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5 dicas para transformar ideias em projetos de sucesso

Transformar ideias em projetos é onde tudo começa. Essa demanda pode ter nascido de uma exigência específica do cliente, de uma mudança legal ou oportunidade de mercado identificada pela diretoria.

Além disso, existem os projetos que nascem da necessidade de efetuar melhorias em um processo da organização com potencial para obtenção de uma significativa redução de custo ou aumento de produtividade.

Quando se está prestes a transformar ideias em projetos, entra rapidamente na fase de Concepção ou Iniciação, como define o PMBOK. Esse momento merece a atenção de qualquer gestor de TI, pois erros e falhas podem impedir que a empresa obtenha bons resultados a médio e longo prazo.

O grande desafio das organizações nessa etapa de um projeto é identificar como formalizá-la de maneira a não pulverizar esforços em iniciativas sem chance de sucesso. Além disso, a empresa deve avaliar como evitar que projetos sejam executados em duplicidade, eliminando o desperdício de recursos.

gestor também precisa saber se projetos que antes foram considerados inviáveis, se tornaram, agora, viáveis e quais os fatores que levaram a esse cenário. Nesse instante, também é importante comparar diferentes projetos e saber qual é o mais relevante para a estratégia da organização nesse momento, maximizando a capacidade do negócio utilizar bem os seus recursos.

Quer saber como tudo isso pode ser possível? Então confira o post e conheça cinco dicas que vão ajudar você a transformar ideias em projetos de sucesso. Acompanhe!

1. Confira se a ideia é realmente uma oportunidade imperdível para a empresa

Transformar ideias em projeto e abrir novas possibilidades é um desafio e tanto. Isso exige muito mais do que métodos e soluções comprovadas. Para colocar uma ideia em prática, é necessário, antes de tudo, enxergar benefícios e a capacidade da organização em executar essa iniciativa. Para isso, duas perguntas precisam ser respondidas. A seguir, mostramos quais são elas!

Devemos fazê-lo?

Os benefícios que esperamos alcançar, compensam o custo que teremos de pagar? Em muitos casos, projetos podem ter a capacidade de trazer vários ganhos para o negócio. Porém, nem sempre ele será viável ao ponto dos benefícios serem maiores do que o valor necessário para o empreendimento iniciar o seu investimento.

Para auxiliar o gestor a tirar dúvidas, métricas como o ROI (sigla para Return Over Investment, ou Retorno Sobre o Investimento, em português) podem ser adotadas.

Elas oferecem mecanismos para que o gestor compreenda como um projeto afetará o dia a dia do negócio. Assim, a companhia pode identificar, com precisão, a viabilidade de cada iniciativa.

Além do ROI, podemos utilizar outros fatores para avaliar a viabilidade do projeto.

Uso de indicadores financeiros

Métricas como o custo do projeto e o prazo de retorno do investimento trazem uma visão mais abrangente sobre como a iniciativa pode beneficiar a empresa. O gestor poderá avaliar o impacto que o produto proporcionará nos lucros do negócio e, assim, identificar se é algo que compensará o valor a ser aplicado.

Em muitos casos, os benefícios financeiros de um projeto não são grandes o bastante para viabilizar a iniciativa.

Uso de indicadores mercadológicos

Conhecer fatores mercadológicos também permite ao negócio avaliar como o projeto é rentável. Levante dados sobre o tamanho do projeto, o diferencial competitivo que ele pode trazer para o negócio e a evolução da taxa de vendas em potencial a médio e longo prazo, para mensurar como a companhia será beneficiada pelo projeto.

Fatores políticos

Foi o presidente da empresa que pediu esse projeto? Quem fará parte dele? Existem conflitos internos? Muitas vezes, esses detalhes podem impedir um projeto de dar certo.

Esteja atento. Evitar conflitos é um ponto-chave para dar mais competitividade para um projeto.

Diante disso, invista em bons métodos de comunicação, trabalhando lado a lado com todos os setores para evitar desgastes e falhas na troca de dados. Assim, todos estarão comprometidos com os seus objetivos, a fim de para garantir o sucesso do seu projeto.

Fatores regulatórios

Regras de mercado, regulatórias e de compliance também impactam na forma como um projeto é executado. Esteja sempre atento a como um projeto alinha-se com esses fatores.

Isso impede que a companhia invista em uma iniciativa que terá que ser descartada após ser entregue, para evitar multas ou colocar a rotina interna desalinhada com as normas de compliance internas.

Fatores tecnológicos

Vamos desenvolver uma tecnologia patenteável ou que nos colocará à frente de nossos concorrentes? Conhecer isso também é importante.

Muitos projetos, especialmente os que envolvem o investimento em TI, auxiliam a empresa a destacar-se dos seus concorrentes. Portanto, é importante saber como um projeto auxiliará o empreendimento a atingir o seu público-alvo.

As análises de mercado serão mais precisas? A produtividade será ampliada com mecanismos mais eficazes? O ganho de performance virá por meio de mais automação?

Tenha em mão todos esses detalhes. Além de auxiliar o gestor a avaliar como a empresa será beneficiada pelo projeto, conhecer tais fatores aumenta a capacidade de “vender” o investimento para outras áreas como algo capaz de agregar valor ao negócio.

Podemos fazê-lo?

O projeto é tecnicamente viável? Os recursos necessários estão disponíveis? Para responder a essas perguntas, precisamos avaliar se a organização tem know-how suficiente para desenvolver essa iniciativa, e se os recursos que dominam a expertise necessária para o sucesso do projeto estão disponíveis durante o período estipulado.

Nesse ponto, o Project Builder pode ser utilizado para pesquisar tanto uma competência específica quanto a disponibilidade desse recurso. Para isso, basta acessar o menu:

Pessoas » Lista de Pessoas » Competências e buscar o tipo e o nível de conhecimento exigido pelo projeto.

Uma vez identificados os recursos que apresentam o conhecimento requerido, o próximo passo é ver a disponibilidade desse recurso para os próximos meses.

Para isso, é possível consultar o Relatório de Histograma, que funciona como um cronograma da disponibilidade de uma pessoa. É possível verificar se você pode contar com ela em um determinado período.

Se as respostas para ambas as perguntas forem “sim”, o projeto pode prosseguir para a fase de Planejamento, na qual um plano de projeto será desenvolvido para o seu negócio. Em alguns casos, a empresa pode buscar o apoio de um parceiro estratégico, como um serviço de consultoria.

Muito utilizada, essa estratégia traz para o ambiente corporativo um know-how especializado. A empresa não precisará passar por processos de contratação burocráticos, e um time será montado rapidamente para que a companhia possa identificar a melhor maneira de executar o projeto com qualidade e precisão.

2. Avalie se a empresa possui condições de executar o projeto

Se a resposta para uma das perguntas for um “não” definitivo, então o projeto não deve prosseguir, sob hipótese alguma. Se nada puder ser feito para torná-lo viável e desejável, ele deve ser cancelado agora. Fazer qualquer outra coisa será a garantia de recursos desperdiçados, oportunidades perdidas e equipes frustradas.

Tenha em mente que o bom uso dos recursos financeiros é crucial para que uma empresa possa manter-se competitiva e livre de problemas a médio e longo prazo. Portanto, evitar projetos que não serão bem executados é um fator chave para melhorar a rentabilidade do negócio.

Fatores como a falta de dinheiro ou de um time com capacidade podem impactar seriamente nos resultados de um projeto. Eles aumentam as chances da companhia enfrentar atrasos, ter quedas de performance e um número de gargalos operacionais maior. Portanto, sempre avalie se os profissionais serão capazes de entregar os resultados esperados.

Há também a agenda interna do empreendimento. Muitos projetos exigem que as atividades de um setor sejam interrompidas por um período, para que as adaptações possam ser feitas. Além disso, há a chance de uma área enfrentar quedas de produtividade nos períodos de adaptação e implementação de uma nova solução, por exemplo.

Avalie se isso ocorrerá na empresa. Identifique o planejamento do time e, assim, evite que o projeto cause um impacto negativo no negócio durante a sua execução.

Para não jogar fora todo o trabalho desenvolvido no estudo de viabilidade, é aconselhável incluir essa proposta de projeto em um repositório de propostas de projetos recusadas. Caso alguém na organização tenha uma ideia semelhante, pode verificar o que já foi analisado anteriormente.

No Project Builder, é possível criar propostas de projetos que podem ser convertidas em projetos, caso aprovados, ou concluídas como propostas de projeto com status específico para cada situação. Assim, sinaliza que uma determinada iniciativa não é viável nos momentos iniciais.

3. Identifique as partes interessadas

As organizações estão mudando sua estrutura e, cada vez mais, uma grande variedade de pessoas direciona a atribuição de tarefas de cada colaborador. Assim sendo, para que a sua iniciativa tenha sucesso, antes de iniciar seu projeto é fundamental você reconhecer:

  • pessoas que se interessam pelo resultado final do seu projeto (positivamente ou negativamente). Isso permitirá que o gestor saiba comunicar-se com os profissionais corretos durante as etapas de planejamento.
  • principais recursos que vão trabalhar no seu projeto. Dessa forma, a empresa evita investir em ferramentas que não serão úteis para a iniciativa, evitando o desperdício de recursos.
  • patrocinador do seu projeto. Saber quem será o responsável por liberar os recursos financeiros do projeto também é importante, pois isso dá uma visão mais precisa sobre como eles podem ser utilizados.
  • quem será responsável por gerenciar essa iniciativa, uma vez que aprovada. Assim, a empresa pode direcionar os profissionais corretos e ter uma distribuição de recursos capaz de trazer melhores resultados.

Com essa lista fechada, é importante deixá-la sempre à vista para permitir a interação com ela e motivar esses stakeholders, fator que será primordial para o sucesso da sua iniciativa. O Project Builder, por ser um software colaborativo de gestão de projetos, permite envolver pessoas com diferentes papéis em cada projeto. Assim, você sabe exatamente com quem tem que interagir e distribuir a informação.

Falando em informação, no PB é possível programar notificações que vão enviar e-mails programados para cada um dos interessados durante cada etapa do seu projeto. Isso colocará todos em dia com cada mudança, evolução ou falha que ocorrer no planejamento. Assim, as chances de conflitos aumentarem caem drasticamente.

A colaboração é um dos pontos-chave para garantir o sucesso de qualquer projeto. Quando os times atuam de maneira integrada, soluções para demandas e falhas são encontradas rapidamente. Além disso, conflitos tornam-se menos frequentes, o que impactará diretamente nas chances da inciativa atingir os objetivos esperados pelo negócio.

4. Desenvolva o termo de abertura

O Termo de Abertura do Projeto, carinhosamente chamado de TAP ou Project Charter, é o documento que autoriza formalmente o gestor a transformar ideias em projeto. Ele designa o gerente e concede a este a autoridade para utilizar os recursos da organização na execução das atividades do projeto.

O termo de abertura do projeto deve abordar, ou referenciar, as seguintes questões:

  • requisitos que satisfazem as necessidades do cliente;
  • objetivo do projeto;
  • justificativa para a necessidade do projeto;
  • stakeholders do projeto, seus papéis e responsabilidades;
  • gerente do projeto;
  • cronograma dos marcos do projeto;
  • premissas e restrições;
  • escopo preliminar do projeto.

Dentre os principais objetivos do termo de abertura estão respostas a questões como:

  • o que deve ser feito para garantir que o projeto atinja seus objetivos?
  • como devemos fazer?
  • quando deve ser feito?

Na prática, o termo de abertura funcionará como certidão de nascimento do seu projeto. A partir desse momento, o filho tem nome e sobrenome. E, o mais importante, ele tem um pai, seja feio ou não.

O Project Builder tem todos esses campos e, com ele, é possível gerar automaticamente um Termo de Abertura do Projeto personalizado com sua identidade visual. É importante que o TAP seja claro e objetivo. Isso evita que as informações não fiquem alinhadas entre setores, o que pode gerar graves problemas ao término da iniciativa.

Faça questão de divulgar o TAP para todos os profissionais envolvidos na iniciativa. Essa é uma medida simples, mas que causa um impacto real no dia a dia do projeto. Se dúvidas ou problemas ocorrerem, os profissionais envolvidos conseguirão solucioná-los rapidamente da melhor forma possível.

5. Venda a sua ideia

Com tudo isso pronto, nosso último passo é conseguir a aprovação (a famosa canetada), com a qual o patrocinador garante que o projeto tem a autorização formal da organização para nascer, e o compromisso de fornecer recursos e subsídios para o seu andamento.

Sem dúvida nenhuma, não é uma tarefa simples, principalmente, porque assim como a sua ideia, muitas outras estão tentando ser aprovadas. Nesse ponto, a sua capacidade de influenciar e de mostrar que sua ideia pode contribuir significativamente para a estratégia da organização é bastante importante.

Analisar o Planejamento Estratégico da sua empresa pode ser uma importante ferramenta para lhe ajudar no momento da venda da sua ideia.

Tente identificar objetivos estratégicos que podem ser beneficiados com o sucesso da sua iniciativa. Veja qual diretoria está responsável por essa meta. Analise outros projetos que podem ser beneficiados com o seu, isso mostrará que sua iniciativa tem sinergia com outros projetos da organização.

Essa etapa é importante para garantir que os recursos necessários estejam disponíveis, pois, uma vez que esse projeto foi visto como relevante, fica muito mais fácil negociar recursos e orçamento para sua execução.

Não deixe de usar uma boa apresentação e elementos visuais, como gráficos e análises que comprovem a viabilidade do mesmo.

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