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Autor: Project Builder

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Como a adoção de um software de GP ajuda você a manter os processos claros

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O planejamento e a execução de projetos são tarefas cada vez mais desafiadoras em mercados com crescentes níveis de incertezas e competitividade.

Para aumentar a produtividade da equipe e as chances de sucesso dos projetos que conduzem, os gestores recorrem às mais variadas soluções que prometem tornar a complexa execução das atividades em processos mais claros e controláveis.

Uma das ferramentas que mais contribui para isso é o software de gerenciamento de projetos, que funciona como uma verdadeira central de informações para a tomada de decisão, indispensável para os GPs (gerentes de projetos).

Saiba como um software de gerenciamento de projetos ajuda sua empresa a manter os processos mais claros:

Visualização do andamento das atividades do projeto

Todos os projetos passam, obrigatoriamente, pelas fases de iniciação, planejamento, execução, controle e monitoramento, além das entregas, que é a conclusão.

Com um software de gerenciamento, o gerente pode acompanhar o andamento de cada uma dessas fases, de forma mais abrangente ou detalhada, e garantir que elas só aconteçam quando as antecessoras forem devidamente concluídas.

Durante a execução, o sistema também facilita a visualização das etapas que só acontecem sequencialmente e as que podem ocorrer paralelamente, evitando desperdícios de recursos e garantindo que todos compreendam a importância de cumprir suas tarefas dentro do prazo e qualidade esperados.

Aumento da transparência para o bom gerenciamento

O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta altamente colaborativa que pode ser acessada por mais de um membro da equipe, cliente e até mesmo por seus patrocinadores de forma simultânea, conforme as permissões definidas nas configurações, contemplando documentos e informações que vão desde o escopo inicial até os requisitos para a conclusão.

Dessa forma, o andamento das etapas pode ser consultado pela equipe a todo o momento, permitindo que todos saibam como estão as entregas e evitando que o projeto fique obscuro e confuso para alguns membros.

Clareza sobre os impactos no orçamento

Grandes eventos, como a Copa do Mundo e as Olimpíadas, por exemplo, servem para nos mostrar que alguns projetos que tinham tudo para atrasar conseguem ser concluídos no prazo devido ao aumento substancial no orçamento inicial.

O uso de um software de gestão de projetos também deixa os gastos mais evidentes, permitindo que todos da equipe, ou quem possui permissão para acessar estas informações, vejam como está a utilização dos recursos, aumentando a responsabilidade de cada um sobre as despesas.

Acompanhamento de métricas através de relatórios altamente eficiente

Uma das grandes vantagens do software de gerenciamento de projetos é a possibilidade de acompanhar a execução por meio de relatórios resumidos que reúnem as principais informações referentes a prazos, metas e orçamentos.
Dessa forma, a qualquer momento, o gestor ou outros membros da equipe podem ver se suas atividades estão trazendo os resultados esperados para que o projeto seja entregue dentro dos requisitos.

Essa característica é vantajosa não somente para a equipe do projeto, mas para deixar seus processos mais claros também para seus clientes, patrocinadores e outros possíveis stakeholders.

A utilização de softwares de gerenciamento de projetos é indispensável para que qualquer gestor consiga transformar a alta complexidade da execução de um projeto em algo mais controlado e acessível para todos.

E você, já utiliza um software de gerenciamento de projetos para manter os processos claros e um maior controle do portfólio? Compartilhe sua experiência conosco!

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Por que o seu projeto precisa de um cronograma realista

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Como é frustrante participar de uma reunião de status onde o seu cronograma indica que você deveria ter concluído o projeto ontem! O que aconteceu com o seu planejamento? Por pior que seja, essa situação é muito comum. Um cronograma realista é uma das ferramentas mais importante que um gerente de projetos pode ter. Ele fornece informações essenciais sobre o status do projeto, evolução das fases, marcos importantes, caminho crítico do projeto e ajuda a antever crises e atuar corretivamente para que elas aconteçam.

Algumas vezes me impressiona a relutância de alguns gerentes de projetos em criar e manter um cronograma de projetos. Com o uso de técnicas e ferramentas de planejamento de tempo inadequadas, alguns gerentes de projetos simplesmente assumem como verdade que é impossível prever a data de conclusão do projeto, logo dedicam pouca atenção ao processo de concepção de cronograma e aceitam qualquer data sugerida sem o mínimo de questionamento ou reflexão, adotando o fim previsto do projeto como um evento “provável” no lugar de realista.

Para todos que desprezam o desenvolvimento de um cronograma realista, posso assegurar que ele é um ingrediente chave para uma gestão eficaz de projeto. Algumas pessoas alegam não ter tempo para dar atenção ao planejamento, mas sem dúvida perderão tempo apagando incêndios e crises, uma vez que, na crise, “dar atenção” não será opcional.

Se você ainda não está convencido, aqui vão algumas razões para você dar mais atenção à concepção de um cronograma realista no seu próximo projeto:

•    A programação do projeto requer que você identifique as tarefas e sua relação entre elas, que é importante para o gerenciamento de riscos, recursos humanos, e sequenciamento das atividades.
•    O cronograma fornece a única imagem do que aconteceu (real) e que agora está sendo planejado. (Assumindo que eles são atualizados com precisão)
•    Um cronograma realista te ajuda a identificar sua necessidade de recursos de forma temporal, fornecendo uma representação visual de dependências de tarefas, que te ajudará: 1 – otimizar sua necessidade de recursos; 2- defender essa necessidade de recursos dentro da sua organização.  
•    A programação do projeto indica o momento certo para mobilizar a equipe e liberar os recursos para outros projetos, evitando perda de dinheiro com profissionais alocados desnecessariamente, quando já deveriam ter sido liberados.  
•    A programação do projeto ajuda você a manter o controle de realizações, necessidades e conformidade com os requisitos. 
•    A programação do projeto lhe permite identificar quais serão os impacto das mudanças e criar estratégias de contingencias para minimizá-las.
•    O cronograma atualizado lhe permite identificar a evolução das entregas e medir a velocidade da equipe, conseqüentemente permite a concepção de estratégias para acelerar o projeto e evitar atraso.

Os cronogramas na sua empresa são realistas? Deixe seus comentários!

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Como escolher um software de gestão de projetos

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Diante da grande importância de um gerenciamento eficaz de projetos, a opção de investir e escolher um software de gestão de projetos na área se insere como a alternativa mais viável e vantajosa para otimizar o processo e garantir os resultados. A partir daí, sua empresa só tem a ganhar: os benefícios em eficiência e produtividade são enormes e irão gerar mais lucros para seus negócios. No entanto, antes de usufruir de tantas vantagens, uma questão se faz necessária: com tantas opções no mercado, como fazer a escolha do melhor sistema?

 De fato, existem algumas características e funcionalidades essenciais que não podem faltar em um bom software de gestão de projetos. Confira quais são elas a seguir e certifique-se de seguir o checklist na hora de eleger um sistema confiável e de qualidade para sua empresa e descubra como escolher um software de gestão de projetos!

Opte por um sistema de armazenamento em nuvem e ganhe mobilidade

Hoje, não há razão para você optar por um sistema instalado internamente, a menos que a sua empresa seja de grande porte e/ou necessite de uma solução muito específica para a realização dos processos. Neste sentido, um software que funcione e armazene os dados em nuvem trará uma série de vantagens para sua empresa.

Em primeiro lugar, você não precisará investir em hardware e em uma equipe de TI para a manutenção dos seus servidores e do sistema, o que implica em uma redução substancial dos custos, principalmente no que diz respeito às suas despesas iniciais. Quando feita internamente, a instalação deste tipo de software é cansativa e muito cara. Em segundo lugar, ao optar por um sistema em nuvem, será possível adequar a capacidade do software às necessidades do negócio: assim, se você precisa de poucos recursos, pode investir menos,  aumentando o investimento de acordo com as demandas da sua empresa.

E, por último, assinalamos aquela que é uma das principais vantagens de um sistema em nuvem: a mobilidade. Bons sistemas instalados remotamente permitem que você tenha acesso aos dados de qualquer dispositivo móvel (PC, notebook, tablet, smartphone, dentre outros), mantendo a gestão de projetos ao alcance a todo o tempo. Com este recurso, você conseguirá obter informações importantes em situações adversas como uma viagem ou reunião de negócios, ganhando muito em agilidade e eficiência.

Dê preferência a softwares de uso simples e intuitivo

Não se engane: a simplicidade é a chave para um bom sistema de gestão de projetos. Assim, é importante buscar por um software que forneça todas as soluções que você precisa da forma mais simples e intuitiva possível. Tenha em mente que você e os outros membros da equipe não podem ficar presos a um sistema complexo, que oferece uma série de soluções mas demanda um vasto conhecimento técnico para ser operado.

Porém, fique atento: simplicidade não é o mesmo que falta de recursos. Os bons sistemas trazem diversas soluções de gerenciamento para os seus projetos, mas também agregam funcionalidade e design simples para poderem ser facilmente operados por você e seus colaboradores. O sistema ideal é aquele que facilita e otimiza os processos, e não um que consuma tempo e esforços mentais!

Valorize o controle da produtividade

Nem todos os softwares da área possuem um bom controle de produtividade, mas esta é uma função indispensável que distingue os sistemas de qualidade – e faz toda a diferença para uma gestão eficiente. Um bom software deve mostrar, de maneira simples e precisa, como estão sendo gastos seus recursos em cada uma das atividades que sua empresa está desenvolvendo no momento.

Estes recursos incluem os gastos financeiros (diretos e indiretos), horas trabalhadas de cada um dos funcionários, horas extras e gastos de insumos. Ao obter um resumo geral das atividades do seu negócio, será possível saber como alocar seus recursos com mais eficiência, além de cortar gastos e aumentar a produtividade.

Prefira um sistema que permita a redução de custos

Um bom software de gestão de projetos contribui, automaticamente, para uma redução significativa dos seus gastos. Como reforçamos, um sistema eficiente será aquele que não demandará despesas desnecessárias com licenças de software, hardware, mão de obra técnica especializada e manutenção de servidores. Neste tópico, vale também ressaltar a importância de um software que traga resultados imediatos para a gestão de projetos da sua empresa – fuja das soluções complexas, caras e que exijam um longo tempo para serem implementadas!

Qualidade não é sinônimo de preço alto

Recapitulando, o ideal é priorizar um software de gestão de projetos que favoreça a mobilidade, seja simples e eficiente e habilite o controle da produtividade dos seus negócios. Um sistema que reúne estas características trará, com absoluta certeza, ganhos importantes para a sua empresa a médio e longo prazo. Mas talvez você se pergunte: um sistema deste tipo – inteligente e eficiente – custa muito caro? Não necessariamente!

Não confunda preço alto com qualidade. É possível buscar excelentes softwares, de empresas com tradição e nome no mercado, que não demandam um alto investimento. Busque soluções que simplifiquem o processo de instalação e manutenção, que é a etapa que consome mais recursos. Lembre-se: um bom software de gestão deve ser um que atenda às suas necessidades sem exigir gastos exorbitantes!

E você, está mais preparado para escolher um bom sistema a partir das nossas orientações?

O Lobo de Wall Street O Lobo de Wall Street

Vale a pena ser um lobo de wall street?

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Proposta mal elaborada? Qual impacto isso causa ao meu projeto?

Indicado a cinco estatuetas no Oscar 2014, incluindo a de melhor filme, “O Lobo de Wall Street” atraiu a atenção do público apaixonado pelo mundo dos negócios. Aqueles que assistiram ao filme puderam conhecer a história real de Jordan Belfort (interpretado por Leonardo DiCaprio), um corretor da bolsa de valores norte-americana que chegou a acumular uma fortuna de 8 bilhões de dólares. Quando tinha apenas 26 anos, Belfort ganhava 1 milhão de dólares por semana e, durante o auge, chegou a faturar 12,5 milhões a cada três minutos.

Esse mundo fantasioso de riqueza, no entanto, veio abaixo quando o sistema financeiro descobriu que as conquistas do “Lobo” aconteceram às custas de diversas fraudes, que lhe renderam quatro anos de prisão. O corretor não agiu de forma ética para aumentar seus ganhos e pouco se preocupou com os impactos de seus planos táticos sobre o mercado ou as economias pessoais dos investidores: alguns chegaram a perder centenas de milhares de dólares com seus esquemas fraudulentos de promessas que jamais seriam cumpridas.

Para a gestão de projetos

A realidade dos gestores de projetos, ainda que diferente do mercado de capitais, também pode proporcionar situações dramáticas quando a ânsia por dividendos supera a prudência na execução. Determinadas a fechar mais negócios, as áreas comerciais de muitas empresas podem se sentir tentadas a fazer promessas de prazos, orçamento e escopo totalmente inviáveis, que terão grande impacto sobre a rentabilidade do projeto e até mesmo sobre o futuro da organização.

Cenário preocupante

Alguns estudos mostram como essa forma de lidar com projetos vem proporcionando fracassos globalmente. O relatório Chaos Report, do Standish Group, realizado a partir de uma pesquisa com companhias e departamentos de TI nos Estados Unidos, mostra que apenas 9% dos projetos são concluídos com sucesso nas grandes empresas, enquanto nas médias e pequenas organizações essa taxa chega a alcançar apenas 16,2% e 28%, respectivamente.
O Gartner Group, empresa de pesquisa e consultoria em TI, também desenvolveu um estudo que revela que 75% dos projetos do setor não são concluídos com sucesso, de acordo com os entrevistados. O que ambos deles apontam é que, em grandes parte dos casos, apesar de os projetos serem bem executados, há grandes falhas na elaboração das propostas, o que gera insatisfações similares ao outro cenário.

Projetos públicos: o dinheiro do povo em planejamentos mal elaborados

Os projetos realizados pelo poder público não fogem a essa dura realidade. Em levantamento recente do Ministério do Planejamento, por exemplo, somente as obras das rodovias do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) apresentam um atraso médio de quatro anos. Já nas ferrovias Norte-Sul e Leste-Oeste, falhas de projetos e erros em obras não só provocam atrasos como aumentam os custos de implantação em até R$ 1 bilhão.

A transposição do Rio São Francisco e o Complexo Petroquímico do Estado do Rio de Janeiro (Comperj) são outros exemplos de obras bilionárias que estão atrasadas há anos e, a cada dia, ultrapassam o orçamento previsto inicialmente exigindo que mais recursos públicos, que poderiam ser utilizados para suprir diversas outras necessidades da população, sejam injetados para sanar estes equívocos.

No setor de energia a realidade é equivalente: mais de 70% dos projetos para novas usinas eólicas, que envolvem investimentos de mais de R$ 20 bilhões, também estão atrasados.

Onde está o problema?

Mas afinal, onde está a causa de tantos atrasos e falhas? Apesar de muitos procurarem a justificativa em problemas na execução, a concepção pode ser a resposta certa, já que é comum que  estas falhas nasçam logo na proposta de projeto. Não podemos negar que, para conseguir competir no mercado, as áreas comerciais precisam oferecer propostas de valor para seus clientes. O time-to-market é fundamental para que a empresa consiga ser competitiva e rentável. No entanto, algumas vezes as empresas também precisam se posicionar sobre a impossibilidade de executar alguns projetos dentro das condições exigidas pelo cliente e sugerir outras formas de atuar. Embora isso possa implicar na renúncia de resultados imediatos, os ganhos no longo prazo serão maiores e mais duradouros caso seja estabelecida uma relação de confiança entre as partes.

Além disso, é preciso que órgãos públicos se conscientizem de que as licitações não podem levar em conta somente o preço, mas também a realidade do mercado em que as empresas participantes atuam, dando chances para que o projeto seja viável, para que favoreça a sociedade como um todo e não prejudique os agentes econômicos.

Em busca de um novo panorama

Em vez de esperar que o cenário mude, as empresas também podem atuar no seu dia a dia para aumentar o sucesso na gestão de projetos. Uma das melhores formas para fazer isso é tornar a sua concepção um processo mais colaborativo, envolvendo não somente os clientes e patrocinadores do projeto, mas também aqueles que irão executá-lo.

O Project Model Canvas é uma metodologia que, por meio de um aplicativo na web ou no celular, permite a elaboração de projetos robustos de forma abrangente e colaborativa. Os softwares de gestão de projetos também são ferramentas extremamente úteis que garantem  a preservação de um histórico de informações, a agilidade para o preenchimento de dados, facilidade no acompanhamento do projeto, na geração e análise de relatórios. Esses sitemas permitem, ainda, a criação de fluxos de aprovação para que as áreas técnicas e de negócio estejam mais integradas em busca de melhores resultados.

É preciso também lembrar que os projetos de sucesso geram resultados positivos não somente para o cliente final, mas também para a empresa executora, que deve realizar as entregas extraindo o melhor de sua equipe e aproveitando os recursos de forma otimizada e sem desperdícios.

Atualmente, o corretor ganancioso que inspirou o personagem vivido por DiCaprio nas telas vive sozinho em uma modesta casa de um bairro de Los Angeles. Apesar de ter visto sua história contada em livros e no cinema, Belfort ainda paga pelos erros cometidos durante sua carreira.

Para que você seus funcionários não atuem como lobos de Wall Street no dia a dia dos negócios, o ideal é que a busca do sucesso leve em conta a colaboração. Projetos de sucesso geram resultados positivos para todos: o cliente fica satisfeito e cria uma relação de longo prazo com a sua empresa, aumentando a lucratividade para ambos os lados, incluindo a comissão dos vendedores e a bonificação do gerente de projetos pelos bons resultados alcançados com o gerenciamento. Vamos co-criar?

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Como planejar seus projetos no ano da Copa do mundo

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Todo bom gerenciador de projetos sabe a importância de antecipar obstáculos e planejar seus projetos em seu cronograma. Isso ajuda a evitar pendências e atraso nas entregas. Mesmo quem não compartilhou, via redes sociais, o calendário de feriados deste ano sabe que teremos um primeiro semestre com menos ‘dias úteis’ do que o do ano passado: 2014 é ano de Copa do Mundo! No mundo de gerenciamento de projetos, é possível manter prazos ao prever contratempos na execução de tarefas. Vamos ver como a seguir.

Planeje seus projetos de olho no calendário

Além dos feriados comuns de início de ano que tivemos, como Carnaval e Paixão de Cristo, junho será o mês da Copa. É preciso levar em consideração que, além de estarmos no país do futebol, os ânimos estarão ainda mais exaltados por sermos sede do evento mais importante deste esporte. Isso significa que a produtividade da sua equipe diminuirá em dias de jogo. Leve este fato em consideração ao planejar seus projetos, calcule o tempo perdido, as horas ajustadas e evite assim deixar prazos e entregas pendentes. A segunda metade do ano promete ser bem mais produtiva: muitos feriados caem em fins de semana.

Foco no tempo

Em um semestre com poucos dias úteis que tal uma atenção extra no controle de tempo nos seus projetos? A quinta edição do guia PMBOK traz uma atividade a mais na área de conhecimento “Tempo”: planejar o gerenciamento do cronograma. Dedique-se no planejamento desta área e também no monitoramento e no controle do tempo gasto na execução de cada fase. Esteja sempre de olho no cumprimento de prazos das entregas das pequenas tarefas, para garantir o prazo do projeto. Lembre-se que tempo gasto no planejamento é tempo ganho na execução. Por isso, construa uma boa base, planeje e monitore seu projeto.

O tempo útil de 2014 pode até ser mais curto, mas os projetos não. Organize-se!

Como você está planejando seus projetos em 2014? Compartilhe com a gente nos comentários!

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Como manter a calma em um projeto atribulado

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Gerenciar um projeto exige diversas habilidades. Quando se trata de um portfólio de projetos, com objetivos, requisitos, equipes e prazos distintos, o desafio é ainda maior. Ter uma ampla visão das atividades que estão sendo desenvolvidas, principalmente de um projeto atribulado, de forma sistêmica, para antecipar-se a possíveis gargalos, uma comunicação eficiente com os profissionais envolvidos e jogo de cintura para driblar as eventualidades.

Para todas essas questões, talvez a habilidade mais necessária a um Gerente de Projetos (GP) seja conseguir manter a calma, mesmo em um projeto atribulado. Você pode considerar isso algo irreal diante às situações críticas, mas acredite: não conseguir conter os ânimos pode trazer consequências ainda maiores!

Como manter a calma em um projeto atribulado

Ao contrário do que você possa pensar, manter a calma não é apenas uma condição psicológica ligada a conter a impaciência diante aos empecilhos, mas uma questão técnica de raciocínio e análise.

Quando você possui uma ampla visão dos recursos e das variáveis que englobam os projetos, além de um acompanhamento constante e eficiente, é mais fácil prever os gargalos e desenvolver planos de ação efetivos para lidar com as questões críticas, sem perder a calma.

Visão sistêmica e atualização das informações em tempo real

Quando você alia o gerenciamento de projetos à tecnologia, é possível ter um maior controle sobre os recursos envolvidos, sejam eles financeiros, humanos ou mesmo o acompanhamento da evolução dos trabalhos. Com essa visão sistêmica, automatizada e, por isso, atualizadas em tempo real, você conseguirá se ater antecipadamente aos pontos que apresentam uma maior possibilidade de darem errado.

Isso porque um software de gerenciamento de projetos possibilita uma visão 360º de todo o portfólio, o acompanhamento da execução das tarefas, avaliação da performance da equipe, o cumprimento dos prazos, a identificação do que precisa ser priorizado, os recursos necessários, bem como o reconhecimento de argumentos válidos para justificar e comprovar custos e demais necessidades. Com essas informações em mãos você não deixará que as situações cheguem a pontos críticos e, assim, conseguirá manter a cabeça fria para encontrar soluções viáveis.

A importância da documentação dos projetos para manter a calma no gerenciamento das tarefas

Nesse mesmo contexto, quando você possui um histórico das situações já vivenciadas e das ações desenvolvidas para sanar turbulências anteriores, você estará um passo à frente para resolver quaisquer gargalos que surgirem de forma mais ágil. Isso porque você não precisará “quebrar a cabeça” para encontrar uma solução. Mesmo em contextos diferentes, você pode aproveitar a linha de raciocínio utilizada na conclusão de uma adversidade para replicá-la no plano de ação do problema em questão.

A comunicação como estratégia

Ao manter uma comunicação clara, transparente, objetiva e contínua com os membros de sua equipe, você poderá contar com os integrantes para encontrar soluções eficientes para driblar as intempéries. Além disso, saber que você pode contar com esses profissionais independentemente do que ocorra trará a você mais segurança para conduzir qualquer que seja o problema.

Como você pôde notar, manter a calma em um projeto atribulado depende muito mais da eficiência em sua gestão do que de uma condição de paciência. Por isso, alie processos, pessoas e tecnologia para um melhor controle de seu portfólio de projetos e tenha, assim, melhores resultados independentemente do nível de dificuldade deles.
E você, o que faz para manter a calma em um projeto atribulado? Compartilhe suas dicas e experiências conosco através dos comentários!

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Como saber se você está entrando em um projeto bomba

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O sucesso de um projeto está diretamente relacionado ao alcance dos resultados esperados, entregues dentro do prazo e com o orçamento previamente estipulado. No entanto, nem sempre isso acontece. Uma má definição do escopo do projeto, cálculos e previsões mal feitos, falta de infraestrutura para a gestão, dentre outros fatores, podem colocar tudo isso em risco e acabar por fazer com que você entre um projeto bomba!

Para evitar esse tipo de situação, é preciso analisar cautelosamente as questões que podem gerar resultados insatisfatórios, por mais competente que você seja. Por isso, selecionamos alguns fatores que podem indicar quando um projeto está fadado ao fracasso. Analise-os e leve-os sempre em consideração ao definir se vale ou não a pena esta oportunidade!

1. Projetos com objetivos indefinidos

Definir os objetivos de um projeto é um dos passos mais importantes. É a partir destes objetivos que será possível avaliar os indicadores de performance e determinar se o andamento dele está dentro do esperado, atrasado ou adiantado.

2. Responsabilidades e funções mal distribuídas

Quem vai fazer o que, quando, como e onde? Os recursos humanos são um dos principais responsáveis pela excelência na execução de um projeto. No entanto, se as funções e responsabilidades estão mal distribuídas ou pouco claras entre os envolvidos, tenha a certeza de que as chances de sucesso são quase nulas.

3. Cronograma fora da realidade

Em muitos casos, a ansiedade fala alto na definição do cronograma e isso possivelmente levará à frustração. Um cronograma definido de forma aleatória, sem utilização de parâmetros embasados (preferencialmente com base em experiências anteriores) e desprezando as interdependências de tarefas vai levar o projeto, no mínimo, a um grande atraso na entrega final. Consequentemente, uma grande frustração e, provavelmente, maiores custos serão envolvidos.

4. Falhas na previsão de alocação de recursos

Toda tarefa e atividade precisa de recursos para ser executada, seja ele de ordem humana, financeira ou mesmo de máquinas. Portanto, se os mesmos não estão elencados junto a cada uma delas, no momento da execução haverá um grande problema: atraso ou improviso. Logo, insucesso!

5. Definições na base do “boca a boca”

Toda e qualquer decisão ou alteração de escopo deve estar documentada por escrito. Caso contrário, uma coisa é certa: as falhas e até mesmo os atritos estarão garantidos. Por isso, antes de assumir o gerenciamento de um projeto, avalie como é o processo e até mesmo as ferramentas utilizadas para essas definições.

6. Planejamento de riscos precários

Quais os riscos internos e externos envolvidos no projeto? Qual o plano de ação para cada um deles? Se a identificação dos riscos não for feita em conjunto com o planejamento do projeto, não haverá margem alguma de contingenciamento e, consequentemente, alguma tarefa ou atividade corre o risco de não ser executada, ser adiada ou má executada.

7. Líder que não sabe liderar

Um projeto para ter sucesso depende de um bom líder. Um gerente que não seja transparente, claro, objetivo e motivador não conseguirá sustentar a produtividade da equipe e colocará a execução do projeto em sérios riscos. Por isso, se você não tiver a autonomia necessária para a tomada de decisões, talvez seja melhor nem integrar essa equipe e gerenciar as atividades.

Se o seu projeto sofre de um ou mais destes fatores, cuidado! Procure os envolvidos, coloque os pontos em pauta e tente reverter a situação de modo a minimizar as chances de insucesso. Tão importante quanto esta medida é buscar absorver toda a experiência adquirida neste projeto e aplicá-la no seu próximo desafio evitando, assim, frustrações!

E você, já esteve ou se deparou com um projeto bomba? Como lidou com a situação? Compartilhe suas experiências conosco através dos comentários!

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Projetos: Como alinhar tecnologia, negócios e processos para ter bons resultados

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À medida que as metodologias de gerenciamento de projetos são difundidas nas empresas e buscam cada vez mais, bons resultados, é normal que os gestores passem a compreender melhor as razões para o fracasso ou o sucesso de seu portfólio.

Mesmo com todas as ferramentas disponíveis para esse fim, muitas empresas ainda não conseguem cumprir prazos de entrega, orçamento e requisitos combinados. Uma das causas para esse problema pode ser a falta de integração entre os recursos que a empresa possui para executar os projetos.

Em cenários com elevados números de projetos e de alta complexidade, é preciso que as empresas descubram novas formas de alinhar processos, tecnologia e negócios para alcançar bons resultados. Mas você sabe como alinhar estas três variáveis?

 A importância dos processos

Até mesmo as empresas orientadas a projetos, como aquelas que desenvolvem softwares, precisam contar com processos bem mapeados, padronizados e controlados para que suas atividades sejam desenvolvidas de forma produtiva.

A definição clara de fluxos de trabalho , atrelando responsabilidade de cada uma das equipes e seus integrantes é fundamental para que os gestores do projeto consigam utilizar os recursos de forma otimizada para atender aos requisitos estabelecidos. Isso é especialmente importante nas empresas com estrutura matricial, em que um mesmo profissional responde ao gestor de uma área específica, mas também é alocado em projetos conduzidos por outros setores ou pelo escritório de projetos. Afinal, pessoas envolvidas nos processos e projetos precisam saber exatamente qual o seu papel em cada iniciativa, bem como quanto tempo e o esforço que devem dedicar em cada um deles para que possam realizar suas tarefas.

Usando a tecnologia como apoio no gerenciamento

Se a empresa já possui processos bem definidos e conta com pessoas bem informadas, ela ainda precisará garantir as tecnologias para que esses profissionais possam gerenciar todo o trabalho de forma mais eficaz, dedicando menos tempo e esforço para cada uma das atividades necessárias.

Com tantos projetos a serem executados de forma simultânea, um dos maiores desafios das empresas é controlar as informações geradas em cada um dos projetos, distribuí-las às pessoas certas e disponibilizar relatórios confiáveis para a tomada de decisão. Esses objetivos podem ser alcançados com o uso de um software de gerenciamento de projetos.

Além de aumentar a produtividade do trabalho em um projeto específico, o sistema também é capaz de otimizar as tarefas quando a empresa possui múltiplos projetos, facilitando a distribuição de recursos para as iniciativas prioritárias e evitando decisões subjetivas cujos impactos não são claros.

Alinhando a estrutura ao negócio, em prol de resultados

É preciso lembrar que o mapeamento e o controle dos processos, assim como a implantação de tecnologias para gerenciamento dos projetos, precisam ser feitos de forma alinhada aos objetivos do negócio.

Essas iniciativas devem ser analisadas do ponto de vista da redução dos custos e aumento da produtividade nos setores para que a empresa compreenda que retornos irá obter sobre o investimento recebido e realizado. É indiscutível que, agindo assim, a empresa conseguirá otimizar a alocação de recursos para cada um dos projetos, aumentando as chances de que os resultados sejam alcançados no menor tempo e com o menor custo possível.

O gerenciamento de múltiplos projetos ou de um extenso portfólio é uma atividade naturalmente complexa, mas pode se tornar muito mais eficiente quando você alia tecnologia e processo ao negócio. Dessa forma, os gerentes de projetos conseguem avaliar como priorizar suas iniciativas em busca de melhores resultados não só para as atividades, mas para a empresa como um todo.

E você, como alia esses 3 pilares em função dos resultados em sua empresa? Comente suas experiências. Vamos trocar ideias!

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5 motivos que farão (ou já fizeram) a implantação do seu escritório de projetos (PMO) falhar

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Segundo o estudo de benchmark de 2013 (atual pm.survey.org) 63% Organizações falharam na implementação de PMOs. Se você analisar a estatística da percepção de valor do PMO, em apenas 1/3 das empresas a alta administração percebe claramente o valor do PMO. Isso significa que dos felizardos 47% conseguiram ter sucesso na implantação de PMOs. Na grande maioria dos casos (3/4) a alta administração ainda não está segura de quanto valor o escritório gerará para o negócio. Isso não é culpa da gestão de projetos, nem tão pouco dos profissionais do PMO.

O problema está relacionado a uma simples palavra: Mudança. Segundo uma pesquisa de John Kotter, apenas 30% dos programas de mudança são bem sucedidos. Recentemente McKinsey & Company publicou uma pesquisa que indica que a porcentagem de programas de mudança bem sucedidos, hoje é menor que 30%.

Por incrível que parece, muitos profissionais da área de projetos negligenciam os aspectos culturais das organizações e esquecem da nossa resistência natural à mudança, se preocupando muito mais com a construção de processos, templates e metodologia de gestão de projetos, ignorando que o desafio maior está nas pessoas.

Pensando nisso separamos os 5 maiores motivos responsáveis em minar a implantação de um escritório de projetos, com base nos principais estudos já publicados no mercado. Esses motivos servem também para quem está implementando uma metodologia ou um software de gestão de projetos. Vamos lá:

 1 – Resistência e questões culturais não foram tratadas adequadamente

Não levar em conta a cultura da organização é um grande risco de qualquer estratégia empresarial. Cultura é tudo aquilo que fazemos sem pensar. Toda organização possui padrões e processos que são executados no automático e qualquer tentativa de modificar esses padrões será resistida com toda força pelos envolvidos. Existem pouquíssimas verdades absolutas e uma delas é: Ninguém gosta de mudança. E quanto maior for essa mudança mais complexo será incorporá-la a cultura da organização.

Uma dica importante que ajuda no processo de mudança é a necessidade. Os momentos de maior evolução da humanidade foram justamente durante as crises. A convicção de que existe a necessidade de fazer mudanças será um importante aliado. Uma mudança tática pode ser feita por meio da implantação de um novo software de gestão de projetos ou por um novo método, onde fica claro que algo que não funciona hoje será melhorado, focando sempre na venda dos benefícios que serão conquistados, assim fazendo com que as pessoas desejem o novo cenário.

2 – Falta de patrocínio da alta administração

A forma como as pessoas agem dentro de uma organização, em geral, reflete a postura da liderança. Se a mudança não vier de cima, o resto tende a continuar do mesmo jeito, mesmo que as pessoas sejam treinadas para fazer diferente. Logo, um ponto que não pode ser negligenciado é o patrocínio da alta direção.

Independentemente do processo, metodologia ou gabarito dos profissionais envolvidos na implantação, ter a alta direção patrocinando o projeto é requisito obrigatório. Se você já iniciou o trabalho e ainda não tem alguém do topo da organização no “barco”  é hora de parar tudo. Seu principal foco será conseguir um patrocinador, todos os seus esforços terão que estar direcionadas a isso.

Evidenciar os benefícios que serão conquistados com o PMO são argumentos importantes que te ajudarão na venda da ideia. Analise também quais são os objetivos estratégicos da companhia que serão conquistados mais facilmente com um escritório de projetos funcionando. Já escrevemos artigos sobre como conquistar os stakeholders, sua principal meta nesse momento.

3 – Recursos insuficientes (humanos ou financeiros) para operacionalizar o PMO

Assim como em uma viagem, precisamos calcular qual é a distância, para saber quanto  combustível necessitaremos, e na implantação do PMO não poderia ser diferente. Não ter os recursos necessários para implantar o PMO é o terceiro maior motivo de fracasso. Por essa razão trate-o como um projeto, “casa de ferreiro espeto de ferro”.

Com as atividades definidas e o cronograma realista planejado é hora de envolver os recursos humanos e materiais ,não esquecendo de verificar se seu projeto tem combustível para chegar até o final.

Não deixe de incluir na sua lista um orçamento para treinamentos, visitas a congressos, implantação de um software de gestão de projetos e outras aquisições necessárias para ter um PMO de alta perfomance.

4 – Falta de conhecimento e habilidades técnicas para estruturação do PMO

Nesse momento o grande desafio é uma reflexão fria e sincera. Temos conhecimento suficiente dentro da organização para implantar o PMO? Alguém na equipe já vivenciou essa experiência no passado? Todos os principais obstáculos da implantação são conhecidos pela equipe e temos uma estratégia clara para superá-lo? Essa é a primeira tentativa de implantar um PMO na organização ou já foi tentado algo semelhante no passado e não tivemos sucesso? Se sim, o que estamos fazendo diferente dessa vez?

Se você respondeu mais de duas dessas perguntas com um não, talvez seja melhor buscar a ajuda de um especialista, existem várias maneira para isso. Uma delas é contratar um profissional de mercado que tenha vivenciado essa experiência. Outra é buscar por uma consultoria especialista ou buscar um curso sobre implantação de PMO. De acordo com o orçamento e com o volume de projetos da organização será necessário optar por uma ou mais dessas opções.

Na Project Builder acompanhamos de perto a implantação dos escritórios de projetos de nossos clientes e incentivamos a troca de experiência entre eles, assim conseguimos compartilhar acertos e dificuldade entre pessoas que já passaram pelo mesmo desafio.

5 – Expectativas acima das reais possibilidade de geração de valor do PMO

Já sabemos o quanto é difícil vender uma iniciativa dentro da organização, e em alguns momentos nosso lado “lobo de wall street” pode querer falar mais alto, mas muito cuidado. Tão importante quanto superar todos os outros pontos citados, é lidar com expectativas. É muito importante vender o valor que o PMO trará para organização, mas não se esquecer que esse valor vendido será cobrado.

No lugar de elevar a expectativas para resultados de curto prazo evidencie o que será conquistado em longo prazo, deixando claro que mais do que melhorar os processos de gestão de projetos o PMO trará mais resultados ao negócio.

Sabemos o quanto é difícil mensurar esse valor e chegar a um cálculo realista de ROI da gestão de projetos eficiente. Mas é importante minimamente criar um acordo das reais possibilidade da geração de valor do PMO, assim como uma linha do tempo desse retorno.

O desafio de implantar um PMO é grande, mas o retorno é certo tanto para organização quanto para o currículo do gerente de projetos que passa por um experiência dessas. Não negligencie as estatísticas e tenha muita atenção a cada um desses pontos.

Já passou pela experiência de implantar um PMO? Conte para a gente!

Visite nossa página de PMO: https://www.projectbuilder.com.br/software-pmo/

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Gerente de projetos: “Tamo junto”! Dilemas da nossa rotina que antecedem um projeto bomba.

Escrito por Project Builder em . Postado em Gestão. Nenhum comentário em Gerente de projetos: “Tamo junto”! Dilemas da nossa rotina que antecedem um projeto bomba.

No mundo dos sonhos de qualquer gerente de projeto, a alta direção da empresa em que trabalha, bem como o cliente, passam por um processo decisório criterioso antes da aprovação do escopo para dar início à execução dos trabalho.

Já no mundo real, sabemos que o momento de fechar um contrato está bem distante deste cenário ideal. Muitas vezes, as empresas fazem promessas irreais aos clientes para conseguir fechar negócio e, no fim das contas, as responsabilidades pelos fracassos são atribuídas àqueles que estão na linha de frente: os gerentes de projetos.

Para evitar que projetos bomba caiam sobre seu colo, selecionamos algumas situações cotidianas neste ambiente para que você consiga identificar quando algo pode não sair tão adequado quanto o esperado:

Negócio fechado!

A gênese dos projetos bombas costuma ocorrer na mesa de negociação entre a empresa e o cliente: para atingir as metas de vendas, alguns executivos acabam sacrificando a equipe e a infraestrutura da empresa em que trabalham. Tudo isso sem qualquer diálogo com a equipe responsável, que poderia ajudar a definir prazos e orçamentos mais realistas.

Na hora da execução, essas decisões são traduzidas em entregas que não correspondem às expectativas do cliente, em danos permanentes à reputação da empresa ou mesmo ao GP responsável, que acaba arcando com esta questão.

Pacto frágil

Quando os projetos bomba são fechados, os executivos responsáveis pelas vendas também não hesitam em fazer promessas fora da realidade para conseguir angariar profissionais dispostos a assumir estas missões.

Isso torna o gerente de projetos a parte mais vulnerável de todo o processo, pois ao primeiro sinal de problema, será ele o culpado pela ineficiência no gerenciamento, e não o executivo.

Se vira nos 30!

Outro problema comum é quando os contratos são fechados com prazos que não podem ser ultrapassados sob qualquer hipótese. Na prática, isso significa que o gerente de projetos precisará se submeter a todo tipo de artifício para que as tarefas sejam concluídas no prazo esperado, fazendo com que normas, procedimentos e padrões sejam descumpridos a todo o momento. O problema maior é que, para fechar o projeto, estes executivos acabam acatando ao prazo determinado pelo cliente, desconsiderando em muitos casos a realidade do negócio.

Escopo misterioso

Começar um projeto sem o escopo claramente definido é uma verdadeira dor de cabeça para qualquer gerente de projeto: as “aberrações” que podem surgir da falta de entendimento entre as partes são praticamente infinitas nesse cenário.

Ainda assim, não é raro que estes executivos vendam projetos com base em informações preliminares e, somente após fechar o negócio, começam a avaliar a viabilidade do negócio.Isso é um equívoco duplo: para a reputação da empresa e para os gerentes de projeto, que terão que arcar com responsabilidades inviáveis.

Cliente totalitário

“Sou eu quem está pagando, então faça o que eu digo.” Ainda que essa frase raramente seja pronunciada durante a execução de um projeto, muitas vezes é exatamente isso que o cliente quis dizer, usando outras palavras.

Ignorado documentos, contratos e acordos realizados inicialmente, o cliente decide fazer mudanças nas especificações no meio da execução do projeto, gerando problemas sem precedentes para o gerente.

Ainda que alguns projetos sejam executados em cenários bem menos catastróficos do que o apresentado, sabemos que qualquer gerente já enfrentou situações similares no dia a dia.

Isso prejudica não somente a empresa, que coloca em risco sua reputação, mas também a carreira do gerente, que se sacrifica diariamente para que os projetos sejam concluídos dentro das expectativas dos públicos de interesse.

E você? Já lidou com algum destes problemas em sua carreira? Como conseguiram resolver estas questões entre os executivos de vendas e a operação? Compartilhe sua experiência conosco! Vamos trocar informações para fazer dos nossos projetos cada vez mais bem sucedidos.