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3 etapas de um plano de consultoria vencedor

Você está acostumado a prestar consultoria e sabe que cada cliente tem sua própria necessidade, não é? A alta customização é comum na vida de qualquer consultor e não deve ser vista como um bicho de sete cabeças. Mas se as expectativas de cada cliente são tão diferentes entre si, o que garante o sucesso do plano de consultoria na gestão dos projetos?

Como um profissional organizado, você pode programar o desenvolvimento do plano de consultoria em três etapas. É uma forma de se preparar para lidar com diferentes tipos de clientes e coordenar as mais diversas situações que surgem em seu dia a dia.
Vamos conhecer melhor cada uma delas?

1. Briefing: como estimar o tamanho do projeto antecipadamente

Um erro comum é fazer esta estimativa apressadamente ou mesmo pular esta parte de estimar o tamanho do projeto de consultoria. É preciso formatar o escopo do projeto para atender as necessidades do seu cliente, ver as limitações que poderão existir e qual será o tamanho do esforço envolvido para estimar prazos e datas de entrega.

Não é à toa que esta é a primeira parte do plano de consultoria. Aqui se tem a oportunidade de conquistar a confiança do cliente ao elaborar um bom briefing, prevendo com mais precisão as metodologias que serão utilizadas e os prazos de entrega.

Esta previsão pode conter:
•    Qual sistema de gerenciamento de projetos será utilizado;
•    Programação de reuniões, incluindo possíveis datas e a periodicidade (semanais, quinzenais, mensais);
•    Calendário de entregas de relatórios parciais e final;
•    Programação do tempo dedicado e dos gastos previstos em cada etapa.

2. Estratégia: como saber a coisa certa a fazer e o momento de entrar em ação

Não tem jeito: só chega aonde quer quem tem em mente o seu destino. Portanto, trace antes de tudo o objetivo do projeto e o que fará para alcançá-lo. Nesta parte é preciso priorizar as atividades e adiar aquilo que não exige tanta urgência para ser feito. Estabeleça para você mesmo um limite de horas que pode dedicar a esse projeto específico. Feito isso, priorize as atividades mais urgentes e aquelas de base, que precisam ser feitas para dar suporte às etapas seguintes.

Aqui também entra em ação a delegação de tarefas. Preveja cada trabalho que irá executar sozinho, quais precisará da equipe (e já insira o nome do responsável) e se houver tarefas que dependam de alguém de dentro da empresa do cliente, registre também.

3. Execução: como garantir que tudo que planejou será feito

Depois que o briefing e a estratégia são aprovados, chega o momento de colocar em ação tudo que foi planejado nas fases anteriores. Execute suas tarefas na ordem programada e acompanhe a execução dos demais trabalhos, para garantir que os prazos do cronograma sejam cumpridos e que o cliente não irá sentir-se prejudicado. Lembre-se que, mesmo que haja tarefas de terceiros envolvidos, a responsabilidade em cumprir com o que foi planejado é sua.

Se em algum momento perceber que o planejamento está além ou aquém da execução, retorne à etapa 2 e reconsidere prazos e responsáveis por cada tarefa. O importante é não perder o rumo, mesmo que os planos precisem ser revistos.

Afinal, a vantagem de utilizar essas três etapas para organizar um bom plano de consultoria é poder ter uma visão geral do processo a todo momento, do briefing à execução. Não deixe de registrar cada uma delas, seja em uma planilha ou em um software específico para gerenciamento de projetos.

Como você costuma organizar seus projetos? Compartilhe suas dicas com a gente nos comentários!

Planejamento simplificado de projetos

O planejamento é uma etapa fundamental de qualquer empreendimento. Quando falamos de gestão de projetos, o planejamento simplificado estratégico representa a missão, a visão e os valores de uma empresa com o intuito de construir seus objetivos e metas, levando em conta as condições internas e externas do negócio.

Entretanto, nem sempre as empresas possuem tempo suficiente para cumprir com todas as etapas do planejamento. Por isso, diante de um contexto de urgência, em que há a necessidade de uma rapidez que garanta também a eficiência, surge o planejamento simplificado. Neste plano trabalha-se com os processos fundamentais referentes às principais áreas de conhecimento estruturadas no PMBOK de forma simplificada. A 5ª edição do PMBOK traz de volta os processos de planejamento, que haviam sido extintos na 4ª edição.

Cenários específicos requerem um processo de gestão mais assertivo, em que a elaboração do plano de projeto é acelerada, mesmo que isso gere um grau de tolerância aos riscos maior do que em um planejamento tradicional. Diante disso, qual é a melhor forma de fazer um planejamento simplificado para sua empresa?

Prioridade dos processos

Para um planejamento estratégico simplificado ser eficaz é preciso identificar quais são os processos indispensáveis para o funcionamento de seu negócio. Ao dar agilidade a documentos críticos necessários para garantir que o propósito, o escopo, os prazos e o orçamento sejam respeitados, é possível focar em outros processos considerados cruciais e que precisam da máxima prioridade.

Confira a seguir um guia de como fazer um planejamento de projetos simplificado de acordo com os principais processos destacados no PMBOK.

Escopo

No planejamento simplificado dê prioridade para o estabelecimento das premissas do projeto e para a identificação das partes interessadas, os stakeholders.

Em seguida, defina o objetivo a ser atingido, contexto e estratégia do projeto. Para tanto é necessário elaborar a Estrutura Analítica de Projeto (EAP). Por fim, não deixe de ter em mente se há algum escopo não incluído no projeto que precisa ser definido.

Tempo

Desenvolva o cronograma do projeto com a descrição das principais entregas, critérios de aceitação e marcos. É importante também definir o controle das mudanças de escopo e cronograma. Para tanto, descreva como será o processo de controle do escopo, principalmente a respeito das mudanças aprovadas ou reprovadas.

Custos e Aquisições

Com base no escopo do projeto estipule os principais requisitos necessários para o cumprimento das metas e objetivos. Faça uma estimativa do orçamento dando destaque ao limite máximo autorizado de gastos com o projeto.

Riscos

Identifique os riscos envolvidos no projeto e possíveis impactos organizacionais que sua execução possa vir a gerar. Para tanto, estabeleça as restrições inerentes ao projeto, destacando principalmente custo, prazo e condução.

Não deixe de desenvolver um Plano Básico de Riscos (PBR). Este documento deve focar nas ameaças ao projeto, planejando respostas aos riscos mais significativos e analisando qualitativamente o desenvolvimento do projeto.

Recursos humanos e qualidade

Por fim, não deixe de indicar o gerente do projeto e qual será sua equipe. Elabore a matriz de responsabilidades dos envolvidos no projeto, sejam eles funcionários internos ou consultores externos.

Seu planejamento estratégico simplificado também deve ter um documento em que os requisitos e métricas de qualidade estejam definidos. planejamento estratégico simplificado não tem grandes mistérios e pode ser aplicado a negócios emergentes ou projetos internos de uma companhia. Trabalhando a partir dos principais processos de um plano estratégico como escopo, tempo, custos, riscos, recursos humanos e qualidade é possível elaborar um planejamento simplificado que seja também eficiente!

O que faz uma empresa que cresce mais rápido

O sonho de todo empreendedor é iniciar uma empresa que cresce mais rápido, atraindo cada vez mais clientes e gerando lucro. Infelizmente, a maioria acaba falhando. Uns por falta de experiência, outros por problemas no produto, serviço, atendimento e até mesmo preço.

Por outro lado, entre as empresas que alcançam o sucesso, há alguns fatores em comum que podem servir de ajuda para empresários iniciantes. A maneira como essas empresas lidam com seu planejamento, com seus projetos e sua gestão levaram elas a experimentar o crescimento de hoje.

Apesar de não ser uma fórmula aplicável a todos os tipos de negócio, construir uma empresa que cresce mais rápido, somada a essas estratégias que alavacam o mesmo crescimento, são lições preciosas para serem adaptadas à sua empresa. Confira:

Forte planejamento estratégico

É comum ouvir que planejamento é tão ou mais importante do que execução de uma atividade. Isso acontece porque é nessa fase que se define o escopo, prazos e custos de novos projetos. A falta de atenção ou algum grande erro pode gerar significativas perdas financeiras para as empresas. Dessa forma, não se adiante com a execução de projetos e foque em ter certeza de que está cobrindo todos os aspectos do trabalho.

Através de um forte planejamento estratégico, também é possível prever o caminho para o qual a empresa está indo. A partir disso é possível avaliar a necessidade de se fazer mudanças no curso ou até mesmo uma reestruturação total. O planejamento também facilita a comunicação de valor com os colaboradores, já que todos tem uma visão clara de quê e por que estão trabalhando.

O planejamento estratégico forte é fundamental se você quer uma empresa que cresce mais rápido, implicando diretamente nas suas aquisições de novos clientes, margens de lucro e expansão.

Ligação com projetos

Uma ação unânime entre as empresas com crescimento rápido é a sua ligação com novos projetos. Um grande erro de empreendedores iniciantes é tentar cumprir os mais variados projetos, acreditando que o ideal é acumular clientes e faturamento. Apesar de tentadora, essa estratégia costuma dar errado para a maioria das empresas.

O ideal é buscar por projetos que estejam de acordo com o conhecimento da empresa, criando assim um core business que sirva de referência para o mercado. Essa ligação, mesmo que seja lenta no começo, será responsável pela maioria dos grandes projetos no futuro e por acelerar, exponencialmente, o crescimento do negócio.

Gestão orientada a resultados

A gestão de uma empresa precisa caminhar lado a lado com o seu planejamento, servindo de métrica para validá-lo. A partir de uma boa gestão se faz possível construir um negócio preparado para o sucesso. De nada adianta focar na aquisição de clientes se você não está preparado para gerir seu time e entregar, com sucesso, cada projeto.

Definir sua gestão e orientá-la para a busca de resultados é uma das boas maneiras de manter seu time unido e focado no objetivo de fazer sua empresa crescer rápido. Mais do que isso, apenas com uma boa gestão será possível buscar a escalabilidade do negócio, que é quando o faturamento aumenta sem alterar significativamente os custos.

Essas dicas são úteis para você encontrar o melhor caminho para o sucesso e, também, para descobrir que mesmo as grandes empresas, um dia, passaram pelos mesmos desafios.

Alguma dúvida? Aproveite os comentários abaixo para entrar em contato.

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10 hábitos de um consultor organizado

Vamos falar sobre a batalha diária e necessária de se vencer no dia a dia: permanecer um consultor organizado. Afinal, quando o caos se instala na rotina, o trabalho fica bem mais complicado, ineficiente e até mesmo frustrante. Mas manter o caos bem distante pode não ser uma tarefa fácil, porque aquela “lei básica”, a Lei de Murphy, parece sempre tentar se fazer presente na agenda de qualquer consultor.

Fica então a pergunta: o que um consultor organizado pode fazer para não ficar à mercê das mudanças de planos? Há diversas formas para fazer isso – e você certamente terá uma surpresa, ao perceber que nem tudo se trata de listinhas de roteiros diários. É tudo uma questão de trabalhar de modo inteligente e eficiente em relação à gestão dos seus projetos. Com vocês, 10 hábitos que são os verdadeiros mandamentos do consultor organizado!

1. Planeje seu dia

Ao começar seu dia de trabalho, tenha à disposição um roteiro pronto para você, com horários e anotações importantes sobre os pontos centrais do seu dia. Evidente que é preciso haver flexibilidade e prioridades, sempre intercalando atividades mais duras, com outras suaves. Tudo isso sem jamais se esquecer do tempo para seu almoço, que pode revitalizar suas energias no meio do dia. Em resumo, antes de trabalhar na consultoria de gerenciamento de projetos de outras empresas, comece pela priorização dos seus.

2. Procure dirigir o mínimo possível

Infelizmente, consultores precisam dirigir bastante. Ir de cliente em cliente é parte do trabalho. Mas procure reduzir o tempo em trânsito sempre que possível. Se você tem quatro reuniões em lugares diferentes, procure marcá-las de um jeito que você consiga se locomover o mínimo entre uma e outra. Evite ir do Oeste para o Leste da cidade, só para depois voltar à região oeste no final do dia. Além de facilitar sua vida, agrupar os compromissos por localização vai reduzir o risco de atrasos e os custos com combustível também.

3. Compre um smartphone

Nesse meio profissional, todos costumam ter gadgets e dispositivos tecnológicos para acessar a agenda, consultar a internet, responder e-mails e localizar o endereço da próxima reunião. Para não andar com tablet, notebook, GPS e telefone para lá e para cá (se preocupando em carregar as diferentes baterias), procure centralizar a maior parte dessas funções em um smartphone. Seja iPhone ou telefone com sistema Android, o que importa é ter um único equipamento para ajudá-lo a se organizar ao longo do dia.

4. Armazene contatos

Com seu smartphone em mãos, certifique-se de que os principais aplicativos estejam atualizados e os novos contatos sejam sempre armazenados. Inclua o máximo de dados possível: não apenas nome e telefone, mas nome completo, empresa, telefone direto na empresa, número do celular e e-mails. Vai evitar que de repente você se depare com uma lista de 15 pessoas com o mesmo nome, sem saber exatamente a qual delas é a que você precisa dar retorno. Além disso, grave uma mensagem de voz solicitando contatos completos a quem deixar recado, como: “Não posso atender agora. Informe seu nome, empresa em que trabalha e telefone. Darei retorno assim que possível”. Serão muitos os momentos em que você estará em reunião, sem poder interromper e atender ligações. Checar a caixa de voz ao longo do dia pode ajudar a mantê-lo atualizado sobre o andamento de projetos e permitirá atender as dúvidas de clientes.

5. Possua informações básicas dos clientes

Valor total da receita bruta anual, receita líquida, principais fontes de receita, margem operacional e total do market share são alguns dos dados que você vai precisar ter à mão. Ao avaliar e ao executar os projetos dos clientes, se algum desses números gerar dúvidas, você vai precisar interromper o fluxo de trabalho para levantá-lo ou revisá-lo. Evite esse tipo de contratempo colhendo os dados já no início dos trabalhos e mantendo-os disponíveis para consultar a qualquer momento.

6. Pesquise sobre o corpo administrativo das empresas

Conhecer como a empresa aprova projetos internamente, quem é o responsável por cada área, o papel dos superintendentes, diretores e mesmo do CEO pode ser bastante vantajoso para qualquer consultor que planeja se destacar nesse concorrido mercado. Pelo site da empresa ou Linkedin, procure reconhecer inclusive os rostos dessas pessoas. Há muitas histórias de consultores novatos que tiveram uma conversa informal com um funcionário no refeitório da empresa e, uma semana depois, vieram a saber que aquela pessoa era, na verdade, um vice-presidente executivo.

7. Fique por dentro da concorrência

Não leva mais de algumas horas de pesquisa e faz com que você consiga perceber, de forma mais clara, qual a real posição do seu cliente no mercado. Para isso, tenha acesso a relatórios de pesquisa das empresas do setor que você atende, consulte analistas de mercado, sites de finanças e outras fontes.

8. Leia todo documento preparado pelo cliente

Essa é mesmo uma lei. Na véspera da reunião com o cliente, reveja as últimas versões dos documentos trocados, sempre com muita cautela. Dados imprecisos ou mal redigidos podem levar a problemas ao longo do trabalho e podem colocar em jogo a sua reputação profissional.

9. Faça backups

Siga o mandamento dos escoteiros e esteja “sempre alerta”. É óbvio que ninguém pedirá que você carregue cinco tablets, quatro laptops e HD externo. Mas faz parte do seu trabalho garantir que as informações estão seguras e fazer cópias dos documentos importantes em pastas na nuvem (usando Dropbox ou Google Drive, por exemplo). Pedir adiamento de prazo em cima da entrega de algum projeto com a desculpa de problema no computador ou perda de documentos é sinônimo de falta de profissionalismo.

10. Desenvolva bons hábitos… e rápido!

O quanto antes desenvolvermos bons hábitos na área de gerenciamento de projetos, melhor nos sairemos em nossos planejamentos. No caso dos consultores, isso significa ganhar novos e mais clientes, com base na reputação adquirida pelo sucesso de projetos entregues. O legado do árduo trabalho é a respeitabilidade e a visibilidade que ele permite alcançar. Portanto, não deixe para amanhã para começar a mudar sua conduta e vida profissional.

Que hábitos você tem que o ajudam a se manter um consultor organizado? Compartilhe suas dicas nos comentários!

Como Gerenciar a Experiência do Cliente em um Projeto

Qual é o melhor restaurante que lhe vem a cabeça ao ler essa frase? Isso, estou falando desse ai mesmo! Aposto que a comida estava ótima. Mas também arrisco dizer que você foi muito bem tratado pelo garçom, que a temperatura estava agradável, a música no volume ideal e que a conta veio dentro do tempo esperado.

O que quero dizer é que a sua experiência como um todo e não apenas a comida foi ótima. Provavelmente, você consegue lembrar de um outro restaurante que tem comida decente, mas o atendimento é horrível e você evita voltar lá.

Existe muito conteúdo sobre experiência em varejo, pois normalmente os atributos da experiência são mais perceptíveis (paladar, cheiro, atendimento presencial, etc). No entanto, pouco se fala de experiência do cliente em projetos, mesmo sendo uma das atividades mais difíceis de gerenciar que existe.

De modo geral, existem três grandes “momentos” de um projeto: O Início, a Execução e a Conclusão. Vamos tratar de cada uma separadamente:

1) INÍCIO

A experiência de um novo projeto começa nos primeiros contatos do cliente com a empresa. Logicamente, isso inclui as reuniões de negociação, a estrutura e formatação da proposta e o próprio fechamento do projeto. Esse é o momento de alinhar as expectativas e é importante você ter algum tipo de processo ou checklist para não deixar de lado coisas como entregáveis, cronograma, formas de pagamento, equipe do projeto e meios de comunicações que serão utilizados. Tudo isso conta para diminuir a ansiedade e o risco percebido do cliente, além de influenciar todas as etapas que estão por vir!

2) EXECUÇÃO

Logicamente, a etapa de execução é a mais importante, crítica e difícil de todas. Nem mil livros são suficientemente completos para conseguir transmitir todas as atividades que devem ser realizadas e todas as variações possíveis que a realidade nos apresenta. De todo modo, é essencial ter algum tipo de controle unificado como, por exemplo, o próprio Project Builder.

3) FINAL

Por fim, deve-se ter uma preocupação extra com o fechamento do projeto. Quando fala-se de serviço, é a última experiência que conta mais na percepção do cliente. Se você fez um ótimo projeto, mas teve um final abaixo do esperado, o cliente vai ficar insatisfeito. Mas se você fez um projeto ruim e, no final surpreendeu, provavelmente sua avaliação não vai ser tão baixa. Por isso, é necessário criar um processo ou checklist para garantir qualidade em questões como o relatório final, pagamento das últimas parcelas, pesquisa de satisfação entre outras!

Conclusão:

Gerenciar a experiência do cliente em projetos é extremamente complexo. Não apenas existem as características clássicas de empresas de serviços, mas também existe a dificuldade do contato entre a equipe técnica, o gerente e o próprio cliente. Neste caso, as ferramentas como softwares e checklists podem ajudar a minimizar as falhas de processo e garantir um atendimento mais homogêneo e correto!

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PM CANVAS: O plano de projeto morreu?

Muitos especialistas afirmam que o Plano de Projeto morreu com a chegada do PM Canvas. Será mesmo? A seguir, vamos conhecer mais sobre o PM Canvas para saber se ele realmente irá substituir definitivamente o Plano de Projeto.

O que é o PM Canvas?

O Project Model Canvas é uma adaptação do Business Model Canvas para a área de gerenciamento de projetos. O grande diferencial destas ferramentas é que elas reúnem em apenas uma página todas as informações necessárias e relevantes de um negócio, projeto ou ideia. O PM Canvas, o BMCanvas e outros semelhantes, como o Lean Canvas, são um diagrama visual sobre as principais áreas de seu negócio que podem ser elaborados de forma colaborativa, entre todos os envolvidos no projeto, desde o gerente aos stakeholders externos.

O que é Plano de Projeto?

O Plano de Projeto é um documento textual, geralmente extenso, que descreve como o projeto será executado, monitorado, avaliado e encerrado. Ele contém detalhes sobre o contexto do projeto, a organização, além de informações técnicas como apresentação, objetivos, justificativa, metodologia, recursos, requisitos, tecnologias, infraestrutura, riscos, stakeholders e outros dados que variam conforme a necessidade de cada empresa. Nota-se que ele é contrário ao PM Canvas: enquanto o Plano é denso e detalhado, o outro é simplificado.

O problema é que, além de ser longo, o Plano de Projeto ainda não conseguiu incorporar de forma eficiente as mudanças com relação à tecnologia em gestão de projetos. Ele opera com base em suposições e um planejamento a longo prazo, que na realidade acaba modificando-se diante de um contexto dinâmico do negócio, que envolve múltiplos interesses e stakholders.

PM Canvas aplicado ao projeto

Desenvolvido pelo consultor e professor da FGV José Finocchio Jr., o Project Model Canvas possui 13 principais itens que quando preenchidos respondem as principais perguntas: o quê, como, quando, por quê, quem, quando e quanto. Ele foi construído de forma maleável com o objetivo de facilitar a visualização de relações, eventuais problemas e riscos dos projetos. Assim, ele é um retrato visual e conciso do projeto, ideia ou negócio que comunica de forma rápida e clara as informações e destaca seus principais elementos.

Os 13 itens que compõe o pitch do PM Canvas são:

  • Justificativas (passado);
  • Produto;
  • Objetivos S.M.A.R.T. (específico, mensurável, atingível, realista e em tempo);
  • Benefícios (futuro);
  • Requisitos;
  • Stakeholders e fatores externos;
  • Equipe;
  • Premissas;
  • Riscos;
  • Linha do tempo;
  • Grupo de entregas;
  • Custos;
  • Restrições.

Como se pode observar, apesar de estar em apenas uma página, o PM Canvas consegue de forma concisa englobar praticamente todos os aspectos do Plano de Projeto.

Além disso, o PM Canvas é um ponto de partida para outras plataformas como cronogramas, apresentações e planilhas. Cada um de seus itens pode ser trabalhado separadamente de forma a subsidiar os gestores do projeto com mais informações de determinada área. Entretanto, é sempre importante lembrar que a relevância de ferramentas como o Canvas é de justamente permitir que o projeto seja percebido de forma global.

Plano de Projeto ou PM Canvas?

Se você ou sua empresa sente a necessidade de explorar uma das áreas mais a fundo, talvez seja o caso de recorrer ao Plano de Projeto tradicional. De fato, não se pode afirmar que o ele morreu. Ele ainda pode ser muito útil em alguns casos! Porém, o próprio Canvas pode ajudar muito no desenvolvimento e visualização de um Plano de Projeto completo!

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As Dez Práticas de Sucesso no Gerenciamento de Custo e Prazo em Projetos

Vivemos em um mercado cada vez mais globalizado e competitivo, o que tem levado as Organizações a viverem em permanente estado de mudança. Projetos são utilizados para viabilizar essas mudanças. No Brasil, dos 4,143 trilhões de reais do Produto Interno Bruto (PIB)  de 2011, cerca de 800 bilhões de reais foram aplicados na Formação Bruta de Capital Fixo (FBCF), o que dá uma taxa de investimento (FBCF/PIB) de 19,3%. Porém, as Organizações não têm obtido os resultados esperados. Durante pesquisa de maturidade em gerenciamento de projetos, realizada no Brasil em 2011 pelas seções regionais do PMI (Project Management Institute) , 63% das Organizações relataram que na maioria das vezes ou sempre é a frequência em que elas não alcançam os objetivos de tempo, custo, qualidade e satisfação do cliente em seus projetos.

Esse cenário mostra que, se por um lado existe a valorização do gerenciamento de projetos no Brasil, com as Organizações canalizando recursos humanos e financeiros para o desenvolvimento de habilidades nessa área, por outro lado elas não têm obtido os resultados esperados.

Devemos atuar então de forma objetiva no desenvolvimento de uma maturidade em gerenciamento de projetos. Para isso devemos identificar os fatores, ou seja, os elementos de um projeto que podem ser influenciados para aumentar a probabilidade de seu sucesso. Este artigo pretende citar as práticas que concorrem ou contribuem para o sucesso no gerenciamento de custo e prazo em projetos

As Práticas do Gerenciamento de Projetos que mais contribuem para o sucesso de prazo e de custo

No 2º semestre de 2011 o autor realizou uma pesquisa com 202 projetos no Brasil em que foi verificada a utilização ou não de 106 práticas, consideradas relevantes pelo autor, nas dimensões Processos, Organização, Pessoas e Tecnologia. Os objetivos principais eram os seguintes:

  • Identificar as práticas de gerenciamento mais utilizadas pelos projetos.
  • Determinar que práticas, no que diz respeito a Processos, Organização, Pessoas e Tecnologia, mais influenciam os resultados do projeto.

A análise das respostas da pesquisa apontou que o resultado de prazo foi predominantemente influenciado pelas práticas de gerenciamento de riscos e pela dimensão “Pessoas” (Conhecimentos, Habilidades e Atitudes dos stakeholders em relação ao projeto). Já o resultado de custo teve a influência principal da dimensão “Pessoas”.

As dez (10) práticas que mais influenciaram os resultados de prazo foram:

  1. O nível de detalhamento das atividades do cronograma foi condizente com o nível de controle requerido para o projeto
  2. A organização possuir um projeto ou programa para alcançar a maturidade em gerenciamento de projetos
  3. Pessoas em diferentes papéis e funções na organização colaborarem conforme necessário para com os objetivos do projeto
  4. Utilizar uma ferramenta informatizada de gerenciamento de riscos para calcular os resultados da análise quantitativa
  5. Efetuar o Monitoramento do projeto através da Técnica do Valor Agregado (Earned Value Management)
  6. O gerente do projeto já ter gerenciado um projeto de escopo semelhante
  7. As respostas aos riscos planejadas serem executadas
  8. Os executivos da organização darem suporte ao gerenciamento do projeto
  9. Os recursos serem alocados às tarefas para a definição do esforço / duração das tarefas
  10. A linha de base (baseline) ser salva após a aprovação do Plano de Gerenciamento do projeto

As dez (10) práticas que mais influenciaram os resultados de custo foram:

  1. O Aceite final foi formalizado
  2. Foi realizada uma reunião de partida (kick-off)
  3. Os processos de aquisição dos itens críticos constaram da EAP / Cronograma
  4. O gerente  do projeto tinha  conhecimento técnico acerca do escopo
  5. O nível de detalhamento das atividades do cronograma foi condizente com o nível de controle requerido para o projeto
  6. Foi elaborado o Plano do projeto
  7. O método do nivelamento de recursos foi utilizado para o desenvolvimento do cronograma
  8. Foi utilizado um procedimento formal para solicitação, análise e aprovação ou não das alterações do projeto
  9. O gerente do projeto propiciou a capacitação dos recursos humanos do projeto para as atividades a eles alocadas
  10. A organização padronizou o software que devia ser utilizado para o gerenciamento de Projetos

Vimos neste artigo que o gerenciamento de projetos é um conhecimento que tem sido demandado cada vez com mais intensidade nos últimos anos. Porém, precisamos identificar quais as práticas que realmente contribuem para o sucesso no gerenciamento de um projeto, de forma a focar nossos esforços. Esses fatores, que levam à maturidade do gerenciamento de projetos, são referentes a processo, tecnologia, pessoas e organização. Um dos resultados apontado por pesquisa realizada pelos autores foi que o sucesso do projeto é altamente influenciado pelas práticas de gerenciamento de riscos e pela dimensão “Pessoas” (Conhecimentos, Habilidades e Atitudes dos stakeholders em relação ao projeto).

Conheça os erros mais comuns ao gerenciar projetos e como evitá-los

É triste, mas é real. Erros acontecem independente da vontade ou da experiência do gerente de projetos. Estatísticas apontam que cerca de 30% dos projetos falham ou não atingem os objetivos inicialmente contratados. O jeito é tentar se antecipar aos possíveis erros mais comuns ao gerenciar projetos, que possam ocorrer no caminho para minimizar os riscos de insucesso.

Com base no contato diário com gerentes de projetos, cientes de suas angústias e necessidades, percebemos que há dificuldades comuns a diversas situações, independente da área em que o projeto é desenvolvido. Para auxiliar nossos colegas, e evitar os erros mais comuns ao gerenciar projetos, levantamos as principais falhas que ocorrem. Conhecendo as pedras no caminho, fica mais fácil desviar delas. Confira!

1) Escopo mal definido ou falta de planejamento

O planejamento é chave para o sucesso de qualquer projeto. Não tenha pressa nessa etapa. Analise cada item com cuidado e envolva sua equipe. Ter um roteiro de trabalho e uma metodologia ajuda a orientar para qual direção o projeto deve seguir. Isso envolve um escopo bem definido, de acordo com as expectativas dos stakeholders e do patrocinador do projeto. Evite mudanças de escopo com o projeto em andamento.

2) Erros de gestão, como micro-gerenciamento ou falta de marcos

A definição de marcos do projeto é fundamental para gerenciar a evolução das entregas e facilita o entendimento dos relatórios. É bastante comum gerentes de projeto se esquecerem dos marcos. Outro problema de gestão é o micro-gerenciamento. É um erro pensar que é preciso acompanhar tudo de perto o tempo todo. Confie na equipe, delegue tarefas e ganhe tempo para focar na gestão como um todo. Não se esqueça que o projeto está inserido num contexto maior, do qual você deve estar ciente.

3) Subestimar riscos depois de iniciado o projeto

Gerentes de projetos sabem que é preciso calcular riscos e se dedicam a essa tarefa no início do projeto. O que muitos se esquecem é de seguir monitorando e de atualizar a lista de riscos durante o desenvolvimento. Riscos calculados inicialmente podem perder a força, novos riscos podem aparecer. Não espere o problema acontecer. Fique atento ao status e ao progresso dos indicadores para identificar rapidamente um problema. Tenha uma margem em suas metas para ganhar poder de negociação.

4) Falhas de comunicação

Por se tratar de um ecossistema bastante técnico, a comunicação não costuma ser o forte do ambiente de projetos. Isso resulta em falhas desastrosas. Dedique tempo toda semana ou mês para comunicação do projeto, tanto entre equipe quanto stakeholders e clientes. Pode ser em forma de boletins, intranets, comunidades fechadas em redes sociais, apresentações presenciais, o que for mais adequado. Use um software de gerenciamento de projetos para armazenar informações e apresentar relatórios, além de estimular a colaboração.

5) Má administração do tempo

Todos os anos há feriados e eles podem ser diferentes em cada cidade, estado ou país. Se sua equipe trabalha remota, ou se o cliente está em outro fuso horário, esquecer um feriado pode ser um problema. Planejar um cronograma factível é uma das principais dificuldades de gerentes de projetos. Dedique-se a ele, estabeleça prazos que possam ser executados, verifique o esforço e a duração que sua equipe é capaz de entregar e se há os recursos necessários para isso. Uma boa dica é controlar o andamento das reuniões para que não consumam tempo precioso. Os clientes agradecem.

O que achou? Agora ficou mais fácil identificar os erros mais comuns ao gerenciar projetos? Já sabe como evitá-los? Então, compartilhe!

Guia da gestão de projetos: metodologia Waterfall

O que determina o sucesso ou o fracasso de um projeto? Equipe despreparada, prazos apertados, escassez de recursos, análise de riscos equivocada? Os motivos são tantos que às vezes é impossível precisar apenas uma causa para os bons ou maus resultados de um empreendimento.

Um dos fatores que podem influenciar profundamente o produto final é a metodologia de gerenciamento utilizada durante a execução do projeto. Afinal, essa geralmente é a fase em que todos os esforços podem ser desperdiçados caso existam falhas de comunicação, atrasos, aumento de custos, entre outros problemas.

As discussões sobre as melhores metodologias para o gerenciamento de projetos podem gerar debates acalorados, mas a verdade é que todas elas possuem prós e contras e podem ser aplicadas com resultados positivos.

A seguir, você confere um guia sobre a gestão de projetos apresentando a metodologia Waterfall. E você? Já conhece esse método?

Como funciona

A metodologia Waterfall, palavra em inglês que significa cascata, é considerada a forma mais tradicional de gerenciar projetos.
Nessa abordagem, todas as etapas são seguidas de forma sequencial. As fases básicas geralmente são de definição de requisitos, planejamento, execução e validação, podendo variar dependendo do tipo de iniciativa.

O modelo em cascata só permite que o projeto avance quando uma fase está inteiramente completa. Voltar algumas etapas, dar saltos para frente ou sobrepor atividades não é permitido. Além disso, no Waterfall os requisitos são totalmente definidos no início do projeto e geralmente sofrem pouca ou nenhuma alteração durante sua execução.

Vantagens

O método Waterfall recebe muitas críticas por sua rigidez. Ainda sim, seus benefícios existem e podem trazer excelentes resultados para alguns tipos de projeto. Uma de suas principais vantagens é que, para que o planejamento seja feito, é necessário avaliar e estruturar as etapas com antecedência e prever cenários variados. Esse trabalho minucioso de desenhar a execução permite que os prazos e custos sejam mais previsíveis. Além disso, o projeto se torna mais fácil de ser gerenciado, já que suas fases estão bem arquitetadas.

Com etapas tão bem definidas, claras e sequenciais, os projetos em cascata ficam mais simples de serem compreendidos pela equipe e o fluxo das atividades é mais organizado.

Desvantagens

Apesar dos benefícios acima, a metodologia Waterfall impõe grande rigidez à execução do projeto. Quando uma etapa foi inteiramente concluída, a opção de voltar atrás e refazer parte do trabalho implica em custos elevados. É como se o morador de uma casa decidisse mudar toda a planta já na fase de acabamento.

Além disso, os projetos gerenciados em cascata geralmente apresentam resultados somente após sua conclusão. Imagine a pressão para uma equipe desenvolvendo um software, que só consegue mostrar o produto depois do fim do projeto, apesar de o cliente querer versões preliminares do programa desde o início das atividades.

Outro problema do Waterfall é a dificuldade em determinar, em um estágio tão inicial, todos os requisitos necessários para o projeto. Muitas vezes, com o desenrolar das atividades, o cliente e os executores percebem que poderiam ter feito escolhas melhores na fase inicial, mas com a rigidez imposta pelo método fica muito difícil contornar esse problema.

Quando usar

A metodologia Waterfall pode não trazer bons resultados quando o projeto é muito complexo ou de longa duração. Caso se perceba que a probabilidade dos requisitos mudarem é média ou grande, o ideal é adotar métodos mais flexíveis de gerenciamento, que permitam mudanças a cada etapa sem grandes impactos no custo, prazo e qualidade.

No entanto, os projetos em que os requisitos são muito claros e que dificilmente serão alterados no tempo podem fazer um bom uso da metodologia. Essa prática é comum em empreendimentos da indústria e da construção civil, quando os ambientes são altamente controlados e estruturados e as mudanças após as entregas do projeto serão muito caras ou impossíveis.

Já utilizou esta metodologia para gerenciar um projeto? Quais os benefícios e dificuldades encontrou?

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Como gerenciar a equipe envolvida no seu projeto

Você está satisfeito com as habilidades técnicas e pessoais da equipe envolvida, mas durante a execução dos projetos de sua empresa os custos estão variando e o cronograma não está sendo seguido? Na sua organização existem muitos talentos que sentem que poderiam ser melhor utilizados? Alguns grupos de trabalho reclamam uns dos outros por atrasos e falhas?

Se alguma destas questões está ocorrendo dentro de sua empresa, talvez seja o momento de rever a forma como você gerencia a equipe envolvida no seu projeto. Gerar competências na formação de equipes de trabalho significa administrar várias funções em diferentes perspectivas. Para que sua organização seja mais dinâmica é preciso delegar tarefas, acompanhar e monitorar as atividades para ter um pleno entendimento sobre o que acontece dentro de sua empresa.

Confira a seguir etapas essenciais para gerenciar a equipe envolvida nos seus projetos antes e durante a execução das atividades.

Etapa de planejamento

Se você deseja melhorar sua estrutura em cada projeto a primeira coisa que deve rever é o desenvolvimento do plano de recursos humanos. Este planejamento é fundamental para otimizar as atividades dos profissionais em seus projetos. Defina os requisitos necessários de seus funcionários assim como a estrutura organizacional de seu negócio. Leve em conta os fatores ambientais da empresa assim como a rede de relacionamentos de todos os envolvidos.

Como resultado o setor de recursos humanos deverá apresentar para toda equipe do projeto um organograma completo e a descrição dos cargos e funções. Desta forma fica claro para todos da empresa quais são suas funções e a hierarquia na organização e no projeto.

Etapa de execução

A etapa de execução pode ser dividida em três momentos. Primeiramente é preciso desenvolver a equipe do projeto. Algumas ferramentas que podem ser utilizadas para isso são treinamentos e atividades de construção de equipe nas quais devem ser expostas as regras básicas de funcionamento da empresa. O objetivo aqui é desenvolver as habilidades interpessoais e para tanto é interessante aplicar sistemas de reconhecimento e recompensa.

Não deixe de explicar também como serão feitas as avaliações do desempenho da equipe. Por fim, aproveite para realizar atualizações sobre os fatores ambientais da empresa.

Em um segundo momento é preciso mobilizar a equipe do projeto. Nesta etapa será apresentado o plano de gerenciamento de projeto, contendo o calendário dos recursos e designações do pessoal de projeto. Se necessário é preciso negociar funções, contratar novos funcionários ou mesmo equipes virtuais. Motive sua equipe para alcançar os resultados esperados.

Feito isso, começa de fato o gerenciamento da equipe do projeto. Durante a execução das atividades é preciso realizar observações e conversas, administrar eventuais conflitos que podem levar a solicitações de mudanças e registrar todas as questões relevantes. Estas informações servirão de subsídio para os relatórios de desempenho, essenciais para ter feedback sobre o que está influenciando nos resultados e metas. Não deixe de destacar neste documento as habilidades interpessoais de seus funcionários, em especial na gestão de riscos e capacidade de adaptação aos fatores ambientais de sua empresa.

Seguindo estes passos seus projetos certamente alcançarão as metas estabelecidas e o ambiente de trabalho estará mais adequado para que sua empresa tenha sucesso.

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