Autor: Braun

palestras do ted para gerentes de projetos

7 palestras do TED obrigatórias para todo gerente de projetos

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 7 palestras do TED obrigatórias para todo gerente de projetos

Mundialmente conhecido por suas palestras fantásticas, os eventos do TED, alem de serem sem fins lucrativos possuem um importante objetivo: disseminar ideias. Desde ciência e tecnologia até as artes, são raros os temas que ainda não foram abordados em suas palestras – todas fornecidas gratuitamente em vídeo no próprio site.

O universo do gerenciamento de projetos não fica de fora. Personalidades como Malcolm Gladwell, Dan Pink, Seth Godin já passaram pelos palcos do TED para trazer inspirações para pessoas e organizações de todo o mundo.

Veja a seguir 7 vídeos com insights valorosos de administração, liderança e motiva para quem está na linha de frente das empresas, buscando formas de conduzir melhor os seus times e projetos.

1 – As tribos que lideramos – Seth Godin

Seth Godin argumenta que a Internet acabou com o marketing de massa e ressuscitou uma unidade social do passado distante: a tribo. Fundada sob ideias e valores partilhados, as tribos dão poderes às pessoas comuns para liderar e provocar grandes mudanças. Ele nos encoraja a fazer o mesmo.

2 – Lidere como os grandes maestros – Itay Talgam

Um maestro encara um desafio de liderança: criar harmonia perfeita sem dizer uma única palavra. Nesta palestra encantadora, Itay Talgam demonstra o estilo único de seis grandes maestros do Século XX, ilustrando lições cruciais para todos os líderes.

3- Uma vitória improvável – A história desconhecida de Davi e Golias- Malcolm Gladwell

É um conto clássico de um azarão: Davi, um jovem pastor, munido somente de sua funda derrota e Golias, o guerreiro poderoso. A história já transcendeu suas origens bíblicas e se tornou uma metáfora comum para uma vitória improvável. Mas, pergunta Malcolm Gladwell:
– “Será que é disso mesmo que se trata a história de Davi e Golias?”

4 – O que nos motiva a trabalhar? – Dan Ariely

Ao contrário da sabedoria convencional, não é apenas dinheiro. Mas também não é somente a satisfação. Parece que a maioria de nós prospera ao fazer progressos constantes e ao sentir um senso de propósito. O economista comportamental Dan Ariely apresenta duas experiências esclarecedoras que revelam nossas atitudes inesperadas e cheias de nuance em relação ao significado em nosso trabalho. (Filmado em TEDxRiodelaPlata.)

5 – Quebra-cabeça da motivação – Dan Pink

Analista de carreira Dan Pink examina o quebra-cabeça da motivação, começando pelo fato que cientistas sociais sabem, mas a maioria dos gerentes não: recompensas tradicionais não são tão eficientes quanto pensamos. Escute histórias iluminadoras — e talvez, um caminho a trilhar.

6 – Os 8 segredos do sucesso – Richard Saint John

Por que as pessoas obtém sucesso? Por serem espertas? Por sorte? Não. O analista Richard Saint John condensa anos de entrevistas em uma imperdível apresentação de 3 minutos sobre os verdadeiros segredos do sucesso.

7 – Como grandes líderes inspiram ação – Simon Sinek

O círculo dourado de Simon Sinek é um poderoso modelo para uma liderança no mínimo inspiradora.
“Cada pessoa sabe o que faz, algumas sabem como eles fazem isso. Muito poucas pessoas e organizações sabem porque eles fazem isso”, diz.

5 Filmes para inspirar gerentes de projetos

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 Filmes para inspirar gerentes de projetos

Gerenciar projetos é um desafio, alguns podem até dizer que é praticamente uma arte! Separamos 5 filmes, que com suas histórias e personagens, vão inspirar gerentes de projetos, como você!

1- MoneyBall- O homem que mudou o jogo

Billy Beane (Brad Pitt) é o gerente do time de baseball Oakland Athletics. Com pouco dinheiro em caixa e com a ajuda de Peter Brand (Jonah Hill), ele desenvolveu um sofisticado programa de estatísticas para o clube, que fez com que ficasse entre as principais equipes do esporte nos anos 80.

2- Jobs

O filme que conta a história do líder de uma das maiores empresas do mundo tem muito a inspirar gerentes de projetos. Jobs era um homem que sabia como ninguém vender as coisas. Um gerente de projetos muitas vezes precisa “vender” seu projeto, seja para um cliente ou para a alta administração.

3- Asterix & Obelix – Missão Cleópatra

Para provar que o povo egípcio ainda é superior ao romano, apesar de o tempo dos faraós ter passado, a rainha Cleópatra (Mônica Bellucci) aceitou o desafio do imperador Julio César (Alain Chabat) de construir um suntuoso palácio no deserto em apenas três meses. Cleópatra convoca o atrapalhado arquiteto Numerobis (Jamel Debbouze) para comandar a missão e avisa: se ele conseguir o feito, será coberto de ouro. Do contrário, será lançado aos crocodilos.

( Sim, eu sei, lhe parece bem familiar!)

4- 11 Homens e um Segredo

Neste filme você vai ver a história de Danny Ocean, que 24 horas após de sair da prisão tem um plano em mente: assaltar três cassinos de Las Vegas, isso em apenas uma noite. Para colocar esse plano, um tanto quanto ousado, em prática , uma equipe é formada.

5- Pentagon Wars

Por mais de 17 anos First soldier in Bradley investiu tempo, energia e muito dinheiro para criar um veículo de combate, o problema é que ele não funciona. A supervisão da invenção é confiada ao coronel Burton, que descobre provas falsas e manipuladas que podem destruir a carreira de alguns militares importantes.

E você? Conhece mais algum filme que sirva como inspiração para gerentes de projetos? Conte para a gente nos comentários!

6 livros obrigatórios para gerentes de projetos

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 6 livros obrigatórios para gerentes de projetos

Livros ainda são uma das principais fontes de conhecimento. Em papel ou – seguindo a evolução digital – em iPad, PC e moblie, o livro continua cumprindo seu papel de registrar a história e compartilhar um conhecimento específico de alguém com outras tantas pessoas.

Por esses motivos – que depois de escrevermos artigos com dicas de filmes, cursos online e até palestras obrigatórias – listamos 6 livros para gerentes de projetos.

1- A Estratégia do Oceano Azul

O livro mostra uma nova maneira de pensar sobre estratégia. Os autores analisam as experiências de empresas em áreas diversas para chamar a atenção para o desenvolvimento de estratégias de negócios. A Estratégia do Oceano Azul é um guia prático e uma inspiração para novos horizontes. Saiba como explorar o inexplorado!

2- Business Model Generation – Inovação em Modelos de Negócios.

O Business Model Generation ensinará a você técnicas de inovação poderosas e práticas utilizadas hoje pelas empresas líderes no mundo. O livro – que prega a cocriação – foi cocriado por 470 praticantes estratégicos. Se você está pronto para abandonar aquele velho pensamento e abraçar modelos modernos e inovadores de criação de valor, este livro irá ajudá-lo e muito!

3- Gerenciamento de Projetos Orientado por Valor

Não adianta administrar corretamente as restrições de tempo, custo e desempenho, se a carteira de projetos está cheia de iniciativas que não oferecem valor para o negócio. Partindo dos princípios expostos por Kezner em livros anteriores, este livro é um guia prático de fácil leitura que revolucionará a forma como você enxerga e pratica o gerenciamento de projetos.

4- Desenhando Negócios

Este best-seller mostra como um simples desenho em uma folha de guardanapo pode ser mais poderoso que a mais sofisticada apresentação em Power-Point. Ele irá te ensinar um novo modo de pensar. Segundo o autor, Dam Roam, todos nós nascemos com talento para o pensamento visual, mesmo aqueles que juram não saber desenhar. Junte-se aos gerentes de projetos que descobriram o poder da resolução de problemas com imagens.

5- A arte do começo – O guia definitivo para iniciar o seu projeto.

Michael Moritz, do Sequoia Capital, fundo de capital de risco, disse: “Um empreendedor bem-sucedido precisa de três itens: uma garagem, uma ideia e este livro…”

Em A arte do começo, Guy Kawasaki apresenta um guia indispensável para quem está começando qualquer negócio, não importa se é uma multinacional ou uma empresa sem fins lucrativos, este livro é para quem deseja mudar o mundo.

6- Project Model Canvas

Esqueça as planilhas do Excel e os documentos extensos que, aliás, não são lidos por ninguém! José Finocchio, especialista em gerenciamento de projetos, apresenta um modelo totalmente inovador adaptável à realidade das empresas que priorizam a criatividade e o dinamismo. Com apenas uma folha e alguns post-its, diferentes pessoas podem criar em conjunto um plano de projeto. Um método colaborativo, no qual todos os stakeholders do projeto participam, deixando a burocracia e o excessivo preenchimento de documentos desnecessários de lado.

Algum dos livros para gerentes de projetos apresentados neste artigo já estão na sua mesa de cabeceira?

Plano de gerenciamento de cronograma: como fazer?

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Plano de gerenciamento de cronograma: como fazer?

Muito se fala sobre como o gerenciamento de cronograma implica no êxito de determinados projetos. É fundamental ter um bom controle do tempo de dada campanha, para que ela de fato seja elaborada e funcione apropriadamente. Mas o que significa, exatamente, ter um plano de gerenciamento de cronograma? Em quais áreas da empresa isso influencia?

Confira aqui os pontos mais importantes para conhecer sobre o tema!

O conceito de plano de gerenciamento de cronograma

O plano de gerenciamento de cronograma diz respeito, basicamente, ao tempo que levará para que todas as etapas de determinado projeto sejam concluídas. Neste sentido, este plano lida diretamente com a criação e a execução de projetos. Por isso, o conceito pode influenciar muito no sucesso de um negócio. Como efeito, ele também influencia diretamente na satisfação que o cliente tem com a sua empresa, uma vez que se entrega o serviço dentro dos prazos estipulados e com uma boa qualidade.

Hoje em dia, há profissionais que trabalham diretamente com tais fatores, os chamados gestores de projeto. Eles trabalham no planejamento, coordenação, execução, análise de projetos, o que consiste em uma boa saída para empresas que precisam colocar seu cronograma em ordem.

O DESENVOLVIMENTO DO CRONOGRAMA

Agora que você já sabe da importância do plano de gerenciamento de cronograma, resta a seguinte questão: como fazê-lo? Existem alguns aspectos a serem levados em conta na hora de fazer este planejamento.

Defina o projeto

Para se criar um plano de gerenciamento de cronograma, obviamente é imprescindível ter uma noção clara da atividade proposta e como alcançá-la com sucesso.

Crie uma planilha

Produzir uma planilha é o primeiro passo para ter um controle de prazos mais eficaz. Anote todas as informações relativas ao projeto — como nome, os objetivos, a descrição e preços.

Depois, faça uma exposição detalhada de todas as etapas que precisam ser feitas para que a campanha em questão seja concluída. Neste ínterim, pode-se pensar em modelos como o planejamento de marketing, um plano financeiro, modelo de negócios e plano estratégico. Desta maneira, fica mais fácil a visualização do projeto, tanto para a empresa quanto para o cliente.

Não se esqueça dos recursos utilizados

Na hora de pensar em datas de entregas realistas para a atividade, é importante ter em mente o tempo hábil para que se tenha acesso aos recursos utilizados. Isto é, a quantidade de material que terá que ser usado (e quanto tempo ele demora a ser entregue), a equipe envolvida no projeto e os equipamentos que serão utilizados para realizá-lo.

Estabeleça prazos

Depois de ter todas estas informações coletadas, é hora de decidir quais são os prazos viáveis para a conclusão de cada uma. Considere projetos antigos da empresa, o ritmo dos funcionários e, claro, a expectativa do cliente.

Como gerenciar seu cronograma?

Alguns macetes podem facilitar a vida de quem está melhorando o plano de gerenciamento de cronograma de uma empresa. Atualmente, com a atitude da equipe e o uso da tecnologia, se tornou mais simples melhorar seu controle de tempo!

Controle os prazos

As datas estipuladas foram criadas para serem cumpridas, certo? Uma vez que tenha certeza que os prazos eram realistas, não tenha medo de cobrar sua equipe por resultados. Na planilha de controle de cronograma, deixe uma aba a ser preenchida sobre o status da tarefa. Assim, você poderá ter uma ideia melhor de qual porcentagem da atividade já foi concluída.

Saiba lidar com atrasos

Apesar de ter um planejamento de cronograma eficaz e uma boa equipe, é inevitável que alguns atrasos aconteçam eventualmente. Como lidar com eles?

O primeiro passo é entender se este atraso aconteceu por causa de uma falha interna do negócio ou externa (o cliente). Depois de feita esta averiguação, parta para a solução do problema: caso o erro tenha acontecido dentro da equipe, procure reelaborar as etapas do projeto, envolvendo todos os profissionais ligados a ele e, se necessário, contrate terceiros para suprir a demanda do cliente. Caso o erro tenha acontecido por fatores externos, o ideal a se fazer é conversar com o cliente de forma clara para que, juntos, estipulem novas datas e expectativas reais.

Use a tecnologia

Todos nós sabemos que a tecnologia veio para ficar, certo? O lado bom disso é que ela, cada vez mais, está facilitando a vida das empresas.
Nos dias de hoje, há softwares reservados aos planos de gerenciamento de cronograma, que podem economizar tempo de seus funcionários, além de darem mais segurança para a empresa.

Estes sistemas podem ser acessados em sua grande maioria por qualquer smartphone ou notebook, o que permite um maior controle da equipe sobre os dados. Além disso, uma vez preenchido, tais programas fazem análises de desempenho daquelas informações. Por isso, estão sendo usados cada vez mais. Não se esqueça de conjecturar sobre a opção quando estiver elaborando seu plano!

Preze pela qualidade de seu serviço

Além de entregar um projeto no prazo determinado, logicamente, é importante garantir a sua qualidade. De nada adianta entregar um produto ruim no prazo correto, não é verdade?

Garanta que a empresa tenha tempo hábil para entregar um serviço satisfatório ao cliente, que supra as suas expectativas. O planejamento de gerenciamento de tempo pode ser um grande aliado neste quesito, já que ele torna muito mais claro quais as etapas a serem feitas para atingir seus objetivos. Assim, a companhia garante a satisfação do cliente, o que pode resultar na sua fidelização e no marketing espontâneo.

Atente-se à burocracia

Existe uma linha muito tênue entre o excesso e a falta de burocracia. Se, por um lado, a falta dela pode ser fatal para a realização dos projetos, muita burocracia também se mostra como um grande empecilho na hora de completá-los.

O ideal é usar experiências anteriores da empresa para montar um planejamento realista, que contenha dados relevantes, mas não etapas, aprovações e autorizações em excesso. Não esqueça que isto pode atrasar (e muito) a realização do projeto, inclusive influenciando no ritmo de sua equipe. É essencial que o plano de gerenciamento de cronograma não se torne maçante para todos os envolvidos — do contrário, pode atrapalhar a performance da empresa.

Os planos de gerenciamento de tempo são muito importantes para a conclusão eficaz das atividades da empresa. Ele pode significar o êxito dela no mercado ou sua estagnação. Mas precisam ser bem pensados e elaborados para que ampliem o potencial do negócio. Gostou do texto? Como você monta seu plano de gerenciamento de cronograma? Conte no blog e deixe seu comentário! Queremos ouvir o que tem a dizer.

Gestão de projetos – entenda seus modelos de maturidade

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Gestão de projetos – entenda seus modelos de maturidade

Gerir projetos exige técnica, e não é simples como alguns imaginam. Os fatores envolvidos e os diversos ajustes necessários no decorrer de um desenvolvimento são capazes de fazer com que os critérios de sucesso sejam alcançados e que seja notada a maturidade do projeto.

Clientes satisfeitos com o resultado, prazos efetivamente cumpridos como acordado, ausência de desvios no orçamento e produtos dentro das especificações técnicas são alguns dos pontos que definem o êxito de um projeto. É importante ainda ressaltar que tais parâmetros estarão sujeitos a variações no ambiente e riscos que podem não ser previstos.

Para saber um pouco mais sobre gestão de projetos e os modelos de maturidade, continue a leitura.

O sucesso de um projeto

Existem barreiras para que os projetos não atinjam o resultado esperado. No entanto, não só problemas externos surgem. Outras dificuldades frequentes e referentes à própria gestão do projeto devem ser foco de atenção, como:

não ter clareza ao comunicar o que precisa ser feito;
basear o plano em informações insuficientes ou inadequadas;
estimar pouco tempo para que as atividades aconteçam adequadamente;
superestimar o conhecimento dos envolvidos para execução das atividades;
estabelecer metas imprecisas e impossíveis de serem alcançadas;
desconsiderar a percepção de pessoas não envolvidas, como o usuário final.

Assim, cada gerente de projeto deve observar e buscar maneiras de resolver da melhor forma possível seus riscos e suas dificuldades para que o sucesso integral seja obtido.

Sabendo da importância da gestão de projetos dentro de uma estrutura organizacional, foram desenvolvidos padrões e modelos específicos para cada tipo. O guia mais usado e reconhecido mundialmente é o PMBOK, que sinaliza a existência de mais de 27 modelos de maturidade de projetos.

O modelo de maturidade

Um modelo de maturidade é uma forma para avaliar o quão hábil é uma organização para gerenciar seus projetos. Isso significa que ele possibilita a identificação do nível da maturidade em gestão de projetos e, assim, ajuda o gestor a definir o melhor caminho para que o sucesso pleno seja alcançado.

Dessa forma, encontram-se caminhos para elevar a produtividade geral e o nível de satisfação dos envolvidos. Os modelos de maturidade derivam dos esforços para um gerenciamento de qualidade dentro da indústria ao longo dos anos, em que a melhoria contínua nos processos busca resultados mais interessantes.

São diversas as formas de fazer a análise da maturidade, mas elas se baseiam na ideia de avaliar a competência organizacional na realização de atividades-chave. Os fatores que influenciam nessa competência em gestão de projetos são provenientes da soma dos esforços da equipe disponível, do gestor do projeto e da organização como um todo.

Os principais modelos de maturidade

Como dito, são muitos os modelos de maturidade disponíveis. Contudo, listamos aqui alguns dos principais e mais utilizados.

CMM e CMMI

Entre todos os modelos que ajudam na avaliação da maturidade do projeto, o CMM pode ser considerado como o seu primogênito. Criado pelo Software Engineering Institute (SEI) em Pittsburgh (Estados Unidos), o Capability Maturity Model surgiu como forma de suprir a necessidade que alguns profissionais tinham na área de software, principalmente no setor de desenvolvimento.

O CMM se mostrou importante por meio de uma organização de modelos que tinha como objetivo principal comprovar o nível de maturidade que determinada empresa tinha atingido. A ferramenta garantiu a possibilidade da maturação nos projetos que a empresa desenvolvia.

Já o Capability Maturity Model Integration (CMMI) é tido como um modelo mais evoluído do primeiro, e que também foi desenvolvido pelo SEI, tendo sua publicação no ano de 1992. Com uma proposta mais abrangente e visando uma comunicação mais definida entre cada processo de um gerenciamento de projetos, o CMMI tem uma entrega mais otimizada em desenvolvimento de software.

O CMMI tem quatro etapas para a sua avaliação:

treinamento da equipe que vai fazer a avaliação;
planejamento para executar a avaliação;
diagnóstico para poder realizar a avaliação;
discussão sobre os resultados obtidos.

Tanto o CMM quanto o CMMI são modelos que podem ser aplicados nas áreas de sistemas.

OPM3

Fundada no ano de 1969, tendo sede em quase todo o mundo, o PMI é uma instituição sem fins lucrativos que tem o interesse de associar todos os profissionais que trabalham com gestão de projetos. Por meio do interesse dos seus associados, foi criado o PMBOK, visto como um conjunto de boas e atualizadas práticas dentro de um PMO.

Não seria surpresa que essa empresa acabasse criando seu próprio modelo de maturidade, certo? O Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) tem como principal proposta criar um padrão mundial para a criação e a avaliação das competências em qualquer empresa que tenha um gerente de projetos.

O OPM3 é um modelo que busca avaliar a maturidade do projeto com mais de 60 boas práticas. Um dos seus principais benefícios é o de desenvolver a capacidade da empresa propagar projetos de uma maneira correta e que esteja de acordo com um orçamento justo e típico do mercado.

Além disso, esse modelo é compatível com qualquer tipo de organização e busca se adequar a qualquer área de negócio, permitindo que a empresa possa trabalhar com qualidade — com o objetivo de desenvolver processos eficazes e ligados a boas práticas de projeto.

PMMM

Esse é um modelo, que busca avaliar a maturidade do projeto, desenvolvido pelo centro de pesquisas PM Solutions — uma das áreas do Center for Business Practices. O PMM foi criado com o intuito de treinar e dar consultoria a todos os profissionais da área de gestão de projetos.

Se analisarmos seu modelo, podemos dizer que ele é uma junção das áreas de conhecimento contidas no PMBOK e os cinco níveis de maturidade presentes no Capability Maturity Model (CMM):

processos iniciais;
processos estruturados e padronizados;
padronização organizacional e processos institucionais;
processo gerenciado;
processo otimizado.

KPMMM

Recebendo o mesmo nome que do modelo de maturidade do projeto anterior, o Project Management Maturity Model foi criado pelo engenheiro, gestor e professor — que recebeu destaque pelo seu título de emérito — Harold Kerzner. Depois do seu lançamento em 1999, seu método recebeu duas novas atualizações e ambos os livros foram publicados em 2001 e 2005.

Seu modelo é constituído por cinco níveis:

linguagem comum;
processos comuns;
método singular;
benchmarking;
melhoria contínua.

Muitas empresas no Brasil foram contempladas por alcançarem o nível quatro (benchmarking) e o nível cinco (melhoria contínua).

No primeiro nível (linguagem comum) é desenvolvido um conjunto de termos peculiares que buscam identificar a necessidade de ter um bom entendimento e contribuir com a comunicação. Isso acontece para que a empresa possa desenvolver, definir e aplicar processos que buscam o sucesso em suas execuções no nível dois.

Para atingir o nível três, a empresa deve ser conhecida pela sua inteligência em unir todos os procedimentos em um único método — para que haja cooperação entre todas as áreas. Isso possibilita a avaliação do nível quatro, que valida se essa união pode estar presente em um cenário competitivo de mercado.

No final temos a melhoria contínua, que avalia o benchmarking da empresa e mostra o que pode ser feito para que ela sempre busque o aprimoramento.

MMGP

Lançando em 2002, mesmo ano do PMMM, o Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos (MMGP) foi criado por Darci Prado e tem duas opções de avaliação: setorial e corporativa.

Como o próprio nome já diz, a setorial visa avaliar um setor da empresa, e a corporativa avalia a empresa como um todo. O modelo também tem cinco níveis de maturidade e vem com um questionário de múltipla escolha com mais de 40 questões.

Project Framework

Desenvolvido pela empresa ESI Internacional, o Project Framework tem como objetivo avaliar a maturidade do projeto e possibilitar que as empresas melhorem seu modo de gerenciamento. Ele é construído usando todo o conteúdo do PMBOK e procura otimizar todas as áreas de conhecimento do projeto.

Também tem cinco níveis e é recomendado para empresa que buscam melhorar seu benchmarking, pois foca na busca por melhorias, procura manter a ordem dentro da empresa e melhora a vantagem competitiva por meio de seus processos.

Modelo Berkeley

Para aquelas empresas que querem saber sobre impactos financeiros e administrativos, o Modelo Berkeley, resultante de uma pesquisa desenvolvida por pesquisadores da Universidade da Califórnia em Berkeley, pode ser uma opção para avaliar a maturidade do projeto.

O modelo conta com um questionário com mais de 140 questões a respeito de todas as áreas de conhecimento contidas no PMBOK e também das fases que projeto passa. Sua principal vantagem é que ele ajuda a empresa a ter uma visão mais estratégica e a mantém dentro das boas práticas de projetos.

A única desvantagem que esse modelo apresenta é a falta de fluidez entre seus níveis — e não corrobora da mesma forma que o modelo desenvolvido por Harold Kerzner.

As características dos modelos de maturidade

Ao avaliar qual é o modelo mais adequado para sua organização chegar a um alto nível de maturidade, é importante que alguns critérios fundamentais sejam observados.

Disponibilidade

Corresponde à forma como o modelo é, efetivamente, disponibilizado. Basicamente, é como o material necessário para implementação é obtido.

Formato de questionário

Em si, qual é o formato das questões do modelo? Se são abertas, fechadas, se usam escala Likert ou outros formatos. A ideia é entender qual se adapta melhor à sua estrutura de gestão.

Avaliação

Determina a fórmula quantitativa com a qual a sua maturidade é matematicamente mensurada. Ela demonstra se faz ou não sentido e sua abordagem administrativa.

Aderência ao planejamento estratégico

Avalia se o modelo de maturidade se encaixa adequadamente ou não — fazendo os devidos ajustes — ao planejamento organizacional estratégico e mesmo operacional.

Plano e medição de melhorias

Referente à forma como se dá a implementação de melhorias na gestão de projetos.

No geral, qualquer processo de gestão de projetos pode ser desenvolvido a partir do foco em um novo nível de maturidade, em implementação e obtenção de resultados. Assim, modelos de maturidade do projeto podem ser muito bem adaptados ao seu processo de gestão. O segredo é que você saiba onde a sua empresa está e como ela pode chegar ao sucesso na execução dos projetos.

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O que é KPI?

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Projetos. 2 comentários em O que é KPI?

Os indicadores de desempenho estão cada dia mais presentes nas empresas porque refletem o desejo de gerenciar, controlar e alcançar os objetivos da própria organização ou de uma proposta específica. Os KPIs medem o desempenho de um projeto visando verificar se as metas determinadas no planejamento estão sendo devidamente cumpridas. Assim, para que sejam reais e possam realmente contribuir com a equipe, os KPIs devem ser mensuráveis. Quer saber um pouco mais sobre esses indicadores? Então acompanhe:

Qual a diferença entre KPI e métrica?

A sigla KPI vem do inglês e significa Key Performance Indicator, ou seja, indicador-chave de performance. E enquanto o KPI é um indicador primordial que mede o desempenho da empresa, a métrica até é também um indicador, mas não necessariamente essencial para a avaliar a eficiência da organização. Por isso, pode-se dizer que todo KPI é uma métrica, mas nem toda métrica é um KPI. De maneira bem sucinta e clara, a diferença entre KPI e métrica está na importância que o indicador representa frente aos objetivos estratégicos da empresa.

Uma empresa que realiza consultoria em gestão pode ter como indicador-chave de desempenho o número de clientes por região, por exemplo. Esse número é um KPI porque exprime o alcance do negócio, a conquista ou a perda de mercado e o grau de participação no segmento, oferecendo informações essenciais para que a empresa altere ou mantenha sua estratégia.

Essa mesma companhia pode ter como métrica, por exemplo, o gasto mensal de combustível de seus consultores ou representantes, dado que serve apenas para o monitoramento dos custos da empresa, mas que não é um valor que serve de parâmetro para aferição de performance. Logo, o custo total dos combustíveis não passa de uma métrica. Pense bem: um gasto mensal de 1.000 ou de 10.000 reais não tem vínculo direto com o desempenho da organização.

Como definir os KPIs de um projeto?

A definição dos KPIs começa pela demarcação do próprio objetivo do projeto. Tendo esse objetivo claro, é possível passar, então, para as metas, que são os desmembramentos desses objetivos em etapas menores, mais práticas e facilmente compreensíveis, a fim de que a equipe saiba exatamente o que deve ser feito.
Com as metas definidas e devidamente esclarecidas, são demarcados os meios a serem empregados para que as metas sejam cumpridas e, consequentemente, os objetivos. Chega-se, por fim, aos indicadores de desempenho, que devem refletir o sucesso — ou o fracasso — do caminho percorrido até o alcance do objetivo final.

Quantos KPIs são precisos para determinar o desempenho?

O número de KPIs necessários varia de empresa para empresa, de projeto para projeto, bem como de objetivo para objetivo. Projetos mais complexos tendem a ter mais KPIs, contudo, nem sempre uma quantidade maior de KPIs contribui para uma análise e um controle adequados.

O importante é que os KPIs sejam em número suficiente para que a equipe consiga visualizar todo o desempenho do projeto, podendo avaliar mudanças, tendências e novas ações necessárias para chegar ao objetivo do projeto no tempo acordado e com a qualidade desejada.

Lembrando que os KPIs podem ser divididos em duas vertentes: KPIs globais do projeto e KPIs por setor ou por equipe, que auxiliarão os profissionais envolvidos a compreenderem com maior clareza seus papéis e suas atribuições.

E como escolher os KPIs certos?

Já que não é possível gerenciar aquilo que não se mede, daí surge a importância do correto estabelecimento dos KPIs. Contudo, o gestor não pode simplesmente sair criando indicadores-chave de desempenho de maneira indiscriminada em todos os setores da empresa. Para isso, é preciso fazer uma análise criteriosa sobre os fatores diretamente ligados à performance do negócio e, mais que isso, saber direitinho como fazer a medição.

Um supermercado, por exemplo, não tem por que estabelecer um KPI referente ao número de vendas por gênero (masculino ou feminino). Isso não faria qualquer sentido, pois o segmento e os tipos de produto comercializados não recebem influência por serem consumidos por homens ou mulheres.

O mesmo definitivamente não acontece com uma rede de academias ou com uma franquia de salão de beleza, por exemplo. Para esses nichos de mercado, ter indicadores-chave de desempenho atrelados ao gênero dos consumidores é interessante sim, afinal, essas informações são cruciais para elaborar campanhas focadas em um público ou outro.
Assim, escolher os KPIs certos requer dos gestores um bom estudo, respondendo a questões do tipo: como o ambiente externo mostra sinais de que está aceitando o produto comercializado pela empresa e como o sucesso ou o fracasso do negócio pode ser efetivamente medido? Já facilita, não concorda?

Quais os benefícios de se determinar KPIs para um projeto?

Os indicadores de desempenho podem se apresentar, por exemplo, na forma de dashboard ou graficamente em relatórios de gestão, que auxiliem tanto a equipe como o gerente de projetos a conduzir a execução da proposta com mais eficácia. Assim passa a ser possível agir proativamente a fim de que os resultados almejados sejam obtidos conforme o planejado.

Além de constituírem um direcionamento a ser seguido, os KPIs auxiliam na tomada de decisões, pois refletem todo o andamento do projeto de maneira simples e direta, com chances reduzidas de falhas. O acompanhamento constante desses índices acelera o processo decisório, permitindo que as ações corretivas sejam realizadas com maior rapidez, de forma a otimizar tanto tempo como recursos.

Com toda a equipe focada nos KPIs há maior envolvimento por parte dos profissionais, que se sentem motivados a superar desafios no cotidiano, criando significado para sua atuação junto ao projeto. Trabalhando com uma equipe engajada, o gerente de projetos consegue otimizar o tempo de execução e os recursos, liderando com maior tranquilidade, certo de que todos sabem exatamente o que, como e quando fazer.

Como monitorar os KPIs de um projeto?

O monitoramento dos KPIs pode ser feito por meio de ferramentas de Business Intelligence, planilhas eletrônicas ou, ainda, de softwares de gerenciamento de projetos preparados especificamente para ofertar uma série de ferramentas para os gestores, facilitando, dessa forma, o trabalho de toda a equipe.
Monitorar constantemente os KPIs de um projeto é o que dá a segurança necessária para se tomar decisões mais acertadas e manter todos os processos, as metas e ações dentro do planejado. O segredo mora em estipular e monitorar!

Agora que já tem informações suficientes sobre o assunto, compartilhe conosco o que achou! Sua empresa tem KPIs bem-estabelecidos? Ela exerce o monitoramento adequado desses indicadores? Deixe seu comentário e contribua com o post!

currículo para vaga de gerente de projetos

5 dicas matadoras para elaborar um currículo para uma vaga de gerente de projetos

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 dicas matadoras para elaborar um currículo para uma vaga de gerente de projetos

A busca por um emprego é uma tarefa árdua. Especialmente em momentos de crise. Atualmente, a concorrência por vagas é alta e qualquer erro pode levar à perda daquele cargo tão sonhado. E o primeiro passo de entrada em uma empresa é a criação de um bom currículo.

O currículo é a sua apresentação em um processo seletivo. Ele traz um resumo de suas conquistas pessoais, a sua carreira e como a sua formação foi estruturada. Justamente por isso, é tão importante que ele seja bem formulado.

Não é difícil ver pessoas com excelente formação e grandes experiências profissionais sequer serem chamadas para uma entrevista por não terem um currículo bem elaborado. Isso ocorre especialmente em vagas com grande concorrência. Por isso, mesmo que você tenha uma carreira brilhante, é preciso saber como passar essa informação para o seu currículo de forma atraente e que prenda a atenção do empregador.

Não importa se o seu currículo é extenso ou resumido, ele tem que demonstrar para o recrutador a ideia de que você é a pessoa certa para a vaga. Caso contrário, a probabilidade de ele analisar todo o documento e identificar o seu potencial para o cargo será mínima.

E para que você tenha mais sucesso em busca de um novo emprego, separamos 6 dicas que o auxiliarão a elaborar um currículo para a vaga de gerente de projetos. Confira cada uma delas abaixo!

1. Evidencie suas conquistas profissionais

Para obter uma vaga de gerente de projetos, não é suficiente colocar em seu currículo apenas as suas experiências em outras empresas. É necessário ir além e demonstrar todas as suas conquistas até o momento.

Gerenciar pessoas, definir o escopo, avaliar os custos e saber criar um bom cronograma é o mínimo requerido para um cargo desses. Por isso, evidenciar essas atividades é um diferencial. Conte, sem se estender muito, qual era o seu papel nas várias fases dos projetos mais importantes da sua vida. Deixe claro como a sua influência contribuiu para o sucesso da iniciativa.

Para quem já atuou com gestão de múltiplos projetos, compartilhe os desafios enfrentados, quais as ações que você tomou e quais foram os resultados obtidos. Dê prioridade a projetos de destaque, que foram reconhecidos pelo mercado. Assim, será mais fácil para o recrutador encontrar dados que comprovem as suas afirmações.

Recebeu prêmios por alguma iniciativa? Não deixe isso de fora do seu currículo. Junto a certificados de qualidade, uma premiação deixará você em um lugar de destaque durante um processo seletivo. Elas mostram que a sua atuação foi responsável por colocar as organizações em que você atuou em um lugar estratégico.

2. Organize seus principais projetos por resultado

É importante você ressaltar as iniciativas que geraram os melhores resultados tanto para sua empresa como para o seu cliente. Isso demonstra que você é focado na entrega de resultados relevantes. Isso fará com que o recrutador dê continuidade na avaliação de seu currículo.

Levante dados sobre os seus melhores projetos e insira as informações sobre eles. Deixe claro o estado anterior do negócio antes da iniciativa e como as medidas adotadas impactaram as receitas e os indicadores da companhia, como o nível de produtividade e o número de erros a médio e longo prazos.

Destaque os principais projetos que você gerenciou e os que mais contribuíram para que as empresas atingissem os objetivos esperados. Eles serão capazes de demonstrar o que você é capaz de fazer em condições ideais de trabalho.

Se você ainda não possui muita experiência, enfatize suas conquistas acadêmicas. Deixe claras quais foram as conferências das quais você participou e como elas contribuíram para melhorar os seus conhecimentos técnicos.

Cursos também devem ser descritos. Dê um destaque especial aos que possuem mais importância para o tipo de projeto em que você deverá atuar na vaga pretendida. Se ela possuir foco em iniciativas como migração de serviços de TI, por exemplo, priorize os cursos de formação tecnológica.

Palestras e certificações não podem ser deixadas de lado. Esses são detalhes que demonstram o seu comprometimento em se manter com uma formação alinhada aos padrões do mercado, com foco na melhoria contínua do seu expertise.

Em outras palavras, manter-se atualizado é fundamental para alavancar sua carreira de gerente de projetos. Isso torna mais fácil a busca por um currículo para vaga de gerente de projetos incrementados, além de abrir novas portas durante a sua carreira profissional.

3. Destaque suas certificações

As certificações são documentos que apontam a capacidade de um profissional atuar em determinado campo sem que ele tenha, necessariamente, feito um curso ou uma formação completa na área. Esse é o caso, em geral, de pessoas que adquiriram conhecimentos sobre alguma rotina ou ferramenta no dia a dia ou por conta própria, estudando documentos e manuais de mercado.

Obtidas por meio de uma prova, cada certificação é emitida por uma entidade específica que, em geral, possui a autorização de um órgão regulador para realizar o processo de certificação. A sua obtenção pode ser o ponto chave para que o profissional consiga uma determinada vaga, uma vez que ela garante que você consegue atuar dentro dos principais padrões do mercado.

Se você possui certificação PMP ou Price-2, por exemplo, não deixe de mencionar isso em seu currículo. Como mencionamos anteriormente, ser um profissional certificado é um diferencial na sua carreira — e isso deve ser destacado.

Sempre avalie se existem novas certificações a serem obtidas na sua área de atuação. Não deixe de manter as certificações já existentes em dia. Especialmente se elas possuírem procedimentos para serem atualizadas regularmente.

Não se esqueça de que: uma certificação como a PMP colocará você me um lugar de destaque no mercado, mostrando para recrutadores a sua capacidade de atuar em diferentes áreas.

4. Tenha seu perfil no LinkedIn atualizado

Muitos recrutadores olham os perfis dos candidatos no LinkedIn. Garanta que o seu perfil esteja atualizado e bem feito. Não se esqueça de manter todos os dados atualizados.

Ter uma boa foto é uma das dicas mais importantes — por favor, nada de fotos de bermuda na praia. Escolha uma que demonstre que você é um profissional sério e pronto para enfrentar os problemas diários do mundo corporativo. Mas também não é necessário uma foto formal. Apenas apresentável.

Invista em um bom resumo, ele será a primeira informação a ser lida em seu perfil e, portanto, deve ter uma atenção especial. Conte, em poucas palavras, os maiores passos da sua carreira, o que você fez nos últimos anos e as suas conquistas. E não se esqueça de destacar os seus pontos fortes, além de descrever pontos-chave da sua formação.

Adicione competências e tente deixar o seu perfil o mais completo possível! Trate a sua página no LinkedIn como se ela fosse uma extensão da versão física do seu currículo para vaga de gerente de projetos. Coloque pontos importantes, de maneira clara e objetiva, como premiações, conquistas e cursos.

Aproveite e peça aos amigos que avaliem o seu perfil, indicando o que pode ser melhorado e os seus pontos-chave. Assim como na escrita do currículo físico, não ignore a gramática: todo o seu perfil deve ter uma linguagem objetiva, clara e sem erros.

5. Torne seu currículo visualmente agradável

De nada adiantará suas inúmeras qualificações se o seu currículo não for visualmente agradável. Pode até parecer óbvio, mas quando você não se atenta a essa questão, poderá dar a impressão de que você não se empenhou muito para desenvolvê-lo.

Utilize parágrafos, fontes simples, legíveis e discretas. Destaque os pontos relevantes, não se esqueça dos dados de contato e tente ser objetivo. Independentemente do estilo de que você goste mais, certifique-se de que seus projetos estão destacados como iniciativas separadas para cada posição que você desempenhou.

O layout de um currículo para vaga de gerente de projetos deve ser correspondente ao tipo de vaga e ao perfil do negócio em que o candidato quer atuar. Às vezes, é necessário manter uma estrutura mais sóbria, evitando cores e um tom jovial. Esse é um fator que pode contar muito na hora da seleção, portanto não esqueça de verificar como o visual do seu currículo para vaga de gerente de projetos está definido.

6. Atente para o básico

Há uma série de detalhes de um currículo que podem afetar as suas chances de entrar em uma empresa. Além das características do profissional e do layout escolhido, a maneira como os conteúdos é exposta, a gramática e outros detalhes básicos podem ser cruciais para definir as suas chances de sucesso ao buscar uma vaga.

Não deixe de ignorar tais detalhes. Verifique a quantidade de vezes que considerar necessário se não existem erros de sintaxe ou gramática. Avalie a concordância verbal, o uso de termos, identifique se há alguma sigla escrita de maneira incorreta ou termos repetidos excessivamente.

Também não deixe dados pessoais de fora. As suas informações de contato, como e-mail e telefone devem ser inseridas logo no início do seu currículo para vaga de gerente de projetos. Assim, caso a empresa opte por chamar você para uma entrevista, será fácil entrar em contato.

A criação de um currículo para vaga de gerente de projetos pode parecer complexa no início, mas com alguns cuidados, você pode fazer um documento matador. Quanto maior o número de detalhes inseridos e a clareza em suas palavras, mais fácil será para o recrutador perceber que você é o candidato ideal para a vaga almejada.

Ter um bom currículo é fundamental para conseguir as melhores vagas do mercado. Agora que você já conhece técnicas para criar currículos matadores para vaga de gerente de projetos, compartilhe este post em suas redes sociais!

Controle de projetos: o que é e como fazer

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Controle de projetos: o que é e como fazer

No universo da gestão de projetos, não é nenhuma novidade que só é possível gerenciar aquilo que se mede, certo? Apesar disso, ainda é bastante comum encontrarmos por aí um controle de projetos frágeis ou até mesmo que demonstrem ausência total de mecanismos de monitoramento. E esses indícios só demonstram que é preciso entender, de uma vez por todas, que a necessidade de exercer controle sobre o projeto é tão essencial quanto a própria necessidade de planejar!

Enquanto na fase de elaboração do plano a preocupação é resumida a se antecipar aos erros, estudar os cenários possíveis e traçar rotas que levarão o projeto ao destino certo, é somente no exercício do controle que se poderá, de fato, garantir que não será preciso lidar com desvios — ou, mesmo que aconteçam, dessa forma o gerente de projetos poderá intervir em tempo hábil. Assim parece bem melhor, não concorda?

Mas se você por acaso ainda se vê cercado de dúvidas sobre como implementar adequadamente o controle de projetos em sua empresa, não se desespere, porque as dicas que trouxemos no post de hoje certamente o ajudarão. Pronto para aprender identificar os status das atividades e acompanhar seus projetos adequadamente? Então confira:

Acompanhamento do projeto

Para que o controle aconteça de maneira eficiente, é necessário que seja executado de forma consistente e com a devida regularidade. Assim, o ideal é determinar uma periodicidade de execução e segui-la estritamente — quer seja semanal, quinzenal ou mensal, por exemplo. O dimensionamento do intervalo de execução desses controles deve ter como objetivo se manter dentro do tempo necessário para a correção dos desvios e a possibilidade de antecipação a novas falhas.

É durante esse acompanhamento que são coletadas e consolidadas as informações que dizem respeito à execução de uma dada atividade, realizando o contraste entre aquilo que foi previsto com o que foi efetivamente realizado. Promova o arquivamento desses registros do modo mais simples possível, mas preserve um histórico dos acompanhamentos realizados, da evolução das entregas e dos custos. Lembre-se de que essas são informações úteis não só para o projeto em questão, mas para servirem de dados no registro de lições aprendidas.

Levantamento de dados

Em um momento posterior, localize as razões dos desvios ou das eventuais tendências a fim de rastrear os motivos por trás das falhas e, ao mesmo tempo, chegar a soluções definitivas. Pare e pense por um minutinho: é melhor corrigir logo um defeito ou encontrar sua causa para que não ocorra uma segunda vez? Pois na verdade você deve tomar essas atitudes em conjunto! Mas para que possa atacar o defeito de forma categórica, eliminando ocorrências futuras, deve mesmo se concentrar na causas.

Nesse contexto, o Diagrama de Ishikawa pode ser uma boa ferramenta. Esse método consiste no desenho de uma flecha — ou espinha de peixe — que aponte para o problema ou o desvio. Com a base pronta, organize na parte superior as potenciais causas e suas ramificações, enquanto faz o mesmo na parte inferior, mas com categorias opostas.

Imagine, por exemplo, que o desvio seja relativo à baixa produtividade da equipe de projetos em 3D. Assim, seria traçada uma seta na vertical apontando para a baixa produtividade no processamento de dados, com as potenciais causas sendo divididas entre software, na parte superior, e hardware, na parte inferior. A partir daí é possível ramificar essas possíveis causas em outras mais específicas e assim sucessivamente, até que o problema raiz fosse devidamente identificado.

Intervenção de correção

Tendo como premissa que as razões para o desvio foram devidamente identificadas, basta agora estudar qual é a melhor ação para eliminar essas causas. Trata-se, portanto, de uma intervenção em forma de ação corretiva para trazer o projeto de volta aos trilhos. Nesse momento, deve-se agir tão logo quanto for possível, porque por mais que se tenha feito algo a respeito do problema, enquanto a causa não for eliminada por completo, o efeito persistirá.

E tão importante quanto implementar a correção é instituir mecanismos que possam comprovar a assertividade da ação. Caso os desvios sejam corrigidos, o caso está encerrado. Até aí tudo bem. Mas pode ocorrer exatamente o contrário, e, nesse caso, os esforços devem retornar à análise das informações.

Definição de etapas

Quando as etapas não estão suficientemente bem definidas, o controle se torna muito mais complexo e sujeito a erros. Afinal de contas, se a delimitação daquela atividade não é precisa, os limites de controle também não o serão. E assim como não é possível gerenciar aquilo que não se mede, tampouco é possível medir o que não se conhece.

Definir bem uma etapa significa ter uma demanda compreensível, inteligível e gerenciável. A prática de estabelecer marcos abstratos, que contêm inúmeras possibilidades de interpretação ou mesmo diferentes tarefas só compromete o exercício do controle. Projetos que não possuem etapas bem definidas resultam em controles extremamente frágeis, difíceis de implementar e pouco confiáveis. Assim, ter o cuidado de definir bem as etapas do projeto é simplesmente essencial.

Software de gerenciamento

Infelizmente, usar uma ferramenta para o gerenciamento de projetos ainda é considerado um luxo e não uma necessidade para algumas empresas. Mas a verdade é que a tecnologia está aí justamente para ser uma aliada. Nesse cenário, contar com um software de gerenciamento de projetos ajuda a, dentre outras coisas, melhorar o controle dos projetos na medida em que a organização da gestão se torna sistemática, estruturada e consistente.

Quando se pode contar com um programa de gerenciamento de projetos, promover o monitoramento se torna uma tarefa extremamente simples, uma vez que todo o ciclo de vida do projeto está inserido no aplicativo. Aí basta basicamente seguir o roteiro! Esse é, sem dúvida, um dos maiores investimentos que a empresa pode fazer a fim de melhorar o monitoramento e o controle de seus projetos.

Como no ambiente do gerenciamento de projetos é praticamente impossível que as coisas saiam exatamente da forma como foram planejadas, cabe ao controle a tarefa de subsidiar a intervenção do gerente de projetos. Imprevistos, falhas e desvios fazem sim parte do dia a dia dos trabalhos de gestão, mas não se trata somente de eliminar esses problemas, mas também de encontrar meios que permitam prevê-los ou identificá-los, a fim de minimizar os efeitos sobre as restrições de prazo, custo e qualidade.

Sendo cíclico, o controle de projetos visa tanto oferecer meios para que as ações se mantenham como alternativas para que retornem ao rumo certo, representando uma postura proativa e evidenciando o aspecto dinâmico que deve permear a cultura de planejamento da organização.

Então agora nos conte: como sua empresa exerce o controle sobre os próprios projetos? Deixe seu comentário e compartilhe suas experiências conosco!

Conheça e entenda as 12 principais metodologias de gestão de projetos

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Conheça e entenda as 12 principais metodologias de gestão de projetos

Todos sabemos que o mercado de trabalho tem se tornando mais disputado e que o nível de exigência dos clientes tem aumentado consideravelmente. Assim, aplicar as metodologias de gerenciamento de projetos se torna imprescindível.

Obviamente, cada empreendimento tem suas próprias particularidades, necessitando de estratégias específicas. É válido afirmar que gerir um projeto incorre na aplicação de conhecimentos, ferramentas e técnicas para que os objetivos definidos sejam alcançados.

Usar uma das metodologias de gestão de projetos permite a execução adequada de todas as atividades envolvidas e garante eficiência ao processo. É importante contar com ferramentas que se alinhem com as premissas da empresa, melhorando seus resultados e unificando os principais setores.

Ficou interessado no assunto e quer saber mais? Então, continue a leitura deste artigo para conhecer e entender as 12 principais metodologias de gestão de projetos.

QUAL A IMPORTÂNCIA DE ADOTAR UMA METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROJETOS?

As metodologias de gestão de projetos são fundamentais para que a empresa possa sistematizar melhor seus objetivos e estratégias e, assim, conseguir concretizá-los. Esse tipo de investimento é essencial para que a empresa consiga alcançar novos patamares. Para tanto, é preciso de ações positivas, como:

desenvolver potenciais;
capacitar equipes;
gerar melhorias;
conscientizar o time.

Entretanto, se essas ações são realizadas sem uma gestão apropriada e planejada, o resultado pode não ser satisfatório, já que algumas tarefas poderão ser esquecidas e, obviamente, as avaliações dos clientes não serão positivas.

Além disso, não podemos deixar de mencionar que as empresas raramente coordenam apenas um único projeto por vez. O comum é gerenciar vários projetos ao mesmo tempo, exigindo muita atenção e um trabalho extremamente cuidadoso, que pode ser simplificado com as metodologias de gerenciamento de projetos.

Esse gerenciamento é tão fundamental que conta com instituições de referência, como o PMI (Project Management Institute), que elabora normas com o padrão PMBOK (Project Management Body of Knowledge), utilizado em todo o país. As padronizações foram baseadas em estudos aprofundados e ajudam as corporações e seus respectivos gestores a organizarem melhor seus projetos.

QUAIS AS PRINCIPAIS METODOLOGIAS DE GESTÃO DE PROJETOS?

Existem inúmeras metodologias de gerenciamento de projetos e cada uma delas tem suas características específicas. É importante deixar claro que a escolha da melhor metodologia para a sua empresa depende da afinidade do gestor e do nível de gerenciamento que se deseja ter.

1. PRINCE 2

O nome significa Projeto em Ambiente Controlado (do inglês, Project in Controlled Enviroment). O PRINCE 2 é um método britânico, utilizado em larga escala, em mais de 150 países. O seu principal foco é o produto e as entregas que devem ser realizadas durante a execução do projeto. Para isso, é preciso cumprir alguns princípios básicos:

justificativa para o desenvolvimento do projeto;
aprendizado com erros e acertos passados;
repartição bem definida de papéis;
divisão do projeto em estágios;
tolerância com adversidades;
foco nos resultados;
grau de flexibilidade, adaptando o método ao projeto.

O PRINCE 2 acompanha todo o projeto. No início, é realizada a primeira idealização e a busca de viabilidade. O desenvolvimento das atividades corresponde às fases de controle, revisão e monitoramento, até que o empreendimento seja finalizado.

Como destacado, essa é uma das metodologias de gerenciamento de projetos mais utilizada em todo o mundo, mas tem como desafios o fato de apresentar poucas técnicas e de a bibliografia de referência, em geral, estar em Inglês.

2. PMBOK

O PMBOK não pode ser considerado uma metodologia, mas sim um guia com as melhores práticas em gestão de projetos, elaborada pelo PMI. Hoje, pode-se dizer que o PMBOK é considerado a “Bíblia da gestão de projetos”.

O documento é dividido em 10 áreas de conhecimento, permitindo aos gestores planejar, executar e controlar todos os pontos relativos a um empreendimento. É válido dizer que o PMBOK é uma das metodologias de gerenciamento de projetos mais utilizada em todo o mundo, principalmente pelo fato de as melhores práticas serem genéricas, ou seja, se adaptarem a qualquer tipo de projeto.

Não podemos deixar de mencionar que esse guia descreve o ciclo de vida de um projeto de forma completa. Além disso, utiliza-se de normas, processos, técnicas e métodos consolidados em inúmeras áreas, garantindo uma gestão eficaz, estratégica e de resultados.

As 10 áreas de conhecimento do PMBOK são:

Gerenciamento de integração.
Gerenciamento do escopo.
Gerenciamento do tempo.
Gerenciamento de custos.
Gerenciamento da qualidade.
Gerenciamento de recursos humanos.
Gerenciamento de comunicações.
Gerenciamento de riscos.
Gerenciamento das aquisições.
Stakeholders.

3. Scrum

O Scrum é uma metodologia para desenvolver produtos e pode ser utilizada em conjunto com a gestão de projetos. Ele é um exemplo da metodologia ágil que engloba um conjunto de práticas focadas na rapidez e na eficiência das ações de uma equipe, no uso de softwares, na participação do cliente e na capacidade de reagir de forma madura às principais mudanças.

É interessante destacar que essa metodologia se concentra em pequenos passos, em vez de focar no resultado final. Assim sendo, a meta principal é dividida em pequenas etapas, que podem durar até 4 semanas (essas etapas são chamadas de sprints).

Ao findar cada sprint, deve-se realizar uma reunião com o objetivo de se fazer uma retrospectiva, na qual se apresentam os resultados e se discute o que poderia ter acontecido de maneira diferente. Deve-se apontar os fatores de sucesso e as principais interferências encontradas, replanejando as atividades para o próximo sprint, buscando a melhoria contínua.

4. Caminho crítico

O método do caminho crítico foi desenvolvido na década de 1950 e leva em consideração que, em qualquer projeto, existem tarefas que estão ligadas entre si por vínculos de dependência. Em outras palavras, algumas tarefas só podem ser iniciadas depois que outras forem completadas, formando o caminho crítico do projeto.

Assim, o gerente de projetos deve ser capaz de definir essas atividades e priorizá-las, já que, se não forem executadas, elas poderão bloquear o caminho e causar grandes prejuízos, como o atraso do cronograma de atividades.

Um projeto pode ter mais de um caminho crítico. A melhor maneira para defini-lo se dá por meio de um diagrama de redes, que mostra uma visão gráfica das atividades e como elas se relacionam umas com as outras.

5. Project Model Canvas

O Project Model Canvas também é uma das metodologias de gerenciamento de projeto mais conhecidas e utilizadas. Essa metodologia propõe a substituição de toda a documentação, projetos e demais papéis por uma folha A4 e alguns post-its.

À primeira vista, parece ser bem simples e pouco eficaz. Contudo, a aplicação desse método pode gerar resultados surpreendentes. Para tanto, o gestor de projetos deve se reunir com cada uma das equipes e criar um plano de projeto simples e objetivo.

Para o melhor funcionamento do Project Model Canvas, os integrantes devem fazer seis perguntas fundamentais:

por quê?
o quê?
quem?
como?
quanto?
quando?

A partir das respostas a essas perguntas, é possível ter ideias mais claras e, utilizando os post-its, torna-se mais fácil definir o plano de projeto. Esse tipo de metodologia tem como vantagem principal a facilidade no entendimento, inclusive por colaboradores que não estão familiarizados com o tema ou que sejam inexperientes.

6. Gestão da qualidade

A ABNT NBR ISO 9000 — Sistema de Gestão de Qualidade e a norma ABNT NBR ISO 10006 — Diretrizes para a qualidade no gerenciamento de projetos são responsáveis por garantir uma gestão de qualidade a qualquer projeto.

As normas buscam diretrizes para preservar uma padronização na gestão de projetos, certificando a sua qualidade, independentemente do seu escopo. Em outras palavras, a gestão da qualidade aborda processos que levarão o projeto ao objetivo final.

7. Six Sigma

O Six Sigma também não é considerado uma das metodologias de gestão de projetos, apesar de ser um recurso excelente para se aplicar aos projetos e obter melhores resultados.

Podemos dizer que o Six Sigma se baseia em estatísticas para medir as inconformidades de um produto, durante a execução do projeto, buscando sua eliminação. De acordo com os padrões do Six Sigma, o resultado final deve ser livre de defeitos em um percentual de 99,9996%.

Para alcançar esse percentual, existem dois processos principais: DMAIC e DMADV, ambos inspirados no ciclo PDCA (Plan – Do – Check – Act).

DMAIC — Define (Definir); Measure (Medir); Analyse (Analisar); Improve (Melhorar); Control (Controlar)

O principal objetivo de um processo DMAIC é garantir a melhoria no desempenho de um processo ou um produto e, também, o uso de ferramentas de qualidade de forma quantitativa e mensurável.

DMADV — Define (Definir); Measure (Medir); Analyse (Analisar); Design (Desenhar); Verify (Verificar)

O processo DMADV tem como principal objetivo facilitar o lançamento de novos produtos no mercado e, também, a remodelagem de processos, quando o aumento de desempenho (proveniente do DMAIC) já não é suficiente para suprir as demandas.

É importante destacar que muitas empresas estão combinando o conceito de Six Sigma com o conceito Lean (enxuto, sem desperdícios). O resultado é o Lean Six Sigma, que é um conjunto de práticas com o objetivo de atingir altos níveis de qualidade por meio de processos eficientes e econômicos.

8. MPMM

O MPMM (Project Management Methodology) foi desenvolvido pela empresa Methods 123 Ltd. Ele possibilita criar e gerenciar projetos com efetividade e é baseado no PMBOK e no PRINCE 2.

O MPMM divide-se nos pacotes:

standard: versão mais voltada para projetos médios e pequenos, sendo aplicável em apenas um computador;
professional: permite até 20 usuários e foca em projetos de qualquer porte;
enterprise: apropriada a um número maior de pessoas operando e que trabalha com uma grande quantidade de projetos simultaneamente.

Um desafio do MPMM é que ele apresenta menos funções, mas as que tem são bem específicas e úteis. Além disso, o manual, os tutoriais e as informações são todos em inglês, o que pode dificultar a sua implementação, bem como a compra do produto, que deve ser feita em dólares. Mesmo assim, é um bom investimento para o seu negócio.

9. Methodware

O Methodware tem duas versões: convencional e básica. A versão convencional inclui cerca de 30 processos, enquanto a básica inclui apenas 13. Esses processos estão distribuídos entre grandes etapas, que envolvem:

planejamento;
execução;
monitoramento;
controle;
encerramento.

É possível, ainda, utilizar a matriz RAB para melhorar a eficácia desse método. Dessa forma, é possível montar uma planilha e atribuir notas de importância para cada tarefa, de acordo com as métricas pré-definidas. Uma das vantagens consideráveis dessa metodologia é a versão em português, que facilita a compra, o aprendizado e o uso da ferramenta.

10. Zoop

Produzida na Alemanha entre os anos 70 e 80, a metodologia Zoop significa, em português, Planejamento de Projetos Orientados Por Objetivos (Zielorientierte Projektplanung).

O acompanhamento dos projetos é realizado por meio de quatro tarefas:

análise;
elaboração;
colocação em prática;
avaliação dos processos e resultados.

A metodologia Zoop é considerada mais sólida, principalmente pelo fato de já estar há muito tempo presente no mercado. Um grande diferencial é a possibilidade de participação popular, facilitando a interação com comunidades, grupos, cooperativas e no uso por organizações do Estado.

11. TenStep

Outra das principais metodologias de gestão de projetos é o método TenStep. Como o próprio nome sugere, é preciso realizar 10 passos. A primeira e a segunda etapa devem ser realizadas em ordem, enquanto as demais podem ser cumpridas de forma aleatória.

É preciso definir um projeto e construir um programa. Após a finalização dessas etapas, pode-se investir em qualidade, mudanças, riscos e medidas. Todas essas atividades são integradas pelo 3º passo, no qual se trabalha com o cronograma e com o orçamento.

12. Waterfall

Waterfall ou cascata, em português, é outra das metodologias de gerenciamento de projetos conhecida em todo o mundo. Seu principal objetivo é a execução sequencial de etapas, a partir de uma ordem lógica, buscando atingir um determinado resultado.

Essa metodologia é simples de se entender, principalmente pelo fato de que uma tarefa só pode ser iniciada quando sua predecessora for finalizada. Porém, nem tudo são flores: qualquer mudança no escopo do projeto, por menor que seja, pode interromper o fluxo e causar grandes transtornos.

Apesar de ser considerada uma metodologia tradicional e amplamente empregada em setores de fabricação ou construção, ela não pode ser considerada flexível. Alguns especialistas consideram que a Waterfall foi o primeiro modelo adotado na engenharia de software.

Quais as inovações nas metodologias de gestão de projetos?

Uma grande inovação nas metodologias de gestão de projetos é a inclusão de softwares e outros sistemas capazes de permitir um acompanhamento das atividades em tempo real. O mundo contemporâneo está mais ágil e exige que os profissionais sejam mais pontuais em suas interferências.

Assim, pode-se dizer que as metodologias de gerenciamento de projetos são esquemas sistematizados que orientam a idealização e a concretização de projetos, sendo consideradas fundamentais para garantir a qualidade e tornar possível que os resultados sejam alcançados. Obviamente, cada metodologia apresenta seu diferencial e suas qualidades e a escolha da melhor alternativa depende das necessidades do projeto.

E aí, gostou do nosso artigo? Conheceu as principais metodologias de gestão de projetos? Quer mais informações sobre esse assunto? Então, que tal conhecer os sete segredos para uma gestão de projetos de alta performance?

Série: Dicas para cada etapa do projeto: 5 dicas para o planejamento do projeto

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Série: Dicas para cada etapa do projeto: 5 dicas para o planejamento do projeto

O planejamento do projeto significa definir as etapas necessárias para se chegar a um objetivo e contribui para criar um caminho, um direcionamento para a equipe, que deve estar ciente dos pressupostos básicos do planejamento para que este se realize.

No gerenciamento de projetos, o planejamento é crucial para que haja consonância nas expectativas de todos os envolvidos com o projeto, desde o sponsor até sua equipe, dos fornecedores aos patrocinadores. É através do planejamento que se constrói uma linha de conduta acordada com todos e que se estabelece as regras do jogo. Portanto, sem planejamento fica quase impossível levar um projeto adiante e garantir a satisfação de todos até o final.

Para a execução do planejamento do projeto, o gestor pode seguir um roteiro básico de ações visando garantir as boas práticas do gerenciamento de projetos e equilibrar os riscos inerentes a ele. Apresentamos a seguir algumas dessas ações. Acompanhe:

Lembre-se de que o projeto deve ser visto como um veículo de comunicação

Mais do que um conceito, o planejamento do projeto é o que dá corpo à ideia, influenciando os envolvidos positivamente em relação à execução do mesmo. Ao entrar em contato com fornecedores e patrocinadores, é o plano do projeto que vai estimular o investimento no seu negócio. Assim, cabe ao gestor a criação de um planejamento claro, conciso e convincente, dando todas as diretrizes.

Prepare-se para os ajustes em seu planejamento

Todo e qualquer planejamento está sujeito às nuances do mercado, do cliente, do consumidor e de toda a cadeia que envolve o projeto. Ou seja, uma hora ou outra, será necessário mudar alguma coisa no seu planejamento. Mas não se assuste, isso é natural. Quando você está preparado para as mudanças, fica mais fácil mensurar os impactos positivos e negativos e criar mecanismos de garantia de execução do projeto mesmo com estes desvios.

Divida o planejamento em fases

Para facilitar a compreensão do seu projeto, divida seu planejamento em fases, criando pequenos entregáveis ao longo do projeto. Além de tornar o seu trabalho mais fácil, as pessoas conseguem vislumbrar com maior clareza aonde você pretende chegar. Outra questão que fica mais visível com a segmentação por fases é o papel de cada membro da equipe, os cronogramas e as responsabilidades.

Foque no necessário

Um bom planejamento precisa ser claro e objetivo, não se preocupe com a extensão. Quanto mais conciso for o seu planejamento, menor a possibilidade de falhas de interpretação. Uma medida que pode ser adotada é detalhar cada fase do planejamento de acordo com a sua execução, poupando as pessoas de ler extensas descrições sem necessidade.

Tenha um cronograma de execução

O cronograma serve para colocar a sua equipe a par da execução do projeto e dos prazos para realização dos entregáveis. É uma maneira de controlar se as atividades inerentes ao planejamento estão sendo executadas conforme o planejado e cobrar o desempenho da equipe. Ele também serve para que você demonstre ao sponsor e aos patrocinadores o desenvolvimento do projeto e se ele está dentro do prazo acordado para entrega.

E você? Como você faz o seu planejamento? Você considera alguma outra etapa? Conte pra gente!