Há mais de 70 anos no mercado e utilizando matérias-primas de fonte renovável, a Tanac foi criada em 1948 se transformou na líder mundial em produção de extratos vegetais e cavacos e pellets de Acácia Negra e é considerada uma das mil maiores empresas do Brasil, segundo a Revista Valor Econômico e Exame.

Referência mundial em sustentabilidade, considerada a maior produtora de árvores de Acácia Negra do mundo em atividades que envolvem milhares de famílias pelo Rio Grande do Sul e mais de 55 milhões de árvores plantadas.

Os produtos da TANAC são vendidos em mais de 60 países em todos os continentes, presentes nos mais variados processos industriais e aplicações do nosso dia a dia: nos calçados, nos automóveis, na alimentação, no papel e na energia renovável que o mundo usa, entre outros.

“Eu sempre recomendo o Project Builder! É uma ferramenta de fácil utilização, muito visual, muito intuitiva”, atesta coordenadora da Tanac

Priscila Oliveira, coordenadora de PMO da Tanac, líder mundial em produção de extratos vegetais e cavacos e pellets de Acácia Negra, considerada uma das mil maiores empresas do Brasil, segundo o Jornal Valor Econômico e a Revista Exame, é enfática ao falar da Project Builder:

“Eu sempre recomendo a Project Builder! Já recomendei para outros colegas que não trabalham mais na mesma empresa que eu, para outras empresas. Recomendo, pois é uma ferramenta de fácil utilização, é muito visual, muito intuitiva e consegue atender aos requisitos da área de gerenciamento de projetos. Não tem um custo elevado, o suporte é bom, é rápido, a gente sempre consegue resolver da melhor forma. A Project Builder sempre tenta atender as necessidades específicas do cliente”.

Uma história que começou há alguns anos atrás. Nossa personagem começou a trabalhar com projetos em 2012 na área de P&D, como suporte aos projetos. Depois assumiu a área como coordenadora de projetos, para estruturar uma área de gerenciamento do portfólio e reportar ao nível executivo. Posteriormente, absorveu a gestão de todos os projetos da empresa em que trabalhava na época. Desde então, seguiu carreira como PMO de outras duas empresas com a gestão de portfólio estratégico de projetos.

Ela chegou na Tanac em 2021. O objetivo era implementar a área de PMO. “A empresa tinha alguns projetos, mas não eram estruturados como portfólio, não tinha uma gestão, não tinha relatório de status, não tinha reunião de acompanhamento, não tinham líderes de projetos preparados. Minha função foi estrutura a área de PMO, estruturar um portfólio de projetos estratégicos, tático e operacional, e viabilizar a entrega destes projetos dentro do prazo e do custo, alinhado a esta estratégia”, recorda, detalhando os problemas encontrados:

“Antes da Project Builder, cada área fazia os projetos no formato que achava melhor, no controle que achasse melhor. Cada um usava a sua metodologia, a sua documentação, era muito descentralizado. E a gestão não era feita com nenhum software, não era reportado com uma governança organizada”.

As dificuldades eram inúmeras. Como entender os projetos como um portfólio? Como enxergar quantos projetos existem, o envolvimento dos recursos, quanto de dinheiro está sendo gasto, o retorno pós-projeto, o acompanhamento de cronograma, de custos? Como realizar reports para os executivos? “A maior dificuldade era enxergar os projetos dentro de um portfólio e enxergar o impacto que eles tinham dentro da organização, se fazia sentido. Os projetos existiam, mas de maneira informal. Não tinha uma formalização, um comprometimento e uma estrutura organizada”, diz Priscila.

Ela não conheceu a Project Builder na Tanac. Antes, já havia trabalhado com a ferramenta em outras duas empresas. Ao chegar na Tanac, trouxe algumas opções de ferramenta, entre elas o Project Builder. Tiro certeiro! A implementação foi bem rápida tranquila, segundo a coordenadora.

“A Project Builder entendeu o cenário da Tanac. Fizemos a implementação standard. Demorou cerca de três semanas para organizarmos tudo, estruturarmos com os fluxos, os documentos, com a estrutura que a gente precisava. Depois foi realizado um treinamento, bem rápido, eficaz, o entendimento do que acontecia na organização para poder atender as demandas. Entrei em agosto de 2021, em dezembro já estava com o fluxo e a ferramenta. Foi bem rápido, bem conciso, o que a Tanac precisava e o que a Project Builder tinha para oferecer”.

No pós-implementação, ajustes foram feitos para atender a algumas demandas específicas da organização. Com tudo funcionando, o dia a dia da empresa se transformou. “Conseguimos ter uma visão de portfólio e projetos muito mais fácil e rápida, controlar cronogramas. As notificações que existem no programa ajudam muito na gestão do projeto, controle de custos, mapeamento de riscos. A gente consegue ter uma abrangência total de todas as áreas de conhecimento do projeto, de uma forma bem rápida. Também conseguimos ter uma visão consolidada para o nível de diretoria. Então, facilitou muito a rapidez das informações e a gestão do dia a dia dos projetos”, diz Priscila.

O Project Builder foi um diferencial na sua implementação. A virada inicial fez bastante diferença na empresa, segundo a coordenadora. Os papéis (físicos) sumiram da fase inicial de projetos. A ferramenta consegue reunir projetos muito estratégicos, com acompanhamento muito mais preciso das coisas que estão acontecendo.

Mensurar a economia que o Project Builder traz para uma empresa é algo complexo. Mas em termos de otimizar o tempo e melhora da qualidade dos processos, é fácil constatar a diferença. Na Tanac não foi diferente. E a coordenadora de PMO da empresa fecha a conversa sobre o Project Builder mostrando exemplos práticos desta atuação:

“Eu trabalhei um ano sozinha com o software dentro da área de PMO, pois eu não precisava de nenhuma outra pessoa ou recurso para gerenciamento de projetos. Sem falar que os líderes de projeto também conseguem usar facilmente. Então, eu não preciso de tantas pessoas envolvidas. A gente tem uma redução de tempo no planejamento e no acompanhamento, pois o software nos avisa. E só depois de dois anos de PMO passei a ter um analista pleno, que consegue gerenciar todos os projetos, pois a ferramenta é fácil de ser utilizada. Usamos poucos recursos extras, pois a ferramenta nos ajuda nisso”.