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Qual o melhor software de gestão de projeto?

É com bastante frequência que as empresas procuram o melhor software de gestão de projeto com a esperança de que ele possa resolver, sozinho, todos os problemas que o negócio apresenta como um passe de mágica. Ainda que essa aplicação acrescente vários benefícios para a empresa, é importante que o gestor faça um investimento bem estruturado.

O sistema escolhido deve ter recursos alinhados com o perfil do negócio e as suas demandas internas. Além disso, é importante que o seu suporte seja bem organizado e que o tempo de implementação seja baixo. Somente assim, será possível evitar prejuízos e atingir os resultados esperados.

Sabemos o desafio que é escolher a melhor solução de gestão de projetos para o seu negócio. Para facilitar a sua vida, listamos oito critérios muito úteis na escolha do melhor software para a sua empresa. Confira cada uma delas abaixo!

Avalie se a ferramenta apresenta mecanismos para criar listas de tarefas de forma simples

A maneira como a empresa distribui rotinas durante um projeto é tão importante quanto a definição de escopo. Com um fluxo de distribuição de atividades mal organizado, o negócio terá mais gargalos e menos chances de atingir os resultados esperados: os conflitos serão mais frequentes, assim como os erros e atrasos.

Portanto, avalie se a aplicação escolhida tem mecanismos para distribuição de rotinas centralizado. O gestor deve ser capaz de direcionar atividades para toda a equipe ainda que o profissional não esteja no seu ambiente tradicional de trabalho.

Também verifique se existem recursos para que o negócio possa definir a prioridade de tarefas. Dessa forma, as chances de problemas ocorrerem no workflow dos times serão muito menores.

Verifique se o sistema permite que a gestão seja centralizada

A gestão centralizada de projetos em muitos cenários pode ser um ponto-chave para que os resultados esperados pelo negócio sejam alcançados. Quando toda a distribuição de tarefas, acompanhamento de métricas e compartilhamento de dados, ocorre no mesmo ambiente, os problemas são menos frequentes e o tempo de reação a falhas será muito menor.

A tomada de decisão também será mais eficaz. A empresa conseguirá verificar um conjunto de dados rapidamente e, com isso, definir quais são os pontos que merecem atenção antes de uma mudança em uma etapa de algum projeto.

Além disso, a gestão centralizada em um sistema de gestão de projetos permite que todos os envolvidos em cada etapa resolvam problemas e acompanhem a evolução das tarefas. Assim, ficará mais fácil verificar se as métricas já foram alcançadas e o que falta para o negócio atingir os resultados esperados.

Confira se a aplicação possibilita a exibição do nível de produtividade da equipe em gráficos

A produtividade de uma equipe é um fator crítico em um projeto. Hoje, com muitas equipes atuando em regimes de trabalho flexíveis, como os de home office, manter um nível de performance contínuo pode ser um desafio. Mas com uma boa aplicação de gestão de projetos, esse é um ponto fácil de ser contornado.

Se a empresa consegue mensurar a produtividade de todos os times de modo centralizado, a perpetuação de gargalos será muito menos frequente. Assim, o gerente de projetos poderá aplicar mudanças no fluxo de trabalho com mais rapidez, evitando que atrasos sejam uma realidade frequente para o negócio.

Avalie se o software de gestão de projeto oferece mecanismos de análise de métricas de performance

A ferramenta de gestão de projetos deve ter mecanismos de mensuração de métricas que vão além dos indicadores de performance. Dessa forma, o gerente de projetos conseguirá verificar quais pontos das suas rotinas de gestão devem ser otimizados e, com isso, evitar que erros de uma etapa se perpetuem no futuro. Isso inclui métricas relacionadas a fatores como:

  • a diferença entre o total estimado de custo e o total realizado de custo;
  • o consumo de recursos escassos (humanos ou não);
  • a diferença entre o cronograma previsto e o cronograma realizado;

Verifique se a aplicação faz upload e download de documentos estratégicos

Muitas aplicações de gestão de projetos permitem que o negócio faça o upload e o download de documentos estratégicos. Isso permite que os times façam um trabalho mais integrado e colaborativo, com registros importantes sendo enviados rapidamente junto com a distribuição de tarefas.

Essa funcionalidade pode ser realizada com recursos internos do software ou integrada a uma aplicação externa. Avalie se a ferramenta tem esse recurso e como ele é estruturado, permitindo, assim, que a empresa tenha mais capacidade de manter um fluxo de trabalho de alta qualidade.

Identifique se o sistema calcula o tempo de realização de cada tarefa

Uma das formas de medir a performance de um time é avaliando o tempo necessário para executar uma rotina. Isso auxilia o negócio a ter uma visão mais precisa sobre a aderência a prazos e os pontos em que os gargalos são mais frequentes.

Portanto, sempre verifique se o sistema de gestão de projetos apresenta as funcionalidades necessárias para medir o tempo médio da execução de uma rotina. Assim, o gestor conseguirá identificar os times mais ágeis e se existem gargalos no fluxo de trabalho.

Avalie se a ferramenta fornece um processo de implantação rápido

O tempo de implementação de um sistema de gestão de projetos é um dos fatores que está conectado ao retorno obtido com o investimento. Quanto maior ele for, mais longo será o prazo necessário para que a companhia possa recuperar o valor investido na solução.

Portanto, sempre identifique se o processo de implementação é ágil. Não deixe de buscar estratégias alternativas para eliminar prazos e, com isso, diminuir o tempo necessário para que a ferramenta seja totalmente integrada ao fluxo de trabalho da empresa. Dessa forma, o prazo para a companhia começar a utilizar o sistema será muito menor.

Consulte se o sistema oferece suporte ágil e disponível

O suporte ao usuário é um ponto-chave para que a empresa possa integrar rapidamente uma aplicação ao seu dia a dia sem grandes problemas. Ele se alinha com o treinamento de equipes como um dos melhores mecanismos para evitar que problemas sejam frequentes e prejudiquem o uso da solução por completo: juntos, tais abordagens permitem que o usuário solucione dúvidas rapidamente e aprenda a utilizar a aplicação com mais facilidade.

O time de suporte também tem um papel-chave na resolução de falhas. Ele atuará lado a lado com o usuário para rastrear a origem do problema e buscar a melhor resolução possível. Assim, a companhia conseguirá diminuir o impacto causado por falhas no fluxo de trabalho do negócio.

Diante disso, sempre avalie como o time de suporte da ferramenta de gestão de projetos está estruturado. É importante que ele esteja alinhado com o perfil do negócio e consiga atender às suas principais demandas.

Também identifique a sua disponibilidade. Lembre-se: um time de suporte eficaz não é apenas aquele que tem um alinhamento com a empresa, mas também aquele que está sempre pronto (e em vários canais se possível) para atender às demandas do usuário.

Tenha sempre em mente que o tipo de software de gestão de projetos escolhido e o uso feito pelos usuários formaliza o que a empresa é na prática. Se não existe a cultura de atualizar o status dos projetos, por exemplo, a ferramenta não obrigará ninguém a fazê-lo. Portanto, a sua integração na rotina da empresa deve ser feita com uma mudança completa no dia a dia do negócio.

Os softwares de gestão de projetos serão essenciais para a organização e o lançamento das atividades da empresa. O acompanhamento e a coordenação dos trabalhos em grupo, o monitoramento dos fluxos de informação, o cumprimento dos deadlines e o controle de custos são apenas alguns dos pontos que podem ser otimizados com essa ferramenta.

Portanto, sempre faça uma análise completa sobre os seus recursos, evitando que pontos fracos passem despercebidos e o negócio faça uma escolha errada. Dessa forma, as chances da empresa realizar o investimento em um software de gestão de projetos adequado às suas necessidades serão muito maiores.

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