Projetos do Brasil

Os problemas relacionados a atrasos em projetos são comuns em várias empresas. Em geral, essa é uma causa de grande frustração para profissionais e empresas de qualquer setor e porte: problemas na entrega em dia de resultados influenciam diretamente no retorno obtido com o investimento e podem fazer o negócio perder clientes.

Os motivos para que as etapas da execução saiam do cronograma são variados. Eventualmente, os projetos podem atrasar por fatores externos, que fogem ao controle da empresa. No entanto, as principais causas alegadas para atrasos são fruto de problemas no gerenciamento e na execução, dependendo somente da equipe envolvida para que sejam evitados.

Mas quais são as principais causas dos atrasos em projetos? Como evitar esse tipo de situação? Confira no texto a seguir.

O que causa atrasos em projetos?

Há uma série de fatores aos quais toda empresa deve estar atenta para evitar atrasos em projetos. Acompanhe a nossa lista abaixo e saiba a quais pontos o seu negócio deve ficar atento para impedir que o projeto fique atrasado!

Definição imprecisa do escopo

Iniciar a execução de um projeto com um escopo mal definido é o mesmo que partir em um navio sem que exista um consenso sobre o destino final da viagem: confusão na certa.

Quando o escopo não está estabelecido, documentado e validado por todas as partes, é natural que mudanças ocorram ao longo da execução. O problema, porém, é que essa situação provoca atrasos em cada etapa e leva o gestor a tomar decisões emergenciais, que podem não atender aos requisitos de qualidade ou até mesmo ferir normas de compliance da companhia.

O escopo pode ficar mal definido quando a empresa que executa o projeto não tem as informações necessárias para estabelecer os requisitos do produto final. Durante o planejamento, o time não consegue se comunicar corretamente para identificar tudo o que é esperado do projeto, exigindo mudanças durante a sua evolução.

Esse tipo de situação também ocorre quando os objetivos são delineados apenas pelos líderes e, ao serem desdobrados para a equipe, precisam ser alterados. Afinal de contas, nesse cenário quase sempre a realidade da execução é bem diferente do imaginado.

Escopos confusos e extensos também podem causar atrasos. A equipe não consegue entender exatamente aquilo que se espera e se perde entre atividades não alinhadas com a estratégia.

Falta de planejamento de recursos

Quando um projeto não tem um planejamento eficiente de recursos, o início de uma simples atividade pode demorar e atrasar todo o cronograma.

É comum que algumas iniciativas não contemplem uma avaliação criteriosa de cada aspecto da implementação. Logo no início, já é preciso saber se o projeto terá o montante a ser investido, o número ideal de profissionais disponíveis nos momentos necessários e se os objetivos serão alcançados dentro dos parâmetros estabelecidos. Se esse fator for ignorado, as chances de que o negócio tenha que lidar com um projeto atrasado serão altas.

O dimensionamento equivocado pode ocorrer em função da concorrência com outras iniciativas na organização ou até mesmo a ausência de profissionais com as habilidades e competências necessárias para o trabalho. Portanto, é fundamental que o negócio saiba como manter um time bem preparado para lidar com esses riscos, evitando que eles resultem em atrasos em projetos.

Ferramentas de gerenciamento de projetos podem ser extremamente úteis para contornar essa falha e verificar se os recursos indispensáveis para o projeto estarão disponíveis durante sua execução.

Riscos não identificados e não tratados

Sempre que uma ameaça se torna realidade, os impactos sobre o cronograma podem ser graves. Ainda assim, o gerenciamento de riscos em alguns projetos acaba se tornando um documento que fica engavetado e abandonado.

Muitas empresas, ao preparar planos de contingência, só levam em conta os custos necessários para contornar os riscos. No entanto, também é importante considerar os prazos.

Ter uma timeline bem definida, com metas e pontos de verificação, é algo fundamental para identificar a qualidade do trabalho executado. Caso o projeto tenha atrasos no cronograma, o fato é que um de seus principais objetivos não foi atendido.

Apesar de existirem influências externas que fogem ao controle de qualquer empresa, assim como o clima ou as mudanças na legislação, é fundamental contar com planos de emergência. Quando os riscos se tornam realidade, as alternativas evitam que a empresa perca o foco na execução e sofra com mais atrasos.

Falta de comunicação com o cliente

Atrasos também são frequentes quando a equipe do projeto não tem uma boa interação com o cliente. Aliás, problemas em manter o alinhamento com o seu consumidor podem ser um dos principais fatores que contribuem para a criação de atrasos em projetos.

A validação de cada uma das etapas é fundamental para que o produto final atenda aos requisitos. No entanto, muitas vezes uma entrega não é validada corretamente e somente no fim do projeto as partes percebem que algo está errado.

Isso pode acontecer quando os critérios de aceitação não são definidos de forma explícita, factível e tangível. Muitas vezes, expressões subjetivas (como estado da arte, fácil de usar ou amigável) podem causar discussões entre as partes e dificultar a resolução dos problemas.

Também é comum que equipes acumulem diversas entregas para serem validadas apenas no fim do projeto. Esse procedimento é arriscado, pois, caso o cliente não receba aquilo que espera, será necessário certo retrabalho e, consequentemente, o cronograma sofrerá novos atrasos.

Como evitar atrasos em projetos?

Para evitar lidar com um projeto atrasado, o negócio tem uma série de estratégias ao seu dispor. Hoje, as companhias de maior sucesso do mercado utilizam abordagens semelhantes para reduzir riscos e garantir um trabalho dentro do nível esperado de agilidade e performance.

Elas contribuem, em conjunto, para criar uma boa política de gestão de projetos. Assim, o negócio terá uma orientação melhor para identificar problemas, rastrear pontos que devem ser fortalecidos e garantir a qualidade do serviço executado em todas as etapas.

Veja abaixo algumas técnicas que podem ser utilizadas pela empresa para evitar atrasos em projetos!

Integre times

A integração de times é reconhecida por todos os grandes gestores como uma forma de melhorar o fluxo operacional de uma empresa. Quando os times atuam lado a lado para entregar resultados, falhas se tornam menos frequentes, problemas de comunicação são eliminados e as chances de que um projeto fique atrasado caem drasticamente.

O motivo é simples. Um time integrado consegue solucionar problemas de modo mais inovador e cria um fluxo de trabalho com alto nível de fluidez. A troca de dados se torna mais frequente e, com habilidades diferentes sendo colocadas em conjunto para entregar resultados, a qualidade dos serviços é elevada.

Portanto, sempre tenha a integração de times como uma forma de evitar um projeto atrasado. O trabalho de times de modo conjunto é fundamental para manter as etapas dentro do prazo e, assim, evitar prejuízos.

Invista em tecnologia

A tecnologia se tornou fundamental para a otimização do ambiente corporativo. Hoje, soluções de TI têm um papel-chave na transformação de negócios em ambientes mais inovadores e eficazes. Além disso, com a TI é possível cortar custos, otimizar a política de gestão de projetos e evitar que ocorram atrasos.

Em função disso, sempre tenha a tecnologia como sua aliada nas estratégias para evitar todos os riscos que levam ao atraso em seus projetos. As ferramentas de comunicação, por exemplo, podem manter os times integrados mesmo que os profissionais atuem em ambientes diferentes.

Portanto, invista em ferramentas como as de videoconferência, comunicação por mensagem instantânea, e-mail e VoIP. Dessa forma, o time terá vários canais para se comunicar, solucionar dúvidas e alinhar estratégias.

Também implemente a computação na nuvem para armazenar, editar e trocar arquivos. A cloud computing é uma tecnologia de alto custo-benefício, escalável e fácil de ser implementada no ambiente corporativo. Além disso, com o cloud storage o negócio pode otimizar a sua segurança digital durante a execução de projetos.

Com ferramentas de armazenamento em nuvem, a empresa pode criar um ambiente centralizado para a troca de arquivos entre todos os times. Dessa forma, o planejamento do projeto, documentos com requisitos e demais informações cruciais para manter o funcionamento do time em um bom nível de qualidade serão enviadas para todos rapidamente.

Além disso, a possibilidade de modificar privilégios de acesso em um único local reduz o número de brechas de segurança e garante o alinhamento do projeto com processos de compliance.

Outra importante ferramenta de TI que o negócio pode utilizar é o sistema de gestão de projetos. Voltado para empresas de todos os perfis, essa solução funciona como um ambiente centralizado para o planejamento, a aprovação, a documentação e o acompanhamento de cada etapa e objetivo do projeto.

Com um sistema de gestão de projetos, toda a empresa terá como documentar e acompanhar a evolução do trabalho de cada time em um único local. Isso evita que erros não sejam identificados e, ao mesmo tempo, mantém todos alinhados.

Utilize metodologias adequadas

As metodologias de gestão de projetos também influenciam diretamente nas chances de que atrasos em projetos ocorram. Portanto, sempre esteja atento à estratégia que o negócio utilizará.

Logo no planejamento, faça uma avaliação do perfil dos times, objetivos e requisitos básicos. Assim, é possível definir uma metodologia alinhada com o perfil da equipe e que seja capaz de orientar todos os profissionais envolvidos a entregar um bom resultado no fim de todas as etapas.

Saiba planejar o seu projeto

O planejamento do projeto é o ponto mais importante para evitar atrasos. Nesse momento, todas as estratégias da empresa se unem em um único local. Portanto, o gestor deve ter cuidado redobrado.

Comunique-se com todos os líderes do projeto para avaliar os prazos e definir os requisitos, os indicadores de performance e o escopo do projeto. Avalie qual é a melhor metodologia que poderá ser empregada e os possíveis problemas.

Com tais dados em mão, crie um documento completo, conciso e abrangente. Ele deve envolver todos os detalhes que estão relacionados ao sucesso do projeto para que, assim, os envolvidos possam se planejar e alinhar expectativas.

Qual é a importância de uma boa gestão de projetos?

Toda empresa que não tem uma política de gestão de projetos inteligente corre o risco de lidar com atrasos. Em função dos problemas que esse tipo de situação pode trazer, por sinal, é fundamental que o negócio tenha boas estratégias para identificar, prevenir e mitigar riscos.

Nesse sentido, a gestão de projetos deve atuar ativamente para evitar qualquer tipo de atrasos em projetos. Isso é feito com um bom planejamento, que seja capaz de escolher as metodologias corretas, replicar boas práticas e garantir que os profissionais estejam bem treinados. Dessa forma, a companhia consegue executar um projeto alinhado com a demanda do cliente e que tenha o nível de sucesso esperado.

Quer conhecer outras formas de evitar atrasos em projetos? Então assine nossa newsletter!

Muito se fala sobre como o gerenciamento de cronograma implica no êxito de determinados projetos. É fundamental ter um bom controle do tempo de dada campanha, para que ela de fato seja elaborada e funcione apropriadamente. Mas o que significa, exatamente, ter um plano de gerenciamento de cronograma? Em quais áreas da empresa isso influencia?

Confira aqui os pontos mais importantes para conhecer sobre o tema!

O conceito de plano de gerenciamento de cronograma

O plano de gerenciamento de cronograma diz respeito, basicamente, ao tempo que levará para que todas as etapas de determinado projeto sejam concluídas. Neste sentido, este plano lida diretamente com a criação e a execução de projetos. Por isso, o conceito pode influenciar muito no sucesso de um negócio. Como efeito, ele também influencia diretamente na satisfação que o cliente tem com a sua empresa, uma vez que se entrega o serviço dentro dos prazos estipulados e com uma boa qualidade.

Hoje em dia, há profissionais que trabalham diretamente com tais fatores, os chamados gestores de projeto. Eles trabalham no planejamento, coordenação, execução, análise de projetos, o que consiste em uma boa saída para empresas que precisam colocar seu cronograma em ordem.

O DESENVOLVIMENTO DO CRONOGRAMA

Agora que você já sabe da importância do plano de gerenciamento de cronograma, resta a seguinte questão: como fazê-lo? Existem alguns aspectos a serem levados em conta na hora de fazer este planejamento.

Defina o projeto

Para se criar um plano de gerenciamento de cronograma, obviamente é imprescindível ter uma noção clara da atividade proposta e como alcançá-la com sucesso.

Crie uma planilha

Produzir uma planilha é o primeiro passo para ter um controle de prazos mais eficaz. Anote todas as informações relativas ao projeto — como nome, os objetivos, a descrição e preços.

Depois, faça uma exposição detalhada de todas as etapas que precisam ser feitas para que a campanha em questão seja concluída. Neste ínterim, pode-se pensar em modelos como o planejamento de marketing, um plano financeiro, modelo de negócios e plano estratégico. Desta maneira, fica mais fácil a visualização do projeto, tanto para a empresa quanto para o cliente.

Não se esqueça dos recursos utilizados

Na hora de pensar em datas de entregas realistas para a atividade, é importante ter em mente o tempo hábil para que se tenha acesso aos recursos utilizados. Isto é, a quantidade de material que terá que ser usado (e quanto tempo ele demora a ser entregue), a equipe envolvida no projeto e os equipamentos que serão utilizados para realizá-lo.

Estabeleça prazos

Depois de ter todas estas informações coletadas, é hora de decidir quais são os prazos viáveis para a conclusão de cada uma. Considere projetos antigos da empresa, o ritmo dos funcionários e, claro, a expectativa do cliente.

Como gerenciar seu cronograma?

Alguns macetes podem facilitar a vida de quem está melhorando o plano de gerenciamento de cronograma de uma empresa. Atualmente, com a atitude da equipe e o uso da tecnologia, se tornou mais simples melhorar seu controle de tempo!

Controle os prazos

As datas estipuladas foram criadas para serem cumpridas, certo? Uma vez que tenha certeza que os prazos eram realistas, não tenha medo de cobrar sua equipe por resultados. Na planilha de controle de cronograma, deixe uma aba a ser preenchida sobre o status da tarefa. Assim, você poderá ter uma ideia melhor de qual porcentagem da atividade já foi concluída.

Saiba lidar com atrasos

Apesar de ter um planejamento de cronograma eficaz e uma boa equipe, é inevitável que alguns atrasos aconteçam eventualmente. Como lidar com eles?

O primeiro passo é entender se este atraso aconteceu por causa de uma falha interna do negócio ou externa (o cliente). Depois de feita esta averiguação, parta para a solução do problema: caso o erro tenha acontecido dentro da equipe, procure reelaborar as etapas do projeto, envolvendo todos os profissionais ligados a ele e, se necessário, contrate terceiros para suprir a demanda do cliente. Caso o erro tenha acontecido por fatores externos, o ideal a se fazer é conversar com o cliente de forma clara para que, juntos, estipulem novas datas e expectativas reais.

Use a tecnologia

Todos nós sabemos que a tecnologia veio para ficar, certo? O lado bom disso é que ela, cada vez mais, está facilitando a vida das empresas.
Nos dias de hoje, há softwares reservados aos planos de gerenciamento de cronograma, que podem economizar tempo de seus funcionários, além de darem mais segurança para a empresa.

Estes sistemas podem ser acessados em sua grande maioria por qualquer smartphone ou notebook, o que permite um maior controle da equipe sobre os dados. Além disso, uma vez preenchido, tais programas fazem análises de desempenho daquelas informações. Por isso, estão sendo usados cada vez mais. Não se esqueça de conjecturar sobre a opção quando estiver elaborando seu plano!

Preze pela qualidade de seu serviço

Além de entregar um projeto no prazo determinado, logicamente, é importante garantir a sua qualidade. De nada adianta entregar um produto ruim no prazo correto, não é verdade?

Garanta que a empresa tenha tempo hábil para entregar um serviço satisfatório ao cliente, que supra as suas expectativas. O planejamento de gerenciamento de tempo pode ser um grande aliado neste quesito, já que ele torna muito mais claro quais as etapas a serem feitas para atingir seus objetivos. Assim, a companhia garante a satisfação do cliente, o que pode resultar na sua fidelização e no marketing espontâneo.

Atente-se à burocracia

Existe uma linha muito tênue entre o excesso e a falta de burocracia. Se, por um lado, a falta dela pode ser fatal para a realização dos projetos, muita burocracia também se mostra como um grande empecilho na hora de completá-los.

O ideal é usar experiências anteriores da empresa para montar um planejamento realista, que contenha dados relevantes, mas não etapas, aprovações e autorizações em excesso. Não esqueça que isto pode atrasar (e muito) a realização do projeto, inclusive influenciando no ritmo de sua equipe. É essencial que o plano de gerenciamento de cronograma não se torne maçante para todos os envolvidos — do contrário, pode atrapalhar a performance da empresa.

Os planos de gerenciamento de tempo são muito importantes para a conclusão eficaz das atividades da empresa. Ele pode significar o êxito dela no mercado ou sua estagnação. Mas precisam ser bem pensados e elaborados para que ampliem o potencial do negócio. Gostou do texto? Como você monta seu plano de gerenciamento de cronograma? Conte no blog e deixe seu comentário! Queremos ouvir o que tem a dizer.

Os indicadores de desempenho estão cada dia mais presentes nas empresas porque refletem o desejo de gerenciar, controlar e alcançar os objetivos da própria organização ou de uma proposta específica. Os KPIs medem o desempenho de um projeto visando verificar se as metas determinadas no planejamento estão sendo devidamente cumpridas. Assim, para que sejam reais e possam realmente contribuir com a equipe, os KPIs devem ser mensuráveis. Quer saber um pouco mais sobre esses indicadores? Então acompanhe:

Qual a diferença entre KPI e métrica?

A sigla KPI vem do inglês e significa Key Performance Indicator, ou seja, indicador-chave de performance. E enquanto o KPI é um indicador primordial que mede o desempenho da empresa, a métrica até é também um indicador, mas não necessariamente essencial para a avaliar a eficiência da organização. Por isso, pode-se dizer que todo KPI é uma métrica, mas nem toda métrica é um KPI. De maneira bem sucinta e clara, a diferença entre KPI e métrica está na importância que o indicador representa frente aos objetivos estratégicos da empresa.

Uma empresa que realiza consultoria em gestão pode ter como indicador-chave de desempenho o número de clientes por região, por exemplo. Esse número é um KPI porque exprime o alcance do negócio, a conquista ou a perda de mercado e o grau de participação no segmento, oferecendo informações essenciais para que a empresa altere ou mantenha sua estratégia.

Essa mesma companhia pode ter como métrica, por exemplo, o gasto mensal de combustível de seus consultores ou representantes, dado que serve apenas para o monitoramento dos custos da empresa, mas que não é um valor que serve de parâmetro para aferição de performance. Logo, o custo total dos combustíveis não passa de uma métrica. Pense bem: um gasto mensal de 1.000 ou de 10.000 reais não tem vínculo direto com o desempenho da organização.

Como definir os KPIs de um projeto?

A definição dos KPIs começa pela demarcação do próprio objetivo do projeto. Tendo esse objetivo claro, é possível passar, então, para as metas, que são os desmembramentos desses objetivos em etapas menores, mais práticas e facilmente compreensíveis, a fim de que a equipe saiba exatamente o que deve ser feito.
Com as metas definidas e devidamente esclarecidas, são demarcados os meios a serem empregados para que as metas sejam cumpridas e, consequentemente, os objetivos. Chega-se, por fim, aos indicadores de desempenho, que devem refletir o sucesso — ou o fracasso — do caminho percorrido até o alcance do objetivo final.

Quantos KPIs são precisos para determinar o desempenho?

O número de KPIs necessários varia de empresa para empresa, de projeto para projeto, bem como de objetivo para objetivo. Projetos mais complexos tendem a ter mais KPIs, contudo, nem sempre uma quantidade maior de KPIs contribui para uma análise e um controle adequados.

O importante é que os KPIs sejam em número suficiente para que a equipe consiga visualizar todo o desempenho do projeto, podendo avaliar mudanças, tendências e novas ações necessárias para chegar ao objetivo do projeto no tempo acordado e com a qualidade desejada.

Lembrando que os KPIs podem ser divididos em duas vertentes: KPIs globais do projeto e KPIs por setor ou por equipe, que auxiliarão os profissionais envolvidos a compreenderem com maior clareza seus papéis e suas atribuições.

E como escolher os KPIs certos?

Já que não é possível gerenciar aquilo que não se mede, daí surge a importância do correto estabelecimento dos KPIs. Contudo, o gestor não pode simplesmente sair criando indicadores-chave de desempenho de maneira indiscriminada em todos os setores da empresa. Para isso, é preciso fazer uma análise criteriosa sobre os fatores diretamente ligados à performance do negócio e, mais que isso, saber direitinho como fazer a medição.

Um supermercado, por exemplo, não tem por que estabelecer um KPI referente ao número de vendas por gênero (masculino ou feminino). Isso não faria qualquer sentido, pois o segmento e os tipos de produto comercializados não recebem influência por serem consumidos por homens ou mulheres.

O mesmo definitivamente não acontece com uma rede de academias ou com uma franquia de salão de beleza, por exemplo. Para esses nichos de mercado, ter indicadores-chave de desempenho atrelados ao gênero dos consumidores é interessante sim, afinal, essas informações são cruciais para elaborar campanhas focadas em um público ou outro.
Assim, escolher os KPIs certos requer dos gestores um bom estudo, respondendo a questões do tipo: como o ambiente externo mostra sinais de que está aceitando o produto comercializado pela empresa e como o sucesso ou o fracasso do negócio pode ser efetivamente medido? Já facilita, não concorda?

Quais os benefícios de se determinar KPIs para um projeto?

Os indicadores de desempenho podem se apresentar, por exemplo, na forma de dashboard ou graficamente em relatórios de gestão, que auxiliem tanto a equipe como o gerente de projetos a conduzir a execução da proposta com mais eficácia. Assim passa a ser possível agir proativamente a fim de que os resultados almejados sejam obtidos conforme o planejado.

Além de constituírem um direcionamento a ser seguido, os KPIs auxiliam na tomada de decisões, pois refletem todo o andamento do projeto de maneira simples e direta, com chances reduzidas de falhas. O acompanhamento constante desses índices acelera o processo decisório, permitindo que as ações corretivas sejam realizadas com maior rapidez, de forma a otimizar tanto tempo como recursos.

Com toda a equipe focada nos KPIs há maior envolvimento por parte dos profissionais, que se sentem motivados a superar desafios no cotidiano, criando significado para sua atuação junto ao projeto. Trabalhando com uma equipe engajada, o gerente de projetos consegue otimizar o tempo de execução e os recursos, liderando com maior tranquilidade, certo de que todos sabem exatamente o que, como e quando fazer.

Como monitorar os KPIs de um projeto?

O monitoramento dos KPIs pode ser feito por meio de ferramentas de Business Intelligence, planilhas eletrônicas ou, ainda, de softwares de gerenciamento de projetos preparados especificamente para ofertar uma série de ferramentas para os gestores, facilitando, dessa forma, o trabalho de toda a equipe.
Monitorar constantemente os KPIs de um projeto é o que dá a segurança necessária para se tomar decisões mais acertadas e manter todos os processos, as metas e ações dentro do planejado. O segredo mora em estipular e monitorar!

Agora que já tem informações suficientes sobre o assunto, compartilhe conosco o que achou! Sua empresa tem KPIs bem-estabelecidos? Ela exerce o monitoramento adequado desses indicadores? Deixe seu comentário e contribua com o post!

No universo da gestão de projetos, não é nenhuma novidade que só é possível gerenciar aquilo que se mede, certo? Apesar disso, ainda é bastante comum encontrarmos por aí um controle de projetos frágeis ou até mesmo que demonstrem ausência total de mecanismos de monitoramento. E esses indícios só demonstram que é preciso entender, de uma vez por todas, que a necessidade de exercer controle sobre o projeto é tão essencial quanto a própria necessidade de planejar!

Enquanto na fase de elaboração do plano a preocupação é resumida a se antecipar aos erros, estudar os cenários possíveis e traçar rotas que levarão o projeto ao destino certo, é somente no exercício do controle que se poderá, de fato, garantir que não será preciso lidar com desvios — ou, mesmo que aconteçam, dessa forma o gerente de projetos poderá intervir em tempo hábil. Assim parece bem melhor, não concorda?

Mas se você por acaso ainda se vê cercado de dúvidas sobre como implementar adequadamente o controle de projetos em sua empresa, não se desespere, porque as dicas que trouxemos no post de hoje certamente o ajudarão. Pronto para aprender identificar os status das atividades e acompanhar seus projetos adequadamente? Então confira:

Acompanhamento do projeto

Para que o controle aconteça de maneira eficiente, é necessário que seja executado de forma consistente e com a devida regularidade. Assim, o ideal é determinar uma periodicidade de execução e segui-la estritamente — quer seja semanal, quinzenal ou mensal, por exemplo. O dimensionamento do intervalo de execução desses controles deve ter como objetivo se manter dentro do tempo necessário para a correção dos desvios e a possibilidade de antecipação a novas falhas.

É durante esse acompanhamento que são coletadas e consolidadas as informações que dizem respeito à execução de uma dada atividade, realizando o contraste entre aquilo que foi previsto com o que foi efetivamente realizado. Promova o arquivamento desses registros do modo mais simples possível, mas preserve um histórico dos acompanhamentos realizados, da evolução das entregas e dos custos. Lembre-se de que essas são informações úteis não só para o projeto em questão, mas para servirem de dados no registro de lições aprendidas.

Levantamento de dados

Em um momento posterior, localize as razões dos desvios ou das eventuais tendências a fim de rastrear os motivos por trás das falhas e, ao mesmo tempo, chegar a soluções definitivas. Pare e pense por um minutinho: é melhor corrigir logo um defeito ou encontrar sua causa para que não ocorra uma segunda vez? Pois na verdade você deve tomar essas atitudes em conjunto! Mas para que possa atacar o defeito de forma categórica, eliminando ocorrências futuras, deve mesmo se concentrar na causas.

Nesse contexto, o Diagrama de Ishikawa pode ser uma boa ferramenta. Esse método consiste no desenho de uma flecha — ou espinha de peixe — que aponte para o problema ou o desvio. Com a base pronta, organize na parte superior as potenciais causas e suas ramificações, enquanto faz o mesmo na parte inferior, mas com categorias opostas.

Imagine, por exemplo, que o desvio seja relativo à baixa produtividade da equipe de projetos em 3D. Assim, seria traçada uma seta na vertical apontando para a baixa produtividade no processamento de dados, com as potenciais causas sendo divididas entre software, na parte superior, e hardware, na parte inferior. A partir daí é possível ramificar essas possíveis causas em outras mais específicas e assim sucessivamente, até que o problema raiz fosse devidamente identificado.

Intervenção de correção

Tendo como premissa que as razões para o desvio foram devidamente identificadas, basta agora estudar qual é a melhor ação para eliminar essas causas. Trata-se, portanto, de uma intervenção em forma de ação corretiva para trazer o projeto de volta aos trilhos. Nesse momento, deve-se agir tão logo quanto for possível, porque por mais que se tenha feito algo a respeito do problema, enquanto a causa não for eliminada por completo, o efeito persistirá.

E tão importante quanto implementar a correção é instituir mecanismos que possam comprovar a assertividade da ação. Caso os desvios sejam corrigidos, o caso está encerrado. Até aí tudo bem. Mas pode ocorrer exatamente o contrário, e, nesse caso, os esforços devem retornar à análise das informações.

Definição de etapas

Quando as etapas não estão suficientemente bem definidas, o controle se torna muito mais complexo e sujeito a erros. Afinal de contas, se a delimitação daquela atividade não é precisa, os limites de controle também não o serão. E assim como não é possível gerenciar aquilo que não se mede, tampouco é possível medir o que não se conhece.

Definir bem uma etapa significa ter uma demanda compreensível, inteligível e gerenciável. A prática de estabelecer marcos abstratos, que contêm inúmeras possibilidades de interpretação ou mesmo diferentes tarefas só compromete o exercício do controle. Projetos que não possuem etapas bem definidas resultam em controles extremamente frágeis, difíceis de implementar e pouco confiáveis. Assim, ter o cuidado de definir bem as etapas do projeto é simplesmente essencial.

Software de gerenciamento

Infelizmente, usar uma ferramenta para o gerenciamento de projetos ainda é considerado um luxo e não uma necessidade para algumas empresas. Mas a verdade é que a tecnologia está aí justamente para ser uma aliada. Nesse cenário, contar com um software de gerenciamento de projetos ajuda a, dentre outras coisas, melhorar o controle dos projetos na medida em que a organização da gestão se torna sistemática, estruturada e consistente.

Quando se pode contar com um programa de gerenciamento de projetos, promover o monitoramento se torna uma tarefa extremamente simples, uma vez que todo o ciclo de vida do projeto está inserido no aplicativo. Aí basta basicamente seguir o roteiro! Esse é, sem dúvida, um dos maiores investimentos que a empresa pode fazer a fim de melhorar o monitoramento e o controle de seus projetos.

Como no ambiente do gerenciamento de projetos é praticamente impossível que as coisas saiam exatamente da forma como foram planejadas, cabe ao controle a tarefa de subsidiar a intervenção do gerente de projetos. Imprevistos, falhas e desvios fazem sim parte do dia a dia dos trabalhos de gestão, mas não se trata somente de eliminar esses problemas, mas também de encontrar meios que permitam prevê-los ou identificá-los, a fim de minimizar os efeitos sobre as restrições de prazo, custo e qualidade.

Sendo cíclico, o controle de projetos visa tanto oferecer meios para que as ações se mantenham como alternativas para que retornem ao rumo certo, representando uma postura proativa e evidenciando o aspecto dinâmico que deve permear a cultura de planejamento da organização.

Então agora nos conte: como sua empresa exerce o controle sobre os próprios projetos? Deixe seu comentário e compartilhe suas experiências conosco!

Todos sabemos que o mercado de trabalho tem se tornando mais disputado e que o nível de exigência dos clientes tem aumentado consideravelmente. Assim, aplicar as metodologias de gerenciamento de projetos se torna imprescindível.

Obviamente, cada empreendimento tem suas próprias particularidades, necessitando de estratégias específicas. É válido afirmar que gerir um projeto incorre na aplicação de conhecimentos, ferramentas e técnicas para que os objetivos definidos sejam alcançados.

Usar uma das metodologias de gestão de projetos permite a execução adequada de todas as atividades envolvidas e garante eficiência ao processo. É importante contar com ferramentas que se alinhem com as premissas da empresa, melhorando seus resultados e unificando os principais setores.

Ficou interessado no assunto e quer saber mais? Então, continue a leitura deste artigo para conhecer e entender as 12 principais metodologias de gestão de projetos.

QUAL A IMPORTÂNCIA DE ADOTAR UMA METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROJETOS?

As metodologias de gestão de projetos são fundamentais para que a empresa possa sistematizar melhor seus objetivos e estratégias e, assim, conseguir concretizá-los. Esse tipo de investimento é essencial para que a empresa consiga alcançar novos patamares. Para tanto, é preciso de ações positivas, como:

• desenvolver potenciais;
• capacitar equipes;
• gerar melhorias;
• conscientizar o time.

Entretanto, se essas ações são realizadas sem uma gestão apropriada e planejada, o resultado pode não ser satisfatório, já que algumas tarefas poderão ser esquecidas e, obviamente, as avaliações dos clientes não serão positivas.

Além disso, não podemos deixar de mencionar que as empresas raramente coordenam apenas um único projeto por vez. O comum é gerenciar vários projetos ao mesmo tempo, exigindo muita atenção e um trabalho extremamente cuidadoso, que pode ser simplificado com as metodologias de gerenciamento de projetos.

Esse gerenciamento é tão fundamental que conta com instituições de referência, como o PMI (Project Management Institute), que elabora normas com o padrão PMBOK (Project Management Body of Knowledge), utilizado em todo o país. As padronizações foram baseadas em estudos aprofundados e ajudam as corporações e seus respectivos gestores a organizarem melhor seus projetos.

QUAIS AS PRINCIPAIS METODOLOGIAS DE GESTÃO DE PROJETOS?

Existem inúmeras metodologias de gerenciamento de projetos e cada uma delas tem suas características específicas. É importante deixar claro que a escolha da melhor metodologia para a sua empresa depende da afinidade do gestor e do nível de gerenciamento que se deseja ter.

1. PRINCE 2

O nome significa Projeto em Ambiente Controlado (do inglês, Project in Controlled Enviroment). O PRINCE 2 é um método britânico, utilizado em larga escala, em mais de 150 países. O seu principal foco é o produto e as entregas que devem ser realizadas durante a execução do projeto. Para isso, é preciso cumprir alguns princípios básicos:

• justificativa para o desenvolvimento do projeto;
• aprendizado com erros e acertos passados;
• repartição bem definida de papéis;
• divisão do projeto em estágios;
• tolerância com adversidades;
• foco nos resultados;
• grau de flexibilidade, adaptando o método ao projeto.

O PRINCE 2 acompanha todo o projeto. No início, é realizada a primeira idealização e a busca de viabilidade. O desenvolvimento das atividades corresponde às fases de controle, revisão e monitoramento, até que o empreendimento seja finalizado.

Como destacado, essa é uma das metodologias de gerenciamento de projetos mais utilizada em todo o mundo, mas tem como desafios o fato de apresentar poucas técnicas e de a bibliografia de referência, em geral, estar em Inglês. 

2. PMBOK

O PMBOK não pode ser considerado uma metodologia, mas sim um guia com as melhores práticas em gestão de projetos, elaborada pelo PMI. Hoje, pode-se dizer que o PMBOK é considerado a “Bíblia da gestão de projetos”.

O documento é dividido em 10 áreas de conhecimento, permitindo aos gestores planejar, executar e controlar todos os pontos relativos a um empreendimento. É válido dizer que o PMBOK é uma das metodologias de gerenciamento de projetos mais utilizada em todo o mundo, principalmente pelo fato de as melhores práticas serem genéricas, ou seja, se adaptarem a qualquer tipo de projeto.

Não podemos deixar de mencionar que esse guia descreve o ciclo de vida de um projeto de forma completa. Além disso, utiliza-se de normas, processos, técnicas e métodos consolidados em inúmeras áreas, garantindo uma gestão eficaz, estratégica e de resultados.

As 10 áreas de conhecimento do PMBOK são:

1. Gerenciamento de integração.
2. Gerenciamento do escopo.
3. Gerenciamento do tempo.
4. Gerenciamento de custos.
5. Gerenciamento da qualidade.
6. Gerenciamento de recursos humanos.
7. Gerenciamento de comunicações.
8. Gerenciamento de riscos.
9. Gerenciamento das aquisições.
10. Stakeholders.

3. Scrum

O Scrum é uma metodologia para desenvolver produtos e pode ser utilizada em conjunto com a gestão de projetos. Ele é um exemplo da metodologia ágil que engloba um conjunto de práticas focadas na rapidez e na eficiência das ações de uma equipe, no uso de softwares, na participação do cliente e na capacidade de reagir de forma madura às principais mudanças.

É interessante destacar que essa metodologia se concentra em pequenos passos, em vez de focar no resultado final. Assim sendo, a meta principal é dividida em pequenas etapas, que podem durar até 4 semanas (essas etapas são chamadas de sprints).

Ao findar cada sprint, deve-se realizar uma reunião com o objetivo de se fazer uma retrospectiva, na qual se apresentam os resultados e se discute o que poderia ter acontecido de maneira diferente. Deve-se apontar os fatores de sucesso e as principais interferências encontradas, replanejando as atividades para o próximo sprint, buscando a melhoria contínua.

4. Caminho crítico

O método do caminho crítico foi desenvolvido na década de 1950 e leva em consideração que, em qualquer projeto, existem tarefas que estão ligadas entre si por vínculos de dependência. Em outras palavras, algumas tarefas só podem ser iniciadas depois que outras forem completadas, formando o caminho crítico do projeto.

Assim, o gerente de projetos deve ser capaz de definir essas atividades e priorizá-las, já que, se não forem executadas, elas poderão bloquear o caminho e causar grandes prejuízos, como o atraso do cronograma de atividades.

Um projeto pode ter mais de um caminho crítico. A melhor maneira para defini-lo se dá por meio de um diagrama de redes, que mostra uma visão gráfica das atividades e como elas se relacionam umas com as outras.

5. Project Model Canvas

O Project Model Canvas também é uma das metodologias de gerenciamento de projeto mais conhecidas e utilizadas. Essa metodologia propõe a substituição de toda a documentação, projetos e demais papéis por uma folha A4 e alguns post-its.

À primeira vista, parece ser bem simples e pouco eficaz. Contudo, a aplicação desse método pode gerar resultados surpreendentes. Para tanto, o gestor de projetos deve se reunir com cada uma das equipes e criar um plano de projeto simples e objetivo.

Para o melhor funcionamento do Project Model Canvas, os integrantes devem fazer seis perguntas fundamentais:

• por quê?
• o quê?
• quem?
• como?
• quanto?
• quando?

A partir das respostas a essas perguntas, é possível ter ideias mais claras e, utilizando os post-its, torna-se mais fácil definir o plano de projeto. Esse tipo de metodologia tem como vantagem principal a facilidade no entendimento, inclusive por colaboradores que não estão familiarizados com o tema ou que sejam inexperientes.

6. Gestão da qualidade

A ABNT NBR ISO 9000 — Sistema de Gestão de Qualidade e a norma ABNT NBR ISO 10006 — Diretrizes para a qualidade no gerenciamento de projetos são responsáveis por garantir uma gestão de qualidade a qualquer projeto.

As normas buscam diretrizes para preservar uma padronização na gestão de projetos, certificando a sua qualidade, independentemente do seu escopo. Em outras palavras, a gestão da qualidade aborda processos que levarão o projeto ao objetivo final.

7. Six Sigma

O Six Sigma também não é considerado uma das metodologias de gestão de projetos, apesar de ser um recurso excelente para se aplicar aos projetos e obter melhores resultados.

Podemos dizer que o Six Sigma se baseia em estatísticas para medir as inconformidades de um produto, durante a execução do projeto, buscando sua eliminação. De acordo com os padrões do Six Sigma, o resultado final deve ser livre de defeitos em um percentual de 99,9996%.

Para alcançar esse percentual, existem dois processos principais: DMAIC e DMADV, ambos inspirados no ciclo PDCA (Plan – Do – Check – Act).

DMAIC — Define (Definir); Measure (Medir); Analyse (Analisar); Improve (Melhorar); Control (Controlar)

O principal objetivo de um processo DMAIC é garantir a melhoria no desempenho de um processo ou um produto e, também, o uso de ferramentas de qualidade de forma quantitativa e mensurável.

DMADV — Define (Definir); Measure (Medir); Analyse (Analisar); Design (Desenhar); Verify (Verificar)

O processo DMADV tem como principal objetivo facilitar o lançamento de novos produtos no mercado e, também, a remodelagem de processos, quando o aumento de desempenho (proveniente do DMAIC) já não é suficiente para suprir as demandas.

É importante destacar que muitas empresas estão combinando o conceito de Six Sigma com o conceito Lean (enxuto, sem desperdícios). O resultado é o Lean Six Sigma, que é um conjunto de práticas com o objetivo de atingir altos níveis de qualidade por meio de processos eficientes e econômicos.

8. MPMM

O MPMM (Project Management Methodology) foi desenvolvido pela empresa Methods 123 Ltd. Ele possibilita criar e gerenciar projetos com efetividade e é baseado no PMBOK e no PRINCE 2.

O MPMM divide-se nos pacotes:

• standard: versão mais voltada para projetos médios e pequenos, sendo aplicável em apenas um computador;
• professional: permite até 20 usuários e foca em projetos de qualquer porte;
• enterprise: apropriada a um número maior de pessoas operando e que trabalha com uma grande quantidade de projetos simultaneamente.

Um desafio do MPMM é que ele apresenta menos funções, mas as que tem são bem específicas e úteis. Além disso, o manual, os tutoriais e as informações são todos em inglês, o que pode dificultar a sua implementação, bem como a compra do produto, que deve ser feita em dólares. Mesmo assim, é um bom investimento para o seu negócio.

9. Methodware

O Methodware tem duas versões: convencional e básica. A versão convencional inclui cerca de 30 processos, enquanto a básica inclui apenas 13. Esses processos estão distribuídos entre grandes etapas, que envolvem:

• planejamento;
• execução;
• monitoramento;
• controle;
• encerramento.

É possível, ainda, utilizar a matriz RAB para melhorar a eficácia desse método. Dessa forma, é possível montar uma planilha e atribuir notas de importância para cada tarefa, de acordo com as métricas pré-definidas. Uma das vantagens consideráveis dessa metodologia é a versão em português, que facilita a compra, o aprendizado e o uso da ferramenta.

10. Zoop

Produzida na Alemanha entre os anos 70 e 80, a metodologia Zoop significa, em português, Planejamento de Projetos Orientados Por Objetivos (Zielorientierte Projektplanung).

O acompanhamento dos projetos é realizado por meio de quatro tarefas:

• análise;
• elaboração;
• colocação em prática;
• avaliação dos processos e resultados.

A metodologia Zoop é considerada mais sólida, principalmente pelo fato de já estar há muito tempo presente no mercado. Um grande diferencial é a possibilidade de participação popular, facilitando a interação com comunidades, grupos, cooperativas e no uso por organizações do Estado.

11. TenStep

Outra das principais metodologias de gestão de projetos é o método TenStep. Como o próprio nome sugere, é preciso realizar 10 passos. A primeira e a segunda etapa devem ser realizadas em ordem, enquanto as demais podem ser cumpridas de forma aleatória.

É preciso definir um projeto e construir um programa. Após a finalização dessas etapas, pode-se investir em qualidade, mudanças, riscos e medidas. Todas essas atividades são integradas pelo 3º passo, no qual se trabalha com o cronograma e com o orçamento.

12. Waterfall

Waterfall ou cascata, em português, é outra das metodologias de gerenciamento de projetos conhecida em todo o mundo. Seu principal objetivo é a execução sequencial de etapas, a partir de uma ordem lógica, buscando atingir um determinado resultado.

Essa metodologia é simples de se entender, principalmente pelo fato de que uma tarefa só pode ser iniciada quando sua predecessora for finalizada. Porém, nem tudo são flores: qualquer mudança no escopo do projeto, por menor que seja, pode interromper o fluxo e causar grandes transtornos.

Apesar de ser considerada uma metodologia tradicional e amplamente empregada em setores de fabricação ou construção, ela não pode ser considerada flexível. Alguns especialistas consideram que a Waterfall foi o primeiro modelo adotado na engenharia de software.

Quais as inovações nas metodologias de gestão de projetos?

Uma grande inovação nas metodologias de gestão de projetos é a inclusão de softwares e outros sistemas capazes de permitir um acompanhamento das atividades em tempo real. O mundo contemporâneo está mais ágil e exige que os profissionais sejam mais pontuais em suas interferências.

Assim, pode-se dizer que as metodologias de gerenciamento de projetos são esquemas sistematizados que orientam a idealização e a concretização de projetos, sendo consideradas fundamentais para garantir a qualidade e tornar possível que os resultados sejam alcançados. Obviamente, cada metodologia apresenta seu diferencial e suas qualidades e a escolha da melhor alternativa depende das necessidades do projeto.

E aí, gostou do nosso artigo? Conheceu as principais metodologias de gestão de projetos? Quer mais informações sobre esse assunto? Então, que tal conhecer os sete segredos para uma gestão de projetos de alta performance?