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A revolução no controle de projetos

Escrito por Braun em 10/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em A revolução no controle de projetos

O controle de projetos tomou conta das empresas modernas pelos benefícios que proporciona: permite aos executivos superar os desafios que têm de enfrentar, em vez de se deixar abater por eles.

O controle mais abrangente e detalhado de índices dá maior eficiência ao desempenho dos gestores, e o gerenciamento de projetos se transformou na disciplina mais valiosa nas companhias. A novidade é que a abordagem mudou: se antes os índices de custo e qualidade eram as prioridades, agora a flexibilidade e a velocidade ganharam força.

Vamos esclarecer alguns conceitos antes de avançarmos: quando falamos em projeto nos referimos a um conjunto de tarefas que reúne uma equipe de profissionais para oferecer resultados tangíveis em um período determinado de tempo.

O controle de projetos caminha para a evolução. Mas como saber o que é, de fato, evoluir? É preciso estabelecer um comparativo entre o estado inicial e o final. Sugerimos seis parâmetros para gerenciamento de projeto, em ordem de prioridade: custo fixo, custo incremental, tempo de ciclo, rendimento, qualidade (ausência de defeitos) e excelência (flexibilidade e adaptabilidade).

Até pouco tempo atrás, os gerentes de projetos de TI davam mais importância ao custo incremental, ao custo fixo e à qualidade. A ideia era manter reduzidos o custo por unidade de trabalho, a sobrecarga de gerenciamento de projetos e a quantidade de bugs. Por outro lado, o tempo de ciclo, o rendimento e a excelência eram relegados a segundo plano.
Agora, as prioridades são outras. O grande objetivo dos projetos de empresas é aumentar a flexibilidade do negócio e a adaptabilidade. Junta-se a isso a excelência do tempo de ciclo e a taxa de transferência como terceiro parâmetro a ser otimizado no gerenciamento de projetos.

Em resumo, quando se trata de gerenciamento de projetos com o objetivo de manter o negócio competitivo, os critérios de “bom”passam a ser velocidade, capacidade e flexibilidade.

Resta saber se os gerentes de projetos entenderam como as prioridades mudaram radicalmente. Se não, o mercado provavelmente dará a resposta da maneira mais dura: com a perda de negócios para a concorrência. Esteja preparado para ficar do lado dos vencedores!

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5 frases para evitar em um projeto

Escrito por Braun em 10/06/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 frases para evitar em um projeto

Assim que começamos a atuar na gerência de projetos, começamos a reconhecer sinais que nos apontam os riscos de cada trabalho. Inicialmente, esses sinais aparecem nos relatórios de situação, nos planos de trabalho e nas métricas de entrega. À medida que ganhamos experiência, aprendemos a ver sinais adicionais de risco nas observações e nos diálogos. Muitas vezes, esses sinais podem ser originados pelos próprios gerentes.

Esses sinais, algumas vezes, podem passar despercebidos. Assim, a capacidade de agir sobre eles fica mais restrita. Por exemplo, existe o medo em descontentar os clientes do projeto se houver muitas objeções e expectativas irreais. Também há uma falsa crença de que esses tipos de mensagem irão de alguma maneira desmotivar a própia equipe.

Abaixo, confira cinco frases para evitar em um projeto:

1. “Vamos começar o projeto na primeira reunião.”

Muitas vezes, importantes atividades de mobilização tendem a ser ignoradas no ímpeto de começar um projeto com uma grande reunião de grupo. Essa fixação no primeiro encontro faz com que tarefas importantes fiquem para trás. Ações antecipadas, processos de abordagem e mecanismos de comunicação prévios são mais importantes do que ter a certeza de que os petiscos chegaram a tempo para o intervalo da reunião inicial.

2. “Esse projeto vai terminar dentro do tempo e sem estourar o orçamento.”

A frase geralmente aparece ao primeiro sinal de progresso ou derrapagem do custo. Ao contrário de lidar com a causa principal do obstáculo, muitas vezes os gerentes de projetos irão diminuir o escopo para atender tempo e orçamento. Reduzir o escopo tem o efeito de reduzir a proposta de valor global para o projeto. Aborde essa tendência alocando tempo suficiente no inicio de projeto para identificar os critérios de sucesso dos negócios independentemente de cronograma e tempo.

3. “O CEO é o responsável por esse projeto.”

Nomear alguém importante normalmente surge quando há um conflito envolvendo recursos necessários em vários projetos. Gerentes de projetos esperam que apresentando o CEO ou outro executivo como sponsor criará um comprometimento com o projeto. Entretanto, CEOs e outros executivos normalmente não têm tempo para serem responsáveis por um projeto delegado a outros gerentes. É preciso ter uma noção clara das atividades das partes interessadas tal como um nível de lista de aprovação de financiamento para confirmar os principais sponsors para o projeto.

4. “Nós estamos atrasados, mas iremos compensar na próxima fase.”

A menos que haja uma grande mudança no escopo, uma das mais desafortunadas leis da física para projetos é que qualquer deslize no cronograma será compensado na próxima fase. A melhor abordagem é ser transparente sobre o atraso no cronograma. Ao tornar o deslize transparente, você habilita a atenção da equipe de liderança e busca promover ações corretivas.

5. “O sinal está verde.”

Um indicador de sinal verde em um relatório de projeto normalmente significa que não há problemas presentes. Contudo, este indicador nem sempre conta a história completa. Por exemplo, apesar das datas de entrega estarem atrasadas, um gerente continua a declarar status verde. Em uma reunião executiva do comitê de direção, a equipe de liderança contestou o relatório e o gerente de projetos respondeu: “Eu sei que as datas de entrega estão deslizando, mas eu estou dando sinal verde.” Para promover a confiança da equipe do projeto e da equipe de liderança, siga o que foi planejado, como as datas reais de entrega ou a análise de valor agregado, e mostre o verdadeiro status do projeto.

Embora ferramentas, abordagens e processos ajudem a gerenciar os riscos de entrega, é importante reconhecer esses sinais e tomar as medidas certas para agir sobre eles. O que você aprendeu como bons exemplos de sinais que apontam para riscos num projeto?

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Saiba lidar com a agressividade

Escrito por Braun em 10/06/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Saiba lidar com a agressividade

Alguma vez seu gerente de projetos declarou “não estou aqui para fazer amigos, mas para que as coisas sejam feitas”? Provavelmente ele é do tipo extrovertido. Mas há os que são mais introvertidos, menos agressivos e mais serenos em suas abordagens. A questão é: você sabe lidar com agressividade?

Existem diversos níveis de agressividade que podem ser percebidos como defesa, perseguição ou manifestação de seus próprios interesses. Uma pesquisa realizada em 2006 pelos pesquisadores Daniel Ames e Francis Flynn constatou que a agressividade é o calcanhar-de-aquiles da habilidade de um líder para alcançar resultados. Eles identificaram que nossa tendência natural de prestar mais atenção às informações negativas faz com que os custos de conviver com a agressividade supere os benefícios, aos olhos do observador.

Então qual é a melhor abordagem para lidar com agressividade no gerenciamento de projetos? Depende do projeto.

Talvez o ponto de partida seja desenvolver a habilidade de lidar com uma ampla gama de assertividades e ajustar o comportamento ao contexto do projeto.

Por exemplo: em projetos de curto prazo, ser mais agressivo dará a capacidade de alcançar resultados. Mas, em um grande projeto, a melhor abordagem pode ser mais moderada para construir bons relacionamentos com a sua equipe, que vai colaborar produtivamente por bastante tempo.

Que tipo de gerente de projetos você prefere? E que tipo de gerente de projetos você é?

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melhor software para gerenciamento de projetos

10 atributos do melhor software de gerenciamento de projetos

Escrito por Braun em 10/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em 10 atributos do melhor software de gerenciamento de projetos

Informação é poder! Essa é a premissa de um mundo on-line, que permite fazermos qualquer pesquisa graças à internet. Quando queremos fazer uma compra, seja algo pequeno como uma câmera fotográfica ou grande como um carro novo, o primeiro passo é pesquisar. Isso nos permite reunir dados e opiniões para formar a nossa decisão final.

A importância da pesquisa é a mesma para a compra de um melhor software de gerenciamento de projetos. Abaixo, elaboramos uma lista de recursos para esse tipo de programa para saber se você está no caminho certo.

1) Segurança

Segurança é o primeiro recurso a ser pesquisado, pois cada vez mais e mais pesoas realizam negócios on-line. Tenha certeza de que o aplicativo escolhido usa pelo menos 128 bits de criptografia. Isso o torna tão seguro quanto serviços bancários on-line. Outro aspecto de segurança tem a ver com quem tem acesso para qual recurso no aplicativo. Tenha certeza de que um melhor software de gerenciamento de projetos permita que usuários diferentes tenham acessos diferentes. Um bom programa terá de acomodar de maneira simples diferentes pontos de vistas e permissões. Por exemplo: o Administrador tem acesso a tudo; as Equipes terão acesso amplo, mas com restrição para criar novos usuários ou atribuir direitos de permissão; os Clientes terão acesso somente a seu próprio projeto.

2) Comunicação proativa

O próximo recurso a ser pesquisado é a capacidade de comunicação entre os envolvidos em um projeto. E-mail já virou uma ferramenta ultrapassada para troca de informações de projetos. O software de gerenciamento de projetos que você escolher deve permitir a comunicação em tempo real. Ou seja, terá de ter a capacidade de enviar mensagens automaticamente via email, compartilhar documentos, imagens e permitir tópicos de discussão para que qualquer envolvido tenha o direito de dar a sua opinião. É importante garantir que todos estejam de acordo, possam consultar o histórico e consigam se manter atualizados com a última orientação do projeto.

3) Integração com o MS Project

O MS Project é um gigante quando se trata de gerenciamento de projetos. A maioria dos gerentes usa ou já usou o MS Project em algum projeto recente. Portanto, é importante escolher um software que tenha a capacidade de se integrar com o MS Project. Isso inclui trabalhar com projetos iniciados no MS Project e exportar projetos do software escolhido para o MS Project.

4) Relatórios do projeto

Para acompanhar a situação de um projeto, é imprescindível o acesso fácil a todos os tipos de relatórios: relatórios de progresso, relatórios de recursos, relatórios de variâncias. Um bom software de gerenciamento de projetos deve incluir a capacidade de rapidamente criar, customizar, definir e refinar seus relatórios no clique de um botão. Você tem coisas muito melhores a fazer do que ficar sentado na frente do computador lutando para obter a informação correta. Seu software deve fazer isso o mais fácil possível.

5) Controle de despesas

Manter o seu projeto dentro de um orçamento específico é fundamental se você deseja ser um gerente bem sucedido. Monitorar e controlar despesas é, assim, uma função essencial para um software. Tenha certeza de que o programa escolhido irá permitir categorizar e inserir qualquer tipo de despesa, seja uma despesa única que acontece de vez em quando ou despesas recorrentes ,tais como pagamento de fornecedores.

6) Gerenciamento de riscos e problemas

Gerenciar riscos e problemas é, indiscutivelmente, um dos mais importantes trabalhos de um gerente. Riscos estão constantemente tentando derrubar o projeto para evitar que ele se complete. Problemas são riscos que se realizaram e se tornaram capazes de atrasar o projeto. O melhor software de gerenciamento de projetos precisa ter a capacidade de identificar, categorizar e reportar riscos para que eles possam ser discutidos semanalmente. Quando, infelizmente, o risco se tornou um problema, você precisa ser capaz de atribuir responsabilidades e acompanhar o progresso da resolução.

7) Controle dos recursos humanos

A maior despesa na maioria dos projetos são as pessoas que foram designadas para trabalhar nele. Acompanhar o tempo gasto de cada colaborador é mais desafiador do que parece, pois os recursos humanos são geralmente relutantes em explicar seu tempo. Um software de gerenciamento de projetos tem de facilitar este acompanhamento. Isso ajudará o índice de produtividade ficar muito mais elevado.

8) Planejamento do projeto

Você gasta dias e semanas explicando sobre o que será necessário para ter o trabalho terminado quando você começar um novo projeto. Ter um espaço para acompanhar as tarefas junto com eventuais mudanças no projeto, os diferentes tipos de dependências que forem surgindo e a capacidade de alterar coisas e circunstâncias é uma característica essencial em um bom software de gerenciamento de projetos. Outra importante característica do melhor software de gerenciamento de projetos é a capacidade para formar a linha de base de seus projetos. Isso irá permitir a comparação de como as mudanças afetaram (positivamente ou negativamente) o cronograma original.

9) Navegação amigável

Existem muitos elementos móveis no gerenciamento de um projeto. O software de gestão de projetos terá de capturar os elementos móveis relevantes em um único lugar e ter certeza de que você pode rapidamente monitorar o que está acontecendo. Você deve se assegurar de que o software tenha seu painel de controle (dashboard) com as informações relevantes para o gerenciamento do seu projeto. Isso permite a você destacar o que é mais importante para o sucesso do projeto.

10) Armazenamento de arquivos de documentação

Finalmente, você deve se certificar que o aplicativo escolhido venha com abundância de armazenamento de arquivos. Podem haver milhões de documentos e versões de documentos que são necessários para gerenciar um projeto. Você precisa ter muito espaço para armazenar e, muito importante, fazer backup. A última coisa que você quer fazer é voltar e ter que recriar um documento complicado que foi corrompido ou se perdeu de alguma forma.

A lista acima de 10 atributos do melhor software de gerenciamento de projetos é um ponto inicial para sua decisão de compra. Tenha certeza de conversar com outros usuários que já tenham adquirido o programa escolhido. Isso irá lhe fornecer as informações necessárias que você precisa para tomar a melhor decisão possível.

Ficou interessado em adquirir um dos melhores softwares de gerenciamento de projetos? Conheça o nosso!

5 dicas para conduzir seu projeto com objetivos claros

Escrito por Braun em 10/06/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 dicas para conduzir seu projeto com objetivos claros

Siga estas recomendações para garantir que você pode conduzir seu projeto com objetivos que estejam bem claros:

1. Coloque o foco nos resultados ao invés de nas atividades. Especifique os resultados a serem alcançados, ao invés do trabalho para alcançá-los.

2. Torne cada objetivo SMART (inteligente, em inglês). Cada objetivo deve ser específico, mensurável, agressivo, realista e bem definido no tempo (specific, measurable, agreessive, realistic and time-sensitive).

3. Minimize o jargão técnico. Use palavras comuns a linguagem do dia-a-dia ao invés de terminologias técnicas.

4. Garanta que todos os objetivos sejam controláveis. Ajude as pessoas a verem como elas podem influenciar diretamente para que um objetivo seja atingido.

5. Obtenha aprovações por escrito. Faça com que as pessoas que vão avaliar os resultados e as pessoas que vão alcançá-los concordem com os objetivos iniciais do projeto e com quaisquer mudanças subseqüentes.

Conduzir seu projeto nunca pareceu tão simples, não é mesmo? Coloque em prática agora mesmo!

Por que seu projeto precisa de uma fase de testes

Escrito por Braun em 10/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Por que seu projeto precisa de uma fase de testes

Tenho certeza que você já teve uma experiência semelhante – um site que não atuou como o esperado, ou um produto que não faz o que você pensava que faria. Você não precisa de um produto para que a fase de testes seja importante, basta somente os processos. Se você já tentou fazer alguma coisa através de um governo ou órgão regulador você vai saber que muitos de seus processos não são amigáveis aos clientes, então talvez eles não obtenham o máximo de testes que as pessoas que usam gostariam.

O teste é uma parte muito importante de qualquer projeto, por isso você deve rotineiramente se certificar de que a fase de testes está incluída no plano de projeto. Aqui estão mais algumas razões pelas quais o teste deve aparecer em seu cronograma do projeto e algumas dicas sobre a melhor forma de incorporá-lo.

Testes revelam erros

Parece óbvio, mas se você não testar os resultados finais de seu projeto, você não vai saber se eles funcionam ou não! Muitas vezes tomamos como certo que o nosso projeto maravilhoso produziu algo fantástico, sem se preocupar em verificar se ele realmente funciona.

O objetivo de uma fase de testes é descobrir todos os erros e bugs. Tomar uma abordagem estruturada para o teste, significa que você pode trabalhar metodicamente através de todas as áreas do projeto garantindo que ele é tão bom quanto possível, e que o produto final será de qualidade superior.

Testes demonstram ao cliente o que eles estão recebendo

A melhor maneira de fazer testes é envolver os principais interessados. Estes são os clientes do produto final e como eles serão aqueles que utilizam o que seu projeto está entregando, eles serão os únicos que vão decidir se está adequado às suas finalidades.

Realização de testes mostra para esses usuários o que eles estarão recebendo. Esta é uma grande oportunidade para você obter algum feedback. Normalmente, quando os usuários pedem algo, como um novo site, eles não sabem exatamente o que querem que ele faça até que eles comecem a usá-lo, razão pela qual protótipos são freqüentemente utilizados nas fases iniciais de projeto do produto. No momento em que você começar os testes, você deve ter um produto perto o bastante de estar completo, mas não tão polido a ponto de você não poder fazer alterações nele. Descobrir o que os usuários querem mudar nesse ponto é muito melhor do que entregar algo completo e depois descobrir que ele não atende às suas necessidades.

Idealmente, os membros da equipe do projeto que representam os principais grupos de interessados vão ajudar com os testes, mas você pode querer envolver algumas pessoas extras em um curto prazo também.

Os testes podem ser rotineiros

Os testes podem ser trabalhosos, e é certamente um trabalho detalhado. Se você estiver testando um site, por exemplo, você vai querer verificar se cada link funciona como deveria. Toda vez que você mudar alguma coisa no site, você terá de verificar se a mudança não afetou qualquer outra coisa – e isso significa testar tudo de novo, não apenas a parte que você mudou.

Você pode tornar o teste uma rotina, tornando-o tão estruturado quanto possível. Ter “ordens permanentes” para testar na forma de listas de tarefas ou mini planos de projeto. Criar scripts de teste que você possa usar mais de uma vez. Idealmente, você quer fazer todas as suas atividades de teste o mais padrão possível de modo que você possa repetir os mesmos testes no final do projeto se você precisar.

Criar documentos e modelos padrão para tarefas de teste trarão uma economia de tempo real. Se você armazená-los em um repositório central de todos os documentos em que a equipe irá ter acesso, o que significa que todos não só serão capazes de ver os últimos resultados dos testes, mas também usá-los para realizar seus próprios testes. Faça os membros da equipe compartilharem seus documentos de teste do projeto para que os outros não tenham que criar o seu próprio.

O quão mais fácil você pode tornar a sobrecarga administrativa de testar – documentar o que é para ser feito e capturar os resultados – quão mais provável é que você vá completar mais testes de forma estruturada e quão melhor o produto no final.

Os testes podem ser contínuos

A fase de testes normalmente vem após o design e construção do produto. Neste ponto você tem algo de concreto para alguém testar. Você, então, tem um período de refinamento, correção de bugs e construção final antes que o produto esteja completo.

Infelizmente, o teste é normalmente a única coisa que é cortada se um projeto está atrasado. Se o seu dashboard mostra que você está levando mais tempo do que você esperava, você procurará fazer economia de tempo no final do projeto. As equipes de projeto muitas vezes optam por encurtar a fase de testes, pois isso pode tomar um período bastante substancial de tempo. No entanto, esta é uma economia de tempo falsa, pois se você não descobrir os erros agora terá que corrigi-los mais tarde o que provavelmente vai demorar mais tempo e custar mais.

Uma alternativa para um período fixo de tempo no cronograma do projeto para realizar os testes, é testes contínuos. Este é o lugar onde cada componente é testado conforme você vai desenvolvendo o projeto. Se você conseguir alguém da equipe do projeto dedicado a testes, então eles poderão se concentrar em testar cada área e como integrar a outras áreas, bem como a coordenação de curso das atividades de teste para os usuários. Executando testes em paralelo com outras atividades do projeto, você pode economizar tempo e ajudá-lo a identificar os erros mais cedo, por isso vale à pena considerar isso se você acha que vai se adequar ao seu projeto.

Os testes são uma parte crítica de qualquer projeto e como incorporá-lo em seu cronograma do projeto é com você. No entanto, o importante é que você faça isso! Ignorando os testes você vai colocar o sucesso de seu projeto em risco, além de acabar entregando algo que não faz o que seus stakeholders queriam que fizesse.

Programe suas atividades de teste facilmente usando o projectbuilder.com.br. Alocar tarefas de teste para os membros da equipe com apenas alguns cliques e verificar o status do seu trabalho com relatórios detalhados e em tempo real. Se você optar por integrar o teste em seu ciclo de vida do projeto inteiro ou realizar uma fase de testes dedicada, este software simples de gerenciamento de projeto irá tornar mais fácil manter o controle de seu teste.

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5 dicas para transformar ideias em projetos de sucesso

Escrito por Braun em 10/06/2017. Postado em Dicas. 1 comentário em 5 dicas para transformar ideias em projetos de sucesso

Transformar ideias em projetos é onde tudo começa. Essa demanda pode ter nascido de uma exigência específica do cliente, de uma mudança legal ou oportunidade de mercado identificada pela diretoria.

Além disso, existem os projetos que nascem da necessidade de efetuar melhorias em um processo da organização com potencial para obtenção de uma significativa redução de custo ou aumento de produtividade.

Quando se está prestes a transformar ideias em projetos, entra rapidamente na fase de Concepção ou Iniciação, como define o PMBOK. Esse momento merece a atenção de qualquer gestor de TI, pois erros e falhas podem impedir que a empresa obtenha bons resultados a médio e longo prazo.

O grande desafio das organizações nessa etapa de um projeto é identificar como formalizá-la de maneira a não pulverizar esforços em iniciativas sem chance de sucesso. Além disso, a empresa deve avaliar como evitar que projetos sejam executados em duplicidade, eliminando o desperdício de recursos.

O gestor também precisa saber se projetos que antes foram considerados inviáveis, se tornaram, agora, viáveis e quais os fatores que levaram a esse cenário. Nesse instante, também é importante comparar diferentes projetos e saber qual é o mais relevante para a estratégia da organização nesse momento, maximizando a capacidade do negócio utilizar bem os seus recursos.

Quer saber como tudo isso pode ser possível? Então confira o post e conheça cinco dicas que vão ajudar você a transformar ideias em projetos de sucesso. Acompanhe!

1. Confira se a ideia é realmente uma oportunidade imperdível para a empresa

Transformar ideias em projeto e abrir novas possibilidades é um desafio e tanto. Isso exige muito mais do que métodos e soluções comprovadas. Para colocar uma ideia em prática, é necessário, antes de tudo, enxergar benefícios e a capacidade da organização em executar essa iniciativa. Para isso, duas perguntas precisam ser respondidas. A seguir, mostramos quais são elas!

Devemos fazê-lo?

Os benefícios que esperamos alcançar, compensam o custo que teremos de pagar? Em muitos casos, projetos podem ter a capacidade de trazer vários ganhos para o negócio. Porém, nem sempre ele será viável ao ponto dos benefícios serem maiores do que o valor necessário para o empreendimento iniciar o seu investimento.

Para auxiliar o gestor a tirar dúvidas, métricas como o ROI (sigla para Return Over Investment, ou Retorno Sobre o Investimento, em português) podem ser adotadas.

Elas oferecem mecanismos para que o gestor compreenda como um projeto afetará o dia a dia do negócio. Assim, a companhia pode identificar, com precisão, a viabilidade de cada iniciativa.

Além do ROI, podemos utilizar outros fatores para avaliar a viabilidade do projeto.

Uso de indicadores financeiros

Métricas como o custo do projeto e o prazo de retorno do investimento trazem uma visão mais abrangente sobre como a iniciativa pode beneficiar a empresa. O gestor poderá avaliar o impacto que o produto proporcionará nos lucros do negócio e, assim, identificar se é algo que compensará o valor a ser aplicado.

Em muitos casos, os benefícios financeiros de um projeto não são grandes o bastante para viabilizar a iniciativa.

Uso de indicadores mercadológicos

Conhecer fatores mercadológicos também permite ao negócio avaliar como o projeto é rentável. Levante dados sobre o tamanho do projeto, o diferencial competitivo que ele pode trazer para o negócio e a evolução da taxa de vendas em potencial a médio e longo prazo, para mensurar como a companhia será beneficiada pelo projeto.

Fatores políticos

Foi o presidente da empresa que pediu esse projeto? Quem fará parte dele? Existem conflitos internos? Muitas vezes, esses detalhes podem impedir um projeto de dar certo.

Esteja atento. Evitar conflitos é um ponto-chave para dar mais competitividade para um projeto.

Diante disso, invista em bons métodos de comunicação, trabalhando lado a lado com todos os setores para evitar desgastes e falhas na troca de dados. Assim, todos estarão comprometidos com os seus objetivos, a fim de para garantir o sucesso do seu projeto.

Fatores regulatórios

Regras de mercado, regulatórias e de compliance também impactam na forma como um projeto é executado. Esteja sempre atento a como um projeto alinha-se com esses fatores.

Isso impede que a companhia invista em uma iniciativa que terá que ser descartada após ser entregue, para evitar multas ou colocar a rotina interna desalinhada com as normas de compliance internas.

Fatores tecnológicos

Vamos desenvolver uma tecnologia patenteável ou que nos colocará à frente de nossos concorrentes? Conhecer isso também é importante.

Muitos projetos, especialmente os que envolvem o investimento em TI, auxiliam a empresa a destacar-se dos seus concorrentes. Portanto, é importante saber como um projeto auxiliará o empreendimento a atingir o seu público-alvo.

As análises de mercado serão mais precisas? A produtividade será ampliada com mecanismos mais eficazes? O ganho de performance virá por meio de mais automação?

Tenha em mão todos esses detalhes. Além de auxiliar o gestor a avaliar como a empresa será beneficiada pelo projeto, conhecer tais fatores aumenta a capacidade de “vender” o investimento para outras áreas como algo capaz de agregar valor ao negócio.

Podemos fazê-lo?

O projeto é tecnicamente viável? Os recursos necessários estão disponíveis? Para responder a essas perguntas, precisamos avaliar se a organização tem know-how suficiente para desenvolver essa iniciativa, e se os recursos que dominam a expertise necessária para o sucesso do projeto estão disponíveis durante o período estipulado.

Nesse ponto, o Project Builder pode ser utilizado para pesquisar tanto uma competência específica quanto a disponibilidade desse recurso. Para isso, basta acessar o menu:

Pessoas » Lista de Pessoas » Competências e buscar o tipo e o nível de conhecimento exigido pelo projeto.

Uma vez identificados os recursos que apresentam o conhecimento requerido, o próximo passo é ver a disponibilidade desse recurso para os próximos meses.

Para isso, é possível consultar o Relatório de Histograma, que funciona como um cronograma da disponibilidade de uma pessoa. É possível verificar se você pode contar com ela em um determinado período.

Se as respostas para ambas as perguntas forem “sim”, o projeto pode prosseguir para a fase de Planejamento, na qual um plano de projeto será desenvolvido para o seu negócio. Em alguns casos, a empresa pode buscar o apoio de um parceiro estratégico, como um serviço de consultoria.

Muito utilizada, essa estratégia traz para o ambiente corporativo um know-how especializado. A empresa não precisará passar por processos de contratação burocráticos, e um time será montado rapidamente para que a companhia possa identificar a melhor maneira de executar o projeto com qualidade e precisão.

2. Avalie se a empresa possui condições de executar o projeto

Se a resposta para uma das perguntas for um “não” definitivo, então o projeto não deve prosseguir, sob hipótese alguma. Se nada puder ser feito para torná-lo viável e desejável, ele deve ser cancelado agora. Fazer qualquer outra coisa será a garantia de recursos desperdiçados, oportunidades perdidas e equipes frustradas.

Tenha em mente que o bom uso dos recursos financeiros é crucial para que uma empresa possa manter-se competitiva e livre de problemas a médio e longo prazo. Portanto, evitar projetos que não serão bem executados é um fator chave para melhorar a rentabilidade do negócio.

Fatores como a falta de dinheiro ou de um time com capacidade podem impactar seriamente nos resultados de um projeto. Eles aumentam as chances da companhia enfrentar atrasos, ter quedas de performance e um número de gargalos operacionais maior. Portanto, sempre avalie se os profissionais serão capazes de entregar os resultados esperados.

Há também a agenda interna do empreendimento. Muitos projetos exigem que as atividades de um setor sejam interrompidas por um período, para que as adaptações possam ser feitas. Além disso, há a chance de uma área enfrentar quedas de produtividade nos períodos de adaptação e implementação de uma nova solução, por exemplo.

Avalie se isso ocorrerá na empresa. Identifique o planejamento do time e, assim, evite que o projeto cause um impacto negativo no negócio durante a sua execução.

Para não jogar fora todo o trabalho desenvolvido no estudo de viabilidade, é aconselhável incluir essa proposta de projeto em um repositório de propostas de projetos recusadas. Caso alguém na organização tenha uma ideia semelhante, pode verificar o que já foi analisado anteriormente.

No Project Builder, é possível criar propostas de projetos que podem ser convertidas em projetos, caso aprovados, ou concluídas como propostas de projeto com status específico para cada situação. Assim, sinaliza que uma determinada iniciativa não é viável nos momentos iniciais.

3. Identifique as partes interessadas

As organizações estão mudando sua estrutura e, cada vez mais, uma grande variedade de pessoas direciona a atribuição de tarefas de cada colaborador. Assim sendo, para que a sua iniciativa tenha sucesso, antes de iniciar seu projeto é fundamental você reconhecer:

pessoas que se interessam pelo resultado final do seu projeto (positivamente ou negativamente). Isso permitirá que o gestor saiba comunicar-se com os profissionais corretos durante as etapas de planejamento.
principais recursos que vão trabalhar no seu projeto. Dessa forma, a empresa evita investir em ferramentas que não serão úteis para a iniciativa, evitando o desperdício de recursos.
patrocinador do seu projeto. Saber quem será o responsável por liberar os recursos financeiros do projeto também é importante, pois isso dá uma visão mais precisa sobre como eles podem ser utilizados.
quem será responsável por gerenciar essa iniciativa, uma vez que aprovada. Assim, a empresa pode direcionar os profissionais corretos e ter uma distribuição de recursos capaz de trazer melhores resultados.

Com essa lista fechada, é importante deixá-la sempre à vista para permitir a interação com ela e motivar esses stakeholders, fator que será primordial para o sucesso da sua iniciativa. O Project Builder, por ser um software colaborativo de gestão de projetos, permite envolver pessoas com diferentes papéis em cada projeto. Assim, você sabe exatamente com quem tem que interagir e distribuir a informação.

Falando em informação, no PB é possível programar notificações que vão enviar e-mails programados para cada um dos interessados durante cada etapa do seu projeto. Isso colocará todos em dia com cada mudança, evolução ou falha que ocorrer no planejamento. Assim, as chances de conflitos aumentarem caem drasticamente.

A colaboração é um dos pontos-chave para garantir o sucesso de qualquer projeto. Quando os times atuam de maneira integrada, soluções para demandas e falhas são encontradas rapidamente. Além disso, conflitos tornam-se menos frequentes, o que impactará diretamente nas chances da inciativa atingir os objetivos esperados pelo negócio.

4. Desenvolva o termo de abertura

O Termo de Abertura do Projeto, carinhosamente chamado de TAP ou Project Charter, é o documento que autoriza formalmente o gestor a transformar ideias em projeto. Ele designa o gerente e concede a este a autoridade para utilizar os recursos da organização na execução das atividades do projeto.

O termo de abertura do projeto deve abordar, ou referenciar, as seguintes questões:

requisitos que satisfazem as necessidades do cliente;
objetivo do projeto;
justificativa para a necessidade do projeto;
stakeholders do projeto, seus papéis e responsabilidades;
gerente do projeto;
cronograma dos marcos do projeto;
premissas e restrições;
escopo preliminar do projeto.

Dentre os principais objetivos do termo de abertura estão respostas a questões como:

o que deve ser feito para garantir que o projeto atinja seus objetivos?
como devemos fazer?
quando deve ser feito?

Na prática, o termo de abertura funcionará como certidão de nascimento do seu projeto. A partir desse momento, o filho tem nome e sobrenome. E, o mais importante, ele tem um pai, seja feio ou não.

O Project Builder tem todos esses campos e, com ele, é possível gerar automaticamente um Termo de Abertura do Projeto personalizado com sua identidade visual. É importante que o TAP seja claro e objetivo. Isso evita que as informações não fiquem alinhadas entre setores, o que pode gerar graves problemas ao término da iniciativa.

Faça questão de divulgar o TAP para todos os profissionais envolvidos na iniciativa. Essa é uma medida simples, mas que causa um impacto real no dia a dia do projeto. Se dúvidas ou problemas ocorrerem, os profissionais envolvidos conseguirão solucioná-los rapidamente da melhor forma possível.

5. Venda a sua ideia

Com tudo isso pronto, nosso último passo é conseguir a aprovação (a famosa canetada), com a qual o patrocinador garante que o projeto tem a autorização formal da organização para nascer, e o compromisso de fornecer recursos e subsídios para o seu andamento.

Sem dúvida nenhuma, não é uma tarefa simples, principalmente, porque assim como a sua ideia, muitas outras estão tentando ser aprovadas. Nesse ponto, a sua capacidade de influenciar e de mostrar que sua ideia pode contribuir significativamente para a estratégia da organização é bastante importante.

Analisar o Planejamento Estratégico da sua empresa pode ser uma importante ferramenta para lhe ajudar no momento da venda da sua ideia.

Tente identificar objetivos estratégicos que podem ser beneficiados com o sucesso da sua iniciativa. Veja qual diretoria está responsável por essa meta. Analise outros projetos que podem ser beneficiados com o seu, isso mostrará que sua iniciativa tem sinergia com outros projetos da organização.

Essa etapa é importante para garantir que os recursos necessários estejam disponíveis, pois, uma vez que esse projeto foi visto como relevante, fica muito mais fácil negociar recursos e orçamento para sua execução.

Não deixe de usar uma boa apresentação e elementos visuais, como gráficos e análises que comprovem a viabilidade do mesmo.

Não perca o rumo no triângulo das restrições

Escrito por Braun em 10/06/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Não perca o rumo no triângulo das restrições

O triângulo das restrições – também conhecido como triângulo de ferro – identifica as três principais variáveis de um projeto. São elas: tempo, custo e escopo. Um lado não pode ser alterado sem causar impacto na outra ponta. Se você reduzir um desses ângulos, o resultado final será o comprometimento da qualidade, considerada a “quarta parte” do triângulo.

Assim como os viajantes temem o Triângulo das Bermudas – região do Oceano Atlântico onde aviões, navios e barcos de passeio se perdem com frequência – o triângulo das restrições tira o sono dos gerentes de projetos. Afinal, qual das três áreas do conhecimento (tempo, custo e escopo) é a mais importante? Se for preciso priorizar uma delas, qual seria?

Depende. Vai da avaliação do gerente de projetos. É ele quem decide qual item é o mais importante para ser considerado bem sucedido pelo cliente.

Geralmente, há, pelo menos, uma ponta do triângulo que não pode ser alterada. Seja devido ao custo engessado por restrição orçamentária, ou ao prazo apertado por uma data de lançamento inadiável. Ou ambos! O escopo parece ser o mais maleável, mas será correto ajustá-lo?

Não se desespere. A graça toda é que esse triângulo de restrições é bastante dinâmico e permite ajustes necessários. Apenas deixe clara a situação para os envolvidos para depois não dizerem que você não avisou.

Priorizar custo ou prazo indica uma tendência à cultura de botar a mão na massa em oposição ao celebrado planejamento e gerenciamento. Essa cultura ainda é bastante incentivada nas organizações. Para muitos executivos, o planejamento é tido como uma atividade menos importante. Por ser “invisível”, a princípio, torna-se desvalorizada. Ganha destaque quem age rapidamente, mesmo sem saber muito bem o que está fazendo.

É aí que aparecem os problemas. Executivos pensam que ação rápida é sinônimo de produtividade. Mas se esquecem de que correr na direção errada pode gerar muito mais gastos para compensar o tempo desperdiçado. Produtividade é agir corretamente. E isso só é possível com planejamento e gerenciamento.

Das três pontas do triângulo das restrições, acreditamos que o escopo seja a mais importante. Você entregaria uma casa sem o telhado para economizar recursos? Ou lançaria um produto na data escolhida, mas sem os componentes previstos? Seria um fracasso total.

Escopo é o coração do projeto, é o que tem de ser feito e o que determina todas as outras áreas. Os custos são definidos a partir dos recursos estimados para as tarefas. O prazo é estimado a partir da disponibilidade dos recursos e a duração das atividades. Tudo depende do escopo. É o que determina o produto, serviço ou valor que o projeto vai entregar ao cliente.

Quando a prioridade sai do escopo e recai em custo ou prazo, é sinal de que a qualidade será comprometida e o índice de fracasso nos projetos aumenta.

Invista em um profundo levantamento de requisitos e estabeleça de forma clara os objetivos do projeto no Termo de Abertura. Faça o controle das possíveis mudanças no decorrer da execução do projeto. Tenha em mente que não adianta investir em outras áreas sem ter bem definido qual o escopo. E repita o mantra: planejamento, gerenciamento, sucesso!

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Bombeiro, não. Gerente de projetos, sim!

Escrito por Braun em 10/06/2017. Postado em Gestão, Projetos. Nenhum comentário em Bombeiro, não. Gerente de projetos, sim!

A principal função do gerente de projetos é planejar e garantir a execução de tarefas e atividades de forma a serem realizadas dentro de prazo, custo e escopo definidos. Na prática, muitos gerentes acabam correndo atrás do prejuízo o tempo todo, minimizando problemas e entregando o “melhor resultado possível” no lugar do que seria o ideal.

Dá aquela sensação de estar sempre apagando incêndios. Mas você é bombeiro ou gerente de projetos? Afinal, porque as coisas saem do controle, e como reduzir ao máximo essa possibilidade?

Vamos por partes.

Até agora, não falamos dos chamados recursos. São as pessoas que vão tirar do papel – ou do computador – o projeto em questão. E lidar com pessoas é um tanto quanto delicado. Pessoas têm sentimentos, famílias, habilidades e dificuldades.

Mesmo que você tenha a equipe mais competente ao seu lado, pode ser que um dia algum membro tenha uma dor de cabeça que o afaste do trabalho, mesmo que de forma inconsciente. Ou então dois profissionais brigam por terem pontos de vista muito diferentes. Pessoas não são exatas como nossas planilhas nos tentam fazer crer.

Como lidar?

Pessoas têm origens e histórias diferentes, o que faz com que cada um tenha seus próprios valores e referências. O que facilita a boa integração de uma equipe é o diálogo. Se existe falha nessa comunicação, o conflito é inevitável.

Conflito é o combustível do incêndio que o gerente de projetos terá de apagar. Ele dificulta a tomada de decisões e prejudica o trabalho de todos os envolvidos. O cliente e os stakeholders não têm nada a ver com a briga entre dois profissionais da equipe e não podem ser prejudicados por isso.

Veja as principais causas de conflitos observadas pelos gerentes de projetos:

Referências muito diversas entre os integrantes da equipe;
Falta de compreensão dos objetivos do projeto;
Falta de comunicação e comprometimento com responsabilidades e funções;
Cronogramas e metas não muito claros;
Grupos que atuam de forma independente e distante;
Clientes difíceis;
Falta de qualidade nas entregas;
Recursos não disponíveis;
Indefinição das prioridades.

O conflito, por si só, não é negativo por definição. Ao contrário: é na crise que enxergamos as oportunidades! Isso vale também para a gestão de projetos. A forma de lidar com os problemas vai dizer se a experiência foi boa ou ruim.

Um conflito pode ter sido positivo se:

Gerou um debate produtivo entre a equipe para encontrar a solução;
Promoveu a união entre os profissionais, reforçando os laços de confiança e respeito;
Estimulou a criatividade e fez surgir ideias inovadoras;
Motivou as pessoas a pensar criticamente os detalhes do projeto.

Nem sempre as coisas dão certo. Avalie o conflito como negativo se:

Gerou estresse e desentendimentos entre a equipe;
Tornou difícil o ambiente de trabalho;
Atrapalhou o processo de comunicação;
Interferiu no trabalho da equipe;
Estimulou lideranças autoritárias.

Não dá para prever quando o conflito irá ocorrer. Mas dá para se preparar e evitar que o mesmo aconteça. Veja esses cenários e dicas e identifique se aplica ao seu caso.

1) Análise de riscos

No planejamento do projeto, tenha um olhar crítico sobre as possibilidades de conflitos. Estude o histórico da empresa, do cliente e da equipe. Veja as lições aprendidas.

2) Desenvolvimento de lideranças

Ter pessoas na equipe que possam tomar decisões é bastante recomendável. Treine futuros líderes, desenvolva habilidades que faltam e colha os frutos! Existem testes de personalidade que identificam características e preferências pessoais. Um deles é a ferramenta MBTI (Myers-Briggs Type Indicator) reconhecida mundialmente. Esta ferramenta foi baseada na teoria de Tipos Psicológicos do psiquiatra suíço Carl Jung.

Com essas informações, as empresas conseguem encaminhar profissionais para atividades que tenham mais a ver com seus talentos, com maior motivação e produtividade. A partir dos resultados, é possível desenvolver habilidades e competências.

3) GP Administrador

Líderes também são pessoas. Como todo mundo, são resistentes a mudanças. Uma sugestão é ter a figura do gerente de projetos administrador, que auxilia o gerente de projetos técnico. O administrador se responsabiliza pelas questões comportamentais e a comunicação, responde aos stakeholders internos, faz o levantamento de impactos e prepara treinamentos. Uma alternativa é reunir esses dois perfis numa pessoa só. A equipe, nesse caso, teria lideranças técnicas para cada área do projeto.

4) Autogestão de equipes

É uma opção ousada que conta com a maturidade profissional de toda a equipe. Tem seus prós e contras e deve ser avaliada com bastante critério. Estude não só as pessoas, mas também o cenário como um todo.

Em resumo, é importante celebrar e tolerar as diferenças! Habilidades complementares são benéficas para seus projetos.

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Como administrar o excesso de informação

Escrito por Braun em 10/06/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como administrar o excesso de informação

As ferramentas on-line de gerenciamento de projetos são ótimas. Você pode realizar debates, se manter atualizado com o progresso das tarefas por meio de notas e comentários, conversar com os seus colegas por mensagens instantâneas, ver quem está on-line, fazer perguntas, compartilhar documentos, receber alertas de e-mail quando as coisas mudam e enfim, receber um excesso de informação muito grande.

A lista vai longe. Adicione a isso a necessidade de manter seus e-mails atualizados, assim como quaisquer redes sociais que você use. Essas mesmas redes que enviam alertas toda vez que um dos seus amigos faz check-in em seu restaurante favorito. Esses são alguns dos exemplos do excesso de informações com o qual temos de conviver.

Há diversas fontes de informações disponíveis e ficamos angustiados para acompanhar todas elas, para não corrermos o risco de perdermos alguma coisa. Sentimos a necessidade de estar conectados o tempo todo com o mundo exterior e de saber o que está acontecendo em nossos projetos. Muita coisa ao mesmo tempo? Sim, mas você pode controlar essa loucura. Aqui estão algumas dicas para gerenciar todas as informações e administrar um excesso de informação sem ficar maluco.

Não execute várias tarefas ao mesmo tempo

Faça uma coisa de cada vez. Quando tentamos ser multitarefas, alguma coisa sai mal feita. Você provavelmente sabe, por experiência própria, que é difícil se manter a par do que está acontecendo com seus amigos no Facebook e, ao mesmo tempo, atualizar o dashboard do projeto com os mais recentes números do orçamento. Concentre-se em apenas uma tarefa. Sabemos que isso exige uma certa força de vontade, mas você consegue! Uma técnica útil é dividir seu dia em períodos, por exemplo, de 30 minutos, e realizar apenas uma tarefa nesse tempo. Depois, você pode se dar o luxo de conferir seus feeds de rede social.

Faça algumas pausas

Quando chegar ao fim de uma tarefa, faça uma pausa. Você pode inserir intervalos regulares ao longo do dia ou retirá-los quando precisar de tempo. O ideal é fazer algo completamente diferente durante uma pausa, como ir à academia ou sair para uma caminhada. Se você não tem muito tempo livre, pelo menos se levante e vá buscar uma bebida, ou vá conversar rapidamente com um colega – desde que isso não atrapalhe as atividades dele, claro.

Priorize seus contatos

Algumas pessoas que trabalham com você são tão importantes que merecem ser valorizadas. Sua lista de prioridades inclui, provavelmente, uma mistura de pessoas do escritório (como o chefe ou o patrocinador do projeto) e de casa (como a babá ou o professor do seu filho). Defina quem merece que você pare tudo o que está fazendo e quem pode esperar. Assim, quando alguém que não está na lista de prioridades ligar, você não vai se sentir culpado em ignorar a chamada e deixar para a caixa postal. Uma opção é configurar o telefone para ter um toque diferente ou mostrar uma imagem especial para seus contatos prioritários, o que facilita sua rápida identificação.

Durma bem

É sempre mais fácil se concentrar se você dormir bem. Faça tudo o que os médicos nos dizem há anos: evite ser muito estimulado na hora de dormir, altere o volume do celular para o modo silencioso e não o deixe ao lado da cama para não ser acordado no meio da noite. Evite a tentação de verificar suas mensagens, não coma ou beba muito nem tarde demais. Encontre uma rotina noturna que funcione para você. Pode ser tomar uma bebida láctea, relaxar com um bom livro, ouvir música ou tomar um banho. Seja o que for, valorize uma boa noite de sono. Assim, poderá encarar melhor os desafios do dia seguinte.

Gerencie as interrupções

“Você pode ver isso rapidinho?”, “Pode entrar na reunião por um momento?”, “Tem 5 minutinhos?”. Gerentes de projetos ouvem coisas assim o tempo todo. Desconfie de qualquer solicitação que inclua “rapidinho” ou “5 minutinhos”! Elas raramente significam “um breve momento”, e você fica preso nessa interrupção.
Não tenha medo de dizer não. Pode ser um tema em que você não esteja interessado, ou que não possa dar atenção na hora. Se puder ajudar mais tarde, se ofereça para fazer isso. Mas não se sinta obrigado a largar tudo e ajudar. Afinal, eles vieram pedir um favor.
Esta técnica pode parecer um pouco mesquinha, mas vai ajudá-lo a se concentrar no que está fazendo sem se sentir sobrecarregado. Mostre que valoriza seu próprio tempo e, em seguida, os outros vão valorizá-lo também.

Controle seus e-mails

Você provavelmente recebe dezenas de e-mails por dia, talvez centenas. Defina regras para seus e-mails e os encaminhe automaticamente para determinadas pastas. Não adquira o hábito de encaminhar esses e-mails para seus colegas a menos que seja realmente necessário. Peça a eles que não lhe copiem nas mensagens, a menos que seja essencial. Cancele os boletins informativos e listas de discussão. Você provavelmente não terá tempo de ler.
Uma das melhores maneiras de se desligar um pouco dos e-mails é desativar os alertas que aparecem quando chega uma nova mensagem. Faça com que seu telefone não faça zumbido ou apite quando chega um novo e-mail e altere as configurações para que não apareça um pop-up na tela. Eles são uma grande distração e fazem você se sentir constantemente interrompido.
Em vez disso, verifique seus e-mails várias vezes ao dia. Faça uma rápida triagem das mensagens. Exclua qualquer mensagem desnecessária. Use códigos de cores, classifique-os ou adicione bandeiras, o que funcionar para lhe dar alguma noção de prioridades. Então, lide com as mais importantes primeiro. Melhor ainda, mova a discussão para o seu software on-line de gerenciamento de projetos e corte completamente um pedaço enorme do seu tráfego de e-mail.

Simplesmente pare!

Enxugue os detalhes. Você não tem que ler cada atualização de status de um colega ou cada nova atualização do blog na intranet da empresa. Confie em sua equipe de projeto para avisá-lo de qualquer coisa realmente importante. Desligue os alertas automáticos do e-mail para que sua caixa de entrada não fique confusa com atualizações que você nunca terá tempo para verificar. E abandone a culpa também! Como gerente de projeto, você precisa saber o que está acontecendo no projeto, mas não tem que saber cada pequeno detalhe. Deixe isso para os seus colegas na equipe – todos são responsáveis por suas próprias tarefas e são especialistas em suas próprias áreas. Gaste seu tempo com foco em áreas em que você pode fazer a diferença.

Não é fácil largar o hábito da sobrecarga de informações, mas algumas pequenas alterações na sua rotina podem fazer você se sentir melhor organizado e mais capaz de lidar com todos os dados sobre o projeto.

Use os recursos de colaboração do Project Builder para sentir a praticidade de ter todas as informações do seu projeto armazenadas em um só lugar. Você pode carregar os documentos, verificar o status das tarefas e colaborar com seus colegas sem ter que deixar o software. Mantenha sua caixa de entrada organizada e sua mente clara!

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