Dobrar a produção do time de consultoria e conseguir assumir mais projetos sem precisar contratar novos colaboradores. Qual gerente de projetos não sonha em alavancar a produtividade?

Apesar da rotina atribulada, validação de entregas, atendimento ao cliente e alterações no escopo, é possível, com planejamento e foco, ampliar as entregas e resultados. Para ajudá-lo, separamos os 6 passos para que você consiga alavancar a produtividade da sua equipe de desenvolvedores mantendo o nível de qualidade das entregas:

1) Identifique os gargalos 80 – 20, conheça bem a sua equipe e respectivas habilidades

A Lei de Pareto (também conhecido como princípio 80-20), afirma que para muitos fenômenos, 80% das consequências advêm de 20% das causas. A lei foi sugerida por Joseph M. Juran, que deu o nome em honra ao economista italiano Vilfredo Pareto.

Aplicando a lei de Pareto a prestação de serviços profissionais, assumimos que 80% do seu resultado vem de atividades que concentram 20% do seu esforço. Independente do seu dia-a-dia, são essas ações que você deve garantir que serão feitas. Analise como otimizá-las e como liberar o tempo da sua equipe. Normalmente gastamos uma quantidade de tempo significativo preparando apresentações e relatórios. Uma maneira de reduzir esse tempo é automatizando esse processo. Encontre os gargalos onde seu time gasta mais tempo.

2) Automatize a distribuição de tarefas

Pesquisas realizadas com nossos clientes que conseguiram atingir um ROI significativo com adoção de uma ferramenta, identificaram que um membro da equipe perdia um grande tempo tentando saber quais as atividades ele deveria realizar no dia, assim como os gestores de projetos perdiam enviando emails solicitando que uma tarefa seja feita e cobrando se a mesma foi executada.

Para distribuir as tarefas de maneira que elas sejam realizadas corretamente e no tempo determinado, você deve saber delegá-las de forma simples e automatica. Uma ferramenta de gestão de projetos colaborativa te ajuda significativamente com esse processo. Em uma pesquisa realizada com nossos cliente identificamos que membros da equipe tiveram uma economia média de 30 minutos por dia e gerente de projetos pelos gestores leva 20 minutos a menos, por dia (por projeto) no gerenciamento.

3) Defina uma metodologia de trabalho

Tenha sua equipe alinhada a uma única metodologia de trabalho. É importante que os processos estejam claros e bem executados por todos. Isso o ajudará a conversar com toda a equipe em uma mesma linguagem, minimizando ruídos. Além disso, algumas metodologias de projetos, como a CCPM (Gerenciamento de Projetos por Corrente Crítica) já citado aqui no blog anteriormente, têm ganhado destaque ao apontar excelentes resultados na otimização da produtividade sem comprometer prazos de entrega.

4) Meça a produtividade sempre

Há diversas formas de medir a produtividade de seus desenvolvedores. Porém antes é preciso definir os indicadores de fato importantes para esta resposta conforme a necessidade da sua equipe, empresa ou até mesmo projeto.

Para mensurar, é interessante utilizar sistemas de gerenciamento de projetos que permitam a emissão de relatórios de produtividade periódicos. Através deles, é possível conferir relatórios com o andamento diário, semanal ou mensal, além de poder optar por avaliar o trabalho de um membro ou de toda a equipe. Este tipo de ferramenta é muito útil dentro das empresas para encontrar as falhas e aumentar a produtividade.

Analisar a quantidade de horas gastas em determinado período separando-as em urgentes, importantes, rotinas e não planejadas pode trazer dados consideráveis para administrar o tempo gasto em cada etapa do processo e como este tem sido aproveitado. Um profissional que tem seu tempo e produtividade sob controle consegue realizar entregas de 75 a 100% do que foi planejado. Caso o resultado apresentado seja inferior, é hora de reavaliar as definições e reestruturar algo.

5) Converse com os seus funcionários

Gerir pessoas é uma tarefa complexa que pode impactar diretamente na produtividade de sua equipe. Lidar com motivações pessoais, interesses e objetivos diferentes para realizar uma mesma entrega exige muito jogo de cintura. Por isso, manter um diálogo com seus desenvolvedores, seja para esclarecimentos, orientações, feedbacks ou uma simples reunião de alinhamento é muito importante.

6) Adquira um software para gestão de projetos

Uma ferramenta tecnológica para gerir projetos pode auxiliá-lo não apenas a acompanhar a execução das tarefas delegadas, mas também para evitar procrastinação dos desenvolvedores. Através de um software é possível avaliar o tempo médio gasto em cada atividade, extrair relatórios de progressos da equipe (comparando o que foi planejado e o que foi executado), minimizar riscos, facilitar o acesso à documentação e até mesmo apontar falhas em processos. Ainda é possível planejar o esforço necessário para cada atividade, analisar o atual comprometimento do membro da equipe, bem como a alocação de recursos e padronizar o apontamento de horas (o famoso timesheet). Tudo isso ajudará consideravelmente a aumentar o nível de produtividade do projeto.

Com estes passos você terá maior envolvimento com sua equipe e controle das respectivas entregas, além de poder aumentar a produtividade.

Para mais dicas sobre gestão de projetos, equipes e produtividade, acompanhe o nosso blog. Deixe também sugestões, dicas e dúvidas nos comentários abaixo, quem sabe não vira assunto para o nosso próximo encontro? Até a próxima!

Aprendeu como alavancar a produtividade? Compartilhe!

Muitos acreditam que o amplo uso de tecnologias resolva todos os problemas nas empresas, sejam eles quais forem, não é verdade? Só que, na verdade, o despreparo e o aproveitamento indevido de certas ferramentas podem até agravar as dificuldades corporativas. A escassez de conhecimento dos softwares, o cálculo inadequado do tempo e do esforço de implementação e a falta de formação no gerenciamento de projetos, dentre outros casos, podem afetar negativamente a produtividade da sua equipe de implantação. Mas então quais práticas poderiam ser estimuladas para aperfeiçoar o rendimento do time que está introduzindo um novo sistema, método ou instrução em sua empresa? Pois é o que você vai aprender agora mesmo, com nossas 5 super valiosas dicas:

 Faça um acompanhamento sistematizado

A implantação de um novo software, de uma técnica inovadora ou seja lá do que for carece de planejamento, a fim de que tudo ocorra gradual e adequadamente, certo? E esse programa de etapas a serem cumpridas deve ser aferido em todas as suas dimensões, a fim de reconhecer os setores que precisam de mais atenção e como tudo vem sendo exercitado. Nesse cenário, os resultados pontuais servem como parâmetros para que se saiba se tudo está tomando seu rumo.

Use o poder do Business Intelligence

Realize um processo de coleta, organização e análise das informações que giram no conjunto de seu negócio. Já com essa imensidão de dados coletados em mãos, explore-os à procura de padrões e faça a mineração das informações relevantes, criando relatórios e mapeando cenários e possibilidades. Assim você será capaz de compreender como estão operando os fluxos de trabalho e ter mais base para sua tomada de decisões. Falamos anteriormente em artigo aqui no blog sobre por que você precisa do Business Intelligence em sua gestão de projetos.

Compartilhe os projetos por etapas

Os funcionários não só podem como devem entender as metas e os objetivos da empresa. Mas pode ser interessante que o processo de implementação de uma inovação seja enfrentado por etapas dentro da organização, afinal de contas, nem sempre uma implantação será igualmente relevante para todos os envolvidos ou interessados no projeto. Assim, em vez de compartilhar com todos o que precisa ser feito para inserir totalmente a tecnologia na empresa, divida apenas os elementos relevantes do projeto. Tal iniciativa evitará discussões, equívocos e possíveis incertezas de seus funcionários, sem atrapalhar o andamento geral do processo.

Dê feedbacks como forma de reconhecimento

O reconhecimento é a maior das recompensas não financeiras para a realização dentro de um ambiente de trabalho, não concorda? Por isso, vale a pena demonstrar sua apreciação formal quando as metas forem atingidas e os resultados forem satisfatórios de acordo com o que era esperado. Dar feedbacks à sua equipe de implantação vai possibilitar o rápido ajuste de rumos equivocados e o reforço das atitudes propícias ao bom desempenho. Ainda não está convencido? Então leia o post que dedicamos à esse assunto.

Estimule a confiança da equipe

Incentive os profissionais do time, delegando a eles certas responsabilidades e se mantendo atento para que os serviços sejam bem executados. Defina o que fazer e como fazê-lo, além de dizer para a equipe, de maneira bem clara, o que realmente espera dela. Você vai ver como um simples alinhamento de expectativas já pode fazer maravilhas pelo ânimo da sua equipe!

Todos os expedientes acima são interessantes para qualquer abordagem de gerenciamento e implantação de projetos. Mesmo que não seja possível mudar por completo a forma com que uma empresa trabalha, a produtividade é uma busca constante de qualquer gestor. E nada impede que você experimente alguns artifícios e novos modos de pensar para conquistar mais desempenho dos funcionários envolvidos na dinâmica. Então mãos à obra!

E não deixe de comentar aqui e nos contar: você tem algum projeto de implantação para a sua empresa? O que tem feito para que tudo dê certo e saia conforme o esperado? Compartilhe suas experiências e expectativas conosco!

Uma das habilidades mais requisitadas para um gerente de projetos é a boa comunicação. Seja falada ou escrita, é a comunicação que garante o alinhamento necessário entre os membros da equipe do projeto, cuidando para que todos estejam focados nos mesmos objetivos e metas, desempenhando seus papéis adequadamente para que o produto final seja tal qual o planejado.

Contudo, o processo comunicacional só é efetivo se há um comprometimento por parte dos colaboradores. E isso exige uma boa dose de saber escutar, afinal, a comunicação é feita de 50% fala e 50% escuta, ou seja, compreender e ser compreendido. E é por isso que o gerente de projetos precisa assimilar o que é escuta ativa e como ela pode auxiliar no seu papel de liderança, facilitando os relacionamentos e tornando a equipe muito mais produtiva.

Quer saber mais sobre esse conceito e como ele funciona na prática? Então acompanhe agora mesmo nosso post de hoje:

No que consiste essa tal de escuta ativa?

Quando uma pessoa fala com você, como você se comporta? Presta atenção ao que ela diz, faz outras atividades enquanto ouve, fica o tempo todo processando outras informações ou julgando o conteúdo da sua fala? Se a resposta a qualquer uma dessas perguntas é sim, você está indo contra a escuta ativa.

Escutar ativamente é focar na pessoa que fala com você, deixando outras preocupações de lado para realmente compreender o que está sendo dito, quais são as intenções, as preocupações e os anseios contidos no discurso. Lembre-se de que não é apenas a boca que fala, mas todo o corpo exprime uma comunicação que não só pode como deve ser levada em conta quando se conversa com alguém.

Um profissional sinalizando problemas de relacionamento com outro, divergências de pensamentos e aflições em relação a atividades pouco claras: tudo isso pode ser percebido por meio da linguagem corporal, ou seja, da escuta ativa, focada nos detalhes.

O que impede um gerente de projetos de praticá-la?

São diversas as barreiras que devem ser quebradas pelo gerente de projetos a fim de garantir uma maior coesão em sua equipe. Quer saber o que anda fazendo de errado nesse sentido? Então trate de ficar atento a esses sinais:

• Escutar as pessoas pensando em outras coisas;
• Fazer outras atividades enquanto fala com uma pessoa;
• Selecionar somente aquilo que o agrada, recusando toda comunicação que seja uma crítica ou que não satisfaça suas expectativas;
• Escutar enquanto anseia por outros compromissos;
• Concluir os pensamentos do seu interlocutor antes da hora.

Ao perceber em si algum desses sinais, o gerente de projetos deve tomar providências para eliminar essas barreiras. Aí vale pedir que o colega volte em um outro momento, para conversarem com mais tranquilidade, ou, ainda, retirar-se para um local mais isolado para que possam conversar com mais calma. Melhor tomar essa precaução e garantir a produtividade da conversa, não acha?

Então como colocar o conceito em prática?

Em um diálogo qualquer, é preciso se manter focado no interlocutor para que ele se sinta seguro e você compreenda o assunto em toda a sua amplitude, sem levantar as barreiras mencionadas anteriormente. Durante a conversa, observe a linguagem corporal do colega e analise se está coerente com seu discurso.

Mantenha sempre uma retroalimentação em todos os diálogos, ou seja, dê feedback a todo momento, mostrando que você está atento à conversa. Repetir algumas falas, mas com outras palavras, permite que você verifique se está mesmo compreendendo a proposta. Perguntar sobre pontos pouco claros é sempre válido, assim como não interromper enquanto a outra pessoa fala, deixando-a concluir o pensamento antes que você possa fazer qualquer tipo de julgamento.

Por que usar essa técnica no gerenciamento de projetos?

O gerente de projetos é o porto seguro de toda a equipe quando o foco é a tomada de decisões difíceis, a determinação de alterações no projeto, a promoção de um ambiente de trabalho mais sinérgico e a manutenção da coesão entre os profissionais envolvidos. Por isso, se o gerente de projetos não pratica a escuta ativa, está perdendo detalhes importantes da execução do projeto, bem como pode comprometer o desempenho da sua equipe pela falta de habilidade em detectar problemas de relacionamento ou de entendimento sobre papéis e atividades.

Praticando a escuta ativa, o gerente facilita a comunicação com a equipe e fica mais próximo do dia a dia das pessoas, melhorando seu poder de relacionamento e liderança, quesitos essenciais para conduzir equipes vencedoras ao sucesso!

Agora que você já conhece o conceito, comente aqui e nos conte se pratica a escuta ativa na efetivação dos seus projetos! Já se viu diante de uma barreira à escuta ativa? Como contornou a situação? Compartilhe suas experiências conosco e participe da conversa!

Quem trabalha com gerenciamento de projetos sabe que não adianta ter as melhores cabeças na equipe, as melhores ferramentas à disposição e budget disponível, se não tiver como organizar a equipe, sabendo delegar tarefas adequadas a cada perfil de profissional. Do contrário corre-se o risco de correr com uma possante Ferrari na areia escorregadia de uma praia: um carro perfeito, num terreno inadequado. As decisões tomadas corretamente pelo gerente de projetos farão toda a diferença ao término. Vamos a algumas dicas:

Liste Tarefas

Em primeiro lugar, liste as tarefas a serem executadas, tomando opiniões de superiores ou de quem for responsável pela requisição de tal projeto. Isso ajudará a ter um escopo definido, com ações bem mais acertadas e completas. Quais os programas de gerenciamento a serem usados?

Faça um cronograma detalhado

Defina o tipo e a ordem de realização de cada tarefa em um cronograma. Caso não tenha recebido um prazo para a execução, defina-o; defina também qualquer outro marco do projeto. Os prazos devem ser referentes a cada tarefa, tendo-se disciplina para que sejam cumpridas nas datas predeterminadas por cada membro responsável. Tenha esmero em compor um briefing detalhado e contínuo, sempre aplicando feedbacks quando necessário.

Calcule o orçamento

Faça o cálculo do budget (orçamento) disponível e mantenha a equipe informada de como trabalhar esses recursos de forma consciente. Verifique quais equipamentos necessários e a disponibilidade deles na empresa. É preciso que a equipe se sinta confiante ao iniciar o projeto, de que terão disponibilidade de capital e quanto terão.

Distribua funções

Levantados esses dados, comece a fazer o preenchimento de funções na equipe, contabilizando também quantas pessoas por tarefa serão necessárias e quais os perfis para cada uma delas. Deixe tudo bem claro e visível a todos os membros que executarão as tarefas, quem fará o quê, para que todos se conheçam e possam interagir para que o projeto ande em sincronia.

Trabalhe a comunicação e a identidade da equipe

Eles precisam estar cientes de coisas como: hora de fazer perguntas, levantar questões, momento de serem os críticos do projeto ou o que dizer a um cliente durante a execução. Tudo isso para que não se corra o perigo de a equipe se sabotar, tendo um comportamento muito apático e pouco participativo, ou o contrário, muito imperativo e ácido. Os dois extremos podem minar o progresso e a harmonia de um projeto.

Também devem ter o tato apurado na hora de comunicarem cada decisão ou observação ao cliente. Imagine um profissional do financeiro, após uma reunião estressante de equipe em que se tenha discutido o budget apertado, ligar para o cliente e apavorá-lo sobre a possibilidade do fracasso? Isso tudo precisa estar bem fundamentado entre todos. Não só o que dizer, mas como dizer.

Identifique talentos

Um trator tem um ótimo e possante motor, mas o que acontece se ele for colocado em um fusquinha? Acaba com o carro e nem sai do lugar, provavelmente. Assim também são as pessoas. Não adianta colocar um super profissional com vocação para marketing para trabalhar em administração de valores; nem um contabilista apaixonado para fazer a parte criativa. Não importa se tenham essa formação no currículo. Caberá ao organizador da equipe notar quais os indivíduos com maior vocação para cada atividade, em cada ocasião. Às vezes é até bom utilizar a mescla de dois perfis de profissionais em uma mesma tarefa, para que se tenha contrapontos produtivos no processo.

Exerça comunicação contínua e enfatize sobre as responsabilidades

Comunique a toda equipe o plano geral, certificando-se de que cada um tenha entendido e assimilado a responsabilidade de seus papéis no projeto. Mantenha uma linha aberta para feedbacks e até a possibilidade de trocas de funções de acordo com cada etapa. Afinal, tem hora de colocar todo o time no ataque e, quem sabe, nessa hora até zagueiro marque gol.

Com disciplina, sabedoria e um bom sistema de gerenciamento de projetos, pode-se ter uma seleção de profissionais dinâmicos e conscientes de seus potenciais.

E você, como organiza a equipe antes de dar início ao projeto? Conte para a gente nos comentários!

A dinâmica mercadológica exige que as empresas sejam cada vez mais competitivas, produzindo mais soluções com menos recursos, certo? Pois uma maneira de fazer com que a organização se desenvolva sem comprometer as finanças é contar com um consultor autônomo, um profissional que pode contribuir — e muito! — com a estratégia empresarial, mesmo sem fazer parte integral do time.

Mesmo empresas que já contam com esse tipo de serviço podem fazer uso de um consultor autônomo para projetos específicos ou, ainda, para áreas onde há escassez de profissionais — como meio ambiente, TI e gestão de crises, por exemplo. Mas quais são as reais vantagens de ter esse profissional atuando em parceria com sua empresa? Pois é sobre isso que vamos falar no post de hoje! Então confira:

Conhecimento e experiência que você não tem

O principal objetivo da contratação de uma consultoria é ter a seu dispor um know-how que a empresa normalmente não tem. É o que diz o Perfil das Empresas de Consultoria no Brasil 2014, da Associação Brasileira de Consultores (ABCO). Segundo o documento, conhecimento e experiência são os itens mais buscados em uma consultoria, respondendo, respectivamente, a 84,3% e 83,9% das intenções dos clientes, sendo que as áreas que mais demandam os serviços de consultoria estão ligadas ao planejamento estratégico organizacional.

Flexibilidade de atuação para você e para o consultor

Como a presença do consultor na empresa nem sempre é necessária, existe uma maior flexibilidade de atuação para ambas as partes. Assim, enquanto você economiza no espaço físico e na estrutura de suporte — como computador, materiais de escritório e assim por diante —, o consultor pode atender a mais de um cliente por vez. Dessa forma todos saem ganhando.

Custo reduzido em comparação à contratação

Ter um funcionário para desenvolver uma atividade que não consome sua carga horária total, ainda que por prazo determinado, pode não ser vantajoso para a empresa, pois nesse caso passam a existir encargos financeiros, tributários e trabalhistas. Já na contratação de um consultor autônomo você sabe exatamente quanto vai pagar, durante quanto tempo e por quais resultados, facilitando sua tomada de decisão em relação ao investimento.

Sem necessidade de treinamentos

Manter o capital intelectual da sua empresa em dia exige investimentos em treinamentos e capacitações constantes, o que nem sempre é possível, ainda mais em tempos de crise financeira. Ao contratar um consultor autônomo você não se preocupa com nada disso, afinal, o próprio profissional investe na sua carreira para poder oferecer um serviço de excelência para seus clientes. Além disso, com essa alternativa você dispõe de um conhecimento imediato, que pode significar o time-to-market para sua empresa se destacar de vez no mercado.

Garantia de bons resultados

Quando você contrata um profissional em regime CLT, fazendo com que ele se torne um funcionário da empresa, por mais que haja metas a serem atingidas, você não pode simplesmente deixar de pagá-lo pelo não cumprimento dessas metas, não é mesmo? Em contrapartida, quando um consultor autônomo é contratado, ele tem a obrigatoriedade de gerar resultados de acordo com o contrato de prestação de serviços, ou seja, assim você tem total garantia de que vai ser recompensado pelo investimento feito.

Não parece vantajoso? E sua empresa, já experimentou os serviços de um consultor autônomo? Que tal comentar aqui e nos contar sua experiência? Participe!

Os recursos humanos são sempre os maiores custos das operações durante o desenvolvimento de qualquer projeto, afinal, é preciso contar com mão de obra qualificada — cujas horas de trabalho naturalmente têm um custo mais elevado —, assim como há a necessidade de um número considerável de colaboradores para agirem em momentos diferentes — o que gera um trabalho de recrutamento e seleção enorme —, normalmente dividindo esses profissionais com outros projetos ou iniciativas da empresa — o que encurta o tempo disponível —, além de gerenciar diversos projetos ao mesmo tempo. E esse pacote todo vai, de pouquinho em pouquinho, comprometendo seus recursos disponíveis. Otimizar esses recursos é parte da alocação de recursos, é fazer mais com menos e consequentemente melhorar seus resultados.

Mas como evitar a sobrecarga da sua equipe e, ao mesmo tempo, realizar mais com menos? Simples: usando o capacity planning e organizando seus projetos com um PPM! Confira agora o passo a passo:

ANALISE QUANTAS HORAS O RECURSO TRABALHA NOS PROJETOS

Nem sempre temos recursos ilimitados e inteiramente à nossa disposição, certo? Para sermos bem realistas, isso quase nunca acontece. Então liste quem está à sua disposição, quando e por quanto tempo. Por exemplo, Fábio, engenheiro de obras, dedica 20 horas semanais para o projeto X. Verifique ainda se essas horas são distribuídas ao longo dos 5 dias úteis ou se podem estar concentradas em dois dias e meio, por exemplo.

Esse tipo de planejamento permite que você saiba exatamente quando e por quanto tempo pode contar com cada membro da equipe e se em algum momento será preciso solicitar reforços, a fim de evitar atrasos nas entregas. No caso de concentrar todas as horas em um único dia, lembre-se de que pessoas cansadas e sob pressão estão mais suscetíveis a falhas, falta de atenção e queda em sua produtividade, portanto, cuide para que seu time de projetos trabalhe com tranquilidade.

Defina o tempo necessário de cada recurso para a conclusão

Uma vez definida a dedicação de cada pessoa ao projeto, faça o caminho crítico, que mostra qual é o tempo necessário para a conclusão das atividades. Assim você pode confrontar o tempo à disposição de cada recurso com o tempo necessário para a conclusão da atividade. Continuando com nosso exemplo, se o engenheiro Fábio tem 20 horas semanais disponíveis, mas uma atividade necessita de 30 horas para ser concluída e deve estar pronta em uma semana, o que é melhor: aumentar o prazo de entrega da atividade ou substituir o recurso na execução dessa tarefa?

O aumento do prazo de entrega da atividade pode acarretar em atraso no projeto. Por isso, se for uma atividade vital, que tem sequenciamento, o cenário fica um pouco mais complicado. O melhor então seria substituir o profissional, não concorda? E esse tipo de análise leva a duas reflexões:

1. É preciso deixar uma margem de segurança, um respiro entre cada atividade, a fim de lidar com esses contratempos;
2. O ideal é contar com profissionais de backup para esse tipo de situação.

Levando tudo isso em conta você fica preparado para enfrentar quaisquer percalços relacionados à falta de recursos!

Estabeleça quantos dias o recurso tem para entregar a tarefa

Além do tempo que cada tarefa naturalmente leva para ser feita, você ainda deve dimensionar quanto tempo cada recurso tem para entregá-la. Isso permite que você gerencie com tranquilidade o projeto e possa, se necessário, fazer qualquer tipo de ajuste em tempo hábil.

Nosso amigo Fábio não pôde pegar a tarefa que devia ser entregue em uma semana, mas assumiu outra compatível com sua dedicação ao projeto e tem que se dedicar durante 10 horas para concluí-la, devendo ser entregue em no máximo 4 dias. Ele pode se organizar e dedicar 2 hora e meia por dia, pode deixar para fazer tudo nos dois primeiros dias ou nos dois últimos dias. Isso pouco importa. O que importa realmente é fazer a entrega no prazo.

Acompanhe o mapa de alocação para nunca superalocar

Tudo o que você fez até o momento foi mapear as atividades, os prazos e os recursos disponíveis. Agora o que você não pode perder de vista são os imprevistos e as novas atividades que ingressarem, para evitar a superalocação de recursos.
Acompanhando o mapa de alocação você sabe exatamente quem estará disponível, quando e por quanto tempo, o que permitirá otimizar seus recursos nas próximas fases ou nos projetos seguintes sem comprometer a qualidade do que já está em andamento.

Lembre-se de que nas metodologias ágeis — como o Scrum — não é recomendado colocar sua equipe para trabalhar além da jornada regular, pois isso gera cansaço, estresse e perda de produtividade, comprometendo os resultados do projeto. Se uma atividade for mal dimensionada, uma dessas 3 vertentes será impactada: custos, tempo ou qualidade. Melhor não arriscar, não acha?

Controle tanto a entrega como a execução

Por fim, controle a execução de todas as atividades e garanta que as entregas sejam feitas dentro do estipulado no capacity planning. É claro que a gerência de um processo como esse é bastante complexa sem o auxílio de ferramentas, por isso, ter um bom PPM pode ser a melhor solução.

Com um PPM de qualidade você tem esse monitoramento feito por meio de dashboards intuitivos, que mostram sua capacidade de alocação de recursos em apenas poucos segundos, evitando a superalocação e também a pressão sobre a equipe em fazer mais com menos sem o suporte adequado.

Como você deve ter percebido, a adequada alocação de recursos é fundamental para uma gestão de portfólio eficiente, pois evita muitas dores de cabeça. Sem ter um mapeamento de alocação de recursos adequada, é como se você começasse uma viagem sem a certeza de ter combustível suficiente para chegar ao destino.
Nada prático! Nesse contexto, a falta de uma boa ferramenta de suporte é como se você se aventurasse pela estrada com um carro velho, que até pode chegar lá, mas o deixará com muito medo durante todo o trajeto.

Sendo assim, na hora de montar seu portfólio de projetos e colocar sua equipe para trabalhar, não deixe de contar com os recursos e as ferramentas certos para atingir os objetivos iniciais! Tenha um PPM que realmente entregue valor para a empresa e faça toda a diferença na sua gestão de portfólio de projetos!

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Em meio ao crescimento da competitividade e a um mercado cada dia mais dinâmico e mutável, a presença do analista de negócio se faz mais e mais necessária para identificar oportunidades de melhoria e propor soluções inovadoras para as empresas. É neste profissional que muitas organizações apostam para desvendar as tendências de mercado, otimizar seus esforços e, com isso, alcançar suas metas. Mas, afinal, o que efetivamente faz um analista de negócio e quais são as habilidades mais importantes para que ele se torne um profissional completo?

Já adiantando, o analista de negócio é o profissional responsável por conhecer os processos da empresa, entendendo sua estrutura organizacional e política, a fim de dar o suporte necessário para que o negócio atinja seus objetivos. Para tanto, o profissional deve ter uma visão holística da empresa, atuar como um agente integrador dos diversos públicos que com ela se relacionam e buscar constantemente oportunidades de melhoria, criando soluções inovadoras que aumentem a competitividade da organização.

O papel do analista de negócio vai muito além da análise de dados. Suas funções passam, em grande parte, a coordenação de esforços e o relacionamento interpessoal, visando integrar os diversos setores da empresa. Por essa razão, suas habilidades e competências estão diretamente relacionadas a seu comportamento. Na sequência você vai conhecer quais dessas competências você precisa desenvolver para ser um bom analista de negócios! Curioso? Então confira:

Seja antenado

Uma das primeiras coisas que um bom analista de negócio deve fazer é aprofundar seus conhecimentos sobre o mercado no qual está inserido. Quando se conhece a fundo os negócios da empresa passa a ser possível fazer análises mais precisas sobre o contexto organizacional e, com isso, identificar mais oportunidades de melhoria. Lembre-se: também é com conhecimento de mercado que você conseguirá convencer a alta direção a fazer as mudanças necessárias para atingir com maior eficiência os objetivos da organização, pautando suas ideias e sugestões em dados reais e quantificáveis.

Seja organizado

A organização é fundamental no trabalho no analista de negócio, que assim tem acesso a uma quantidade enorme de informações e documentos vitais para a empresa, que serão necessários o tempo todo. Para fazer a gestão desse conhecimento é preciso desfrutar de um ambiente de trabalho organizado, com um método de separação dessas informações e também acesso a tecnologias que deem o suporte necessário para o resgate de quaisquer dados a qualquer momento, sem demora, otimizando assim seu desempenho.

Seja observador

Observar os diversos stakeholders da empresa, os clientes, os gerentes de projetos e as situações do dia a dia ajuda o profissional a desenvolver um senso analítico mais apurado, possibilitando uma melhor leitura das entrelinhas. Com isso fica automaticamente mais fácil identificar oportunidades de melhoria. Em uma reunião de negócios, por exemplo, como observador, você pode identificar requisitos que o próprio cliente ainda não se deu conta de que necessita, demonstrando o cuidado da empresa em oferecer sempre a melhor solução.

Seja bom ouvinte

Além de observar as entrelinhas, um analista de negócio também deve ser um bom ouvinte, mantendo o foco no que o cliente diz, além de dar e receber feedback o tempo todo. Assim não restarão dúvidas sobre o entendimento de suas necessidades. Saber ouvir evita retrabalhos, permite que se aproveite melhor cada reunião e desenvolva suas atividades com mais segurança, tendo a certeza de que está cumprindo exatamente aquilo que foi combinado.

Seja questionador

Mas atenção: ser observador e bom ouvinte não significa que você não deva se manifestar. Só tome o cuidado de, quando for falar, fazer as perguntas certas. O segredo está em manter o foco na solução que o cliente precisa, nos requisitos de cada projeto, nos detalhes e nas ações que devem ser colocadas em prática após cada conversa. Evite desviar do assunto para não perder o foco e, com isso, acabar comprometendo seu entendimento sobre o que deve ser feito em seguida.

Seja fluente

O analista de negócio é um profissional que está em constante contato com diversos perfis de públicos. Por isso, para ter êxito em suas ações, ele deve se expressar com facilidade, comunicar-se com primazia e garantir que as pessoas entendam sua mensagem, seja ela qual for. Então leia jornais, livros e revistas, faça um curso de oratória, pratique suas apresentações em frente ao espelho e esteja sempre atento à sua fluência verbal e escrita. Dominar o português — e de preferência o inglês — também é fundamental para que você se destaque nessa carreira.

Seja criativo

O analista de negócio deve ser uma pessoa que pensa fora da caixa, por essa razão, estimule sua criatividade, fuja dos padrões e busque soluções diferenciadas. Inovações são sempre bem-vindas, ainda mais quando poupam investimentos, tempo da equipe e recursos. Proponha soluções criativas na empresa e esteja sempre aberto a novas ideias.

Seja um facilitador

Ser um facilitador também é uma das competências a serem desenvolvidas por quem deseja ser um bom analista de negócio. Como esse profissional está em contato constante com pessoas e tem como missão integrar os setores da empresa, precisa também de uma boa dose de jogo de cintura para fazer com que os colaboradores trabalhem bem juntos. Promova reuniões, encontros, workshops e confraternizações para que as pessoas se conheçam e troquem ideias. Quando surgir um conflito, aja como mediador, buscando sempre uma solução plausível e sem apontar culpados. Ajude as pessoas a desempenharem suas atividades e esteja sempre à disposição.

Seja tecnológico

Já que é o responsável por otimizar as atividades da empresa, com foco em melhorar sua performance e competitividade, o analista de negócio não pode viver isolado. E a tecnologia é fundamental para isso. Então, esteja a par das inovações tecnológicas que possam impactar o negócio da empresa, facilitando o dia a dia das pessoas e aumentando a produtividade da equipe. O profissional não precisa ser um especialista em cada nova tecnologia que surgir, mas sim ter uma visão abrangente das potencialidades que cada uma delas tem para ajudar a desenvolver um bom trabalho.
E aí, está ou não preparado para ser um bom analista de negócio? Quais dessas competências você acredita que ainda precisa desenvolver mais? Comente aqui e nos conte!

Enquanto muitos profissionais quebram a cabeça analisando qual seria a certificação ideal, outros se mostram completamente alheios à importância de se certificar ou até mesmo (por incrível que pareça) desconhecem o conceito de metodologia ágil. Mas a verdade é que as metodologias ágeis vêm conquistando cada vez mais espaço, independentemente do segmento de atuação ou do porte da empresa.

Estima-se, inclusive, que essa filosofia de gestão tomará gradualmente o lugar do gerenciamento tradicional de projetos! E não é por menos, afinal, as metodologias ágeis são mais dinâmicas, menos burocráticas e, sobretudo, orientadas a entregar produtos com alto valor agregado. É nesse cenário que apresentar uma certificação se mostra importante não só para se manter profissionalmente competitivo, mas principalmente para ser mais eficiente.

Quer saber mais sobre o assunto? Então confira:

O que é uma metodologia ágil?

Primeiramente, é importante compreender o conceito por trás das metodologias ágeis. Elas consistem em uma forma de pensar sobre o desenrolar do projeto com foco na resolução de problemas e na entrega de valor. Os métodos de execução (princípios do Agile) são aplicados em um ambiente real, seja do projeto, do programa ou do esforço. Neste artigo você conhece as metodologias mais populares do mercado.

E um treinamento Agile?

A formação Agile é ideal para nivelar a organização ou a equipe de projeto sobre os conceitos fundamentais e as respectivas metodologias de implementação. Na prática, devido à sua crescente popularização, muitas pessoas têm se referido ao Agile indiscriminadamente, o que gera diversos equívocos sobre a distinção entre as metodologias ágeis e tradicionais. Esse treinamento tende a auxiliar na solidificação dos conceitos ágeis e esclarecer as diferenças entre os diversos métodos de gestão e implementação.

Que benefícios o treinamento ágil oferece?

Em muitos casos, quando as organizações se queixam de problemas com Agile, elas estão, na verdade, sofrendo com desafios na implementação de uma metodologia. Sendo assim, uma boa prática consistiria em organizar todos os membros da equipe do projeto em uma formação comum, de preferência na mesma classe. Essa simples estratégia pode atenuar confusões de entendimento que tendem a prejudicar a implementação do método. Quando uma equipe inteira recebe, simultaneamente, a mesma mensagem, conceitos e técnicas de implementação são estabelecidos de maneira nivelada, proporcionando uma compreensão compartilhada que maximiza a probabilidade de sucesso do trabalho em conjunto.

Qual o melhor caminho a seguir?

Como não poderia deixar de ser, é melhor começar pelo básico. Para tanto, em se tratando da Scrum Alliance, o melhor caminho para a assimilação dos conceitos de maneira eficaz é por meio da Certified Scrum Master (CSM). A certificação CSM, além de oferecer uma forte compreensão dos fundamentos ágeis, também apresenta como esses princípios são aplicados.

O próximo passo seria o Certified Scrum Product Owner (CSPO). O CSPO ensina a equipes e organizações como visões, ideias, objetivos e requisitos podem ser efetivamente definidos e refinados para serem corretamente transmitidos ao Scrum Team. Isso permite que os times produzam soluções de valor com base nas necessidades repassadas. A certificação CSPO também se aprofunda nas questões de priorização, planejamento e previsões.

Já a Certified Scrum Developer (CSD) é focada, sobretudo, nos desenvolvedores. Por isso, tem como meta ensinar as melhores práticas de engenharia para projetos, bem como formas de incorporar essas práticas no trabalho diário. Tal como acontece com a maioria dos treinamentos profissionais, recomenda-se que a formação seja realizada externamente ao ambiente de trabalho primário. Dessa forma, as interrupções tendem a ser reduzidas e a concentração dos participantes aumenta.

Finalmente, seguindo uma outra vertente, tem-se a certificação Agile Certified Practitioner (PMI-ACP), que até pode ser comparada à Certified Scrum Professional (CSP), da Scrum Alliance. Uma expressiva diferença entre a certificação ACP do PMI e a CSP da Scrum Alliance é que, enquanto essa segunda gira em torno do framework Scrum, a PMI-ACP é bem mais abrangente, incluindo questões sobre todas as metodologias ágeis (como o Manifesto Ágil e outras técnicas e princípios ágeis de maneira geral).

Vale ressaltar que as organizações que ainda estão fazendo a transição para um ambiente Agile e por isso usam uma infinidade de técnicas, não se atendo a uma metodologia específica, podem estar mais interessadas em candidatos com a certificação PMI-ACP, principalmente se contam com colaboradores com certificações PMI na empresa. Outras organizações, por sua vez, podem preferir candidatos certificados CSP. Resumindo: não existe uma certificação melhor ou mais aceita. Essa avaliação vai depender exclusivamente das características da empresa.

E como colocar o treinamento em prática?

Após concluir o treinamento, é comum as equipes solicitarem assistência a um treinador Agile. O uso da figura desse especialista é importante para auxiliar em relação à aplicação prática, ou seja, à transposição dos conceitos e das táticas repassados ao longo da formação para o mundo real. Esses treinadores podem ser incrivelmente úteis em tornar as lições mais assimiláveis em um contexto prático, esforçando-se para adaptar as lições às equipes e aos ramos de atuação nos quais estão inseridas.

De fato, as organizações estão se voltando cada vez mais para as práticas ágeis de gerenciamento de projetos e os motivos são evidentes: uma gestão mais flexível, menos engessada e com a entrega de um produto (ou mesmo de um serviço) com maior valor agregado, de acordo com as necessidades e expectativas do cliente final. Por isso, seja qual for o nível da certificação ou mesmo o provedor (Scrum Alliance ou PMI), ser um profissional certificado tende a se tornar um grande diferencial. E isso se mostra verdadeiro não só pelos conhecimentos agregados e por permitir evidenciar a posse dessas competências, mas também pela necessidade de acompanhar a evolução da filosofia de gestão que vem envolvendo a maioria das empresas do mercado moderno.

E você, já é um profissional certificado? Percebe a importância que as certificações em metodologias ágeis exercem no contexto atual? Deixe seu comentário e compartilhe suas opiniões conosco!

Os ganhos que uma empresa obtém ao adotar uma metodologia ágil de gerenciamento de projetos com o uso de um software com  Kanban são vários. Não é a toa que o 1º princípio do Manifesto Ágil é “Indivíduos e interação entre eles mais que processos e ferramentas”. As empresas que valorizam os indivíduos mais do que processos, atraem colaboradores motivados e inovadores. Mas nem tudo são flores, o gerente de projetos deve ter atenção redobrada em manter a equipe motivada e organização nestes ambientes mais livres.

Neste artigo vamos aprofundar nos ganhos que essa mudança traz para a sua equipe de gerenciamento de projetos, e eles são muitos. Veja a seguir:

 Maior controle das atividades

Quando você gerencia uma equipe utilizando um software com Kanban, delegar tarefas fica muito mais fácil, já que a caráter visual dessa ferramenta permite um maior controle sobre o que ainda precisa ser feito e a quantidade de atividades que cada colaborador já está desempenhando.

Outra vantagem é desse sistema é que o gerente de projetos consegue acompanhar o andamento das tarefas de forma mais fácil, com notificações sobre atrasos e gargalos.

Com a adoção do kanban, gerenciar vários projetos fica bem mais simples, pois cada um gera o seu quadro, o que facilita bastante a vida do gerente.

Melhora a Comunicação

Ao usar uma ferramenta on-line dessas, o feedback dos colaboradores é imediato. E em empresas que usam a metodologia ágil, feedback constante é fundamental. As interações na equipe também evoluem muito quando o kanban é usado. Quer mais dicas para melhorar a comunica~ção da equipe? Então esse e-book é leitura obrigatória!

Gerenciamento de Prazos

Usando essa ferramenta, o gerente consegue definir melhor os prazos para todas as tarefas, e quando há atrasos é o sistema que notifica o funcionário, economizando tempo do gestor e evitando desgastes.

Outra vantagem é a redução do Work in Progress (colocar o artigo Porque o trabalho em andamento (work in process) pode matar sua empresa), o trabalho em andamento, o que traz um ganho de eficiência enorme na sua equipe, que reduz a alternância entre tarefas e assim consegue se concentrar e concluir mais rapidamente as que estão em andamento no momento.

Estratégia

Com um sistema com esse recurso, a gestão se torna mais precisa, facilitada e assertiva, o que permite acompanhar constante mente os resultados e fazer ajustes para os projetos e a empresa não saiam dos trilhos. Outra vantagem, é que as colunas do kanban não são fixas, o que possibilita também realizar o planejamento para melhorar a organização interna.

Comprometimento

Uma palavra chave para entender o impacto da Kanban na empresa é transparência. O andamento, quantidade de tarefas por colaborador e gargalos / atrasos ficam visíveis a todos da equipe e da gerencia. Assim como quem é quem não é produtivo, o que pode ser um desafio no momento da implantação, mas deve ser superado em prol do bom funcionamento do escritório de Gestão de Projetos.

Mas na maioria das vezes, o que se percebe no ambiente de trabalho é um aumento na sensação de pertencimento e colaboração entre os membros da equipe. Quando todos estão a par do que se passa, é mais fácil ser ser eficiente, seja ao começar uma tarefa que na qual o colaborador tem capacidade para realizar, ou mesmo ajudar um colega que está preso em uma atividade e que pode atrasar todo o projeto.

E essas foram apenas os destaques dos ganhos que a sua empresa pode conseguir ao adotar um software com Kanban para gerenciar sua equipe. Já adotou esse sistema e mais vantagens para compartilhar? Comente no blog!