabalho dos times.

Em outras palavras, um escopo bem definido garante que o planejamento será eficaz. Dessa forma, os times conseguirão atingir os objetivos com mais facilidade. Porém, muitos fatores podem levar a mudanças no escopo. Nesse momento, é importante que a matriz de rastreabilidade entre em cena.

Ela auxiliará os profissionais, stakeholders e gestores a identificarem as modificações de um modo simples e rápido. Com os dados em mãos, será mais fácil tomar decisões inteligentes e garantir a continuidade do projeto mesmo após as mudanças do escopo.

Visão aprimorada dos requisitos

A matriz de rastreabilidade dá aos profissionais a possibilidade de realizar uma análise mais aprofundada dos requisitos. Em outras palavras, os times poderão verificar de modo transparente e conciso como cada objetivo do projeto está estruturado.

Isso permite encontrar inconsistências e lacunas entre eles a tempo de fazer mudanças. Assim, o planejamento será capaz de cobrir todos os pontos do projeto e evitar fatores que contribuem negativamente para a sua execução.

Avaliação da compatibilidade com outros projetos

Muitas empresas têm mais de um projeto sendo executado ao mesmo tempo. Em alguns cenários, isso pode apresentar um desafio para os gestores. Como garantir que as políticas de gestão estão sendo corretamente aplicadas e que nenhuma iniciativa entre em conflito?

Para isso, a matriz de rastreabilidade tem um papel-chave. Ela auxilia os times a identificarem se as soluções dos requisitos cumprem apenas os pontos a que se propõem e se podem prejudicar os demais objetos de alguma forma. Assim, o gestor consegue realizar ajustes nas iniciativas e garantir que o negócio sempre tenha bons resultados.

Acompanhamento da evolução dos requisitos

Durante um projeto, várias avaliações são feitas para identificar como os trabalhos evoluíram. Nesse momento, os líderes podem utilizar não só indicadores e ferramentas de gestão, mas também a matriz de rastreabilidade.

Ela será aplicada como uma forma confiável e transparente para certificar que todos os requisitos estão sendo abordados ou não nas ações de um projeto. Isso evitará que, ao final do projeto, alguns objetivos não tenham sido atingidos, levando a atrasos e prejuízos.

Melhoria do cronograma

Outro ponto importante para identificar a performance dos times e otimizar o planejamento é o cronograma. A gestão dessa área tem como principal objetivo criar uma timeline para todas as etapas, facilitando a distribuição de recursos, a montagem de times e a definição de metodologias.

Aplicando a matriz de rastreabilidade de requisitos às suas políticas de gestão de projetos, é possível ter mecanismos mais inteligentes para colaborar com a estimativa de variação de cronogramas e dos custosdo projeto em situações de alteração de escopo. Assim, riscos, prejuízos e atrasos são evitados com uma rotina muito mais bem estruturada.

Criação de uma matriz de rastreabilidade de requisitos

A matriz de rastreabilidade de requisitos também é conhecida como RTM (sigla do nome em inglês Requirements Traceabilility Matrix). Ela é uma das saídas do processo 5.1 do Guia PMBOK^®. Embora pareça um processo complexo à primeira vista, pode ser colocada em prática com um passo a passo simples.

Antes de aplicá-la, no entanto, vale pensar na ferramenta a ser utilizada para tal. Processos simples, com poucos requisitos, podem ser geridos em uma planilha de Excel.

Conforme os sistemas vão se tornando mais complexos, essa administração manual se torna impraticável. Nesse caso, é imprescindível a utilização de um sistema de gerenciamento.

Tendo isso em mente, é hora de criar a sua matriz de rastreabilidade de requisitos do projeto. Confira os passos a seguir.

1. Saiba os requisitos

Para criar a matriz, será necessário utilizar o termo de abertura do projeto. A partir dele, é possível ter uma visão global para identificar todos os requisitos de aprovação.

O termo de abertura do projeto é um documento crucial. Ele não só auxilia os gestores a identificarem as metas de cada etapa, mas também a garantir que todos estarão com as expectativas alinhadas no começo do projeto. Isso diminui as chances de conflitos e problemas durante a entrega e a avaliação posterior dos resultados.

2. Analise e organize os requisitos

Com os objetos e artefatos definidos, separe-os entre requisitos funcionais e não funcionais. Esse passo colabora para a compreensão total de cada um deles e melhor disposição na matriz.

3. Monte a sua matriz

Cada projeto exige uma complexidade diferente. A maneira mais básica de executar a matriz de rastreabilidade é colocar, em uma planilha, todos os requisitos na vertical e horizontal e demarcar os pontos de interseção entre eles.

Se o seu projeto necessita de uma matriz mais elaborada, confira itens complementares no tópico a seguir.

Otimização da sua RTM

Fazer uma matriz de dependências pode ser bastante simples, mas para fazer uma boa rastreabilidade de requisitos é necessário que ela traga a maior quantidade de informações relevantes possível. Por isso, alguns itens podem ser acrescentados para melhorar a visão do projeto.

Como exemplos, podemos citar:

• identificador único;
• explicação do requisito;
• motivos da inclusão;
• objetivos do projeto;
• grau de complexidade;
• grau de prioridade;
• status atual;
• data do status.

Com esses dados, é possível enxergar com facilidade todos os itens de interesse no gerenciamento de um processo. Ao analisar a linha em que os dados se encontram, é feito um rastreio dos requisitos relacionados, descobrindo os impactos possíveis entre eles.

Já ao observar a coluna em que o item se insere, é possível determinar o ciclo de vida deles e descobrir os artefatos que foram gerados com o passar do tempo. Ou seja, a análise vertical permite enxergar uma fase do processo, enquanto a horizontal dá uma visão do projeto como um todo.

As informações também são fundamentais para compreender a importância de cada requisito do projeto e o que será necessário fazer para alcançá-lo. O grau de complexidade, por exemplo, permite que os gestores preparem melhor os seus times e tomem mais cuidado ao estruturar equipes.

Já o nível de priorização garante que o gestor organizará sempre da melhor forma possível o trabalho dos times. Os requisitos do projeto mais importantes terão maior destaque e prioridade quando os problemas ocorrerem. Assim, os pontos mais importantes serão sempre entregues ao cliente.

Utilização da matriz no dia a dia

Qualquer pessoa envolvida com um processo de gerenciamento de projetos sabe a importância de trabalhar com informações atualizadas. Dados corretos e precisos são fundamentais para o gestor dar andamento às etapas, especialmente quando tratamos de suas premissas e objetivos.

Por isso, é preciso deixar claro que a matriz de rastreabilidade de processos só se torna importante ferramenta de gestão quando utilizada durante as tarefas diárias. Ela deve ser sempre fomentada com os novos dados, objetos e artefatos que vão surgindo durante sua aplicação.

O time deve compreender a matriz de rastreabilidade de requisitos do projeto como uma ferramenta de gestão de projetos. Em outras palavras, ela é algo que aumenta o controle e a precisão do produto entregue aos interessados.

Quando os projetos são externos, é comum que haja maior necessidade de atenção a esses quesitos. Porém, não é raro que situações internas acabem negligenciando a importância de atualização das informações.

Nesse cenário, criar a cultura empresarial de atualizá-la constantemente e com informações corretas é a única forma de utilizar essa ferramenta em sua plenitude. Trate esse processo de maneira natural, não como mais uma função a ser desempenhada. Só assim os seus projetos estarão à prova de falhas e um passo mais próximo da eficiência.

Além disso, quando criada e utilizada, a matriz pode ser utilizada para criar a estrutura analítica do projeto (EAP), que é a organização e a divisão hierárquica do escopo. Ou seja, o projeto é dividido em etapas de execução e são designados os responsáveis por cada uma delas, chegando enfim à criação do produto.

Durante todo esse processo pode ser que algum detalhe seja esquecido. Por isso, a matriz de rastreabilidade é tão importante: ela dá segurança na manutenção dos requisitos e dos objetivos do negócio, além de não deixar que os outros entregáveis sejam esquecidos.

A execução de projetos é um processo complexo. Ela conta com muitos profissionais, soluções de comunicação e líderes.

Em função disso, as ferramentas que o gestor utiliza para auxiliar na estruturação e na aplicação de sua política de gestão de projeto são fundamentais. Elas garantem que todos os requisitos do projeto serão cumpridos, evitando erros e tornando o trabalho mais inteligente.

Nesse sentido, a matriz de rastreabilidade de requisitos do projeto é uma ferramenta de controle que colabora para que a qualidade final só aumente. Por não permitir que os gestores percam de vista o que é importante para os envolvidos, ela evita conflitos e erros. Não perca tempo, aplique-a na rotina da sua empresa e colha os frutos de um projeto organizado!

Gostou dessa dica e quer saber mais sobre como a sua empresa pode otimizar a gestão de projetos? Então, assine a nossa newsletter e receba novidades do blog no seu e-mail!