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Conheça 6 dicas para aumentar o faturamento da empresa de forma saudável

Em tempos de uma corrida acirrada para aumentar o faturamento da empresa com menos margem para erros e deslizes, conseguir manter as vendas em um bom patamar é um desafio constante.

Se, por acaso, você está ficando sem ideias novas de como aumentar o faturamento da empresa, confira se já conhece e tentou utilizar todas estas formas que listamos para você. Nós garimpamos o que há de mais prático e funcional para tornar o fechamento do mês um momento mais alegre.

Acompanhe!

1. Venda mais para os mesmos clientes

De acordo com o CAC (Custo de Aquisição de Clientes), que mede as despesas para se atrair mais compradores para os seus produtos, conseguir trazer mais clientes para dentro de casa costuma ser mais caro do que manter os que já temos.

Isso quer dizer que dar uma boa atenção aos atuais consumidores e manter o relacionamento saudável para deixá-los sempre por perto é uma ótima ideia.

O que alguns gestores não percebem é que é possível aumentar as vendas para os mesmos clientes. Para isso, é preciso entendê-los bem e conseguir identificar algumas necessidades que ainda não estão sendo atendidas.

Confira com seu pessoal de vendas se existe alguma potencialidade ainda não explorada para os clientes que já estão na carteira.

Uma outra vantagem nesse ponto é que você já sabe como eles fazem seus pagamentos e não se arrisca tanto com possíveis calotes de novatos no seu financeiro.

2.Treine funcionários

Uma equipe de trabalho obsoleta e que parou no tempo não vai poder te ajudar muito a vencer os novos desafios que surgem de tempos em tempos.

É preciso tentar criar uma cultura de renovação e manter uma sintonia com o que anda acontecendo no mercado, para que se possa buscar alternativas de novos produtos e serviços, outras opções de rentabilização, melhorias quanto ao que já se oferece ao mercado e também uma visão mais crítica sobre a atual situação da empresa.

Se achar que vale a pena, por uma questão tanto financeira, como para conseguir maior empenho da parte dos funcionários, tente criar uma política de colaboração nos estudos.

A empresa pagando uma parte do custo de alguns cursos e o seu pessoal a outra parte, não fica pesado para ninguém e a dedicação costuma ser maior.

3. Conheça e revise os processos do negócio

Depois de um tempo de experiência em uma determinada área, temos tendência à acomodação. Isso é um perigo.

De vez em quando, é muito importante revisarmos o escopo do nosso trabalho e como ele anda sendo feito, para não deixarmos passar alguns detalhes que poderiam ser mais bem aproveitados.

Nesse caso, os bons profissionais de gestão de projetos costumam se destacar por conseguir aproveitar seus recursos humanos de maneira a não ter perdas com o ócio de funcionários.

Reveja suas rotinas de trabalho e tente identificar gargalos e limitações. Às vezes, vai conseguir encontrar alguma coisa interessante que estava debaixo do seu nariz.

4. Fique de olho no mercado

Viver copiando o que os seus concorrentes andam fazendo é uma forma de sempre estar em segundo lugar, mas ficar de olhos fechados para o mercado é um caminho certeiro para a obsolescência.

O ideal é acompanhar as novas tendências e conseguir desenvolver internamente soluções que possam projetar as suas vendas.

Se você tem percebido que seus concorrentes estão oferecendo outros produtos que você também tem condições de levar aos clientes, entenda qual a melhor forma de sua empresa conseguir essa nova abordagem. Avalie também o que pode ser conquistado de maneira a manter sua clientela fiel.

Às vezes, a inovação pode estar somente voltada para a forma de contração e ainda assim ser um sucesso no mercado.

5. Saiba precificar

Aproveitando um pouco o gancho do tópico anterior, é preciso discutir a precificação dos seus produtos ou serviços.

Existem várias formas de se chegar ao valor que será cobrado dos clientes perante uma solução, contudo, alguns detalhes devem ser considerados.

O primeiro deles é o seu ponto de equilíbrio. Praticar qualquer coisa abaixo disso é perigoso. A exceção fica por conta de ações estratégicas promocionais por tempo limitado.

A outra coisa que precisa ser avaliada é a relação entre o preço cobrado e o volume de clientes. Você tem que pensar se vale a pena manter um valor cobrado baixo conseguindo um aumento do volume de clientes ou o contrário: poucos clientes pagando mais caro. Tudo tem uma relação direta com o seu posicionamento de mercado.

De um lado, você trabalha com volume de vendas que exige mais manutenção, pessoal para o atendimento, operações e responsabilidades. Do outro, tem uma atenção mais focada em poucos contratos, mas com gastos mais reduzidos e um risco maior de perdas caso algum cliente deixe o seu negócio.

Cada tipo de empresa tem uma dinâmica própria. O que você precisa fazer é conseguir identificar o que é melhor no seu caso.

6. Utilize a tecnologia a seu favor

Automatizar processos repetitivos, utilizar soluções de gestão de projetos para diminuir o risco de perdas ocasionadas pela baixa eficiência da alocação de recursos, adotar sistemas que favoreçam a comunicação corporativa e outras ferramentas tecnológicas bem estruturadas são boas práticas para qualquer empresa.

Essas atitudes realmente fazem a diferença na rotina dos negócios. Além de minimizar a ocorrência de riscos ocasionados por falhas humanas, elas deixam o seu pessoal mais disponível para se concentrar naquilo que realmente interessa: desenvolver um bom trabalho focado nas necessidades do cliente e no aumento de resultados.

Imagine, por exemplo, um time de vendas que, além de captar, fechar e acompanhar contratos de projetos, precise alimentar manualmente relatórios e planilhas para o controle do PMO.

Pense agora nessa mesma equipe tendo que perder menos tempo para alimentar os controles, cometendo menos erros por ter uma ferramenta já preparada e podendo se dedicar a buscar mais clientes. Essa é a ideia de saber utilizar a tecnologia ao seu favor.

Agora que você já tem nas mãos algumas boas sugestões para pensar e conseguir aumentar o faturamento da empresa, seja um profissional mais engajado e repasse essas dicas para sua rede de contatos compartilhando este conteúdo nas suas redes sociais. Seus parceiros comerciais vão agradecer!

 

Quais são as vantagens de contratar uma consultoria empresarial?

A consultoria empresarial se fortalece cada vez mais como uma forma de imprimir agilidade aos negócios e promover mudanças que, muitas vezes, são difíceis de serem executadas internamente — pelos mais variados motivos. E é na figura do consultor que muitas empresas apostam para gerar vantagem competitiva e se sobressair no mercado. Mas qual é a real importância desse profissional para a organização? O que ele pode fazer pelo seu negócio? Pois continue lendo nosso post de hoje e descubra tudo o que uma consultoria empresarial pode fazer poe você!

Olhar de fora sobre os problemas

Fechar os olhos para o que está errado na empresa certamente não ajudará a melhorar seu desempenho, certo? A solução, então, é ter olhos críticos e visão analítica, distinções que nem sempre quem está envolvido em todas as instâncias consegue fazer. E é aí que entra a consultoria empresarial, trazendo um olhar diferenciado sobre o negócio ao perceber pequenos detalhes que geralmente passam despercebidos pela equipe. Assim é possível construir diagnósticos com mais facilidade, contribuindo para que você identifique pontos de melhoria até mesmo onde imaginava estar tudo perfeito.

Foco em resultados

É possível, sim, proporcionar mudanças organizacionais sem contratar uma consultoria, mas, para isso, você precisa mobilizar toda sua equipe, tirando-a do foco do negócio para exercer outras atividades que nem sempre serão desenvolvidas com qualidade, tendo em vista o envolvimento que citamos anteriormente. Já uma equipe de consultores externos mantém o foco nos resultados, trabalha com metas e objetivos específicos e não tem outras responsabilidades que não sejam as atreladas ao contrato de prestação de serviços, o que otimiza esforços, direciona atenção e alavanca os resultados!

Processo com começo, meio e fim

Quando dependemos de recursos internos para promover melhorias, as atividades diárias acabam consumindo uma grande parcela do tempo necessário para a análise do negócio, o que faz com que os prazos inevitavelmente se estendam de forma indefinida. Já com uma consultoria empresarial, você define um cronograma de atuação que tem começo, meio e fim, permitindo que você saiba exatamente qual será o prazo para o alcance de seus objetivos. E previsibilidade é essencial!

Orçamento que cabe no bolso

É comum vermos empresas desperdiçando recursos preciosos com ações de mudança organizacional que não se acabam nunca, uma vez que os objetivos são perdidos de vista, iniciativas são abandonadas e profissionais entram e saem com frequência, levando consigo todo o conhecimento gerado. E tudo isso impacta diretamente o financeiro do negócio. Em contrapartida, quando você opta por uma consultoria empresarial, sabe de antemão quanto terá que investir para promover as mudanças necessárias, podendo se programar com relação ao investimento sem medo de ter que desembolsar nada mais ao longo do caminho.

Conhecimento amplo de mercado

Por mais que você conheça bem seu próprio mercado, tenha em mente que um consultor empresarial carrega a experiência de diversas empresas. E por mais que os problemas sejam semelhantes, ele são, ao mesmo tempo, distintos. E essa vivência com a diversidade constrói um know-how difícil de ser desenvolvido internamente. Assim, os aprendizados que um consultor acumula ao longo da carreira possibilitam uma visão mais estratégica e direcionada, o que confere mais agilidade ao processo de desenvolvimento das soluções de que a empresa precisa para alavancar os negócios.

Ao contrário do que muitos empreendedores pensam, a consultoria empresarial é de extrema necessidade para a diferenciação do negócio no mercado. É uma ótima oportunidade de fazer melhorias! Sendo assim, não hesite em buscar o conhecimento adequado para potencializar seus resultados: contrate uma consultoria especializada e veja sua empresa crescer como nunca!

Ficou ainda alguma dúvida ou tem considerações a fazer sobre o assunto? Comente aqui e as compartilhe conosco! Participe!

Como transformar stakeholders complicados em parceiros incríveis?

Contar com um PMO na empresa é sinônimo de mudanças constantes, situações que muitas vezes geram ansiedade, medo e perturbação nos stakeholders. E esse cenário pode acabar comprometendo o sucesso dos projetos em andamento. Mas isso não significa que esses stakeholders não sejam importantes ou possam ser ignorados, viu? É preciso saber lidar com cada situação, de modo a trazê-los para o lado da empresa, tornando-os parceiros. E por mais que essa missão pareça um tanto quanto difícil, no post de hoje você vai ver como, com apenas algumas atitudes simples e um bom planejamento, é possível reduzir os obstáculos criados por stakeholders não alinhados aos objetivos da empresa e ainda conquistar aliados incríveis para o PMO.

Que tal aprender a superar esses obstáculos? Então confira nossas dicas e acabe de vez com a insegurança na gestão de stakeholders:

Identifique quem são os stakeholders de cada projeto

Um stakeholder ignorado pode trazer muitos obstáculos para um projeto ou até mesmo para um portfólio inteiro de projetos! Imagine que você se esquece de listar um acionista ou um diretor influente como parte interessada em um trabalho e essa pessoa sente que seu cargo está ameaçado? Eis a deixa para o começo da criação de todo tipo de problema para o desenvolvimento do seu projeto! Para não cair em uma situação difícil como essa, certifique-se, antes de mais nada, de que todos os stakeholders foram devidamente listados e estão realmente envolvidos na iniciativa.

Alinhe expectativas entre todas as partes interessadas

Fazer com que todos compreendam seus papeis e suas responsabilidades é fundamental para que as pessoas desenvolvam um senso maior de comprometimento com o projeto. Se um setor não espera ser impactado com uma reestruturação interna, mas isso efetivamente ocorre — porque estava previsto para acontecer, mas simplesmente não ficou claro —, você pode ter problemas de resistência à mudança entre os próprios funcionários.

E a verdade é que pessoas resistentes diminuem a produtividade, boicotam iniciativas importantes da empresa e contaminam o ambiente de trabalho com reclamações e fofocas, o que pode minar o esforço de todos em promover uma melhoria, até que, na pior das hipóteses, leve o projeto ao fracasso.

Mas muita calma nessa hora, porque contornar essa situação não é assim tão complicado: basta que você reúna todos os stakeholders e mostre a eles qual é a importância do comprometimento de todos, assim como quais serão os impactos — sociais, financeiros, de clima e assim por diante — se por um acaso as pessoas não colaborarem com a mudança. Cientes de que sua participação é fundamental, certamente todos os envolvidos terão um maior envolvimento com o projeto.

Estabeleça uma relação de confiança com os stakeholders

Guarde isso: desenvolver confiança é crucial para transformar stakeholders complicados em parceiros incríveis! Se os colaboradores da equipe de um projeto não confia em seu gerente, por exemplo, como ele vai liderá-los? Se os funcionários não confiam na equipe do projeto, como vão colaborar para que as atividades sejam realizadas? Sendo assim, invista sempre em uma comunicação clara, objetiva e transparente, estimulando o diálogo e estando aberto para dar e receber feedbacks, seja de quem for. O gerente de projetos precisa se relacionar com os diversos stakeholders de cada trabalho de forma a garantir que eles estejam engajados com o PMO e com os resultados da empresa.

Mesmo com stakeholders externos, como um líder comunitário, por exemplo, é essencial desenvolver canais de comunicação fluidos, que permitam a troca de informações, o esclarecimento de dúvidas e a conscientização da população sempre que necessário, visando conquistar a confiança de cada envolvido e impactado pelo projeto em andamento. Só não se esqueça de que a cordialidade é fundamental nesse quesito e que respeitar as diferenças de opinião também faz parte do trabalho! Portanto, tenha paciência, saiba ouvir e pondere sempre antes de tomar qualquer atitude que possa desagradar os interessados do projeto.

Mostre claramente os benefícios do projeto

Reunir todos os stakeholders em uma sala e dizer que o projeto em questão é a modernização do parque industrial da empresa, que haverá redução de custos e aumento de produtividade não basta para deixar todos os envolvidos realmente tranquilos. Pense bem: na mente dos funcionários, redução de custos significa corte de pessoal, enquanto na cabeça dos gerentes, aumento de produtividade é sinônimo de mais trabalho, e na dos diretores, ambos são ligados a lucro imediato.

Se cada parte interessada entende os prós e os contras do projeto da forma como recebe a notícia, abre-se um campo enorme para falsas interpretações e muita resistência. Para não criar esse abismo na comunicação da empresa e também no clima organizacional, apresente claramente quais são os objetivos do projeto, os benefícios que ele trará e também suas consequências. Se o corte de pessoal for inevitável, ressalte que o RH da empresa trabalhará em um Plano de Demissão Voluntária, por exemplo. O segredo está em se lembrar que a comunicação transparente faz toda a diferença!

Procure nunca fugir da devida gestão de conflitos

Por mais que todos esses cuidados sejam tomados, sempre há a possibilidade de alguém realmente não estar comprometido com o projeto, criando assim obstáculos para que ele não seja realizado. Quando isso acontece, os conflitos são simplesmente inevitáveis. Mas você não deve ignorá-los, combinado? Afinal de contas, fingir que algo desagradável não existe não faz com que o conflito magicamente desapareça! Deve-se, então, gerenciar as divergências. Veja como:

Identifique a causa do conflito

Para não gerar ainda mais tumulto ao interpretar a situação erroneamente, aja sempre de forma imparcial, ouvindo todos os envolvidos. Seu objetivo deve ser o de encontrar a causa do conflito, não de achar culpados ou vítimas.

Lide imediatamente com a situação

Não deixe a solução para depois, pois, conforme o tempo passa, os conflitos só tendem a aumentar. O ideal é, portanto, lidar imediatamente com a situação para colocar logo um ponto final no desentendimento.

Envolva o stakeholder conflitante na solução

Você até poderia arbitrar uma solução sozinho e resolver de uma vez o problema, mas o que você quer é que esse stakeholder passe a ser um parceiro extraordinário, correto? Então ouça o que ele tem a dizer e o envolva na solução. Peça ajuda, pergunte o que ele pensa e delegue a ele a missão de tornar a mudança menos pesada para si mesmo.

Exercite seu poder de liderança

Liderar é inspirar pessoas, ser o exemplo. E nada melhor do que ser exemplo nos momentos mais difíceis, como em uma situação de conflito, não acha? Mostre que você está junto com os stakeholders, que está disponível para ajudar em qualquer situação e que é o primeiro a dizer “vamos”, em vez de “vão”!

Assim, se surgir qualquer tipo de problema durante o projeto, envolva-se na solução em vez de esperar que sua equipe resolva tudo sozinha! Isso não é microgerenciamento, mas sim uma atitude que todo líder deve ter: saber o que se passa com as partes interessadas de cada projeto e assumir a responsabilidade conjuntamente.

Viu como nem é tão complexo transformar stakeholders potencialmente complicados em parceiros incríveis? Pronto para implementar essa mudança de postura em seu dia a dia?

Você acrescentaria alguma outra atitude a ser tomada para melhorar ainda mais a adesão das pessoas às mudanças promovidas pelo PMO na empresa? Comente aqui e compartilhe suas impressões e sugestões conosco!

PMI, PMBoK e PMP: quais as principais diferenças?

Quando temos projetos em nossas vidas pessoais — como comprar um carro, viajar ou fazer um mestrado — traçamos algumas metas para que esses planos se concretizem, não é? Guardamos dinheiro, pesquisamos roteiros e estudamos para testes.

No meio empresarial tudo isso também acontece, porém de forma organizada e com metodologias que garantem o alcance dos objetivos. Para isso, são adotadas as melhores práticas de mercado, dentre elas aplicadas as premissas do PMBoK — Project Management Body of Knowledge —, o guia que traz boas dicas sobre o planejamento de projetos.

A gestão empresarial de projetos pode ser tida, então, como a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas que visam ao atendimento dos objetivos de uma necessidade da empresa. Nesse cenário, duas outras siglas são também essenciais: PMI e PMP. Você sabe o que cada uma delas significa e qual é a diferença entre elas?

Confira o nosso artigo de hoje para saber mais!

QUAL A MELHOR DEFINIÇÃO DE PROJETO?

Como conceituação, tem-se que um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado. Temporário não significa necessariamente curta duração, mas possuir início e fim bem definidos. O final do projeto é alcançado quando seus objetivos são atingidos ou quando, por algum motivo, ele for encerrado.

Outra característica importante é a exclusividade das suas entregas, o que significa que o produto ou serviço criado pelo projeto não foi empreendido anteriormente. Essa singularidade diz respeito não somente ao produto em si, mas também ao seu processo de desenvolvimento.

Na definição do PMBoK, os projetos possuem uma organização própria, que pode ser chamada de cadeia de valor representada por etapas ou processos:

  • Iniciação, que define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto.
  • Planejamento, que define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi realizado.
  • Execução, que integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto.
  • Monitoramento e Controle, que mede e monitora o progresso para identificar inconformidades com o plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas ações corretivas.
  • Encerramento, que formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase do projeto a um final ordenado.

VOCÊ SABE A DIFERENÇA ENTRE PMBOK, PMI E PMP?

Todas essas siglas já são bem disseminadas nas empresas, mas é comum confundi-las ou ter a impressão de que é tudo a mesma coisa. Na verdade, elas são bastante relacionadas, mas cada uma aborda uma vertente representativa da gestão de projetos.

Vamos conhecê-las?

O PMBoK

Esse guia é uma verdadeira bíblia empresarial e é adotado no mundo todo. Ele reúne um conjunto de práticas em gerência de projetos, definindo o trabalho que deve acontecer durante todo o ciclo de vida de um projeto.

A organização desse trabalho se dá a partir da orquestração de dez disciplinas fundamentais para o alcance de bons resultados em um projeto: integração, escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisições e partes interessadas.

O PMI

PMI é a sigla que representa o Project Management Institute, instituição responsável pela publicação do PMBoK. Sem fins lucrativos e originado no final da década de 60 nos Estados Unidos, o PMI reúne profissionais de gerenciamento de projetos para trocar experiências e conhecimentos e estabelecer boas práticas, uma ética na profissão e certificar profissionais da área.

A certificação oferecida pelo PMI, inclusive, é bem valorizada no mercado e distingue os gerentes de projeto que a inserem em seus currículos.

O PMP

Essa é a sigla do gerente de projetos (ou Project Management Professional, em inglês) e o que se espera é que ele tenha condições de contribuir para o desenvolvimento e implementação de metodologias, processos, padrões, critérios, parâmetros e ferramentas para gestão — além de liderar os projetos, intervir e articular sempre que necessário para que os prazos sejam cumpridos e as entregas saiam conforme o esperado.

Embora muito próximas e relacionadas, as siglas PMBoK, PMI e PMP se referem a coisas totalmente distintas. A primeira representa o principal guia de gerenciamento de projetos no mundo.

A segunda remete à origem de tudo, ao instituto que uniu profissionais para discutir, de forma pioneira, um assunto relevante há mais de 50 anos e ainda tão presente nas empresas. A terceira, PMP, refere-se ao capital humano responsável pela concretização das boas práticas que o PMI traduziu de forma organizada no PMBoK.

Em comum, as três siglas têm a valorização de métodos e da integração de elementos para que se tenha a melhor maneira de conduzir um projeto, avaliando e monitorando riscos, dimensionando recursos financeiros, alocando força de trabalho e envolvendo todos os atores interessados nas entregas do projeto.

QUAL A ESTRUTURA NECESSÁRIA PARA IMPLEMENTAR A GESTÃO DE PROJETOS?

As melhores práticas sugeridas no PMBoK orientam a criação de estruturas próprias para a condução dos projetos, os chamados Escritórios de Projetos. Esses escritórios costumam ser a unidade que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos, além de fornecer apoio à comunidade de projetos e constituir um elo entre a empresa e seus objetivos.

Os Escritórios de Projetos são os guardiões da metodologia que deve ser seguida por toda a empresa ou pelas áreas diretamente envolvidas em projetos. Essa estrutura também serve de centro de referência em gerenciamento de projetos dentro da organização, prestando consultoria e oferecendo treinamento aos envolvidos.

Com quais ferramentas sua empresa pode gerenciar os projetos

Hoje o mercado oferece muitas opções de ferramentas tecnológicas para a gestão de projetos, que permitem melhorar a performance, visualizar todos os recursos envolvidos e alocá-los adequadamente para aumentar a produtividade.

Ao escolher qual ferramental adotar, é preciso atentar para funcionalidades que fazem toda a diferença, como facilidade na customização de acordo com a necessidade da empresa, integração de todos os módulos e geração otimizada de relatórios gerenciais para que se tenha maior controle de todas as instâncias do projeto.

Em termos de metodologias, as empresas têm adotado métodos que nasceram da evolução da discussão proposta pelo PMI e que atendem a áreas específicas de projetos, como a TI com o desenvolvimento de software.

Um exemplo são os chamados métodos ágeis, que propõem a aceleração das ações, prevendo a melhoria contínua do projeto por meio da flexibilidade e abertura às mudanças e da interação da equipe. O método mais conhecido é o Scrum, que prevê entregas rápidas (diárias, se possível) para o alcance da meta definida.

Seja qual for o porte ou ramo da empresa, realizar uma eficiente gestão de projetos é fundamental para alcançar os objetivos estratégicos. Gerenciar projetos é um instrumento poderoso para antecipar problemas e responder rapidamente às mudanças.

Incorporar meios para isso, de forma que os projetos sejam acompanhados de ponta a ponta, é um investimento que vale a pena e que traz retornos positivos ao negócio.

Assim, o Project Builder, software de gerenciamento de projetos em nuvem há mais tempo no mercado, pode ser bastante eficaz. Para receber um teste gratuito clique em: Quero um Teste Gratuito Agora.

Quais as principais dificuldades de métodos ágeis e como resolvê-las?

Atualmente, com o intuito de tornar os processos mais simples e dinâmicos, muito se discute sobre a implantação de métodos ágeis em ambientes corporativos. Contudo, antes que os trabalhos possam ser implementados, é essencial refletir sobre alguns desafios que, com certeza, serão enfrentados ao longo desse processo.

Os métodos tradicionais se concentram em seguir o plano inicial, elaborar uma documentação minuciosa, valorizar, sobretudo, as ferramentas e processos, bem como a etapa de negociação de contratos. Em contrapartida, os métodos ágeis prezam pela adaptação rápida às mudanças, interface constante com o cliente, além de valorizar os indivíduos e suas interações.

Diante desse contexto, pode-se afirmar que os métodos ágeis enfrentam diferentes barreiras para conquistar ambientes tradicionais. Enfim, provavelmente esse seja o maior desafio: a mudança cultural!

O paradoxo do trabalho supervisionado

Ao longo de nossa existência, fomos orientados a manter o controle sobre absolutamente tudo. Pois esta é a maneira de garantir que as coisas funcionem: são necessários os papéis de controlador e controlado, chefe e empregado. É por essa razão que se propaga a crença de que as pessoas precisam de um mestre para monitorar de perto as atividades, sem acreditar, de forma alguma, que elas seriam realizadas de modo satisfatório sem tal supervisão.

Logo, a principal grande dificuldade para implementação das metodologias ágeis é a resistência natural das pessoas às mudanças!

A forma de implementar a metodologia

Após isso, vale discutir o modo como as mudanças são colocadas em prática. Mudança efetuada de maneira imposta nada mais é que uma postura de “chefe e empregado”. Quando existe alguém responsável por pensar em todos os detalhes, oferecendo a solução pronta, a relação de dependência somente aumenta, pois os liderados não se sentem confortáveis para fazer as atividades com autonomia: experimentar, cometer erros, aprender com esses erros e se aprimorar de modo contínuo.

Existe também uma espécie de tendência a buscar a metodologia perfeita, como se houvesse uma única forma, uma estrutura milagrosa, superior a todas as outras.

Caso você seja um daqueles que acredita existir apenas uma única resposta para toda questão, você precisa trabalhar melhor essa “verdade”. Cada indivíduo interage em um espaço complexo único, dotado de um conjunto de pontos positivos e negativos, os quais requerem análise e adaptabilidade. Isto é, não existe verdade absoluta, mas sim adaptação.

Quanto maior for o ambiente, mais complicada é a adaptação. Por isso, é justo ressaltar que não adianta se dirigir ao cliente externo e dizer que ele se chama “product owner”, que precisará redigir certas coisas que se chamam de “user stories” e que ele terá que dedicar mais tempo interagindo com o projeto. Afinal, a pessoa do outro lado lida com diretrizes da sua própria cultura.

Aculturação Organizacional

É importante deixar claro que a mudança da cultura organizacional é fator chave para que a adoção das metodologias ágeis tenha sucesso. Não faz sentido conceituar os recursos do seu projeto como “time ágil”, se os mesmos são microgerenciados. O mesmo vale para dizer que seus times são “empoderados”, se eles mal podem experimentar por conta própria ou errar um mínimo aceitável.

Metodologias ágeis estão em voga, sendo o que há de mais novo em gerenciamento. Mas não é por isso que deve ser implementada, de imediato, no maior projeto da corporação, aquele para o qual todos os olhares estão voltados. Tenha em mente que você está experimentando, logo, talvez seja mais apropriado assim o fazer em algo não tão grande assim. O tamanho ou mesmo a dificuldade do projeto piloto deve ser tratada com cuidado.

Formação da equipe ágil

A definição do time também deve ser levada muito a sério. Equipes multidisciplinares não são tão simples de montar, mas quanto mais próximo do ideal for conquistado, maiores serão as chances de sucesso do projeto. Vale lembrar que, quanto maior for o engajamento do time, quanto mais ele for autossuficiente, melhor.

Finalmente, não se deve cobrar ou fornecer prazos e expectativas irreais, tanto para o time, como para o cliente. É possível que o projeto não termine em menos tempo; pode ser que custe mais do que o previsto; coisas podem dar errado. Logo, lembre-se de experimentar, inspecionar e melhorar continuamente.

Autoconhecimento organizacional

É essencial que se conheça bem o ambiente que sofrerá as mudanças e saber com clareza quais são as intenções dessa transformação cultural. A mudança exige não só aprender, como também desaprender valores, premissas e posturas antigas de trabalho, antes que se possa agregar novos comportamentos. Os elementos primordiais dessa mudança cultural são: apoio da alta gestão e treinamento.

A liderança pelo exemplo

Ainda que seja difícil obter o apoio da alta direção da organização, é fundamental mover esforços na conquista desse engajamento. São os executivos que devem “tomar a rédeas” da transformação pela mudança de suas próprias atitudes e assim inspirar os times.

A gestão de pessoas, assunto muito estudado nos dias de hoje, também é considerado uma grande barreira. Consiste no trabalho mais difícil e complexo de se realizar nesse processo. É consenso que as pessoas representam uma grande fonte de problemas. Diante desse contexto, deve-se sobressair a figura do líder agregador e conciliador, capaz de motivar e inspirar seus liderados, sendo construtor de equipes homogêneas, com um objetivo comum bem definido.

Interação entre setores

Uma boa interface entre todos os departamentos da empresa é essencial, mas também outra tarefa complicada. Por isso, a mudança cultural respaldada pela alta gestão é tão importante.

Desenvolver uma boa comunicação e atitudes comuns que sejam bem aceitas e compreendidas por todos, simplifica as interações entre indivíduos de naturezas distintas. Isso contribui para a criação de um clima de harmonia e apoio mútuo, fortalecendo ações em prol de um mesmo objetivo definido no planejamento estratégico da empresa.

Interação com os clientes

Conforme já foi citado, os clientes externos devem interagir ativamente no processo de desenvolvimento de produtos, serviços ou resultados, mantendo comunicação constante. E da mesma forma como no relacionamento com os times internos, as interfaces devem ser de apoio e cooperação no sentido de oferecer os resultados desejados. Evitar a todo custo conflitos e procurar soluções em conjunto são aspectos importantes dessa relação.

Por fim, é bom que seja dito que essas são as principais – mas não as únicas – dificuldades que os métodos ágeis enfrentam ao longo de sua implementação. Dessa forma, os que desejam aplicar esses métodos em seu ambiente de trabalho devem estar preparados para os diferentes contextos conflituosos que surgirão durante essa transição, buscando ser persistente e determinado.

Scrum e PMBOK: é possível combiná-los?

Nunca houve um consenso muito claro acerca da combinação entre o Scrum e PMBOK. Isso porque muitos gestores acreditam que devem, necessariamente, optar por um dos dois. É justamente aqui que começa o engano, pois apesar da natureza distinta de ambos, eles não são excludentes e podem ser perfeitamente combinados.

Em síntese, enquanto o PMBOK consiste num guia das melhores práticas de gerenciamento de projetos, dividido em grupos e processos, o Scrum se trata de um framework (estrutura) com eventos, artefatos e funções bem definidas. Os projetos de software, cuja principal característica é o dinamismo, costumam ser geridos por métodos ágeis, como o Scrum. Já os projetos tradicionais, com menor complexidade, são normalmente orientados às boas práticas do Guia PMBOK.

Ainda que exista essa aplicação, é plenamente possível combinar Scrum e PMBOK. Saiba mais sobre o assunto no artigo de hoje!

Principais características do PMBOK e do Scrum

Por se tratar de uma estrutura, o Scrum viabiliza adições e exclusões, desde que essas não causem impactos em seus três princípios, que são: transparência, inspeção e adaptação. Com isso, é possível afirmar que, tecnicamente, é plenamente possível adicionar processos adaptados do PMBOK ao Scrum.

O Scrum se encaixa melhor em projetos cujo escopo é incremental e/ou parcialmente desconhecido. No PMBOK, desconhecer o escopo não só enfraquece, como também inviabiliza o planejamento e, consequentemente, a execução do projeto. O Scrum tolera bem incertezas, atua com priorizações e ciclos curtos de entregas. Já o PMBOK trabalha, sobretudo, com riscos, admite a priorização de entregas e a realização de ciclos de entregas (planejamento em ondas sucessivas).

PMBOK X Scrum

O Scrum pode ser mais recomendado para projetos complexos, porque não há determinação exaustiva de processos a serem seguidos para que a equipe possa chegar aos objetivos do projeto. Ou seja, o Scrum propõe apenas algumas etapas que fornecem uma base para que outros processos sejam realizados, fazendo com que o projeto tenha sucesso para a organização e agregando valor de negócio.

Resumindo, projetos não tão simples, envolvendo processos empíricos são um ambiente ideal para a experimentação e adaptação de processos no Scrum — assim os objetivos do projeto, mesmo que definidos de maneira incremental, são atingidos.

Por outro lado, o PMBOK é mais apropriado para projetos com um menor nível de complexidade. Isso porque, basicamente, ele consiste numa série de práticas que têm funcionado bem para aqueles projetos cujos requisitos e tecnologia são bem conhecidos desde o início dos trabalhos. Predominantemente, são processos que tratam da gestão do escopo, de custo, do tempo, etc.

Dessa forma, para projetos que não apresentam muitas variáveis envolvidas, as boas práticas distribuídas no PMBOK apresentam os processos que devem ser seguidos para que se alcance o sucesso.

Grau de complexidade dos projetos

É bom que se diga que a distinção citada acima é um tanto subjetiva, afinal, a diferença entre projetos simples e complexos nem sempre é tão bem definida. Mas é, de certa forma, fácil determinar se um projeto tende mais para complexo ou mais para simples.

Para concluir, deve-se avaliar o projeto em relação à sua complexidade, em termos de domínio dos seus requisitos e tecnologia, e identificar se esse conhecimento traz o projeto mais próximo da zona dos projetos simples, ou se o leva para a área dos complexos. Se ele for para a primeira opção, PMBOK deve ser a técnica de gestão mais indicada, no caso da segunda, é melhor aplicar o framework do Scrum.

Combinando PMBOK e Scrum

Conforme reza o PMBOK, todo projeto tem cinco grupos de processos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. Em relação ao Scrum, é possível traçar um paralelo a esses processos. Veja:

Iniciação

Todo projeto, sem exceção, deve ter um objetivo e uma justificativa que motive a sua realização. Enquanto o PMBOK chama isso de Business Case e Project Charter, o Scrum conceitua como Visão do Produto.

Planejamento

O PMBOK preza que todo projeto tenha escopo, tempo e custo planejados. No Agile (Scrum), esse planejamento do escopo do produto é feito por meio do Product Backlog, já o escopo de cada Sprint é realizado por meio do Sprint Backlog. No que tange à estimativa de prazo, essa é determinada através do Release Plan (Planning Poker ou Ideal Days). E, finalmente, o custo é calculado em decorrência do escopo x prazo x recursos.

Execução

O PMBOK estabelece que é preciso identificar e gerenciar as expectativas das partes interessadas, gerenciar os recursos humanos do projeto, assegurar a qualidade e compartilhar as informações do projeto. O Agile tem os Product Owner como “representantes do cliente”, sensibilizando-se com as necessidades e expectativas dos stakeholders, o Scrum Master como o grande líder servidor e coach do time, a qualidade sendo validada através do Daily Scrum e a tramitação de informação do projeto sempre disponível através dos relatórios BurnUp/BurnDown.

Monitoramento e Controle

O PMBOK cita o monitoramento do escopo, tempo, custos, qualidade e riscos. No Scrum, há a figura do Product Owner revisando sempre o Product Backlog (Product Backlog Refinement ou “Grooming”), monitorando e revisando o prazo no Release Plan, por meio do Release Burndown, qualidade e riscos identificados sempre por intermédio das cerimônias diárias (Daily Scrum), de demonstração (Sprint Review) e de lições aprendidas (Sprint Retrospective). O PMBOK afirma que o escopo precisa ser validado, no Scrum isso é realizado na Sprint Review.

Encerramento

Enquanto no PMBOK o grande enfoque do encerramento é, sobretudo, nas lições aprendidas, no Scrum isso está presente na retrospectiva da iteração (Sprint Retrospective). O Scrum que, tradicionalmente, era exclusivo da área de desenvolvimento de software, atualmente, tem sido aproveitado nos mais variados segmentos.

Isso porque, assim como citado anteriormente, PMBOK e Scrum não possuem filosofias de gestão excludentes, podem trabalhar mutuamente. Basta que sejam aplicadas as peculiaridades pertinentes de uma e que sejam agregados os processos mais apropriados de outra, tornando a gestão melhor adaptada às especificações de cada projeto.

Nesse post você deve ter se deparado com alguns termos característicos do Scrum. Mas não se preocupe! Para que não fique nenhuma dúvida, preparamos para você um artigo dedicado ao glossário Scrum. Confira!

O que é, afinal, a Gestão de Projetos

O que caracteriza os projetos, como surgiu essa abordagem nas empresas e quais as oportunidades para profissionais da área. O que é gestão de projetos?

O mercado de trabalho para o gerente de projetos não para de crescer. Basta ver os anúncios de emprego na área de administração. As empresas estão se dando conta da importância desse profissional em suas equipes para obter melhores resultados. O ambiente competitivo dos negócios, acelerado pela constante busca pela inovação, faz com que cada detalhe faça a diferença.

Mas, afinal, o que é gestão de projetos, como surgiu, quem é o profissional que deve assumir essa responsabilidade e quais as oportunidades no mercado? Vamos responder a essas questões, passo a passo. A começar do começo:

1) Definição de Projetos

“Projeto” é uma palavra amplamente usada em diversas áreas do conhecimento. Existem projetos de lei, projetos gráficos, projetos paisagísticos, projetos de vida, entre outros. Quando falamos em projetos nas empresas, nos referimos a uma ideia para se executar ou realizar algo, no futuro, dentro de um plano definido.

Projeto é uma atividade organizada para resolver um problema específico. É formado por uma sequência de eventos, tem começo e tem fim, o que o diferencia de operações contínuas. O objetivo do projeto é alcançar uma meta predefinida. Gera um único produto ou serviço final, e os resultados podem ser tangíveis ou intangíveis.

2) Origens da Gestão de Projetos

É possível afirmar que a gestão de projetos acompanha a humanidade desde as primeiras civilizações da Antiguidade. Tome como exemplos a construção dos templos gregos,as pirâmides do Egito, a Muralha da China e o Coliseu em Roma, são todas obras que provavelmente exigiram coordenação de recursos, prazos, escopo e qualidade para agradar clientes poderosos.

No entanto, a gestão de projetos como a conhecemos hoje, enquanto uma disciplina específica, surgiu no século 20. Os programas de defesa criados após a Segunda Guerra Mundial foram os primeiros a usar esse termo, a partir dos anos 1950. Com o tempo, a gestão de projetos extrapolou a área militar. A prática é usada em áreas diversas como engenharia, indústrias em geral, tecnologia da informação, comunicação, saúde, educação, administração pública, entre outras.

A instituição referência em gerenciamento de projetos foi criada em 1969. O Project Management Institute (PMI) é uma associação de profissionais da área que desenvolve pesquisas, capacita pessoas, documenta conceitos e promove acesso a informações e recursos. Com sede em Atlanta (EUA), o PMI está presente em mais de 160 países e tem acima de 240 mil associados.

3) O que é Gestão de Projetos

Gerir é administrar. O que difere a gestão de projetos de outros tipos de gestão é o tempo definido de início e fim. Exige ações específicas e envolve administração, manutenção, integração, prazo, custo, qualidade, recursos, comunicação, riscos e aquisições.

Criado pelo PMI, o Guia PMBOK – Projetc Management Body of Knowledge – assim define a gestão de projetos: é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas com o objetivo de atingir ou superar as expectativas dos clientes e stakeholders (as partes interessadas) sobre metas pré-definidas.

Perceba que a gestão de projetos envolve diversas disciplinas da administração. Cada projeto tem seus próprios desafios, como falta de recursos, prazo apertado, escopo indefinido. Quanto mais organização e documentação de cada entrega e cada marco do projeto, melhor aproveitamento o gerente de projetos terá.

4) O papel das empresas

Como já dissemos no início, as empresas estão acordando para a importância de um gerente de projetos em suas equipes. As oportunidades não param de crescer.

O que motiva essa situação é a alta velocidade da evolução da tecnologia. Quem não correr atrás de ideias inovadoras, ficará para trás no mercado. O consumidor está mais exigente por qualidade e atualidade, e produtos tornam-se rapidamente obsoletos. Para suportar esse ambiente de mudanças rápidas, as empresas precisam se organizar e se antecipar às tendências. O ambiente de trabalho está se voltando para projetos para acompanhar essa evolução.

5) Mercado de trabalho

Quem está no mercado como gerente de projetos tem grandes chances de evoluir na carreira, seja na sua própria empresa ou não. A disputa pelo know-how desses profissionais está acirrada. Mas o que é preciso para ser um bom gerente? Em primeiro lugar, deve ter competência técnica e conhecer a fundo o negócio em que atua, os produtos e serviços que sua empresa entrega. Além disso, deve entender de gestão de pessoas para envolver e motivar sua equipe na execução de suas tarefas, conquistando a confiança de todos. Entender de conceitos de administração, negócios, marketing e finanças também são características desejáveis. Saber se comunicar e ser organizado são fundamentais.

A formação desses profissionais é a mais diversa. Existem cursos que seguem os princípios do Guia PMBOK espalhados por todo o país. Os melhores estão concentrados em São Paulo e no Rio de Janeiro. Recomenda-se buscar os Chapters do PMI para ter referências de bons cursos.

6) Ferramentas de trabalho

Existem normas que norteiam a gestão de projetos, como o Guia PMBOK. O conceito é uma importante ferramenta de trabalho. Claro que podem e devem ser feitas adaptações conforme o projeto.

Algumas empresas criam seus próprios programas de gestão de projetos. Mas é possível encontrar softwares pagos e gratuitos disponíveis na internet. A complexidade do software varia conforme a necessidade dos projetos da empresa.

7) Oportunidades futuras

O horizonte para o gerente de projetos é bastante promissor. Projetos podem ser considerados como mudanças nas organizações. O gerente de projetos é um agente dessas mudanças e, portanto, tornou-se indispensável. É ele quem vai planejar os passos das empresas em direção às ações de curto, médio e longo prazos, com metas definidas de sucesso.

Como partes interessadas nesse processo, as organizações têm promovido cursos de capacitação para seus profissionais. Aproveite essas oportunidades para se desenvolver e retornar à empresa o investimento feito em você. A recompensa virá.

Mantenha suas certificações atualizadas, estude sempre e tenha contato com outros gerentes de projetos para trocar ideias, referências e experiências. Filiar-se a uma instituição é recomendável nesse sentido.

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Por que você precisa do Business Intelligence em sua gestão de projetos

Gerir projetos é lidar constantemente com um enorme volume de dados e informações durante um certo período de tempo. É preciso, a cada conclusão de projeto, ficar sempre a certeza de se ter feito o melhor, mas sabendo-se que é possível ir bem mais além a partir dos aprendizados com a experiência.

Com a implementação de um sistema de Business Intelligence na gestão de projetos, se torna mais eficaz na medida em que os dados e as informações gerados se transformam em um grande repositório de conhecimento de valor para toda a equipe, o qual pode ser consultado a qualquer momento a fim de servir de base para a tomada de decisões estratégicas durante a execução dos projetos.

Que tal saber um pouco mais sobre a poderosíssima ferramenta Business Inteligence na gestão de projetos? Então confira agora mesmo nosso post e fique por dentro dessa inovação:

Afinal de contas, o que é o Business Intelligence?

Essa ferramenta é constituída por um conjunto de recursos, metodologias e técnicas que visam a coleta, a análise, o processamento e o compartilhamento de informações obtidas por meio de dados desestruturados inseridos em sistemas CRM, ERP, Data Warehouse e Data Mining, por exemplo.

A partir da reunião de todos os dados em um único repositório, passa-se ao confrontamento dessas informações para que se possa extrair avaliações estratégicas para a efetiva gestão dos projetos, otimizando o trabalho da equipe e aumentando a eficácia das atividades desenvolvidas.

Por que usar o Business Intelligence na gestão de projetos?

Unificação das informações

A gestão de projetos se torna muito mais fácil e rápida quando toda a equipe possui um único local de referência para consultas a dados e informações importantes. E é exatamente isso que o Business Intelligence proporciona, convergindo todas as informações geradas ao longo do projeto com o objetivo de favorecer cada vez mais a eficiência da equipe.

Facilidade de compartilhamento

Os dados levantados por meio do Business Intelligence podem ser facilmente compartilhados com todos os envolvidos no projeto, desde os clientes, passando pelos fornecedores e chegando, claro, à equipe. Dessa forma todos ficam cientes de suas respectivas responsabilidades e do encaminhamento das ações, melhorando a comunicação e o desempenho do processo como um todo.

Desenvolvimento de melhorias

O Business Intelligence fornece um panorama geral da execução do projeto, podendo prever tendências e padrões onde olhos um pouco distraídos não enxergam nada além do óbvio. A partir disso, passa a ser possível ter excelentes insights para desenvolver melhorias em algum projeto específico ou até mesmo no processo de gestão de projetos como um todo.

Qualidade dos dados

A gestão de projetos baseada em planilhas de controle pode, sim, ser bastante útil, mas ao se trabalhar com um sistema de Business Intelligence, percebe-se a melhoria da qualidade dos dados a partir da fidelidade dos mesmos, o que nem sempre se consegue com planilhas avulsas e controles dispersos.

Apoio à decisão

Tomar decisões em gestão de projetos sempre requer uma boa avaliação por parte do gerente de processos a fim de que não haja nenhum impacto negativo na execução como um todo. Com base nas informações extraídas do sistema de Business Intelligence, o gerente de projetos passa a contar com dados e informações relevantes e imediatos para poder tomar as decisões mais acertadas.

Segurança dos dados

Planilhas podem ser de domínio de muitos, sendo facilmente corrompidas por erros ou, ainda, por invasões de hackers, o que pode comprometer todo o projeto. Ao adotar um sistema de Business Intelligence para a gestão de suas ações, você passa a contar com dados armazenados na mais adequada segurança e backups constantes de tudo o que vem sendo feito.

Acessibilidade da informação

A leitura de dados, de gráficos e tabelas nem sempre é compreendida por todos, certo? E essa falta de entendimento pleno pode comprometer o desenvolvimento da equipe e até mesmo dos clientes a respeito das fases do projeto, dos recursos utilizados e das previsões sobre cada etapa. Os relatórios emitidos pelo Business Intelligence tornam as informações mais fáceis de serem digeridas, melhorando, dessa forma, o desempenho e a comunicação do time.

Cumprimento de prazos

Com critérios bem estabelecidos sobre os prazos para os projetos em andamento, a equipe tem acesso a curvas de tendências, podendo prever quais são os pontos passíveis de atraso, trabalhando mais fortemente em determinados períodos para que as entregas sejam realizadas dentro do previsto.

Previsão de recursos extras

Como o planejamento do projeto nem sempre contempla todos os mínimos requisitos para seu completo desenvolvimento, alguns detalhes podem passar despercebidos. Nesse cenário, mais tarde podem surgir necessidades de contratação de recursos extras. Sempre que o Business Intelligence for alimentado com os dados adequados, será possível analisar tendências e verificar previamente se haverá mesmo essa necessidade, já eliminando riscos de imediato.

Eficiência na gestão de projetos

O Business Intelligence contribui consideravelmente para que a gestão de projetos se torne o mais eficiente possível em todas as suas fases, organizando os dados e os transformando em munição para que tanto o gerente de projetos quanto sua equipe possam desempenhar suas funções com maior agilidade e evitando desperdícios.

Informações privilegiadas

A análise de dados feita manualmente, por pessoas, não consegue mais abarcar todos os dados gerados na gestão de projetos, já que são várias as nuances a serem verificadas. Por essa razão, a adoção de um sistema de Business Intelligence na gestão de projetos deve ser seriamente considerada. A partir do confronto de dados inicialmente desestruturados, a ferramenta pode fornecer informações privilegiadas para a equipe, melhorando sua execução não só pontual, mas global.

Análise e mensuração de resultados

Todo projeto deve ter indicadores de desempenho, os famosos KPIs, para demonstrar os resultados efetivos que o projeto vem trazendo para o cliente, mostrando a performance da equipe em sua execução. Como poderosa ferramenta de processamento de dados e informações, o Business Intelligence permite acompanhar diariamente os indicadores de desempenho do projeto, bem como analisá-los de maneira que eles se tornem insumos importantes para novas iniciativas.

A gestão de projetos está cada vez mais profissional, não havendo como suprimir a presença de tecnologias cada vez mais avançadas para dar suporte aos gerentes de projetos e suas equipes. Quanto mais preparadas as empresas estiverem para gerir seus projetos de maneira integrada a esses sistemas, melhores resultados serão colhidos ao longo do tempo.

É preciso lembrar, ainda, que tudo o que é feito hoje pode servir como base para projetos futuros. E é aí que o Business Intelligence entra, como um poderoso aliado que reúne uma quantidade gigantesca de dados em um único lugar, mantendo todo o conhecimento gerado ao longo de anos de projetos desenvolvidos à disposição das novas gerações de profissionais da área. Assim é que se contribui para a excelência na gestão de projetos!

O Project BI, nova funcionalidade do Project Builder, permite que você coloque tudo isso em prática. Mais do que uma ferramenta de análise, o Project BI é um framework poderoso de análise e demonstração de resultados, que irá lhe permitir descobrir e mostrar os verdadeiros resultados do seu time de Projetos.

Agora comente aqui e nos conte suas impressões sobre esse valioso recurso! Qual das vantagens por ele proporcionadas chamou mais sua atenção? Compartilhe suas opiniões conosco!

Por que dashboards ajudam a atingir mais resultados nos projetos?

O uso de dashboards para atingir mais resultados nos projetos é uma prática cuja adoção vem crescendo entre os tomadores de decisão, sobretudo nas empresas que reconhecem a importância dos dados para o êxito em diversos tipos de tarefas.

Considerando o princípio da administração de que não podemos gerenciar o que não mensuramos, os dashboards abrem um adendo: segundo o CEO Shadan Malik, você não gerencia com eficiência o que não se pode monitorar.

Hoje, as informações seguem um fluxo muito mais amplo, em uma velocidade que transformou a dinâmica entre as companhias e seus colaboradores, bem como os seus clientes e parceiros.

Consequentemente, surgiram ferramentas direcionadas aos processos de coleta, análise e monitoramento de dados, como Big Data, Business Intelligence e Analytics, e, junto a isso, a necessidade de tornar esses dados bem organizados, acessíveis e, acima de tudo, inteligíveis.

Nesse contexto, o dashboard se consolidou como uma ferramenta essencial, graças aos seus recursos, que permitem a visualização dos dados em gráficos a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, de maneira segura e em tempo real.

Quer saber mais a respeito? Acompanhe o conteúdo a seguir e saiba tudo o que precisa sobre os dashboards e seus benefícios para os negócios!

O que são dashboards?

Você já imaginou como seria dirigir um automóvel ou pilotar um avião sem o auxílio de um painel de controle? O condutor ou piloto não saberia precisamente a velocidade na qual o veículo está percorrendo, nem a quantidade de combustível, a temperatura, pressão do óleo, entre outros aspectos essenciais.

Além das próprias informações e indicadores fornecidos pelo painel, vale destacar o seu lado intuitivo, representado pelo posicionamento estratégico de elementos, como medidores, odômetros e luzes de diferentes cores. Tudo para que o condutor esteja inteirado das condições do veículo e, com isso, não perca o foco da direção.

Guardadas as devidas proporções, as empresas que vislumbram o crescimento no mercado necessitam que seus gestores tenham as informações relevantes (acerca de processos, clientes, índices, planejamento etc.) disponibilizadas intuitivamente para atingir seus objetivos.

Logo, definimos os dashboards como painéis de controle orientados à gestão empresarial, desenvolvidos para disponibilizar aos tomadores de decisão dados pertinentes compartilháveis e fáceis de interpretar — devido aos seus recursos visuais.

Quais os tipos de dashboards?

Vale salientar que um dashboard pode ser desenvolvido especificamente, a partir de uma categoria, podendo ser mais voltado para análises ou operações, conforme veremos adiante:

Dashboards analíticos

São aqueles que apresentam dados de determinado período e visam proporcionar uma análise mais aprofundada sobre tendências e padrões.

Ao ter acesso a um conteúdo visual bem distribuído e baseado em históricos, a equipe pode compreender melhor os processos, identificar oportunidades e riscos para o projeto, bem como ter insights que podem ajudar a melhorar os resultados.

Dashboards operacionais

São aqueles que apresentam métricas e KPIs, tendo o objetivo de manter o controle sobre metas e objetivos. Eles facilitam a tomada de decisão e tornam o acompanhamento do desempenho do projeto mais fácil e dinâmico, sem a necessidade das planilhas e relatórios.

Seja operacional ou analítica, a contribuição dos dashboards para a gestão de projetos ainda traz outros benefícios para a gestão de projetos e para a mensuração de resultados.

Como os dashboards ajudam a atingir mais resultados nos projetos?

Para compreender como os dashboards ajudam a atingir mais resultados nos projetos, vejamos, a seguir, algumas das principais vantagens desse recurso:

Economia de tempo e recursos

Em vez de manter pessoas focadas no lançamento de dados em planilhas e análise de dados, os dashboards dão uma visão ampla sobre toda a execução do projeto em tempo real, contribuindo em termos de economia — tanto de tempo quanto de recursos despendidos para manter controles manuais, complexos e mais passíveis de falhas humanas.

Outro fator que contribui para a economia de tempo é a acessibilidade dos dashboards. Imaginemos, por exemplo, os colaboradores que passam grande parte da jornada de trabalho mensal distantes da sede da empresa, ou seja, que sempre estão fazendo viagens e participando de reuniões.

Esse tipo de funcionário necessita de uma atenção especial por parte da empresa em fornecer as informações que ele necessita. Por outro lado, os dashboards permitem que ele tenha autonomia para acessar os dados de onde ele estiver, usando apenas um dispositivo conectado à internet e com um browser instalado.

Alinhamento de informações e estratégias

O uso de dashboards é fundamental quando o assunto é eficiência no planejamento do projeto. Por exemplo: cada equipe se encarregará por determinadas contribuições, bem como os respectivos colaboradores são escalados para realizar atividades pertinentes ao cargo.

Em uma situação sem dashboard, não é simples fazer com que cada um dos responsáveis fique ciente das tarefas que deve realizar, obtendo informações em tempo real acerca do progresso e dos prazos. A situação é ainda mais difícil quando se tem uma grande quantidade de funcionários.

Quando se pode alinhar todas as informações a respeito do planejamento (atribuições, metas, prazos, prioridades etc.) ao dashboard, ao mesmo tempo em que a empresa adquire mais controle e noção de como o projeto está se encaminhando, os riscos dos colaboradores perderem o foco são consideravelmente reduzidos.

Visão abrangente acerca de cada departamento

Não é qualquer solução que consegue colocar o gestor diante de informações geradas a partir de todos os setores, bastando alguns poucos cliques para obtê-las instantaneamente na tela do computador, seja no formato de relatório, seja por meio de gráficos.

Os dashboards, embora sejam conceitualmente simples, concedem esse poder aos gestores, permitindo que eles se mantenham inteirados sobre o rendimento de cada departamento. Ou seja, os dados, por si só, pontuam os setores que não estão apresentando os resultados conforme as expectativas, ligando o sinal de alerta para que soluções sejam propostas.

Tendo em mãos esse mapeamento, é certo que a empresa terá conhecimento dos riscos antes que eles se desenvolvam e comprometam o negócio em diversos aspectos, sobretudo financeiros.

Cultura focada no desempenho

Ter uma equipe de gestão de projetos altamente produtiva reflete totalmente nos resultados, logicamente. Nesse sentido, o dashboard é um excelente recurso para construir uma cultura orientada ao desempenho do seu time.

Mas como os dashboards melhoram a produtividade? Bom, considerando que a motivação do colaborador passa diretamente pela percepção do quanto ele é importante para o projeto, é natural que o seu comprometimento e envolvimento seja consideravelmente maior.

Com os dashboards, os funcionários passam a ter mais noção de suas parcelas de contribuição no projeto e, ao mesmo tempo, é otimizada a comunicação interna entre os envolvidos.

Geração de relatórios ricos em dados

Todo o processo de formular planilhas e produzir relatórios manualmente é substituído pela integração automatizada de informações a partir de fontes diversas (sistema ERP e CRM, por exemplo), rapidamente adicionadas ao banco de dados e convertidas em relatórios analíticos.

Esses relatórios têm como vantagem não apenas o conteúdo, mas, também, recursos específicos, como a visualização do histórico de dados e comparativos, possibilitando que uma vasta gama de métricas seja estabelecida para tornar a avaliação mais consistente e precisa.

Destacamos como exemplo de situação prática a integração de um software ERP com os dashboards, cujo resultado é que todas as informações relevantes geradas em cada departamento sejam indexadas ao painel e, por conseguinte, disponibilizadas somente aos colaboradores autorizados — que, por sua vez, podem compartilhá-las sempre que acharem pertinente.

Segurança e aprimoramento na comunicação

A vantagem mencionada anteriormente nos dá, inclusive, noções de como os dashboards contribuem para a segurança dos dados e, ao mesmo tempo, estabelecem um ótimo canal de compartilhamento.

O fator segurança está relacionado ao processo que separa o usuário do banco de dados: a autenticação. A hierarquia de acesso é facilmente implementada, tendo em vista que cada funcionário possuirá sua respectiva chave e um perfil próprio.

Isso significa, na prática, que cada colaborador terá permissões para visualizar os dados que a empresa entende como suficientes e adequados para suas atribuições, impondo restrições essenciais para a segurança.

Ao mesmo tempo em que os dashboards oferecem segurança, afinal, além do controle de acesso, as ações são registradas — o que é fundamental para realizar auditorias —, os usuários contam com a comodidade de compartilhar as informações de maneira ágil, mesmo que os destinatários trabalhem em diferentes unidades da empresa.

Decisões mais rápidas e inteligentes

Os dados dispostos adequadamente nos dashboards dão um panorama geral de toda a execução do projeto e, de quebra, permitem o aprofundamento em determinados pontos para que alguns contextos, antes ocultos, possam ser compreendidos.

Navegando pelo dashboard com poucos cliques, o gerente de projetos torna-se ciente de tudo o que está em jogo e toma decisões mais conscientes — pois elas são determinadas com base em dados e não somente na intuição, embora ela não perca a sua importância —, e rápidas, visto que elas são integradas rapidamente ao painel de controle.

Contudo, como ressaltamos há pouco, o fator intuição não é substituído pela interpretação de dados, desconsiderando por completo as razões pelas quais o gestor ou diretor está à frente das decisões estratégicas do negócio, e, sim, complementado pela disponibilidade de informações relevantes, que passam a influenciar nas escolhas, ajudando a atingir mais resultados nos projetos.

O que achou das vantagens proporcionadas pelo uso de dashboards? Agora que você já sabe como eles podem colaborar para melhorar os resultados nos negócios, que tal começar a utilizá-los? Nós oferecemos uma das mais bem-sucedidas soluções do mercado! Solicite um teste gratuito ou, se preferir, fale com um de nossos consultores!

Indicadores de gestão de projetos

Todo projeto nasce com um objetivo a ser alcançado dentro de certo período de tempo, utilizando um orçamento predeterminado e buscando a satisfação das partes interessadas — sejam elas a empresa, o cliente ou o consumidor final. Mas como saber se você está no caminho certo e se essas metas realmente serão atingidas? É aí que entram os indicadores de gestão de projetos!

Como o que não é medido não é gerenciável, se você não acompanha a efetividade de suas ações, não sabe quando será atingido o objetivo inicial do projeto. Geralmente, é até difícil para o gestor avaliar se os objetivos são realmente alcançáveis.

Há, ainda, o cenário em que você chega a um produto final completamente diverso daquilo pensado inicialmente. Por isso, entender o que são esses indicadores e como eles contribuem para o acompanhamento de seus projetos com qualidade é simplesmente fundamental.

Pronto para vencer mais essa etapa? Então, continue a leitura!

O que são os KPIs, afinal?

Do inglês Key Performance Indicators (algo que pode ser lido como Indicadores-Chave de Performance em português), os KPIs são ferramentas de controle utilizadas para acompanhar a efetividade da equipe no alcance das metas do projeto com a devida precisão.

Em outras palavras, trata-se de um mecanismo de gestão que dá ao líder operacional uma visão completa sobre cada área, sua performance e os pontos que necessitam de atenção. Tudo isso acontece em tempo real.

O uso dos KPIs ajuda o negócio a ter mais chances de atingir os objetivos finais de um projeto. Como bem se sabe, cada meta atingida é um passo a mais em direção à concretização do escopo, ou seja, algo que torna a empresa mais próxima do sucesso.

Portanto, o uso de métricas de performance é fundamental para a companhia avaliar como o time está atuando e, assim, aplicar medidas corretivas rapidamente. Nesse sentido, para serem efetivos, tais índices devem estar estrategicamente alinhados ao negócio e ao objetivo principal do projeto.

Isso permite uma avaliação precisa sobre cada meta, de modo a garantir uma tomada de decisão cada vez mais rápida e acertada.

Como o uso de indicadores de gestão de projetos afeta o resultado de cada etapa?

Os indicadores de gestão de projetos são cruciais para o sucesso das medidas adotadas. Se eles não forem aplicados de modo abrangente, a companhia terá menos recursos para avaliar a performance de seus times, identificar erros e aplicar as metodologias escolhidas.

Além disso, os fatores de riscos são ampliados, o que torna o ambiente operacional ineficaz e com um amplo número de falhas. Abaixo, veja os pontos que são afetados positivamente pelos indicadores de gestão de projetos.

O controle de custos

Controlar gastos é uma questão importante a todo projeto. Quanto mais complexa é a iniciativa, maior a quantidade de fatores a ser avaliada para garantir que o orçamento seja cumprido à risca: um amplo número de profissionais, fases e ferramentas atuará continuamente na entrega de resultados.

Todos esses itens podem criar situações que ampliam os gastos com uma etapa. Sem controle, haverá uma situação em que o investimento da empresa no projeto terá um retorno menor, influenciando na satisfação do cliente.

Mas, com os indicadores de gestão de projetos, a companhia terá meios para identificar, em tempo real e de modo abrangente, fontes de desperdícios. Assim, as medidas corretivas serão aplicadas rapidamente para cortar gastos excessivos e manter os times aderentes a seus orçamentos.

O número de falhas

A falha operacional também representa um grande problema aos projetos, pois impacta não só a produtividade do time, mas amplia custos e prazos. Portanto, o gestor deve sempre tomar medidas para evitar sua recorrência e identificar problemas rapidamente.

Com os indicadores certos, a empresa tem como detectar qualquer tipo de questão que possa afetar seu projeto. De erros recorrentes à indisponibilidade de soluções de TI, o negócio será capaz de mensurar sua performance continuamente e, assim, ter um fluxo de trabalho de alto desempenho.

A produtividade interna

A alta produtividade é fundamental para que todos se mantenham dentro dos prazos. Como a aplicação de KPIs mitiga os riscos de o time ter falhas e uma rotina de baixa qualidade, esse é outro item que terá melhorias: o gestor sempre eliminará gargalos rapidamente e evitará que problemas capazes de influenciar no desempenho de uma equipe sejam perpetuados.

Quais são as métricas mais importantes na gestão de projetos?

Em geral, cada projeto deve ter seus próprios KPIs, definidos a partir de um consenso entre as partes interessadas. Contudo, existem alguns que estão sempre presentes, revelando a performance da equipe como um todo. Vamos dar uma olhadinha neles?

Desempenho do cronograma

O atraso em uma das fases do projeto pode comprometer as demais, bem como o Time to Market do cliente. Isso impacta a qualidade, o orçamento e até a viabilidade do projeto em si, pois, se o time executa atividades com baixo nível de produtividade ou tem muitas interrupções, o resultado obtido será progressivamente mais distante do esperado.

Estabelecer um KPI de desempenho para o cronograma é de extrema importância para que a equipe atente a esse quesito e trabalhe realmente focada no prazo final. Portanto, avalie continuamente quais são os times mais aderentes a seus prazos, mensure quem está à frente do seu cronograma e crie estratégias para evitar falhas.

Uma vez identificados, é importante mensurar a recorrência e a origem dos atrasos. Com isso, as medidas tomadas para eliminar os fatores responsáveis por causá-los serão muito mais efetivas, já que o gestor terá os dados certos para buscar por uma solução precisa.

Produtividade da equipe

A partir do momento em que é estabelecido o cronograma do projeto e a EAP é definida, as responsabilidades são distribuídas. Cada membro da equipe passa a saber exatamente o que, como e quando deve fazer.

Dessa forma, se alguém deixa de cumprir seu papel, todos os demais são impactados, assim como o projeto como um todo. É por isso que definir um indicador de produtividade para a equipe é de extrema importância.

Avaliando como os profissionais conseguem entregar resultados, a empresa contará com meios mais inteligentes de identificar gargalos. Os processos passarão por uma avaliação contínua de performance, o que reduz os riscos de pontos com gargalos não serem detectados precocemente. Assim, o gestor terá mais chances de retomar a fluidez do ritmo de trabalho rapidamente caso algo ocorra.

Execução do orçamento

Um dos objetivos do time de projetos é ficar atento ao orçamento predeterminado, evitando gastos supérfluos, certo? Em outras palavras, se as finanças são bem planejadas, o time pode otimizar sua distribuição de verbas, avaliar melhor quais são as soluções adquiridas e garantir que desperdícios se tornem menos frequentes.

Porém, ainda assim, imprevistos podem ocorrer no projeto e levar a um aumento nos gastos. Nesse sentido, é possível determinar um KPI para os custos por fase. Quando o negócio identifica como o orçamento é executado e a aderência de cada time ao uso de suas verbas, fica mais fácil para os líderes avaliarem em que ponto os desperdícios ocorrem.

Como isso afetará o projeto ao longo de seu curso? Se um desperdício ocorrer de modo contínuo, ele será rapidamente detectado. Consequentemente, medidas corretivas serão tomadas para que ele não cause um grande impacto a médio e longo prazo.

Satisfação do cliente

A satisfação do cliente está diretamente relacionada ao cumprimento de diversas metas do projeto. Elas se iniciam no cronograma e passam pelo custo e pela qualidade, indo até a usabilidade do produto final.

Dessa maneira, estabeleça indicadores de satisfação do cliente para cada fase ou entrega do projeto. Monitore as reações, os feedbacks e a satisfação geral quanto ao desempenho da equipe.

Com esse indicador, o gestor pode garantir que as expectativas estejam alinhadas ao longo de todo o projeto. Os times terão um modo simples e contínuo de avaliar se o desenvolvimento de cada etapa está ocorrendo de forma que o negócio entregue algo de acordo com aquilo que o cliente espera.

Se forem encontrados, os problemas serão mitigados antes de o projeto ser finalizado. Dessa forma, o produto final estará totalmente alinhado ao que o cliente deseja, maximizando o sucesso do projeto.

Retorno sobre investimento

Um dos KPIs mais importantes da gestão de projetos é o Retorno sobre Investimento, mais conhecido como ROI. Esse índice retrata a rentabilidade do negócio para o cliente e é fator determinante para sua satisfação.

O ROI é medido quando se subtrai o investimento do respectivo retorno. Dividindo esse resultado pelo investimento inicial, chega-se facilmente à conclusão de que, quanto maior ele for, maior é a lucratividade do cliente. Nesse sentido, o indicador deve ser calculado no começo e no fim do projeto.

A primeira avaliação auxilia a empresa a alinhar expectativas e garantir uma visão mais abrangente sobre a qualidade do planejamento. Já após a entrega do projeto, a análise facilita a identificação de problemas e a criação de medidas que possam aumentar um ROI baixo.

Por que os indicadores são essenciais hoje em dia?

Os indicadores são mecanismos fundamentais a uma gestão moderna. No cenário atual, em que muitas empresas trabalham de modo contínuo para otimizar o fluxo de trabalho, o uso de métricas vem se disseminando em várias áreas.

Os indicadores de gestão de projetos evitam que uma atividade complexa tenha alta chance de não chegar ao resultado esperado. No momento em que a empresa toma medidas abrangentes para identificar a performance dos times e a qualidade do fluxo de trabalho, os líderes conseguem avaliar como todos os fatores que contribuem para o sucesso de uma etapa estão influenciando o trabalho.

Dessa forma, medidas podem ser tomadas para corrigir erros e perpetuar boas ideias. Ou seja: o uso de indicadores de gestão de projetos é fundamental para prevenir problemas, mitigar erros e conduzir a equipe na busca pelos objetivos de cada etapa com mais segurança.

Viu como há um KPI para cada etapa do processo e por que esses indicadores podem realmente ajudar no acompanhamento dos projetos? Para receber outras novidades do blog e mais conteúdos como este diretamente no seu e-mail, basta assinar nossa newsletter!